ISSN No Media Bina Ilmiah 81

ISSN No. 1978-3787

Media Bina Ilmiah 81

PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN UNTUK PENGENDALIAN HARGA POKOK MAKANAN DAN MINUMAN DI HOTEL

Oleh: I Wayan Nuada Dosen pada STIE 45 Mataram Abstrak: Hotel merupakan industri jasa yang perputaran usaha sangat cepat dengan unit penjualan yang kecil. Sekalipun unit penjualannya kecil namun frekuensinya tinggi serta operasionalnya 24 jam, sehingga pengendalian harga pokok makanan dan minuman sebagai sumber pendapatan hotel terbesar kedua setelah kamar tidak bisa ditawar-tawar lagi. Harga pokok makanan dan minuman merupakan keseluruhan biaya bahan (ingridient) untuk memproduksi makanan atau minuman. Untuk pengendalian harga pokok makanan dan minuman tersebut perlu adanya prosedur pembelian bahan. Prosedur pembelian bahan di hotel berawal dari Purchase requestion (PR) dibuat oleh departemen yang memerlukan atau oleh bagian gudang bila barang sudah mencapai persediaan minimum. PR umumnya didistribusikan ke cost control, purchasing, dan gudang/ departemen yang memerlukan. Berdasarkan PR bagian pembelian membuat PO dengan persetujuan accounting departement head, general manajer, dan didukung dengan quotation analysis price. PO didistribusikan ke supplier, cost control, gudang, account payable, dan purchasing sebagai arsip. Supplier siapkan barang sesuai PO kemudian dikirim ke hotel beserta invoice nya yang diterima oleh bagian penerimaan barang. Setelah barang dicek dibuatkan Memorandum Invoice (MI) dengan persetujuan bagian gudang dan cost control. MI distribusi ke cost control, gudang, account payable, purchasing sebagai arsip, dan supplier sebagai pendukung penagihan. Bagian gudang menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard . Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian dalam cardex dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha. MI setiap hari dipilah perjenis barang oleh bagian penerimaan barang sebagai dasar membuat daily receiving report. Kata Kunci: prosedur, pembelian bahan, pengendalian harga pokok, makanan dan minuman, hotel. PENDAHULUAN Hotel merupakan usaha jasa pelayanan (hospitality service) yang dikelola secara komersial dengan menyediakan jasa pelayanan fasilitas berupa kamar, makanan, minuman, pencucian dan fasilitas pendukung lainnya. Hotel merupakan tempat istirahat bagi orang-orang yang sedang melakukan perjalanan serta mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima tanpa adanya perjanjian khusus. Ini berarti sumber pendapatan hotel adalah dari penjualan jasa pelayanan kamar, makanan, minuman, serta jasa pencucian, telepon, kolam renang, dan jasa pendukung lainnya. Secara tradisional, pendapatan hotel berasal dari dua elemen yaitu tingkat hunian kamar dan pelayanan/penjualan makanan dan minuman. Namun perlu diketahui bahwa semakin tinggi bintang hotel maka semakin tinggi pula kontribusi

dari departemen food & beverage (F&B), yakni sekitar 70-80% dari total pendapatannya. Sedangkan pada hotel menengah, departemen F&B bisa memberikan kontribusi antara 40-50% (http://foodservicetoday.co.id). Food & Beverage Departement merupakan salah satu departemen yang ada di hotel. Departemen ini termasuk departemen yang sangat penting sebab dapat menghasilkan atau mendatangkan keuntungan. Tamu yang tinggal di hotel tidak saja memerlukan tempat tidur (kamar) tetapi juga makanan dan minuman yang akan dilayani oleh bagian tata hidangan atau F&B Service (Mertayasa , 2012: 2). Makan dan minum adalah merupakan kebutuhan yang terus menerus dan sepertinya tidak pernah putus. Manusia membutuhkan makanan dan minuman untuk memenuhi kebutuhan tubuhnya demi kelangsungan hidupnya. Pada masa

_____________________________________ http://www.lpsdimataram.com

Volume 9, No. 5, Agustus 2015

82 Media Bina Ilmiah sekarang sangat mudah sekali untuk memperoleh makanan dan minuman itu karena, banyak jasa boga menyediakan berbagai macam makanan dan minuman termasuk diantaranya hotel. Food and beverage adalah bagian yang sangat penting terutama di dalam hotel, dimana selain tamu menginap tamu juga memerlukan makanan dan minuman. Selain itu Food and Beverage juga dapat meningkatkan pendapatan hotel, dimana Food and Beverage juga merupakan sarana yang mutlak harus disediakan hotel untuk dapat dikategorikan ke dalam hotel berbintang. Bagian tata hidangan makanan dan minuman mempunyai fungsi yang sangat penting dalam sebuah hotel (http://www.researchgate.net). Penjualan makanan dan minuman merupakan sumber pendapatan hotel terbesar kedua setelah kamar. Hal ini sejalan dengan hasil penelitian Laventhol & Horwath dalam Wiyasha yang dikutif Nuada (2014: 78 -79), seperti tabel 1 berikut ini: Tabel 1 .Struktur Pendapatan Hotel Sumber-sumber Pendapatan Proporsi (%) Kamar 59,9 Makanan 24,3 Minuman 9,0 Lain-lain 6,8 Jumlah 100 Sumber: Wiyasha (2007:10) Untuk struktur pendapatan hotel di Indonesia digunakan beberapa hotel di Bali seperti tabel 2 berikut ini: Tabel 2. Struktur Pendapatan Hotel di Bali Sumber-sumber Pendapatan Kisaran Proporsi (%) Kamar 60-70 Makanan 25-35 Minuman 10-15 Lain-lain 5-8 Jumlah 100 Sumber: Wiyasha (2007:11) Mencermati sajian tabel 1 dan 2 di atas tampak jelas bahwa sumber pendapatan hotel terbesar kedua setelah kamar adalah makanan dan minuman. Perlu dipahami pula bahwa hotel merupakan industri jasa yang perputaran usaha begitu cepat namun dengan unit penjualan yang kecil. Penjualan yang terjadi di restoran, kantor

ISSN No. 1978-3787 depan, bar, dan fasilitas lainnya terjadi begitu cepat. Walaupun unit penjualannya kecil namun karena frekuensi penjualannya tinggi, apalagi operasionalnya sepanjang hari alias 24 jam, tentu menuntut kemampuan manajemen dalam melakukan pengendalian biaya guna meningkatkan efisiensi operasionalnya. Efisiensi sebagai perjuangan keberlangsungan hidup suatu hotel akan terwujud bila manajemen mampu melakukan pengendalian terhadap harga pokok produk atau jasa pelayanannya. Pengendalian harga pokok baku makanan dan minuman merupakan suatu yang tidak bisa ditawar-tawar mengingat frekuensi penjualannya relatif tinggi disamping sebagai sumber pendapatan hotel terbesar kedua setelah kamar. Harga pokok makanan dan minuman harus dikendalikan agar mencapai sasaran yaitu harga pokok makanan dan minuman yang standar dengan kualitas makanan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh manajemen. Harga pokok makanan dan minuman merupakan keseluruhan biaya bahan (ingridient) yang dibutuhkan untuk memproduksi makanan atau minuman. Menurut Sudiara, (2000 : 6) disebutkan bahwa : “Harga pokok makanan adalah jumlah biaya yang dikeluarkan untuk semua bahan makanan yang senyatanya akan digunakan dalam mengolah makanan yang sesuai dengan kualitas yang ditetapkan atau dibakukan” (http://madebayu.blogspot.com). Penentuan harga pokok makanan dan minuman dilakukan dengan menghitung seluruh pemakaian bahan baku dalam memproduksi makanan dan minuman yang diproduksi hotel. Tentunya dalam pengendalian harga pokok baku makanan dan minuman tersebut dituntut kemampuan pihak manjemen hotel untuk mendapatkan bahan makanan dan minuman yang tepat biayanya, kuantitasnya, kualitasnya, dan waktu pengadaanya maupun pembayarannya. Uraian di atas menunjukkan betapa pentingnya pengendalian pengadaan bahan makanan maupun minuman agar harga pokoknya standar untuk meraih keuntungan hotel yang wajar. Bagian yang berkompeten dalam hal pengadaan bahan tersebut tentunya tiada lain adalah bagian pembelian (purchasing). Untuk itulah pihak manajemen hotel perlu menetapkan prosedur pembelian/pengadaan bahan makanan dan minuman hotel. Karena itu sangatlah menarik untuk mengangkat topik: “Prosedur Pembelian bahan (ingredient) untuk Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman di Hotel”.

_____________________________________________ Volume 9, No.5, Agustus 2015

http://www.lpsdimataram.com

ISSN No. 1978-3787 METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah metode studi kepustakaan yang bersumber dari referensi-refrensi ilmiah yang ada relevansinya dengan judul tulisan ini. Adapun untuk membahas permasalahannya digunakan pendekatan kajian descriptive normative yaitu setelah data-data yang bersumber dari buku-buku literature, jurnal ilmiah, karya tulis, media sosial (internet), dan sumber lainnya terkumpul selanjutnya dianalisis dan kemudian dideskripsikan.

HASIL DAN PEMBAHASAN a. Sekilas Tentang Pengertian Hotel Hotel merupakan salah satu sarana akomodasi yang berperan begitu pentingnya dalam mendukung kemajuan perkembagan pariwisata. Menurut Darmajati dalam Yuktini (2015:1) Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang menggunakan sebagian atau seluruh bangunannya untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makanan, dan minuman serta jasa lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial serta memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Lebih dalam artikel ilmiah Nuada (2013: 54) menuliskan bahwa Perkembangan selanjutnya menunjukkan bahwa hotel adalah seluruh atau sebagian bangunan yang digunakan untuk pelayanan kamar, makanan, dan minuman serta rekreasi yang dikelola dengan tujuan komersial (Soewiryo, 2003:1). Hotel adalah suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu (http://massicang blogspot com/2012/02/hotel management html). Memperhatikan uraian di atas, maka sesungguhnya hotel merupakan bisnis jasa akomodasi yang dikelola secara komersial dengan menyediakan jasa pelayanan kamar (room), makanan (foods), minuman (beverages) dan fasilitas pendukung lainnya diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik yang menginap di hotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu dan tentunya mampu membayar dengan jumlah yang

Media Bina Ilmiah 83 wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima tanpa adanya perjanjian khusus. b. Pengertian Pembelian (Purchasing) Beberapa pengertian tentang pembelian (Purchasing): 1. Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan utama dari purchasing department adalah untuk menjaga kualitas dan nilai dari produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran modal yang dipakai untuk penyediaan stok barang, menjaga aliran barang masuk dan barang keluar, dan memperkuat daya saing organisasi atau perusahaan. Purchasing juga bisa dikatakan dalam penerimaan dan pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran dan mencari barang, evaluasi penawaran, pemeriksaan atas barang yang diterima dan mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yang tepat. 2. Purchasing dapat diartikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya dengan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan. 3. Purchasing adalah salah satu fungsi utama diantara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada didalam suatu perusahaan atau perhotelan, seperti: administrasi, pembukuan, penjualan dan pemasaran. Pembelian telah banyak didefinisikan oleh para ahli dengan meninjau sudut pandang yang berbeda namun pada dasarnya memiliki pengertian yang sama ( http://library.binus.ac.id). Dari pengertian di atas, maka dapat dikatakan bahwa purchasing atau pembelian adalah suatu usaha dalam mendapatkan barang/bahan (ingredient) dan jasa yang diperlukan hotel dengan harga yang paling menguntungkan, dalam kualitas dan kuantitas yang tepat, waktu pengiriman yang tepat, serta pada tempat yang tepat untuk menghasilkan keuntungkan yang wajar. c. Bagian Pembelian (Purchasing Department) Bagian pembelian pada sebuah hotel, dianggap sebagai salah satu bagian yang berperan sangat penting dalam ikut menentukan kelangsungan hidup hotel itu sendiri, karena dengan menerapkan sistem dan prosedur yang dimiliki oleh pengelola atau staf bagian pembelian, akan berpengaruh besar pula terhadap keuntungan (profit) yang akan



84 Media Bina Ilmiah diperoleh oleh perusahaan atau hotel tersebut. Yang artinya dengan keahlian (skill) mereka saat “membeli” barang, dengan harga paling murah (low price) dan dengan kualitas bahan yang standar (standard quality), sehingga setelah diolah oleh bagian dapur (kitchen) akan bisa dijual dengan harga yang sesuai atau standar menurut perhitungan standard cost % kepada tamu hotel, sehingga keuntungan yang diperoleh akan lebih besar. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam proses pembelian bahan makanan adalah dengan memperhatikan kualitas produk dan dengan harga yang serendah-rendahnya (Suarsana, 2007: Hal. 3). d. Harga Pokok Makanan dan Minuman Sebelum membicarakan harga pokok, perlu dipahami dulu pengertian biaya. Biaya dalam arti luas adalah pengorbanan sumber ekonomi, yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu (Mulyadi, 2005:8). Untuk lebih memahami konsep biaya (cost), beban (expense), dan harga pokok (at cost) ada baiknya kita simak pendapat Mursyidi (2008: 14) yang mengungkapkan sebagai berikut; Biaya (cost) diartikan sebagai suatu pengorbanan yang dapat mengurangi kas atau harta lainnya untuk mencapai tujuan, baik yang dapat dibebankan pada saat ini maupun saat yang akan dating. Beban (expense) adalah biaya yang telah terjadi (expired cost) yang dikurangkan dari penghasilan atau dibebankan pada periode yang bersangkutan dimana pengorbanan terjadi. Untuk ini dapat berupa uang yang telah dikeluarkan atau harta/fasilitas yang telah digunakan dalam rangka memperoleh pendapatan yang diperhitungkan dalam satu periode akuntansi dimana pendapatan diperhitungkan atau diakui. Sedangkan harga pokok adalah biaya yang telah (expired cost) yang belum dibebankan/dikurangkan dari penghasilan. Harga pokok ini membentuk suatu harta (assets). Pada saat mengeluarkan sejumlah uang atau aktiva yang dapat dinilai dengan uang untuk memperoleh aktiva lainnya maka nilai tersebut harta pokok aktiva yang diperoleh. Dengan kata lain nilai uang yang melekat atau diperhitungkan pada suatu aktiva disebut dengan harga pokok. Harga pokok yang dimaksud dalam tulisan ini harga pokok makanan dan minuman. Dalam artikel ilmiah (Nuada 2013: 55) menyatakan bahwa menurut Michael Kasavana and Smith ” harga pokok makanan (food cost) adalah biaya yang terjadi selama pengolahan hingga penyajian

ISSN No. 1978-3787 atau sehingga makanan tersebut siap disajikan kepada tamu”. Douglas C. Mengatakan bahwa: ” harga pokok makanan adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk menyiapkan atau mengolah satu porsi makanan sehingga siap untuk disajikan kepada pelanggan ( tamu)” (Suarsana, 2007: 4). Industri perhotelan seperti yang diuraikan di atas merupakan industri jasa yang unik, salah satu keunikan dari industri ini adalah terjadinya perputaran bisnis yang cepat dengan unit penjualan yang relatif kecil. Kondisi ini (business peculiriaties) mendorong terjadinya pendekatan yang berbeda dalam penentuan harga pokok atas makanan dan minuman. Harga pokok makanan dan minuman di industri perhotelan dihitung atau ditentukan dari semua harga bahan makanan dan minuman yang digunakan untuk memproduksi makanan, sesuai dengan resep makanan dan minuman tersebut. Harga pokok makanan dan minuman ini dapat dikompensasikan langsung dengan penjualannya. Implikasi dari batasan harga pokok ini adalah bahwa semua biaya lain selain bahan makanan dan minuman, seperti air, listrik, tenaga kerja, penyusutan peralatan, tidak dibebankan pada harga pokok makanan dan minuman itu, akan dibebankan sebagai biaya overhead (Wiyasha, 2007:161-162). Menyimak uraian di atas maka sesungguhnya yang dimaksud dengan harga pokok makanan adalah seluruh biaya bahan yang dikonsumsi sesuai dengan resep baku selama proses pengolahan sampai makanan tersebut siap disajikan untuk dikonsumsi oleh tamu atau pelanggan. e. Prosedur Pembelian Bahan (ingredient) untuk Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman di Hotel Fungsi pembelian merupakan fungsi yang pertama kali dalam menentukan dan sekaligus mengendalikan harga pokok makanan. Semua bahan makanan dibeli dengan harga tertentu merupakan harga pokok dari makanan itu. Bila fungsi ini bekerja dengan efektif dan efisien maka harga pokok makanan yang didapat akan kompetitif. Artinya harga pokok yang terjadi dapat bersaing dengan hotel/restoran yang lain dengan mutu bahan makanan yang memadai, sesuai dengan yang ditentukan oleh manajemen hotel. Untuk itu perlu ditetapkan prosedur pembelian. Tujuan dari prosedur pembelian adalah agar didapat aktivitas yang baku untuk pembelian bahan makanan sehingga bila terjadi kekeliruan maka menajemen dapat dengan segera mendeteksi



ISSN No. 1978-3787 kekeliruan tersebut. Prosedur pembelian merupakan urutan kegiatan pembelian yang dilaksanakan secara berulang-ulang denga hasil yang sama (Wiyasha 2007: 165-166). Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (Baridwan 2002: 3). Dengan demikian prosedur merupakan serangkaian atau urutan kegiatan/pekerjaan pembelian yang dilakukan secara berulang-ulang dengan melibatkan beberapa orang/bagian untuk menjamin adanya perlakuan yang sama atau seragam dalam pembelian bahan hotel. 1. Bagian yang Terlibat dalam Pembelian Dalam menerapkan prosedur pembelian bahan hotel dalam pengendalian harga pokok baku tentu ada beberapa bagian yang terlibat. Bagian yang terlibat dalam pembelian bahan adalah departemen yang memerlukan barang, gudang (general store/storeroom), pembelian (purchasing), penerimaan (receiving), cost control, dan bagian hutang (account payable) (http://meweks.blogspot.com/2011). 2. Dokumen yang Digunakan dalam Pembelian Untuk mendukung pelaksanaan prosedur pembelian bahan tersebut ada beberapa dukumen yang digunakan. Adapun beberapa dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian hotel adalah seperti berikut: a) Purchase requestion (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang/departemen outlet atas dasar persediaan minimum; b) Purchase order (PO), formulir yg mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel; c) Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik; d) Daily receiving report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel; e) Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunkan sebagai pembanding; f) Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang;

Media Bina Ilmiah 85 g) Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control. (http://meweks.blogspot.com/2011). 3. Siklus Dokumen Bagian Pembelian Dokumen pembelian tersebut akan mengalami peredaran yang disebut siklus dokumen bagian pembelian (purchasing). Siklus atau peredaran dokumen pada bagian pembelian hotel adalah sebagai berikut: a) Purchasing Requisition dibuat oleh staf bagian gudang dan berdasarkan pada minimum stock, lalu dikirim ke bagian pemeblian atau (Purchasing Departement), setelah ditandatangani oleh Store Manager. b) Oleh bagian pembelian (Purchasing Departement), Purchasing Requisition ini, diisi dengan harga barang yang akan dibeli, yang diambil dari minimal tiga daftar harga (Price List) rekanan yang sudah menjadi langganan hotel, contohnya: Supplier A, Supplier B, dan Supplier C. Kemudian formulir yang telah dicantumkan harga tersebut diberikan tanda/kode, mana harga yang termurah dari masing-masing rekanan tadi. Kegiatan seperti ini sering disebut dengan istilah quotation analysis price (QAP). c) Setelah formulir Purchasing Requisition lengkap dengan harga-harga dari price list tadi, kemudian Purchasing Requisition tersebut dikirim ke bagian pengendalian biaya atau Cost Control untuk mendapatkan pengecekan kembali mengenai harga-harga yang sudah dicantumkan oleh bagian pembelian dan kemudian oleh bagian pengendalian biaya dipilih dan ditetapkan rekanannya yaitu rekanan dengan harga yang paling murah atau masuk akal. d) Setelah ditandatangani oleh Cost Controller dan Accounting Manager, kemudian Purchasing Requisition ini dikirim lagi ke gudang atau departemen/bagian yang akan mempergunakan barang tersebut untuk mendapatkan persetujuan dan tanda tangan mengenai kebenaran kualitas dan spesifikasinya. e) Setelah mendapatkan tanda tangan yang lengkap dari bagian-bagian yang berwenang, maka oleh bagian pembelian (Purchasing), barulah kemudian Purchasing Requisition tersebut diproses menjadi Purchase Order. f) Purchase Order yang dibuat oleh bagian pembelian dibawa ke Departement Heads yang



86 Media Bina Ilmiah akan mempergunakan bahan/barang tersebut untuk ditandatangani, kemudian dibawa lagi ke Chief Accoutant/Financial Controller. g) Setelah mendapatkan tanda tangan dari Departement Heads dan Financial Controller, barulah tugas Purchasing Manager untuk membawa Purchase Order tersebut langsung kepada General Manager untuk mendapatkan tandatangan persetujuan membeli barang. h) Setelah mendapatkan tanda tangan dari General Manager, formulir Purchase Order itu disortir dan diberikan kepada masing-masing staf di bagian pembelian yang akan menangani order tersebut yaitu bagian pemebelian makanan/minuman, bagian pembelian materials/spare parts, dan bagian supplies, untuk didistribusikan kepada pihak rekanan. Waktu yang diperlukan dalam memproses Purchase Requisition sehingga menjadi Purchase Order, adalah maksimal selama tujuh hari kerja atau satu minggu. Jika proses ini memakan waktu lebih dari satu minggu maka dapat diperkirakan akan terjadi keterlambatan pengiriman (lated delivery) oleh para rekanan, yang kemudian dapat mengakibatkan terjadinya kehabisan stok barang (out of stock) dari persediaan bahan makanan dan minuman di gudang hotel (Suarsana 2007: 33-36). 4. Prosedur Pembelian Bahan Mencermati bagian- bagian yang terlibat dan siklus dokumen bagian pembelian di atas dapatlah digambarkan prosedur pembelian bahan (persediaan). Adapun Prosedur Pembelian Bahan untuk Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman di Hotel adalah sebagai berikut: a) Purchase requestion (PR) dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang tersedia digudang sudah mencapai persediaan minimum. PR umumnya dibuat dalam rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada, cost control sebagai alat control, purchasing sebagai dasar untuk membuat PO, dan gudang atau departemen yang memerlukan. b) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO dimana harus mendapat persetujuan dari accounting departement head dan general manajer, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan kepada, supplier yang ditunjuk, cost control

ISSN No. 1978-3787 sebagai control, gudang sebagai informasi pembelian, account payable sebagai dasar untuk mencatat hutang, dan purchasing sebagai arsip; c) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel; d) Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang dicek, bagian penerimaan menyiapkan Memorandum Invoice (MI) dan memintakan persetujuan dari bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya, cost control untuk persetujuan harga, bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang. MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut, cost control, gudang sebagai informasi, purchasing sebagai arsip, account payable sebagai dasar mencatat hutang, supplier sebagai pendukung penagihan. e) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI f) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian dalam cardex dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha. g) MI setiap hari dipilah perjenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report. Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang, dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian. (http://meweks.blogspot.com/2011). Hasil penelitian (Yuktini 20015 : 35-36) menunjukkan bahwa; Prosedur pengadaan, pembelian dan penerimaan barang di Hotel Santika Mataram adalah sebagai berikut: a) Departmen purchasing melakukan pembelian barang dan memilih supplier sesuai dengan Purchase Requisition ( PR ) dari setiap departmen , Market List ( ML ) dari main kitchen setelah itu diproses menjadi Purchase Order (PO). b) Supplier menyiapkan barang – barang yang akan dikirim ke hotel berdasarkan Purchase Order (PO) dari purchasing c) Purchase Order (PO) yang telah diproses diserahkan ke Accounting (Cost Control) untuk dilakukan pemeriksaan harga, kuantitas, dan



ISSN No. 1978-3787 jenis barang yang akan di beli. Bila Purchase Order (PO) disetujui maka PO ditandatangani oleh Accounting dan diserahkan ke Receiving bila tidak PO dikembalikan ke Purchasing dengan catatan. d) Receiving menerima Purchase Order (PO) dari Accounting dan memeriksanya untuk mengetahui barang jenis apa yang akan datang dan diterima oleh Receiver. e) Supplier datang ke hotel dengan membawa barang yang dipesan oleh hotel / Purchasing disertai faktur rangkap 3 (tiga) dan diterima oleh bagian Receiving. f) Receiver memeriksa barang – barang tersebut berdasarkan kuantitas, kualitas ,harga , dan delivery barang tersebut dan menyesuaikan dengan Purchase Order (PO). g) Bila ada perbedaan antara barang yang dikirim dengan Purchase Order (PO), maka Receiver berhak menolak serta mengembalikanya barang tersebut kepada Supplier h) Bila barang yang datang sesuai dengan Purchase Order (PO), maka barang yang datang diterima oleh Receiver dan faktur ditandatangan serta ditulis tanggal penerimaan setelah itu di cap “Receiving Faktur duplikat / surat jalan yang sudah di cap dan ditandatangan tadi kemudian diserahkan pada Supplier untuk ditukarkan dengan PO pada saat kontra bon. i) Barang yang telah diterima oleh Receiving diinformasikan pada kitchen, store, atau POMEC. j) Selanjutnya Receiver membuat Receiving Report / laporan penerimaan barang rangkap 3 (tiga) setelah itu Receiving Report tersebut di tandatangan dan disatukan dengan Purchase Order (PO) dan faktur dari Supplier dipisah menjadi 3 rangkap. k) Purchase Order (PO),faktur,dan Receiving Report duplikat diserahkan pada Account Payable / bagian hutang untuk diproses sebagai bukti pengakuan hutang. 5. Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Prosedur Pembelian Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam proses pembelian bahan makanan adalah dengan memperhatikan kualitas produk dan dengan harga yang serendah-rendahnya. Ada 3 hal pokok yang perlu diperhatikan agar prosedur pembelian barang dapat berjalan dengan efektif adalah: a) Dibutuhkan staf bagian pembelian yang memenuhi syarat (quality), yaitu staf yang

Media Bina Ilmiah 87 jujur, adil terhadap semua supplier dan tidak mau diajak kolusi oleh supplier dari pihak manapun. Disamping itu harus mengetahui tentang asal dari barang/bahan yang akan dibeli, karakteristik dari bahan yang akan dibeli, cara penyimpanan dari barang yang akan dibeli, tahu cara memilih atau menyeleksi bahan dan spesifikasi barang /bahan yang akan dibeli. b) Adanya pedoman yang dipakai oleh staf bagian pembelian dalam membeli bahan makanan yang dikenal dengan istilah: “standard purchase specification” yang meliputi tentang: kualitas barang /quality, ukuran/size, berat/weight, dan lain sebagainya. Dokumen standard purchase specification terutama barang/bahan makanan perlu disiapkan dan dimengerti betul untuk dipakai sebagai pegangan oleh staf bagian pembelian, staf bagian penerima barang dan tentu juga oleh pihak supplier atau vendor sebagai perusahaan pemasok barang/bahan. c) Penggunaan metode dan prosedur pembelian yang efektif, yaitu dalam proses pembelian bahan makanan supaya diusahakan tidak terlalu banyak mempergunakan formulir-formulir yang dapat menghambat kelancaran proses pembelian barang itu sendiri. PENUTUP a. Simpulan Berdasarkan pembahasan prosedur pembelian bahan (ingredient) untuk pengendalian harga pokok makanan dan minuman di hotel di atas dapat disimpulkan bahwa: 1. Ada beberapa bagian yang terlibat dalam pembelian bahan/ingredient dihotel yaitu, departemen yang memerlukan barang, gudang (general store/storeroom), pembelian (purchasing), penerimaan (receiving), cost control, dan bagian hutang (account payable). 2. Dokumen/formulir yang digunakan antara lain Purchase Requisition (PR) permintaan pembelian dari gudang atau outlet atas dasar persediaan minimum; Purchase order (PO) formulir yg mencatat pemesanan barang; Memorandum invoice (MI) pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier; Daily receiving report (DRR) rekapitulasi pencatatan penerimaan barang; Quotation analysis price daftar harga barang yang akan dibeli yang digunkan sebagai pembanding; Bincard kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk dan keluar serta sisa



88 Media Bina Ilmiah barang; Cardex adalah kartu barang digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control. 3. Prosedur pembelian bahan (ingredient) di hotel berawal dari Purchase requestion (PR) dibuat oleh departemen yang memerlukan jika barang tidak tersedia di gudang, atau oleh bagian gudang jika barang di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR umumnya dibuat dalam rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada, cost control sebagai alat control, purchasing sebagai dasar untuk membuat purchase order (PO), dan gudang/ departemen yang memerlukan. Berdasarkan PR bagian pembelian akan membuat PO yang harus mendapat persetujuan dari accounting departement head, general manajer, dan didukung dengan quotation analysis price. PO dibuat 5 rangkap yang didistribusikan kepada, supplier, cost control, gudang sebagai informasi pembelian, account payable sebagai dasar untuk mencatat hutang, dan purchasing sebagai arsip. Supplier menyiapkan barang sesuai PO, setelah siap barang dikirim ke hotel beserta invoice nya. Di hotel barang diterima oleh bagian penerimaan barang, setelah barang dicek dibuatkan Memorandum Invoice (MI) dengan memintakan persetujuan dari bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya, cost control untuk persetujuan harga, bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang. MI pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut, cost control, gudang sebagai informasi, purchasing sebagai arsip, account payable sebagai dasar mencatat hutang, dan supplier sebagai pendukung penagihan.Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian dalam cardex dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha. MI setiap hari dipilah perjenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang sebagai dasar membuat daily receiving report yang menjelaskan tentang penerimaan barang harian. b. Saran Agar prosedur pembelian bahan/ingredient hotel berjalan secara efektif dan efisien disarankan agar pihak managemen hotel memilih staf pembelian yang memenuhi syarat (quality) yaitu jujur, adil, tidak mau diajak kolusi, mengetahui

ISSN No. 1978-3787 tentang asal, karakteristik, cara penyimpanan, serta tahu cara memilih bahan dan spesifikasi barang /bahan yang akan dibeli. Disarankan pula agar managemen hotel menyusun dan memanfaatkan pedoman dalam membeli bahan yang dikenal dengan istilah: “standard purchase specification” yang meliputi tentang: kualitas, ukuran, berat, dan lain sebagainya, sebagai pegangan staf bagian pembelian, penerima barang dan pihak supplier atau vendor. Penggunaan dokumen perlu diusahakan agar tidak terlalu banyak karena dikawatirkan akan menghambat kelancaran proses pembelian barang itu sendiri.

DAFTAR PUSTAKA Anonim, http://madebayu.blogspot.com/2010/04/ pengertian-harga-pokok-makanan.html / diunduh tanggal 18 Januari 2012 pkl 12.29 wita Anonim,

http://foodservicetoday.co.id /page/content2/fb_atau_kamar_hotel/Ed itors-Note/ diunduh tanggal 17 Juni 2015 pukul 14.13 wita.

Anonim, http://library.binus.ac.id. diunduh tanggal 15 Juni 2015 pukul 17.38 wita. Baridwan

Zaki, 2002., Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan kedelapan, Yogyakarta: BPFE- Yogyakarta.

Mertayasa I Gede Agus, 2012. Food & Beverage Service Operation Job Preparation, Yogyakarta: CV Andi Offset. Meweks Awin, 2011., Pembelian Bahan dan Biaya,(http://meweks.blogspot.com/201 1/12/ pembelian-bahan-dan-biaya.html/ diunduh Tanggal 6 April 2015, pukul 18.16 Wita). Mulyadi, 2005., Akuntansi Biaya, Edisi Ke-5, Cetakan Ketujuh, Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Mursyidi, 2008., Akuntansi Biaya Conventional Costing, Just In Time, dan ActivityBased Costing, Cetakan Pertman, Bandung: PT Refika Aditama.



ISSN No. 1978-3787

Media Bina Ilmiah 89

Nuada I Wayan, 2013., Kalkulasi Harga Pokok Makanan (Food Cost) Harian Untuk Pengendalian Biaya di Hotel, Mataram: Media Bina Ilmiah, ISSN; 19783787,Vol.7 No.4, Hal: 52 s/d 59. Nuada I Wayan, 2014., Kebijakan Penetapan Harga Jual Makanan Dan Minuman Industri Jasa Perhotelan Mataram: Media Bina Ilmiah, ISSN; 19783787,Vol.8 No.4, Hal: 77 s/d 87. Nurmahani, 2015., Food And Beverage Department Berperan Penting Dalam Meningkatkan Pendapatan Hotel Grand Antares Indonesia. (http://www.researchgate.net/publicatio n /42355286_ diunduh tanggal 17 Juni 2015 pukul 14.51 wita). Suarsana Nyoman, 2007., Siklus Pengadaan Barang; Aplikasi di Perhotelan dan Restoran, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Yogyakarta: Graha Ilmu. Wiyasha IBM, 2007., Akuntansi Manajemen untuk Hotel dan Restoran, Yogyakarta: CV Andi Offset. Yuktini Rahayu Ananda Ni Putu, 2015., Siklus Penanganan Pengadaan Barang Kebutuhan di Hotel Santika Mataram, Karya Tulis Akhir, Mataram: Akademi Pariwisata Mataram.



ISSN No Media Bina Ilmiah 81

Recommend Documents