Jaarverslag 2011 26e bestuur der BeeVee
Evelyn van der Ent Nick Hofland Susan van Vugt Twan Joosten Kim Jeucken Sjoerd de Vreng Ilse Ottenbros
Voorzitter Secretaris Penningmeester Functionaris Onderwijs en Studiematerialen Functionaris Externe Betrekkingen Functionaris Interne Betrekkingen Functionaris Interne Betrekkingen
BeeVee, Biologen Vereniging Nijmegen Heyendaalseweg 135 6525 AJ Nijmegen www.beevee.nl
[email protected] 1
Inhoudsopgave Inleiding .......................................................................................................................................... 3 Algemeen jaarverslag ..................................................................................................................... 4 Meerjarenplan ................................................................................................................................ 4 1. Het behoud van de continuïteit van de Vaste Activiteiten Commissies. ................................. 4 Continuïteit VACs ........................................................................................................................ 4 Ledenwerving .............................................................................................................................. 5 2. Het bevorderen van de continuïteit van de financiën en de begroting. .................................. 6 Een korte toelichting op het eigen vermogen ............................................................................ 6 BOSrekening ................................................................................................................................ 6 Declaraties ................................................................................................................................... 7 Integratie met andere studieverenigingen ................................................................................... 7 Sponsoring ...................................................................................................................................... 7 Eetcafé de Muis ........................................................................................................................... 7 Café Sjiek ..................................................................................................................................... 8 Overig .......................................................................................................................................... 8 Vrienden van BeeVee ..................................................................................................................... 8 Merchandising ................................................................................................................................ 8 Studiematerialen ............................................................................................................................ 8 Contract Studystore .................................................................................................................... 8 Labjassen ..................................................................................................................................... 9 Winst op boeken 2010-2011 ..................................................................................................... 10 Onderwijs...................................................................................................................................... 11 Jaarvertegenwoordigers............................................................................................................ 11 Aftertentamen-borrels .............................................................................................................. 11 Bacheloruitreikingen ................................................................................................................. 11 Studiesite ................................................................................................................................... 11 Alumni........................................................................................................................................... 11 Statuten ........................................................................................................................................ 12 Samenwerking .............................................................................................................................. 12
2
Inleiding In dit jaarverslag worden de zaken besproken waar wij het afgelopen jaar als bestuur mee bezig zijn geweest. Dit wordt gedaan aan de hand van het meerjarenplan en ons beleidsplan. Er zullen ook nieuwe punten te vinden zijn die niet in ons beleidsplan staan, maar die wij in de loop van dit jaar zijn tegengekomen en waar we mee aan de slag zijn gegaan. Een voorbeeld hiervan is de statutenwijziging afgelopen najaar. Wij hebben een ontzettend leuk en leerzaam jaar gehad met zijn allen, waarin we de BeeVee zo goed mogelijk draaiend hebben gehouden en op onze eigen wijze hebben verbeterd. Het komend BeeVee-jaar leggen we dit in handen van onze opvolgers en wij hebben er alle vertrouwen in dat dit helemaal goed gaat komen. Namens het 26e bestuur, Evelyn van der Ent, Voorzitter
3
Algemeen jaarverslag Meerjarenplan Het meerjarenplan is opgesteld met het doel de continuïteit van de vereniging te bevorderen. De doelen die in dit meerjarenplan zijn gesteld zijn; het behoud van de continuïteit van de Vaste Activiteiten Commissies (VACs) en het bevorderen van de continuïteit van de financiën en de begroting. We zullen per punt bespreken wat wij hebben gedaan om de doelstellingen van dit meerjarenplan na te komen.
1. Het behoud van de continuïteit van de Vaste Activiteiten Commissies. Continuïteit VACs Afgelopen jaar zijn er twee evaluatie momenten geweest met alle VAC-voorzitters en het bestuur. Deze waren in juni en in december. In deze evaluatiemomenten werd het functioneren van de VACs, het functioneren van de VAC-voorzitters, het functioneren van het bestuur (algemeen en per persoon) en de IB-vergaderingen in het algemeen besproken. Uit beide evaluatie momenten is naar voren gekomen dat alle commissies middels hun activiteiten nog steeds een toevoeging zijn voor BeeVee. Vanaf februari 2011 tot en met juni 2011 is gebleken dat veel commissies zich positief hebben verbeterd ten opzichte van voor februari 2011. Kultuur is bijvoorbeeld meer en verschillende activiteiten gaan organiseren en DIAFRAGMA heeft ervoor gezorgd dat What The Fuck Is Dit VAC! (WTFIDV!), het promotiefilmpje voor alle VACs, af is gemaakt. In juni zijn er een aantal verbeterpunten aangedragen, zo moest ABO zich actiever opstellen en moest er op worden gelet dat er in het algemeen niet teveel activiteiten werden georganiseerd. Tijdens de evaluatie in juni is naar voren gekomen dat een bestuursuitje in het najaar de sfeer binnen IB erg ten goede zou komen, wegens tijd- en geldgebrek is besloten om niet een dagje weg te gaan. In plaats hiervan is een surprise-avond georganiseerd met heel IB en het bestuur. Na deze surprise-avond is de onderlinge sfeer binnen IB nog beter geworden dan het al was. Tevens worden de bezigheden en prestaties van de Functionaris Externe Betrekkingen (FEB) door de Functionaris Interne Betrekkingen (FIB) nu beter doorgegeven, de FEB mailt zelf meer met de voorzitters en is tijdens een IB-vergadering langsgekomen. Ondanks de nadelige ervaringen van de dubbele functie als FC-voorzitter en FIB van Ilse Ottenbros gedurende het eerste halfjaar, is Sjoerd de Vreng toch voorzitter geworden van ATP vanaf september. Dit was een noodoplossing bij gebrek aan een andere voorzitter binnen ATP. Vanaf december is Pim van der Heijden bereid gevonden om ATP-voorzitter te worden en de taken van Sjoerd over te nemen. Sjoerd heeft beide taken goed volbracht en hij is goed ondersteund door zijn commissieleden. Bij de voorzitterswissel op 28 september zijn zes voorzitters gewisseld, hierdoor begon de IB in oktober met gedeeltelijk ervaren en gedeeltelijk onervaren voorzitters. De FIBs hebben er op gelet dat ook de onervaren voorzitters voldoende ruimte kregen en niet werden overspoeld door de meningen van de ervaren voorzitters. Dit heeft ervoor gezorgd dat de huidige IB-groep een hechte groep is geworden waarin iedereen kan zeggen wat hij wil en waarin de ervaringen van de langer zittende voorzitters zijn doorgegeven aan de nieuwe voorzitters. Tijdens de kerstborrel zijn twee voorzitters gewisseld, dit is een uitzondering om de noodoplossing van ATP op te lossen en omdat Juan Bakker in juni heeft laten weten interesse te hebben in het bestuur, maar nog geen nieuwe opvolger had. Door in december te wisselen, gaven we hem de mogelijkheid om zich kandidaat te stellen voor het bestuur van 2012. Binnen de VACs werd de continuïteit gehandhaafd door gesprekjes met de voorzitters te voeren voordat zij aan hun voorzittersjaar begonnen, zo wisten de nieuwe voorzitters en de FIBs waar ze aan toe waren. 4
Tevens zijn de FIBs bij vergaderingen van zoveel mogelijk VACs geweest om meer inzicht te krijgen in de VACs en zo de continuïteit van de VACs te handhaven. Vanaf 1 september heeft MOTjE de taken van Almanak overgenomen en Almanak houdt hiermee op te bestaan als VAC van BeeVee. Hierbij heeft MOTjE een naamsverandering ondergaan in MOTjE et Al. welke vanaf de voorzitterswissel op 28 september officieel is geworden. Met Vera van Gemert (oud MOTjE-voorzitter) als voorzitter van de fusiecommissie MOTjE et Al. was er in ieder geval voldoende ervaring betreffende het MOTjE-gedeelte. Door een minimum doorstroom van het aantal Almanak leden (twee personen) is het lastig om het proces voor de Almanak in werking te zetten. De nieuwe commissie MOTjE et Al. heeft nu dubbel zo hoge werkdruk. Na het uitbrengen van de Almanak 20112012 zal een evaluatie moment worden ingelast met MOTjE et Al., hierin zal worden besproken of de huidige doelstellingen haalbaar zijn en of er eventueel iets veranderd moet worden. Afgelopen jaar hebben wij ons voorgenomen om zo vaak mogelijk de maandplanning posters op te hangen, alleen is dit er wel eens bij in geschoten. We hebben besloten om dit in ieder geval goed door te geven aan onze opvolgers, zodat de maandplanningen in de toekomst met regelmaat worden opgehangen op de faculteit. Door middel van deze posters proberen wij alle activiteiten actief over te brengen naar onze leden. Een andere manier om activiteiten actief te promoten is onze Facebook pagina. Deze heeft een rommelige start gehad maar loopt nu boven verwachting goed. De activiteiten evenementen worden standaard aangemaakt door het bestuur, waarna de commissie verder gaat met de promotie door uitnodigingen rond te sturen. DIAFRAGMA heeft een aanvraag bij het bestuur gedaan voor een videocamera in mei 2011. Hieruit bleek dat er ongeveer 250 euro nodig was voor het aanschaffen van een dergelijke videocamera. BeeVee vond het wenselijk om een videocamera aan te schaffen, maar niet alleen voor DIAFRAGMA. Alle commissies mogen nu gebruik maken van deze camera. In het afgelopen jaar is de camera gebruikt om WTFIDV te filmen, de reclamefilmpjes bij het mentorencabaret en bij verschillende activiteiten. Ledenwerving In september 2011 hebben we rond de 190 eerstejaarsleden mogen verwelkomen. De eerstejaarscommisie (EC) is in oktober gevormd en van start gegaan. Ook dit jaar zijn er bekende activiteiten van EC uitgevoerd, zoals de sinterklaasborrel en het speeddaten. Bij de standjesmarkt zijn relatief veel actieve leden geworven. Alleen de VACs ABO, BOS, MOTjE et Al., SPIn en VACUOLES kunnen nog extra eerstejaars gebruiken, alle overige VACs hebben veel enthousiaste nieuwe leden erbij gekregen. Om de continuïteit in bovenstaande VACs te bevorderen wordt er in februari 2012 een What The VAC? Borrel georganiseerd, zodat eerstejaars de mogelijkheid krijgen om later in het collegejaar bij een commissie te gaan. Op deze borrel worden alleen de VACs gepromoot die behoefte hebben aan eerstejaars leden, ook de promotie van de borrel is op de schouders van deze commissies gekomen. Ook op activiteiten is actief gevraagd of mensen bij een commissie actief willen worden. Wij hopen dat er door een goede promotie van de standjesmarkt en de What The VAC? Borrel de doorstroming van leden bij de VACs zo optimaal mogelijk is verlopen. Het contract met Milieuprisma voor de combilidmaatschappen zou in februari opnieuw afgesloten worden, vanwege de bestuurswissel. Op dat moment wilde Milieuprisma hier even mee wachten, omdat men zelf opzoek was naar een nieuw bestuur. Een nieuw bestuur werd niet gevonden en Milieuprisma heeft een andere manier gezocht om voort te bestaan dan de huidige vorm als studievereniging. Op 17 januari 2012 heeft Milieuprisma hierover een ALV gehad, en hier is uit gekomen dat Milieuprisma nu is omgezet in een stichting. Vanwege deze omstandigheden is het contract aangaande de combilidmaatschappen tussen BeeVee en Milieuprisma niet meer verlengd.
5
2. Het bevorderen van de continuïteit van de financiën en de begroting. BeeVee streeft naar een vast eigen vermogen dat ligt tussen de 80% en 100% van de begrote uitgaven. Dit bedrag zou altijd beschikbaar moeten zijn om eventuele financiële problemen op te vangen wanneer er problemen zijn met de inkomsten en belangrijke extra uitgaven te kunnen doen. Na 2011 is het eigen vermogen van BeeVee €17.098,90 waar de begrote uitgaven afgelopen jaar €15.037,- bedroegen. Het eigen vermogen is dit jaar €1783,55 gedaald ten opzichte van 2010. Dit komt met name door de uitgaven aan de statutenwijziging en het feit dat de tweede betalingstermijn van café Sjiek niet meer betaald zal worden. Daarnaast was de begroting van 2011 negatief. Het komende jaar mag het eigen vermogen van BeeVee nog iets dalen en daarom is het wellicht wenselijk dat de begroting van 2012 negatief is. De meeste uitgaven dit jaar zijn structurele uitgaven en deze worden in de gaten gehouden als het gaat om de continuïteit. Zo zien we bijvoorbeeld dat de kosten van het BeeVee diner en administratie dit jaar hoger zijn uitgevallen dan voorgaande jaren en moet er voor het komende jaar passende oplossingen worden bedacht. In alle gevallen wordt er geprobeerd de begroting na te streven. Mocht dit niet lukken, dan zal er op gelet worden dat dit aangepast moet worden in de begroting van volgend jaar. Een korte toelichting op het eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit vrij te besteden geld en de waarde van de bezittingen. Op dit moment staat er een bedrag van €17.098,90 als eigen vermogen op de balans. Als bezittingen staan er op dit moment op de balans: truien, T-shirts, mokken, pennen, stickers, camera, boeken, practicummaterialen en labjassen. De totale waarde van deze bezittingen bedraagt: €6.496,89 Dit betekent dat het vrij te besteden geld aan het eind van 2011 (17.098,90 - 6.496,89 =) €10.602,01 is. De bezittingen bestaan met name uit een grote voorraad studiematerialen. De Functionaris Onderwijs & Studiematerialen inventariseert in samenwerking met het Onderwijsinstituut Biowetenschappen het te bestellen aantal practicummaterialen aan de hand van het verwachte aantal eerstejaars. De prognose stond op het moment van bestellen op 240 studenten en verwacht werd dat dit nog zou stijgen. Een trend die ook in het jaar 2010 was waargenomen (en resulteerde in een tekort aan practicummaterialen). Vandaar dat er is gekozen om voldoende materiaal in te slaan voor 260 studenten. Later sloeg echter de stijgende lijn om en kwam de prognose te staan op nagenoeg 200 studenten en besloot niet iedere student om practicummaterialen aan te schaffen. Dit resulteerde in de huidige voorraad. BOSrekening Begin dit jaar heeft BOS een eigen rekening gekregen. Deze rekening is gekoppeld aan de betaalrekening van BeeVee. De penningmeester kan deze rekening zien bij het internetbankieren. Alleen de penningmeester van BeeVee kan hier betalingen doen, bijvoorbeeld voor hostels en de bus. De voorzitter van BOS krijgt wel toegang tot het internetbankieren, maar kan zelf geen transacties uitvoeren. Dit kan wel met de betaalpas, zodat er op de reis zelf wel betalingen gedaan kunnen worden. Door deze constructie is het voor zowel BOS als de penningmeester van BeeVee duidelijker welke betalingen er zijn geweest. Op het moment dat de inschrijfgelden voor de BOSreis betaald dienden te worden, waren nog niet alle gegevens bekend bij de voorzitter van BOS. Daarom is er op dat moment nog gebruik gemaakt van de betaalrekening van BeeVee. Hierdoor zijn er later veel transacties geweest tussen de beide rekeningen, wat lastig was in de boekhouding. Ondertussen is dit volledig opgelost. Komend jaar kunnen alle inschrijfgelden via de BOSrekening betaald worden. Op dat moment vinden er minder transacties plaats tussen de beide rekeningen en kan er optimaal geprofiteerd worden van het duidelijke overzicht wat men verkrijgt door deze rekening. 6
Door deze positieve ervaring wordt er onderzocht of de IC-rekening ook gekoppeld kan worden aan de betaalrekening van BeeVee. Nu alles met betrekking tot de introductie van 2011 is afgerond, zijn de eerste stappen tot het koppelen van de rekening gezet. Er wordt naar gestreefd dit begin 2012 afgerond te hebben. Declaraties Op de huidige manier declareren de VAC-voorzitters bij de penningmeester, waarbij de voorzitters langs de commissieleden gaan om dit geld weer terug te geven. Dit is een omslachtige manier. Daarnaast is het voor de commissieleden niet fijn om lang op hun geld te wachten. Daarom hebben we besloten dat het vanaf januari 2012 ook mogelijk is dat de voorzitter van een VAC de declaratie indient en dit via de betaalrekening van BeeVee wordt overgemaakt naar de commissieleden. Daarnaast is een contante declaratie ook nog mogelijk.
Integratie met andere studieverenigingen In ons beleidsplan is aangegeven dat we graag meer activiteiten met andere studieverenigingen willen ondernemen om de integratie te verbeteren. Dit was met name voor de bètafaculteit en Milieuprisma. Wij hebben hier zelf niet veel studieverenigingen benaderd, omdat er veel aanvragen binnen kwamen van andere studieverenigingen om samen een activiteit te ondernemen. Zo zijn er feesten geweest met meerdere bètastudieverenigingen en heeft SymCi een lezing gehad met Psychologie (SPiN). De vereniging Milieuprisma is het tweede halfjaar niet meer actief geweest, waardoor we dit bestuursjaar geen activiteiten samen met Milieuprisma hebben georganiseerd. Wel zijn er nog verschillende activiteiten geweest met andere verenigingen zoals de ABC-party met Desda en FLITS, een samenwerking van DIAFRAGMA en Cycloop.
Sponsoring Bedrijf Wat 2011 2012 Totaal Rijk Zwaan Zaadteelt en Zaadhandel Banner € 275,00 € 25,00 € 300,00 Café Samson Almanak € 200,00 € 200,00 IOWO Test-moment € 168,30 € 168,30 Olround Bowling Almanak € 125,00 € 125,00 DressMe Almanak € 150,00 € 150,00 Eetcafé de Muis Hoofdsponsor € 416,67 € 833,33 € 1.250,00 Intervet MOTjE (A6) € 66,67 € 133,33 € 200,00 El Corazón MOTjE (A6) € 40,00 € 40,00 House of Billiards MOTjE (A5) € 70,00 € 70,00 IOWO Test-moment € 384,90 € 384,90 AgriHolland Vacaturekader € 33,34 € 166,66 € 200,00 NIBI Bionieuws € 30,00 € 30,00 Vrijgekomen sponsoring 2011 € 700,01 Totaal € 2.659,89 € 1.158,32 € 3.118,20 Behalve deze sponsoring is er door de vorige FEB nog eens €700,01 binnengehaald wat het totaal aan sponsorgelden voor 2011 op € 2659,89 brengt. Voor 2012 is er al €1158,32 binnen gehaald. Eetcafé de Muis 7
Sinds 1 september heeft BeeVee een nieuwe hoofdsponsor. Dit is eetcafé de Muis. De Muis zal een jaar lang onze hoofdsponsor zijn. Hiervoor krijgen zij: een advertentie in de almanak 2011, een advertentie (volledige pagina) in het MOTjE in collegejaar 2011-2012, een verwijzing op de homepage van de website in collegejaar 2011-2012. Verder is er vanaf 29 september 2011 elke donderdag van 21.00 tot 00.00 een ‘biologenavond’ in de Muis. De Muis is dan alleen toegankelijk zijn voor biologen en introducés, bier/fris kost €1,50 en wijn €2,00. Tot nu toe komen er bijna elke donderdag studenten naar de Muis. Het gaat hierbij meestal niet om grote groepen, maar dat neemt niet weg dat het altijd erg gezellig is. Café Sjiek Recentelijk hebben we van het incassobureau gehoord dat we geen geld meer van café Sjiek hoeven te verwachten. Het heeft dus geen zin meer om erachteraan te gaan, aangezien de eigenaren spoorloos verdwenen lijken te zijn. Overig 15 maart 2011 is er een test gedaan voor IOWO (Instituut voor onderzoek aan het wetenschappelijk onderwijs) tegen vergoeding, waarbij 33 deelnemers aanwezig waren. Op 19 oktober 2011 is nog eens een dergelijke test gedaan. Hierbij waren 75 aanwezigen. De samenwerking tussen IOWO en BeeVee verliep goed. Toch zullen in de toekomst dergelijke testen niet meer gedaan kunnen worden omdat het IOWO ophoudt te bestaan. In het collegejaar 2011-2012 kan er bij DressMe weer kleding besteld worden met 10% korting. Het vinden van sponsoren bleek niet altijd even gemakkelijk te zijn, wat misschien aan de economische depressie te wijten is. Maar ook dit jaar is er met enthousiasme gezocht, wat toch een paar grote sponsoren opgeleverd heeft.
Vrienden van BeeVee Vanaf december is het mogelijk om vriend van BeeVee te worden. Hier zijn de volgende voorwaarden aan verbonden: Men kan vriend worden voor 10 euro voor één jaar of 25 euro voor drie jaar. Er zijn twee typen vrienden. Namelijk ouders en studenten van andere studies, afgestudeerden, etc. Ouders krijgen het volgende voor hun vriendschap: de maandelijks nieuwsbrieven en het MOTjE digitaal. Anderen(studenten van andere studies, afgestudeerden) krijgen voor hun vriendschap: Toegang tot activiteiten, indien deze niet besloten zijn, het MOTjE digitaal, de nieuwsbrief en een link naar de Flickraccount.
Merchandising Sinds december is de BeeVee-merchandise uitgebreid. Het is nu mogelijk om naast de truien en T-shirts ook BeeVee-mokken, -pennen en -stickers (groot en klein) te kopen. Deze nieuwe producten zijn zowel los als in pakketvorm (een mok, twee pennen en een grote sticker) te krijgen.
Studiematerialen Contract Studystore
8
Op 1 augustus 2011 liep de samenwerkingsovereenkomst met de boekenleverancier af en ontstond de mogelijkheid om de boekenleveringen onder gunstigere voorwaarden te laten verlopen. We hebben het marktaanbod bekeken aan de hand van een aantal uitgangspunten en randvoorwaarden: Uitgangspunten - We willen onze leden en niet-leden een zo laag mogelijke boekenprijs aanbieden. - We willen niet achteruitgaan op de sponsoring i.v.m. de begroting 2011. Randvoorwaarden - Het is wenselijk dat we vooruit gaan op de sponsoring t.o.v. afgelopen jaren. - Het is wenselijk dat het nieuwe contract 3 jaar van duur is. - Het is wenselijk dat we boeken goedkoper kunnen aanbieden dan bol.com. - Het is wenselijk dat de samenwerking met de leverancier zo soepel mogelijk verloopt. Daaropvolgend hebben we een offerte aanvraag gedaan bij Studystore, studieboeken.com en Niesten school & office Services. Na gesprekken met alle leveranciers bleek dat Studystore ons het meest te bieden had. Korting - 20% korting op internationale titels ten opzichte van de winkelprijs. - 10% korting op nationale titels ten opzichte van de winkelprijs. Sponsoring - 5% variabele sponsoring over de omzet van niet-Nederlandstalige boeken (excl. BTW). - 2500 euro vaste sponsoring per collegejaar Verder gaf Studystore aan geen problemen te hebben met een contractduur van 3 jaar. Een voordeel van de samenwerkingsovereenkomst zijn de variabele boekenprijzen, waardoor bij ontevredenheid over de prijs er met name bij de internationale titels nog prijsveranderingen kunnen worden gedaan. Daarnaast hebben we al jaren ervaring met deze leverancier en weten we dus wat we de komende jaren kunnen verwachten. Vandaar dat er ook rekening is gehouden met de soms stroeve samenwerking tussen BeeVee en Studystore in het verleden. Uit een gesprek met de inmiddels vervangen accountmanager bleek echter dat ze de boekenleveringen van de BeeVee had overgenomen van een overspannen collega en ze het daardoor eigenlijk te druk had. Verder gaf ze aan dat in het najaar van 2011 een andere accountmanager zich zou gaan toespitsen op de studieverenigingen in de regio Nijmegen. We zijn dan ook inmiddels gewisseld van accountmanager. Sinds de wissel is de communicatie tussen Studystore en de BeeVee goed verlopen. Het mailverkeer verliep erg vlot en er werden veel procedures gestandaardiseerd. Wel is aan te merken dat sponsoraanvragen niet altijd even snel in behandeling werden genomen. Het voorstel voor het contract is door de ALV op 1 juni aangenomen. Labjassen De BeeVee is met ingang van het collegejaar 2011-2012 begonnen met de verkoop van labjassen om de kosten van de labjas voor de biologiestudent te drukken. Daarnaast is het voor ons een nieuwe mogelijkheid voor het aantrekken van sponsoren. In samenwerking met het secretariaat hebben we diverse bedrijven benaderd en zijn daarbij uitgekomen bij Medipharchem. Een bekende leverancier waarbij we al meerdere jaren de snijsets bestellen. In overleg tussen de BeeVee, het Onderwijsinstituut Biowetenschappen en Medipharchem is besloten de labjassen te maken van 100% katoen. Daarnaast hebben we besloten het BeeVee logo te laten drukken op de borstzak en behoudt de vereniging het 9
recht om het logo van een sponsor te laten drukken op de rugzijde. Het drukken van de logo's is een service van de leverancier en hier zijn dus geen concrete prijsafspraken over gemaakt. Na enig overleg zijn we uitgekomen op de aanmaak van 700 labjassen voor 15 euro excl. 19% BTW per jas. De 700 jassen vormen een voorraad waarvan wij ieder kwartaal een aantal exemplaren kunnen bestellen en worden dus door de BeeVee betaald als we de labjas hebben verkocht aan de student. Het gaat dus om een meerjarige financiële overeenkomst. Daarnaast is afgesproken dat, mocht de BeeVee onverhoopt niet verder willen samenwerken, de labjassen die op dat moment nog op voorraad liggen evengoed worden afgenomen daar deze voor de leverancier onverkoopbaar zijn i.v.m. het logo. Wel hebben we het recht om bij mankementen of fabrieksfouten de jassen te retourneren. Verder verwacht de leverancier dat we enigszins discreet omgaan met de overeengekomen prijs en de bedrijfsnaam. Dit voorstel is door de ALV op 1 juni aangenomen. In de periode na de ALV is intensief gezocht naar een bedrijf dat de labjassen kon sponsoren. Helaas bleek het geen eenvoudige taak mede door het hoge sponsorbedrag. Een sponsor is dan ook tot op heden nog niet gevonden. Medio augustus heeft de leverancier de labjassen geleverd samen met de door ons bestelde snijsets. De snijsets vielen erg goed in de smaak bij ons en de leden, we kwamen echter al snel een probleem tegen bij de labjassen. Met name de kleinere maten hebben in verhouding een te kleine taille, waardoor deze niet gedragen kunnen worden door de studenten voor wie ze bedoeld waren. Na een gesprek met ons contactpersoon en het bedrijfshoofd bleek dat het produceren van jassen bestaande uit enkel katoen voor Medipharchem een nieuwe ervaring was en dat er in het ontwerpproces een grote fout was gemaakt. Vandaar dat er door de leverancier is besloten ons in ieder geval de kleinere maten, XXS en XS, te schenken. Omdat alle partijen het er over eens waren dat de prioriteit lag bij de studenten, die bij aanvang van de practica in het bezit moesten zijn van een eigen labjas, hebben we besloten een aantal kleinere (getailleerde) jassen zonder logo te laten bezorgen. In verder overleg is door Medipharchem aangeboden een nieuwe lijn op te stellen en daarmee de voorgaande productielijn weg te doen. Daarnaast is aangeboden om in januari 2012 eerst pasmodellen van de nieuwe lijn op te sturen ter goedkeuring voor de jassen in productie gaan. We verwachten hiermee verdere problemen met het ontwerp te voorkomen. Winst op boeken 2010-2011 In 2010 is er gedurende periode 2 te veel winst gemaakt op de iDEAL transactiekosten. Tijdens de wissel ALV in maart 2011 is besloten deze winst aan de studenten uit te keren middels een bewuste prijsverlaging van de boeken van de tweedejaars in periode 1, 2011. Hiervoor werd 400 euro begroot. Op basis van de verkoopcijfers van afgelopen jaren en de stijgende studentenaantallen is besloten de prijs van Plant Physiology en Eckert’s Animal Physiology te verlagen met 2 euro per titel. Met een verkoop van 167 exemplaren is hiermee een uitkering van 334 euro gerealiseerd. Het restbedrag van 66 euro is opgenomen in het eigen vermogen van de BeeVee.
10
Onderwijs Jaarvertegenwoordigers Afgelopen jaar is hard gewerkt door ABO om de jaarvertegenwoordigers bekender te krijgen onder de studenten. Er zijn bijvoorbeeld collegepraatjes geweest door ABO en de jaarvertegenwoordigers, en er is nu een vermelding op de website. Door de jaarvertegenwoordigers meer bekend te maken hopen wij dat het aanbod aan jaarvertegenwoordigers groter wordt, zodat er uit elke jaarlaag een afgevaardigde is. Onder andere op de standjesmarkt heeft ABO kunnen profiteren van een aantal aanmeldingen. De jaarvertegenwoordigers blijven echter nog aandacht verdienen omdat ze nog lang niet bij iedereen bekend zijn. ABO zal hier hard aan blijven werken. Aftertentamen-borrels De aftertentamen-borrels zijn van start gegaan met de intentie om studenten een extra mogelijkheid te bieden om hun tentamen/cursus te evalueren en de periode op een gezellige wijze af te sluiten. Het enquête systeem is afgelopen halfjaar echter veranderd, de studenten krijgen nu enkele dagen na het tentamen een persoonlijke mail met daarin een link naar de enquête. De aftertentamen-borrels schieten hierdoor hun doel voorbij en om deze reden hebben wij het afgelopen halfjaar ook geen laptops meer neergezet bij de borrels. De aftertentamen-borrels waren wel een goed moment om de periode af te sluiten en om direct contact te hebben met de eerstejaars. Vooral de eerste aftertentamen-borrels van het collegejaar 2011/2012 waren goed bezocht. Bacheloruitreikingen In 2011 is door het Onderwijsinstituut Biowetenschappen besloten het aantal bacheloruitreikingen te reduceren van zes naar drie per jaar. BeeVee is gevraagd een bijdrage te leveren om de uitreiking op te fleuren in de vorm van een presentatie, een gesprek, enz.. Marlie Becks, Twan Joosten en Kim Jeucken hebben in week 27 met elkaar overlegd en globaal de mogelijkheden besproken. In het vervolggesprek dat plaatsvond in week 39 bleek dat het te kort dag was om een bijdrage van de BeeVee aan de eerstvolgende bacheloruitreiking te realiseren. Wel is afgesproken om in het begin van het nieuwe kalenderjaar weer in gesprek te gaan om de mogelijkheden voor komende uitreikingen te bespreken. Ondertussen liggen er wel ideeën klaar, maar er zijn nog geen concrete plannen uitgewerkt. Studiesite In het afgelopen jaar is gezocht naar invulling voor het onderwijs deel van de functie Functionaris Onderwijs & Studiematerialen. Tot op heden bestond dit met name uit de deelname aan medezeggenschapsorganisaties als het Landelijk Overleg Biologiestudenten (LOBs). Een meer vergeten taak is het bijhouden van het studiedeel van de site. In de laatste helft van het jaar is besloten dit weer op te pakken en verder uit te breiden met de visie dat studenten met minimale inspanning een maximaal voordeel kunnen halen uit de inhoud van de site. In samenwerking met SPIn is er aan de site gesleuteld en sluit het nu al meer aan op de belangen van de Nijmeegse (medische) biologiestudent. Al is de inhoud van de site nog niet volledig uitgewerkt, is het wel te verwachten dat dit nog wel voor de wissel ALV gebeurt.
Alumni In september is de eerste bijeenkomst van de Kring van Reünisten geweest. Hier kwam er vanuit de Kring van Reünisten de vraag om de samenwerking met BeeVee te intensiveren. Hieruit is in samenwerking met SymCi een activiteit bedacht waarbij alumni kunnen vertellen over hun beroep en
11
loopbaan om zo voor de student meer duidelijkheid over beroepsperspectieven te geven. De activiteit zal plaatsvinden in het voorjaar van 2012. Verder is er een begin gemaakt aan een BeeVee LinkedIn account waar leden en alumni lid van kunnen worden. Hiermee hopen we het contact tussen alumni en studerende leden te kunnen verbeteren.
Statuten In de ALV van 19 oktober is er besloten dat de statuten verouderd genoeg zijn om deze te gaan wijzigen. Hiervoor is er op 9 november een ALV geweest om over de wijzigingen te stemmen en zo de statuten te wijzigen. Hiervoor waren 210 leden vereist, uiteindelijk waren er 218 leden aanwezig. De statuten zijn weer up to date gemaakt en er zijn een paar grote wijzigingen doorgevoerd. Zo is er voor de volgende keer dat de statuten worden gewijzigd 20% van onze stemgerechtigde leden nodig in plaats van eenderde deel. Verder heb je om erelid te worden nu een tweederde meerderheid nodig in plaats van een meerderheid. Na de stemming zijn de wijzigingen doorgegeven aan het notarisbureau Hekkelman Advocaten & Notarissen N.V. Daarna zijn de statuten op 22 december 2011 ondertekend door het gehele bestuur. Na ondertekening zijn de statuten naar de Kamer van Koophandel verstuurd. In januari 2012 verwachten wij de factuur van de notaris en is de wijziging afgehandeld.
Samenwerking Aangezien de leden van het huidige bestuur elkaar van tevoren relatief slecht kenden verliep de samenwerking met name in het begin soms niet optimaal. Deze communicatie is echter gedurende het eerste halfjaar steeds beter gaan lopen. In de tweede helft van het bestuursjaar heeft deze trend zich doorgezet. Een van de specifieke problemen waar we tegenaan liepen was de onderlinge taakverdeling tussen de FIBs. Aangezien de FIBs samen een functie vervullen en zodoende hetzelfde takenpakket uitvoeren, was hier enige onzekerheid over ontstaan over wie welke taken op zich nam. Deze onderlinge taakverdeling en communicatie is echter snel verbeterd aan het begin van het jaar doordat de FIBs elkaar beter leerden kennen en zodoende beter op elkaar ingespeeld raakten. Op het moment hebben de FIBs hier hun draai in gevonden en vullen ze elkaar goed aan. Een andere kwestie was de onderlinge communicatie tussen de voorzitter en secretaris. Aangezien deze twee functies veel met elkaar te maken hebben is de onderlinge samenwerking en het contact zeer belangrijk. Doordat de persoonlijkheden van Evelyn en Nick erg verschillen is de communicatie in het begin erg stroef verlopen. De onderlinge verhoudingen en samenwerking zijn echter gedurende het jaar langzaam (en met hoogte- en dieptepunten) verbeterd. Ook het laatste kwartaal van het afgelopen collegejaar verliep de communicatie tussen de verschillende bestuursleden moeizaam. Dit kwam voornamelijk doordat vier bestuursleden (Evelyn, Nick, Susan en Sjoerd) in die periode stage liepen. Hierdoor hadden ze het erg druk waardoor het moeilijk werd om afspraken en bijeenkomsten te plannen. Met name voor Nick die tijdens zijn stage regelmatig veldwerkdagen in Zuid-Limburg had was het moeilijk om bijeenkomsten goed te plannen. Met het nieuwe studiejaar hebben deze bestuursleden hun stage echter geheel of bijna afgerond wat de onderlinge communicatie zeer ten goede is gekomen. Daarbij heeft iedereen in zijn functie een groei doorgemaakt, wat de onderlinge communicatie en samenwerking zeer ten goede is gekomen. Door deze verbeterde samenwerking hebben wij het afgelopen jaar geleerd om als bestuur een geheel te vormen en een gezamenlijke mening uit te dragen.
12
