Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání

Interní audit – metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání

CERT Kladno, s.r.o. Ing. Pavel Herink Březen 2012

Interní audit – metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Úvod Interní audit (dále jen IA) jsou pravidelné prověrky, při nichž se má zjistit úroveň fungujícího systému řízení v organizaci, jinými slovy – pomocí pravidelných prověrek v rámci interního auditu se má potvrdit, že nastavený a dokumentovaný systém řízení dané organizace je vyhovující a je vhodně aplikován do jednotlivých procesů (činností). Není-li tomu tak, je tzv. definována neshoda (pojmenován problém) a jsou podávány podněty ke zlepšování a k přijetí nápravných a preventivních opatření. Cílem interního auditu může být např. určení stupně shody s požadavky (kritérii auditu), zhodnocení schopnosti zajistit shodu se zákonnými, předpisovými nebo smluvními požadavky; zjistit, zda je systém dostatečně a vhodně popsán v interní dokumentaci, stanovit efektivnost uplatňovaného systému managementu z hlediska splnění specifikovaných cílů organizace, identifikace nedostatků (neshod) a oblastí potenciálního zlepšování, efektivnost fungování systému řízení, atd. Tato metodika byla vytvořena pro potřeby organizací poskytující zájmové a neformální vzdělávání. Jejím cílem je, aby si tyto organizace mohly ve stanovených oblastech systému řízení (zpravidla definovaných procesy) vyhodnotit, kde stanovený systém řízení organizace funguje, a kde je naopak prostor pro nápravu nebo zlepšování. Metodika spočívá v námětech na stanovení a udržování postupu a plnění náležitostí pro plánování a provádění interních auditů (prověrek) v organizaci. Tyto prověrky jsou zaměřeny na ověření, zda vytvořený systém řízení vyhovuje plánovaným činnostem a požadavkům (např. klientů, legislativy) a zda je v souladu se zpracovanou interní dokumentací. Navrhovaný postup provedení interního auditu vychází ze základních požadavků směrnice na provádění interních auditů kvality dle EN ISO 19011 s drobnými modifikacemi pro provádění auditů pro organizace v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání. Pro provedení interního auditu byl vytvořen katalog otázek (checklist) vycházející z požadavků „obecného managementu“ organizace a z obecných požadavků normy ISO 9001 využitelných pro všechny organizace. Mezi další kritéria pro provádění auditu lze zahrnout interní dokumentaci (směrnici, předpisy), požadavky právních a jiných předpisů (rozhodnutí státních orgánů), požadavky zřizovatelů (vlastníků, majitelů), požadavky vyplývající z dotačního a grantového řízení, smlouvy s partnery, atd. Na základě typizované mapy procesů bylo stanoveno 10 oblastí prověřování zahrnující přes 90 otázek. Pozn.: Součástí checklistu jsou i příklady, návrhy a náměty pro naplnění otázky určitým důkazem, existuje však mnoho dalších praktických důkazů pro naplnění otázky. Je samozřejmě možné, aby si katalog otázek (checklist – jehož vzor je součástí metodiky jako Příloha č. 2) způsobilí interní auditoři (případně ve spolupráci s vedením organizace) přizpůsobili podmínkám vlastní organizace (např. rozšířili oblast prověřování, zpřesnili a


Stránka 2 z 38

hlouběji zaměřili otázky a prověřování v oblastech, které považují za problematické nebo z jejich pohledu za klíčové).

1. Hlavní odpovědnosti za provádění interních auditů Nastavení odpovědností z pohledu pracovních pozic: Vedoucí organizace (ředitel, předseda, …) Odpovídá za: • iniciaci, plánování a dokumentování interních auditů (IA), včetně kontroly realizace a účinnosti nápravných opatření, • výběr, trvalé školení a jmenování vedoucích auditorů a auditorů provádějících IA, • hodnocení vedoucích auditorů a auditorů, • informování vedení organizace o výsledcích IA, • přípravu a aktualizaci souboru otázek (checklistu) k internímu auditu (ve spolupráci s interním auditorem), • vedení veškeré dokumentace (včetně záznamů) související s IA. Vedoucí organizace je oprávněn k řešení sporů při realizaci IA a stanovování nápravných opatření. Auditor Odpovídá za: • přípravu, provedení a vyhodnocení IA, včetně konečné odpovědnosti za dosažené výsledky IA, • efektivní plánování a provádění IA, • dodržování postupů a požadavků IA, • sdělování a vyjasňování požadavků auditu, • věcné, organizační a termínované plánování IA, • přípravu pracovních dokumentů a instruování týmu auditorů, • přezkoumání dokumentace a existujících činností v rámci systému managementu organizace a určení jejich přiměřenosti, • dokumentování zjištění z IA, které bude využito při zpracování Zprávy z IA, • uchování a ochranu dokumentů týkajících se IA, • ohlášení neshod prověřovanému, • za zpracování Zprávy z interního auditu, • kontrolu splnění opatření k nápravě. Složení týmu auditorů vychází z personálních možností organizace, v případě potřeby je možné si zajistit interního auditora externím způsobem. V případě stanovení auditorského týmu je určen vedoucí auditor a auditor (spolupracuje a podporuje vedoucího auditora), případně technický expert (ten není auditorem, ale spolupracuje s auditorem v oblasti např. specifických požadavků, v nichž je způsobilý, a touto způsobilostí doplňuje auditorský tým).


Stránka 3 z 38

Vedoucí prověřovaného úseku (procesu) Odpovídá za: • Informování příslušných pracovníků o cílech, náplni a rozsahu auditu, • Jmenování odpovědných pracovníků k doprovodu členů týmu auditorů, • Poskytování všech potřebných prostředků a informací k zajištění IA, • Umožnění přístupu na pracoviště a k důkazům podle požadavků auditorů, • Spolupráci s auditory a umožnění dosažení cílů IA, • Určení a realizaci nápravných opatření v rámci své kompetence.

Vedoucí prověřovaného útvaru je povinen se zúčastnit zahajovací schůzky IA, provedení IA a závěrečného jednání k IA. Pracovníci - jsou povinni při prověřování aktivně spolupracovat s auditory.

2. Požadavky na provádění interních auditů Audity provádějí interní auditoři, kteří jsou k tomuto účelu proškoleni, nebo je zajišťují interní auditoři externě. Auditory nominuje (jmenuje) vedoucí organizace. Auditoři jsou vždy nezávislí na prověřované oblasti. U auditu je vždy přítomen vedoucí prověřovaného úseku, ten také následně po provedení IA obdrží informace (se zjištěným stavem) ve formě zprávy (vzor je součástí metodiky). Postup, činnosti, odpovědnosti a související dokumentace jsou uvedeny v této metodice a v postupovém diagramu, který je součástí této metodiky (viz Příloha č. 1).

3. Plánování interních auditů Celkovou odpovědnost za plánování a kontrolu provádění interních auditů má vedoucí organizace. Dále rozhoduje o plánování auditů (rozsahu, způsobu provedení, výběru interních auditorů, atd.) Vedoucí organizace ve spolupráci s interním auditorem odpovídá za vypracování Programu auditu (viz Příloha č. 3), za vyhlášení plánovaných a neplánovaných prověrek. Program auditu a vyhlášení termínů neplánovaných auditů schvaluje vedoucí organizace. Dílčí odpovědnosti mají vedoucí prověřovaných úseků, auditoři a prověřovaní pracovníci. Pro jednotlivé audity je zpracován Plán IA – zpracovává vedoucí auditor v rámci přípravy na audit (vzor je součástí metodiky – Příloha č. 4). Po schválení Plánu IA vedoucím organizace je předán prověřovaným pracovníkům (= oznámení o provedení IA). Vedoucí pracovníci (z oblastí – procesů, které budou předmětem prověřování) odpovídají za připravenost na audit a umožnění jeho realizace v rámci stanoveného termínu a rozsahu.


Stránka 4 z 38

Zaměření a rozsah interních auditů Jednotlivé oblasti systému řízení organizace mohou být prověřovány současně (najednou), nebo rozloženy v průběhu roku tak, aby byl prověřen celý systém řízení organizace minimálně 1x za rok. Při plánování rozsahu a zaměření IA se přihlíží ke stavu a důležitosti (vlivu na zajištění kvality služeb pro klienty) jednotlivých oblastí systému řízení, procesů a činností, a také k výsledkům předcházejících auditů, případným stížnostem, atd. Neplánované interní audity doplňuje vedení do ročního Programu IA formou doplňků, tj. dopsáním do plánu.

4. Příprava interního auditu Jmenovaní auditoři se předem připraví na provedení IA. Prostudují příslušnou dokumentaci, zápis z posledního IA a připraví (aktualizují ve spolupráci s vedoucím organizace) checklist (katalog otázek) pro prověřovanou oblast. Auditor nejméně týden před provedením IA písemně oznámí příslušnému vedoucímu útvaru (prověřovaného) termín auditu. Vedoucí organizace předá vedoucímu IA podklady pro přípravu IA: -

Zpráva z posledního IA (včetně neshod) Checklist z posledního IA Nápravná opatření z předchozího auditu Program IA Formuláře pro interní audit (plán IA, …) Interní dokumentaci organizace (směrnice, vnitřní předpisy)

Vedoucí auditor na základě prostudování podkladů zpracuje Plán auditu a aktualizuje ve spolupráci s vedoucím organizace katalog otázek (checklist). Plán auditu a checklist schvaluje vedoucí organizace. Vlastní IA probíhá v součinnosti s vedoucími úseků, kteří v případě neshody odpovídají za stanovení opatření k nápravě.

5. Provedení auditu Vlastní provedení interní auditu na místě je zahájeno úvodním jednáním. a) Úvodní jednání zahrnuje: - záznam o účasti - představení účastníků - potvrzení cílů, předmětu a kriterií auditu - potvrzení časového rozvrhu - ujištění o zachování důvěrnosti - zásady bezpečnosti práce


Stránka 5 z 38

- vyjasnění všech případných dotazů a připomínek - sdělení možných výsledků auditu b) Vlastní provedení auditu Ověřování shody systému řízení se stávající skutečností, důkazy a informacemi se provádí: - kontrolou plnění a účinností dříve přijatých nápravných opatření - přezkoumáváním důkazů, které jsou předmětem prověřování, např. dokumenty, záznamy, informace, zápisy … pozn.: Při této činnosti auditor využívá metody vzorkování (např. přezkoumává záznamy u 3 případů z 10, apod). - pohovory s příslušnými pracovníky – kladením předem připravených otázek a doplňujících otázek - pozorováním činností v průběhu auditu. Interní auditoři shromažďují důkazy o zjištěních, případných neshodách, zkoumají dostupnou dokumentaci, ověřují informace výše uvedenými metodami. Do checklistu zapisují zjištění o skutečném stavu vyplývajících z rozhovoru s příslušnými pracovníky prověřovaných útvarů (procesů), ze zkoumání dokumentů, prověřovaných činností a podmínek v jednotlivých oblastech s uvedením příčin a navržením opatření. V průběhu prověrky se zaznamenávají všechny odchylky od požadavků dokumentace. Během prověřování provádí auditor bodové hodnocení jednotlivých otázek dle níže uvedené metodiky. Klasifikace zjištění z auditu Body - Výsledek Stav 3 body OK - Splněno 2 body PZ – Potenciál ke zlepšení - částečné plnění nebo doporučení ke zlepšení 1 bod

DN – Drobná neshoda - splněno s výhradami

0 bodů

N – Neshoda nesplněno

Způsob řešení Bez opatření Vyjádření k nápravě prověřovaným (co, do kdy, jak se provede náprava), popř. uvedené stanoví po konzultaci s IA nebo vedením. V případě doporučení ke zlepšení je na zvážení prověřovaného provedení opatření. Vyjádření k nápravě prověřovaným (co, do kdy, jak se provede náprava), popř. uvedené stanoví po konzultaci s IA nebo vedením Návrh na vystavení opatření k nápravě

Zjištěné neshody auditoři rozdělují do dvou kategorií: I. Kategorie (systémová chyba) – (N - neshoda) - systém není dostatečně vybudován - předepsaný postup není převzat a prakticky používán - zjištěný nesoulad odporuje dohodnutým požadavkům nebo standardům, normám - velké množství drobných chyb, odchylek Interní audit – metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání

Stránka 6 z 38

II. Kategorie (nesystémová chyba) – (DN – drobná neshoda) - drobné nedostatky systémového řízení procesů - nepodstatné nedodržení postupu, podmínek, standardu, normy Zjištěnou kategorii a počet odchylek uvedou auditoři ve Zprávě. Zjištěné neshody I. kategorie jsou podnětem pro řešení formou opatření k nápravě. c) Závěrečné jednání Závěrečná příprava auditora pro sdělení závěrů z auditu - společné jednání auditorů (příprava závěrů auditora) - přezkoumání zjištění z auditu a porovnání s cíli auditu Závěrečné jednání s vedením organizace - sdělení zjištění (silné a slabé stránky, neshody) a závěrů z auditu - uvedení doporučení ke zlepšení (pokud je v plánu) - zaznamenání všech rozdílných názorů - zvážení následného auditu (pokud je v plánu) - odsouhlasení závěrů auditu Vyhodnocení IA se předkládá vedení organizace. Po provedení IA vypracuje auditor do jednoho týdne Zprávu z auditu (viz Příloha č. 5). Ta obsahuje: identifikační údaje, rozsah prověřování, průběh auditu, stručnou charakteristiku organizace, výsledek auditu s vazbou na oblasti (procesy), silné a slabé stránky organizace, výsledek zjištění ve struktuře jednotlivých oblastí/procesů v rozsahu: potenciál ke zlepšení drobná neshoda závažná neshoda Zpráva je předložena vedení a kopie pracovníkům odpovědným za prověřovanou oblast.

Dokumentace výsledků z IA Plán auditu Vyplněný checklist Zpráva z IA Záznam o účasti Protokoly neshod Interní audit – metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání

Stránka 7 z 38

Tuto dokumentaci předá interní auditor vedení organizace, které s ní seznámí prověřované pracovníky.

6. Odstranění neshod a realizace opatření k nápravě Postup a forma odstranění zjištěných nedostatků (neshod, nesouladu) jsou ponechány v kompetenci vedení organizace, resp. prověřovaných vzhledem k jejím možnostem a k potřebám zdrojů (finanční prostředky, kapacitní možnosti). Interní auditor zaeviduje všechna zjištění, tzn. neshody, drobné neshody i potenciály ke zlepšení do Knihy evidence neshod a zjištění z IA (viz Příloha č. 6). Vedoucí pracovníci, kteří jsou odpovědní za prověřovanou oblast, stanoví příčinu neshody, definují k nedostatkům, zjištěným v průběhu auditu včasná a účinná nápravná opatření. Drobné neshody má za povinnost odstranit odpovědný pracovník (vlastník procesu). Kontrolu řešení a odstranění následně provede vedoucí organizace. V případě závažných neshod posuzuje jejich závažnost vedení, které určuje odpovědného pracovníka za jejich řešení. Ten stanovuje a po schválení vedením realizuje nápravné opatření s cílem odstranit kořenovou příčinu neshody. Následně vedení organizace ověřuje uplatnění nápravy/nápravného opatření a předložení závěrů o výsledcích ověřování. Účinnost zavedených opatření k nápravě je kontrolována a hodnocena vedením organizace, a při dalším auditu auditorem.


Stránka 8 z 38

7. Interní auditoři Interní auditory pro provádění auditů v organizaci jmenuje vedení organizace. Požadavky na interní auditory: - interní auditoři jsou vybíráni vedením na základě vhodných předpokladů (např. osobních vlastností, znalostí, dovedností a zkušeností) - doporučuje se, aby vybraní interní auditoři absolvovali školení u způsobilé vzdělávací agentury (postup IA dle metodiky ISO 19011), které je ukončeno ověřením znalostí auditora a vystavením osvědčení s platností na 3 roky - interní auditoři musí splňovat kvalifikační požadavky a odbornou způsobilost: o kvalifikační požadavky pro výběr interních auditorů osvědčení o způsobilosti IA (viz doporučení o absolvování školení), praxe 3 roky v organizaci nebo v organizaci podobného typu, znalost postupu provedení interního auditu o odborná způsobilost interního auditora se vyznačuje: znalostí oboru zájmového a neformálního vzdělávání, znalostí kritérií auditu (např. požadavky systému řízení, legislativa, požadavky klientů) nezbytných pro činnost auditora, znalostí legislativy a ekonomického řízení v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání, praktickými zkušenostmi z činnosti v organizaci zájmového a neformálního vzdělávání, průběžným vzděláváním interních auditorů, které je zaměřováno na metody techniky dotazování, efektivnost provádění IA, zpracování výsledků, znalosti vytvořeného systému řízení (umět obsáhle a do hloubky auditovat, hledat potenciál pro zlepšování, být nápomocen při řešení problémů, identifikovat potenciální rizika, atd.) Udržování způsobilosti interních auditorů Před zahájením auditorské činnosti musí interní auditor absolvovat min. 1 interní audit v pozici auditora – adepta, tzn. pozorovatele pod vedením zkušeného interního auditora. Auditoři se musí zúčastňovat min. 1x ročně průběžného vzdělávání zaměřeného na provádění interního auditu (např. postup pro interní audit, legislativa). Při skončení platnosti osvědčení (každé 3 roky) zorganizuje vedení externí školení, přezkoumává schopnosti a znalosti auditorů. Vedení na konci kalendářního roku hodnotí každého interního auditora (viz Příloha č. 7 – Záznam hodnocení interních auditorů).


Stránka 9 z 38

8. Slovník pojmů k IA Audit - Systematický, nezávislý a dokumentovaný proces získávání důkazů z auditu a jeho objektivního hodnocení s cílem stanovit rozsah splnění kritérií. Interní audit organizacím slouží k posouzení a hodnocení stavu zavedení, udržování a neustálého zlepšování systému řízení s ohledem na kvalitu služeb. Jedná se o systematický a nezávislý proces získávání důkazů na základě objektivního hodnocení s cílem stanovit rozsah plnění kritérií auditu. Interní audit provádějí auditoři se stanovenou způsobilostí a v souladu se stanoveným postupem (např. viz tato metodika). Auditor je osoba s odbornou způsobilostí k provádění auditu. Cíl auditu – cílem auditu může být např. určení stupně shody s kritérii auditu, zhodnocení schopnosti zajistit shodu se zákonnými, předpisovými nebo smluvními požadavky, identifikace oblastí potenciálního zlepšování, efektivnost fungování systému řízení, atd. Důkaz z auditu - záznamy, konstatování skutečnosti nebo jiné informace, které souvisejí s kritérii auditu a jsou ověřitelné (důkaz z auditu může být kvalitativní nebo kvantitativní). Důkazem z auditu jsou např.: všechny záznamy stanovené v dokumentaci systémy managementu, které prokazují shodu s požadavky na systém managementu organizace. Kritéria auditu - soubor požadavků, postupů, interní dokumentace, nastavení systému řízení organizace (např. manuál, příručka, normy), právní požadavky, smluvní požadavky, požadavky systému managementu, standardy kvality, … Kritéria auditu jsou používána jako základ, vůči kterému jsou porovnávány důkazy z auditu. Plán auditu - Popis činností a uspořádání postupu auditu (týká se jednoho konkrétního auditu) Program auditů - Soubor auditů (může se jednat i o jeden audit) naplánovaných na určitý časový rámec; program auditů zahrnuje všechny činnosti nezbytné k plánování, organizování a provádění auditů v daném období. - Plánované audity (řádné) - provádějí se v termínech stanovených v Programu interních prověrek. - Neplánované audity (mimořádné) - provádějí se při zjištění závažných skutečností, při organizačních změnách v organizaci, při vyhodnocení zpětné vazby, při šetření závažných odchylek schválené dokumentace. Předmět auditu (rozsah) - Vymezení auditu; zahrnuje vymezení procesu/činností, které budou auditovány, konkretizaci místa konání auditu, specifikací oddělení, ve kterém

Interní audit – metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 10 z 38

proběhne audit, návrh časového průběhu auditu, … (obvykle zahrnuje popis fyzického umístění, organizační jednotky, činnosti a procesy a také časový rozsah).

Tým auditorů – Jeden nebo několik auditorů, kteří provádějí interní audit a jsou jmenování vedením společnosti k provádění interních auditů; jeden auditor musí být vedoucím. Závěr z auditu (zpráva) - Výstup z auditu; tuto zprávu zpracovává vedoucí auditor na základě důkazů získaných v průběhu auditu jednotlivými auditory; zpráva by měla obsahovat vyjádření k naplnění cílů auditu. Zjištění z auditu - výsledky hodnocení shromážděných důkazů podle kriterií (zjištění z auditu stanovují buď shodu, nebo neshodu, případně příležitosti ke zlepšování). Pozn: Terminologie a definice vycházejí z EN ISO 19011

9. Seznam příloh Příloha č. 1 – Postupový diagram – Interní audit metodika Příloha č. 2 – Checklist (katalog otázek) Příloha č. 3 – Program auditů Příloha č. 4 – Plán auditu Příloha č. 5 – Zpráva z interního auditu Příloha č. 6 – Kniha evidence neshod a zjištění z IA Příloha č. 7 – Záznam (protokol) hodnocení interních auditorů


Příloha č. 1 – Postupový diagram – Interní audit metodika Požadavky na provedení IA

Zpracování Programu IA

Program IA

Schválení programu IA

Nominace interních auditorů

Oznámení prověřovaným provedení auditu

Dokumentace, výstupy z předch auditů

Příprava na audit

Zpracování audit plánu, katalogu otázek

Plán IA Katalog otázek

Zaslání audit plánu prověřovaným


Provedení auditu na místě

Zpracování výsledků auditu (zpráva)

Zpráva z IA

Kniha evidence neshod Rozhodnut í o přijetí opatření

Stanovení a realizace opatření

Kniha evidence neshod

Vyhodnocení auditu

Vyhodnocení Programu auditů


Příloha č. 2 – Checklist (katalog otázek)

Checklist – katalog otázek pro provedení interního auditu v organizacích poskytujících zájmové a neformální vzdělávání. Katalog otázek je strukturován do jednotlivých oblastí systému řízení, resp. dle typizované mapy procesů organizací poskytujících zájmové a neformální vzdělávání, s drobnými úpravami. Oblasti systému řízení: 1. Systém řízení organizace 2. Strategie a plánování 3. Lidské zdroje 4. Komunikace, PR a Marketing 5. Řízení projektů 6. Výchova a vzdělávání 7. Fundraising, ekonomické řízení a finanční management 8. Zlepšování, hodnocení a kontrola, opatření k nápravě a prevenci 9. Správa majetku 10. Dokumentace, vnitřní normy Pro každou oblast/proces je stanoveno několik otázek, které dále mohou být interním auditorem dále doplněny dalšími vedlejšími otázkami. Do checklistu se dále doplňuje dotazovaný, resp. vlastník procesu/činnosti; dokument, kde je daná oblast řešena (nebo který byl předložen); důkaz k doložení otázky a popis zjištění. V posledním sloupci pak interní auditor uvádí výsledek v úrovni bodů 1-3, tzn. soulad (3) nebo nesoulad (drobná neshoda = 1, závažná neshoda = 0), příp. potenciál ke zlepšení (2). Pozn.: Ve sloupci Zjištění/důkaz jsou uvedeny náměty a příklady jako nápověda, jakými důkazy lze danou oblast doložit. Je třeba samozřejmě prověřit reálné důkazy v rámci prověřované oblasti/procesu.


Oblast: Systém řízení organizace Č.

Otázka Jaký systém řízení organizace využívá? Např. systém řízení kvality poskytovaných služeb

Dotázaný Dokument

Zjištění/důkaz

Výsledek

systém řízení s vazbou na kvalitu poskytovaných služeb, zavedené požadavky ISO 9001, CAF, provádění SWOT, (pravidelné) interní prověrky, manuál řízení organizace, standard kvality…

1.

Jakým způsobem je vymezeno organizační řízení organizace (organizační schéma, organizační řád, 2. …)?

organizační schéma, organizační řád, stanovy, řády, popisy pracovních pozic

Je z něj patrné řízení jednotlivých oblastí a článků organizace a jejich činností? Jaké činnosti (procesy) zajišťuje organizace? 3.

4.

Seznam procesů (hlavní procesy, řídící procesy, podpůrné procesy),

Je nastaveno procesní řízení organizace?

mapa procesů, popisy procesů

Jsou mezi procesy definovány vazby a souvislosti?

Popisy procesů, mapa procesů, vnitřní předpisy,

Jsou (hlavní) procesy řízené (vlastník, kritéria, cíle, dokumentace/vnitřní předpisy, …)?

cíle procesů

Vyhodnocují se stanovené činnosti 5. (procesy) dle stanovených cílů (jsou cíle stanoveny, kritéria, termíny)?

Hodnotící zprávy, čtvrtletní/roční hodnocení kritérií (cílů) procesů, hodnocení cílů dle SMART

Je do systému řízení zahrnuta i oblast IT (odpovědnosti, pravidla, péče o 6. SW a HW, řízení externího dodavatele služeb)?

Popisy činností, pověření, smlouvy s externím dodavatelem


Provádějí se kontroly BOZP a PO v organizaci?

Kontroly pracovišť, Kniha BOZP a PO, Požární kniha.

Jakým způsobem řešíte odpadové hospodářství?

Smlouva o odvozu odpadů, platby za odvoz odpadů.

7. Třídění odpadů (nádoby na tříděný odpad, zpětný odběr elektrozařízení). Jak je v organizaci nastaven systém spolupráce s dodavateli:

Směrnice pro nakupování Kritéria způsobilosti dodavatelů

-

8. -

Způsob výběru Kritéria pro hodnocení dodavatelů hmotných produktů a služeb (např. učební pomůcky, nehmotný majetek, dopravce, školitel, propagace, účetnictví, …) Evidence dodavatelů Kontrola nakoupených produktů a služeb

Certifikáty shody k učebním pomůckám, Osvědčení a certifikáty externích lektorů, atd. Inventární soupis Potvrzení dodacích listů


Oblast: Dokumentace, vnitřní normy Č.

Otázka

Je stanovena struktura (např. seznam, přehled, výčet) dokumentace, která je potřebná 1. k zajištění činností organizace?

Dotázaný Dokument

Zjištění/důkaz

Výsledek

Seznam vnitřních předpisů, Seznam legislativy, formuláře, … Vnitřní informační systém

Je třeba další dokumentace k činnostem organizace? Jakým způsobem je řízena interní dokumentace (postupy, vnitřní předpisy, metodiky, strategické dokumenty, …), tzn. kdo vytváří, reviduje, schvaluje, archivuje, využívání dokumentaci)?

Vnitřní předpisy řízení dokumentů a záznamů (dokumentace). Dostupnost dokumentace na IS. Záznamy (důkazy) o seznámení s dokumentací.

2. Je dostupná pracovníkům, kteří ji potřebují? Jakým způsobem jsou pracovníci seznamování s aktuální, novou dokumentací? Jakým způsobem je řízena externí dokumentace (dostupnost pro všechny pracovníky, aktuálnost), 3. např. právní předpisy, metodické listy zřizovatele, příručky a manuály ministerstev, metodické pokyny veřejné správy, …?

Přístup k aktuálnímu znění legislativy, předplatné elektronických služeb s aktualizací legislativy,

Jakým způsobem je zajištěna práce se záznamy (např. prezenční listina, 4. zápisy z porad, záznamy z jednání, …? (ochrana dat, aktuálnost, dohledatelnost, identifikace, …)

Evidence a ukládání záznamů, např. na IS, složky k aktivitám, čitelné záznamy, …

Jakým způsobem je zajištěna 5. archivace a skartace dokumentace (včetně záznamů)?

Vnitřní předpis – Archivační a skartační řád.

smlouva s externistou zajišťující sledování změn v legislativě.


Oblast: Strategie a plánování Č.

1.

Otázka Jakým způsobem se vedení angažuje při tvorbě, plánování a zlepšování systému řízení organizace?

Dotázaný Dokument

Zjištění/důkaz

Výsledek

Pracovní workshopy, brainstorming, schvalování předložených návrhů, aktualizace nových strategií, plány, opatření ke zlepšování, …

2.

3.

Jakým způsobem se zjišťují požadavky klientů a zainteresovaných stran, a jak jsou zapracovávány do strategie a cílů?

Rozhovory s klienty, dotazníky, ankety, neformální setkávání, benchmarking, účast v projektech. Aktualizace strategie a cílů.

Stanovilo a pravidelně vyhodnocuje vedení vizi a strategii organizace?

Vize organizace, Strategie organizace, SWOT, školský vzdělávací program, pracovní workshopy, brainstorming, …

Podílejí se na tvorbě strategie i ostatní pracovníci?

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Stanovuje (a vyhodnocuje) vedení organizace své cíle a plány?

Pravidelné zprávy (čtvrtletní, pololetní, roční), hodnotící/výroční zpráva

Jsou s těmito dokumenty (vize, strategie, cíle, plány) seznamováni pracovníci uvnitř organizace? Jsou tyto dokumenty srozumitelné? Stanovilo vedení organizace odpovědnosti a pravomoci pracovníků v oblasti řízení a zajišťování všech činností v rámci organizace? Jsou o odpovědnostech a pravomocech informováni všichni pracovníci? Je nastavení odpovědnosti a pravomocí aktuální? Jakým způsobem funguje komunikace v rámci organizace? Mají pracovníci dostatečné a aktuální informace, které potřebují k zabezpečení činností, za které odpovídají? Dochází v plánovaných intervalech k vyhodnocování systému řízení organizace (včetně vizí, cílů, zpětných vazeb, hospodaření, výroční zpráva, …)?

Zápisy z porad, elektronické sdělování, diskuse v rámci porad, připomínkové řízení Popisy pracovních činností, organizační řád, stanovy, …

Prokazatelné seznámení s popisy pracovních činností, revize popisů k aktuálnímu stavu.

Systém porad, elektronická komunikace, IS, seznámení s vnitřními předpisy, interní diskusní fórum, ICQ, skype. Pravidelné zprávy (čtvrtletní, pololetní, roční), Hodnotící/výroční zpráva.


10.

Podílejí se na tvorbě strategického plánu pracovníci organizace?

Identifikovalo vedení organizace své klienty, partnery a 11. zainteresované strany? Existuje v organizaci vnitřní informační systém? Kdo je 12. odpovědný za „údržbu“ a aktualizaci IS? Existuje efektivní a funkční systém porad? Jsou pořizovány zápisy, se 13. kterými se dále pracuje? Vyhodnocují se výsledky? Jsou stanovena pravidla pro 14. příjímání nových členů/klientů?

Pracovní workshopy, schvalování předložených návrhů, brainstorming, připomínkové řízení. Definice klientů, zainteresovaných stran, školská matrika, seznam klientů, seznam (přehled) zainteresovaných strany. IS, pověření – odpovědnost za údržbu IS

Systém porad, ukládání zápisů, zápisy z porad, kontrola úkolů a zápisů z porad. Vnitřní předpis - Pravidla pro přijímání členů


Oblast: Lidské zdroje (pracovníci) Č.

Otázka

1.

Jakým způsobem plánuje a zajišťuje organizace lidské zdroje k zajištění činností, které poskytuje svým klientům?

Plán lidských zdrojů, zastupitelnost pracovníků,

Jak a kdo plánuje vzdělávání pracovníků?

Plán vzdělávání na příslušné období.

Je vyhodnocováno?

Pravidelné vyhodnocování plánu. Nabídka vzdělávacích kurzů, aktivit.

Jsou k dispozici záznamy o školení pracovníků (např. vedoucí táborů, kroužků, první pomoci, BOZP)?

Přehled absolvovaných školení, personální složky,

2.

3.

Dotázaný Dokument

Zjištění/důkaz

Výsledek

seznam spolupracovníků.

prezenční listiny, certifikáty. 4.

Jsou stanovena pravidla pro přijímání nových pracovníků?

Vnitřní předpis

5.

Jakým způsobem jsou zaškolování noví pracovníci? Je stanoven postup? Jsou o tom záznamy?

Vnitřní předpis, Záznam o zaškolení

Stanovilo vedení odpovědnosti a pravomoci pracovníků (náplně práce)? Jsou aktuální?

Popisy pracovních činností

6.

Jsou stanoveny motivační prvky a kritéria pro mimořádné oceňování pracovníků?

Vnitřní předpis

Vnitřní předpis

8.

Je v organizaci vytvořen systém odměňování a benefitů pro pracovníky organizace?

Plán zastupitelnosti

9.

Jakým způsobem je zajištěna zastupitelnost pracovníků z hlediska zajištění služeb pro klienty?

7.

Kdo je odpovědný a jakým způsobem je vedena personální 10. agenda, včetně ochrany osobních údajů?

Popis pracovní činnosti, osobní složky, personální agenda, (ne)přístupnost ke složkám personální agendy.


Oblast: Správa majetku Č.

Otázka

Má organizace k dispozici vhodné 1. vybavení pro zajištění svých činností?

2.

Jsou nastavena pravidla zacházení s majetkem? Kdo odpovídá za pořizování, nákup a vyřazování majetku?

Dotázaný Dokument

Zjištění/důkaz

Výsledek

Inventární seznam, požadavky vedoucích na vybavení pro činnost, vyhodnocování požadavků, … Stanovení odpovědností, plán nákupu, kontroly pořízeného majetku, kontroly dodacích listů, plán inventarizace, protokoly o vyřazení.

Kdo odpovídá za údržbu zařízení (vybavení)? Je údržba plánovaná? Jsou o tom vedeny záznamy? 3.

Organizační řád, pracovní smlouva nebo pověření vedením, popis funkce Plán údržby, Kniha závad, Revizní protokoly a zprávy, …

Je zařízení, které slouží k činnostem organizace kontrolované a revidované (např. cvičební a tělocvičné nářadí, herní prvky hřiště)? Jakým způsobem probíhá evidence majetku? Probíhá pravidelná inventarizace majetku?

Evidence majetku,

Jak jsou řízeny zápůjčky a výpůjčky majetku?

Evidence zápůjček,

4.

Inventární seznam,

předávací protokoly, kontrola vráceného majetku.

Jsou pro objekty organizace (budovy, hřiště, učebny) 5. zpracovány provozní řády?

Provozní řád budovy a dalších prostor (učeben, kluboven, místností, hřišť), Pravidla využívání prostor.

Jakým způsobem je zajištěna péče o oblast IT (odpovědnosti, pravidla, 6. péče o SW a HW, řízení externího dodavatele služeb)?

Popisy činností, pověření, smlouvy s externím dodavatelem.


Oblast: Zlepšování, hodnocení a kontrola, opatření k nápravě a prevenci Č.

Otázka Jaké kontroly činností v organizaci probíhají? Vedou tyto kontroly ke zlepšování činností organizace?

1. Jak se pracuje s výstupy z kontrolních činností?

Dotázaný Dokument

Zjištění/důkaz

Výsledek

Plán kontrol, výsledky kontrol, interní audity, opatření ke zjištěným nedostatkům, důkazy o nápravě nedostatků

2.

Jakých metod (nebo modelů) pro zlepšování organizace využívá?

SWOT, kontroly, systémové interní prověrky, CAF, …

Jakým způsobem je zjišťována a vyhodnocována zpětná vazba od klientů?

Dotazníky, pohovory,

3. Jak se s výsledky zpětné vazby dále pracuje?

Kdo a jak vyhodnocuje plnění stanovených cílů a úkolů pracovníků i celé organizace?

osobní schůzky, elektronická komunikace, opatření k připomínkám a nedostatkům od klientů, … Hodnotící/výroční zpráva, hodnocení cílů, zápisy z porad, výstupy z pohovorů,

4.

dílčí podklady vedoucích pracovníků za svěřené oblasti/činnosti předkládané vedení organizace

5.

6.

Kdo a jak vyhodnocuje plnění cílů a úkolů aktivit (kroužků, atd.)?

Vyhodnocení plánů jednotlivých aktivit, cílů organizace, hodnotící/výroční zpráva, deníky činností

Jakým způsobem jsou přijímána opatření k nápravě v případě zjištění neplnění cílů, úkolů, plánů, projektů v organizaci?

Záznamy, zápisy z porad, nápravná opatření


Přijímají se v organizaci i opatření, která mají preventivní charakter?

Preventivní opatření – předcházení potenciálním rizikům, zápisy, záznamy o opatřeních,

7. seznámení pracovníků s opatřeními (např. novými pravidly zajišťujícími, aby příčina problému nenastala)

8.

9.

Jak a kdo vyhodnocuje přijatá opatření (nápravná i preventivní, na neshody) z hlediska jejich plnění?

Zápisy z porad,

Jsou systémově evidovány a vyhodnocovány neshody (neplnění oproti požadavkům klientů, vedení, stížnosti, negativní ohlasy)?

Evidence všech neshod, evidence přijatých opatření, Evidence stížností

Je dodržován postup pro provádění interního auditu (plánování, realizace, záznamy z IA), včetně 10. realizace opatření na odstranění zjištěných neshod?

celkové vyhodnocení všech opatření – zpráva o realizaci

Program IA, Plán IA, osvědčení interních auditorů, Zpráva z IA, protokoly neshod, opatření z auditu, …


Oblast: hlavní proces – Výchova a vzdělávání (organizační zajištění) Č.

1.

Otázka Jakým způsobem (a kdo?) odpovídá za plánování hlavních činností a aktivit, které jsou nabízeny klientům?

Dotázaný Dokument

Zjištění/důkaz

Výsledek

Plán činností (měsíční, roční), kalendář akcí, zpětná vazba od klientů, …

Jsou při plánování zvažovány požadavky klientů? Jakým způsobem probíhá zjišťování potřeb a očekávání klientů a jsme na ně schopni pružně reagovat?

Dotazníky, ankety, osobní pohovory, návrhy klientů,

2.

přihlášky na akce, schránky námětů, diskusní fóra, …

3.

Jakým způsobem probíhá komunikace s klienty (o nabízených aktivitách, o průběhu dlouhodobějších akcí)?

Letáky, webové stránky, nástěnky, média, vlastní časopis,

Jsou vyvíjeny nové aktivity?

Brainstorming, porady, náměty, plán činnosti, plán akcí. Vyhodnocení akcí za stanovené období (čtvrtletí),

Kdo je za ně odpovědný? 4.

5.

6.

Jakým způsobem se ověřují před jejich realizací?

hromadný e-mail, …

evidence návštěvnosti,

Je vyhodnocována úspěšnost nových aktivit po stanoveném období?

splnění stanovených cílů, …

Kdo odpovídá a jakým způsobem jsou vybíráni externí pracovníci k zabezpečování činností organizace pro klienty?

Viz organizační řád/vnitřní předpis. Inzerce, doporučení, ověření skutečností, databáze zájemců, …

Kdo odpovídá a jakým způsobem jsou vybíráni externí spolupracovníci (např. vedoucí výchovných aktivit) a dodavatelé (např. doprava, úklid) k zabezpečování činností?

Viz organizační řád/vnitřní předpis. Inzerce, doporučení, ověření skutečností, databáze zájemců. Hodnocení dodavatelů dle kritérií.


7.

8.

9.

Kdo odpovídá za kontrolu nakupovaných služeb a produktů (např. autodopravce, poskytovatel ubytování, spotřebního materiálu?

Popisy pracovních činností, delegování pravomocí.

Mají vedoucí aktivit (akcí) dostatečnou dokumentaci a předpisy k provádění svých činností (provozní řád, řády prostor, plán činnosti, požární poplachové směrnice)?

Vnitřní IS, provozní řády, řády prostor (učebna, klubovna, dílna, hřiště), plán činnosti,

Mají vedoucí aktivit vhodné a dostatečné „zázemí“ (např. místnost, technické vybavení, spotřební materiál, …) k zajištění plánovaných aktivit?

Splnění požadavků na klubovnu, místnost, učebnu, …

požární poplachové směrnice, bezpečnostní předpisy.

Jaký způsobem se vyhodnocují činnosti určené pro klienty 10. z hlediska splnění stanovených cílů?

Pohovor s vedením, hodnotící / výroční zprávy, pravidelné hodnocení akcí s vazbou na stanovené cíle akce

Jakým způsobem je zajištěna zpětná vazba od klientů a její 11. vyhodnocování?

Dotazník, anketa, pohovor s vedením.

Jsou k dispozici potřebné dokumenty a záznamy k dané akci (legislativní předpisy, zdravotní 12. dokumentace, hygienické potvrzení, souhlasy Policie a veřejné správy)?

zdravotní dokumentace, hygienické a lékařské potvrzení, souhlasy Policie a veřejné správy, …


Otázky k realizačním procesům Oblast: hlavní proces – Výchova a vzdělávání (výchovné a vzdělávací aktivity)

Dotázaný

Dokument

Zjištění/důkaz

Výsledek

Č. Otázka

Jakým způsobem jsou akce (kroužky, tábory, klub, jednorázové akce) plánovány? Kdo je za to odpovědný? Předložte příklad akce, kroužku, …

Plán práce,

2.

Byly stanoveny, realizovány a vyhodnoceny cíle dané aktivity?

Cíle akce, plán akcí, …

3.

Existují postupy (např. i dokumentace) pro dané činnosti? Jsou vedeny záznamy (např. docházka, seznamy účastníků, letáky,…)?

Např. postup přípravy realizace příměstského tábora, jednorázové akce, …

4.

Jsou „vedoucí“ způsobilí ke své činnosti?

Doklad o vzdělání, osvědčení, zkoušky, …

5.

Jsou dodržovány hygienické a bezpečnostní předpisy, a další související legislativa (např. tábor, rozbor pitné vody)?

Potvrzení o absolvování školení (hlavní vedoucí, zdravotník, zdravotní průkaz), rozbor pitné vody, …

6.

Kdo je odpovědný za komunikaci se zainteresovanými stranami (úřady, zdravotníci, policie)?

Popisy pracovních činností, delegování pravomocí, …

1.

strategický plán, plán činnosti, kalendář akcí, …


Oblast: Komunikace, PR a Marketing

Č. Otázka

Dotázaný

Dokument

Zjištění/důkaz

1.

Je zpracován plán/strategie vztahů s veřejností (PR) vaší organizace?

Plán/strategie PR, …

2.

Je zpracován marketingový plán?

Marketingový plán,

Jak je vyhodnocován a sledováno jeho plnění?

plán činnosti, …

3.

Je zpracován plán vnější komunikace (např. způsob zasílání informací, e-mailu, hromadných informací, letáky, …)?

Pravidla (metodika) pro vnější komunikaci, …

4.

Je zpracován jednotný grafický design organizace včetně pravidel použití loga?

Grafický manuál organizace.

5.

Jsou zpracována pravidla „firemní kultury“, etického kodexu a řídí se jimi pracovníci?

Etický kodex, pravidla firemní kultury, …

6.

Je aktuální web?

Důkazy o pravidelné aktualizaci.

Výsledek

Dochází k pravidelnému vyhodnocování jeho návštěvnost? 7.

Vydává organizace tiskové zprávy?

Tiskové zprávy, monitoring tisku, …

Jsou monitorovány mediální zprávy o naší organizaci? 8.

Spolupracuje organizace s jinými organizacemi ve své oblasti?

Seznam partnerů, důkazy o spolupráci (smlouvy, dohody).


Oblast: Fundraising, ekonomické řízení a finanční management

Č. Otázka

1.

Dotázaný

Dokument

Je zpracován srozumitelný rozpočet organizace?

Zjištění/důkaz

Výsledek

Rozpočet, finanční plán na příslušný rok.

2.

Existují rozpočty jednotlivých projektů, činností… a jsou zpracovávány zprávy o jejich čerpání?

Rozpočet dle projektů, čerpání rozpočtu (plánu).

3.

Jsou stanovena pravidla hospodaření? Jsou tato pravidla dodržována?

Vnitřní předpis.

4.

Je zpracována fundraisingová strategie organizace?

Strategie.

5.

Jak organizace spolupracuje a pečuje o dárce a sponzory (pozvánky na akce, atd.)?

Důkazy o komunikaci, Seznam stávajících a potenciálních sponzorů

Oblast: Řízení projektů*

Č.

Otázka

1.

Jak vedení podporuje vznik (nových) projektů?

Dotázaný

Dokument

Zjištění/důkaz

Výsledek

Schůzky týmů, sledování trendů, podnětů, průzkumy pro nové aktivity, plány, nápady pracovníků, …

2.

Jsou stanovena pravidla pro řízení projektů?

Vnitřní postup/kroky pro řízení projektů, …

Jsou pravidla pro řízení projektů


aplikována/udržována? 3.

Jakým způsobem probíhá řízení jednotlivého projektu – plánování, určení a schválení, sestavení týmu, stanovení odpovědností a kompetencí, pracovní schůzky, způsoby monitorování?

Záznamy z porad (pracovních schůzek), …

4.

Jak jsou zajištěny zdroje (finanční, lidské, vybavení) pro projekty?

Rozpočet, finanční plán, schválený grant, dohody o pracovní činnosti, plán technického zabezpečení, technické zajištění akce, …

5.

Jak je zajištěna spolupráce s partnery?

Smlouvy, dohody, …

6.

Kdo odpovídá za řízení běžících projektů a jejich vyhodnocování v organizaci?

Vedením určený pracovník.

7.

Jaké záznamy (důkazy) o projektech jsou k dispozici?

Evidence projektů, průběžné záznamy z průběhu projektů, celkové vyhodnocení projektů, …

*Projekt – řízená činnost, jednorázové akce, dlouhodobé aktivity (s větším záměrem)


Příloha č. 3 - Program auditů

Systém řízení organizace Zainteresovanost vedení Vzdělávání Zlepšování a opatření Realizace služeb Procesní řízení Finance Nákup Řízení dokumentace Vedoucí auditor / auditor

Odpovídá

Pracoviště/proces

Číslo interního auditu

Termín provedení auditu (měsíc):

1 .

2 .

3 .

4 .

5 .

6 .

7 .

8 .

9 .

10 .

11 .

12 .

Systém řízení organizace 1

H H v v

v v

v

x

H H v v

v v

v

x

H

x

Strategie a plánování 2

3

Dokumentace, vnitřní normy Lidské zdroje

H v

4

v

v

x

v v

x

Správa majetku 5

6

Zlepšování, hodnocení a kontrola, opatření k nápravě a prevenci

v

H

v

x

Výchova a vzdělávání

H v v v v

7

x

Komunikace, PR a Marketing

v

8

H v

v

x

Řízení projektů

v v v H

9

10

Fundraising, ekonomické řízení a finanční management

v

H

v

x x


H – hlavní proces V- vedlejší proces Vypracoval:

Schválil:

Jméno:

Jméno:

Podpis:

Podpis:

Datum:

Datum:


Příloha č. 4 - Plán auditu

PLÁN AUDITU Organizace:

Plánovaný termín: XX. XX. 201X

Cíl auditu:

Auditor:

Prověřit stávající systém řízení z hlediska stanovených požadavků dle checklistu.

Vedoucí auditor:

Prověřované procesy/činnosti:

Pracovníci, kteří musí být přítomni:

Systém řízení organizace Strategie a plánování

Vedení organizace, vedoucí organizace, vedoucí odpovídající za činnosti (procesy), které jsou předmětem auditu

Lidské zdroje

Vedoucí prověřované organizace: ...

Komunikace, PR a Marketing Řízení projektů

(návrh na změnu termínu konání auditu může vedoucí podat do dvou dnů od obdržení tohoto programu)

Výchova a vzdělávání Fundraising, ekonomické řízení a finanční management Zlepšování, hodnocení a kontrola, opatření k nápravě a prevenci Správa majetku Dokumentace, vnitřní normy

Seznam dokumentace, která je podkladem pro audit: Vnitřní směrnice, řídící dokumentace, záznamy, právní předpisy, Výroční zprávy, atd. Harmonogram auditu Datum

Čas 9.00

Místo auditu (oddělení/činnost/proces)

Prověřovaní pracovníci

Úvodní jednání

vedoucí organizace

09.30 – 10.30

Systém řízení organizace

vedoucí organizace

10.30 - 11.00

Strategie a plánování

vedoucí organizace


11.00 – 11.30

Lidské zdroje

personalista

11.30 – 12.00

Komunikace, PR a Marketing

pověřený pracovník

12.00 – 12.30

Řízení projektů

…

12.30 – 13.00

Výchova a vzdělávání

vedoucí

13.30 – 14.00

Fundraising, ekonomické řízení a

vedoucí organizace

finanční management 14.00 – 14.30

Zlepšování, hodnocení a kontrola,

…

opatření k nápravě a prevenci

Datum:

14.30 – 15.00

Správa majetku

…

15.00 – 15.30

Dokumentace, vnitřní normy

pověřený pracovník

16.00

Závěrečné vyhodnocení auditu

vedení organizace

Podpis:


Příloha č. 5 - Zpráva z interního auditu

ZPRÁVA Z INTERNÍHO AUDITU Prověřované pracoviště/činnost:

Číslo zprávy: 1/201X

Vedoucí pracoviště: vedoucí organizace Auditor:

Audit proveden dne:

Další zúčastnění:

VÝSLEDEK AUDITU Prověřovaná oblast/činnost

PZ (2)

DN

N

(1)

(0)

Pozn.

X*

Systém řízení organizace Strategie a plánování Lidské zdroje Komunikace, PR a Marketing Řízení projektů Výchova a vzdělávání Fundraising, ekonomické řízení a finanční management Zlepšování, hodnocení a kontrola, opatření k nápravě a prevenci Správa majetku Dokumentace, vnitřní normy

X*

PZ – potenciál ke zlepšení DN – drobná neshoda N – závažná neshoda = opatření k nápravě


Průběh auditu: Audit proběhl v přátelské a otevřené atmosféře, bez podnětů zakrývat nedostatky, s ochotou prověřovaných diskutovat a případné nedostatky řešit. Tato zpráva obsahuje pouze zjištění v oblasti nedostatků (neshod, nesouladu) a námětů na zlepšení. Při auditu také byly diskutovány silné stránky. Prověřovaní byli na konci auditu seznámeni se zjištěními. Charakteristika organizace: Zřizovatelem organizace je … Mezi hlavní aktivity a činnosti organizace patří … V současné době v organizaci pracuje XX pracovníků a dalších XX spolupracovníků a dobrovolníků ….

Slabé stránky:

Silné stránky:

aktivní přístup vedení organizace k systému řízení zajištění zdrojů pro projekty

Procesní řízení Správa IT

Zjištění:

*Příklad – Proces/činnost:Dokumentace, vnitřní normy vnitřní směrnice personalistiky nebyla řízena (neschválená vedením, neaktuální verze) - DN *Příklad –

Proces/činnost: Systém řízení organizace

vedení organizace nestanovilo měřitelné cíle (nejsou stanoveny odpovědnosti za plnění cílů, cílové hodnoty, odpovědnosti za jejich vyhodnocování a přijímání opatření v případě neplnění) - N

Zpracoval:

Převzal:

dne:

dne:

Poznámka:


Příloha č. 6 – Kniha evidence neshod a zjištění z IA

Datum zjištění

Oblast / proces

Popis zjištění

Zaznamenal

N, DN, PZ

č.

závažnost

náprava/ nápravné opatření

Příčina

Stanovené opatření

Termín

Odpovídá

1

2

3

4

5


Potřeba změny dokumentace ?

Opatření zavedeno ano/ne/nerealizováno

Datum ukončení realizace

Kontrola efektivnosti (ano/ne)

Příloha č. 7 - Záznam (protokol) hodnocení interních auditorů

Záznam z hodnocení auditora Jméno a příjmení hodnoceného: Funkce: Pracoviště: Účel hodnocení:

Zájemce o činnost auditora Výběr auditorského týmu Průběžné hodnocení

Požadavky

Skutečnost

Min. středoškolské vzdělání zakončené maturitní zkouškou Min. 5 let praxe Vhodné osobní a morální vlastnosti Platné osvědčení interního auditora vydané akreditovanou organizací Školení, kurzy, účast na seminářích, konferencích apod. Účast na auditech:

Výsledek hodnocení:

Hodnocení provedli: Datum:

Jméno:

Podpis:



Kontakt CERT Kladno Cyrila Boudy 1444 Kladno 272 01 Březen 2012

Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání

Recommend Documents