JAARVERSLAG De mooiste dingen die je ziet, zie je zonder te kijken. Ze blijven bij je bovendien, je hebt ze met je hart gezien

JAARVERSLAG 2013 - 1

De mooiste dingen die je ziet, zie je zonder te kijken. Ze blijven bij je bovendien, je hebt ze met je hart gezien. (Toon Hermans)

JAARVERSLAG 2013 - 2

INHOUD

Voorwoord

3

DEEL 1: AANDACHTSPUNTEN VAN DE WERKING Gebruikersraad Frostie Geschiedenis van dienstencentrum De Klimroos Zelfevaluatie Het nieuwe kwaliteitshandboek Verbeterproject VTO-Overzicht

6 7 9 11 14 17 19

DEEL 2: STATISTISCHE GEGEVENS

24

DEEL 3: FINANCIËLE GEGEVENS

35

JAARVERSLAG 2013 - 3

VOORWOORD Op 1 januari 2003 werd De Klimroos officieel een erkende instelling van het VAPH. Dat maakte van 2013 een jubileumjaar, en er werd uiteraard gefeest! We kunnen fier zijn op wat er is gerealiseerd: een eigentijds aanbod op maat voor personen met een fysieke handicap of een niet aangeboren hersenletsel dat gericht is op vrije tijd, werk, wonen en relaties. In totaal maken 52 personen gebruik van ons aanbod en dat allemaal in nieuwe of vernieuwde gebouwen. Er wonen ook nog 12 personen zonder personeelsondersteuning in onze huizen van De Zilverberk. 2013 is het eerste jaar dat er niet gebouwd werd. Of toch, de logistieke dienst bouwde hun eigen werkatelier…

In klassieke erkenningen bieden wij 14 FT plaatsen “dagcentrum” aan. Het “Tehuis niet Werkenden nursing” telt 17 bedden. De Klimroos biedt al aan méér mensen zorg buiten deze “oude” vormen van erkenning. Zo ondersteunen we 3 mensen via Dienst Inclusieve ondersteuning (DIO), een semi ambulante en nieuwe zorgvorm uitgedrukt in punten. Verder worden zorgen “ingekocht” via persoonsvolgende convenanten, via convenanten noodsituatie, maar ook via PAB budgetten, via verzekeringsmiddelen of eigen middelen. Bovendien hebben we naast onze huurhuizen van De Zilverberk waar we enkel een oproepsysteem aanbieden, ook een “hotelstudio” uitgebouwd omdat daar een grote nood aan bestond. Op deze manier kunnen we aan alle zorgvragen van onze doelgroep een antwoord bieden: aangepast wonen zonder of met personeelsondersteuning, enkele dagen logeren, zinvolle dagbesteding, of permanente zware 24/24 u zorgen.

JAARVERSLAG 2013 - 4

Personen met een handicap die het geluk hebben een budget toegewezen te krijgen, beschikken er nu zelf over. Ze komen onderhandelen wat ze hiervoor aan zorgen kunnen krijgen. Marktprincipes doen hun intrede in de zorgverlening. Men is verplicht eerst zijn eigen netwerk in te zetten en reguliere diensten aan te spreken. Dat is het model van de zorgvernieuwing, de zogenaamde concentrische cirkels.

Vzw Stijn ontwikkelde een zorgzwaarte gerelateerde prijsberekening. Via dit instrument kunnen we financieel inschatten wat de gevraagde zorg zal kosten. De Klimroos steekt zijn nek uit en gaat ver in het zoeken naar een zorgoplossing op maat. De nood blijft heel groot en “recht op zorg” blijft dode letter, ook voor personen met de grootste noden. Met die realiteit worden we maandelijks geconfronteerd bij het indienen van “prioritair te bemiddelen dossiers”, een noodzakelijk statuut voor iemand die dringend een opname nodig heeft. Zelfs met dat statuut en een goed dossier krijgen we het antwoord “quotum is bereikt”. De wachtlijsten blijven. Nieuwe financieringsvormen, nieuwe woonvormen, nieuwe samenwerkingsverbanden… Het komt de zorg zeker ten goede, maar de keerzijde van de medaille is een enorme administratieve en financiële druk die we als kleine instelling maar amper kunnen dragen. Wij snakken naar regelluwte en een vereenvoudiging van procedures en reglementeringen én een subsidiering die instellingen indekt voor hun vernieuwende en creatieve inspanningen. Gelukkig zit De Klimroos ingebed in de koepel van vzw Stijn. Op verschillende gebieden krijgen we de ondersteuning die nodig is om als kleine instelling “mee” te zijn. Ik denk maar aan de ondersteuning die we krijgen op vlak van ICT, juridisch, financieel of qua personeel. Bovendien wil ik een pluim steken op de hoed van ons eigen personeel dat zich met heel veel hart en enorm hard inzet en zich bijschoolt om “kwaliteit” te bieden. Ook de vernieuwde procedures van het kwaliteitshandboek zullen hier hun steentje toe bijdragen. In dit jaarverslag zal u verder ook cijfermateriaal vinden aangaande de gebruikers en het personeel. Dergelijke feitelijke gegevens blijven zeer interessant om bepaalde facetten van de werking te illustreren of evoluties aan te tonen. Daarnaast is er traditiegetrouw ook aandacht besteed via enkele artikelen aan de dagdagelijkse werking. Het geluk van “onze” mensen ligt veelal in de vele kleine persoonlijke contacten van elke dag. In 2013 kreeg De Wiek er wel een heel speciale vriend bij: Frostie !

Jos Steensels

JAARVERSLAG 2013 - 5

JAARVERSLAG 2013 - 6

GEBRUIKERSRAAD IN 2013 Het besluit van de Vlaamse regering van 15 december 1993 verplicht de voorzieningen om een Gebruikersraad samen te stellen. We citeren: “Samenwerking tussen gebruikers en de voorziening is een noodzakelijke voorwaarde voor een kwalitatieve zorg- en dienstverlening. Gebruikers en allen die bij de zorg betrokken zijn, moeten beluisterd, gehoord en gerespecteerd worden in hun mening en dit in een sfeer van gelijkheid, wederzijds respect en met tijd en ruimte voor ieders ideeën. Dit beluisteren moet niet alleen in het kader van het individueel begeleidingsaanbod gebeuren, ook op het vlak van de organisatie is het belangrijk om naar elkaar te luisteren, via inspraak en participatie.” In De Klimroos bestaat de Gebruikersraad uit zorggebruikers, familieleden, een lid van de Raad van Toezicht en de ombudsvrouw. Zij komen op voor de belangen van de zorggebruikers. De Gebruikersraad is vertegenwoordigd in het beheersorgaan van de Raad van Toezicht van De Klimroos en de aandachtspunten vanuit de Gebruikersraad zijn een vast agendapunt op de Raad van Toezicht.

Vrijsen Ghislaine Voorzitter Gebruikersraad

De Gebruikersraad moet minstens 3 keer per jaar vergaderen en alle onderwerpen die gebruikers aanbelangen kunnen op de agenda geplaatst worden, zoals bijv.nieuwe ontwikkelingen, de wetgeving, de dienstverleningsovereenkomst, het charter en protocol van verblijf, eventuele klachten,…. Een blik op een aantal onderwerpen die in 2013 op de Gebruikersraad van De Klimroos besproken werden:  Steeds meer mensen gebruiken sociale media (facebook, twitter,…) waardoor het een zeer krachtig medium is. Zeker voor acties zoals het ontbijt, de pizzaverkoop en het werven van vrijwilligers zijn er veel voordelen. Ook in De Klimroos worden we met sociale media geconfronteerd. Er moeten goede regels opgesteld worden om te maken dat het medium niet misbruikt wordt en dat er geen fouten gemaakt worden zodat bijvoorbeeld de privacy wordt geschonden. De “Homebase” voor informatie betreffende De Klimroos blijft de website, deze moet goed onderhouden en beheerd worden zodat er steeds naar verwezen kan worden. De sneuvelnota over sociale media van vzw Stijn werd besproken met als gevolg een discussie in De Gebruikersraad over de pro’s en contra’s.  De bewoners met een erkenning tehuis niet werkenden -nursing die in De Mistel wonen, kregen tot nu toe per kwartaal een factuur. Dit gaat veranderen naar een factuur per maand. Op die manier wordt de facturatie over de verschillende groepen gelijkgesteld. Dit werd goedgekeurd in de Gebruikersraad.  Verder werden De Klimroosfeesten geëvalueerd in De Gebruikersraad. Deze waren zeer geslaagd. Zangeres Corry bracht fijne ambiance tijdens het feest voor de zorggebruikers.  Ook de Opendeurdag was positief. Er is veel volk komen opdagen. De formule in combinatie met de boekenbeurs was een succes! De directie gaat proberen om jaarlijks een feest te organiseren en om de 5 jaar een opendeurdag.  De investeringsbegroting, het financieel verslag en het jaarverslag werden overlopen en besproken. Tijdens elke Gebruikersraad wordt er een kort verslagje gegeven vanuit elke leefgroep van De Klimroos. De zorggebruikers bereiden dit zelf voor. Op die manier blijft iedereen op de hoogte van de belangrijkste gebeurtenissen per groep en vormt dit een fijne afwisseling op de bespreking van de formele agendapunten!

JAARVERSLAG 2013 - 7

FROSTIE Of een innovatief project binnen De Wiek “Het begon allemaal met een droom…. De droom om de bewoners een huisdier aan te bieden. Ik had al vaker ervaren dat als iemand zijn hond meebracht tijdens een activiteit dit een grote meerwaarde had voor bewoners. Je zag hen telkens hier zo enorm van genieten, elke keer opnieuw! Dit motiveerde mij om stappen te zetten om een huisdier te verkrijgen binnen de werking van De Klimroos.” Zoals uit bovenstaande uitspraak blijkt, heeft vooral Kelly, diensthoofd van De Wiek, het initiatief genomen om een huisdier in deze woonvorm te integreren. Dit bleek echter niet zo evident. Uitvoerig naslagwerk riep namelijk heel wat vragen op. Welk soort hond kiezen we? Is hier budget voor? Wat bij ziekte? Krijgen de bewoners nog voldoende aandacht? Wat in noodsituaties? Hachiko VZW, een door de overheid erkende non-profit organisatie die assistentiehonden opleidt voor mensen met een motorische handicap of epilepsie, bleek een gepaste oplossing te kunnen bieden. Naarmate er meer informatie werd opgezocht rond dit project, hoe groter de meerwaarde duidelijk werd voor de zorggebruikers van de leefgroep. Een instellingshond zou op verschillende domeinen een positieve invloed kunnen bieden. Hij kan voor gezelschap zorgen op eenzame avonden, troost bieden op moeilijke momenten of bewoners samen brengen. Het aantal sociale contacten van de zorggebruiker, en zeker ook de mogelijkheid tot sociale contacten, is veelal na een hersenletsel sterk verminderd. Er is geen sprake meer van collega’s, vrijblijvende afspraken met vrienden, een aangepast gezinsleven,… Bovendien kan de hond helpen bij het leggen van sociale contacten buiten De Wiek, waardoor de maatschappelijke integratie toeneemt. Een andere meerwaarde is dat een instellingshond de zelfstandigheid van de zorggebruikers kan vergroten. Dit door taken uit te voeren waardoor men minder afhankelijk is van anderen. Dit kan gaan om hulp bij moeilijke handelingen; bijvoorbeeld om dingen op te rapen, om deuren te openen, … De hond zou ook een stimulans kunnen zijn in de kinesitherapie, door bijvoorbeeld mee te wandelen bij de oefeningen. Ten slotte kan de focus van de zorggebruiker verschuiven van “zorg krijgen”, naar “zorg bieden”.

JAARVERSLAG 2013 - 8

“Vanuit mijn passie en interesse sprak ik iemand met een Hachiko-hond aan. Het werd een gesprek over vriendschap, hulp van haar hond, integratie in de samenleving en gelukkig zijn.” Na akkoord van de directie werden in de zomer van 2012 de eerste contacten gelegd met VZW Hachiko. 2013 stond hoofdzakelijk in het teken van de procedures rond het integreren van een hond binnen De Wiek. Na de aanvraag volgde een inspectie vanuit de VZW Hachiko, waarna we gelukkig op de wachtlijst geplaatst werden. Pas eind 2013 werd het fiat gegeven dat gestart kon worden met een stageperiode. Dit is nodig om het personeel van De Wiek vertrouwd te maken met de werking van een instellingshond. Gedurende 14 dagen werden 50 commando’s aangeleerd en werd de hierarchie bepaald. De hond moet weten wie baasjes (zogenaamde “witte kielen”) zijn, en wie de personen zijn die “lager” staan, zoals bezoekers, maar ook de bewoners. De baasjes mogen niet zomaar knuffelen met de hond, gezien dit als een beloning gebruikt wordt bij het uitvoeren van de commando’s. De personen die lager in hiërarchie staan, mogen dit wel, maar de hond “moet” ook niet naar hen luisteren. Na deze opleidingsperiode volgde een uitgebreid examen, waar Kelly met glans slaagde. Bijgevolg werd “Frostie” een 3 jarige Golden Retriever, toegewezen aan De Wiek en werd hij aldaar met groot enthousiasme onthaald. Sinds 29 januari 2014 wordt Frostie ingezet in De Wiek. Hij werd met open armen ontvangen en deed meteen vele harten smelten. Concreet woont Frostie bij Kelly thuis. Telkens als zij gaat werken, gaat de hond mee naar de leefgroep. Op deze manier heeft de hond een goed evenwicht tussen werken en ontspanning. De hond heeft een ruim takenpakket binnen De Wiek. Hij opent deuren voor bewoners, helpt voetplanken naar beneden doen, raapt dingen op, gaat mee op uitstap of bij een wandeling,… Zijn belangrijkste meerwaarde is echter gewoon “er zijn” voor de bewoners. Zij genieten uitgebreid van het (fysieke) contact, de hulp, de knuffels,…. Het grootste bewijs voor het absolute succes van dit project is iedere glimlach die Frostie telkens weer op de gezichten van de bewoners tovert.

JAARVERSLAG 2013 - 9

GESCHIEDENIS VAN DIENSTENCENTRUM DE KLIMROOS Vanuit een diepe bezorgdheid omtrent de leefomstandigheden voor een groot aantal langdurige verblijfspatiënten in de MS kliniek ontstond het idee om voor hen hierin een verbetering te brengen. Wonen in een ziekenhuissetting is verre van ideaal…. Voor een steeds groter wordende doelgroep, mensen die na hun revalidatie met een zware fysieke handicap of hersenletsel moeten verder leven, of personen met een ziekte zoals MS of de ziekte van Huntington, wilde men een veilige, aangepaste leef- en woonoplossing vinden. Deze “patiënten” hebben een zodanige zware en complexe handicap, dat werken en veelal ook gewoon (terug) thuis wonen onmogelijk bleek. Ook hier was de grote bezieler Dhr. Gilbert Seresia die op 4 november 1994 een aantal mensen bezield kreeg om dit initiatief mee te dragen. Ondertussen was hij ook al op zoek naar sponsors die dit initiatief mee wilden dragen. De eerste ambitie was om een aantal rolstoelaangepaste huizen te bouwen op de site nabij de MS kliniek. De oprichting van de eerste vzw “Huize Klimop” verscheen in het staatsblad van 22 mei 1995. De naam werd later gewijzigd in “Huize De Klimroos”. Op 15 oktober 1997 werd ook het doel enigszins gewijzigd en zo werd de vzw een steunfonds binnen de vzw Stijn. Deze ontwikkeling was noodzakelijk omdat het bijkomende initiatief om ook een dagcentrum op te richten, niet op de terreinen van, noch door de MS kliniek (RIZIV gesubsidieerd) mocht gebeuren. Daar een dagcentrum onder de bevoegdheid van de Vlaamse Regering (VAPH) valt, werd besloten dat de vzw Stijn dit initiatief verder zou overnemen. Ook hier ging weer een naamswijziging mee gepaard. Uiteindelijk kreeg de vzw in juni 1998 haar huidige naam : “vzw steunfonds De Klimroos”. In eerste instantie heeft St.-Oda zich, met de toenmalige directeur Wim Schouwenaars, geëngageerd om De Klimroos te helpen opstarten. Bijkomende erkenningen dagcentrum werden aangevraagd via hun erkenningsnummer en 7 bedden voor diep en ernstig mentaal gehandicapten werden gereconverteerd naar de doelgroep “fysiek gehandicapten”. Van een erkenning niet aangeboren hersenletsel (NAH) had men nog nooit gehoord. Zo konden we 4 jaar onder de vleugels van St.-Oda en de vzw Stijn groeien, bouwprojecten uitwerken, en stilaan op eigen benen leren staan. Het dienstencentrum De Klimroos kreeg zijn officiële erkenning op 1 januari 2003. Het Dienstencentrum De Klimroos groeide snel en behelst volgende onderdelen : 1. 2. 3. 4. 5.

De woonzone “De Zilverberk” (1996) De dagcentra Vliegden Oost (2004) en Vliegden Noord (1998) Tehuis Niet Werkenden “nursing” Mistel 1 (1999) en Mistel 2 (2010) Woonvorm De Open Poort (2007) Woonvorm De Wiek (2012)

1. De Zilverberk telt 12 aangepaste huizen voor gehandicapte personen, gelegen aan de Kleine Gortenstraat en de Kleine Boemerangstraat net achter het Revalidatie en MS centrum. Het zijn huurwoningen, bestemd om zelfstandig te wonen. De Klimroos fungeerde hier als bouwheer en nu als verhuurder. Het hele bouwproject is gerealiseerd met eigen middelen! We bieden hiermee een antwoord aan de grote nood aan rolstoel aangepaste woningen. Bovendien zijn de woningen aangesloten op het oproepsysteem van vzw Lindelheide, wat voor de bewoners een grote extra meer waarde is omdat ze zo 24/24 u assistentie kunnen krijgen. Alle woningen zijn bewoond, en er staan nog steeds veel kandidaten op de wachtlijst. Vandaar ook dat we ons deze nood willen blijven aantrekken. 2. De dagcentra zijn aanvankelijk gestart zonder erkenning vanuit het VAPH, op 1 september 1998. De kosten werden door ons eigen Steunfonds gedragen, de vzw Stijn engageerde zich voor het personeel. De eerste erkenning van 10 plaatsen voor personen met een motorische handicap of een NAH,

JAARVERSLAG 2013 - 10

kwam er pas op 1 juni 2000, als uitbreiding bij de erkenning van het, reeds bestaande dagcentrum “Het Heultje” van het dienstencentrum St.- Oda. Samen met de deelnemers kozen we voor een samenlevingsverbonden vorm van zorgverlening. Zo is Vliegden Noord gelegen in een woon- en winkelcentrum te Neerpelt. Er zijn veel contacten met de buurt en via de gemeentelijke gehandicaptenadviesraad, ijveren we voor een betere integratie van personen met een handicap in Neerpelt. Ook onze winkel IDEE, in samenwerking met de Wereldwinkel, trekt mensen aan van het “gewone” leven. Deze werd opgestart in oktober 2002. Op 1 september 2004 krijgen we uitbreiding van het dagcentrum met 4 plaatsen. Op 1 december 2004 is onze nieuwbouw klaar en kunnen we de werking opsplitsen. We kunnen zo nog beter inspelen op ieders noden. Vliegden Oost is gelegen in de Boemerangstraat te Overpelt, in een rustige en bosrijke omgeving. Deze setting leent zich uitstekend voor industrieel werk, buitenwerk, natuurbeleving. 3. De Mistel kon starten via het reconverteren van erkende plaatsen “mentaal gehandicapten” naar personen met een motorische handicap en niet aangeboren hersenletsel binnen de erkenning van St.Oda. Men was er bereid om één leefgroep vrij te maken voor de opvang van mensen met een niet aangeboren hersenletsel (NAH). Dit werd een feit op 1 mei 1999, waarna 7 personen opgenomen werden van een aanzienlijke wachtlijst. In 2002 krijgen we 3 bedden TNW nursing erkenning bij. Op 1 januari 2003 wordt De Klimroos erkend als apart dienstencentrum. Op 2 januari 2003 wordt een eerste extra opname gerealiseerd van een bewoner via verzekeringsmiddelen. We krijgen een vergunning in het kader van het uitbreidingsbeleid 2004 via investeringssubsidies. We worden gehonoreerd voor 6 bedden. Dit betekent dat het nu mogelijk wordt om een bouwplan voor 16 (+1) in te dienen. Op 1 april 2010 is de nieuwbouw klaar en wordt Mistel 1 en Mistel 2 in gebruik genomen. Er komen 17 personen wonen met een zware handicap. Er is ook ’s nachts een wakkere permanentie. 4. De Klimroos kiest er voor om personen met een handicap een inclusieve woonomgeving te bieden. Hiervoor zochten we samenwerking met de gemeente Overpelt en het cv Kempisch Tehuis. Dit resulteerde in De Open Poort, een gebouw waar 12 personen met een handicap, 7 bejaarde koppels en 4 welzijnsdiensten hun onderkomen hebben gevonden. In dit volledig vernieuwend woonconcept zijn de 12 bewoners volwaardige partners met de nadruk op keuzevrijheid en participatie. Ook hier bieden we 24-uurs ondersteuning op maat. De Open Poort startte op 1 maart 2007. Mensen kunnen er terecht met hun persoonsvolgend budget, hun PAB budget, via DIO erkenning, of via bv verzekeringsmiddelen. 5. Inspelend op de blijvende grote nood aan aangepaste en eigentijdse woonvormen voor onze doelgroep en de nieuwe persoonsgebonden financieringsvormen, werkten we opnieuw een inclusief woonconcept uit in de stad Hamont. De Wiek behelst 13 volwaardige studio’s, ook perfect rolstoelaangepast, en is gelegen in de nabijheid van het centrum. Deze woonvorm opende haar deuren op 1 november 2012. Overzicht van de plaatsen op 1 maart 2014: 14 plaatsen dagcentrum (20 personen) 17 erkenning TNW nursing 3 personen via een DIO 4 persoonsvolgende convenanten (PVC) 1 tijdelijke PVC 6 personen via PAB 3 personen via verzekeringsmiddelen 1 persoon met eigen middelen vanaf mei/juni 2014 komen er 2 personen met een PAB en één persoon via eigen middelen bij.

JAARVERSLAG 2013 - 11

ZELFEVALUATIE

Vanuit het Besluit van de Vlaamse regering van 4 februari 2011 betreffende de algemene erkenningsvoorwaarden en kwaliteitszorg van voorzieningen voor opvang, behandeling en begeleiding van personen met een handicap, wordt de procedure zelfevaluatie toegevoegd aan het kwaliteitshandboek. De zelfevaluatie moet aantonen hoe de voorziening op systematische wijze, gegevens over de kwaliteit van de zorg verzamelt en registreert. De voorziening moet eveneens beschrijven hoe ze de gegevens aanwendt om kwaliteitsdoelstellingen te formuleren en het stappenplan om deze doelstellingen te realiseren. De voorzienig moet ook aantonen hoe en met welke frequentie geëvalueerd wordt, of de doelstellingen bereikt worden en welke de stappen zijn die ze onderneemt als de doelstellingen niet bereikt worden. De zelfevaluatie die de voorziening uitvoert bevat een evaluatie van de volgende processen:  De cliëntgerichte processen  De personeelsgerichte processen  De organisatiegerichte processen In De Klimroos hebben we ervoor gekozen om de strategiekaart als methodiek te gebruiken om de zelfevaluatie vorm te geven. Er gaat gewerkt worden in een cyclus van vijf jaren. 1

JAAR 1

Het eerste jaar is het opstartjaar, waarbij gegevens verzameld worden om de strategiekaart op te stellen. Deze informatie omvat input vanuit zowel de zorggebruikers als vanuit het personeel en halen we o.a. uit: - Het algemene tevredenheidsonderzoek van de zorggebruikers - De permanente tevredenheidsbevraging van de zorggebruikers - Tevredenheidsbevraging personeel - Klachten zorggebruikers - Inspectieverslagen - Balanced score card vzw Stijn - Eindevaluatie van de vorige strategiekaart van De Klimroos Na het verzamelen van deze gegevens, wordt de strategiekaart opgesteld. In de strategiekaart zijn er drie grote delen, ook wel doelstellingen genoemd, met name de cliëntgerichte, de personeelsgerichte en de organisatiegerichte doelstelling. Per doelstelling worden een aantal hefbomen geformuleerd, deze omschrijven acties die we gaan ondernemen om die bepaalde doelstelling te bereiken. Per hefboom wordt ook een indicator omschreven, deze dient om te meten hoe goed we scoren op deze hefboom. 2

JAAR 2

In het tweede jaar focussen we ons op één van de doelstellingen, namelijk de cliëntgerichte doelstelling. In dit jaar worden volgende stappen ondernomen: - We werken aan de acties omschreven in de strategiekaart, die horen bij de doelstelling ‘cliëntgerichte processen’. - We herbekijken de procedures van het kwaliteitshandboek, gelinkt aan de doelstelling ‘cliëntgerichte processen’. - In de loop van het jaar evalueren we indicatoren van de hefbomen van de volledige strategiekaart. Op basis van de resultaten kunnen er bijsturingen gemaakt worden naar het komende jaar toe.

JAARVERSLAG 2013 - 12

3

JAAR 3

In het derde jaar focussen we ons op een andere doelstelling, namelijk de personeelsgerichte doelstelling. We volgen dezelfde werkwijze zoals beschreven in jaar 2. 4

JAAR 4

In het vierde jaar focussen we ons op de laatste doelstelling, namelijk de organisatiegerichte doelstelling. We volgen dezelfde werkwijze zoals beschreven in jaar 2. 5

JAAR 5

In jaar 5 worden alle scores van alle indicatoren van de volledige strategiekaart over de vier afgelopen jaren geëvalueerd in een eindevaluatie. Indien blijkt dat een doelstelling onvoldoende bereikt is, gebeurt er een grondige analyse:  Welke hefbomen scoren ‘voldoende’ of ‘onvoldoende’?  Wat is de oorzaak van het niet bereiken van de doelstelling?  Kan dit vermeden worden in de toekomst en op welke manier?  Nemen we de doelstelling (eventueel in aangepaste versie) mee naar de volgende jaren? Deze eindevaluatie wordt besproken in verschillende organen, zoals o.a. de Gebruikersraad, teamvergaderingen en de Raad van Toezicht. In De Klimroos hebben we ervoor gekozen om in juni 2013 te starten in jaar 1, het opstartjaar van de strategiekaart. Tot juni 2014 zijn we dus volop bezig met het verzamelen van gegevens. De nieuwe strategiekaart wordt dan opgesteld tijdens de “directie tweedaagse” op 5 en 6 juni 2014. Om de evoluties van onze zelfevaluatie goed te kunnen opvolgen, kiezen we er ook voor om het jaarlijks overzicht van de beoordelingen op de hefbomen weer te geven in een tabel waar ook de komende jaren toegevoegd kunnen worden. Dit overzicht voor 2012 en 2013 vindt u hieronder. Vermits we ervoor gekozen hebben om een volledige nieuwe strategiekaart op te stellen, zal u de volgende jaren in het jaarverslag een volledig nieuw overzicht kunnen terugvinden volgens de methode die beschreven werd, in een cyclus van 5 jaar.

Familiedag De Vliegden

JAARVERSLAG 2013 - 13

Hefboom

score 2012

score 2013

1. Goede medische zorg uitstekend

Uitstekend

2. Betere bekendheid en uitstekend maatschappelijk draagvlak vergroten 3. Proactief sociaal on- uitstekend dernemen

Uitstekend

4. Tevreden zorggebrui- Uitstekend ker

uitstekend

uitstekend

5. Medewerkers voelen Indicator 1: Indicator 1: zich betrokken Goed voldoende Indicator 2: Indicator 2:voldoende Goed 6. Medewerkers kunnen uitstekend uitstekend competenties ontwikkelen 7. Medewerkers zijn ge- Goed uitstekend engageerd en voelen zich verantwoordelijk. 8. Vrijwilligerswerk ver- uitstekend Uitstekend der uitbouwen 9. Medewerkers krijgen uitstekend de nodige ondersteuning 10. Leidinggevenden specifiek ondersteunen 11. Open communicatie en goede informatiedoorstroom 12. Bewust omgaan met overheids- en alternatieve middelen

uitstekend

voldoende

Indicator 1: uitstekend Indicator 2:voldoende Uitstekend Indicator 2: goed Voldoende

Indicator 1: Indicator 1: uitstekend onvoldoende Indicator 2: Indicator 2: goed goed 13. Een goed werkende Voldoende Voldoende RVT en steunfonds 14. Inspraak in de vzw en uitstekend uitstekend op lokaal en provinciaal vlak 15. Zorgvernieuwing in de Onvoldoende uitstekend werking integreren.

score 2014

score 2015

score 2016

JAARVERSLAG 2013 - 14

HET NIEUWE KWALITEITSHANDBOEK

1

INLEIDING

Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap stelt dat alle voorzieningen over een eigen kwaliteitshandboek moeten beschikken. Het kwaliteitshandboek bevat de richtlijnen van het kwaliteitsbeleid binnen de betrokken voorziening. Naar aanleiding van het Besluit van de Vlaamse regering van 4 februari 2011 betreffende de algemene erkenningsvoorwaarden en kwaliteitszorg van voorzieningen voor opvang, behandeling en begeleiding van personen met een handicap, werd het kwaliteitshandboek van De Klimroos aangepast. In vergelijking met ons “oud” kwaliteitshandboek zijn er heel wat procedures van naam veranderd. Maar ook de structuur werd gewijzigd en aangepast aan de huidige werking, waardoor het volledig “up to date” is. In dit artikel beperken we ons tot de bespreking van de inhoudelijke veranderingen. 2

DE GEWIJZIGDE PROCEDURES

2.1

Procedure “Missie, visie, waarden, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader”

In deze procedure is de strategie toegevoegd in de vorm van de strategiekaart. Eveneens wordt hier een referentiekader toegevoegd rondom grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van zorggebruiker. 2.2

Procedure “De Intake”

Hier wordt er een naamswijziging doorgevoerd in een aantal documenten. De vroegere term individuele dienstverleningsovereenkomst wordt vervangen door het Protocol van Verblijf. De term individuele dienstverleningsovereenkomst verdwijnt in het nieuwe systeem niet, maar wordt voor een nieuw document gebruikt (cfr. infra). Bij opname wordt er een Protocol van Verblijf schriftelijk afgesloten tussen de gebruiker en De Klimroos alvorens tot opvang, behandeling of begeleiding over te gaan. Dit is een overeenkomst die opgemaakt wordt tussen de zorggebruiker en de voorziening. Het vroegere Reglement van Orde wordt vervangen door het Charter Collectieve rechten en plichten. Dit Charter omvat de wettelijke bepalingen van de Vlaamse regering tot vaststelling van algemene erkenningsvoorwaarden van de voorziening. Aan het Protocol van Verblijf wordt een nieuw document toegevoegd, met name de Individuele Dienstverleningsovereenkomst. Dit document verschilt van de vroegere individuele dienstverleningsovereenkomst (dat vervangen wordt door het Protocol van Verblijf, cfr supra), het gaat inhoudelijk om volledig nieuw document. In deze individuele dienstverleningsovereenkomst wordt zeer concreet beschreven welke zorg geboden wordt door de voorziening en welke zorg de zorggebruiker zelf opneemt. Niet alleen de naam wijzigde, ook inhoudelijk waren er veel aanpassingen nodig. Alle zorggebruikers werden gevraagd beide documenten opnieuw te ondertekenen. 2.3

Procedure “Het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het zorgplan”

Deze loopt als volgt:  Na opname wordt binnen zes maanden de individuele dienstverleningsovereenkomst opgemaakt.  Tijdens de eerste vergadering rond de begeleiding van de zorggebruiker, wordt het zorgplan (bestaande uit het handelingsplan en het dossier) opgesteld. Aan het zorgplan wordt de reeds opgestelde individuele dienstverleningsovereenkomst toegevoegd. De vergadering heeft plaats binnen het half jaar na de opname. De zorggebruiker (indien mogelijk), en minstens de zorgcoördinator, sociaal assistent en de aandachtsbegeleider nemen hieraan deel. Belangrijke derden en de wettelijke vertegenwoordiger kunnen hierop ook aanwezig zijn.  Het zorgplan dient door de zorggebruiker of wettelijke vertegenwoordiger ondertekend te worden.

JAARVERSLAG 2013 - 15

2.4

Procedure “Het afhandelen van klachten van gebruikers”

In deze procedure wordt een onafhankelijke derde toegevoegd. Zij kan de zorggebruiker bijstaan in geval van betwisting in verband met ontslag en beëindiging van de ondersteuning. 2.5

Procedure “Het voorkomen, detecteren en gepast reageren op grensoverschrijdend gedrag”

Deze procedure wordt grotendeels herschreven. Aan de procedure wordt een referentiekader toegevoegd en er wordt gewerkt met een registratiesysteem. Dit registratiesysteem dient om op een vlotte manier gegevens door te spelen aan het centrale meldpunt (tel. 1712). Naast de aandacht voor het slachtoffer is er in de nieuwe procedure ook aandacht voor de dader. Ook de nazorg neemt een belangrijkere plaats in. 2.6

Nieuwe procedure “De tijdelijke afzonderingsmaatregelen”

Nieuw is de procedure rond “De tijdelijke afzonderingsmaatregelen’. De procedure gaat enkel over het afzonderen in enge zin. We spreken van ‘afzonderen in enge zin’ wanneer we iemand ‘afzonderen’ in een afzonderlijke ruimte (vb. time-out, slaapkamer, …) met gesloten deur. Voor beschrijving van afzonderen in brede zin, en andere vormen van vrijheidsbeperkende maatregelen (bv fixatie, corrigerende maatregelen, gedragsbeïnvloedende medicatie,..) wordt verwezen naar het referentiekader vrijheidsbeperkende maatregelen. 2.7

Nieuwe procedure “De zelfevaluatie”

De laatste procedure van het kwaliteitshandboek ‘de zelfevaluatie’ is ook volledig nieuw. Aangezien dit een omvangrijke wijziging inhoudt, wordt deze beschreven in het vorig artikel van het jaarverslag.

De Open Poort op kamp in Texel

JAARVERSLAG 2013 - 16

3

STRUCTUUR

De nieuwe volledige structuur van het kwaliteitshandboek ziet er als volgt uit:

1° De structuur van het kwaliteitshandboek 2° De beschrijving van het aanbod van de voorziening 3° Het kwaliteitsbeleid: missie, visie, waarden, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader 4°.a) De organisatiestructuur 4°.b) Het overzicht en werking van de overlegorganen 4°.c) De deelname aan externe overlegorganen 4°.d) Het inzetten van de middelen 4°.e) Het beheren van documenten van het kwaliteitshandboek 4°.f) 1) De intake 4°.f) 2) Het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het zorgplan 4°.f) 3) Het beëindigen van de ondersteuning 4°.f) 4) Het organiseren van het collectief overleg met de gebruikers 4°.f) 5) Het afhandelen van klachten van gebruikers 4°.f) 6) Het voorkomen, detecteren van en gepast reageren op grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers 4°.f) 7) De tijdelijke afzonderingsmaatregelen 4°.g) De organisatiegerichte processen 4°. g) 1) Het vormen, trainen en opleiden van het personeel 4°.g) 2) Het selecteren en aanwerven van het personeel 4°.g) 3) Het ondersteunen en evalueren van het personeel 5° De zelfevaluatie

JAARVERSLAG 2013 - 17

VERBETERPROJECT Cognitieve benadering No two brains are identical, Similarly no two brains are damaged in exactly the same way (Mateer & Ruff, 1990) 1

INLEIDING – THEORETISCH KADER EN VISIE

Binnen het werken (in een leefgroep of in het dagcentrum) met personen met een niet- aangeboren hersenletsel is het opvallend dat bepaalde cognitieve vaardigheden minder adequaat werken dan voorheen. Dit is, naast tal van andere veranderingen (gedragsverandering, persoonlijkheid die verandert,…), eigen aan het leven met een niet- aangeboren hersenletsel. Vaak hebben onze bewoners en deelnemers het moeilijk met dingen te onthouden voor lange tijd en hebben ze nood aan geheugensteuntjes of een herinnering. Daarnaast is het richten van de aandacht of de aandacht verdelen over meerdere dingen tegelijk zeer moeilijk geworden. De persoon geraakt snel afgeleid en moet hierin ondersteund worden bij het afwerken van een taak of oefening. Ten slotte blijkt het voor personen met NAH niet gemakkelijk te zijn om zaken te organiseren en te plannen (executieve functies). Ze geraken vlug het overzicht kwijt of missen de doelgerichtheid bij het uitvoeren van handelingen. De mate waarin personen het meer of minder moeilijk hebben met deze cognitieve vaardigheden, zit vervat in de cognitieve benadering zoals omschreven door het Cognitive Disabilities Model (CDM). De afgelopen twee jaar (2012-2013) stond de cognitieve benadering centraal in alle groepen van De Klimroos. Het model laat ons toe om het gedrag van de zorggebruikers beter te kunnen begrijpen. Op die manier kan de zorg geoptimaliseerd worden en aangepast worden naargelang de noden van de bewoner of deelnemer. Met andere woorden, ook de verwachtingen van de begeleiding worden beter aangepast volgens het specifieke level waarop de zorggebruiker functioneert. De nadruk van dit denkkader ligt niet op de cognitieve stoornissen, maar eerder op de gevolgen ervan in het dagelijkse leven. Op die manier hopen we de zorg op maat te kunnen optimaliseren. 2

VERLOOP PROJECT

De uiteindelijke doelstelling is om deze denkwijze volledig te implementeren binnen de dagdagelijkse werking van De Klimroos. Om dit doel te bereiken, werd het verloop van het project opgedeeld in verschillende fasen. Binnen de eerste fase werd voldoende tijd genomen om het personeel bij te scholen en in te werken binnen het denkkader. Er werd deelgenomen aan externe vormingen en ook intern vonden diverse vormingsmomenten plaats. Vervolgens werd aan iedere aandachtsbegeleider een vragenlijst bezorgd (RTI- expanded) die toeliet de bewoners en deelnemers in te schalen volgens het cognitieve model. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen 6 levels, gaande van goed cognitief functioneren (level 5 – 6) tot volledige uitval (level 1 – 2). Na de inschaling is het mogelijk om een adviesfiche op te stellen. Deze fiche geeft bondig weer wat eigen is aan het level van de ingeschaalde zorggebruiker. Daarnaast zijn er ook tips en adviezen hoe je hiermee kan omgaan in het dagelijkse leven (ADL, leervermogen, dagbesteding,…). Na elke inschaling werd de adviesfiche op de teamvergadering besproken, zodat de rest van het team op de hoogte was van de cognitieve mogelijkheden van de zorggebruiker. In januari 2014 namen we de laatste vragenlijsten af en kon deze tweede fase afgesloten worden. Na de basisvorming en inschaling konden we met de teams aan de slag aan de hand van het cognitieve denkkader. In de derde fase, die startte in januari 2014, willen we dit denkkader levendig maken op de werkvloer. Als we, bij het opstellen van handelingsplannen en verwachtingen binnen het dagelijkse leven, automatisch rekening kunnen houden met de cognitieve mogelijkheden van de zorggebruiker, kan zorg op maat gegarandeerd worden. De teamvergaderingen zijn hiervoor een belangrijke eerste stap, om het daarna te implementeren op de werkvloer binnen de leefgroepen en de dagcentra.

JAARVERSLAG 2013 - 18

3

EVALUATIE PROJECT  

3.1

Actiepunten 

 3.2

In de loop van 2012- 2013 werd iedere zorggebruiker ingeschaald met een bijbehorende adviesfiche. Het levendig maken van dit model is nog een belangrijk werkpunt. We hopen dat de personeelsleden het komende jaar nog meer voeling krijgen met het cognitieve denkkader. Zij zien er reeds de meerwaarde van in, gezien het model hen duidelijke handvaten biedt in de dagelijkse werking met de zorggebruiker. Het actief denken in functie van de levels kan nog geoptimaliseerd worden.

Aan de hand van schema’s en korte samenvattingen op de teamvergaderingen wordt het model visueel gemaakt. Dit bevordert het denken volgens de levels bij het bespreken van de zorggebruikers op team. Bij het voorstellen van de zorggebruiker op de teamvergadering, wordt eerst het level vermeld. Getuigenissen van personeelsleden

Onderstaande getuigenissen geven de vooruitgang en de meerwaarde van dit verbeterproject van de afgelopen jaren mooi weer:

Patricia, Vliegden Noord: Na enkele jaren bezig te zijn met de cognitieve benadering hebben we toch een andere kijk gekregen op het kunnen, kennen en mogelijkheden van de deelnemers. We staan er bij stil dat het soms onmogelijk is om dingen te doen of af te werken. We hebben het cognitieve geïntrigeerd in onze werking en willen dit verder optimaliseren. Binnen het werken met het handelingsplan willen we ook het cognitieve centraal zetten. We hebben er al bij stilgestaan om ook andere hulpverleners vb. zelfstandige, logo, kiné op de hoogte te stellen van de cognitieve mogelijkheden en zo onze kennis die we in de afgelopen jaren opdeden te delen met hen. Wat voor ons soms zo vanzelfsprekend is, is het vaak voor onze deelnemers niet. Als je kennis breder is dan is het werken met de deelnemers ook aangenamer. Zo worden ze niet overvraagd en gekwetst als er eens dingen niet lukken. Het is belangrijk dat we een positief zelfbeeld houden . We zijn erg gegroeid door de inschalingen die we de laatste jaren gedaan hebben en er bijna op iedere vergadering even bij stil te staan. We gebruiken de handvaten en tips die we aangereikt krijgen vb.: gebruik agenda, maken van een stappenplan, werken met pictogrammen. We kunnen nog veel bijleren maar zijn toch al een eindje op weg om in de dagdagelijkse werking de mensen beter te begrijpen en te ondersteunen.”

Katrien, Mistel 2: “Het verruimt onze blik als het aankomt op wat onze bewoners aankunnen. Het is een verdiepende manier van kijken naar hen, hun mogelijkheden en beperkingen. Zeer nuttig om naar terug te grijpen tijdens een overleg, wanneer we vastlopen in een situatie en een andere insteek nodig is.”

JAARVERSLAG 2013 - 19

VTO-OVERZICHT DE KLIMROOS 2013

Binnen de gezondheidszorg staat continue evolutie en innovatie centraal. Constant worden nieuwe visies en methoden ontwikkeld om de zorg voor de gebruikers te optimaliseren. Om deze zorg op maat te kunnen blijven garanderen, is het belangrijk dat geïnvesteerd wordt in de vorming, training en opleiding van de personeelsleden van een voorziening. De Klimroos draagt VTO hoog in het vaandel. De reeds verworven kennis kan aan de hand van bijscholing opgefrist en aangeboord worden. Nieuwe competenties kunnen ontwikkeld worden en oude methoden uitgedaagd. Met andere woorden, VTO blijkt een belangrijke pijler binnen het verwezenlijken van goede zorg voor de zorggebruikers. Vorming kan op diverse manieren gerealiseerd worden. Zo kan een personeelslid extern deelnemen aan een studiedag, cursus of symposium. Maar er is ook mogelijkheid om een expert uit te nodigen op een teamvergadering, of om met je hele team te investeren in bijscholing rond een specifiek thema in de instelling. We prikkelen de personeelsleden om op zoek te gaan naar eigen vormingsnoden en wensen. Daarnaast wordt er ook een advies geformuleerd op basis van werk- en functioneringsgesprekken. Het VTO overzicht van De Klimroos in 2013 wordt weergegeven aan de hand van twee parameters, namelijk het gemiddeld aantal uren vorming per personeelseenheid enerzijds en anderzijds de totale vormingskost. 1

HET GEMIDDELD AANTAL UREN VORMING PER PERSONEELSEENHEID (FTE)

Gemiddelde per FTE 40 35 30 25 20 15 10

Gemiddelde per FTE

5 0

I n 2013 heeft een personeelslid gemiddeld 22,47 uren vorming gevolgd. Deze score is vergelijkbaar met die van vorige jaren (2012: 24,56, 2011: 29,71), hoewel er sprake is van een lichte daling. De scores zijn allen goed tot uitstekend (>= 14 uren). Enkel “logistiek” en “therapeuten” vallen onder het gemiddelde. Deze lage score is te verklaren aan het lage aantal personeelsleden die binnen deze groep gecategoriseerd worden (in totaal drie personen). In 2013 werd verder geïnvesteerd in de leidinggevenden en de hoofden (in navolging van het jaar 2012). Een leidinggevende volgde in 2013 gemiddeld 20,5 uren vorming, hetgeen een uitstekende score betekent. Het investeren in dergelijke vorming verklaart de hoge score die “directie” krijgt in bovenstaande grafiek. We kunnen hieruit besluiten dat De Klimroos veel belang hecht aan VTO en hiermee bijdraagt aan de verdere ontwikkeling en groei van zijn personeelsleden. Vooral ook het actiepunt om de hoofden meer te ondersteunen komt duidelijk tot uiting.

JAARVERSLAG 2013 - 20

10 jaar De Klimroos “De Foute dag” Beelden zeggen meer dan woorden!

JAARVERSLAG 2013 - 21

JAARVERSLAG 2013 - 22

2

DE GEMIDDELDE VORMINGSKOST PER PERSONEELSEENHEID (FTE)

Gemiddeld budget per FTE 160 140 120 100 80 60 budget per fte

40 20 0

De totale gemiddelde vormingskost per FTE voor De Klimroos bedraagt 46,96 euro (2103,5/44,79). 3

BUDGET

In 2013 werd er 2103,50 euro besteed aan opleidingen (enkel de kost van de opleidingen, zonder de vervoerskost en de extra kosten). De totale vormingskost (met vervoerskost en andere extra kosten) bedraagt 5215,15 euro. Vanuit het VAPH had De Klimroos recht op 2310,45 euro vormingsbudget. Daarnaast hadden we ook nog 839,0 euro VIVO-middelen te besteden aan vorming. Dit brengt het totale vormingsbudget op 3149,45 euro. Om de totale vormingskost te financieren is er dus een tekort van 2065,7 euro, per “kop” grofweg een 40 euro. Een kost die De Klimroos graag draagt omdat we sterk geloven in het feit dat opleiding in sterke mate bijdraagt tot het verhogen van de kwaliteit van de zorgverlening en de werknemers motiveert om het beste van zichzelf te geven.

Directieteam De Klimroos

JAARVERSLAG 2013 - 23

JAARVERSLAG 2013 - 24

1

BEWONERS EN DEELNEMERS

1.1

Bewoners/deelnemers naar leeftijd en opvang

Tabel 1:

Aantal personen ingeschreven naar leeftijd en geslacht op 31 december 2013

2013

WOONOPVANG

LEEFTIJD

Verzekering Convenanten + overbruggingsNursingtehuis zelfbetalend zorg en persoonsvolgend

man vrouw man vrouw man

0 - 3 jaar 4 - 12 jaar 13 - 20 jaar + 21 jaar

Totaal Woonopvang Dagopvang

9

8

17

6

1

7

DAGOPVANG

DPA

DIO

Dagcentrum Verzekering Totaal

vrouw man vrouw man vrouw man vrouw man vrouw

3

2

5

3

3

6

2

1

13

6

1

0

3 19

1

Deze tabel bevat gegevens van 52 bewoners aanwezig op 31/12/2013. Er zijn 6 personen die onder meerdere stelsels vallen. Vb. erkenning dagcentrum en zelf betalend wonen, erkenning dagcentrum en convenant wonen. De personen die hun personeelsmiddelen betalen via hun verzekering, vallen niet onder onze Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) erkenning, of een ander door het VAPH voorzien subsidiëringsysteem. Van de in totaal 33 verschillende personen, vermeld onder ‘woonopvang’, nemen er ook nog eens 17 personen, meestal deeltijds, deel aan de dagactiviteiten in de dagcentra (niet onder erkenning). Van de 20 deelnemers dagopvang, komen er 16 deeltijds en 4 voltijds.

58

58 38 20

JAARVERSLAG 2013 - 25

1.2

Bezettingsgraad en aanwezigheidsgraad binnen erkenning nursingtehuis + dagcentrum

Tabel 2:

Gemiddeld aantal bewoners/deelnemers, per afdeling in 2013 Evolutie van de bezettingsgraad en aanwezigheidsgraad per afdeling in procent WOONOPVANG

DAGOPVANG

Nursingtehuis

Dagcentrum

Erkenning (1)

ALGEMEEN TOTAAL

17

14

31,00

Gemiddeld aantal ingeschrevenen (2)

16,75

14,58

31,33

Gemiddeld aantal aanwezigen (3)

15,90

11,58

27,48

Aantal dagen dat men gemiddeld aanwezig is in de instelling (4)

346,77

199,38

278,07

Bezettingsgraad 2013 (5)

98,53

104,14

101,06

Aanwezigheidsgraad 2013 (6)

93,53

82,71

88,65

Bezettingsgraad 2012 (5)

97,58

98,71

98,08

Aanwezigheidsgraad 2012 (6)

88,08

82,21

84,92

Nota (1) De instelling is erkend voor 17 bedden nursingtehuis en voor 14 plaatsen dagcentrum. (2) Totaal aantal onderhoudsdagen/365 (3) Totaal aantal aanwezigheidsdagen/365 voor de woonopvang Totaal aantal aanwezigheidsdagen/251 voor de dagopvang (4) Totaal aantal aanwezigheidsdagen/gemiddeld aantal ingeschrevenen (5) (Gemiddeld aantal ingeschrevenen/erkenning) x 100 (6) (Gemiddeld aantal aanwezigen/erkenning) x 100 1.3

Aanwezigheden buiten erkenning nursingtehuis en dagcentrum

Tabel 3:

Gemiddeld aantal bewoners/deelnemers, per afdeling in 2013 WOONOPVANG

DAGOPVANG

Noodsituatie

RTH

Verzekering

Zelfbetalende

Convenanten

PAB

DIO

TOTAAL

Verzekering

TOTAAL

ALGEMEEN TOTAAL

4

1

3

5

5

6

3

27

1

1

28

Aanwezigheidsdagen

280

12

945

825

1,571

1,584

1,095

6,312

100

100

6,412

Gemiddeld aantal aanwezigen (1)

0,77

0,03

2,59

2,59

4,30

4,34

3

17,29

0,40

0,40

17,69

Aantal bewoners

Nota (1) Totaal aantal aanwezigheidsdagen/365 voor de woonopvang Totaal aantal aanwezigheidsdagen/251 voor de dagopvang (2) DIO is erkend voor 190,465 punten

JAARVERSLAG 2013 - 26

2

PERSONEELSTATISTIEKEN

2.1

Personeelsleden

Tabel 4:

Aantal personeelsleden per looncategorie op 31 december 2013

Administratie en directie - Administratief personeel * Klasse 1 * Klasse 2 - Directeur * Onderdirecteur * Directeur < 13 bedden * Directeur < 30 bedden * Directeur < 60 bedden * Directeur + 90 bedden

Artsen, paramedici, licentiaten, sociaal werkers - Ergotherapeut - Logopedist - Geneesheer * Omnipracticus * Specialist - Kinesitherapeut - Licentiaat psychologie - Licentiaat pedagogie - Licentiaat orthopedagogie - Sociaal werker - Hoofd paramedisch - Hoofd maatschappelijk assistent

Onderhoudspersoneel - Logistiek klasse 4 - Logistiek klasse 3 - Logistiek klasse 2

Opvoedend en verzorgend personeel - Begeleidend en verzorgend personeel * Klasse 3 * Klasse 2B * Klasse 2A * Klasse 1 * Hoofdopvoeder - Opvoeder-groepschef - Gebrevetteerde verpleger - Verpleger A1

ALGEMEEN TOTAAL

2012

2013

1 1

1

1

1

----3

----2

5 1

5 1

1

1

1

1

----8

----8

2 1 4 ----7

1 3 3 -----7

1

1 18 18 5 1 1

----41

-----44

59

61

14 21 5

Verhouding lonen uitbetaald aan personeel dat direct met bewoners werkt / totaal lonen = 87,97 %.

JAARVERSLAG 2013 - 27

Tabel 5:

Aantal personeelseenheden op 31 december 2013 naar geslacht en aard van het contract

Bedienden Vrouwen Mannen V.T. D.T. V.T. D.T.

Totaal

% aantal D.T.

31.12.2009

8

16,79

4

/

28,79

58,31 %

31.12.2010

12

18,31

6

1,58

37,89

52,49 %

31.12.2011

10

20,93

7

1,58

39,51

56,97 %

31.12.2012

16

23,17

6

2,47

47,64

53,82 %

31.12.2013

12

25,51

8

3,22

48,73

58,96

Nota V.T. = voltijds D.T. = deeltijds

Personeelsfeest De Klimroos

JAARVERSLAG 2013 - 28

Tabel 6: Gemiddeld aantal uitbetaalde personeelseenheden vergeleken met het subsidieerbaar kader voor een erkenning van 17 nursingtehuis en 14 dagcentrum in 2013 + personeelseenheden uitbetaald via budgetten. Wettelijk maximum kader Bezoldigd VAPH - dagprijs Directeur Opsteller Werkliedenpersoneel Geneesheer Geneesheer (prestaties) Licentiaten Paramedisch Kinesisten (remgelden) Maatschappelijk werker Opvoedend en verzorgend Opvoeder-groepschef Bijzonder personeel Totaal VAPH

2,0000 2,5000 6,3204 0,3230

Subsidieerbaar kader na personeelsstop

In dienst (1)

1,9900 2,0000 6,0371

1,9704 2,0594 6,0192

0,4033 14,2214 0,8000 0,2833

0,2260 0,3736 2,6342 0,1364 0,4016 13,6509 0,7498 0,1644

0,2260 0,3568 2,6071 0,1365 0,4012 13,6393 0,7343 0,1464

30,1480

28,3641

28,2966

0,3766 2,9200

Uitbetaald via budgetten Convenanten

3,6658

DPA

3,2152

DIO

2,8196

Sociale Maribel

2,3939

Verzekering + zelfbetalende

6,3141

Zware beroepen

0,6754

Chauffeur

0,4474

Totaal

19,5314

Nota (1 ) In de kolom ‘in dienst’ zijn zowel de zieken (periode gewaarborgd inkomen) als hun vervangers opgenomen. Het gaat om 0,2973 voltijdse equivalenten voor personeelsleden Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) – dagprijs.

JAARVERSLAG 2013 - 29

2.2 Tabel 7: 2.2.1

Personeelsverloop Personeelsverloop volgens functie Instroomratio 2013

Doel: zicht krijgen op groei, vernieuwing van de organisatie. Formule = som van aantal verschillende aangeworven kandidaten in 2013 x 100 Aantal werknemers op 31.12.2013 Tweemaal aanwerving van dezelfde persoon in hetzelfde jaar geldt als 1 aanwerving. Stafpersoneel

4 x 100 = 40,00 10

Leefgroeppersoneel

6 x 100 = 13,64 44

Civiele Diensten

2 x 100 = 28,57 7

2.2.2

Uitstroomratio 2013

Doel: zicht krijgen op globale uitstroom. Formule = som van aantal verschillende uitdiensttredingen in 2013 x 100 Aantal werknemers op 31.12.2013 Tweemaal uit dienst van dezelfde persoon in hetzelfde jaar geldt als 1 uitdiensttreding. Stafpersoneel

1 x 100 = 10,00 10

Leefgroeppersoneel

9 x 100 = 20,45 44

Civiele Diensten

2 x 100 = 28,57 7

JAARVERSLAG 2013 - 30

Tabel 8:

Afwezigheidscoëfficiënt per oorzaak en per functie

Stafpersoneel

Leefgroeppersoneel

Civiele diensten

Totaal

D.T.

V.T.

D.T.

V.T.

D.T.

V.T.

Arbeidsongevallen

0

0

0,04

1,14

0

12,26

0,20

Zwangerschap en ziekte i.v.m. zwangerschap

5,44

16,69

10,74

5,46

0

0

10,45

Ziekte

1,75

0,64

3,26

11,33

17,67

1,92

4,13

Totaal

7,19

17,33

14,04

17,93

6,79

14,18

14,78

Nota Afwezigheidcoëfficiënt = aantal afwezigheidsdagen x 100 aantal tewerkstellingsdagen

2.3

Arbeidsongevallen

Tabel 9:

Evolutie van de frequentiegraad, werkelijke ernstgraad en globale ernstgraad van de arbeidsongevallen

Frequentiegraad

Werkelijke ernstgraad

Globale ernstgraad

2009

73,42

0,56

0,56

2010

19,46

2,04

2,04

2011

52,52

1,03

1,03

2012

31,39

0,50

0,50

2013

0

0

0

Aantal weg-werkongevallen: 1

JAARVERSLAG 2013 - 31

Kaart 1:

Herkomst van personeelsleden op 31.12.2013

Nederland

/

Totaal

/

ALGEMEEN TOTAAL

Provincie Oost Vlaanderen Provincie Antwerpen Provincie Brabant Provincie Luik

/ / / /

/

Noord-Limburg Maasland West-Limburg Midden-Limburg Zuid-Limburg

54 1 1 5 / 61 61

JAARVERSLAG 2013 - 32

Tabel 10: Personeelsleden > 45 jaar Aantal 2009 2010 2011 2012 2013

10 12 12 12 15

16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 2009

2010

2011

2012

2013

Tabel 11: Gemiddelde leeftijd personeel Aantal 2009 2010 2011 2012 2013

33,10 34,70 34,56 33,85 35,31

35,5 35 34,5 34 33,5 33 32,5 32 31,5 2009

2010

2011

2012

2013

JAARVERSLAG 2013 - 33

2.4

Ziekteverzuim

Het welzijn van het personeel is uiterst belangrijk en blijft onze volledige aandacht krijgen. Uiteraard streven we naar een zo laag mogelijk ziekteverzuim. De Bradford Factor = frequentie van de ziektedagen in het kwadraat x het aantal dagen ziek.

2013

2012

2011

Vzw Stijn (% onder de 70)

83,1

82

75

Klimroos (% onder de 70)

80,8

77

75

Gemiddeld aantal ziekteperiodes/werknemer

1,41

1,28

1,38

Gemiddeld aantal ziektedagen (incl. langdurige ziektes)

9,7

15,6

17,96

Medewerkers die boven onze norm van 110 zitten

15%

21%

23%

Van de 78 personeelsleden die in dienst waren in 2013, zijn er 5 met extreem hoge scores van boven de 1100. Met deze mensen is een gesprek gevoerd. De vrouwen hebben gemiddeld meer dan 2 keer zoveel ziektedagen. (geen langdurige ziektes of zwangerschapsrust meegerekend) dan de mannen. Uiteindelijk rekenen we binnen de vzw Stijn met percentielen. Hier scoren we “voldoende” en zitten net onder het gemiddelde binnen de vzw Stijn. 80,8 is het percentage klimroospersoneelsleden met een Bradfordscore van onder de 70. Dit wil zeggen dat 19,20 procent van de mensen een score heeft van 71 of hoger.

JAARVERSLAG 2013 - 34

JAARVERSLAG 2013 - 35

ACTIVA

31.12.13

31.12.12

31.12.11

VASTE ACTIVA

4.060.376,14

4.257.859,01

4.439.163,94

2

VASTE ACTIVA

4.060.376,14

4.257.859,01

4.439.163,94

22 23 24

Terreinen en gebouwen Installaties, machines en uitrusting Meubilair en rollend materieel

3.706.782,63 42.996,85 310.596,66

3.906.936,96 16.579,66 334.342,39

4.101.325,56 12.004,54 325.833,84

VLOTTENDE ACTIVA

696.730,35

616.418,84

622.338,73

4

VORDERINGEN OP TEN HOOGSTE ÉÉN JAAR

583.038,83

365.046,79

566.154,88

40

Handelsvorderingen

290.397,17

240.296,78

161.828,67

41

Overige vorderingen

281.846,73

118.902,83

397.402,36

Werkingsvorderingen Te innen opbrengsten Vorderingen op nevendiensten Borgtochten betaald in contanten

230.424,23 13.810,37 33.338,93 4.273,20

64.676,56 7.906,75 42.046,32 4.273,20

342.174,05 10.449,78 44.766,33 12,20

10.794,93

5.847,18

6.923,85

113.691,52

251.372,05

56.183,85

4.757.106,49

4.874.277,85

5.061.502,67

49

Overlopende rekeningen

5

GELDBELEGGINGEN EN LIQUIDE MIDDELEN

TOTAAL ACTIVA

JAARVERSLAG 2013 - 36

PASSIVA

31.12.13

31.12.12

31.12.11

EIGEN VERMOGEN EN VREEMD VERMOGEN OP MEER DAN ÉÉN JAAR

2.613.557,67

2.792.919,57

3.017.622,54

1

EIGEN VERMOGEN EN VREEMD VERMOGEN OP MEER DAN ÉÉN JAAR

2.613.557,67

2.792.919,57

3.017.622,54

10 12 14 15 16 17

Fondsen van de vereniging Herwaarderingsmeerwaarden Overgedragen resultaat Kapitaalsubsidies Voorzieningen Schulden op meer dan één jaar

454.799,32 427.376,81 296.025,55 1.228.679,26 43.741,94 162.934,79

425.451,94 454.034,19 395.914,42 1.300.245,18 42.944,94 174.328,90

395.164,56 480.691,57 512.065,67 1.371.811,13 49.333,30 208.556,31

VREEMD VERMOGEN

2.143.548,82

2.081.358,28

2.043.880,13

4

SCHULDEN OP TEN HOOGSTE ÉÉN JAAR

2.143.548,82

2.081.358,28

2.043.880,13

42

Schulden op meer dan één jaar die binnen het jaar vervallen

11.394,11

10.922,36

17.058,46

43

Financiële schulden

1.309.000,00

1.309.000,00

1.309.000,00

44

Handelsschulden

39.783,53

28.644,61

137.045,70

45

Schulden m.b.t. belastingen, bezoldigingen en sociale lasten

571.972,28

534.466,91

436.920,82

BTW Belastingen Bezoldigingen en sociale lasten

0,00 97.083,86 474.888,42

0,00 78.978,36 455.488,55

154,35 60.192,14 376.574,33

Overige schulden

29.827,09

12.595,47

960,00

Schulden VAPH Borgtochten ontvangen in contanten Andere diverse schulden

0,00 850,25 28.976,84

9.772,97 922,50 1.900,00

0,00 960,00 0,00

181.571,81

185.728,93

142.895,15

4.757.106,49

4.874.277,85

5.061.502,67

48

49

Overlopende rekening

TOTAAL PASSIVA

JAARVERSLAG 2013 - 37

RESULTAATREKENING Over de periode 1 januari tot en met 31 december

2013

2012

2011

I

WERKINGSOPBRENGSTEN

3.233.652,06

2.723.319,50

2.510.568,93

70 73 74

Werkingsopbrengsten Subsidies en giften Andere werkingsopbrengsten

565.628,01 2.363.001,09 305.022,96

545.410,47 1.962.142,58 215.766,45

510.403,74 1.796.464,61 203.700,58

II

WERKINGSKOSTEN

3.366.425,24

2.884.249,68

2.538.388,61

60 61 62 63 64

Handelsgoederen Diensten en diverse goederen Bezoldigingen en sociale lasten Afschrijvingen Andere werkingskosten

211.952,81 235.443,54 2.602.438,90 289.039,84 27.550,15

186.759,58 167.109,62 2.237.829,03 272.906,63 19.644,82

151.551,25 140.550,84 1.923.425,23 308.152,06 14.709,23

III

WERKINGSRESULTAAT

-132.773,18

-160.930,18

-27.819,68

IV

FINANCIËLE OPBRENGSTEN

89,97

129,89

1.306,12

Andere financiële opbrengsten

89,97

129,89

1.306,12

FINANCIËLE KOSTEN

8.787,78

6.070,96

7.249,70

Kosten van schulden Andere financiële kosten

8.225,50 562,28

5.505,60 565,36

5.698,11 1.551,59

-141.470,99

-166.871,25

-33.763,26

V

VI

RESULTAAT UIT DE GEWONE ACTIVITEIT

VII

UITZONDERLIJKE OPBRENGSTEN

45.031,56

56.142,51

18.032,07

Andere uitzonderlijke opbrengsten

45.031,56

56.142,51

18.032,07

3.449,44

5.422,51

13.109,71

3.449,44

5.422,51

13.109,71

-99.888,87

-116.151,25

-28.840,90

VIII UITZONDERLIJKE KOSTEN Uitzonderlijke kosten

IX

RESULTAAT VAN HET BOEKJAAR

JAARVERSLAG 2013 - 38

OPBRENGST MUSIC FOR LIFE 2013 – DE KLIMROOS

De Wiek: ½ Music for De Haag en De Wiek

3750,00 euro

Vliegden Oost: zelfgemaakte fleecedekens

599,63 euro

Vliegden Oost: Wafelverkoop

492,20 euro

De Open Poort: Parfumactie & kerstmarkt

574,10 euro

Vliegden Noord: soepverkoop op bestelling

898,00 euro

Directie: Fietsen op hometrainers Mistel 1: Valentijnsquiz De Wiek: wafels bakken

1130,13 euro 830,65 euro 40,00 euro 8314,71 euro