Instructie Arnhem Transfer voor relaties Versie 0.2 27.03.2012
Inleiding
[email protected] Dit e-mailadres is bedoeld om een beperkt aantal kleine bestanden aan de gemeente te sturen.
Arnhem Transfer Voor het ontvangen en versturen van veel of grote bestanden beschikt de gemeente Arnhem over de voorziening Arnhem Transfer. Met deze voorziening worden de beperkingen van het e-mailkanaal omzeild. Het aantal bijlagen en / of de omvang van de bijlagen kent bij
[email protected] beperkingen tot maximaal 50 Mb en maximaal 10 bijlagen. Arnhem Transfer kan vergeleken worden met voorzieningen als Yousendit of WeTransfer. Er zijn echter wel enkele specifieke verschillen. Arnhem Transfer wordt geregeld via een eigen server van de gemeente, zodat bestanden niet op onbekende buitenlandse servers terecht komen. In verband met de beveiliging is dit van belang. Tegen deze achtergrond kan ook niet zo maar vrijelijk door iedereen van Arnhem Transfer gebruik maken. Gebruikers zullen een toegang tot de voorziening moeten regelen dan wel toegang door een behandelend ambtenaar moeten krijgen. Met Arnhem Transfer kunnen in combinatie met het e-mailadres
[email protected] bestanden worden verstuurd en ontvangen. In deze instructie wordt ingegaan op de werking van Arnhem Transfer voor relaties, zoals aanvragers, vergunninghouders of hun adviseurs. Er wordt gestart met de situatie dat een relatie bestanden aan de gemeente wil sturen. Vervolgens wordt uiteengezet hoe bestanden gereed gezet door de gemeente door een relatie kunnen worden opgehaald. U kunt Arnhem Transfer bereiken via www.arnhem.nl/bestanden.
Spelregels Voor het gebruik van
[email protected] (in combinatie met de voorziening Arnhem Transfer) is het van belang dat een aantal spelregels in acht wordt genomen. De volgende bestandstypen worden gezien als officiële bij de aanvraag behorende bijlagen: o Foto’s: PNG en JPG o Scans: TIFF, JPG, PDF/A-1a, PDF/A-1b en PDF 1.4 o Officedocumenten: PDF/A-1a en PDF 1.4 o Tekeningen: PDF/X en PDF 1.4 Overige bestandstypen, zoals XLS, BIM, ODF worden gezien als bijlagen die achtergrondinformatie bevatten. Geef duidelijk aan op welke zaak de bestanden betrekking hebben door in het bericht zaaknummer, project en projectadres te noemen. Geef bestanden een zodanige naam dat duidelijk is waar het om gaat door bij voorkeur aan te geven: onderwerp, document- en / of versienummer en creatiedatum. Dien tekeningen groter dan A3 formaat als apart pdf bestand in. Dien geen losse digitale foto's in, maar laat hier een verzameling in één pdf bestand van maken. Dien tekeningen en berekeningen van een zelfde onderdeel altijd gelijk in. Zorg ervoor dat de bestanden geopend en geraadpleegd kunnen worden en niet hiertegen zijn beveiligd. Controleer de bestanden op eventuele beschadigingen. Zorg dat de bestanden zoveel in een zip bestand staan om down- en uploaden te vergemakkelijken. Zorg dat de bestanden “read only” zijn en geen layers bevatten.
Toelichting toezenden Stap 1: Ga naar www.arnhem.nl/bestanden. U klikt op de knop “Toezenden”
Stap 2: In het algemeen heeft u geen verzoekcode. U geeft daarom uw naam, organisatie en emailadres op en klikt vervolgens op de knop “Verzenden”
Stap 3: U ontvangt een mail met een link. Klik op de link of kopieer de link in een webbrowser.
Stap 4: Vul het volgende scherm in: Geef op voor wie de bestanden zijn. Voor de Wabo is dit standaard
[email protected]. Zet bij het korte bericht neer: zaaknummer, projectomschrijving en projectadres Voeg de te verzenden bestanden toe en houdt daarbij rekening met de eerder genoemde spelregels. Klik op knop “Versturen van bestanden”
Stap 5: U krijgt een samenvatting van de bestanden die u aan de gemeente hebt toegezonden.
Stap 6: U krijgt een bevestiging (indien aangevinkt bij stap 4) dat de bestanden door de geadresseerde zijn opgehaald.
Toelichting ophalen Stap 1: U ontvangt een mailtje van de gemeente met de mededeling dat bestanden voor uw gereed staan om opgehaald te worden.
Stap 2: Door op de link te klikken wordt ingelogd op Arnhem Transfer en verschijnt het scherm waar u de bestanden kunt downloaden. Als dit niet lukt kunt u ook gaan naar www.arnhem.nl/bestanden en daar de ‘Claim ID’ en ‘ Claim Passcode’ uit de mail invoeren.
