IV. ANALISIS PAKET PROGRAM EXEMIL 1.0
A.
Deskripsi Sistem Sistem Informasi Eksekutif Perencanaan dan Pengembangan Industri Susu (Exemil 1.0) merupakan suatu paket program yang menampilkan sistem informasi berbasis komputer yang menyajikan informasi bagi eksekutif yang merencanakan pendirian ataupun mengembangkan agroindustri susu, sehingga dapat memenuhi permintaan yang ada dengan menyeimbangkan produksi dan dapat mengurangi ketergantungan terhadap impor susu. Dengan adanya analisis finansial perndirian industri susu yang berawal dari pendirian peternakan sapi perah itu sendiri sehingga bahan baku langsung didapatkan dan diproses pada satu areal serta perencanaan produksi bagi industri yang sudah berdiri memberikan informasi yang cepat, tepat, dan akurat kepada pengguna untuk mengambil keputusan. Agar informasi yang diberikan paket program Exemil 1.0 dapat diterima oleh eksekutif industri susu maka diperlukan kesesuaian informasi antara pemberi dan penerima informasi. Yang bertindak sebagai pemberi informasi dalam sistem ini adalah pengelola Exemil 1.0 dan yang menerima adalah Eksekutif Exemil 1.0. Data yang telah diolah Exemil 1.0 dibutuhkan oleh para eksekutif. Data tersebut berasal dari berbagai pihak, seperti Departemen Pertanian, Departemen Perindustrian, salah satu industri susu di Indonesia, Badan Pusat Statistika, dan pakar di bidang susu. Pengelola Exemil 1.0 adalah pelaku yang menggabungkan semua data dari pihak-pihak terkait, menyortir, dan memilih informasi yang sesuai dan kemudian mengelolanya sehingga menjadi suatu sistem informasi yang disebut Exemil 1.0 yang diperuntukkan bagi para eksekutif di bidang industri susu.
B.
Analisis Kebutuhan Exemil 1.0 Pada tahapan pengumpulan faktor kritis agroindustri susu, didapat 6 faktor kritis dalam perencanaan pengembangan agroindustri susu, sebagai berikut : 1. informasi peternakan; informasi ini mencakup informasi mengenai total populasi sapi perah, total peternakan sapi perah, syarat peternakan sapi yang baik. 2. informasi pemasaran; mencakup informasi mengenai ekspor, permintaan, dan impor Jawa Barat, harga susu dan turunannya, tujuan ekspor, dan negara impor. 3. informasi konsumsi dan produksi,; mencakup informasi , konsumsi dan produksi kabupaten. 4. informasi pendirian industri; mencakup informasi mengenai biaya pendirian industri susu dan analisis sensitivitasnya, laba rugi. 5. informasi penentuan lokasi meliputi informasi kelayakan wilayah. 6. informasi perencanaan produksi; mencakup informasi produksi yang akan dilaksanakan dalam pemenuhan kebutuhan dan kebutuhan bahan bakunya. 7. informasi industri pengolahan susu meliputi pohon industri susu, diagram alir proses, standar mutu susu dan turunannya, perusahaan pengolahan susu. Namun bila ditilik kembali dari pustaka atau literatur mengenai susu, faktor kritis yang amat penting dan perlu dimasukkan ke dalam rancang bangun Sistem Informasi Eksekutif Untuk Perencanaan Pengembangan Agroindustri Susu adalah (1) Peternakan : Total populasi dan peternakan sapi perah; (2) Pemasaran ; (3) Produksi dan Konsumsi ; (4) Pendirian Industri; (5) Penentuan Lokasi; (6) Perencanaan Produksi. Sedangkan faktor-faktor kritis merupakan faktor penunjang dalam menghasilkan laporan penunjang kepada eksekutif dalam satu kesatuan sistem informasi manajemen.
31
C.
Mekanisme Informasi 1. Hubungan Antar Pelaku Exemil 1.0 dirancang untuk para eksekutif yang bergerak di bidang agroindustri susu untuk menemukan permasalahan dalam agroindustri susu yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Dengan adanya Exemil 1.0 ini, diharapkan eksekutif mampu untuk menemukan permasalahan dan dapat mengambil keputusan dengan tepat dalam pengembangan agroindustri susu di Indonesia khususnya Jawa Barat. Struktur Exemil 1.0 pada dasarnya melibatkan tiga pelaku yaitu sumber data, pelaku, dan pengguna. Sumber data Exemil 1.0 dapat diperoleh antara lain dari Badan Pusat Statistika (BPS), Departemen Perindustrian (Depperin), Departemen Pertanian (Deptan), industri berbasis agroindustri susu, dan pustaka yang berkaitan dengan agroindustri susu. Pelaku sistem terdiri dari pelaku internal dan pelaku eksternal. Pelaku internal merupakan individu-individu yang terlibat langsung dalam kegiatan penyusunan paket program Exemil 1.0, misalnya sistem analis, pemrogram, pengumpul dan administrator data. Sedangkan pelaku ekseternal adalah individu-individu yang terlibat dalam proses pengembangan industri pengolahan susu, meliputi Deptan, BPS, Depperin. Sebagai pelaku eksternal, Deptan berperan sebagai penerima laporan dari pelaku sistem pengembangan agorindustri susu, BPS berperan dalam melakukan survey dan melaporkan data/informasi terntang ketersediaan susu, data tentang perusahaan pengolah susu serta produksinya, Depperin bertugas menerima laporan tentang ketersediaan susu. Diagram hubungan antar pelaku paket program Exemil 1.0 dapat dillihat pada Gambar 6.
32
Gambar 6. Diagram Hubungan Antar Pelaku Sistem Informasi Eksekutif Agroindustri Susu (Exemil 1.0) 2. Aliran Informasi Aliran informasi yang dirancang pada Exemil 1.0 berguna bagi eksekutif yang ingin mendapatkan informasi tentang perkembangan agroindustri susu. Pihak pengguna dapat menghubungi pihak pengelola untuk mendapatkan informasi agroindustri susu melalui jaringan terlekomunikasi yang telah terintegrasi dalam sistem. Bila ternyata informasi yang dibutuhkan belum tersedia, maka pihak pengelola akan menangguhkan sementara permintaan pengguna dan selanjutnya kolektor data akan berusaha mencari data tersebut.
3. Pelaporan dan Keperluan Data Berdasarkan analisa kebutuhan informasi bagi eksekutif yang telah diuraikan sebelumnya, maka dalam pembuatan pelaporannya yang akan disajikan dilakukan pemilihan dan penyortiran data. Hal ini
33
dilakukan agar hasil yang diterima oleh eksekutif merupakan laporan yang benar-benar dibutuhkan eksekutif. Sistem pelaporan ini dapat berpa infomasi yang ringkas dan menarik seperti berbentuk grafik atau mengamati perkembangan pasar. Data-data yang diperoleh dari masingmasing sumber setelah melewati operasi penyimpanan, perubahan, pemasukan, seleksi (penyortiran), pengelompokkan, dan pengumpulan informasi menghasilkan input bagi Exemil 1.0. Input Exemil 1.0 terdiri dari data bahan baku, data pemasaran, dan data industri pengolahan setelah mengalami proses pengolahan di dalam paket program Exemil 1.0 akan menghasilkan output berupa pelaporan sesuai yang diinginkan eksekutif. Format pelaporan yang dikembangkan dalam Exemil 1.0 bisa dalam bentuk bentuk grafik atau tabel yang didesain dengan tampilan yang akrab dengan pengguna (user friendly) serta dapat dicetak langsung dengan printer, sehingga diharapkan dapat memberikan informasi kepada eksekutif dengan mudah. Sistem pelaporan Exemil 1.0 digambarkan dengan diagram input-output yang dapat dilihat pada Gambar 7. Jenis informasi yang diperlukan bagi pengguna dapat dilihat pada Tabel 6.
34
Operasi
Input
Exemil 1.0
Laporan total populasi sapi perah
Pengelompokkan Data (Sort)
Seleksi Data (Select)
Peternakan Pemasaran Produksi dan Konsumsi
Pemasukan Data (Entry)
Perubahan Data (Update)
Pendirian Industri Penentuan lokasi Perencanaan Produksi
EXEMIL 1.0
Pengumpulan Data (Collect)
Output / Perlaporan
Penyimpanan Data (Store)
Laporan ekspor, impor, permintaan Jawa Barat Laporan konsumsi, produksi, permintaan kabupaten
Laporan harga
Laporan wilayah terbaik
Laporan biaya pendirian industri
Laporan laba-rugi
Laporan perencanaan produksi
Laporan kebutuhan bahan baku
Gambar 7. Diagram Input-Output Exemil 1.0
35
Tabel 7. Tipe pelaporan informasi Exemil 1.0 Kelompok Informasi 1.
Tipe Laporan Detil
Ringkas
Peternakan -
Total populasi sapi perah
√
-
Total peternakan sapi perah
√
-
Syarat pendirian peternakan sapi
2.
√
Pemasaran -
Ekspor dan impor Jawa Barat
√
-
Permintaan kabupaten
√
-
Harga
√
-
Tujuan ekspor dan negara impor
√
3.
Produksi dan Konsumsi -
4.
√
Konsumsi dan produksi kabupaten Pendirian Industri
-
Biaya pendirian dan analisis sensitivitasnya
√
-
Laba-Rugi
√
5.
Penentuan Lokasi -
6.
√
Kelayakan Wilayah Perencanaan Produksi
-
Total kapasitas produksi yang direncanakan
√
-
Total kebutuhan bahan baku
√
7.
Industri Pengolahan Susu -
pohon industri
√
-
diagram alir proses
√
-
standar mutu
√
-
perusahaan pengolahan susu
√
4. Keperluan Tenaga Personalia yang dibutuhkan oleh Exemil 1.0 antara lain adalah analis sistem, pemrogram, pengumpul dan administrator data. Tugas dan wewenang analis sistem adalah menganalisis kebutuhan pengguna, menyusun analisis dan rancang bangun serta mengembangkan sistem. Tugas dan wewenang pemrogram adalah mengimplementasikan hasil
36
rancang bangun dan melakukan modifikasi program. Tugas dan wewenang pengumpul data adalah mengumpulkan data-data yang dibutuhkan. Tugas administrator data adalah menambah, memperbaiki, menghapus data dan memiliki wewenang untuk mengakses data. Kriteria-kriteria umum masing-masing personalia adalah : a. Analis sistem - mampu menganalisis sistem - berpengalaman dalam pengembangan sistem informasi eksekutif - memiliki pengetahuan di bidang agroindustri susu - memahami komputer secara umum b. Pemrogram - berpengalaman dan trampil dalam pemrograman komputer - mampu menerjemahkan analisis dan rancang bangun sistem yang telah dibuat oleh analis sistem - mampu
melakukan
pengkodean,
pengujian,
dan
dokumentasi program dan database - memahami perangkat lunak dan perangkat keras komputer c. Pengumpul data - mengerti data-data yang harus dikumpulkan - mampu mencari data dari sumbernya dan aktif mencari data baru d. Administrator data - memahami pengoperasian komputer - mampu memasukkan dan mengakses data
5. Keperluan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Untuk mengoperasikan Exemil 1.0 diperlukan satu komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : -
Processor Pentium IV atau yang setara
-
Memori (RAM) 256 MB
-
harddisk space 100 MB
37
-
Monitor dengan resolusi 800 x 600 pixel
-
CD Rom dan printer (pilihan).
Perangkat lunak yang diperlukan adalah sistem operasi Windows XP atau lebih tinggi dan application tool yaitu Borland Delphi 7 sebagai sistem operasi aplikasi paket program Exemil 1.0.
D.
Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan
sistem
meliputi
pengembangan
sistem
dan
pemutakhiran/pemeliharaan data. Pengembangan sistem dapat berupa proses perbaikan sebagian atau keseluruhan sistem atau bahkan penyusunan sistem informasi eksekutif yang baru untuk menggantikan sistem yang lama. Pengembangan sistem dapat dilakukan jika terjadi kerusakan sistem, perubahan struktur data, dan perkembangan teknologi informasi. Mengingat sistem informasi eksekutif dibangun berdasarkan kebutuhan informasi eksekutif sesuai dengan core-nya, maka proses pengembangan sistem diharapkan mampu menanggapi perubahan kebutuhan informasi eksekutif yang menjadi inti dari sistem informasi eksekutif. Pemeliharaan data dilakukan untuk menyelamatkan data dari kerusakan secara fisik. Kerusakan data dapat terjadi oleh serangan virus, sistem komputer yang crash, media penyimpanan (harddisk) mengalami kerusakanm kesalahan tidak sengaja seperti penghapusan data dan bencana seperti kebakaran, kebanjiran, dan sebagainya. Pemeliharaan data dapat dilakukan dengan pembuatan data cadangan (back up) dalam media lainnya seperti dalam disket, harddisk lain atau compact disk (CD). File tersebut disimpan di tempat yang aman. Setiap ada pembaharuan data harus dibuat back up file. Hal ini diperlukan untuk mencegah perbedaan antar file-file data dalam sistem dengan back-up file, sehingga jika terjadi kerusakan data pada sistem, file data dapat segera dipulihkan.
38
