Integriteitscode WBO Wonen 1 februari 2012
Inhoudsopgave
Blz. Inhoudsopgave
1
Voorwoord
2
Waarom, wat, voor wie, de integriteitscode
3
Richtlijn 1: Omgaan met elkaar
4
Richtlijn 2: Omgaan met bedrijfsmiddelen
5
Richtlijn 3: Omgaan met klanten
6
Richtlijn 4: Omgaan met relaties
7
Genomen maatregelen
9
Voorwoord
Integriteit staat hoog op de agenda binnen de sector woningcorporaties. Ook WBO kiest voor integriteit en onderschrijft daarmee het belang daarvan. Door deze integriteitscode maken wij onze uitgangspunten rond integriteit duidelijk. Wij beseffen dat deze code niet alle situaties kan ondervangen. Dilemma’s rond integriteit kunnen zich altijd voordoen. Bij twijfel, niet doen is de stelregel die wij hanteren voor onze omgang met integriteit. Een code draagt bij aan integer gedrag als deze leeft onder alle medewerkers. Hoewel de code niet tot stand is gekomen na een interne discussie over integriteit waaraan alle medewerkers aan mee hebben gedaan, is het wel de bedoeling de code zorgvuldig te implementeren en onder de aandacht te houden. Vanuit het management zal er daarom regelmatig aandacht aan het thema integriteit en aan de code besteed worden. Ook tijdens afdelingsoverleggen en functioneringsgesprekken zal integriteit aan de orde gesteld worden. De integriteitscode geldt voor iedereen binnen WBO Wonen. Dit betekent dat wij collega’s, leidinggevenden, de directie en de Raad van Commissarissen kunnen aanspreken op gedrag dat niet in lijn is met de code. Directie, managementteam en de Raad van Commissarissen zijn zich bewust van het afbreukrisico dat gepaard gaat met integriteitsschendingen. Door een voorbeeldfunctie te vervullen op het gebied van integriteit onderstrepen zij het belang daarvan. Wij hebben interne richtlijnen opgesteld vanuit het oogpunt van integriteit, waarin staat aangegeven wat wij gewenst en ongewenst gedrag vinden. Verder bestaat nog de afzonderlijke regeling Gedragscode waarvan de Klokkenluiderregeling, het Internet- en e-mailprotocol en de regeling Nevenwerkzaamheden deel uitmaken. Wij zijn ervan overtuigd dat wij met deze code en het levend houden hiervan een goede basis hebben gelegd om integriteit binnen onze organisatie te waarborgen.
H.H.J. Tossaint Directeur-bestuurder WBO Wonen
Waarom een integriteitsbeleid?
Woningcorporaties hebben een belangrijke maatschappelijke taak: het zorgen voor goede huisvesting primair voor de lagere inkomensgroepen. Dat vraagt om professionaliteit, betrouwbaarheid en integriteit van de organisatie. Als wij dit naar onze klanten willen uitstralen, zullen wij ook intern zo moeten handelen. De invoering van deze code vloeit mede voort uit de in 2006 van kracht geworden Governancecode Woningcorporaties (Aedes). Wat is integriteit? Integriteit is een eigenschap van personen én van organisaties. Het betekent dat wij: besef hebben van waarden en normen; respect en oog hebben voor de belangen van anderen; onkreukbaar zijn: wij geven waarden niet zo maar op als dat toevallig goed uitkomt; consistent en transparant zijn: wij doen wat wij zeggen en zeggen wat wij doen. Voor wie geldt het integriteitsbeleid? Deze integriteitscode geldt voor iedereen die optreedt namens WBO. Wij verwachten dus niet alleen van onze medewerkers, directieleden en Raad van Commissarissen, maar ook van onze Joyin vrijwilligers en bedrijven en instanties die gelieerd zijn aan of werken in opdracht van WBO, dat zij in lijn met de code handelen. Leveranciers, bedrijven en vrijwilligers die in opdracht van ons werken, zullen wij apart informeren. Zij worden geacht van de inhoud van de integriteitscode op de hoogte te zijn en weten dus aan welke afspraken en gedragsregels wij hen zullen houden. De Integriteitscode Deze integriteitscode is geen dichtgetimmerd en uitputtend reglement. Er staat niet over elk onderwerp precies in wat wel en wat niet mag. Dat kan en moet ook niet. In de code staan wel enkele voor WBO belangrijke richtlijnen. In de kernwaarden van WBO wonen staat: combineer ambitie met verantwoordelijkheid. Dit betekent dat onze medewerkers de ruimte krijgen om zelf besluiten te nemen in rechtstreeks contact met de mensen waar het om gaat. Daarbij past niet een veelheid aan regels, wel een eigen verantwoordelijkheid en professionaliteit van medewerkers. De integriteitscode is daarbij een hulpmiddel. De integriteitscode richt zich op vier hoofdgebieden: omgaan met elkaar: hoe gaan wij om met onze collega’s?; omgaan met bedrijfsmiddelen; omgaan met klanten; omgaan met relaties.
Richtlijn 1: Omgaan met elkaar
Open communiceren Open en direct communiceren hoort bij integer handelen. Door het bespreken van dilemma’s ontstaat een omgeving waar normen en waarden worden gedeeld. Door meer met elkaar te delen kan ongewenst gedrag worden opgemerkt of voorkomen. Transparantie en betrokkenheid Wij zijn transparant. Daarbij is lef nodig. Wij vragen van onszelf om het lef te hebben om op te komen voor de eigen mening. Daarbij bestaat er binnen onze organisatie ruimte om fouten te bespreken en daar van te leren. We zijn betrokken in de omgang met elkaar. Wij geven aan wat beter kan in onze organisatie. De effectiviteit van onze organisatie valt of staat met de betrokkenheid van de medewerkers. Respectvolle omgang We praten mét elkaar, niet óver elkaar. We mogen van elkaar verwachten dat we open staan voor opbouwende kritiek. Ook het management en directie zijn toegankelijk voor iedere werknemer. We gaan respectvol met elkaar om, ongeacht afkomst, sekse, religie of levensovertuiging. Betrouwbaarheid WBO wil een betrouwbare werkgever zijn. Openheid wordt gewaardeerd. Dit betekent dat iedereen vrij is om zonder nadelige consequenties zijn mening te geven. Daarnaast mag van leidinggevenden worden verwacht dat zij geconstateerde problemen aanpakken. Aanspreken We spreken elkaar aan op ongewenst of niet integer gedrag. Dat is misschien niet altijd gemakkelijk, maar ongewenst gedrag kan op een afdeling de sfeer negatief beïnvloeden. Het kan irritatie opwekken. Daarom praten we mét elkaar en niet óver elkaar. Lukt dit niet dan kunnen medewerkers terecht bij hun leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon. WBO heeft een regeling ingesteld om de vertrouwelijkheid en een juiste afhandeling te waarborgen. De volledige regeling is te vinden in de Klokkenluiderregeling van WBO.
Richtlijn 2: Omgaan met bedrijfsmiddelen
Scheiding werk & privé We kennen een algemene stelregel als het gaat om het doen van privézaken tijdens werktijd: privé en werk dienen in balans te zijn. Dit betekent dat het geen probleem is als een medewerker overdag privézaken regelt, als dit enkel onder werktijd mogelijk is. De tijd die dit kost compenseren we dan door die tijd in te halen. Een goede balans betekent ook dat het werk niet te lijden heeft onder privéactiviteiten. Indien het regelen van privézaken past binnen de algemene stelregel dienen medewerkers ervoor te zorgen dat dit collega’s niet stoort. Telefoon, internet en e-mail Internet en e-mail zijn beschikbaar gesteld aan medewerkers om hun functie uit te oefenen. Privégebruik van deze voorzieningen is incidenteel mogelijk. Onbeperkt en onfatsoenlijk gebruik van internet wordt niet getolereerd. Het is verboden om internetsites te bezoeken of e-mails te verspreiden die dreigend, seksueel intimiderend, pornografisch, racistisch of daarmee gelijk te stellen uitingen bevatten. Ook voor het gebruik van social media zijn afspraken gemaakt. Medewerkers moeten zich realiseren dat alles wat geplaatst wordt eigen verantwoordelijkheid is. Er moet afgegaan worden op eigen beoordelingsvermogen en eigen logica en bij twijfel moet geen bericht geplaatst worden. Bij twijfel kan advies aan een MT-lid gevraagd worden. De volledige regeling met betrekking tot het gebruik van internet, e-mail en social media is terug te vinden in het Internet- en e-mailprotocol van WBO. Onder werktijd bellen voor privédoeleinden is beperkt toegestaan. Hierbij geldt de regel dat het telefoongesprek niet kan worden uitgesteld tot na werktijd en de duur van het gesprek zo kort mogelijk wordt gehouden. Privé gebruik bedrijfsmiddelen Bepaalde bedrijfsmiddelen, zoals de verhuisaanhanger en het kopieerapparaat, kunnen in overleg in beperkte mate voor privédoeleinden worden gebruikt.
Richtlijn 3: Omgaan met klanten
Respectvolle omgang We zijn betrokken bij onze klanten en streven naar een hoge klanttevredenheid. We behandelen klanten met respect. We houden hierbij de stelregel aan: “We behandelen onze klanten zoals we zelf ook behandeld wensen te worden”. Vanzelfsprekend komen wij afspraken na. Wij stellen ons actief en meedenkend op richting huurders en woningzoekenden. We zijn ons ervan bewust dat ons gedrag van invloed is op het imago van WBO. Een gelijke en respectvolle behandeling is ons uitgangspunt bij het beoordelen van verzoeken van klanten. We begrijpen dat familie of vrienden soms van ons verwachten dat wij voorrang verlenen voor een woning. Wij leggen dan uit dat wij iedereen gelijke kansen bieden en daarom niemand voorrang zullen verlenen. Bij twijfel over de regels of mogelijkheden overleggen we met onze leidinggevende. De stelregel hierbij is dat de uiteindelijke keuze publiekelijk te verantwoorden moet zijn. Informatie en vertrouwelijkheid Klanten verstrekken in vertrouwen informatie aan WBO. Het is onze taak om betrouwbaar en verantwoord met deze informatie om te gaan, zowel moreel als juridisch. Dit laatste komt voort uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Wij respecteren de privacy van onze klanten. We vertellen thuis dus niet met naam en toenaam over hen. We gebruiken de informatie alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. Om vertrouwelijkheid te waarborgen is het van belang dat we de gegevens goed beheren. Goed beheer betekent onder andere dat gegevens niet op plekken te vinden zijn die voor iedereen toegankelijk zijn. Vanuit het oogpunt van vertrouwelijkheid streven wij naar een ‘clean desk’. WBO deelt informatie met professionals van maatschappelijke organisaties. Dit gebeurt na instemming van de klant en indien het uitwisselen van informatie bijdraagt aan het oplossen van de problemen van de klanten. Geschenken & uitnodigingen Het gebeurt weleens dat een klant uit dankbaarheid voor gedane werkzaamheden een klein geschenk aanbiedt. Dit kan gebeuren na een reparatie of het toewijzen van een woning. Het uitgangspunt is dat wij worden betaald om klanten goed te helpen. Daar is geen extra beloning voor nodig. Uit beleefdheid kunnen wij zeer beperkt ingaan op een presentje van klanten. De stelregel is dat wij enkel een aanbod bij klanten thuis uit beleefdheid accepteren dat direct kan worden geconsumeerd (koffie, taartpunt). Een geschenk dat bij de balie wordt gebracht kan uit beleefdheid worden geaccepteerd als dit gedeeld kan worden met de collega’s.
Richtlijn 4: Omgaan met relaties WBO streeft naar duurzame samenwerkingsrelaties. Als betrouwbare en transparante organisatie willen wij onafhankelijk blijven. Het is goed om te beseffen dat voor zakenrelaties een goede relatie met WBO van belang is. Aanbieders investeren in een goede relatie met ons als doel om in de toekomst door ons te worden ingeschakeld. Vanuit het oogpunt van een goede relatie zijn veel aanbieders er toe geneigd om medewerkers desgevraagd of ongevraagd te bevoordelen door middel van kortingen, geschenken of uitnodigingen. Geschenken & uitnodigingen Door het accepteren van uitnodigingen en geschenken kan onze onafhankelijkheid in gevaar komen. Wat in eerste instantie een aardig gebaar lijkt, kan zich later tegen ons keren. Het gaat hierbij niet alleen om uitnodigingen of geschenken die daadwerkelijk onze beoordeling beïnvloeden, maar ook om die gevallen waarbij anderen kunnen denken dat wij worden beïnvloed. Een leverancier kan denken dat wij voor een concurrent kiezen omdat deze ons heeft uitgenodigd voor een dagje uit. De uitgangspunten van WBO met betrekking tot uitnodigingen zijn terughoudendheid en openheid. We vragen ons voor het accepteren van een uitnodiging af of er afhankelijkheid of de schijn van afhankelijkheid kan ontstaan. We melden de uitnodiging bij de manager van de afdeling die dit registreert en maandelijks een overzicht verstrekt aan het MT. We blijven als organisatie onafhankelijk. Het uitgangspunt bij het accepteren van geschenken van relaties is dat het geschenk bescheiden is, passend bij de situatie moet zijn en de leidinggevende er geen bezwaar tegen heeft. Indien dit niet het geval is weigeren we het aanbod. Bij twijfel, of als we in verlegenheid gebracht worden, vragen we altijd toestemming onze leidinggevende voordat we een uitnodiging of geschenk accepteren. Geschenken met een tegenwaarde van meer dan € 50,- worden in elk geval gemeld aan de leidinggevende. Wij geven zakenrelaties aan dat wij geen kerstpakketten verwachten. Alle kerstpakketten die wij nog ontvangen verloten wij onder medewerkers. Dit geldt ook voor kerstpakketten die wij thuis ontvangen. Aanbestedings- en inkoopbeleid Wij hanteren het ook op onze website gepubliceerde aanbestedings- en inkoopbeleid. En zorgen ervoor dat dit altijd transparant navolgbaar is. Het aanbestedingsbeleid is een onderdeel van ons integriteitsbeleid en gepubliceerd op onze website. Fraude en steekpenningen Frauduleus handelen wordt niet getolereerd. Evenmin als het aannemen van steekpenningen. In de bestaande werkprocessen van WBO wordt de mogelijkheid om frauduleus te handelen zoveel mogelijk beperkt.
Privé zaken doen Met betrekking tot het privé zaken doen met zakenrelaties van WBO geldt de vuistregel dat we werk en privé strikt gescheiden houden. WBO verwacht van de medewerkers dat zij bij het doen van privézaken geen gebruik maken van hun functie. De enige uitzondering hierop is de bestaande regeling ‘Inkoop materialen’ die opgenomen is in het personeelshandboek. Medewerkers kunnen hierdoor korting krijgen bij een aantal leveranciers van WBO. Hiervoor moeten medewerkers zich bij de leveranciers identificeren door middel van het ontvangen WBO pasje. Verder kunnen er kortingen verkregen worden voor rioolontstopping bij RRS, cv-onderhoud bij GEAS en verzekeringsarrangementen bij Rabobank en Zilveren Kruis Achmea. Wij voorkomen dat we in verlegenheid worden gebracht over een overeenkomst met een zakenrelatie. Wij overleggen met onze leidinggevende wanneer we twijfelen, of sprake is (van de schijn) van bevoordeling. Ook zonder twijfel zijn we open over zaken die we privé doen met zakenrelaties. Nevenactiviteiten WBO staat positief tegenover maatschappelijk actieve medewerkers. We voorkomen dat nevenactiviteiten ons in een belangenconflict kunnen brengen met onze functie binnen WBO. De volledige regeling met betrekking tot nevenactiviteiten te vinden in de Regeling nevenwerkzaamheden van WBO. Sponsoring WBO voelt zich betrokken bij de samenleving en zet zich daar ook voor in. Vanuit die visie sponsort WBO activiteiten en instellingen. Sponsoring zal vooral betrekking hebben op doelen die voor iedereen bereikbaar zijn en die te maken hebben met maatschappij, cultuur en sport. De te sponsoren activiteiten moeten bij voorkeur een relatie hebben met leefbaarheid van buurten en wijken en bij voorkeur gericht zijn op (een deel van) de doelgroepen van beleid. Daarnaast moeten de te sponsoren activiteiten bij voorkeur van belang zijn voor en/of een duidelijke bijdrage leveren aan de sociale samenhang in buurten en wijken. Door sponsoring mogen geen belangenconflicten ontstaan. Periodiek verantwoorden we onze sponsoractiviteiten. (Buitenlandse) reizen Op uitnodiging door bv. leveranciers en stakeholders kunnen we deelnemen aan (buitenlandse) reizen. Deelname moet goed zijn voor onze ontwikkeling, persoonlijk of voor de organisatie. De met deze reizen gepaard gaande kosten nemen we voor eigen rekening. In ons jaarverslag verantwoorden we de reizen waaraan deelgenomen is.
Genomen maatregelen
Iedere medewerker zal zelf voelen wanneer grenzen van integriteit naderen of worden overschreden. Even belangrijk is echter dat binnen de organisatie deze grenzen door alle medewerkers hetzelfde worden beleefd. Van WBO mag worden verwacht dat zij haar medewerkers hierbij helpt door een samenstelling van duidelijke maatregelen. De volgende maatregelen zijn bij WBO genomen: Er is een integriteitsbeleid vastgesteld, met duidelijke uitgangspunten en een expliciete omschrijving van de afwegingen die gemaakt behoren te worden. Het integriteitsbeleid beleid is verspreid onder alle medewerkers, gepubliceerd op de website en wordt regelmatig onder de aandacht gebracht van medewerkers, leveranciers en samenwerkingspartners. Er worden risico- en fraudeanalyses verricht. Door te onderzoeken waar de bedreigingen voor het integer handelen het grootst zijn, kan de bewaking het effectiefst worden vorm gegeven. Hier ligt een taak voor de controlling medewerkers, terwijl steekproefsgewijs een extern gestuurde analyse een noodzakelijke aanvulling vormt. Het scannen en aanpassen van procedures. (Checks and balances). Procedures zijn altijd zo ingericht dat bij besluiten of handelingen waarbij een grote waarde in het spel is, altijd meerdere medewerkers een essentiële bijdrage leveren, waarbij ieder verantwoordelijk is voor het integer verlopen van de handeling of de besluitvorming. Integriteit heeft een duidelijke plaats in het wervingsbeleid. Aan potentiële medewerkers wordt duidelijk gemaakt hoe er op dit terrein bij WBO wordt gewerkt. Ook bij de screening van de kandidaten krijgt dit aspect aandacht. Altijd worden referenties nagetrokken en wordt dit aspect expliciet aan de orde gesteld. De in het curriculum vitae genoemde opleidingen en diploma’s worden altijd bij de daartoe bevoegde instanties op echtheid getoetst. Het vragen om een bewijs van goed gedrag (officieel: Verklaring Omtrent Gedrag) is opgenomen in de wervingsprocedure. In het introductiebeleid heeft integriteit een vaste plaats. Zowel tijdens de eerste kennismaking met WBO als tijdens de introductiedagen komt het integriteitsbeleid nadrukkelijk aan de orde. In het werkoverleg worden integriteitsdilemma’s regelmatig uitgesproken. Zo wordt er gewerkt aan een gemeenschappelijk normbesef. Bij WBO zijn vertrouwenspersonen aangesteld. Met deze vertrouwenspersonen kan iedere medewerker een gesprek hebben over zaken die zijn eigen integriteit betreffen of die van een collega. Alleen als de betrokken medewerker hierin toestemt, wordt er verder actie ondernomen. Om de benaderbaarheid van de vertrouwenspersonen zo groot mogelijk te maken, wordt gewerkt met twee vertrouwenspersonen. Elke medewerker kan echter die vertrouwenspersoon benaderen, die hij zelf kiest. Er is een klokkenluidersregeling. Medewerkers die misstanden aan het licht brengen, kunnen rekenen op een bijzondere bescherming, zodat zij niet zelf slachtoffer worden van het melden ervan.
In het risicomanagement van WBO is een risico-inventarisatie voor zakenpartners opgenomen. Een belangrijk risico is de ‘onbekende’ contractspartij. Uitgangspunt is dat bij ‘onbekende’ contractspartijen een zorgvuldige toetsing plaatsvindt of deze aan de te stellen eisen voldoet. In het reglement procuratie en mandatering is opgenomen dat er bij vastgoedtransacties een check op waardeverloop bij het kadaster plaatsvindt. De Raad van Commissarissen heeft voor het bestuur transactielimieten vastgesteld. Deze zijn opgenomen in het reglement procuratie en Mandatering WBO Wonen.
