Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen

Auteur(s)

Naam : Hans van Alebeek (BKWI), Egon Velders (BKWI), Lotte van der Linden (KING), Harro Spanninga (Divosa), Peter Greve (UWV), Jorien Mosman (UWV) Rutger van Weelden (UWV) Datum: 29-10-2012 Versie: 1.0


Inhoudsopgave 1.

INLEIDING ................................................................................................ 3

2.

AANLEIDING ............................................................................................. 3

3.

DOELSTELLING .......................................................................................... 3

4.

UITGANGPUNTEN / BEOORDELINGSCRITERIA .......................................... 4

5.

AANPAK..................................................................................................... 4 5.1 5.2 5.3 5.4

6.

INTER(N) GEMEENTELIJK PRIORITEITENOVERLEG (IGP).............................................. 5 GEZAMENLIJK OPERATIONEEL ICT OVELEG (GOIO) .................................................. 5 GEZAMENLIJK BUSINESS- EN BELEIDSOVERLEG (GBB) .............................................. 7 INTERN KETENPLATFORM UWV WERKBEDRIJF (IKU) ............................................... 9 BESLUITVORMING EN ESCALATIE ........................................................... 10

6.1.1 6.1.2

Besluitvorming...................................................................................10 Escalatie ...........................................................................................11

7.

FINANCIERING........................................................................................ 11

8.

RAPPORTAGE........................................................................................... 11

9.

COMMUNICATIE EN PUBLICATIE. ............................................................ 12

10.

IMPLEMENTATIE...................................................................................... 12

11.

AANDACHTSPUNTEN................................................................................ 12

12.

VERSIE BEHEER ....................................................................................... 13

blz. 2 van 23


1.

Inleiding

De samenwerking tussen gemeenten en UWV binnen het domein Werk en Inkomen is de afgelopen jaren op verschillende manieren vormgegeven. Gemeenten en UWV stemmen de dienstverlening aan de klant zo goed als mogelijk op elkaar af; de taken die uitgevoerd worden zijn niet meer overlappend maar zijn elkaar opvolgend en aanvullend geworden. We noemen dit ‘complementaire dienstverlening’. Daarnaast wordt het domein Werk en Inkomen de laatste twee jaar sterk gekenmerkt door ingrijpende bezuinigingen die een grote invloed hebben op de vormgeving van de dienstverlening aan de klant en samenwerking tussen gemeenten en UWV. De dienstverlening die voorheen via de vestigingen aan de klant geboden werd, wordt momenteel omgevormd tot E-dienstverlening en de gemeenten en UWV gebruiken een beperkt aantal WERKpleinen om de werkgeversdienstverlening gezamenlijk vorm te geven. Deze majeure verandering wordt aangegrepen om transparantie op de arbeidsmarkt te creëren doordat gemeenten steeds meer gebruik gaan maken van de landelijke systemen van UWV. Gezien de verregaande samenwerking tussen Gemeenten en UWV is het dringend noodzakelijk het wijzigingsproces dat noodzakelijk is voor het gezamenlijk gebruiken van systemen vorm te geven en te implementeren. Voorliggend document heeft als doel het wijzigingsproces Werkpleinen op hoofdlijnen te beschrijven. Na goedkeuring van dit plan zal overgegaan kunnen worden op de implementatie van dit wijzigingsproces. 2.

Aanleiding

De Programmaraad heeft van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) de opdracht gekregen volledige transparantie op de arbeidsmarkt te realiseren uiterlijk ultimo 2012. Deze transparantie op de arbeidsmarkt wordt gecreëerd door vacatures en CV’s in één systeem van hoogwaardige kwaliteit vast te leggen en op die wijze aan alle betrokkenen – werkzoekenden, werkgevers, gemeenten en publiekrechtelijke organisaties – beschikbaar te stellen. Hierdoor kan iedereen beschikken over de gehele vraag en het gehele aanbod op de arbeidsmarkt. Tevens wordt op deze manier arbeidsmarktinformatie gerealiseerd van een hoog kwalitatief niveau. Dit alles met als doel een grotere mobiliteit op de arbeidsmarkt te realiseren en het beroep op uitkeringen en voorzieningen te verminderen in een tijd dat de keten Werk en Inkomen fors moet bezuinigen. In de Programmaraad is afgesproken dat voor de registratie van CV’s en vacatures de applicaties van UWV WERKbedrijf aan gemeenten beschikbaar worden gesteld. Een voordeel van de registratie van CV’s en vacatures in één systeem is het feit dat er slechts één maal ontwikkelen beheerkosten gemaakt worden wat bijdraagt aan de besparingen die zowel aan de gemeentelijke als aan UWV kant taakstellend gerealiseerd dienen te worden. Een belangrijk onderdeel van de strategie om met minder geld dienstverlening aan dezelfde klantpopulatie te bieden, is de vormgeving van die dienstverlening via een verregaande digitalisering. Deze ontwikkeling is ingezet door UWV WERKbedrijf met het programma Redesign. Met het gebruik van de UWV WERKbedrijf applicaties door gemeenten kan deze verregaande digitale dienstverlening tevens in het gemeentelijke domein ondersteund worden. 3.

Doelstelling

De in de in- en aanleiding geschetste ontwikkelingen maken dat het noodzakelijk is dat gemeenten invloed krijgen op de werking en vormgeving van de systemen die ook zij gebruiken voor het registreren van CV’s, vacatures en aanverwante processen zoals de E-intake. Zodoende is de doelstelling die gerealiseerd moet worden als volgt omschreven: blz. 3 van 23


Zorg voor een transparant wijzigingsproces waarmee alle gemeenten invloed krijgen op de werking van systemen van UWV WERKbedrijf (Sonar, Werkm@p, WBS en E-intake) 4.

Uitgangpunten / beoordelingscriteria

Voordat we het proces om van ‘wijzigingsvoorstel tot daadwerkelijke implementatie’ beschrijven, is het goed een aantal uitgangspunten te benoemen waartegen de ingediende voorstellen zullen worden beoordeeld. Het betreft hier: De aanpassingen in beleid en systemen moeten beperkt zijn tot de gezamenlijke ICT voorzieningen binnen het domein werk en inkomen; Het belang van een werkbare en stabiele ICT infrastructuur weegt zwaarder dan het belang van differentiatie op gemeente niveau; Verkenningen naar differentiatie op gemeenteniveau moet samen gaan met onderzoeken naar bovengemeentelijke standaardisatie, ofwel; ‘standaardisatie’ gaat boven ‘lokaal maatwerk; Beheer van Werkplein ICT: moet de flexibiliteit hebben om de weg van wens naar realisatie te versnellen; De betrokken architectuur betreft de ‘KetenAchitectuur Werk en Inkomen (meest recente is versie 2.0) Voor wijzigingen van die referentie architectuur wordt verwezen naar de Domeingroep Architectuur; De mate waarin de wijziging aansluit bij de algemene gemeentelijke informatiearchitectuur zoals die vastgelegd is in GEMMA.De wijzigingen moeten bijdragen aan verbetering van de gemeentelijke (e)Dienstverlening en de (e)dienstverlening van het UWV; De mate waarin de wijzigingen bijdragen aan het verder ontwikkelen van complementaire dienstverlening tussen UWV en gemeenten. De bijdrage van de wijziging moet ondersteunend zijn aan een meer efficiënte bedrijfsvoering; De aanpassingen moeten passen binnen de afgesproken financiële kaders. 5.

Aanpak

Het proces om van wijzigingsvoorstel tot daadwerkelijke implementatie te komen kent een aantal stappen. Extra complicerende factor hierbij is dat we ook te maken hebben met verschillende organisaties die elk hun eigen verantwoordelijk- en afhankelijkheden hebben. Hieruit is een model ontstaan waarin de processtappen en de verantwoordelijkheden gecombineerd zijn. Dit model ziet er visueel als volgt uit.

Gemeentelijk domein

Gezamenlijk Operationeel ICT Overleg (GOIO)

Gezamenlijk Business- en Beleidsoverleg (GBB)

Informeren

Informeren

Inter(n) Gemeentelijk Prioriteitenoverleg (IGP)

Intern Ketenplatform UWV WERKbedrijf (IKU)

UWV domein

blz. 4 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen Binnen dit model zijn duidelijk viertal verantwoordelijkheidsgebieden te onderscheiden. Ten eerste het verantwoordelijkheidsgebied van de gemeenten. Ten tweede het verantwoordelijkheidsgebied van Gemeenten en UWV gezamenlijk op businessen beleidsniveau. Ten derde het gezamenlijke verantwoordelijkheidsgebied van Gemeenten en UWV op operationeel ICT-niveau. Ten vierde het verantwoordelijkheidsgebied van UWV. 5.1 Inter(n) gemeentelijk prioriteitenoverleg (IGP) Het eerste niveau van het model is het verantwoordelijkheidsgebied van de gemeenten en wordt het Inter(n) gemeentelijk prioriteitenoverleg genoemd (IGP)

Samenstelling:

Bepalen wijzigingsagenda op businessen beleidsniveau met mogelijke gevolgen voor UWV systemen.

Gemeentelijk domein

Gemeenten Divosa

IGP

VNG KING

Input:

Gemeentelijk breed gedragen en geprioriteerde business en beleidswijzigingsverzoeken

Vergader frequentie: Voorzitter:

4 x per jaar ntb

Code proces beschrijving: Code TBV-beschrijving:

IGP 001 (bijlage I en VII) IGP 002 volgt nog

Sjabloon wijzigingsverzoek Rapportage format status wijzigingsverzoek

Nog te maken Nog te maken

GOIO GBB IKU

UWV (optioneel en slechts ter ondersteuning) Business en beleidswijzigingsverzoeken van (individuele) gemeenten

Output:

Informeren

Informeren

Doel:

UWV domein

5.2 Gezamenlijk operationeel ICT oveleg (GOIO) Het derde niveau van dit model is het gezamenlijke verantwoordelijkheidsgebied van Gemeenten en UWV op operationeel ICT-niveau. Dit wordt het Gezamenlijk Operationeel ICT overleg (GOIO) genoemd.

Samenstelling:

Wijzigingscoördinator UWV Wijzigingscoördinator BKWI Input:

Gezamenlijk vastgestelde gemmentelijke ICT, businessen beleidswijzigingsverzoeken

Output:

Wijzigingsverzoeken voor ICT aanpassingen

Vergader frequentie:

Maandelijks

Gemeentelijk domein IGP GOIO GBB

Informeren

Gezamenlijk bepalen wijzigingsagenda op operationeel ICT-niveau. Wijzigingscoördinator Gemeenten

Informeren

Doel:

IKU

UWV domein

blz. 5 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen Voorzitter: Code proces beschrijving:

BKWI Bijlage VII

Code TBV-beschrijving: Sjabloon wijzigingsverzoek

Nog te maken Bijlage III en IV .

Rapportage format status wijzigingsverzoek

Nog te maken

Het GOIO bestaat uit de wijzigingscoördinatoren van de verschillende organisaties (Gemeenten, UWV en BKWI). In dit overleg worden de releases geprioriteerd en wordt de technische impact, financiële impact en tijd (resources die benodigd zijn) van wijzigingen besproken. Het GOIO overleg maakt op basis van de GBB adviezen een wijzigingskalender en/of Release Initiatie Document (RID) en zorgt voor een juiste planning en communiceert deze via het Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen Werkpleinen. Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden Rol

Taken

Bevoegdheden

Verantwoordelijkheden

Voorzitter GOIO

Voorbereiden van het GOIO Voorzitten van het GOIO Notuleren van GOIO vergadering Het communiceren over releaseplanningen

Het organiseren van een GOIO Het geven van opdrachten om te komen tot uitgebreide impactanalyses.

Het op adequate wijze voorzitten van het GOIO en ondersteunen van het Ketenbreed wijzigingsbeheer ten behoeve van de gezamenlijk gebruikte electronische voorzieningen op de Werkpleinen.

Het nemen van beslissingen over planningen van ketenwijzigingen. Het opstellen van Release Initiatie Documenten. Het vertegenwoordigen van de eigen organisatie met het juiste mandaat in het GOIO

Op de juiste (dwz met inachtneming van de belangen van de eigen organisatie en die van het gezamenlijk belang) wijze de eigen organisatie vertegenwoordigen in het Werkplein CAB.

Het opvragen van gewenste uitgebreide impactanalyses.

Lid GOIO

Het beoordelen van wijzigingsverzoeken op operationeel ICT niveau Het vertegenwoordigen van de eigen organisatie in het GOIO met inachtneming van de gezamenlijke belangen.

blz. 6 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen 5.3 Gezamenlijk Business- en beleidsoverleg (GBB) Het tweede niveau van het model is het gedeelde verantwoordelijkheidsgebied van UWV en Gemeenten en richt zich op gezamenlijke businessen beleidsvraagstukken. Dit wordt het Gezamenlijk Business- en Beleidsoverleg (GBB) genoemd. Gezamenlijk bepalen wijzigingsagenda op businessen beleidsniveau

Samenstelling:

Werkgroep Werkzoekenden Werkgroep Werkgevers

Input:


Gemeentelijk breed gedragen en geprioriteerde business en beleidswijzigingsverzoeken Gezamenlijk vastgestelde business en beleidswijzigingsverzoeken Maandelijks

Voorzitter: Code proces beschrijving:

BKWI Bijlage VII


Zie onderstaand Nog te maken


Nog te maken

Output:

IGP GOIO GBB

Informeren

Wijzigingscoördinatoren UWV, gemeenten, KING en BKWI BKWI

Gemeentelijk domein

Informeren

Doel:

IKU

UWV domein

Het GBB bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de Werkgroep Werkzoekenden, Werkgroep Werkgevers, BKWI en optioneel vertegenwoordiging vanuit de Werkgroep Informatisering en Shared Services indien er ICT gerelateerde wijzigingen op de agenda staan. In het GBB worden wijzigingen die vanuit de impactbepalingsronde via het CMK aangeboden worden, beoordeeld en wordt besloten of deze wijziging past binnen het geldende beleid en of de wijziging vanuit business perspectief gewenst is. Het aanbieden van wijzigingsverzoeken aan GBB gebeurt door de CMK coördinator op basis van hetgeen in de CMK applicatie is geregistreerd en waarvan de impactbepaling en de beoordeling door het GOIO is afgerond. Naast de rol van beoordelaar of de wijzigingen in lijn zijn met het in de keten vastgestelde beleid fungeert het orgaan ook als toetser van het juist functioneren en volgen van het vastgestelde wijzigingsproces. Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden Rol

Taken

Bevoegdheden


Voorzitter GBB

Voorbereiden van het GBB overleg

Het organiseren van een GBB overleg

Het op adequate wijze voorzitten van het GBB overleg en ondersteunen van het Ketenbreed wijzigingsbeheer ten behoeve van de gezamenlijk gebruikte elektronische voorzieningen op de Werkpleinen.

Voorzitten van het GBB overleg

blz. 7 van 23


Notuleren van het GBB overleg Het geven van opdrachten aan het GOIO

Lid GBB

Het beoordelen van wijzigingsverzoeken op beleid en business niveau Het vertegenwoordigen van de eigen organisatie in het GBB met inachtneming van de gezamenlijke belangen.

Het nemen van beslissingen over de uit te voeren ketenwijzigingen. Het vertegenwoordigen van de eigen organisatie met het juiste mandaat in het GBB

Op de juiste (dwz met inachtneming van de belangen van de eigen organisatie en die van het gezamenlijk belang) wijze de eigen organisatie vertegenwoordigen in het GBB overleg.

blz. 8 van 23


5.4 Intern Ketenplatform UWV WERKbedrijf (IKU) Het vierde niveau van dit model is het verantwoordelijkheidsgebied van UWV vormgegeven in de vorm van een Intern Ketenplatform UWV WERKbedrijf (IKU).

Samenstelling:

Releasemanagement UWV WERKbedrijf UWV UGD Input:


Wijzigingsverzoeken voor ICT aanpassingen Impactanalyses voor ICT aanpassingen Elke 14 dagen


Rutger van Weelden Bijlage VII


Zie onderstaand Nog te maken


Nog te maken

Output:

Gemeentelijk domein IGP GOIO GBB IKU

UWV domein

Rol

Taken

Bevoegdheden


Voorzitter IKU

Voorbereiden van het IKU Voorzitten van het IKU Notuleren van IKU vergadering en Het communiceren over releaseplanningen

Het organiseren van het IKU Het geven van opdrachten om te komen tot uitgebreide impactanalyses.

Het op adequate wijze voorzitten van het IKU en ondersteunen van het Ketenbreed wijzigingsbeheer ten behoeve van de gezamenlijk gebruikte elektronische voorzieningen op de Werkpleinen.

Het nemen van beslissingen over planningen van ketenwijzigingen. Het opstellen van Release Initiatie Documenten. Het vertegenwoordigen van de eigen organisatie onderdeel met het juiste mandaat in het IKU

Op de juiste (dwz met inachtneming van de belangen van het eigen organisatie onderdeel en die van het gezamenlijk belang) wijze de eigen organisatie vertegenwoordigen in het Werkplein CAB.

Het opvragen van gewenste uitgebreide impactanalyses. Lid IKU

Het beoordelen van wijzigingsverzoeken op operationeel ICT niveau Het vertegenwoordigen van de eigen organisatie onderdeel in het IKU met inachtneming van de gezamenlijke belangen.

blz. 9 van 23

Informeren

Binnen UWV bepalen wat de impact is van de wijzigingen die worden aangedragen vanuit het gezamenlijk operationeel ICT-overleg UWV C-ICT

Informeren

Doel:

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen 6.

Besluitvorming en escalatie

6.1.1

Besluitvorming

Wijzigingsverzoeken verlopen via een vaste route. Wijzigingsverzoeken vanuit het gemeenteveld verlopen achtereenvolgend via het IGP, GOIO en GBB. Wijzigingsverzoeken vanuit UWV gaan via de route IKU, GOIO en GBB. Het GOIO en GBB beoordelen de wijzigingsverzoeken vanuit andere disciplines (TIJD, TECHNIEK en PROCES tegenover BUSINESS en BELEID). Afhankelijk van de uitkomsten van deze twee beoordelingen wordt bepaald wie uiteindelijk een definitief oordeel velt over het wijzigingsverzoek. Als beide overleggen akkoord of beide niet akkoord zijn zal het wijzigingsverzoek als hamerstuk in de WISS (met aanvulling van vertegenwoordiging vanuit Werkgroep Werkzoekenden Dienstverlening en Werkgroep Werkgeverszaken en Transparante Arbeidsmarkt) worden behandeld. Als het GBB akkoord is en de het GOIO afwijzend heeft geoordeeld zal de WISS (met aanvulling WWTA en WWZ) beslissen. Als het GOIO akkoord is en het GBB afkeurt zal de Programmaraad een oordeel moeten vellen. In bijlage VI wordt schematisch weergegeven hoe de beslissingsbevoegdheid is geregeld.

blz. 10 van 23


6.1.2

Escalatie

In sommige gevallen is escalatie noodzakelijk, bijvoorbeeld bij tegengestelde belangen of wanneer een bepaalde partij in gebreke blijft met (grote) gevolgen voor de implementatie van gewenste wijzigingen. In deze gevallen kan gebruik gemaakt worden van het geëigende escalatie traject. Eventuele escalaties verlopen via het Gezamenlijk operationeel ICT overleg en het Gezamenlijk Business- en beleidsoverleg en is afhankelijk van de situatie. Escalatie vindt alleen plaats via de voorzitters van de verschillende organen. Escalatie wordt in principe ingezet door de voorzitter van het Gezamenlijk operationeel ICT overleg. Dit overleg wordt (als dit nodig is) bij elkaar geroepen om een beslissing nemen of een advies voor te bereiden. Als het Gezamenlijk operationeel ICT overleg niet tot een oordeel kan komen, of als blijkt dat dit niet het gewenste resultaat oplevert, dan zal de voorzitter van het Gezamenlijk operationeel ICT overleg escaleren bij het Gezamenlijk Business- en Beleidsoverleg. Het GBB heeft als esalatiepunt de WISS (ICT discussies) of direct de Programmaraad.

7.

Financiering

Het wijzigen van applicaties kost (soms veel) geld. In het kader van het wijzigingsproces voor de werkpleinen rijst de vraag hoe de wijzigingen aan de systemen die gemeenschappelijk gebruikt worden, gefinancierd kunnen worden. Hiervoor zijn een aantal alternatieven mogelijk: 1. 2. 3.

Gebruikstarief, een gemeente gebruikt een functionaliteit en betaalt daarvoor; Hybride oplossing UWV betaalt beheer en deel aanpassingen, rest betaalt de gemeenten; UWV financiert de aanpassingen, waarbij per release een plafondbedrag is vastgesteld.

Alternatief 1 is niet haalbaar, omdat er een verdien/verlies model achter zit. Dat is in deze eerste fase van het bestaan van het wijzigingsproces voor de werkpleinen niet verstandig. Mede doordat gemeenten vooralsnog om niet gebruik maken van de applicaties van UWV WERKbedrijf; Alternatief 2, hiervoor gelden dezelfde argumenten als alternatief 1. Daarnaast is dit alternatief onnodig complex. Alternatief 3, is op korte termijn haalbaar omdat UWV momenteel de door de gemeenten aangedragen wijzigingen al financiert. Alleen zal per release de beperking zijn van het plafondbedrag bedrag. Op dit moment sluit dit ook het beste aan op de releaseplanning. Tevens sluit dit alternatief ook aan op de afspraak dat het gebruik door gemeenten van de applicaties van UWV WERKbedrijf om niet geschied. Daarnaast schept het toewijzen van releasecapaciteit aan gemeenten de zekerheid dat deze ook daadwerkelijk ook gebruikt kan worden. In het verleden kwam het regelmatig voor dat de relatief beperkte wijzigingswensen van gemeenten een lagere prioriteit kregen ten opzichte van het grote volume wijzigingen van UWV WERKbedrijf. Het laatste bijkomende voordeel van dit alternatief is dat gemeenten binnen deze budgettaire kaders gedwongen worden zelf prioriteiten te stellen. Voorgesteld wordt in 2013 een plafondbedrag te hanteren van € 250.000. Het is verstandig dit alternatief na 1 jaar te evalueren en mogelijk andere keuzes te maken. Bij de evaluatie moet ook gekeken gaan worden naar een mogelijke toename van exploitatiekosten. 8.

Rapportage

Maandelijks wordt er vanuit de CMK applicatie een rapportage opgeleverd waarmee inzichtelijk wordt gemaakt hoe het wijzigingsbeheer proces in die maand heeft gefunctioneerd. In deze maandelijkse rapportage worden de volgende prestatieindicatoren opgeleverd: Het aantal ingediende wijzigingsverzoeken Totaal Het aantal ingediende wijzigingsverzoeken uitgesplitst naar organisatie Het aantal ingediende wijzigingsverzoeken op ketencomponent

blz. 11 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen Het totaal aantal geleverde impactbepalingen Percentage geleverde impactbepalingen Het aantal goedgekeurde wijzigingen (goedkeuring Werkplein CAB) Het aantal afgekeurde wijzigingen (afkeuring Werkplein CAB) Het aantal doorgevoerde wijzigingen Doorlooptijd van de wijzigingen De rapportage wordt besproken in het Gezamenlijk Operationeel ICT Overleg en dient als input voor de evaluatie van het proces na uitvoer van een release. De verbeterpunten uit de evaluatie worden uiteindelijk verwerkt in een nieuwe versie van de procesbeschrijving wijzigingsbeheer op de Werkpleinen. Voorbeeld rapportage zie bijlage II 9.

Communicatie en publicatie.

Voor het wijzigingsproces werkpleinen is het van cruciaal belang dat gemeenten en UWV elkaar goed informeren over op handen zijnde wijzigingen van bedrijfsapplicaties en de processen. Voor de wijzigingen die door gemeenten worden ingediend wordt het CMK aangemerkt als de plek waar wijzigingsverzoeken geregistreerd worden en de voortgang gevolgd kan worden. Voor de wijzigingen die door UWV WERKbedrijf worden ingediend wordt een tweedeling voorzien. UWV WERKbedrijf zal de wijzigingen waarvan zij vermoedt dat daarvoor de instemming van de gemeenten noodzakelijk is via het CMK proces laten lopen. Alle overige wijzigingen zal UWV WERKbedrijf, samen met de daarbij behorende release informatie, gebruikers handleidingen en overige instructies delen met KING en Divosa. In eerste instantie ging de voorkeur uit naar publicatie op de website Samenvoordeklant.nl. Echter omdat dit een openbare website is lijkt dit bij nader inzien niet verstandig. De wijze waarop de informatieverstrekking aan gemeenten zal plaatsvinden wordt nader uitgewerkt in de vorm van een communicatieplan. 10. Implementatie Voor alle wijzigingen die gemeenten en UWV aan de eigen systemen en processen doorvoeren wordt er vanuit gegaan dat de partijen zelf zorgdragen voor de daarbij behorende implementatie inspanning en verantwoordelijkheid. 11. Aandachtspunten Hoe stemmen we de specificatie (functioneel ontwerp) af met de indiener? Hoe regelen we de acceptatie(test) van wijzigingen door indieners van wijzigingen? Hoe gaan we om met wijzigingen aan UWV applicaties die niet direct invloed hebben op de uitvoering op werkpleinen?

blz. 12 van 23


12. Versie beheer

Versie

Datum

Wijzigingen

Afgestemd met

0.1

20-06-2012

Initiële versie

0.2.

09-07-2012

0.3

28-08-2012

Verdere uitwerking van de hoofdstukken door de werkgroep Uitwerking na overleg in de werkgroep

Rita Stoevelaar, Steph Smit, Egon Velders, Jorien Mosman Rita Stoevelaar, Steph Smit, Egon Velders, Jorien Mosman Lotte van der Linden, Harro Spanninga, Egon Velders, Jorien Mosman, Peter Greve, Hans van Alebeek, Rutger van Weelden

0.4

02-10-2012

Uitwerking na overleg in de werkgroep

Lotte van der Linden, Harro Spanninga, Egon Velders, Jorien Mosman, Peter Greve, Hans van Alebeek, Rutger van Weelden

Aanpassingen overgenomen

0.9

22-10-2012

Uitwerking na overleg in de werkgroep

Lotte van der Linden, Egon Velders, Jorien Mosman, Peter Greve, Hans van Alebeek, Rutger van Weelden

Aanpassingen overgenomen en deze versie voorgelegd aan de WISS

1.0

29-10-2012

Beslissing/advies Werkverdeling voor de volgende versie bepaald. Aanpassingen overgenomen Aanpassingen overgenomen

Goedgekeurd door de WISS

blz. 13 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen 13. Bijlage I. Inter(n) gemeentelijk prioriteitenoverleg (IGP 001) Proces beschrijving Het Inter(n) gemeentelijk prioriteitenoverleg (IGP) is het orgaan waarin wensen van het gemeentelijke veld vertaald worden naar concrete wijzigingen en worden geprioriteerd. Het IGP beslist vervolgens over het al dan niet voortzetten van de wijziging. Het IGP kan zelf ook wijzigingen indienen als vertegenwoordiger van alle gemeentelijke partijen. De wijzigingen worden zodanig beschreven en aangeleverd dat op basis hiervan het functioneel ontwerp door het UWV kan worden aangepast en het bouwen van de wijziging mogelijk is. Werkgroep gemeentelijke inbreng

VNG

KING Divosa

Gemeenten

Inter gemeentelijke prioriteitenoverleg: •Wijzigingen bespreken, aanvullen en prioriteren

CMK registratie indienen, registeren, beoordelen etc. (zie huidige CMK proces)

Gezamenlijk operationeel ICT overleg

Het inter(n) gemeentelijke prioriteitenoverleg wordt bemenst door vertegenwoordigers van:

•

KING

•

VNG

•

Divosa

•

Gemeenten

Deze vertegenwoordigers zijn verantwoordelijk voor het inbrengen van de wijzigingsverzoeken namens gemeenten. De inbreng van gemeenten zelf wordt voorbereid door een werkgroep. In deze werkgroep zitten meerdere gemeenten. De voorzitter van deze werkgroep neemt ook zitting in het IGP, vertegenwoordigt de werkgroep en neemt de daar besproken wijzigingsverzoeken mee. De wijzigingsverzoeken worden via de mail aan het IGP aangeboden. Voor de wijzigingverzoeken wordt een format gebruik. In een mail ronde wordt de impact van de wijziging bepaald. Tijdens het IGP dat 4 x per jaar bijeenkomst worden de wijzigingen besproken, eventueel aangevuld en geprioriteerd. Het prioriteren van de verzoeken gebeurt aan de hand van een kader. De volgende aspecten zullen, naast de eerder genoemde uitgangspunten, in het kader worden meegenomen: • Soort wijziging (Functionele en/of technische wijziging op applicaties;Functionele en/of technische wijziging op business /beleid; Grote functionele en/of technische wijziging ((ver) nieuwbouw) • Wettelijke basis • Representativiteit verzoekende gemeenten •

Passend binnen SUWI domein blz. 14 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen • • •

De mate waarin de wijziging aansluit bij de algemene gemeentelijke informatiearchitectuur zoals die vastgelegd is in geldende architectuur standaarden. De mate waarin de wijzigingen bijdraagt aan het verder ontwikkelen van complementaire dienstverlening tussen UWV en gemeenten.

De bijdrage van de wijziging aan een meer efficiënte bedrijfsvoering

Dit kader zal in het IGP nader worden besproken en vastgesteld. Indien de wijzigingsverzoeken verder uitgewerkt moeten worden of omgezet moeten worden in functionele eisen en andere specificaties zal ad hoc een overleg ingepland worden met de mensen die dat kunnen (UWV, KING, gemeenten). De geprioriteerde wijzigingsverzoeken worden door het IGP in de CMK applicatie ingediend waarna de CMK naar het gezamenlijk Business- en beleidsoverleg zal gaan. Na goedkeuring zal het gezamenlijk operationeel overleg, indien nodig, de verdere impact bepalen, de wijzigen opnemen in de planning en uitvoeren. Taken van het IGP: Verzamelen van functionele eisen en wensen vanuit het gemeentelijk veld en afstemmen met gemeentelijke professionals. Vertalen van de functionele eisen en wensen in concrete wijzigingsverzoeken Functionele wijzigingen beoordelen op wenselijkheid en prioriteren Functionele wijzigingen binnen het gemeentelijke veld afstemmen Go/no go besluitvorming op basis van functionele impact en wenselijkheid Nieuwe functionaliteit beoordelen op hun werkbaar- en bruikbaarheid (is dit daadwerkelijk testen of een papieren proces) Het mede vormgeven en beoordelen van Functionele Ontwerpen (F.O’s) Communicatie richting gemeenten inzake toekomstige nieuwe functionaliteit en in samenwerking met het UWV rondom releases Werkgroep gemeentelijke inbreng Doel: Bepalen wijzigingsverzoeken Samenstelling: Gemeenten Business mensen met affiniteit met ICT


KING (Lotte van der Linden) Business en beleidswijzigingsverzoeken van (individuele) gemeenten Gemeentelijke wijzigingsverzoeken voor IGP 4 x per jaar


Gemeente Nog te maken




Nog te maken

Input:

Output:

Inter(n) gemeentelijk prioriteitenoverleg (IGP 002) TBV’s Doel Intergemeentelijk prioriteitenoverleg :

Bepalen wijzigingsagenda op businessen beleidsniveau met mogelijke gevolgen voor UWV systemen.

blz. 15 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen Samenstelling:

Gemeenten (voorzitter werkgroep) Divosa (Harro Spanninga) VNG (Harro Spanninga) KING (Lotte van der Linden) Business en beleidswijzigingsverzoeken van (individuele) gemeenten Gemeentelijk breed gedragen, geprioriteerde en aangevulde business en beleidswijzigingsverzoeken

Input:

Output:

Vergader frequentie: Voorzitter:

4 x per jaar VNG

Code proces beschrijving: Code TBV-beschrijving:

IGP 001 IGP 002 volgt nog

Sjabloon wijzigingsverzoek Beoordelingskader



Nog te maken

Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden Inter(n) Gemeentelijk Prioriteitenoverleg (IGP)

Rol Voorzitter IGP

Taken Bevoegdheden Voorbereiden van het Het organiseren van een IGP IGP Voorzitten van het IGP (Laten) notuleren van het IPG Besluitvorming organiseren Beslissen Het geven van opdrachten aan het Gezamenlijk Operationeel ICT Overleg Zonodig escaleren

Verantwoordelijkheden Het op adequate wijze voorzitten van het IGP en ondersteunen van het Ketenbreed wijzigingsbeheer ten behoeve van de gezamenlijk gebruikte electronische voorzieningen op het Werkplein.

Lid IGP

Het beoordelen van functionele eisen en wensen Het vertegenwoordigen van de eigen organisatie in het IGP met inachtneming van de gezamenlijke belangen.

Op de juiste (dwz met inachtneming van de belangen van de eigen organisatie en die van het gezamenlijk belang) wijze de eigen organisatie vertegenwoordigen in het IGP

Het nemen van beslissingen over de uit te voeren ketenwijzigingen. Het vertegenwoordigen van de eigen organisatie met het juiste mandaat in het IGP

blz. 16 van 23

14. Bijlage II. Voorbeeldrapportage

ID A

Omschrijving Prestatieindicator (per maand tenzij anders aangegeven) Het aantal ingediende wijzigingsverzoeken op ketencomponent

Sonar 3

Werkm@p 2

WBS 1

Gemeenten 4 40%

BKWI 0 0%

7 70%

7 70%

B1 B2

Het aantal ingediende wijzigingsverzoeken uitgesplitst naar organisatie Het percentage ingediende wijzigingsverzoeken per organisatie

UWV 6 60%

C1 C2

Het totaal aantal geleverde impactbepalingen per partij Het percentage geleverde impactbepalingen per partij

8 80%

D E1 E2 F G

Het aantal ingediende wijzigingensverzoeken totaal Het aantal goedgekeurde wijzigingen (goedkeuring Werkplein CAB) Het aantal afgekeurde wijzigingen (afkeuring Werkplein CAB) Het aantal doorgevoerde wijzigingen Het aantal openstaande wijzigingen

Totaal

Percentage 14 7 3 5 24

70% 30%

EROW 0

Stekker4 4

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen 15. BIJLAGE III. Voorbeeld wijzigingsformulier

blz. 18 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen 16. BIJLAGE IV. Voorbeeld impactbepalingsformulier

blz. 19 van 23

17. BIJLAGE V. Beknopt wijzigingsproces Werkpleinen

Doel van het proces: een transparant wijzigingsproces hebben, waarmee gemeenten inzage krijgen in ontwikkelingen en aanpassingen van de applicaties en daarnaast invloed krijgen op de werking en ontwikkeling van UWV systemen door middel van de mogelijkheid om wijzigingsverzoeken in te dienen. Scope: gezamenlijk gebruikte electronische voorzieningen op de werkpleinen te weten Sonar, Werkm@p, EROW, WBS, E-intake en Stekker4 Betrokken organisaties: KING, VNG, UWV, Divosa , individuele Gemeenten en BKWI Gemeenten bundelen hun wensen in het IGP en bieden deze via een vertegenwoordiger (wijzigingscoordinator) aan, aan het CMK. De CMK coördinator controleert de wijziging op volledigheid en of de wijziging binnen de scope van dit wijzigingsproces valt. Als wijziging akkoord is dan wordt de wijziging aangeboden aan de wijziging coördinatoren voor de eerste impactbepaling. Deze worden via het CMK teruggekoppeld. Na afronding van deze fase wordt de wijziging beoordeeld in de eerst volgende GOIO. De beoordeling vindt plaats op TIJD, TECHNIEK en FINANCIEN. De beslissing wordt geregistreerd in het CMK en de wijziging wordt aangeboden aan het GBB. Hier wordt de beleidstoets uitgevoerd en wordt bepaald of de wijziging vanuit business oogpunt gewenst is. Het resultaat wordt geregisteerd in het CMK en de wijziging komt bij de WISS als hamerstuk; akkoord GOIO en GBB. Of ter beoordeling (zie ook schema in bijlage VI).


18. BIJLAGE VI. Beslissingsschema wijzigingsverzoeken

blz. 21 van 23


19. BIJLAGE VII. Schema verloop wijziginsgverzoeken

NB: wijzigingen vanuit de CMK registratie verlopen eerst via de: 1) Impactbepaling wijzigingscoordinatoren, vervolgens naar.. 2) beoordeling Gezamenlijk Operationeel ICT overleg op TIJD, TECHNIEK (ICT) en FINANCIEN en uiteindelijk naar 3) beoordeling Gezamenlijk Business- en Beleidsoverleg voor de beoordeling op wenselijkheid (beleidstoets).

blz. 22 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen 20. BIJLAGE VIII; Afkortingenlijst

Afkorting

Betekenis

CMK

Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen

DA

Domeingroep Architectuur

DGB

Domeingroep Gegevens en Berichten

DIB

Domeingroep ICT Beheer

DPB

Domeingroep Privacy en Beveiliging

GBB GEMMA

Gezamenlijk Business- en Beleidsoverleg GEMeentelijk Model Architectuur

GeVS

Gezamenlijke electronische Voorzieningen SUWI

GOIO

Gezamenlijk operationeel ICT overleg

IGP

Inter(n) Gemeentelijk Prioriteitenoverleg

IKU KARWEI

Intern Ketenplatform UWV Keten ARchitectuur Werk En Inkomen.

PR

Programmaraad

RID WBS

Release Initiatie Document Werkcoach Bemiddelings Service

WISS

Werkgroep Informatisering en Shared Services

WWTA

Werkgroep Werkgeversdienstverlening en Transparante Arbeidsmarkt

WWZ

Werkgroep Werkzoekenden Dienstverlening

blz. 23 van 23

Inrichtingsplan Wijzigingsproces Werkpleinen

Recommend Documents