INVENTORY MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OF "ELECTROLUX AUTHORIZED SERVICE CV. MOMENTUM TEKNIK" Dewi Sawitri, Dr. Dewi Agushinta R, SKom, MS Undergraduate Program, Faculty of Computer Science, 2009 Gunadarma University http://www.gunadarma.ac.id Keywords : Information, Management, Design, Inventory, System. ABSTRACT : This study discusses the problems of inventory systems of "Electrolux Authorized Service CV. Momentum Technique" that uses the data documenting the goods in and goods out manually therefore it makes the performance of the company slower. These data are not integrated and not consolidated. Because it is made of information system designed in a computerized inventory management and integrated to accelerate the company's performance. In order to implement the design, then System Development Life Cycle (SDLC) method is used starting from system planning to stage a detailed system design, including database design, design controls, design input output, until the technology.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG “ELECTROLUX AUTHORIZED SERVICE CV. MOMENTUM TEKNIK”
NPM
: 10103546
Nama
: Dewi Sawitri
Pembimbing
: Dr. Dewi Agushinta R, SKom, MS
Tahun Sidang
: 2009
Subjek
: sistem informasi manajemen,
Judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG “ELECTROLUX AUTHORIZED SERVICE CV. MOMENTUM TEKNIK”
Abstraksi Penelitian ini membahas tentang permasalahan sistem inventory yang dimiliki “Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik” yang menggunakan pendokumentasian data barang masuk dan barang keluar secara manual sehingga membuat lambatnya kinerja perusahaan. Data-data tersebut tidak terintegrasi dan tidak terkonsolidasi. Karena itu dibuat perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang secara komputerisasi dan terintegrasi agar mempercepat kinerja perusahaan. Guna menerapkan perancangan tersebut, maka digunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) mulai dari perencanaan sistem hingga tahap perancangan sistem yang rinci, mencakup perancangan database, perancangan kontrol, perancangan input output, hingga teknologinya.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG “ELECTROLUX AUTHORIZED SERVICE CV. MOMENTUM TEKNIK” DEWI SAWITRI Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Gunadarma
[email protected] ABSTRAK Penelitian ini membahas tentang permasalahan sistem inventory yang dimiliki “Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik” yang menggunakan pendokumentasian data barang masuk dan barang keluar secara manual sehingga membuat lambatnya kinerja perusahaan. Data-data tersebut tidak terintegrasi dan tidak terkonsolidasi. Karena itu dibuat perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang secara komputerisasi dan terintegrasi agar mempercepat kinerja perusahaan. Guna menerapkan perancangan tersebut, maka digunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) mulai dari perencanaan sistem hingga tahap perancangan sistem yang rinci, mencakup perancangan database, perancangan kontrol, perancangan input output, hingga teknologinya. Kata kunci : Informasi, Manajemen, Perancangan, Persediaan Barang, Sistem. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi khususnya teknologi informasi berbasis komputer dewasa ini, dirasa sangat pesat dan hal ini berpengaruh terhadap aspek pekerjaan. Hampir semua perusahaan dalam hal pengambilan keputusan, penyebaran informasi, peningkatan efektifitas pekerjaan dan pelayanan telah menggunakan sistem informasi komputer. Bagi suatu perusahaan yang sedang berkembang seperti pada Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik sebagai suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbaikan dan pemeliharaan alat-alat rumah tangga, tentunya memiki suatu sistem inventory yang berguna untuk mengelola persediaan suku cadang. Namun pendokumentasian yang digunakan saat ini secara manual sehingga menimbulkan kendala dalam kinerja perusahaan.
5
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang hendak dicapai adalah untuk : a. Memodelkan atau merancang sistem inventory menggunakan pendekatan berorientasi obyek. b. Mengembangkan sistem inventory yang telah ada menjadi lebih terintegrasi dan terkonsolidasi dengan sistem yang terkomputerisasi. TINJAUAN PUSTAKA Konsep Persediaan Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan. Perusahaan yang melakukan kegiatan produksi (industri manufaktur) akan memiliki tiga jenis persediaan, yaitu : (1) Persediaan bahan baku dan penolong. (2) Persediaan bahan setengah jadi. (3) Persediaan barang jadi. Sedangkan perusahaan perdagangan minimal memiliki satu jenis persediaan, yaitu persediaan barang dagangan. Adanya berb agai macam persediaan ini menuntut pengusaha untuk melakukan tindakan yang berbeda untuk masing-masing persediaan, dan ini akan sangat terkait dengan permasalahan lain seperti masalah peramalan kebutuhan bahan baku serta peramalan penjualan atau permintaan konsumen. Bila melakukan kesalahan dalam menetapkan besarnya persediaan maka akan berdampak ke masalah lain, misalnya tidak terpenuhinya permintaan konsumen atau bahkan berlebihan persediaan sehingga tidak
6
semuanya terjual, timbulnya biaya ekstra penyimpanan atau pesanan bahan dan sebagainya. Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Ciri khas dari model persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin pesediaan dengan biaya yang serendah rendahnya. Menurut Ristono (2009) inventory atau persediaan adalah suatu teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan yaitu : permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage). Secara teknis, inventory adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan. Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses poduksi. Menurut Ristono (2009) beberapa pengertian persediaan menurut para ahli adalah sebagai berikut :
7
•
Suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari part atau bagian, bahan baku dan barang hasil produksi, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien.
•
Serangkaian kebijakan dengan sistem pengedalian yang memonitor tingkat persediaan yang harus dijaga kapan persediaan harus diisi dan berapa pesanan yang harus dilakukan. Berdasarkan kedua pengertian di atas, maka dapat diambil kesimpulan
bahwa pengertian pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektifitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan. Faktor Biaya Persediaan Dikarenakan persediaan merupakan salah satu faktor yang menentukan kelancaran produksi dan penjualan, maka persediaan harus dikelola secara tepat. Dalam hal ini perusahaan harus dapat menentukan jumlah persediaan optimal, sehingga di satu sisi kontinuitas produksi dapat terjaga dan pada sisi lain perusahaan dapat memperoleh keuntungan, karena perusahaan dapat memenuhi setiap permintaan yang datang. Karena persediaan yang kurang akan sama tidak baiknya dengan persediaan yang berlebihan, sebab kondisi keduanya memiliki beban dan akibat masing-masing. Bila persediaan kurang, maka perusahaan tidak akan dapat memenuhi semua permintaan sehingga akibatnya pelanggan akan kecewa dan beralih ke perusahaan lainnya. Sebaliknya, bila persediaan berlebih, ada beberapa beban yang harus ditanggung, yaitu : 1. Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan maka akan semakin besar biaya penyimpanannya. 2. Risiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka risiko kerusakan barang semakin tinggi.
8
3. Risiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan “out of date” atau ketinggalan jaman. Tujuan Pengelolaan Persediaan Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan sudah tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian persediaan yang dijalankan adalah untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang optimal sehingga diperoleh penghematan-penghematan untuk persediaan tersebut. Hal inilah yang dianggap penting untuk dilakukan perhitungan persediaan sehingga dapat menunjukkan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjaga kontinuitas produksi dengan pengorbanan atau pengeluaran biaya yang ekonomis. Dengan demikian yang dimaksud dengan pengelolaan persediaan adalah “Kegiatan dalam memperkirakan jumlah persediaan (bahan baku dan peno long) yang tepat, dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan tidak pula kurang atau sedikit dibandingkan dengan kebutuhan atau permintaan”. Dari pengertian tersebut, maka tujuan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut : 1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat (memuaskan konsumen). 2. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan alasan : •
Kemungkinan barang (bahan baku dan peno long) menjadi langka sehingga sulit untuk dip eroleh.
•
Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan.
3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan. 4. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat mengakibatkan biaya menjadi besar.
9
5. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar-besaran, karena mengakibatkan biaya menjadi besar. Dari beberapa tujuan pengendalian di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan pengendalian persediaan adalah untuk menjamin terdapatnya persediaan sesuai kebutuhan. Ada dua macam kelompok bahan baku, yaitu : 1. Bahan baku langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk dan merupakan bagian dari barang jadi yang biasanya dengan mudah bisa ditelusuri dari biaya barang jadi tersebut. Jumlah bahan baku langsung bersifat variabel, artinya sangat bergantung atau dipengaruhi oleh besar kecilnya volume produksi atau perubahan output. Contoh : •
Kain adalah bahan baku industri garment atau pakaian jadi.
•
Tepung terigu adalah bahan baku pabrik roti.
2. Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang dipakai dalam proses produksi, tetapi sulit untuk menelusuri biayanya pada setiap barang jadi. Contoh : •
Benang adalah bahan baku tak langsung yang digunakan dalam industri garment.
•
Garam dan ragi adalah bahan baku tak langsung pembuatan roti.
Faktor yang Menentukan Persediaan Yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor yg mempengaruhi besar kecilnya persediaan. Sebenarnya perlu dibedakan antara persediaan bahan baku dan bahan jadi, namun yang dimaksud dengan persediaan dalam kaitannya dengan kegiatan produksi adalah bahan baku dan penolong. Besar kecilnya persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi oleh faktor : 1. Volume atau jumlah yang dibutuhkan, yaitu yang dimaksudkan untuk menjaga kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. Semakin banyak
10
jumlah bahan baku yang dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku. 2. Kontinuitas produksi tidak terhenti, diperlukan tingkat persediaan bahan baku yang tinggi dan sebaliknya. 3. Sifat bahan baku, apakah cepat rusak (durable goods) atau tahan lama (undurable good). Sedangkan untuk bahan baku yang memiliki sifat tahan lama, maka tidak ada salahnya menyimpannya dalam jumlah besar. Agar kontinuitas produksi tetap terjaga, maka untuk berjaga-jaga perusahaan sebaiknya memiliki apa yang dinamakan dengan persediaan cadangan (safety stock). Persediaan cadangan atau disebut pula persediaan pengaman adalah persediaan minimal bahan baku yang harus dip ertahankan untuk menjaga kontinuitas produksi. Jenis Persediaan Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang dijalani dan berdasarkan tujuan. Pembagian berdasarkan proses manufaktur, maka persediaan dibagi dalam tiga kategori, yaitu : 1. Persediaan bahan baku. 2. Persediaan bahan setengah jadi. 3. Persediaan barang jadi. Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari : 1. Persediaan pengamanan (safety stock). Persediaan pengaman atau sering pula disebut safety stock adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekurangan persediaan (stockout). Faktor-faktor yang menentukan besarnya safety stock adalah : a. Penggunaan bahan baku rata-rata.
11
Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khusunya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. b. Faktor waktu. Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan. c. Persediaan antisipasi. Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya. d. Persediaan dalam pengiriman (transit stock). Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu :
•
External transit stock adalah persediaan yang masih berada dalam transportasi.
•
Internal transit stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum dipindahkan.
Faktor Penentu Safety Stock Faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya safety stock adalah sebagai berikut : 1. Risiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh : a. Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan, apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak pembelian. b. Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku untuk produksi. 2. Biaya simpan di gudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan.
12
3. Sifat persaingan. Persaingan yang terjadi antar perusahaan dapat ditentukan dari kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan pelanggan, maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar. METODE PENELITIAN Objek Penelitian Objek penelitian ini adalah Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik yang ada di wilayah Jakarta Selatan, tepatnya di Jalan Warung Buncit Raya No.59. Perusahaan ini bergerak di bidang pelayanan purna jual alat-alat rumah tangga. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Observasi. Teknik ini mendeskripsikan secara rinci mengenai hasil pengamatan dari kegiatan operasional sehari-hari yang berlangsung di perusahaan tersebut, partisipan yang terlibat dan interaksi yang terjadi antara sistem dan partisipan. b. Wawancara. Teknik ini digunakan untuk mendapatkan data primer melalui wawancara dengan narasumber. Tujuannya adalah untuk mengetahui kebutuhan pengguna. c. Dokumentasi. Teknik ini digunakan untuk mengumpulkan dokumendokumen yang berkaitan dengan masalah persediaan barang. HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan Electrolux adalah suatu perusahaan Internasional yang memproduksi alatalat rumah tangga yang memudahkan kita untuk melakukan pekerjaan rumah tangga (contohnya : mencuci baju, memasak makanan, menyimpan makanan, dan lain-lain). Adapun produk-produk yang diproduksi dan dip asarkan oleh Electrolux antara lain : Vacuum Cleaner (penghisap debu), Mesin Cuci, Kompor Gas, Lemari
13
Pendingin, Cofee Maker, Juicer, Blender, Cooker Hood dan produk-produk lainnya. Semakin tingginya kebutuhan masyarakat akan barang-barang rumah tangga dan pelayanan purna jualnya (perbaikan dan pemeliharaan produk), maka didirikan CV. Momentum Teknik sebagai pusat layanan purna jual Electrolux untuk wilayah Jakarta Selatan (Electrolux Authorized Service) yang berada di bawah lisensi PT. Electrolux Indonesia. Perusahaan yang didirikan oleh Bapak Sumardo Bambang Iswahyudi ini mulai beroperasi sejak 1 April 2005 dengan berpersonilkan 1 (satu) orang manajer, 2 (dua) orang teknisi, dan sampai saat ini CV. Momentum Teknik telah memiliki 1 (satu) orang manajer, 1 (satu) orang supervisor, 1 (satu) orang administrasi, 1 (satu) orang customer care officer dan 8 (delapan) orang teknisi. Struktur Organisasi yang Digunakan Adapun struktur organisasi pada CV. Momentum Teknik, yang terdiri atas Manajer, supervisor, administrasi umum, customer care officer dan delapan orang teknisi. Gambar 1 berikut adalah struktur organisasi dari perusahaan tersebut :
Gambar 1. Struktur Organisasi CV. Momentum Teknik. Stuktur Organisasi yang Diajukan Struktur organisasi memiliki kaitan erat dengan sistem yang akan diajukan karena berkaitan erat dengan tugas dan fungsionalitas dari masing-masing pihak
14
pada tingkatan manajemen informasi di dalam perusahaan tersebut. Gambar 2 adalah struktur organisasi yang diajukan.
Gambar 2. Struktur Organisasi yang Diajukan. Tugas dan fungsi dari struktur organisasi yang diajukan pada perusahaan tersebut terlihat pada tabel 1 berikut ini : Manajer
Tabel 1. Pembagian Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi. Merencanakan apa yang akan dilakukan oleh perusahaan di kemudian hari. Mengorganisasikan untuk mencapai apa yang direncanakan. Menyusun organisasi dengan sumber daya yang tepat. Mengarahkan untuk melaksanakan sesuai dengan rencana. Mengendalikan sumber daya agar tetap beroperasi secara optimal.
Supervisor
Mengendalikan, merealisasikan rencana perusahaan, dan memastikan agar tujuan perusahaan tercapai. Mendistribusikan pekerjaan kepada tiap teknisi dan mengarahkan mereka supaya bekerja secara optimal.
Finance
Mengendalikan pengeluaran dan pemasukan uang perusahaan.
15 Membuat laporan Pemasukan, Pengeluaran dan Retur barang
16
Membuat laporan keuangan perusahaan. Customer Care
Melayani keluhan dari para pelanggan atas produk Electrolux.
Officer
Memasukan data pelanggan.
Administrasi
Membuat jadwal kunjungan teknisi. Mendokumentasikan setiap transaksi barang masuk, keluar dan retur dari pegawai.
Gudang
Membuat laporan transaksi barang masuk, keluar dan retur dari pegawai. Menyimpan dan mengatur penempatan barang. Administrasi Umum
Mendokumentasikan setiap transaksi barang masuk, keluar dan retur ke supplier. Membuat laporan transaksi barang masuk, keluar dan retur ke supplier. Menghubungi suppplier untuk memesan barang.
Deliveryman
Mengirim barang dari suppplier. Mengambil atau mengantar unit customer yang akan atau telah diperbaiki di workshop.
Helper
Membantu setiap pekerjaan deliveryman. Membersihkan kantor.
Teknisi
Memperbaiki unit Electrolux milik pelanggan yang rusak. Membuat laporan atas unit pelanggan yang diperbaiki.
Sistem Inventory (Persediaan Barang) yang Digunakan Proses Terjadinya Pemesanan dan Pengiriman Barang yang Digunakan Berjalannya sistem persediaan barang bermula saat terjadinya pemesanan barang untuk persediaan di gudang. Pemesanan barang dimulai saat supervisor melakukan pemeriksaan barang di gudang dan apabila setelah dilakukan pemeriksaan terdapat barang yang sudah habis persediaannya atau berada di bawah standar persediaan, maka supervisor menyerahkan rincian permintaan barang kepada bagian administrasi umum untuk pemesanan barang tersebut.
17
Kemudian bagian administrasi umum membuat surat pesanan barang yang ditujukan kepada supplier. Setelah surat pesanan barang tersebut diterima oleh supplier dan jika stok barang tersebut tersedia, maka supplier membuat surat pengiriman barang yang dilengkapi dengan faktur. Lalu supplier mengirimkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya ke bagian administrasi umum. Surat kelengkapan pengiriman barang tersebut didokumentasikan oleh bagian administrasi umum secara manual (tidak menggunakan komputer) kemudian menyerahkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya kepada supervisor untuk didokumentasikan dan disimpan. Supervisor membuat laporan tentang pemasukkan barang kepada manajer setiap bulan. Analisa dari sistem pemesanan dan pengiriman barang ini memiliki kelemahan sebagai berikut : • Tidak adanya administrasi gudang sehingga mengakibatkan tugas dan fungsi dari supervisor menjadi tidak maksimal. • Tidak adanya finance yang berakibat tidak terkontrolnya pengeluaran perusahaan dengan baik. • Pendokumentasian surat kelengkapan pengiriman barang tersebut dilakukan secara manual (tidak menggunakan komputer), sehingga akan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pencarian data barang yang terdapat di gudang. Hal ini tentunya akan menghambat proses pemasukan barang serta pencatatannya. • Terdapatnya suatu kekuasaan penuh atas barang tersebut oleh supervisor yang mengakibatkan tidak dip erlukannya pemeriksaan dan validasi dari manajer untuk proses pemesanan barang. Dengan sistem ini sangat besar kemungkinan terdapat penyimpangan dari kekuasaan yang dimiliki oleh supervisor. Proses Terjadinya Penjualan Barang yang Digunakan Proses berikutnya dari sistem persediaan barang adalah proses pengeluaran barang dimana pemesanan barang (spare part) oleh teknisi merupakan awal dari proses ini. Pemesanan barang oleh teknisi harus terlebih dahulu mendapatkan
18
validasi dari supervisor itu sendiri. Apabila pesanan barang yang dipesan oleh teknisi tersebut disetujui dan masih terdapat persediaannya, maka proses selanjutnya adalah penyerahan barang dari supervisor ke teknisi yang bersangkutan. Setelah teknisi menerima barang tersebut, teknisi kemudian memasangkannya pada unit yang akan dip erbaiki lalu menyerahkan faktur serta laporan kepada bagian adminstrasi umum. Bagian administrasi umum kemudian mendokumentasikan faktur yang diterima dari teknisi dan melaporkannya kepada supervisor. Supervisor membuat laporan tentang pengeluaran barang kepada manajer setiap bulan. Analisa dari sistem penjualan memiliki kelemahan yang sama dengan kelemahan yang terdapat pada sistem pemesanan dan pengiriman barang. Sistem Inventory (Persediaan Barang) yang Diajukan Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Oleh sebab itu dirancang sistem informasi manajemen persediaan barang yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan pelayanan purna jual, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar serta akan menambah daftar persediaan barang death stock. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam kegiatan pelayanan purna jual. Proses Terjadinya Pemesanan dan Pengiriman Barang Berjalannya sistem persediaan barang bermula saat terjadinya pemesanan barang untuk persediaan di gudang. Pemesanan barang dimulai saat bagian teknisi memeriksa unit customer dan mendapatkan adanya barang yang harus diganti, kemudian teknisi memberikan penawaran kepada customer. Apabila customer
19
setuju maka teknisi akan memberikan lap oran harian kepada administrasi umum. Setelah itu administrasi umum menyerahkan salinan penawaran kepada administrasi gudang. Apabila spare part yang diminta tidak ada di gudang maka spare part tersebut dimasukkan dalam laporan kebutuhan spare part untuk kemudian diserahkan kepada bagian finance untuk dianalisa. Apabila disetujui maka finance akan membuat stock requisition, validasi dan menyerahkan stock requisition tersebut kepada manajer untuk divalidasi. Setelah itu stock requisition dikembalikan kepada finance, kemudian finance menyerahkan salinan stock requisition kepada adminsitrasi gudang untuk disimpan dan administrasi umum untuk pemesanan barang. Administrasi umum memesan barang tersebut ke supplier. Setelah barang pesanan disiapkan supplier maka bagian deliveryman mendatangi supplier untuk memeriksa barang dan surat kelengkapan terlebih dahulu, setelah itu barang dibawa dan diserahkan kepada administrasi gudang. Kemudian ditandatangani oleh administrasi gudang setelah diperiksa oleh keduanya. Setelah itu, administrasi gudang menata barang di gudang kemudian memasukkan data barang masuk dan menulis pada stock card. Setelah itu administrasi gudang menyerahkan salinan delivery order, salinan faktur dan salinan stock requisition kepada administrasi umum. Kemudian administrasi umum juga menyerahkan salinan delivery order dan salinan faktur kepada finance. Setelah itu, Administrasi umum memasukan data barang masuk. Kemudian adminstrasi umum dan administrasi gudang menyerahkan laporan bulanan kepada finance, finance menyerahkan laporan bulanan kepada manajer. Proses Terjadinya Penjualan Barang Sistem penjualan barang bermula saat administrasi gudang mencocokkan barang masuk dengan form penawaran. Kemudian administrasi gudang menyerahkan salinan form penawaran kepada customer care officer untuk dibuatkan jadwal kunjungan customer oleh teknisi. Kemudian customer care officer menyerahkan form penawaran dan service order kepada supervisor. Kemudian supervisor menyerahkan form penawaran dan service order kepada teknisi. Kemudian teknisi meminta form part kosong yang telah divalidasi oleh
20
administrasi umum, diisi oleh teknisi dan diserahkan kepada administrasi gudang. Administrasi gudang memeriksa dan menyiapkan barang sesuai dengan form part lalu memvalidasi form part tersebut kemudian menyerahkan salinan form part kepada administrasi umum dan salinan form part serta spare part yang diminta kepada teknisi. Kemudian teknisi menjual spare part tersebut kepada customer. Customer dan teknisi menandatangani service order, customer menyerahkan service order dan uang pembayaran kepada teknisi, setelah itu teknisi memberikan salinan service order berwarna putih kepada customer. Kemudian teknisi mencatat laporan pekerjaan di buku laporan lalu menyerahkan salinan service order, buku laporan dan uang pembayaran kepada administrasi umum untuk dianalisa dan divalidasi, service order yang berwarna kuning diserahkan kepada teknisi sedangkan service order berwarna merah diserahkan kepada customer care officer. Lalu customer care officer memasukkan data. Kemudian teknisi melaporkan dan menyerahkan salinan service order, salinan form part dan spare part yang diretur kepada administrasi gudang. Kemudian administrasi gudang memperbaharui form part, memasukkan data penjualan dan retur barang pada komputer, stock card, mendokumentasikan surat-surat dan menyerahkan salinan form part yang telah diperbaharui kepada adminitrasi umum. Untuk selanjutnya administrasi umum memeriksa dan menganalisa kembali salinan form part yang telah diperbaharui. Lalu adminitrasi umum memasukan data penjualan dan retur barang pada komputer. Kemudian administrasi umum mendokumentasikan dan melaporkan penjualan spare part dan retur spare part ke supplier setiap bulannya kepada finance. Administrasi gudang juga melaporkan hasil penjualan barang dan spare part yang diretur ke gudang setiap bulannya untuk dianalisa oleh finance. Terakhir finance memberikan lap oran bulanan kepada manajer. Perancangan Teknologi Menurut Nugroho (2005) arsitektur client server adalah suatu cara untuk meningkatkan kinerja konfigurasi file server yang menurun karena faktor skalabilitas. Pada arsitektur ini, dua aplikasi yang terpisah, beroperasi secara
21
mandiri dan bekerja sama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Seperti terlihat pada gambar 3.
Gambar 3. Arsitektur Client Server. Sumber: Nugroho (2005)
Dikarenakan kebutuhan para pengguna dari masing-masing manajemen akan data persediaan barang, untuk itu dirancang arsitektur berbasis client server agar setiap pengguna dapat mengakses data tanpa kendala dari faktor skalabilitas.
Perancangan Perangkat Keras Perancangan perangkat keras yang dibutuhkan pada sistem ini terlihat pada tabel 2 dan 3 berikut : Client Tabel 2. Perancangan Perangkat Keras Untuk Client. Prosesor Pentium III 800 MHz Sistem Operasi Microsoft Windows NT 5.1 (XP) Memori 128 MB RAM Kapasitas Hard Disk 10 Gigabyte Super VGA (800 x 600) atau yang lebih tinggi Monitor dengan warna 16 bit Disk drive C D - R O M d r i v e Server Table 3. Perancangan Perangkat Keras Untuk Server. Pro sesor Sistem Operasi
Pentium IV 2.8 GHz Microsoft Windows NT 5.1 (XP) Server
22
Memori 512 MB RAM Kapasitas Hard Disk 80 Gigabyte Super VGA (800 x 600) atau yang lebih tinggi Monitor dengan warna 16 bit Disk drive C D - R O M d r i v e Perancangan Perangkat Lunak dengan Deployment Diagram Pada deployment diagram pada gambar 3 dijelaskan tentang perangkat lunak yang digunakan pada sistem inventory ini.
Gambar 4. Deployment Diagram Konfigurasi Perangkat Lunak Sistem Persediaan Barang. Perancangan Jaringan Perancangan jaringan untuk sistem inventory ini berbasis client server karena aplikasi DBMS (Database Manajemen System) berbasis SQL (Structured Query Language) paling cocok menggunakan arsitektur ini. Gambar 4 berikut ini adalah perancangan jaringan Sistem Persediaan Persediaan Barang (inventory).
23
Gambar 5. Perancangan Jaringan Sistem Persediaan Barang (inventory). Perancangan Database Menurut McLeod (2001) basis data dapat diartikan sebagai suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali tanpa adanya data yang rangkap. Menurut McLeod (2001) Database Management System (DBMS) adalah perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit. Berdasarkan teori di atas maka dirancang database sistem inventory (persediaan barang) ini guna menjaga integritas data dan mencegah redundancy data (data rangkap). Dalam pembuatan database sistem inventory (persediaan barang) dibutuhkan 8 tabel, terlihat pada tabel 4 sampai dengan tabel 11. Adapun tabeltabel yang dirancang adalah sebagai berikut : Tabel Pengguna Tabel 4. Perancangan Tabel Pengguna. Field
Type
Size
Null
Key
Keterangan
Nama_Png
Varchar
20
Yes
Nama Pengguna
Kata_Snd
Varchar
15
Yes
Kata pengguna
sandi
24
Tabel Barang Field
Tab el 5. Perancangan Tabel Barang. Type Size Null Key PRI
Keterangan
Kode_Bar
Varchar
6
No
Kode Barang
Nama_Bar
Varchar
35
Yes
Nama Barang
Harga_Satuan Numeric
9
Yes
Harga Satuan
Net _Sales
Numeric
9
Yes
Net Sales
Stok_Bar
Int
2
Yes
Stok Barang
Tabel Pegawai Field No_ID
Tabel 6. Perancangan Tabel Pegawai. Type Size Null Key Varchar
6
No
PRI
Keterangan Nomor
ID
Pegawai Nama_Peg
Varchar
20
Yes
Nama Pegawai
Jabatan
Varchar
20
Yes
Jabatan Pegawai
Nama_Png
Varchar
20
Yes
Nama Pengguna
Kata_Snd
Varchar
20
Yes
Kata
sandi
pengguna Alamat_Peg Varchar
50
Yes
Alamat Pegawai
Telp_Peg
15
Yes
Telepon Pegawai
Varchar
Tabel Supplier Tabel 7. Perancangan Tabel Supplier. Field
Type
Size
Null
Key
Kode_Sup
Varchar
6
No
Nama_Sup
Varchar
25
Yes
Nama Supplier
Alamat_Sup Varchar
50
Yes
Alamat Supplier
Telp_Sup
15
Yes
Telepon Supplier
Varchar
PRI
Keterangan Kode Supplier
25
Tabel TB Keluar Field
Tabel 8. Perancangan Tab el Transaksi Barang Keluar Type Size Null Key Keterangan
No _Form _Part
Varchar
6
No
PR!
Nomor Form Part
No_SO
Varchar
15
Yes
Nomor Order
Service
KodeBar_Keluar Varchar
6
Yes
Kode Keluar
Barang
Jumlah_Bar
!nt
2
Yes
Barang
No_!D
Varchar
6
Yes
Jumlah Keluar Nomor
!D
Pegawai Tgl_Transaksi
Datetime
8
Yes
Tanggal Transaksi pada nomor SO
Tgl_Pinjam
Datetime
8
Yes
Tanggal Peminjaman Barang
No_urut
Numeric
6
Yes
Nomor Urut
Keterangan
Varchar
100
Yes
Keterangan
Tabel TB Masuk Tab el 9. Perancangan Tab el Transaksi Barang Masuk. Field No_DO
Type Varchar
Size 12
Null No
Key PR!
Keterangan Nomor Delivery Order
No_Faktur
Varchar
12
Yes
Nomor Faktur
KodeBar_Masuk Varchar
6
Yes
Kode Masuk
Barang
Jumlah_Bar
2
Yes
Jumlah
Barang
!nt
26
Masuk Kode_Sup
Varchar
6
Yes
Kode Supplier
Tgl_Transaksi
Datetime
8
Yes
Tanggal Transaksi Barang Masuk Pada Faktur
No_Urut
Numeric
6
Yes
Nomor Urut
Keterangan
Varchar
100
Yes
Keterangan
Tabel TB Retur Pegawai Tabel 10. Perancangan Tabel Retur Pegawai. Field Type Size Null Key PR!
Keterangan
No _Form _Part
Varchar
6
No
Nomor Form Part
Kode_Bar
Varchar
6
Yes
Kode Barang
Jumlah_Bar
!nt
2
Yes
Jumlah Barang
No_!D
Varchar
6
Yes
Nomor
!D
Pegawai Tanggal
Datetime
8
Yes
Tanggal retur
Keterangan
Varchar
100
Yes
Keterangan
Tabel TB Retur Supplier Tabel 11. Perancangan Tabel Retur Supplier. Field
Type
No _Faktur _Ret Varchar
Size 12
Null PR!
Key
Keterangan Nomor
Faktur
Retur Kode_Sup
Varchar
6
Yes
Kode Supplier
Kode_Bar
Varchar
6
Yes
Kode Barang
Jml_Bar_Ret
!nt
2
Yes
Jumlah
Barang
yang diretur Harga_satuan
Numeric
9
Yes
Harga satuan
27
Tgl_Retur
Datetime
8
Yes
Tanggal
retur
barang Keterangan
Varchar
100
Yes
Keterangan
Perancangan Sistem Kontrol Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Guna mewujudkan hal tersebut dalam perancangan sistem dibuat sistem kontrol. Berikut ini rancangan sistem kontrol untuk sistem inventory CV. Momentum Teknik : •
Pengendalian Keamanan Fisik Dalam pengendalian keamanan fisik, digunakan kamera CCTV untuk mengamati setiap kejadian yang terjadi baik di dalam ataupun di luar kantor. Penataan dan pengaturan barang diletakkan sesuai dengan bentuk, kode dan kemasannya.
•
Pengendalian Organisasi Adanya pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab. Finance juga berperan sebagai pengawas (controller) dalam bidang administrasi dan keuangan.
•
Pengendalian Dokumentasi Setiap jabatan yang berhubungan dengan pemasukan dan pengeluaran barang mempunyai dokumentasi data yang berurutan pada masing-masing ordner (manual) dan pada database sistem inventory (komputerisasi).
•
Pengendalian Modul dan Program Aplikasi Antara administrasi gudang dan administrasi umum mempunyai hubungan dalam memasukkan data barang masuk dan barang keluar. Keduanya saling berkaitan, administrasi umum bisa memasukkan data setelah
28
administrasi gudang memasukkan data, dibuat sistem saling bekerja sama dan saling berkaitan. Adanya sistem login digunakan untuk membedakan level atau jabatan setiap pengguna agar hak akses dapat dibatasi. Pengendalian Barang Program aplikasi peringatan stok dibuat untuk memberikan peringatan terhadap barang yang sudah mencapai batas minimum dari standar stok barang. Finance dapat mengontrol dan memeriksa kinerja dari administrasi umum dan gudang karena finance dalam hal ini mempunyai dokumen yang dip erlukan untuk pemeriksaan. Pengendalian Keuangan Finance dapat memeriksa dan mengontrol hasil pendapatan dari penjualan barang. Terdapat aplikasi lap oran barang masuk, barang keluar, total biaya pembelian barang dan total penjualan barang. Selain dari laporan tersebut, terdapat laporan hasil keuntungan atau kerugian sehingga hasil laporan tersebut dapat membantu finance dan manajer dalam pengambilan keputusan.
29
Struktur Program Struktur dari program inventory CV. Momentum teknik terlihat pada gambar 6.
30
PENUTUP Kesimpulan Hasil perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Informasi mengenai jumlah persediaan barang pada suatu perusahaan jasa “Electrolux Authorized Service” CV. Momentum Teknik sangat penting untuk mencegah terjadinya kekosongan barang. b. Dari laporan persediaan barang dapat diketahui macam-macam barang yang termasuk ke dalam kategori barang-barang yang cepat terjual dan juga kinerja dari perusahaan jasa tersebut serta sistem kerjanya. . c. Pemodelan sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga setiap divisi terkait bisa mendapatkan informasi persediaan barang yang tersaji secara cepat dan tepat tanpa membutuhkan tanya jawab terlebih dahulu kepada divisi-divisi terkait. Saran Saran yang dapat penulis berikan adalah : a. Pembuatan aplikasi inventory ini yang merupakan salah satu bagian penting dari sistem persediaan barang. b. Penambahan dan pembagian tugas pada supervisor juga dapat dianggap penting untuk dapat memfokuskan pada kinerja dan fungsi masing-masing bagian dari perusahaan tersebut. DAFTAR PUSTAKA Adi Nugroho, 2005, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung. Agus Ristono, 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu, Yogyakarta. Bodnar, H, George and Hopwood, S, William, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.
31
Elista,
27 Maret 2009, Produksi Konten Multimedia, http://elista.akprind.ac.id/upload/files/97-02Produksi_Konten_Multimedia. pdf.
Imam, A, W, 2005, SQL Server 2000 : Implementasinya Dalam Pemrograman Visual Basic dan Crystal Report, Graha Ilmu, Yogyakarta. McLeod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen (Terjemahan Buku 1), PT. Prenhallindo, Jakarta. Munawar, 2005, Pemodelan Visual Dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta. Taufik Ur Rahman dan Yuliandi Kusuma, 2008, Networking Fundamental, PT. Prima Info sarana Media, Jakarta.
