Řízení pohledávek v IS WinFAS Školení Sklaský Dvůr 2006 •
Poznámka: Databáze [UPOMINKY] vytvořená z DB VZOROVA_DATA. Pokud vidíte v návodu okna s titulkem [UPOMINKY], tak se jedná o název firmy.
1) Koncepce ve WinFASu •
Jedním z našich zákazníků je leasingová společnost. Tam patří upomínání a penalizování k hlavním procesům. Vše musí být zařízeno tak, aby 1. bylo co nejméně práce 2. penalizační podmínky bylo možno jasně podchytit ve smlouvě 3. v případě soudu bylo vše jasné a snadno doložitelné.
4. Počítání upomínek a penále (jak tomu bylo ve FASu) vede ke složitým formulacím ve smlouvě. (Zkuste to popsat tak, aby to bylo jasné právníkům. Jak doložit zaslání 3. upomínky? Budete posílat upomínky a penále doporučeně?). Penalizační podmínky musí vycházet z vlastních (ne)úhrad, ne z dopisů, které rozesílá věřitel. 5. Bylo by vhodné, 6. aby řízení pohledávek zavedli konzultanti z Organizační kanceláře (jedná se o komplexní nastavení), 7. aby jednotlivé procesy byly zavedeny ve spolupráci s vedením (řízení pohledávek je důležitá záležitost a vedení k němu má co říci) 8. aby byl systém zanesen ve firemních směrnicích (některé věci fungují jen když jsou udržovány).
1.1 Upomínka je dopis •
Na upomínce nejsou žádné peníze. Je to pouhý dopis.
•
Upomínky se nečíslují. Počítá se spíše s pravidelným rytmem rozesílání (např. týdně).
•
Upomínky lze rozesílat mailem (pokud si seženete mailové adresy, jsou zadarmo).
1.2 Penále je vyfakturování úroků •
Penále se počítá jako úrok z dluhu po splatnosti za určité období. Lze tedy penalizovat měsíčně, čtvrtletně, ...
•
Na smlouvě lze jasně definovat že "dluh po splatnosti bude úročen ...". Nárok na penále takto vzniká ne zasláním upomínky či penalizační faktury, ale samotným dluhem. V případě soudu není třeba dokazovat, zda dlužník dostal nějakou upomínku číslo XY, ...
1.3 Stálé připomínání •
Pomocí dalších nástrojů WinFASu lze do vymáhání zapojit celou firmu.
•
Příklad: V Organizační kanceláři stačí, abyste zvolali a telefonní ústředna řekne WinFASu, kdo volá a WinFAS řekne uživateli, zda volající něco nedluží.
2)
Upomínky •
Upomínky jsou zadarmo.
•
Nečíslují se, je to jen sestava s okénkem do obálky.
•
Uznání pohledávek, které se provádí při uzávěrce, pracuje na stejném principu.
2.1 Přímo z IQ sestavy SALDO •
Je potřeba správně nastavit šablonu IQ, včetně nadpisu a volného textu.
2.1.1 Mailování •
Je potřeba zadat mailové adresy ke klientům.
•
Je to zadarmo, proto lze upomínat zavčas a častěji, například každý týden.
•
Postup • V IQ sestavě SALDO vytvoříte Report, který obsahuje klienta. • Sestava musí být na výšku. • Stisknete telefonek.
2.1.2 CRM protokol •
Je to seznam klientů, kterým jsem chtěl něco sdělit a také druh spojení na ně.
•
Vytvoří se po ukončení práce s "telefonkem".
2.2 Uznání pohledávek •
3)
Uznání pohledávek se vytváří podobně jako upomínky, stačí přidat v šabloně jiný volný text, možná pozměnit .
Penalizační faktury •
Způsob výpočtu vychází z úroku, používá se "neviditelně" IQ saldo.
•
Lze nastavit datum OD-DO a penalizovat tak pravidelně každý měsíc.
•
Volné texty týkající se penalizační faktury se zapíšou do šablony Dodávky či Hlavičky Obchodníka.
•
Pomocí IQ sestavy lze vypočítat penále i pro jednotlivé faktury (někde bývá zvykem penalizovat až po úplné úhradě faktury). Není tu však žádná automatizace.
3.1 Dodávkový systém •
Tvorba dodávek (nikoliv přímo faktur) vznikla proto, aby umožnila přidávat penále k jiným fakturám generovaným z dodávek.
•
Je to samozřejmě možné jen tehdy, pokud 1. máte vyjednávací sílu (zákazník se na Vás nemůže vybodnout), tedy že jste například E-ON. 2. záležitost předem právně zajistíte v platebních podmínkách.
•
Pokud spojování s jinými dodávkami nepotřebujete a vytváříte pouze penalizační faktury, znamená to pro Vás jednou za čas několik kliknutí navíc.
4) Skonta •
Skonta patří do balíčku "řízení pohledávek". Ve WinFASu je implemtována práce se skonty (sleva za včasné zaplacení). Je to pobídka pro odběratele, aby platili tak, jak to vyhovuje dodavateli.
•
Tady se nebudeme prací se skonty více zabývat.
5) CRM 5.1 CRM IQ sestava
•
Pokud IQ obsahuje výběr podle klientů a zašktneme políčko v šabloně, umí se IQ s touto šablonou nabídnout pro konkrétního klienta.
•
Zobrazení se nabízí buď v kontextu klienta nebo na okně aplikace CRM.
5.2 Aktualizace podmnožiny neplatičů •
V IQ sestavě lze pomocí kontextu naplnit podmnožinu klientů. Tu si musíme předem založit v aplikaci Podmnožiny klientů.
•
S podmnožinou lze dále pracovat (obtelefonovávat, ...).
5.3 Poznámkly ke klientům a k dokladům •
Ke každému klientovi a ke každému dokladu lze zapisovat a zobrazovat poznámky či úkoly.
•
Lze evidovat telefonní hovory, sliby o tom, kdy zaplatí, ...
5.4 Výzvy 5.4.1 Při zavolání •
Záložka okna CRM "Výzvy".
•
Zadán musí být daný zákazník.
5.4.2 Při mailování •
Lze vidět, pokud odesílám mail přímo z WinFASu.
5.4.3 Na seznamu kontaktů •
6)
Pokud kliknete myší na výzvu, objeví se mi seznam výzev pro daný kontakt.
Hlídání neplatičů při pořizování •
V Obchodníkovi, Zásobách a Pohledávkách lze v šabloně nastavit šablonu IQ-Saldo.
•
Při zadání klienta proběhne kontrola (může to trvat déle - tak jako samotné IQ sestava).
•
Pokud program zjistí, že má klient zadávaný při pořizení dluh, zobrazí sestavu podle zadané šablony.
7)
Rozbor pohledávek 7.1 Podle dluhu •
Sestava neplatičů podle dlužné částky je standardní.
•
Lze použít i stav dluhu KE DNI, což je potřeba při uzávěrkách, pro banku, ...
•
Lze použít i statistické funkce (procenta, kumulace, třídění).
7.2 Podle úroku •
Možnost počítání úroku byla i ve FASu v agendě 7 - Cash Flow. Na školení přišel zákazník, který si navzájem dlužil s odběratelem a pořád se hádali o penále. Vypočítání úroků je spravedlivé, zohledňuje částečné úhrady, atd.
•
Stejný algoritmus používá program Leasing ve FASu, banky, ...
•
Úrok se počítá za zadané období den po dni od data splatnosti až k úplné úhradě/k "dnešku"/k zadanému datu na IQ sestavě.
7.3 Podle doby splatnosti 7.3.1 Dny po splatnosti 7.3.2 Intervaly splatnosti •
Kromě počtu dnů po splatnosti lze zadat také tzv. intervaly splatnosti (po splatnosti/měsíc/kvartál/rok/více ...). Interval splatnosti se zadává ve dnech oddělených čárkou.
•
Většinou je vyžadují banky, ohromíte jimi i ředitele.
•
Nezapomeňte, že OLAP lze exportovat do Excelu!
7.4 Statistika •
Data z IQ sestav lze statisticky analyzovat, lze požívat tzv. Parretovu analýzu (20/80 - např. 20% klientů vytváří 80%).
•
Jednoduché je zobrazení procentické části dluhu, kumulace, atd. Tyto finkce jsou dostupné v prohlížení dat vyvolaném tlačítkem SQL.
