Inhoudstafel Handleiding Online Tool Dag van de Zorg 2016 Toegang deelnemers / Inloggen ………………………………………………………………………………………………... 02 Paswoord vergeten …………………………………………………………………………………….…………………… 02 Account deelnemer …………………………………………………………………………………….…………………………….. 03 Communicatiemateriaal …………………………………………………………………………….……………………. 03 Bijbestellen communicatiemateriaal …………………………………………………………………………….…. 03 Mijn gegevens + webpagina …………………………………………………………………………………….………………… 04 Foto persoonlijke webpagina ……………………………………………………………………………….……….. 04 Logo opladen …………………………………………………………………………………….……………………….…. 07 Affiche aanmaken …………………………………………………………………………………….……………………………….. 08 Uitnodiging aanmaken …………………………………………………………………………………….………………….…….. 10 Folder aanmaken …………………………………………………………………………………….…………………………….….. 11 Strooiflyer aanmaken …………………………………………………………………………………….………………………….. 14 DvdZ magazine aanmaken ……………………………………………………………………………….…………………………. 16 Digitale uitnodiging versturen …………………………………………………………..……………….………………….…… 17 E-mail adressen beheren en importeren ………………………………………………………………………………….… 19 Vacatures beheren en publiceren …………………………………………………………………………..……………….… 21
Handleiding Online Tool Dag van de Zorg 2016 Elke contactpersoon ontvangt een persoonlijke login en paswoord waarmee het gepersonaliseerde communicatiemateriaal aangemaakt kan worden voor 1 of meerdere sites. Via de link “Toegang deelnemers”, rechts bovenaan op de site www.dagvandezorg.be kom je op het inlogscherm van de online tool.
1
Toegang deelnemers / Inloggen Op de inlogpagina geef je je login en paswoord in waarna je op de knop “inloggen” klikt
Paswoord vergeten Ben je je paswoord vergeten? Via de link “Paswoord vergeten” kan je je paswoord opvragen. Geef hier het e-mail adres in van de contactpersoon die als verantwoordelijke is opgegeven voor de site. Klik op ‘Versturen’ en het paswoord wordt naar het betreffende e-mail adres doorgestuurd.
2
Account deelnemer Na het inloggen kom je op de pagina “Account deelnemer” Een contactpersoon kan 1 of meerdere sites beheren. Via het dropdown menu kan je kiezen voor welke site je de gegevens wil ingeven.
Op deze pagina krijg je ook een overzicht welk promotiemateriaal reeds ontvangen is en welk niet. In de volgende stappen overlopen we alle communicatiemateriaal. Communicatiemateriaal Onderaan deze pagina krijg je ook een overzicht hoeveel stuks communicatiemateriaal je zal ontvangen voor de geselecteerde site.
Bijbestellen communicatiemateriaal Mochten deze aantallen niet voldoende zijn dan kan je onderaan de pagina het bestelformulier downloaden.
3
MIJN GEGEVENS + WEBPAGINA Dit is de eerste pagina waar we onze gegevens dienen in te geven. We selecteren de gewenste site waarvoor we onze contactgegevens willen ingeven. Dit zijn de gegevens die zichtbaar zullen zijn op onze webpagina. In het veld “Tekst persoonlijke webpagina” kan je een beschrijving geven van je bedrijf of organisatie die zichtbaar zal zijn op de persoonlijke webpagina. Via de link “Bekijk uw persoonlijk webpagina” kan je een voorbeeld bekijken. Foto persoonlijke webpagina Er is tevens de mogelijkheid om een foto aan de persoonlijk webpagina toe te voegen, deze dient minimaal 300 x 300 pixels groot te zijn. We klikken hiervoor op de knop “bladeren”.
Er opent zich een nieuw scherm waarin we op onze harde schijf de gewenste foto selecteren.
4
Na het selecteren van de gewenste foto wordt de knop “Volgende” actief.
We klikken op volgende waarna we een beeld krijgen van de gekozen foto.
5
Mocht de foto niet aan de minimum vereisten voldoen dan zal je een foutboodschap te zien krijgen.
Uiteindelijk klikken we op de knop “Versturen” en wordt onze foto naar de website gestuurd.
De foto is succesvol opgeladen.
6
Logo opladen We herhalen bovenstaande stappen voor het opladen van ons logo
Uiteindelijk klikken we op de OPSLAAN knop om alles te versturen naar de server. Nu het logo is opgeladen kunnen we starten met het opmaken van het overige communicatiemateriaal. We starten met de affiche.
7
AFFICHE AANMAKEN Eerst klikken we op “Bekijk een voorbeeld van de affiche” om een voorbeeld te bekijken van de affiche. Er is met rode cirkels aangegeven welke velden er verwacht worden.
Naam van de organisatie en adresgegegevens: Deze gegevens zijn reeds vooraf ingevuld (wijzigen is mogelijk). Logo: Dit hebben we opgeladen op de pagina “Mijn gegevens”
Als de naam en adresgegevens correct zijn klik op de knop OPSLAAN. Er wordt een nieuwe pagina geladen met daarop de verschillende stappen die we dienen te doorlopen om uiteindelijk de affiche te versturen “goed voor print”.
8
Stap 1: Bekijk een voorbeeld van de gepersonaliseerde affiche. Het duurt ongeveer 10 seconden om de PDF te genereren. Stap 2: Indien de affiche nog niet voldoet is het mogelijk om de teksten te wijzigen. Stap 3: Tevreden over de inhoud? Verstuur de affiche naar de server klik op de knop “Versturen goed voor print”.
Wil je graag de affiche in PDF bekijken na het versturen als goed voor print? Dat kan via de link “Bekijk hier uw affiche” op de pagina affiche aanmaken.
9
UITNODIGING AANMAKEN Eerst klikken we op “Bekijk hier een voorbeeld” om een voorbeeld te krijgen van de uiteindelijke affiche. Er is met rode cirkels aangegeven welke velden er ingevuld dienen te worden.
Titel uitnodiging: Hier komt de titel van de uitnodiging. Tekst uitnodiging: Hier komt de tekst voor de uitnodiging. Maximaal 500 karakters. Naam organisatie + adresgegevens: Deze gegevens zijn reeds vooraf ingevuld (wijzigen is mogelijk). Logo: Dit hebben we opgeladen op de pagina “Mijn gegevens”.
Na het invullen van de tekstenvelden klik op de “Opslaan” knop. Er wordt een nieuwe pagina geladen met daarop de verschillende stappen die we dienen te doorlopen om uiteindelijk de uitnodiging te versturen “goed voor print”.
10
FOLDER AANMAKEN Eerste klikken we op “voorzijde folder” en “binnenzijde folder” om een voorbeeld te bekijken van de uiteindelijke folder. Er is met rode cirkels aangegeven welke velden er ingevuld dienen te worden.
Naam bedrijf of organisatie: Deze gegevens zijn reeds vooraf ingevuld (wijzigen is mogelijk). Campus / Adresgegevens: Deze gegevens zijn reeds vooraf ingevuld (wijzigen is mogelijk). Titel achterkant folder: Hier komt de titel voor de achterkant van de folder. Titel achterkant folder: Hier komt de tekst voor de achterkant van de folder. Maximaal 550 karakters. Naam bedrijf of oganisatie + adresgegevens + telefoon + e-mail + website: Deze gegevens zijn reeds vooraf ingevuld (wijzigen is mogelijk).
Titel binnen links folder: Hier komt de titel voor de binnenkant links van de folder. Tekst binnen links folder: : Hier komt de tekst voor de binnenkant links van de folder. Maximaal 850 karakters.
Titel binnen midden folder: Hier komt de titel voor de binnenkant in het midden van de folder. Tekst binnen midden folder: : Hier komt de tekst voor de binnenkant in het midden van de folder. Maximaal 850 karakters.
Titel binnen rechts folder: Hier komt de titel voor de binnenkant rechts van de folder. Tekst binnen rechts folder: Hier komt de tekst voor de binnenkant rechts van de folder. Maximaal 530 karakters. Uitsmijter: Een bepaalde activiteit onder de aandacht brengen, gebruik dit tekstveld als eyecatcher. Maximaal 150 karakters.
Foto voorkant folder: Dient opgeladen te worden in .JPG formaat en minimum 450 x 450 pixels groot te zijn. Deze foto komt op de voorkant van de folder. Foto 1 binnenkant folder: De foto links binnen in de folder, dient opgeladen te worden in .JPG formaat en minimum 450 x 450 pixels groot te zijn. Foto 2 binnenkant folder: De foto midden binnen in de folder, dient opgeladen te worden in .JPG formaat en minimum 450 x 450 pixels groot te zijn. Foto 2 binnenkant folder: De foto rechts binnen in de folder, dient opgeladen te worden in .JPG formaat en minimum 450 x 450 pixels groot te zijn. Logo: Dit hebben we opgeladen op de pagina “Mijn gegevens”.
11
Na het invullen van de tekstenvelden en het opladen van de foto’s klik op de “Opslaan” knop. Er wordt een nieuwe pagina geladen met daarop de verschillende stappen die we dienen te doorlopen om uiteindelijk de folder te versturen “goed voor print”.
12
13
STROOIFLYER AANMAKEN Als eerste klikken we op “Bekijk hier een voorbeeld van de strooiflyer” om een voorbeeld te bekijken van de tekst voor de strooiflyer. Er is met rode cirkels aangegeven welke velden er ingevuld dienen te worden. Titel strooiflyer: Hier komt de titel van de strooiflyer Tekst strooiflyer: Hier komt de tekst van de strooiflyer. Maximaal 850 karakters. Foto strooiflyer: De foto dient opgeladen te worden in .JPG formaat en minimum 450 x 450 pixels groot te zijn. Campus / Adresgegevens: Deze gegevens zijn reeds vooraf ingevuld (wijzigen is mogelijk). Logo: Dit hebben we opgeladen op de pagina “Mijn gegevens”
14
Na het invullen van de tekstvelden en het opladen van de foto, klik op de OPSLAAN knop. Er wordt een nieuwe pagina geladen met daarop de verschillende stappen die we dienen te doorlopen om uiteindelijk de strooiflyer te versturen “goed voor print”.
15
DVDZ MAGAZINE AANMAKEN Als eerste klikken we op “Bekijk een voorbeeld van de DvdZ magazine” om een voorbeeld te bekijken van de uiteindelijke tekst voor de Dag van de Zorg magazine. Er is met rode cirkels aangegeven welke velden er ingevuld dienen te worden.
Naam bedrijf of organisatie: Deze gegevens zijn reeds vooraf ingevuld (wijzigen is mogelijk). Titel DvdZ magazine: Hier komt de titel voor de DvdZ magazine. Tekst DvdZ magazine: Hier komt de tekst voor de DvdZ magazine. Maximaal 450 karakters. Campus / Adresgegevens: Deze gegevens zijn reeds vooraf ingevuld (wijzigen is mogelijk). Logo: Dit hebben we opgeladen op de pagina “Mijn gegevens”
16
Na het invullen van de tekstenvelden klik op de “Opslaan” knop. Er wordt een nieuwe pagina geladen met daarop de verschillende stappen die we dienen te doorlopen om uiteindelijk de DvdZ magazine te versturen “goed voor print”.
DIGITALE UITNODIGING VERSTUREN U ziet meteen hoeveel digitale uitnodigingen u nog kan versturen en wat het maximum aantal is. “U kan nog xxx (xxx) digitale uitnodigingen versturen.” Alvorens u digitale uitnodigingen kan versturen dient u eerst e-mail adressen te importeren via de link “e-mail adressen beheren”. (zie verder in handleiding)
17
Volgende velden zijn beschikbaar in de digitale uitnodiging: Velden die niet ingevuld worden zullen niet zichtbaar zijn in de nieuwsbrief. Titel nieuwsitem 1: Titel van het eerste item in de digitale uitnodiging (verplicht in te vullen) Tekst nieuwsitem 1: Tekst van het eerste item in de digitale uitnodiging (verplicht in te vullen) Titel nieuwsitem 2: Titel van het eerste item in de digitale uitnodiging (niet verplicht) Tekst nieuwsitem 2: Tekst van het eerste item in de digitale uitnodiging (niet verplicht) Tekst nieuwsitem 3: Hier kan u een tekst ingeven of contactgegevens plaatsen. Logo: Dit hebben we opgeladen op de pagina “Mijn gegevens”
Via de knop verstuur test naar xxx@xxx kan u eerst een test versturen, eventueel de uitnodiging bijsturen alvorens de uitnodiging te versturen. Tevreden van de opmaak en tekst van de nieuwsbrief / digitale uitnodiging? Klik op de knop nieuwsbrief versturen. De digitale uitnodiging wordt nu verzonden naar alle e-mail adressen die zich bevinden onder “E-mail adressen beheren”.
18
E-mail adressen beheren en importeren Om e-mail adressen te importeren klik op de link “E-mail adressen importeren”.
Op de pagina e-mail adressen importeren kopieer / plak of typ de gewenste e-mail adressen. 1 e-mail adres per lijn.
Wens je bepaalde e-mail adressen te verwijderen dan kan dit door deze in te geven en op de knop verwijderen te klikken.
Alle e-mail adressen in 1x verwijderen? Vink in het scherm e-mail adressen beheren bovenaan de checkbox “Delete” aan. Alle e-mail adressen worden geselecteerd, klik daarna op UPDATE.
19
Zie appendix voor het importeren van adressen uit Outlook 2010
20
VACATURES BEHEREN EN PUBLICEREN Via de link vacatures publiceren kunnen vacatures gepubliceerd worden.
Een vacture bestaat uit volgende tekstvelden: Functie: Beschrijving van de functie Gemeente terwerkstelling: Naam van de gemeente waar de vacature zal ingevuld worden. Vereisten: Vereist voor deze vacature (max 4000 tekens) Aanbod: Wat biedt de werkgever aan (max 4000 tekens) Hoe of bij wie solliciteren: Hoe of bij wie dient men te solliciteren (max 4000 tekens)
Na het invullen van de tekstenvelden klik op de OPSLAAN knop.
21
Appendix: importeren adressen uit Outlook 2010 Klik op File / Bestand bovenaan links in de taakbalk Klik op Opties / Options
Klik in het venster “Outlook options” op “Advanced” Klik daarna op de knop “Export”
22
Na het klikken op de export knop kies voor “Export to file / Exporteren naar bestand” Klik op “Next / Volgende” Kies als bestandstype “Microsoft excel 97-2003”
Klik op “Next / Volgende” Kies de bron vanwaar de e-mail adressen dienen geexporteerd te worden. Kies hier voor “Contacts / Contacten”
Klik op “Next / Volgende”
23
Kies de locatie op de lokale schijf voor het excel bestand met contacten
Klik op “Next / Volgende” Klik daarna op “Finish” >> het excel bestand wordt aangemaakt met daarin de contacten Open het excel bestand en zaak daar naar de kolom “EmailAddress / EmailAdres” Selecteer alle email adressen in deze kolom en kopieer deze via snelkoppeling CRTL + C of via de knop “Copy / Kopieer”
24
De adressen kunnen nu in de online tool geplakt worden (Control + V of rechts-klik -> plakken) onder de tab “E-mail adressen importeren”, in het vak “E-mail adressen importeren”. Klik dan op de knop importeren.
25
