Integratie
Een boekje open over open source ERP Lineke Sneller
THEMA FINANCIËLE SOFTWARE
Een boekje o Den over open source ERP Er z i j n vele E R P - s y s t e m e n die met behulp van open source worden o n t w i k k e l d . Organisaties die open source ERP w i l l e n implementeren staan voor t w e e strategische k e u z e s : hoe zit het met de continuïteit en wie gaat het systeem onderhouden? ,* • • ——
:
Dit artikel is een bewerking van hoofdstuk 10 uit het Basisboek ERP, dat onlangs door de auteur is gepubliceerd.
Wat is open source software? Open source software is software waarvan de broncode wordt meegeleverd. Hierdoor kan de software zonder beperkingen bestudeerd, verbeterd, aangepast en verder verspreid worden. Het staat iedereen vrij het beste uit de software te halen zonder op enige wijze in het gebruik ervan beperkt te worden (Working Group on Libre Software 2000). Hiermee onderscheidt open source software zich van wat verder wordt genoemd gesloten software, die wordt geleverd in een binair formaat dat alleen voor computers leesbaar is en niet door mensen aangepast kan worden. Een belangrijk misverstand rondom open source is dat de software gratis zou zijn. Dit misverstand is ontstaan doordat in het Engels veelvuldig de term free software werd gebruikt voor open source software. Het woordje free heeft in het Engels meerdere betekenissen; free in relatie tot open source software moet gelezen worden als vrij toegankelijk, en niet als gratis. Er is wel open source software die gratis is, maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn; wel is bij open source software de broncode altijd vrij toegankelijk. De ontwikkelmethode van open source software wijkt sterk af van die van gesloten software. Gesloten software wordt veelal ontwikkeld onder centrale leiding, de toegang tot de broncode is beperkt tot een aangewezen groep softwareontwikkelaars, en kwaliteit wordt bereikt door een sterke scheiding van taken: specificatie van de software door ontwerpers, bouw door ontwikkelaars en testen door testers. Deze taken worden veelal na elkaar uitgevoerd. Open source software wordt ontwikkeld in zogenaamde communities, groepen ontwikkelaars die samen aan een project werken. De ontwikkelaars ontmoeten elkaar op open source hosting sites. Een van de bekendste sites is Sourceforge (2007); op deze site worden ruim 100.000 projecten gehost waaraan wordt gewerkt door meer dan een miljoen geregistreerde ontwikkelaars. Aan open source software kan in beginsel iedereen specificeren, ontwikkelen, testen en debuggen, en deze activiteiten kunnen ook parallel uitgevoerd worden. Er is gezonde competitie tussen de deelnemers, wie de voordelen ziet van samenwerking kan synergie bereiken, wie het niet eens is met de gekozen richting of noodzakelijke functionaliteit mist kan een afgesplitst pad kiezen. Het blijkt dat ook deze manier van ontwikkeling leidt tot hoge kwaliteit software die snel ontwikkeld kan worden. De partijen die zich met open source bezighouden, waaronder individuen, overheden en kleine bedrijven, maar ook grote bedrijven als IBM en Apple, hebben nieuwe marktmodellen ontwikkeld om met open source hun brood te verdienen. Bedrijven kunnen uren van software ontwikkelaars ter beschikking stellen voor het bouwen van additionele functionaliteit aan bestaande software die zij zelf gebruiken. Daarnaast zijn er bedrijven die investeren in specialistische kennis van open source pakketten, zodat zij implementatiediensten aan kunnen bieden. Hardware-leveranciers financieren vaak de ontwikkeling van open source besturingssoftware voor hun producten: de beschikbaarheid van een open source driver voor bijvoorbeeld een printer of een pda kan de vraag naar deze hardware vergroten. Er zijn daarnaast vele producten en diensten denkbaar die aan de ontwikkeling van open source software gekoppeld kunnen worden,
Open s o u r c e ERP in een ziekenhuis Centre Hospitalier UniversitaireTivoli is het ziekenhuis van de stad La Louvière en de omgeving. Het ziekenhuis is in 1976 gebouwd en op het moment dat wij er kwamen was er een grondige renovatie aan de gang. Er zijn in het ziekenhuis ongeveer 500 bedden en er werken ongeveer 2000 mensen. Er zijn 750 werkplekken en onze contactpersoon Etienne Stanus geeft leiding over een afdeling van twaalf personen die alles wat automatisering betreft regelen. Het ziekenhuis heeft ook een eigen kleine ontwikkelafdeling. ERP implementatie 'Een paar jaar geleden was het nodig om een aantal applicaties te vervangen' vertelt Stanus. 'Er kwam een nieuw management hier in het ziekenhuis en ook vanwege nieuwe regels werden we gedwongen om onze ict-omgeving onder de loep te nemen. Voor een aantal processen, waaronder de verstrekking van medicaties, heb je in België maar keuze uit twee leveranciers, beide closed source oplossingen. Maar we wilden ook graag een nieuwe omgeving voor onze administratieve processen, facturatie en dergelijk. We hebben dus in de markt gekeken wat er geschikt voor ons zou zijn. Er waren twee aanbieders van een 'standaard oplossing', closed source bovendien en een aanbieder die ons een maatwerk oplossing offreerde die prijstechnisch zo interessant bleek, dat het t , _ _ . . . . _ , _ . . was dan een standaard oplossing. Die partij hebben we uiteraard uitgenodigd om ons dat voorstel toe te lichten,' glimlacht Stanus. 'Het bedrijf, genaamd Audaxis (www.audaxis.be), vertelde ons over Compiere. Ze vertelden ons dat Compiere al heel veel functionaliteiten bevatte die wij nodig hadden voor onze kernprocessen, Specifieke processen voor onze bedrijfsvoering zouden relatief makkelijk kunnen worden toegevoegd. En omdat Compiere geen licentiekosten heeft, konden we dat geld dus besteden aan maatwerk en een onderhoudscontract bij Audaxis en dan nog waren we goedkoper uit. Dus hebben we vrij snel besloten om hier mee verder te gaan. We hebben drie maanden de tijd genomen om de software aan te passen en te testen. Eigenlijk is dat best snel voor een ERP-implementatie. Compiere wordt nu al anderhalf jaar met grote tevredenheid gebruikt hier binnen de organisatie.' Bron: Koelstra [2007]
zoals boeken, tijdschriften of cursussen over open source. Er zijn echter ook open source ontwikkelaars die zonder financieel belang aan open source projecten meewerken, omdat zij voldoening halen uit het samenwerken met anderen en uit de wetenschap dat hun software door vele mensen gebruikt zal worden. De levensvatbaarheid van open source blijkt uit het feit dat in sommige markten open source producten marktleider zijn. Een goed voorbeeld is Apache: naar schatting draait
zestig procent van de websites wereldwijd op deze open source webserver (Fermont 2003). Andere voorbeelden van
dersteld is Compiere; een ander systeem dat al enkele jaren
succesvolle open source producten zijn MySQE, database software met vier miljoen gebruikers, en OpenOffice, de
TinyERP werd in 2005 als kanshebber gezien [Kuipers
bestaat is Fisterra. Voorzichtigheid blijft echter geboden:
Wat is enterprise resource planning?
2004], terwijl in 2007 alle websites over TinyERP dode links geven: de ontwikkelaars blijken een nieuwe naam te hebben gekozen. In 2007 had Openbravo de meest actieve community van alle open source ERP-systemen, maar niemand kan
Enterprise resource planning (ofwel ERP-) systemen zijn
voorspellen of dit over vijf jaar nog zo is.
open source suite voor kantoorautomatisering.
computerprogramma's die door bedrijven in vele bedrijfstakken worden gebruikt. ERP is een volwassen concept: het
bestaat al meer dan dertig jaar, en leveranciers als SAP en Oracle realiseren jaarlijks honderden miljoenen omzet in de ERP-markt. Tienduizenden bedrijven hebben ERP geïmplementeerd, en miljoenen mensen wereldwijd maken in hun dagelijks werk gebruik van ERP. ERP-systemen hebben twee belangrijke kenmerken: dataintegratie en best practices. Data-integratie betekent dat gegevens slechts één maal hoeven te worden ingevoerd, waarna ze in het hele bedrijf beschikbaar zijn. Er kan worden afgesproken wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de gegevens, en veelal kan het ERP-systeem
de gegevens automatisch bijhouden. Maar misschien nog belangrijker, het zoeken en verklaren van verschillen tussen
administraties kan stoppen en binnen het bedrijf kan worden uitgegaan van één gezamenlijke gegevensbron. Naast data-integratie is ondersteuning voor best practices een belangrijk kenmerk van ERP. Een best practice is een algemeen aanvaarde en door veel bedrijven ingevoerde werkwijze waarvan de waarde in de praktijk van de bedrijfsvoering is aangetoond. Moderne ERP-systemen ondersteunen vele best practices. Bedrijven die ERP gebruiken kunnen de best practices van het ERP-systeem in hun
bedrijfsvoering toepassen. Ze kunnen bij de invoering van ERP ofwel nieuwe best practices introduceren, ofwel de informatievoorziening van hun bestaande werkwijze door het ERP-systeem laten ondersteunen. Ook later, na de eerste ERP invoering kan de bedrijfsvoering steeds verder worden verbeterd door steeds verdergaand gebruik van best practices. Door verbeterde bedrijfsprocessen kunnen klantorders
sneller worden geleverd, of kan de productiecapaciteit in fabrieken beter worden benut wanneer productieorders sneller worden afgewikkeld. Zo kunnen best practices leiden tot hogere klanttevredenheid en productiviteit. Ook
financiële voordelen kunnen worden behaald Wanneer door betere processen de voorraden eindproduct, grondstoffen of onderhanden werk korter in het bedrijf zijn en er dus minder werkkapitaal nodig is. Open source ERP-systemen
De bekende ERP-leveranciers als SAP, Oracle en Baan leveren gesloten source ERP-systemen. Er zijn echter ook vele ERP-systemen die met behulp van open source worden ontwikkeld. In de categorie ERP op de eerder genoemde open source hosting site Sourceforge worden maar liefst 450 ERP open source systemen genoemd. In hoeverre deze systemen daadwerkelijk volwaardige ERP-systemen zijn, waarmee data-integratie en best practices te realiseren zijn, is op basis van alleen deze lijst moeilijk te beoordelen. Nog moeilijker is het te voorspellen welke systemen zullen overleven en welke slechts een tijdelijk bestaan zullen hebben. Een ERP-systeem waarvan de continuïteit algemeen wordt veron-
'Open source zou veel goedkoper zijn...' Een belangrijk verschil tussen open en gesloten ERPsystemen is de relatie met de ERP-leverancier. Bij een gesloten source systeem gaat de onderneming die ERP wil inzetten een relatie aan met een ERP-leverancier. De onderneming sluit een licentieovereenkomst af met deze leverancier, die het recht geeft een duidelijk afgebakend gebruik van de software te maken. De afbakening kan bijvoorbeeld zijn een aantal gebruikers of een aantal modules. Daarnaast sluit de onderneming over het algemeen een onderhoudsovereenkomst af, als tegenprestatie zorgt de leverancier voor aanpassing van het ERP-systeem aan wijzigingen in wet- en regelgeving, uitbreiding van de functionaliteit, en aanpassing aan technische vernieuwingen. Bij open source ERP is er geen verkoop- en marketingorganisatie voor de ontwikkelde software. Er bestaat niet als vanzelf een partij waarmee de onderneming een licentieovereenkomst en een onderhoudsovereenkomst af kan sluiten. Ook een formele releaseplanning past niet in de samenwerkingsvorm van open source, en er is niet bekend op welke IT-infrastructuur de software kan draaien. Dit kan een belemmering zijn voor het gebruik van open source producten door bedrijven en andere organisaties, omdat die gewend zijn aan de professionele verkoop- en marketingorganisaties van gesloten software. Een ander belangrijk verschil tussen open en gesloten source ERP is de toegang tot de broncode. Bij een gesloten source systeem heeft de onderneming in principe
geen toegang tot de broncode van het ERP-systeem. Kenmerkend voor open source is juist de onbeperkte toegang tot de source code van het systeem. Open source software is niet per definitie gratis, maar het gebruik van de software en van de source code mag nooit beperkt worden. Het voordeel hiervan is dat de werking van het systeem volledig transparant is: tot in details kan worden
bestudeerd hoe de software in elkaar zit, en waar nodig kan deze worden aangepast aan de eisen die de bedrijfsvoering stelt. Het aanpassen van de software heeft natuurlijk ook nadelen: het gebruik van best practices kan uit het oog worden verloren, en het onderhouden van software is een tijdrovende bezigheid. Vaak wordt nog een verschil tussen open en gesloten source
software genoemd. Open source zou veel goedkoper zijn, er zijn aan het gebruik van open source immers geen of weinig licentiekosten verbonden. In het geval van ERP is
het niet realistisch te veronderstellen dat met open source een enorme kostenbesparing kan worden waargemaakt ten opzicht van gesloten source. Weliswaar zijn de licentiekosten lager, maar deze maken slechts een klein deel, zo'n tien procent, van de totale kosten van de ERP-implementatie uit. Ook is niet ondenkbaar dat het onderhoud van een
open source systeem juist duurder is. Bij een gesloten source systeem moet rekening worden gehouden met jaarlijks onderhoudscontract van vijftien tot twintig procent van de licentiekosten; bij een open source systeem wordt dit vervangen door softwarebouw en -onderhoud, dat al gauw duurder kan zijn. Over de totale ERP-levenscyclus gemeten zullen de
kosten van open source ERP zeker niet enorm veel lager zijn dan die van gesloten source ERP. Strategische keuzes bij de implementatie van open source ERP-systemen
Organisaties die open source ERP overwegen te implementeren moeten in elk geval twee strategische keuzes maken die bij een gesloten source systeem niet van toepassing zijn. Allereerst moeten zij de continuïteit van het gekozen ERPsysteem beoordelen. Een ERP-implementatie duurt gemiddeld 18 maanden en een bedrijf gebruikt een eenmaal gekozen ERP-systeem over het algemeen zeven tot twaalf jaar. Bij een open source ERP-systeem bestaat een kans dat gedurende deze periode de ontwikkeling stilvalt en aanpassingen aan bijvoorbeeld wet- en regelgeving achterwege blijven. De continuïteit van het gekozen ERP-systeem is een belangrijk selectiecriterium, niet alleen aan het begin van een implementatie,
maar ook gedurende het gebruik van het systeem. De beoordeling van de continuïteit kan uitgevoerd worden aan de hand van twee belangrijke criteria: professionaliteit van de community en kritische massa van de user base. De professionaliteit van de community kan op de open source hosting sites worden gemonitord. Op deze sites wordt per open source project een groot aantal kengetallen bijgehouden; zie figuuf voor een voorbeeld voor het ERP-systeem Openbravo. Relevant in de figuur zijn vooral de aantallen openstaande
en opgeloste bugs, verzoeken om ondersteuning en wijzigingsverzoeken die onder tracker activity worden gerapporteerd. Andere informatie die beschikbaar is betreft het aantal geregistreerde ontwikkelaars en andere contactpersonen, en de IT-infrastructuur waarvan het systeem gebruik maakt. De informatie is eenvoudig te verkrijgen en geeft een goede momentopname van de professionaliteit en activiteit van de community.
Kritische massa van de user base is aanzienlijk moeilijker te meten. Precieze gegevens ontbreken, omdat de meeste open source ERP-systemen geen uitgebreide verkoop- of marketingorganisatie hebben en er ook geen registratie van licenties is. Ook andere gebruikelijke bronnen van informatie, zoals seminars, beurzen, referentiebezoeken en dergelijke zijn nauwelijks voorhanden. Een gegevensbron zou de website van de diverse systemen kunnen zijn, maar ook deze doen weinig mededelingen over de organisaties die het systeem daadwerkelijk gebruiken.
De tweede strategische keuze die gemaakt moet worden is de manier waarop de toegang tot de source code van het ERPsysteem zal worden benut. Er zijn twee aanpakken denkbaar. De eerste is het inzetten van het open source systeem als ware het een gesloten source systeem, door het vinden van een marktpartij die het open source systeem als een pakket wil opleveren en ook de source code onderhoudt. De tweede mogelijke aanpak is het actief gebruikmaken van de verschillen tussen open source en gesloten source ERP, door het zelf aanpassen en onderhouden van de broncode. Het voordeel van deze laatste strategie is flexibiliteit ten aanzien van organisatie-specifieke eisen. Het nadeel, zeker voor kleine bedrijven, is het feit dat de organisatie zelf software-ontwikkelaars in dienst zal moeten hebben. -C
Meer lezen
Fermont, H. (2003), Open source erp: actueel en goedkoop, Retrieved 13/03/2007, from www.computable.nl/artikel. jsp?id=1322253. Janssen Eok, R, M. Saes en P. Hoeken (2006), Open-source erp-initiatieven, Informatie, 48 (thema), 1-7. Koelstra, B. (2006), C.H.UTivoli La Louvière (B): Open Source software: Het wiel niet steeds opnieuw uitvinden!, Retrieved 13/03/2007, from www.ososs.nl/node/63471. Kuipers, H. (2004), Drie pilots bij de Rabobank - case Nog te vroeg voor OpenOffice. Informatie, 2004 (1), 1-3. Open Source Development Network Inc. (2008), Sourceforge.net: Project Statistics for Openbravo ERP. Retrieved 06/12/2008, from http://sourceforge.net/project/ stats/?group_id=l 62271 &ugn=openbravo&type=8onode= year. Open Source Development Network Inc. (2007), Sourceforge.net: Welcome to Sourceforge.net. Retrieved 13/03/2007, from sourceforge.net. Sneller, L. (2007), Basisboek ERP. Den Bosch: Uitgeverij Tutein Nolthenius. Working group on Eibre software (2000), Free software/Open source: Information Society Opportunities for Europe? (Version 1.2) Brussels: Information Society Directorate General of the European Commission.
