Instituut van Interne Auditoren – België vzw Huishoudelijk Reglement
1.
De Raad van Bestuur Conform art. 24 van de statuten heeft de Raad van Bestuur (RvB) de meest uitgebreide bevoegdheden. Hij is verantwoordelijk voor de uitwerking van de toekomstvisie en te volgen strategie, zoals bepaald door de Algemene Vergadering. Hij dient op de Algemene Vergadering voorstellen in om de vooropgestelde doelstellingen te realiseren of eventueel bij te sturen.
Om de vooropgestelde doelstellingen nauwgezet op te volgen worden hiervoor in de loop van het jaar regelmatig vergaderingen gehouden.
Jaarlijks rapporteert hij aan de Algemene Vergadering de activiteiten van de vereniging, de bereikte resultaten en het jaarverslag en legt tevens het budget voor volgend jaar ter goedkeuring voor.
De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het Dagelijks Bestuur en bepaalt hiervan het werkingskader. Hij verstrekt hiertoe de nodige opdrachten en ontvangt regelmatig een voortgangsrapportering van het Dagelijks Bestuur.
1
Leden van de Raad van Bestuur en hun taken. a.
De voorzitter is het uitvoerende hoofd van de vereniging en zit alle bijeenkomsten van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur voor. Hij is verantwoordelijk voor de naleving van het Huishoudelijk Reglement, de statuten en de besluiten van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur. Hij zal de Raad van Bestuur volledig op de hoogte houden van de gang van zaken van de vereniging en uitnodigen tot beslissingen.
b.
De vice-voorzitter beschikt over de taken en bevoegdheden die hem door de Raad van Bestuur zijn voorgeschreven of gedelegeerd door de voorzitter. Bij afwezigheid of onvermogen van de voorzitter neemt de vice-voorzitter diens taken waar.
c.
De schatbewaarder wordt belast met het beheer van de fondsen van de vereniging en met haar transacties volgens de regels voorgeschreven door de Raad van Bestuur. De schatbewaarder is verantwoordelijk voor de financiële verrichtingen van de vereniging. Hij zal periodiek rapporteren aan de Raad van Bestuur.
d.
De secretaris voert de taken uit, gedelegeerd door de voorzitter of voorgeschreven door de Raad van Bestuur. Hij zal alle taken volbrengen die van een secretaris worden verwacht om de Raad van Bestuur op de hoogte te houden van de gang van zaken van de vereniging.
e.
De overige leden van de Raad van Bestuur worden specifieke taken toegewezen tijdens de eerste vergadering van de Raad,
2
na de verkiezing in de Algemene Vergadering. Ieder lid van de Raad van Bestuur zal bij de beëindiging van zijn functie alle eventuele fondsen, rekeningen, papieren, boeken, documenten en alle andere bezittingen van de vereniging, die iets te maken hebben met transacties of handelingen van de vereniging en die in zijn bezit zijn gekomen gedurende de uitoefening van zijn mandaat, aan de vereniging overmaken.
3
2.
Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur (DB) is verantwoordelijk voor het dagelijkse beleid en wordt aangesteld door de Raad van Bestuur. Het DB bestaat uit vier personen. Onder hen wordt een Voorzitter gekozen. Het DB telt minstens twee leden van de Raad van Bestuur en de Chief Executive Officer. De handelingen van het Dagelijks Bestuur bestaan o.a. uit: -
het uitvoeren van de beslissingen van de Raad van Bestuur; het verzekeren van de dienstverlening aan de leden; het organiseren van opleiding; het verzorgen van interne en externe communicatie; het superviseren van het secretariaat; het controleren van de financiële middelen; het aankopen van goederen en diensten en het afsluiten van contracten tot € 15.000; het beheren van de activa van de vereniging als een goede huisvader; het naleven van alle wettelijke en andere verplichtingen; het ondernemen van dringende acties, in plaats van de RvB. (Te rapporteren binnen 10 dagen aan de leden van de RvB.)
Beslissingen van het Dagelijks Bestuur worden bij meerderheid genomen en vastgelegd in een verslag. Bij gelijkheid van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
4
De Raad van Bestuur ontvangt het verslag binnen de tien dagen. Dit geeft de leden van de Raad van Bestuur de mogelijkheid om te reageren op beslissingen genomen door het DB.
Leden van het DB, tevens lid van de RvB., kunnen maximaal 2 opeenvolgende termijnen deel uitmaken van het DB (dus 4 jaar). Hierna dient minstens een onderbreking van 1 termijn te worden gerespecteerd.
5
3.
Chief Executive Officer De Chief Executive Officer (CEO) is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige uitwerking van de beslissingen van de Raad van Bestuur. Hij stelt eveneens nieuwe projecten voor aan de Raad van Bestuur.
De CEO is lid van het Dagelijks Bestuur, waaraan hij wekelijks de verrichte werkzaamheden rapporteert.
Voor de uitvoering van zijn opdracht werkt hij in nauw overleg samen met de verschillende comités.
Hij superviseert de dagelijkse gang van zaken, geeft leiding aan het secretariaat en coördineert de werking van de verschillende comités, de round-tables en alle andere activiteiten. Hij is bevoegd tot goedkeuring van uitgaven tot € 5.000. Hij is gemachtigd door de RvB om in naam van de vereniging op te treden voor alle taken die onder de verantwoordelijkheid vallen van het DB. Hij kan aankopen van goederen en diensten verrichten en contracten met leveranciers afsluiten tot € 5.000.
4.
Leden Effectieve leden en toegetreden leden hebben dezelfde rechten en plichten, met uitzondering van het stemrecht dat enkel toegekend wordt aan de effectieve leden.
6
7
5.
Comités a.
Het Educatief Comité (Educom) Het Educom is verantwoordelijk voor het inrichten en bevorderen van relevante opleidingsmogelijkheden.
Het zal voorzien in de ontwikkeling van initiatieven om het kennisniveau van de leden permanent te ondersteunen.
Het comité zal het behalen van de certificaten van het IIA promoten. Het zal hiertoe in de nodige opleidingsprogramma’s ter voorbereiding voorzien.
Het comité staat in voor de praktische organisatie van de geplande opleidingen en zal de organisatie van examens tot het behalen van de certificaten verzorgen.
De Raad van Bestuur keurt periodiek het voorgestelde programma goed.
b.
Het Lidmaatschapscomité Het lidmaatschapscomité is bevoegd voor ledenwerving in de ruimste zin en zal hiervoor de nodige acties ondernemen.
Het comité zal zich tenminste jaarlijks ervan vergewissen
8
dat de vereisten voor lidmaatschap vervuld worden en vervuld blijven, zoals vastgelegd in art. 4 van de statuten.
Nieuwe leden zullen worden voorgesteld aan de Raad van Bestuur.
Ingeval alle auditoren van een interne auditafdeling van een organisatie lid worden, kan aan de organisatie een groepstarief voor het lidmaatschap worden toegekend. De concrete modaliteiten voor het groepstarief worden door het lidmaatschapscomité ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Bij niet-naleving van de voorwaarden voor lidmaatschap, zoals bepaald in art. 6 van de statuten, zal een voorstel tot ontslag worden ingediend bij de Raad van Bestuur.
Het comité is eveneens bevoegd voor het toekennen van onderscheidingen aan verdienstelijke leden.
c.
Het Tuchtcomité De tuchtrechtelijke bevoegdheid aangaande de Registered Internal Auditors wordt in eerste instantie uitgeoefend door een tuchtcomité. Dit comité heeft tot doel toe te zien op het professionele en deontologische gedrag van zijn leden. Bij niet-naleving van de Gedrags- en Beroepsregels, zoals gedefinieerd in art. 5 van de statuten, kunnen eventuele sancties aan de Raad van Bestuur worden voorgesteld.
9
De kamer is samengesteld uit drie leden. Eén lid is een lid van de Raad van Bestuur of een gewezen raadslid van een Instituut dat een gereglementeerd beroep vertegenwoordigt (bvb. het Instituut der Bedrijfsrevisoren, het Instituut der Accountants en Belastingconsulenten...), benoemd door de gewone of buitengewone algemene vergadering op voordracht van de Raad van Bestuur en die als voorzitter optreedt. Hij wordt bijgestaan door twee leden van het Instituut die eveneens op de lijst van Registered Internal Auditors zijn opgenomen en door de gewone of buitengewone algemene vergadering op voordracht van de Raad van Bestuur worden benoemd. Deze leden mogen geen bestuurder zijn van de vereniging. d.
Het Beroepscomité De kamer is samengesteld uit vijf leden. Drie leden zijn leden van de Raad van Bestuur of gewezen raadsleden van een Instituut dat een gereglementeerd beroep vertegenwoordigt (bvb. het Instituut der Bedrijfsrevisoren, het Instituut der Accountants en Belastingconsulenten...), gekozen door de algemene of buitengewone algemene vergadering op voordracht van de Raad van Bestuur. Eén van hen wordt tot voorzitter aangesteld. Twee leden ervan behoren tot een verschilende taalgemeenschap. Zij worden bijgestaan door twee leden die tevens voorkomen op de lijst van de Registered Internal Auditors, eveneens op voordracht van de Raad van Bestuur, gekozen door de gewone of buitengewone algemene vergadering en die geen bestuursmandaat binnen de vereniging uitoefenen. Zij behoren tevens tot een verschillende taalgemeenschap. Het comité komt minstens 1 x per jaar samen, binnen de 2 maand voorafgaand aan de jaarlijkse Algemene Vergadering
10
e.
Het Communicatiecomité Het communicatiecomité is verantwoordelijk voor de communicatie naar de leden, potentiële leden en andere belanghebbenden via verschillende kanalen. Het comité is verantwoordelijk voor de permanente update van de website, de redactie van de Newsletter, Position Papers etc.
Het comité bepaalt de modaliteiten en kwaliteitseisen van de verschillende communicaties en waarborgt een correcte naleving hiervan.
f.
Het “Jos Dorssemont – Best paper award”- comité Het “Jos Dorssemont – Best paper award”- comité is verantwoordelijk voor de uitreiking van een prijs, toegekend aan studenten met een verdienstelijk eindwerk op het gebied van interne audit. De prijs bedraagt € 1.500.
g.
Het Quality Assurance Comité Het Quality Assurance Comité (QAC) promoot bij organisaties de permanente naleving van de interne auditnormen, zoals bepaald door IIA Inc. Hiertoe zal het QAC initiatieven nemen, o.a. met betrekking tot de ontwikkeling van instrumenten voor de evaluatie van het kwaliteitsniveau van de interne audit.
11
h.
Comité der wijzen
Binnen de vereniging wordt een comité der wijzen opgericht. Het is samengesteld uit de voorzitter in functie en voorgaande voorzitters, op voorwaarde dat ze nog effectief lid zijn.
Het comité der wijzen heeft als opdracht advies te verstrekken inzake de werking van het Instituut bij installatie van een nieuwe Raad van Bestuur, inzake wijziging van de statuten, alsmede het inzake huishoudelijk reglement om zonodig de tekst aan te passen die ter goedkeuring aan de algemene vergadering zal worden voorgelegd alsmede om de personen als erelid te erkennen die door de Raad van Bestuur worden voorgedragen.
Dit comité kan tevens geraadpleegd worden door de voorzitter van de Raad van Bestuur of worden uitgenodigd op de vergaderingen van de Raad van Bestuur of van bestuurscomités om hun advies te horen, wanneer de agenda aangelegenheden vermeldt, waarvoor de aanwezigheid van dit comité als gewenst voorkomt.
i.
Professional Education Comité
Dit comité houdt het register bij van de de professionele opleidingen die de Registered Internal Auditors volgen conform de “Continuing Professional Education Standard”. Dit comité werkt nauw samen met het “educatief comité” inzake de vereiste opleidingen die dienen gevolgd te worden met het oog op het bekomen van een effectieve permanente vorming.
j.
Benoemingscomité
12
Het benoemingscomité wordt ingericht en aangesteld op verzoek van – en namens de Raad van Bestuur op het moment dat er verkiezingen zijn van de leden van de Raad van Bestuur en wanneer er een vacature ontstaat binnen het bestuur indien deze niet zou opgevuld worden via de procedure van reserve kandidaten (artikel 18). De commissie wordt opgeheven op het moment dat de nieuwe bestuurder(s) is / zijn benoemd. Indien het benoemingscomité is aangesteld en een familielid, partner, echtgenoot/echtgenote, of een andere relatie van een lid van dit comité solliciteert naar een bestuursfunctie, zal het betreffende lid terugtreden en worden vervangen.
K.
Andere Comités
De Raad van Bestuur kan steeds overgaan tot de oprichting van andere comités. Iedere voorzitter van een comité wordt benoemd door de Raad van Bestuur. Hij zal ervoor zorgen dat de doelstellingen van zijn comité in overeenstemming zijn met de objectieven van de vereniging.
Elke voorzitter stelt zelf zijn comité samen met leden die beschikken over de vereiste kwalificaties, met uitzondering van het Beroepscomité waar de leden benoemd worden door de RvB. Elke voorzitter van een comité stelt een formeel voortschrijdingrapport op vóór elke vergadering van de Raad van Bestuur en kan steeds uitgenodigd worden om dit rapport tijdens de vergadering toe te lichten.
13
