inschrijfsystemen - en procedures op het speelplein

inschrijfsystemen en procedures op het speelplein

vlaamse dienst speelpleinwerk - lange ridderstraat 22 - 2800 Mechelen

www.speelplein.net

Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein

2

Intro

3

Inhoud

Naam en voornaam, een gegevensfiche, cash geld of ‘speelbonnen’, wachtrijen aan de inschrijftafel. Inschrijven voor het speelplein betekent in vele gevallen een hele administratie, rompslomp en (speel)tijdverlies … dat is zeker! Niet verwonderlijk dat sommige speelpleinen de voor –en de nadelen van verschillende procedures- en systemen tegenover elkaar afwegen. Met dit document wil de VDS speelpleinen helpen om die afweging te maken. Eerst worden de verschillende inschrijfsystemen weergegeven, dit op vlak van geld, gegevens en aanwezigheden. Hierna wordt kort het belang van het inschrijfmoment geschetst. Als laatste wordt er meer informatie gegeven over de verschillende Inschrijfprogramma’s die gebruikt worden door de speelpleinen in provincie Antwerpen.




www.speelplein.net

Inhoud Intro 1 Inhoudsopgave................................................................................... 3 1 Inschrijfsystemen............................................................................. 4 1.1 Basisvragen..................................................................... 6 1.1.1 Geld........................................................................... 7 1.1.2 Gegevens....................................................................11 1.1.3 Aanwezigheden.............................................................12 1.2 Inschrijven voor uitstappen......................................................14 1.3 Een inschrijfsysteem dat rekening houdt met bijzondere doelgroepen...14 1.3.1 Ouders met financiële moeilijkheden...................................14 1.3.2 Kinderen die extra zorg nodig hebben..................................17 1.4 Het standpunt van de VDS........................................................17 1.5 In de praktijk – uit de 5-jaarlijkse speelpleinenquête.......................20 1.5.1 Inschrijfprocedure.........................................................20 1.5.2 Prijzenbeleid................................................................21 1.5.3 Kortingstarieven............................................................21 1.5.4 Kinderen zijn geen inwoners van de gemeente waar ze spelen....22 2. Belang van het inschrijfmoment.........................................................23 2.1 Informeren..........................................................................23 2.2 Nieuwe kinderen...................................................................23 2.3 Band opbouwen....................................................................23 2.4 Een inschrijfstand laat zien wie je bent.......................................24 3. Inschrijfprogramma’s......................................................................26 3.1 Recreatex...........................................................................26 3.2 Grabbis..............................................................................28 3.3 I-School..............................................................................30 3.4 Ticketgang..........................................................................32 3.5 Antigone (CIPAL)...................................................................34 3.6 Reinaert.............................................................................35 3.7 Office Excel.........................................................................36 3.8 Office Access.......................................................................37 3.9 Google Docs.........................................................................38 3.10 Numbers...........................................................................39 3.11 Zelfgeschreven programma’s...................................................40 3.12 Admiral.............................................................................41 4. Uitschrijven..................................................................................43 4.1 Standpunt van de VDS.............................................................43 4.2 Wettelijke kantjes.................................................................43 4.3 Goede voorbeelden................................................................44


www.speelplein.net



4


5

1 Inschrijfsystemen We kunnen als VDS alleen maar blij zijn als speelpleinen nadenken over de vereenvoudiging en efficiëntie van hun inschrijfmethode. We pleiten er als VDS voor dat je vooraf nadenkt over de volgende drie principes: een goed inschrijfsysteem voor een speelpleinwerking 1. probeert zoveel mogelijk openheid te creëren (speelpleinwerk is een openvakantie-initiatief, de vrije keuze van het kind om naar de speelpleinwerking te komen moet er kunnen zijn) 2. beperkt de inschrijf –en verwerkingsrompslomp voor iedereen en vermijdt wachtrijen aan de inschrijftafel. 3. houdt rekening met bijzondere doelgroepen 4. is eenvoudig en duidelijk!

Op een morgen … Dabjan is al 3 jaar trouwe klant bij het speelplein in haar dorp. Gisteren bleef er een klasgenootje van Dabjan slapen, Noor. Dabjan vertelde Noor in geuren en kleuren over haar speelplein. Noor is heel benieuwd en wil vandaag mee gaan spelen. Even bellen naar haar mama, en natuurlijk mag Noor gewoon mee gaan spelen vandaag! Dabjan werd al ingeschreven door haar mama, maar geen probleem: Noor kan vandaag gewoon mee naar het speelplein en ter plekke worden ingeschreven. De mama van Dabjan zet de twee meisjes af op het speelplein. Terwijl ze de gegevens invult, betaalt en de hoofdanimator van deze week leert kennen, zijn de twee vriendinnetjes al lang aan het spelen…



www.speelplein.net


www.speelplein.net



6


1.1 De basisvragen

1.1.1 Geld

Wanneer je als speelplein nadenkt over een nieuw inschrijfsysteem of het huidige herbekijkt, zijn er steevast 3 items waarop je een antwoord zoekt. Elk inschrijfsysteem is gebaseerd op geld, gegevens en aanwezigheden. Hieronder worden deze 3 items uitgebreid toegelicht. Het is aan elk speelplein om zelf de gewenste en gepaste combinaties te maken. Ga je eerder voor klantgerichte manier van inschrijven of heb je de neiging om eerder vanuit een organisatorisch oogpunt voor een bepaald systeem te kiezen?

Indien je geen geld op het speelplein wil, zijn er 3 verschillende mogelijkheden;

¡¡

Je werkt met speelcheques, jetons, stempelkaarten, prepaid-lidkaart … die je vooraf verkoopt, online (factuur) of ter plaatse (cash) op de jeugddienst.

voordelen -- Op het speelplein kunnen kinderen onmiddellijk gaan spelen!

-- Geld: wil ik dat de deelnemers vooraf betalen, betalen ze gewoon ter plaatse of regelen we alles nadien via factuur. Deze vraag is meestal ingegeven door de vraag of je cash geld op je plein wil of niet. Cash zorgt voor soepelheid voor de ouders en vermijdt verrassingen nadien. Voor je animatoren is het vaak een last en een extra zorg. Hou in je systeem rekening met de permanente ‘niet-betalers’. Heb je er veel, ga dan op zoek naar een systeem waarbij dit bijna onmogelijk is.

-- Bij het aankopen vooraf kunnen ouders meteen de gegevensfiche invullen. -- Verwerking op het plein gaat vlot. Niets natellen en geen problemen met wisselgeld.

-- Gegevens van de deelnemers: Moet ik vooraf reeds de contactgegevens van de deelnemers hebben of is het voldoende dat ik de gegevens op het plein heb als het kind aanwezig is? Heb ik überhaupt de gegevens van de deelnemers nodig? Is het voldoende als kinderen bijvoorbeeld een telefoonnummer in hun zakje zitten hebben? Gegevens van deelnemers registeren is alvast niet verplicht voor de verzekering (en anders zoek je best een andere verzekeraar). -- Wie is er aanwezig: wil ik vooraf weten hoeveel kinderen er exact aanwezig zullen zijn of wachten we het moment zelf af. Stel je hierbij zeker de vraag of het echt nodig is om vooraf het aantal deelnemers per dag te kennen. Misschien weet je uit ervaring van de vorige jaren wel ongeveer hoeveel kinderen er zullen deelnemen. Als je werkt met een inschrijfstop is het noodzakelijk om vooraf de dagen per kind te registeren. Maar vraag je ook steeds af of die inschrijfstop wel noodzakelijk is. Let erop: als je fiscale attesten wil uitreiken dan is het registreren van de aanwezigheid van de deelnemers wel noodzakelijk. Dit is niet van toepassing als je aanbod gratis is (bv. in Boechout, Schilde, mobiele initiatieven).

7

-- Aantal jetons in de pot = het aantal kinderen op het speelplein. Efficiënt! -- Geen cash geld op het speelplein = handig tegen diefstal. -- Handig om uit te reiken als prijs bij een speelpleinwedstrijd of promocampagne. -- Gratis speelcheques of kortingen kunnen ongezien worden gegeven aan bijvoorbeeld OCMW-cliënten. nadelen -- Ouders moeten vooraf langs de jeugddienst passeren = hogere drempel. -- Lastige ouders als ze de kaarten kwijt zijn en plaatsen over hebben nadien. -- Extra administratief werk op de jeugddienst vooraf en tijdens de vakantie. -- Vergeten een (nieuwe) kaart te kopen = niet spelen.

¡¡

Je registreert aanwezigheden per kind voor een bepaalde periode en bezorgt ouders na afloop een factuur (vaak samen met het fiscaal attest)

voordelen -- Weinig administratie op het plein zelf. -- Kinderen kunnen relatief snel gaan spelen en komen wanneer ze zin hebben. -- Geen cash geld op het speelplein = handig tegen diefstal. nadelen -- Veel werk nadien op de jeugddienst met het opmaken van facturen. Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein


www.speelplein.net


www.speelplein.net



8

-- Boter bij de vis; je betaalt en speelt > geen problemen met wanbetalers

-- Problemen indien gegevens fout genoteerd (discussies over aanwezigheden, fout adres, …)

-- Cash geld op het speelplein maakt het in sommige gevallen (vaak particuliere werkingen) handig om tijdens de speelpleindag inkopen te doen. nadelen -- Administratie op het speelplein;

Je werkt met vooraf inschrijvingen, waarbij ouders vooraf aanduiden wanneer hun kind zal komen spelen. Op basis daarvan ontvangen zij reeds een factuur nog voor aanvang. (eventueel kan er tijdens de vakantie bijkomend worden ingeschreven, in dat geval ontvangen ouders een factuur na afloop)

-- vaak de taak van de hoofdanimator > minder tijd om mee te spelen. -- Indien het inschrijven door verschillende personen gebeurt, mogelijkheid tot fouten (aantal kinderen, tekorten of overschotten in kassa, …) > risico is kleiner als er onmiddellijk digitaal kan gewerkt worden.

voordelen

-- Wisselgeld voorzien en geld op het speelplein > risico op diefstal

-- Je weet vooraf welke kinderen wanneer komen en drukt de lijst af.

-- Indien een kind voor de eerste keer komt, dient de gegevensfiche op het speelplein ingevuld te worden. Soms ontbreekt de tijd om dit goed te doen en heeft men niet alle gegevens bij de hand. > nadeel kan verkleind worden door gegevensfiche vooraf in het gemeenteblad, promoboekje of online beschikbaar te stellen.

-- Bij het inschrijven vooraf kunnen ouders meteen de gegevensfiche invullen. -- Je hebt alle gegevens onmiddellijk digitaal = handig nadien voor attesten en facturen -- Gewoon aankruisen en spelen maar. Efficiënt! -- Verwerking gaat vlot. Niets natellen en geen problemen met wisselgeld. -- Geen cash geld op het speelplein = handig tegen diefstal. nadelen -- -Niet ingeschreven = niet spelen! -- Ouders moeten vooraf langs de jeugddienst passeren of online inschrijven = hogere drempel. -- Creëert hamstergedrag; ouders die zeker willen zijn dat hun kinderen kunnen komen en bijgevolg veel dagen aanvinken. In realiteit vaak ingeschreven, maar niet altijd aanwezig.

Weetje! Wil je wachttijd aan de inschrijftafel nog verkorten, maak dan gebruik van het brievenbussysteem. Kinderen steken bij het toekomen een enveloppe, ziplokzakje, geldkoker, ... met gepast geld in een brievenbus bij de ingang. Op de enveloppe of het zakje staan de gegevens van de deelnemer en zo weet je wie aanwezig is. Elk kind dat voor de eerste maal deelneemt krijgt zulk zakje of enveloppe … uiteraard met reclame en het logo van de werking! Aan het einde van de dag krijgt iedereen zijn zakje of koker terug. extra voordelen; Je kan ook infobriefjes meegeven in de zakjes -- Niemand hoeft de inschrijvingen voor zijn rekening te nemen. Iedereen kan volluit meespelen!

-- Veel werk (nadien) op de jeugddienst met het opmaken van facturen. -- Minder contact met ouders op de werking.

-- De hoofdanimatoren of verantwoordelijken hebben meer tijd voor praatjes met de ouders.

-- Veel werk met het opvolgen van betalingen -> problemen met wanbetalers. Indien je er geen probleem mee hebt dat er cash geld op je speelplein is, zijn er andere mogelijkheden

¡¡

9

-- Discussies over aanwezigheden (soms gaan gegevens verloren of vergissingen)

-- Veel werk met het opvolgen van betalingen -> problemen met wanbetalers.

¡¡


Een kind wil spelen, betaalt het (halve-)dagtarief en het geld verdwijnt in de kassa.

voordelen

¡¡

Een kind kan speelcheques, jetons en stempelkaarten op het speelplein kopen of zijn prepaid-lidkaart opladen.

voordelen

-- Kinderen komen spelen wanneer ze zin hebben. -- Het minste gedoe van alle systemen voor de klant = klantgericht! -- Kinderen kunnen relatief snel gaan spelen; gegevens registreren, betalen en spelen maar


-- Niet méér administratie > je verschuift het administratief deel naar een rustiger moment van de dag, waardoor de kans op fouten verkleint.


www.speelplein.net

-- De eerste keer sta je langer aan te schuiven om je kaart te kopen, maar de dagen erna is het toekomen en spelen maar! > indien je vooraf speelcheques, jetons, … op de jeugddienst kan kopen, vang je het probleem van het lang aanschuiven op dag 1 op. -- Wel wat werk in het begin van de week of vakantieperiode, maar nadien gaat


www.speelplein.net



10

de verwerking en betaling vlotter. Vaak is dit een taak van de hoofdanimator > meer tijd om te spelen! -- Handig om uit te reiken als prijs bij een speelpleinwedstrijd of promocampagne. -- Gratis speelcheques of kortingen kunnen ongezien worden gegeven aan bijvoorbeeld OCMW-cliënten.


11

1.1.2 Gegevens -- Wil je gegevens van kinderen verzamelen dan zijn er 3 opties;

¡¡

Bij het eerste speelpleinbezoek worden de gegevens verzameld.

voordelen

nadelen

-- Geen gedoe vooraf = klantgericht

-- Administratie blijft voornamelijk op het speelplein; -- vaak de taak van de hoofdanimator > minder tijd om mee te spelen.

nadelen -- Ouders hebben weinig tijd en vegen soms hun voeten aan het correct invullen van de fiche. Grootouders die kinderen brengen zijn soms niet op de hoogte om alles in te vullen.

-- Indien het inschrijven door verschillende personen gebeurt, mogelijkheid tot fouten (aantal kinderen, tekorten of overschotten in kassa, …) > risico is kleiner als er onmiddellijk digitaal kan gewerkt worden.

-- Lange wachtrij op de eerste speelpleindag. > Beperk de wachtrij door vooraf de gegevensfiche al bij de speelpleinfolder te steken of maak hem digitaal beschikbaar zodat ouders de fiche op voorhand thuis kunnen invullen.

-- Gefoefel met eigen gedrukte cheques, kaarten, jetons, … -- Wisselgeld voorzien en (beperkt) geld op het speelplein > risico op diefstal -- Indien een kind voor de eerste keer komt, dient de gegevensfiche op het speelplein ingevuld te worden. Soms ontbreekt de tijd om dit goed te doen en heeft men niet alle gegevens bij de hand. > nadeel kan verkleind worden door gegevensfiche vooraf in het gemeenteblad, promoboekje of online beschikbaar te stellen. Uiteraard is het mogelijk om bepaalde systemen te combineren. Je kan ouders perfect vragen om vooraf in te schrijven of vooraf reeds speelcheques aan te kopen, maar het toelaten dat kinderen ter plaatse ook nog kunnen inschrijven. Op die manier beperk je cash geld op de werking, geniet je van de voordelen van een aantal systemen, maar respecteer je de openheid van speelpleinwerk.

-- Op het speelplein zelf alle gegevens nog verwerken (bv. allergie, beperking, ...) > vaak de taak van een hoofdanimator die dan minder tijd heeft om mee te spelen.

¡¡

Vooraf wordt een gegevensfiche ingestuurd of afgegeven (kan elektronisch of manueel) met alle gegevens als je kind tijdens de zomer wenst te komen.

voordelen -- Voor aanvang kan je alle gegevens al digitaliseren, wat het makkelijker maakt tijdens het inschrijfmoment en bij de verwerking = speelpleingericht -- Indien je vooraf alle gegevens hebt, kan je reeds een inschatting maken van de kinderen die komen. > handig als je extra aandacht wil schenken aan bepaalde kinderen. nadelen; -- Hogere drempel > online of naar de jeugddienst gaan. -- Beperkt de openheid om te komen spelen wanneer kinderen goesting hebben.

¡¡



www.speelplein.net

Een combinatie van beide. Je kan gegevens vooraf binnenbrengen of insturen, maar evengoed ter plaatse tijdens het eerste speelpleinbezoek.


www.speelplein.net



12


1.1.3 Aanwezigheden

13

was die er nu wel of niet?)

Wil je aanwezigheden registreren, ook dan zijn er verschillende opties mogelijk;

Weetje!

¡¡

Om het nog makkelijker te maken, spelen een aantal programma’s in op snel en correct registreren van aanwezigheden door middel van een digitale lidkaart, tikkaart, armband of vingerscan.

Je weet niet wie vooraf aanwezig zal zijn. Kinderen komen en je registreert hun aanwezigheid op papier of om overtypwerk te besparen onmiddellijk in een document/programma op de computer. Hebben kinderen hun gegevens eerder al opgegeven of zijn ze al een keertje komen spelen, dan volstaat het in de meeste computerprogramma’s om de naam van het kind aan te vinken.

voordelen

¡¡

Uiteraard is ook hier weer een combinatie van verschillende systemen waarbij aanwezigheden worden geregistreerd mogelijk; bv. vooraf inschrijven en aanwezigheden doorgeven gecombineerd met ter plaatse inschrijven.

-- Geen gedoe vooraf > lage drempel -- Grote openheid; kinderen komen wanneer ze zin hebben = klantgericht! nadelen -- Indien niet digitaal, moet je elke keer opnieuw namen voluit schrijven > schrijffouten tot gevolg en langere wachttijd. -- Indien niet digitaal, moet alles nadien overgetypt worden in functie van de fiscale attesten of manueel bekeken worden welke kinderen wanneer kwamen = veel werk! -- Papierwerk gaat op een speelplein al eens verloren! Uiteraard dien je van een digitaal systeem ook best regelmatig een back-up te maken. We kennen ondertussen genoeg verhalen van bestanden die plots overschreven zijn, computers die crashen of bestanden die verdwijnen. > dat risico verkleint als je werkt met een online-inschrijvingsysteem.

¡¡

Je weet wie vooraf aanwezig zal zijn (= vooraf inschrijven). Indien een speelplein werkt met vooraf inschrijvingen, wordt een lijst per dag afdrukt en aanwezigheden afgevinkt (manueel met pen en papier of op pc).

voordelen -- Je kan inspelen op bepaalde kinderen (bv. met beperking) die komen. -- Op sommige speelpleinen waarbij aanwezigheden niet vooraf moeten worden doorgegeven, wordt wel expliciet in de promofolder/op de website vermeld dat kinderen die bijzondere zorg nodig hebben, dit best wel kunnen doen. -- Gaat héél snel = geen wachttijden aan de inschrijftafel. -- Weinig werk op het speelplein en makkelijke verwerking achteraf nadelen -- Indien niet gecombineerd met ter plaatse inschrijven > weinig openheid -- Hogere drempel om in te schrijven. -- Hamstergedrag bij ouders > wat met kinderen die niet komen? -- Fouten mogelijk achteraf indien slecht geregistreerd (wel ingeschreven, maar Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein


www.speelplein.net


www.speelplein.net



14


1.2 Inschrijven voor uitstappen

-- Maar ook deze financiële ondersteuning is niet vanzelfsprekend. -- De ondersteuningsmiddelen zijn soms niet bekend.

Het inschrijven bij uitstappen verloopt doorgaans op andere manier dan het reguliere systeem. Omwille van een ander tarief, voorzien van busvervoer, kortingstarieven voor groepen, samenwerking met Grabbelpas, … wordt hier vaak gekozen om vooraf in te schrijven. Inschrijven voor uitstappen kan op de meeste speelpleinen gewoon aan de inschrijftafel van het speelplein en/of op de jeugddienst. Ook hier hangt het er weer van af of het speelplein cash geld wil op de werking of eerder niet. Voor bepaalde uitstappen waar er gewerkt wordt met inschrijfstops, kan het handig zijn aan de inschrijfstand van het speelplein dagelijks uit te hangen hoeveel plaatsen nog beschikbaar zijn. Sommige speelpleinen gaan nog een stapje verder en hangen papieren op van alle uitstappen met daarop genummerd het aantal beschikbare plaatsen. Wanneer een kind inschrijft wordt de naam onmiddellijk op de flap genoteerd. Op die manier kunnen ouders zien hoeveel plaatsen nog beschikbaar zijn, maar ook of er eventueel al vriendjes of vriendinnetjes zijn ingeschreven. Dat maakt soms het verschil tussen kinderen die wel of niet inschrijven. Denk eraan! Als je een uitstap boekt naar het buitenland (Efteling (NL), Beekse Bergen (NL), …) dan is het wettelijk verplicht dat kinderen een kids-ID met zich mee hebben. Een kids-ID is een elektronische identiteitskaart voor Belgische kinderen van 0 tot 12 jaar. De kids-ID moet twee weken op voorhand aangevraagd worden op het gemeentehuis. Voor deze uitstappen beslis je dus sowieso best om vooraf inschrijven mogelijk te maken.

1.3 Een inschrijfsysteem dat rekening houdt met bijzonder doelgroepen 1.3.1 Ouders met financiële moeilijkheden Maatschappelijk kwetsbare ouders hebben het financieel dikwijls niet breed. In dat geval kennen ouders dan ook graag op voorhand de volledige kostprijs. Als de kostprijs niet vermeld wordt, zullen ouders er zelden zelf naar informeren. De sociale drempel is hiervoor te hoog. Ouders ‘outen’ zich hierdoor immers als arm of zo voelt het toch aan. Armoede blijft voor veel mensen een ‘taboe’. Ouders schamen zich en houden hun armoede liever verborgen. Soms staan speelpleinwerkingen echt niet stil bij alle (bijkomende) kosten van bv. uitstappen, verzekering, … en voor morele verplichtingen. Ouders willen liever onaangename verrassingen vermijden en beginnen er gewoon niet aan. Er bestaat financiële en materiële ondersteuning voor mensen die het niet breed hebben. Zo kan een OCMW via het Fonds Cultuurparticipatie tot 80% van de kosten op zich nemen. Sommige ziekenfondsen betalen een stuk van de kost terug. ‘Opvang’ is fiscaal aftrekbaar. Er is het steunpunt vakantieparticipatie (http://www. vakantieparticipatie.be)


15


www.speelplein.net

-- Niet iedereen kan gebruik maken van financiële ondersteuning. -- Ondersteuning werkt maar als ouders er naar vragen. Zoals gezegd is het een zeer grote drempel om je kenbaar te maken als ‘arm’. Er rust een groot taboe op. Zolang ouders de armoede verstoppen, kan de ondersteuning niet aangeboden worden. Bovendien zijn sommige ouders het beu dat ze voor alles hulp moeten vragen. Het steekt dat ze nooit iets op eigen houtje kunnen realiseren. Wat kan je als speelpleinwerking doen om de financiële drempels weg te nemen?

¡¡

Hou de kostprijs zo laag mogelijk

Zonder dat de kwaliteit van de werking eronder moet lijden, kan je maatregelen nemen om de kostprijs van je werking zo laag mogelijk te houden. Als ploeg kan je enerzijds zelf ‘achter de schermen’ ijveren voor goede ondersteuning en sponsoring. Anderzijds kan je ook kritisch nadenken hoe je kosten kan besparen.

¡¡

Je werking gratis maken is soms nodig, maar niet altijd

Sommige mensen zitten zo op hun tandvlees dat gratis deelname soms de enige oplossing is. Maar het risico blijft dat iets wat gratis is zijn waarde verliest. Veel maatschappelijk kwetsbare ouders zijn ook bereid om bij te dragen. Een leuk voorbeeld op speelplein De Speelvogels in Kasterlee waar kinderen elke maandag gratis naar het speelplein kunnen komen. Op de andere dagen wordt het normale dagtarief toegepast. Je kan bedenken dat het aantal kinderen dat maandag aanwezig is gevoelig hoger ligt.

¡¡

Werk met onzichtbare flexibiliteit

Het speelplein communiceert aan ouders dat het deelnamegeld kan aangepast worden aan de gezinssituatie en dat men hierover inlichtingen kan vragen bij één van de verantwoordelijken. Hierbij wordt een faire algemene regel uitgewerkt (bijvoorbeeld door aan de hand van objectieve criteria bedragen af te spreken voor leefloongerechtigden, langdurig werklozen, …) waarbij men garandeert dat andere leden niet op de hoogte worden gebracht over op wie deze regel van toepassing is. Je kan dit meedelen in je folder, tijdens een kennismakingsactiviteit, op een ouderavond, openspeelpleindag, … De speelcheques, beurtenkaarten, jetons, … waarvan eerder sprake zijn ideale systemen waarbij vooraf of nadien kortingen kunnen worden toegekend, maar waarbij iedereen met hetzelfde aan de speelpleinkassa betaald zonder onderscheid.


www.speelplein.net



¡¡

16


17

1.3.2 Kinderen die extra zorg nodig hebben

Werk aan een vertrouwensrelatie met ouders

Als je een goede band hebt met ouders zullen ze je sneller aanspreken en in vertrouwen nemen. Als je mensen beter kent dan kan je ze ook beter opvolgen. Samenwerken met andere diensten, zoals het OCMW, zorgt er misschien voor dat je discreet de situatie van bepaalde kinderen beter leert kennen. Zo kan je door een aantal ‘excuses’ heen kijken. Je kan dan zelf op de mensen afstappen. Stel een oplossing voor die niet kwetst of stigmatiseert. Je kan mensen keuzemogelijkheden geven: welk deel willen ze wel betalen, willen ze betalen in schijven, … Laat de mensen in hun waardigheid. Stel oplossingen voor als de normale en gebruikelijke regeling.

Als koepel van de speelpleinen pleit de VDS ervoor dat kinderen ‘op den bots’ naar het speelplein moeten kunnen komen. Anderzijds zijn er soms kinderen op het speelplein die extra zorg nodig hebben en daarbij is het voor een ploeg allerminst evident dat deze kinderen onaangekondigd op het speelplein verschijnen. Voor zowel de begeleiding als de kinderen in kwestie kan het handig zijn als er vooraf al afspraken worden gemaakt omtrent aanwezigheid, welke extra zorgen nodig zijn, aanpak, … . Sommige speelpleinen nodigen ouders vooraf even uit voor een gesprekje of gaan op huisbezoek om zicht te krijgen op de situatie. We raden speelpleinen dan ook aan om hierover op een duidelijke manier te communiceren met ouders.

Wat met niet-betalers? Voorbeeld op de website van speelplein Joepla Uit het leven gegrepen: Inschrijvingen op Speelplein Spelebeke worden vereenvoudigd door de dagprijs niet langer cash te betalen. De totaalfactuur wordt na de vakantieperiode opgestuurd. Het gemeentebestuur wil een standaardprocedure invoeren als gezinnen deze factuur niet tijdig betalen. Na twee waarschuwingen zou de gerechtsdeurwaarder onmiddellijk ingezet worden. De jeugddienstmedewerker heeft een heel goed contact met de gezinnen: hij weet dat het bij een aantal gezinnen niet om onwil gaat en dat het achterstallige bedrag meestal niet in verhouding staat met het inzetten van een gerechtsdeurwaarder. Hij kon zijn bestuur ervan overtuigen dat ze geen angst moesten hebben voor het ‘besmettingseffect’. Het is niet zo dat ‘niemand zijn factuur nog zou betalen’ als dit bekend raakt. Mensen lopen er immers niet mee te koop als ze niet kunnen betalen. Deze jeugddienstmedewerker heeft dankzij zijn vertrouwen in de gezinnen en zijn inzet kwetsingen kunnen voorkomen. De gerechtsdeurwaarder wordt niet ingezet bij achterstallige betaling. De jeugddienst zal de mensen persoonlijk benaderen. En de gemeente? Die spaart veel administratieve en juridische kosten uit. Bij de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk merken we een toename van het aantal speelpleinvragen omtrent ouders die hun speelpleinfactuur niet kunnen betalen. We raden aan om zoveel mogelijk de dialoog aan te gaan met deze ouders, eventueel samen met een buurtwerker of OCMW-medewerker, en samen naar een oplossing te zoeken. Tracht vooraf reeds met de tips zoals hierboven beschreven een aantal drempels weg te werken of problemen te voorkomen. Indien je veel wanbetalers hebt, kan je je afvragen of het toch niet verstandiger is om deelnemers onmiddellijk te laten betalen dan te werken met een factuur na de vakantieperiode.

( www.speelpleinjoepla.be/ouders/inclusie) Speelplein Joepla ook voor kinderen die extra zorg nodig hebben! Voor speelplein Joepla staat het kind sowieso centraal, dus lijkt het ons ook evident zoveel mogelijk actie te ondernemen om elk kind zo goed mogelijk te benaderen. Sinds vorige zomer zijn we ons hierop nog meer gaan concentreren. We denken intensief na hoe we alle kinderen kunnen bereiken en hen naar hun wensen kunnen behandelen. Voor kinderen met beperkingen, kinderen die extra zorgen/aandacht nodig hebben, werken we individueel de gepaste aanpak uit. Kinderen met beperkingen kunnen op voorhand inschrijven. Op die manier krijgen ouders en kind en ook de animatoren de kans het kind op voorhand al wat te leren kennen. Zo hebben wij de mogelijkheid een aanpak op maat te ontwikkelen. Ons doel is om op het speelplein de nodige aanpassingen te doen, zodat elk kind de kans krijgt om met andere kinderen die fantastische zomer op Speelplein Joepla te mogen meemaken. Zo kunnen wij extra animatoren inschakelen, spelen aanpassen, … Een goede communicatie tussen de ouders en de medewerkers van Joepla kan dit initiatief alleen maar ten goede komen. Wenst u hieromtrent meer inlichtingen, dan helpen wij u graag!

1.4 Het standpunt van de VDS Vanuit organisatorisch standpunt spelen veel werkingen met het idee om resoluut te kiezen voor vooraf inschrijvingen. Op het eerste zich lijkt vooraf inschrijven misschien het ideaal scenario; het grootste administratieve gedeelte is gebeurd voor de dag van start gaat, animatoren hebben minder last en kinderen hebben meer tijd om te spelen. Vanuit de VDS willen we ook het klantgerichte nog even voorop zetten. Indien je enkel vooraf kan inschrijven voor het speelplein, verliest dat speelplein een groot stuk van waar speelpleinwerking eigenlijk voor staat: een bijzonder open manier van werken met kinderen en jongeren. Kinderen, jongeren en ouders moeten



www.speelplein.net


www.speelplein.net



18


op elk moment tijdens de vakantieperiodes kunnen beslissen of ze naar het speelplein gaan, of dat nu 5 dagen, of 5 minuten op voorhand is.

orde brengt. -- Hou ook in het achterhoofd dat vooraf inschrijven absoluut niet aansluit bij de cultuur van tieners.

Anders gezegd: een systeem van vooraf inschrijven kan, en heeft zijn voordelen, maar mag niet in de weg staan van het ‘spontaan’ of ‘op den bots’ naar het speelplein komen. We zetten nog eens graag alle voor –en nadelen van vooraf inschrijven op een rijtje; Voordelen vooraf inschrijven -- Je kan een goede inschatting maken van hoeveel kinderen er zullen zijn, en welke leeftijd ze hebben. Op die manier kan je speelplein voldoende animatoren voorzien en je speelpleindag gerichter voorbereiden. Dit is vooral een voordeel als je werking recent is opgestart en je nog geen goed beeld hebt van het aantal kinderen dat je mag verwachten en welke weken eerder druk of rustig zijn. -- Het kan het begin van een speelpleindag aanzienlijk vergemakkelijken en sneller laten verlopen. Geen namen noteren (enkel aanvinken als ze toekomen), betaling is mogelijk al gebeurd, gegevensfiche of opmerkingen zijn vooraf al doorgegeven, … -- Met betrekking tot de uitreiking van fiscale attesten is dit administratief eenvoudiger en gebeuren er minder fouten bv. met de schrijfwijze van namen. -- Je kan inspelen op kinderen die extra zorg nodig hebben. Nieuwe kinderen die een woordje extra nodig hebben en waarvoor je een rondleiding op het speelplein kan voorzien. ‘Oogjes’ of 1-op-1 begeleiding voor kinderen met een zwaardere beperking. Voor deze kinderen is het zelfs aan te raden dat ouders vooraf moeten inschrijven om een gepaste oplossing te garanderen. -- In de perceptie van ouders geeft vooraf inschrijven een gevoel van zekerheid in de zoektocht naar opvang voor hun kind(eren). -- Vooral bij uitstappen kan het enorm handig zijn om op voorhand te weten hoeveel kinderen er komen, zo kunnen er bijvoorbeeld tickets van een pretpark gekocht worden of kunnen er bij zwemuitstappen zeker voldoende begeleiders voorzien worden. Er zijn dan ook heel wat speelpleinen die op “normale” speelpleindagen niet werken met op voorhand inschrijven, maar met uitstappen dan weer wel. Nadelen vooraf inschrijven -- Voor alle duidelijkheid nog even herhalen: enkel en alleen vooraf inschrijven is helemaal af te raden (omdat men dan raakt aan de typische openheid van een speelpleinwerking). -- Indien er bij de promotie zwaar de nadruk wordt gelegd op het vooraf inschrijven, kan het voor veel mensen de drempel stevig verhogen. -- Indien de mogelijkheden om in te schrijven sterk gedigitaliseerd zijn (enkel via internet bvb) of sterk gecentraliseerd zijn ( bvb enkel op de jeugddienst en nergens in de deelgemeenten), sluit je op voorhand een aantal groepen uit. Om dit nadeel op te vangen zou je vooraf wel een inschrijfdag kunnen houden waar je samen met de ouders de inschrijving voor hun kind(eren) in Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein


www.speelplein.net

19

-- Vooraf inschrijven zorgt er soms voor dat je minder contact hebt met ouders die anders aan de inschrijftafel al eens een praatje maken of terwijl ze wachten een blik werpen op de werking. Weetje! Er zijn speelpleinen die de ouders de keuze laten: op voorhand inschrijven of op het plein zelf. Om ouders te stimuleren om op voorhand in te schrijven kan men werken met een kortingssysteem: bijvoorbeeld 1EUR in plaats van 2,5EUR per dag. Zo zijn zowel de ouders (minder betalen) als de kinderen en animatoren (zie voordelen hierboven) gebaat bij het vooraf inschrijven.

¡¡

voor de vereenvoudiging van je inschrijfmethode als je kiest voor combinatie van vooraf en ter plaatse inschrijven. -- Voorzie iemand extra aan de inschrijvingen tijdens de eerste week om alle gegevens van alle kinderen te verzamelen en inschrijvingen voor de rest van de vakantie te registreren. -- Maak eventueel 2 inschrijftafels; “vooraf ingeschreven” en “ter plaatse inschrijven”. Kinderen die vooraf zijn ingeschreven hoeven niet te wachten en kunnen onmiddellijk gaan spelen. -- Je kan vooraf een inschrijfdag of een inschrijfstandje (tijdens de schoolopendeurdag, tijdens een wijkfeest of een braderij? …) organiseren waar men de gegevens al kan achterlaten (ongeacht of men zal komen of niet). -- Steek bij de folder van je speelplein een invulformulier zodat ouders op voorhand alle nodige gegevens kunnen invullen en zelfs al de data kunnen aankruisen waarop hun kind zal komen. Op die manier hoeven ze dat niet ter plaatse te doen bij de inschrijfstand op het speelplein of tijdens de inschrijfdag die je eventueel voor de vakantieperiode organiseert. Je kan het formulier ook de eerste speelpleindag meegeven zodat ouders het tegen de tweede dag ingevuld terug kunnen meebrengen. -- Zorg dat je met duidelijke en afgeronde prijzen werkt, en communiceer dit ook duidelijk aan de ingang van je speelplein en in alle infobrochures. -- Voor uitstappen hang je grote flappen op met het aantal plaatsen dat beschikbaar is. Wanneer kinderen zich inschrijven, wordt de lijst aangevuld. Ouders en kinderen kunnen ogenblikkelijk aan de inschrijftafel zien of er nog plaats is voor een bepaalde uitstap en of vriendjes of vriendinnetjes van hun zoon of dochter meegaan. Het bespaart je een heleboel opzoekwerk en vragen.

Vooraf inschrijven in functie van een inschrijfstop Sommige speelpleinen passen het systeem van vooraf inschrijven toe omdat ze slechts


www.speelplein.net



20

een beperkte locatie of aantal animatoren hebben en op die manier een inschrijfstop ‘moeten’ houden. Gezien de openheid waar speelpleinwerk voor staat, kunnen we hiermee als VDS niet gelukkig zijn.

Desondanks begrijpen we in sommige gevallen wel de realiteit waarin deze speelpleinen hun werking runnen. Indien er gewerkt wordt met een inschrijfstop, raden we deze speelpleinen aan op zijn minst een systeem uit te werken waarin een divers publiek de kans krijgt om zich in te schrijven en dat op verschillende momenten en plaatsen om de toegankelijkheid te bevorderen.

Daarnaast blijft het een ‘must’ als werking om niet te berusten in deze situatie, maar blijvend op zoek te gaan naar meer animatoren, eventuele grotere locaties of andere manieren om meer kinderen toe te laten (bv. door het aanpassen van het speelsysteem). Het uiteindelijke doel moet zijn dat de inschrijfstop wordt afgeschaft en dat elk kind de kans krijgt om spontaan te komen meespelen!

1.5 In de praktijk - uit de 5-jaarlijkse speelpleinenquête 2010 1.5.1 Inschrijfprocedure Om de verschillende inschrijfprocedures te bevragen, maakten we een eenvoudige opdeling tussen drie soorten inschrijvingen; 1. De vrije inschrijvingen gebeuren aan het begin van de dag en zonder selectie 2. De beperkte inschrijvingen gebeuren aan het begin van de dag en er is een bepaalde selectie. 3. De voorinschijvingen gebeuren voor een vakantieperiode. Ouders moeten dan laten weten op welke dagen/weken hun kind(eren) wensen te komen. De vrije inschrijving is met 72% het meest toegepaste systeem, 27% werkt met voorinschrijvingen en 1% heeft een specifiek uitgewerkt systeem voor hun doelpubliek. De VDS kreeg de afgelopen jaren meer signalen binnen van een toegepaste ‘inschrijvingsstop’. Een inschrijvingsstop gebeurt wanneer de werking kinderen moet weigeren omdat hun maximum aantal kinderen bereikt is. Objectief kunnen we stellen dat 81% van de speelpleinwerkingen de inschrijvingen nooit heeft moeten stopzetten. Eén op vijf heeft het dus wel al moeten doen; gaande van eenmalig (6%), over regelmatig (11%), tot altijd (2%). Het is opmerkelijk om te stellen dat 1 op 50 altijd volzet is. Er werd ook via zelfrapportage gevraagd of er evolutie zit bij dit fenomeen; is de ‘inschrijvingsstop’ een recent probleem of komt het al een langere tijd voor? We definieerden het begrip ‘recent’ bewust niet. Het antwoord hangt dus mogelijk af van hoe lang de speelpleinverantwoordelijke al in functie was. Slechts 37 mensen kregen de vraag voorgeschoteld, namelijk die 19% die wel al een inschrijvingsstop Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein


www.speelplein.net


21

heeft toegepast. Het aantal antwoorden is dus zeer laag en niet te vertalen naar heel Vlaanderen. Van die kleine groep zegt 39% dat het probleem altijd bestaan heeft, 46% zegt dat het vroeger niet voorkwam en nu wel, 14% zie dat het vroeger een probleem was en nu niet meer. Wat we hieruit kunnen concluderen, is dat ongeveer de helft aangeeft dat het een recent probleem is, maar het aandeel mensen die zeggen dat het probleem er altijd was, is toch aanzienlijk. De respondenten hadden hier de mogelijkheid een opmerking in te voegen. De meest opmerkelijke zijn. -- Ik vind het niet echt een ‘probleem’ -- Het is een probleem dat steeds groter wordt, mensen komen steeds meer uren op voorhand aanschuiven. -- We maken een eerlijke verdeling, elk kind krijgt één of twee weken, niemand krijgt al de weken die hij wil komen. -- Er waren op een bepaalde dag maar 5 animatoren, dan je geen 120 kinderen opvangen, dus moesten we een stop invoeren.

1.5.2 Prijzenbeleid Het prijzenbeleid is een belangrijk instrument voor een speelpleinbestuur. Speelpleinwerk heeft altijd een toegankelijk karakter gehad, mede dankzij de goedkope kostprijs voor ouders. We zien dat de prijsstijging zich doorzet, maar zeer beperkt blijft; slechts 0,25 euro/dag meer, over een periode van 5 jaar. De gemiddelde dagprijs was in 2010 3,53 euro, terwijl die in 2005 nog 3,28 euro bedroeg. Er tekent zich dus doorheen de jaren een beperkte prijsstijging af, maar we kunnen niet zeggen dat het speelpleinwerk daaronder lijdt. De laatset jaren kreeg de VDS verscheidene signalen van speelpleinwerkingen die gedwongen werden hun deelnameprijzen op te drijven. Wanneer deze signalen naast de cijfers gelegd worden, kan alleen gesteld worden dat er een aantal werkingen zijn die hun prijs verhogen, maar er genoeg speelpleinen blijven die hetzelfde prijzenbeleid handhaven. Bovendien zijn laar liefst één op de veertien speelpleinwerkingen gratis (7%). De meest succesvolle formule om de deelnameprijs aan te rekenen is en blijft de dagprijs (86%). De weekprijs (4%) en prijs per vakantieperiode (3%) zijn minder aanwezig in het werkveld. Onder de respondenten waren er geen speelpleinwerkingen meer die voor een heel jaar een forfaitprijs aanrekenden.

1.5.3 Kortingstarieven Lokaal blijft men er werk van maken om speelpleinwerk een toegankelijk en laagdrempelig aanbod te houden. Dat is te merken aan de vele kortingformules die bovenop de lage prijzen gehanteerd worden. In de enquête zegt 72% van de werkingen minstens één vorm van korting te hanteren voor meerdere kinderen per


www.speelplein.net



22

gezin (39%), voor inschrijvingen via het OCMW (36%) en meerbeurtensysteem sssssssssssxqsxqsxqxqsxqxsqxsxqsxqs (14%). Speelpleinwerkingen zijn creatief in het toekennen van kortingen: 28% geeft aan een ander kortingsysteem te hebben, zoals onder andere sociaal tarief op basis van inkomen, gemeentelijke vrijetijdspas, op basis van woonplaats, eenoudergezinnen, familie van animatoren, vroeger inschrijven is goedkoper, leden van bepaalde verenigingen, tussenkomst mutualiteit, gratis speelcheques aan te vragen, via wedstrijden en dergelijke. Daarnaast zijn er ook nog de fiscale attesten die we eveneens als een (onrechtstreekse) reductie kunnen beschouwen). De verantwoordelijkheid daarvan ligt bij de ouders en werd dus niet bevraagd in deze enquête.

1.5.4 Kinderen zijn geen inwoners van de gemeente waar ze spelen Kinderen die niet in de gemeente wonen waar de werking plaatsvindt, moeten meestal niet bijbetalen. Op 86% van de speelpleinwerkingen betalen kinderen op basis van de woonplaats dus hetzelfde. Op 11% van de speelpleinen wordt wel een meerkost aangerekend wanneer het kind (of minimaal één van de ouders) niet in de gemeente woont. Opmerkelijk: 3% zegt kinderen uit andere gemeenten zelfs niet toe te laten. In 2005 werd enkel bevraagd of er een hogere prijs is voor kinderen uit andere gemeenten. Toen was er nog 14% die zei een hogere deelnemersprijs te hebben in vergelijking met de 11% in 2010. Men zou kunnen stellen dat werkingen hun beleid op basis van woonplaats versoepelen. Mogelijk is dat te ‘danken’ aan complexe situaties in nieuw samengestelde gezinnen, ook al hebben we dit laatste niet bevraagd.


23

2. Belang van het inschrijfmoment Onderschat zeker het belang van een inschrijfmoment niet. Een leuk inschrijfmoment heeft (onrechtstreeks) heel wat voordelen:

2.1 Informeren

¡¡

Wie is wie op het speelplein?

Ouders weten graag bij wie ze hun kinderen achterlaten. Het inschrijfmoment is een ideale gelegenheid om ouders daaromtrent te informeren. Een leuk systeem om aan zowel de ouders als aan de kinderen te tonen wie de (hoofd)animatoren zijn van de dag/week is een fotosysteem waarbij van elke (hoofd) animator een (liefst zo zot mogelijke) foto ophangt. Naast het feit dat ouders weten wie er met hun kinderen speelt, is het voor hen ook handig om te weten wie ze moeten aanspreken op het speelplein bij vragen of problemen.

¡¡

Het infobord bij de inschrijftafel

Het infobord verzamelt krantenartikels van het speelplein om mee uit te pakken, toont leuke foto’s van de voorbije dagen en weken op het speelplein en kan ouders informeren (bv. teken, uitstappen, bijzondere speelpleindagen, huishoudelijk reglement, visie van de werking, je zoekt iets, …).

2.2 Nieuwe kinderen Het inschrijfmoment is ook de ideale gelegenheid om nieuwe kinderen (én ouders) op het speelplein te onthalen. Misschien staat een animator klaar om rondleiding te geven of krijgt het kind in kwestie een armbandje om zodat iedereen op het speelplein weet dat het zijn/haar eerste keer is. Handig voor animatoren om te weten dat ze hieraan extra aandacht moeten schenken en leuk voor kinderen die bereidwillig zijn om hem/haar mee wegwijs te maken. Het geeft ook ouders een gerust gevoel te weten dat zijn/haar kind vandaag extra in het oog wordt gehouden.

2.3 Een band opbouwen Een niet te miskennen taak van een verantwoordelijke of hoofdanimator zijn de babbeltjes met de ouders (én de kinderen) aan de inschrijftafel. Zoals we eerder aanhaalden is werken aan een vertrouwensrelatie en een goede band onontbeerlijk. Het maakt dat je soms iets te weten komt over je werking, bepaalde kinderen, handig om ouders persoonlijk in te lichten over bepaalde zaken. Die zijn namelijk héél curieus of hun zoon/dochter een leuke tijd hebben gehad en of ze wel ‘geluisterd’ hebben natuurlijk! Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein


www.speelplein.net


www.speelplein.net



24


25

2.4 Een inschrijfstand laat zien wie je bent Een eerste indruk is alles en de inschrijfstand –of tafel is het eerste waar ouders en kinderen passeren. Wanneer die leuk is aangekleed, in een speels kleedje steekt, animatoren verkleed het onthaal doen … dan geeft dat een bepaalde indruk. Is het hier leutig of eerder een saaie boel? Heel veel speelpleinen plaatsen de inschrijfstand vooraan of aan de inkompoort, maar een heleboel speelpleinen trekken hun inschrijfstand bewust een beetje verder op. Op die manier trekken ze ouders als het ware ‘verplicht’ binnen op het speelplein. Handig om te tonen hoe het er aan toe gaat, om ouders een beeld te geven van de werking, …

Inspiratie nodig?



www.speelplein.net


www.speelplein.net



26


3. Inschrijfprogamma’s

Nadelen volgens gebruikers:

Hieronder vind je enkele voorbeelden van programma’s waarmee speelpleinen en of jeugddiensten kinderen kunnen inschrijven op een speelplein. Er bestaan zeer veel verschillen tussen: sommige programma’s zijn zelfgemaakt en gratis, anderen werden aangekocht bij een firma en zijn “goedkoop” of net zeer kostelijk. Sommige programma’s bieden zelfs een betaalfunctie of een systeem waarmee je de kinderen registreert via een vingerscan,… Kortom: variatie genoeg!

Qua gebruik

Eind 2012 bevroegen we alle speelpleinen in de Provincie Antwerpen omtrent hun inschrijfprogramma’s. Het resultaat hiervan is dat we de gebruikte programma’s hebben kunnen oplijsten. Bij het programma staat steeds vermeld wie het gebruikt, een korte beschrijving, welke voordelen en nadelen speelpleinen ondervinden door te werken met dit systeem, wat het systeem kost (vaak zijn dit richtprijzen, veel programma’s zijn op maat gemaakt en hierbij hangt de prijs af van plein tot plein, focus je dus zeker niet te hard op deze prijzen!) en de contactgegevens van het bedrijf/ontwerper.

3.1 Recreatex

27

-- Veel werk om alle gegevens in te voeren (als ze reeds in Excel stonden gaat dit wel in 1 x) -- Omslachtig -- Geen koppeling met bevolkingsregister -- Facturatie en inschrijving verlopen in 2 verschillende programma’s Qua betaalmethodes -- Geen koppeling met online betalen Qua kostprijs -- Elke aanpassing kost geld Overige -- Lay-out spreekt niet aan -- Moeilijke inwerkperiode

Gebruikt door: Geel, Schilde, Herentals, Puurs, Lier

Financieel:

Wat is het? Softwareprogramma dat als totaaloplossing dient bij de informatisering van recreatieve centra en diensten. Is modulair opgebouwd: mogelijk om stapsgewijs uit te breiden. Verschillende mogelijkheden van programma: automatisch inlezen van gegevens via elektronische identiteitskaart, bijhouden van gezinssamenstelling, overzicht van gehuurd materiaal, klanten samenvoegen, export naar Access of Excel, opstellen planning monitoren, koppeling van animatoren aan zalen, bijhouden verlof animatoren, prestatieoverzicht, planning, …

Aankoopprijs -- Programma op maat, prijs hangt af van het aantal gebruikers, en de uitbreidingen. Prijs kan gaan van ongeveer €6000 tot €15 000 excl. BTW. In deze aankoopprijs zit een opleiding inbegrepen. Onderhoud/ ondersteuning -- De prijs voor een jaarlijkse ondersteuning (24/24, 7/7) bedraagt 30% van de aankoopprijs. Contactgegevens Recreatex:

Voordelen volgens gebruikers:

SYX AUTOMATIONS BELGIË Rozendaalstraat 53 8900 Ieper

Qua gebruik -- Snel

Tel: 0032 57 22 44 00 Fax: 0032 57 22 44 01

-- Gegevens sorteren o.b.v. criteria gaat gemakkelijk -- Annuleren gaat gemakkelijk -- Online inschrijven mogelijk -- Gemakkelijk voor facturen, fiscale attesten, betalingen opvolgen, …

E-mail: [email protected] www.syx.be

-- Kan over de hele stad gebruikt en geraadpleegd worden -- Melding als kind te jong/oud of dubbel ingeschreven is Qua verwerking -- Meerdere personen tegelijk inschrijven



www.speelplein.net


www.speelplein.net



28


3.2 Grabbis

29

aangaan contract 1000€/dag/jaar excl. BTW -- Hosting: kan gaan van €25/maand tot €110/maand excl. BTW

Gebruikt door: Zwijndrecht, Wijnegem en Boechout Wat is het? Ontwikkeld voor de inschrijvingen van grabbelpas/swappas te doen maar ook bruikbaar voor speelpleinen. Mogelijkheden: kinderen inschrijven, fiscale attesten afdrukken, openstaande betalingen beheren, aanwezigheidlijsten afdrukken, kasboek en daginkomsten raadplegen, van thuis uit inschrijven, Meerdere gebruikers kunnen op 1 moment inschrijven (handig voor piekmomenten) Grabbis wordt ontwikkeld als basisplatform dat over grote waaier functionaliteiten beschikt en zo kunnen ze de specifieke vragen van de gemeente bouwen.

Contactgegevens Grabbis: Tom De Bruyne 0477 77 53 52 [email protected] www.grabbis.be

Voordelen volgens gebruikers: -- Qua gebruik -- Online inschrijven -- Geen lange wachtrijen -- Gebruiksvriendelijk -- Minder administratieve rompslomp -- Print Inschrijflijsten per dag Nadelen volgens speelplein: Qua gebruik -- Omslachtig -- Foutgevoelig -- Slechte service -- Namen die wegvallen op lijst zonder reden Financieel: Aankoopprijs -- Eénmalige aankoopprijs: € 2500 excl. BTW (aanpassingen rapporten & kwitanties aan uw standaarden en met uw logo inbegrepen) -- Eventuele aanpassingen/uitbreidingen kunnen besproken worden: aan €65/uur excl. BTW -- Onderhoud/ ondersteuning -- “Standaard” support contract: (ook geschikt voor uitvoeren van kleine aanpassingen) 1 dag vrij te spenderen tot een jaar na aangaan contract 600€/ dag/jaar excl. BTW -- “High Level” support contract: 1 dag vrij te spenderen tot een jaar na Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein


www.speelplein.net


www.speelplein.net



30

3.3 I-School


31

-- Bij minder dan 300 kinderen per jaar: €600 -- Bij meer dan 300 kinderen per jaar: €2/per kind

Gebruikt door: Turnhout, Rijkevorsel

Alle prijzen zijn Excl. BTW

Wat is het? Programma om on-line gegevens bij te houden, gemaakt voor scholen maar er zijn ook enkele speelpleinen die dit gebruiken. I-School kan ook gecombineerd worden met een vingerscan, een klein toestelletje scant je vinger en weet meteen wie je bent. Zo kan je bijvoorbeeld de aanwezigheden scannen of een lijst bijhouden van het aantal drankjes die iemand dronk, hieraan gekoppeld een rekening. Vingerscan wordt ook gebruikt als toegangscontrole bij ouders: zo kunnen enkel geregistreerde ouders het speelplein betreden.

Contactgegevens i-School: Info Service Belgium N.V. Dok Noord 2 9000 GENT (België) www.i-school.be 09 265 97 70

Opkomende trend: werken via ipad. Hierbij gebruikt men vaak geen vingerscans meer. Werkt ook via 3g netwerk dus in principe hier geen vaste internetverbinding meer nodig. Technische helpdesk is open op werkdagen van 8-18 u Voordelen volgens gebruikers: Qua onderhoud/ondersteuning -- Mensen van i-School bieden een ZEER goede ondersteuning Nadelen volgens gebruikers: Qua gebruik -- Bij jongste kinderen wordt er geen gebruikt van de scanner maar van een tikkaart -- Altijd internetverbinding nodig Overige -- Duidelijk dat het voornamelijk gericht is op scholen Financieel: Aankoopprijs -- Zonder vingerscan: +- €3000 -- Systeem met vingerscan: €600 euro extra (€542 per vaste scanner, €600 per mobiele scanner) -- + €750 voor calculatie module (= om tarieven te implementeren) -- 1e opleiding €420 -- Vervolg opleiding €420 Onderhoud/ondersteuning



www.speelplein.net


www.speelplein.net



32


3.4 Ticketgang

Financieel:

Gebruikt door: Olen, Hulshout

Aankoopprijs

33

-- Gratis

Wat is het? Ticketgang is een browser based systeem (webapplicatie) beschikbaar via het internet. Het hoeft niet geïnstalleerd te worden, is overal via het internet beschikbaar. Online betalingssysteem. Alle gegevens van de reservaties die gebeuren in Ticket Gang worden bijgehouden in een centrale database waaruit alle mogelijke overzichten (ook financiële) kunnen aangemaakt worden (lijsten met aantal kinderen, leeftijd, verschillende groepen, aandachtspunten). Het tonen van de in- en uitgaven in een kasboek is geen probleem.

Onderhoud

¡¡

De reservatiekost is afhankelijk van de ticketprijs en bedraagt van 1 April 2010: -- 0,50 EUR per ticket van 0 tot 5 EUR -- 0,70 EUR per ticket tot 7 EUR -- 0,95 EUR per ticket tot 15 EUR -- 1,40 EUR per ticket tot 20 EUR

Gezin maakt zelf account aan om in te schrijven.

-- 0,50 EUR + 4,5% van de ticketprijs voor tickets boven de 20 EUR

Fiscale attesten beschikbaar via het gezinsaccount en worden automatisch verstuurd met een digitale handtekening. Applicatie om in te schrijven dient geïntegreerd te worden op de jeugdwebsite. Voordelen volgens gebruikers:

Contactgegevens Ticket Gang: [email protected] www.ticketgang.be

Qua Gebruik -- Aanwezigheidslijsten exporteerbaar naar Excel -- Mogelijkheid op limiet instellen per activiteit -- Mogelijkheid om statistieken op te maken -- Ouders kunnen vooraf reserveren Qua kostprijs -- Software is gratis Nadelen volgens gebruikers: Qua Gebruik -- Internet kan uitvallen -- Zelf fouten rechtzetten = moeilijk: steeds tot beheerders richten Qua kostprijs -- Inschrijving wordt bevestigd met barcode, dienst ’s morgens gescand te worden (scanners aankopen? Werd niet vermeld door firma) -- Als ticketsite neemt de firma een administratiekost op bij elke verkoop betaald door bestuur of de burger (kostprijs te vergelijken met andere software programma’s) Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein


www.speelplein.net


www.speelplein.net



34


35

3.5 Antigone (CIPAL)

3.6 Reinaert

Gebruikt door: Sint-Katelijne-Waver, Ravels

Gebruikt door: Putte

Wat is het?

Wat is het?

Cipal helpt lokale en provinciale overheden in Vlaanderen om hun dienstverleningsopdracht efficiënt uit te voeren, door ICT en e-government oplossingen en diensten aan te bieden. Eén onderdeel van CIPAL is Antigone, dit speciaal ontwikkeld voor sport- cultuur- en vrijetijdsdiensten. De verschillende modules van Antigone zijn: evenementbeheer, podiumkunsten, inschrijvingen activiteiten, zaal- en sporthalreservatie, uitleenbeheer en centraal kassabeheer.

Reinaert is een toepassing waarmee u gedetailleerde facturen kan maken, fiscale attesten kan afdrukken, statistieken kan opvragen, e-mails kan versturen naar ouders, … Dit alles gebeurt op basis van de gegevens die u eerder invoerde met Reinaert. Gegevens over de gezinnen en de kinderen, de aanwezigheden, het verbruik van extra’s.


Voordelen volgens gebruikers: Overige

Qua gebruik

-- De voor- en naopvang gebruikt dit programma ook

-- Ouders kunnen van thuis uit inschrijven -- Gekoppeld aan het rijksregister (alle gegevens steeds up to date)

Nadelen volgens gebruikers: Qua gebruik

-- Gemakkelijk fiscale attesten

-- Soms problemen met de internetverbinding


Financieel:

Qua gebruik

Aankoopprijs

-- Even mee werken om er vertrouwd mee te geraken

-- Basispakket Reinaert: €2560

Financieel:

¡¡

-- Uitbreidingen (Multi user, export facturen, Inschrijfmodule, …): variëren tussen €480 en €1280)

Prijs hangt sterk af van de uitbreidingen die men wenst

Onderhoud

Een basispakket start rond de +- €4500 en naargelang de uitbreidingen kan hier zo’n €2000 à €3000 bijkomen. Contactgegevens Cipal:

-- Per jaar te betalen (uitbreidingen kosten ook extra onderhoud) Contactgegevens Reinaert: FDEM bvba Heidestraat 11 3140 Keerbergen

Hoofdzetel CIPAL DV Cipalstraat 1 2440 Geel

0475 36 36 35

014 576 211 [email protected]

[email protected] www.fdem.be



www.speelplein.net


www.speelplein.net



36


3.7 Office Excel

3.8 Office Access

Gebruikt door: Aartselaar, Brecht, Edegem, Mortsel, Niel, Ravels, Voluntas, Vorselaar, Willebroek

Gebruikt door: Ranst, Oud-Turnhout, Herselt

Wat is het?

37

Wat is het? Een Access database op maat gemaakt van de werking

Excel is een digitaal rekenblad programma en onderdeel van het kantoorsoftwarepakket Microsoft Office

Voordelen volgens gebruikers: Qua gebruik


-- Eenvoudig en op gebruikersniveau

Qua gebruik

-- Statistische toepassingen

-- Gekend programma (snelle inwerking)

-- Multifunctioneel: individuele fiches, deelnemerslijsten, fiscale attesten, …

-- Voldoende efficiënt als je Excel goed kent

Qua verwerking

-- Weinig papierwerk

-- Toepasbaar op meerdere pc’s tegelijkertijd

Overige

Qua kostprijs

-- Betrouwbaar

-- Gratis



Qua gebruik -- Fouten bij het sorteren kunnen de fiscale attesten flink dwarsbomen

Qua gebruik

-- Omslachtig

-- Elk jaar opnieuw query’s maken

-- Fiscale attesten moeilijk te maken: nog veel gegevens manueel toevoegen

-- Aanpassingen op programmatie niveau zijn ingewikkeld Overige

-- Enkel inschrijven via mail of telefoon --

-- Lay-out van rapporten kan beter Financieel: -- Gratis



www.speelplein.net


www.speelplein.net



38


39

3.9 Google Docs

3.10 Numbers (toepassing IPad)

Gebruikt door: Essen

Gebruikt door: Bornem

Wat is het?

Wat is het?

Google Docs is een online dienst van Google. Hiermee kunnen opgemaakte documenten, spreadsheets en presentaties aangemaakt worden, die online worden opgeslagen. Deze dienst is vergelijkbaar met Word, P.P, en Excel. Je hebt hiervoor een Google Account nodig. De aangemaakt documenten kunnen ook worden gedeeld met andere gebruikers, en ze worden realtime online tegelijk bewerkt, zo ziet men elkaars wijzigingen meteen.

Numbers is een spreadsheet-programma van Apple en maakt deel uit van het kantoorpakket iWork. Anders dan Excel werkt Numbers niet met één grote tabel maar kan uit meerdere onafhankelijke tabellen, diagrammen en afbeeldingen bestaan. Deze worden op een “ondergrond” gezet en zijn vrij te verplaatsen. Numbers kan documenten opslaan in Excel-formaat, zodat ze uitwisselbaar zijn met de gebruikers van Office.



Qua gebruik

Qua gebruik

-- Van thuis uit inschrijven mogelijk

-- Beter leesbaar dan pen en papier

Qua kostprijs


-- Gratis

Qua gebruik


-- Geen fiscale attesten mogelijk

Qua gebruik

Financieel:

-- Geen fiscale attesten mogelijk

Gratis

Financieel: Gratis

Contactgegevens gebruiker(s): Jeugddienst Bornem [email protected] 03 890 69 47



www.speelplein.net


www.speelplein.net



40


3.11 Zelfgeschreven programmas’s

3.12 Admiral

Gebruikt door: Kwik Kwak, Weyneshof en Lentekind (Trabaj)

Gebruikt door: Kindervreugd (Antwerpen)

Wat is het?

Wat is het?

Een zelfgeschreven programma, volledig op maat. Ouders kunnen de inschrijvingen zelf beheren, gegevens aanpassen en krijgen onmiddellijk bevestiging van inschrijving.

Een database die Kindervreugd liet ontwerpen om o.a. haar inschrijvingen voor speelpleinen, vakantiekampen en cursussen te verwerken.


41

Voordelen volgens gebruikers: Qua verwerking

Qua gebruik

-- Verwerking staat verder dan bv. Excel

-- Minder administratieve taken: 90% gebeurt automatisch


-- Geen papieren en postzegels

Qua gebruik

-- Zelf voorstellen doen tot aanpassingen

-- Voor aanpassingen moet je steeds teruggrijpen naar het gespecialiseerde bedrijf dat het programma ontwierp.

-- Alle gegevens die nodig zijn staan op 1 website Nadelen volgens gebruikers:

Financieel:

Qua kostprijs -- Kostelijk als je geen techneut in ploeg hebt die dit gratis kan maken Financieel:

Aankoopprijs -- +- €30 000 Contactgegevens gebruiker(s):

Aankoopprijs/onderhoud

Kindervreugd vzw

-- Gratis (ontworpen door vrijwilliger)

03 233 64 90 0486 24 66 45 [email protected]

Contactgegevens gebruiker(s): Kwik Kwak vzw Speelpleinwerking Brasschaat [email protected] 0478 566 186

Lentekind Vakantiewerking 03 312 88 09 0486 79 69 90 [email protected] Ontwerper programma: [email protected]



www.speelplein.net


www.speelplein.net



42


43

4. Uitschrijven Als we het hebben over inschrijven, dan staan we tot slot ook even stil bij uitschrijven. We zien steeds meer speelpleinen starten met het “uitschrijven” van kinderen. Onder uitschrijven bedoelen we dat kinderen bij het verlaten van het speelplein aan een animator/hoofdanimator/verantwoordelijke melden dat ze vertrekken. Dit gebeurt systematisch elke dag. Speelpleinwerkingen doen dit omdat ze op een openbaar terrein zitten, de controle op wie aanwezig is beter willen behouden, omdat het een specifieke vraag is van de ouders,…

4.1 Standpunt van de VDS De VDS wil het uitschrijven op speelpleinwerkingen niet aanmoedigen. En dit om de volgende redenen: -- Uitschrijven kan de toegankelijkheid en vrijheid op het speelplein beknotten. Hierdoor krijgt het speelplein de sfeer van een kinderopvang, terwijl wij toch kiezen voor vakantie op het speelplein. -- We merken ook dat uitschrijven een vals gevoel van veiligheid heeft. Het is bijna onmogelijk om altijd en bij elk kind te controleren door wie het werd opgehaald en wanneer. In scholen doen ze dit trouwens ook niet!! -- Bij het uitschrijven zullen wellicht wachtrijen ontstaan, wat alleen maar tot frustraties leidt bij kinderen en ouders. -- Uitschrijven kan zorgen voor een extra administratieve rompslomp voor de animatoren. Anderzijds heeft uitschrijven ook een voordeel: -- Werkingen die een groot terrein hebben, waar kinderen alleen naar huis vertrekken of worden opgehaald door verschillende mensen kunnen onnodige zoekacties (met veel ongerustheid) vermijden.

4.2 Wettelijke kantjes Wanneer we de wet bekijken zien we dat het vooral gaat om de aansprakelijkheid. Om uit te maken of je een fout hebt begaan en dus aansprakelijk bent voor de schade die is opgetreden, wordt je handelen vergeleken met dat van een ‘goede huisvader’. Zou een normaal voorzichtig iemand in dezelfde omstandigheden op dezelfde manier gehandeld hebben als jij? Voor jou als begeleider spelen hier vooral de ‘organisatieplicht ‘ en de ‘toezichtplicht’. Gaat er bij een van deze twee iets mis dan is er snel sprake van aansprakelijkheid omdat een ‘goede huisvader’ voorbereid en voorzichtig te werk gaat. -- De ‘organisatieplicht’ houdt in dat je bij de voorbereiding van een activiteit aandacht besteedt aan de mogelijke gevaren en dat je voorzorgen neemt. -- De ‘toezichtplicht’ is niets meer en minder dan het toezicht houden op de deelnemers. Deze start bij de aankomst op de plek van samenkomst en eindigt bij het verlaten van die plaats. Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein


www.speelplein.net


www.speelplein.net



44

Vele aspecten rond de aansprakelijkheid kunnen door verzekeringen opgevangen worden. Ook binnen het vrijwilligerswerk. Uitschrijfsystemen worden vaak gebruikt in het kader van de ‘toezichtplicht’. Wanneer het gaat om vrijwilligers, valt de aansprakelijkheid bij de organisatie. De vrijwilliger zelf kan niet persoonlijk burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden voor de fouten die hij maakt bij de uitvoering van de activiteiten en de schade die hij veroorzaakt aan anderen. Hier spreekt men van de immuniteit van de vrijwilliger. Deze immuniteit is niet oneindig.


45

-- De afbakening van het terrein, ook al staat er geen échte afsluiting. Maak bijvoorbeeld een duidelijke markering op de grond. -- Het busvervoer: Bijvoorbeeld: -- De ouder is nog niet aanwezig bij de halte? We voorzien 5 minuten extra per bushalte. Daarna vertrekken we en gaat het kind terug mee naar het speelplein.

Meer info in de brochure: “Beter verzekerd. Vrijwilligers en verzekeringen.”

-- Een kleuter moet nog een eindje alleen wandelen? We bekijken met de ouders of de kleuter kan opgehaald worden.

(www.vrijwilligersweb.be)

-- Wanneer kinderen weglopen volgen we deze procedure. Bijvoorbeeld:

Tips voor het speelplein: -- Neem een verzekering! -- Een duidelijke communicatie van de afspraken naar de kinderen, animatoren en ouders. (zie 4.3 Goede voorbeelden) 1. Maak een huishoudelijk reglement en vermeld hierin dat de speelpleinwerking na het sluitingsuur niet meer verantwoordelijk is. Spreek ouders hierover ook aan bij systematisch te laat komen.

de hoofdanimator/verantwoordelijke verwittigt de ouders, twee animatoren springen op de fiets en zoeken in de buurt, na een bepaalde tijd wordt de politie verwittigd. -- Kinderen binnen een problematische thuissituatie mogen soms maar met één ouder contact hebben. Bekijk hoe haalbaar dit is voor jullie als speelpleinwerking. Is dit haalbaar, maak dan duidelijke afspraken met de ouder. Bijvoorbeeld:

4.3 Goede voorbeelden

-- Wat moet er gebeuren als de andere ouder er toch plots is?

Omdat we er ons van bewust zijn dat sommige speelpleinen toch de keuze willen maken om te werken met een uitschrijfsysteem geven we graag wat tips om het zo speels en vlot mogelijk aan te pakken. -- Zorg niet enkel voor een administratieve afhandeling, maar grijp dit moment aan om persoonlijk contact te leggen met de ouders. -- Zorg voor een vlotte doorgang aan de uitgang, zodanig dat kinderen en ouders niet in een lange wachtrij moeten aanschuiven.

-- Zijn er andere familieleden die het kind wel mogen komen oppikken? En hoe kan dit op een goede manier worden gecommuniceerd aan de inschrijvingstafel? -- Kinderen die alleen naar huis gaan. Zorg voor duidelijkheid van wie dit mag doen. Eventueel kan dit door met een fietspooling te starten.

Bijvoorbeeld: -- Een alfabetische lijst van de namen -- Als je werkt met het brievenbussysteem voor het inschrijven, kan dit meteen ook handig zijn aan het einde van de dag om te zien wiens ziplockzakje of geldkoker er nog ligt.

¡¡

Maak duidelijke afspraken rond de volgende items en communiceer dit op een gepaste manier naar kinderen, ouders en animatoren. -- Het einduur van het speelplein.

Bijvoorbeeld: -- Wanneer een kind niet wordt opgehaald proberen we de ouders op te bellen. Mocht dit niet mogelijk zijn of niet lukken wordt de jeugddienst verwittigd. Inschrijfprogramma’s en procedures op het speelplein


www.speelplein.net


www.speelplein.net



46

In dit document nog niet gevonden wat je zocht omtrent inschrijven en uitschrijven op het speelplein? Neem dan eens een kijkje op onze online bibliotheek met praktische voorbeelden van andere speelpleinen en extra achtergrondinfo; www.speelplein.net/vds-bibliohteek Of neem contact op met de VDS-speelpleinondersteuner van jouw regio.


www.speelplein.net


inschrijfsystemen - en procedures op het speelplein

Recommend Documents