Intern van Extern van het jaar 2010

Het evenementenplan De Wijk van Morgen ‐ Intern van 2009 – 2013 ‐ ‐ Extern van het jaar 2010 ‐

Naam; Maud Romeijn Datum ; 10‐06‐2010

1

Inhoudsopgaven Inleiding ...................................................................................................................................... 3 1. Interne evenementen ............................................................................................................ 4 1.1 Doel interne evenementen ............................................................................................. 4 1.2 Advies interne evenementen .......................................................................................... 4 2. Externe evenementen ............................................................................................................ 8 2.1 Doel externe evenementen ............................................................................................ 8 2.2 Advies externe evenementen ......................................................................................... 8 Bijlagen ................................................................................................................................. 11 Bijlage 1. Evenementenagenda intern en extern 2010 ....................................................... 12 Bijlage 2. Draaiboek van de eerste steenlegging van het eerste gebouw 09.09.09 ............ 15 Bijlage 3. Evaluatie 09.09.09 ................................................................................................ 30 Bijlage 4. Draaiboek Sleutels naar een Duurzame Toekomst 22‐01‐2010 .......................... 32

2

Inleiding Het evenementenplan is een aansluiting op het marketingplan. Met dit evenementenplan wil ik dieper ingaan op het advies over het organiseren van interne evenementen en het participeren in externe evenementen. Ik zal concreet advies geven over hoeveel evenementen er georganiseerd zullen moeten worden, welke evenementen bezocht of aan deelgenomen zullen worden en welk doel dit heeft. Het advies over de interne evenementen zullen gaan over de jaren 2009‐2013 en het advies over de externe evenementen alleen over het komende jaar 2010, waar wel ook evenementen in naar voren komen die jaarlijks plaatsvinden. De doelen van het organiseren / bezoeken van deze evenementen komen overeen met de marketingdoelen die opgesteld zijn in het marketingplan. Het verschil met het marketingplan is dat in dit plan, per evenement dieper erop ingegaan wordt hoe dit precies er uit zal zien en welke doelgroepen je ermee bereikt.

3

1. Interne evenementen Met de interne evenementen, worden de evenementen bedoeld die de Wijk van Morgen zelf organiseert. Denk hierbij aan een eerste steenlegging, een hoogste punt, een oplevering van het gebouw of een middag waar stagiaires presenteren. Buiten beschouwing worden de evenementen van Hogeschool Zuyd gehouden. Deze staan beschreven bij externe evenementen omdat hier uit wordt gegaan van De Wijk van Morgen BV.

1.1 Doel interne evenementen Het doel van interne evenementen ligt gelijk aan de doelen die in het marketingplan beschreven staan ; ‐ Bekendheid creëren voor de Wijk van Morgen ‐ Contact warm houden met alle betrokken partijen. ‐ Alle betrokken partijen op een leuke manier op de hoogte houden van de voortgangen van het project.

1.2 Advies interne evenementen Voor mijn advies over de interne evenementen heb ik gebruik gemaakt van een tijdlijn. In deze tijdlijn komen vier soorten evenementen aan bod, namelijk de eindpresentaties van stagiaires, genaamd “sleutels naar een duurzame toekomst”, de eerste steenlegging van een gebouw, het hoogste punt van een gebouw en de oplevering van het gebouw. Bij het indelen van de tijdlijn voor deze evenementen is er rekening gehouden met de duurtijd van het bouwen van de gebouwen en met de stageperiodes. Mijn advies is om niet té veel evenementen te organiseren, dit kost veel tijd en geld en het is moeilijk om vernieuwend te blijven. Vandaar dat ik de oplevering van een gebouw en de eerste steenlegging van het volgende gebouw samen laat plaatsvinden. Maar ook de eindpresentaties van de 2e lichting studenten in het jaar en het hoogste punt van het gebouw. Welke doelgroep? ‐ De evenementen Sleutels naar een Duurzame Toekomst; De belangrijkste doelgroep zijn alle studenten die mee hebben gewerkt aan het project De wijk van Morgen. Deze zullen allemaal een uitnodiging ontvangen. Een aantal van deze studenten zullen door middel van presentaties in de belangstelling worden gezet. Deze studenten mogen twee introducés uitnodigen in de vorm van familieleden, vrienden en kennissen. Verder worden ook de docenten die de projecten begeleiden, uitgenodigd. De partners van de Wijk van Morgen worden uitgenodigd. De organisatie van de Wijk van Morgen wordt natuurlijk uitgenodigd om te zien hoe het evenement verloopt en om te luisteren naar de presentaties van de studenten. Verder is de bewuste keuze gemaakt om bij dit evenement geen pers of potentiële klanten (bedrijven) uit te nodigen. Dit zal bij het evenement ‘Het hoogste Punt’ wel aan bod komen.

4

‐ De evenementen oplevering en eerste steenlegging van een gebouw, groot; De doelgroep blijft bij deze evenementen hetzelfde alleen ligt de nadruk nu juist niét op de studenten maar op de partners en potentieel geïnteresseerde bedrijven. Studenten zijn natuurlijk altijd welkom.

Advies inhoud interne evenementen ‐ Inzet studenten Een belangrijk aspect voor de interne evenementen is de inzet van studenten. Waar mogelijk zullen studenten ingezet moeten worden. Onderdelen waar dit sowieso mogelijk is zijn de volgende; - De organisatie kan gedaan worden door studenten en hoeft niet uitbesteedt te worden, dit scheelt een hoop geld! - Er kunnen studenten ingezet worden om de bezoekers te ontvangen en om ze over de gehele dag te voorzien van informatie. Hierdoor ontstaat er voor de mensen geen verwarring over de planning of de locatie waar ze moeten zijn. - De catering kan worden gedaan door studenten. ‐ Duurzaam Het is belangrijk dat het aspect duurzaamheid goed terug komt in de organisatie van een evenement. Denk bijvoorbeeld aan duurzame hapjes zoals slowfood, het bestek dat je gebruikt en de uitnodigingen die gedrukt worden op duurzaam materiaal. Op deze manier straal je uit wat je wil uitstralen.

5

Tijdlijn interne evenementen

2009 Januari

Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December

09‐09‐09 Eerste steenlegging van het eerste gebouw.

2010 Januari


22‐01‐10 Sleutels naar een duurzame toekomst.

18‐06‐10 Sleutels naar een duurzame toekomst en het hoogste punt van het eerste gebouw

10.10.10 Dag van de duurzaamheid. Welkomstreceptie vanuit congres SB10 (11,12 en 13 oktober) Viering oplevering eerste gebouw en eerste steenlegging van het tweede gebouw

2011 Januari



17‐06‐11 Sleutels naar een duurzame toekomst en het hoogste punt van het tweede gebouw

Viering van de oplevering van het tweede gebouw en de eerste steenlegging van het derde gebouw

2012 Januari



15‐06‐11 Sleutels naar een duurzame toekomst en het hoogste punt van het derde gebouw

Viering van de oplevering van het derde gebouw en de eerste steenlegging van het vierde gebouw

2013 Januari



21‐06‐13 Sleutels naar een duurzame toekomst en het hoogste punt van het vierde gebouw

Viering van de oplevering van het vierde en laatste

6

Op dit moment zijn er al enkele evenementen geweest. Het is belangrijk om deze evenementen te evalueren om te kijken wat er goed is gegaan en wat er beter kan. In bijlage 2 van dit verslag is het draaiboek te vinden van het evenement op 09.09.09 de eerste steenlegging van het eerste gebouw. In bijlage 3 is een kort verslag te vinden van de goede en slechte punten van het evenement op 09.09.09. In bijlage 4 is het draaiboek te vinden van het evenement “Sleutels naar een duurzame toekomst” dat op 22‐01‐2010 heeft plaatsgevonden. In bijlage 5 is een kort verslag te vinden van de goede en slechte punten van het evenement op 22‐ 01‐2010. Het evenementenplan is hierdoor ook een werkend bestand. Wanneer andere evenementen geweest zijn kan het draaiboek wederom toegevoegd worden en ook een evaluatie van de dag/ dagen.

7

2. Externe evenementen 2.1 Doel externe evenementen Het doel van het deelnemen aan externe evenementen is het promoten van het project De Wijk van Morgen. Op deze manier kan de Wijk van Morgen bezoekers en sponsors aantrekken. Ook de partners kunnen op deze externe evenementen naar voren worden gebracht. Dit geeft weer een positief effect aan de bestaande partners en het trekt wellicht ook nieuwe partners aan. 2.2 Advies externe evenementen Evenementen vanuit Hogeschool Zuyd Het is belangrijk voor De Wijk van Morgen om deel te nemen aan de evenementen die plaatsvinden op Hogeschool Zuyd. Er komen veel studenten naartoe en er zullen geen kosten voor de standplaats zijn. Evenementen waar De Wijk van Morgen bij zou kunnen zijn, zijn de opendag van Hogeschool Zuyd, Kennis in bedrijf en de infomarkt. Op de opendag zullen vooral studenten aanwezig zijn, tijdens Kennis in bedrijf veel docenten, interne medewerkers en externe bedrijven en bij de infomarkt is dit gemengd. Alle drie de evenementen zijn dus een goede promotie voor De Wijk van Morgen. SB10 SB10 is een congres over duurzaam bouwen dat 11,12 en 13 oktober plaatsvindt in Maastricht, Aken en Luik. Op 10 oktober 2010 zal de welkomstreceptie van dit congres plaatsvinden op De Wijk van Morgen in combinatie met de eerste steenlegging van het tweede gebouw. Buiten dit is het belangrijk dat De Wijk van Morgen zich laat zien binnen dit congres. Op maandag 11 oktober zal het congres in Maastricht plaatsvinden, in de Timmerfabriek. Het is belangrijk dat De Wijk van Morgen hier zichtbaar aanwezig is om het project optimaal te kunnen promoten. Op 14 oktober, de dag na de congresdagen zal er nog een excursiedag plaatsvinden. Men is vrijwillig om zich hiervoor in te schrijven. Van 10 tot 14 oktober zal de tentoonstelling Duurzame stad 2040 gelegen zijn in het gebouw van De Wijk van Morgen. Ook op deze dag zullen er dus bezoekers naar De Wijk van Morgen komen en zal er personeel en folders aanwezig zijn om het project te promoten. Nederland Duurzaam Op 28 en 29 april 2010 heeft de eerste editie van Nederland Duurzaam plaatsgevonden. De Wijk van Morgen heeft hieraan deelgenomen én op informatiemarkt gestaan met een eigen stand. Mijn advies is om het contact met de organisatie van Nederland Duurzaam warm te houden en ieder jaar, mocht het ieder jaar zijn, op deze manier deel te nemen aan het congres. Buiten het feit dat je zeer interessante sprekers kunt beluisteren over duurzaamheid is er veel gratis reclame gemaakt onder mensen die geïnteresseerd zijn in duurzaamheid.

8

Bouwbeurs Building Holland Op 12,13 en 14 april heeft de Bouwbeurs Building Holland plaatsgevonden. Op dinsdag 13 april stond duurzaamheid centraal. Op deze beurs stonden veel bedrijven die werkzaam waren met duurzame producten. Het advies is dan ook niet om met een stand van De Wijk van Morgen op de beurs te gaan staan maar wel om stagiaires die werkzaam zijn bij De Wijk van Morgen dit evenement te laten bezoeken. Vooral voor de stagiaires die bezig zijn met de bouw en materialen is het een zeer interessant congres. Je kunt deze beurs gratis bezoeken. MKB 12 en 13 oktober 2010 zijn de Bedrijven Kontakt Dagen in het Mecc in Maastricht. Een beursbezoek, netwerkbijeenkomst of congresdeelname wordt geagendeerd met als doel verrijking. Het verrijken met kennis en kontakten die u als ondernemer / manager een stap verder laten komen. De Bedrijven Kontakt Dagen zijn hét platform in Limburg waar vraag en aanbod samenkomen. De plek waar kennisoverdracht plaatsvindt en waar innovaties inspireren tot nieuwe innovaties. Dit loopt in 2010 tegelijk met het congres SB10 waardoor het niet mogelijk is De Wijk van Morgen hierbinnen te plaatsen. Wel is het advies om hier in een ander jaar aan deel te nemen. Enkele overige beurzen in 2010 die plaatsvinden en duurzaamheid centraal hebben staan en wellicht interessant zijn voor De Wijk van Morgen zijn de volgende; Econergie Op 4 en 5 februari 2010 vond Econergie 2010 plaats in de Passenger Terminal Amsterdam. Nederland maakt de komende jaren een omschakeling naar een duurzame energievoorziening. Energiebronnen als zon, wind en warmtekoude opslag worden steeds meer geïntegreerd in de stadsinfrastructuur. Econergie 2010 gaf strategisch en praktisch inzicht in de mogelijkheden van duurzame energieopwekking in de gebouwde omgeving. Vakbeurs milieu 2010 Van 12 tot 14 oktober 2010 zal in de Brabanthallen s’Hertogenbosch de eerste editie van de nationale beurs Milieu 2010 gehouden. In de ons omringde landen bestaan al jaren grote milieubeurzen terwijl de milieudruk in het dichtbevolkte Nederland in feite groter is. De beurs wordt ondersteund door een uitgebreide adviescommissie uit de sectore bestaande uit onder meer vertegenwoordigers van VVM en VLM, Agentschap NL, Milieu Centraal, TNO, Stichting Stimular, VKB en Stichting Urgenda. De organisatie verwacht tussen de 150 en 200 exposanten. Ook econergie vindt samen plaats met het congres SB10 maar is aan te raden voor een ander jaar.

9

Good! (Lelystad) Op 23, 24 en 25 April 2010 heeft voor de eerste keer Good! Lelystad plaats gevonden. Een spetterend, interactief en informatief Event waarbij duurzaam leven van alle kanten vanuit lifestyle belicht wordt. Van energiebesparing tot biologisch eten, van electrisch rijden tot isolatie; alles op een aantrekkelijke en positieve manier gepresenteerd. Het event zal werd georganiseerd op het bekende Bataviaterrein. Good! Lelystad is een interactieve en pro‐actieve consumentenbeurs, met een business2government2business component waar ondernemers, bestuurders en organisaties met elkaar in contact komen, kennis uitwisselen, netwerken uitbreiden, en vooral zaken doen! Voor ondernemers dé kans om deel te nemen aan het duurzame netwerk en één van de bedrijven te zijn die nu en in de toekomst een belangrijke rol zullen spelen in de snel groeiende duurzame sector. In drie dagen ontmoet u specifiek geïnteresseerde consumenten én bestuurders, ondernemers, projectontwikkelaars, architecten en andere beslissers op regionaal en nationaal niveau. Ook dit is voor volgend jaar een evenement dat interessant kan zijn voor De Wijk van Morgen.

10

Bijlagen

1. Evenementenagenda 2010 Intern en extern 2. Draaiboek van de eerste steenlegging van het eerste gebouw 09.09.09 3. Evaluatie 09.09.09 4. Draaiboek van Sleutels naar een Duurzame Toekomst op 22‐01‐2010 5. Evaluatie 22‐01‐2010

11

Bijlage 1. Evenementenagenda intern en extern 2010

Januari 2010 Datum 7 januari 22 januari

Evenement Limburgse dag van de duurzaamheid Congres duurzaamheid loont Evenement Sleutels naar een Duurzame Toekomst. Bezoek provinciale staten aan de Wijk van Morgen.

Intern of extern georganiseerd? Extern

Locatie Kerkrade

Intern

Avantis

Intern

Avantis

Evenement Studiemiddag 1 “Integral design approach for sustainable buildings” Bezoek Arcus college aan De Wijk van Morgen. Studiemiddag 2 “Sustainable energy and energyconcepts”

Intern of extern georganiseerd? Intern

Locatie Hogeschool Zuyd Heerlen Avantis

Intern

Hogeschool Zuyd Heerlen

13 maart

Evenement Opendag Hogeschool Zuyd Heerlen

Intern of extern georganiseerd? Extern (Hszuyd)

18 maart

Gas Terra transitie jaarprijs

Extern

23 maart

SEE Award

Extern

Locatie Hogeschool Zuyd Heerlen Madurodam, Den Haag

26 maart

Solar car rally

Extern (arcus)

Avantis

Evenement Presentatie van Ina Sofian over vastgoed. Eindgesprek met de Russische studenten Bouw Beurs, Building Holland (geen deelname) Dag van de nieuwe energie

Intern of extern georganiseerd? Intern Intern Extern

Locatie Avantis Avantis Amsterdam RAI

Extern (Hszuyd)

Open universiteit Heerlen

29 januari Februari 2010 Datum 12 februari 23 februari 26 februari

Intern

Maart 2010 Datum

April 2010 Datum 13 April 15 April 13 tot 15 april 21 april

12

Mei 2010 Datum 27 Mei

Evenement Bezoek van Rijkswaterstaat aan de Wijk

Intern of extern georganiseerd? Intern

Locatie Avantis

Evenement Limburgs Mooiste

Intern of extern georganiseerd? Extern

Locatie Parkstad Limburg, start en finish op Avantis Avantis Amsterdam RAI Hogeschool Zuyd Heerlen Avantis

Juni 2010 Datum 5 juni

Juni Hoogste punt eerste gebouw 8 tot 10 juni Provada 10 juni Infomarkt

26 juni

18 juni

Juli 2010 Datum

Intern Extern Extern (HsZuyd)

Evenement voor eindpresentaties van de Intern Russische stagiaires van De Wijk van Morgen. Sleutels naar een duurzame toekomst (3) Evenement voor eindpresentaties van de Intern Nederlandse stagiaires van De Wijk van Morgen. Sleutels naar een duurzame toekomst (2)

Evenement

Augustus 2010 Evenement Datum September 2010 Datum Evenement

Avantis

Intern of extern georganiseerd?

Locatie


Locatie


Locatie

13

Oktober Evenement Datum 10 oktober (10.10.10)

11 tot 13 oktober 13 en 14 oktober November

Nationale dag van de duurzaamheid. Welkomstreceptie vanuit het SB10 congres gehouden bij de Wijk van Morgen, eerste steenlegging van het tweede gebouw Eco/nnect SB10 congres Bedrijven contact dagen

Intern of extern georganiseerd? Extern (HsZuyd)

Locatie Avantis

Intern

Maastricht, Aken, Luik Mecc, Maastricht

Extern

Evenement 6 november Opendag Hogeschool Zuyd

Intern of extern georganiseerd? Extern (Hszuyd)

November

Kennis in bedrijf

Extern (Hszuyd)

Evenement


Datum

Locatie Hogeschool Zuyd Heerlen Hogeschool Zuyd Heerlen

December Datum

Locatie

14

Bijlage 2. Draaiboek van de eerste steenlegging van het eerste gebouw 09.09.09

De eerste steenlegging

De wijk van morgen 9 september 2009

15

Inhoudsopgave 1. Programma 2. Planning • Centipedes gebouw • Buiten • Oplaadstation • Bouwplaats 3. Aankomsttijden 4. Vertrektijden 5. Veiligheid 6. Portofoonindeling 7. Catering 8. Parkeren 9. Telefoonlijst organisatie 10. Telefoonlijst studenten 11. Telefoonlijst deelnemers informatiestand 12. Telefoonlijst workshops 13. Telefoonlijst deelnemers duurzame voertuigen 14. Telefoonlijst leveranciers 15. Plattegronden en tekeningen

16

1. Programma De eerste steenlegging van de Wijk van Morgen zal plaatsvinden op woensdag 9 september 2009. Deze dag vangt aan om 14.00u en zal voor genodigden tot 18.00u duren. Voor overige bezoeker is deze dag om 17.00u afgelopen. Tijdens deze dag is er van alles te doen. Zo is er tussen 14.00u en 18.00u een informatiemarkt waar partners van de Wijk van Morgen hun bedrijf zullen presenteren. Dit vindt plaats op de eerste verdieping van het Centipedes gebouw van het Arcus College. Tevens vinden er tussen 14.00u en 15.00u op deze locatie enkele presentaties gehouden worden over de Wijk van Morgen en met name over het ontwerp en de bouw van het eerste huis. Voor de basisscholen die zich op hebben gegeven vindt op deze locatie enkele keren een workshop plaats. Deze zal beginnen op 3 verschillende tijden (14.00u, 14.40u en 15.20u). Tijdens deze workshop zullen de kinderen zelf een zonne‐energie auto in elkaar zetten.

Buiten zullen er tussen 14.00u en 16.00u enkele workshops gegeven worden. Zo staat het Herle College met 4 karts op u te wachten om deze karts, met hun hulp, in elkaar te zetten er mee te rijden en hem vervolgens weer uit elkaar te halen. U kunt een waterzuivering in elkaar zetten, een windmolen bouwen of samen met de kunstenaar Kasper Konigs een interieur bouwen van bamboe. Verder staat het eXplorion klaar om samen met u een ei te koken met zonne energie, de zon te bekijken door een sterrenkijker, een foto van de zon te maken en de zon te bestuderen d.m.v. een zonnewijzer. Het Discovery centrum Continium zal deze middag samen met u zonne energie opwekken met vruchtensappen en kunt u zien hoe een propeller aan wordt gedreven door zonne energie.

Natuurlijk is er ook voor de tieners onder ons een leuke workshop. Marion van der Kleij organiseert deze dag 2 keer een workshop over het project limburg 2030. Deze zal plaatsvinden in een lokaal op de 1e verdieping van het Centipedes gebouw.

Tussen 14.00u en 15.00u staat er aan de zijkant van het Centipedes gebouw een stoet met duurzame voertuigen. Hier kunt u informatie krijgen over deze voertuigen en een rondrit maken.

Om 15.00u zullen de genodigden arriveren. Na het ontvangst van deze groep zullen ze om 15.15u plaats nemen in de duurzame voertuigen. Om 15.30u zal de stoet van duurzame voertuigen een tweetal rondjes rijden en eindigen bij het nieuwe oplaadstation. Het eerste en het laatste voertuig zullen hier ontvangen worden door de directeur van Avantis Dhr. Sijben en opgeladen worden.

Het officiele startsein van de wijk van morgen begint om 16.00u en vindt plaats op de locatie waar het 1e gebouw gerealiseerd gaat worden. Als eerste zal de directeur van “De Wijk van Morgen” Gabriël Bergmans een korte toespraak geven. Hierna is er een korte spreekgelegenheid voor de 2 hoogwaardigheidsbekleders die aanwezig zullen zijn.

Rond 16.30 vindt de officiële handeling van de eerste steenlegging van “De Wijk van Morgen” plaats. Deze zal het begin van het grondwerk zijn. Tien man zullen allen met een schop beginnen te graven. Dit wordt verricht door notabelen en studenten van verschillende onderwijsinstellingen met bijbehorend speciale effecten (confetti kanon). Ludo Kockelkorn zal gedurende de handeling tekst en uitleg geven.

Na deze officiële handeling zullen de 3 woningcorporaties Hestia, Wonen Limburg en Woonpunt met de directeur van De Wijk van Morgen, de heer Gabriël Bergmans een intentieverklaring m.b.t. exploitatie gebouwen tekenen.

Deze dag zal afgesloten worden met een netwerkborrel op de 1e verdieping van het Centipedes gebouw waar de genodigden tot 18.00u kunnen netwerken en informatie op kunnen doen bij de informatiestands van de deelnemende partners van de Wijk van Morgen.

17

2. Planning Locatie: 1e verdieping Centipedes gebouw Tijd: 14.00 – 18.00 14.20– 14.30 14.30 – 14.45 14.45 – 15.00 15.00 – 15.15 15.15 – 15.30 14.00 – 14.40 14.40 – 15.20 15.20 – 16.00 14.00 – 14.40 14.40 – 15.20 17.00 ‐‐18.00 17.15 – 17.20 17.20 – 17.40 17.40 – 18.00

Wat: Bedrijvenmarkt Film over de wijk van morgen Presentatie over het ontwerp van het 1e gebouw Presentatie over de planning van het 1e gebouw Presentatie over de nieuwbouw op het Arcus College Presentatie Tebodin: duurzaam ontwerpen Workshop; het maken van een zonne energie auto.

Voor: geïnteresseerden geïnteresseerden geïnteresseerden

geïnteresseerden Deelnemende basisscholen

Tebodin Enkele studenten van Hogeschool Zuyd

Workshop Limburg 2030

middelbare scholieren

Marion van der Kleij

netwerkborrel Winaar gebouw 2 bekendmaken Demonstratie 2e gebouw Presentatie over het project Kerkrade west

genodigden genodigden genodigden genodigden

Dhr Schroën Ontwerpers 2e gebouw Hestia

geïnteresseerden geïnteresseerden

Wie: 15 partners van de wijk van morgen Rob Winthagen Addo Frins en Kaj Segers. De ontwerpers van het 1e gebouw. Een 4 tal HBO studenten van Hoge school Zuyd Arcus College

18

Locatie: Op de weg aan de voorkant van het Centipedes gebouw: Tijd: Wat: Voor: Wie: 14.00 ‐ 15.00 bezichtigen van duurzame voertuigen Geïnteresseerden 15 scholen en bedrijven die bezig zijn met duurzame voertuigen 15.15 – 15.30 Instappen genodigden in duurzame Genodigden 15 scholen en bedrijven die bezig zijn met duurzame voertuigen voertuigen 15.30 – 15.45 Rondrit duurzame voertuigen Genodigden 15 scholen en bedrijven die bezig zijn met duurzame voertuigen 17.00 ‐ 18.00 rondrit maken in duurzame voertuigen Geïnteresseerden 15 scholen en bedrijven die bezig zijn met duurzame voertuigen Locatie: Op het grasveld aan de zijkant van het Centipedes gebouw Tijd: Wat: Voor: Wie: 14.00 – 15.45 Het in elkaar zetten van een kart, een rondrit maken en het uit elkaar Geïnteresseerden Het Herle college halen van de kart 14.00 Het maken van een waterzuivering Geïnteresseerden Richard Zeelen 14.40 15.20 14.00 Het maken van een windmolen Geïnteresseerden Luc Alleleyn 14.40 15.20 14.00 – 15.45 Duurzame meubels maken van Bamboe Middelbare scholieren Kasper Konigs 14.00 – 15.45 Een ei koken met zonne energie geïnteresseerden eXplorion 14.00 – 15.45 Met een zonnewijzer worden de bewegingen van de zon waargenomen Geïnteresseerden eXplorion 14.00 – 15.45 De zon bestuderen met een sterrenkijker Geïnteresseerden eXplorion 14.00 – 15.45 Je eigen zonnefoto maken Kinderen eXplorion 14.00 – 15.45 Zonne energie opwekken d.m.v. vruchtensappen Geïnteresseerden Discovery centrum Continium 14.00 ‐ 15.45 Een propeller laten draaien d.m.v. zonne energie geïnteresseerden Discovery centrum Continium

19

Locatie: Bij de stoet duurzame voertuigen aan de zijkant van het Centipedes gebouw Tijd: Wat: 15.45 ‐ 16.00 Opening nieuwe oplaadstation van Avantis. 2 voertuigen zullen hier opgeladen worden. René Seijben kondigt sprekers aan.

Locatie: Bij het bouwterrein aan de voorkant van het Centipedes gebouw Tijd: Wat: 16.00 – 16.15 3 personen spreken

Voor: geïnteresseerden

16.15 ‐ 16.30

Officiele handeling. 10 pers beginnen te graven

geïnteresseerden

16.30 – 16.40

3 woningbouwcorporaties tekenen een intentieverklaring m.b.t. exploitatie gebouwen Intentieverklaring bouwbedrijven Slot en met genodigden naar binnen lopen

geïnteresseerden

16.40 – 16.50 16.50 ‐17.00

geïnteresseerden Genodigden

Voor: Geïnteresseerden

Wie: Dhr. Seijben, Dhr. Dr. Asmuth, Keith Morrison (Directeur Romec).

Wie: topambtenaar VROM, gedeputeerde Limburg, Wethouder Heerlen 2 studenten Arcus, 2 studenten Zuyd, 2 studenten Herle, Dhr Kersten, Mw. Tieman, Wethouder Heerlen en dhr van Rosmalen Hestia groep, Wonen Limburg, Woonpunt en Dhr Bergmans 5 directeuren en Dhr Bergmans

20

3. Aankomsttijden: 8.00 Levering materialen Reflexion, D&D, Partyland 9.00 van Melick catering 10.00 Herle College met 4 Karts 10.00 – 13.00 Deelnemers duurzame voertuigen 10.00 – 12.00 Bedrijven voor informatiemarkt 13.00 Kasper Konigs en Marion van der Kleij 13.00 EHBO, Beveiliging, Verkeersregelaars 13.30 Leerlingen Herle College 4. Vertrektijden: 17.00 Kasper Konigs en Marion van der Kleij 18.00 – 20.30 Bedrijven voor informatiemarkt 18.00 – 21.00 van Melick catering 18.00 – 21.00 van Melick catering 18.00 Deelnemers duurzame voertuigen 18.30 Ophalen materialen Reflexion, D&D, Partyland 19.00 EHBO, Beveiliging, Verkeersregelaars 5. Veiligheid Bedrijf Aantal personen tijd Rode kruis Heerlen 4 13.00 – 19.00 Ger Wolters Verkeersregelaars 7 13.00 – 19.00 Bosec Security 3 13.00 – 19.00

6. Portofoonindeling portofoonnummer 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Wie Bart van Hooren Roland de Jong Ruben Soer Stefan Groeneveld Roland Pagen Adjel Soer Rob Winthagen Mark Adams Centrale Post (Elina Best)

21

7. Catering De Catering wordt verzorgt door cateringsbedrijf van Melick. Deze komen vanaf 8.30u opbouwen en hebben van 18.00u tot 21.00u om op te ruimen. Van Melick zorgt zelf voor personeel, eten, drinken, tafels en aankleding. 8. Parkeren Er zullen 4 vip parkeerplaatsen aanwezig zijn. Deze zijn bedoeld voor de 2 hoogwaardigheidbekleders Mevrouw de Wit en Dhr. Kersten en voor de heer Asmuth van Stawag en de directeur van het VROM. De overige bezoekers en genodigden kunnen parkeren op het afgezette grasveld aan de achterkant van het Centipedes gebouw. De verkeersregelaars hebben op enkele punten de weg afgesloten, zodat de stoet met duurzame voertuigen ongestoord kunnen rijden. In de bijlage staan de punten aangegeven. De medewerkers van het WTC worden door de verkeersregelaars doorgelaten. De Bushalte bij het Centipedes gebouw is buiten gebruik deze dag.

22

9. Telefoonlijst organisatie Naam: Ludo Kockelkorn Rob Winthagen Fiedel van der Hijden Elina Best Sarah Faye Carla Zegers Rene Seijben Sabine Keiner Karina Ratejec Bart van Hooren Sierk Janssen Mark Adams Nino Mossa 10. Telefoonlijst studenten Naam: Kaya Grussendorf Luc Alleleyn Tom Lemans Richard Zeelen Sebastian Fischer

Organisatie: Hogeschool Zuyd Projectassistent De wijk van Morgen Abraxas Abraxas Abraxas Stagiaire Hogeschool Zuyd Avantis GOB Avantis GOB Hogeschool Zuyd Abraxas PPM Events Stagiaire Hogeschool Zuyd DJ

Afdeling: workshop Workshop Workshop workshop workshop

Afdeling: Organisatie Organisatie Organisatie Organisatie Organisatie Organisatie Organisatie Marketing Marketing Techniek Techniek Beveiliging DJ

Telefoonnummer: 06 12 99 78 18 06 46 06 16 05 06 41 87 24 58 06 404 64 416 06 12 78 17 00 06 10 33 04 04 06 54 94 77 24 004916096342480 045 400 65 07 06 41 87 24 57 06 53 74 37 42 06 12 39 59 96 06 38 32 55 88

Telefoonnummer 06 53 45 90 78 06 57 59 38 72 06 34 28 50 57 06 22 06 55 45 + 49 1714661630

23

11. Telefoonlijst deelnemers informatiestand Bedrijf Hogeschool Zuyd (2 stands) Herle college Arcus college Avantis PRC Zuid SenterNovem Gubbelsbouw Laudy Bouw Knoors bouw Jongen SWV Hestia Media Mens Tebodin EGRR 12. Telefoonlijst workshops Discovery centrum Continium Explorion Student Student Student Student

Contactpersoon Rob Winthagen Amin Elouzghari Marcel Theelen Sabine Keiner Gabriel Bergmans Femke Jacobs Marc Pasmans Martijn Elders Harry Knoors Mevr. Winters Audrey Beekman Luuk Rothkrantz Bram Krekels Mariska van Dalen Sofye Asllani

Telefoonnummer 06 46 06 16 05 06 27 32 01 27 06 10 48 67 23 045 568 81 12 045 568 81 12 030 214 71 82 043 457 15 46 046 451 69 33 06 53 38 09 99 045 570 02 00 045 524 50 60 045 533 94 94 046 400 86 16 06 16 58 28 81 06 34 45 10 93

Harry Slechtriem Jan‐Willem Soeren Marion van der Kleij Kasper Konigs Kaya Grussendorf Luc Alleleyn Tom Lemans Richard Zeelen

045 567 08 09 045 563 01 01 06 22 49 76 54 06 19 24 80 92 06 53 45 90 78 06 57 59 38 72 06 34 28 50 57 06 22 06 55 45

24

13. Telefoonlijst deelnemers duurzame voertuigen Bedrijf voertuig Herle college Buggie SOIOS sunshutlle Dura Car Quicc Enexis Golf Variant Evisol Thorr Evisol Renault Clio Discovery centrum 2 Twikes Continium Gemeente Kerkrade Elektrische scooter Hagen Hogeschool Zuyd

Kewet Audi City E1 Volkswagen Golf Citroen Berlingo Toyota Prius Citroen Saxo Saxo The Think

Contactpersoon Amin Elouzghari Jan van Haaren Cor Knabben Dannij Geldtmeijer G. Puts G. Puts Dhr. Meijers/Nico Hanneman

Telefoonnummer 06 27 32 01 27 06 53 78 55 68 06 54 38 68 82 06 527 160 23 0475 48 69 55 0475 48 69 55 045 567 08 09

06 48 13 27 42 / 045 567 65 19 Carlo Markulis / Thomas Muller 0049 24 04 677 77 89 Johannes Henkens 0049 24 04 677 77 89 Stephan Nagel 0049 24 04 677 77 89 Edwin Steenbakkers 0049 24 04 677 77 89 Leon Grutterke 0049 24 04 677 77 89 Heribert Lenzen 0049 24 04 677 77 89 GGF Bemd Dossing 0049 24 04 677 77 89 Ludo Kockelkorn 06 12 99 78 18

Plaats in stoet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

25

14. Telefoonlijst leveranciers Bastiaans autorent D&D Verhuur Reflexion evenemententechniek Ger Wolters verkeersregelaars Rode kruis Heerlen Bosec security Partyland Verhuur BV Rohan Firewirks International Politie Brandweer Heerlen GGD Ziekenhuis Heerlen Gemeente Heerlen

045 572 41 41 045 53 50 622 06 50 24 14 84 06 29 60 31 14 06 16 78 02 29 045 544 14 48 045 572 86 87 045 531 86 93 0900 8844 045 56 04 900 045 573 23 00 045 576 66 66 045 56 050 40

26

15. Plattegronden en tekeningen

Presentatie Ruimte

Stands

27

28

29

Bijlage 3. Evaluatie 09.09.09 Verbeterpunten - Zorg ervoor dat de mensen ontvangen worden op het evenement! Wanneer de mensen aankomen kunnen ze aangesproken worden en een informatieboekje overhandigd krijgen. Ook kan hier dan verwezen worden naar de verschillende activiteiten die er aanwezig zijn. Ook over de gehele dag is het beter om enkele personen te laten fungeren als informatiepunt. - Buiten dat er personen aanwezig zijn die aan de bezoekers informatie kunnen verschaffen, is het ook nodig om meer bewegwijzering aan te geven. Met verwijzingen naar de activiteiten toe, dus naar de presentatiezaal, de workshops en de expositie (waar mensen echt gewoon langs af liepen) - Zorg voor een duidelijke planning van de dag met daarin welke activiteit, hoelaat, waar plaatsvindt. - De aankleding van de zaal waar de presentaties en de bedrijvenmarkt gehouden werd was niet mooi. Het was een saaie grijze ruimte, die overigens ook niet schoon was. - Verder was de indeling van de zaal niet optimaal. Wij zouden er niet voor kiezen om tussen de presentatieruimte en de ruimte waar de bedrijvenmarkt was de workshop voor kinderen te zetten. Je kunt op deze manier niet goed zien of er presentatie bezig zijn, het was op deze manier erg in een hoekje gestopt. - Er was ook geen aankondiging voor de film van morgen, en deze hebben de mensen daarom ook volledig gemist. - Er was geen water geregeld voor de sprekers of de dj buiten. Hier was geen persoon voor aangewezen om dit te doen. - Er werd geen gebruik gemaakt van badges wat het erg lastig maakt om te netwerken. En bovendien zou het handig zijn geweest om te weten wie van de organisatie is, om daar eventueel vragen aan te stellen. (wanneer je dus geen gebruik maakt van “informatie‐ personen” - Het programma lag niet op schema, wat erg storend is op bepaalde aspecten. Bijvoorbeeld als er mensen staan te wachten om in de elektrische auto’s te kunnen rijden omdat daar een bepaalde tijd voor is aangegeven maar niet gebeurd. - Het was goed dat er 4 personen voor EHBO aanwezig was, maar het was beter geweest als ze de 4 personen over de gehele locatie verdeeld hadden. Bijvoorbeeld 2 binnen in de presentatieruimte en 2 buiten. Niet alle 4 buiten op 1 punt. - De dj was totaal verkeerd geplaatst in het evenement! Hij stond geheel achterdoor in het veld waar de bezoekers maar 1 uur over de hele dag waren, en in dat uur werd alleen maar gesproken waardoor hij alleen na afloop 1 nummer heeft kunnen draaien wat men hoorde toen ze terug naar binnen liepen. Dit punt was zeer slecht georganiseerd. - Verder had er buiten ook de gelegenheid moeten zijn om wat te drinken te krijgen. Het was een warme dag en als je buiten wat wilde drinken moest je enkele trappen op om het te halen.

30

Inzet studenten Een belangrijk aspect en verbeterpunt is de inzet van studenten, en wel op vele aspecten. - De organisatie kan gedaan worden door studenten en hoeft niet uitbesteedt te worden, dit scheelt een hoop geld! - Er kunnen studenten ingezet worden om de bezoekers te ontvangen en om ze over de gehele dag te voorzien van informatie. Hierdoor ontstaat er voor de mensen geen verwarring over de planning of de locatie waar ze moeten zijn. - De catering kan worden gedaan door studenten! Duurzaam Zorg ervoor dat alles duurzaam is! Geen plastic door de lucht schieten! Verzin daar dan een creatieve, duurzame oplossing voor (bijvoorbeeld blaadjes van bomen wegschieten) Het is duurzaam, anders dan andere en er zal daarom langer over gepraat worden.

Suggesties voor andere evenementen Voorbeelden uit de praktijk ‐ Een belangrijk persoon van het gebouw legt symbolisch het laatste stuk materiaal waardoor het dan het hoogste punt is. ‐ Er word een vlag op het gebouw geplaatst. ‐ Borrel met de betrokken personen. Suggesties Meer jongeren trekken

‐ een vorm van een wedstrijd vooraf onder studenten, winnaar word op het evenement pas bekend gemaakt. (bijvoorbeeld het verzinnen van het evenement erna, wanneer het eerste gebouw af is) ‐ het in de avond laten doorgaan met een dj, waardoor het meer een feestavond wordt. ‐ leuke activiteiten ? Activiteiten ? Duurzaam !

-

Wellicht geen activiteiten zoals workshops deze keer. Niet zoveel presentaties als de vorige keer. 1 activiteit waar iedereen tegelijk aan mee doet! Quiz over duurzaamheid, waar je een prijs mee kan winnen?

31

Bijlage 4. Draaiboek Sleutels naar een Duurzame Toekomst 22‐01‐2010

Draaiboek “Sleutels naar een duurzame toekomst” De Wijk van Morgen

Datum ; 21‐01‐2010 Maud Romeijn

32

Inhoudsopgave

Inleiding 1. Doel/Projectmissie 2. Doelgroep 3. Plaats/parkeerplaatsen 4.Personeel 5.Promotie 6.Logistiek 7.Catering 8. Draaiboek Bijlagen 1: Offerte Heuvelland Catering

33

Inleiding: Dit is het draaiboek voor het evenement “Sleutels naar een duurzame toekomst”. De Wijk van Morgen; Energiezuinig bouwen op Avantis”, is een project dat door de Expertisecentra Gebouwde Omgeving en Technology & Design met medewerking van Avantis GOB NV en Ecofys in het voorjaar van 2007 is gestart. Een uniek project, dat in samenwerking tussen bedrijfsleven en onderwijsinstellingen, een voorbeeld wil stellen hoe een wijk er in de nabije toekomst uit kan zien. Hiermee wordt een uitdagende en inspirerende omgeving gecreëerd voor alle betrokken partijen. Op 22 januari 2010 vindt dit evenement plaats voor studenten, maar ook door studenten. Stagiaire Maud Romeijn en de studenten van Commercieel management Carla Zegers en Sibylle Royen hebben de opdracht gekregen om de opzet voor dit evenement op te zetten. Op dit moment (vanaf midden november) zullen Yoram Moonen, Alieke Odekerken en Marly van Overveld zich bezig houden met de realisatie van het evenement. De dag staat in het teken van: ‘Sleutels naar een duurzame toekomst’. Deze ‘sleutel’ bestaat uit een aantal ‘producten’ in de vorm van verslagen/opdrachten die door de studenten tijdens de stageperiode zijn uitgevoerd. Thema’s die hierbij aan bod komen zijn; beheer & exploitatie in De Wijk van Morgen, (duurzame) facilities in De Wijk van Morgen en de marketing rondom De Wijk van Morgen. Producten die worden gerealiseerd tijdens de stageperiode zijn; een omgevingsanalyse, een meerjaren onderhoudsbegroting, een exploitatie begroting, een marketingplan en de nieuwe brochure van De Wijk van Morgen. Om belanghebbenden te informeren over de voortgang van De Wijk van Morgen en de rollen die de studenten daarin spelen wordt deze dag georganiseerd. Tevens behoort deze dag tot de afsluiting van de stageperiode voor een aantal studenten van de Hogeschool Zuyd die hier momenteel stage lopen. Dit evenement vindt plaats op het Avantis bedrijventerrein, met als specifieke locatie het bouwterrein van het project en de kantoorruimte van De Wijk van Morgen. Dit draaiboek zal antwoord geven op verschillende vragen en zal fungeren als handleiding voor de weg tot het evenement, tijdens het evenement en de nazorg van het evenement.

34

1. Doel / Projectmissie. Evenementenaanleiding: Dit evenement van De Wijk van Morgen zal geheel georganiseerd worden door studenten. De studenten die aan het project meewerken zullen centraal staan. Dit wordt gevierd met een feestelijk programma op het bedrijventerrein Avantis European Science and Business Park in Heerlen/Aken. Het evenement vindt plaats op vrijdag 22 januari en zal duren van 15.00 uur tot 18.00 uur. Voor deze datum is gekozen omdat de meeste studenten/ stagiaires hierna stoppen met de opdrachten die ze uitvoeren voor De Wijk van Morgen en dit een mooie gelegenheid is om hun werk te presenteren. Doelstelling evenement: Het doel van het evenement is om door middel van een goedlopend en goed georganiseerd evenement, de studenten die werken aan het project “De Wijk van Morgen”, in het daglicht te zetten. Dit om familieleden, vrienden en docenten te laten zien waar zij mee bezig zijn en wat zij bereikt hebben. Maar natuurlijk ook laten zien hoeveel studenten er op verschillende manieren meewerken aan het project. Met deze redenen worden natuurlijk ook de partners van De Wijk van Morgen uitgenodigd. Probleemstelling: Het draaiboek zal antwoord geven op de volgende probleemstelling: ‐ Hoe organiseer je een evenement dat geheel door studenten is uitgevoerd waarbij ook alleen de studenten in de belangstelling staan, maar wat ook interessant is voor partners en andere betrokkenen.

2. Doelgroep. De belangrijkste doelgroep zijn alle studenten die mee hebben gewerkt aan het project De wijk van Morgen. Deze zullen allemaal een uitnodiging ontvangen. Een aantal van deze studenten zullen door middel van presentaties in de belangstelling worden gezet. Deze studenten mogen twee introducés uitnodigen in de vorm van familieleden, vrienden en kennissen. Verder worden ook de docenten die de projecten begeleiden, uitgenodigd. De partners van de Wijk van Morgen worden uitgenodigd. De organisatie van de Wijk van Morgen wordt natuurlijk uitgenodigd om te zien hoe het evenement verloopt en om te luisteren naar de presentaties van de studenten. Verder is de bewuste keuze gemaakt om bij dit evenement geen pers of potentiële klanten (bedrijven) uit te nodigen. Dit zal bij het evenement ‘Het hoogste Punt’ wel aan bod komen.

35

3. Plaats van vestiging en Parkeerplaatsen Het evenement vindt plaats op Avantis Science and Business Park met als locatie het Centipedes gebouw, het kantoorcomplex van De Wijk van Morgen. Hier bevindt zich ook de parkeerplaats. Parkeerplaatsen: Bezoekers zullen voor het grootste gedeelte met eigen vervoer naar de plaats van bestemming komen. Aangezien het een bouwkavel in ontwikkeling is, zijn hier nog geen parkeerplaatsen aanwezig. Aangenomen wordt dat er ongeveer 50 personen met de auto zullen komen, hiervoor is het grasveld tegenover het Centipedes gebouw een goede parkeerplaats. Deze parkeerplaats zal met lint worden afgezet .

4. Personeel Een van de doelstellingen van het project is om een leeromgeving te creëren voor studenten. Om deze doelstelling tegemoet te komen worden er studenten vanuit de meewerkende scholen ingezet. Studenten die aan het evenement “Sleutel naar duurzame toekomst” meewerken zijn: ‐ Catering: Tweedejaarsstudenten Hogeschool Zuyd ‐ Organisatie/aanspreekpunten : Stagiaire Maud Romeijn en studenten die EVM1 volgen; Yoram Moonen, Alieke Odekerken en Marly van Overveld; ‐ Presentaties: studenten die stage lopen bij de Wijk van Morgen; ‐ Geluid: Yoram Moonen voor de installatie en beheer. Verder zal er personeel aanwezig zijn voor: ‐ BHV (gebouwgebonden) ‐ Stand‐by voor Techniek ‐ De catering

5. Promotie De uitnodigingen zijn digitaal naar de genodigden verstuurd. Ze kunnen zich voor dit evenement aanmelden via de website www.dewijkvanmorgen.nl. Door de inschrijvingen goed te verwerken en een deelnemerslijst te maken word er geregistreerd hoeveel personen het evenement komen bezoeken. Als blijkt dat sommige doelgroepen achterblijven in de inschrijving wordt er een ‘ belronde’ georganiseerd om het evenement nogmaals onder de aandacht te brengen.

6. Logistiek Er zullen diverse materialen gehaald moeten worden. De stoelen zijn reeds aanwezig op de locatie. De staantafels + tafelrokken worden gereserveerd via Mw. Remmel van Hogeschool Zuyd. De tafels en tafelrokken kunnen ’s ochtends (22‐01‐2010) worden opgehaald op Hogeschool Zuyd. Deze zullen getransporteerd worden naar de locatie, door Rob Winthagen.

36

7. Catering De catering zou in eerste instantie worden verzorgd door het Arcus College faculteit Horeca &Toerisme. Helaas bleek dit niet (meer) mogelijk, omdat Arcus College de catering niet verzorgt voor externe partijen. Hierna is er contact gezocht met Heuvelland Catering. De offerte hiervan vindt u terug in bijlage 1. Hierna is besloten om de catering volledig te laten verzorgen door Heuvelland Catering. Bij catering wordt er gedacht aan: (Opening) Koffie/ thee Vlaai (Tijdens de rondleiding) Warme chocolademelk (Naborrel) Hapjes (ongeveer 3 per persoon) Fris Bier Koffie/ thee Ook worden hiervoor alle attributen gehuurd zoals kopjes, schotels, vlaaibordjes, vorkjes, lepeltjes, koffiezet apparaat en benodigdheden voor de warme chocolademelk. Tenslotte wordt alles ongewassen geretourneerd.

n wordt gerekend *Aantal aanwezigen

37

8. Draaiboek Vooraf Wat Concept bedenken

Wie voert uit Stagiaire Maud Romeijn en studenten

Wanneer Oktober 2009

Presentaties regelen

Stagiaire Maud Romeijn

November 2009

Locatie reserveren en personeel over dit evenement inlichten

Marly van Overveld

November 2009

Catering regelen

Alieke Odekerken

November/dece mber 2009

Studenten filmopnamen laten maken en sleutels maken

Yoram Moonen


Materialen regelen (statafels, tafelrokken,

Marly van Overveld


Waarom Om steeds een vernieuwend evenement neer te zetten waarbij de doelgroep en doelstellingen op elkaar zijn afgestemd. De studenten motiveren om een presentatie te geven over hun eigen opdracht m.b.t de Wijk van Morgen. Om voorbereidingen te treffen en om een locatie te reserveren dicht bij het bouwterrein. Dit in een vroeg stadium zodat het personeel dat in het gebouw werkt hier rekening mee kan houden. Tijdig contact opnemen met een cateraar. De catering zal volledig verzorgd worden door Heuvelland Catering. Tijdig contact opnemen met Arcus, vragen of KTM studenten filmopnames kunnen maken. De afdeling Techniek van Hogeschool Zuyd zal sleutels maken, zodat er aan het einde van het evenement een presentje kan worden uitgereikt aan de deelnemers. Tijdig regelen bij Hogeschool Zuyd of elders, zodat er voor de deelnemers

Welke middelen n.v.t

n.v.t

n.v.t

Fris, bier, koffie/thee, warme chocolademelk, vlaai, hapjes.

Filmmateriaal, presentjes (sleutels).

Statafels, tafelrokken, stoelen, geluid: microfoon + speakers).

38

geluid)

Presentatie materialen regelen (beamer, laptop etc.)

Stagiaire Maud Romeijn en studenten

December 2009

Uitnodigingen versturen/ aanmeldingen bijhouden

Rob Winthagen, stagiaire Maud Romeijn

Deadline 20‐11‐2009

Muziek regelen

Maud Romeijn

22‐01‐2010

Het maken van de Maud Romeijn sleutelmapjes om de cd’s in te doen.

22‐01‐2010

In orde maken presentjes stagiaires en Sabine Keiner

Ludo Kockelkorn/ 22‐01‐2010 Maud Romeijn

gelegenheid is om te zitten. Het geluid is nodig zodat het mogelijk is om muziek te draaien tijdens de naborrel. Omdat er presentaties gehouden zullen worden tijdens het evenement zal er een beamer, een projectiescherm, en een computer geregeld moeten worden. Er zal tijdig via mail een uitnodiging verstuurd worden. De studenten zullen zelf de uitnodigingen digitaal doorsturen naar familie en kennissen die ze willen uitnodigen. Hierbij zullen natuurlijk ook de aanmeldingen bijgehouden worden zodat de organisatie weet hoeveel bezoekers er zullen komen (ook i.v.m. het reserveren van de locatie). Tijdens de netwerkborrel zal er muziek worden afgespeeld. Tijdens het evenement zullen de verslagen van de studenten in sleutelvorm ingeleverd worden. Iets leuks kunnen meegeven aan de stagiaires die hebben gepresenteerd en aan Sabine Keiner die 22‐01 afscheid neemt.

Beamer, projectiescherm, een computer.

Digitale uitnodiging

Cd en muziekinstallatie

Verslagen studenten, cd’s, sleutelmapjes

5 Kussens.

39

Het evenement Tijd 09.00 uur

Wat Aanwezig zijn op Hogeschool Zuyd

09.00 – 10.00 uur

Het verzamelen en ophalen van tafels, tafelrokken en stoelen

10.15 uur

Tweedejaarsstudenten aanwezig zijn op Hogeschool Zuyd Vervoeren van materialen

10.00 – 10.30 uur

10.30

Briefing tweedejaarsstudenten

Voor

Uitvoerders Maud Romeijn, Yoram Moonen, Alieke Odekerken, Marly van Overveld en tweedejaarsstudenten. Rob Winthagen, Maud Romeijn, Yoram Moonen, Alieke Odekerken, Marly van Overveld en studenten.

Rob Winthagen, Maud Romeijn Yoram Moonen, Alieke Odekerken, Marly van Overveld en tweedejaarsstudenten. Tweedejaars‐ Maud Romeijn studenten

Waarom Om de voorbereidingen goed uit te kunnen voeren.

Welke middelen

Omdat er statafels aanwezig moeten zijn bij het evenement. De statafels moeten de studenten zelf bij elkaar verzamelen en ophalen bij Hogeschool Zuyd, omdat de tafels de avond ervoor nog gebruikt worden. Ook moeten deze tafels en de stoelen vervoerd worden.

Om de benodigde middelen op tijd op de locatie te hebben

Bus van Rob Winthagen

Om de tweedejaars‐ studenten in te lichten over wat zij de hele dag moeten doen.

40

10.30 – 14.00 uur

Inrichten van de zaal, verdere voorbereidingen treffen

Genodigden

Maud Romeijn, Yoram Moonen, Alieke Odekerken, Marly van Overveld en studenten.

De zaal zal mooi aangekleed worden met statafels, tafelrokken en posters van de studenten. Ook zal de apparatuur voor de presentaties zal opgezet moeten worden. Zodat alle catering voorzieningen op tijd geregeld zijn.

13.00 uur

Cateraar ontvangen

Genodigden

Alieke Odekerken

15.00 uur

Ontvangst van genodigden in de lobby

Genodigden

Maud Romeijn, Yoram Moonen, Alieke Odekerken, Marly van Overveld en studenten.

Om de genodigden te ontvangen

15.00 ‐ 15.15 uur

Het nuttigen van een drankje

Genodigden

Studenten

Netwerken

Koffie/thee/fris

15.15 uur

Welkomstwoord en presentatie Genodigden over eventmanagement

Maud Romeijn

Microfoon.

15.30‐ 15.45 uur

Presentatie Daniel Winzen over Genodigden beheer en exploitatie

Daniel Winzen

Om de aanwezigen welkom te heten en het programma toe te lichten. Om deze student de kans te geven om zijn uitvoerend werk te presenteren.

Beamer, projectiescherm, een computer, een microfoon, statafels, tafelrokken, stoelen , decoratie en posters van studenten.

Tafels, cateraar brengt kopjes/schotels, glazen, drank, hapjes enz. Programmaboekje

Microfoon, beamer, computer en projectiescherm

41

15.45 – 16.00 uur

Presentatie Jody van Dooren over duurzame facilities

Genodigden

Jody van Dooren

Om deze student de kans te geven om haar uitvoerend werk te presenteren.

Microfoon, beamer, computer en projectiescherm

16.00 – 16.45 uur

Rondleiding over het bouwterrein, geleid door Wout Kiccken. Warme chocolademelk.

Genodigden Genodigden

Wout Kiccken De tweede studenten zorgen voor het serveren van de warme chocolademelk

Om deze student de kans te geven om over zijn uitvoerend werk te vertellen. Om een gezellige sfeer te creëren.

Microfoon Warme chocolademelk

16.45 – 17.00 uur

‐ Uitreiking van de (verslag) sleutels ‐ Uitreiking sleutels ‐ presentjes (kussens) uitreiken

Maud Romeijn Marly,Alieke,Yoram Ludo Kockelkorn

Om een leuk aandenken ‐ 5 verslagen aan de dag te hebben ‐70 sleutels ‐ 5 kussens

17.00 – 17.15 uur

Intentie overeenkomst installatiebedrijven

Gabriel Bergmans Bezoekers Presentatoren en Sabine Keiner Genodigden

17.15 uur

Dankwoord door directeur Gabriël Bergmans

Genodigden

Gabriël Bergmans

Men danken voor hun komst

Microfoon

42

17.20 ‐ 18.00

18.00 uur

Netwerkborrel met fingerfood en muziek Afsluiting

Genodigden

Studenten

Leuke informele afsluiting

Eten en drinken

Genodigden

Maud Romeijn

Achteraf Wat Zaal opruimen Materialen terug brengen

Wie voert uit Maud Romeijn en studenten Maud Romeijn en studenten

Wanneer 22‐01‐2010 18.00 – 20.00 uur 22‐01‐2010 18.00 – 20.00 uur

Waarom Om de zaal weer terug in originele staat te brengen. Om ze aan de eigenaar terug te geven

Welke middelen Poetsmiddelen Bus

43

Bijlage 1. Offerte Heuvelland Catering 2. Uitnodiging 3. Plan van aanpak

45

Bijlage 1: Offerte Heuvelland Catering

Aan EVM 2- E, Wijk van morgen, Snelius 8 Avantis Heerlen

Hub. Ortmansstraat 24 6286 EA Partij-Wittem Tel. 043 4502515 Fax. 043 4503900 www.heuvellandcatering.nl [email protected]

Partij‐Wittem Geachte heer/mevrouw, Bij dezen laten wij U de offerte toekomen betreffende de catering op vrijdag 22 januari ’10. In de offerte hebben wij alles opgenomen zoals gevraagd. Mochten er nog vragen of onduidelijkheden zijn dan vernemen wij die graag van U. Voor de diverse buffetten kunt U terecht op onze website onder www.heuvellandcatering.nl Hopende U met de bijgevoegde offerte van dienst te kunnen zijn verblijven wij Met vriendelijke groet, Ruud & Angelique Meertens Heuvellandcatering

46

Locatie : Aantal personen : Datum levering : Tijdstip levering : Keuze buffet : Telefoon:

Snelius 8 Avantis 80 Vrijdag 22 januari 2010 14.00 uur feest van 15.00 uur t/m 18.00 uur Divers volgens opgave Rob Winthagen.

Opening • Koffie en Thee (wordt kant en klaar aangeleverd) • Melk en suiker • Kop en schotel inclusief lepeltje • Diverse soorten vlaai. • Vlaschotels/ vlascheppen • Dessertbordjes inclusief vorkjes Rondleiding • Warme chocolademelk • Bekers ( Wij zullen de melk warm meenemen en gebruiken chocoladespoons om chocomel mee te maken.) Zijn chocoladeblokken aan een stokje die in de melk smelten • Hotpots om de melk in warm te houden Naborrel • Hapjes bestaande uit (3 stuks per persoon) Prikkers: blokjes kaas* blokjes cervelaatworst* Indische gehaktballetjes* rolletjes ham met monchoucreme* blokjes hausmacherleverworst Luxe bittergarnituur: Toast met diverse lekkernij belegd! Bestaande uit:* stukjes franse kaas* stukjes forelfilet* plakjes gerookte schotse zalm* stukjes ijsselmeerpalingfilet* stukjes maatjesharing deze worden allemaal fleurig afgegarneerd!! • Glaswerk bier en frisdrank • Kop en schotel/ lepeltje • Melk en suiker diverse soorten thee 47

• Koffiemachine waar ook tevens thee uit gezet kan worden • Frisdrank bestaande uit cola, jus Orange, spa rood en spa blauw • Bier bestaande uit flesjes chataux Neubourg (blauw luxe flesje bier van gulpener) • Opener voor flesjes bier Prijs bedraagt € 730.40 Hierin is inbegrepen alles zoals vernoemd in offerte (servies, glaswerk enz.) Afwas totaal Voor de naborrel berekenen wij de frisdrank en bier per verbruikt flesje koffie en thee naar aantal kopjes. Prijs bedraagt Cola fles € 2.00 Jus fles € 2.98 Spa rood en blauw fles € 1.50 Bier flesje € 1.75 Alle vernoemde prijzen in de offerte zijn inclusief B.T.W

48

49

Intern van Extern van het jaar 2010

Recommend Documents