IT in de 21e eeuw IT ontwikkelingen, managementinformatie en informatiebeveiliging
Drs. M.M.H. van Ernst RE R.C.J. Himmelreich MSIT CISA CRISC Haarlem, 12 maart 2012
Agenda 1. IT ontwikkelingen
2. Management informatie
3. Pauze
4. Informatiebeveiliging
5. Afsluiting
Pagina 3
Introductie •
Martin van Ernst Partner, IT consultant, IT auditor Bestuurslid beroepsorganisatie van IT auditors
•
Achtergrond Bestuurlijke informatiekunde Post doctoraal IT auditing
•
Specialisaties IT stratgie, IT selectie, IT implementatie, IT beheer en Managememtinformatie
dinsdag 13 maart 2012
Page 4
© 2010 BDO
IT ontwikkelingen
IT Ontwikkelingen 1. Social media evolutie 2. Mobile computing (Apps) 3. Consumerization of IT (o.a BYOD) 4. Context aware computing 5. Gesture control 6. Cloud computing 7. ERP in SAAS 8. Cloud brokers 9. (Big) data management 10.CA/CM 11.IT Budget moet dalen 12.…..
dinsdag 13 maart 2012
Page 6
© 2010 BDO
Cloudcomputing
Pagina 7
Wat is het? Cloud computing is the delivery of computing as a service rather than a product, whereby shared resources, software, and information are provided to computers and other devices as a utility over a network (typically the Internet). Bron: National Institute of Science and Technology (NIST) Retrieved 24 July 2011
dinsdag 13 maart 2012
Page 8
© 2010 BDO
Waarom Cloudcomputing? • • • • • • • •
Overal toegankelijk via Internet Minder investeren op korte termijn Schaalbaarheid Flexibiliteit Geen/minder IT beheer Hoge beschikbaarheid “Pay per use /as you go” ……
dinsdag 13 maart 2012
Page 9
© 2010 BDO
Verschijningsvormen
Back-up Online
Infrastructure As A Service
dinsdag 13 maart 2012
Platform As A Service
Page 10
Software As A Service
© 2010 BDO
Private, public and hybrid clouds
Hybrid
Private
Public
Off Premise / managed by third party
On Premise
dinsdag 13 maart 2012
Page 11
© 2010 BDO
De Cloud evolutie: waar gaat het naar toe?
Wan app & infrastr. Mgt. Lan app & infrastr. Mgt.
1990
dinsdag 13 maart 2012
Cloud connected data mgt.
Utility based cloud computing
Puur cloud applicatie en infrastructuur diensten
Integratie on premise en cloud based diensten
Saas aanbieders komen op
Bedrijf is eigenaar van software
2000
2010
2020
Page 12
© 2010 BDO
Onze visie op aandachtspunten • • • • • • • • • • •
Met welke partij(en) doe je eigenlijk zaken? Beveiliging (fysiek en logisch) Scheiding van data? Waar staat de data (wet en regelgeving / private / public) Beschikbaarheid Performance Privacy /juridische aspecten Continuïteit van de leverancier(s) Geen maatwerk mogelijk Geen regie meer over wijzigingsbeheer ……
dinsdag 13 maart 2012
Page 13
© 2010 BDO
BYOD: het nieuwe werken
Pagina 14
BYOD Bring Your Own Device
dinsdag 13 maart 2012
Page 15
© 2010 BDO
Implementatie: mogelijke stappen 1. 2. 3. 4.
Partijen betrekken (Mgt, IT, medewerkers, marketing, compliance etc.) Risico‟s in kaart brengen Veiligheidsbeleid formuleren Richtlijnen voor medewerkers • • • • • • • •
Welke apparaten toegestaan? Welke applicaties zijn aanvaardbaar? Toestemming om beheersoftware te installeren Welke data waar op te slaan? Richtlijn over aanschaf en evt vergoedingen Wat te doen bij diefstal/verlies? Wat wordt wel / niet door ICT beheerd? Omgang met social media?
5. Mobile device management
dinsdag 13 maart 2012
Page 16
© 2010 BDO
Aandachtspunten BYOD 1. Licenties (Exchange / virtual desktop) 2. Malicieuze apps 3. Beheer 4. Beveiliging van data 5. Diefstal en verlies 6. “Jailbrake /rooten” 7. Richtlijnen / instructies dinsdag 13 maart 2012
Page 17
© 2010 BDO
Big data / BI / Managementinformatie
Pagina 18
Wat is management informatie?
"Managementinformatie is informatie gericht op de besturing en planning van (primaire) processen, die daarmee voorziet in de informatiebehoeften van managers/medewerkers (zodat zij verantwoording kunnen afleggen)” ….. En deze informatie wordt veelal voortgebracht door IT
dinsdag 13 maart 2012
Page 19
© 2011 BDO
KPI’s Operatie
Systeem
Doelstellingen
De organisatie, processen en KPI’s
Strategie
KPI’s
Management Processen
Sturen op KPI’s: belangrijk bij strategie deployment
Het MT bepaalt en kwantificeert de strategie voor de onderneming Strategie door MT Doelstellingen per afdeling
Doelstellingen per medewerker
Samen met het MT bepalen de afdelingsleiders (kwantitatieve) doelstellingen die een afgeleide zijn van de strategie van de onderneming Door de afdelingsleiders worden (kwantitatieve) targets per afdelingsmedewerker bepaald in lijn met de doelstellingen voor de afdeling
Page 21
Strategie
Visie
Doelen
Resultaat
KPI
KPI
KPI
Proces KPI’s
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI KPI
dinsdag 13 maart 2012
KPI
KPI
Page 22
© 2010 BDO
KPI
Uitdagingen bij klanten • • • • • • • •
Ik mis actueel inzicht in cijfers (financieel en niet financieel) Niet alle informatie is beschikbaar of toegankelijk Veel extracomptabele rapportages (in Excel) Inzicht over meerdere databronnen ontbreekt Opleveren managementinformatie is complex en kost veel tijd Rapportages zijn onderling niet consistent Omvang van data vereist specifieke tooling …….
dinsdag 13 maart 2012
Page 23
© 2011 BDO
UITDAGINGEN IN DE INFORMATIEVOORZIENING GERICHT OP MANAGEMENTINFORMATIE
HET SPEELVELD VAN GEAUTOMATISEERDE INFORMATIEVOORZIENING BUSINESS • Het externe speelveld van de organisatie is steeds dynamischer • Snelheid van veranderingen is soms enorm • Organisatie en dus ook informatievoorziening moet hierop in kunnen spelen • Door alle lagen van de organisatie (strategisch, tactisch, operationeel)
IT ONTWIKKELINGEN
• ERP steeds meer gemeengoed • Weer trend naar meer systemen in één organisatie , en ook op meer locaties
INFORMATIE • Er wordt steeds meer data geproduceerd, maar niet evenredig meer informatie • Accurate informatie nodig voor besluitvorming (real time)
• Data steeds meer verspreid, volume stijgt enorm
• Betrouwbaarheid is vaak uitdaging (juist, tijdig, volledig)
• Cloud Computing (SAAS, PAAS, IAAS)
• Nog steeds veel handmatige registraties en informatiesysteempjes (Excel etc.)
• ……
• ………
• ……….
EINDGEBRUIKER • Moet snel reageren en wil snel informatie hebben • Vertoont grote flexibiliteit in informatiebehoefte • Wil “baas” zijn over zijn data / informatie • Moet / wil zelf kunnen analyseren • Rapportages in lijstvorm vervangen door meer visuele en intuïtieve rapporten • Steeds mondiger / handiger met IT
IT AFDELING • IT ontwikkelingen gaan snel, IT afdeling moet deze volgen • Delen geoutsourced, minder ITbeheer en –kennis in de organisatie zelf • Prioriteit ligt bij continuïteit systeem ipv bij wijzigen omgeving • Snapt de business vraag niet altijd goed (kloof business en IT) • Rapportages bouwen kost veel tijd en krijgt vaak lage(re) prioteit
......en dat betekent • Organisatie moet zich snel kunnen aanpassen / reageren • IT als centraal zenuwstelsel van organisatie • Eindgebruiker wil minder afhandelijk zijn van IT afdeling • Data is mooi maar informatie is key! • IT afdeling beheert/faciliteert, niet bouwen
© 2010 BDO
24
Presentatie managementinformatie 1. Lijsten 2. Overzicht met kengetallen (percentages)
3. Grafische overzichten (grafieken) 4. Dashboards A. Scorecards met KPI‟s (metertjes, taartdiagrammen, draaitabellen) B. Dashboards voor Continuous Monitoring / Continuous Auditing
dinsdag 13 maart 2012
Page 25
© 2010 BDO
Soorten tools in de praktijk 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Free format: Excel Databases: Access, Mysql, etc Rapportagetools generiek: Crystal reports, Microsoft Reporting services Rapportagetools specifiek: Vision Planner Query/datamining tools: SQL, IDEA, ACL Business Intelligence (BI) tools: Cognos, Business Objects, Qlikview ……..
dinsdag 13 maart 2012
Page 26
© 2011 BDO
Hoog
®
Laag
Analytische Capaciteit
Positionering tools
Afhankelijkheid van IT -afdeling dinsdag 13 maart 2012
Page 27
Gebruiker bepaalt / bouwt © 2011 BDO
BI uitdagingen Query Perform.
Dataformaten
Performance
BARC BI Survey 9
Implementatietijd
Kostbaar Services Cost
Industry Average Deployment: 17 Months
Industry Average App Creation: 5 Months
$500K $400K $300K $200K $100K $0 SAP BW InfoWorld & IDC BI Survey
Cognos
Business Objects
BI toepassingen
R&D and IT
Executive
• Product Portfolio Analysis • Product / Project Management • System Performance Controlling • Service Level Reporting • Infrastructure Planning / Sizing
• Balanced Scorecard • Performance Management • Predictive Analysis • What-if Analysis • Activity-Based Management
Finance & HR
Sales, Marketing, Service
• Financial Consolidation Reporting • P&L Analysis by Division / Business Unit • Risk Management & Sustainability Report • Workforce and Benefits Analysis
• Sales Planning Analysis • Customer Analysis • Campaign Performance Analysis • Product Profitability / Price Waterfall • Contact Center / SR Performance
Operations
Supply Chain
• Production Planning & Scheduling • Production Management • Quality Management • Six Sigma / Process Analysis • Plant / Equipment Maintenance Analysis
• Demand Planning • Procurement Analysis • Supplier Performance • Inventory and Warehouse Management • Logistics & Fulfillment Analysis
dinsdag 13 maart 2012
Dashboard Analysis Reporting
Page 31
© 2011 BDO
Toepassing BI: CA/CM
dinsdag 13 maart 2012
Page 32
© 2011 BDO
Toepassing: Continuous monitoring Tot nu vooral • Momentopname
Kosten van controle
Hoog
Jaar3
• Reactief, handmatig • Steekproefsgewijs • Losse onderzoeken: business, finance, IT
Jaar 2
Business risico
Jaar 1
Efficiency & Effectiviteit van Continuous Controls Monitoring Kosten van controle
Laag
Tijd
Pagina 33
Vanaf ? • Continu • Proactief, geautomatiseerd • Integraal: business, finance, IT
Toepassing BI: CA/CM
Continuous Auditing (volgens IIA): „a method to perform audit-related activities on a continuous basis‟. op frequente of continue basis verzamelen audit evidence Continuous Monitoring: verzamelen informatie door het management te toetsen door interne of externe auditor
dinsdag 13 maart 2012
Page 34
© 2010 BDO
Dashboard voor Continuous Monitoring / Auditing •
Control framework
•
Continue vastlegging van uitzonderingen/fouten/risico's
•
Op basis van registraties van inkopen, verkopen, etc.
•
Produceert audit evidence voor interne- en externe auditors
•
Alles binnen één platform
dinsdag 13 maart 2012
Page 36
© 2011 BDO
Demo’s
Pagina 37
Evolutie van BI
Bron: CapGemini 2011
dinsdag 13 maart 2012
Page 38
© 2010 BDO
Verdere BI-ontwikkelingen • • • • • • •
Alerting On line real time Collaboration User empowerment Mobile BI BI as SAAS ….
dinsdag 13 maart 2012
Page 39
© 2010 BDO
Aanpak / stappenplan BI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Organisatiedoelen vaststellen en vertalen naar operationeel niveau Betrokken proces(sen) globaal in kaart brengen Indicatoren vaststellen: waar stuur je op en hoe meten? Informatieanalyse: welke informatie is daarvoor nodig? Systemen en databronnen inventariseren Datamodel bouwen / definiëren Applicatie bouwen Testen In productie Begeleiding organisatie: veranderen
“LAND and EXPAND” dinsdag 13 maart 2012
Page 40
© 2011 BDO
dinsdag 13 maart 2012
Page 41
© 2010 BDO
WWW.BDO.NL
Martin M.H. van Ernst RE Partner 06 30139876
[email protected] Drs.
…dat ben ik!
