Životní cyklus podnikových dokumentů

IBM Fórum 2010 9. 2. 2010

Životní cyklus podnikových dokumentů Marek Šoule, IBM Technical Presales ECM Martin Švík, IBM CEE Technical Presales ECM

© 2010 IBM Corporation

IBMFórum 2010 – Životní cyklus podnikových dokumentů

IBM Enterprise Content Management Information Management Brand Prezentace – Agile ECM – IBM ECM řešení v ČR – ECM platforma jako komplexní řešení životního cyklu dokumentu – IBM ECM řešení pro prezentační vrstvu – Integrace MS Office 2007 Živá ukázka – Spisová služba a datové schránky – MS Office 2007 jako Integrace 2007 – Frontend komunikace – Enterprice Search

Source: If applicable, describe source origin 2


IBM řešení – Agile ECM

Prezentační vrstva

Procesní vrstva Bezpeč čnost , audit a vyhledávání Organizace obsahuAktivní obsah Úložiště HW platforma

3


IBM ECM Portfolio Content FileNet Application Connector for SAP EP/KM FileNet Application Connector for SAP R/3-J2EE FileNet Capture FileNet Capture Advanced Doc Recognition FileNet Connector for SharePoint FileNet Content Manager FileNet Content Services FileNet Fax FileNet Image Manager Active Edition FileNet Image Services FileNet Print FileNet Report Manager FileNet Storage Connectors FileNet System Monitor IBM Content Integrator IBM Content Manager IBM Content Manager Collaboration Edition IBM Content Manager On Demand IBM Document Manager

Process ACSAPEP ACSAP Capt ADR CSP CM CS Fax IMAE IS Print RPM FSM ICI CM8 CMCE CMOD DM

FileNet Active Content Edition FileNet Business Activity Monitor FileNet Business Process Framework FileNet Business Process Manager FileNet Connector for MS Visio FileNet eForms for FN P8 FileNet eProcess Services

Compliance FileNet Compliance Framework FileNet Email Manager FileNet Records Crawler FileNet Records Manager IBM CommonStore for Lotus Domino IBM CommonStore for MS Exchange IBM CommonStore for SAP IBM Content Collector for Email IBM Content Collector for File Systems IBM Records Manager

CF EM RC RM CSDOM CSEX CSSAP ICIE ICIFS IRM

Discovery IBM Classification Module IBM eDiscovery Analyzer IBM eDiscovery Manager IBM OmniFind Discovery Edition IBM OmniFind Enterprise Edition

4

FACE BAM BPF BPM CMV eForms eProc

ICM EDA EDM OFDE OFEE


ECM řešení IBM - světový přehled

24

z největších 25 bank (23)

25

z 25 největších pojišťoven

260+

Telekomunikace (230+)

1400+

státní správa (1300+)

2000+

Průmysl (1200+)

Více než 80 z Fortune 100 používají ECM řešení firmy IBM 5


IBM Presentation Template Full Version

Výběr IBM ECM zákazníků v ČR Státní správa

Bankovnictví a finanční služby

-

Hypoteční banka

-

Pojišťovna ČS GE

Česká správa sociálního zabezpečení

-

-

Všeobecná zdravotní pojišťovna

-

-

Ministerstvo dopravy Ministerstvo průmyslu a obchodu

-

-

-

Telefonica O2

-

T-Mobile Vodafone

-

Utility

-

Univerzity

-

ČEZ

-

-

-

-

JME Mero SME ZČE

-

PTAS

-

-

Ústavní soud ČR Povodí řeky Moravy

Telekomunikace

6

-

Allianz ČR Burza cenných papíru ČMSS ČMRZB Česká pojišťovna ČSOB Leasing

-

-

Služby -

Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně Univerzita Palackého Vysoká škola báňská Ostravská univerzita Vysoké učení technické Brno

-

ACOL BVV Řízení letového provozu

Výroba -

Honeywell - Mora Aerospace


IBM ECM řešení pro životní cyklus dokumentu

Zaevidování Zaevidování elektronicky elektronicky podaného dokumentu podaného dokumentu

Uložení Uložení do do důvěryhodného důvěryhodného úložiště úložiště el. el. dokumentů dokumentů

Komunikace Komunikace ss externím externím systémem systémem

7

Zaevidování Zaevidování papírového papírového dokumentu dokumentu

Proces Proces zpracování zpracování dokumentu dokumentu či či spisu spisu

Označení Označení dokumentu dokumentu čárovým čárovým kódem kódem

Uložení Uložení dokumentů dokumentů do garantovaného do garantovaného úložiště úložiště -- archivu archivu

Skenování Skenování dokumentů dokumentů

Skartační Skartační řízení řízení dokumentů dokumentů aa spisů spisů

Výpůjčky Výpůjčky


IBM ECM řešení pro životní cyklus dokumentu Vnější elektronická komunikace / Email Management Zaevidování Zaevidování elektronicky elektronicky podaného dokumentu podaného dokumentu



8

Zaevidování Zaevidování papírového papírového dokumentu dokumentu








Automatický sběr dokumentů a email management IBM FileNet P8

InfoSphere Content Collector

Emaily

Records Management

Uživatel

E-mail server

Rules and Profiles

Business Process Management

Monitor

File System

9

...

File System

Akce nad dokumentem/ E-mailem

Analýza obsahu a zařazení

Advanced Classification

Úložiště

Archivace Filter Out © 2010 IBM Corporation




10

Digitalizace dokumentů / Capture Zaevidování Zaevidování papírového papírového dokumentu dokumentu








Digitalizace dokumentů strukturované částečně-strukturované nestrukturované

IBM FileNet P8

Faktury

Smlouvy

Records Management

Business Process

...

Úložiště obsahu

Archivace

11


Uživatelské prostředí skenovacího modulu Jednotné uživatelské prostředí pro: ─ Konfiguraci ─ Management dávek ─ Skenování ─ Verifikaci obrazu ─ Vkládání dat

12












Content Management / Business Process Management 13


Organizace obsahu Klasifikace obsahu – Různé typy dokumentů je potřeba správně klasifikovat – Každý typ dokumentu má různá popisná data

Životní cyklus – Řízení jednotlivých stavů – Akce nad dokumentem dle stavu – Proměnlivá oprávnění

Verzování obsahu – Nové verze dokumentu v životním cyklu – Staré verze stále dostupné – Oprávnění dle stavu dokumentu

14


Bezpečnost, audit a vyhledávání Zabezpečení – Každý dokument musí být dostupný pouze konkrétním uživatelům – Různé úrovně oprávnění

Audit – Veškeré operace nad dokumenty jsou auditovány (Records Management)

Vyhledání – Vyhledání dle hodnot popisných metadat – Vyhledávací šablony – Fulltextové vyhledávání

15


Business Process Management

Optimalizace Automatizace

Simulace 16


BPM ukázka a Reporting

Simulace běhu procesu

Definice procesu

North

$8,00

South Pre-processing

$7,00

Underwriting

$6,00 $5,00 $4,00 $3,00 $2,00 $1,00 $0,00 Actual Simulation

Analýza procesu © 2010 IBM Corporation

Vnější elektronická komunikace / Email Management Zaevidování Zaevidování elektronicky elektronicky podaného dokumentu podaného dokumentu











Records Management © 2010 IBM Corporation

Modul pro práci se záznamy – Records Management

Vyhláška 646/2004 Sb. (zákon 499/2004 Sb.)

– Skartační a spisový řád

Uživatel

IBM InfoSphere Enterprise Records

ISO 15489

– Mezinárodní norma pro správu dokumentů

MoReq I, II

– Mezinárodní Standard pro správu dokumentů

Vytvoření záznamu

Kategorie Adresáře Soubory

EU Data Protection Directive

– Direktiva EU o ochraně dat

Sarbanes-Oxley (SOX)

– Transparentnost a přesnost vedení účetnictví a finančních výkazů

trvalá záloha

Klasifikace Zatřídění

19

Metadata Zabezpečení Přístupová práva Retenční politika Audit

definitivní zničení

Ukončení životního cyklu

přehodnocení


Retention Management vs. Records Management

Retention Management -

-

Podpora jen pro časovou retenci bez možnosti její změny. Jedno, či pouze několik jednoduchých retenčních pravidel.

Records Management -

-

-

-

-

20

Podpora událostních či časových retenčních pravidel Strukturovaný plán politik a pravidel pro organizaci záznamů Možnost pozastavení/odložení skartace Možnost auditu a dohledávání důkazů a možných souvislostí Všechny akce nad záznamy jsou auditovány Zajišťuje autenticitu, integritu a kontextové vazby Zamezuje neautorizované mazání Zabezpečuje důvěrnost a politiku bezpečnosti záznamů Podporuje správu fyzických dokumentů © 2010 IBM Corporation

IBM ECM řešení pokrývá celý životní cyklus dokumentu Vnější elektronická komunikace / Email Management Zaevidování Zaevidování elektronicky elektronicky podaného dokumentu podaného dokumentu











Records Management © 2010 IBM Corporation

Hardwarová a softwarová platforma

Hardware: Intel, IBM, HP, SUN

Software: Operační systémy: MS Windows, HP UX, IBM AIX, SUN Solaris,

Linux (RedHat, Suse) Databáze: MS SQL, IBM DB2, Oracle Aplikační server: IBM Websphere, WebLogic, Jboss Directory server: IBM Tivoli, MS AD, SUN JSDS 22


Architektura – pro vysoký výkon

23


Systém pro zotavení systému po incidentu – HA/DR Production Site

DNS Server

Standby DR Site

Load Balancer

Web/Presentation Tier Load Balancer

Business Logic Tier

CE, PE

Load Balancer

IS

Content/config Replication

Data Tier Server Farms & Clusters Oracle RAC

DB2, Oracle, MS SQL, File Servers

Data Replication


IBM FileNet P8 WorkPlace – Web rozhraní

Uživatelé přistupují pomocí svého internetového prohlížeče

Prostředí je lokalizováno dle nastavení internetového prohlížeče

Možno využít přihlášení pomocí SSO

Přístup ke všem funkcím DMS z jednoho místa

Uživatel si může nastavit vlastní vzhled

Administrátor může uživatelům zamezit přístup do různých častí Workplace (např. Admin)

Administrátor může nastavit tzv. „Vlastní aplikace Workplace“

25


IBM FileNet P8 WorkPlace XT – Web rozhraní

26


IBM FileNet P8 Widgets

27


Integrace Office 2007 Vkládání dokumentu pomocí vkládací šablony Ukládání e-mailů do ECM ve formátu *.msg Odesílání emailů s přílohou z ECM (odkaz či kopie) Check In/ Check Out/ Cancel Checkout Změna/doplnění atributů Vyhledávání v ECM Historie použitých dokumentů z ECM Oblíbené Vytváření adresářů ECM SSO (Single Sign On) ….

28

28


IBM ECM Ribbon Jako rozhraní do ECM

29

29


Vkládací šablona dokumentu

30

30


IBM ECM živá ukázka

31


V případě zájmu nás neváhejte kontaktovat

Marek Šoule IBM Technical Presales ECM [email protected]

Martin Švík IBM CEE Technical Presales ECM [email protected]

32


IBM ECM tým tým který Vám může pomoci

33


Obchod

Alexander Čopák

IBM Information Management portfolio [email protected] +420 724 574 427


IBM SWG ECM Technical Presales Marek Šoule IBM FileNet P8 Platform IBM OmniFind Search&Discovery IBM Content Collection and Archiving SAP archiving and integration [email protected] +420 737 264 347

Martin Švík IBM Content Manager IBM Content Manager on Demand IBM FileNet P8 Platform IBM OmniFind Search&Discovery IBM Content Collection and Archiving [email protected] +420 737 264 389


IBM SWG ECM servisní team Jan Fišer IBM FileNet P8 Platform IBM Content Collection and Archiving IBM FileNet Certified Trainer

Jan Mikolášek IBM FileNet P8 Platform IBM OmniFind Search&Discovery IBM Content Collection and Archiving IBM FileNet Certified Trainer


IBM SWG ECM servisní team Tomáš Bařina IBM FileNet P8 Platform IBM OmniFind Search&Discovery IBM Content Collection and Archiving IBM FileNet Certified Trainer

Stanislav Kaisersot IBM Content Manager IBM FileNet P8 Platform IBM Content Collection and Archiving


Životní cyklus podnikových dokumentů

Recommend Documents