Innovator. Případová studie Dokumenty v pohybu Efektivní správa klientské dokumentace v Komerční bance

Magazín Říjen 2014

BPM Biometrický podpis posouvá firmy k bezpapírovým procesům Finance Korporátní financování. Jak to je a jak to může být? Odborné služby Kompletní outsourcing oblasti ECM může přinést řadu výhod Business Intelligence Účinná marketingová kampaň? Jedině s kvalitními daty

Innovator Případová studie Dokumenty v pohybu — Efektivní správa klientské dokumentace v Komerční bance

Vážení přátelé, jako konzultační společnost vnímáme dlouhodobě jako jeden ze svých důležitých cílů nutnost sledovat a vyhodnocovat aktuální trendy v oboru IT, ale také v oborech podnikání našich klientů. A stejně tak je dlouhodobě naší snahou tyto znalosti co nejefektivněji sdílet. To je také cílem publikace, která se Vám právě dostává do rukou. Na následujících stránkách Vám předkládáme pohled na některé z aktuálních trendů tak, jak je ve své praxi, při poskytování služeb našim klientům a řešení jejich skutečných problémů, vnímáme my. Zaměřujeme se na oblasti a problémy, které se právě v současné době dotýkají mnoha českých a slovenských společností a ty pro ně potřebují nalézt praktické řešení. Po 20 letech působení na českém trhu IT víme, jak důležité je inovovat, neustále hledat nové cesty ke zlepšování fungování firmy a zrychlovat zavádění nových produktů na trh. Proto pevně věřím, že pro Vás budou následující stránky inspirací a příjemným osvěžením. Filip Tománek, CEO, Trask solutions a.s.

Obsah

4

BPM Biometrický podpis posouvá firmy k bezpapírovým procesům Vlastnoruční podpis je pro nás vším. Nositel identity, osobní záruky, garance platnosti smluv. Nemůže však být v praxi někdy také zbytečnou brzdou?

10

FINANCE Korporátní financování. Jak to je a jak to může být? Financování korporátních klientů představuje jeden z hlavních pilířů bankovních služeb. Přesto existuje řada oblastí, které v rámci jejich zajišťování snesou zefektivnění. Naštěstí řešení není nemožné.

16

ODBORNÉ SLUŽBY Kompletní outsourcing oblasti ECM může přinést řadu výhod IT oddělení se potřebují soustředit především na podporu oblastí, které jsou pro jejich společnosti klíčové. V těch dalších hledají prostor k úsporám, zefektivnění. Přesně to jim může přinést outsourcing.

20

BUSINESS INTELLIGENCE Účinná marketingová kampaň? Jedině s kvalitními daty Jaké procento kontaktů ve vašem CRM jsou neúplné či neplatné údaje? O kolik se kvůli tomu může protáhnout a prodražit realizace marketingové kampaně? Jak se problému datové kvality postavit čelem?

25

PŘÍPADOVÁ STUDIE Dokumenty v pohybu — Efektivní správa klientské dokumentace v Komerční bance Cílevědomé budování bezpapírového prostředí za účelem digitalizace a automatizace klíčových procesů banky je důležitým předpokladem k dalšímu zlepšování jejích služeb. Samotným srdcem takového prostředí je vyspělý systém pro správu dokumentů, DMS. Ten může být navíc jednotlivým útvarům banky jednoduše k dispozici formou služby.

4

BPM A DOCUMENT MANAGEMENT

Biometrický podpis posouvá firmy k bezpapírovým procesům Co pro banky a další firmy znamená podpis klienta? Na jedné straně jistotu platnosti žádostí, smluv či dalších dokumentů. Na druhé straně však také značný objem činností nabalených na potřebu zpracování papírových dokumentů. A to je v době snahy o maximální eliminaci papíru z obchodních procesů či digitalizaci businessu poněkud nepříjemné. Ale může se to změnit. Díky dynamickému biometrickému podpisu.

H

C

J

A

I

L

D M E F

G B

K

N

INNOVATOR ŘÍJEN 2014

5

COPY

PDF

Dynamický biometrický podpis Zrychlení a zefektivnění procesu zpracování podepsané klientské dokumentace

Žádosti, změny, souhlasy nebo smlouvy. Požádá-li klient v bance třeba jen o sebemenší změnu služeb, spustí tím obvyklý kolotoč nezbytných kroků, který vrcholí vytištěním několikastránkové smlouvy či jiného dokumentu, nejlépe ve dvou až třech kopiích. A to jen proto, aby mohl osobní bankéř s náležitou vážností požádat o jeho vlastnoruční podpis. Vlastně na tom není nic zvláštního, dodnes jde totiž o jakýsi zlatý standard při sjednávání služeb. To ale nutně neznamená, že jde o nejlepší řešení, které tu musí zůstat na věky. Co když je to právě naopak? Co když právě podpis papírové smlouvy je tím krokem, který můžeme ze zaběhnutých procesů odstranit?

Spousta zbytečností jen kvůli podpisu Většina firem již investovala do digitalizace a automatizace interních procesů, aby dosáhla úspor a zrychlení. Papír na vstupu však přetrvává a stále generuje vysoké náklady: tisk dokumentů, svozy, které pravidelně přepravují papíry na back-office nebo centrálu, skenování a přepisování dat z papíru zpět do obchodního systému, fyzická archivace a následné výpůjčky. A to vše „jen“ kvůli podpisu, který musí být na papíru.

Definitivní konec papíru Dnes je však potřeba podepisovat papírové dokumenty definitivně překonaná. Jsou zde totiž biometrické technologie, které jsou schopny vás bezpečně a spolehlivě přenést do plně digitálního světa. Takzvaný dynamický biometrický podpis, de facto vlastnoruční podpis bez papíru, totiž potřebu tohoto média definitivně eliminuje. Není proto divu, že právě tato technologie je tématem, které přitahuje pozornost mnoha českých společností z nejrůznějších oborů, ať jde o finance, telekomunikace, energetiku, průmysl i další. Řada z nich právě v současné době zkoumá možnosti praktického využití biometrických metod ve světě businessu. Tzv. dynamický biometrický podpis přitom dokonale zapadá do konceptu bezpapírových obchodních procesů, pokrývajících automaticky řízená workflow při schvalování a zpracování dokumentů, stejně jako sdílení, dlouhodobé uchovávání a správu dokumentů.


Co je dynamický biometrický podpis? Dynamický biometrický podpis představuje vlastnoruční podpis na tablet či tzv. signpad s dotykovým, tlakově citlivým displejem. Každý dokument opatřený takovým podpisem pak obsahuje jak samotný „podpis“, tedy vizuální reprezentaci podpisu v dokumentu, tak k němu připojená tzv. biometrická data umožňující spolehlivou kontrolu identity uživatele. Tato biometrická data charakterizují například rychlost psaní, přítlak, pozici pera atd., tedy faktory, které jsou pro každého člověka jedinečné. Jde o technologii, která umožňuje jednoznačnou identifikaci uživatele, podobně jako třeba autentizace pomocí otisku prstu, obrazu duhovky nebo rozpoznáním hlasu. Její výhodou je intuitivní využití z pohledu uživatele, tedy zákazníka, například při podepisování smluv. Při správné implementaci přitom umožňuje vytvořit bezpečné a spolehlivé řešení pro bezpapírové zpracování dokumentů, které je díky bezpečným mechanismům šifrování biometrických dat zcela v souladu se všemi příslušnými zákony a najde uplatnění v řadě oborů. To dnes potvrzuje celá řada implementací v oblasti financí, telekomunikací, průmyslu i dalších segmentů.

HODNOTA

6

ČAS

Biometrická data — neviditelné informace: přítlak, akcelerace, rychlost, pozice a časování.

Co můžete díky biometrickému podpisu dělat jinak? Změnit procesy na úplně bezpapírové

–– Netisknout a neposílat papírové dokumenty

–– Podepisovat dokumenty biometricky –– Řešit elektronické workflow dokumentů –– Uchovávat dokumenty pouze v elektronické podobě

Využít nový potenciál podpisu přímo v terénu

–– Prodej, sjednání i podpis v terénu –– All-in-one mobilní aplikace pro pobočky i dealerskou síť

–– Přikládat k podepisovaným

dokumentům fotografie dokladů, nemovitostí, vozidel atp.


7

Přínosy pro klienty i pro firmu Zrychlení

Prodej v terénu

–– Prodej, sjednání, podpis v jednom –– Elektronické posílání –– Okamžitá dostupnost kdekoliv

–– Mobilní aplikace včetně podpisu –– Autorizace operací podpisem Bezpečnost operací

Úspory

–– Náklady na tisk –– Manipulace, svozy, pošta, kurýr –– Skenování, přepis dat –– Vracení a opravy chyb –– Náklady (externího) archivu –– Náklady na výpůjčky z archivu

–– Přesné a rychlé ověřování operací –– Autorizace úkonů prováděných zaměstnanci Motivace prodejců

–– Úspora času a nákladů na doručování podepsaných dokumentů do firmy

Zabezpečeno proti zneužití

Lepší zákaznická zkušenost

Dynamický biometrický podpis je oprávněným způsobem podepisování právního jednání učiněného v písemné formě elektronickými prostředky, který splňuje charakteristiku tzv. elektronického podpisu dle zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Originálem je pak pouze elektronická verze dokumentu obsahující biometrický podpis.

A přínosy? Kompletní digitalizace procesů i dokumentů v rámci jejich celého životního cyklu a s tím související úspory nákladů. Možnost realizace plně „digitální“ pobočky. Zrychlení procesů a tím i možnost rychlejšího vyřízení požadavků zákazníků např. na schválení úvěru. Tedy zlepšení zákaznické zkušenosti. Ale také zrychlení obchodních cyklů, nové obchodní příležitosti a vyšší motivace pro obchodní zástupce pracující v terénu. A v neposlední řadě také uskutečnění důležitého kroku k rozvoji směrem k tzv. digitálnímu businessu.

Řešení založené na biometrickém podpisu je zabezpečeno pro zajištění nezpochybnitelnosti původního dokumentu včetně garance původu a integrity dokumentu i pravosti dokumentu v čase, jakož i proti zneužití podpisu s biometrickými daty. Společnostem, které zvažují potenciální výhody a nevýhody biometrického podpisu včetně bezpečnosti či dopadu na soulad s legislativou pro ochranu osobních údajů apod., doporučujeme provést na počátku důkladnou analýzu rizik. Podle našich zkušeností porovnání rizik plynoucích z používání papírových smluv a „digitálních“ smluv opatřených dynamickým biometrickým podpisem v praxi zpravidla ukazuje, že vhodné nasazení této technologie znamená v mnoha ohledech podstatné snížení rizik oproti zpracování a uchovávání papírových smluv.

Pro společnosti, které chtějí dosáhnout maximálního efektu při digitalizaci a automatizaci procesů, je dynamický biometrický podpis právě „tou“ technologií, které se vyplatí věnovat pozornost.

8


Průzkum: Biometrika v českých firmách Využití biometrických metod obecně českým společnostem není zcela cizí. Využívá již vaše firma nějakou formu biometrických technologií?

Ve dnech 5. března a 2. dubna 2014 uspořádal Trask ve dvou termínech odbornou snídani iTea s tématem „Biometrické digitální podpisy“. Téma se setkalo s velkým zájmem českých společností. Na odborné setkání zavítalo na 120 zástupců z řad českých finančních institucí, telekomunikačních a průmyslových společností, ale také státní správy. V rámci této snídaně Trask uskutečnil průzkum týkající se využití biometrických technologií a především samotného dynamického biometrického podpisu v českých firmách.

• • •

14 % 25 % 61 %

Ano

Ne Ne, ale zvažujeme jejich využití

V čem vidíte hlavní potenciál využití biometrických podpisů ve vaší firmě? 89 %

Úspory — eliminace papírového procesu

57 %

Renomé – chceme být vnímáni jako moderní a inovativní firma

54 %

Podpora prodeje — sjednání produktů a podpis v terénu

54 %

Benefity pro klienta — zrychlení procesů, dostupnost elektronických dokumentů v klientské zóně

53 %

Bezpapírová obchodní komunikace s vnějším světem

Co hlavního může přinést „biometrika“ vašim klientům? Co by nejvíce ocenili? 82 %

Rychlejší vyřízení a odsouhlasení žádostí, smluv atp.

54 %

Dostupnost dokumentů v elektronické podobě na jednom místě namísto „doma“ v šanonu

29 %

Retence – zůstanu, můj poskytovatel je moderní a je „in“

8%

Jiné

7%

Retence – zůstanu, můj poskytovatel se se mnou podělí o úspory, kterých takto dosáhl

4%

Retence – zůstanu, můj poskytovatel šetří přírodu


36 % firem převážně ze segmentu financí hodlá technologii dynamických biometrických podpisů (alespoň ve formě pilotního projektu) nasadit ještě letos a 14 % během následujících tří let.

9

Jste připraveni na dynamický biometrický podpis? Chcete zjistit, zda jste připraveni na zavedení biometrického podpisu? Zkontrolujte, zda jste připraveni v následujících oblastech.

☐☐Výběr vhodných agend,

sestavení business-case

☐☐Soulad s legislativou ☐☐Přizpůsobení procesů, vyřešení organizačních dopadů

☐☐Biometrické technologie, signpady nebo tablety

☐☐Integrace do prostředí společnosti, úpravy na straně IT

☐☐Dlouhodobá archivace dokumentů ☐☐Realizace pilotního projektu

Autor: Milan Petráň Manager oblasti BPM Trask solutions a.s.

10

Finance

Korporátní financování. Jak to je a jak to může být? Co lze říci již dnes o budoucnosti korporátního financování? Nepochybně bude i nadále tvořit jeden z pilířů bankovních služeb. Může si však být banka jistá, že bude do budoucna konkurenceschopná, flexibilní a schopná čelit tlakům na snižování nákladů? Že bude nadále schopná maximálně uspokojit své klienty, kteří očekávají co nejrychlejší a co nejkvalitnější servis?

XTPP.


11

S poskytováním služeb a produktů korporátního financování mají banky letité zkušenosti a málokdo jim může radit, jak svou práci dělat lépe. Pro banku je ale zároveň žádoucí, aby celý proces v rámci služeb korporátního financování probíhal co možná neefektivněji a nejplynuleji. Ne vždy tomu tak dnes je.

obchod posílají na schválení, nemají dostatečný přehled nad tím, kdo může právě tento konkrétní obchod schválit, kdo se k němu musí vyjádřit vzhledem ke konkrétní velikosti nebo typu obchodu. Dochází ke zdržení v procesu schvalování a ke špatné orientaci pro všechny zúčastněné.

Kde hledat prostor ke zlepšení?

Smluvní dokumentace: Pro přípravu smluvní dokumentace je v současné době naprosto typické, že je připravována „ručně“ pracovníky banky, bez systémového „znovupoužití“ již zadaných a především schválených podmínek a parametrů.

V mnoha současných bankách jsou v rámci korporátního financování využívány standardní kancelářské aplikace, e-maily, interní pošta a data, která jsou pro konečné posouzení a poskytnutí takového úvěru / financování třeba, jsou většinou typována do více aplikací / nástrojů, které nejsou vzájemně propojeny. Díky tomuto dochází nejen ke značné neefektivitě na straně banky, ale současně i ke vzniku možných operačních rizik. Prostor pro zlepšení lze identifikovat v mnoha oblastech a procesech korporátního financování. Žádost klienta: Obvykle je využívána papírová žádost, kterou je nutné vyplnit ručně, nebo se informace převyplňují do zpravidla jednoúčelové aplikace, z níž se následně žádosti tisknou a ručně podepisují. Problémem bývá obvykle nemožnost přepoužití takto zadaných dat v rámci celého procesu i nutná manipulace s papírovými nosiči, jejich složitá distribuce a archivace. Kreditní analýza: Zpracování žádosti, respektive analýza klienta a jeho okolí je procesně velmi náročná a zasahuje do ní více rolí v rámci banky. U většiny finančních institucí je tento proces řízen pomocí vnitřní metodiky, nikoli však systémově. Klíčové dokumenty potřebné k analýze i ke schválení či doporučení obvykle obíhají v bance pomocí e-mailu. Tím se celý proces zpomaluje a v dané chvíli je často obtížné říci, v jaké fázi se právě zpracování žádosti nachází, kdo je zodpovědný za další krok. V mnoha případech jsou jednotlivé části analýzy zpracovávány v několika vzájemně nepropojených systémech a dochází tak k poměrně velkému riziku nepřesného či chybného přepisu dat. Schvalovací kompetence: Tyto kompetence jsou řízeny často dosti komplikovanými metodickými předpisy a pracovníci, kteří

Čerpání: Některé instituce provádějí kontrolu podmínek čerpání pomocí více či méně sofistikovaných nástrojů. Pro některé tato kontrola znamená „ruční“ práci. V každém případě pro většinu z nich vzniká riziko, že většina dat není v systémech provázána již od samotného schválení podmínek a parametrů obchodu až po kontrolu čerpání. Díky tomu může opět docházet a bohužel i dochází k nesouladu schválených, smluvních a finálně aplikovaných podmínek či parametrů. Obnova: Ve stávajících procesech je někdy velmi složité se orientovat v termínech obnov, jelikož v mnoha případech jsou obchody či klienti, kteří pod obnovu spadají, evidováni na straně obchodních poradců, například v jejich pracovních kalendářích. V zásadě žádné současné řešení, tak jak je banky používají, neumožňuje automatizované upomínání a upozorňování na nutnost obnovu provést. Současně management nemá obvykle žádný ucelený přehled o aktuálním stavu. Příprava dodatků a realizace změn: Díky minimálnímu přepoužití již existujích dat a informací dochází i zde k nekonzistenci oproti tomu, co je schváleno a co je reálně podepsáno. Navíc zde lze identifikovat i problémy již popsané u schvalovacích kompetencí či čerpání. Podíváme-li se na celý proces poskytování a administrace korporátního financování, pak zjistíme, že se většinou jedná o velmi málo efektivní, drahý, relativně rizikový a v neposlední řadě i komplikovaný soubor činností, který je velmi těžko kontrolovatelný a v zásadě těžkopádný.

12

Finance

Jaké řešení hledat? Chce-li banka dosáhnout zlepšení tohoto stavu, potřebuje pro podporu celého procesu korporátního financování vhodný nástroj, který pomůže řídit a sjednotit celý proces, umožní maximální přepoužití již zadaných údajů, zpřehlední procesy schvalování, zvýší kontrolu jak nad samotným procesem, tak i nad přidruženými aktivitami, sníží náklady i díky využití prvků tzv. paperless konceptu a v neposlední řadě umožní zachování možnosti individuálního přístupu k samotnému zpracování příslušných obchodů. Co všechno by měl takový nástroj zajistit? Zjednodušení a automatizace: Pracovníci banky budou vše vyplňovat pouze jednou, přímo v tomto nástroji. Ten následně tato data poskytuje a posouvá k dalšímu zpracování relevantním osobám či úsekům/ oddělením. Nástroj by měl nejen podporovat jednotlivé části celého procesu, ale také je navzájem propojit a řídit, automatizovat „zprocesování“ celého „případu“ v náležité posloupnosti kroků. Zároveň je ale nutné brát ohled na specifika korporátního financování včetně potřeby individuálního posuzování žádostí, schvalování až na úrovni ředitelů v bance, skupiny či přímo mateřské společnosti nebo určování podmínek čerpání. Dokonalý přehled: V průběhu zpracování případu musí mít pracovníci či manažeři jednotlivých oddělení zapojených do procesu možnost sledovat provedené změny i historii a přesně vidět, v jaké fázi zpracování se daný požadavek nachází, jak dlouho

na které části konkrétní člověk pracoval. Samozřejmostí by mělo být upomínání, a to včetně zasílání notifikací na důležité aktivity, které mají být nebo měly být provedeny. Podpora kompletního procesu: Takto bude příslušný nástroj primárně podporovat celý proces zpracování žádosti, zajišťovat správné směrování na relevantní osoby zapojené do procesu, umožní přepoužití již zadaných dat nebo dovolí (je-li to ze strany banky vyžadováno) vytěžit data z externích zdrojů, jako jsou například SSV, Obchodní rejstřík apod. Důležitá je i kontrola nad konzistencí zadaných, schválených, do smlouvy zavedených a finálně požadovaných parametrů a podmínek. Flexibilita: Řešení by mělo umožnit také flexibilně upravovat kroky procesů a jednotlivé procesy i pracovat s dokumenty. Samozřejmostí je efektivní práce s rolemi zapojenými do procesů a zkrácení času potřebného pro zaučení pracovníků. Rysem moderního nástroje je pak podpora pro využití tabletů a smartphonů (například pro schvalování). Integrace: Klíčová je integrace do prostředí banky bez potřeby hlubokých a razantních zásahů do existující architektury. Řešení by mělo být primárně napojeno na systém CRM používaný danou bankou i na další nástroje nebo systémy, které jsou pro poskytování úvěrových produktů důležité, např. Collateral management, nástroje Risk managementu, nástroje pro řízení cen a výjimek nebo například na systémy pro řízení dokumentů.


13

Když víte, co chcete, jak toho dosáhnout? Sběr požadavků a příprava nástroje na podporu procesu korporátního financování je pro banky obvykle velmi zdlouhavá a komplikovaná činnost. Proto je výhodné zvolit takové řešení, které minimalizuje pracnost na straně banky, a to nejen z pohledu analýzy a návrhu řešení, ale i z pohledu dopadů do architektury banky i použitých technologií. Výhodou takového řešení je především snazší, rychlejší a v konečném důsledku levnější implementace, ovšem s možností přizpůsobení se konkrétnímu prostředí. Ještě zajímavější pro banku je, pokud se může hned na začátku s tímto řešením seznámit předem a vyzkoušet si jeho základní možnosti. Získá tak představu o jeho možnostech a jistotu, že výsledek takto náročného projektu bude odpovídat právě jejímu očekávání.

Tři oblasti výhod

Korporátní financování, to není jen sekvence nahodilých činností, které dříve nebo později dospějí k výsledku: poskytnutí finančního produktu netrpělivě čekajícímu klientovi. Je to komplexní proces, v jehož průběhu je třeba přesně a včas splnit a vyřešit celou řadu náležitostí. Na jeho konci je pak zdánlivě jednoduchý výsledek. Finanční produkt šitý na míru pro konkrétní podnikatelský záměr či potřebu. Palčivým problémem je však nutnost čelit rostoucímu konkurenčnímu tlaku, a to jak z pohledu snižování nákladů, zefektivnění celého procesu, konsolidace dat, tak primárně z pohledu potřeby maximálního uspokojení klientů, kteří očekávají co nejrychlejší a co nejkvalitnější servis. Pokud však banka nalezne vhodné řešení pro podporu a zefektivnění tohoto procesu, její šance uplatnit se v tvrdé konkurenci výrazně vzrostou.

Od nástroje pro podporu korporátního financování může banka očekávat celou řadu výhod, které můžeme rozdělit do tří základních skupin.

1

Zvýšení výnosů:

Přínosy řešení pro korporátní financování

–– Zpracování většího množství obchodů –– Zvýšení podílu X-sellu –– Snížení možných ztrát z obchodů

–– Pokrytí hlavních procesů

(například nekonzistence ve schválených a podepsaných podmínkách / limitech)

Snížení nákladů:

2

–– Snížení počtu osob zapojených do procesu –– Snížení nákladů na materiál (například papírové nosiče) –– Snížení nákladů na případné kontroly Získání konkurenční výhody:

3

–– Rychlé a efektivní zpracování obchodních případů –– Zvýšení komfortu klienta (okamžité a pružné informování klienta o průběhu zpracování) –– Využití prvků tzv. Greenbankingu (minimalizace využití papírových nosičů)

financování daných segmentů

–– Zjednodušení, standardizace a zrychlení

procesů poskytování a schvalování úvěrů

–– Jednoduché změny rozsahu i

struktury úvěrového návrhu/analýzy a tedy vyšší flexibilita procesů

–– Snížení míry operačních rizik

(využíváním strukturovaných dat a jejich přepoužíváním v rámci definovaných procesů)

–– Monitorování průběhu celého procesu a veškeré návazné aktivity, reporting, zajištění auditovatelnosti atd.

14

Finance

Vyzkoušejte si demo verzi

Trask Corporate Financing Tool

Řešení Trask Corporate Financing Tool

Příkladem nástroje pro podporu korporátního financování je Trask Corporate Financing Tool, který vyvinula společnost Trask solutions.

Nástroj pro zvýšení výnosů, snížení nákladů a získání konkurenční výhody.

Kontaktujte nás Tento nástroj lze využít primárně pro financování korporátních klientů, konkrétně podniků ze segmentu SME (s obratem do cca 250 mil. Kč) i korporací (s obratem nad 250 mil. Kč), a obcí (municipality). Sekundárně je využitelný také pro financování menších firem s obratem pod (30 mil. Kč). Řešení je postaveno na osvědčených postupech a nejenže splní nároky největších finančních institucí, ale uplatní se i v menších bankách, které nevyžadují robustní a vysoce customizované nástroje. Tento nástroj zohledňuje zkušenosti a znalosti bankovního prostředí i samotných procesů korporátního financování, které Trask získal spoluprací s předními finančními institucemi na českém trhu. Obrovskou výhodou pro banku je přitom možnost vyzkoušet si Trask Corporate Financing Tool ve formě funkční demo verze.

Obvyklá základní struktura korporátního financování – základní nástroje propojené v rámci řešení Trask Corporate Financing Tool

–– Collateral management tool (externí nástroj)

–– Risk management tool (externí nástroj) –– Conditions check tool –– CRM (na úrovni zobrazení informací důležitých pro financování)

–– Pricing tool –– Document management tool –– Financial statements tool –– Workflow (základ řešení Trask Corporate Finance Tool)

Základní vymezení segmentů bankovních služeb pro využití nástroje Trask Corporate Financing Tool

Korporátní klienti a municipality

Municipality

Korporát PO s obratem > 250 mil. Kč*

SME PO s obratem < 250 mil. Kč*

Primární využití nástroje

Privátní klienti

Fyzické osoby s vyšším objemem aktiv

Retailoví klienti

Small Business FOP, PO s obratem < 30 mil. Kč*

Fyzické osoby

Sekundární využití nástroje

* Obvyklá základní segmentace. Názvy segmentů i výše obratů se mohou lišit podle specifik banky


Jak nalézt vhodného partnera? Banka, která hledá partnera pro implementaci řešení korporátního financování, by měla zvážit hned několik kritérií.

☐☐Má znalost principů a procesů korporátního financování?

☐☐Dokáže pomoci se zavedením

best practices vycházejících ze zkušeností v této oblasti?

☐☐Disponuje znalostmi a zkušenostmi ze

souvisejících oblastí IT (aplikace, DMS, infrastruktura, bezpečnost, integrace…)?

☐☐Je schopen dodat včas a při

splnění stanovených nákladů?

☐☐Přistupuje k vašim požadavkům

individuálně, snaží se vám vyjít vstříc?

☐☐Je důvěryhodný? ☐☐Dokáže prokázat své kompetence

relevantními referencemi z oboru?

Autor: Pavel Doležal Senior Manager Trask solutions a.s.

15

16

ODBORNÉ SLUŽBY

Kompletní outsourcing oblasti ECM může přinést řadu výhod Soustředit se na klíčové oblasti IT, které souvisejí s předmětem činnosti firmy, a outsourcovat ty, které slouží spíše pro podporu vnitřního chodu organizace. To je jeden z trendů, který poutá pozornost stále více společností, jimž jde o zefektivnění provozu a potenciální snížení nákladů. Dobrým příkladem za všechny může být třeba oblast správy podnikového obsahu.

Uploading ... 8700 light years left


17

na klíčové oblasti IT. To znamená na ty, které souvisejí s předmětem jejich činnosti – zahrnují vlastní obchodní know-how společnosti a přímo souvisejí s vytvářením přidané hodnoty pro zákazníka.

Na českém trhu je patrná tendence řady společností zvažovat možnosti outsourcingu služeb IT mimo zdi vlastní firmy. Argumentů, proč tak učinit, je celá řada, nicméně v mnoha případech zůstane jen u záměru. Řada společností se k outsourcingu nakonec neodhodlá pouze z obavy, že výsledek nedopadne podle jejich představ už kvůli problematickému převzetí daných systémů. Existují však příklady z praxe, které potvrzují, že v případě volby vhodného partnera s patřičnými kompetencemi se není čeho obávat.

V takovém případě je však potřeba nalézt vhodnou alternativu pro co nejefektivnější zajištění těch oblastí, které slouží pro podporu vnitřního chodu společnosti a podporu pro samotné služby zákazníkům. Typickým příkladem takové oblasti je správa dokumentů a obsahu, neboli Enterprise Content Management (ECM). Její outsourcování na kompetentního partnera může znamenat řadu výhod.

Outsourcing jako alternativa Nejedna firma se dnes v rámci své současné IT a provozní strategie a snahy o snižování nákladů snaží soustředit vlastní síly pouze

Klient a jeho očekávání — zadání

Outsourcingový partner — řešení

Cílem společnosti je zajistit správu dokumentů (ECM) formou outsourcingu a dosáhnout snížení nákladů na provoz příslušných interních systémů. Záměrem je předat kompletní péči o provoz a rozvoj všech souvisejících systémů a technologií outsourcingovému partnerovi.

V rámci outsourcingu oblasti ECM přebírá dodavatel služeb zodpovědnost za celkovou funkčnost ECM, tedy za kompletní provoz všech souvisejících technologických systémů a platforem. Klientovi tak poskytuje komplexní garantovanou službu.

Hlavní cíle

Hlavní výhody

–– Zajistit provoz a funkčnost, uživatelskou

–– Specialisté dodavatele služeb se

–– ––

1

podporu, řešení incidentů i rozvoj všech platforem spadajících do oblasti ECM formou outsourcingu.1 Dosáhnout v rámci ECM maximální nákladové efektivity. Těžit z know-how specializovaného partnera a eliminovat nutnost udržovat potřebné know-how v rámci vlastního týmu.

–– –– ––

V rámci přípravy na outsourcing oblasti ECM je vhodné sestavit tzv. produktový katalog. Tento dokument popisuje DMS jako službu včetně jejích parametrů. Definuje tak aspekty smluv o úrovni služeb (SLA), jako např. rychlost řešení incidentů, problémů a změnových požadavků, pravidla, jakým způsobem se starat o systémy, řešit incidenty a předávat informace atd.

––

starají o veškerý provoz, funkčnost, podporu i řešení incidentů. Outsourcingový partner je blíže uživatelům a případné incidenty a problémy řeší v celé šíři, bez ohledu na zdroj jejich vzniku.2 K zajištění požadovaných parametrů provozu slouží smlouva o úrovni služeb (Service Level Agreement).3 Dodavatel bude zajišťovat rozvoj a technologickou a cenovou optimalizaci s dlouhodobějším výhledem včetně přiblížení se osvědčeným postupům v této oblasti. Odpadá nutnost udržovat jakékoliv know-how a tým zaměřený na ECM a s tím související náklady.

Outsourcing představuje vyšší úroveň služeb než tradiční služby servisní podpory. Při nich jsou zajišťovány pouze konkrétní definované činnosti pro podporu provozu systémů, bez zodpovědnosti za jejich celkovou funkčnost a dostupnost.

Prostřednictvím smlouvy SLA dodavatel garantuje mimo jiné úroveň dostupnosti jednotlivých systémů a vyřešení případných incidentů ve stanovených lhůtách.

2

3

18

ODBORNÉ SLUŽBY

Hladké převzetí Jaké jsou zásadní faktory úspěchu při převzetí systémů outsourcingovým partnerem? Volba vhodného outsourcingového partnera: Společnost musí nalézt partnera, který disponuje potřebnými kompetencemi, znalostmi, zkušenostmi a kapacitami v rámci svého týmu. Proces a metodika převzetí: Pro samotné převzetí lze použít standardní proces a metodiku převzetí informačního systému. To je zárukou, že převzetí všech souvisejících systémů a platforem proběhne hladce a bez narušení provozu. Rizika převzetí: Kvalitní partner s vysokou úrovní know-how musí počítat i s eventualitou, kdy dosavadní dodavatelé neposkytují potřebnou součinnost během převzetí systémů, tedy prakticky nespolupracují. Role dodavatele Při výběru dodavatele by se měl zákazník zajímat o řadu důležitých faktorů, které budou z dlouhodobého pohledu znamenat garanci profesionality a jistotu stabilní kvality poskytovaných služeb. Jde zejména o následující:

–– Budou služby outsourcingu

poskytovány výhradně vlastními zaměstnanci dodavatele?

–– Je outsourcingový partner schopen

Z praxe: Outsourcing ECM ve společnosti RWE Příkladem úspěšného přechodu k outsourcingu je spolupráce společností RWE a Trask solutions. Společnost RWE se v rámci své současné IT a provozní strategie a snahy o snižování nákladů rozhodla pro zajišťování kompletní oblasti ECM formou outsourcingu. Péči o provoz i rozvoj všech souvisejících systémů a technologií RWE přenechala společnosti Trask solutions. Jaké výhody outsourcing v podání Trasku do RWE přináší?

–– Největší tým pro oblast ECM v ČR.

Trask přináší vysokou úroveň znalostí a zkušeností v oblasti ECM a DMS, a to zejména na poli služeb zaměřených na platformu EMC Documentum.

–– Přehled přes všechny související

technologie i znalosti oblasti energetiky. Tyto synergie se odrážejí ve schopnosti Trasku řešit případné problémy, ať nastanou kdekoliv.

–– Orientace na poskytování kvalitní

služby ve prospěch klienta bez preference konkrétní technologie. Trask bude kdykoliv schopen a ochoten v případě potřeby zajistit postupnou optimalizaci aplikačního portfolia s ohledem na skutečné potřeby klienta. Tím může dosáhnout snížení jeho nákladů na oblast ECM.

poskytnout kapacitu pro bezpečné zajištění podmínek SLA?

–– Disponuje dodavatel kromě knowhow v outsourcované oblasti také znalostí příslušného odvětví?

Hlavní platformy ECM využívané společností RWE:

–– EMC Documentum –– Adobe LC –– Kofax –– Atlassian JIRA


19

8 týdnů trvalo Trasku převzetí čtyř klíčových platforem pro oblast ECM využívaných ve společnosti RWE.

Autor: David Tomaier Manager oblasti DMS Trask solutions a.s.

20

BUSINESS INTELLIGENCE

Účinná marketingová kampaň? Jedině s kvalitními daty Kontakty na naše zákazníky. To nejcennější, co máme, chtělo by se říci. Ne všichni už ale tak jasně vidí nebo jsou si ochotni připustit, že jejich rodinné stříbro pomalu chytá rez.


Řekli byste, že velká společnost, která je lídrem ve svém oboru, může dospět do stavu, kdy čtvrtina adres retailových zákazníků v jejích obchodních systémech jsou duplicitní nebo chybné záznamy? Že je nutné opravit či doplnit až 80 % zákaznických adres? Co to znamená například pro marketingové kampaně, které je potřeba spustit včas a za rozumných nákladů? Problém, o kterém zde mluvíme, trápí celou řadu firem, ať si to připustí nebo ne. A má svůj název, a tím je datová kvalita. V posledních letech však vnímáme, že zde dochází k zajímavému posunu. Klíčovým trendem je nástup nástrojů a technologií, které umožňují nalézt systémové řešení problému, a to s velmi zajímavou návratností investic. Malý příklad z praxe Bezkontaktní karty, kreditní nebo debetní karty, platební nálepky, platby mobilem a přes Facebook či nové služby internetového bankovnictví jako například tzv. B2C e-fakturace na bázi standardu B2C-ISDOC. Nové a lepší možnosti platebního styku vždy patřily a budou patřit k cestám, kterými se moderní banky snaží získat náskok před konkurencí a nalákat nové klienty. Při zavádění nových produktů již banky dokáží být velice rychlé a efektivní. Dokonce i implementace zcela nových služeb, jako je právě zmíněná e-fakturace B2C využívající standardu zveřejněného Českou bankovní asociací teprve letos v dubnu, může být překvapivě snadná a rychlá. Na trhu jsou

21

totiž již nyní dostupná hotová řešení, která zavedení B2C-ISDOC ulehčí a zlevní (příkladem může být třeba eBPP Gateway a eBPP Connector z dílny Trask solutions). Třeba právě tak se dnes banka může snadno odlišit od konkurence. Vidina zasílání elektronických faktur přímo do elektronického bankovnictví, odkud je lze platit jedním kliknutím myší, je totiž pro klienty bank jistě lákavá. Jak ale zajistit, aby marketingová kampaň s nabídkou nového produktu či služby byla účinná a náklady se nevymkly kontrole? Jisté je, že bez kvalitních zákaznických dat to může být dosti drahé. A kýžený účinek se nemusí vůbec dostavit. Bez účinné kampaně se nepohnete z místa Zavedení nových platebních kanálů a služeb je jen polovinou úspěchu. A to bez nadsázky. Bez dobře připravené a vhodně zacílené marketingové kampaně se totiž pokus o přilákání potenciálních zákazníků s dosti vysokou pravděpodobností mine účinkem. Nejúčinnější zbraní je obvykle cílená kampaň zaměřená vždy na konkrétní skupinu klientů. Jinak řečeno nejvyšší účinnosti kampaně dosáhne banka pouze tehdy, pokud klienty oslovuje s nabídkami, které jsou adekvátní jejich potřebám a podmínkám atd., zároveň ale musí být vedená správnou cestou.Tedy takovou, která klienta neobtěžuje a přitom jej informace nemine. Navíc je vhodné, aby byla do jisté míry i personalizovaná.

22

BUSINESS INTELLIGENCE

Co to znamená datová kvalita?

Úplnost

Včasnost

Důvěryhodnost Datová kvalita

Platnost

Přesnost

Integrita

Co je vlastně datová kvalita? Řada průzkumů potvrzuje, že zachování křehké rovnováhy mezi spokojeností klienta a nabídkami vnímanými na hranici obtěžování závisí na detailech. Například písemnou nabídku by měl obdržet na správnou adresu, kterou k těmto účelům preferuje (domů a nikoliv do zaměstnání). Že v dopise už dnes nesmí chybět ani náležité oslovení, je samozřejmost. Při telefonickém kontaktu je zase nezbytná volba správného telefonního čísla. Podle zkušeností, které jsme získali během našich projektů, je běžné, že i technologicky vyspělé společnosti, které jsou lídry ve svém oboru, mají své CRM databáze ve stavu, kdy až čtvrtina adres retailových zákazníků jsou duplicitní, chybné či neplatné záznamy. Nebo že i přes milionové výdaje za komplikované kontrolní algoritmy je nutné před realizací kampaní opravit či doplnit až 80 % zákaznických adres, ať už z důvodu neúplnosti či špatných formátů záznamů atd. Právě to jsou aspekty, které spadají do oblasti označované pojmem datová kvalita. A jde o problematiku, která se rozhodně netýká jen společností ze segmentu financí, které jsme zde použili jako příklad.

Jak ze začarovaného kruhu? Ať už je to kvůli historicky se hromadícím nepřesnostem při vyplňování klientských údajů nebo tím, že klienti při interakci záměrně uvádějí neplatné údaje, konečný důsledek si není těžké představit.

Marketingové materiály zasílané na neplatné adresy nebo telefonáty na nevhodná čísla, zbytečné výdaje a dopad zdaleka ne takový, jaký se předpokládal. Nemluvě o riziku pošramoceného vnímání společnosti ze strany klientů. Nebo na druhé straně velký objem manuálních úprav klientských dat, který kampaň prodražuje a brzdí. Lze pak ale vůbec docílit toho, aby marketingové kampaně proběhly včas a za rozumných nákladů?

S expertními systémy V posledních letech došlo na poli systémového řešení datové kvality k velkému posunu. Jsou zde moderní nástroje a expertní systémy s tzv. „umělou inteligencí“ a s přístupem k celosvětovým databázím. Ty jsou schopny řešit datovou kvalitu systematicky – centralizovaně nebo i přímo na datových vstupech. S jejich využitím lze docela snadno, rychle a účinně ověřit kontaktní údaje, tedy jejich platnost, správný tvar (například včetně ověření správnosti adres či tvarů telefonních čísel), či vyčistit duplicity v databázi klientů. Kromě toho lze s daty pracovat i strategicky, navázat vše na obchodní cíle, businessové milníky a potřeby obchodních oddělení díky možnosti aplikování businessových pravidel a kontrolních KPI. Lze také unifikovat a konsolidovat data z více zdrojů, doplnit je o správná oslovení a další náležitosti atd. A to vše s minimem manuálních činností.


23

Problém, který se dá vyčíslit Zajímavé jsou opět především zkušenosti z praxe. Projekty realizované Traskem prokázaly, že pokud jsou nástroje datové kvality vhodně nasazeny, má taková investice reálnou návratnost. Návratnost, která může být dokonce 3-5krát vyšší a v průměru 2,5krát kratší, než jsou zákazníci z řad velkých společností zvyklí dosahovat u běžně realizovaných IT projektů. Jde přitom o mnohem víc než o několik chybných adres nebo neplatných e-mailů. Naši zákazníci reálně dosáhli redukce počtu

zbytečně rozesílaných marketingových materiálů v rámci kampaní v objemu až 20 % a o 30 % dokázali zlepšit možnosti přímé kontroly plnění KPI (a tím i vyplácených bonusů) navázaných na získané leady. A co víc, datová kvalita jako taková patří i podle renomovaných agentur mezi pět nejzásadnějších problémových faktorů při zavádění nových procesů nebo systémů. Důvodů, proč se jí zabývat a hledat systematické způsoby, jak si s ní účinně poradit, je tedy víc než dost.

5× Až 5krát vyšší a v průměru 2,5krát kratší je návratnost investic do moderních nástrojů datové kvality ve srovnání s návratností běžných IT projektů velkých společností

Autor: Ondřej Stokláska Manager oblasti BI a MDM Trask solutions a.s.


25

Dokumenty v pohybu Efektivní správa klientské dokumentace v Komerční bance

Zadání: Implementace platformy pro správu dokumentů umožňující vytvoření katalogu služeb využívaných různými agendami a odděleními banky Klient: Komerční banka Sektor: Bankovnictví, Finanční služby Kompetence: Document Management Technologie: EMC Documentum xCP 2.1

26

PŘÍPADOVÁ STUDIE: Dokumenty v pohybu

„Implementací řešení EMC Documentum uskutečnila Komerční banka zásadní krok k realizaci své vize paperless office a digitalizaci klíčových procesů, na jehož základě může stavět do budoucna. To je možné díky nové platformě a zkušenosti týmu s inovativním přístupem.“ David Tomaier, Manager oblasti DMS Trask solutions


27

Jaké byly obchodní důvody pro implementaci našeho řešení? Flexibilní služby bez papíru Svět bankovních služeb se mění. Postupná digitalizace celého prostředí přináší zcela nové možnosti, zatímco masivní využití internetu a mobilních zařízení formuje představy klientů o moderní správě jejich financí. Banka samotná potřebuje nejen zefektivňovat svůj provoz a snižovat náklady, ale také zrychlit cykly zavádění a poskytování nových produktů, neustále hledat nové cesty ke zlepšování zákaznické zkušenosti a směřovat k digitalizaci svého businessu. Aby banka v tomto světě obstála, musí postupně, ale cílevědomě směřovat k vytvoření prostředí bezpapírové kanceláře, tzv. paperless office. S ním související digitalizace a automatizace klíčových procesů banky je totiž důležitým předpokladem k tomu, aby byla schopna nadále zlepšovat své služby a flexibilně reagovat na rychle se měnící konkurenční prostředí. Pro vybudování takového prostředí banka potřebuje nalézt odpovědi na několik klíčových otázek.

–– Jakým způsobem efektivně ukládat a spravovat statisíce či miliony dokumentů, které tvoří klientskou dokumentaci?

–– Jak tyto dokumenty efektivně archivovat? –– Jak zajistit, aby bylo možné služby a funkce pro správu

dokumentů využívat v rámci různých agend a oddělení banky?

–– Jak efektivně digitalizovat navazující procesy, které nad těmito dokumenty probíhají?

Odpověď na tyto otázky nabízí řešení pro správu dokumentů, tzv. Document Management System (DMS), které jsme implementovali v Komerční bance.

Implemetace řešení EMC Documentum ve verzi xCP 2.1 v Komerční bance bylo první implementací nové verze DMS v ČR. Komerční banka tak prokázala svoji odvahu inovovat.

28


Document Management v prostředí Komerční banky

Zadání Dlouhodobým cílem Komerční banky je vybudování bezpapírového prostředí a postupná digitalizace celých procesů správy klientské dokumentace v rámci různých agend a automatizace distribuce dokumentů v rámci celého jejich životního cyklu. Prvotní krokem směřujícím k naplnění této vize je implementace vhodného systému pro správu dokumentů, DMS (Document Management System). Banka k řešení přistupuje koncepčně a vytváří architektonicky promyšlené řešení, které obsahuje generické služby a umožnuje další bezztrátový rozvoj funkcionalit. Cíle projektu

–– Připravit prostředí s funkčně vyspělým a spolehlivým systémem DMS.

–– Implementovat a otestovat základní funkčnosti. –– Vytvořit technologický koncept, prezentovat a umožnit vyzkoušet možnosti vývoje a dalšího využití platformy.

–– Poskytnout systém DMS v prostředí banky tak, aby byl k dispozici jako služba v rámci banky1.

Výchozí stav Banka dosud využívala DMS systém Alfresco. Řešení, které bylo donedávna dostačující variantou, však budoucím záměrům nevyhovovalo z hlediska kapacity pro zpracovávaný objem dokumentů i dalších možností. V rámci realizace vize bezpapírového prostředí, tzv. paperless office, banka hledala vhodné robustní a vyspělé prostředí, které by bylo připraveno na výrazně větší objem dokumentů spravovaných v rámci celé banky.

1

DMS jako služba: Záměrem banky bylo začlenit DMS jako službu v rámci standardizovaného prostředí tak, aby se o něj mohly v budoucnu opírat další navazující systémy a aplikace, které budou služby DMS využívat v rámci různých agend.


29

Solution as a Service aneb kompletní řešení od A do Z

Řešení Jako nejvhodnější řešení pro realizaci svých budoucích cílů si Komerční banka zvolila systém EMC Documentum xCP v nejnovější verzi xCP 2.1. Toto řešení jsme implementovali tak, že do budoucna představuje základní platformu, nad níž bude možné digitalizovat a spravovat veškeré požadované agendy. Implementace těchto agend bude realizována postupně s využitím již vytvořeného prostředí. Výsledky projektu

–– V bance je zprovozněno produkční prostředí pro správu dokumentů.

–– Proběhly uživatelské testy klíčových uživatelů, systém byl akceptován bez chyb.

–– V rámci DMS byla do pilotního provozu

zavedena aplikace se základní sadou funkčností pro správu klientské dokumentace.

–– Banka má k dispozici systém dostupný jako službu, který je schválen a připraven k implementaci dalších agend.

Při splnění termínu a nákladů byl DMS v prostředí KB naimplementován do pilotního provozu během pouhých 6 měsíců. Součástí implementace byly mj. testy a analýzy infrastruktury a disaster recovery, samotná implementace systému a základních funkčností plus několikanásobné předvedení businessu.

30


Přínosy Implementací řešení EMC Documentum uskutečnila Komerční banka zásadní krok k realizaci své vize paperless office a digitalizaci klíčových procesů, na jehož základě může stavět do budoucna. Hlavní přínosy

–– Banka je připravena na efektivní realizaci požadavků

obchodních útvarů pro podporu a digitalizaci jednotlivých agend či procesů podle aktuálních priorit.

–– Nasazené řešení DMS umožňuje poskytovat služby, které

jsou rychle implementovatelné pro další systémy v bance.

–– Komerční banka má k dispozici platformu DMS, která představuje korporátní standard skupiny Société Générale.

–– Banka našla v Trasku partnera, který může

nabídnout know-how a zkušenosti největšího dodavatelského týmu specializovaného na DMS v ČR i znalost bankovního prostředí.

„Implementace vyspělého řešení pro správu dokumentů je pro nás zásadním krokem, na němž můžeme stavět při postupné digitalizaci klíčových agend a procesů v rámci banky. Zkušenosti Trasku v oblasti DMS a jeho znalost bankovního prostředí pro nás byly skutečným přínosem.“ Radek Dvořák, Project Manager IT Application Services — Distribution Channels Information Technology


EMC Documentum xCP v Komerční bance Základem řešení pro správu dokumentů v Komerční bance je platforma EMC Documentum xCP. Podle požadavků banky jsme platformu implementovali tak, aby byla připravena poskytovat funkce DMS jako službu. K dispozici jsou 4 prostředí – testovací, referenční, vývojové a produkční, na kterých budou probíhat testy, vývoj a nasazení nových služeb DMS v rámci různých aplikací banky. Nad systémem DMS bylo vystavěno obecné rozhraní webových služeb, jehož prostřednictvím může konzumovat DMS jako službu libovolný systém nebo aplikace. Proč DMS jako služba? DMS jako služba díky implementovanému rozhraní webových služeb umožní rychlou implementaci každé další agendy s výrazně nižšími náklady. Náklady na implementaci a správu systému DMS je možné rozložit mezi jednotlivá oddělení, které jsou konzumenty služby. Systém se tak stane nákladově přijatelným pro další nové agendy a oddělení. Jednotlivým oddělením banky, resp. agendám konzumujícím službu DMS také odpadají starosti s provozem systému a rizika spojená s dostupností služby a s celkovou performance. Díky tomu, že je systém nabízen jako služba, její provozovatel (IT oddělení banky) svými silami a s pomocí Trasku zaručí dodržení stanovených SLA služby a další její kvalitativní paramety.

31

32


Služby v rámci implementovaného řešení V rámci implementace byla vytvořena sada základních služeb pro práci s dokumenty, které jsou k dispozici. Tato nabídka služeb bude i nadále rozšiřována podle aktuálních potřeb jednotlivých útvarů banky. Zahrnuje přitom dva typy služeb. Elementární služby Základní funkce pro zpracování dokumentů, které lze využít v rámci různých procesů správy dokumentů.

1

Jako rozhraní pro zprostředkování služeb DMS a dalších systémů bylo využito obecné rozhraní definované a vytvořené Komerční bankou. Prostřednictvím tohoto rozhraní uživatelé či obchodní útvary konzumují zde „vystavené“ služby, v jejichž rámci se může volat více systémů za tímto rozhraním. Uživatel přitom nemusí vědět, který konkrétní systém službu poskytuje.

Komplexní služby Kombinují funcionalitu DMS coby primárního systému pro správu dokumentů i dalších systémů, jako jsou dynamické biometrické podpisy, časová razítka, generování dokumentů, tiskové služby atd. Komplexní služby, např. služby pro správu klientské dokumentace, lze jednoduše odebírat prostřednictvím rozhraní vybudovaného nad systémem DMS a dalšími systémy.1

Příklady agend v budoucnu využívajících služby DMS

Správa klientské dokumentace1

Správa úvěrové dokumentace

Uložení datových zpráv2

Další agendy

Rozhraní webových služeb (zpřístupňuje služby DMS a dalších systémů)

DMS ECM Documentum

Tiskové řešení

Správa dokumentace pro retailové bankovnictví včetně např. poskytování dokumentů klientům přímo přes rozhraní Moje banka nebo klientský bankovní portál.

Procesy archivace a skartace pro dokumenty, které jsou součástí datových zpráv.

1

2

Čárové kódy

Další služby


Odvaha k inovacím Komerční banka se nebojí skutečných inovací. Na naše doporučení se proto spolu s námi zapojila do programu Rapid Success společnosti EMC a měla tak možnost využít při implementaci nejnovější verzi řešení EMC Documentum xCP 2.1, která v době začátku implementace nebyla oficiálně uvolněna společností EMC. Program sloužil k poskytnutí podpory a garance při vývoji a implementaci s využitím před-finální verze řešení pro partnery společnosti EMC a jejich zákazníky ze strany výrobce. Účast v programu pro banku znamenala jistotu zavedení nejnovější verze produktu, a tedy ochranu investic z hlediska zamezení nutnosti brzkého upgradu. Navíc získala zvýšenou úroveň podpory také po uvolnění nové verze produktu ze strany výrobce. Výhody nové verze EMC Documentum xCP 2.1

–– Vyšší stabilita, lepší výkon a správa session. –– Možnost rychlého vytváření aplikací orientovaných na velké objemy informací, podporu procesů a case management.

–– Nové možnosti návrhu aplikací pro dosažení lepší, dynamické uživatelské zkušenosti.

33

34


Co jsme do projektu vnesli?

–– Analýzu a implementaci jsme rozdělili na více částí s několikanásobným předvedením průběžných výsledků byznysu. Zabránili jsme tak vzniku nadměrných nákladů na změny a dodatečné úpravy po dokončení implementace.

–– Znalost klienta a bankovního prostředí, vysoká stabilita a úroveň know-how týmu, podpora v rámci projektu.

–– Role integrátora – vedle dodávky produktu jsme

zajistili také řízení všech zainteresovaných složek.

„Z hlediska spokojecnoti klienta byl již od počátku důležitým aspektem implementace DMS důraz na spolupráci s uživateli. Proces implemetace DMS byl rozdělen do 4 fází. Na konci každé z nich byly průběžné výsledky předvedeny zástupcům obchodních útvarů za účelem získání zpětné vazby a přizpůsobení dalšího postupu jejich požadavkům. Tento postup odrážel naše zkušenosti, které ukazují, že mají-li uživatelé možnost průběžně sledovat směřování implementace, porovnat jej se svým očekáváním a případně korigovat, výsledkem je rychlejší adopce v produkčním provozu.“ Pavel Doležal, Senior Manager Trask solutions


35

O společnosti Trask solutions Trask solutions Trask solutions je konzultační a technologická společnost, která pomáhá svým klientům využívat informační technologie k rozvoji jejich podnikání a k rychlým inovacím produktů a služeb. K tomu nám slouží důkladné znalosti oboru našich klientů a dlouhodobě prověřená expertíza v oblasti integrace, konsolidace, zavádění, vývoje a správy IT řešení. Trask solutions je dlouholetým partnerem nejvýznamnějších firem v oblastech bankovnictví a financí, telekomunikací, utilit, průmyslu či v dalších sektorech. Mezi největší klienty společnosti patří ČSOB, Česká spořitelna, Komerční banka nebo Škoda Auto. Trask solutions působí na trhu již od roku 1994 a v současné době zaměstnává přes 330 IT odborníků. Obrat v roce 2013 činil 703 milionů korun. Společnost poskytuje své služby nejen v České republice, ale i v dalších zemích střední Evropy. K dlouhodobým cílům Trasku patří být ze strany zákazníků vnímán v TOP 3 ve všech strategických oblastech svého působení a i nadále stavět na kvalitě dodané práce, nadšení a profesionalitě svých zaměstnanců. Právě to Trasku umožňuje naplňovat svou hlavní strategii, kterou je pomáhat svým zákazníkům inovovat rychleji a efektivněji. Hlavní kompetence Trask solutions

–– Business Process Management a Document Management –– Business Intelligence a Master Data Management –– Integrace –– Infrastruktura a bezpečnost –– Portály a mobilní řešení –– Poradenské a odborné IT služby Best Knowledge, Well Shared Znalosti představují hlavní inovační zdroj, a proto je na ně kladen silný důraz i ve firemní filosofii. Trask solutions používá vlastní systém práce se znalostmi a s jejich sdílením. Ten umožňuje jejich efektivní distribuci nejen uvnitř firmy, ale i s klienty a partnery. Součástí systému jsou též dokumenty přinášející firemní pohled na oborovou problematiku (pod hlavičkou Shared Knowledge) a případové studie z reálných projektů (pod hlavičkou Shared Experience).

Trask solutions, Na Pankráci 1724/129 140 00 Praha 4, CZ T +420 220 414 111 F +420 220 414 111 E [email protected] www.trask.cz

Innovator. Případová studie Dokumenty v pohybu Efektivní správa klientské dokumentace v Komerční bance

Recommend Documents