Is BVP geschikt voor uw ICT-aanbestedingen? John Kuin 12 november 2015 Nationaal Outsourcing Congres PON
INTRODUCTIE Accare: • 5 Noordelijke provincies • 850 medewerkers • Jaarlijks zo’n 13.000 cliënten • Bijna volledig ambulant • Ruim 25 vestigingen (en groeiende) • Minimale eigen ICT John Kuin Informatiemanager Accare
AAN HET EINDE VAN DEZE SESSIE WEET U… •
…wat Best Value Procurement is en wat het uniek maakt;
•
…hoe BVP in de praktijk kan werken bij een ICT aanbesteding;
•
…welke valkuilen u kunt verwachten;
•
…of BVP geschikt is voor uw organisatie.
BVP SINDS 2008 IN NEDERLAND •
Ontwikkeld door de Amerikaanse professor Dean Kashiwagi (Arizona State University)
•
Oorsprong in Nederland in de civiele sector met introductie in 2008 bij Rijkswaterstaat. Sindsdien 15 afgeronde aanbestedingen (26 projecten) met een aanneemsom van € 570 miljoen.
•
In Nederland beschreven in de boeken ‘Prestatieinkoop’ en ‘Prestatieverkoop’.
IN 2014 KREEG BVP MEER AANDACHT BINNEN ICT SOURCING
Bron: Best Value Congres - April 2015
BEST VALUE BIEDT EEN NIEUW PARADIGMA
Expertise benutten
Geen ‘management, direct and control’
Transparantie
Praktijk situatie
SITUATIE ACCARE - HISTORIE •
• •
•
ICT eerst bij collega instelling ⁺ Identieke doelstelling ⁻ Gevoel 2e rang / ‘Sneeuwden onder’ In 2010 zelf uitbesteding in de markt gezet (traditioneel) Dienst op basis van: • Beschikbaarheid • Performance (op gebruikersniveau beschreven) • Beveiliging Scope • Werkplek hosting • Applicatie hosting • Servicedesk • Inclusief Telefonie
Praktijk situatie
SITUATIE ACCARE - HISTORIE •
Wederzijds besloten om niet samen door te gaan (Wisselende relatie /verschillende verwachtingen)
•
Ervaringen naar aanleiding van de vorige uitbesteding: ⁺ Afspraken op dienstniveau, in plaats van machineniveau ⁺ Enigszins stabiel kostenniveau ⁺ Intern eigenaarschap voor het contract ⁻ Zelf regierol goed invullen ⁻ Operationeel teveel discussie over scope ⁻ Afspraken nog duidelijker vastleggen
BIJ EEN BVP-AANBESTEDING LIGT DE FOCUS OP DE ‘WAAROM’
Praktijk situatie
SITUATIE ACCARE – NIEUWE AANBESTEDING Op zoek naar een passende partner Stap 1: Selectie Quint Wellington Redwood voor begeleiding traject • Brede kennis van de markt • Daagden mij uit! Stap 2: Samenstelling Longlist (30) potentiële partners • Ingebracht door Accare en Quint Stap 3: Keuze voor BVP als methode • Weinig ICT kennis binnen organisatie • Sluit aan bij Doelgerichte filosofie van Accare
Praktijk situatie
SITUATIE ACCARE – SAMENSTELLING KERNTEAM Stap 4: Samenstelling Kernteam van 7 personen. Mix van: • Behandelaren en ondersteunend personeel • Directieleden, managers en secretaresse • ICT kennis en geen ICT kennis Erik Mulder
Kinder- en jeugdpsychiater en directeur behandelzaken
Frits Nicolai
Directeur Bedrijfsondersteuning en financieel directeur
Harry Meulman
Inhoudelijk manager, regio Friesland & kinder- en jeugdpsychiater
Clasina v/d Velde
Algemeen Manager, regio Drenthe
Margreet Hoogenberg
Directiesecretaresse
Joop de Roos
Manager Faciliaire Zaken en ICT beheer
John Kuin
Informatiemanager
Praktijk situatie
SITUATIE ACCARE - SCOPE Stap 5: Vaststellen scope Werkplek 3.0 omvat de levering en beheer van: • Werkplekomgeving • Kantoorapplicaties • Hosting van Bedrijfsapplicaties en databases • Ondersteuning van medewerkers Accare (onder meer middels een Service desk) • Technisch beheer van werkplekomgeving. • Integratie van Unified Communications (het selectietraject voor een Unified Communications oplossing start parallel aan de RfP Werkplek 3.0). • Transitie van huidige omgeving naar Werkplek 3.0, inclusief een eventueel benodigde transformatie. • Re-transitie aan het einde van het contract • Licenties voor alle niet-bedrijfsspecifieke applicaties
Praktijk situatie
SITUATIE ACCARE – OPSTELLEN DOELSTELLINGEN Stap 6: Consensus over doelstellingen • 5 ingebrachte doelstellingen per persoon • Leidde tot 7 doelstellingen 1. 2. 3. 4.
Accare kan haar primaire activiteiten continu uitvoeren en voortzetten. Werkplek 3.0 wordt door medewerkers van Accare als prettig, snel en stabiel ervaren. Werken is mogelijk vanaf iedere plek en met ieder device. Eenvoudig en logisch kostenmodel op basis van betalen naar gebruik en niet betalen bij geen gebruik, waarmee Accare zelf de prijs kan berekenen van wijzigingen. 5. Werkplek 3.0 beweegt mee in functionaliteit en prijs met de manier van werken, het aantal medewerkers, het aantal en soort applicaties, de benodigde infrastructuur en koppelingen met derde partijen. 6. Medewerkers van Accare kunnen voor alle ICT-gerelateerde zaken terecht bij Leverancier en er is een minimale inspanning (en daarmee een minimale verhindering van werkzaamheden) vereist in geval van problemen, vragen of verzoeken. 7. Een soepele en snelle transitie zonder overlast voor de medewerkers van Accare, met een scherp overgangsmoment van de huidige naar de nieuwe werkplek.
Praktijk situatie
SITUATIE ACCARE – SAMENSTELLEN SHORTLIST Stap 7: Terug naar 5 partijen • Eisen: • Gevraagde scope aantoonbaar kunnen bieden • Top 25 klant Directe directie aandacht • ISO27001 • Daarbij 2 partijen op de grens, maar met goede ‘klik’ • Grotere partij, waarbij we net Top-25 zouden zijn • Kleinere partij, waarbij we de grootste zouden zijn Stap 8: Uitgebreide leveranciersinstructie (marktinformatiebijeenkomst)
MET BVP KOM JE SNELLER OP ÉÉN PARTIJ UIT
Praktijk situatie
SITUATIE ACCARE – BEOORDELINGSFASE •
Aanbiedingen geanonimiseerd en ontdaan van financiële aanbod • Beoordelingen op voldoen aan doelstellingen • En op risico’s en kansen Gunnen op basis van waarde, opgebouwd uit: • Niet op techniek • Kwaliteit • Prestatieonderbouwing 2xA4 (30%) • Niet primair op prijs • Risicodossier • Kansendossier • Interviews
2xA4 (20%) 2xA4 (15%) 2x45min (35%)
• Prijs • Totale prijs ligt onder het plafondbedrag
• •
1 partij deed geen aanbieding (breekpunt budgetplafond) 1 partij onvoldoende punten voor interviewronde
•
Beeld interviews consistent met geschreven stukken
ERVARING LEERT DAT ER MEERDERE VOORDELEN ZIJN
Medewerkers uit het primaire proces kunnen de beoordeling doen.
Duidelijk proces, snellere beoordeling en minder papierwerk.
Mogelijkheid om met één partij de diepte in te gaan.
Focus op maximale waarde en minimaal risico.
TOCH ZIJN ER OOK ENKELE VALKUILEN...
…VALKUILEN DIE U KUNT VERMIJDEN.
Praktijk situatie
SITUATIE ACCARE - CONCRETISERINGSFASE •
Blijf kritisch! Het is nog steeds een selectietraject.
•
Blijf in de BVP-gedachte en val niet terug in oud gedrag: • Neem de tijd om de aanpak van de leverancier te begrijpen • Houdt het realiseren van de doelstellingen centraal • Niet teveel detailafspraken: durf los te laten • Leverancier is expert
•
De doelstellingen van Accare zijn vertaald naar 2 KPI’s: • Beschikbaarheid van een dienst (Eindgebruikerniveau) • Klanttevredenheid op strategisch, tactisch en operationeel niveau
DUS WANNEER IS BVP GESCHIKT VOOR UW ORGANISATIE?
VRAGEN
