Jaarverslag 2013 IVA SDP West-Vlaanderen
1|Jaarverslag 2013 – IVA Sociale Dienst
Inhoudsopgave Inleiding ..........................................................................................................4 Hoofdstuk 1 – actieplan : Ondersteunen van de werking van het IVA SDP .......5 1.1 Leden.................................................................................................................................. 5 1.2 Hospitalisatieverzekering..................................................................................................... 8 1.3 Verzekering Lichamelijke Ongevallen ................................................................................... 9 1.4 Premies geboorte/adoptie en huwelijk/wettelijk samenwonen ............................................ 9 1.5 Renteloze leningen .............................................................................................................10 1.6 Ledenvoordelen .................................................................................................................10 1.7 Operationele werking .........................................................................................................11 1.7.1 Beslissingen ..................................................................................................................... 11 1.7.2 Overheidsopdrachten ...................................................................................................... 12 1.7.3 Bestellijst ......................................................................................................................... 12 1.7.4 Reiskosten........................................................................................................................ 13 1.7.5 Dienstvrijstelling .............................................................................................................. 13
Hoofdstuk 2 – actieplan : Organiseren van de jaarlijkse activiteitenkalender IVA SDP ......................................................................................................... 14 2.1 Organiseren van de activiteiten van alle leden ....................................................................14 2.2 Organiseren van de activiteiten van de senioren .................................................................15
Hoofdstuk 3 – Structuren .............................................................................. 16 3.1 vzw Sociale Dienst ..............................................................................................................16 3.1.1 Algemene Vergadering .................................................................................................... 16 3.1.2 Raad van Bestuur ............................................................................................................. 16 3.2 IVA SDP..............................................................................................................................17 3.2.1 Hoofd IVA SDP ................................................................................................................. 17 3.2.2 Stuurgroep ....................................................................................................................... 17 3.2.2 Werkgroepen ................................................................................................................... 18
Hoofdstuk 4 –Middelen ................................................................................. 20 4.1 Budgettaire middelen.........................................................................................................20 4.1.1 IVA SDP ............................................................................................................................ 20 4.1.2 vzw Sociale Dienst ........................................................................................................... 20
2|Jaarverslag 2013 – IVA Sociale Dienst
4.2 Personele middelen ...........................................................................................................21 4.2.1 Personeel ......................................................................................................................... 21 4.2.2 Vrijwilligers ...................................................................................................................... 21
Hoofdstuk 5 – Organisatiestructuur en operationele werking van het agentschap.................................................................................................... 22 Bijlagen ......................................................................................................... 27
3|Jaarverslag 2013 – IVA Sociale Dienst
Inleiding Het Intern Verzelfstandigd Agentschap Sociale Dienst Provinciepersoneel (verder genoemd IVA SDP) is officieel gestart op 1 februari 2013 met goedkeuring van het oprichtingsbesluit in de Provincieraad van 24 januari 2013. Het IVA SDP heeft als opdracht materiële, financiële en/of morele steun te verlenen aan de aangesloten leden. Ze doet dit o.a. door het verder aanbieden van de hospitalisatieverzekering en de verzekering lichamelijke ongevallen die eerder afgesloten werden door de vzw SDP voor haar leden. Het IVA SDP wil de onderlinge verstandhouding en de onderlinge solidariteit tussen de personeelsleden bevorderen. Dit gebeurt onder andere door het organiseren van culturele, recreatieve en maatschappelijke activiteiten voor alle aangesloten leden en hun gezinsleden. Op het moment van de oprichting was ook de vzw SDP nog actief. 2013 is daarom een overgangsjaar van de vzw naar het IVA. De Algemene Vergadering van de vzw heeft op 18 maart 2013 beslist om de vereffenaars aan te duiden. Het werk van de vereffenaars is afgesloten op 5 juli 2013 en op 8 oktober 2013 werd door de Bijzondere Algemene Vergadering de vzw ontbonden. In de overgangsperiode tussen de opstart van het IVA SDP en het moment dat door middel van budgetwijziging budget ter beschikking van het IVA SDP werd gesteld zijn alle lopende zaken meegenomen in de vereffening van de vzw. Pas vanaf 1 juli 2013 had het IVA SDP ook effectief budget om mee te werken. Het jaarprogramma 2013 werd quasi integraal nog voorbereid en vastgelegd door de vzw. In dit jaarverslag zal dus, vooral voor wat budgettaire zaken betreft, een onderscheid gemaakt worden tussen zaken die op budget van de vzw stonden en zaken die zijn meegenomen in het budget van het IVA SDP. Wat andere zaken, zoals ledenaantallen en verzekeringen betreft is het moeilijk om hierin een opsplitsing te maken. Lidmaatschap en verzekering lopen in principe voor 1 kalenderjaar, behalve bij latere aansluiting. Alhoewel de ledenstructuur ook in 2014 nog gewijzigd is, beschouwen we 2013 als het “nuljaar” van het IVA SDP. De beheersstructuur is ondertussen gewijzigd, de Sociale Dienst wordt niet langer ‘bestuurd’ door de organen van een vzw, Algemene Vergadering en Raad van Bestuur, maar conform de bepalingen in het provinciedecreet voor een intern verzelfstandigd agentschap. Dwz. een beheersovereenkomst tussen deputatie en hoofd IVA SDP met operationele autonomie enerzijds maar anderzijds ook afstemming op provinciale structuren en procedures, inclusief financieel beheer, beslissing bevoegdheden, … Het IVA SDP valt binnen de beleidsdoelstelling 11.01 ‘Verzekeren van de operationele werking van de personeelsdienst’. Het budget 2013 voorziet binnen deze beleidsdoelstelling 2 actieplannen voor het IVA Sociale Dienst Provinciepersoneel West-Vlaanderen, met name: 04.01
Organiseren van de jaarlijkse activiteitenkalender IVA SDP
04.02
Ondersteunen van de werking van het IVA SDP
Hilde Vandromme Hoofd IVA SDP
4|Jaarverslag 2013 – IVA Sociale Dienst
Hoofdstuk 1 – actieplan: Ondersteunen van de werking van het IVA SDP Aan dit actieplan zijn 7 acties gekoppeld. De 7 acties worden in dit hoofdstuk allen apart behandeld. 1.1 Leden In artikel 2 van het oprichtingsbesluit van het IVA SDP staat volgende omschrijving van wie lid kan worden. De leden bestaan uit twee categorieën: de aangesloten leden en de gezinsleden (art 3): Aangesloten leden kunnen zijn de natuurlijke personen die behoren tot één van de volgende categorieën: a) de personen in actieve dienst van de Provincie West-Vlaanderen (incl. het gesubsidieerd personeel van de provinciale onderwijsinstellingen PTI/PCVO en de gedeputeerden) b) de personen in actieve dienst van een provinciaal agentschap (inclusief POM en Mu.ZEE vzw) c) de gepensioneerde personeelsleden en personen, die tot categorie a) of b) behoorden op het tijdstip dat zij met pensioen zijn gegaan d) de weduwen, weduwnaars of overlevende partners en de wezen (tot einde recht op kinderbijslag) van de onder a), b) en c) vermelde personeelsleden voor zover ze voordien aangesloten waren als gezinslid. De gezinsleden zijn: de inwonende partner, kinderen ten laste en andere inwonende bloed- en aanverwanten ten laste van de aangesloten leden, vermeld in a), b), c) en d), waarvoor een bijdrage betaald wordt. In afwijking van vorig lid, kunnen kinderen die geen deel uitmaken van het gezin toch als “personen ten laste” worden aanzien op voorwaarde dat er op het ogenblik van het aangaan of verlenging van het lidmaatschap: - ofwel een rechterlijke beslissing is waarin uitdrukkelijk vermeld wordt dat de huisvesting van de kinderen gelijkmatig verdeeld is over beide ouders en dat er een gezamenlijke uitoefening is van het ouderlijk gezag; - ofwel een overeenkomst is (geregistreerd bij een bevoegd registratiekantoor of gehomologeerd door een rechterlijke beslissing) waarin uitdrukkelijk is vermeld dat de huisvesting van de kinderen gelijkmatig is verdeeld over beide ouders. Onder ‘deel uitmaken van het gezin’ wordt verstaan: op het tijdstip van het aangaan of verlengen van het lidmaatschap op hetzelfde adres ingeschreven zijn als het aangesloten lid, overeenkomstig het bevolkingsregister. Het personeelslid legt een verklaring op eer af. Als bewijs dat de personen fiscaal ten laste zijn kan de laatste aangifte/aanslagbiljet in de personenbelasting worden opgevraagd. De wijziging in lidmaatschapsvoorwaarde dat enkel kinderen of andere gezinsleden die ten laste zijn van titularis of partner kunnen aansluiten als gezinslid wordt pas vanaf 2014 toegepast.
5|Jaarverslag 2013 – IVA Sociale Dienst
In 2013 had de Sociale Dienst in totaal 4.010 leden. Wij maken een onderscheid tussen titularissen, partners, kinderen en andere gezinsleden. Hieronder per categorie hoeveel leden er waren.
LEDEN 2013 Gezinsleden 0% Kinderen 35%
Titularissen 40%
Partners 25%
Het ledenbestand wordt onderverdeeld in de senioren en de actieve leden. In totaal waren de actieven met 3.230 personen en de senioren met 780 personen, ook hier onderverdeeld in titularissen, partners, kinderen en gezinsleden.
ACTIEVEN
SENIOREN Kinderen 3%
Gezinsleden 0%
Gezinsleden 0%
Titularissen 35%
Kinderen 42%
Partners 37%
Titularissen 60%
Partners 23%
De wijziging dat gezinsleden enkel lid kunnen zijn indien ze ten laste zijn van titularis of partner gold nog niet in 2013.
6|Jaarverslag 2013 – IVA Sociale Dienst
De 1.135 titularissen komen van verschillende werkgevers. Hieronder de onderverdeling per werkgever.
Aantal titularissen per werkgever MIGO 1%
Andere 21%
Monumentenwacht 0% Westtoer 2% Mu.ZEE 2% Provinciebestuur 62%
POM 5% Inagro 7%
Werkgever Provinciebestuur
Verzelfstandigde agentschappen
MIGO Andere
Provinciale administratie PTI PCVO Inagro POM Mu.ZEE Westtoer Monumentenwacht MIGO UNIE-K* PIH* WIVO* Wobra* Westkans*
Aantal personen 700 85 56 23 18 3 10
240
* 2013 was het laatste jaar dat ze in overgang nog konden aansluiten.
7|Jaarverslag 2013 – IVA Sociale Dienst
1.2 Hospitalisatieverzekering De Sociale Dienst voorziet in een groepsverzekering gezondheidszorgen voor zijn leden. Van de 4.010 leden zijn 2.787 personen op deze groepsverzekering ingeschreven. Aangesloten leden kiezen tussen 2 formules voor de hospitalisatieverzekering, een basisformule en een uitgebreide formule. Binnen één gezin kan slechts één formule gekozen worden. Het IVA SDP komt tussen in de helft van de basispremie. Hieronder een overzicht van de onderverdeling van wie op deze groepsverzekering heeft ingeschreven in 2013.
Hospitalisatieverzekering Senioren Partners 9%
Senioren Kinderen 1%
Senioren Gezinsleden 0% Actieven Titularissen 15%
Senioren Titularissen 15%
Actieven Partners 19%
Actieven Gezinsleden 0%
Actieven Kinderen 41%
Hospitalisatieverzekering Actieven Titularissen Partners Kinderen Gezinsleden Senioren Titularissen Partners Kinderen Gezinsleden
421 528 1156 9 405 248 19 1
8|Jaarverslag 2013 – IVA Sociale Dienst
1.3 Verzekering Lichamelijke Ongevallen Het IVA SDP biedt aan zijn leden ook de mogelijkheid om in te tekenen op de groepspolis Lichamelijke Ongevallen tegen betaling van de volledige premie. 374 leden maakten in 2013 gebruik van deze extra verzekering. Hieronder een overzicht van de onderverdeling van wie op deze groepsverzekering was ingeschreven.
Verzekering LO Senioren Partners 8%
Senioren Kinderen 0%
Senioren Gezinsleden 0%
Senioren Titularissen 27% Actieven Titularissen 49%
Actieven Gezinsleden 0% Actieven Kinderen 1%
Actieven
Senioren
Actieven Partners 15%
Verzekering LO Titularissen Partners Kinderen Gezinsleden Titularissen Partners Kinderen Gezinsleden
181 57 5 0 100 31 0 0
1.4 Premies geboorte/adoptie en huwelijk/wettelijk samenwonen Een aangesloten lid kan een premie aanvragen n.a.v. huwelijk of wettelijk samenwonen, geboorte of adoptie van een kind. De premie die gegeven wordt is € 75/gebeurtenis bij huwelijk of wettelijk samenwonen en € 100/kind bij geboorte of adoptie. In 2013 werden in totaal 49 premies uitbetaald. Voor huwelijk of wettelijk samenwonen waren dat er 13, voor geboorte of adoptie waren dat er 36.
9|Jaarverslag 2013 – IVA Sociale Dienst
Premies huwelijk/wettelijk samenwonen: - 6 bij vzw SDP - 7 bij IVA SDP Premies geboorte/adoptie: - 26 bij vzw SDP - 10 bij IVA SDP 1.5 Renteloze leningen Om een crisissituatie te overbruggen kan een renteloze lening aan een aangesloten lid worden toegekend. Dat bedrag moet worden terugbetaald zonder aanrekening van interest en volgens een overeengekomen aflossingsplan. Het aangesloten lid dient een gemotiveerde schriftelijke aanvraag in d.m.v. een aanvraagformulier (zie website) en vergezeld van de nodige bewijsstukken (kopie van het laatste aanslagbiljet personenbelasting en aanvullende belastingen. Indien nodig kunnen andere bewijs- of verantwoordingsstukken opgevraagd worden). Er was in 2013 een lopende renteloze lening waarvan het contract opgemaakt werd in 2012 door de vzw. Van de aflossingen die in 2013 moesten worden betaald, werd slechts € 200 afbetaald. Het resterende bedrag werd ingelost in 2014. Er werd eind 2013 door het IVA een renteloze lening afgesloten voor het totaalbedrag van € 2.500. Het bedrag werd uitbetaald in 2013, de terugbetaling van deze renteloze lening is voor 2014. 1.6 Ledenvoordelen Leden kunnen voordelige bioscoop- en pretparktickets kopen bij het agentschap dat gehuisvest is in provinciehuis Boeverbos. Bioscooptickets Het agentschap stelde in 2013 tickets ter beschikking van Kinepolis en van de Lumière. Tickets worden altijd in een voorraad aangekocht. Dit omdat we op deze manier altijd én goedkopere tickets kunnen aanbieden aan onze leden. De kosten voor de aankoop van tickets worden niet binnen hetzelfde jaar gerecupereerd. De vzw kocht voor € 3.850 tickets aan. Bij de afsluiting van de vereffening waren nog voor € 1.175 tickets in voorraad. Deze werden mee overgedragen naar het IVA waardoor het IVA deze kosten gerecupereerd heeft. Niet alle kosten van de bioscooptickets worden gerecupereerd door verkoop. Tickets werden ook als geschenk gebruikt voor de vrijwilligers die dienst deden op onder andere de Sinterklaasfeesten en worden ook als keuzegeschenk aangeboden. Pretparktickets Het IVA Sociale Dienst bood voordelige pretparktickets aan aan zijn leden. Zo konden tickets voor Bellewaerde, Plopsaland en Boudewijn Seapark verkregen worden. Er werden voor € 4.370 tickets aangekocht, daarvan werd bij de vzw € 2.286 gerecupereerd. De rest van de tickets werd verkocht na de opstart van het IVA SDP.
10 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Andere Occasioneel worden voordeeltarieven/acties aangekondigd waar het IVA SDP kan op intekenen. In 2013 was dit onder andere het geval voor een voetbalwedstrijd.
1.7 Operationele werking 1.7.1 Beslissingen 1.7.1.1 Provincieraad De Provincieraad besliste in zitting van 24 januari 2013 tot de oprichting van het IVA SDP. Door de oprichting moest ook de personeelsformatie gewijzigd worden. Er is 2,5 FTE toegewezen aan het IVA SDP. Daarnaast besliste de provincieraad ook over het de goedkeuring van het addendum bij het oprichtingsbesluit en de bepaling van de premies voor de hospitalisatieverzekering. Onderwerp Werking IVA SDP Werking IVA SDP
Titel dossier Wijzigen personeelsformatie n.a.v. de oprichting van het IVA Sociale Dienst Provinciepersoneel Goedkeuring van het addendum oprichtingsbesluit IVA SDP en bepalen van de premies hospitalisatieverzekering
Aantal 1 1
1.7.1.2 Deputatie Hieronder het overzicht van de beslissingen van deputatie met betrekking tot de werking van het agentschap. 3 dossiers hebben betrekking op agendering provincieraad, de anderen op de werking van het IVA SDP. Onderwerp Werking IVA SDP
Titel dossier 2012/personeel/agendering PR – oprichting IVA SDP
Aantal 1
Werking IVA SDP Budget
2013/personeel/goedkeuren aanstelling hoofd van IVA SDP Agendering BW2013/02 – voorzien budget voor start boekhouding IVA SDP Goedkeuren beheersovereenkomst IVA SDP Goedkeuring verlenen voor het huren van een betaalterminal voor het secretariaat van het IVA SDP 2013/IVA SDP/Huishoudelijk reglement Kennisgeving verslag vereffenaars vzw Sociale Dienst Provinciepersoneel en aanvaarden overdracht netto-actief aan de provincie IVA SDP – Agendering PR – Goedkeuring addendum oprichtingsbesluit + premies hospitalisatieverzekering
1 1
Werking IVA SDP Budget Werking IVA SDP Vereffening vzw
Werking IVA SDP
11 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
1 1 1 1
1
1.7.1.3. Provinciegriffier De provinciegriffier heeft in zitting van 22/07/2014 personeel toegewezen aan het IVA SDP nadat eerder in zitting van de provincieraad dd. 24/01/2014 de personeelsformatie van de Sociale Dienst werd vastgesteld. Onderwerp Werking IVA SDP
Titel dossier 2013/personeel/toewijzen personeel aan IVA SDP
Aantal 1
1.7.1.4 Hoofd IVA SDP Het hoofd van het IVA SDP neemt alle operationele beslissingen en beslissingen betreffende leveringen en diensten voor zover het goedgekeurd bedrag van de opdracht niet hoger ligt dan het bedrag waarbij een opdracht via een onderhandelingsprocedure tot stand kan komen met een aangenomen factuur. Beslissingen Hoofd IVA SDP worden geformaliseerd in een zitting en opgenomen in het provinciaal notuleringssysteem Cobra. Beslissingen die het hoofd van het IVA SDP nam waren volgende: Onderwerp Activiteiten Verzekeringen Financiën IVA SDP
Renteloze lening
Titel dossier Goedkeuren opdracht tot toewijzen busmaatschappij ten behoeve van de activiteiten IVA SDP najaar 2013 Vastleggen krediet voor uitbetaling factuur polis Lichamelijke Ongevallen Goedkeuring principebeslissing delegatie budgethouderschap bij afwezigheid van budgethouder IVA SDP Goedkeuring verlenen aan de bestellijst Goedkeuren van de te betalen bedragen Goedkeuren aanvraag renteloze lening lid IVA SDP
Aantal 1 1 1 11 9 1
1.7.2 Overheidsopdrachten Het hoofd van het IVA SDP neemt alle beslissingen over overheidsopdrachten betreffende leveringen en diensten in ontwerpfase, gunningsfase en uitvoeringsfase voor zover het goedgekeurd bedrag van de opdracht niet hoger ligt dan het bedrag waarbij een opdracht via een onderhandelingsprocedure tot stand kan komen met een aangenomen factuur. 1.7.3 Bestellijst Het hoofd van het IVA SDP neemt alle beslissingen nopens de in artikel 9 vermelde financiële tussenkomsten binnen de door de deputatie in de beheersovereenkomst bepaalde grenzen en modaliteiten.
12 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
1.7.4 Reiskosten Het IVA SDP voorziet in de terugbetaling van reiskosten voor vergaderingen en activiteiten. Dit d.m.v. volgende voorwaarden. - Reiskosten gemaakt voor het bijwonen van een vergadering van de stuurgroep worden door de werkgever van het personeelslid terugbetaald volgens de van toepassing zijnde regels. - Reiskosten gemaakt door de senioren voor het bijwonen van een vergadering van de stuurgroep worden betaald door het IVA SDP. - Reiskosten voor voorbereiding en begeleiding gemaakt door het lid dat zich vrijwillig engageert worden door het IVA SDP terugbetaald volgens de regels van het provinciebestuur. 1.7.5 Dienstvrijstelling Het IVA SDP voorziet dienstvrijstelling voor het bijwonen van vergaderingen en voor de vrijwilligers die een activiteit begeleiden. Dit onder volgende voorwaarden. - Elke werkgever verleent dienstvrijstelling aan zijn personeelsleden voor het bijwonen van de vergadering van de stuurgroep. - De werkgever verleent maximum 4 halve dagen per personeelslid per kalenderjaar voor het engagement in een werkgroep. De dienstvrijstelling geldt voor de nodige tijd. Er worden geen overuren of andere compensaties toegekend. - Per activiteit neemt één lid de verantwoordelijkheid op als begeleider van de activiteit (of meerdere leden indien het om een grote groep gaat); dit in overleg met het agentschap IVA SDP die instaat voor de praktische en administratieve voorbereiding. De werkgever geeft hiervoor de nodige dienstvrijstelling. De dienstvrijstelling beperkt zich tot maximum 2 halve dagen per jaar. Het lid neemt gratis deel aan de activiteit.
13 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Hoofdstuk 2 – actieplan: Organiseren van de jaarlijkse activiteitenkalender IVA SDP Aan dit actieplan zijn 2 acties gekoppeld, beiden over de organisatie van de activiteiten die het IVA SDP organiseert. Ze belichten een groot stuk van de werking van het IVA SDP. Het jaarprogramma werd vastgelegd door de Raad van Bestuur van de vzw Sociale Dienst. Dit omdat het jaarprogramma al vroeg moet worden vastgelegd voor de praktische organisatie en continuïteit in de werking. De meeste zaken werden budgettair bij de vzw geregeld, de laatste activiteiten werden via het budget van het IVA verrekend. Er wordt telkens een overzicht van de activiteiten gegeven met een overzicht van het aantal deelnemers. 1.1 Organiseren van de activiteiten voor alle leden TENTOONSTELLING HISTORIUM EN NIEUWJAARSRECEPTIE PH - BRUGGE - 19/01/2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 161 CHOCOLADE-EN FRIETMUSEUM + BROUWERIJ HALVE MAAN – BRUGGE – 23/2/2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 105 KOMEDIE VAN KWOAD NOR ERGER – TORHOUT – 20/3/2013 (eigen vervoer) (ledenvoordeel) - Deelnemers: 50 QUIZ – BRUGGE – 19.04.2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 15 ploegen van 5 deelnemers WORKSHOP KLEUR-EN STIJL – BRUGGE – 7 &14/03/2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 60 SNEUKELROUTE IN HASPENGOUW – 20/4/2013 (bus) - Deelnemers: 50 WANDEL-EN FIETSTOCHT – TORHOUT – 01/05/2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 67 BEZOEK AAN DE MAROLLEN – BRUSSEL – 15/06/2013 (trein) - Deelnemers: 21 MEERDAAGSE GROENE GORDEL ROND PARIJS – 09 – 11/08/2013 (bus) - Deelnemers: 42 (16 in Wevelgem en 26 in Brugge) EURODISNEY – PARIJS – 28/09/2013 (bus) - Deelnemers: 129 (44 in Wevelgem en 85 in Brugge) CANTERBURY – ENGELAND – 19/10/2013 (bus en shuttle) - Deelnemers: 74 (17 in Wevelgem en 57 in Brugge)
14 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
KERSTSHOPPING – LONDON – 21/12/2013 (bus en shuttle) - Deelnemers: 135 (29 in Wevelgem en 106 in Brugge) SINTFEEST – PTI KORTRIJK – 23/11/2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 55 volw + 56 kind SINTFEEST – INAGRO BEITEM – 24/11/2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 118 volw + 131 kind SINTFEEST – BOEVERBOS BRUGGE – 02/12/2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 149 volw + 139 kind 1.2 Organiseren van de activiteiten voor de senioren NIEUWJAARSMAALTIJD - 26.01.2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 169 DAGUITSTAP NAAR ROTTERDAM - 26.02.2013 (bus) - Deelnemers: 89 (31 in Oekene en 57 in Brugge) JUKEBOX MUSEUM EN NATUURWANDELING – MENEN – 19.03.2013 (bus) - Deelnemers: 26 (5 in Oekene en 21 in Brugge) HERBELEEF JE LEGERDIENST – LEOPOLDSBURG – 23.04.2013 (bus) - Deelnemers: 47 (5 in Oekene en 42 in Brugge) VALLOIRE & ST VALERIE SUR SOMME – 14.05.2014 (bus) - Deelnemers: 80 (13 in Oekene en 67 in Brugge) MEERDAAGSE REIS NAAR BERLIJN – 01 – 05/06/2013 (bus) - Deelnemers: 77 (16 in Oekene en 61 in Brugge) ONTMOETINGSMOMENT FIETSTOCHT – BRUGGE – 16.07.2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 10 ONTMOETINGSMOMENT ERFGOEDWANDELING – VEURNE – 20.08.2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 33 DAGUITSTAP NAAR BOKRIJK – 24.09.2013 (bus) - Deelnemers: 49 (8 in Oekene en 41 in Brugge) MUSEUM DEPORTATIE JODEN EN BROUWERIJMUSEUM HET ANKER – MECHELEN – 22.10.2013 (trein) - Deelnemers: 41 CULINAIRE MAALTIJD CASSEROLLE – BRUGGE – 19 & 26.11.2013 (eigen vervoer) - Deelnemers 19/11: 35 en op 26/11: 26 10 JAAR WERKING SENIOREN – BRUGGE – 10.12.2013 (eigen vervoer) - Deelnemers: 47
15 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Hoofdstuk 3 – Structuren Aangezien 2013 een overgangsjaar betreft, geven we eerst kort verslag van de vzw en vervolgens van het agentschap. 3.1 Vzw Sociale Dienst 3.1.1 Algemene Vergadering In 2013 is de Algemene Vergadering 1 maal bijeengekomen en waren er ook 2 Bijzondere Algemene Vergaderingen. Hieronder vindt u een overzicht van de bijeenkomsten en de behandelde agendapunten.
Algemene Vergadering: Algemene Vergadering dd. 18/03/2013 -
Goedkeuring jaarrekening 2012 en kwijting aan de bestuurders en commissaris Jaarverslag activiteiten 2012 Voorstel tot samenstelling stuurgroep IVA SDP
Bijzondere Algemene Vergadering: Bijzondere Algemene Vergadering dd. 18/03/2013 en 8/10/2013 -
Beslissing m.b.t. de ontbinding van de vzw Benoeming van de vereffenaars, bepalen van hun bevoegdheden en eventuele vergoeding(en) Bestemming van het netto-actief van de vzw Sociale Dienst Provinciepersoneel (art. 33 van de statuten) Kennisnemen verslag van de vereffenaars over de vereffeningsrekeningen en over de vergoeding van de onkosten gemaakt voor de vereffening Kwijting aan de vereffenaars
3.1.2 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur kwam bijeen op 21/01/2013; 18/02/2013 en 18/03/2013 - Toekomst vzw SDP: stavaza o Vereffenaars (aanduiden, afsluiten verzekering, vergoeding) o Voorstel structuur samenstelling stuurgroep - Activiteiten 2013 - Goedkeuren jaarrekening 2012 en kwijting voor de bestuurders en commissaris - Vastleggen dagorde Algemene Vergadering - Vernieuwen lidmaatschappen 2013 - Goedkeuren lijst rechtshandelingen - Vraag voor renteloze lening
16 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
3.2 IVA SDP De structuren en bevoegdheden liggen anders maar er is gestreefd om de participatiegedachte maximaal mee te nemen in de stuurgroep. 3.2.1 Hoofd IVA SDP In zitting van 4 juli 2013 werd de beheersovereenkomst tussen deputatie en Hoofd IVA SDP goedgekeurd. In deze beheersovereenkomst worden onder andere zaken overeengekomen zoals de duur van de overeenkomst, de definiëring van de opdracht, de middelen, het financieel en personeelsbeheer, de verantwoordelijkheden en de evaluatie. 3.2.2 Stuurgroep Het Hoofd IVA SDP wordt geadviseerd door een stuurgroep. De samenstelling wordt vastgesteld in art. 13 van de oprichtingsovereenkomst. De leden en technici moeten lid zijn van het IVA SDP. Functie
Vertegenwoordiging
Vertegenwoordiging 2013
Voorzitter Secretaris Hoofd IVA SDP Lid werkgeversdelegatie
Niet-stemgerechtigd Niet-stemgerechtigd Niet-stemgerechtigd 1. Provinciegriffier 2. Provincie 3. Provincie – PTI/PCVO 4. Westtoer/Inagro/POM/Mu.ZEE
Carl Vereecke Joke Vandaele Hilde Vandromme Geert Anthierens Karin Kinsabil Carline Depuydt Katelijne Vancleemput (namens POM) Isabel Van Dael (namens Mu.ZEE) Hugo Casier Dirk Rommel Leen Muylle (namens VSOA) Lieven Vergauwen (namens ACVOD) Sven De Meulenaere (namens ACVOD) Conny Decleer (namens ACV-OD) Kristof Noë (namens ACOD) Simonne Declerck (namens ACOD) Christophe Coppejans-Trips (namens ACOD) Gisèle Muylle (namens Westtoer) Roos Meulemeester (namens Inagro) Ad hoc
Lid vakorganisaties
5. Westtoer/Inagro/POM/Mu.ZEE 6. Senioren 7. Senioren 1. ACOD/ACV-OD/VSOA 2. ACOD/ACV-OD/VSOA 3. ACOD/ACV-OD/VSOA 4. ACOD/ACV-OD/VSOA 5. ACOD/ACV-OD/VSOA 6. ACOD/ACV-OD/VSOA 7. ACOD/ACV-OD/VSOA
Technici werkgevers
1 Westtoer/Inagro/POM/Mu.ZEE 2. Westtoer/Inagro/POM/Mu.ZEE
Technici vakorganisaties
Ad hoc
Vertegenwoordigers van de verzelfstandigde agentschappen worden aangesteld voor de helft van de duur van de beheersovereenkomst waarbij er alternerend 2 lid zijn en de overige als technicus worden toegevoegd. De agentschappen spreken onderling af wie zij aanduiden als lid/technicus. In overgang fungeerde de Raad van Bestuur (+ Hoofd IVA SDP) als Stuurgroep tot de officiële installatie op 24/06/2013.
17 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
De Stuurgroep in de nieuwe samenstelling kwam bijeen op 24/06/2013; 23/09/2013; 4/11/2013 en 16/12/2013. Agendapunten waren: -
-
Vereffening vzw SDP: stavaza Beheersovereenkomst: kennisname en stavaza Samenstelling stuurgroep: bespreking en stavaza Toekomstige werking: principes en huishoudelijk reglement Activiteiten o Activiteiten voor alle leden o Activiteiten voor senioren Planning nieuwe data bijeenkomsten Jaarprogramma 2014 Ontwerp addendum oprichtingsbesluit Ontwerp huishoudelijk reglement Samenstelling, opstart en draaiboek werkgroepen Ledenwerving en – werking o Folder o Aanpak o Vernieuwde website o Vernieuwing lidmaatschap 2014 Info hoofd IVA SDP
3.2.3 Werkgroepen Het IVA SDP installeert op voorstel van de stuurgroep en in uitvoering van de doelstellingen diverse werkgroepen met specifieke opdrachten. Elke werkgroep wordt geleid door een lid van de stuurgroep en/of een personeelslid van het IVA SDP. De voorzitter van de werkgroep rapporteert aan de stuurgroep en/of aan het hoofd van IVA SDP over de werkzaamheden (inclusief planning, budget, …). Deze werkgroepen formuleren een voorstel over de aanpak, de uitwerking en evaluatie van de opdracht die ze opgelegd krijgen. Elk aangesloten lid kan zich kandidaat stellen om deel te nemen aan een werkgroep om een concreet en actief engagement op te nemen bij het uitwerken van een voorstel. Het aangesloten lid zetelt in de werkgroep voor de duur van een opdracht. De voorzitter van de werkgroep stelt de werkgroep samen en roept de werkgroep bijeen. Een werkgroep bestaat uit maximum 10 leden en voor de samenstelling dient rekening gehouden te worden met de criteria: gender, werkgevers, locaties, doelgroep, lidmaatschap andere werkgroepen,… Er werden 4 werkgroepen opgericht die allen van start gingen in 2013. Een overzicht van deze 4 werkgroepen, én hun agendapunten, vindt u hieronder. De samenstelling van de werkgroepen gaat in bijlage. Werkgroep alle leden dd. 10/10/2013; 12/11/2013 en 18/12/2013 -
Inleiding over huishoudelijk reglement en budget Uitwisseling ideeën mogelijke activiteiten Aanduiding voorzitter werkgroep Terugkoppeling vanuit Stuurgroep Opstellen definitief programma 2014
18 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
- Afspraken ivm taakverdeling en aanwezigheid op activiteiten - Verslag overleg Hoofd IVA SDP Werkgroep senioren dd. 24/10/2013 en 3/12/2013 -
Inleiding over huishoudelijk reglement en budget Aanduiding voorzitter werkgroep Bepalen stramien werkgroep Terugkoppeling vanuit Stuurgroep Uitwerking jaarprogramma Evaluatie voorbije activiteiten Planning nieuwe data bijeenkomsten
Werkgroep ledenvoordelen dd. 23/10/2013 - Inleiding over huishoudelijk reglement - Ideeën i.v.m. kortingen voor leden - Afspraken naar wie wat opvolgt Werkgroep sinterklaas dd. 21/10/2013 en 9/12/2013 -
Inleiding over huishoudelijk reglement en budget Aanduiding voorzitter werkgroep Terugkoppeling vanuit Stuurgroep Cijfers Sinterklaasfeest 2013 Werkgroep Sinterklaasfeest en nu? Reflectie 2013 – Continuering 2014
19 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Hoofdstuk 4 – Middelen 4.1 Budgettaire middelen 4.1.1 IVA SDP Het IVA SDP beschikt voor de realisatie van de haar toegekende opdracht over financiële middelen die integraal deel uitmaken van het provinciale budget en derhalve voor vaststelling, uitvoering en evaluatie onderworpen is aan goedkeuring door de provincieraad. De middelen worden per budgetjaar voorzien voor de actieplannen binnen het meerjarenplan zoals goedgekeurd door de provincieraad. Deze middelen worden per budgetjaar van de legislatuur geautoriseerd door de provincieraad waarna ze beschikbaar zijn voor het IVA SDP. Voor het budgetjaar 2013 zijn de kredieten voor het lopende budgetjaar ter beschikking gesteld vanaf 1 juli 2013. Het overgedragen bedrag van de reserve(s) van de vzw SDP zal aangewend worden voor het dekken van de stijgende premies van de hospitalisatieverzekering. Het budget is één van de vaste agendapunten op de bijeenkomsten van de Stuurgroep. De doelstellingenrealisatie en het evaluatierapport BBC van overgangsjaar 2013 gaat in bijlage. 4.1.2 vzw Sociale Dienst De vzw Sociale Dienst werkte verder tot op het moment dat het IVA SDP budget ter beschikking had (1 juli 2013). Op de Bijzondere Algemene Vergadering van 18 maart 2013 is met unanimiteit van de aanwezige en vertegenwoordigde leden beslist om de vereniging te ontbinden. Als vereffenaars werden Carl Vereecke en Patrick Braet aangesteld. Conform artikel 33 van de statuten van de vereniging werd het netto liquidatiebonus overgedragen aan de Provincie West-Vlaanderen omdat de provincie West-Vlaanderen de activiteiten van de vereniging zal verderzetten in een Intern Verzelfstandigd Agentschap. De vereffenaars hebben hun activiteiten afgesloten op 5 juli 2013 en de vereffeningsbalans opgesteld. Actief Klanten Diverse vorderingen Belfius Bankrekening Totaal actief
€ 2.158,01 € 5.260,20 € 66.828,74 € 77.058,15
Passief Eigen vermogen Reserves Overgedragen verlies Totaal passief
€ 14.840,51 € 69.132,54 € -6.894,90 € 77.058,15
20 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Onder de rubriek klanten vallen nog te innen lidgelden, premies en een renteloze lening. De rubriek diverse vorderingen omvat nog te innen creditnota’s. De vereniging had op datum van 5 juli 2013 een fysieke voorraad van 666 bioscooptickets en 116 pretparktickets. Verder zijn er geen onroerende en roerende goederen, noch schulden. Het netto-liquidatiebonus van € 77.058,15 wordt overgedragen aan de Provincie West-Vlaanderen. Het provinciebestuur heeft zich geëngageerd om het overgedragen bedrag van de reserve aan te wenden wordt voor het dekken van de stijgende premies van de hospitalisatieverzekering in de toekomst. De Provincie West-Vlaanderen neemt vanaf datum 6 juli 2013 alle activiteiten en verrichtingen over van de vzw Sociale Dienst inclusief (eventuele) kosten die nog ten laste van de vzw Sociale Dienst zouden kunnen gelegd worden.
4.2 Personele middelen 4.2.1 Personeel De deputatie stelde in zitting van 6 maart 2013 Hilde Vandromme aan als Hoofd IVA SDP. Deze taak wordt toegevoegd aan de functie van bestuursdirecteur Personeel & HRM die ze reeds uitvoerde. Het IVA SDP beschikt daarnaast voor de realisatie van de haar toegekende opdracht over personele middelen vastgelegd in de personeelsformatie van de provincie West-Vlaanderen (integraal gefinancierd uit het provinciale budget) en derhalve voor vaststelling, uitvoering en evaluatie onderworpen is aan goedkeuring door de provincieraad. Alle personeelskosten voor de personeelsleden die de deputatie ter beschikking stelt binnen de goedgekeurde deelformatie van het IVA SDP en volgens de regels van de rechtpositieregeling van het provinciebestuur. De provinciegriffier heeft in zitting van 22/07/2014 personeel toegewezen aan het IVA SDP nadat eerder in zitting van de provincieraad dd. 24/01/2014 de personeelsformatie van de Sociale Dienst werd vastgesteld. De deelformatie bevat 2,5 FTE: Naam Karin Kinsabil Joke Vandaele Joke Van Hulle
Functie Adjunct-adviseur Medewerker Medewerker
Voltijds/halftijds Voltijds Voltijds Halftijds
4.2.2 Vrijwilligers Naast de personeelsleden kan het IVA SDP, net zoals de vroegere vzw, ook nog rekenen op de medewerking van de leden. Deze vrijwilligers hebben zich geëngageerd voor werkgroepen en voor het begeleiden van de activiteiten. Het agentschap zou zonder vrijwilligers niet dezelfde werking kunnen aanhouden.
21 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Hoofdstuk 5 – Organisatiestructuur en operationele werking van het agentschap Hieronder volgt de opsomming van de bevoegdheden van de verschillende actoren van het agentschap. Actoren Hoofd IVA SDP
Bevoegdheden Hilde Draagt de Vandromme eindverantwoordelijkheid voor de goede werking van het agentschap en voor de coördinatie van de activiteiten ervan met het oog op het realiseren van de beleidsdoelstelling van het IVA SDP
Agentschap Karin IVA SDP Kinsabil
Neemt de eerstelijnsrol als People-manager teneinde de
- Neemt beslissingen i.v.m. de interne organisatiestructuur van het agentschap en de organisatie van de operationele processen, de werkzaamheden en het goed functioneren van het IVA SDP in samenspraak met de stuurgroep; - Is als budgethouder bevoegd om, binnen de grenzen in de beheersovereenkomst gesteld, beslissingen te nemen over het aangaan van verbintenissen; - Is als hoofd van het personeel bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer voor de personeelsleden tewerkgesteld bij het agentschap - Is bevoegd voor de uitvoering van het systeem van interne controle binnen de aan het agentschap toegekende opdracht - Neemt alle beslissingen over overheidsopdrachten betreffende leveringen en diensten in ontwerpfase, gunningsfase en uitvoeringsfase voor zover het goedgekeurd bedrag van de opdracht niet hoger ligt dan het bedrag waarbij een opdracht via een onderhandelingsprocedure tot stand kan komen met een aangenomen factuur - Neemt de beslissing over de aanvragen voor renteloze lening binnen de grenzen en modaliteiten vastgelegd in de beheersovereenkomst - Heeft de handtekeningbevoegdheid om alle beslissingen, akten en briefwisseling te ondertekenen indien het om aangelegenheden gaat die onder de gedelegeerde bevoegdheden vallen - Is belast met de buitengerechtelijke vertegenwoordiging van het agentschap - Is ambtshalve (niet stemgerechtigd) lid van de stuurgroep - Sectormanager voor het IVA SDP - Lid van de stuurgroep (als vertegenwoordiger van de Provincie als werkgever)
22 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
kwaliteit de continuïteit en de inzetbaarheid van de medewerkers van het agentschap te waarborgen
Joke Vandaele
Lidmaatschap
Verzekeringen Boekhouding Stuurgroep
Premies (geboorte/adoptie of samenwonen/ huwelijk) Renteloze lening Logistieke ondersteuning
Joke Van Hulle
Activiteiten
- Adviseert Hoofd IVA SDP, beleidsvoorbereidend werk en opvolging beleidsuitvoering - Bewaakt dat alle verplichtingen omschreven in oprichtingsbesluit, beheersovereenkomst en huishoudelijk reglement worden nagekomen - Fungeert als eerste evaluator van de medewerkers van het agentschap - Supervisie over de uitvoering van de werkzaamheden van de medewerkers - Begeleiding van de medewerkers bij de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden - Organiseert op systematische basis intern overleg voor de leden van het agentschap - Schakel tussen het Hoofd en het agentschap in termen van uitvoering - Wordt bij afwezigheid van het Hoofd IVA SDP (verlof, ziekte) aangesteld als vervangend budgethouder - Onthaal nieuw provinciepersoneel (excl. Prov. Scholen) - Ledenadministratie (nieuwe leden + verlengingen) - Up to date houden database - Administratie: nieuwe + verleningen - Contactpersoon voor Ethias - Fungeren als budgethouder van de IVA SDP - Fungeren als (niet stemgerechtigd) secretaris van de vergadering - Administratie bij voorbereiding en bij uitvoering beslissingen stuurgroep - Verslaggever vergadering stuurgroep en ledenvergadering - Uitbetalen reiskosten stuurgroep - Bezorgen schuldvordering - Opsturen kaartje - Uitbetalen premie - Uitbetalen bedrag - Aflossingsplan opvolgen - Opmaak dossiers ‘zitting hoofd IVA SDP’ in Cobra voor beslissingen - Kopiëren - Klasseren - Op basis van adviezen werkgroepen en bevraging leden voorstel van jaarprogramma formuleren
23 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Ledenvoordelen
Communiceren met de leden via maandelijkse e-vites en de website Doublure Joke Vandaele Joke Vandaele + Joke Van Hulle
- Opmaak dossier zitting ‘hoofd IVA SDP’ in Cobra per activiteit (aanbod, kostenprijsraming, uitnodiging, mail met praktische info, inventaris vastleggingen) - Opmaak dossier zitting in Cobra (voor o.a. vraag gebruik restaurant voor sinterklaasfeest + voor buren bij kunstenaars) - Beslissing communiceren naar voorzitter werkgroepen - Administratieve ondersteuning bij de voorbereiding en het uitwerken van de activiteit zoals: o Regelen bussen, gidsen, reserveren animatie, reserveren maaltijden, opmaak contracten o Toepassen wet op overheidsopdrachten o Deelnemerslijst bijhouden o Controleren of leden betaald hebben + hierover briefen vooraleer de activiteit doorgaat o Bijhouden bewijsstukken bij annulering - Bijhouden budget - Organiseren van activiteiten – opmaak draaiboek voor begeleider van de activiteit met minimaal volgende gegevens: deelnemerslijst, programma, adressen en telefoonnummers contactpersonen, financiële info (opvolgen betalingen deelname activiteit) - Al dan niet op voorstel van de werkgroep ledenvoordeel, een mogelijke aanbieder contacteren + onderhandelen over voordeel - Opmaak overeenkomst met aanbieder – instaan voor de briefwisseling die hiermee gepaard gaat - Maandelijks voorstel e-vite uitwerken - Fungeren als webadmin en webredacteur - Contactpersoon voor redactieraad westsite (doorgeefluik voor artikel en foto’s) - Ledenadministratie - Verzekeringen - Beantwoorden mails/briefwisseling - Opmaak jaarverslag - Ticketverkoop - Archivering - Meewerken aan jaarlijkse ledenvergadering
24 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Stuurgroep
Vertegenwoordigers andere werkgevers in stuurgroep Werkgroep alle leden
Werkgroep senioren
Begeleider activiteit
Geeft advies aan de provincieraad, de deputatie en het hoofd IVA SDP over: - De dienstverlening van het agentschap - Het jaarprogramma van de activiteiten - De rapportage door het Hoofd van IVA SDP over de lopende dossiers renteloze lening - Het jaarverslag van de werking en het financieel verslag vooraleer die voorgelegd wordt bij deputatie Daarnaast kan de stuurgroep ten allen tijde een advies formuleren over een aangelegenheid die de werking van het agentschap betreft. - Onthaal nieuw personeel - Wijzigingen in personalia doorgeven aan agentschap (adreswijzigingen, uitdiensttredingen, overlijdens, wijzigingen in samenstelling gezin,…) - Enerzijds intern aanspreekpunt voor de leden, anderzijds aanspreekpunt voor agentschap - Zetelen in stuurgroep als vertegenwoordiger van hun werkgever - Voorstel jaarprogramma activiteiten alle leden voor kalenderjaar 2014 (rekening houdend met beschikbaarheid budget) - Na goedkeuring jaarprogramma door Hoofd IVA SDP: per activiteit formuleren van een voorstel over: o Vastleggen datum o Bepaling vervoer: eigen vervoer/bus/trein o Bepalen dagprogramma o Extra: lunch, gids, toegangsgelden, … o Raming kostenplaatje o Aanduiden begeleider o … - Het formuleren van een evaluatie van de opdracht die ze krijgt De voorzitter van de werkgroep rapporteert aan de stuurgroep en/of aan het hoofd van IVA SDP over de werkzaamheden (inclusief planning, budget, …) - Voorstel jaarprogramma activiteiten senioren voor kalenderjaar 2014 (rekening houdend met beschikbaarheid budget) - Na goedkeuring jaarprogramma door Hoofd IVA SDP: per activiteit formuleren van een voorstel over: o Vastleggen datum o Bepaling vervoer: eigen vervoer/bus/trein o Bepalen dagprogramma o Extra: lunch, gids, toegangsgelden, … o Raming kostenplaatje o Aanduiden begeleider o … - Het formuleren van een evaluatie van de opdracht die ze krijgt De voorzitter van de werkgroep rapporteert aan de stuurgroep en/of aan het hoofd van IVA SDP over de werkzaamheden (inclusief planning, budget, …) - Evaluatieverslag voor het agentschap - Artikel schrijven voor het personeelsblad westsite en de website IVA SDP - Foto’s aan het agentschap bezorgen voor op de website
25 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Werkgroep ledenvoordeel
Werkgroep Sinterklaas
- Op zoek gaan naar firma’s/instellingen waarbij de leden een korting of voordeel bedongen kan worden met verzoek rekening te houden met: o Wat is de vraag van personeel voor kortingen? o Overleggen met COOP voor bestaande huisleveranciers o Overleggen met bijv. Inagro, PTI, … o Kortingen/acties onder welke voorwaarden? o Up-to-date houden van de acties - Het formuleren van een evaluatie van de opdracht die ze krijgt De voorzitter van de werkgroep rapporteert aan de stuurgroep en/of aan het hoofd van IVA SDP over de werkzaamheden (inclusief planning, budget, …) - Een voorstel formuleren voor de organisatie van een sinterklaasfeest o Formule in vraag stellen d.m.v. rondvraag bij doelgroep o Op basis van bevraging, formuleren van een voorstel over: Eén of meerdere sintfeesten? Beschrijving feest(en) Datum en locatie/zaal Animatie Bij welke firma’s geschenken opvragen Kostprijs per geschenk Raming kosten - Het formuleren van een evaluatie van de opdracht die ze krijgt De voorzitter van de werkgroep rapporteert aan de stuurgroep en/of aan het hoofd van IVA SDP over de werkzaamheden (inclusief planning, budget, …)
26 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Bijlagen 1. Overzicht bijdragen lidmaatschap IVA SDP 2013 2. Overzicht premies verzekering hospitalisatieverzekering en verzekering Lichamelijke Ongevallen 2013 3. Lijst beslissingen Hoofd IVA SDP 2013 uit Cobra 4. Samenstelling werkgroepen 5. Doelstellingenrealisatie BBC 6. Evaluatierapport BBC
27 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Bijlage 1: Overzicht bijdragen lidmaatschap IVA SDP 2013
28 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
29 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Bijlage 2: Overzicht premies verzekering hospitalisatieverzekering en verzekering Lichamelijke Ongevallen 2013
30 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Bijlage 3: Lijst beslissingen Hoofd IVA SDP uit Cobra
31 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Bijlage 4: Samenstelling werkgroepen
32 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Bijlage 5: Doelstellingenrealisatie BBC
33 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
34 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
35 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
Bijlage 6: Evaluatierapport BBC
36 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t
37 | J a a r v e r s l a g 2 0 1 3 – I V A S o c i a l e D i e n s t