INVENTARISATIE VAN EN ADVIES OVER ZIEKTEVERZUIMMONITORING ONDERWIJS 2005-2010
P05/367 30 juni 2005 ir. Carla G.L. van Deursen drs. Theo J. Veerman met medewerking van drs. Cathelijne van der Burg en drs. Petra Molenaar-Cox Bureau AStri Stationsweg 26 2312 AV Leiden Tel.: Fax: E-mail: Website:
071 – 512 49 03 071 – 512 52 47
[email protected] www.astri.nl
VOORWOORD
Ziekteverzuim is een belangrijk beleidsonderwerp in vele sectoren, ook in de onderwijssector. Om het ziekteverzuim in het onderwijs (verder) te laten dalen is een betrouwbaar inzicht in de omvang en ontwikkeling van het verzuim van groot belang. In de primaire en voortgezette sector wordt het verzuim al enkel decennia gevolgd, door jaarlijks onderzoek naar het verzuim van instellingen en hun personeel. De laatste jaren is dit onderzoek grotendeels gebaseerd geweest op (bewerkingen van) gegevens uit CASO (Centrale Administratie Salarissen Onderwijs). Door een aantal ontwikkelingen is het onzeker of de huidige methodiek van het verzuimonderzoek in de nabije toekomst nog uitvoerbaar is. Daarom heeft het Ministerie van OCW aan AStri opdracht gegeven tot een inventariserend onderzoek waarin wordt nagegaan welke bronnen en welke methoden bruikbaar zijn om in de komende jaren te beschikken over goede verzuimcijfers overeenkomstig de wensen van OCW. Het voorliggende rapport brengt verslag uit van dit onderzoek en schetst, per sector, de wijze waarop in de komende jaren de verzuimmeting/monitoring kan plaats vinden. Het onderzoek is gebaseerd op interviews met personen binnen instellingen die zicht hebben op de verzuimregistratie en met contactpersonen van bronnen van verzuimgegevens. Graag willen wij de geïnterviewde personen danken voor hun grote bereidwilligheid om aan dit onderzoek mee te werken. Ook danken wij de leden van de Begeleidingscommissie en met name onze contactpersoon Michael Hoppe voor de opbouwende commentaren en suggesties gedurende de loop van het project. Wij hopen dat dit rapport zal bijdragen aan een betrouwbare en stabiele monitoring van het ziekteverzuim van onderwijspersoneel voor de komende jaren.
INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING
1
1
INLEIDING: DOEL EN VRAAGSTELLING
5
2
ONDERZOEKSMETHODE 2.1 Bronnenonderzoek 2.1.1 Instellingen 2.1.2 Bronnen 2.1.3 Aard van verkregen informatie 2.1.4 Verwerking informatie tot overzichtstabel 2.2 De methodekeuze voor toekomstige verzuimmonitoring
7 7 7 9 11 11 11
3
UITKOMSTEN VAN DE INTERVIEWS 3.1 Instellingen 3.1.1 Primair onderwijs 3.1.2 Voortgezet onderwijs 3.1.3 Hoger onderwijs 3.1.4 Universiteiten 3.2 Bronnen 3.2.1 CBS – Nationale Verzuimstatistiek 3.2.2 Arbodiensten 3.2.3 CASO 3.2.4 Drie grote algemene administratiekantoren 3.2.5 VO-instellingen die geen gebruik van CASO maken 3.2.6 Verzuimmeester 3.2.7 Vervangingsfonds 3.2.8 Informatiebesluiten/CFI 3.2.9 BVE- en HOO-monitor 3.3 Conclusie over de bronnen
13 13 13 15 17 18 19 20 22 25 27 29 30 31 32 32 34
4
TECHNISCH-INHOUDELIJKE SPECIFICATIES VAN DE BRONNEN
41
5
MOGELIJKE SYSTEMEN VOOR TOEKOMSTIGE VERZUIMREGISTRATIE PER ONDERWIJSSOORT 5.1 Uitgangspunten en overwegingen 5.2 Systemen geschikt voor het PO 5.3 Systemen geschikt voor het VO 5.4 Monitoringsystemen voor de overige sectoren 5.5 Uitvoering
43 43 45 46 46 47
1
SAMENVATTING
Centrale vraagstelling Hoe kunnen voor ten minste de komende zes jaren (2005-2010) betrouwbare verzuimcijfers over het onderwijspersoneel verkregen worden in PO, VO, BVE en HOO? Het ministerie van OCW heeft AStri gevraagd om dit te onderzoeken. Achtergrond In opdracht van OCW wordt al tientallen jaren het ziekteverzuim in het primair en voortgezet onderwijs gemonitord. Sinds 1985 wordt hiervoor gebruik gemaakt van de individuele verzuimgegevens in CASO, het systeem waarmee (nagenoeg) alle onderwijssalarissen verwerkt worden. Per 1 januari 2006 valt het voortgezet onderwijs echter niet meer onder het Vervangingsfonds (Vf), waarmee ook de verplichting vervalt om het verzuim in CASO vast te leggen. Daarbij komt dat de grote organisaties binnen het voortgezet onderwijs zich oriënteren op alternatieven voor CASO. Naast het VO en het PO wil OCW ook graag verzuiminformatie over de BVE-sector en het HOO. Dit in overleg met de sectororganisaties die momenteel zelf hun ziekteverzuim al monitoren. Basis voor het advies: interviews met bronnen en instellingen Om een onderbouwd advies te kunnen geven, heeft AStri telefonische interviews gehouden met contactpersonen van de huidige ‘bronnen van verzuimgegevens’ zoals CASO, een aantal administratiekantoren, het Vervangingsfonds, de Verzuimmeester en de projectorganisatie van de arboconvenanten in BVE en HOO. Ook zijn interviews gehouden met de verantwoordelijken voor de verzuimregistratie bij 32 willekeurig gekozen instellingen in PO, VO, HBO en universiteiten (in elke sector 8 interviews). De mogelijkheden voor verzuimmonitoring in de vier sectoren De mogelijkheden voor monitoring van het ziekteverzuim verschillen per sector. Voor het primair onderwijs kan de komende vijf jaar nog gebruik gemaakt worden van de individuele verzuimgegevens uit CASO. In aanvulling hierop kunnen instellingscijfers worden opgevraagd, op basis van het (nog nader in te vullen) Besluit informatievoorziening WPO. Voor het voortgezet onderwijs is er vanaf 2006 niet langer één integrale bron van verzuiminformatie voorhanden. Wij stellen daarom voor om het leveren van verzuimgegevens op instellingsniveau, onderdeel te laten uitmaken van de verplichte gegevenslevering aan OCW. Dit op basis van het hierop aan te passen Besluit informatievoorziening WVO. De sectoren BVE en HOO hebben al enkele jaren een eigen verzuimmonitor. Wij adviseren OCW om hierbij aan te sluiten. Hieronder werken wij per sector de mogelijkheden uit.
2
Het primair onderwijs Voor de periode 2005-2010 kan CASO de basis blijven voor de verzuimmonitor in het primair onderwijs. Wij adviseren de correctiefactoren voortaan achterwege te laten. Het is niet verantwoord de oude correctiefactoren (gebaseerd op onderzoek uit 1998) te blijven toepassen. Het verzuim ligt nu op een lager niveau dan destijds. En sinds de invoering van de Wet Verbetering Poortwachter in 2002 worden fouten eerder worden opgemerkt en hersteld dan voorheen. Bepalen van betrouwbare correctiefactoren vergt veel tijd en geld, terwijl de meerwaarde ervan gering is. Door te corrigeren worden de verzuimkengetallen wel wat preciezer, maar gaan ze afwijken ten opzichte van instellingen zelf en van andere sectoren. Begin 2005 is voor het Besluit informatievoorziening WPO van kracht geworden. Dit besluit biedt de mogelijkheid om instellingsgegevens over ziekteverzuim op te vragen. De specificaties van het ziekteverzuim moeten op korte termijn worden ingevuld via een ministeriële regeling. Omdat de levering ervan niet tot een verhoging van de administratieve lastendruk van mag leiden, kunnen niet méér kengetallen worden gevraagd dan het Vervangingsfonds nu al doet. Wij adviseren daarom dezelfde verzuimkengetallen en uitsplitsingen te laten leveren als nu aan het Vervangingsfonds, maar met aangepaste definitie. De definitie van ziekteverzuim die het Vervangingsfonds voorschrijft wijkt namelijk op drie punten af van de landelijke definities: geen parttimercorrectie, schooljaar in plaats van kalenderjaar, en geen maximalisering tot het einde van de wachttijd voor de WAO (=2 jaar). Wij adviseren om de definities aan te passen aan de landelijke standaard voor ziekteverzuimregistratie, waardoor de cijfers vergelijkbaar worden met landelijke statistieken. Ook zal dit beter stroken met de definities die de eigen verzuimregistratiesystemen van administratiekantoren en instellingen hanteren. Het voortgezet onderwijs Tot nu toe zijn de verzuimkengetallen in het voortgezet onderwijs berekend op basis van individuele verzuimcijfers. Dit heeft als voordeel dat veel detailinformatie verkregen kan worden. Vanaf 2006 is dit niet meer integraal mogelijk. Wij adviseren daarom over te stappen op (geaggregeerde) instellingscijfers als bron. Nu CASO als bron aan het afbrokkelen is, zou voor individuele gegevens teruggevallen moeten worden op de circa 180 administratiekantoren. Ontsluiting van de verzuimgegevens via administratiekantoren is tijdrovend en duur. Administratiekantoren kunnen verzuimgegevens pas na toestemming van de bevoegd gezagen verstrekken. En de verschillende registratiesystemen moeten worden aangepast op het uitlezen van de verzuimgegevens in de gewenste vorm. Vervolgens moeten de cijfers verzameld en bewerkt worden op een centraal punt. Naar onze mening vormen instellingscijfers een goed alternatief, mede omdat er al een bestaande structuur is voor de levering ervan. Sinds circa 10 jaar leveren de VOinstellingen verplicht een aantal verzuimkengetallen aan het Vervangingsfonds. Dit
3
met het oog op de declaratie van de vervanging. Het betreft onder andere het verzuimpercentage per functiegroep, uitgesplitst naar leeftijd en geslacht. Deze verplichting stopt per 1 januari 2006. Wij adviseren om bij een herziening van het Besluit Informatievoorziening WVO, de levering van verzuimcijfers hierin op te nemen (in tegenstelling tot het PO zijn verzuimcijfers hierin momenteel niet opgenomen). Door overheveling van de verzuimkengetallen van het Vervangingsfonds naar CFI, kan de verzuimstatistiek VO voor de toekomst geborgd worden. Door koppeling aan BRIN kunnen de cijfers worden uitgesplitst naar een groot aantal instellingskenmerken. Net als vermeld voor het primair onderwijs, dienen de definities bij voorkeur aangepast te worden aan de landelijke standaard voor verzuimregistratie. Overwogen kan worden om aanvullend op ad hoc basis bij een steekproef van instellingen individuele verzuimgegevens af te tappen (bijvoorbeeld via de Verzuimmeester van het Vervangingsfonds), om zo detailinformatie te krijgen. BVE en HOO De sectororganisaties binnen BVE en HOO verzamelen geaggregeerde gegevens van instellingen en bewerken deze tot sectorcijfers. We adviseren OCW daarom om voor monitoring van BVE en HOO gebruik maken van de bij de sectorale (werkgevers)organisaties beschikbare geaggregeerde informatie. Uitvoering De uitvoering van de monitoring zoals wij die schetsen, vergt de nodige voorbereidingstijd. Met de volgende stappen moet in ieder geval rekening gehouden worden: interne besluitvorming ministerie over systeemkeuzes verschillende sectoren; overleg met Vervangingsfonds over aanpassing definities; nadere invulling informatiebesluit PO; aanpassing informatiebesluit VO; overleg met sectororganisaties; informeren administratiekantoren en CASO over gewenste aanpassingen cijfers ‘Vervangingsfonds’; aanpassingen binnen CFI in verband met verzamelen en vastleggen instellingsgegevens ziekteverzuim; (eventuele aanbesteding van) bewerking en rapportage verzuimcijfers. -
4
5
1
INLEIDING: DOEL EN VRAAGSTELLING
Historie en aanleiding voor het onderzoek Al bijna veertig jaar (sinds eind jaren zeventig) wordt het ziekteverzuim van het primair en voortgezet onderwijs gedetailleerd in kaart gebracht. De sector onderwijs is daarmee één van de sectoren met de langste tijdreeksgegevens over de ontwikkeling van het ziekteverzuim in het Primair en Voortgezet Onderwijs (PO en VO). De laatste jaren is dit onderzoek gebaseerd geweest op gegevens uit CASO (Centrale Administratie Salarissen Onderwijs). Door een aantal ontwikkelingen is het echter onzeker of de verzuiminformatie uit CASO ook in de toekomst voldoende volledig en representatief zal blijven, om een goede basis te kunnen vormen voor verzuimmonitoring. Het Voortgezet Onderwijs zal vanaf 1 januari 2006 niet langer onder het Vervangingsfonds vallen. De noodzaak om het gedeclareerde verzuim en de vervanging in CASO vast te leggen, vervalt hiermee. Daarbij komt dat grote instellingen naar verwachting over zullen gaan stappen of andere personeelsinformatie- en salarissystemen, die beter aansluiten bij hun informatiebehoeften. In de BVE en het HOO is deze ontwikkeling al langere tijd gaande, in het VO is deze gestart met de overstap van de 1 OMO-groep van CASO op een systeem van Raet. Alternatieven voor CASO Tegenover het afbrokkelen van CASO staat dat nieuwe bronnen van verzuimgegevens zijn ontstaan, zoals de Nationale Verzuimstatistiek (NVS) van CBS en BOA en de Verzuimmeester van het Vervangingsfonds. Het ministerie heeft daarbij wettelijke mogelijkheden om onderwijsinstellingen te verplichten om (verzuim)informatie te leveren. Het wegvallen van oude bronnen en het ontstaan van nieuwe is voor OCW aanleiding om nu na te gaan uit welke bronnen en via welke methoden de benodigde verzuimgegevens de komende jaren verkregen kunnen worden. Tevens is sprake van een verbreding van het blikveld. Tot nu toe hebben de jaarlijkse verzuimrapporten steeds betrekking hadden op PO en VO alleen. OCW wil nu graag alle onderwijssectoren in het beeld te betrekken, dus ook sectoren Beroeps en Volwassenenedu2 catie (BVE), Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (HOO). Doel van dit onderzoek en onderzoeksvragen Het doel van dit onderzoek is te inventariseren welke mogelijkheden er zijn om ook de komende jaren betrouwbare ziekteverzuimgegevens per onderwijssector te verkrijgen, en welke voor- en nadelen aan de verschillende methoden verbonden zijn.
1
2
Ons Middelbaar Onderwijs: een bevoegd gezag waar 45 VO-instellingen in Noord Brabant onder vallen. Hieronder vallen: HBO-instellingen, Universiteiten en Wetenschappelijke Onderzoeksinstellingen.
6
OCW heeft daarbij een lijst van wensen en eisen opgesteld ten aanzien van de verzuimmaten en uitsplitsingen naar achtergrondkenmerken die in de toekomstige opzet idealiter beschikbaar moeten zijn. De vraagstelling in tweeledig: één naar de mogelijke bronnen van verzuiminformatie, en één naar de mogelijke methoden om de informatie uit de meest geschikte bronnen te verwerken tot verzuimkengetallen: 1.
Welke potentiële bronnen van verzuimcijfers zijn beschikbaar, en in hoeverre sluiten zij inhoudelijk en technisch aan bij de eisen/wensen van OCW?
2.
Welke methoden zijn potentieel beschikbaar om op basis van die bronnen het jaarlijkse onderzoek naar ziekteverzuim betrouwbaar en conform de eisen/wensen van OCW uit te voeren?
Indeling van dit rapport In hoofdstuk 2 wordt de onderzoeksmethode beschreven. Hoofdstuk 3 beschrijft de uitkomsten van de interviews die gehouden zijn. In hoofdstuk 4 wordt in tabelvorm een overzicht gegeven van de kenmerken van de bronnen. In hoofdstuk 5 wordt aangegeven welke methoden er mogelijk zijn om op basis van de beschikbare bronnen het ziekteverzuim op een betrouwbare wijze te monitoren.
7
2
ONDERZOEKSMETHODE
Het onderzoek bestaat uit twee gedeelten: 1. het inventariseren en beschrijven van alle mogelijke bronnen van verzuiminformatie; 2. het op basis hiervan aangeven welke methode(n) voor elk van de onderwijssectoren het meest geschikt zijn. De gevolgde aanpak wordt hieronder uitgewerkt.
2.1
Bronnenonderzoek Er worden twee typen bronnen onderscheiden: 1. scholen/instellingen zelf; 2. instanties die direct of indirect verzuiminformatie van instellingen ontvangen. Beide typen bronnen zijn onderzocht. De dataverzameling vond plaats door het afnemen van telefonische interviews met de contactpersonen die zelf over de verzuimregistratie gaan of die voldoende zicht hebben op hoe het in zijn werk gaat.
2.1.1
Instellingen De 32 telefonische interviews met instellingen zijn als volgt verdeeld over de sectoren: primair onderwijs 8 instellingen; voortgezet onderwijs 8 instellingen; hoger onderwijs 8 instellingen; universiteiten 8 instellingen. Interviews met individuele BVE-instellingen werden niet nodig geacht, omdat in deze sector de procesgang rond verzuimregistratie goed geprotocolleerd en geüniformeerd is. Selectie en respons De interviews zijn uitgevoerd door twee ervaren AStri-onderzoekers. Zij hebben zelf de scholen geselecteerd. Daarbij is gebruik gemaakt van op internet beschikbare overzichten van instellingen per onderwijssector (onder andere briweb). Bij de selectie van de instellingen is gelet op spreiding naar omvang, denominatie en regio. Dit laatste is mede nodig, om een goede variatie in de veelal regionaal georiënteerde administratiekantoren te krijgen. Via de websites van de geselecteerde instellingen zijn de telefoonnummers van de locaties waar de personeelsadministratie gehuisvest
8
is achterhaald. De medewerking van de instellingen was vlot. De meerderheid was bereid om mee te werken, slechts een enkele instelling haakte af wegens tijdgebrek en/of omdat het niet om wettelijk verplichte informatie ging. In de meeste gevallen kon het interview meteen gehouden worden, een enkele keer moest hiervoor een afspraak gemaakt worden. Geïnterviewde persoon Binnen elke instelling is de persoon geïnterviewd die verantwoordelijk is voor het bundelen, vastleggen en/of doorgeven van de verzuimmutaties aan arbodienst en/of administratiekantoor. Voor aanvullende informatie over de verwerking van deze mutaties is het administratiekantoor benaderd. Inhoud van de interviews met de instellingen Hieronder worden de vragen weergegeven die tijdens de interviews met de scholen aan de orde kwamen. 1.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Kenmerken van de school: naam van de stichting / central directie / bevoegd gezag; aantal scholen, per type onderwijs (globaal); totaal aantal personeelsleden (globaal). Hoe verloopt de weg van ziekmelding naar centraal verzamelpunt? Hoe wordt het verzuim centraal vastgelegd? Hoe heet het verzuimregistratiesysteem en hoe bevalt het? Hoe heet het personeelsinformatiesysteem en hoe is de koppeling met het verzuimregistratiesysteem? Kent men de Verzuimmeester? (Indien bekend: overwegingen om deze wel of niet te gaan gebruiken) Aan welke instanties worden ziekmeldingen van personeel doorgegeven? a. arbodienst (naam arbodienst); b. administratiekantoor (naam kantoor en contactpersoon, telefoonnummer); c. CASO (via AK). Per instantie (a, b, c): Hoe gebeurt dit: e-mail (vast formulier?), per post, fax, internetapplicatie (naam?), anders? Hoe vaak worden mutaties van ziekte en personeel doorgegeven: dagelijks, wekelijks, bij ziek- en herstelmelding? Worden alle verzuimgevallen doorgeven? Zo nee, welke selectie? -
9
2.1.2
Bronnen Geïnterviewde personen In overleg met het ministerie van OCW en het Vervangingsfonds is een lijst van te benaderen bronnen en bijbehorende contactpersonen opgesteld. Deze is door ons aangevuld met namen of bronnen die in eerder gehouden interviews als relevant genoemd werden. Bij sommige bronnen zijn uiteindelijk meerdere personen geïnterviewd. In tabel 2.1 zijn de bronnen en namen van de geïnterviewden weergegeven. Tabel 2.1
Overzicht van benaderde bronnen met bijbehorende contactenpersonen
Bron
geïnterviewde personen
sector
CBS Nationale Verzuimstatistiek (NVS)
John Kartopawiro, projectleider NVS Judy Moesters, projectteam NVS Alex Priem, projectteam NVS
PO, VO, BVE, HOO
CASO
Gerrit de Groot Seiko Wieringa, accountmanager Onderwijs PinkRoccade Hugo Mol
PO, VO
Vervangingsfonds
Marcel Touw, coördinator verzuim en arbobeleid
PO, VO
Verzuimmeester
Paul Meex, systeembeheerder Vervangingsfonds Heerlen
PO, VO
Commit ArboUnie
Ton Goedhart, bedrijfsbureau Ron Vonk, branchemanager Onderwijs
met name PO, VO met name PO, VO
Achmea Arbo Ardyn
Tecla Jansen, branchemanager Onderwijs Hans van Dinther, branchemanager Onderwijs
met name PO, VO met name PO, VO
Metrium
Dries Koster, vestigingsmanager
met name PO, VO
Merces Dyade
Guido Loef Martien Korssens, productmanager en hoofd stafbureau
met name PO, VO met name PO, VO
projectorganisatie arboconvenanten BVE en HOO
Klaas Keizer, projectleider
BVE, HOO
Sophocles
Carolien van Zuilekom
HOO
Raet/OMO
Mike de Wilde, accountmanager Raet Mw. Van de Zanden, centrale directie OMOgroep
VO
informatiebesluit PO
Ton Veugen, ministerie van OCW
met name PO
arbodiensten met raamovereenkomst PO/VO
drie grote administratiekantoren
10
Medewerking werd vlot gegeven. In de helft van de gevallen is eerst telefonisch contact opgenomen om een afspraak te maken voor een interview op een later tijdstip. De gesprekspuntenlijst is vervolgens per e-mail toegestuurd. De drie grote administratiekantoren en Sophocles zijn direct geïnterviewd, zonder toezending van de gesprekspuntenlijst. Hetzelfde geldt voor het interview met dhr. Veugen van OCW. Het interview met dhr. Kartopawiro van het CBS is face-to-face gehouden, alle overige interviews telefonisch. Alle interviews zijn uitgevoerd door Carla van Deursen. Inhoud van de interviews met de bronnen Voor deze interviews is een algemene gesprekspuntenlijst opgesteld. Afhankelijk van de bron werd op de verschillende onderdelen dieper of minder diep ingegaan. De algemene gesprekspunten waren als volgt: 1. naam en doel van het registratiesysteem; 2. ontsluitingsinformatie registratiesysteem; 3. weg van ziekmelding naar registratiesysteem; 4. dekkingsgraad onderwijssector; 5. verzuiminformatie op individueel of geaggregeerd niveau en details van de informatie (kengetallen en periodiciteit); 6. vastgelegde achtergrondkenmerken; 7. betrouwbaarheid, actualiteit en toekomstbestendigheid van het systeem; 8. administratieve lastendruk instellingen. Werknemers als potentiële bron van informatie niet onderzocht Een denkbare maar niet verder onderzochte optie is monitoring van het ziekteverzuim aan de hand van eigen opgaven door een steekproef van werknemers. Uit een onderzoek van Regioplan is namelijk gebleken dat een dergelijk meetmethode weliswaar op individueel niveau vrij betrouwbare informatie kan opleveren, maar dat 3 de representativiteit ervan twijfelachtig is . Omdat deelname hieraan altijd op vrijwillige basis plaatsvindt, is nooit uit te sluiten dat overwegingen om wel of niet mee te doen verband houden met het eigen ziekteverzuim. Zieke werknemers hebben bijvoorbeeld meer tijd, maar ook fysieke en/of geestelijke beperkingen. Ook kan het al dan niet ziek zijn en de houding ten opzichte van ziekteverzuim (van zichzelf of collega’s) van invloed zijn op de motivatie om aan een dergelijk onderzoek mee te doen. Voor monitoringdoeleinden waarbij een betrouwbare weergave van de omvang van het verzuim van het van belang is, hebben dan ook andere methoden de voorkeur. In verklarend onderzoek of daar waar het alleen gaat om het volgen van trends (zonder dan de absolute hoogte van belang is), kan zelfgerapporteerd verzuim wel een bruikbare bron vormen. 3
M. Diepeveen, A. Vermeij, S. van der Ploeg. Verzuimonderzoek 2004. Notitie van Regioplan voor Vervangingsfonds/Ministerie van OCW d.d. 27 november 2003.
11
2.1.3
Aard van verkregen informatie Vooral inzicht in grote lijnen, minder in details van verzuimkengetallen en achtergrondkenmerken Bij het opstellen van de offerte hadden wij de intentie om tot in detail te achterhalen welke verzuimkengetallen de bronnen kunnen opleveren, en welke achtergrondkenmerken daarbij beschikbaar zijn. Het blijkt echter in de huidige opzet niet mogelijk om zowel deze details exact te achterhalen (tenzij deze schriftelijk zijn vastgelegd, wat voor een beperkt aantal bronnen geldt), als een visie te krijgen op de andere relevante aspecten van de bron. De meeste personen die wij geïnterviewd hebben, hadden niet alle technisch-inhoudelijke details paraat. Het zou zowel hen als ons veel extra tijd kosten deze te achterhalen. Dit terwijl detailinformatie niet strikt noodzakelijk is om tot een methodekeuze te komen. De betrouwbaarheid, representativiteit/dekking, ontwikkelingsrichting en de ontwikkelingsmogelijkheden van de bronnen zijn voor de methodekeuze relevanter, dan de exacte informatie die ze op dit moment leveren. Nadat besloten is via welke bron of bronnen de monitor plaats gaat vinden, kan alsnog gerichter ingezoomd worden op de technische details ervan.
2.1.4
Verwerking informatie tot overzichtstabel De informatie die uit de interviews verkregen is, is verwerkt in een overzichtstabel (zie hoofdstuk 4). Hierin worden de technische en inhoudelijke kenmerken van de bronnen systematisch (maar globaal) weergegeven. In de tabel wordt niet de huidige situatie als uitgangspunt genomen, maar de situatie zoals die naar verwachting van onze informanten tussen 2006 en 2010 zal zijn. Niet bij alle systemen is dat overigens duidelijk, wat dan in de tabel ook aangegeven wordt.
2.2
De methodekeuze voor toekomstige verzuimmonitoring Voorafgaand aan het onderzoek heeft het ministerie van OCW aangegeven aan welke specificaties het toekomstige verzuimmonitoringsysteem idealiter moet voldoen. Geen van de beschikbare bronnen vormt de perfecte basis voor verzuimmonitoring. Elke bron heeft één of meerdere beperkingen of bezwaren. De methodekeuze wordt gevoed door de volgende drie bronnen van informatie: de kenmerken van de bronnen van verzuimregistratiesystemen, die tussen 2005 en 2010 beschikbaar (zullen) zijn; een inschatting van de kosten versus de baten bij gebruik van deze bronnen voor verzuimmonitoring; een inschatting van de prioriteiten die het ministerie van OCW stelt, daar waar de optimale optie niet haalbaar is.
12
13
3
3.1 3.1.1
UITKOMSTEN VAN DE INTERVIEWS
Instellingen Primair onderwijs Niveau van interviews Gesproken is met stichtingen of verenigingen waar meerdere scholen onder vallen. Een deel ervan is zelfadministrerend, een deel werkt via een algemeen administratiekantoor (AK). In één geval is gesproken met een administratiekantoor (Bureau Christelijk Onderwijs Utrecht), waaronder drie stichtingen vallen. In het vervolg van deze paragraaf worden ze de acht geïnterviewde bronnen aangeduid als ‘stichting’. Van ziekmelding naar verzuimregistratiesysteem Medewerkers melden zich in het basisonderwijs over het algemeen ziek bij de schoolleiding: deze moet immers voor vervanging zorgen. De school geeft de ziekmelding vervolgens door aan de centrale administratie of rechtstreeks aan het administratiekantoor (AK). Bij één stichting voeren de directeuren zelf via internet hun verzuimmutaties in, via de Ziek- en Herstelmeldingsmodule (ZHM) van Dyade. Personeelsmutaties worden hierin niet zelf aangebracht. Klanten van Metrium kunnen zowel de ziekte- als de personeelsmutaties zelf via internet aanbrengen, dit wordt dan ingelezen in PSOD (Personal System On Demand). Bij de meeste stichtingen kunnen de meldingen echter nog niet geautomatiseerd worden ingelezen bij het AK. De meldingen worden gedaan per fax, telefoon of e-mail en door het AK handmatig in4 gevoerd in het personeelsadministratiesysteem Edukaat , door sommigen ook wel aangeduid als ‘CASO’. Van AK naar CASO Van de geïnterviewde stichtingen, is er maar één aangesloten bij een AK dat Edukaat niet gebruikt. Het gaat daarbij om Metrium, wat hiervoor PSOD gebruikt. PSOD heeft een geautomatiseerde koppeling met CASO. Naar de arbodienst Ziekmeldingen worden ofwel door het AK, ofwel door de instelling zelf aan de arbodienst doorgegeven. Via Edukaat kunnen hiervoor lijsten uitgedraaid worden. Het 4
Edukaat is speciaal ontwikkeld voor onderwijs- en hieraan gerelateerde instellingen. Het systeem verleent toegang tot het salarisverwerkingssysteem CASO. Edukaat is modulair van opzet. De basismodule bevat alle functionaliteiten voor de salarisadministratie en in naar wens van de instelling uit te breiden. Volgens www.pinkroccade.nl werken 240 besturen en hun administratiekantoren met Edukaat.
14
melden aan de arbodienst gebeurt in de meeste gevallen nog per fax (zelfs als de arbodienst elektronische meldingsmogelijkheden heeft), soms per e-mail. De meldingen worden in veel gevallen op dagelijkse basis doorgegeven aan de arbodienst, het maximum is één keer per week. Eén instelling heeft er bewust voor gekozen om alleen de langerdurende gevallen (1-2 weken) aan de arbodienst (Ardyn) door te geven. Een aantal stichtingen geeft aan dat melding in de toekomst mogelijk elektronisch zal gaan plaatsvinden. Verzuimoverzichten voor instellingen Via Edukaat kunnen verzuimoverzichten gemaakt worden over en voor instellingen. De meeste instellingen kunnen dit niet zelf doen, omdat ze geen toegang tot Edukaat. Scholen die bij Dyade zijn aangesloten kunnen wel zelf verzuimoverzichten maken, de Metrium-scholen die gebruik maken van ‘de Verzuimjuf’ ook. Sommige stichtingen hebben een afdeling Personeelszaken, waar het verzuim tevens wordt vastgelegd in een eigen systeem (Word of Excel). Scholen die gebruik maken van de Verzuimmeester (onder de acht geïnterviewde instellingen zaten echter geen actieve gebruikers) kunnen uiteraard ook verzuimoverzichten uitdraaien. Verzuimmeester Eén stichting is bezig met de overstap naar de Verzuimmeester en één stichting overweegt er gebruikt van te gaan maken. Bij één stichting heeft de geïnterviewde persoon nooit van de Verzuimmeester gehoord. Voor de overigen is de Verzuimmeester een min of meer gepasseerd station: of het AK heeft een goed alternatief, of het AK heeft het gebruik afgeraden, of het beeld bestaat dat het gebruik niet praktisch is vanwege dubbele administratie. Conclusie Het beeld ontstaat dat het AK leidend is voor de ‘stand der techniek’ van de verzuimregistratie in het Primair Onderwijs. Het is, naast CASO, de enige locatie waar alle verzuim- en personeelsinformatie is vastgelegd. Bij veel AK’s kan nog veel winst gemaakt worden wat de eigen administratieve lastendruk betreft, door automatisering van mutaties van school naar AK en van arbodienst naar AK. We hebben uit de interviews geen enkel signaal verkregen dat de meldingen aan de AK’s of de verwerking ervan in CASO onvolledig of onbetrouwbaar zouden zijn. Alle verzuim- en personeelsmutaties worden in principe doorgegeven, en door AK en/of afdeling personeelszaken gecontroleerd. Vanuit het Vervangingsfonds is ook de verplichting opgelegd al het vervangen verzuim vast te leggen in CASO. Alleen dan wordt tot uitkering van vervangingsgelden overgegaan. Bij één van de acht stichtingen wordt alleen het langerdurend verzuim aan de AD doorgegeven, bij de overigen krijgt de arbodienst dezelfde mutaties als het AK.
15
3.1.2
Voortgezet onderwijs Niveau waarop de interviews plaatsvonden Voor een deel zijn stichtingen of verenigingen waar meerdere VO-instellingen onder vallen geïnterviewd, voor een deel centrale administraties van scholengemeenschappen. Een deel van de instellingen is zelfadministrerend, een deel heeft een algemeen administratiekantoor (Onderwijsbureau Hollands Midden, OSG, Onderwijs Bureau Beverwijk, Consent). Van ziekmelding naar AK Ziekmeldingen door het personeel vinden over het algemeen bij de administratie of de receptie van de vestiging waar men werkt plaats. Er zijn veel variaties in de weg die de melding vervolgens bewandelt. Het volgende zijn we tegengekomen: mutaties gaan naar de centrale administratie van de instelling, daar worden ze ingevoerd in Verzuimmeester. Via de Verzuimmeester gaan geprinte lijsten naar het AK, die ze handmatig in Edukaat invoert; mutaties worden op de vestiging ingevoerd in E-meld (een internetapplicatie van ArboNed). Op de centrale administratie wordt dagelijks een mutatielijst uitgedraaid van E-meld, die naar het AK gemaild wordt. Deze wordt weer handmatig ingevoerd in Edukaat/CASO; het hoofd administratie verzamelt alle ziektemutaties, legt ze vast in Word en geeft deze per e-mail door aan het AK. Het AK voert ze handmatig in Edukaat in. (Binnenkort neemt de betreffende instelling een nieuw systeem in gebruik: Magista, een leerlingenadministratiesysteem, waarin ook verzuim- en personeelsgegevens kunnen worden vastgelegd); mutaties worden door de centrale administratie vastgelegd in Verzuimexpert (systeem voor verzuimregistratie en -beheersing), wat gekoppeld is aan het PIsysteem. Er is geen link met CASO, wat als gevolg heeft dat het (eigen) AK de mutaties alsnog handmatig invoert in Edukaat; verzuim- en personeelsgegevens worden op de scholen ingevoerd in Optim. Het AK krijgt dagelijks een afslag, die geautomatiseerd verwerkt wordt in CASO. Via een papieren terugrapportage checkt de school of de mutaties goed in CASO terecht zijn gekomen; verzuim- en personeelsgegevens worden door de centrale administratie rechtstreeks ingevoerd in Edukaat, het systeem van het AK (de meeste klanten van het betreffende AK – Consent – doen dit overigens niet zelf); afdeling P&O of centrale administratie voert mutaties zelf in Edukaat in, de stichting is zelfadministrerend.
16
Van AK naar CASO Bij alle geïnterviewde VO-instellingen komen de mutaties rechtstreeks of via een tussenliggend systeem in Edukaat, en vervolgens in CASO terecht. Niet alle respondenten zijn zich bewust van het verschil tussen Edukaat en CASO. Sommigen zien de twee systemen als één geheel, en duiden het ofwel aan met Edukaat, ofwel met CASO. Naar de arbodienst Bijna alle geïnterviewden geven aan dat de VO-instelling de mutaties zelf aan de arbodienst (AD) doorgeeft. In één geval doet het AK dit. Bij één instelling gebeurt het melden via het webportal E-meld (dus geautomatiseerd te verwerken door de AD), bij de overigen via fax of e-mail (wat door de AD niet geautomatiseerd verwerkt kan worden). Dit gebeurt in de regel heel frequent: één of tweedagelijks. Eén instelling geeft alleen het verzuim vanaf 10 dagen door aan de arbodienst, de overigen geven alle verzuim door. Verzuimmeester Eén van de geïnterviewde VO-instellingen gebruikt de Verzuimmeester. Een andere instelling gebruikt de Verzuimmeester als een proef, om na te gaan of dit wellicht meer voordelen heeft dan E-meld (van ArboUnie). Daarbij gaat het met name om de WVP-activiteiten, die bij E-meld nog niet goed werken. Drie instellingen hebben wel van de Verzuimmeester gehoord, maar voor een ander systeem gekozen (of hadden dit al). Eén instelling geeft aan dat de Verzuimmeester mogelijk de moeite waard wordt, als daarmee de melding aan de arbodienst geautomatiseerd kan gaan plaatsvinden (wat het moment van interview nog niet het geval was). Eén respondent heeft er nog nooit van gehoord. Conclusie Meer dan in het PO, zijn we in het VO instellingen of koepels tegengekomen die zelf het verzuim vastleggen in een eigen systeem of waarin instellingen via Edukaat-web zelf mutaties in Edukaat aanbrengen. Voor zover de AK’s nog handmatig muteren, kan er nog veel winst gemaakt worden wat hun eigen administratieve lastendruk betreft, door automatisering van mutaties van school naar AK, en van arbodienst naar AK. Er is geen enkel signaal verkregen dat de meldingen aan de AK’s of de verwerking ervan in CASO onvolledig of onbetrouwbaar zouden zijn. Alle verzuim- en personeelsmutaties komen in CASO terecht, en men hecht ook aan zorgvuldigheid en juistheid.
17
Bij één van de acht geïnterviewden wordt alleen het langerdurend verzuim aan de AD doorgegeven, bij de overigen krijgt de arbodienst dezelfde mutaties als het AK. In de meeste gevallen geven de instellingen zelf de melding aan de arbodienst door. Er is voor hen dus sprake van dubbelmelding van verzuimmutaties (aan AK en AD).
3.1.3
Hoger onderwijs Niveau van de interviews We hebben in zeven van de acht gevallen gesproken met een medewerker van de afdeling P&O, één interview was met de arbocoördinator. Het betreft zowel kleine HBO-opleidingen met één vestiging als hele grote instellingen met vele vestigingen. Het aantal personeelsleden varieert van 70 tot 3.600. Van ziekmelding naar centrale registratie ervan De procedure van ziekmelding verschilt van instelling tot instelling. Ziekmelding vindt plaats bij de afdeling Planning en Roostering (1x), bij het afdelingssecretariaat (1x), bij de leidinggevende (2x), bij de receptie (2x), bij receptie èn leidinggevende (1x) of bij de directie (1x). Deze sturen de melding vervolgens door naar de afdeling personeelszaken (6x) of de personeelsadministratie (2x). De weg waarlangs dit gaat verschilt ook: via een vast schriftelijke formulier (1x), via een afschrift van de fax aan de arbodienst (1x), telefonisch (1x), per e-mail met cc aan zieke medewerker (1x), per verzamelmail (1x), via een standaard mailformulier (1x), via een niet-standaard mail (1x) of via intranet (1x). Het verzuim wordt bij alle geïnterviewde instellingen vastgelegd: in één geval in een speciaal verzuimregistratiesysteem, in de overige gevallen in een HRM/PI-systeem met verzuimregistratiemodule. De volgende systemen zijn in gebruik bij de acht geïnterviewde instellingen: Edukaat (2x), Peoplesoft (1x), HPA (=Hogeschool Personeels Administratie) (2x), Promis (1x), Verzuimmanager (1x) en Info Aware (1x). Verzuim gaat niet naar AK en/of CASO In tegenstelling tot het PO en VO, wordt in het HBO het verzuim niet doorgegeven aan een administratiekantoor en/of CASO. De meeste instellingen maken wel gebruik van CASO voor de salarissen. Naar de arbodienst Alle geïnterviewde HBO-instellingen geven zelf hun verzuimmutaties door aan de arbodienst. Dit gaat op verschillende manieren. Eén instelling maakt dagelijks een geautomatiseerde koppeling van het eigen systeem (Peoplesoft) met de arbodienst Commit. Twee instellingen geven de meldingen door via het webportal Meldnet van arbodienst ArboNed. Bij de overige instellingen is er zowel voor de instelling als voor de arbodienst sprake van handmatige verwerking: afslag mutaties uit eigen systeem
18
wordt dagelijks naar arbodienst gemaild (1x), een uitdraai uit Edukaat wordt gefaxt of gemaild (2x), of via een standaard faxformulier wat handmatig wordt samengesteld (2x). Bij alle acht geïnterviewde instellingen worden àlle ziekmeldingen aan de arbodiensten doorgegeven en gebeurt dit dagelijks. Naar de HBO-raad Geen van de geïnterviewden is persoonlijk verantwoordelijk voor het leveren van verzuiminformatie aan de HBO-raad. Sommigen weten wel dat dit gebeurt, anderen zijn hiervan niet op de hoogte, maar gaan ervan uit dat het wel zo zal zijn.
3.1.4
Universiteiten Niveau van de interviews Bij elk van de acht universiteiten is gesproken met een medewerker van de afdeling P&O. De kleinste universiteit heeft 700 personeelsleden, de grootste 7.000. Op de meeste universiteiten hebben de verschillende faculteiten (of enkele faculteiten samen) eigen afdelingen personeelszaken, waar ook de verzuimregistratie plaatsvindt. Sommige universiteiten hebben daarnaast tevens een centrale personeelsadministratie. Bij drie universiteiten wordt het verzuim op centraal niveau geregistreerd, bij de overigen decentraal. Van ziekmelding naar centrale registratie ervan De procedure van ziekmelding verschilt bij de universiteiten minder dan binnen het HBO. In de meeste gevallen vindt de ziekmelding bij het secretariaat plaats (6x), in twee gevallen bij de direct leidinggevende. In zes gevallen gaat de melding vervolgens rechtstreeks naar het eindpunt waar het in het systeem wordt vastgelegd (meestal de decentrale P&O-afdeling, soms de centrale), bij twee universiteiten gevallen zit daar nog een schakel tussen. Bij vier (faculteiten van) universiteiten wordt hiervoor een standaard emailformulier gebruikt, bij de overige vier een ‘vrije’ e-mail (in twee gevallen gaat een deel ook per telefoon). Het verzuim wordt bij alle geïnterviewde instellingen vastgelegd in een HRMsysteem. We zijn vier verschillende systemen tegengekomen: SAP (4x), Oracle (2x), PeRCC (van PinkRoccade) en Peoplesoft (1x). Verzuim gaat niet naar AK en/of CASO De geïnterviewden geven aan dat er geen individuele verzuimcijfers doorgegeven worden aan andere instellingen of instanties. Alleen aan de VSNU worden jaarlijks enkele globale cijfers gegeven (‘Wopi-cijfers’). Dit betreft een ‘papieren’ rapportage. e Verder worden aan UWV de 13 -weeksmeldingen doorgegeven, via een schriftelijk formulier.
19
Naar de arbodienst Van de acht universiteiten hebben er drie een interne en vijf een externe arbodienst. Het betreft acht verschillende arbodiensten. Eén interne arbodienst heeft zelf toegang tot het HRM-systeem waarin het ziekteverzuim wordt vastgelegd (Peoplesoft). De andere interne arbodienst krijgt de mutaties per post, nadat ze handmatig gebundeld zijn door iemand van personeelszaken. De derde interne arbodienst krijgt ze geautomatiseerd via een elektronische koppeling tussen beide systemen. Bij drie universiteiten is een elektronische koppeling met het systeem van de externe arbodienst. Bij één universiteit gaat dit semi-automatisch. Bij één universiteit worden uitdraaien uit het eigen systeem wekelijks naar de AD gemaild. Alle universiteiten geven alle ziekmeldingen aan de arbodienst door. Wel is in sommige interviews twijfel geuit over de ziekmeldingsdiscipline van de medewerkers. Omdat er veel wordt thuis gewerkt, vaak congressen worden bezocht en men niet gewend is de afwezigheid te agenderen, blijft onduidelijk in hoeverre men zich ook ziek meldt als men ziek is. Conclusie Binnen de universiteiten wordt al het gemelde ziekteverzuim vastgelegd in volwaardige HRM-registratiesystemen. We kunnen er vanuit gaat dat hieruit verzuimkengetallen kunnen worden berekend, die voldoen aan de landelijke standaard. Bij een deel van de universiteiten gebeurt dit op centraal niveau, bij een deel op elke faculteit (of groep van faculteiten) afzonderlijk. De universiteiten leveren jaarlijks één of enkele verzuimkengetallen aan de VSNU. Een aantal geïnterviewden heeft twijfels geuit bij de ziekmeldingsdiscipline van het personeel. Empirische informatie hierover is echter niet beschikbaar, waardoor geen uitspraken gedaan kunnen worden over de mogelijke omvang van vertekening die dit tot gevolg heeft.
3.2
Bronnen In deze paragraaf wordt verslag gedaan van de interviews die met vertegenwoordigers van de verschillende bronnen zijn gehouden (zie paragaaf 2.1.2). Het betreft de informatie die de bronnen zelf in het interview gegeven hebben, soms aangevuld met informatie uit publicaties uit die bron. Niet meegenomen is wat uit andere interviews over die bron te berde is gebracht. In paragraaf worden 3.3 onze conclusies over de onderzochte bronnen op een rij gezet.
20
3.2.1
CBS – Nationale Verzuimstatistiek De Nationale Verzuimstatistiek (NVS) van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en de Brancheorganisatie Arbodiensten (BOA) levert sinds 2004 de landelijke verzuimcijfers. Deze nieuwe reeks start met het jaar 2002. Het is de opvolger van de Kwartaalstatistiek Ziekteverzuim, die gebaseerd is op een kwartaalenquête onder een steekproef van bedrijven. De onderwijssector was hierin niet opgenomen. De kwartaalstatistiek is met ingang van het tweede kwartaal van 2004 stopgezet. De NVS kent twee bronnen van toelevering. De belangrijkste bron vormt verzuiminformatie van de zes grootste arbodiensten in Nederland: Achmea Arbo, Arboduo, ArboNed, ArboUnie, Commit en Maetis. Deze dekken samen ongeveer 80 procent van de werknemers. Dit wordt aangevuld met informatie uit andere bronnen. Voor veel bedrijfssectoren lijkt de informatie via de arbodiensten valide verzuiminformatie te leveren. Het CBS geeft echter aan dat dit voor de sectoren Onderwijs en Gemeenten niet het geval is. Zowel de hoogte van het door het CBS berekende verzuimpercentage als het aantal werknemers waarop het cijfer betrekking heeft, zijn aanzienlijk lager dan verwacht. De CBS-medewerkers die wij hierover gesproken hebben, zeggen de oorzaak van de discrepantie niet te kennen, en dat het opsporen ervan momenteel geen prioriteit heeft. Het CBS neemt vooralsnog genoegen met de cijfers die de onderwijssector zelf levert via CASO en houdt het zelf berekende cijfer buiten de gepubliceerde statistiek. Totstandkoming NVS Om na te gaan waarom het onderwijscijfer dat via de arbodiensten verkregen wordt, ontoereikend is, is bij het CBS nagevraagd hoe de berekening ervan tot stand komt. Hieronder worden de verschillende trajectonderdelen beschreven, met daarbij de (theoretisch) mogelijke foutenbron voor het onderwijs. Dit laatste betreft eigen interpretatie van AStri, de geïnterviewde personen hebben hier zelf geen uitspraken over gedaan. a) Arbodienst: levert CBS bestanden met verzuiminformatie Het CBS ontvangt van de zes deelnemende arbodiensten elk kwartaal alle nieuwe ziek- en herstelmeldingen met daarbij de verzuimomvang en het sofi-nummer. Drie van deze arbodiensten hebben een mantelovereenkomst met het Vervangingsfonds, alleen Ardyn (de kleinste) levert niet aan het CBS. De CBS-bestanden bevatten daarom automatisch ook het verzuim van een grote meerderheid van het onderwijspersoneel in de PO- en VO-sector. De gegevens van die de arbodiensten leveren vormen de basis voor de bepaling van de teller van het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie.
21
Mogelijke onderwijsspecifiek foutenbron bij arbodiensten (eigen interpretatie): geen: er is geen reden om te veronderstellen dat de deelnemende arbodiensten het onderwijspersoneel niet volledig doorgeven aan het CBS, en de meldingsdiscipline in het onderwijs is zeker niet slechter dan in andere sectoren. b) UWV: koppelt sofi-nummers verzuimers aan aansluitnummers werkgevers De sofi-nummers worden door UWV gekoppeld aan het VPD-bestand, zodat duidelijk wordt bij welke werkgever de verzuimer ‘thuishoort’ en hoeveel werknemers onder deze werkgever vallen (de noemer voor de berekening van het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie). In het VPD-bestand zijn alle bestaande dienstverbanden opgenomen waarover werknemerspremies verschuldigd zijn. In geval een persoon gelijktijdig meer dan één dienstverband heeft (wat in het onderwijs veelvuldig voortkomt), wordt er at random een gekozen. Reden om maar één dienstverband te selecteren (in plaats van ze naar rato mee te nemen), is dat werkgevers vaak vergeten tijdig aan UWV te melden dat een dienstverband beëindigd is. Het onderscheid tussen echte dienstverbanden en ten onrechte openstaande dienstverbanden kan niet gemaakt worden. Vanaf 2006 zal het CBS overstappen van VPD op Walvis, wat veel betrouwbaarder is. Het CBS kan in het interview niet aangeven hoeveel procent van de sofi-nummers (niet) koppelbaar blijkt aan een werkgever, en hoeveel meervoudige dienstverbanden er voorkomen in het VPD. Hierover bestaan ook geen externe publicaties. Mogelijke onderwijsspecifieke foutenbron (eigen interpretatie): het geen rekening (kunnen) houden met meervoudige aanstellingen, die in het onderwijs relatief veel voorkomen; de ‘werkgever’ zoals UWV die onderscheidt, zal niet in alle gevallen een onderwijsinstelling of een bevoegd gezag zijn, maar kan ook een gemeente zijn waardoor een deel onderwijspersoneel wordt toegerekend aan de sector overheid. c) CBS: vertaalt UWV-aansluitnummers werkgevers naar sectorspecifieke code Het werkgeversnummer dat UWV hanteert is niet rechtstreeks vertaalbaar naar de voor het CBS benodigde bedrijfsactiviteit: de SBI-code, die de basis vormt voor de sectorindeling. De vertaling van UWV-aansluitnummer naar een SBI-code vindt geautomatiseerd plaats met behulp van queries. Het CBS heeft niet gevalideerd in hoeverre dit correct gebeurt, noch in het algemeen, noch specifiek voor de sector onderwijs.
22
Mogelijke onderwijsspecifiek foutenbron (eigen interpretatie): niet alle ‘werkgevers’ zoals UWV die onderscheidt, behoren primair tot de sector onderwijs (denk aan gemeenten). Het hieronder vallend personeel zal door het CBS bij een verkeerde sector worden ondergebracht; het niveau waarop het werkgeversnummer van UWV wordt toegekend, verschilt per bevoegd gezag: alle onderliggende scholen kunnen hetzelfde nummer krijgen, of allemaal verschillende. Anderzijds kunnen alle scholen binnen één BG dezelfde arbodienst hebben, of juist verschillende. Dit kan tot gevolg hebben dat teller (verzuim) en noemer (alle personeel onder aansluitnummer UWV) niet sporen. d) Berekening van de verzuimkengetallen De verzamelingsmethode van de NVS heeft als nadeel dat een werkgever alleen ‘gevonden’ wordt, als er ten minste één werknemer verzuimd heeft. Werkgevers die niet gekoppeld kunnen worden aan verzuimgeval, hadden ofwel geen verzuim in de betreffende periode (nulverzuimend klein bedrijf), ofwel ze vallen niet onder de zes arbodiensten die aan het CBS leveren (maar onder een andere externe of interne arbodienst). Helaas zijn beiden groepen niet van elkaar te onderscheiden, waardoor niet exact bepaald kan worden op hoeveel werknemers de verzuimgegevens die de arbodiensten leveren betrekking hebben. Het CBS maakt daarom gebruik van schattingen op basis van verwacht (nul)verzuim naar bedrijfsomvang. Er is geen externe publicatie waarin de correctiefactoren worden weergegeven en verantwoord. Mogelijke onderwijsspecifiek foutenbron (eigen interpretatie): waarschijnlijk geen: BG’s zijn relatief groot (vergeleken bijvoorbeeld met het MKB), waardoor in het onderwijs zeker niet meer dan gemiddeld opgehoogd hoeft te worden voor nulverzuim bij kleine instellingen.
3.2.2
Arbodiensten Algemene gang van zaken ziek en herstelmelding De arbodiensten registreren in principe alle verzuim van de onderwijsinstellingen die onder hun zorg vallen. Ze krijgen deze ziekmeldingen rechtstreeks van de instellingen of van het administratiekantoor. Het grootste deel van de verzuimmutaties van onderwijsinstellingen komt niet via elektronische koppelingen of een webportal binnen, maar per post, fax of e-mail. Dit betekent dat het grootste deel van de mutaties nog handmatig wordt verwerkt. De arbodiensten zouden graag zien dat scholen en hun administratiekantoren gebruik gaan maken van elektronische koppelingen. De meeste instellingen hebben met de arbodienst afgesproken alle verzuim door te geven. In hoeverre deze scholen ook echt alle ziekmeldingen doorgeven, weten de arbodiensten niet. Het vermoeden bestaat dat kort verzuim wel eens niet doorgege-
23
ven wordt. Uit onze interviews met AK’s en instellingen hebben wij echter geen aan5 wijzingen gekregen dat hier sprake is van bewust of systematisch niet melden . Het onderwijs staat bij de arbodiensten bekend als relatief slecht gedisciplineerd wat het doorgeven van hersteldmeldingen betreft. Sinds de Wet Verbetering Poortwachter is ingevoerd, komt dit echter in de regel snel vroegtijdig aan het licht, en wordt het verzuim met terugwerkende kracht afgesloten. Recente ontwikkelingen in verzuimmelding Elektronische koppeling van systemen die verzuimmutaties bevatten met arbodienstsystemen is op gang aan het komen. Met CASO (via de administratiekantoren), met administratiekantoren (via hun eigen nieuwe systemen) en de Verzuimmeester worden in de loop van 2005 koppelingen gerealiseerd. In hoeverre deze technische mogelijkheden ook daadwerkelijk benut worden, moet afgewacht worden. Verwacht kan worden dat door elektronische koppelingen de betrouwbaarheid en volledigheid van de mutaties verder verbetert. Een andere ontwikkeling is dat sommige instellingen er bewust voor kiezen niet meer alle verzuim aan de arbodienst te melden, maar alleen het verzuim waarop de arbodienst actie moet ondernemen. Dit proces zal versterkt worden door de Maatwerkregeling die per 1 juli 2005 van kracht wordt. De arbodiensten beschouwen het onderwijs niet als een sector die voorop zal lopen met bijvoorbeeld het oprichten van een interne arbodienst. De verwachting is echter wel dat ook de grote instellingen op den duur de arbozorg anders gaan inrichten. Een deel van de arbodiensten anticipeert hierop door nieuwe producten aan te bieden, zoals een ‘gedetacheerde bedrijfsarts’. Enerzijds zal dus de betrouwbaarheid van de mutaties gaan toenemen door elektronische datakoppelingen, anderzijds zal de volledigheid van de meldingen afnemen doordat een (steeds groter) deel van de instellingen alleen langer verzuim gaat melden. Personeelsregistratie De arbodiensten hebben over het algemeen geen volledige en actuele registratie van de werknemers die onder hun zorg valt. De arbodiensten ondergaan wat dat betreft ook een ‘mentaliteitsverandering’. Terwijl men zich vroeger volledigheid nastreefde (onder andere met het oog op het produceren van verzuimkengetallen), houdt men daar tegenwoordig niet meer aan vast. Reden hiervoor is dat die informatie niet nodig is voor hun primaire werkproces van de arbodienst zelf: alleen van verzuimers heeft men achtergrondinformatie nodig (zoals sofi-nummer en aanstellingsomvang), niet
5
Wij denken niet dat het hier sociaal wenselijke antwoorden betreft. Bij vergelijkbaar onderzoek in MKB-branches, zegt de helft van werkgevers (die volgens contract alles moeten melden) ronduit dat ze het niet de moeite waard vinden kort verzuim door te geven aan de arbodienst.
24
van degenen die niet ziek zijn. Drie van de vier arbodiensten waarmee een raamovereenkomst is, bieden scholen wel de mogelijkheid om alle personeelsinformatie vast te laten leggen, zodat goede verzuimoverzichten gemaakt kunnen worden. De school moet deze dan eenmalig aanleveren volgens een vast format. De instelling is verder zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van mutaties. Volgens de arbodiensten laten relatief veel scholen dit bestand vervuilen omdat ze mutaties niet, niet tijdig, of niet in de juiste vorm doorgeven. Voor de prijsstelling is het uiteraard wel nodig te weten hoeveel werknemers onder de arbozorg vallen en hoe hoog het ziekteverzuim is. Hiervoor wordt dan jaarlijks opgaaf gedaan door de school. Informatie over de hoogte van het ziekteverzuim betrekken scholen dan vaak via CASO. In tabel 3.1 worden enkel specificaties gegeven van de vier arbodiensten waarmee het Vervangingsfonds een raamovereenkomst heeft gesloten. Tabel 3.1. Overzicht kenmerken vier geïnterviewde arbodiensten Achmea
Ardyn
ArboUnie
Commit
aantal scholen
1.000
450
?
1.445
aantal werknemers
27.500
?
50% PO en VO
45.000
spreiding
hele land
noord en oost
hele land
midden en west
intern systeem
AMI
ANS
Arbo2000
PRIOS
volledigheid meldingen
volledig
volledig
naar keuze school
volledig
personeelsregistratie
deel actueel, deel jaarlijkse opgave
actueel
jaarlijkse opgave jaarlijkse opgave aantallen aantallen
webportal voor mutaties en verzuimoverzichten
geen rol van be- niet beschiktekenis in OW baar voor OW
bestaande elektronigeen sche koppelingen OW
grote instellingen
ja, E-meld
geen rol van betekenis in OW
Verzuimmeester geen
geplande elektroniEdukaat sche koppelingen OW Verzuimmeester
Edukaat
Verzuimmeester mutaties via VDN-loket
toekomst
meer maatwerk gelijkblijven OW
gelijkblijven OW minder melding kort verzuim
meer maatwerk gelijkblijven OW
(nog) meer maatwerk groei OW
Soorten verzuim en achtergrondkenmerken In de interviews in niet ingegaan op het soort verzuim en de achtergrondkenmerken die vastgelegd worden. Deze vloeien echter logisch voort uit het doel van de registratie. De arbodienst is de enige bron met van informatie over diagnoses van ziektever-
25
zuim. Personeelskenmerken die vastgelegd worden zijn in ieder geval: werkgever, aanstellingsomvang, geslacht, geboortedatum, BRIN-nummer en sofi-nummer.
3.2.3
CASO Achtergrond CASO CASO bestaat circa veertig jaar. Sinds twee jaar is het bij PinkRoccade ondergebracht, daarvoor bij het ministerie van OCW. Het is een salarissysteem en tevens een informatiesysteem voor de bekostiging van scholen. Informatie uit CASO gaat in hoofdlijnen naar drie partijen: de werkgevers (Bevoegd Gezagen), het Vervangingsfonds (info over afwezigheid en vervanging) en het ministerie van OCW. CASO heeft een gebruikersstichting, waarin werkgevers en AK’s vertegenwoordigd zijn. Alle verzoeken aan CASO om gegevens aan derden te leveren worden hier voorgelegd. De privacy-waarborging is goed geregeld. Weg van ziekmelding naar CASO Simpelweg gaan verzuimmutaties van de school, via het AK naar CASO. De personeels- en verzuimmutaties worden over het algemeen aangebracht door de AK’s. De meeste AK’s maken daarvoor gebruik van Edukaat. De AK’s voeren veelal handmatig de verzuim- en personeelsgegevens in Edukaat in. Een relatief kleine groep scholen (‘een paar honderd’) voert de mutaties zelf via Edukaatweb (een webtool) in. Dit systeem beperkt dus de gezamenlijke administratieve lasten voor school / AK. PinkRoccade biedt ook Edukaat Managementinformatie (MI) aan. Met die systeem kunnen AK’s verzuimoverzichten maken voor scholen en deze via bijvoorbeeld internet beschikbaar stellen. PinkRoccade heeft ook een speciale verzuimmanagementtool: trajectassistent. Koppeling van ‘andere’ systemen aan CASO Dyade (één van de grote algemene AK’s) heeft een eigen applicatie in gebruik waarin scholen mutaties kunnen invoeren. Deze applicatie is wel gekoppeld aan Edukaat, maar niet volledig. Naast Edukaat heeft ook nog een CMG-systeem een directe koppeling CASO. Betrouwbaarheid, actualiteit en toekomstbestendigheid van het systeem Volgens PinkRoccade zijn de CASO gegevens zeer betrouwbaar, omdat ze de basis vormen voor de kostenvergoeding. Mutaties kunnen een half tot anderhalf jaar na dato optreden (= tot een half jaar na afloop van het schooljaar, in de maand december). Op dit moment zijn de verzuimgegevens vanaf juni 2004 direct opvraagbaar, voor oudere gegevens moet men back-ups raadplegen. Nieuwe ontwikkeling: uitlezen van CASO in andere systemen
26
Pink is momenteel bezig met op de markt brengen van een geautomatiseerde koppeling van CASO-gegevens aan andere systemen, met name arbodiensten (dit is al (bijna) gerealiseerd bij Commit, bij ArboUnie loopt een pilot met één school) en de Verzuimmeester. Het gaat in alle gevallen om het uitlezen van CASO-verzuimgegevens, niet om het binnenhalen van verzuimgegevens ten behoeve van CASO. Doelgroep voor dit systeem vormden de AK’s, die het bij licentie kunnen gebruiken. De AK’s kunnen zelf bepalen of zij de kosten weer op de scholen verhalen. De scholen kunnen proberen de contractkosten verlaagd te krijgen, omdat door de koppeling de administratieve lasten van de arbodienst lager worden. Verzuimregistratie VO vanaf 2006 Vanaf 1 januari 2006 is het VO niet langer aangesloten bij het Vervangingsfonds. Scholen kunnen zich dan ‘particulier verzekeren’ voor vervanging of ervoor kiezen eigen risicodrager te worden. PinkRoccade verwacht dat het Risicofonds de grootste speler op deze markt zal zijn. Er is periodiek overleg tussen PinkRoccade en het Risicofonds. Er zijn nog geen concrete afspraken gemaakt over oplevering van kengetallen aan het Risicofonds. Op basis van de ervaringen die men binnen het PO heeft met het Risicofonds, wordt verwacht dat het Risicofonds geen behoefte zal hebben aan dergelijke kengetallen. Hiermee zou dan de noodzaak voor verzuimregistratie in CASO vervallen. Huidige dekkingsgraad en toekomstontwikkelingen De dekkinggraad voor het PO in CASO is bijna 100 procent. Zolang er geen lumpsum financiering is, moeten deze instellingen ook gebruik van CASO blijven maken om voor kostenvergoedingen in aanmerking te komen. Voor VO is de dekkingsgraad medio 2005 ongeveer 95 procent (alle instellingen uitgezonderd de OMO-groep). HBO en BVE zitten ook grotendeels bij CASO, maar zij voeren hier hun verzuim niet in. Verzuim wordt alleen ingevoerd voor zover dit consequenties voor de salarisuitbetaling heeft. Mogelijk zal het vastleggen van langdurig verzuim gaan toenemen, nu met de loondoorbetalingverplichting tot twee jaar, er maar 170 procent uitbetaald mag worden in twee ziektejaren (immers: salarisconsequentie). Voor de toekomst wordt verwacht dat grote instellingen in het VO zullen overgaan op eigen HRM-systemen (zoals OMO op een systeem van Raet is overgestapt). PinkRoccade is voor deze groep een alternatief voor CASO aan het ontwikkelen, genaamd Payroll. Dit is een uitgeklede, goedkopere versie van CASO, uitsluitend bedoeld voor de eindberekening van het salaris en uitbetaling ervan. Ziekteverzuimgegevens worden hier niet in vastgelegd, hierin voorzien de HRM-systemen van de instellingen. Payroll wordt momenteel getest in een HBO-instelling. Naar verwachting zullen in 2007 de eerste VO-instellingen er gebruik van maken.
27
3.2.4
Drie grote algemene administratiekantoren Dyade Dyade voert de administratie voor 583 bevoegd gezagen, verspreid over het hele land. Ze hebben naar eigen zeggen 30 procent van de PO-markt, het aandeel in het VO is kleiner. Ze zitten over het hele land, maar het hoge Noorden en Limburg zijn slecht vertegenwoordigd. Sinds een jaar of vijf geven scholen hun ziek en herstelmeldingen via een speciale ziek- en herstelmeldingsapplicatie. Dit gaat via de website van Dyade. De personeelsgegevens zitten in een andere module. Dyade staat op het standpunt dat scholen personeelsgegevens niet zelf kunnen muteren: dit zou tot bestandsvervuiling leiden. Dagelijks vindt uitwisseling tussen de ziek- en herstelmeldingsapplicatie en personeelsinformatie plaats. De gegevens worden ook dagelijks naar Edukaat overgezet, vanwaar ze naar CASO gaan. De ziek- en herstelmeldingsapplicatie heeft een grote verbetering in de herstelmeldingsdiscipline tot gevolg gehad. Elke keer als de school inlogt in het systeem, verschijnt er een lijst met openstaande verzuimen. Men ziet dus gedwongen wie er (al dan niet terecht) ziekgemeld staat. Sinds 2005 is de applicatie ‘webpersoneel’ operationeel. Hiermee worden maandelijks per school kengetallen uitgedraaid, onder andere van het ziekteverzuim. De scholen kunnen deze overzichten zelf ophalen/downloaden. Dit kost de school 18 euro per maand per bestuur. e Dyade is verantwoordelijk voor de wettelijke termijnen (onder andere de 13 weeksmelding aan UWV) en hecht daarmee sterk aan een goede vastlegging van het ziekteverzuim. Verzuim heeft ook salarisconsequenties (o.a. reiskosten inhouden, na één jaar salaris verminderen). Voor bijna alle scholen geeft Dyade de meldingen door aan de arbodienst, slechts een enkele school doet dit zelf. Men heeft met veel verschillende arbodiensten te maken. Het doorgeven van mutaties gebeurt in alle gevallen door het sturen van formulieren of faxen. De automatisering hiervan staat nog in de kinderschoenen. Vanuit PinkRoccade is wel speciale module voor elektronische koppeling aan te schaffen, maar Dyade is bang dat de scholen niet bereid zullen zijn de meerkosten hiervoor te betalen. De Verzuimmeester wordt nog niet gebruikt door de Dyade-scholen, omdat Dyade dit afraadt. Ze hebben immers al de ziek- en herstelmeldingsapplicatie en zouden dan dubbel moeten gaan vastleggen. Vanaf oktober 2005 kan de Verzuimmeester gevuld worden vanuit CASO (en daarmee indirect vanuit Dyade), met zowel verzuim- als personeelsgegevens. Scholen kunnen daar dan zelf hun verzuimbeheersingsinformatie aan toevoegen. Dit alles is goed doorgesproken met het Vf.
28
Dyade verwacht dat het VO ook na 2005 alle verzuim blijft melden aan Dyade, en dat alles dus in Edukaat wordt vastgelegd. Alleen het lijntje van de verzuimgegevens met CASO wordt doorgeknipt. Reden om te blijven melden is dat de nieuwe aanbieders (dit zullen zijn: Loyalis en het Risicofonds) die informatie ook nodig hebben, en dat het AK zelf de informatie nodig heeft voor correcte uitbetaling bij ziekte en andere wettelijke regelingen (zoals 13-weeksmelding). Dyade weet niet in hoeverre men grote instellingen, die een eigen AK zouden kunnen gaan vormen, in de toekomst vast kan houden. Men hoopt dat de recente applicaties een bindend effect zullen hebben. Merces Merces heeft 120 werkgevers in het onderwijs als klant, met 24.000 dienstverbanden. Met Merces is vooral voor de recente ontwikkelingen gesproken. Merces heeft sinds 2005 een eigen pakket, genaamd Merces HRC at work (afgeleid van SAP). Het is een compleet HRM pakket, met daarin een verzuimregistratie- en WVP module. Vier VO-scholen en een BVE-instelling maken er inmiddels gebruik van. Scholen hebben de keuze om het systeem te gebruiken via internet, of het geheel zelf aan te schaffen (ASP-constructie). In het laatste geval kunnen ze zelfs de salarisbetaling zelf doen. Merces dient in dat geval alleen nog als cursusbureau, voor vervanging bij uitval van administratieve kracht op de school en voor inpassing van nieuwe wet- en regelgeving. Het nieuwe systeem is soms goedkoper, soms duurder voor de instelling. In alle gevallen levert het echter meer waar voor het geld, omdat alles nu in één compleet systeem zit. Er is volgens de geïnterviewde persoon grote tevredenheid over het nieuwe systeem. Men verwacht dat op den duur het hele VO een dergelijk HRM-systeem zal hebben. Het PO zal pas over gaan stappen wanneer de lumpsumfinanciering ingaat. De kengetallen voor het Vf worden via een Word-document geleverd. Ook voor de overige verplichte kengetallen worden conform de specificaties van OCW uitdraaien gemaakt. De overige VO-instellingen zijn nog op Edukaat aangesloten. Merces verwacht dat ook na 1 januari 2006 de afwezigheid wordt vastgelegd in Edukaat, via deze weg wordt immers ook de arbodienst bereikt (er is een semi-automatische koppeling met Commit, ArboUnie en twee kleinere arbodiensten). Of het ook in CASO terecht komt is niet aan de orde geweest. Metrium Metrium verzorgt de administratie voor zo’n 700 scholen in het noorden van het land. Ongeveer 80 procent is afkomstig uit het primair onderwijs (telling personeelsleden), de rest uit het VO en enkele scholen uit andere sectoren Tot nu toe bellen en mailen de meeste scholen de mutaties door, een klein deel doet dit via internet. Alle meldingen worden door het AK ingevoerd in Optim (dit systeem is vergelijkbaar met Edu-
29
kaat) en doorgegeven aan de arbodiensten (onder andere Ardyn en ArboUnie) en CASO. Met de Verzuimmeester werkt men niet, wel heeft men een afleiding ervan ‘de Verzuimjuf’ uitgezet onder scholen. Over een half jaar gaat men echter over op een nieuw systeem waar alle scholen via internet op aangesloten worden. Dit heet PSOD (Personeel en Salaris On Demand). PSOD heeft ook een poortwachterbeheersmodule.
3.2.5
VO-instellingen die geen gebruik van CASO maken Gesproken is met een medewerkster van de Centrale Directie van de OMO-groep (administratief) en een accountmanager van Raet. OMO-groep Sinds 2004 werkt de OMO-groep (bevoegd gezag voor 45 VO-scholen) met HR Acces, wat een ziekteregistratiemodule en een Poortwachterbegeleidingsmodule heeft. Scholen kunnen hiermee zelf verzuimrapportages maken. De scholen voeren hun verzuimmutaties decentraal in HR Acces in. De personeelsmutaties worden centraal ingevoerd, de scholen leveren die grotendeels nog via formulieren aan. De feitelijke loonbetaling verloopt via GMAL van Raet. Scholen hebben enige vrijheid in de ziekmeldingsprocedure intern en geven zelf de meldingen door aan de arbodienst (er zijn verschillende arbodiensten). De OMOgroep is bezig afspraken te maken met arbodiensten over koppeling, zodat verzuim in de toekomst niet meer ‘handmatig’ aan de arbodienst gemeld hoeft te worden. In principe wordt àlle verzuim in HR Acces ingevoerd. De Centrale Directie probeert daar ook zo goed mogelijk op toe te zien, maar kan niet waarborgen dat nooit iets vergeten wordt. De meeste instellingen ervaren het nieuwe verzuimregistratiesysteem als een verbetering. Een enkele school had wel moeite het eigen oude registratiesysteem in Access of Excel los te laten. Ook Centraal zegt men het huidige systeem als een verbetering te ervaren “CASO is te weinig flexibel”. Men heeft in het begin wel extra werk gehad met het systeem, maar men verwacht niet anders bij een overstap. Daarbij komt dat OMO de eerste onderwijsgroep is die het systeem gebruikt. Allerlei aanpassingen, onder andere in verband met de verplichte wettelijke gegevensleveringen aan CFI en Vf, moesten achteraf nog aangebracht/verbeterd worden. Raet Volgens de vertegenwoordiger van Raet is de meerwaarde van HR Acces vooral dat het veel meer HRM-mogelijkheden biedt dan Edukaat. Scholen zullen hier steeds meer behoefte aan krijgen, mede in verband met nieuwe wetgeving. HR Acces is
30
volgens Raet ook goedkoper voor de scholen dan CASO. Reden zou zijn dat CASO voor elk subdienstverband een aparte berekening maakt (dienstverband is eenheid), terwijl bij Raet de persoon van de werknemer de eenheid is, en de prijs niet afhangt van het aantal dienstverbanden. Het systeem zou zich daarmee in twee tot drie jaar moeten terugverdienen. De vertegenwoordiger van Raet (een accountmanager) is momenteel met meerdere grote scholengroepen in gesprek. Hij verwacht dat dit jaar nog enkele daarvan zullen overstappen op HR Access.
3.2.6
Verzuimmeester De verzuimmeester is een internetapplicatie die door het Vervangingsfonds is ontwikkeld en waar scholen in het PO en VO kosteloos aan kunnen deelnemen. Doel van het systeem is verzuimbeheersing (met behulp van een reïntegratievolgsysteem) en produceren van verzuimkengetallen (managementinformatie). Het reïntegratievolgsysteem geeft ondersteuning bij het standaard traject van de Wet Verbetering Poortwachter. Scholen kunnen ook zelf hun eigen actiemomenten erin zetten. Het systeem bevat een rapportagemodule waarmee scholen verzuimkengetallen kunnen uitdraaien, naar eigen wens. Ze kunnen bijvoorbeeld zelf eenheden definiëren, waarnaar het verzuim wordt uitgesplitst en zelf duurklasse-indelingen maken. De personeelsinformatie kunnen de scholen desgewenst vanuit CASO laten inlezen. Deze informatie wordt tot 1 oktober 2005 maandelijks ververst, daarna dagelijks. Tot 1 oktober 2005 kunnen scholen de verzuimmutaties uitsluitend handmatig invoeren. Vanaf oktober 2005 kunnen zowel de verzuimgegevens, als de personeelsgegevens dagelijks vanuit CASO worden ingelezen. Instellingen kunnen dan kiezen of ze zelf invoeren, vanuit CASO inlezen, danwel een combinatie van beiden. Ook is sinds kort elektronische koppeling mogelijk met de arbodiensten. e Ultimo 2005 (einde 4 kwartaal 2004), hebben 618 besturen zich aangemeld bij de Verzuimmeester. Onder deze besturen vallen in totaal 138.824 personeelsleden. Dit is 48 procent van de doelpopulatie, te weten het totale VO en PO. De representativiteit van de aangemelden ziet er op het oog goed uit. Er zijn geen aanwijzingen dat bepaalde typen scholen meer interesse voor het systeem hebben dan anderen. Aansluitingsgraad van PO en VO is ook gelijk. Of de school groot of klein is, lijkt ook niet uit te maken. Aanmelding gaat echter lang niet altijd gepaard gaat met actief gebruik van het systeem. Op dit moment heeft men geen zicht op het daadwerkelijke gebruik. In juli 2005 verwacht men hierop meer zicht te krijgen, omdat dan een applicatie zal draaien waarmee men het internetverkeer kan monitoren. Het Vervangingsfonds verwacht een toename van het gebruik als in oktober 2005 de koppelingen met arbodiensten en CASO zijn gerealiseerd. Wat verzuimkengetallen en achtergrondkenmerken betreft is de Verzuimmeester volledig toegespitst op het onderwijs.
31
3.2.7
Vervangingsfonds Het Vervangingsfonds (Vf) verzamelt tweejaarlijks een aantal verzuim- en vervangingskengetallen op geaggregeerd niveau: één keer over de eerste helft van het schooljaar en één keer over het gehele schooljaar. Het AVR-systeem functioneert sinds 1995 en in de huidige database kan teruggekeken worden tot 1998. Het systeem levert de volgende kengetallen en vervangingskengetallen op schoolniveau, voor zowel het totale personeel, als voor het onderwijzend en ondersteunend personeel afzonderlijk: totale ziekteverzuimpercentage; totale afwezigheidspercentage; ziekteverzuimpercentage in zes leeftijdscategorieën; ziekteverzuimpercentage van mannen en vrouwen afzonderlijk; ziekmeldingsfrequentie; vier verschillende vervangingskengetallen (wel of niet bekostigd door Vf versus ziekte/overig verlof); totaal en gemiddeld aantal personeelsleden en fte’s; procentuele verdeling in leeftijdsgroepen en naar geslacht. Tot nu toe zijn alle VO en PO instellingen verplicht deze kengetallen te leveren. De dekkingsgraad in 99,5 procent. Circa driekwart van instellingen laten de kengetallen via CASO leveren, de overigen via andere systemen. Vanaf 1 januari 2006 geldt dit alleen nog voor het PO. De verzuimkengetallen worden niet geheel conform de landelijke standaard berekend: er vindt geen parttimercorrectie plaats, verzuimgevallen kunnen langer dan twee jaar doorlopen en de observatieperiode is het schooljaar (exclusief de grote vakantieperiode) in plaats van het kalenderjaar. Het Vf is van plan de parttimercorrectie in te gaan voeren. Een aansluiting bij de landelijk gebruikelijke observatieperiode van een kalenderjaar is nog niet voorzien. Ook is niet voorzien in het afkappen van het verzuim op 1 en/of 2 jaar, zoals ook landelijk gebeurt. Primaire doel van de verzuimcijfers is probleemscholen te selecteren: scholen met een systematisch hoog ziekteverzuim. Deze scholen worden bezocht een regioadviseur om na te gaan of en hoe het verzuim kan worden aangepakt. Sinds een paar jaar worden de verzuimcijfers ook op de website gepubliceerd. Scholen kunnen zo benchmarkinformatie opvragen. De benchmarkgegevens zijn geaggregeerd op het niveau van regio (vier regio’s) , omvang (klein, midden, groot) en denominatie (vier categorieën). De verzuimcijfers op schoolniveau worden beschikbaar gesteld ten behoeve van onderzoek. De gegevens wordt vastgelegd in ASCII-databestand en zijn met bijvoorbeeld SPSS te bewerken.
32
3.2.8
Informatiebesluiten/CFI Informatiebesluiten binnen het onderwijs geven aan welke informatie de schoolbesturen verplicht moeten opleveren aan OCW. Op 1 maart 2005 is de wijziging in de Wet op het primair onderwijs en de Wet op de expertisecentra aangenomen. Op 17 maart is het Besluit informatievoorziening WPO en WEC gepubliceerd in de Staatscourant en dus geldig geworden (zie www.overheid.nl). Reden voor dit besluit is te waarborgen dat scholen alle informatie slechts één keer hoeven op te leveren (administratieve lastenverlichting) en deze volgens een vast format leveren. Elke instantie die informatie nodig heeft over het onderwijs, kan hiervoor in het centrale systeem (te beheren door CFI) terecht. De bedoeling is dat instellingsgegevens openbaar worden (te raadplegen via website), en tot personen herleidbare gegevens alleen met speciale toestemming. Waarschijnlijk gaat dit via het CBS lopen. Verplichte informatie moet aan één van de twee criteria voldoen: nodig ofwel voor bekostiging ofwel voor beleid. In het besluit is nog niet aangegeven welke verzuiminformatie precies moet worden opgeleverd. Hiervoor moet nog een ministeriële regeling worden opgesteld. De bedoeling is vooralsnog dat de PO-scholen alle informatie leveren, zoals het Vervangingsfonds die nu opvraagt via de ‘Verzuimwijzer’ (verzuim en verlof). Scholen zijn vrij te kiezen hoe de informatie wordt opgeleverd: via een zelf ingevuld formulier, via het AK of via CASO. In het Besluit informatievoorziening WVO is niets opgenomen over levering van ziekteverzuimcijfers. Bij een herziening van dit besluit zou dit alsnog opgenomen moeten worden, op dezelfde manier als in het PO. Maandafslagen CASO Vanuit de maandelijkse afslagen uit CASO, bezit CFI gegevens over het verzuimde aantal FTE’s. Door deze te delen door het totaal aantal FTE’s kan een verzuimper6 centage berekend worden .
3.2.9
BVE- en HOO-monitor In deze twee onderwijssectoren wordt het verzuim op geaggregeerd niveau gemonitord, volgens een vaste systematiek. Aanleiding hiervoor vormden de arboconvenan7 ten. De systematiek is vastgelegd in de ‘Toolkit verzuimregistratie en analyse’ .
6 7
We hebben verder geen achtergrondinformatie over de totstandkoming ervan. W. Falcke, D. Verbaan e.a. (2002). Toolkit verzuimregistratie en analyse. Falke en Verbaan/TNO Arbeid/CQ Procesmanagement, rapportnummer 02511. Te downloaden via: http://www.arboservicepunthoo.nl/downloads/verzuimregistratie/toolkit_verzuimregistratie.pdf
33
Doel van de toolkit is: 1. kwaliteit van registratie in instellingen optimaliseren, door de interne procesgang van ziekmelding tot registratie goed vast te leggen; 2. sectorale verzuimcijfers leveren, die mede als benchmark voor instellingen dienen; 3. instellingen input geven betreffende hun eigen verzuim (via instellingsrapportages); 4. benchmark van de onderwijssector met andere sectoren mogelijk maken. Deelname aan de verzuimmonitor houdt in dat instellingen jaarlijks geaggregeerde en geüniformeerde cijfers naar een centraal verzamelpunt sturen. De BVE-sector beschikt sinds 2002 over sectorcijfers. In HOO zijn al langer sectorcijfers beschikbaar, maar deze werden niet geheel conform de landelijke richtlijnen en volgens voor alle instellingen uniforme definities berekend. In het kader van de BVE- en HOOarboconvenanten is er bewust voor gekozen om ‘de basis’ in orde te krijgen: een goede onderliggende verzuimregistratie door de school zelf en bewustmaking van de school van het belang ervan. Kengetallen die verzameld worden De volgende kengetallen worden volgen de toolkit standaard opgeleverd: het totale verzuimpercentage; de meldingsfrequentie; de gemiddelde verzuimduur; het 12-maands voortschrijdend gemiddeld verzuimpercentage. Uit de toolkit zelf valt niet op te maken over welke periode de cijfers centraal verzameld worden en naar welke achtergrondkenmerken het verzuim wordt uitgesplitst. BVE In principe doen alle instellingen in de sectoren mee aan deze monitoring, de gemiddelde dekkingsgraad ligt hoger dan 90 procent. Voor een kleine driekwart van de BVE-instellingen worden de kengetallen via Edukaat/CASO geleverd. Het aandeel instellingen dat een eigen PI/salarissysteem heeft is echter groeiende. Verzameling en bewerking tot sectorgemiddelden gebeurt binnen het Arboservicepunt BVE. Het systeem is niet alleen voor de monitoring van het arboconvenant bedoeld, maar is ook na afloop ervan geborgd. Op de website van het arboservicepunt zijn voor de ja8 ren 2003 en 2004 uitgebreide sectorrapportages te vinden, gemaakt door Merces .
8
http://www.arboservicepuntbve.nl/html/verzuimregistratie/verzuimcijfers.shtml
34
Hierin zijn de volgende kengetallen te vinden: verzuimpercentage totaal en verzuimpercentage eerste ziektejaar; gemiddelde verzuimduur totaal en op basis van eerste ziektejaar; meldingsfrequentie. uitgesplitst naar: combinatie van leeftijd en geslacht; combinatie van geslacht en functiesoort; voor de volgende perioden: maanden; kwartalen; jaren. HBO en universiteiten Ook in deze sectoren is de dekkingsgraad hoger dan 90 procent. Het HOO maakt met circa 30 procent veel minder gebruik van Edukaat/CASO dan de BVE-sector. Verzameling, berekening van sectorcijfers en verspreiding gebeurt via respectievelijk de HBO-raad en de VSNU. Het systeem is niet alleen voor de monitoring van het arboconvenant bedoeld, maar is ook na afloop ervan geborgd.
3.3
Conclusie over de bronnen Voorbehoud In de paragrafen 3.1 en 3.2 is verslag gedaan van hetgeen in de interviews met instellingen en bronnen te berde is gebracht. In sommige gevallen kon de mondeling verkregen informatie aangevuld worden met rapportages afkomstig van deze bronnen (zelf opgespoord via internet of ons toegestuurd door de geïnterviewde). Wij moeten enig voorbehoud maken bij hetgeen wij hierover vermeld hebben in het verslag: het is onze weergave van hetgeen de geïnterviewde verteld heeft. Beseft moet dat hetgeen de geïnterviewden verteld hebben, wellicht niet altijd helemaal klopt. Het ‘verzuimregistratieproces’ heeft veel actoren en facetten, die één persoon zelden volledig kan overzien. We gaan er echter vanuit dat de informatie zoals we die verkregen hebben, voldoende is om de grote lijnen zichtbaar te krijgen. Daar waar details over systemen of processen weergegeven zijn, is de weergave mogelijk niet geheel in overeenstemming met de (formele) werkelijkheid. Totstandkoming conclusies Hieronder volgen per bron onze conclusies over de geschiktheid van de bronnen als basis voor verzuimmonitoring. Hiertoe hebben wij de informatie uit de verschillende interviews gecombineerd en geïnterpreteerd.
35
CBS – Nationale verzuimstatistiek Het CBS gebruikt voor de NVS de verzuimgegevens van de zes grootste arbodiensten en koppelt deze aan informatie van dienstverbanden, afkomstig van UWV. De CBS-cijfers zijn om meerdere redenen niet geschikt voor toekomstige verzuimmonitoring van het onderwijs. Belangrijkste reden is dat de verzuimkengetallen zoals het CBS die voor het onderwijs berekent, verre van betrouwbaar lijken te zijn. Met name de gegevens over de dienstverbanden (die op een indirecte, foutengevoelige weg verkregen worden) lijkt weinig accuraat wat de sector onderwijs betreft. Verder geldt dat de CBS-cijfers naar slechts een beperkt aantal achtergrondkenmerken uitgesplitst kunnen worden (alleen persoonskenmerken, geen schoolkenmerken). Overwogen zou kunnen worden om in samenwerking met het CBS de oorzaken van de onbetrouwbaarheid van de cijfers proberen op te sporen en te herstellen. De bron zal echter nooit beter worden dat zijn toeleveranciers (=de arbodiensten), en deze gaat naar verwachting in ten minste enige mate afkalven (zie onder). Ten slotte is voor de toekomst, mede vanwege de aanstaande liberalisering van de aansluitingsplicht bij arbodiensten, onzeker of de informatie over de ‘teller’ van de verzuimcijfers compleet zal blijven. De continuïteit van deze bron is daardoor niet te waarborgen. Arbodiensten Om meerdere redenen zijn de arbodiensten niet geschikt als bron voor de verzuimmonitoring in het onderwijs: de registraties bevatten geen informatie over andere verlofvormen dan ziekteverzuim en geen betrouwbare noemerinformatie (=geen actuele en volledige personeelsregistratie, en daarmee ook niet van achtergrondkenmerken). Ook is de verwachting dat een groeiend deel van de instellingen selectief gaat melden aan de arbodienst, namelijk alleen verzuim waar de arbodienst actie op moet ondernemen – een gang van zaken die ook nu al voorkomt, en waarvan we in dit onderzoek enkele gevallen tegenkwamen. De algemene verwachting is verder dat steeds meer grotere bedrijven interne arbodiensten gaan oprichten, nu per 1 juli 2005 de Maatwerkregeling van kracht gaat worden. De geïnterviewde arbodiensten denken dat de onderwijssector hierin niet voorop zal gaan lopen, maar dat op den duur een aantal grote instellingen ook op een eigen interne arbodienst zal overgaan. Een optie zou kunnen zijn om bij de arbodiensten de verzuimgegevens van alle aangesloten onderwijsinstellingen op te vragen, en deze te koppelen aan informatie van het CFI over dienstverbanden, met het BRIN-nummer als sleutel. Dit zou de betrouwbaarheid van de verzuimkengetallen vergroten, en in ieder geval een sterke verbetering ten opzichte van de CBS-cijfers geven. Een probleem blijft dat een groeiend deel van de scholen niet volledig meldt, en dat de instellingen over een groeiend aantal arbodiensten verdeeld zijn, waarmee afzonderlijke afspraken over levering gemaakt moeten worden.
36
CASO Verwacht wordt het verzuim van het PO de komende vijf jaar nog wel (nagenoeg) volledig in CASO terecht komt. Niet ondenkbaar is dat de betrouwbaarheid toe is genomen ten opzichte van de valideringsonderzoeken van B&A uit de periode 19951998. Sinds de invoering van de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) op 1 april in 2002, wordt door scholen steeds meer met geautomatiseerde registratiesystemen gewerkt. Met deze systemen worden scholen voortdurend alert gemaakt op de al dan niet terecht openstaande verzuimgevallen. Verwacht wordt dat het verzuim van VO vanaf 1 januari 2006 (als ze uit het Vervangingsfonds gaan) nog wel vastgelegd wordt bij de administratiekantoren. Verzuiminformatie blijft immers nodig voor salarisbetaling (zoals reiskosten inhouden en na één jaar het percentage verlagen) en ook de nieuwe ‘vervangingsverzekeraars’ Loyalis en het Risicofonds zullen deze gegevens nodig hebben. Er bestaat waarschijnlijk geen noodzaak meer voor het doorsturen van de complete afwezigheidregistratie naar CASO: de nieuwe verzekeraars zullen naar verwachting niet zoals het Vervangingsfonds kengetallen eisen. Het overleg hierover met het Risicofonds is echter nog gaande. Al met al is er op dit moment geen goed zicht op de mate waarin het verzuim (wellicht uit gewoonte, misschien omdat de verzekeraar dit eist) in CASO vastgelegd blijft worden. Verwacht kan worden dat op den duur, net als in het HBO, alleen verzuiminformatie die van invloed is op de salarishoogte naar CASO/Payroll gaat. Tevens is de verwachting dat de OMO-groep navolging gaat krijgen. Verschillende spelers zijn momenteel de VO-markt aan het bewerken met complete HRMsystemen (inclusief verzuimregistratie en beheersingsmodule). Raet verwacht nieuwe kopers van het systeem, en ook Merces biedt een HRM-systeem wat geheel buiten CASO omgaat. PinkRoccade sluit op de HRM-systemen aan met Payroll, een salarisbetalingssysteem wat een goedkoper alternatief voor CASO vormt en geen verzuiminformatie bevat. Voor BVE, HBO en universiteiten is verzuimmonitoring via CASO geen optie. Zij leggen ofwel van oudsher hun verzuim niet vast in CASO en/of druppelen weg bij CASO. Deze instellingen hebben of krijgen hun eigen complete systemen. Alternatieve systemen voor CASO Zowel softwareleveranciers als sommige algemene administratiekantoren bieden op dit moment instellingen alternatieve systemen aan voor Edukaat. Een deel daarvan voorziet in salarisbetaling ‘buiten CASO om’. Vooralsnog richten softwareleveranciers zich met deze HRM-systemen op instellingen die groot genoeg zijn om zelf te administreren. Wat het gebruik van dergelijke systemen betreft zijn de universiteiten de
37
voorlopers (100 procent), gevolgd door HBO (70 procent) en BVE (30 procent). In het VO ligt het percentage nog laag, maar de verwachting is dat dit zal stijgen de komende jaren. Ten minste één algemeen AK biedt haar scholen een HRM-systeem aan. Voor het PO worden de komende vijf jaar geen overstappen verwacht, maar schaalvergroting en veranderingen in financieringswijze (invoering lumpsum), kunnen ook hier op de langere duur veranderingen tot gevolg hebben. Administratiekantoren De administratiekantoren vormen een kwalitatief goede bron van verzuiminformatie. Met de informatie die door hen vastgelegd wordt, kunnen in principe alle door OCW gewenste kengetallen berekend worden. Naar onze indruk wordt ook alle verzuim aan het AK doorgegeven: in ieder geval vinden geen systematische uitsluitingen plaats (hooguit vergeet de instelling wel eens een enkel verzuimgeval te melden). 9 Nadeel is dat er veel verschillende administratiekantoren zijn , en er ook meerdere systemen in omloop zijn of zullen komen. Het meest gebruikte systeem is tot nu toe Edukaat, maar hierin kunnen ontwikkelingen verwacht worden. Dit zou betekenen dat voor elk systeem ook interfaces ontwikkeld moeten worden waarmee de data in een vast format worden uitgeleverd ten behoeve van de OCW-verzuimregistratie. Anderzijds wordt vooralsnog (naar schatting) van ten minste 80 procent van het VO het verzuim vastgelegd, zodat met één interface al een groot deel ‘afgetapt’ kan worden. De AK’s hebben voor levering van individuele verzuiminformatie toestemming nodig van de bevoegd gezagen. Verzuiminformatie op geaggregeerd niveau, zoals die nu geleverd wordt aan het Vervangingsfonds, is gemakkelijker te verkrijgen en kan ook worden verplicht via informatiebesluiten. Al met al is gebruik van AK’s als bron voor verzuimmonitoring op individueel niveau een relatief goede, maar tijdsintensieve en kostbare procedure. Verzuimmeester Wat verzuimkengetallen en achtergrondkenmerken betreft is de Verzuimmeester een ideaal systeem, omdat het speciaal voor het onderwijs is ontwikkeld. Het percentage scholen dat het systeem actief gebruikt is echter nog laag. Vanaf juli 2005 zal het Vf hierover exacte cijfers kunnen geven. Het Vervangingsfonds verwacht een toename van het gebruik als in oktober de koppelingen met arbodiensten en CASO zijn gerealiseerd: dan kan dagelijks de personeels en verzuiminformatie vanuit CASO in het de Verzuimmeester worden gelezen, en worden mutaties ook automatisch doorgemeld aan de vier grote arbodiensten. Wij verwachten dat de Verzuimmeester in het VO verdrongen zal worden door complete HRM-systemen (al dan niet via het algemeen AK). Voor het PO hangt het ge9
In het interview met één van de twee CASO-contactpersonen, werd aangegeven dat er ongeveer 180 administratiekantoren zijn: 20 zelfstandige/algemene en 160 van zelfadministrerende BG’en.
38
bruik af van wat de AK’s aan eventuele alternatieven gaan bieden. Op dit moment is onduidelijk of de Verzuimmeester een voldoende grote en representatieve groep gebruikers vanuit het PO zal krijgen, om hierop de landelijke monitor te baseren. Vanwege deze onduidelijkheid mag op dit systeem niet ‘gegokt’ worden. Wel is het systeem mogelijk geschikt als bron van achtergrondinformatie over ziekteverzuim en andere verlofvormen, gebaseerd op een beperkte groep scholen. Vervangingsfonds Het Vervangingsfonds (Vf) verzamelt tweejaarlijks een aantal verzuimkengetallen op geaggregeerd niveau. Tot nu toe zijn alle VO en PO instellingen verplicht deze kengetallen te leveren. Vanaf 1 januari 2006 geldt dit alleen nog voor het PO. De verzuimkengetallen worden niet geheel conform de landelijke standaard berekend. Naar onze mening zou een volledige aansluiting bij de landelijke standaard een goede zaak zijn. Dit zou de hoofddoelstelling (scholen met structureel hoog verzuim signaleren) niet schaden. Wel zou er een trendbreuk ontstaan: het verzuimpercentage zou lager worden als het afgekapt wordt op twee jaar, en als de grote vakantieperiode (waarbinnen het verzuim zeer laag is) ook wordt meegenomen. Informatiebesluiten PO en VO Om instellingen te verplichten gegevens te leveren in het kader van verzuimmonitoring, is het nodig dit wettelijk vast te leggen in een informatiebesluit (tenzij die zoals nu via CASO passief gaat). Verplichte informatie wordt vastgelegd door het CFI. In het onlangs ingevoerde informatiebesluit van het PO (voor de overige sectoren gelden vergelijkbare besluiten), moet via een ministeriële regeling nog worden vastgelegd welke verzuiminformatie precies moet worden geleverd. De gedachten gaan daarbij vooralsnog uit naar de kengetallen zoals die nu aan het Vf geleverd moeten worden. Wij zouden echter adviseren om dan aansluiting te zoeken bij de landelijke standaard. Voor monitoring op individuele basis – zoals nu via CASO gebeurt – vormt dit informatiebesluit dus geen basis. Medewerking aan een dergelijke monitoring kan dus alleen op vrijwillige basis worden verkregen. In het informatiebesluit voor het VO is niets opgenomen over levering van ziekteverzuimcijfers. Bij een herziening van het informatiebesluit zou dit alsnog opgenomen kunnen worden, op dezelfde wijze als voor het PO. BVE, HBO en universiteiten Op dit moment vindt al verzuimmonitoring plaats in deze sectoren, op basis van informatie die de instellingen op geaggregeerd niveau aanleveren aan een centraal verzamelpunt in de branche. De kengetallen en achtergrondkenmerken die op deze wijze vastgelegd worden, zijn dus per definitie beperkt. Deze monitoren zijn in het kader van de arboconvenanten tot stand gekomen. De monitor van de BVE en HBO is ook na afloop van het convenant geborgd, voor de universiteiten en onderzoeksin-
39
stellingen is dit nog onduidelijk. De cijfers van de BVE- en HBO-instellingen lijken van goede kwaliteit, omdat ook de interne procedures geüniformeerd zijn. Binnen de universiteiten wordt het gemelde verzuim in ‘professionele’ registratiesystemen vastgelegd. We kunnen er vanuit gaan dat hieruit verzuimkengetallen kunnen worden berekend, die voldoen aan de landelijke standaard. Wel zijn door enkele geïnterviewden twijfels geuit bij de ziekmeldingsdiscipline van medewerkers, maar concrete gegevens hierover zijn er niet. Indien OCW uitgebreidere informatie wenst dan tot nu toe verzameld wordt, zouden hiertoe de individuele instellingen benaderd moeten worden (analoog aan wat hierboven over de AK’s is gemeld).
40
41
4
TECHNISCH-INHOUDELIJKE SPECIFICATIES VAN DE BRONNEN
In tabel 4.1 zijn de belangrijkste kenmerken van de onderzochten bronnen schematisch weergegeven. Zoals in hoofdstuk 2 aangegeven, hebben wij niet tot in alle details de systeemkenmerken van de bronnen kunnen achterhalen. In tabel 4.1 worden alleen de grote lijnen weergeven. Deze informatie is voldoende om te kunnen bepalen welke optie of opties overblijven. Na keuze voor een bepaalde optie (of opties) kan dit verder verkend worden. De gebruikte afkortingen in de tabel hebben de volgende betekenis: ++ zeer goed + goed +/matig slecht T toekomst: periode 2006 – 2010 nu op moment van onderzoek: medio 2005 inst. alleen op instellingsniveau, niet op individueel niveau nvt niet van toepassing ? op moment van onderzoek (medio 2005) nog onduidelijk
42
CBS-NVS
raamAD VO/PO
AK’s VO/PO
CASO PO
CASO VO
Vf PO
CFI/IB (alleen toekomst)
Verzuimmeester VO/PO
instellingen BVE/HOO
BVE+HBOmonitor
universiteitsmonitor
basisinformatie verzuim indiv. personeel indiv. vervanging overig verlof
+/-
+/-
+ + + +
+ + + +
nu+/T? + nu+/T? +
+ (inst) + (inst)
+ (inst) ? (inst)
+ + -
+ + nvt nvt
-
-
kwaliteit cijfers dekking betrouwbaarheid representativiteit PUV-conform verbetermog. toekomstbest.
+/+ + +/+/-
+/+ + + +/-
+ + + + nvt +
+ + + + nvt +
nu+/T? nu+/T? nu+/T? + -
+ + + + (definities) +
+ + + kan + nvt +
+/? ? + + (dekking) +PO/?VO
+ + + + nvt nvt
+ + + + nvt +
+ +/-? + + + (melddisc.) ?
achtergrondkenmerken instelling personeel
+/-
+ (via brin) +/-
+ +
+ +
+ +
+/-
+ +/-
+ +
+ +
+ -
+ -
ontsluiting extra kosten adm. lasten inst. snelheid cijfers snelheid opzet cijfers over 2005 kosten/baten
+ + +/+ + -
+ +/+ +/-?
+ +/+/-? -
+/+ +/+ + +
+/+ +/+ + +/-
+ + + + + +
+ + + +
+ + + ? + +
+/+ -
+ + +/+ + +
+ + +/+ + +
-
-
+/-
+
+/- ?
+/-
+
-
-
+
+
kenmerken
eindoordeel
43
5
5.1
MOGELIJKE SYSTEMEN VOOR TOEKOMSTIGE VERZUIMREGISTRATIE PER ONDERWIJSSOORT
Uitgangspunten en overwegingen Gestelde voorwaarden Voorafgaand aan het onderzoek heeft het ministerie van OCW aangegeven aan welke specificaties het toekomstige verzuimmonitoringsysteem idealiter moet voldoen. Zo moeten de cijfers betrouwbaar zijn, moet het verzuim naar duur uitgesplitst kunnen worden, moeten de cijfers conform de landelijke standaard berekend (kunnen) worden, moet een uitsplitsing mogelijk zijn naar relevante achtergrondkenmerken van instellingen en personeel en moet de bron toekomstbestendig zijn. Voor de verschillende onderwijssectoren mogen in principe verschillende systemen opgezet worden. Naar onze mening vormt geen van de momenteel beschikbare bronnen de ideale basis voor verzuimmonitoring. Ofwel de bron voldoet niet aan de technisch-inhoudelijke specificaties, ofwel de ontsluiting van de gegevens kost veel tijd en geld. Ook de (niet nader onderzochte) verzuimregistratie op basis van door werknemers zelfgerapporteerd verzuim kan geen stevig fundament vormen voor dè verzuimregistratie van de onderwijssector. Belangrijkste randvoorwaarden voor methodekeuze Om ‘de ideale bron voor verzuimmonitoring’ niet bestaat moeten prioriteiten worden gesteld. Tijdens de tussentijdse bijeenkomst met de begeleidingscommissie in april 2005 is aangegeven dat in ieder geval de volgende eisen ‘hard’ zijn: de verzuimkengetallen moeten betrouwbaar zijn (= een goede weergave van de werkelijkheid); de bron moet toekomstbestendig tot 2010 zijn. Daarnaast geldt dat hoe groter de directe betrokkenheid van OCW bij de onderwijssector is, hoe meer detailinformatie nodig is. De betrokkenheid van OCW neemt in de volgende volgorde af: PO, VO, BVE, HBO, onderzoeksinstellingen en universiteiten. Wij concluderen hieruit dat in ieder geval voor het primair en voortgezet onderwijs detailinformatie over het ziekteverzuim beschikbaar moet komen, en dat voor HBO en universiteiten globale informatie volstaat. Individuele versus geaggregeerde verzuimgegevens Wanneer de verzuimgegevens op een basaal, individueel niveau verzameld worden, geeft dit de meeste mogelijkheden: er kan een groot aantal verzuimkengetallen berekend worden, dat behalve naar schoolkenmerken ook naar een groot aantal perso-
44
neelskenmerken (zoals leeftijd, geslacht, parttimerfractie en functie) uitgesplitst kan worden. Wanneer gegevens op geaggregeerd niveau worden verzameld, moet het aantal uitsplitsingen naar persoonskenmerken beperkt blijven. Voor de mogelijkheden om naar instellingskenmerken uit te splitsen maakt het niet uit of de gegevens geaggregeerd of individueel zijn: wanneer het BRIN-nummer bekend is, kan altijd een koppeling gelegd worden tussen verzuimgegevens en andere instellingsgegevens. Achteraf corrigeren of afwijkingen accepteren? Sinds 1995 vormt CASO de basis van de verzuimmonitoring van het PO en VO. Bij de opzet van deze verzuimmonitor bleek dat niet alle verzuim op correcte wijze in CASO terecht kwam. In de periode 1995 – 1998 zijn daarom alle ‘verdachte’ verzuimgevallen gecorrigeerd. Dit gebeurde deels op basis van redeneringen over interne consistentie, deels door navraag bij de betreffende instellingen. De verzuimkengetallen werden berekend op basis van de gecorrigeerde basisgegevens. Na toepassing van deze correcties werd het verzuimpercentage lager. In 1995 ging het om een 10 verlaging van 0,2 tot 0,5 procentpunt, afhankelijk van de sector . Met ingang van 1999 is de correctieprocedure vereenvoudigd: na berekening van de ‘vuile’ verzuimkengetallen worden deze ‘geschoond’ op basis van de correctiefactoren zoals bepaald in de periode 1995-1998. De individuele basisgegevens worden niet langer gecorrigeerd. De arbodiensten gaven in de interviews aan dat scholen een relatief slechte discipline hebben in het hersteld melden. Er zijn echter tegenwoordig meer ‘correctiemomenten’ dan voorheen, die kunnen leiden tot ‘hersteldmelding met terugwerkende e kracht’ in het registratiesystemen van de administratiekantoren en in CASO: de 13 weeksmelding aan UWV, de verminderde loondoorbetaling na 1 jaar en het plan van aanpak dat bij 8 weken verzuim gemaakt moet worden. Veel instellingen werken ook met ‘poortwachterbeheerssystemen’ waarin het minder waarschijnlijk is dan vroeger, dat verzuimgevallen ongemerkt lange tijd ten onrechte open blijven staan, terwijl de betreffende werknemer het werk hervat heeft. Al met al verwachten wij dat het verzuim in CASO nu minder vervuild zal zijn dan in de periode 1995-1998. Ook ligt het verzuim nu op een lager niveau dan destijds. Dit betekent dat ofwel de correctiefactoren opnieuw berekenend moeten worden, ofwel dat OCW moet accepteren dat de cijfers enige mate vervuild zijn (en daarmee iets te hoog uitvallen). Vóór het accepteren van enige afwijking pleiten de volgende argumenten: 10
Hoffius, R., J. Simons, M. Touw, M. Knotter, J. Klein-Hesselink & E. Braam (1997). Ziekteverzuim Primair en Voortgezet Onderwijs 1995/1996: Technisch rapport. Den Haag: B&A Groep.
45
-
ook in andere verzuimregistraties van andere sectoren (waaronder de landelijke van het CBS) zal zich enige mate van vervuiling voordoen; verzuimsystemen van scholen zelf en die van het vervangingsfonds (of een toekomstige CFI-registratie) zullen op vergelijkbare wijze vervuild zijn; het verlaagt de kosten van de monitoring aanzienlijk; de verzuimkengetallen kunnen sneller na het verstrijken van de observatieperiode beschikbaar komen.
Wellicht is het wenselijk dat éénmalig een valideringsonderzoek wordt uitgevoerd op een steekproef van verzuimgevallen, om zo zicht te krijgen op de aard en de omvang van de vervuiling. Wij denken daarbij aan een vergelijkbare methode als in 19951998, maar op basis van een kleiner aantal verzuimgevallen.
5.2
Systemen geschikt voor het PO Voor het PO zijn de volgende twee mogelijkheden beschikbaar en geschikt: 1.
2.
CASO blijven hanteren met nieuwe correctiefactoren of zonder correctiefactoren (vanwege vermoedelijk verbeterde registratiediscipline). Voordeel: veel detailinformatie, nadeel: niet snel na kalenderjaar beschikbaar. Via het Besluit informatievoorziening WPO bij alle instellingen geaggregeerde verzuimcijfers opvragen, die qua definitie aansluiten bij de landelijke standaard voor verzuimregistratie (verplichte levering aan CFI, en mede te gebruiken door Vervangingsfonds, te verwerken tot jaarlijkse rapportage).
CASO geeft voldoende betrouwbare en gedetailleerde informatie op individueel niveau, maar de snelheid waarmee de verzuimcijfers beschikbaar komen is laag en de bestendigheid voor de verder gelegen toekomst (na 2010) is onduidelijk. Via de tweede optie (verplichte levering van geaggregeerde cijfers) kan eveneens voldoende betrouwbare informatie verkregen worden. De toekomstbestendigheid ervan kan gegarandeerd worden via het informatiebesluit PO. Voordeel hiervan is dat van alle instellingen integraal, en redelijk snel informatie verkregen kan worden, uitgesplitst naar alle mogelijke achtergrondkenmerken van instellingen. Nadeel is dat beperkt detailinformatie over personeel verkregen wordt. Advies Wij adviseren om beide opties uit te voeren. Optie 2 is op dit moment niet noodzakelijk, maar wel verstandig met het oog op toekomst, nu op korte termijn het informatiebesluit ingevuld moet gaan worden wat de oplevering van ziekteverzuiminformatie betreft. Ook biedt dit een extra continuïteitsgarantie voor het geval ook in het PO de
46
bekostiging van vervanging via het Vf zou vervallen (hetgeen de registratiediscipline kan aantasten).
5.3
Systemen geschikt voor het VO Duidelijk is geworden dat in de komende jaren van steeds minder VO-instellingen de verzuimgegevens in CASO terecht zullen komen. Op dit moment is alleen nog onduidelijk in welke mate en met welke snelheid deze ‘leegloop’ zal plaatsvinden. Voor het VO vervalt vanaf 2005 in ieder geval de optie om de verzuimcijfers integraal via CASO te verzamelen. Voor integrale individuele verzuiminformatie moet daarom steeds meer teruggevallen worden op de huidige toeleveranciers van CASO: de administratiekantoren. Omdat daartoe echter met alle afzonderlijke administratiekantoren afspraken gemaakt moeten worden, en van elk bevoegd gezag toestemming verkregen moet worden, is het geen reële optie te proberen over alle VO-instellingen de individuele verzuimgegevens integraal te verzamelen. Verzameling op individueel niveau kan alleen steekproefsgewijs plaatsvinden. Hiermee resteren de volgende twee systeemopties voor het voortgezet onderwijs. 1.
2.
Via het aan te passen Besluit informatievoorziening WVO bij alle instellingen geaggregeerde verzuimcijfers opvragen en laten vastleggen door CFI. Voordeel hiervan is dat van alle instellingen integraal, en redelijk snel informatie verkregen kan worden, uitgesplitst naar alle mogelijke achtergrondkenmerken van instellingen. Nadeel is dat beperkt detailinformatie naar personeelskenmerken verkregen wordt. Via CASO, administratiekantoren en/of verzuimmeester bij een steekproef van scholen op vrijwillige basis informatie individuele verzuiminformatie aftappen, ten behoeve van detailinformatie over het verzuim van personeelsgroepen.
Advies Wij adviseren om in ieder geval voor optie 1 te kiezen. Dit kan desgewenst worden aangevuld met optie 2. Bij de keuze voor optie 2 moet door OCW een goede afweging gemaakt worden tussen de meerwaarde van de informatie en de kosten ervan.
5.4
Monitoringsystemen voor de overige sectoren De sectororganisaties binnen BVE en HOO verzamelen geaggregeerde gegevens van instellingen. Individuele gegevens van instellingen worden niet op één of meer centrale punten vastgelegd, uitgezonderd het deel van de BVE-instellingen dat ge-
47
bruik maakt van Edukaat. Voor verzameling van individuele gegevens zouden voor een groot deel afzonderlijke instellingen benaderd en afgetapt moeten worden. De kosten hiervan wegen naar onze mening niet op tegen de baten. We adviseren OCW daarom om voor monitoring van BVE en HOO gebruik te maken van de bij de sectorale (werkgevers)organisaties beschikbare geaggregeerde informatie en hierover met hen in overleg te treden.
5.5
Uitvoering De uitvoering van de monitoringopties zoals wij die schetsen, vergt de nodige voorbereidingstijd. Met de volgende stappen moet rekening gehouden worden: interne besluitvorming ministerie over systeemkeuzes verschillende sectoren; overleg met Vervangingsfonds over aanpassing definities; nadere invulling informatiebesluit PO; aanpassing informatiebesluit VO; overleg met sectororganisaties; informeren administratiekantoren en CASO over gewenste aanpassingen cijfers ‘Vervangingsfonds’; aanpassingen binnen CFI in verband met verzamelen en vastleggen instellingsgegevens ziekteverzuim; (eventuele aanbesteding van) bewerking en rapportage verzuimcijfers. -
48
