IV BAB IV PENERAPAN METODOLOGI PADA STUDI KASUS
Pada bab ini dibahas mengenai penerapan metodologi yang diusulkan, pada studi kasus. Studi kasus mengenai pembangunan dashboard untuk menunjang upaya penjaminan mutu Institut Teknologi Bandung(ITB). Penjaminan mutu ITB diselenggarakan oleh lembaga yang bernama Satuan Penjaminan Mutu(SPM) ITB. Penerapan metodologi pada studi kasus dilakukan mulai dari tahap identifikasi kebutuhan sampai dengan perancangan prototype dashboard. IV.1 Identifikasi High-Level Scenario Dashboard Identifikasi high-level scenario dashboard dilakukan melalui wawancara dengan perwakilan dari pimpinan SPM, yaitu sekretaris SPM. Dari hasil wawancara dapat diperoleh tujuan dan lingkup pembangunan dashboard. Tujuan pembangunan dashboard adalah untuk memonitor kinerja ITB sebagai upaya penjaminan mutu ITB. Monitoring dilakukan terhadap 6(enam) bidang kinerja ITB, yang meliputi bidang pendidikan, penelitian, layanan kepakaran, pengembangan
SDM,
kemahasiswaan,
dan
layanan
manajemen.
Upaya
penjaminan mutu ITB melibatkan hubungan kerja antara rektor, SPM, dan organ ITB/unit kerja. Organ ITB/unit kerja meliputi Satuan Akademik(SAk), Satuan Usaha Komersial(SUK) dan Satuan Kekayaan dan Dana(SKD) (18). Pada tahap awal, lingkup area pembangunan dashboard difokuskan untuk memenuhi kebutuhan SPM dan rektor ITB. Hal ini dikarenakan, SPM dan rektor ITB memiliki prioritas kebutuhan yang paling utama dalam upaya penjaminan mutu ITB. Jenis dashboard yang dibuat adalah strategic dan tactical dashboard. Selanjutnya, dashboard dapat dikembangkan pada organ ITB/unit kerja yang terlibat dalam upaya penjaminan mutu ITB. IV.2 Identifikasi KPI Organisasi Tahap identifikasi KPI organisasi dilakukan secara internal oleh pihak ITB, sebagai bagian dari upaya penjaminan mutu ITB. Dalam kebijakan mutu ITB, KPI dikenal dengan istilah indikator mutu utama ITB. Indikator mutu utama ITB telah
49
50
ditetapkan untuk periode 2006-2010, yang melingkupi 6(enam) bidang seperti yang terdapat dalam dokumen Kebijakan Mutu Institut Teknologi Bandung 20062010 (17). Kebijakan Mutu ITB 2006-2010 dikembangkan dari hasil evaluasi terhadap implementasi kebijakan Mutu ITB 2002-2006, hasil uji coba implementasi struktur ISO 9001-2000 di FIKTM, serta penelaahan aturan-aturan ITB, aturan pemerintah, undang-undang, dan referensi mengenai standar mutu, akreditasi, sertifikasi baik tingkat nasional maupun internasional. Selain itu, juga dengan memperhatikan masukan-masukan dari seluruh fakultas, unit kerja ITB, serta narasumber lainnya baik dari lingkungan ITB maupun di luar ITB (17). Contoh indikator Mutu ITB untuk setiap bidang kinerja, dapat dilihat pada tabel IV.1, dan secara lengkap dapat dilihat pada lampiran C. Tabel IV.1. Contoh Indikator Mutu Utama ITB 2006-2010 No
Indikator Mutu Utama
Penanggung Jawab
1
Rasio matakuliah yang mengadopsi metode pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa terhadap seluruh matakuliah yang diberikan di ITB.
WRSA, Pimpinan Fakultas/Sekolah dan Pimpinan Program Studi.
2
Rasio program studi Sarjana(S1) yang terintegrasi dengan program pasca sarjana(baik melalui program fast track, honors, dan program lainnya) terhadap jumlah seluruh program studi Sarjana di ITB.
WRSA, Pimpinan Fakultas/Sekolah dan Pimpinan Program Studi.
Bidang Pendidikan
Bidang Penelitian 1
Rasio makalah yang dipublikasikan di jurnal internasional berjuri/refereed international journal(JI) dan di jurnal nasional terakreditasi(JN) oleh anggota KK terhadap jumlah anggota KK setiap tahun.
WRLM, Pimpinan Fakultas/Sekolah, dan Pimpinan Kelompok Keahlian.
2
Citattion Index rata-rata untuk setiap dosen(versi Google Scholar).
WRLM, Pimpinan Fakultas/Sekolah, dan Pimpinan Kelompok Keahlian.
Bidang Layanan Kepakaran 1
Jumlah proyek Layanan Kepakaran dengan nilai di atas 500 juta rupiah yang dilaksanakan oleh komunitas akademik ITB setiap tahun.
WRLM/Ketua LPPM, SUK, Direksi UUK, Fakultas/Sekolah.
Pimpinan Pimpinan
2
Jumlah dana yang dihasilkan oleh program dan kegiatan Layanan Kepakaran melalui LPPM dan melalui SUK(dalam milyar rupiah).
WRLM/Ketua LPPM, Fakultas/Sekolah.
Pimpinan
51
Lanjutan Tabel IV.1. Contoh Indikator Mutu Utama ITB 2006-2010 Bidang Pengembangan SDM 1
Rasio dosen tetap dengan jabatan akademik guru besar terhadap jumlah seluruh dosen tetap ITB.
WRSS, Pimpinan Fakultas/Sekolah, dan Pimpinan Kelompok Keahlian.
2
Rasio dosen tetap yang berkualifikasi Doktor(S3) terhadap jumlah seluruh dosen tetap ITB.
WRSS dan Fakultas/Sekolah
Pimpinan
Bidang Kemahasiswaan 1
Tingkat kepuasan rata-rata terhadap layanan Lembaga Kemahasiswaan pada skala 1-4.
WRMA, Pimpinan Fakultas/Sekolah dan Pimpinan Program Studi.
2
Rasio jumlah kemenangan atau keberhasilan tim mahasiswa ITB pada ajang kompetisi atau perlombaan di tingkat internasional(LI) dan tingkat nasional(LN) terhadap jumlah kesertaan tim mahasiswa ITB pada kompetisi/perlombaan tersebut.
WRMA, Pimpinan Fakultas/Sekolah dan Pimpinan Program Studi.
Bidang Layanan Manajemen 1
Jumlah sistem layanan pada unit-unit kerja yang telah memperoleh sertifikasi, baik berupa ISO maupun sertifikasi lainnya(sertifikasi laboratorium).
SPM dan Pimpinan Unit Kerja.
2
Jumlah program peningkatan mutu(quality improvement program atau QIP) sebagai upaya/langkah positif(good practices) pada unit-unit kerja yang berdampak pada sistem manajemen mutu per tahun.
SPM dan Pimpinan Unit Kerja.
IV.3 Identifikasi Jenis Dashboard dan Kelompok Pengguna Tahap identifikasi jenis dashboard dan kelompok pengguna dilakukan melalui review struktur hubungan kerja SPM dengan organ ITB/unit kerja dalam melakukan penjaminan mutu ITB. Struktur hubungan kerja SPM dapat dilihat pada dokumen Panduan Umum Penjaminan Mutu Institut Teknologi Bandung (18). Struktur hubungan kerja SPM dapat dibagi menjadi 4, yaitu: a. Hubungan SPM dengan SAk khusus pada Unit Kerja Pendukung(UKP) ITB yang melibatkan para wakil rektor. b. Hubungan SPM dengan SAk khusus pada Unit Kerja Akademik(UKA) yang melibatkan fakultas/sekolah. c. Hubungan SPM dengan SUK. d. Hubungan SPM dengan SKD.
52
Hasil review terhadap struktur hubungan kerja SPM, menghasilkan jenis dashboard dan kelompok pengguna dashboard yang terlibat dalam upaya penjaminan mutu ITB. Hierarkhi jenis dashboard dan kelompok pengguna masing masing dapat dilihat pada gambar IV.1 dan gambar IV.2.
ITB Keseluruhan
Fakultas Keseluruhan
ITB Pendidikan
Fakultas Pendidikan
ITB Penelitian
Fakultas Penelitian
ITB Layanan Kepakaran
Fakultas Layanan Kepakaran
ITB Pengembangan SDM
Fakultas Pengmb. SDM
Unit Kerja (Selain Fakultas) Keseluruhan
Prodi Kemahasiswaan
Unit Kerja (Selain fak) Layanan Kepakaran Unit Kerja (Selain fakultas) Pengmb. SDM Unit Kerja (Selain fakultas) Layanan Manajemen
Fakultas Layanan Manajemen
ITB Layanan Manajemen
Prodi Pendidikan
Unit Kerja (Selain fak) Penelitian
Fakultas Kemahasiswaan
ITB Kemahasiswaan
Program Studi Keseluruhan
Gambar IV.1. Hierarkhi Jenis Dashboard Gambar IV.1 menunjukkan bahwa ada 4 jenis dashboard yang diperlukan dalam upaya penjaminan mutu ITB, yaitu dashboard ITB, fakultas/sekolah, unit kerja selain fakultas/sekolah, dan program studi. Setiap jenis dashboard terdiri dari beberapa dashboard yang menyajikan informasi lebih detail untuk setiap bidang kinerja ITB. Dashboard tersebut dapat diakses dari dashboard utama melalui fasilitas drill down atau tabs. Rektor SPM
WRSA
WRSS
WRMA
WROR
WRLM
WRKK
Dekan Fak/Sekolah
SUK/SKD
KaProdi
Gambar IV.2. Hierarkhi Kelompok Pengguna Dashboard
53
Hierarkhi kelompok pengguna dashboard pada gambar IV.2 menunjukkan bahwa rektor dan SPM dapat mengakses dashboard milik pengguna yang berada pada level di bawahnya. WRSA, WRSS, Dekan fakultas/sekolah dan ketua SUK/SKD hanya dapat mengakses dashboard milik pengguna yang secara langsung menjadi tanggung jawabnya. Sebagai contoh, WRSA dapat mengakses dashboard milik WRMA dan WRLM, tetapi tidak dapat mengakses dashboard milik WROR. Hierarkhi
kelompok
pengguna
dashboard
selanjutnya
digunakan
untuk
menentukan otorisasi setiap pengguna dashboard. Matriks otorisasi pengguna dashboard dapat dilihat pada tabel IV.2. Tabel IV.2 menunjukkan bahwa ada dua jenis otorisasi dashboard, yang dinyatakan dalam simbol ∆ dan D. Tabel IV.2. Otorisasi Pengguna Dashboard
WRMA
WRLM
WROR
WRKK
∆
∆
∆
∆
∆
∆
∆
∆
SUK/SKD
WRSS
∆
KaProdi
WRSA
∆
∆
∆
∆
D
D
D
D
∆
∆
Dekan Fak/Sekol
SPM
Jenis Kelompok Dashboard
Rektor
Kelompok Pengguna
Pendidikan ITB Fak/Sekolah
∆
Prodi Penelitian ITB
∆
∆
∆
∆
∆
∆
Fak/Sekolah
∆
∆
Unit kerja
∆
∆
∆
∆
∆
D D
Layanan Kepakaran ITB
∆
∆
∆
∆
∆
∆
Fak/Sekolah
∆
∆
∆
∆
∆
∆
∆
D
Unit kerja
D
Pengembangan SDM ITB Fak/Sekolah Unit kerja
∆
∆ ∆
∆
∆ ∆ ∆
∆
∆
∆
∆
∆
∆
∆
D D
54
Lanjutan Tabel IV.2. Otorisasi Pengguna Dashboard Kemahasiswaan ∆
ITB
∆
∆
∆
∆
Fak/Sekolah
∆
∆
∆
∆
∆
Prodi
∆
∆
D
D
D
D ∆
∆
Layanan Manajemen ∆
ITB
∆
∆
∆
∆
∆
∆
∆
∆ D
Fak/Sekolah
∆
∆
∆
Unit Kerja
∆
∆
∆
∆
D
Otorisasi yang dinyatakan dengan simbol ∆ menyatakan bahwa pengguna dapat mengakses dashboard yang berada dalam kelompok dashboard tesebut. Sedangkan otorisasi yang dinyatakan dengan simbol D menyatakan bahwa pengguna hanya dapat mengakses dashboard yang bersesuaian dengan wilayah kerja atau tanggung jawabnya. Sebagai contoh, dekan fakultas/sekolah hanya dapat mengakses dashboard milik fakultasnya sendiri dan program studi yang berada dalam lingkungan fakultas tersebut. Dekan tidak dapat mengakses dashboard milik fakultas lain dan program studi yang bukan dalam lingkungannya. Pada tahap awal, jenis dashboard yang akan dibangun adalah dashboard untuk memenuhi kebutuhan SPM dan rektor ITB, yang menyajikan informasi mengenai pencapaian mutu ITB secara keseluruhan. Selanjutnya, pengembangan dashboard dilakukan secara berkelanjutan dengan memperhatikan keterhubungan dan integrasi antar dashboard. Oleh karena itulah, tahap identifikasi jenis dashboard dan kelompok penggunan dilakukan dengan mempertimbangkan segala kemungkinan pembangunan dashboard di lingkungan organisasi, sehingga memudahkan dalam upaya pengembangan lebih lanjut. IV.4 Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna Seperti yang telah djelaskan sebelumnya bahwa dashboard yang dibangun pada tahap awal pengembangan adalah untuk memenuhi kebutuhan SPM dan rektor ITB.
SPM-ITB merupakan satuan yang ditugaskan untuk melakukan proses
55
pemantauan(monitoring), assesment, dan evaluasi terhadap capaian mutu ITB. Hasil pemantauan yang dilakukan oleh SPM akan disampaikan kepada rektor ITB. Dengan demikian, dashboard yang dibangun untuk kepentingan SPM dan rektor ITB harus menampilkan semua indikator mutu utama ITB. Sedangkan dashboard yang digunakan oleh pengguna selain SPM dan rektor ITB, hanya menampilkan indikator-indikator tertentu yang menjadi tanggung jawabnya. Kebutuhan bisnis setiap pengguna dituangkan dalam Critical Business Question(CBQ). Contoh CBQ untuk setiap kelompok pengguna dashboard, dapat dilihat pada tabel IV.3, dan secara lengkap dapat dilihat pada lampiran D. Tabel IV.3. Contoh CBQ Kelompok Pengguna Dashboard Pengguna
CBQ
Data/Informasi
Cara Analisis
Bagaimana pencapaian mutu ITB secara keseluruhan pada tahun tertentu?
- Hasil summary capaian mutu untuk 6 bidang.
Membandingkan capaian mutu ITB dengan target yang telah ditentukan.
SPM
Apa penyebab mutu ITB berada dalam kondisi tertentu?
Data capaian mutu dari masing-masing indikator untuk setiap bidang, dari setiap fakultas/sekolah dan unit kerja.
Membandingkan capaian mutu dari fakultas/sekolah dan unit kerja dengan target capaian mutu ITB.
WRSA
Bagaimana pencapaian mutu ITB dalam bidang pendidikan?
Data capaian mutu dari masing-masing indikator bidang pendidikan ITB.
Membandingkan capaian mutu bidang pendidikan ITB dengan target yang ditetapkan.
WRSS
Bagaimana pencapaian mutu ITB dalam bidang pengembangan SDM, baik dosen maupun non-dosen?
Data capaian mutu dari masing-masing indikator bidang pengembangan SDM ITB.
Membandingkan capaian mutu bidang pengembangan SDM ITB dengan target yang ditetapkan.
Fakultas/
Bagaimana pencapaian mutu fakultas secara keseluruhan pada tahun tertentu?
- Hasil summary capaian mutu fakultas untuk semua bidang kinerja.
Membandingkan capaian mutu fakultas dengan target yang mutu ITB.
Rektor
Sekolah
- Data capaian mutu dari masing-masing indikator untuk setiap bidang
- Data capaian mutu dari masing-masing indikator untuk setiap bidang.
CBQ dari setiap kelompok pengguna akan digunakan untuk menentukan informasi yang akan disajikan pada jenis dashboard yang digunakan oleh pengguna.
56
IV.5 Identifikasi KPI Dashboard Identifikasi KPI dashboard dilakukan dengan memetakan indikator mutu utama ITB dengan CBQ dari setiap kelompok pengguna dashboard. Contoh hasil identifikasi KPI yang diperlukan oleh setiap kelompok pengguna dashboard sesuai dengan CBQ nya dapat dilihat pada tabel IV.4, dan secara lengkap dapat dilihat pada lampiran E. Tabel IV.4. Contoh KPI Dashboard Pengguna
Critical Business Questions
Kebutuhan KPI
Rektor
Bagaimana pencapaian mutu ITB secara keseluruhan pada tahun tertentu?
Semua indikator mutu utama ITB seperti yang terdapat pada lampiran C.
SPM
Apa yang menyebabkan mutu ITB berada dalam kondisi tertentu?
Semua indikator mutu utama ITB pada level fakultas/sekolah dan unit kerja.
WRSA
Bagaimana pencapaian mutu ITB dalam bidang pendidikan?
Indikator mutu utama ITB dalam bidang pendidikan, terutama: a. % lulusan ITB yang menyelesaikan studi tepat waktu. b. % prodi S1 yang terintegrasi dengan program pasca sarjana. c. % matakuliah yang mengadopsi metode learner-center education. d. % mahasiswa yang berkewarganegaraan asing di ITB. e. % lulusan ITB yang bekerja di tahun pertama kelulusannya.
WRSS
Bagaimana pencapaian mutu ITB dalam bidang pengembangan SDM, baik dosen maupun non-dosen?
Indikator mutu utama ITB dalam bidang pegembangan SDM, baik dosen maupun nondosen, yang meliputi: a. % dosen tetap yang berkualifikasi S3. b. % pegawai yang memiliki indeks kerja diatas 3.00. c. % dosen tetap dengan jabatan guru besar. d. % dosen yang mengikuti kegiatan pengembangan staf.
CBQ dari setiap pengguna juga akan menjadi dasar dalam menentukan fungsionalitas dashboard. CBQ yang diprioritaskan oleh pengguna menjadi fungsi utama dashboard. Sedangkan CBQ yang lain menjadi fungsi tambahan bagi dashboard.
57
IV.6 Analisis Meta-Informasi KPI Analisis meta-informasi dilakukan untuk menemukan elemen-elemen informasi yang menyertai setiap KPI seperti prioritas KPI, sumber data, granularitas, ukuran dan perhitungan, threshold, serta alert. Contoh hasil identifikasi elemen informasi yang menyertai setiap KPI dilihat pada tabel IV.5, dan secara lengkap dapat dilihat pada lampiran F. Prioritas untuk setiap KPI ditentukan dengan menggunakan skala 1-4. Skala 1 menyatakan prioritas ”paling penting”, skala 2 menyatakan ”penting”, skala 3 menyatakan ”sedang”, dan skala 4 menyatakan ”biasa”(tidak diprioritaskan). Sedangkan dari 6 bidang yang ada, pihak pengguna menyatakan bahwa bidang pendidikan dan penelitian merupakan bidang yang harus diutamakan. IV.7 Perencanaan Fungsionalitas Dashboard Perencanaan fungsionalitas dashboard didasarkan pada kebutuhan bisnis pengguna. CBQ dari hasil identifikasi kebutuhan bisnis menjadi dasar dalam menentukan fungsionalitas dashboard. CBQ yang diprioritaskan oleh pengguna menjadi fungsi utama dashboard. Sedangkan CBQ yang lain menjadi fungsi tambahan bagi dashboard. Informasi yang mendukung fungsi utama ditampilkan pada layar utama dashboard, sedangkan informasi pelengkap yang mendukung fungsi tambahan, disajikan dalam layar yang berbeda. Informasi pelengkap tersebut dapat diakses melalui fasilitas drill down, tabs, maupun pivot. Contoh fungsi utama dan fungsi tambahan yang diperlukan oleh setiap kelompok pengguna dashboard dapat dilihat pada tabel IV.6.
58
Tabel IV.5. Contoh Meta-Informasi KPI No.
KPI
Sumber Data
Skala Prioritas
Granularitas
Perhitungan
Waktu
Tempat
Jenis
Ukuran %
Formula
Bidang Pendidikan 1.
Rasio matakuliah yang mengadopsi metode pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa(learner-center education/ LCE) terhadap seluruh matakuliah yang diberikan di ITB.
2.
...
Data dari program studi
3
Tiap akhir semester
ITB, Fak/ Sekolah, Prodi
-
Data dari LPPM
1
Tiap akhir tahun
ITB, Fak/ Sekolah
JI
(jml mt kul yg mengadopsi LCE/total mt kul)*100%
Bidang Penelitian 1.
2.
Rasio makalah yang dipublikasikan di jurnal internasional berjuri/refereed international journal(JI) dan di jurnal nasional terakreditasi(JN) oleh anggota KK terhadap jumlah anggota KK setiap tahun.
%
(jml makalah terpublikasi/total anggota KK)*100%
JN
...
Bidang Layanan Kepakaran 1.
Jumlah proyek Layanan Kepakaran dengan nilai di atas 500 juta rupiah yang dilaksanakan oleh komunitas akademik ITB setiap tahun.
...
...
Data dari LPPM dan SUK
2
Tiap akhir tahun
ITB, Fak/ Sekolah, Unit kerja
-
satuan
Jumlah proyek
59
Lanjutan Tabel IV.5. Contoh Meta-Informasi KPI No.
Threshold 2006-2008 Belum Tercapai
Tercapai
Alert 2008-2010
Tindakan
Penerima
(Jika kondisi belum tercapai)
Terlampaui
Belum Tercapai
Tercapai
Terlampaui
25-50%
>50%
<50%
50%
>50%
Alert pada dashboard, email ke penanggung jawab.
WRSA, Pimpinan Fakultas/Sekolah dan Pimpinan Program Studi.
<25%
25-50%
>50%
<50%
50%
>50%
<50%
50-100%
100%
<100%
100%
100%
Alert pada dashboard, email ke penanggung jawab
WRLM, Pimpinan Fakultas/Sekolah, dan Pimpinan Kelompok Keahlian.
>120
<120
120
>120
Alert pada dashboard, email ke penanggung jawab
WRLM/Ketua LPPM, Pimpinan SUK, Direksi UUK, Pimpinan Fakultas/Sekolah.
Bidang Pendidikan 1.
<25%
2.
...
Bidang Penelitian 1.
2.
...
Bidang Layanan Kepakaran 1.
<105
2.
...
...
...
105-120
60
Tabel IV.6. Contoh Fungsi Utama dan Fungsi Tambahan Dashboard No.
1.
2.
3.
4.
Kelompok Pengguna
Fungsionalitas Dashboard Fungsi Utama
Rektor
Monitoring capaian mutu indikator pada tahun tertentu.
SPM
Monitoring capaian mutu indikator pada tahun tertentu.
WRSA
Monitoring capaian mutu indikator bidang akademik pada tahun tertentu.
WRSS
Monitoring capaian mutu indikator bidang pengembangan SDM pada tahun tertentu.
Fungsi Tambahan Melihat perbandingan capaian mutu indikator pada tahun tertentu dengan tahun sebelumnya. - Analisis sebab akibat capaian mutu indikator pada tahun tertentu - Prediksi keberhasilan pencapaian target pada tahun tertentu. - Analisis sebab akibat capaian mutu indikator bidang akademik. - Monitoring capaian mutu indikator di luar bidang akademik. - Analisis sebab akibat capaian mutu indikator bidang pengembangan SDM. - Monitoring capaian mutu indikator di luar bidang pengembangan SDM.
Fungsi dashboard biasanya disesuaikan dengan peran pengguna dalam organisasi. Fungsi utama dan fungsi tambahan yang diperlukan oleh setiap kelompok pengguna dashboard, dapat dilihat secara lengkap pada lampiran G. IV.8 Analisis Konten dan Hierarkhi Informasi Tahap analisis konten dan hierarkhi informasi dilakukan dengan mengkaji dokumen meta-informasi dan dokumen fungsionalitas dashboard. Pada tahap ini, analisis akan difokuskan pada pembangunan dashboard untuk kepentingan rektor ITB dan SPM. Dashboard yang digunakan oleh rektor ITB dan SPM menyajikan informasi yang menyatakan kondisi pencapaian indikator mutu utama ITB secara keseluruhan. Dashboard yang digunakan oleh SPM memiliki fungsi tambahan yaitu dapat menampilkan kondisi pencapaian indikator tiap fakultas dan unit kerja. Pada layar utama dashboard rektor ITB dan SPM, ditampilkan informasi mengenai prosentase ketercapaian indikator mutu ITB pada tahun terkini dan indeks pencapaian indikator mutu ITB dalam dua tahun terakhir.
61
Informasi yang ditampilkan pada layar utama merupakan hasil perhitungan summary dari nilai capaian tiap indikator. Indikator mutu utama ITB dinyatakan dalam nilai-nilai yang memiliki jenis perhitungan dan satuan yang berbeda, seperti dalam %, skala 1-5, skala1-7, minggu, bulan dan sebagainya. Dalam upaya perhitungan summary, nilai dari setiap indikator diseragamkan melalui proses konversi. Nilai indikator dikonversi dalam indeks dengan skala 0-3. Indeks kurang dari 1 menyatakan bahwa indikator belum mencapai target yang ditentukan. Indeks antara 1 sampai 2 menyatakan bahwa indikator telah mencapai target yang ditentukan. Indeks lebih dari 2 menyatakan indikator telah melampaui target yang ditentukan. Indeks ditentukan berdasarkan posisi nilai capaian dalam skala target 2008 dan target 2010 yang telah ditentukan. Secara umum proses konversi dilakukan dengan menggunakan rumusan (1).
Indeks =
nilai T1
, jika nilai < T1
⎛ nilai − T 1 ⎞ ⎜ ⎟ +1 ⎝ T 2 − T1 ⎠
, jika T1 ≤ nilai ≤ T 2
⎛ nilai − T 2 ⎞ ⎜ ⎟ + 2 , jika nilai > T 2 T2 ⎝ ⎠
(1)
dengan T1 = target tahun 2008 dan T2 = target tahun 2010 Informasi yang disajikan, jenis media penyajian yang digunakan, dan cara perhitungan summary untuk setiap konten informasi pada dashboard ITB dan fakultas/unit kerja dapat dilihat pada tabel IV.7 dan tabel IV.8. Tabel IV.7. Konten Informasi Dashboard ITB No.
Konten Informasi
Alternatif
Cara Perhitungan
Media Penyajian 1.
2.
Indeks pencapaian indikator mutu ITB tahun terkini per bidang.
-Gauge
Prosentase ketercapaian indikator mutu ITB tahun terkini per bidang.
-Pie chart
- Bar chart
-Percent bar chart
Menghitung rata-rata indeks pencapaian indikator dari masingmasing bidang pada tahun terkini. Menghitung prosentase banyaknya indikator yang memiliki status “belum tercapai”, “tercapai”, dan “terlampaui” dalam bidang tertentu.
62
Lanjutan Tabel IV.7. Konten Informasi Dashboard ITB 3.
Indeks pencapaian indikator mutu ITB, selama dua tahun terkini per bidang.
Bar chart
Menghitung rata-rata indeks pencapaian indikator dari masingmasing bidang, selama dua tahun terakhir.
4.
Prosentase ketercapaian indikator mutu ITB selama dua tahun terakhir.
-Pie chart
Menghitung prosentase banyaknya indikator yang memiliki status “belum tercapai”, “tercapai”, dan “terlampaui” selama dua tahun terakhir.
Capaian indikator mutu untuk bidang tertentu.
- Bar chart
Capaian indikator mutu untuk bidang tertentu dengan status tertentu.
- Gauge
Prosentase ketercapaian indikator mutu untuk bidang tertentu, selama dua tahun terakhir.
- Percent bar chart
Indeks pencapaian mutu untuk bidang tertentu pada tahun tertentu.
- Bar chart
Indeks pencapaian mutu untuk bidang tertentu pada tahun tertentu.
- Bar chart
5.
6
7.
8.
9.
-Percent bar chart
- Gauge
- Bar chart
- Pie chart
- Gauge
- Gauge
Menghitung indeks pencapaian dari masing-masing indikator pada bidang tertentu. Menghitung indeks pencapaian dari masing-masing indikator pada bidang tertentu, dengan status tertentu. Menghitung prosentase banyaknya indikator yang memiliki status “belum tercapai”, “tercapai”, dan “terlampaui” dalam bidang tertentu, selama dua tahun terakhir. Menghitung indeks pencapaian dari masing-masing indikator pada bidang tertentu, dalam tahun tertentu. Menghitung indeks pencapaian dari masing-masing indikator pada bidang tertentu, dalam tahun tertentu, dengan status tertentu.
Tabel IV.8. Konten Informasi Dashboard Fakultas/Unit Kerja No. 1.
2.
3
4
Konten Informasi
Media Penyajian
Indeks pencapaian indikator mutu per fakultas/unit kerja.
- Gauge
Prosentase ketercapaian indikator mutu per bidang untuk fakultas/unit kerja tertentu.
- Pie chart
Indeks pencapaian indikator mutu untuk fakultas/unit kerja tertentu dalam bidang tertentu.
- Bar chart
Capaian indikator mutu untuk bidang tertentu, dalam status pencapaian tertentu.
- Bar chart
- Bar chart
- Percent bar chart
- Gauge
- Gauge
Cara Perhitungan Menghitung rata-rata indeks pencapaian indikator dari masingmasing fakultas/unit kerja. Menghitung prosentase banyaknya indikator yang memiliki status “belum tercapai”, “tercapai”, dan “terlampaui” dari masing-masing bidang untuk fakultas/unit kerja tertentu. Menghitung indeks pencapaian dari masing-masing indikator untuk fakultas/unit kerja tertentu dalam bidang tertentu. Menghitung indeks pencapaian dari masing-masing indikator pada bidang tertentu, dan menampilkan secara terkelompok berdasarkan status pencapaiannya.
63
Sedangkan hierarkhi informasi untuk dashboard ITB dan fakultas/unit kerja masing-masing dapat dilihat pada gambar IV.3 dan IV.4 berikut: Indikator mutu ITB tahun terkini
Indeks Pencapaian indikator mutu ITB tahun terkini
Capaian indikator mutu untuk bidang tertentu.
Indikator Mutu ITB dua tahun terakhir
Prosentase ketercapaian indikator mutu ITB tahun terkini
Capaian indikator mutu untuk bidang tertentu,
status tertentu
Indeks pencapaian indikator mutu ITB, dua tahun terakhir
Prosentase ketercapaian indikator mutu bidang tertentu, selama dua tahun terakhir.
Prosentase ketercapaian indikator mutu ITB, dua tahun terakhir Indeks pencapaian mutu untuk bidang tertentu pada tahun tertentu.
Gambar IV.3. Hierarkhi Informasi Dashboard ITB Gambar IV.3 menunjukkan bahwa dashboard ITB memiliki dua konten informasi utama, yang menggambarkan pencapaian indikator mutu pada tahun terkini, dan indeks pencapaian indikator mutu dalam dua tahun terakhir. Masing-masing konten informasi utama mengandung informasi lain yang lebih detail, yang dapat diakses melalui fasilitas drill down.
Indeks pencapaian indikator mutu per fakultas/unit kerja
Prosentase ketercapaian indikator mutu untuk fakultas/unit kerja tertentu.
Indeks pencapaian indikator mutu untuk fakultas/unit kerja tertentu dalam bidang tertentu.
Capaian indikator mutu untuk bidang tertentu, dalam status pencapaian tertentu.
Gambar IV.4. Hierarkhi Informasi Dashboard Fakultas/Unit Kerja Gambar IV.4 menunjukkan bahwa dashboard fakultas/sekolah menyajikan informasi utama mengenai indeks pencapaian indikator mutu semua fakultas/unit kerja di ITB. Sub informasi lebih detail yang menyajikan prosentase ketercapaian
64
indikator mutu untuk fakultas/unit kerja tertentu dapat diakses dengan melakukan drill down pada konten informasi utama. Sub informasi tersebut juga mengandung sub-sub informasi lain yang menyajikan informasi lebih mendetail, seperti indeks pencapaian indikator mutu untuk fakultas/unit kerja tertentu pada bidang tertentu, dan dalam status pencapaian tertentu. IV.9 Perencanaan Hierarkhi Komunikasi Pengguna Tahap
perencanaan
hierarkhi
komunikasi
pengguna
dilakukan
untuk
merencanakan skenario komunikasi antar pengguna dashboard. Skenario komunikasi dapat digambarkan dengan menggunakan sequence diagram. Perencanaan skenario komunikasi pengguna dashboard dalam upaya penjaminan mutu ITB, mengacu pada struktur hubungan kerja antara SPM dengan organ ITB/unit kerja. Hierarkhi komunikasi antar pengguna dashboard dalam upaya penjaminan mutu ITB dapat dilihat pada gambar IV.5 berikut.
Gambar IV.5. Hierarkhi Komunikasi Pengguna Dashboard Keterangan gambar: : Garis komunikasi pengiriman pesan atau laporan : Garis komunikasi pengiriman umpan balik/ balasan pesan
65
Gambar IV.5 menjelaskan bahwa SPM bertanggung jawab untuk memberikan laporan kepada rektor ITB mengenai pencapaian mutu ITB pada tahun tertentu. SPM juga melakukan komunikasi dengan wakil rektor, dekan fakultas/sekolah dan ketua SUK/SKD mengenai capaian mutu ITB dan capaian mutu masingmasing unit kerja. Komunikasi dilakukan melalui pengiriman pesan(e-mail) secara otomatis dari dashboard SPM, untuk mendapatkan verifikasi dan validasi mengenai nilai indikator yang menjadi tanggung jawab dari masing-masing pihak tersebut. Untuk pelaporan kinerja, pesan di-generate secara otomatis setiap 6 bulan sekali dari dashboard SPM ke dashboard rektor ITB. Sedangkan dalam melakukan komunikasi dengan wakil rektor, dekan, ataupun ketua SUK/SKD, dashboard SPM dapat men-generate pesan sesuai kebutuhan. Pesan dapat dikirim secara bersamaan(paralel) ke banyak pihak, maupun secara sendiri-sendiri ke pihak tertentu saja. Selanjutnya, pihak wakil rektor, dekan, dan ketua SUK/SKD mengirimkan pesan balasan yang berisi mengenai validasi nilai dari indikator yang menjadi tanggung jawabnya. IV.10 Perancangan Prototype Dashboard Perancangan prototype dashboard meliputi perancangan desain dan layout dashboard, perancangan mekanisme komunikasi, dan perancangan kontrol navigasi. Prototype dashboard rektor ITB dan SPM memiliki layar utama yang sama, yaitu menyajikan informasi summary mengenai kondisi mutu ITB secara keseluruhan. Ada dua konten informasi dalam layar utama, yaitu informasi mengenai kondisi mutu ITB pada tahun terkini dan informasi mengenai kondisi mutu ITB dalam dua tahun terakhir. Setiap konten informasi memiliki rincian informasi yang lebih detail, yang dapat diakses melalui fasilitas drill down dengan mengklik bagian dari konten informasi tersebut. Jalur drill down untuk dashboard ITB dapat dilihat pada gambar IV.6.
66
Gambar IV.6. Jalur Drill Down Dashboard ITB Sedangkan untuk SPM, dashboard juga menampilkan informasi mengenai kondisi kinerja tiap fakultas dan unit kerja. Dashboard fakultas dan unit kerja ini disajikan dalam layar berbeda, yang dapat diakses melalui fasilitas tabs. Jalur drill down untuk dashboard fakultas dan unit kerja dapat dilihat pada gambar IV.7.
Gambar IV.7. Jalur Drill Down Dashboard Fakultas/Unit Kerja Dengan adanya dashboard fakultas dan unit kerja, SPM dapat melakukan analisis untuk mengetahui secara detail kontribusi kinerja tiap fakultas dan unit kerja terhadap capaian mutu ITB.
67
Dashboard untuk rektor ITB dan SPM memiliki layar utama yang sama, yang menampilkan informasi mengenai indikator mutu utama ITB secara keseluruhan, seperti pada gambar IV.8.
Gambar IV.8. Layar Utama Dashboard Rektor ITB dan SPM Pada gambar IV.8, jika frame ‘Indeks Pencapaian Mutu ITB’ di-klik, maka akan muncul dua jenis diagram yang masing-masing menggambarkan informasi mengenai indeks pencapaian indikator mutu ITB dan prosentase ketercapaian indikator, seperti pada gambar IV.9
Gambar IV.9. Indeks dan Prosentase Ketercapaian Indikator Mutu ITB
68
Jika diagram gauge yang menyatakan pencapaian indikator mutu ITB suatu bidang di-klik, maka akan muncul diagram yang menyatakan capaian mutu untuk setiap indikator dalam bidang yang bersesuaian, seperti pada gambar IV.10. Gambar IV.10 menyatakan capaian masing-masing indikator untuk bidang layanan manajemen.
Gambar IV.10. Capaian Indikator Mutu Bidang Layanan Manajemen Sedangkan jika bagian dari pie chart yang berwarna merah, hijau atau biru di-klik, maka akan muncul diagram yang meyatakan capain mutu setiap indikator dalam bidang yang bersesuaian dengan status tertentu sesuai warna yang dipilih, seperti pada gambar IV.11. Gambar IV.11 menyatakan capaian masing-masing indikator untuk bidang layanan manajemen dengan status ”Belum Tercapai”.
Gambar IV.11. Capaian Indikator Mutu Bidang Layanan Manajemen dengan Status ”Belum Tercapai”
69
Pada frame ‘Indeks Pencapaian Mutu ITB’ dari gambar IV.8, jika label data pada axis yang menyatakan bidang kinerja di-klik, maka akan muncul diagram yang menyatakan prosentase ketercapaian indikator mutu untuk bidang yang bersesuaian dalam dua tahun terakhir, seperti pada gambar IV.12 Jika bagian grafik yang berwarna coklat muda atau coklat tua di-klik, maka akan muncul diagram yang menyatakan indeks pencapaian indikator mutu untuk bidang tertentu dalam tahun yang bersesuaian, seperti pada gambar IV.13. Khusus untuk dashboard yang digunakan oleh SPM, memiliki fasilitas tambahan yang dapat menampilkan indikator mutu dari tiap-tiap fakultas dan unit kerja. Antar muka untuk dashboard fakultas/unit kerja dapat dilihat pada lampiran H.
Gambar IV.12. Prosentase Ketercapaian Indikator Mutu Bidang Layanan Manajemen Selama Dua Tahun Terakhir
70
Gambar IV.13. Indeks Pencapaian Indikator Mutu Bidang Layanan Manajemen Tahun 2007
