VYSOKÁ ŠKOLA BÁŇSKÁ – TECHNICKÁ UNIVERZITA OSTRAVA
INFORMAČNÍ SYSTÉMY A DATOVÉ SKLADY
IS pro firmu vyrábějící potisky triček (semestrální projekt) ZS 2008-2009
Analýza 13
Číslo skupiny: Členové skupiny: Příjmení, jméno, login 1. Kuna Lukáš, kun152 2. Knapek Jiří, kna054 3. Kaluža Radek, kal318 4. Kunát Petr, kun137 5. Vinklér Jiří, vin067
Implementace
1. 2. 3. 4. 5.
1. Zadání (13| 18.10.2008) Cílem této práce je vytvořit informační firemní systém, který obsáhne tyto potřeby firmy: • správa zakázek • správa zákazníků • správa plateb • sklad • správa zaměstnanců Všechny evidence, které systém bude provádět, mají být provedeny přehlednou a dostupnou formou, tak, aby byla práce s nimi intuitivní a příjemná. Je tedy také důležité udělat systém přehledný, kdy má každý uživatel nejdostupnější ty funkce systému, které bude pro svou práci potřebovat nejvíce. Samozřejmostí jsou výstupní sestavy. Se systémem budou pracovat všichni zaměstnanci firmy.
1. Funkční požadavky •
PROČ nový IS
V současné době jsou všechny zakázky obdržené od obchodních zástupců vedeny pomocí tabulky v aplikaci Microsoft Excel, ovšem tato forma není již dostatečně přehledná a také je obtížněji spravovatelná. Není dostatečně efektivní, protože o správu zakázek se v tomto případě stará jeden člověk - grafička. Tento systém není příliš vhodný pro současný stav firmy, kdy je více obchodních zástupců v různých částech republiky. Ti pak musí komunikovat pomocí emailu a telefonu s grafičkou, aby mohli zadat zakázku, případně zjistit v jakém stavu se daná zakázka momentálně nachází. Tento současný systém tak snižuje rychlost zpracování zakázek a také pracovní zatížení oné grafičky, která se musí starat o evidenci vedenou pomocí tabulkového procesoru od firmy Microsoft, který není primárně určen k vedení pokročilejší firemní evidence. •
K ČEMU má IS sloužit
Od nového informačního systému se očekává především zlepšení evidence zakázek, jelikož tato evidence je velmi důležitá pro běh firmy. Je samozřejmě nutno evidovat i několik dalších věcí, které jsou navázány na evidenci zakázek, jako je evidence plateb, zákazníků a skladu.
•
KDO s IS bude pracovat
Uživatelé, kterými jsou v tomto systému zaměstnanci firmy budou v systému vystupovat v těchto rolích podle svého pracovního zařazení: • Administrátor – má možnost přistupovat k jakékoliv části systému bez omezení, jeho práva nejsou jakkoliv omezitelná, může také měnit všem uživatelům heslo bez znalosti toho původního. • Vedení firmy – uživatelé v této skupině mají také možnost přistupovat ke kterékoliv části systému, ovšem jejich práva je možno změnit. • Obchodní zástupce – tito budou především vkládat nové zakázky, případně upravovat jimi zadané zakázky, mohou také přijímat platby od zákazníků a také prohlížet zakázky zadané v systému a stav skladu, aby mohli zákazníkům nabídnout reálné termíny dokončení jejich zakázky. Je jich přístup tedy bude řízen ke všem částem, které budou potřebovat pro to aby mohly vykonávat svou pracovní činnost. • Grafik – má na starosti grafický návrh potisku materiálu a komunikaci se zákazníkem kvůli korekce grafického návrhu. Každý jím vytvořený grafický návrh musí schválit nejprve zákazník a teprve pak může být návrh odeslán do tisku. Je tedy potřeba, aby měl přístup do evidence zákazníků, zakázek a také grafických návrhu. Grafické návrhy bude moci editovat a doplňovat data pro jednotlivě kroky. • Tiskař – uživatelé v této skupině mají přístup k informacím o zakázkách, které již mohou být tisknuty, také si mohou prohlížet grafiky příslušící k těmto zakázkám. Dále mají přístup do skladu, kde upravují údaje o skladovaném zboží, pokud jej odeberou pro potřebu tisknutí zakázky. Uživatelé informačního systému můžou náležet pouze do jedné skupiny, které jim dává jistá základní přístupová práva k jednotlivým částem systému, ovšem tato práva mohou být upravena individuálně administrátorem případně osobou, která má k přístup ke změně těchto údajů. •
VSTUPY do systému
Je požadováno aby k jedné zakázce mohl být uveden zákazník, případně i škola, kterou navštěvuje. Dále je požadováno aby jedna zakázka mohla obsahovat více druhů a typů materiálu, který má být potištěn a k nim také přiřazen jeden, případně více grafických návrhů tisku. Nepředpokládá se ovšem, že by se jeden grafický návrh objevil ve více zakázkách. Zakázky se dělí do dvou kategorií a to sice na školní kam spadají trička maturitní, absolventská a podobná, pro které je popis grafického návrhu poněkud rozsáhlejší, jelikož jsou pro školy již připraveny určité obrázky, tiskové fonty a také předpřipravené návrhy grafických částí, které je potřeba vyplnit. Tyto údaje jsou uvedeny v katalogu firmy. Druhou kategorií, která je nazvána firemní se rozumí zakázky, kde je kompletní grafický návrh dodán zákazníkem (nemusí se nutně jednat o firmu). U grafických návrhů je potřeba počítat s tím, že je možno, v případě triček tisknout jak na přední a zadní stranu, ale také na oba rukávy. U potisků na přední a zadní straně je možné, že požadované rozložení tisku bude potřeba rozložit na dvě síta, to znamená, jako by se na přední a zadní stranu tisklo dvakrát. U materiálu k potisku je požadováno, aby při zadávání bylo možno vybrat typ na který se bude tisknout, počet kusů (u triček počet kusů jednotlivých velikostí) a také cenu za kus, která bude systémem předpočítána podle ceníku potisku, ale musí být možno ji změnit.
Zakázky jsou zaměstnanci rozlišovány podle sériového čísla, které jsou zadávány obchodníky a slouží jim pro jejich rozlišování. U zakázek je kromě data vložení, potřeba i datum kdy by měla být zakázka doručena zákazníkovi (podle tohoto data se budou všechny zakázky řadit), dále je u zakázky evidovaná případná sleva (buď v korunách nebo procentech z konečné ceny zakázky), případná přirážka (například za použití fosforeskující barvy) a také cena dopravy, možnost, že se nemá čekat na zálohu, kdo zakázku sehnal a nakonec cenu zakázky, která je spočítána podle materiálů, na které se má tisknout. Je možno uvést i kontaktní údaje pokud se neshodují se zákazníkem. Jeden zákazník může mít najednou i více zakázek, ale jedna konkrétní zakázka vždy patří jen k jednomu zákazníkovi. V zobrazování údajů o zakázkách, zákaznících, školách, stavu skladu a platbách musí být umožněno vyhledávání. Je potřeba, aby se údaje o všech zakázkách zobrazovali přehledně a byly zobrazeny jen důležité údaje, ale samozřejmě, aby bylo možno si také zobrazit podrobnosti k dané položce. Systém taky bude spravovat evidenci zaměstnanců. U každého zaměstnance se kromě jeho jména a adresy musí také evidovat datum jeho nástupu k firmě, rodné číslo, dny dovolené, nástupní plat, půlroční extra, které dostává v případě, že u firmy vydrží déle než půl roku. U obchodních zástupců dále i provize, které dostávají z jedné zakázky, také jeho pracovní zařazení. Sklad bude veden pro jednotlivé položky zboží, které navíc budou rozlišeny i podle barvy. Je potřeba, aby bylo možno zjistit, které zboží v určité barvě, případně kolik kusů od onoho zboží na skladě chybí, pro splnění všech nevyřízených zakázek. Ze zakázek bude nutno pro tiskaře také vyfiltrovat zakázky, které ještě nebyly dokončeny a které už jsou připraveny k tisku – to znamená, že mají korekturu schválenu zákazníkem, je zaplacena záloha (případně se na ni nemá čekat) a zboží, na které má být tištěno je momentálně na skladě. U jednotlivých materiálu na které se má tisknout, musí být možno určit, že již jsou potištěny a potisk je zafixován, tak aby bylo možno poznat, která zakázka již je hotova a tudíž může být doručena zákazníkovy. Obchodní zástupce pak vyplní u takové zakázky datum kdy byla dokončena. V systému plateb bude možno vložit buď zálohu na zakázku, případně splátku nebo doplatek. Pokud se jedná o zálohu, tak systém nabídne jako výši zálohy polovinu ceny zakázky, tuto částku bude možno změnit. V případě, že půjde o doplatek, tak není vyplňována žádná výše a systém sám spočítá zbývající částku, která chybí k dosažení celé částky zakázky. V evidenci grafických návrhů bude moci později grafik doplnit a případně změnit i datum, kdy odeslal první korekturu zákazníkovy, kdy byla korektura potvrzena a také kdy předal grafický návrh dotisku. U grafických návrhů se evidují také počty barev v jednotlivých potiscích. S evidencí zákazníků je taky spjata evidence škol, kde se evidují základní údaje o škole (název, adresa) a pak také pokud je možno i jméno a kontaktní informace ředitele/ředitelky. Veškeré ceny v systému jsou vedeny bez DPH ale u plateb a na fakturách budou zobrazeny také ceny s DPH. •
VÝSTUPY ze systému
V případě zakázky, aby bylo možno vygenerovat výstupní sestavu (viz. zakazka.pdf). K platbám bude možno vygenerovat fakturu, případně bude možno vygenerovat fakturu k celé zakázce. Faktury budou generovány podle dodaného vzoru (viz. faktura.pdf). •
Nefunkční požadavky
Je nutno aby práce se systemem byla rychlá a intuitivní. Aby bylo možno jej využívat na běžném PC.
2. Analýza (13| 18.10.2008)
1. Analýza datová Datová analýza zpracovává datový model. Budou zde tedy vybrány potřebné evidence objektů a jejich atributy, určíme funkční závislosti mezi atributy. Pro přesnější popis struktury databáze je použit lineární zápis všech entit i s atributy. Pro grafické znázornění vztahů a povinností mezi entitami nám poslouží E-R diagram. Pro přesnější popis jednotlivých entit a jejich atributů jsou použity datové slovníky, kde je u jednotlivých atributů uveden jejich datový typ, velikost, integritní omezení a další parametry. 1.1. Lineární zápis typů entit a typů vazeb
Tabulka (primární_klíč , cizí_klíč, atribut) cenik_ldpe (kusy , barva_1, barva_2, barva_3) cenik_potisku_tricek (kusy , barva_1, barva_2, barva_3, barva_4, barva_5, barva_6, barva_7, barva_8) grafika (id_grafiky , id_objednavky, levy_barvy, pravy_barvy, predek_barvy, predek2_barvy, zadek_bavy, zadek2_barvy, popis, obrazek_cislo, obrazek_barva, hnp_pismo, hnp_text, hnp_barva, dnp_pismo, dnp_text, dnp_barva, tvar_seznam_jmen, seznam_jmen, seznam_jmen_barva, seznam_jmen_pismo, jmeno_skoly, adresa_skoly, roky_skola, trida, skola_typ, skola_barva, dnz_pismo, dnz_text, dnz_barva, korektura_odeslana, korektura_potvrzena, do_tisku) barevnik (id_barvy , nazev) kategorie (id_kategorie , kategorie, typ) zbozi (id_zbozi , kod, id_kategorie, nazev, vyrobce, dodavatel, cena, fotka, material, id_barvy, velikost_xs, velikost_s, velikost_m, velikos_l, velikost_xl, velikost_xxl, velikost_xxxl, vaha) zakaznik (id_zakaznika , firma, id_skoly, jmeno, prijmeni, email, ulice, mesto, psc, ico, dic, telefon) material_k_potisku (id_grafiky , id_zbozi , id_barvy , pocet_kusu, xs, s, m, l, xl, xxl, xxxl, cena_ks, tricko_zdarma, tisk, fixace) objednavka (id_objednavky , seriove_cislo, id_zakaznika, sleva, prirazka, doprava, cena, prijeti_zakazky, nejpozdejsi termin, datum_doruceni, jmeno, prijmeni, email, telefon, poznamka, sehnal, necekat_na_zalohu, zadal) platba (id_patby , id_objednavky, castka, prijata, typ_platby, forma_platby, id_zamestnance) prava (id_zamestnance , grafika_zobrazit, gafika_pridat, grafika_upravit, zbozi_zobrazit, zbozi_vybrat, zbozi_objednat, skola_pridat, skola_vybrat, skola_upravit, skola_zobrazit, zamestnanec_pridat, zamestnanec_upravit, zamestnanec_zobrazit, zakaznik_pridat, zakaznik_vybrat, zakaznik_zobrazit,
zakaznik_upravit, objednavka_pridat, objednavka_zobrazit, objednavka_upravit , platba_zobrazi, platba_upravit, platba_pridat, sklad_zobrazit, sklad_upravit, sklad_pridat) sklad (id_polozky , datum_prijeti, id_zbozi, id_barvy, pocet_kusu, xs, s, m, l, xl, xxl, xxxl) skola (id_skoly , nazev, ulice, mesto, psc, jmeno_reditele, prijmeni_reditele, telefon, email) skupina (id_skupiny , nazev) zamestnanec (id_zamestnance , jmeno, prijmeni, datum_nastupu, rodne_cislo, ulice, psc, mesto, zdravotni_pojistovna, dovolena, nastupni_plat, pulrocni_extra, provize, id_skupiny,login, heslo, aktivni) 1.2. ER diagram
1.3. Datový slovník
Datový slovník používáme k podrobnému popisu atributů jednotlivých entit. Bývá v nich uveden název atributu, jeho datový typ, délka, zda může být hodnota atributu prázdná (NULL), jestli se jedná o klíčový atribut, indexování daného atributu, integritní omezení a také poznámka. Uvádíme zde pouze tři tabulky, kvůli zachování přehlednosti. cenik_ldpe Název kusy barva_1 barva_2 barva_3
Typ bigint decimal decimal decimal
Délka 20 12,2 12,2 12,2
NULL ne ne ano ano
Klíč ano ne ne ne
Index ano ne ne ne
IO -
Poznámka Počet kusů Cena při jedné bavě Cena při dvou barvách Cena při třech barvách
zákazník Název id_zakaznika firma id_skoly jmeno prijmeni ulice mesto psc ico dic telefon email
Typ bigint text bigint varchar varchar varchar varchar int bigint varchar bigint varchar
Délka 20 20 40 40 255 255 5 8 10 12 255
NULL ne ano ano ne ne ne ne ne ano ano ano ne
Klíč ano ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne
Index ano ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne
IO >0 >0 -
Poznámka auto_increment Jméno firmy ID školy Jméno Příjmení Ulice Město PSČ IČ DIČ Telefon Email
Délka 20 40 40 10 255 255 5 255 4 1 11 11 3 16 32 1
NULL ne ne ne ne ne ne ne ne ne ano ano ano ano ne ne ne ne
Klíč ano ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne
Index ano ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne ne
IO -
zaměstnanec Název id_zamestnance jmeno prijmeni datum_nastupu rodne_cislo ulice město psc zdravotni_pojistovna dovolena nastupni_plat pulrocni_extra provize id_skupiny login heslo aktivni
Typ bigint varchar varchar date bigint varchar varchar int varchar int int int int tinyint varchar varchar tinyint
Poznámka ID zaměstnance Jméno Příjmení YYYY-MM-DD Rč. bez lomítka Ulice Město PSČ Zdravotní pojišťovna Počet dnů dovolené Nástupní plat Půlroční extra Provize ID skupiny Login MD5 Aktivní zaměstnanec
2. Analýza funkční (13| 18.10.2008) 2.1. DF diagramy
Kontextový diagram Tento diagram zobrazuje celý systém jako jednu funkci, definuje hranice systému, jeho aktéry, zdroje a cíle dat.
Diagram datových toků úrovně 0
Diagramy datových toků úrovně 1 Zakázka
Grafika
Zboží
2.2. Minispecifikace
Jelikož informační systém obsahuje mnoho funkcí, které jsou si někdy dosti podobné, případně je jejich implementace triviální, tak jsme provedli funkční analýzu jen pro specifické a náročnější funkce systému, které nejsou příliš jasné, případně rozšířené. Jednotlivé algoritmy popisují elementární funkce systému a jejich vzájemné vztahy. Konkrétní návrh a vzhled jednotlivých formulářů, výstupních sestav a uživatelského prostředí bude popsán v kapitole, která se týká návrhu implementace. Přidání nové zakázky 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9.
Spusť funkci přidání nové grafiky, kdy id_objednavky = -id_zamestnance. Spusť funkci přidání materiálu k potisku. Zobraz formulář pro přidání zakázky. (viz. pridani_zakazky.bmp) V případě, že uživatel vybere přidání nového zákazníka, tak spusť funkci přidání nového zákazníka V případě, že si uživatel přeje vybrat zákazníka, který už je zadán v systému, tak spusť funkci vybrat zákazníka Pokud uživatel odeslal formulář, zkontroluj, zda vyplnil veškerá povinná pole a zda jsou všechny údaje vyplněny správně. Pokud formulář projde kontrolou bez chyb, tak vlož vyplněné údaje do objednavka. Uprav v grafika všechny záznamy, kde id_objednavky = -id_zamestnance. Těmto záznamům nastav id_objednavky na ID právě vloženého záznamu do objednavka. Zobraz informace o objednávce, která má id_objednavky rovnu ID právě vloženého záznamu. Pokud formulář obsahuje chyby zobraz jej znovu s vyplněnými hodnotami, které byly odeslány i s popisem chyb, které byly ve formuláři nalezeny. Pokud je formulář odeslán uživatelem vrať se do bodu 6.
Přidání nového zákazníka 1. Zobraz formulář pro přidání zákazníka, musí v něm být možno vybrat zda se jedná o zákazníka firemního nebo školu. (viz. pridat_zakaznika.bmp) 2. Pokud se jedná o školního zákazníka a uživatel vybere přidání nové školy, tak spusť funkci pro přidání školy. Pokud vybere vybraní školy, umožni mu vybrat ze škol již uložených ve škola. Pak se vrátí k formuláři pro přidání zákazníka. 3. Uživatel vyplní udaje o zákazníkovy do formuláře. 4. Zkontroluj vyplněný formulář, zda je vyplněno vše nezbytné a zda je formulář vyplněn správně. 5. Pokud nejsou nalezeny žádné chyby v odeslaném formuláři, tak vlož udaje do klient jako nový záznam a přejdi na zobrazení informací o právě vloženém zákazníkovy. 6. V případě, že formulář kontrolou neprošel, zobraz opět formulář pro přidání zákazníka, kde již budou vyplněny udaje, které byly odeslány a budou zobrazeny i chyby nalezené ve formuláři. Pokud je formulář znovu odeslán přejdi na bod 4. Přidání nové grafiky 1. 2. 3. 4. 5.
Zobraz formulář pro přidání nové grafiky. (viz. pridat_grafiku.bmp) Uživatel vyplní potřebné údaje. Pokud uživatel odeslal formulář, zkontroluj zadané údaje. Pokud údaje neobsahují jedinou chybu, tak zapiš vyplněné udaje jako nový záznam do grafika. Pokud jsou v údajích nějaké chyby, tak znovu zobraz formulář pro přidání nové grafiky, kde jsou již vyplněny odeslané udaje a také jsou v něm popsány nalezené chyby. Pokud bude formulář opět odeslán přejdi na bod 2.
Přidání zboží k potisku 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Uživatel vybere materiál, na který se bude tisknout. (viz. vybrat_zbozi.bmp) Zobraz formulář pro přidání materiálu k potisku. (viz. pridat_zbozi_k_potisku.bmp) Uživatel vyplní formulář a poté jej odešle. Zkontroluj vyplněné udaje. Pokud jsou údaje v pořádku, zapiš vyplněné údaje jako nový záznam do material_k_potisku. Jestliže údaje obsahují chybu, zobraz formulář pro přidání materiálu k potisku s odeslanými údaji a také informacemi o nalezených chybách. Pokud bude formulář odeslán pokračuj bodem 4.
Úprava zakázky 1. Načti údaje o požadované zakázce ze objednavka, dále pak o grafických návrzích z grafika, které mají id_objednavky rovnu id_objednavky zakázky, které upravujeme a pak také informace o materiálech k potisku z material_k_potisku, jejichž id_grafiky patří ke grafickým návrhům upravované zakázky. (viz. upravit_zakazku.bmp) 2. Zobraz formulář pro úpravu zakázky s předvyplněnými údaji, které jsou převzaty z načtených údajů. 3. Pokud uživatel vybere úpravu zboží k potisku, spusť funkci pro úpravu zboží k potisku. 4. Pokud uživatel vybere úpravu grafického návrhu, spusť funkci pro úpravu grafiky. 5. Uživatel upraví potřebné údaje. 6. Pokud byl formulář odeslán zkontroluj, zda je vše správně vyplněno. 7. Pokud je vše v pořádku edituj údaj v objednavka jehož id_objednavky je rovnu ID uživatelem upravované zakázky.
8. Pokud jsou v odeslaných údajích nalezeny chyby, zobraz formulář pro úpravu zakázky s odeslanými udají a také informacemi o nalezených chybách. Pokud uživatel formulář odešle přejdi na bod 2. Úprava zboží k potisku 1. Načti údaje o patřičném zboží z material_k_potisku. 2. Zobraz formulář pro úpravu zboží k potisku s údaji, které byly načteny v předchozím kroku. (viz. upravit_zbozi_k_potisku.bmp) 3. Uživatel upraví údaje, které chce změnit. 4. Pokud byl formulář odeslán, zkontroluj odeslané údaje. 5. V případe, že údaje neobsahují žádnou chybu, edituj údaj v material_k_potisku, jehož id_materialu je rovno ID materiálu, upravované položky. 6. Pokud údaje obsahují chyby, zobraz formulář pro úpravu zboží k potisku s odeslanými údaji a popisem nalezených chyb. Pokud uživatel odešle formulář pokračuj bodem 4. Úprava grafiky 1. Načti veškeré údaje o grafice, které jsou v grafika. 2. Zobraz formulář pro úpravu grafiky, ve kterém jsou již vyplněny údaje, které byly načteny v předchozím kroku. (viz. upravit_grafiku.bmp) 3. Uživatel změní údaje, které si přál změnit. 4. Pokud byl formulář odeslán, zkontroluj odeslané údaje. 5. Pokud nebyly nalezeny chyby v odeslaných údajích, uprav údaj v grafika, který má id_grafiky rovnu ID grafiky, kterou upravujeme. K úpravě údajů v databázi použij odeslané údaje. 6. V případě, že při kontrole byla nalezena alespoň jedna chyba, zobraz opět formulář pro úpravu grafiky, ve kterém jsou odeslané údaje a také informace o nalezených chybách. Pokud uživatel odešle formulář přejdi na bod 4. Práva zaměstnance 1. Načti z tabulky prava řádek jehož id_zamestnance je rovnu ID zaměstnance, kterému chceme upravit přístupová práva. 2. Zobraz formulář pro úpravu přístupových práv uživatele s údaji vyplněnými načtenými údaji. 3. Uživatel upraví přístupová práva podle svých představ. 4. Pokud uživatel odeslal formulář, tak upravíme patřičný řádek v prava podle odeslaných údajů. Sklad chybí 1. Načti všechny údaje z material_k_potisku a také ze sklad. V údajích z material_k_potisku sečti počty všech kusů materiálu z objednávek, které ještě nebyly vyřízeny a od těchto počtů odečti stav na skladu, pokud se id_zbozi z material_k_potisku rovna id_zbozi ze sklad. 2. Pokud je rozdíl počtů záporný, zobraz zboží, které má zaporný rozdíl a také výsledek rozdílu. (viz. chybjejici_zbozi.bmp)
3. Analýza časová Stavové diagramy jednotlivých entit jsou si velmi podobné, proto zde uvádíme jen dva z nich. Stavový diagram - Objednávka
Stavový diagram – Zaměstnanec
3. Analýza datového skladu (skupina| autor, datum)
4. Návrh implementace 5. Popis implementace 6. Programátorská příručka (skupina| autor, datum)
7. Uživatelská příručka (skupina| autor, datum)
