Řízení znalostí, týmová spolupráce a vyhledávání ve velkých a středních firmách Aleš Chudý, ředitel divize IW Seminář pro manažery Bratislava 29.4.2008
Agenda:
Měnící se svět kolem nás Trendy Jediný svět byznysu Požadavek neustálé pohotovosti
Odpověď Zjednodušit spolupráci lidí Zlepšit informace o firmě a sdílení znalostí
Průhlednost podnikání
Chránit a spravovat informace
Tlak na náklady
Snižovat náklady při zachování bezpečnosti 3
Lidé jsou hlavní konkurenční výhodou Ale mají nástroje, které potřebují...?
na uzavření velkého obchodu? najít ty nejlepší zákazníky?
udělat ten závěrečný krok? najít rychle vše, co potřebují? dostihnout důležitého experta?
4
Každý kontakt se zákazníkem hraje roli... ...bohužel loajalita je ovlivněná nejhorší zkušeností
+ Nadšení
Reklama
Vztah zákazníka k firmě
Příjemný obchodní zástupce
Dodávka zdarma Objednávka
Čekání na helplince
Zastaralé stránky ...nemá informace o zákazníkovi
_
Spojení s manažerem
Problém s funkčností
Návštěva www stránek
Zloba
Použití výrobku
Technik přijde, ale nemá potřebné informace o problému
3x vysvětlování problému
5
Proč potřebujeme systém na správu informací? Roztříštěnost datových zdrojů
Problematické znovupoužití již vytvořených informací Omezené zabezpečení citlivých informací Neefektivní spolupráce při vytváření informací
Globální regulační opatření Problematická publikace informací
Efektivnost procesů
Riziko nevyhovění předpisům či směrnicím Riziko nesprávné správy obsahu Ztráta kontinuity obchodních případů Neautomatizované procesy publikace obsahu Duplikace obsahu pro publikaci Nesprávné používání firemních standardů
Nedostatečná automatizace procesů Problematická správa velkého množství informací Integrace „obsahu“ a procesů
Týmová spolupráce a informace Jaké informace se ve firmě sdílí?
Strukturované
Formuláře
Workflows
Scorecards
Klasické dokumenty Týmové pracovní prostory
Asynchronní
RSS V reálném čase
Intranet
Wiki
Online Meetingy
Blogy Email Instant Messaging
Ad-Hoc
8
Statistika 20% Strukturované informace
Složení informací v organizaci
Objem nespravovaných informací roste 36% ročně
80% Nestrukturované informace
“7.5% dokumentů se zcela ztratí” “manažeři v USA ztrati v průměru 4 týdny pracovního času hledáním nebo čekáním na netříděné, neoznačené, nesledované „ztracené“ dokumenty “ve velkých organizacích se v průměru každých 12 vteřin ztratí dokument” Zdroj– Cuadra Associates
Přes 90% nových informací je v elektronické podobě.
Nestrukturované informace 90% informací zůstává nezpracováno
Správa informací Správa dokumentů (Document Management) Podpora integrace papírových dokumentů Správa dokumentů Verzování, řízená editace a publikace dokumentů, koš, šablony, typologie obsahu
Zabezpečení Bezpečnost na úrovni jednotlivých položek, podpora informační bezpečnosti
Podpora schvalovacích procesů (workflow) Od základních procesů Po vlastní definované procesy
Vyhledávání Strukturované / nestrukturované zdroje dat
Správa záznamů (Records Management) Správa dokumentů a informací z pohledu organizace Definice politik a pravidel pro správu dokumentů v organizaci Možnost integrace s dalšími systémy
Správa informací - pokračování Správa webového obsahu Dynamická správa webového obsahu řízená uživateli Integrace schvalovacích procesů Vytváření webového obsahu založeného na šablonách Podpora multijazyčnosti Oddělení prezentační vrstvy od vrstvy obsahové
Formulářové služby Automatizace podnikových procesů pomocí formulářových služeb Kontrola správnosti a úplnosti vkládaných dat Napojení na externí datové zdroje Provázání se schvalovacími procesy
Centralizace návrhu a správy formulářů Podpora formulářových služeb v prostředí „webového prohlížeče“
Desatero správy informací Správný mix mezi pravidly a technologiemi 2) Technologie kolem lidí, ne kolem pravidel 3) Infrastruktura pro sdílení znalostí 4) Podpora neformálního sdílení informací a týmové spolupráce 5) Využití social networkingu 6) Systém odměňování 7) Pokročilé vyhledávání 8) Diskusní nástroje 9) Měření využití znalostí 10) Využití naimplementovaných nástrojů 1)
Neschopnost najít informace stojí hodně... Náklady neefektivního vyhledávání # vyhledávání za den Znalostní pracovníci
20
Ostatní pracovníci
18
Počet hodin týdně strávených hledáním
9.5
Roční náklady spojené s neúspěšným hledáním
$5.3 Million * *na 1000 znalostních pracovníků
Zdroje: Verus IDC - Content Technologies Study, 2004–2005; Forrester - The Forrester Wave™
13
Podnikové vyhledávání Práce uživatelů
Informační zdroje
Prostředí IS/IT
Vyhledávání a přistup pouze k obsahu s právy přístupu Automatická oprava syntaxe dotazů, optimalizace duplicit, podpora klíčových slov, thesauru apod. Integrace s nástroji komunikace v reálném čase
Nativní podpora prohledávání nestrukturovaných zdrojů napříč organizací Prohledávání strukturovaných datových zdrojů LOB aplikací a jejich zobrazování v kontextu dalších informací Pokročilé vyhledávání lidí
Jednotná správa, rozšiřitelnost a škálovatelnost řešení Podpora optimalizace vyhledávacího stroje, reportování používání vyhledávacích služeb, jednoduchá úprava uživatelského rozhranní Pokročilý bezpečnostní model
Vyhledávání podle Microsoftu Desktop
Extranet Uživatelé potřebují přístup Informace o lidech Společnost Informace v LOB aplikacích Dokumenty v rámci podnikové sítě i vlastního Divize desktopu
Internet
Tým Jednotlivci Intranet
Business Aplikace (SAP, datové sklady,ECM …)
Vyhledávání na desktopu Zvýraznění vyhledávaných výrazů
Outlook 2007
Pokročilé funkce pro vyhledávání a definici kritérií
Základní vyhledávání
Znalosti jsou ve většině případů u lidí Vyhledávání lidí a expertů na určité téma
RSS feeds to stay up to date on this result
View results by social distance
Refine by common properties
17
Chcete mít ve firmě náklady nebo výnosy? Role IT ve firmě se výrazně mění...
Nákladové středisko
Efektivní nákladové středisko
Partner pro byznys
Konkurenční výhoda
18
© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
