Řízení projektů & project kick-off

Řízení projektů & project kick-off prezentace ČVUT

Jan Beneš, PMP

[email protected] (T: 602-EuroPM)

1

Šíření bez souhlasu autora není povoleno!

Proč „Project Management“? • Není známé jak postupovat • Je známé čeho je třeba dosáhnout • Existují nejistoty a rizika

2


Organizace a projektové řízení

3


Kompetenční oblasti projektu

4


Projektové fáze

5


Agenda • • • • • • • • • • • • •

Projektové řízení – klíč k úspěchu Zahájení a řízení projektu Cíle projektu Obsah projektu Landscape prostředí Podrobné plánování Harmonogram Komunikace a ukládání dokumentů Organizační struktura Principy zajištění kvality Podpůrné projektové plány Řízení rizik a problémů Následující aktivity 6


Project Management – nástroj k dosažení úspěchu detailní příprava a všeobecný souhlas s projekt. plánem

kompetentní tým členové kteří dodají to co slíbí

Klíčové faktory úspěchu úplná otevřenost, průhlednost a sdílení informací

podporující řídící výbor

7


Project Management – nástroj k dosažení úspěchu

Obecné metody řízení každý ví co má dělat a kdy

60%

40%

Speciální metody projektového řízení – znalosti a nástroje (plánování času, rozpočtu, řízení rizik, řízení kvality, řízení smluv atd.)

ALE každá jednotlivá oblast projektového řízení má potenciál – pokud je zanedbaná ZASTAVIT SHOW!

8


Principy projektového řízení • • • •

Definice cílů projektu, obsahu dodávky, identifikace počátečních rizik, předpokladů a omezení Definice strukturovaného plánu projektu (SPP, WBS) Definice odpovědností za aktivity, odhady trvání, zdrojů, nákladů, závislostí, vyhotovení detailního SPP Seřazení aktivit, vyhotovení a optimalizace harmonogramu, vyhotovení cashflow, přidání dalších detailů do SPP

Plánování kvality

•

Plánování komunikace

Plánování rizik

Plánování personálu

Plánování subdodávek

Změny

Provádění a řízení projektu, integrované řízení změn, opravy a nápravy, úpravy projektových plánů 9


Inicializace a plánování projektu zadavatel

analýza Inicializace

Definice obsahu

Dokumenty při inicializaci projektu

Projektový plán

10


Definice cílů projektu • Výstavba souborů elektronických komunikačních zařízení (EKZ) pro zajištění šíření signálu multiplexu veřejné služby DVB-T v síti 1 (vysílací síť pro Českou televizi) • Výstavba souborů elektronických komunikačních zařízení (EKZ) pro zajištění komprese, distribuci a šíření signálu multiplexu CRa DVB-T v síti 2 Českých radiokomunikací • Výstavba souborů elektronických komunikačních zařízení (EKZ) pro zajištění komprese, distribuci a šíření signálu multiplexu CDG DVB-T v síti 3 • Související rekonstrukce vysílacích anténních systémů • Související změny a rekonstrukce v síti ATV

11


Plánování času – hrubý přehled základních fází a závislostí – příklad (celkem 300 aktivit)

13


Plánování komunikace • Informační požadavky od řídícího výboru (stav projektu, otevřené problémy, rizika, stav vyhotovení) • Informační požadavky od veřejnosti, regulátora, zaměstnanců, zákazníků..

• Přístup k informacím (maily, portál) • Pravidelná setkání týmu (???) • Další komunikační požadavky a vyhotovení • komunikační matice (od koho, komu, jak často, obsah..) • Projektový jazyk: čeština 14


Plánování komunikace – ukládání dokumentů - Portál

15


Ukládání dokumentů - struktura

16


Plánování komunikace – sledování aktivit • Plnění aktivit se sleduje s pomocí vykazování stavu v centrálním projektovém serveru

...doplnit obrázek

17


Projektový tým – struktura týmů Supervisoři

Řídící výbor Řídící výbor - Sponzor a akcionáři projektu Martin Roztočil, Kamil Levinský, Jiří Vykydal, Libor Kubišta

Osoby odpovědné za návrh a správnost projektových dodávek. Supervisor je odpovědný za správnost a řízení odborného týmu v projektu.

Jan Beneš Project Managemenent

Supervisor

Tým

1) Sponzor – rozhoduje o rozpočtu 2) Akcionáři – osoby, jejichž strategické zájmy jsou Projektem plněné. Rozděleni dle odborných oblastí Jiří Vykydal, odborná koordinace, Jarosl. Hrdý, projektová podpora

Planning & Tech. Development

Economical

Sales

Legal & Frequencies

Public relations

Realization digital

Realization simulcast analogue

Signal distribution

Network operation

Security

Property manageme nt

User support

Bureš

Horák

Bílý

Tloušťová

Plešková

Bureš

Hamáček

Dudáš

Schmidt

Erben, Jakub

Fiala

Klečka

Jiřík

Kolouch

Doležal

Vopálecký

Klčo

Novák

Abu Zummar

Kidala

Hamáček

Šimíček Bohumil

Kusbach (PHMO)

Haban

Sedláček

Vimr

Ad-hoc regional installation leaders

Hudousek

Vlach

Hájek

Železný

Ad-hoc regional installation leaders

Balada Roman

Veil

18


Řízení jakosti (kvality) - principy Řízení jakosti

Kvalita projektového řízení Prevence: Projektový plán který odpovídá normám a standardům, identifikace kritických projektových aktivit Inspekce: hodnocení „u stolu“, hodnocení kritických projektových aktivit, nezávislý audit projektového řízení Kde pokryto: Projektový plán

Zajištění jakosti znalostí Prevence: zdokumentované manuály a školení, vyhotovené odborníky, školení poskytnuté odborníky kteří mají prezentační schopnosti Inspekce: ověření znalostí po ukončení školení Kde pokryto: Plán školení


Zajištění jakosti produktu

Procesy, Documenty Prevence: procesy a dokumenty navržené odborníky s hodnocením opačné strany před vydáním Inspekce: ověření, modelování a schvalování použitelnosti, hodnocení druhou stranou Kde pokryto: Projektový plán

Softwarové moduly Prevence: Definice vlastností schválená odborníky, obsahuje příklady užití, dodavatel dodává řešení předem otestované vývojáři (konzultanty) Inspekce: Standardní softwarové testování Kde pokryto: Testovací plán

Přenos dat Prevence: Strategie a plánování provedeno odborníky Inspekce: Data matching, analýza kvality dat Kde pokryto: Testovací plán

19

Podpůrné projektové plány

• Další důležité části plánování projektu – Integrovaný plán řízení změn – Plán zajištění jakosti – Plán řízení rizik – Plán řízení komunikace •

Tyto podpůrné plány jsou součástí hlavního Projektového plánu a budou přístupné všem členům projektu v projektovém dokumentovém systému

20


Evidence rizik a otevřených problémů • Rizika identifikuje: A) řídící výbor během inicializace projektu, B) pak projektoví analytici a odborníci a poté,

C) kdokoli kdo ví o riziku jej může předložit

21


Nejbližší aktivity

• Aktivity na následující 3-4 týdny – – – –

Kontrola rozpisů odpovědností Příprava kontrolních bodů Plánování dalších vysílačů Zprovoznění Project serveru

22


PM v korporacích sítě & FW

servery

CC1

CC2

DB

CC3

Projekt

zákaznické app 23


Problémy na projektech • Výsledek projektu (ERP systém) není dostatečně integrován na business procesy (budoucí uživatelé neví jak budou fungovat pracovní postupy nebo tyto postupy nejsou konzistentní a pak nefungují)

• Zdržování termínů (neúplný scope projektu, špatné odhady trvání aktivit, neúplné závislosti...)

• Překračování rozpočtu (vynechané/opomenuté aktivity a položky při plánování, dodatečné tlaky managementu na snížení nákladů..)

• Vlivy zvenčí a nedostatečně integrované řízení změn (tlaky z vnějších stran, špatně schválené změny, nejsou promítnuté do harmonogramu a nákladů..)

• Odmítání produktu klíčovými osobami (z různých důvodů, obavy ze změn, ze ztráty vlivu)

• Nedostatečně řízená rizika (příliš mnoho problémů, spotřebovávají zdroje) 24


Děkuji. Použité obrázky: Project Management Body of Knowledge, 3rd edition

25


Řízení projektů & project kick-off

Recommend Documents