Inleiding en afspraken

Inleiding en afspraken Deze cursus Excel 2007- Basis geeft je een inleiding tot het programma Excel 2007 van de firma Microsoft. Het maakt deel uit van de bundel Microsoft Office 2007 waarin onder andere ook het tekstverwerkingspakket Word en het presentatiepakket PowerPoint zitten. Excel is een rekenblad of spreadsheet. Het biedt bovendien de mogelijkheid om deze gegevens grafisch voor te stellen. Ook heeft Excel een aantal mogelijkheden voor wat betreft gegevensbanken. De cursus geeft een inleiding tot Excel 2007. Hij wil je leren werken met Excel en is dus geen manual maar een leerboek. Meer nog, het is een doe-boek. Er wordt vanuit gegaan dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit en dat je de opdrachten uitprobeert. In de verschillende hoofdstukken wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere concrete voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden worden de opdrachten van Excel uitgelegd. Bij elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Het is meer dan wenselijk dat je deze oefeningen maakt. Je oefent de technieken in die je aangeleerd hebt in de vorige hoofdstukken, maar bovendien komen in de oefeningen nog meerdere opdrachten en functies aan bod die nauw verband houden met de geziene opdrachten en functies. Om Excel echt te beheersen, is het maken van de oefeningen noodzakelijk. Neem er je tijd voor. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. ¾ Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen zijn vet gedrukt, namen van menukeuzen, knoppen, e.d. zijn schuin gedrukt. De verschillende opdrachten en/of menukeuzen zijn gescheiden door een schuine streep, bv. Tabel / Tabel invoegen. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven:

Dit moet je letterlijk intypen. De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ex2007-Basis-Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. Je kopieert de map best naar je harde schijf, bij voorkeur onder de map Documenten in Windows Vista of onder de map Mijn documenten in Windows XP. De voorbeelden en oefeningen die je in deze cursus zelf uitwerkt, plaats je in een map met de naam Ex2007-Basis-Oef. Roger Frans oktober 2007

Inleiding - 1

Inhoudsopgave INLEIDING EN AFSPRAKEN............................................................................... 1 INHOUDSOPGAVE .............................................................................................. 2 1

KENNISMAKING MET DE OMGEVING ....................................................... 8

1.1 Inleiding .............................................................................................................................. 8 1.2 Een spreadsheet? ............................................................................................................... 8 1.3 Excel 2007 starten ............................................................................................................ 10 1.3.1 Windows starten ............................................................................................................ 10 1.3.2 De Windows-omgeving................................................................................................. 10 1.3.3 Excel starten .................................................................................................................. 11 1.4 Het beginscherm .............................................................................................................. 12 1.4.1 Werkblad of werkmap ................................................................................................... 12 1.4.2 Titelbalk ........................................................................................................................ 13 1.4.3 De Office-knop.............................................................................................................. 13 1.4.4 Het lint........................................................................................................................... 14 1.4.5 Formulebalk................................................................................................................... 15 1.4.6 Statusbalk ...................................................................................................................... 16 1.4.7 Schuifbalken.................................................................................................................. 17 1.4.8 Snelmenu’s .................................................................................................................... 17 1.4.9 De miniwerkbalk ........................................................................................................... 18 1.4.10 De werkbalk Snelle toegang .......................................................................................... 18 1.5 Een eerste werkmap maken ............................................................................................ 19 1.6 Een werkmap opslaan ..................................................................................................... 20 1.7 Een werkmap sluiten ....................................................................................................... 21 1.8 Een nieuwe werkmap maken .......................................................................................... 22 1.9 Een werkmap oproepen................................................................................................... 23 1.9.1 De menukeuze Openen.................................................................................................. 23 1.9.2 Laatst bewerkte bestanden............................................................................................. 23 1.10 Bewerken van een werkmap ........................................................................................... 24 1.10.1 Wijzigen van de inhoud van een cel.............................................................................. 24 1.10.2 Invoegmodus en overschrijfmodus................................................................................ 25 1.10.3 Verschillende werkbladen ............................................................................................. 25 1.11 Opnieuw bewaren ............................................................................................................ 25 1.12 Verplaatsen binnen een werkmap .................................................................................. 25 1.12.1 Navigatietoetsen ............................................................................................................ 25 1.12.2 Muisbewerkingen .......................................................................................................... 26 1.12.3 Ga naar .......................................................................................................................... 27 1.12.4 M.b.v. het naamvak in de formulebalk .......................................................................... 27 1.13 Weergaven ........................................................................................................................ 27 1.14 Opties voor Excel ............................................................................................................. 29 1.14.1 Standaardlettertype ........................................................................................................ 29 1.14.2 Opties voor een nieuwe werkmap ................................................................................. 29 1.14.3 Gebruikersnaam............................................................................................................. 29 1.14.4 Werkmappen opslaan .................................................................................................... 29 1.15 De helpfunctie in Excel .................................................................................................... 30 1.15.1 De helpfunctie opvragen................................................................................................ 30 1.15.2 Bladeren in Help van Excel........................................................................................... 31

Inhoudsopgave - 2

1.15.3 De inhoudsopgave weergeven ....................................................................................... 32 1.15.4 Zoekvak......................................................................................................................... 34 1.15.5 Microsoft Office Online of niet… ................................................................................. 34 1.15.6 Andere knoppen in de werkbalk.................................................................................... 35 1.16 Excel afsluiten .................................................................................................................. 36 1.17 Terugblik .......................................................................................................................... 36 1.18 Oefeningen........................................................................................................................ 36

2

EEN EERSTE ECHT WERKBLAD ............................................................. 38

2.1 Inleiding ............................................................................................................................ 38 2.2 Het voorbeeld H02VB01.xlsx .......................................................................................... 38 2.3 Aanbrengen van tekst...................................................................................................... 39 2.4 Bewerken van een cel....................................................................................................... 39 2.4.1 Een andere waarde ingeven ........................................................................................... 39 2.4.2 De tekst aanpassen in de formulebalk ........................................................................... 39 2.4.3 De tekst aanpassen in de cel zelf ................................................................................... 40 2.5 Aanbrengen van getallen................................................................................................. 40 2.6 Verbreden van een kolom ............................................................................................... 41 2.6.1 Verbreden van een kolom met de muis ......................................................................... 41 2.6.2 Verbreden van een kolom via het lint............................................................................ 41 2.6.3 Verbreden van een kolom met een snelmenu ................................................................ 41 2.6.4 Automatisch verbreden van een kolom ......................................................................... 42 2.6.5 Standaardbreedte instellen............................................................................................. 42 2.7 De rijhoogte aanpassen.................................................................................................... 43 2.8 Een rij of kolom invoegen................................................................................................ 43 2.8.1 Een enkele rij of kolom invoegen.................................................................................. 43 2.8.2 Meerdere rijen of kolommen invoegen.......................................................................... 43 2.9 Een rij of kolom verwijderen .......................................................................................... 44 2.10 Aanbrengen van formules ............................................................................................... 44 2.10.1 Een formule invoeren .................................................................................................... 44 2.10.2 Een formule opbouwen door de cellen aan te wijzen .................................................... 45 2.10.3 De knop Som ................................................................................................................. 46 2.10.4 Functies ......................................................................................................................... 46 2.10.5 Formulepalet.................................................................................................................. 46 2.11 Cellen kopiëren ................................................................................................................ 47 2.11.1 Kopiëren m.b.v. een knop in het lint ............................................................................. 47 2.11.2 Kopiëren door te slepen................................................................................................. 48 2.11.3 Kopiëren en plakken...................................................................................................... 48 2.12 Cellen verplaatsen............................................................................................................ 49 2.13 Opmaak van getallen ....................................................................................................... 49 2.14 Uitlijning........................................................................................................................... 50 2.15 Ongedaan maken ............................................................................................................. 51 2.16 Opnieuw............................................................................................................................ 51 2.17 De Escape-toets ................................................................................................................ 51 2.18 Enkele bijkomende toetsencombinaties ......................................................................... 52 2.19 Het werkblad afdrukken ................................................................................................. 52 2.20 Fouten ............................................................................................................................... 55 2.20.1 #######......................................................................................................................... 55 2.20.2 #NAAM......................................................................................................................... 55 2.20.3 #WAARDE ................................................................................................................... 56 2.20.4 #GETAL! ...................................................................................................................... 56 2.20.5 #DEEL/0! ...................................................................................................................... 56

Inhoudsopgave - 3

2.21 Meerdere werkmappen openen ...................................................................................... 56 2.21.1 Kopiëren tussen werkbladen.......................................................................................... 56 2.21.2 Wisselen tussen documentvensters................................................................................ 57 2.22 Terugblik .......................................................................................................................... 57 2.23 Oefeningen........................................................................................................................ 58

3

ABSOLUTE EN RELATIEVE CELADRESSEN .......................................... 61

3.1 Inleiding ............................................................................................................................ 61 3.2 Voorbeeld: Ingeschreven cursisten................................................................................. 61 3.3 Absolute, gemengde, relatieve adressen ......................................................................... 61 3.4 Kopiëren naar aangrenzende cellen ............................................................................... 63 3.5 Opmaak van een cellenbereik ......................................................................................... 63 3.5.1 Categorieën.................................................................................................................... 64 3.5.2 Symbolen voor aangepaste getalnotaties ....................................................................... 66 3.5.3 Datum ............................................................................................................................ 68 3.5.4 Secties............................................................................................................................ 70 3.6 Getalnotaties in de groep Getal....................................................................................... 70 3.7 Gemengde adressen ......................................................................................................... 71 3.8 Cellenbereiken opvullen met de vulgreep ...................................................................... 72 3.9 Meer over datums en tijd ................................................................................................ 73 3.9.1 Principe.......................................................................................................................... 73 3.9.2 Bij een datum een aantal dagen optellen ....................................................................... 73 3.9.3 Tijden optellen............................................................................................................... 74 3.10 Een cel of cellenbereik benoemen ................................................................................... 74 3.10.1 Een cel of cellenbereik een naam geven........................................................................ 74 3.10.2 Aanpassen van het cellenbereik van een bereik met naam ............................................ 75 3.11 Terugblik .......................................................................................................................... 76 3.12 Oefeningen........................................................................................................................ 77

4

MEER FUNCTIES........................................................................................ 81

4.1 Inleiding ............................................................................................................................ 81 4.2 Body Mass Index.............................................................................................................. 81 4.3 Functie invoegen .............................................................................................................. 82 4.3.1 Het dialoogvenster Functie invoegen ............................................................................ 82 4.3.2 De functie TEKST.SAMENVOEGEN.......................................................................... 83 4.4 Functie ingeven ................................................................................................................ 85 4.4.1 De functie HOOFDLETTERS....................................................................................... 85 4.4.2 De functie AFRONDEN................................................................................................ 85 4.5 De ALS-functie................................................................................................................. 86 4.6 Samenvoegen en centreren.............................................................................................. 87 4.7 Lettertypes........................................................................................................................ 87 4.7.1 Lettertypes ..................................................................................................................... 87 4.7.2 Een lettertype kiezen in Excel ....................................................................................... 88 4.7.3 Tekenstijl....................................................................................................................... 89 4.7.4 Punten............................................................................................................................ 89 4.7.5 Proportioneel en niet-proportioneel lettertype............................................................... 89 4.7.6 Onderstrepen ................................................................................................................. 89 4.7.7 Kleur.............................................................................................................................. 89 4.7.8 Effecten ......................................................................................................................... 89 4.7.9 Opmerking..................................................................................................................... 90 4.8 Lettertype, tekengrootte, … in het lint........................................................................... 90

Inhoudsopgave - 4

4.9 Uitlijning........................................................................................................................... 91 4.9.1 Horizontale uitlijning..................................................................................................... 92 4.9.2 Verticale uitlijning......................................................................................................... 93 4.9.3 Stand.............................................................................................................................. 93 4.9.4 Terugloop ...................................................................................................................... 93 4.9.5 Tekst passend maken..................................................................................................... 93 4.9.6 Cellen samenvoegen...................................................................................................... 93 4.9.7 Tekstrichting.................................................................................................................. 93 4.9.8 Opdrachten in het lint .................................................................................................... 93 4.10 Randen.............................................................................................................................. 94 4.11 Vulling............................................................................................................................... 95 4.12 Rasterlijnen verbergen .................................................................................................... 96 4.13 Cellenbereiken en opmaak… .......................................................................................... 96 4.13.1 Opmaak kopiëren/plakken............................................................................................. 96 4.13.2 Verwijderen van gegevens in een cellenbereik.............................................................. 97 4.13.3 Verwijderen van data en opmaak .................................................................................. 97 4.13.4 Verwijderen van data en opschuiven resterende data .................................................... 98 4.14 Beveiligen van het werkblad ........................................................................................... 99 4.15 Terugblik ........................................................................................................................ 101 4.16 Oefeningen...................................................................................................................... 101

5

AFDRUKKEN VAN EEN WERKBLAD ..................................................... 106

5.1 Inleiding .......................................................................................................................... 106 5.2 Splitsen van een werkblad............................................................................................. 106 5.3 Vastzetten van een titel.................................................................................................. 107 5.4 Pagina-instellingen......................................................................................................... 108 5.4.1 Tabblad Pagina ............................................................................................................ 108 5.4.2 Tabblad marges ........................................................................................................... 109 5.4.3 Tabblad Koptekst/voettekst ......................................................................................... 110 5.4.4 Tabblad Blad ............................................................................................................... 111 5.4.5 Pagina-einden invoegen............................................................................................... 113 5.4.6 Pagina-einden weergeven en verplaatsen .................................................................... 115 5.4.7 Pagina-einden verwijderen .......................................................................................... 116 5.4.8 Afdrukbereik opgeven ................................................................................................. 116 5.5 Kop- en voetteksten in Pagina-indeling ....................................................................... 117 5.6 Opslaan als ..................................................................................................................... 117 5.6.1 Het werkblad opslaan .................................................................................................. 117 5.6.2 Een werkblad opslaan in een andere versie ................................................................. 117 5.7 Terugblik ........................................................................................................................ 118 5.8 Oefeningen...................................................................................................................... 118

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11

VAN WERKBLADEN TOT WERKMAP .................................................... 121 Inleiding .......................................................................................................................... 121 Voorbeeld H06VB01.xlsx .............................................................................................. 121 Transponeren ................................................................................................................. 121 Getallen en formules ingeven........................................................................................ 122 Tekst uitvullen................................................................................................................ 124 Meerdere werkbladen in een werkmap ....................................................................... 125 Opslaan van de werkmap.............................................................................................. 126 Invoegen en verwijderen van een werkblad ................................................................ 126 Meerdere gebieden kopiëren......................................................................................... 126 Berekeningen over meerdere tabbladen ...................................................................... 128 Namen van de tabbladen wijzigen................................................................................ 131

Inhoudsopgave - 5

6.12 Afdrukken van geselecteerde tabbladen ...................................................................... 131 6.12.1 Eén tabblad afdrukken................................................................................................. 131 6.13 Werkbladen kopiëren, verplaatsen en verwijderen .................................................... 132 6.13.1 Werkblad kopiëren ...................................................................................................... 132 6.13.2 Werkblad verplaatsen .................................................................................................. 132 6.13.3 Werkblad verwijderen ................................................................................................. 132 6.14 Terugblik ........................................................................................................................ 132 6.15 Oefeningen...................................................................................................................... 133

7

LIJSTEN EN TABELLEN .......................................................................... 136

7.1 Inleiding .......................................................................................................................... 136 7.2 Een lijst maken............................................................................................................... 136 7.2.1 Een lijst maken ............................................................................................................ 136 7.2.2 De ALS-functie ........................................................................................................... 137 7.3 Een lijst sorteren ............................................................................................................ 138 7.3.1 De knoppen Sorteren van A naar Z en Sorteren van Z naar A.................................... 138 7.3.2 De knop Sorteren......................................................................................................... 138 7.3.3 Sorteren op meerdere velden ....................................................................................... 140 7.3.4 Sorteren vanuit het tabblad Start ................................................................................. 140 7.3.5 Sorteren vanuit een snelmenu...................................................................................... 140 7.3.6 Sorteren van een enkele kolom.................................................................................... 141 7.4 Een lijst filteren.............................................................................................................. 141 7.4.1 Eerst enkele records toevoegen ................................................................................... 141 7.4.2 Automatische filter ...................................................................................................... 142 7.4.3 Filteren met een snelmenu........................................................................................... 143 7.4.4 Tekstfilters................................................................................................................... 143 7.4.5 Samengestelde voorwaarden ....................................................................................... 144 7.5 Voorwaardelijke opmaak.............................................................................................. 145 7.5.1 Voorwaardelijke opmaak toepassen ............................................................................ 145 7.5.2 Zoeken naar voorwaardelijke opmaak......................................................................... 146 7.6 Tabellen .......................................................................................................................... 146 7.6.1 Een tabel creëren vanuit een lijst................................................................................. 146 7.6.2 Grootte van de tabel aanpassen ................................................................................... 148 7.6.3 Totalen maken ............................................................................................................. 149 7.6.4 Duplicaten verwijderen ............................................................................................... 149 7.6.5 Converteren naar bereik .............................................................................................. 150 7.7 Oefeningen...................................................................................................................... 151

8

GRAFIEKEN.............................................................................................. 153

8.1 Inleiding .......................................................................................................................... 153 8.2 Een grafiek invoegen ..................................................................................................... 153 8.3 Bewerken van een grafiek ............................................................................................. 154 8.3.1 De grafiek verplaatsen................................................................................................. 154 8.3.2 De grafiek vergroten of verkleinen.............................................................................. 155 8.3.3 De grafiek verwijderen ................................................................................................ 155 8.3.4 Wijzigen van grafiektype ............................................................................................ 155 8.4 De grafiek opmaken....................................................................................................... 156 8.4.1 Titel ............................................................................................................................. 156 8.4.2 Astitels......................................................................................................................... 156 8.4.3 Legenda ....................................................................................................................... 157 8.4.4 Gegevenslabels............................................................................................................ 157 8.4.5 Gegevenstabel ............................................................................................................. 157

Inhoudsopgave - 6

8.4.6 Rasterlijnen.................................................................................................................. 158 8.5 Onderdelen van een grafiek bewerken......................................................................... 158 8.5.1 Een grafiek activeren................................................................................................... 158 8.5.2 De verschillende onderdelen leren kennen .................................................................. 159 8.5.3 Aanpassen van de titel van een grafiek........................................................................ 159 8.5.4 Verplaatsen van een onderdeel .................................................................................... 159 8.5.5 Bewerken van een onderdeel....................................................................................... 160 8.5.6 Een selectie annuleren ................................................................................................. 160 8.6 Een cirkeldiagram.......................................................................................................... 161 8.6.1 Een segment uitlichten ................................................................................................ 163 8.6.2 Alle segmenten uitlichten ............................................................................................ 164 8.7 3D-weergave ................................................................................................................... 164 8.8 Grafiekstijl...................................................................................................................... 165 8.9 Grafiek afdrukken ......................................................................................................... 166 8.10 Een tweede grafiek......................................................................................................... 166 8.11 Wijzigen van de waarden .............................................................................................. 167 8.12 Rijen en kolommen omdraaien..................................................................................... 168 8.13 Terugblik ........................................................................................................................ 169 8.14 Oefeningen...................................................................................................................... 169

TREFWOORDENREGISTER ........................................................................... 172

Inhoudsopgave - 7

1

Kennismaking met de omgeving

1.1

Inleiding Microsoft Excel 2007 is een krachtig rekenblad (spreadsheet) dat eenvoudig te gebruiken is. We gaan in dit hoofdstuk kort in op dit soort van programma’s zodat je een idee hebt van wat je kan verwachten in deze cursus. We leren vervolgens Excel starten. We verkennen de omgeving van Excel en leren je de eerste termen m.b.t. rekenbladen. We maken een eerste eenvoudige werkmap en bewaren deze op de harde schijf. Deze werkmap kan opnieuw worden opgevraagd, bewerkt, ... Het zijn allemaal basishandelingen die je in dit hoofdstuk aanleert. Tenslotte leren we ook hoe we Excel verlaten.

1.2

Een spreadsheet? In een spreadsheet of rekenblad worden gegevens in een tabel geplaatst. Op deze gegevens kunnen berekeningen worden uitgevoerd m.b.v. de gewone rekenkundige operatoren zoals de optelling, aftrekking, vermenigvuldiging en deling. De berekeningen kunnen ook uitgevoerd worden m.b.v. functies zoals het bepalen van het grootste getal in een lijst of de toekomstige annuïteitwaarde bij een gegeven bedrag, rentevoet en termijn. Een klassiek voorbeeld van een rekenblad is een puntentabel zoals hieronder is afgebeeld.

De punten van de verschillende studenten op de verschillende vakken moeten ingegeven worden. De totalen, gemiddelden, ... worden automatisch berekend m.b.v. een formule. De kracht van een spreadsheet schuilt nu in het feit dat als één getal gewijzigd wordt de ganse tabel in een minimum van tijd volledig herberekend wordt. Indien je een spreadsheet maakt, moet je er zorg voor dragen dat de tekst, de waarden en de formules in de spreadsheet juist zijn. Dat is nog belangrijker indien je de spreadsheet bezorgt, al of niet in gedrukte vorm, aan een vriend, collega, … Indien je foute gegevens weergeeft, kunnen hieruit nl. foute conclusies getrokken worden.

Kennismaking met de omgeving - 8

Naast het invoeren en bewerken van gegevens, kan je de resultaten ook op een overzichtelijke, grafische wijze voorstellen. Excel biedt je zeer veel mogelijkheden om grafieken of charts te tekenen.

Excel 2007 heeft ook mogelijkheden om een gegevensbank of database op te zetten. Een gegevensbank is - in zijn eenvoudigste vorm - eigenlijk een elektronische kaartenbak. Het vervangt de fiches met allerlei gegevens over bepaalde personen of zaken. Een klassiek voorbeeld van een gegevensbank is een adressenlijst van een vereniging. In de gegevensbank kunnen - zoals op een fiche - op een geordende manier naam, straat en nummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer, ... voorkomen. Op de gegevens van een gegevensbank kunnen bewerkingen worden uitgevoerd. De gegevens kunnen bv. gesorteerd worden of we kunnen zoeken naar gegevens die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Excel biedt heel wat mogelijkheden. Excel is natuurlijk geen echt gegevensbankpakket. Het gebruikt trouwens zelf de termen lijst (list) en tabel (table) om deze mogelijkheden aan te duiden. Echte databasepakketten - zoals Microsoft Access – hebben veel meer mogelijkheden. Kortom… de spreadsheet Excel is een zeer krachtig instrument dat over veel opdrachten en functies beschikt. Excel wordt in het bedrijfsleven zeer veel gebruikt. De grootste concurrent is IBM Lotus 1-2-3.


1.3

Excel 2007 starten

1.3.1

Windows starten Excel 2007 is een pakket dat draait onder Windows XP (met service pack 2 of hoger) of Windows Vista. Wij gebruiken Excel onder Windows Vista. Indien je een andere versie van Windows gebruikt, is de werking analoog. Er kunnen kleine verschillen optreden in enkele schermafdrukken. Het is dus nodig dat je eerst Windows Vista opstart. Dat gebeurt als je de computer start.

1.3.2

De Windows-omgeving In Windows kom je in het startscherm terecht. Vanuit het startscherm worden de toepassingen onder Windows gestart.


Het scherm ziet er bij jou wellicht iets anders uit. Toch vind je er alleszins de taakbalk met de knop Start en een aantal pictogrammen. Indien je een pakket onder Windows gebruikt, moet je de basisprincipes van Windows kennen. We veronderstellen dat je weet hoe je met een muis kan werken en dat je de termen klikken, met de rechtermuisknop klikken, dubbelklikken en slepen kent. 1.3.3

Excel starten Het starten van toepassingen gebeurt vanuit het startscherm. We geven hier de klassieke manier om het programma Excel te starten. ¾ Klik op de knop Start. Een menu wordt geopend. ¾ Klik op Alle programma’s (All programs). Er opent zich een nieuw menu. ¾ Kies Microsoft Office. Excel maakt deel uit van het Office-pakket van Microsoft. Je merkt in dit menu (zie volgende figuur) de andere Office-pakketten: Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office PowerPoint, …

¾ Klik nu op Microsoft Office Excel 2007. Je krijgt het beginscherm van Excel.


Het kan zijn dat je scherm er lichtjes anders uit ziet. Dat is afhankelijk van de manier waarop je laatst met Excel hebt gewerkt en van specifieke instellingen. Ook de schermresolutie kan bij jou anders zijn. Indien je Microsoft Office in de winkel hebt gekocht, moet je het product activeren. Je krijgt in dat geval, de eerste keer dat je één van de Office-programma’s start, een wizard. Een wizard (tovenaar) leidt je doorheen een bepaald proces. In dit geval moet je het product activeren. Dat kan je doen via internet of door telefonisch een code op te vragen. Microsoft gebruikt dit principe van activeren om het illegaal kopiëren van software tegen te gaan. Indien je organisatie een speciaal contract heeft afgesloten met Windows, moet je het product niet activeren.

1.4

Het beginscherm We overlopen de verschillende delen van het beginscherm.

1.4.1

Werkblad of werkmap Het grootste gedeelte van het scherm wordt ingenomen door het werkblad (sheet) of het rekenblad. Het werkblad is verdeeld in rechthoekige vakjes die we cellen (cells) noemen. Het werkblad is onderverdeeld in een aantal rijen en kolommen. De rijen (rows) worden links van het scherm aangeduid met rijnummers (rownumbers). De rijen zijn genummerd vanaf 1 tot en met 1 048 576. De kolommen (columns) worden bovenaan het werkblad aangeduid met kolomletters. Je kunt 16 384 kolommen gebruiken in Excel. Ze zijn genummerd van A tot en met Z, daarna met AA, AB, ... tot en met XFD. Je ziet dus slechts een beperkt gedeelte van het werkblad. De letters en cijfers vormen de coördinaten van de cellen. Een cel kan je bv. aanduiden met B4. We bedoelen dan de cel die zich bevindt in de kolom die aangeduid is met B en de rij die aangeduid is met 4. We noemen B4 het celadres (adress of the active cell). Waar je je bevindt in het werkblad wordt aangeduid door de celwijzer. Deze heeft de vorm van een kader rond de cel. De celwijzer geeft aan welke cel je van informatie kunt voorzien of welke cel je kunt wijzigen. We noemen dit de actieve cel (active cell). In de vorige schermafdruk staat de celwijzer in de cel A1 en is A1 dus de actieve cel. De rijen kolomkop van de actieve cel worden in een andere kleur weergegeven. Kennismaking met de omgeving - 12

Indien je Excel opent, krijg je eigenlijk een werkmap (workbook). Een werkmap kan je vergelijken met een ringband waarin verschillende bladen (sheets) zitten: werkbladen, grafiekbladen, ... De naam van elk blad vind je onderaan, naast de horizontale schuifbalk: Blad1 (sheet1), Blad2 (sheet2) en Blad3 (sheet3). De flapjes waarop de namen staan, noemen we tabs. Als je een nieuwe werkmap opent, voorziet Excel standaard 3 werkbladen. Je kan dit aantal uitbreiden of beperken. 1.4.2

Titelbalk Bovenaan het scherm vind je de titelbalk. In de titelbalk zie je de naam van de toepassing Microsoft Excel en de naam van de werkmap waarop je bewerkingen uitvoert. Indien je Excel start, heb je nog geen naam gegeven. Je krijgt enkel de vermelding Map1. Indien je een werkmap met naam Loon september 2007.xlsx bewerkt, staat in de titelbalk deze naam vermeld. Bij heel wat toepassingen onder Windows kan je bij één toepassing meerdere vensters openen. In Excel kan je zo verschillende werkmappen tegelijkertijd in het geheugen brengen. De verschillende vensters die horen bij een toepassingsvenster (bv. het toepassingsvenster Microsoft Excel) noemen we documentvensters. Rechts in de titelbalk komen een aantal knoppen voor. Indien je het venster van een programma wenst te sluiten zonder dat je het programma sluit, kan je de knop Minimaliseren (Minimize window) gebruiken. Het venster wordt in dit geval tot pictogram verkleind. Het pictogram wordt in de taakbalk opgenomen. De toepassing is in dit geval niet gesloten! Indien een venster gemaximaliseerd is, kan je het vorige formaat terug instellen door op de knop Verkleinen (ook wel Vorig formaat (Restore window) genoemd) te klikken. Indien een venster slechts een gedeelte van het scherm in beslag neemt, kan je het venster over het volledige scherm laten zien door op de knop Maximaliseren (Maximize window) te klikken. Als Excel reeds het ganse scherm inneemt, krijg je deze knop niet te zien. De knop Sluiten (Close) laat je toe een programma af te sluiten. Het handigst is dat je Excel het ganse scherm laat innemen. ¾ Indien bij jou Excel het ganse scherm niet inneemt, klik je op de knop Maximaliseren (Maximize window). Merk op dat dezelfde knoppen ook net onder de titelbalk voorkomen. Deze knoppen verkleinen, maximaliseren, … het formaat van het documentvenster.

1.4.3

De Office-knop (Office button) Links in de titelbalk zie je de Office-knop. Indien je klikt op de Office-knop, opent er zich een menu, het Office-menu genoemd. ¾ Klik op de Office-knop (Office button).


Je merkt links in het menu een aantal opdrachten zoals Nieuw (New), Openen (Open), Opslaan (Save), Opslaan als (Save as), … We leren ze systematisch kennen. Rechts zie je de werkbladen waaraan je recent hebt gewerkt. Onderaan rechts zie je nog twee knoppen Opties voor Excel (Excel Options) en Excel afsluiten (Exit Excel). Om een menu te deactiveren, klik je elders op het scherm. Je kan ook op de Escape-toets drukken. ¾ Druk op de Escape-toets. 1.4.4

Het lint Bovenaan, onder de titelbalk, heb je het lint. Het lint bestaat uit een aantal tabbladen. Je ziet de tabjes bovenaan: Start (Home), Invoegen (Insert), Pagina-indeling (Page Layout),…

Indien je op een andere tab klikt, zie je andere opdrachten in het lint. Elk tabblad bevat opdrachten over eenzelfde activiteit (bv. de indeling van een pagina). Excel wijzigt ook voortdurend zelf van tabblad op basis van hetgeen waarmee je op dat moment bezig bent. ¾ Selecteer het tabblad Invoegen (Insert). Dit doe je door op het tabje Invoegen (Insert) te klikken. ¾ Selecteer de tabbladen één na één en selecteer uiteindelijk terug het tabblad Start (Home). Een tabblad bevat verschillende groepen. Een groep bevat verwante items. Elke groep opdrachten staat in een rechthoek. Je hebt wellicht al gemerkt dat een opdracht een knop, een selectievakje, een menu of een tekstvak waarin je informatie kan typen, is. Je hebt wellicht gemerkt dat sommige opdrachten lichter weergegeven zijn. Deze opdrachten zijn op het huidige moment niet van toepassing. Indien je de muiswijzer even boven een knop of keuzelijst houdt, krijg je een venstertje met informatie over de opdracht. We noemen dit scherminfo. ¾ Plaats de muiswijzer even boven de knop met de letter B.


Je merkt dat achter de betekenis van de knop een toetsencombinatie is vermeld. Je kan de actie die achter deze knop schuilt, ook oproepen met deze toetsencombinatie. We noemen dit een sneltoets. In plaats van te klikken op de knop Vet (Bold) kan je ook de sneltoets Ctrl+B gebruiken. Je drukt dus op de toets B terwijl je de Ctrl-toets inhoudt. Bij heel wat groepen vind je rechtsonderaan een pijltje. Dit pijltje is het startpictogram voor een dialoogvenster m.b.t. een groep. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Uitlijning (Alignment).

Je krijgt het dialoogvenster Celeigenschappen (Format cells). Een dialoogvenster bevat een aantal opdrachten die je ook terugvindt in het lint. Meestal bevat het dialoogvenster echter meer mogelijkheden. ¾ Klik op de knop Annuleren (Cancel) of druk op de Escape-toets om de actie te onderbreken en het dialoogvenster te sluiten. Het lint bevat standaard 7 tabbladen. Soms verschijnt er een bijkomend tabblad met groepen en opdrachten die betrekking hebben op de activiteit waarmee je bezig bent. Zo krijg je bv. de bijkomende tabbladen Ontwerpen (Design), Indeling en Opmaak indien je een grafiek selecteert. Je krijgt ook een bijkomend tabblad Invoegtoepassingen als je een toepassing hebt geïnstalleerd die zich in Excel integreert. 1.4.5

Formulebalk De formulebalk (formulabar) zie je onder het lint. Je merkt links een keuzelijst waarin je het adres van de geselecteerde cel ziet. We spreken van de actieve cel (active cell) of de huidige cel (current cell). Het vak waarin het celadres staat, noemen we het naamvak (name box). We illustreren de werking.


¾ Klik op de pijl naast het celadres om de keuzelijst te openen. In de keuzelijst zit niets in. Cellen kunnen echter ook een naam krijgen. Deze krijg je hier te zien. Je kunt ook een ander adres intypen. ¾ Typ B3 en druk op de Enter-toets. De celwijzer bevindt zich nu in cel B3. In de formulebalk komen rechts van de keuzelijst enkele knoppen indien je getallen, tekst of een formule invoert in een cel. De knop Functie invoegen (Insert function) in de formulebalk geeft je toegang tot het formulepalet. We komen hierop terug in de loop van dit hoofdstuk. Ook de inhoud van de actieve cel komt in de formulebalk. Je kunt de formulebalk in- of uitschakelen in het tabblad Beeld (View). ¾ Selecteer het tabblad Beeld (View). ¾ Open de keuzelijst Weergeven/verbergen (Show/ Hide) in de groep Weergeven/verbergen (Show/ Hide).

Voor Formulebalk (Formulabar) zie je een vinkje (9) in het selectievakje. Dit betekent dat de optie geselecteerd is. Indien je op de optie klikt, schakel je de optie uit. Dat is niet de bedoeling. Indien de optie bij jou niet is geselecteerd, doe je dit nu. Het kan zijn dat je schermresolutie hoger is. In dat geval krijg je geen keuzelijst maar krijg je onmiddellijk de verschillende opdrachten in het lint. ¾ Selecteer Formulebalk (Formulabar) indien de formulebalk bij jou niet zichtbaar is. Indien de formulebalk bij jou al zichtbaar is, kan je op de Escape-toets drukken om de keuzelijst te deactiveren. 1.4.6

Statusbalk De statusbalk (status bar) is de balk onderaan het beeldscherm. Hij geeft informatie weer over de geselecteerde opdracht of de gestarte bewerking. Links in de statusbalk zie je de melding Gereed (Ready). Dit betekent dat Excel wacht op een initiatief van jou. Indien je een cel bewerkt, krijg je de melding Bewerken (Edit). Als je nieuwe informatie in een cel invoert, krijg je de melding Invoeren (Enter). Je kan, met de knoppen rechts in de statusbalk, ook de weergave wijzigen en in- en uitzoomen. Je kan bijkomende informatie in de statusbalk plaatsen. ¾ Klik met de rechtermuisknop op de statusbalk.


Je kan een aantal functies in- of uitschakelen. Indien je bv. wil zien of je de toets Caps Lock hebt ingedrukt, kan je de functie CAPS-LOCK inschakelen. ¾ Druk op de Escape-toets om het menu te deactiveren. 1.4.7

Schuifbalken De schuifbalken, rechts en onderaan het scherm, laten je toe het beeld dat je ziet naar onder of boven (de rechterbalk) of naar rechts of links (de balk onderaan) te verplaatsen. Je kunt de schuifbalken op meerdere manieren gebruiken. Je kunt klikken op één van de pijltjes links of rechts van de balk of je kunt het rechthoekige blokje in de balk - het schuifblok (scroll bar) - naar een andere positie slepen. De schuifbalk stelt steeds de totale inhoud van het werkblad voor. Hierbij wordt enkel rekening gehouden met het deel van het werkblad dat je werkelijk hebt gebruikt. Door met de muis de schuifknop te verplaatsen, krijg je een ander deel van het werkblad te zien. Er zijn nog andere manieren om te bewegen in een document. We komen er in dit hoofdstuk nog uitgebreid op terug.

1.4.8

Snelmenu’s Met de rechter muisknop kan je een snelmenu oproepen. De menukeuzen in een snelmenu zijn afhankelijk van de plaats waar je het snelmenu oproept. We hebben reeds een snelmenu opgeroepen bij de statusbalk. We roepen een snelmenu op een andere plaats op. ¾ Klik met de rechtermuisknop in een lege cel.


Je merkt dat je hier heel andere menukeuzen krijgt. 1.4.9

De miniwerkbalk Indien je tekst selecteert – we zien later hoe we dit allemaal kunnen doen – en je houdt de muiswijzer even op de selectie, dan krijg je de miniwerkbalk.

De miniwerkbalk wordt vervaagd weergegeven. Indien je de muiswijzer op de miniwerkbalk plaatst, wordt deze scherp weergegeven en kan je een opdracht kiezen. Met de opdrachten in de miniwerkbalk kan je een tekst snel vet weergeven, centreren, … Je hebt deze miniwerkbalk ook gezien als je een snelmenu opende. 1.4.10

De werkbalk Snelle toegang (Quick Access) De werkbalk Snelle toegang (Quick Access) zie je linksbovenaan, net naast de Officeknop (Office button). De werkbalk bevat standaard de opdrachten Opslaan (Save), Ongedaan maken (Undo) en Opnieuw (Redo). Je kan gemakkelijk knoppen toevoegen of verwijderen. Op die manier kan je de opdrachten die je het meest gebruikt in deze werkbalk plaatsen. Het pijltje aan de rechterkant van de werkbalk, geeft je toegang tot een menu. ¾ Open de keuzelijst.

Je merkt dat je via het menu snel een opdracht kan toevoegen of verwijderen. Onderaan merk je ook de optie Het lint minimaliseren (Minimize the ribbon). Als je vindt dat het


lint teveel plaats in beslag neemt, kan je het lint hier minimaliseren. Je ziet dan nog enkel de tabjes. Je kan het lint ook minimaliseren door te dubbelklikken op een tab. Je kan het volledige lint weer tonen via de werkbalk Snelle toegang (Quick Access) of door opnieuw te dubbelklikken op een tab.

1.5

Een eerste werkmap maken We plaatsen de celwijzer in cel A1. Dat kunnen we m.b.v. de toetsencombinatie Ctrl+Home. Dit betekent dat je de Ctrl-toets indrukt en inhoudt en dat je daarna op de Home-toets drukt. Tenslotte laat je ook de Ctrl-toets los. ¾ Druk op de toetsencombinatie Ctrl+Home. De celwijzer staat in cel A1, m.a.w. de cel A1 is de actieve cel. Het celadres staat in het naamvak in de formulebalk. We geven nu wat tekst, getallen en een formule in. ¾ Typ de tekst Bedrag. Indien je tekens in een cel typt, worden deze in de cel getoond, maar ook in de formulebalk. Je krijgt ook enkele bijkomende knoppen in deze formulebalk. We bespreken er nu twee van: Indien je gegevens intypt of wijzigt en je wenst deze handeling te annuleren, druk je op de knop Annuleren (Cancel). Je kan ook op de Escape-toets drukken. Om gegevens in te voeren, druk je op de knop Invoeren (Enter). Je kunt ook op de Enter toets drukken. ¾ Druk op de Enter-toets. Door het drukken op de Enter-toets, komt de celwijzer in de cel eronder terecht. Indien je de toetsencombinatie Ctrl+Enter gebruikt, blijft de celwijzer in dezelfde cel, net als bij het klikken op de knop Invoeren (Enter). I.p.v. te drukken op de Enter-toets kan je ook een pijltjestoets gebruiken. De celwijzer verplaatst zich in dat geval in de opgegeven richting. Het celadres in het naamvak is ondertussen ook gewijzigd in A2. ¾ Typ Rentevoet en druk op ↓. ¾ Typ Interest en druk op ↓. ¾ Typ Totaal bedrag en druk op →. De celwijzer bevindt zich nu in cel B4. Je merkt dit ook in het naamvak, links in de formulebalk. ¾ Plaats de celwijzer, m.b.v. de pijltjestoetsen, in cel C1. We geven nu de getalwaarden in voor het bedrag en de rentevoet. ¾ Typ 10000 en druk op de Enter-toets. ¾ Typ 5 en druk op de Enter-toets. Je kunt Excel de interest zelf laten berekenen. De formule luidt: interest = bedrag * rentevoet / 100 Het bedrag staat in cel C1 en de rentevoet in cel C2. Je geeft in de cel C3 deze formule als volgt in: ¾ Typ =C1*C2/100 in cel C3. Kijk hoe Excel de cellen die je gebruikt in de formule aanduidt.


¾ Druk op de Enter-toets om de formule in te voeren. Excel geeft onmiddellijk het resultaat (500). We gebruiken hier dus niet het bedrag 10000 en de rentevoet 5 maar we werken met de celadressen van de cellen waarin de getallen staan. Dat maakt de formule onafhankelijk van de gebruikte getallen. We komen hierop terug. Een formule begint met een gelijkheidsteken. Ook voor het totale bedrag geven we de formule in. ¾ Typ =C1+C3 en druk op de Enter-toets. Excel rekent de formules onmiddellijk uit en plaatst het resultaat in de desbetreffende cel. Indien de celwijzer op de cel staat, zie je in de formulebalk de gebruikte formule. We plaatsen de celwijzer opnieuw in cel C4. ¾ Druk op ↑. De werkmap ziet er nu als volgt uit:

Er is onderscheid tussen wat je ziet op het werkblad (de getoonde waarde) en wat werkelijk in de cel is ingevoerd (onderliggende waarde). In de formulebalk zie je telkens de onderliggende waarde.

1.6

Een werkmap opslaan We hebben een eerste eenvoudige werkmap gemaakt. Deze werkmap bevindt zich in het intern geheugen van de computer. Als we de computer afzetten, zijn we ze kwijt. We willen de werkmap bewaren op de harde schijf zodat we ze later opnieuw kunnen gebruiken. Dat doen we op de manier die eigen is aan alle Windows-toepassingen. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Opslaan (Save). Je krijgt nu het volgende dialoogvenster.


Windows stelt voor om je werkmap op te slaan in de map Documenten (Documents). Dat merk je bovenaan in het broodkruimelspoor en links in het navigatiedeelvenster. Onderaan, bij Bestandsnaam (File name), kan je de naam van het bestand invullen. Indien we het bestand de naam H01VB01 geven, zal Excel het bestand op schijf bewaren als H01VB01.xlsx. Een document bewaar je meestal als een Excel-document. Dat betekent dat je het document opmaakt op een manier die eigen is aan Excel. Je kan een document echter ook opslaan als webpagina, met een opmaak van een vorige versie van Excel, enz. Je kiest het formaat in de keuzelijst Opslaan als (Save as). Je moet dus de map opgeven waar je het bestand wenst te bewaren. De voorbeelden en oefeningen van deze cursus bewaren we in een map Ex2007-Basis-Oef. Indien je de map nog niet aangemaakt hebt, doe je dit nu. ¾ Klik op de knop Nieuwe map (Create new folder). ¾ Typ de naam Ex2007-Basis-Oef en druk op de Enter-toets. De map wordt meteen geopend. ¾ Indien je de map Ex2007-Basis-Oef reeds eerder had aangemaakt, open je de map. ¾ Typ H01VB01 in het tekstvak Bestandsnaam (File name). Je voegt dus de extensie xlsx niet toe! ¾ Indien je nog niet op de Enter-toets hebt gedrukt, na het ingeven van de naam van het document, klik je op Opslaan (Save). Het drukken op de Enter-toets activeert de knop die op het scherm geaccentueerd is. We noemen dit de standaardknop. We komen terug in het documentvenster terecht. De naam van het bestand, H01VB01.xlsx, is nu opgenomen in de titelbalk. Een bestand opslaan kunnen we ook door te klikken op de knop Opslaan (Save) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access).

1.7

Een werkmap sluiten De werkmap H01VB01.xlsx is afgewerkt. We wensen de werkmap te sluiten. We gaan als volgt tewerk. Kennismaking met de omgeving - 21

¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Sluiten (Close). Indien de werkmap ondertussen is veranderd, vraagt Excel of je de werkmap wenst te bewaren. In ons geval krijg je de vraag normaal niet. We hebben de werkmap net bewaard. Je krijgt een leeg scherm. Er is zelfs geen lege werkmap meer beschikbaar. In het lint krijg je nog slechts een beperkt aantal mogelijkheden.

1.8

Een nieuwe werkmap maken Als we een nieuwe werkmap willen maken, kunnen we dit via het Office-menu. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Nieuw (New). Je krijgt het dialoogvenster Nieuwe werkmap (New workbook) op je scherm. Indien je een nieuw document wenst aan te maken, vertrek je steeds van een bepaald basisdocument. In dit basisdocument of sjabloon (template) zijn al een aantal instellingen voorzien. Het is zelfs mogelijk dat in een sjabloon al getallen en/of tekst zijn ingegeven.

De sjablonen die standaard bij Excel geleverd worden, zijn ingedeeld in een aantal categorieën. Je ziet de categorieën Leeg en onlangs geopend (Blank en recent) en Geïnstalleerde sjablonen (Installed templates). De categorieën onder het kopje Microsoft Office Online bevatten sjablonen die je kan downloaden van het internet. Indien je een leeg werkblad wenst, kies je voor de sjabloon Lege werkmap (Blank workbook). Dat is ook de sjabloon die je krijgt als Excel geopend wordt. ¾ Klik op de categorie Geïnstalleerde sjablonen (Installed templates). Je merkt onmiddellijk heel wat andere sjablonen. Je ziet ook dat deze reeds tekst bevatten. We kiezen er eentje uit. ¾ Selecteer de sjabloon Bloeddrukmeter (Blood pressure tracker) en klik op Maken (Create). Je krijgt de volgende werkmap.


Het voorbeeld geeft je meteen ook weer een idee van de mogelijkheden van Excel. We sluiten deze werkmap. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Sluiten (Close).

1.9

Een werkmap oproepen

1.9.1

De menukeuze Openen Indien we een eerder gemaakte werkmap opnieuw in het geheugen van de computer wensen te brengen, kunnen we dit als volgt. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Openen (Open). Je krijgt nu het dialoogvenster Openen (Open). We moeten aangeven welk bestand we wensen op te roepen. Eventueel moeten we weer de juiste map kiezen. We geven de manier om het bestand H01VB01.xlsx opnieuw op te roepen. Normaal is de juiste map nog geselecteerd. ¾ Selecteer het bestand H01VB01.xlsx en klik op Openen (Open). Het kan best zijn dat de extensie xlsx bij jou niet zichtbaar is. Dat is namelijk afhankelijk van een instelling in Windows.

1.9.2

Laatst bewerkte bestanden De bestanden waarmee je recent gewerkt hebt, kan je nog op een andere manier oproepen. Excel toont deze immers rechtstreeks onder het Office-menu. We sluiten het document eerst. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Sluiten (Close). ¾ Klik op de Office-knop (Office button).


Je merkt rechts in het menu de naam van het bestand H01VB01.xlsx. Je laadt het bestand in het geheugen door erop te klikken. ¾ Kies H01VB01.xlsx.

1.10

Bewerken van een werkmap

1.10.1

Wijzigen van de inhoud van een cel Een bestaande werkmap kunnen we uiteraard nog wijzigen. We wijzigen bv. de getallen bij 'Bedrag' en 'Rentevoet'. We selecteren de cel C1 door erin te klikken. ¾ Klik in de cel C1. De celwijzer bevindt zich nu in cel C1. We willen het getal in de cel wijzigen. We kunnen dit op meerdere manieren. Indien je de cel wenst te overschrijven, kan je gewoon een andere waarde intypen. De oude waarde wordt automatisch overschreven. Indien je de waarde in de cel wenst aan te passen op basis van wat er al staat, heb je volgende mogelijkheden: • • •

je dubbelklikt in de cel en je wijzigt de inhoud van de cel in de cel zelf, je klikt in de cel en je drukt op de functietoets F2, ook nu kan je de inhoud van de cel in de cel zelf wijzigen, je klikt in het witte gedeelte rechts in de formulebalk en je wijzigt de inhoud van de cel in de formulebalk.

We testen deze laatste mogelijkheid uit. ¾ Klik in de formulebalk. Je merkt dat de invoegpositie in de formulebalk verschijnt. Je kunt het getal nu aanpassen. ¾ Wijzig cel C1 in 20000. ¾ Positioneer de celwijzer in cel C2 en wijzig de inhoud in 6. Je merkt dat de resultaten bij 'Interest' en 'Totaal bedrag' onmiddellijk worden bijgewerkt.


1.10.2

Invoegmodus en overschrijfmodus We merken op dat je op twee verschillende manieren, tekst kunt toevoegen of bewerken. Invoegmodus

Indien je tekst ingeeft in invoegmodus, dan betekent dit dat de tekst die eventueel rechts van de invoegpositie staat, mee opschuift.

Overschrijfmodus (Insert)

Indien je tekst ingeeft in overschrijfmodus, dan betekent dit dat de tekst die eventueel rechts van de invoegpositie staat, wordt overschreven.

Indien je je in overschrijfmodus bevindt, overschrijf je tekens. Indien de invoegpositie zich bevindt op de letter 'i' van het woord 'Dit' en je typt de letter 'a', dan krijg je 'Dat'. Indien de modus niet actief is, bevind je je in invoegmodus. Indien de invoegpositie zich dan op de letter 'i' bevindt van het woord 'Dit' en je drukt op de letter 'a', dan krijg je 'Dait'. Je wisselt tussen de twee modi m.b.v. de Insert-toets. Indien je je bevindt in overschrijfmodus wordt het teken waar de cursor staat, geselecteerd.

Je kan ook een aanduiding in de statusbalk tonen. Standaard is dit niet zo. 1.10.3

Verschillende werkbladen In de werkmap H01VB01 zijn er drie werkbladen. We hebben slechts in één werkblad informatie geplaatst. We bekijken de andere werkbladen. ¾ Klik op het tabje Blad2 (Sheet2). Je merkt dat dit werkblad leeg is. ¾ Klik op het tabje Blad3 (Sheet3). Ook dit werkblad is leeg. ¾ Klik op het tabje Blad1 (Sheet1).

1.11

Opnieuw bewaren We bewaren de werkmap opnieuw. Indien we dezelfde naam wensen te gebruiken, kunnen we dit door in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access) op de knop Opslaan (Save) te klikken. Indien we de werkmap onder een andere naam wensen te bewaren, gebruiken we de menukeuze Opslaan als (Save as). We bewaren het document onder dezelfde naam. ¾ Klik op de knop Opslaan (Save) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access). ¾ Sluit de werkmap.

1.12

Verplaatsen binnen een werkmap

1.12.1

Navigatietoetsen Je kunt in Excel verschillende toetsen en toetsencombinaties gebruiken om doorheen je documenten te 'wandelen'. We geven hieronder de voornaamste. Probeer deze toetsen uit op de werkmap H01VB02s.xlsx. Deze werkmap bevindt zich in de map Ex2007-BasisKennismaking met de omgeving - 25

Vbn op de cd-rom. We hebben reeds eerder gesuggereerd om deze map naar je map Documenten (Documents) te kopiëren. ¾ Open de werkmap H01VB02s.xlsx in de map Ex2007-Basis-Vbn. ¾ Probeer de onderstaande toetsencombinaties uit.

1.12.2

Toets

Betekenis

↑

één rij omhoog

↓

één rij omlaag

→

één kolom naar rechts

←

één kolom naar links

PgUp

één scherm naar omhoog

PgDn

één scherm naar omlaag

Tab

één kolom naar rechts

Shift+Tab

één kolom naar links

Home,

naar kolom A in de huidige rij

Ctrl+Home

naar cel A1

Ctrl+End

de meest rechtse en onderste cel die gebruikt is

Ctrl+→

naar de meest rechtse cel in de huidige rij die gebruikt is

Ctrl+↓

naar de onderste cel in de huidige kolom die gebruikt is

Ctrl+PgDn

activeren van het volgende werkblad

Ctrl+PgUp

activeren van het vorige werkblad

Muisbewerkingen Je kunt een cel selecteren door in de cel te klikken. Dat is veruit de gemakkelijkste manier indien de cel zichtbaar is op het scherm. Via de schuifbalken rechts en onderaan het scherm kan je doorheen de werkmap bewegen. Om de celwijzer effectief te verplaatsen, moet je nog wel in een cel klikken. Indien je klikt op het hiernaast afgebeelde pictogram in de schuifbalk, schuift het venster één rij naar boven. Indien je klikt op het pictogram met de neerwaartse pijl in de schuifbalk, schuift het venster één rij naar onder. Je kunt het schuifblokje verslepen om door de werkmap te bewegen. De ganse schuifbalk geeft je een idee van de grootte van het werkblad. Excel beschouwt enkel het gedeelte van het werkblad dat effectief gebruikt is (of bij een klein werkblad iets meer dan een scherm). Indien je één keer klikt boven het schuifvakje krijg je het vorige scherm, klik je onder het schuifvakje dan krijg je het volgende scherm. Indien je de Shift-toets inhoudt terwijl je het schuifblokje versleept, zijn de sprongen groter. In de horizontale schuifbalk heb je analoge pijlen om het venster een kolom naar links of rechts te verplaatsen. Je kan ook met het muiswieltje snel een ander gedeelte van het werkblad tonen. Indien je draait aan het wieltje kan je op en neer bewegen binnen het werkblad. Indien je het muiswieltje ingedrukt houdt, kan je snel naar onder of boven, of naar links of rechts, doorheen het werkblad bladeren.


1.12.3

Ga naar M.b.v. de menukeuzen Zoeken en selecteren / Ga naar (Find and select/ Go to) in het tabblad Start (Home) of m.b.v. de toetsencombinatie Ctrl+G is het ook mogelijk om doorheen de werkmap te bewegen. We illustreren de werking. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home). ¾ Open de keuzelijst Zoeken en selecteren (Find and select/ Go to) in de groep Bewerken (Editing) en kies Ga naar (Go to).

In het vak Ga naar (Go to) staan misschien celadressen. Zij zijn op een speciale manier genoteerd. We trekken ons hier voorlopig niets van aan. Het zijn adressen waarnaar we vorige keer gesprongen zijn m.b.v. de menukeuze Ga naar (Go to). ¾ Typ D1 in het tekstvak Verwijzing (Reference) en klik op OK. Je komt terug in de werkmap. De celwijzer is gepositioneerd in cel D1. 1.12.4

M.b.v. het naamvak in de formulebalk Je vindt in het naamvak, links in de formulebalk, het actuele celadres. Je kunt het naamvak - net als Ctrl+G - gebruiken om de celwijzer te verplaatsen naar een andere locatie. ¾ Klik in het naamvak. ¾ Typ A30 en druk op de Enter-toets. De celwijzer staat weer onmiddellijk in de juiste cel.

1.13

Weergaven We hebben tot nu toe steeds gewerkt in de weergave Normaal (Normal). Excel kent nog andere weergaven Pagina-indeling (Page layout) en Pagina-eindevoorbeeld (Page break preview). We illustreren deze. Je kan wisselen van weergave met de knoppen in de weergavebalk, rechts in de statusbalk. ¾ Klik op de knop Pagina-indeling (Page layout).


We krijgen nu een goede kijk op de manier waarop het werkblad afgedrukt zou worden. ¾ Klik op de knop Pagina-eindevoorbeeld (Page break preview).

Ook nu zie je hoe het werkblad afgedrukt wordt. Je kan in deze weergave het werkblad niet zo eenvoudig meer bewerken. We werken meestal in de weergave Normaal (Normal). ¾ Klik op de knop Normaal (Normal).


1.14

Opties voor Excel Excel biedt je een aantal mogelijkheden om de omgeving waarin je werkt aan te passen. Deze mogelijkheden vind je onder Opties voor Excel (Excel options). We gaan er even op in. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en klik op de knop Opties voor Excel (Excel options).

Je ziet links een aantal categorieën. Elke categorie bevat een aantal opties die je kan instellen. 1.14.1

Standaardlettertype Je merkt dat je hier het standaard lettertype kunt ingeven. Je kan het lettertype laten afhangen van een thema (we komen hier later op terug). In een thema kiezen we een lettertype voor kopteksten en een lettertype voor de hoofdtekst. Je merkt dat het lettertype dat ingesteld is, het lettertype voor de hoofdtekst is. Het lettertype kan wijzigen als je een ander thema kiest. De tekengrootte is ingesteld op 11.

1.14.2

Opties voor een nieuwe werkmap Indien je een nieuwe werkmap opent, toont Excel deze in normale weergave. Excel neemt standaard 3 werkbladen op in deze werkmap. Je ziet deze opties bij Standaardweergave voor nieuwe bladen (Default view for new sheets) en Aantal op te nemen bladen (Include this many sheets).

1.14.3

Gebruikersnaam Initieel vind je hier de naam die je hebt ingegeven bij het installeren van Office 2007. Je kan de naam wijzigen. Excel bewaart bij elk werkblad dat je opslaat ook wie het heeft opgeslagen.

1.14.4

Werkmappen opslaan We bekijken de categorie Opslaan (Save). ¾ Klik op de categorie Opslaan (Save).


Je merkt dat Excel de bestanden standaard opslaat in de indeling xlsx. Dat is een nieuwe indeling in Excel 2007. Excel maakt om de 10 minuten een kopie van je werkmap. Dit AutoHerstel-bestand (AutoRecover file location) wordt op een speciale plaats bewaard. Dit AutoHerstelbestand wordt verwijderd als je Excel normaal afsluit. Het vervangt dus niet het gewoon opslaan van een werkmap! In het tekstvak Standaardbestandslocatie (Default file location) kan je opgeven waar je je werkmappen van Excel wenst te bewaren. Excel toont bij het openen en bewaren van een werkmap onmiddellijk deze map. Je geeft hier de map op waarin je je gegevens wenst te bewaren. Standaard is dit de map Documents, in de Nederlandse versie weergegeven als Documenten. Je kan ook een andere map opgeven. ¾ Klik op OK als je wijzigingen hebt aangebracht die je wil bewaren, in het andere geval klik je op Annuleren (Cancel).

1.15

De helpfunctie in Excel

1.15.1

De helpfunctie opvragen Excel biedt je een uitgebreide helpfunctie aan. Je kunt de helpinformatie oproepen via de knop Help (Microsoft Office Excel Help) rechts in de balk met de tabjes van het lint of door het drukken van functietoets F1. Bij het zoeken naar informatie kan je zoeken op je pc, maar je kan ook zoeken op de website van Microsoft, op het internet. De inhoud op deze site wordt regelmatig bijgewerkt op basis van de feedback van jou en andere gebruikers van Office over bepaalde vragen en problemen. ¾ Klik op de knop Help (Microsoft Office Excel Help).


Je kan nu op verschillende manieren tewerk gaan. We illustreren dit. 1.15.2

Bladeren in Help van Excel Je krijgt een overzicht van helponderwerpen. Je kan één van deze onderwerpen selecteren door er op te klikken. ¾ Klik op de hyperlink Excel activeren (Activating Excel).

Je krijgt een aantal onderwerpen. Je kan hier weer een onderwerp selecteren. ¾ Klik op Microsoft Office-toepassingen activeren (Activate Microsoft Office programs).


Je kan de informatie nu lezen. Onder de kop In dit artikel (In this article) heb je diverse hyperlinks of koppelingen naar diverse onderwerpen in het artikel. ¾ Klik op Hoe kan ik mijn Microsoft Office-toepassingen activeren?(How do I activate my Microsoft Office programs?) Je krijgt onmiddellijk de gewenste paragraaf in het venster. Je kan steeds terug naar het begin van het helpvenster springen met de koppeling Terug naar boven (Top of page). Je merkt dat je in de werkbalk van het venster de knop Vorige (Back) kan gebruiken. Je kan naar het vorige helpscherm terugkeren. ¾ Klik op de knop Vorige (Back). De knop Volgende (Forward) is nu ook toegankelijk. Je kan dus navigeren in de sequentie van helpschermen die je oproept. Merk op dat je rechtsonderaan de melding Verbonden met Office Online (Connected to Office Online) ziet. Je krijgt in je helpschermen informatie van het internet. Je kan ook steeds terugkeren naar je startscherm. ¾ Klik op de knop Start (Home) in de werkbalk. 1.15.3

De inhoudsopgave weergeven De helpschermen van Excel zijn ingedeeld in boeken. Je kan de inhoudsopgave weergeven en bladeren in de boeken. ¾ Klik op de knop Inhoudsopgave weergeven (Show table of contents) in de werkbalk.


Je kan een boek openen door te klikken op de hyperlink bij het boek. ¾ Klik op de hyperlink Nieuw (What’s new). ¾ Klik op de hyperlink Nieuwe voorzieningen in Microsoft Office Excel 2007 (What’s new in Microsoft Office Excel 2007).

Indien je de inhoudsopgave opnieuw wil verbergen, kan je dat met de knop Inhoudsopgave verbergen (Hide table of contents). ¾ Klik op Inhoudsopgave verbergen (Hide table of contents).


1.15.4

Zoekvak Eén van de snelste manieren om hulp te vragen in Excel, is via het zoekvak. Je vindt het venster onder de werkbalk. ¾ Typ Formules (Formulas) in het zoekvak en druk op de Enter-toets. Je mag ook op de knop Zoeken (Search) klikken.

Je krijgt een aantal resultaten. Je kan een onderwerp selecteren en op de hyperlink klikken om het onderwerp te lezen. Je merkt in de schermafdruk ook het onderwerp Kennismaking met Excel 2007: Formules invoeren (Get to know Excel 2007: Enter formulas). Voor het helponderwerp staat een ander pictogram. Dit pictogram duidt op een training die Microsoft op haar website gratis ter beschikking stelt. 1.15.5

Microsoft Office Online of niet… De helpschermen van Excel worden, op het internet, voortdurend bijgewerkt. Indien je gebruik maakt van deze helpinformatie, krijg je dus steeds de meest actuele informatie. Dat is uiteraard enkel praktisch indien je een continue en snelle internetverbinding hebt. Indien je niet wenst dat Excel de informatie op het internet haalt, kan je dit instellen. Het neerwaarts pijltje naast de knop Zoeken (Search) geeft je toegang tot een menu.


Je kan hier kiezen of je zoekt in de helpschermen op het internet (Inhoud op Office Online (Content for Office Online)) of dat je de helpschermen op je computer raadpleegt (Inhoud op deze computer (Content from this computer)). Indien je kiest voor Inhoud voor Office Online (Content from Office Online) heb je naast het zoeken in Help voor Excel (Excel Help) ook de mogelijkheid enkel te zoeken in Excel Sjablonen (Excel templates) en Excel Training (Excel training). Deze categorie zie je linksonderaan in de statusbalk van het helpvenster. De vraag Formules (Formulas) staat nog in het zoekvak. ¾ Open de keuzelijst bij Zoeken (Search). ¾ Kies Help voor Excel (Excel Help) onder het kopje Inhoud op deze computer (Content from this computer). De zoekactie beperkt zich meteen tot de informatie op je harde schijf. Rechtsonderaan het helpvenster zie je nu de tekst Offline. Je kan de instelling ook wijzigen via de knop Verbindingsstatus (Connection status) rechtsonderaan. ¾ Klik op de knop Verbindingsstatus (Connection status) (de knop met de tekst Offline).

Je krijgt het menu Verbindingsstatus (Connection status). Je kan opnieuw instellen dat je de informatie telkens op het internet wil zoeken. ¾ Kies Inhoud van Office Online weergeven (Show content from Office Online). Je merkt dat het pictogram rechtsonderaan in het helpvenster weer wijzigt. 1.15.6

Andere knoppen in de werkbalk We hebben al enkele knoppen in de werkbalk van Help voor Excel (Excel Help) verduidelijkt. We geven de betekenis van de andere knoppen. Indien je helpinformatie opvraagt, maar je bedenkt je, kan je de zoekactie onderbreken met de knop Stoppen (Stop). Het kan zijn dat je om één of andere reden het helpvenster wil vernieuwen. Dat kan met de knop Vernieuwen (Refresh). Je kan de inhoud van het helpvenster afdrukken via de knop Afdrukken (Print). Excel opent eerst het dialoogvenster Afdrukken (Print). Indien de tekst van het helpvenster te klein of te groot is, kan je deze vergroten met de keuzelijst Tekengrootte wijzigen (Change font size). Standaard staat het helpvenster van Excel op de voorgrond, voor alle toepassingen. Je kan dit wijzigen met de wisselknop Op scherm laten staan (Keep on top). De knop is een Kennismaking met de omgeving - 35

duimspijker. Indien je klikt op de knop krijg je als scherminfo Niet op voorgrond (Not on top). ¾ Sluit het helpvenster.

1.16

Excel afsluiten Als we Excel wensen af te sluiten, kunnen we dit als volgt. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Excel afsluiten (Exit Excel). Indien de werkmap ondertussen nog is veranderd, vraagt Excel of je de werkmap wenst te bewaren. ¾ Klik Nee. Je kan Excel natuurlijk ook verlaten door op de knop Sluiten (Close) te klikken, rechts in de titelbalk. Je komt opnieuw in het startscherm van Windows terecht.

1.17

Terugblik We hebben in dit hoofdstuk de voornaamste elementen op het startscherm van Excel verduidelijkt: de knoppen in de titelbalk, de Office-knop (Office button), het lint (the ribbon), de formulebalk (the formulabar), de statusbalk (the statusbar), de schuifbalken (the scrollbars), de miniwerkbalk en de werkbalk Snelle toegang (Quick Access). Je hebt ook een eerste eenvoudige werkmap gemaakt. Je weet nu dat je tekst, getallen en formules kan invoeren. Je kan een werkmap opslaan en terug oproepen. Excel kent enkele weergaven waaronder de normale weergave en de paginaindelingweergave. In deze laatste weergave zie je hoe een werkblad wordt afgedrukt. In het Office-menu kan je via de knop Opties voor Excel (Excel Options) heel wat opties instellen om Excel af te stemmen op jou wensen. We weten reeds dat we hier het standaardlettertype, de standaardlocatie van de bestanden en een gebruikersnaam kunnen ingeven. Excel bevat een uitgebreide helpfunctie. Je kan zoeken op basis van de inhoudstafel, maar je kan ook gebruik maken van het zoekvak. Je zoekt lokaal op je pc of op het internet.

1.18

Oefeningen Oefening 1 We hebben een test gequoteerd op 40. Het resultaat moeten we echter opgeven op een puntenaantal van 50. We willen de omzetting met Excel realiseren. Breng de volgende tekst in de aangegeven cellen: A1 A3 A4

Omzetting punten Punten op 40: Punten op 50:

In de cel C3 plaatsen we een willekeurige waarde; bv. C3

25

Plaats nu in cel C4 de formule om de omzetting te berekenen. Voor het voorbeeld is het resultaat 31,25. Wijzig nadien het aantal punten op 40 in 40 en ga na of de formule 50 geeft. Bewaar de oefening als H01OEF01.xlsx. Sluit de werkmap. Oefening 2 Je wenst het verbruik van je wagen te kennen (aantal liters per 100 kilometer). Je geeft volgende informatie in, in de aangegeven cellen. Kennismaking met de omgeving - 36

A1 A2 A3

Km: L: Verbruik:

In de cellen B1 en B2 geef je het aantal kilometers en het aantal liters op; bv. B1 B2

755 55

Breng in de cel B3 de formule aan om het verbruik te meten. Voor het voorbeeld is het verbruik 7,284768 liter per 100 km. Bewaar de oefening als H01OEF02.xlsx. Sluit de werkmap. Oefening 3 Roep opnieuw de werkmap H01OEF03.xlsx op. Wijzig de cellen A1 en A2 als volgt: A1: A2:

Kilometer: Liter:

Bewaar de werkmap als H01OEF03.xlsx. Oefening 4 Indien je een nieuw document maakt, dan baseer je dit document steeds op een bepaalde sjabloon. Meestal is dit de sjabloon Lege werkmap (Blank workbook). Excel biedt je echter ook andere sjablonen aan. Open een nieuw document op basis van de sjabloon Persoonlijk maandbudget (Personal Monthly Budget). Experimenteer hier even mee. Het geeft je ook een idee betreffende de mogelijkheden van Excel. Bewaar de werkmap als H01OEF04.xlsx. Oefening 5 Gebruik het zoekvak in de helpfunctie om informatie te vinden i.v.m. het wijzigen van een cel. Typ bv. de tekst Celinhoud wijzigen (Change cell contents) in. Beperk je zoekopdracht tot de offline help. Je krijgt een aantal mogelijke onderwerpen. Lees het helpscherm Celinhoud bewerken (Edit cell contents). Oefening 6 Indien je op de Enter-toets drukt, wordt de invoegpositie in de cel eronder geplaatst. Dit is tenminste de standaardwaarde. Zoek de optie op waarmee je deze instelling kan wijzigen. Test uit.


2

Een eerste echt werkblad

2.1

Inleiding Excel heeft twee basistypes gegevens: constanten en formules. Constanten vallen uiteen in drie types: tekst (labels of strings), getallen en datum en tijd. We leren er in dit hoofdstuk mee werken. We werken een voorbeeld uit waarin de handelingen voorkomen die je bij het maken van een werkblad bijna steeds zal nodig hebben: • • • • • •

constanten en formules ingeven verbreden van een kolom of rij één of meerdere rijen of kolommen invoegen of verwijderen cellen verplaatsen en kopiëren de notatie van getallen aanpassen afdrukken van een werkblad

In dit hoofdstuk leren we werken met een cellenbereik. Een cellenbereik of kortweg bereik genoemd, is een rechthoek van cellen in een werkblad. We kunnen naar een bereik verwijzen door de cel linksboven en de cel rechtsonder op te geven (bv. A2:D5). Het begrip speelt een belangrijke rol bij het opmaken van een werkblad.

2.2

Het voorbeeld H02VB01.xlsx Als eerste voorbeeld werken we een werkblad uit waarin we de resultaten op drie testen (Frans, Engels en Duits) van een groep studenten noteren. We laten Excel totalen en gemiddelden berekenen. Indien we een werkblad willen maken, moeten we eerst goed nadenken welke gegevens we wensen op te nemen en op welke manier we de gegevens wensen weer te geven. Indien je achteraf nog wijzigingen wenst door te voeren, kan dat natuurlijk nog. Excel geeft je voldoende speelruimte. In dit hoofdstuk illustreren we dit. Het resultaat moet er na dit hoofdstuk uitzien zoals in de volgende schermafdruk te zien is.

De getallen in de rij ‘Totaal per vak’ alsook al de getallen in de kolommen ‘Totaal’ en ‘Gemiddelde’ zijn door Excel berekend. Ze werden niet ingegeven via het klavier. De Een eerste echt werkblad - 38

namen van de studenten en de resultaten op de drie testen werden uiteraard wel ingegeven. In het voorbeeld zien we ook de volgende soorten gegevens waarmee Excel werkt: • constanten: tekst en getallen • formules De namen van de studenten en de namen van de vakken zijn ingegeven als tekst. Voor Excel zijn het tekens die na elkaar komen. Ze hebben voor Excel verder geen betekenis. Tekst wordt standaard links uitgelijnd in een cel. De resultaten zijn ingegeven in de vorm van getallen. Met getallen kan Excel rekenen. Ze worden standaard rechts uitgelijnd in een cel. Om de totalen en gemiddelden te berekenen zijn formules ingebracht. Deze formules maken geen gebruik van de specifieke getallen die zijn ingebracht. Als de getallen veranderen, wijzigen ook de resultaten. De formules maken gebruik van de celadressen van de cellen waarin de getallen zich bevinden.

2.3

Aanbrengen van tekst We geven de verschillende namen van de studenten in, beginnende vanaf cel A2. ¾ Positioneer de celwijzer in cel A2. ¾ Typ de naam AERTS Louis en druk op de Enter-toets. Je merkt dat de invoer van de tekst ‘AERTS Louis’ zowel in de cel als bovenaan in de formulebalk verschijnt. De tekst wordt links uitgelijnd. Dit betekent dat hij tegen de linkerkantlijn van de cel komt te staan. Ook loopt de tekst visueel door in kolom B. De tekst staat echter niet in kolom B. Als je in kolom B informatie plaatst, wordt het stuk dat breder is dan kolom A bedekt, tenzij je kolom A breder maakt. ¾ Geef nu ook de andere namen in. Geef daarna ook de vakken in. Het werkblad moet er als volgt uitzien:

2.4

Bewerken van een cel Indien je een foutieve naam hebt ingegeven, kan je dit natuurlijk achteraf nog verbeteren. Er zijn verschillende manieren. We hebben dit deels al in vorig hoofdstuk beschreven.

2.4.1

Een andere waarde ingeven Je kan gewoon klikken in de cel en een andere waarde intypen. ¾ Klik in cel A2 en typ ALEN Jef en druk op Ctrl+ Enter. Je merkt dat de tekst in cel A2 gewijzigd is.

2.4.2

De tekst aanpassen in de formulebalk Je kan de tekst ook aanpassen in de formulebalk. We wijzigen de naam ALEN Jef in ALLEN Jef. Een eerste echt werkblad - 39

¾ Klik in de formulebalk net na de L van ALEN en typ de letter L. Druk op de Entertoets. De waarde in de cel A2 is gewijzigd. 2.4.3

De tekst aanpassen in de cel zelf Je kan de tekst ook aanpassen in de cel zelf. ¾ Dubbelklik in de cel A2. ¾ Wijzig ALLEN opnieuw in ALEN door de muiswijzer na de L te plaatsen en op de Backspace-toets te drukken. ¾ Druk op de Enter-toets om de wijzigingen te bevestigen. In plaats van te dubbelklikken, kan je ook de cel selecteren en op de functietoets F2 drukken. ¾ Probeer dit uit! Wijzig de cel A2 opnieuw in AERTS Louis.

2.5

Aanbrengen van getallen We geven nu de resultaten van de studenten in. ¾ Positioneer de celwijzer in cel B2. ¾ Typ de waarde 7 en druk op of op → om de celwijzer naar de cel rechts te verplaatsen. ¾ De celwijzer bevindt zich nu in cel C2. Je kunt de punten van Engels ingeven voor de eerste student. Typ de waarde 10 en druk weer op de Tab-toets. ¾ De celwijzer bevindt zich in cel D2. Typ de waarde 4 en druk op de Enter-toets. ¾ Geef ook de andere punten in. Het werkblad ziet er nu als volgt uit:

Je merkt dat getallen in een cel rechts worden uitgelijnd. Excel bepaalt automatisch het type invoer aan de hand van het eerste karakter dat je typt. Indien de invoer uitsluitend bestaat uit cijfers al of niet voorafgegaan door een plus- of minteken, dan beschouwt Excel dit gegeven als een getal. Getallen kan je ook ingeven m.b.v. de wetenschappelijke notatie, met percenten, ... Hierop komen we later terug. Indien je een numeriek gegeven als tekst wenst in te geven, plaats je een apostrof of quote (‘) voor het gegeven. Deze apostrof zie je in de formulebalk, maar niet in het werkblad. In de figuur merk je ook dat de tekst die je in de eerste kolom hebt getypt gedeeltelijk wordt overlapt door de tweede kolom. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. We zullen de eerste kolom daarom verbreden.

Een eerste echt werkblad - 40

2.6

Verbreden van een kolom De breedte van een kolom is beperkt. Je merkt in de vorige figuur dat er slechts een 7 à 9tal letters in kunnen. Het aantal letters is afhankelijk van het lettertype. Het verbreden van een kolom kan je op meerdere manieren realiseren.

2.6.1

Verbreden van een kolom met de muis Indien je de muisaanwijzer op de scheiding tussen twee kolomkoppen (in een kolomkop staat de letter van de kolom) plaatst, verandert hij in een verticaal streepje met links en rechts een pijl. Je kunt de kolomscheiding naar links of rechts slepen en zo de kolombreedte verkleinen of vergroten.

¾ Positioneer de muisaanwijzer op de kolomscheiding tussen kolom A en kolom B. ¾ Sleep de kolomwand zodat de breedte van kolom A 14 wordt. Als je de muisknop indrukt op de scheidingswand, wordt de breedte zichtbaar in een klein rechthoekje. De standaardbreedte van een kolom is 8,43. Je kunt een breedte opgeven van 0 tot 255. Het getal geeft het gemiddeld aantal tekens weer dat je in een cel kunt plaatsen op basis van het standaard lettertype dat is ingesteld. De breedte wordt ook opgegeven in pixels 2.6.2

Verbreden van een kolom via het lint Indien je de breedte van één kolom wenst aan te passen, zorg je ervoor dat de celwijzer zich bevindt in de kolom waarvan je de breedte wenst aan te passen. We zullen de breedte van kolom A vergroten tot 16 door gebruik te maken van een menukeuze in het lint. ¾ Positioneer de celwijzer in een cel van kolom A. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home). ¾ Open de keuzelijst Opmaak (Format) in de groep Cellen (Cells) en kies Kolombreedte (Column width).

In het tekstvak kan je de nieuwe waarde intypen. ¾ Typ 16 en klik op OK. De breedte van kolom A wordt aangepast. 2.6.3

Verbreden van een kolom met een snelmenu Een snelmenu verkrijg je door te klikken op de rechtermuisknop. Afhankelijk van de positie van de muisaanwijzer of de actie die je onderneemt, krijg je een ander snelmenu. Om de kolombreedte te wijzigen, klik je op de rechtermuisknop als de muisaanwijzer zich bevindt in de kolomkop. ¾ Positioneer de muiswijzer in de kolomkop van kolom A en klik op de rechtermuisknop. Je krijgt nu het volgende snelmenu.


Je merkt pictogrammen voor de menu-items in het snelmenu. Het zijn de pictogrammen van de knoppen uit het lint die dezelfde functie hebben. Een snelmenu kan je ook oproepen m.b.v. de toetsencombinatie Shift+F10. Je merkt ook dat de kolom A geselecteerd is. Op het selecteren van cellen, kolommen, rijen, ... komen we nog uitgebreid terug; ¾ Kies Kolombreedte (Column width). ¾ Typ in het dialoogvenster Kolombreedte (Column width) de waarde 18 en klik op OK. Om de selectie van kolom A ongedaan te maken, klikken we ergens in het werkblad. ¾ Klik in cel A1. 2.6.4

Automatisch verbreden van een kolom Je kunt Excel de breedte van de kolom automatisch laten aanpassen op basis van de inhoud van de kolom. We illustreren dit op kolom C. ¾ Selecteer de kolom C. Om een kolom te selecteren, klik je op de kolomkop. De kolom wordt in haar geheel geselecteerd. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home). Wellicht is dit reeds geselecteerd. ¾ Open de keuzelijst Opmaak (Format) en kies Kolombreedte AutoAanpassen (AutoFit column width). Je merkt dat de kolom smaller wordt (ongeveer 6). Je kunt ook dubbelklikken op de lijn rechts van de kolomkop als je de breedte van een kolom wenst aan te passen aan de inhoud ervan.

2.6.5

Standaardbreedte instellen Je kan de standaardwaarde van een kolom in een werkblad wijzigen. ¾ Open de keuzelijst Opmaak (Format) en kies Standaardbreedte (Default width) in de groep Cellen (Cells) van het tabblad Start (Home).

De standaardbreedte is hier ingesteld op 8,43. Indien je de breedte wijzigt, verandert de breedte van elke kolom die je niet manueel hebt ingesteld. ¾ Typ 12 als breedte en klik OK. Je merkt dat de kolommen de breedte 12 krijgen, behalve de kolommen A en C die je afzonderlijk hebt ingesteld. Een eerste echt werkblad - 42

¾ Wijzig de standaardbreedte van de kolommen opnieuw in 8,43. ¾ Wijzig ook de breedte van de kolom C in 8,43.

2.7

De rijhoogte aanpassen Net zoals de breedte van een kolom kan ook de hoogte van een rij aangepast worden. Vermits de standaardhoogte van een rij bepaald wordt door haar inhoud kan je hiervoor de menukeuzen Opmaak / Rijhoogte AutoAanpassen (Format/ AutoFit row height) gebruiken of dubbelklikken op de lijn onder de rijkop. ¾ Experimenteer zelf even met de hoogte van de rij 1. Geef de rij nadien opnieuw de standaardhoogte.

2.8

Een rij of kolom invoegen

2.8.1

Een enkele rij of kolom invoegen We willen boven de kopjes ‘Frans’, ‘Engels’ en ‘Duits’ nog een titel toevoegen. We moeten daarvoor eerst een rij invoegen. Je plaatst de invoegpositie op de rij waarvoor je een nieuwe rij wenst in te voegen. Daarna open je de keuzelijst Invoegen (Insert) en kies je Bladrijen invoegen (Insert sheet rows). ¾ Positioneer de celwijzer in cel A1. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home). ¾ Open de keuzelijst Invoegen (Insert) en kies Bladrijen invoegen (Insert sheet rows). Er wordt automatisch één rij toegevoegd. Het ganse werkblad is nu één rij naar onder geschoven. Ook indien je in bepaalde cellen formules hebt geplaatst, worden de adressen in deze formules automatisch aangepast. Het invoegen van een kolom gebeurt op dezelfde manier met de keuze Invoegen / Bladkolommen invoegen (Insert/ Insert sheet columns).

2.8.2

Meerdere rijen of kolommen invoegen Je kunt ook meerdere rijen invoegen. Daartoe selecteren we eerst het aantal rijen dat we wensen in te voegen. Om een rij te selecteren, klikken we in de rijkop links van het scherm. Dit is de plaats waar de naam van de rij zich bevindt. Je sleept daarna de muiswijzer over de verschillende rijkoppen van de rijen die je wenst te selecteren. We voegen 4 rijen toe, net voor de voorlaatste naam.

¾ Selecteer de rijen 11 tot en met 14. Als je de rijen selecteert, krijg je in een klein rechthoekje het aantal rijen dat je selecteert. In dit geval krijg je hier 4R. ¾ Open de keuzelijst Invoegen (Insert) en kies Bladrijen invoegen (Insert sheet rows). Vermits je 4 rijen hebt geselecteerd, worden ook 4 rijen ingevoegd. Hetzelfde principe geldt voor kolommen. Een eerste echt werkblad - 43

Indien je de selectie wenst ongedaan te maken, klik je ergens in het werkblad. ¾ Klik bv. in de cel A11. Je kan rijen ook invoegen door een aantal rijen te selecteren en in het snelmenu de menukeuze Invoegen (Insert) te maken.

2.9

Een rij of kolom verwijderen Om één of meerdere rijen te verwijderen, kan je op dezelfde manier te werk gaan. We verwijderen de 4 ingevoegde rijen opnieuw. ¾ Selecteer de rijen 11 tot en met 14. ¾ Open de keuzelijst Verwijderen (Delete) en kies Bladrijen verwijderen (Delete sheet rows). Indien je kolommen wenst te verwijderen, selecteer je de kolommen en kies je Verwijderen / Bladkolommen verwijderen (Delete/ Delete sheet rows). De optie Verwijderen (Delete) vind je ook in het snelmenu dat je verkrijgt als je een snelmenu opent nadat je de rijen of kolommen geselecteerd hebt. We voegen nu de titel toe. ¾ Positioneer de celwijzer in cel A1. ¾ Typ de tekst Resultaten eerste semester en druk op Ctrl+Enter. ¾ Voeg nu nog enkele kopjes toe zodat het werkblad er als volgt uitziet:

2.10

Aanbrengen van formules De kracht van een werkblad schuilt in het gebruik van formules en functies. Je kunt in Excel berekeningen uitvoeren m.b.v. de rekenkundige operatoren, maar anderzijds beschik je ook over zeer veel ingebouwde functies (wiskundige functies, statistische functies, financiële functies, enz.). Indien een getal op het werkblad verandert, worden alle formules herberekend. Je krijgt onmiddellijk opnieuw het juiste resultaat.

2.10.1

Een formule invoeren Een formule voer je op dezelfde manier in als tekst of als een getal, namelijk door de formule in de cel te typen. We willen in cel E3 de som plaatsen van de inhoud van de cellen B3, C3 en D3. Een formule begint met een gelijkheidsteken (=). ¾ Positioneer de celwijzer in de cel E3. ¾ Typ de formule =B3+C3+D3. Merk op hoe Excel de cellen aanduidt die je opneemt in de formule. In deze formule gebruiken we dus de operator +. De waarden of, zoals in dit geval, de celadressen waarop de operator wordt toegepast, noemen we de operanden. Een eerste echt werkblad - 44

Indien je op de knop Invoeren (Enter) in de formulebalk klikt, krijg je onmiddellijk het resultaat. Je kunt natuurlijk ook gewoon op de Enter-toets drukken. ¾ Klik op de knop Invoeren (Enter) in de formulebalk. De celwijzer blijft in de cel staan. Je ziet nu in de cel het resultaat van de formule (21) en in de formulebalk de formule zelf. De rekenkundige operatoren die je kunt gebruiken in een formule zijn: + * / ^ %

optelling aftrekking (of om een negatieve waarde aan te duiden) vermenigvuldiging deling machtsverheffing percentage berekenen

Indien je een formule hebt waarin meerdere rekenkundige operatoren zijn opgenomen, is de volgorde van uitvoeren als volgt: Operator

Beschrijving

-

negatieve waarde; bv. –5

%

percentage

^

machtsverheffing

* en /

vermenigvuldigen en delen (van links naar rechts)

+ en -

optellen en aftrekken

We geven enkele voorbeelden. 25/5*2 = 5*2 = 10 3+5^2 = 3+25 = 28 -8+2*9/3 = -8+18/3 = -8+6 = -2 3*-2 = -6 25*10% = 25*0,1 = 2,5 De volgorde kan beïnvloed worden door gebruik te maken van ronde haakjes. (3+1)^3 = 4^3 = 64 25/(5*2) = 25/10 = 2,5 2.10.2

Een formule opbouwen door de cellen aan te wijzen De celadressen die voorkomen in een formule kan je ook aanklikken i.p.v. ze in te typen. We illustreren dit voor de formule in cel E4. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel E4. ¾ Typ = en klik in cel B4. Het celadres komt onmiddellijk in de cel E4 te staan. De operatoren typen we zelf in. ¾ Typ + en klik in cel C4. ¾ Typ + en klik in cel D4. ¾ Druk op Ctrl+Enter om de formule uit te rekenen. I.p.v. de cellen aan te klikken, kan je ook naar de cellen gaan m.b.v. de pijltjestoetsen.


2.10.3

De knop Som (AutoSum) Om de som te maken van geselecteerde cellen, kunnen we ook gebruik maken van de knop Som (AutoSum) in het lint. We selecteren de cellen B5, C5 en D5. Dat doen we als volgt. We positioneren de celwijzer in cel B5 en we slepen de muisaanwijzer naar cel D5. De drie cellen zijn dan geselecteerd. Een andere manier om deze cellen te selecteren is de volgende. Je klikt in de eerste cel. Daarna houd je de Shift-toets in en je klikt op de laatste cel. Persoonlijk vind ik dit de handigste manier. Een cellenbereik is een rechthoek van cellen in het werkblad. In ons voorbeeld vormen de cellen B5, C5 en D5 dus een cellenbereik. Een verwijzing naar een bereik bestaat uit de eerste en de laatste cel, gescheiden door een dubbele punt (:). De notatie B5:D5 duidt dus het cellenbereik aan met de cellen B5, C5 en D5. Een cellenbereik kan ook m.b.v. het toetsenbord geselecteerd worden. In dit geval plaats je de celwijzer op de cel links boven, je houdt de Shift-toets in en je duidt het cellenbereik aan m.b.v. de pijltjestoetsen. Je laat de Shift-toets los indien de celwijzer zich in de cel rechts onder bevindt. ¾ Selecteer het cellenbereik B5:D5. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home) en klik op de knop Som (AutoSum) in de groep Bewerken (Editing). De som wordt automatisch in de aangrenzende cel E5 geplaatst.

2.10.4

Functies Om deze som te bepalen, heeft Excel gebruik gemaakt van de functie SOM (SUM). In de cel is de formule =SOM(B5:D5) (=SUM(B5:D5) geplaatst. De functie SOM (SUM) berekent de som van de inhoud van de cellen B5, C5 en D5. Een functie bestaat uit de naam van de functie (bv. SOM (SUM)) en één of meer argumenten (bv. B5:D5). Het argument specifieert de gegevens waarop de functie moet worden toegepast. We kunnen de formule ook onmiddellijk ingeven in de cel. ¾ Plaats de celwijzer in cel E6. ¾ We typen de formule in. Typ =SOM( (=SUM() Excel geeft je meer informatie over de functie:

Je krijgt dus, in een kleine rechthoek, informatie over de syntaxis van de functie. ¾ Maak de formule af. Typ =SOM(B6:D6)(=SUM(B6:D6)) en druk op de Enter-toets. 2.10.5

Formulepalet Je kan ook meer hulp inroepen van Excel. ¾ Typ, in de cel E7, de formule =SOM( (=SUM() en klik op de knop Functie invoegen (Insert function) in de formulebalk.


We moeten nu het argument invullen achter Getal1 (Number1). Achter het tekstvak Getal1 (Number1) zie je een knop met een rood pijltje staan. Als je hierop klikt, kom je terug in de werkmap terecht. De knop heet Dialoogvenster samenvouwen. ¾ Klik op de knop Dialoogvenster samenvouwen in het tekstvak Getal1 (Number1). ¾ Je selecteert het cellenbereik B7:D7 door met de muis te slepen vanaf cel B7 tot cel D7. Daarna druk je op de Enter-toets. ¾ Klik OK om de formule in te voeren. Ook nu weer krijg je het resultaat.

2.11

Cellen kopiëren

2.11.1

Kopiëren m.b.v. een knop in het lint Indien je een cel of cellenbereik wenst te kopiëren, moet je de gewenste cel(len) selecteren. Daarna klik je op de knop Kopiëren (Copy) in de groep Klembord (Clipboard) van het tabblad Start (Home). We illustreren dit. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel E7. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home) en klik op de knop Kopiëren (Copy) in de groep Klembord (Clipboard). De rand rond de cel E7 flikkert een klein beetje. Onderaan, in de statusregel, zie je dat je de bestemming moet opgeven. We willen de formule in E7 kopiëren naar de cellen E8 tot en met E12. Daartoe selecteren we deze cellen en drukken we op de Enter-toets. ¾ Selecteer het cellenbereik E8:E12 en druk op de Enter-toets. De formule wordt naar de verschillende cellen gekopieerd. De celadressen in de formules worden automatisch aangepast. ¾ Controleer dit! Er zijn nog andere manieren om cellen te kopiëren. We komen hierop terug. We geven ook de formule voor het gemiddelde in. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel F3. ¾ Typ de formule =GEMIDDELDE(B3:D3)(=AVERAGE(B3:D3)) en klik op de invoerknop in de formulebalk of druk op de Enter-toets. Indien je de formule =GEMIDDELDE() (=AVERAGE()) typt, merk je dat Excel je na het typen van enkele letters reeds een suggestie doet m.b.t. de functie.


Je kan de juiste functie met een pijltjestoets selecteren en op de Tab-toets drukken om de functie te vervolledigen. 2.11.2

Kopiëren door te slepen Om een cel te kopiëren naar een andere cel kan je ook als volgt tewerk gaan. Je selecteert de cel die je wenst te kopiëren. Je plaatst de muisaanwijzer op de rand van de cel zodat de muisaanwijzer wijzigt in een vierpuntige pijl. Je sleept tenslotte de cel naar een andere positie terwijl je de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Je laat eerst de muisknop los voor je de Ctrl-toets loslaat. We zien verder in de cursus nog andere manieren om cellen te kopiëren. ¾ Kopieer op deze manier de cel F3 naar de cel F4.

2.11.3

Kopiëren en plakken We kopiëren nu cel F4 naar de overige cellen. We maken hierbij gebruik van de knoppen Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste) in het lint. Het tabblad Start (Home) is nog geselecteerd. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel F4. ¾ Klik op de knop Kopiëren (Copy) in de groep Klembord (Clipboard). ¾ Selecteer het cellenbereik F5:F12. ¾ Klik op de knop Plakken (Paste) in de groep Klembord (Clipboard).

Onderaan rechts zie je het pictogram Plakopties (Paste options). Indien je de muiswijzer op de knop plaatst, merk je dat het een keuzelijst is. ¾ Open de keuzelijst Plakopties (Paste options).

Je merkt dat je een aantal opties hebt als je een cel kopieert. We behouden hier de opmaak van de oorspronkelijke cel. Dat is trouwens de standaardwaarde. ¾ Klik op de optie Opmaak van bron behouden (Keep source formatting). Een eerste echt werkblad - 48

Je kan ook de sneltoetsen Ctrl+C (Kopiëren (Copy)) en Ctrl+V (Plakken (Paste)) gebruiken om een cel te kopiëren.

2.12

Cellen verplaatsen Indien je een cel wenst te verplaatsen, selecteer je de cel en je sleept de rand van de cel naar een andere positie. De formules in de cel worden niet aangepast in dit geval. Zij blijven identiek hetzelfde! Indien je een cellenbereik wenst te verplaatsen, kan dat op een analoge manier. Je selecteert het cellenbereik en je sleept de rand van het cellenbereik naar een andere positie. We zullen totalen maken per vak m.b.v. de knop Som (AutoSum) en deze totalen naar de juiste positie verplaatsen. ¾ Selecteer het cellenbereik B13:E13. ¾ Klik op de knop Som (AutoSum) in de groep Bewerken (Editing). Excel maakt per kolom de som en plaatst het resultaat in B13, C13, D13 en E13. Je selecteert nu het cellenbereik B13:E13 en je sleept de rand naar een rij eronder. We kijken eerst naar de formule in de cel B13. ¾ Kijk welke formule er in de cel B13 is ingegeven. ¾ Sleep het cellenbereik B13:E13 naar het cellenbereik B14:E14. ¾ Ga na of de formule in B14 dezelfde is gebleven als eerst in B13. Je kan ook de knoppen Knippen (Cut) en Plakken (Paste) gebruiken of de sneltoetsen Ctrl+X (Knippen (Cut)) en Ctrl+V (Plakken (Paste)) gebruiken.

2.13

Opmaak van getallen De getallen in de kolom F worden niet eenvormig weergegeven. We zullen deze allemaal in een formaat plaatsen met twee cijfers na de komma. Daartoe selecteren we eerst de kolom of het cellenbereik waarvoor we de notatie wensen aan te passen. ¾ Selecteer de kolom F. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Getal (Number). ¾ Selecteer het tabblad Getal (Number).


Je kunt een cel op meerdere manieren opmaken. We gaan voorlopig niet in op al deze mogelijkheden. Links zie je een lijst Categorie (Category). De verschillende opmaken die Excel je biedt, zijn onderverdeeld in categorieën. ¾ Selecteer Getal (Number) in de lijst Categorie (Category).

Je kunt opgeven hoeveel decimalen je wenst te tonen. Standaard geeft Excel twee decimalen. Ook kan je aangeven hoe je negatieve getallen wenst voor te stellen. Je kunt deze in het rood weergeven, met of zonder minteken. ¾ We wijzigen de instellingen niet. Klik op OK. ¾ Voeg nog een lege rij tussen voor en na de titeltjes ‘Frans’, ... ¾ Zorg er tenslotte voor dat de kolom F een breedte heeft van 11.

2.14

Uitlijning De namen van de vakken en de titeltjes Totaal en Gemiddelde staan links in de cellen. We zeggen dat ze links uitgelijnd zijn. We willen deze rechts uitlijnen. ¾ Selecteer het cellenbereik B3:F3. In het tabblad Start (Home), groep Uitlijning (Alignment), zien we een aantal mogelijkheden om tekst uit te lijnen.


¾ Selecteer het tabblad Start (Home) en klik op de knop Tekst rechts uitlijnen (Align text right) in de groep Uitlijning (Alignment). De titels worden rechts uitgelijnd. Indien we de tekst in een cel of cellenbereik horizontaal willen uitlijnen, kunnen we gebruik maken van volgende knoppen: Tekst links uitlijnen (Align text left): de tekst komt links in de cel; Centreren (Center): de tekst komt in het midden van de cel; Tekst rechts uitlijnen (Align text right): de tekst komt rechts in de cel; Indien we de tekst in een cel of cellenbereik verticaal willen uitlijnen, kunnen we gebruik maken van de volgende knoppen: Boven uitlijnen (Top align): de tekst komt bovenaan in de cel; Midden uitlijnen (Middle align): de tekst komt in het midden van de cel; Onder uitlijnen (Bottom align): de tekst komt onderaan in de cel; ¾ Sla de werkmap op onder de naam H02VB01.xlsx.

2.15

Ongedaan maken Soms voer je een verkeerde bewerking uit. Je verwijdert bv. een rij met labels in plaats van ze links uit te lijnen. Je kan in Excel op je stappen terugkeren. ¾ Selecteer de rijen 9 en 10. ¾ Open de keuzelijst Verwijderen (Delete) en kies Bladrijen verwijderen (Delete sheet rows). De twee rijen zijn verdwenen uit het werkblad. Je beseft nu pas dat dit een foutieve handeling was. Je kan de actie ongedaan maken. ¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo delete) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access). De rijen worden opnieuw toegevoegd. Om de vorige bewerking ongedaan te maken, kan je gebruik maken van de knop Ongedaan maken (Undo delete). Je kan ook de toetsencombinatie Ctrl+Z gebruiken. Je kan in Excel meerdere bewerkingen ongedaan maken.

2.16

Opnieuw Indien je een bewerking ongedaan hebt gemaakt, kan je ze toch opnieuw uitvoeren. ¾ Klik op de knop Opnieuw (Redo delete). De twee rijen zijn weer verwijderd. Je kan de knop Opnieuw (Redo delete) of de toetsencombinatie Ctrl+Y gebruiken. We tonen de rijen opnieuw. ¾ Druk op de toetsencombinatie Ctrl+Z.

2.17

De Escape-toets Indien je in een cel een waarde invoert en je hebt de celwijzer nog niet verplaatst, dan kan je de vorige inhoud in deze cel nog herstellen door op de Escape-toets te drukken. ¾ Plaats de celwijzer in cel A5 waarin de naam AERTS Louis staat. Een eerste echt werkblad - 51

¾ Typ de letter x. De naam verdwijnt. ¾ Druk op de Escape-toets. De naam komt terug in de cel te staan.

2.18

Enkele bijkomende toetsencombinaties Om de celwijzer te verplaatsen, kan je ook gebruik maken van de End-toets. Met de Endtoets schakel je de eindmodus in of uit. Je drukt in dit geval op de End-toets en vervolgens op een andere toets. Je hoeft de End-toets dus niet in te houden. ¾ Test volgende toetsencombinaties uit.

2.19

End, pijltoets

In een rij of kolom naar het volgende cellenbereik met gegevens gaan of naar de laatst opgevulde cel van het huidige cellenbereik. In een werkblad zonder lege rijen of kolommen kan je op deze manier snel naar de eerste en laatste opgevulde cel van de rij of kolom.

End, Home

Naar de laatste cel van het werkblad gaan. Deze cel bevindt zich op het kruispunt van de meest rechtse gebruikte kolom en de onderste gebruikte rij (dus in de rechterbenedenhoek).

End, Enter

Naar de rechterzijde van de huidige rij, in de laatste kolom waarin nog gegevens staan.

Het werkblad afdrukken Ons eerste werkblad is klaar. Aan de opmaak zullen we in de volgende hoofdstukken nog veel verbeteren. We drukken dit werkblad af. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en plaats de muiswijzer op Afdrukken (Print). Er opent zich een menu.

Je hebt drie mogelijkheden. Afdrukken (Print)

Je krijgt het dialoogvenster Afdrukken (Print). Je kan de printer kiezen, het aantal exemplaren dat je wenst af te drukken, enz.

Snel afdrukken (Quick print)

Je drukt één enkel exemplaar af op de standaardprinter die ingesteld is. Een eerste echt werkblad - 52

Afdrukvoorbeeld (Print preview)

Je krijgt een voorbeeld van de afdruk op het scherm.

¾ Kies Afdrukken (Print).

In het kader bovenaan zie je de instellingen m.b.t. de printer. Bovenaan staat de printer waarop het document wordt afgedrukt. Dit is de printer die je als standaard hebt gekozen in Windows. Je kunt een andere (geïnstalleerde) printer selecteren uit de keuzelijst. Met de knop Eigenschappen (Properties) kan je een aantal eigenschappen van de printer instellen. Het eigenschappenvenster dat je hier verkrijgt, krijg je ook in Windows als je de eigenschappen van een printer opvraagt. I.p.v. het document op de printer af te drukken, kan je het ook afdrukken naar een bestand. Je selecteert dan de optie Afdrukken naar bestand (Print to file). Je kunt dit bestand dan bv. op een andere computer - zelfs zonder het programma Excel - afdrukken op een printer. Bij Afdrukbereik (Print range) kan je opgeven of je het ganse werkblad wenst af te drukken of enkel een aantal afzonderlijke bladzijden. In het kader Afdrukken (Print what) heb je de keuze tussen: Selectie (Selection)

Je kunt in een werkblad een gebied selecteren en dit afdrukken. We hebben ook reeds aangehaald dat een werkmap uit verschillende bladen kan bestaan. Je kan ook verschillende selecties maken in een werkmap.

Geselecteerde bladen (Active sheets)

Je kunt meerdere bladen selecteren om af te drukken. Indien je slechts één werkblad hebt - zoals in ons geval – druk je dit werkblad af.

Hele werkmap (Entire workbook)

De ganse werkmap wordt in dit geval afgedrukt. In ons voorbeeld bestaat de werkmap slechts uit één enkel werkblad en is het effect dus juist hetzelfde als bij Geselecteerde bladen.

Tabel (Table)

Het begrip Tabel (table) zien we in Excel 2007 – 2/3. Met deze optie kan je een geselecteerde tabel afdrukken.


In het kader Aantal (Copies) geef je in het tekstvak Aantal exemplaren (Number of copies) het aantal kopieën weer dat je wenst af te drukken. Meestal zal dit slechts één enkele kopie zijn. Indien je meer kopieën afdrukt, kan je met het selectievakje bij Sorteren (Collate) aangeven hoe je de kopieën wenst. Indien je de optie selecteert, wordt eerst de eerste kopie van het document afgedrukt en pas daarna de tweede kopie. Indien je de optie niet selecteert, worden eerst alle exemplaren van blz. 1 afgedrukt, daarna alle exemplaren van blz. 2, enz. De knop Voorbeeld (Preview) geeft je een beeld op het scherm van de uiteindelijke afdruk. Je kunt dit best eerst selecteren voor je de afdruk op papier maakt. ¾ Klik op de knop Voorbeeld (Preview).

De muiswijzer is gewijzigd in een vergrootglas. Indien je klikt op een bepaalde plaats in het blad, krijg je dit gedeelte groter te zien. ¾ Klik bovenaan de bladzijde. Je kan nu de tekst terug lezen. De muiswijzer is gewijzigd in een pijlpunt. ¾ Klik nogmaals op de bladzijde. Je krijgt nu weer het geheel. Je kan ook gebruik maken van de knop In- en uitzoomen (Zoom). Indien het werkblad er naar wens uitziet, drukken we het af. We kunnen dit vanuit het afdrukvoorbeeld. We doen dit voorlopig nog niet. ¾ Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten (Close print preview). We hebben reeds verteld dat we het scherm Afdrukvoorbeeld (Print preview) ook verkrijgen m.b.v. de keuze Afdrukken / Afdrukvoorbeeld (Print/ Print preview) in het Officemenu. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Afdrukken / Afdrukvoorbeeld (Print/ Print preview). ¾ Klik op de knop Afdrukken (Print). Je komt terug in het dialoogvenster Afdrukken (Print) terecht. We drukken het werkblad nu af. ¾ Klik op de knop OK. Een eerste echt werkblad - 54

Je komt opnieuw in de werkmap terecht. Merk op dat Excel stippellijnen heeft aangebracht om de scheiding van de bladzijden aan te geven. We zullen de opties voor het printen stelselmatig verder uitdiepen in de volgende hoofdstukken. ¾ Sluit de werkmap.

2.20

Fouten We hebben in dit hoofdstuk berekeningen gemaakt, formules ingegeven, … Soms gaat het ook fout of lijkt het dat het fout gaat en deelt Excel dit ook mee. We overlopen een aantal mogelijke foutmeldingen. We illustreren deze fouten met de voorbeelden in H02VB02s.xlsx. ¾ Open H02VB02s.xlsx.

2.20.1

####### Indien in een cel allemaal hekjes (#) staan, betekent dit meestal dat de kolombreedte te klein is ingesteld. De fout komt voor bij numerieke waarden. ¾ Selecteer eventueel het werkblad Blad1 (Sheet1) door op het tabje onderaan te klikken.

In de cel B6 waarin de som van de bovenstaande getallen wordt berekend, staan een aantal hekjes. Eigenlijk is dit geen echte fout. We zien alleen niet het juiste resultaat. ¾ Verbreed de kolom B, bv. door te dubbelklikken op de rand tussen de kolomkoppen B en C. Deze fout komt niet voor bij tekst die te lang is. De tekst wordt immers getoond over de volgende cel heen, tenminste indien in deze cel geen informatie staat. In het geval er in de cel wel informatie staat, zie je enkel het gedeelte van de tekst ter grootte van de cel waarin de tekst staat. Indien je twee datums of tijden van elkaar aftrekt, waarbij het resultaat negatief is, dan krijg je ook hekjes in de cel. Je ziet dit in de cellen F1 en F2. 2.20.2

#NAAM (#NAME?) Indien je een foutieve naam voor een functie gebruikt, krijg je de waarde #NAAM (#NAME?) in de cel te zien. In het werkblad Blad2 van voorbeeld H02VB02s.xlsx zie je in cel E1 de formule =GEM(A1:D1). GEM is geen geldige naam voor een functie.

Merk op dat je bij de fout een keuzelijst krijgt. Indien je de keuzelijst opent, krijg je informatie over de fout. Je kan ook meer help-informatie opvragen.


2.20.3

#WAARDE (#VALUE?) Indien je in een numerieke formule naar een cel verwijst waarin tekst staat, krijg je een foutmelding #WAARDE (#VALUE?). Je merkt in het eerste voorbeeld in Blad3 (Sheet3) van H02VB02s.xlsx een voorbeeld waarin het product gemaakt wordt van twee cellen, waarvan één van de twee cellen een tekst bevat.

De foutmelding wordt gegeven indien je een argument opgeeft met een verkeerd type. In cel C4 geef je bv. een cellenbereik op terwijl de functie ABS (absolute waarde) enkel één numerieke waarde aanvaardt. In cel C4 staat de formule =ABS(A4:B4). 2.20.4

#GETAL! (#NUM!) Getallen moeten in Excel binnen bepaalde grenzen vallen (tussen -1*10307 en 1*0307). Indien het resultaat van een bewerking kleiner of groter is, krijg je de fout #GETAL! (#NUM!). In het tabblad Blad4 (Sheet4) zie je een dergelijke fout.

2.20.5

#DEEL/0! (#DIV/0!) Indien je een deling door 0 uitvoert, krijg je de foutmelding #DEEL/0!(#DIV/0!). We verwijzen naar een voorbeeld in Blad5 (Sheet5) van H02VB02s.xlsx.

Er zijn nog andere soorten fouten. Je zult ze wellicht leren kennen! ¾ Sluit de werkmap.

2.21

Meerdere werkmappen openen

2.21.1

Kopiëren tussen werkbladen Het is in Excel mogelijk om meerdere werkmappen tegelijkertijd te openen. Dit geeft je bv. de mogelijkheid om gemakkelijk te kopiëren tussen verschillende werkmappen. We illustreren dit. We kopiëren de namen van de cursisten uit H02VB01.xlsx naar een nieuwe werkmap. Een eerste echt werkblad - 56

¾ Open de werkmap H02VB01.xlsx in de map Ex2007-Basis-Oef. ¾ Selecteer het cellenbereik A5:A14. ¾ Klik op de knop Kopiëren (Copy) in de groep Klembord (Clipboard), tabblad Start (Home). ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Nieuw (New). ¾ Selecteer Lege werkmap (Blank workbook) en klik op Maken (Create). Je krijgt een leeg document. We kopiëren het cellenbereik uit de eerste werkmap in de tweede werkmap. ¾ Klik op de knop Plakken (Paste) in de groep Klembord (Clipboard), tabblad Start (Home). Je merkt onderaan de knop Plakopties (Paste options). Indien je bv. ook de breedte van de kolom wenst te behouden, kies je voor Breedte van bronkolommen behouden (Keep source column widths). ¾ Kies Breedte van bronkolommen behouden (Keep source column widths) in de keuzelijst Plakopties (Paste options). 2.21.2

Wisselen tussen documentvensters Je kunt steeds wisselen tussen de verschillende werkmappen m.b.v. de menukeuze Venster (View). ¾ Selecteer het tabblad Beeld (Window)). ¾ Open de keuzelijst Ander venster (Switch window). Je ziet dat er twee werkmappen geopend zijn. In het voorbeeld dat je hier ziet, hebben deze mappen de namen Map2 en H02VB01.xlsx. De naam Map2 is bij jou misschien anders. Het is afhankelijk van hoeveel mappen je al hebt geopend tijdens de werksessie. Je merkt in de figuur ook het actieve venster. Hiervoor staat een vinkje. Als je klikt op de naam van een documentvenster, wordt dit actief. ¾ Klik op H02VB01.xlsx. ¾ Je kunt ook wisselen tussen documentvensters met de toetsencombinatie Ctrl+F6. Probeer dit uit. ¾ Op de taakbalk zie je voor elke werkmap een pictogram. Je kan ook wisselen tussen de werkmappen via de taakbalk. Probeer ook dit uit. ¾ Sluit beide werkmappen.

2.22

Terugblik Excel heeft twee types gegevens: constanten en formules. Een constante kan een tekenreeks, een getal of een datum zijn. Een formule kan een optelling, aftrekking, … bevatten, maar kan ook één of meerdere functies bevatten. Een cellenbereik is een rechthoek van cellen en duiden we aan met de linkerbovenhoek en de rechteronderhoek, bv. A5:C10. Je hebt in dit hoofdstuk geleerd hoe je de rijhoogte kan aanpassen en hoe je een kolom kan verbreden. Je kan rijen en kolommen invoegen en verwijderen. Je gebruikt hiervoor opdrachten uit het lint of het snelmenu. Je kan cellen kopiëren. Indien de cellen die je kopieert een formule bevatten, worden deze formules aangepast aan de nieuwe plaats in het werkblad. Je kan cellen verplaatsen. In dat geval worden de formules niet aangepast.


We zijn in dit hoofdstuk ook ingegaan op mogelijke fouten die kunnen voorkomen. Indien je bij het werken met een werkblad een fout krijgt, kan je steeds teruggrijpen naar deze paragraaf. Een werkmap bestaat uit verschillende werkbladen. Je kan in Excel ook meerdere werkmappen openen en gegevens kopiëren van de ene werkmap naar de andere.

2.23

Oefeningen Oefening 1 Open de werkmap H020EF01s.xlsx in de voorbeeldenmap. Maak het volgende werkblad aan:

De getallen in de kolommen D en F zijn berekend m.b.v. formules. Enkel in de cellen D4 en F4 stel je de formule samen. Je kopieert de formule naar de andere cellen. De getallen in de kolommen B, D en F worden getoond met twee cijfers na de komma en een scheidingsteken voor de duizendtallen. Het scheidingsteken is ingesteld in Windows. Het is hier een spatie. De breedte van de kolommen A, B en C is 7,56; deze van de kolommen D, E en F is 10,56. De labels in rij 3 worden onder een hoek van 45° weergegeven. Je gebruikt hiervoor een opdracht in de groep Uitlijning (Alignment) van het tabblad Start (Home). Bewaar het werkblad als H02OEF01.xlsx. Druk het daarna af. Oefening 2 Maak het volgende werkblad aan (vertrek van H02OEF02s.xlsx):

Zorg dat de kolombreedtes ongeveer overeenkomen met de breedtes in de bovenstaande figuur.


Zorg ervoor dat de getallen in de kolommen C en E worden weergegeven met een spatie tussen de duizendtallen en twee cijfers na de komma. Selecteer beide cellenbereiken door het cellenbereik in kolom C te selecteren, de Ctrl-toets in te drukken en in te houden en daarna het cellenbereik in de kolom E te selecteren. Breng nu formules in om de totale prijs per artikel te berekenen (D5:D9) en om de totale prijs van de bestelling te berekenen (D11). Bij dit totaal worden verzendingskosten bijgeteld (cel D12). Plaats de formule om het te betalen bedrag te berekenen in D14. Voeg een kolom in voor de eerste kolom. Plaats volgende tekst in de aangegeven cellen. A3 A5 A6 A7 A8 A9

Art.nr. HO554 HA342 XU143 SOK12 VL1234

De inhoud van cel B1 verplaats je naar cel A1.

Selecteer het cellenbereik E5:E9. In de statusbalk zie je dat Excel automatisch de som berekent. Indien je rechts klikt op de statusbalk, zie je dat je nog andere waarden kan tonen. Je kunt Excel het maximum laten bereken, het minimum, enz. Experimenteer hier wat mee. Bewaar het resultaat als H02OEF02.xlsx. Druk het werkblad af. Oefening 3 M.b.v. de helpfunctie vind je de functies die je in Excel kan gebruiken. Je zoekt hiervoor in de inhoudsopgave van de helpschermen in het boek Meer informatie over functies. Zoek functies op voor het bepalen van: • • • •

het aantal elementen in een bereik het kleinste getal uit een bereik het grootste uit een bereik de mediaan

Oefening 4 Je vertrekt van H02OEF04s.xlsx. Het is dezelfde werkmap als H02VB01.xlsx die je in dit hoofdstuk hebt gemaakt. In de aangegeven cellen geef je volgende tekst: A18 A19

Aantal studenten: Minimum resultaat: Een eerste echt werkblad - 59

A20 Maximum resultaat: A21 Gemiddelde: A22 Mediaan: Je plaatst de nodige formules in het werkblad om deze gegevens door Excel te laten berekenen. Sla het werkblad op als H02OEF04.xlsx.

Oefening 5 Je vertrekt van het resultaat van de vorige oefening. Plaats in de cel G5 de formule =AFRONDEN(E5/3;2) (=ROUND(E5/3;2)). Ga de betekenis na van deze functie via een helpscherm. Kopieer de formule naar het cellenbereik G6:G14. Zie je een verschil tussen de waarden in de kolommen F en G? In cel H5 plaats je de formule =G5-F5. Kopieer deze formule naar het cellenbereik H6:H14. Zorg ervoor dat de getallen weergegeven worden met een opmaak Standaard (General) (in het dialoogvenster Celeigenschappen (Format cells)). Het verschil tussen de getallen in de kolommen G5 en F5 is niet steeds 0. Hoe verklaar je dat? Sla het document op als H02OEF05.xlsx.


3

Absolute en relatieve celadressen

3.1

Inleiding Indien je een formule kopieert, worden de adressen automatisch aangepast aan de nieuwe positie. Soms is het echter nodig dat een bepaald adres niet wordt aangepast, maar constant blijft in een formule. In dat geval spreken we van een absoluut adres in tegenstelling tot de adressen die we tot nu toe besproken hebben. Dit waren steeds relatieve adressen. Relatieve adressen passen zich automatisch aan als je ze kopieert. In dit hoofdstuk geven we ook een overzicht van de verschillende opmaakmogelijkheden van getallen in een cel of cellenbereik. Deze opmaak kan ook gemakkelijk tussen verschillende cellen gekopieerd worden. Aan een cel of cellenbereik kan je een naam geven zodat je er gemakkelijk naar kunt verwijzen. We illustreren dit.

3.2

Voorbeeld: Ingeschreven cursisten Een trainingscentrum geeft opleidingen burotica (Word, Excel, …). In de volgende werkmap zie je de verdeling van de deelnemers over de verschillende cursussen.

¾ Open de werkmap H03VB01s.xlsx in de voorbeeldenmap. In de cel B2 plaatsen we de datum van vandaag. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B2 en typ de datum van vandaag (bv. 04/09/2007) en druk op de Enter-toets. Excel herkent dit formaat onmiddellijk als datum. Een datum kan echter ook op andere manieren weergegeven worden. We komen hierop terug. In cel B4 geven we nu de formule in om het totale aantal deelnemers te berekenen. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B4. ¾ Klik op de knop Som (AutoSum) in de groep Bewerken (Editing) van het tabblad Start (Home). ¾ Selecteer het bereik B7:B14 en druk op de Enter-toets. Je krijgt het totale aantal deelnemers (276) in de cel B4.

3.3

Absolute, gemengde, relatieve adressen We berekenen nu het percentage cursisten dat Word – Basis volgt. ¾ Plaats de celwijzer in de cel C7. Absolute en relatieve celadressen - 61

¾ Typ de formule =B7/B4 en druk op Ctrl+Enter Je krijgt het resultaat 0,217391. We kopiëren deze formule nu naar C8:C14. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel C7. ¾ Klik op de knop Kopiëren (Copy) in de groep Klembord (Clipboard),tabblad Start (Home). ¾ Selecteer het cellenbereik C8:C14. ¾ Klik op de knop Plakken (Paste). ¾ Deselecteer het cellenbereik C8:C14. We krijgen in de cel C8 als resultaat #DEEL/0! (#DIV/0!). We positioneren de celwijzer op cel C8 om dit te verklaren. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel C8. In de formulebalk zien we de formule =B8/B5 staan.

Als we de formule =B7/B4 kopiëren, wordt deze vertaald naar = B8/B5. Het adres wordt automatisch aangepast! In dit geval mocht echter enkel het adres B7 aangepast worden en niet het adres B4. Het adres B7 moet een relatief adres zijn en het adres B4 moet een absoluut adres zijn. Een absoluut adres mag dus niet wijzigen bij het kopiëren. We moeten Excel vertellen dat B4 een absoluut adres is. We illustreren hoe we dit doen. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel C7. ¾ Klik in het witte gedeelte van de formulebalk. ¾ Positioneer de invoegpositie na het adres B4 en druk op de functietoets F4. Je merkt nu dat het adres B4 wijzigt in $B$4. De dollartekens geven aan dat het om een absoluut adres gaat. Zowel voor de kolomletter als voor het getal van de rij komt een $teken. Indien we nogmaals op F4 drukken, krijg je het adres B$4. ¾ Druk op de functietoets F4. Het adres B$4 is een gemengd adres. Het is absoluut m.b.t. de rij maar niet m.b.t. de kolom. Indien je nog enkele malen drukt op F4 krijg je $B4, B4, $B$4, ... ¾ Zorg ervoor dat je het adres $B$4 hebt (het adres B$4 mag hier trouwens ook). Druk daarna op Ctrl+Enter om het adres te bevestigen.

Absolute en relatieve celadressen - 62

3.4

Kopiëren naar aangrenzende cellen We hebben reeds gezien dat we cellen kunnen kopiëren m.b.v. de knoppen Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste). Indien je een formule wenst te kopiëren naar aangrenzende cellen, kan je dit op een eenvoudiger manier. ¾ Positioneer de celwijzer in C7. Rechtsonderaan de celwijzer zie je een vierkantje, de vulgreep genoemd. Indien je de muisaanwijzer op de vulgreep plaatst, verandert hij in een plusteken. Indien je de vulgreep nu naar een andere positie sleept, wordt de formule in de cel gekopieerd naar de geselecteerde cellen. ¾ Kopieer op deze manier de formule in cel C7 naar het cellenbereik C8:C14

De formules zijn nu wel juist. ¾ Kijk zelf hoe Excel de adressen als absolute adressen heeft gekopieerd. Positioneer daartoe de celwijzer op de cellen C8, C9, enz. We spreken in dit geval van automatisch doorvoeren. Je merkt ook het pictogram Opties voor Automatisch doorvoeren (Auto Fill options) in de bovenstaande schermafdruk. Excel biedt je weer een keuzelijst aan met enkele mogelijkheden.

3.5

Opmaak van een cellenbereik Indien je in een cellenbereik numerieke gegevens hebt geplaatst (getallen, formules of datums) dan worden deze door Excel op een bepaalde manier opgemaakt. We hebben al enkele malen de manier van weergeven van deze getallen beïnvloed. We gaan er nader op in. ¾ Selecteer het cellenbereik C7:C14. Je kan dit bv. doen door in de cel C7 te klikken, de Shift-toets in te houden en daarna in de cel C14 te klikken. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Getal (Number) in het tabblad Start (Home). Links zie je een aantal categorieën: Standaard (General), Getal (Number), Valuta (Currency), Financieel (Accounting), Datum (Date), enz. Indien Aangepast (Custom) geselecteerd is, zie je rechts alle opmaakkenmerken. Indien een bepaalde categorie geselecteerd is, zie je enkel de opmaakkenmerken die voor die categorie gelden. ¾ Kies Percentage.


Je hoeft enkel het aantal decimalen op te geven. We maken het cellenbereik C7:C14 zodanig op dat we percentages krijgen met één cijfer na de komma. ¾ Wijzig de waarde bij Decimalen (Decimal places) in 1. ¾ Klik OK. De getallen zijn nu opgemaakt als percentages. 3.5.1

Categorieën We overlopen de verschillende categorieën. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Getal (Number) in het tabblad Start (Home). ¾ Klik telkens op een categorie als je de betekenis in de volgende tabel leest. Standaard (General)

De cel of het cellenbereik wordt niet opgemaakt. Je krijgt de ‘klassieke’ notatie.

Getal (Number)

De categorie Getal (Number) bevat opmaakcodes voor getallen. Je kunt het aantal decimalen dat je wenst, weergeven. Ook kan je opgeven dat je het scheidingsteken voor de duizendtallen wenst. Je hebt in deze categorie enkele mogelijkheden om negatieve getallen voor te stellen.

Valuta (Currency)

De categorie Valuta (currency) laat je de mogelijkheid om een valuta-symbool toe te voegen. Ook heb je in deze categorie enkele mogelijkheden om negatieve getallen voor te stellen.

Financieel (Accounting)

De categorie Financieel (Accounting) laat je de mogelijkheid om een valuta-symbool toe te voegen. Het minteken bij negatieve bedragen wordt links geplaatst.

Datum (Date)

De categorie Datum (Date) geeft je de mogelijkheid om getallen als datum weer te geven.

Tijd (Time)

De categorie Tijd (Time) bevat notatiecodes om de tijd op meerdere manieren op te maken.

Percentage

In deze categorie geef je op dat je getallen als percentages wenst weer te geven. Je kunt het aantal decimalen bepalen. Absolute en relatieve celadressen - 64

Breuk (Fraction)

Getallen worden als breuk weergegeven indien je een notatiecode kiest uit de categorie Breuk (Fraction).

Wetenschappelijk (Scientific)

Getallen worden in wetenschappelijke notatie, met mantisse en exponent weergegeven; bv. 5,6E-02.

Tekst (Text)

Je kunt een getal ook opmaken als tekst. De getallen worden dan links uitgelijnd.

Speciaal (Special)

Excel biedt je enkele bijzondere notatiecodes (rekeningnummer, ...), afhankelijk van het land dat je kiest.

Aangepast (Custom)

De gebruiker kan zelf notatiecodes maken en deze in de groep Aangepast (Custom) plaatsen

¾ Kies Aangepast (Custom).

Rechts zie je de verschillende mogelijke opmaken voor de geselecteerde categorie. Bij Type kan je de opmaak die je hebt geselecteerd in de lijst nog aanpassen. Je kan namelijk een aantal symbolen gebruiken om zelf een type te creëren. De aangepaste opmaak wordt toegevoegd aan de desbetreffende categorie. De ingebouwde opmaken blijven altijd beschikbaar. Een ingebouwde opmaak wordt niet verwijderd of gewijzigd als je deze bewerkt om een nieuwe aangepaste opmaak te maken. De knop Verwijderen (Delete) laat je toe de aangepaste opmaak, die je hebt geselecteerd in de lijst, te verwijderen. Ingebouwde notaties kunnen niet worden verwijderd. Enkel de notatiecodes die je zelf hebt toegevoegd, kan je weer verwijderen. Merk op dat het getal in het vak Voorbeeld (Sample) onmiddellijk wordt opgemaakt volgens de notatiecode die je aangeeft.


3.5.2

Symbolen voor aangepaste getalnotaties In de notatiecodes bij Aangepast (Custom) komen veel symbolen voor. Met deze symbolen kan je zelf nog bijkomende notatiecodes maken. We zetten ze even op een rijtje. Notatiesymbool

Betekenis

Standaard

Het getal wordt weergegeven in standaardnotatie. Dit betekent dat het getal wordt weergegeven zoals je het ingeeft. Indien de cel te smal is, worden de getallen afgerond. Bij zeer grote getallen krijg je de wetenschappelijke notatie.

#

Een spoorwegteken of hekje staat voor een tijdelijke plaatsaanduiding voor een cijfer. Het cijfer wordt weggelaten indien het niet zinvol is (bv. een 0 vooraan). Als er in een getal achter de decimale komma meer cijfers staan dan het aantal hekjes (#) aan de rechterzijde van de notatie, wordt het getal getoond op evenveel decimalen als het aantal hekjes aan de rechterzijde van de notatie. Als er in het getal voor de komma meer cijfers staan dan het aantal hekjes aan de linkerzijde van de notatie, worden de extra cijfers weergegeven.

0 (nul)

De betekenis van een 0 is analoog met deze van een hekje, behalve als het getal minder cijfers bevat dan er nullen in de notatiecode staan. In dit geval worden de extra nullen toch weergegeven. Met de notatiecode #,00 wordt 7,1 weergegeven als 7,10.

?

De betekenis van een ? is analoog met deze van een 0, behalve als het getal niet significante nullen (vooraan of achteraan) bevat. Deze niet significante nullen worden door spaties vervangen. Indien je een aantal getallen - die onder elkaar staan - op deze manier opmaakt, blijven de decimale komma’s netjes onder elkaar staan.

, (komma)

Met de komma bepaal je de positie van de decimale komma. Als de notatie links van dit symbool alleen maar hekjes (#) bevat, worden getallen kleiner dan één vanaf de decimale komma weergegeven. Als je dit wilt voorkomen, moet je links van de decimale komma de nul in plaats van het hekje (#) gebruiken als de tijdelijke plaatsaanduiding voor een cijfer. Je kunt de decimale komma ook gebruiken als je tijdnotaties maakt die fracties van een seconde weergeven.

%

Het getal wordt met 100 vermenigvuldigd. In de cel komt na het getal een percentteken.

(spatie) . (punt)

Op je computer stel je het scheidingsteken voor de duizendtallen in. Volgens de BIN-normen moet je hiervoor een spatie gebruiken. Dikwijls wordt ook een punt gebruikt. Een spatie op het einde van de notatie rondt het getal af tot duizendtallen. Het getal 123456 wordt door de notatie #b (met b een spatie) weergegeven als 123. Je kunt achteraan de notatie meerdere spaties toevoegen.

E- E+ e- e+

Met deze code geef je de wetenschappelijke notatiecode aan. Als rechts van een E-, een E+, een e- of een e+ in de notatie een nul of een hekje (#) staat, wordt dit getal door Excel in de wetenschappelijke getalnotatie weergegeven en wordt er een E of een e ingevoegd. Het aantal nullen of hekjes (#) aan de rechterzijde bepaalt het aantal cijfers van de exponent. E- of e- plaatst een minteken bij negatieve exponenten. E+ of e+ plaatst een minteken bij negatieve exponenten en een plusteken bij positieve exponenten.


Notatiesymbool

Betekenis

F- +/(): spatie

Eén van deze tekens wordt weergegeven. Als je een ander teken dan een van deze tekens wilt weergeven, moet je dat teken door een backslash (\) laten voorafgaan of dit teken tussen dubbele aanhalingstekens (" ") plaatsen. Je kunt de slash (/) ook gebruiken voor breuknotaties.

/

Het getal wordt weergegeven in breukvorm. Het aantal tijdelijke plaatsaanduidingen bepaalt de nauwkeurigheid. Zo wordt 1,23 met de notatiecode #/### weergegeven als 123/100. Met de notatiecode # #/# wordt 1,23 weergegeven als 1 2/9.

\

Het teken in de notatie dat na de backslash (\) volgt, wordt weergegeven. De backslash wordt niet weergegeven door Excel. Je kunt dit resultaat ook bereiken als je het weer te geven teken tussen dubbele aanhalingstekens (" ") plaatst. Wanneer je een van de volgende symbolen invoert, wordt de backslash automatisch in de notatie opgenomen: ! ^ & ` (enkel aanhalingsteken openen) ' (enkel aanhalingsteken sluiten) ~ { } = < > Het hierna volgende teken wordt zo vaak herhaald tot de kolom met * dit teken is gevuld. Je kunt niet meer dan één sterretje in een notatiesectie opnemen. _ (onderstre- Er wordt een spatie gemaakt ter breedte van het teken dat in de notatie op het onderstrepingsteken volgt. Als je bijvoorbeeld aan het pingsteken) einde van een notatiesectie _) typt, kunnen positieve getallen op dezelfde wijze worden uitgelijnd als negatieve getallen die tussen haakjes staan. Tekst die je tussen dubbele aanhalingstekens plaatst, wordt letterlijk "tekst" weergegeven. Dit is een tijdelijke plaatsaanduiding voor tekst. Als er tekst in een @ cel wordt ingevoerd, wordt deze tekst op de plaats van het teken @ in de notatie opgenomen. Indien je als opmaak @ hebt, worden ook getallen als tekst weergegeven. Maanden worden weergegeven als getallen met één of twee cijfers, m zonder voorloopnullen (bv. 7 voor de 7de maand, 11 voor de 11de maand). Als vóór m het symbool u of uu staat, worden minuten in plaats van maanden weergegeven (zie verder bij de notatie voor minuten). Maanden worden weergegeven als getallen met twee cijfers, dus mm evt. met een voorloopnul (bv. 07 voor de 7de maand, 11 voor de 11de maand). Als onmiddellijk vóór mm het symbool u of uu staat, worden minuten in plaats van maanden weergegeven. Maanden worden als afkortingen weergegeven (jan-dec). mmm Maanden worden met hun volledige naam weergegeven mmmm (januari-december). Enkel de eerste letter van de maand wordt weergegeven. mmmmm d dd ddd dddd

Dagen worden weergegeven als getallen met één of twee cijfers, zonder voorloopnullen (bv. 3 voor de 3de dag). Dagen worden weergegeven als getallen met twee cijfers, evt. dus met een voorloopnul (bv. 03 voor de 3de dag). Dagen worden als afkortingen weergegeven (zo-za). Dagen worden met hun volledige naam weergegeven (zondagzaterdag).


Notatiesymbool jj of jjjj u of uu

m of mm

s of ss

[]

AM/am/A/a PM/pm/P/p

[ZWART] [BLAUW] [CYAAN] [GROEN] [MAGENTA] [ROOD] [WIT] [GEEL] [KLEUR n] [voorwaarde waarde]

Betekenis Jaren worden weergegeven als tweecijferige getallen (00-99) of als viercijferige getallen (1900-2078). Uren worden weergegeven als getallen zonder voorloopnullen (023) of als getallen met voorloopnullen (00-23). Als de notatie een AM- of PM-aanwijzer bevat, gaat Excel uit van een 12-uurklok. Als dit niet het geval is, gaat Microsoft Excel uit van een 24-uurklok. Minuten worden weergegeven als getallen zonder voorloopnullen (0-59) of als getallen met voorloopnullen (00-59). Als m of mm niet onmiddellijk na u of uu staat, worden maanden in plaats van minuten weergegeven. Seconden worden weergegeven als getallen zonder voorloopnullen (0-59) of als getallen met voorloopnullen (00-59). Uren groter dan 24 of minuten en seconden groter dan 60 worden weergegeven. Plaats de vierkante haken om het linkerdeel van de tijdnotatie. De tijdnotatie [h]:mm:ss bijvoorbeeld geeft uren weer die groter zijn dan 24. Je kan dat gebruiken als je rekent met tijdsintervallen. Uren worden weergegeven aan de hand van een 12-uurklok. Bij tijden tussen middernacht en 12 uur 's middags wordt AM, am, A of a weergegeven. Bij tijden tussen 12 uur 's middags en middernacht wordt PM, pm, P of p weergegeven. Als je geen AM/PM-aanwijzer opgeeft, worden uren aan de hand van een 24-uurklok weergegeven. De tekens in de cel worden weergegeven in zwart, cyaan, groen, enz ...

De bijbehorende kleur in het kleurenpalet wordt weergegeven. n is een getal tussen 0 en 56. Waarbij de voorwaarde <, >, =, >=, <= of <> kan zijn en de waarde een willekeurig getal. Als je dit symbool gebruikt, kan je voor elke sectie van een getalnotatie je eigen criteria instellen.

In de loop van de cursus zullen we verschillende notatiecodes de revue laten passeren. Het is hier enkel de bedoeling een overzicht te geven. 3.5.3

Datum We hebben in de cel B2 de datum ingegeven. Excel herkende wat wij intypten als datum en heeft de opmaak hiervoor zelf aangebracht. We kijken dit even na. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B2. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Getal (Number).


Excel heeft een datumformaat gekozen. Je kan het formaat zelf nog aanpassen. ¾ Selecteer Aangepast (Custom). Je krijgt de notatiecode die gebruikt is, namelijk dd/mm/jjjj; dd staat voor de dag, met voorloopnullen (bv. 03), mm staat voor de maand met voorloopnullen (bv. 05) en jjjj staat voor het volledige jaar (bv. 2007). Je kunt hier ook een andere opmaak kiezen. De datum ‘7 mei 2007’ wordt met de notatiecode dd/mm/jjjj weergegeven als ‘07/05/2007’. Indien je deze datum wenst weer te geven als ‘7/05/2007’ wijzig je de notatiecode in d/mm/jjjj. Je kunt de notatie kiezen uit de lijst of je kunt een aangepaste notatie maken. We doen dit laatste. ¾ Wijzig de notatie in d/mm/jjjj en klik op OK. ¾ Zorg ervoor dat de titeltjes Aantal en Percentage rechts uitgelijnd zijn. Het werkblad ziet er nu als volgt uit:

¾ Bewaar de werkmap als H03VB01.xlsx. ¾ Sluit het werkblad.


3.5.4

Secties Excel heeft een aantal symbolen waarmee je een cel kan opmaken. De opmaak kan ook bestaan uit meerdere delen, secties genoemd. We illustreren dit. ¾ Open een nieuwe werkmap. ¾ Typ in de cel A1 de waarde 1000. ¾ Typ in de cel A2 de waarde 0. ¾ Typ in de cel A3 de waarde – 1000. ¾ Selecteer het cellenbereik A1:A3. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Getal (Number). ¾ Selecteer Aangepast bij Categorie. ¾ Selecteer € # ##0,00;[Rood] € -# ##0,00. ¾ Klik OK. Je merkt dat alle getallen opgemaakt zijn met een spatie tussen de duizendtallen en twee cijfers na de komma. Het getal -1000 is in het rood opgemaakt. In de opmaak hebben we hier twee secties, gescheiden door een puntkomma. Indien je een tweede sectie opgeeft, geldt deze voor negatieve getallen. Je kan ook drie secties opgeven. In dat geval wordt de opmaak in de derde sectie toegepast op de waarde 0. ¾ Sluit de werkmap zonder ze te bewaren.

3.6

Getalnotaties in de groep Getal Je kan de voornaamste getalnotaties ook selecteren in de groep Getal (Number) in het tabblad Start (Home). Een klein voorbeeld illustreert de werking. We vertrekken van een nieuwe werkmap. ¾ Open een nieuwe werkmap. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel A1. ¾ Typ 1234 en druk op de Enter-toets. ¾ Kopieer de inhoud van de cel A1 naar A2:A5. ¾ Verbreed de kolom A tot 14. We klikken nu achtereenvolgens op de verschillende knoppen. ¾ Klik op de knop Financiële getalnotatie (Accounting number format). De knop is eigenlijk een keuzelijst.

De twee eerste menukeuzen geven hetzelfde resultaat. Indien je een dollarteken als valutasymbool wil, kies je voor $ Engels (Verenigde Staten) ($ English (U.S.)). De keuze Meer financiële notaties (More accounting number formats) brengt je bij het dialoogvenster Celeigenschappen (Format cells). Merk ook op dat de getalnotatie die je ziet in de keuzelijst bovenaan in de groep aangepast is.


¾ Plaats de muiswijzer in A2. ¾ Klik op de knop Procentnotatie (Percent style). ¾ Plaats de muiswijzer in A3. ¾ Klik op Duizendtalnotatie. ¾ Plaats de muiswijzer in A4. ¾ Klik op Meer decimalen (Increase decimal). ¾ Plaats de muiswijzer in A5. ¾ Klik drie keer op Meer decimalen (Increase decimal). ¾ Klik op Minder decimalen (Decrease decimal). Je krijgt de volgende resultaten:

Telkens krijg je een bepaalde opmaak. ¾ Bewaar de werkmap als H03VB02.xlsx. Sluit de werkmap.

3.7

Gemengde adressen We vertrekken van het bestand H03VB03s.xlsx dat je op de bijgevoegde cd-rom vindt. ¾ Open het bestand H03VB03s.xlsx. ¾ Zorg ervoor dat in het cellenbereik B5:E30 de getallen als valuta in Euro worden voorgesteld, met twee cijfers na de komma en het scheidingsteken voor duizendtallen. In de cel C5 plaatsen we de formule om de verkoopprijs te berekenen, rekening houdend met de winstmarge die in de cel C4 staat. Deze formule ziet er als volgt uit: =B5*(1+C4). Als we de formule willen kopiëren naar C6:C30 dan moeten we C4 als absoluut adres ingeven. In de cel C5 willen we echter een formule plaatsen die we kunnen kopiëren naar het cellenbereik C5:E30. De kolom mag dus niet absoluut zijn. Voor de kolom D moeten we immers D4 gebruiken als winstpercentage en voor de kolom E de cel E4. In de formule =B5*(1+C4) is in het adres B5 de rij 5 relatief. De kolom moet evenwel absoluut zijn vermits deze anders wijzigt indien we de cel kopiëren naar een andere kolom. ¾ Plaats de celwijzer in C5 en geef de formule =$B5*(1+C$4) in. ¾ Kopieer de formule met de doorvoerfunctie naar D5:E5 en daarna naar C6:E30. ¾ Verbreed de kolommen C, D en E.


¾ Bewaar de werkmap als H03VB03.xlsx. Sluit de werkmap.

3.8

Cellenbereiken opvullen met de vulgreep We hebben in dit hoofdstuk al enkele keren gebruik gemaakt van de vulgreep om een formule te kopiëren naar aangrenzende cellen. Met de vulgreep kan je echter meer. Je kunt een cellenbereik opvullen met een bepaald patroon. We geven enkele voorbeelden. We vertrekken vanaf een nieuw werkblad. ¾ Open een nieuwe werkmap. ¾ Typ jan en druk op Ctrl+Enter. ¾ Sleep nu de vulgreep naar cel A12. Je merkt dat de cellen worden opgevuld met jan, feb, mrt, enz... We geven een tweede voorbeeld. We willen de getallen 1 tot en met 10 in de cellen B1 tot en met B10 plaatsen. Daartoe plaatsen we in cel B1 het getal 1 en in cel B2 het getal 2. Daarna selecteren we het cellenbereik B1:B2. Dit cellenbereik heeft weer een vulgreep. Dit sleep je nu naar cel B10. ¾ Probeer uit!

Het kan ook anders. ¾ Typ de waarde 1 in de cel C1. ¾ Sleep met de vulgreep de waarde naar de cel C10. ¾ Open de keuzelijst Opties voor Automatisch doorvoeren (Auto Fill options).


¾ Kies Reeks doorvoeren (Fill series). Indien we een reeks wensen te creëren waarbij telkens één wordt opgeteld, kan je ook de eerste cel invullen en slepen met de vulgreep terwijl je de Ctrl-toets inhoudt. In de oefeningen hebben we meer mogelijkheden van deze vulgreep opgenomen. ¾ Bewaar de werkmap als H03VB04.xlsx. ¾ Sluit de werkmap.

3.9

Meer over datums en tijd

3.9.1

Principe We hebben in het voorbeeld een datum gebruikt. Excel houdt datums intern bij als getallen. De datum 1 januari 1900 wordt door Excel bijgehouden als het getal 1. ¾ Open de werkmap H03VB05s.xlsx van de bijgevoegde cd-rom.

In het cellenbereik A2:A4 worden enkele datums gegeven en als datum opgemaakt. We hebben de inhoud gekopieerd naar B2:B4 maar opgemaakt als getal. Het cellenbereik A7:A10 is opgemaakt met een tijdformaat. We hebben de inhoud gekopieerd naar B7:B10 maar opgemaakt als getal. Je merkt dus dat de tijdgegevens weergegeven worden als een fractie van 1. 3.9.2

Bij een datum een aantal dagen optellen We kunnen bij een datum bv. 5 dagen bijtellen. ¾ Plaats de celwijzer in cel D2 en typ de formule =A2+5 en druk op de Enter-toets. Je krijgt onmiddellijk een nieuwe datum, namelijk 06/01/1900.


3.9.3

Tijden optellen Er zijn slechts 24 uren in een dag. Als je tijden optelt, moet je dus voorzichtig zijn. In de cellen D9 en E9 zijn de som gemaakt van D7:D8, respectievelijk E7:E8.

¾ Probeer uit! Indien je de tijden echt wenst op te tellen, moet je de gepaste opmaak voorzien. ¾ Selecteer de cel E9. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Getal (Number). ¾ Selecteer Aangepast (Custom) en pas de notatie aan als [u]:mm. Je plaatst dus rechte haken rond het uur. ¾ Klik OK om het dialoogvenster te sluiten. Je krijgt nu wel 25:00 in cel E9. ¾ Bewaar de werkmap als H03VB05.xlsx. ¾ Sluit de werkmap.

3.10

Een cel of cellenbereik benoemen

3.10.1

Een cel of cellenbereik een naam geven Soms is het handig dat je een bepaalde cel of een cellenbereik een naam geeft. ¾ Open de werkmap H03VB01.xlsx. We zullen in het voorbeeld de cel B4 de naam Totaal geven. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B4. ¾ Selecteer het tabblad Formules (Formulas). ¾ Open de keuzelijst Naam bepalen (Define name) in de groep Gedefinieerde namen (Defined names) en kies Naam bepalen (Define name).

Excel stelt zelf een naam voor op basis van de inhoud van de cel links ervan. Onderaan zie je naar welke cel of cellenbereik de naam verwijst. Je merkt dat Excel ook de naam van het werkblad opneemt in het celadres. ¾ Typ Totaal. Absolute en relatieve celadressen - 74

¾ Klik op de knop OK. Je kunt nu m.b.v. het naamvak in de formulebalk snel naar deze cel springen. ¾ Druk enkele maal op . ¾ Selecteer Totaal in de keuzelijst Naamvak (Name box). De celwijzer bevindt zich onmiddellijk in cel B4. Je kan de naam ook gebruiken in formules. ¾ Wijzig de formule in C7 in =B7/Totaal. ¾ Voer de formule door naar C8:C14. Het aanmaken van een nieuwe naam voor een cel of cellenbereik kan ook vanuit het naamvak. We benoemen bv. het cellenbereik B7:B14 als Aantallen. ¾ Selecteer het cellenbereik B7:B14. ¾ Klik in het naamvak. ¾ Typ Aantallen en druk op de Enter-toets. Indien je nu de naam Aantallen uit het naamvak selecteert, wordt onmiddellijk het overeenkomstige cellenbereik geselecteerd. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel F1. ¾ Selecteer Aantallen uit de keuzelijst Naamvak (Name box). Het bereik B7:B14 wordt onmiddellijk geselecteerd. Je kan het cellenbereik Aantallen gebruiken in de formule in B4. ¾ Wijzig de formule in B4 in =SOM(Aantallen). 3.10.2

Aanpassen van het cellenbereik van een bereik met naam We voegen een rij toe. ¾ Typ Windows XP in cel A15 en druk op de Tab-toets. ¾ Typ 56 in de cel B15. ¾ Voer de formule in C14 door naar C15. Het cellenbereik Aantallen is nog niet aangepast. ¾ Selecteer Aantallen in het naamvak. Je merkt dat het cellenbereik B7:B14 wordt geselecteerd. ¾ Klik op de knop Namen beheren (Name manager).


¾ Selecteer Aantallen en klik op Bewerken (Edit). Je krijgt het venster Naam bewerken (Edit name).

¾ Wijzig onderaan, in het vak Verwijst naar (Refers to), het adres $B$14 in $B$15. ¾ Klik OK. ¾ Klik Sluiten (Close). ¾ Selecteer opnieuw Aantallen in het naamvak. Je merkt dat nu het cellenbereik A7:A15 wordt geselecteerd. Je merkt ook dat de percentages gewijzigd zijn. Het aantal in B4 is ondertussen herberekend. Hierdoor zijn ook de percentages in kolom C herberekend. ¾ Bewaar het document als H03VB06.xlsx. Sluit de werkmap.

3.11

Terugblik De begrippen absolute en relatieve celadressen zijn cruciaal als je werkt met een rekenblad. Indien je in een formule een absoluut adres gebruikt, wijzigt dit adres niet als je de formule doorvoert naar andere cellen. Bij relatieve celadressen is dat wel zo. Gemengde adressen zijn absoluut voor kolom of rij. Je hebt in dit hoofdstuk ook kennis gemaakt met de talrijke opmaakmogelijkheden van getallen in een cellenbereik. Je kan zelf een opmaak creëren met opmaaksymbolen. Hier kan je zelfs meerdere secties gebruiken, voor positieve en negatieve getallen en voor de waarde 0. We zijn iets dieper ingegaan op het werken met datums. Absolute en relatieve celadressen - 76

Je kan een cel of cellenbereik benoemen. Je kan dan een naam gebruiken in een formule. Indien je het cellenbereik uitbreidt, kan je ook de naam aanpassen. De formules die afhankelijk zijn van de naam, worden meteen herberekend.

3.12

Oefeningen Oefening 1 Open de werkmap H03OEF01s.xlsx. Maak het volgende werkblad aan:

De breedte van de kolom A is 12; deze van kolommen B, C en D zijn 15. ‘Artikel’ is links uitgelijnd, ‘Inkoopprijs’, ‘Verkoopprijs’ en ‘Winst’ zijn rechts uitgelijnd. Het winstpercentage kan variëren. Dit betekent dat de cel als adres moet opgenomen zijn in de formules bij ‘Verkoopprijs’. De kolommen B, C en D moeten op de gepaste manier worden opgemaakt. Bewaar het document als H03OEF01.xlsx. Oefening 2 Open de werkmap H03OEF02s.xlsx. Je houdt een lijstje bij met de uitgaven die je doet. Je geeft de datum, de omschrijving en het bedrag in. Excel geeft je het totaal dat je tot dan toe gespendeerd hebt en het resterend budget. Er is immers een budget vooropgesteld (€ 5 000 in het voorbeeld). Het werkblad moet er als volgt uitzien:

In cel D4 en E4 plaats je telkens een formule die je kopieert naar D5:D7 en E5:E7. Maak gebruik van relatieve en absolute adressen. Bewaar het resultaat als H03OEF02. Oefening 3 Het Europees Computer Rijbewijs (ECDL) is een certificaat dat wordt afgeleverd als een deelnemer aan het examen geslaagd is in 7 proeven (zie schermafdruk). In het werkblad geven we één examensessie weer. We geven per kandidaat weer of hij het examen aflegt of niet aflegt. (1 of 0). Per examen betaalt de deelnemer € 15,00. Je vertrekt van het werkblad H03OEF03s in de map Ex2007-Basis-Vbn. Zorg ervoor dat het werkblad er als volgt uitziet:


Bewaar het resultaat als H03OEF03.xlsx. Oefening 4 Je vertrekt van een leeg werkblad. Gebruik de vulgreep om een cellenbereik op te vullen met: • • • • •

dagen van de week de getallen 1, 3, 5, ... tot 29 de meldingen Kw 1, Kw 2, Kw 3, Kw 4 1/01/2008, 2/01/2008, ..., 31/01/2008 8:30, 8:45, 9:00, ... , 12:00

Bewaar het resultaat als H03OEF04.xlsx.


Oefening 5 In een hogeschool wordt het labo informatica elke werkdag van 8:00 uur tot 21.00 uur ter beschikking gesteld van studenten. Een aantal lieftallige juffrouwen neemt de permanentie waar. Stel een tabel op die er als volgt uitziet:

Je laat Excel zelf de weekdagen en uren genereren. Je doet dit m.b.v. de vulgreep. Elke naam mag je slechts één keer intypen. De andere keren dat de naam voorkomt, moet je in één keer kopiëren. Je doet dit als volgt: • Je selecteert de cel die je wenst te kopiëren en je kopieert de inhoud met de knop Kopiëren (Copy) in het lint. • Je houdt de Ctrl-toets in en je klikt in de verschillende cellen waar de naam moet komen. Deze cellen worden allemaal geselecteerd. • Indien alle gewenste cellen geselecteerd zijn, druk je op de Enter-toets of je gebruikt de knop Plakken (Paste). Bewaar de werkmap als H03OEF05.xlsx. Oefening 6 Je typt in cel A1 de waarde jan 2008. Indien je met de vulgreep deze waarde sleept naar het cellenbereik A2:A5, krijg je de waarden feb 2008, mrt 2008, ... (wellicht wordt dit weergegeven als jan/08, feb/08, enz.). We willen evenwel de jaren verhogen zodat we jan 08, jan 09, ... krijgen. Je kan dit als je met de rechtermuisknop sleept en de juiste keuze maakt in het menu Opties voor Automatisch doorvoeren (Auto Fill options). Bewaar het resultaat als H03OEF06.xlsx.


Oefening 7 In de volgende figuur geef je de getallen van kolom A in m.b.v. de vulgreep. Je kopieert de getallen naar de tweede kolom en je gebruikt een notatie waarmee je de getallen als breuk kan weergeven. Merk op dat ook het getal 1 als breuk 1/1 wordt weergegeven.

Bewaar het resultaat als H03OEF07.xlsx. Oefening 8 Je kan zelf reeksen toevoegen die kunnen gebruikt worden door de vulgreep. Stel dat je dikwijls de namen An, Jan, Leen, Piet en Walter gebruikt, dan kan je deze reeks ingeven bij Aangepaste lijsten bewerken (Edit custom lists) in de categorie Populair (Popular) in het dialoogvenster Opties voor Excel (Excel options). Probeer uit. Verwijder daarna de lijst. Oefening 9 Na het slepen van de vulgreep wordt de knop Opties voor Automatisch doorvoeren (Auto Fill options) weergegeven. Je kan de knop uitschakelen. Zoek op hoe je dit doet. Zoek eerst in de helpschermen naar informatie over de vulgreep. Oefening 10 Bereken de werktijden van de verschillende arbeiders. Je mag veronderstellen dat de begintijden kleiner zijn dan de eindtijden en binnen dezelfde dag vallen.

Bewaar het resultaat als H03OEF10.xlsx.


4

Meer functies

4.1

Inleiding In het eerste voorbeeld laten we enkele eenvoudige functies aan bod komen: een functie om tekst samen te voegen, een functie om een tekst in hoofdletters om te zetten en een functie om een getal af te ronden. Ook de meer complexe logische functie ALS komt aan bod. Je kan in Excel cellen samenvoegen en weer splitsen. We illustreren het principe. In Windows beschik je over verschillende lettertypes. Deze kunnen in elke toepassing die draait onder Windows - en dus ook in Excel - gebruikt worden. Naast het werken met lettertypes leren we in dit hoofdstuk ook lijnen toevoegen en verwijderen, een cel of cellenbereik een vulling geven, enz... We besteden m.a.w. ruime aandacht aan de opmaak van een werkblad. Je kan een werkblad of een deel van een werkblad beveiligen. Je kan op die manier beletten dat andere personen het werkblad of een deel van het werkblad aanpassen.

4.2

Body Mass Index Er bestaan in de literatuur diverse methoden om je ideale gewicht te berekenen. Er worden ook verschillende manieren gesuggereerd om op je normale gewicht te komen… daar hebben we het echter niet over. Eén van de formules die gangbaar is, is de index BMI of Body Mass Index. Deze index wordt als volgt berekend: BMI = gewicht in kg / kwadraat van de lengte in m

Het resultaat BMI wordt als volgt geïnterpreteerd: Waarde BMI

Interpretatie

BMI < 20

Te mager

20 <= BMI < 25

Gezonde marge voor een volwassene

25 <= BMI < 30

Overgewicht, de persoon heeft een groter risico op één of andere aandoening

30 <= BMI

Zwaarlijvig, de persoon heeft een ernstig risico op één of andere aandoening

We willen het volgende werkblad maken.

Meer functies - 81

We vragen de voornaam en familienaam van de persoon op en voegen deze samen in de cel na Naam. De woonplaats zetten we in hoofdletters. We berekenen de BMI-index op basis van de gegeven formule. De interpretatie beperken we tot drie mogelijkheden, nl. Gewicht is goed, Gewicht is te laag en Gewicht is te hoog. We vertrekken van het werkblad H04VB01s.xlsx, zonder de speciale opmaak. ¾ Open de werkmap H04VB01s. Vul je eigen gegevens in.

4.3

Functie invoegen

4.3.1

Het dialoogvenster Functie invoegen Excel biedt je een uitgebreide hulp aan bij het toepassen van functies. We illustreren de werking. Om de voornaam en familienaam samen te voegen kunnen we gebruik maken van de functie TEKST.SAMENVOEGEN (CONCATENATE). ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B10. ¾ Klik op de knop Functie invoegen (Insert function) in de formulebalk.

De functies in Excel zijn verdeeld in een aantal categorieën. Je kan een categorie selecteren in de keuzelijst. In de categorie Laatst gebruikt (Most recently used) onthoudt Excel de functies die je laatst hebt gebruikt. De overige categorieën hebben steeds betrekking op een groep gelijksoortige functies (Financieel (Financial), Datum en tijd (Date and time), Wiskunde en trigonometrie (Math & Trig), …).

Meer functies - 82

4.3.2

De functie TEKST.SAMENVOEGEN (CONCATENATE) Indien je de categorie niet kent, kan je een zoekactie ondernemen. Je geeft in het Nederlands op welk type functie je wenst te zoeken. ¾ Typ Samenvoegen van tekst (put text together) in het vak Zoek een functie (Search for a function) en druk op de knop Zoeken (Go).

Excel toont je meteen de mogelijke functies. In dit geval zie je maar één functie. Je kan ook een categorie selecteren. ¾ Selecteer Tekst (Text) bij Of selecteer een categorie (Or select a category). Je krijgt nu de verschillende tekstfuncties van Excel. ¾ Selecteer TEKST.SAMENVOEGEN (CONCATENATE) bij Selecteer een functie (Select a function). Onderaan krijg je de syntaxis van de functie: TEKST.SAMENVOEGEN(tekst1;tekst2; ...)(CONCATENATE(text1;text2;…)

Ook krijg je een hyperlink waarmee je help kunt vragen. We proberen dit uit. ¾ Klik op de knop Help-informatie over deze functie (Help on this function).

Meer functies - 83

Je krijgt nu uitgebreide hulp over de geselecteerde functie: betekenis, gebruik, een voorbeeld, enz. Wij kunnen het niet beter. Lees de tekst en sluit daarna het helpvenster. Merk ook op dat je i.p.v. de functie TEKST.SAMENVOEGEN (CONCATENATE) dus ook de operator & mag gebruiken. ¾ Klik op de knop Sluiten (Close) van het helpscherm. ¾ Klik op OK in het dialoogvenster Functie invoegen (Insert function). Je krijgt nu het dialoogvenster Functieargumenten (Function arguments).

Je kunt hier bij de argumenten Tekst1, Tekst2, …(Text1, Text2, …) de adressen van de cellen ingeven of je kunt de cellen ook aanwijzen. ¾ Klik op de knop Dialoogvenster samenvouwen. Het dialoogvenster wordt verkleind. Zo kunnen we het bereik aanduiden. ¾ Klik in de cel B3 en druk op de Enter-toets. I.p.v. op de Enter-toets te klikken, kan je ook opnieuw op de toets Dialoogvenster samenvouwen klikken. Het dialoogvenster Functieargumenten (Function arguments) wordt opnieuw getoond. In het vak na Tekst1 (Text1) komt het celadres B3. We vullen nu ook de andere argumenten in. We willen een spatie tussen de voornaam en de familienaam. Het tweede argument is dus een spatie. ¾ Positioneer de invoegpositie in het vak na Tekst2 (Text2). ¾ Druk op de spatiebalk. ¾ Je hebt ondertussen een bijkomend argument gekregen. Positioneer de invoegpositie in het vak na Tekst3 (Text3). ¾ Klik op de knop Dialoogvenster samenvouwen. ¾ Klik in de cel B4 en druk op de Enter-toets. Naast de verschillende tekstvakken waarin de argumenten zijn aangebracht, vind je ook de waarde van de argumenten. Onder het kader zie je ook het resultaat van de functie.

Meer functies - 84

¾ We zijn nu klaar met het samenstellen van de functie. Je klikt op de knop OK. De formule is ingevoegd in cel B10. =TEKST.SAMENVOEGEN(B3;" ";B4) (=CONCATENATE(B3;” “;B4))

We kunnen de cellen ook samenvoegen met de operator &. In dat geval zou de inhoud van de cel B10 er als volgt uitzien: =B3 & " " & B4

4.4

Functie ingeven

4.4.1

De functie HOOFDLETTERS (UPPER) We gebruiken de functie HOOFDLETTERS (UPPER) om de woonplaats in de cel B4 in hoofdletters weer te geven in de cel B11. De functie heeft hier dus maar één argument. ¾ Plaats de celwijzer in de cel B11. ¾ Typ =HOOF (=UP)

Je merkt dat Excel je onmiddellijk de syntaxis geeft van de functie. ¾ Druk op de Tab-toets. Excel vervolledigt de naam. ¾ Klik in de cel B5. ¾ Typ ) en druk op de Enter-toets. 4.4.2

De functie AFRONDEN (ROUND) We plaatsen in de cel B12 de formule om de BMI-index te berekenen. De lengte is in centimeter opgegeven terwijl in de formule de lengte in meter moet gebruikt worden. We moeten het aantal dus nog delen door 100. ¾ Typ =B6/(B7/100)^2 in de cel B12 en druk op de Enter-toets. Je krijgt meteen het resultaat (in ons voorbeeld 25,2644628). We willen dit resultaat afronden tot op één cijfer na de komma. De functie die dit realiseert, is de wiskundige functie AFRONDEN (ROUND). De functie heeft twee argumenten: het getal dat je wenst af te ronden en het aantal cijfers na de komma dat je wenst te gebruiken. ¾ Klik in de cel B12. Meer functies - 85

¾ Wijzig de formule in =AFRONDEN(B6/(B7/100)^2;1)=ROUND (B6/ (B7/100)^2;1)) en druk op de Enter-toets. Je krijgt 25,8 als resultaat.

4.5

De ALS-functie (IF) We kennen al een aantal functies: SOM (SUM), MAX (MAX), TEKST.SAMENVOEGEN (CONCATENATE), … De ALS-functie (IF) is een ander type van functie. Je kan met de ALS-functie testen of aan een bepaalde voorwaarde voldaan is en afhankelijk van het resultaat hiervan een andere waarde in de cel plaatsen. De ALS-functie kunnen we als volgt schematisch voorstellen: als logische-test (Logical test) dan waarde-als-waar (value_if_true) anders waarde-als-onwaar (value_if_false) einde als Indien de waarde logische-test (logical test) waar is, krijg je de waarde waarde-als-waar (value_if_true), indien de waarde logische test (logical test) niet waar is, krijg je de waarde waarde-als-onwaar (value_if_false). In Excel noteren we de functie als volgt: ALS(logische-test;waarde-als-waar;waarde-als-onwaar) IF (logical-test;value_if_true; value_if_false)

logische-test (logical test) is een uitdrukking die waar of onwaar kan zijn. Indien de waarde van de uitdrukking waar is, wordt in de cel de waarde van waarde-als-waar (value_if_true) gegeven; in het andere geval wordt de waarde van waarde-als-onwaar (value_if_false) weergegeven. We willen in de cel B13 de tekst Gewicht is goed, Gewicht is te laag of Gewicht is te hoog. Laat het ons in eerste instantie iets eenvoudiger maken. We willen de tekst “Gewicht is te hoog” of “Gewicht is goed of te laag”. We vertalen dit in een schema: als BMI-index > 25 dan geef de tekst “Gewicht is te hoog” anders geef de tekst “Gewicht is goed of te laag” einde als We geven deze formule in Excel in: ¾ Typ in cel B13 de volgende formule: =ALS(B12>25;”Gewicht is te hoog”, “Gewicht is goed of te laag”) (=IF…) Je merkt dat je als resultaat Gewicht is te hoog krijgt (als je het voorbeeld overgenomen hebt). Indien de waarde in B12 groter is dan 25, krijg je dus de waarde Gewicht is te hoog, indien de waarde in B12 kleiner dan of gelijk aan 25 is, krijg je de waarde Gewicht is goed of te laag. We gaan een stap verder. We willen in de cel B13 de tekst Gewicht is goed, Gewicht is te laag of Gewicht is te hoog.

Meer functies - 86

We vertalen dit in een schema: als BMI-index < 20 dan geef de tekst Gewicht is te laag anders als BMI-index < 25 dan geef de tekst Gewicht is goed anders geef de tekst Gewicht is te hoog einde als einde als We zeggen dat de tweede ALS (IF) genest is in de eerste ALS (IF).

¾ Typ in cel B13 de volgende formule: =ALS(B12<20;"Gewicht is te laag";ALS(B12<25;"Gewicht is goed";"Gewicht is te hoog")) (=IF(…. ;IF(…))) en druk op de Enter-toets. Je krijgt onmiddellijk het resultaat voor de gegevens die ingebracht zijn.

¾ Bewaar de werkmap als H04VB01.xlsx. Sluit de werkmap.

4.6

Samenvoegen en centreren We wensen de titel Body Mass Index te centreren over de cellen A1 en B1 heen. Dat kan m.b.v. de knop Samenvoegen en centreren (Merge and center). ¾ Selecteer de cellen A1 en B1. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home). ¾ Klik op de knop Samenvoegen en centreren (Merge and center) in de groep Uitlijning (Alignment). We gaan verder in dit hoofdstuk nog dieper in op het uitlijnen van tekst in een cel. We maken eerst ons voorbeeld verder af.

4.7

Lettertypes

4.7.1

Lettertypes Er zijn verschillende soorten lettertypes of fonts onder Windows. Er zijn lettertypes die specifiek ontworpen zijn voor schermen. We noemen ze schermlettertypes. Zij kunnen niet afgedrukt worden op een printer. Als je het document afdrukt, zal het lettertype gekozen worden dat door de printer ondersteund wordt en dat het dichtst aanleunt bij het gekozen lettertype. Meer functies - 87

Er zijn ook lettertypes die specifiek bij een printer horen: printerlettertypes. Hier zijn drie soorten: •

lettertypes die ingebakken zijn in het geheugen van de printer,

•

lettertypes die worden verkocht in de vorm van cassettes die je in de printer moet steken,

•

lettertypes in de vorm van software (soft fonts) die geladen worden in het geheugen van de printer.

De lettertypes die in Windows het meest gebruikt worden, zijn de zgn. TrueType fonts. Het zijn lettertypes die zowel gebruikt worden op het scherm van de computer als op de printer. TrueType lettertypes zijn schaalbaar. Dit betekent dat je ze in (bijna) alle groottes kunt gebruiken. Dit is niet zo bij typische schermlettertypes en de meeste lettertypes die bij een printer horen. TrueType fonts worden gratis met Windows meegeleverd. Ook heel wat producenten van programma’s leveren bij hun producten gratis een aantal TrueType fonts. Het is de standaard geworden in Windows m.b.t. lettertypes. 4.7.2

Een lettertype kiezen in Excel We zullen de titel in een ander lettertype weergeven. Deze titel bevindt zich in cel A1. We positioneren de celwijzer in deze cel. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel A1. Indien we een ander lettertype willen gebruiken, kunnen we dit kiezen uit de keuzelijst Lettertype (Font). We zullen de mogelijkheden eerst wat ruimer bekijken. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Lettertype (Font). ¾ Selecteer het tabblad Lettertype(Font) indien dit niet geselecteerd zou zijn.

Bij het installeren van het pakket kiest Excel een basislettertype. Meestal is dit het lettertype Calibri. Het is dat lettertype dat geselecteerd is in het dialoogvenster. In de lijst Lettertype (Font) kies je de naam van het lettertype. Het aantal lettertypes dat je ter beschikking hebt, is afhankelijk van de software die op je computer geïnstalleerd is. Veel pakketten leveren immers lettertypes bij. Deze worden geïnstalleerd bij de installatie van het pakket. Ook kan je afzonderlijk lettertypes kopen. We kiezen hier voor het lettertype Times New Roman. Indien dit lettertype bij jou niet is geïnstalleerd, neem je gewoon Meer functies - 88

een ander lettertype. Het lettertype Times New Roman is een TrueType lettertype. Je merkt voor het lettertype de letters TT. ¾ Kies Times New Roman bij Lettertype (Font). 4.7.3

Tekenstijl Je kunt ook de stijl of de opmaak van de tekst weergeven. Hier heb je meestal (afhankelijk van het lettertype dat is gekozen) de volgende mogelijkheden: Standaard (Regular) (gewoon lettertype), Cursief (Italic), Vet (Bold), Vet Cursief (Bold Italic). ¾ Kies Vet (Bold) bij Tekenstijl (Font style)

4.7.4

Punten Je kiest ook de tekengrootte van de letter bij Punten (Size). Deze grootte wordt gemeten in punten. Eén punt is gelijk aan 1/72 inch (1 inch =2,54 cm). De grootte van een letter wordt soms ook gegeven in pitch. Dit getal geeft het aantal tekens weer dat bij een niet-proportioneel lettertype op één inch afgedrukt wordt. Een lettergrootte van 10 pitch betekent bv. dat er 10 karakters afgedrukt worden op één inch.

4.7.5

Proportioneel en niet-proportioneel lettertype Een niet-proportioneel lettertype is een lettertype waarbij elke letter evenveel plaats in beslag neemt: een i neemt evenveel plaats in als een w. Bij een proportioneel lettertype is dit niet het geval. Een letter neemt maar zoveel plaats in als hij nodig heeft. In deze cursus is de meeste tekst in een proportioneel lettertype afgedrukt (Times New Roman). De tekst die je moet intypen bij een actie, is echter in een niet-proportioneel lettertype weergegeven (Courier). Het lettertype Times New Roman dat we gekozen hebben, is een proportioneel lettertype. We kiezen een tekengrootte van 18 punten. ¾ Kies 18 bij Punten (Size). In het voorbeeld zie je het lettertype met opmaak en grootte. Indien je het standaard lettertype opnieuw wenst in te stellen, selecteer je het aankruisvakje Standaard (Normal font).

4.7.6

Onderstrepen Bij Onderstrepen (Underline) heb je de mogelijkheid om een tekst enkel of dubbel te onderstrepen. Je kunt ook kiezen voor Enkel financieel (Single accounting) en Dubbel financieel (Double accounting). De lijntjes staan in dit geval iets lager en benemen de ganse cel.

4.7.7

Kleur Eventueel kan je de tekst in een andere kleur weergeven. Dit kan nuttig zijn als je beschikt over een kleurenprinter of indien de resultaten op het scherm getoond worden. Dit laatste kan in Excel zijn, maar bv. ook in een presentatie in PowerPoint. ¾ Selecteer een donkerblauwe kleur.

4.7.8

Effecten In het tabblad Lettertype (Font) kunnen we nog een aantal effecten toevoegen aan een tekst. Doorhalen (Strikethrough)

De tekst wordt doorstreept. Dit is Doorhalen.

Meer functies - 89

Superscript (Superscript)

De tekst wordt in superscript afgedrukt. Dit betekent dat de tekst wat hoger komt te staan en wat kleiner is. Het is bedoeld om bv. machten weer te geven; bv. E = mc2.

Subscript (Subscript)

De tekst wordt lager afgedrukt en is ook wat kleiner. Een voorbeeld: a1.

¾ Klik OK. De titel is in een groter lettertype, vet en in een donkerblauwe kleur weergeven.

4.7.9

Opmerking Het wijzigen van een lettertype kan ook voor een gedeelte van de inhoud binnen één cel. Je selecteert de tekst die je wenst op te maken en je kiest het juiste lettertype, ...

4.8

Lettertype, tekengrootte, … in het lint Een aantal instellingen uit het tabblad Lettertype (Font) kan je snel in het lint kiezen. Uit de keuzelijst Lettertype (Font) kan je het gewenste lettertype selecteren. Indien de ganse cel geselecteerd is, wordt de ganse inhoud opgemaakt in het lettertype; indien je slechts een deel van de inhoud van de cel selecteert, wordt enkel dit deel in het lettertype opgemaakt. Deze keuzelijst geeft je de mogelijkheid om de gewenste tekengrootte in te geven. Je kunt echter niet elke grootte selecteren. Je kan de waarde ook intypen. (Bold) (Italic)

(Underline)

(Increase font size)

Indien je tekst vet wenst weer te geven, kan je dit met de knop Vet (Bold). Je kan ook de toetsencombinatie Ctrl+B gebruiken. Indien je tekst schuin wenst weer te geven, kan je dit met de knop Cursief (Italic). Je kan ook de toetsencombinatie Ctrl+I gebruiken. Indien je tekst wenst te onderstrepen, kan je dit met de knop Onderstrepen (Underline). Je kan ook de toetsencombinatie Ctrl+U gebruiken. De opdracht Grotere tekengrootte (Increase font size) vergroot de tekengrootte met 2 punten. Bij grotere tekengroottes is de stap waarmee de tekengrootte wordt vergroot, groter. Je kan met de knop een tekengrootte tot maximum 72 instellen. Meer functies - 90

(Decrease font size)

De opdracht Kleinere tekengrootte (Decrease font size) verkleint de tekengrootte met 2 punten. Bij grotere tekengroottes is de stap waarmee de tekengrootte wordt verkleind, groter. Je kan met de knop een tekengrootte tot minimum. 8 instellen.

(Borders) (Fill color) (Font color)

Je kan lijntjes aanbrengen in één of meerdere cellen. We komen hier later in het hoofdstuk op terug. Je kan een cel met een bepaalde kleur opvullen. Met de knop Tekstkleur (Font color) geef je een kleurenpalet weer waarmee je de tekstkleur van de geselecteerde tekens of cellen wijzigt. Als je het kleurenpalet wilt weergeven, klik je op de pijl naast de knop Tekstkleur (Font color). De kleur die je het laatst hebt geselecteerd, wordt weergegeven op het knopvlak. Als je deze kleur wilt aanbrengen, selecteer je de cellen of de tekst en je klikt op deze knop.

We merken op dat je toch enige voorzichtigheid aan de dag moet leggen m.b.t. het kiezen van lettertypen. Als je de werkmap gebruikt op een computer waarop het lettertype niet is geïnstalleerd, zal Excel een ander lettertype kiezen. Indien je veel lettertypes gebruikt, oogt het werkblad ook niet zo mooi meer.

4.9

Uitlijning Standaard wordt tekst links uitgelijnd en getallen rechts. Je kunt dit wijzigen in de groep Uitlijning (Alignment) van het tabblad Start (Home). We willen de getallen in de cellen B6 en B7 links uitlijnen. ¾ Selecteer het cellenbereik B6:B7. ¾ Klik op de knop Tekst links uitlijnen (Align text left) in de groep Uitlijning (Alignment), tabblad Start (Home). Je merkt dat de getallen onmiddellijk links worden uitgelijnd. We bekijken het uitlijnen van tekst wat ruimer. ¾ Klik in de cel B12. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Uitlijning (Alignment). ¾ Selecteer het tabblad Uitlijning (Alignment).

Meer functies - 91

4.9.1

Horizontale uitlijning Als je klikt op de keuzelijst bij Horizontaal (Horizontal) heb je volgende mogelijkheden. Standaard (General)

Tekst wordt links uitgelijnd; getallen worden rechts uitgelijnd; logische waarden en foutwaarden worden gecentreerd.

Links (Inspringing) (Left (Indent))

De inhoud van de cel wordt links uitgelijnd. Eventueel kan je de tekst wat inspringen. Je geeft hiervoor een waarde in het vak Inspringing (Indent).

Gecentreerd (Center)

De inhoud van de cel wordt gecentreerd binnen de cel.

Rechts (Inspringing) (Right (Indent))

De inhoud van de cel wordt rechts uitgelijnd. Eventueel kan je een inspringing opgeven.

Vullen (Fill)

De inhoud van de geselecteerde cel wordt herhaald tot de cel vol is. Indien rechts van de cel lege cellen staan die deze uitlijning ook hebben, worden deze ook opgevuld.

Uitvullen (Justify)

Teruggelopen tekst wordt rechts en links uitgelijnd (bij meerdere tekstregels).

Centreren over selectie (Center accross selection)

Indien je een aantal cellen selecteert, wordt de inhoud van de meest linkse cel gecentreerd binnen de selectie. Deze optie is dus dezelfde als de functie van de knop Samenvoegen en centreren (Merge and center).

Verdeeld (Inspringing) (Distributed (Indent))

Je kan de tekst links en rechts laten inspringen. Je geeft de gewenste afstand op in het vak Inspringing (Indent).

Je merkt dat Links (Inspringing) (Left (Indent)) geselecteerd is. Dat hebben we nl. net zelf gekozen.

Meer functies - 92

4.9.2

Verticale uitlijning Je kan de inhoud van een cel ook verticaal uitlijnen. Je hebt de volgende mogelijkheden.

4.9.3

Boven (Top)

De inhoud van de cel wordt bovenaan de cel uitgelijnd.

Gecentreerd (Center)

De inhoud van de cel wordt in het midden van de cel geplaatst.

Onder (Bottom)

De inhoud van de cel wordt onderaan de cel uitgelijnd.

Uitvullen (Justify)

De tekst wordt – verticaal – uitgevuld. De optie is enkel beschikbaar als de cel opgemaakt is als Terugloop en als de tekst meer dan één regel beslaat.

Verdeeld (Distributed)

De tekst wordt – verticaal - gelijkmatig verdeeld in de cel.

Stand (Orientation) De inhoud van de cel kan ook in een andere positie geplaatst worden. Rechts kan je de hoek opgeven waarin de tekst moet getoond worden. Het rode puntje kan je slepen naar een bepaalde positie. Je kunt ook gewoon klikken op de juiste hoek. Je kan het aantal graden ook opgeven.

4.9.4

Terugloop (Wrap text) Tekst die bestaat uit een lange tekenreeks, kan op meerdere regels binnen een cel worden weergegeven. Teruggelopen tekst kan links of rechts uitgelijnd, gecentreerd of uitgevuld zijn binnen de cel. Je kan een tekst ook over meerdere lijnen weergeven als je op het einde van de regel op de toetsencombinatie Alt+Enter drukt.

4.9.5

Tekst passend maken (Shrink to fit) Indien de tekst niet in een kolom past, wordt de tekst in een kleiner lettertype getoond. De tekengrootte wordt automatisch aangepast als je de kolombreedte wijzigt. Het ingestelde lettertype wordt niet gewijzigd.

4.9.6

Cellen samenvoegen (Merge cells) Je kan cellen selecteren en deze samenvoegen. We hebben dit reeds geïllustreerd met een opdracht in het lint.

4.9.7

Tekstrichting (Text direction) De tekstrichting kan belangrijk zijn als je bv. met Arabische teksten werkt. We gaan er niet op in. ¾ Selecteer Links (Inspringing) (Left (Indent)) bij Tekstuitlijning / Horizontaal (Text alignment/ Horizontal). ¾ Klik OK om het dialoogvenster te sluiten.

4.9.8

Opdrachten in het lint Je hebt heel wat opdrachten die ook in het lint beschikbaar zijn. Boven uitlijnen (Top align) Midden uitlijnen (Middle align)

Meer functies - 93

Onder uitlijnen (Bottom align) Tekstterugloop (Wrap text) Tekst links uitlijnen (Align text left) Centreren (Center) Tekst rechts uitlijnen (Align text right) Samenvoegen en centreren (Merge and center) Afdrukstand (Orientation)

4.10

Randen We kunnen een cel of cellenbereik van een rand voorzien. Je kan hiervoor de knop Randen in de groep Lettertype (Font) gebruiken. Je kan ook het dialoogvenster Celeigenschappen (Format cells) openen. ¾ Selecteer het cellenbereik B3:B7. ¾ Open de keuzelijst Randen (Border). Excel geeft, afhankelijk van de vorige geselecteerde opmaak, een andere naam (bv. Onderrand, Bovenrand, …). De keuzelijst geeft je toegang tot een aantal typen van randen. Het randtype dat je het laatst hebt geselecteerd, wordt gebruikt op het knopvlak. Om dit randtype toe te passen, selecteer je de cellen en klik je op de knop. Indien je een bepaalde rand opnieuw wenst te verwijderen, kan je de keuze Geen rand (No border) maken. ¾ Kies Meer randen (More borders). Je krijgt het dialoogvenster Celeigenschappen (Format cells). Het tabblad Rand (Border) is geselecteerd.

Je moet eerst het type lijn bepalen. Het type lijn selecteer je bij Lijn / Stijl (Line/ Style). ¾ Selecteer het onderste lijntype in de linkerkolom. Meer functies - 94

Er zijn een aantal vooraf ingestelde formaten voor het tonen van de randen: Geen (None) (er wordt geen kader getrokken), Omtrek (Outline) (de buitenlijnen worden in de geselecteerde lijn afgebeeld) en Binnen (Inside) (de binnenlijnen worden in de geselecteerde lijn afgebeeld). ¾ Klik op de knop Omtrek (Outline). ¾ Klik op de knop Binnen (Inside). Bij Rand kan je specifieker opgeven welke randen je wenst. ¾ Klik OK. Je krijgt nu lijntjes rond de invoergegevens

4.11

Vulling We kunnen een cel of cellenbereik ook vullen met een bepaalde kleur. Je kan hiervoor de knop Opvulkleur (Fill color) in de groep Lettertype (Font) gebruiken. Je kan ook weer het dialoogvenster Celeigenschappen (Format cells) openen. ¾ Selecteer het cellenbereik A10:B13. ¾ Klik op het startpictogram van de groep Lettertype (Font). ¾ Selecteer het tabblad Opvulling (Fill).

Op je scherm zie je een kleurenpalet waaruit je kan kiezen. Je kiest bv. voor een lichtblauwe achtergrond. In het kader Voorbeeld (Sample) merk je het resultaat. ¾ Klik op de lichtblauwe kleur. Meer functies - 95

Naast de kleur kan je ook een bepaald patroon aanbrengen. Om de mogelijkheden te zien, open je de keuzelijst. ¾ Open de keuzelijst Patroonstijl (Pattern style). Je krijgt heel wat mogelijke patronen. We kiezen er geen uit. ¾ Druk op de Escape-toets om de keuzelijst te sluiten en klik op de knop OK. Je merkt dat de cellen A10:B13 in een lichtblauwe tint zijn weergegeven. Je kunt een cellenbereik ook kleuren m.b.v. de knop Opvulkleur (Fill color) in de groep Lettertype (Font), tabblad Start (Home). Indien je de keuzelijst opent, kan je een kleur kiezen. Het aanbod is beperkter dan in het dialoogvenster. Indien je enkel op de knop klikt wordt het cellenbereik gekleurd in de kleur die op de knop is weergegeven. Dit is de laatst geselecteerde kleur. ¾ Geef de cel A1 ook een lichtblauwe kleur.

4.12

Rasterlijnen verbergen We verbergen de rasterlijnen van Excel. ¾ Selecteer het tabblad Pagina-indeling (Page layout). In de groep Werkbladopties (Sheet options) zie je het kader Rasterlijnen (Gridlines). Je kan deze al of niet weergeven en al of niet afdrukken. ¾ Schakel de optie Rasterlijnen / Weergeven (Gridlines/ view) uit. Het resultaat ziet er nu als volgt uit.

¾ Bewaar het bestand als H04VB02.xlsx. Sluit het document.

4.13

Cellenbereiken en opmaak…

4.13.1

Opmaak kopiëren/plakken Indien je de opmaak van een cellenbereik wenst te kopiëren naar een ander cellenbereik, kan dit m.b.v. de knop Opmaak kopiëren/plakken (Format painter) uit de groep Klembord (Clipboard) van het tabblad Start (Home). Om dit te illustreren openen we het werkblad H04VB03s.xlsx. We zullen het cellenbereik A3:F3 een lichtgrijze vulling geven. Deze opmaak kopiëren we naar A16:F16. ¾ Open de werkmap H04VB03s.xlsx. ¾ Selecteer het cellenbereik A3:F3. ¾ Open de keuzelijst Opvulkleur (Fill color) en selecteer een lichtgrijze kleur, bv. Wit, Achtergrond 1, donkerder 15% (White, background 1, darker 15%). Meer functies - 96

Indien we een opmaak wensen te kopiëren, moeten we het oorspronkelijke gebied eerst selecteren, daarna op de knop Opmaak kopiëren/plakken (Format painter) klikken en tenslotte het doelgebied selecteren. ¾ Selecteer het cellenbereik A3:F3. Als je één cel selecteert, is dat eigenlijk al voldoende. ¾ Klik Opmaak kopiëren/plakken (Format painter). Bij de muisaanwijzer zie je nu een verfkwast. ¾ Selecteer het cellenbereik A16:F16. ¾ Deselecteer het cellenbereik A16:F16. Je merkt dat beide cellenbereiken een lichtgrijze vulling hebben. ¾ Breng op dezelfde manier ook een lichtgrijze achtergrond aan in het cellenbereik A4:A15. 4.13.2

Verwijderen van gegevens in een cellenbereik We verwijderen de gegevens van SERVERIJNS Els en MERMANS Jakke, zonder dat we de volledige rijen verwijderen. ¾ Selecteer het cellenbereik A11:F12 en druk op de Delete-toets. Je merkt dat alle gegevens in het cellenbereik verwijderd zijn. De opmaak van de cellen is echter gebleven. Je ziet dat de cellen A11 en A12 nog steeds een grijze achtergrond hebben. Ook de opmaak m.b.t. getallen e.d. is gebleven. ¾ Typ 5,3 in cel F11. Je merkt dat de cel onmiddellijk opgemaakt wordt als 5,30. ¾ Klik twee keer op de knop Ongedaan maken (Undo) zodat de gegevens van de twee cursisten terug in de tabel worden weergegeven.

4.13.3

Verwijderen van data en opmaak Je kan, naast de gegevens in een cellenbereik, ook de opmaak verwijderen. ¾ Selecteer het cellenbereik A11:F12. ¾ Open de keuzelijst Wissen (Clear) in de groep Bewerken (Editing), tabblad Start (Home).

Alles wissen (Clear all)

Je verwijdert de opmaak, de inhoud en de opmerkingen in het cellenbereik. Opmerkingen bij een cel worden in het tweede deel behandeld.

Opmaak wissen (Clear formats)

Je verwijdert enkel de opmaak van de cellen binnen het cellenbereik.

Inhoud wissen (Clear contents)

Je verwijdert enkel de gegevens in het cellenbereik.

Opmerkingen wissen (Clear comments)

Enkel de opmerkingen bij de cellen in het cellenbereik worden gewist.

Meer functies - 97

¾ Kies Alles wissen (Clear all).

¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo). 4.13.4

Verwijderen van data en opschuiven resterende data Om de mogelijkheden te illustreren, voegen we enkele waarden toe in het werkblad. ¾ Typ 1 in G11, 2 in G12, 3 in G13 en 4 in G14. Je kan een cellenbereik verwijderen en de overige gegevens opschuiven. ¾ Selecteer het cellenbereik A11:F12. ¾ Open de keuzelijst Verwijderen (Delete) in de groep Cellen (Cells).

¾ Kies Cellen verwijderen (Delete cells).

Je merkt dat de tweede optie geselecteerd is. Excel veronderstelt dat je de cellen onder het cellenbereik dat je wist naar boven wenst te verplaatsen. ¾ Selecteer Cellen naar boven verplaatsen (Shift cells up) en klik OK. Je ziet dat enkel de cellen onder het cellenbereik naar boven zijn geschoven. De inhoud van het cellenbereik G11:G14 is ongewijzigd gebleven. Je kan ook de ganse rij verwijderen. In dat geval selecteer je Hele rij (Entire row) in het dialoogvenster Verwijderen (Delete). In dat geval zouden ook de waarden 1 en 2 in G13:G14 verwijderd worden. ¾ Sluit de werkmap. Je hoeft deze werkmap niet te bewaren.

Meer functies - 98

4.14

Beveiligen van het werkblad Indien je een werkblad hebt gemaakt dat door anderen moet worden ingevuld, dan wens je niet dat deze de inhoud van het werkblad wijzigen. Je kan een werkblad zodanig beveiligen dat gebruikers slechts bepaalde cellen kunnen invullen. ¾ Open de werkmap H04VB02.xlsx. Standaard wordt in Excel elke cel geblokkeerd als je een werkblad beveiligt. De cellen waartoe je iedereen toegang wil geven, moet je daarom eerst deblokkeren. We willen in het voorbeeld dat de gebruiker enkel de cellen in het cellenbereik B3:B7. kan invullen. ¾ Selecteer het cellenbereik B3:B7. ¾ Open de keuzelijst Opmaak (Format) in de groep Cellen (Cells), tabblad Start (Home). ¾ Kies Cellen opmaken (Format cells). ¾ Selecteer het tabblad Bescherming (Protection).

¾ Schakel de optie Geblokkeerd (Locked) uit en klik op OK. Je kan nu de rest van het werkblad beschermen vanuit de keuzelijst Opmaak (Format) of vanuit het tabblad Controleren (Review). ¾ Open de keuzelijst Opmaak (Format) en kies Blad beveiligen (Protect sheet).

Meer functies - 99

Je kan instellen wat de gebruikers mogen. Standaard kunnen deze alle cellen selecteren. Je kunt nu een wachtwoord ingeven. Indien je geen wachtwoord ingeeft, kunnen de gebruikers de beveiliging van het werkblad opheffen. Dat is wellicht niet de bedoeling. ¾ Typ pasw of een ander wachtwoord (maar je moet het wel onthouden). ¾ Klik op OK. ¾ Je moet het paswoord herhalen. Dat doe je en je klikt opnieuw op OK. We zullen nu proberen een cel te wijzigen. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B10. ¾ Klik in het formulevak en probeer een waarde in te geven.

Je hebt geen toegang tot de cel. ¾ Klik op de knop OK. We proberen de inhoud van B3 te wijzigen. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B3. ¾ Typ Jan en druk op de Enter-toets. Dit kan perfect. ¾ Bewaar de werkmap als H04VB03.xlsx in de voorbeeldenmap. We heffen de beveiliging opnieuw op. ¾ Open de keuzelijst Opmaak (Format) in de groep Cellen (Cells), tabblad Start (Home). ¾ Kies Beveiliging blad opheffen (Unprotect sheet). Je moet opnieuw het paswoord ingeven. ¾ Typ pasw en klik op OK. ¾ Je kunt nu opnieuw alle cellen van het werkblad wijzigen. Probeer dit uit! ¾ Sluit het document zonder het te bewaren.

Meer functies - 100

4.15

Terugblik We hebben in dit hoofdstuk een aantal functies besproken: TEKST.SAMENVOEGEN (CONCATENATE), HOOFDLETTERS (UPPER), AFRONDEN (ROUND), ALS (IF), … De ALS-functie laat je toe om een resultaat te tonen dat afhankelijk is van een bepaalde voorwaarde. We zijn ook dieper ingegaan op de opmaak van een werkblad. Je hebt geleerd hoe je een ander lettertype en tekengrootte kan kiezen. Je kan de tekst ook in het vet of cursief plaatsen. Je kan de tekst binnen een cel op verschillende manieren uitlijnen en dit zowel horizontaal als verticaal. Je kan ook een rand aan één of meerdere cellen toevoegen of cellen een vulling geven. De opmaak die je voor een cel of cellenbereik hebt ingesteld, kan je met de opdracht Opmaak kopiëren/plakken (Format painter) eenvoudig toepassen op een andere cel of cellenbereik. Indien je niet wenst dat je gebruikers bepaalde cellen in het werkblad wijzigen, kan je de cellen die de gebruikers wel mogen wijzigen deblokkeren en daarna het werkblad beveiligen.

4.16

Oefeningen Oefening 1 We kunnen het ideale gewicht van een persoon ook berekenen met de formule van Lorenz Vandervael. Voor vrouwen is het ideale gewicht 50 + ((grootte in cm – 150) x 0,6) terwijl dit voor mannen 50 + ((grootte in cm – 150) x 0,7) is. We spreken van Matig overgewicht indien het gewicht van de persoon zich vanaf 110% maar minder dan 130% van het ideaal gewicht bevindt. We spreken van Ernstig overgewicht indien het gewicht vanaf 130 % maar minder dan 200 % van het ideale gewicht is. We spreken van Massief overgewicht vanaf 200 % van het ideale gewicht.

De getallen in de kolom Ideale gewicht worden met één cijfer na de komma weergegeven. We merken op dat we geen interpretatie geven indien het gewicht het ideale gewicht is of zelfs onder het ideale gewicht is. Tip: Je kan een kolom maken waarin je het percentage berekent van het gewicht t.o.v. het ideale gewicht en deze kolom verbergen. De titel is opgemaakt in Arial, vet, 14 punten. De cellen A1:F1 zijn samengevoegd tot één cel. De subtiteltjes in rij 3 hebben een lichtgrijze achtergrond. Je kan vertrekken van H04OEF01s.xlsx. Bewaar de oefening als H04OEF01.xlsx. Meer functies - 101

Oefening 2 Je vertrekt van de werkmap H04OEF02s.xlsx. Maak een werkblad dat er als volgt uitziet:

In de kolom G maak je een kopje Beoordeling bij. In het cellenbereik G5:G14 moet in elke cel de beoordeling Voldoende of Onvoldoende komen. Indien het gemiddelde 5 of hoger is, dan is de beoordeling Voldoende, indien het gemiddelde lager is dan 5, is de beoordeling Onvoldoende. De titel is weergegeven in het lettertype Arial, Vet, 12 punten. De subtiteltjes, de namen van de cursisten en de beoordeling zijn vet weergegeven. Bewaar het resultaat als H04OEF02.xlsx. Oefening 3 Je breidt de vorige oefening uit. De beoordeling wordt nu als volgt gegeven: •

Minder dan 5: Onvoldoende

•

5 of meer, maar minder dan 7: Voldoende

•

7 of meer, maar minder dan 8: Onderscheiding

•

8 of meer: Grote onderscheiding

Bewaar het resultaat als H04OEF03.xlsx. Oefening 4 Je vertrekt van de vorige oefening. Geef de titel als tekengrootte 14 en centreer de titel in het cellenbereik A1:G1. Plaats in de linkerhoek van de tabel, in cel A3, de labeltjes vak en naam. Beide labeltjes moeten in dezelfde cel komen met een diagonale lijn ertussen. Het resultaat moet er – in afdrukweergave – uitzien als in de schermafdruk. Tip: Om een tweede lijn te creëren binnen dezelfde cel klik je op Alt+Enter. Bewaar het resultaat als H04OEF04.xlsx.

Meer functies - 102

Oefening 5 Je vertrekt van de werkmap H04OEF05s.xlsx. Plaats de titel in het lettertype Arial, in het vet en schuin met een lettergrootte van 16 punten. Gebruik hiervoor de opdrachten in het lint. Je zorgt ervoor dat de hoogte van de eerste rij vergroot wordt tot 40 punten. De tekst ‘Permanentieregeling’ moet horizontaal en verticaal gecentreerd zijn over A1:G1. Verwijder de tweede rij. Breng de nodige vulling aan zodat je volgend resultaat verkrijgt.

Bewaar de oefening als H04OEF05.xlsx. Oefening 6 We werken verder op de vorige oefening. Kies voor elke naam een kleur en zorg dat de tabel is opgevuld met de juiste kleuren. Maak gebruik van de opdrachten in het lint. Als je dubbelklikt op de knop Opmaak kopiëren/plakken (Format painter) dan kan je meerdere cellenbereiken opmaken. Bewaar de oefening als H04OEF06.xlsx.

Meer functies - 103

Oefening 7 Maak een nieuwe werkmap aan. Je geeft in cel B2 een getal in. Excel berekent de faculteit van dit getal. De faculteit van een getal wordt als volgt gedefinieerd (met een punt voor een vermenigvuldiging): 0! = 1 n! = n.(n-1)! Zo is 5! = 5.4! = 5.4.3! = 5.4.3.2! = 5.4.3.2.1! = 5.4.3.2.1.0! = 5.4.3.2.1.1 = 120.

De notatie in cel B4 maakt natuurlijk gebruik van de waarden in B2 en B3. De cel is rechts uitgelijnd. De titel is in het vet weergegeven. Het cellenbereik A2:A4 heeft een lichtoranje achtergrond, het cellenbereik B2:B4 een donkeroranje achtergrond. Het cellenbereik A2:B4 heeft randen. De rasterlijnen van Excel worden niet getoond. Bewaar het resultaat als H04OEF07.xlsx. Oefening 8 Maak een nieuwe werkmap die er als volgt uitziet:

De getallen in de kolom Arabisch getal zijn ingegeven, de getallen in de kolom Romeins getal zijn berekend. Zoek de gepaste functie. De cellen zijn opgemaakt in drie verschillende tinten van geel. De titels zijn gecentreerd. Bewaar het resultaat als H04OEF08.xlsx. Oefening 9 Vertrek van een nieuw werkblad en typ in cel A1 de tekst Dit is speels. Maak de tekst op zodat hij er (ongeveer) als volgt uitziet:

Bewaar het werkblad als H04OEF09.xlsx.

Meer functies - 104

Oefening 10 Je vertrekt van de werkmap H04OEF10s.xlsx. Zorg ervoor dat de gebruikers enkel de cellen in het cellenbereik B5:D14 kunnen aanpassen. Bewaar het resultaat als H04OEF10.xlsx.

Meer functies - 105

5

Afdrukken van een werkblad

5.1

Inleiding Indien je een groot werkblad hebt met bovenaan een titel en eventueel wat andere kopjes, dan kan je deze titels vastzetten. Je blijft de titels zien als je naar onder bladert in je werkblad. Je kan een werkblad ook splitsen in twee delen zodat je twee verschillende gebieden van het werkblad ziet. We geven in dit hoofdstuk een ruim overzicht van de mogelijke pagina-instellingen: afdrukstand, marges, titels afdrukken, … Je kan kopen/of voetteksten aanmaken, een werkblad verkleinen, enz.

5.2

Splitsen van een werkblad We vertrekken van de werkmap H05VB01s.xlsx. ¾ Open de werkmap H05VB01s.xlsx.

Het werkblad bevat de planning voor een cursus PC- en Netwerkbeheer. We splitsen het werkblad. ¾ Selecteer het tabblad Beeld (View) en klik op de knop Splitsen (Split).

Afdrukken van een werkblad - 106

Je merkt dat het werkblad, zowel horizontaal als verticaal, gesplitst wordt. Je kan nu in de twee (horizontaal gescheiden) gedeelten afzonderlijk navigeren. Indien je bv. in het eerste deel op de PgDn-toets klikt, blijft het beeld van het onderste gedeelte hetzelfde. ¾ Klik opnieuw op de knop Splitsen (Split) om de splitsing ongedaan te maken. Indien je enkel horizontaal wil splitsen, plaats je de celwijzer in de linkerkolom, maar niet in de cel A1, en klik je op de knop Splitsen (Split). Indien je de celwijzer in een willekeurige cel, bv. C9, plaatst, wordt het werkblad gesplitst voor kolom C en rij 9. ¾ Probeer deze mogelijkheden uit.

5.3

Vastzetten van een titel In het voorbeeld staat bovenaan een titel en de kopjes Datum, Van,… In de kolommen staan telkens heel wat gegevens. Indien je met de celwijzer naar beneden gaat in het werkblad, zie je de titeltjes van het werkblad niet meer. Dat is vervelend. ¾ Druk op de toets PgDn.

We kunnen er voor zorgen dat een aantal rijen (en eventueel kolommen) steeds zichtbaar blijven op het scherm. Je plaatst de invoegpositie in de cel onder (en eventueel rechts van) de rijen (en eventueel kolommen) die als titel gelden. ¾ Druk op Ctrl+Home zodat alle rijen die je als titel wenst, zichtbaar zijn. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel A3. ¾ Selecteer het tabblad Beeld (View). ¾ Open de keuzelijst Deelvensters blokkeren (Freeze panes) en kies Titels blokkeren (Freeze Top Row). Excel plaatst een lijn om aan te geven welke rijen als titels gedefinieerd zijn. Afdrukken van een werkblad - 107

¾ Druk op de PgDn-toets om het effect te zien.

Je kan de instelling steeds weer uitschakelen via de keuzelijst Deelvensters blokkeren (Freeze panes).

5.4

Pagina-instellingen Indien we dit werkblad afdrukken, zal dit meerdere bladzijden beslaan. In dat geval is het nuttig om de bladzijden te nummeren. We gaan daarom iets dieper in op de mogelijkheden bij het afdrukken van een werkblad. ¾ Selecteer het tabblad Pagina-indeling (Page layout). ¾ Klik op het startpictogram van de groep Pagina-instelling (Page setup).

5.4.1

Tabblad Pagina In dit tabblad kan je een aantal instellingen geven m.b.t. bladzijde(n) die je afdrukt.

In het vak Stand (Orientation) kan je de afdrukstand, staand of liggend, opgeven. De opties in het vak Schaal (Scaling) laten je toe om het werkblad te vergroten of te verkleinen voor de afdruk. Het formaat van het werkblad op het scherm wordt niet gewijzigd. Je kunt het blad verkleinen tot 10 procent van het normale formaat of vergroten tot 400 procent. Met Aanpassen aan (Fit to) verklein je het blad of de geselecteerde bladen voor de afdruk, zodat dit op het opgegeven aantal pagina's past, in de breedte en/of in de lengte. Je kunt het aantal pagina's in de breedte en het aantal pagina's in de lengte onafhankelijk van elkaar wijzigen. Het blad (of de geselecteerde bladen) wordt proportioneel verkleind of vergroot, waarbij de relatieve afmetingen bewaard blijven, zodat het wellicht op minder pagina's dan het opgegeven aantal kan worden afgedrukt. Het werkblad is hier iets te breed voor één bladzijde. We stellen dit bij voor het afdrukken. Het aantal bladzijden in de lengte nemen we hoog genoeg (bv. 10). Afdrukken van een werkblad - 108

¾ Selecteer Aanpassen aan 1 bij 10 pagina’s (Fit to 1 page wide by 10 tall). Je selecteert het gewenste papierformaat (A4, Letter, Legal, enz...) in de keuzelijst Papierformaat (Paper size). Je selecteert de resolutie voor het afdrukken bij Afdrukkwaliteit (Print quality). De resolutie geeft het aantal puntjes per inch (dots per inch of dpi) weer dat voor het afdrukken gebruikt wordt. Hoe groter het aantal, hoe beter de kwaliteit. Hier kan je kiezen tussen 600 dpi en 1200 dpi. Het kan best zijn dat de printer die je geselecteerd hebt andere mogelijkheden biedt. Met de optie Paginanummering starten op pagina (First page number) geef je op met welk nummer moet worden begonnen bij het nummeren van de afgedrukte pagina's. Indien je op de knop Opties (Options) klikt, krijg je nog een aantal bijkomende opties die je kunt instellen. De opties zijn afhankelijk van de printer die je geselecteerd hebt. Het zijn instellingen die normaal in Windows zelf zijn ingesteld. ¾ Klik op de knop Opties (Options).

Je hebt hier verschillende tabbladen met diverse mogelijke instellingen. ¾ Klik Annuleren (Cancel) om de instellingen ongemoeid te laten. 5.4.2

Tabblad marges In het tabblad Marges (Margins) kunnen we de witruimte aan de zijkant van het blad instellen. ¾ Selecteer het tabblad Marges (Margins).


De boven- en ondermarge zijn standaard ingesteld op 1,9 cm. Linker- en rechtermarge zijn ingesteld op 1,8 cm. Excel kan een kopen voettekst toevoegen aan je werkblad. De positie van deze kopen voettekst kan je bepalen. ¾ Wijzig de ondermarge in 1,5 cm. Indien je een bepaalde marge wijzigt, wordt de lijn in het voorbeeld opgelicht. Je kunt een werkblad ook horizontaal of verticaal centreren. Het werkblad komt dan in het midden van de bladzijde (horizontaal en/of verticaal). 5.4.3

Tabblad Koptekst/voettekst Het tabblad Koptekst/voettekst (Header/Footer) laat je toe om een koptekst en/of voettekst in te geven. ¾ Selecteer het tabblad Koptekst/voettekst (Header/Footer).


Een koptekst bevat informatie die bovenaan elke bladzijde komt te staan, een voettekst bevat de informatie die onderaan elke bladzijde komt te staan. Standaard plaatst Excel geen kop- of voettekst. In de keuzelijsten Koptekst en Voettekst (Header/Footer) staan een aantal veel voorkomende kopen voetteksten. We willen geen koptekst. De voettekst willen we aanpassen. ¾ Klik op de knop Aangepaste voettekst (Custom Footer).

In het vak Links (Left selection) plaatsen we de tekst 2007-2008. ¾ Typ 2007-2008 in het linkervak. In het middelste vak willen we een aanduiding voor het paginanummer. De tekst wordt automatisch gecentreerd. ¾ Druk op de Tab-toets om naar het tweede vak te springen. ¾ Typ blz. (gevolgd door een spatie) en klik op het pictogram met het #-teken. Dit voegt het paginanummer toe. In het kader zie je de tekst blz. & [Pagina] (blz. & [Page]). De aanduiding [Pagina] ([Page]) geeft aan dat hier de actuele pagina moet ingevuld worden. Rechts plaatsen we de tekst PC- en Netwerkbeheer. De tekst wordt automatisch rechts uitgelijnd. ¾ Klik in het vak Rechts (Right selection) en typ PC- en Netwerkbeheer. We kunnen de tekst ook schuin afdrukken of in een ander lettertype. Daartoe selecteren we de tekst en klikken we op de knop met de letter A. Het is jammer dat we hier geen sneltoets of miniwerkbalk kunnen gebruiken. ¾ Selecteer 2007-2008 en klik op de knop met de letter A. ¾ Selecteer Cursief (Italic) bij Tekenstijl (Font style) en klik op OK. De tekst wordt nu schuin weergegeven. ¾ Doe hetzelfde voor het middelste en het rechtse vak. ¾ We verlaten het scherm Voettekst (Footer). Klik OK. Je komt opnieuw terecht in het tabblad Koptekst/voettekst (Header/Footer) van het dialoogvenster Pagina-instelling (Page setup). Je krijgt in een kader onderaan een voorbeeld van de voettekst. 5.4.4

Tabblad Blad Het tabblad Blad (Sheet) laat ons toe een aantal instellingen op het niveau van het werkblad in te stellen. Afdrukken van een werkblad - 111

¾ Selecteer het tabblad Blad (Sheet).

Het kan best zijn dat je niet het ganse werkblad wenst af te drukken, maar slechts een bepaald bereik. Dit geef je op bij Afdrukbereik (Print area). Gebruik deze optie als je altijd een bepaald bereik van het werkblad wilt afdrukken. Als je telkens verschillende gebieden wilt afdrukken, selecteer je eerst het af te drukken bereik en kies je vervolgens de opdracht Afdrukken (Print) in het Office-menu, waarna je het keuzerondje Selectie (Selection) selecteert. Rechts in de keuzelijst heb je de knop Dialoogvenster samenvouwen. Indien je op deze knop klikt, kan je het bereik selecteren in het werkblad. We hebben de knop al eerder aangehaald. Indien je werkblad uit meerdere bladzijden bestaat, kan je bij elke bladzijde een aantal rijen en kolommen herhalen. Dit vind je in het vak Titels afdrukken (Print titles). We zullen de subtiteltjes op elke bladzijde afdrukken. ¾ Klik op de knop Dialoogvenster samenvouwen bij Rijen bovenaan op elke pagina (Rows to repeat at top). ¾ Klik in de rij 2. Excel markeert automatisch de ganse rij en geeft dit aan in het dialoogvenster als $2:$2. Druk op de Enter-toets. In dit tabblad geef je ook op of de rasterlijnen en de rijen kolomkoppen moeten worden afgedrukt. Indien je cellen in kleur hebt opgemaakt, kan je opteren om toch zwart/wit af te drukken door de optie Zwart-wit te selecteren. Als je Conceptkwaliteit (Draft quality) selecteert, worden de rasterlijnen en de meeste afbeeldingen niet afgedrukt. De opmerkingen die je aan cellen hebt toegevoegd (zie Excel 2007 – Gevorderden), kan je ook afdrukken. Je kan ook kiezen of je fouten in cellen al of niet afdrukt. Bij Paginavolgorde (Page order) selecteer je de volgorde waarin pagina’s worden afgedrukt. Dat is natuurlijk enkel van belang indien je werkblad uit meerdere pagina’s bestaat. We drukken het werkblad af. ¾ Klik Afdrukken (Print). ¾ In het dialoogvenster Afdrukken (Print) klik je op Voorbeeld (Preview). Het resultaat ziet er als volgt uit.


Onderaan zie je de voettekst:

De kopjes worden op elke bladzijde herhaald. ¾ Druk op de PgDn-toets om de volgende bladzijde te zien. De functie van de toets PgDn werkt enkel indien je het volledige blad toont, m.a.w. indien de muiswijzer eruit ziet als een vergrootglas. Indien dit niet het geval is, moet je nogmaals klikken.

¾ Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten (Close print preview) om het venster met het afdrukvoorbeeld te sluiten. ¾ Bewaar het werkblad als H05VB02.xlsx. 5.4.5

Pagina-einden invoegen Indien je het werkblad afdrukt, beslaat dit meerdere bladzijden. Excel plaatst zoveel mogelijk lijnen op eenzelfde bladzijde. Je kan echter zelf ook pagina-einden invoegen zodat je kan bepalen waar zeker een nieuwe bladzijde moet genomen worden. In de eerste kolom staan een aantal datums. We willen dat voor elke maand een andere bladzijde wordt genomen. Indien je de celwijzer plaatst in een cel van de eerste kolom, wordt enkel een horizontaal pagina-einde ingevoegd. Indien je de celwijzer plaatst in een cel van een andere kolom, wordt zowel een horizontaal als een verticaal pagina-einde ingevoegd. Indien je zelf de pagina’s wil indelen, kan je best in pagina-indeling werken. ¾ Kik op de knop Pagina-indeling (Page layout) in de weergavebalk, rechts in de statusbalk.

In pagina-indeling kan je geen titels blokkeren. Je heft dus de titelblokkering op. ¾ Klik OK. We maken nu een pagina-einde aan voor rij 27. ¾ Plaats de muiswijzer in rij 27. Dat is de cel onder de rij waar we een horizontaal pagina-einde willen invoegen. Afdrukken van een werkblad - 113

¾ Selecteer het tabblad Pagina-indeling (Page layout). ¾ Open de keuzelijst Eindermarkeringen (Breaks) in de groep Pagina-instelling (Page setup) en kies Pagina-einde invoegen (Insert page break).

Je merkt onmiddellijk de bladsprong. ¾ Plaats de muiswijzer in cel 84. ¾ Open de keuzelijst Eindemarkeringen (Breaks) en kies Pagina-einde invoegen (Insert page break). ¾ Voeg nu ook een pagina-einde toe voor de andere maanden. We bekijken het resultaat in afdrukweergave. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Afdrukken / Afdrukvoorbeeld (Print/ Print preview). Je ziet wellicht niet de bladsprongen die je gedefinieerd hebt. Dat komt omdat de optie Aanpassen aan nog ingesteld is in het dialoogvenster Pagina-instelling (Page setup). ¾ Klik op de knop Pagina-instelling (Page setup). ¾ Selecteer Verkleinen/vergroten tot (Adjust to) bij Schaal (Scaling). ¾ We willen de gegevens iets kleiner afdrukken om ze volledig op een bladzijde te krijgen. Geef de waarde 80% in na Verkleinen/vergroten tot (Adjust to). ¾ Klik OK.


Je merkt dat je enkel de rijen krijgt boven het pagina-einde. ¾ Druk enkele keren op PgDn om de overige pagina’s te zien. ¾ Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten (Close print preview). 5.4.6

Pagina-einden weergeven en verplaatsen Indien je de weergave Pagina-eindevoorbeeld (Page break preview) kiest, zie je de pagina-einden zeer goed en kan je ze gemakkelijk verplaatsen. ¾ Klik op de knop Pagina-eindevoorbeeld (Page break preview) in de weergavebalk.


Excel geeft aan wat je moet doen om een pagina-einde te verplaatsen. Je kan ze gewoon verslepen naar een andere positie. ¾ Klik OK. Indien je zelf een pagina-einde hebt ingevoegd, wordt dit als een volle lijn getoond. De pagina-einden die Excel automatisch toevoegt, worden in stippellijn getoond. ¾ Sleep het tweede horizontale pagina-einde twee rijen naar onder. Je kan een pagina-einde dat door Excel is toegevoegd ook verplaatsen. In dat geval wordt het automatisch pagina-einde omgezet in een handmatig pagina-einde en wordt het met een volle lijn getoond. Merk ook op dat de paginanummers als achtergrond zijn weergegeven. We maken de wijziging ongedaan. ¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo). 5.4.7

Pagina-einden verwijderen Je kan handmatige pagina-einden verwijderen. Om een horizontaal pagina-einde te verwijderen, plaats je de muiswijzer in een cel onder het pagina-einde, om een verticaal pagina-einde te verwijderen, plaats je de muiswijzer in een cel rechts van het pagina-einde. ¾ Plaats de muiswijzer in de cel A27. ¾ Open de keuzelijst Eindemarkeringen (Breaks) in de groep Pagina-instelling (Page setup), tabblad Pagina-indeling (Page layout). ¾ Kies Pagina-einde verwijderen (Remove page break). Excel herschikt onmiddellijk de pagina’s. In dit geval voegt Excel een pagina-einde toe na rij 63. Indien je alle pagina-einden wil verwijderen, open je de keuzelijst Eindemarkeringen (Breaks) en kies je Pagina-einden opnieuw instellen (Reset all page breaks). We keren terug naar normale weergave. ¾ Klik op de knop Normaal (Normal) in de weergavebalk.

5.4.8

Afdrukbereik opgeven Je kan voor je het dialoogvenster Afdrukken (Print) oproept, het bereik opgeven dat je wenst af te drukken. ¾ Selecteer het cellenbereik A1:F40. ¾ Selecteer het tabblad Pagina-indeling (Page layout). ¾ Open de keuzelijst Afdrukbereik (Print area) en kies Afdrukbereik bepalen (Set print area). Indien je nu het dialoogvenster Afdrukken (Print) oproept, wordt standaard enkel dit afdrukbereik afgedrukt. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Afdrukken / Afdrukvoorbeeld (Print/ Print preview). Je merkt dat je nu enkel het geselecteerde bereik afdrukt. ¾ Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten (Close print preview). We wissen het afdrukbereik opnieuw. ¾ Open de keuzelijst Afdrukbereik (Print area) en kies Afdrukbereik wissen (Clear print area).


5.5

Kop- en voetteksten in Pagina-indeling We merken op dat we een kop- of voettekst ook rechtstreeks in pagina-indeling kunnen ingeven. ¾ Klik op de knop Pagina-indeling (Page layout), in de weergavebalk, rechts in de statusbalk. ¾ In pagina-indeling kan je geen titels blokkeren. Klik OK. Je krijgt onderaan drie rechthoeken waarin je informatie kan plaatsen. Je merkt ook het bijkomende tabblad Ontwerpen (Design). We keren terug naar de normale weergave. ¾ Klik op de knop Normaal (Normal) in de weergavebalk.

5.6

Opslaan als

5.6.1

Het werkblad opslaan We slaan de werkmap op onder de naam H05VB01.xlsx. We hebben dit tot nu toe steeds gedaan in het formaat van Excel 2007. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Opslaan als (Save as). ¾ Kies Excel-werkmap (Excel workbook). ¾ Selecteer de oefeningenmap. ¾ Wijzig de naam in H05VB01 en klik op Opslaan (Save).

5.6.2

Een werkblad opslaan in een andere versie Indien je een werkblad maakt in Excel 2007 en je wenst een werkblad door te geven aan een gebruiker die bv. nog werkt met Excel 2003, dan kan dit. We illustreren de methode. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Opslaan als (Save as).

Je merkt dat de keuze Excel 97-2003-werkmap in het menu staat. ¾ Kies Excel 97-2003-werkmap (Excel 97-2003 workbook). ¾ Geef als bestandsnaam H05VB02 en klik op Opslaan (Save). De werkmap wordt bewaard als H05VB02.xls. De bestandsextensie in Excel 97 tot Excel 2003 was immers xls.


In dit geval bevat de werkmap geen speciale functies uit Excel 2007 en zal Excel de werkmap zonder morren bewaren. Indien je functionaliteiten gebruikt die in Excel 2007 bestaan, maar niet in Excel 2003, dan krijg je een waarschuwing. Deze kan er bv. als volgt uitzien:

Excel waarschuwt je hier dat de werkmap een tabel met tabelstijl bevat die niet kan weergegeven worden in de gekozen versie. Indien je de werkmap toch wil opslaan, met een verlies aan functionaliteit, dan kies je voor Doorgaan (Continue). Het werkblad kan nu geopend worden in Excel 97, 2000, XP of 2003. Merk op dat de naam van de werkmap de extensie xls heeft. Je kan het natuurlijk ook nog steeds in een latere versie openen. ¾ Sluit de werkmap.

5.7

Terugblik Je kan titels vastzetten. Dit betekent dat één of meerdere rijen of kolommen steeds zichtbaar blijven op het scherm. Je kan een venster ook splitsen. Je kan dan een beeld zien van twee willekeurig verschillende delen van het werkblad. We zijn in dit hoofdstuk ook dieper ingegaan op het afdrukken van een werkblad. Je hebt geleerd hoe je de marges moet wijzigen, een kop- of voettekst moet toevoegen, een afdrukbereik kan bepalen, … Kop- en voetteksten kan je trouwens ook maken in paginaindeling. Je ziet dan onmiddellijk hoe en waar ze worden weergegeven.

5.8

Oefeningen Oefening 1 Open de werkmap H05OEF01s.xlsx. Pas de werkmap aan zodat ze er als volgt uit ziet (we tonen de eerste en laatste rijen):


Voeg een voettekst toe. Links staat je naam (die ingesteld is op je pc) met de vermelding Vertrouwelijk, in het midden de datum en rechts het paginanummer.

Bewaar het resultaat als H05OEF01.xlsx. Oefening 2 Ontwerp de factuur waarvan je hierbij het bovenste en onderste gedeelte ziet.

(…)


De naam van de firma is gegeven in het lettertype Times New Roman 18 punten, en is vet afgedrukt. Voor het adres, telefoonnummer, enz. is hetzelfde lettertype gebruikt. De tekengrootte is daar slechts 12 punten. De titeltjes ‘Factuurnummer’, ‘Datum’ en ‘BTWnummer klant:’ zijn weergegeven in hetzelfde lettertype met tekengrootte 10 punten en zijn niet meer in het vet afgedrukt. In de kolom Totaal wordt automatisch het totaal per artikel gemaakt. Onderaan komen de algemene totalen. Je mag veronderstellen dat het BTW-percentage steeds 21 % is. Druk de factuur af. Let erop dat er geen kop- of voettekst aanwezig is. Bewaar het resultaat als H05OEF02.xlsx. Oefening 3 Open de werkmap H05OEF03s.xlsx. Zorg ervoor dat volgende pagina-instellingen gelden: •

Afdrukstand liggend

•

Linkermarge 3 cm

•

Verticaal gecentreerd

Je vergroot het werkblad tijdens het afdrukken tot 125 %. Bewaar het resultaat als H05OEF03.xlsx. Oefening 4 In bijlage vind je de werkmap H05OEF04s.xls. Het is een werkmap die in de vorige versie van Excel gemaakt is (Excel 2003). Open de werkmap. Welke vermelding krijg je in de titelbalk? Ga – in de helpschermen – na wat dit juist betekent.


6

Van werkbladen tot werkmap

6.1

Inleiding We hebben reeds vroeger aangehaald dat één enkele werkmap meerdere werkbladen kan bevatten. In dit hoofdstuk illustreren we dit. Informatie uit de verschillende werkbladen van een werkmap kunnen we opnieuw gebruiken om een ander werkblad samen te stellen. In een vorig hoofdstuk hebben we gegevens van een cellenbereik naar een ander cellenbereik gekopieerd. De rijen uit het cellenbereik werden gekopieerd naar andere rijen; de kolommen naar andere kolommen. In dit hoofdstuk komt een techniek aan bod om een reeks cellen uit een rij te kopiëren naar een kolom of omgekeerd. Dikwijls moeten we bij een werkblad wat tekst bijvoegen. “Tekst verwerken” doe je normaal met een tekstverwerkingsprogramma. Zoals je hebt gezien in een vorig hoofdstuk hebben we ook hier veel mogelijkheden: andere lettertypes, vet afdrukken, ... We kunnen tekst die we ingeven in een cel ook spreiden over meerdere regels en de schikking verzorgen. We leren hoe.

6.2

Voorbeeld H06VB01.xlsx We willen het volgende werkblad als resultaat. Het is de bedoeling dat we enkel de getallen in kolom B en de getallen op de diagonaal invullen. De andere moeten we berekenen m.b.v. formules.

Het werkblad geeft de kruiselingse wisselkoersen van één dag weer. We zullen op deze manier 3 tabellen maken, telkens in een ander werkblad van dezelfde werkmap. De tabellen geven de wisselkoersen weer van enkele opeenvolgende dagen. Daarna berekenen we het gemiddelde, de laagste waarde, ...

6.3

Transponeren Onder transponeren verstaan we het omzetten van rijen naar kolommen of omgekeerd. Het woord komt van het Latijnse transponere wat overbrengen of overzetten betekent. Het is een term die ook in de wiskunde, bij matrixleer, wordt gebruikt. We geven de valutasymbolen in. We vertrekken van een nieuwe werkmap. ¾ Typ EUR in cel B1 en druk op→. ¾ Typ USD en druk op →. ¾ Typ GBP en druk op →. ¾ Typ CHF en druk op →. ¾ Typ JPY en druk op Ctrl+Enter. Van werkbladen tot werkmap - 121

We kopiëren nu het cellenbereik B1:F1 naar het cellenbereik A2:A6. De cellen uit rij 1 willen we dus kopiëren naar cellen uit kolom A. Je moet zoals steeds bij het kopiëren van cellen eerst het cellenbereik selecteren. ¾ Selecteer het cellenbereik B1:F1. ¾ Klik op de knop Kopiëren (Copy) in de groep Klembord (Clipboard), tabblad Start (Home). We selecteren nu het nieuwe gebied en plakken het gekopieerde met Plakken speciaal (Paste special). ¾ Selecteer A2:A6. Eigenlijk is het voldoende dat je hier de eerste cel (A2) selecteert. ¾ Open de keuzelijst Plakken (Paste) in de groep Klembord (Clipboard), tabblad Start (Home). ¾ Kies Plakken speciaal (Paste special).

In de schermafdruk merk je dat de optie Alles (All) geselecteerd is. Dat is goed. Onderaan kan je het selectievakje Transponeren (Transpose) aanklikken om de optie te selecteren. ¾ Selecteer Transponeren (Transpose) en klik OK. ¾ Klik op de Escape-toets om de selectie ongedaan te maken. Je komt terug in het werkblad terecht. De cellen in rij 1 zijn gekopieerd naar de cellen in kolom A. Netjes is dat!

6.4

Getallen en formules ingeven We geven de waarden in, in rij 2. We merken op dat je ook voor het ingeven van de komma de punt kan gebruiken op het numerieke toetsenbord. ¾ Geef volgende waarden in:

Van werkbladen tot werkmap - 122

B2

1

C2

0,85450

D2

0,60520

E2

1,52380

F2

107,2800

¾ Geef de waarde 1 in, in de cellen op de diagonaal. C3

1

D4

1

E5

1

F6

1

We brengen nu in de cel B3 de formule om de waarde van de Amerikaanse dollar (USD) te berekenen in Euro. Het omgekeerde is gegeven in cel C2. De formule in B3 luidt dus =1/C2. Ook de andere formules zijn vrij eenvoudig te vinden. B3 B4 B5 B6

= = = =

1/C2 1/D2 1/E2 1/F2

E4 F4

=E2/D2 =F2/D2

D3 E3 F3

=D2/C2 =E2/C2 =F2/C2

D5 D6

=1/E4 =1/F4

C4 C5 C6

=1/D3 =1/E3 =1/F3

F5 E6

=F2/E2 =1/F5

¾ Plaats de formules in de aangegeven cellen. We centreren de titeltjes in rij 1. ¾ Selecteer het cellenbereik B1:F1 en klik op de knop Centreren (Center) in de groep Uitlijning (Alignment), tabblad Start (Home). We zorgen ervoor dat de getallen worden weergeven met 5 cijfers na de komma. ¾ Selecteer het cellenbereik B2:F6. ¾ Klik op het startpictogram in de groep Getal (Number). ¾ Selecteer Getal (Number) bij Categorie (Category). ¾ Typ 5 bij Decimalen (Decimal places). Je kunt ook op de pijltjes van de lijst klikken om de waarde te vergroten of te verkleinen. ¾ Klik op OK. ¾ Zorg ervoor dat de eerste rij en de eerste kolom een lichtgrijze vulling hebben. Plaats ook een lijntje aan de onderkant van de cellen in rij 1 en aan de rechterkant van de cellen in kolom 1.


¾ Bewaar het werkblad als H06VB01.xlsx.

6.5

Tekst uitvullen Excel biedt je een aantal mogelijkheden om tekst op te maken. We hebben in de vorige hoofdstukken al gezien hoe we een ander lettertype kunnen kiezen, hoe we tekst in het schuin of in het vet kunnen afdrukken, ... In dit hoofdstuk geven we in een cel een (vrij) lange tekst in. We spreiden de inhoud van deze cel over meerdere kolommen en regels. ¾ Voeg vier rijen in bovenaan het werkblad H06VB01.xlsx. We geven nu in cel A1 de volgende tekst in. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel A1 en typ de tekst: Je vindt hieronder

de kruiselingse wisselkoersen van de volgende landen: België, Amerika, Groot-Brittannië, Zwitserland en Japan. De koersen zijn genoteerd op 10 juli 2001. Druk op de Enter-toets.

De tekst komt in cel A1. We willen de tekst nu spreiden over de kolommen A tot F. ¾ Selecteer het cellenbereik A1:F1. ¾ Open de keuzelijst Doorvoeren (Fill) in de groep Bewerken (Editing), tabblad Start (Home). ¾ Kies Uitvullen (Justify).

De tekst zal gespreid worden over de rijen 1, 2 en 3. We hebben slechts één rij geselecteerd. Excel waarschuwt je hiervoor. Indien er al gegevens staan in de onderliggende rijen, gaan deze verloren. Wij hebben 4 lege rijen ingevoegd. Er is dus geen probleem. ¾ Kies OK. De tekst staat nu in de cellen A1, A2 en A3.


6.6

Meerdere werkbladen in een werkmap We willen nu de kruiselingse wisselkoersen weergeven voor drie dagen (10, 11 en 12 juli). Daartoe kopiëren we de inhoud van het werkblad Blad1 (Sheet1) naar de tabbladen Blad2 (Sheet2) en Blad3 (Sheet3). Daarna passen we de getallen aan. ¾ Selecteer het cellenbereik A1:F10. ¾ Klik op de knop Kopiëren (Copy) in de groep Klembord (Clipboard), tabblad Start (Home). ¾ We selecteren het tweede tabblad door te klikken op het tabje Blad2 (Sheet2). We plakken de inhoud in dit werkblad. ¾ Klik op de knop Plakken (Paste) in de groep Klembord (Clipboard), tabblad Start (Home).

Rechtsonderaan zie je het pictogram Plakopties (Paste options). Indien je de muiswijzer op het pictogram plaatst, krijg je een keuzelijst. ¾ Open de keuzelijst Plakopties (Paste options).

We willen in dit werkblad dezelfde breedte voor de kolommen als in het eerste werkblad. ¾ Selecteer Breedte van bronkolommen behouden (Keep source column widths). De kolombreedten worden onmiddellijk aangepast. De inhoud bevindt zich nog steeds in het klembord. We kopiëren het naar een derde tabblad. ¾ Selecteer tabblad Blad3 (Sheet3) en klik Plakken (Paste). ¾ Selecteer Breedte van bronkolommen behouden (Keep source column widths) in de keuzelijst Plakopties (Paste options). We hebben nu 3 tabbladen waarin dezelfde informatie staat. ¾ Wijzig nu het tabblad Blad2 (Sheet2) in de volgende cellen: A3 C6 D6

11 juli 0,86110 0,60780 Van werkbladen tot werkmap - 125

E6 F6

1,51940 107,21001

¾ Wijzig ook het tabblad Blad3 (Sheet3) als volgt: A3 C6 D6 E6 F7

12 juli 0,85380 0,60710 1,51380 106,16000

Indien je een tabblad wenst te selecteren waarvan de tab niet meer zichtbaar is op het scherm, kan je onderaan de werkmap de tabs verschuiven m.b.v. de volgende knoppen: Klikken op de buitenste pijltjes (met de streepjes) toont het eerste of het laatste blad. De twee middelste pijltjes kan je gebruiken om het vorige of volgende tabblad te tonen.

6.7

Opslaan van de werkmap We hebben in één enkele werkmap nu drie verschillende tabbladen gecreëerd. Indien we de werkmap opslaan - zoals we dat tot nu toe deden - worden alle werkbladen bewaard. ¾ Bewaar de werkmap opnieuw als H06VB01.xlsx.

6.8

Invoegen en verwijderen van een werkblad Je hebt nu drie verschillende tabbladen in één enkele werkmap. We zullen in een vierde tabblad een werkblad creëren met de gemiddelde koers. Je kan een tabblad invoegen door te klikken op het pictogram Werkblad invoegen (Insert worksheet), net naast Blad 3 (Sheet3). ¾ Klik op het tabje Werkblad invoegen (Insert worksheet). Je krijgt nu een bijkomend tabblad: Blad4 (Sheet4). Je kan ook een werkblad invoegen met de opdracht Invoegen / Blad invoegen (Insert/ Insert sheet) in de groep Cellen (Cells) van het tabblad Start (Home). In dat geval wordt een werkblad ingevoegd voor het werkblad dat actief is. Je kunt de volgorde van de werkbladen wijzigen door de tabjes naar de juiste positie te slepen. Je kan hiervoor ook de opdracht Opmaak / Blad verplaatsen of kopiëren (Format/ move or copy sheet) in de groep Cellen (Cells) van het tabblad Start (Home), gebruiken. Je kunt een tabblad natuurlijk ook weer verwijderen. Je gebruikt hiervoor de opdracht Verwijderen / Blad verwijderen (Delete/ Delete sheet) in de groep Cellen (Cells), tabblad Start (Home). Ook in het snelmenu, dat je verkrijgt als je met de rechtermuisknop klikt op een tabje, krijg je de mogelijkheid om een werkblad te verwijderen. Dat is de gemakkelijkste manier.

6.9

Meerdere gebieden kopiëren We maken in het vierde tabblad de gemiddelden van de drie koersen. We kopiëren in eerste instantie een gedeelte van het werkblad van het eerste tabblad naar het vierde tabblad. Office 2007 biedt je een Office Klembord (Office Clipboard) naast het klembord van Windows. Het klembord van Windows kan je enkel gebruiken om één enkele selectie te kopiëren en te plakken. Met behulp van het klembord van Office kan je 24 selecties kopieren en plakken. We illustreren de werking. We maken gebruik van het taakvenster Klembord (Clipboard). ¾ Klik op het startpictogram van de groep Klembord (Clipboard).


¾ Indien er bij jou reeds items aanwezig zijn in het klembord, klik je op de knop Alles wissen (Clear all). ¾ Selecteer het eerste tabblad Blad1 (Sheet1). ¾ Selecteer het cellenbereik A5:F5 en klik op de knop Kopiëren (Copy) in de groep Klembord (Clipboard). ¾ Selecteer het cellenbereik A6:A10 en klik weer op de knop Kopiëren (Copy). Je merkt dat beide selecties in het klembord worden opgenomen. ¾ Selecteer nu het werkblad Blad4 (Sheet4). ¾ Klik in de cel A5 en klik op de onderste selectie in het taakvenster Klembord (Clipboard). ¾ Klik in de cel A6 en klik op de bovenste selectie in het taakvenster Klembord (Clipboard). Beide selecties zijn gekopieerd. We hadden in dit geval ook de knop Alles plakken (Paste all) kunnen gebruiken. In dat geval plakt Excel alle selecties in het klembord in het werkblad. ¾ Sluit het taakvenster Klembord (Clipboard). We brengen ook een nieuwe titel aan. Het tabblad Blad4 (Sheet4) moet er uitzien als in de volgende schermafdruk is ingegeven. Het lettertype van de titel is Calibri, de tekengrootte is 16 punten en de titel is schuin en vet weergegeven. ¾ Vul het werkblad nu verder aan met de titel.


6.10

Berekeningen over meerdere tabbladen We willen nu in elke cel het gemiddelde van de drie andere werkbladen. Daartoe moeten we de drie overeenkomstige cellen van de andere werkbladen optellen en delen door 3. We kunnen ook de functie GEMIDDELDE (AVERAGE) gebruiken. We selecteren een nieuw venster waarin we dezelfde werkmap zien. ¾ Selecteer het tabblad Beeld (View). ¾ Klik op de knop Nieuw venster (New window). ¾ Om de beide vensters samen te zien, klik je op de knop Alle vensters (Arrange all).

¾ Je selecteert Naast elkaar (Tiled) en je klikt op OK. ¾ In het linkse venster selecteer je het eerste tabblad en in het rechtse venster het vierde tabblad.

We brengen nu in cel B6 van Blad4 (Sheet4) de formule in om het gemiddelde te berekenen. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B6 in het werkblad Blad4 (Sheet4). ¾ Typ =GEMIDDELDE( (=AVERAGE() We moeten nu het andere venster selecteren en in de cel B6 van Blad1 (Sheet1) klikken. We kunnen dit doen door te dubbelklikken in de cel B6 van Blad1 (Sheet1). ¾ Dubbelklik in cel B6 van het werkblad Blad1 (Sheet1). Van werkbladen tot werkmap - 128

De celrand flikkert als teken dat de cel geselecteerd is. Je merkt in cel B6 van Blad4 (Sheet4) dat het adres van de cel in Blad1 (Sheet1) in de formulebalk en in de cel is weergegeven: Blad1!B6 (Sheet1!B6). We maken de formule af. ¾ Typ ;. ¾ Selecteer het tabblad Blad2 (Sheet2) in het linker venster. ¾ Klik in de cel B6 in het werkblad Blad2 (Sheet2). ¾ Typ ;. ¾ Selecteer het tabblad Blad3 (Sheet3) in het linker venster. ¾ Klik in de cel B6 in het werkblad Blad3 (Sheet3). ¾ Typ )en druk op de Enter-toets. In de cel B6 van Blad4 (Sheet4) staat ondertussen de formule: =GEMIDDELDE(Blad1!B6;Blad2!B6;Blad3!B6) =AVERAGE(Sheet1!B6;Sheet2!B6;Sheet3!B6)

Je kunt de formule natuurlijk ook gewoon ingeven. We doen dit voor cel B7. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B7 van het werkblad Blad4 (Sheet4). ¾ Typ =GEMIDDELDE(Blad1!B7;Blad2!B7;Blad3!B7)

=AVERAGE(Sheet1!B7;Sheet2!B7;Sheet3!B7)en druk op de Enter-toets. Je kunt de formule ook ingeven via het tabblad Formules (Formulas). ¾ Positioneer de celwijzer in de cel B8 van het werkblad Blad4 (Sheet4). ¾ Selecteer het tabblad Formules (Formulas). ¾ Open de keuzelijst Meer functies (More functions) en kies Statistisch / GEMIDDELDE (Statistical/ AVERAGE). Je krijgt nu het dialoogvenster Functieargumenten (Function arguments).

Je kunt hier bij het argument Getal1 (Number1) het adres van de cel ingeven (Blad1!B8) of je kunt deze cel ook aanwijzen. ¾ Klik op de knop Dialoogvenster samenvouwen, de knop met het rode pijltje. Zo kunnen we het bereik aanduiden. Het dialoogvenster wordt verkleind. ¾ Selecteer het tabblad Blad1 (Sheet1). Van werkbladen tot werkmap - 129

¾ Klik in de cel B8 en druk op de Enter-toets. I.p.v. op de Enter-toets te klikken, kan je ook opnieuw op de toets Dialoogvenster samenvouwen klikken. Het dialoogvenster Functieargumenten (Function arguments) wordt opnieuw getoond. In het vak na Getal1 (Number1) komt Blad1!B8. We vullen nu ook de andere argumenten in. ¾ Positioneer de invoegpositie in het vak na Getal2 (Number2). ¾ Klik op de knop Dialoogvenster samenvouwen. ¾ Selecteer het tabblad Blad2 (Sheet2). ¾ Klik in de cel B8 en druk op de Enter-toets. Je krijgt nu ook de mogelijkheid om een derde argument in te voegen. ¾ Positioneer de invoegpositie in het vak na Getal3(Number3). ¾ Klik op de knop Dialoogvenster samenvouwen. ¾ Selecteer het tabblad Blad3 (Sheet3). ¾ Klik in de cel B8 en druk op de Enter-toets. Naast de verschillende tekstvakken waarin de argumenten zijn aangebracht, vind je ook de waarde van de argumenten.

¾ We zijn nu klaar met het samenstellen van de functie. Je klikt op de knop OK. De formule is ingevoegd in cel B8 van Blad4 (Sheet4). =GEMIDDELDE(Blad1!B8;Blad2!B8;Blad3!B8) =AVERAGE(Sheet1!B8;Sheet2!B8;Sheet3!B8)

Je hebt nog steeds twee vensters voor de werkmap. Je sluit één van de vensters. Dat kan je doen door op de knop Sluiten (Close) te klikken van de werkmap. Je mag natuurlijk niet op de knop Sluiten (Close) van Excel klikken. ¾ Sluit een venster door op de knop Sluiten (Close) van de werkmap te klikken. We laten het andere venster opnieuw het ganse Excel-venster innemen. Dat doen we door op de knop Maximaliseren (Maximize window) te klikken. ¾ Klik op de knop Maximaliseren (Maximize window) van het venster. ¾ Kopieer nu, m.b.v. de vulgreep, de formule naar de andere cellen. Maak de cellen op zodat ze 5 cijfers na de komma tonen.


6.11

Namen van de tabbladen wijzigen De verschillende tabbladen hebben de namen Blad1 (Sheet1), Blad2 (Sheet2), enz. We kunnen deze tabbladen ook zelf een naam geven. Dat doen we door te dubbelklikken op de tab. ¾ Dubbelklik op de tab van tabblad Blad1 (Sheet1). ¾ Het tabje wordt geselecteerd. Wijzig de naam in Dag 1 en druk op de Enter-toets. De nieuwe naam staat nu op de tab. Je kunt ook rechts klikken op een tabje en de menukeuze Naam wijzigen (Rename) kiezen om de naam van een werkblad te wijzigen. ¾ Wijzig ook de namen van de andere tabbladen in Dag 2, Dag 3 en Gemiddelde. Merk ook op dat de formules in het tabblad Gemiddelde zijn aangepast. In deze formules is Blad1 (Sheet1) vervangen door Dag 1, enz.

6.12

Afdrukken van geselecteerde tabbladen

6.12.1

Eén tabblad afdrukken In de vorige hoofdstukken hebben we steeds maar één werkblad afgedrukt. Het afdrukken van één enkel tabblad - waarin één werkblad aanwezig is - is dus eigenlijk wat we in de vorige hoofdstukken al hebben gedaan. We moeten er enkel voor zorgen dat het werkblad dat we wensen af te drukken, geselecteerd is. ¾ Selecteer het tabblad Gemiddelde. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Afdrukken / Afdrukken (Print/ Print). Indien we enkel het geselecteerde werkblad wensen af te drukken, selecteren we Geselecteerde bladen (Active sheets). Als we alle werkbladen wensen af te drukken, selecteren we Hele werkmap (Entire workbook). We drukken het werkblad (nog) niet af. ¾ Klik op de knop Annuleren (Cancel). We kunnen ook een aantal tabbladen selecteren. Dat doen we door op de tabs van de verschillende tabbladen te klikken terwijl we de Ctrl-toets inhouden. We selecteren op deze manier de tabbladen Dag 1 en Gemiddelde. ¾ Klik op het tabblad Dag 1. Houd de Ctrl-toets in en klik op het tabblad Gemiddelde. De twee tabs van de tabbladen zijn nu in het wit weergegeven. Merk op dat je in de titelbalk de vermelding [Groep] [Group] krijgt. We drukken de twee werkbladen nu af. ¾ Open de Office-knop (Office button) en kies Afdrukken / Afdrukken (Print/ Print). ¾ De optie Geselecteerde bladen (Active sheets) is geselecteerd. Klik op OK om de twee werkbladen af te drukken. Als je enkel een voorbeeld op het scherm wenst te zien, klik je op Voorbeeld (Preview). De tabbladen Dag 1 en Gemiddelde zijn nog geselecteerd. Om deze selectie ongedaan te maken, klik je op een tabblad dat niet tot de groep behoort. Van werkbladen tot werkmap - 131

¾ Klik op het tabblad Dag 2. Je merkt dat de vermelding [Groep] [Group] uit de titelbalk verdwijnt. ¾ Bewaar de werkmap als H06VB02.xlsx.

6.13

Werkbladen kopiëren, verplaatsen en verwijderen

6.13.1

Werkblad kopiëren Je kan een werkblad kopiëren binnen eenzelfde werkmap of tussen verschillende werkmappen. ¾ Klik rechts op het tabje Dag 1 en kies Blad verplaatsen of kopiëren (Move or copy).

Als je meerdere werkmappen hebt geopend, kan je bovenaan de werkmap selecteren waarnaar je het werkblad wenst te verplaatsen of kopiëren. Je kan ook opgeven op welke positie je het werkblad wenst in te voegen. We kopiëren het werkblad in dezelfde werkmap, helemaal achteraan. ¾ Selecteer (naar einde gaan) (Move to end). ¾ Selecteer Kopie maken (Create a copy). ¾ Klik OK. Je krijgt onderaan het tabje Dag 1 (2). Je krijgt hier dezelfde inhoud als in werkblad Dag 1. 6.13.2

Werkblad verplaatsen Indien je het selectievakje Kopie maken (Create a copy) niet selecteert, verplaats je het werkblad i.p.v. het te kopiëren.

6.13.3

Werkblad verwijderen We verwijderen het werkblad opnieuw. ¾ Klik rechts op het tabje Dag 1 (2) en kies Verwijderen (Delete). ¾ Klik Verwijderen (Delete) als Excel je om een bevestiging vraagt. We sluiten de werkmap. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Sluiten (Close). ¾ Klik op Ja (Yes) als Excel je vraagt om de wijzigingen te bewaren.

6.14

Terugblik Je hebt in dit hoofdstuk leren werken met een werkmap waarin meerdere werkbladen ingevuld werden. In één van de werkbladen hebben we de formule GEMIDDELDE Van werkbladen tot werkmap - 132

(AVERAGE) gebruikt om een gemiddelde te bepalen van cellen in de overige werkbladen. Je kan een werkblad invoegen en verwijderen. Je kan een werkblad van plaats wijzigen of kopiëren. Het zijn allemaal technieken die je nu meester bent. Je hebt in dit hoofdstuk ook geleerd dat je een cellenbereik kan transponeren tijdens het kopiëren. Je hebt dit wellicht niet zo dikwijls nodig, maar het kan soms handig zijn.

6.15

Oefeningen Oefening 1 In het voorbeeld H06VB02.xlsx dat we hebben uitgewerkt, zijn een groot aantal verschillende formules opgenomen (voor de bladen Dag 1, Dag 2 en Dag 3). De formules in het cellenbereik C7:F10 kunnen met behulp van één formule weergeven worden. We helpen je even op weg. We zoeken bv. de formule voor de cel C8. Deze cel bevat het verband tussen het Britse Pond en de Amerikaanse dollar. Dit verband kan ook uitgedrukt worden via één munteenheid; bv. de Euro: 1 GBP = 1,65235 EUR 1 EUR = 0,85450 USD 1 GBP = 1,65235 * 0,85450 USD Deze formule druk je uit m.b.v. celadressen. Wanneer je in deze formule extra aandacht schenkt aan relatieve en absolute adressering, dan kan je ze kopiëren naar de zone C7:F10. Het resultaat van de tabel moet volledig overeenstemmen met het resultaat in Dag 1. Bewaar het resultaat als H06OEF01.xlsx. Oefening 2 Breng de volgende tekst en getallen aan in de aangegeven cellen: A3 A4 A5

Jas Kostuum Das

B3 B4 B5

110,95 210,50 11,25

De som van B3:B5 moet berekend worden in B6 m.b.v. de knop Som (AutoSum). Rond de cel in B6 moet een kader komen. Voeg nu de teksten tussen die je in de volgende afdruk ziet.


De teksten “U vindt … Antwerpen.” en “Graag … KL. EDING.” moet je telkens ingeven in één cel. Daarna gebruik je de juiste opdrachten om deze tekst te spreiden over meerdere regels. Zorg voor een juiste opmaak van de cellen met de bedragen. Bewaar het document als H06OEF02.xlsx. Oefening 3 Wijzig de vorige oefening zodanig dat de twee teksten opnieuw elk in één cel staan. I.p.v. de teksten te spreiden over meerdere rijen, kan je ook cellen samenvoegen en de rijhoogte aanpassen. Doe dit. Het afdrukresultaat moet hetzelfde zijn. Bewaar de oefening als H06OEF03.xlsx. Oefening 4 Maak een werkmap met de tabbladen Kwartaal 1, Kwartaal 2, Kwartaal 3, Kwartaal 4 en Jaartotaal. De eerste vier tabbladen geven de verkoopcijfers weer van een filiaal van een automaatschappij in de verschillende kwartalen. Het werkblad in Kwartaal 1 ziet er bv. als volgt uit:

De betekenis van de verschillende rijen en kolommen is duidelijk. Een analoog werkblad vind je in de tabbladen Kwartaal 2, Kwartaal 3 en Kwartaal 4.


De gegevens voor de verschillende tabbladen, vind je in de werkmap H06OEF06s.xlsx. Je kopieert de gegevens naar jouw werkmap. In het tabblad Jaartotaal krijg je het overzicht over de vier kwartalen.

Let op de notatie in de formules van het blad Jaartotaal. Er staat immers een spatie in de naam van de werkbladen. Dat geeft je een extra moeilijkheid. Bewaar het werkblad als H06OEF04. Druk één van de kwartalen alsook het overzicht af. Oefening 5 Als je een gans werkblad wenst te kopiëren binnen een werkmap, kan je het tabje van de werkmap verslepen naar een andere positie terwijl je de Ctrl-toets inhoudt. Probeer dit uit. Je kan een werkblad ook kopiëren naar een andere werkmap. Open beide werkmappen. Selecteer het werkblad en probeer zowel een blad te verplaatsen als te kopiëren. Indien je in een werkmap meerdere tabbladen gebruikt, kan je elk tabje een andere kleur geven. Je vindt de menukeuze Tabkleur (Tab color) in het snelmenu dat je verkrijgt bij een tab. Probeer uit.


7

Lijsten en tabellen

7.1

Inleiding Een lijst kan je bekijken als een eenvoudige gegevensbank of database. We kunnen een lijst het best vergelijken met een kaartenbak. Op elke kaart staan een aantal vaste rubrieken die ingevuld moeten worden. We maken in dit hoofdstuk een lijst aan met de namen, adressen en geboortedatums van de leden van een vereniging. Bovendien moet het te betalen lidgeld worden afgedrukt. In termen van een database noemen we de verzameling van alle leden een tabel, de gegevens van één lid noemen we een record en één gegeven van één lid, noemen we een veld. We kunnen een lijst sorteren op basis van één of meerdere velden. We kunnen een lijst filteren zodat enkel de records die voldoen aan bepaalde voorwaarden overblijven, … Excel hanteert het begrip tabel voor een lijst die netjes afgebakend is. Je kunt op een tabel een stijl toepassen, een totaalrij toevoegen, enz.

7.2

Een lijst maken

7.2.1

Een lijst maken De eerste regel van een lijst bevat de labels of de veldnamen (zie volgende figuur). Ze geven aan welk soort informatie in elke kolom wordt gegeven. De regels daaronder zijn de records en bevatten de feitelijke gegevens. We typen in de cellen A3, B3, ... de veldnamen. ¾ Start Excel op. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel A3. ¾ Typ Naam en druk op de Tab-toets. ¾ Typ Straat en druk op de Tab-toets. ¾ Typ Postcode en druk op de Tab-toets. ¾ Typ Woonplaats en druk op de Tab-toets. ¾ Typ Geb.datum en druk op de Tab-toets ¾ Typ Lidgeld en druk op Ctrl+Enter. ¾ Wijzig nu de kolombreedte als volgt: kolommen A, B en D: 18; kolom C: 9 en kolommen E en F: 10,5. Geef de cellen A3 tot F3 ook een lichtgrijze kleur.

Je kunt de gegevens onmiddellijk onder de veldnamen ingeven. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel A4. ¾ Typ Jansen Jan en druk op de Tab-toets. ¾ Typ Markt 32 en druk op de Tab-toets. ¾ Typ 2440 en druk op de Tab-toets. ¾ Typ Geel en druk op op de Tab-toets. ¾ Typ 03/01/1957 en druk op de Enter-toets. Lijsten en tabellen - 136

Het veld ‘Lidgeld’ vullen we voorlopig nog niet in. De invoegpositie komt automatisch in cel A5 terecht. ¾ Geef nu de volgende gegevens in. Je mag ook je werkmap sluiten en de werkmap H07VB01s.xlsx openen.

In een lijst mogen geen lege rijen voorkomen. Excel bakent de lijst immers af op basis van een lege rij en een lege kolom. Er mogen natuurlijk wel velden leeg gelaten worden. Indien je de postcode niet kent, is het geen probleem om deze cel leeg te laten. Je kan natuurlijk steeds gegevens wijzigen. ¾ Wijzig de geboortedatum in de cel E10 in 05/05/2000. ¾ Bewaar het resultaat als H07VB01.xlsx. 7.2.2

De ALS-functie Om de lidgelden te berekenen, maken we gebruik van de ALS-functie. De lidgelden worden berekend op basis van de leeftijd. Een lid wordt altijd lid per kalenderjaar op basis van de leeftijd die hij dat kalenderjaar bereikt. Het lidgeld bedraagt: •

leden die jonger dan 12 jaar zijn: € 50

•

leden vanaf 12 jaar maar jonger dan 21 jaar: € 100

•

leden vanaf 21 jaar: € 200

We kunnen dit als volgt schematisch noteren. als huidig jaartal - geboortejaar < 12 dan bedrag = 50 anders als huidige jaartal - geboortejaar < 21 dan bedrag = 100 anders bedrag = 200 einde als einde als We gebruiken de volgende functies voor de formule in het veld ‘Lidgeld’. ALS() IF()

De functie ALS kan je gebruiken om een bepaalde test uit te voeren. De functie heeft drie argumenten. Indien aan de voorwaarde (eerste argument) voldaan is, is het resultaat gelijk aan het tweede argument; indien niet aan de voorwaarde voldaan is, is het resultaat gelijk aan het derde argument.

VANDAAG() TODAY()

levert de datum van vandaag,

Lijsten en tabellen - 137

JAAR() YEAR()

levert het jaartal uit een datum.

De functie in F4 luidt dus: =ALS(JAAR(VANDAAG())-JAAR(E4)<12;50;ALS(JAAR(VANDAAG())-JAAR(E4)< 21;100;200)) =IF(YEAR(TODAY())-YEAR(E4)<12;50;IF(YEAR(TODAY())YEAR(E4)<21;100;200))

¾ Geef de formule onmiddellijk in in cel F4. ¾ Voer daarna de formule door naar de andere rijen van de lijst.

We merken op dat de bedragen bij jou anders kunnen zijn vermits in de formule het huidige jaartal gebruikt is. Bij het schrijven van deze cursus is dit 2007.

7.3

Een lijst sorteren Als je een lijst creëert, worden de records weergegeven in de volgorde waarin je ze invoert. Excel biedt je de mogelijkheid om een lijst te sorteren. Je kunt de gegevens in een lijst alfabetisch, numerisch en chronologisch ordenen.

7.3.1

De knoppen Sorteren van A naar Z (Sort A to Z) en Sorteren van Z naar A (Sort Z to A) We sorteren de lijst in alfabetische volgorde op naam. We positioneren de muisaanwijzer in de lijst in een cel in kolom A. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel A3. ¾ Selecteer het tabblad Gegevens (Data). ¾ Klik op de knop Sorteren van A naar Z (Sort A to Z) in de groep Sorteren en filteren (Sort & Filter).

Excel herkent de gegevens als een lijst en sorteert de lijst volgens de kolom waarin de celwijzer staat. 7.3.2

De knop Sorteren (Sort) Je kunt in oplopende of aflopende volgorde sorteren. In oplopende volgorde worden getallen gesorteerd van 0 tot 9, tekst van A tot Z en datums van oud naar nieuw. In aflopende volgorde is het net andersom. Lijsten en tabellen - 138

¾ Plaats de celwijzer in de lijst, bv. in de cel C4. ¾ Klik op de knop Sorteren (Sort).

We willen de lijst sorteren op geboortedatum. ¾ Selecteer Geb.datum in de keuzelijst Sorteren op (Sort on). Vermits Geb.datum hier datumgegevens bevat, wijzigt Excel de volgorde van A naar Z (A to Z) in Oud naar nieuw (Oldest to newest). Indien je de keuzelijst Sorteren op opent, zie je dat je niet enkel op de waarde van een cel kan sorteren, maar ook op de opmaak. Dat laten we nu buiten beschouwing. Rechtsbovenaan kan je opgeven of de lijst al dan niet een veldnamenrij bevat. We hebben in onze lijst de veldnamen bovenaan gezet. Wij hebben dus een koptekst die niet mee gesorteerd mag worden. Eventueel kan je nog enkele opties instellen. ¾ Klik op de knop Opties (Options).

Hier heb je volgende mogelijkheden: Hoofdlettergevoelig (Case sensitive)

Excel maakt normaal geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters. Indien je deze optie aankruist, zal Excel - bij een gelijke inhoud - sorteren op basis van hoofdletters en kleine letters.

Richting (Orientation)

Je kunt opgeven in welke richting Excel moet sorteren. Wij hebben eenzelfde soort gegevens in een kolom staan. Wij sorteren dus van boven naar beneden. Je kan ook op een rij sorteren. Je kiest dan Van links naar rechts sorteren (sort left to right).

¾ Klik twee keer op OK. Onmiddellijk wordt de lijst gesorteerd op geboortedatum. Indien er twee records met eenzelfde geboortedatum voorkomen, blijven deze in de volgorde staan zoals ze oorspronkelijk stonden.


7.3.3

Sorteren op meerdere velden Je kan ook op twee of meer velden sorteren. We zullen de lijst sorteren op postcode en bij een gelijke postcode op naam. ¾ Positioneer de celwijzer ergens in de lijst. ¾ Klik op de knop Sorteren (Sort). ¾ Kies Postcode uit de keuzelijst Sorteren op (Sort on). We voegen een niveau toe. ¾ Klik op de knop Niveau toevoegen (Add level). ¾ Kies Naam uit de keuzelijst Vervolgens op (Then by). ¾ Klik OK.

De lijst is gesorteerd op postcode en bij een gelijke postcode op naam. We merken op dat we een sortering ongedaan kunnen maken. ¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access). 7.3.4

Sorteren vanuit het tabblad Start (Home) Je hebt ook vanuit het tabblad Start (Home), groep Bewerken (Editing), de mogelijkheid om een lijst te sorteren. We zullen de lijst sorteren op naam, in aflopende volgorde. ¾ Plaats de celwijzer in de cel A4. ¾ Open de keuzelijst Sorteren en filteren (Sort & Filter) en kies Sorteren van Z naar A (Sort Z to A). De gegevens worden onmiddellijk in aflopende volgorde van de naam getoond. Je hebt vast gemerkt dat in de keuzelijst Sorteren en filteren (Sort & Filter) ook de keuze Aangepast sorteren (Custom sort) voorkomt. Deze keuzelijst geeft je toegang tot het dialoogvenster Sorteren (Sort) waarin je meerdere niveaus van sortering kan aangeven.

7.3.5

Sorteren vanuit een snelmenu Indien je een snelmenu opent in een lijst, krijg je ook enkele mogelijkheden om de lijst te sorteren. ¾ Klik met de rechtermuisknop op de cel D4 en kies Sorteren (Sort).


Ook hier merk je de verschillende mogelijkheden. ¾ Kies Sorteren van A naar Z (Sort A to Z). De lijst wordt nu in oplopende volgorde van woonplaats gesorteerd. 7.3.6

Sorteren van een enkele kolom Indien Excel de gegevens als een lijst beschouwt, worden alle gegevens van de lijst mee gesorteerd (zodat naam, adres, enz. bij de juiste persoon blijven). Indien je slechts één kolom wenst te sorteren en de gegevens in de overige kolommen moeten blijven staan, dan moet je de kolom eerst selecteren. ¾ Selecteer het cellenbereik A3:A10. ¾ Klik met de rechtermuisknop op de selectie en kies Sorteren / Sorteren van A naar Z (Sort/ Sort A to Z).

Excel denkt dat je niet de juiste handeling uitvoert en waarschuwt je. We willen hier enkel de huidige selectie sorteren. ¾ Kies Doorgaan met de huidige selectie (Expand the selection) en klik op Sorteren (Sort). We herstellen de oorspronkelijke situatie. ¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access).

7.4

Een lijst filteren

7.4.1

Eerst enkele records toevoegen We voegen eerst nog enkele records bij: Vandervoort Geert

Hoekstraat 3

3970

Leopoldsburg

02/08/1995

Vanaalst An

Peperstraat 3

2440

Geel

25/07/1989

¾ Voeg de records onderaan de lijst toe. Lijsten en tabellen - 141

¾ Zorg ervoor dat de gepaste formules naar F11 en F12 gekopieerd worden. Normaal hoef je dit zelfs niet te doen. Excel is intelligent genoeg om te verstaan dat je de formule wenst te kopiëren. 7.4.2

Automatische filter Indien we slechts een beperkt aantal records van de lijst willen bekijken, kunnen we de lijst filteren op basis van een aantal voorwaarden. ¾ Plaats de celwijzer in de lijst. ¾ Selecteer het tabblad Gegevens (Data) en klik op de knop Filter (Filter). Je merkt dat Excel bij de veldnamen keuzelijsten heeft gecreëerd. In deze keuzelijsten zitten alle mogelijke waarden die in de kolom voorkomen.

Indien we bv. alle leden wensen waarvan de postcode 2440 is, kiezen we uit de keuzelijst bij Postcode de waarde 2440. ¾ Vink de optie Alles selecteren (Select all) uit. ¾ Vink de optie 2440 aan. ¾ Klik OK.

Je ziet nog enkel de rijen waarvan de postcode 2440 is. De andere records worden verborgen. Zij zijn natuurlijk niet verwijderd! Op de pijltjes van de keuzelijsten waaruit een keuze is gemaakt, zie je het pictogram van een filter staan. De waarde die je selecteert in de keuzelijsten, noemen we een filtercriterium of filtervoorwaarde. Het is een term die ook in de databasewereld wordt gebruikt. Je kunt de lijst nog verder uitdunnen door nog een bijkomende voorwaarde te stellen. ¾ Open de keuzelijst bij Lidgeld. ¾ Vink de optie Alles selecteren (Select all) uit. Lijsten en tabellen - 142

¾ Selecteer 100 uit de keuzelijst Lidgeld. ¾ Klik OK. Je krijgt nu nog enkel leden met een postcode 2440 die € 100 lidgeld betalen. Je kunt opnieuw alle records tonen door in de verschillende keuzelijsten waar je een waarde hebt gewijzigd, de keuzemogelijkheid Alles selecteren (Select all) te selecteren. Er is echter een snellere manier: ¾ Klik op de knop Filter (Filter). Je merkt dat de keuzelijsten verwijderd worden. Je krijgt weer alle rijen. Je kan ook vanuit het tabblad Start (Home), groep Bewerken (Editing), een automatische filter instellen. Je opent de keuzelijst Sorteren en filteren (Sort & Filter) en je kiest Filter (Filter). 7.4.3

Filteren met een snelmenu Indien je een snelmenu opent in een lijst, krijg je een beperkt aantal mogelijkheden om de lijst te filteren. ¾ Klik met de rechtermuisknop in de cel C4. ¾ Kies Filteren / Waarde van geselecteerde cel gebruiken voor filteren (Filter/ Filter by selected cell’s value). Je krijgt nu enkel de rijen met een postcode die gelijk is aan deze in de cel C4. ¾ Klik op de knop Filter (Filter) in de groep Sorteren en filteren (Sort & Filter), tabblad Gegevens (Data).

7.4.4

Tekstfilters We willen enkel de leden selecteren waarvan de naam met een V begint. ¾ Klik op de knop Filter (Filter) in de groep Sorteren en filteren (Sort & Filter), tabblad Gegevens (Data). ¾ Open de keuzelijst bij Naam en kies Tekstfilters (Text filters).

¾ Kies Begint met (Begins with).


In de keuzelijst bij Naam zie je begint met (Begins with) staan. ¾ Typ de letter V in de keuzelijst ernaast. ¾ Klik OK. Je krijgt de records waarvan de naam met een V begint. Bij zoekacties kan je gebruik maken van de jokers ? en een *. Een vraagteken (?) staat voor één willekeurig teken; een asterisk (*) staat voor één of meerdere tekens. Indien we alle leden wensen waarvan de naam met een V begint, kunnen we deze weergeven met V*. Indien je dus de filter is gelijk aan (Equals) gebruikt met de waarde V* geeft dit hetzelfde resultaat. Indien je één van de tekens * of ? in de filtervoorwaarde wil gebruiken, plaats je een tilde (~) voor het teken. 7.4.5

Samengestelde voorwaarden Je kunt ook een samengestelde voorwaarde geven. We willen de leden waarvan de naam begint met een P of met een V. ¾ Open de keuzelijst bij Naam en kies Tekstfilters (Text filters). ¾ Kies Aangepast filter (Custom filter). ¾ Geef de volgende voorwaarden in:

Je merkt dat we het keuzerondje Of (Or) geselecteerd hebben. We wensen immers de leden waarvan de naam begint met een P of V. ¾ Klik OK. Je merkt onmiddellijk het resultaat. ¾ Zorg ervoor dat weer alle records zichtbaar zijn. ¾ Breng in cel A1 de titel ‘Adressenlijst’ aan en centreer deze over de kolommen A tot F. ¾ Bewaar het werkblad als H07VB02.xlsx.


7.5

Voorwaardelijke opmaak

7.5.1

Voorwaardelijke opmaak toepassen We weten ondertussen dat we cellen op een bepaalde manier kunnen opmaken. We bekijken een bijkomende mogelijkheid in Excel, nl. de Voorwaardelijke opmaak (Conditional formatting). We willen bv. in het voorbeeld de verschillende lidgelden in een andere kleur afbeelden. ¾ Selecteer het cellenbereik F4:F12. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home). ¾ Open de keuzelijst Stijlen (Styles). Indien de resolutie van je scherm hoog genoeg is, zie je geen keuzelijst, maar krijg je onmiddellijk de items in de groep. ¾ Open de keuzelijst Voorwaardelijke opmaak (Conditional formatting). Je hebt heel wat mogelijkheden. We willen de waarde in een kleur zetten. ¾ Kies Markeringsregels voor cellen / Gelijk aan (Highlight cells rules/ Equal to).

Je kan nu zelf een voorwaarde ingeven. Je kan de voorwaarde opstellen op basis van de waarde van een bepaalde cel (Cellen opmaken die GELIJK ZIJN AAN (Format cells that are EQUAL TO)) of je kan zelf een getal ingeven. We willen bv. dat de cel in het rood wordt weergegeven als de inhoud 200 is. ¾ Typ 200 in het tekstvak. ¾ Selecteer Rode tekst (Red text) in de keuzelijst. ¾ Klik op OK.

Je merkt dat de getallen met waarde 200 in het rood worden weergegeven. We maken ook de andere waarden op. ¾ Open de keuzelijst Stijlen (Styles). ¾ Open de keuzelijst Voorwaardelijke opmaak (Conditional formatting) en kies Markeringsregels voor cellen / Gelijk aan (Highlight cells rules/ Equal to). ¾ Typ 100 in het eerste vak. ¾ Kies Aangepaste indeling (Custom format) in de keuzelijst. Je krijgt het dialoogvenster Celeigenschappen (Format cells). Je hebt de mogelijkheid om een tekenstijl te kiezen, een onderstrepingstijl, een andere kleur, enz. Lijsten en tabellen - 145

¾ Selecteer een blauwe kleur en klik op OK. ¾ Klik nogmaals op OK. Je merkt dat nu de getallen in de cellen met waarde 100 in het blauw zijn weergegeven.

Je kan de voorwaardelijke opmaak weer verwijderen. ¾ Selecteer het cellenbereik F4:F12. ¾ Open de keuzelijst Stijlen (Styles). ¾ Open de keuzelijst Voorwaardelijke opmaak (Conditional formatting) en kies Regels wissen / Regels uit geselecteerde cellen verwijderen (Clear rules/ Clear rules from selected cells). De kleuren zijn weer weg… We herstellen de kleuren. ¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access). ¾ Bewaar de werkmap als H07VB03.xlsx. 7.5.2

Zoeken naar voorwaardelijke opmaak We merken op dat je ook kan zoeken naar cellen met een voorwaardelijke opmaak. ¾ Open de keuzelijst Zoeken en selecteren (Find & select) in de groep Bewerken (Editing), tabblad Start (Home). ¾ Kies Voorwaardelijke opmaak (Conditional formatting). Excel duidt onmiddellijk het cellenbereik aan dat je hebt opgemaakt met een voorwaardelijke opmaak.

7.6

Tabellen

7.6.1

Een tabel creëren vanuit een lijst Je kan van een lijst ook een tabel maken. Dat heeft enkele bijkomende mogelijkheden. Je kan een tabel volledig onafhankelijk van de andere gegevens in het werkblad opmaken, filteren, enz. ¾ Plaats de celwijzer in een cel van de lijst. ¾ Selecteer het tabblad Invoegen (Insert). ¾ Klik op de opdracht Tabel (Table) in de groep Tabellen (Tables).


Je moet het bereik van de tabel opgeven. Dat is wellicht goed. Je merkt ook dat Excel aangeeft dat de tabel kopteksten bevat. Ook dat is goed. ¾ Klik OK.

Je krijgt een tabel die volgens een bepaalde stijl opgemaakt is. Je ziet een bijkomend tabblad Ontwerpen (Design). ¾ Open de keuzelijst Snelle stijlen in de groep Stijlen voor tabellen (Table styles).


Je krijgt heel wat mogelijkheden. ¾ Kies Tabelstijl normaal 2, de tweede stijl in de groep Normaal (Medium). Je krijgt een andere opmaak voor de tabel. Je merkt ook dat de kopteksten keuzelijsten bevatten. Je krijgt hier dezelfde mogelijkheden als bij een filter bij een lijst. Je kan de tabel een naam geven. ¾ Selecteer het tabblad Ontwerpen (Design). ¾ Typ Adressenlijst in het vak Tabelnaam (Table name) in de groep Eigenschappen (Properties). 7.6.2

Grootte van de tabel aanpassen Je kan de grootte van de tabel op verschillende manieren aanpassen. We voegen bv. een rij bij. ¾ Plaats de muiswijzer in de cel A13. ¾ Typ de gegevens van Annemans Griet nogmaals in. Je merkt dat de tabel onmiddellijk is aangepast. Je kan ook de keuzelijst Invoegen (Insert) in het tabblad Start (Home) gebruiken om de tabel te vergroten. ¾ Plaats de celwijzer in de tabel. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home). ¾ Open de keuzelijst Invoegen (Insert).


Je merkt de verschillende items m.b.t. tabellen. In het tabblad Ontwerpen (Design) vind je ook de opdracht Tabelgrootte aanpassen (Resize table). Ook dit is een mogelijkheid om de grootte te wijzigen. 7.6.3

Totalen maken Indien je een tabel hebt gemaakt, kan je ook een totaalrij toevoegen. ¾ Plaats de celwijzer in de tabel. ¾ Open de keuzelijst Opties voor tabelstijlen (Table style options) in het tabblad Ontwerpen (Design). Indien je resolutie hoog genoeg is, staan de opties rechtstreeks in de groep Opties voor tabelstijlen (Table style options) in het lint.

¾ Selecteer Totaalrij (Total row).

Je krijgt onderaan de som van de lidgelden. Je merkt echter een keuzelijst. ¾ Open de keuzelijst bij het totaal.

Je kan dus ook het gemiddelde maken, het aantal waarden tellen, enz. 7.6.4

Duplicaten verwijderen Je kan Excel rijen die in een tabel dubbel voorkomen, laten verwijderen. We hebben eerder de gegevens van Annemans Griet dubbel ingevoerd. ¾ Plaats de celwijzer in de tabel. ¾ Selecteer het tabblad Ontwerpen (Design). ¾ Klik op de knop Duplicaten verwijderen (Remove duplicates).


Je kan dus zoeken naar duplicaten in een beperkt aantal kolommen. We hebben alle gegevens dubbel ingevoerd. We kunnen de selectie behouden; ¾ Klik OK.

Excel meldt dat één rij verwijderd is. ¾ Klik OK. ¾ Bewaar de werkmap als H07VB04.xlsx. 7.6.5

Converteren naar bereik Je kan de tabel weer converteren naar een gewoon cellenbereik. ¾ Plaats de celwijzer in de tabel. ¾ Klik op de knop Converteren naar bereik (Convert to range). ¾ Klik Ja (Yes) als Excel je om een bevestiging vraagt. Je merkt dat je geen tabel meer hebt. Het extra tabblad is ook verdwenen. De opmaak van de stijl blijft. Ook de totaalrij is nog aanwezig. Je krijgt hier de functie SUBTOTAAL (SUBTOTAL). We stellen de oorspronkelijke stijl in. ¾ Selecteer het cellenbereik A3:F13. ¾ Open de keuzelijst Stijlen (Styles) in het tabblad Start (Home).

¾ Klik op de opmaak Standaard (General). Het kan zijn dat jij deze stijlen onder de keuzelijst Celstijlen (Cel styles) vindt. Dat is immers afhankelijk van de schermresolutie. Je ziet dat de opmaak verwijderd is. ¾ Sluit de werkmap zonder de wijzigingen te bewaren.


7.7

Oefeningen Oefening 1 Open de werkmap H07OEF01s.xlsx. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Plaats een filter zodat je enkel de rij ziet van “Annemans Griet”. Plaats een filter zodat je de rijen ziet van de leden “Annemans Griet” en “Pieters Piet”. Toon de rijen van de leden waarvan de naam met een P begint. Toon de rijen van de leden waarvan de naam niet met een A begint. Toon de rijen van de leden die minstens 21 jaar oud worden dit jaar. Toon de rijen van de leden die in Mol wonen. Toon de rijen van de leden waarvan de naam met een V begint en die in Geel wonen.

Oefening 2 Open de werkmap H07OEF02s.xlsx. 1. 2. 3. 4.

Sorteer de lijst op auteur. Toon alle boeken waar ‘Cobol’ voorkomt in de titel. Filter alle boeken eruit waarvan de naam van de auteur met een P begint. Toon het boek waar ‘Cobol’ voorkomt in de titel en waarvan de auteur ‘Frans’ is.

Oefening 3 Je vertrekt van de werkmap H07OEF03s.xlsx die je in de voorbeeldenmap vindt. Je vindt er de leden van de chiro van Holven, een deelgemeente ergens in het Vlaamse land. Eigenlijk zijn er twee verenigingen, een chiro voor jongens, Alowio genoemd en een chiro voor meisjes, Branie genoemd. Zorg ervoor dat in de kolom D de juiste naam van de vereniging komt te staan. Gebruik hiervoor natuurlijk een functie. Het resultaat ziet er als volgt uit:

Je breidt de formule uit zodat je een foutmelding krijgt als de code voor het geslacht niet M of V is. Het resultaat ziet er bv. als volgt uit:

Bewaar het resultaat als H07OEF03.xlsx. Oefening 4 Je vertrekt van het resultaat van de vorige oefening, H07OEF03.xlsx. Lijsten en tabellen - 151

Je creëert een tabel met een stijl Tabelstijl licht 5. Je zorgt voor een totaalrij waarin je het aantal leden weergeeft.

Bewaar de werkmap als H07OEF04.xlsx. Oefening 5 Je vertrekt van H07OEF05s.xlsx. Maak het volgende werkblad aan:

Indien de waarde in een cel van het cellenbereik D6:D16 gelijk is aan Alowio (de waarde in cel A2), dan krijgt de cel een lichtrode achtergrond en donkerrode letter. Indien de waarde Branie is, krijgt de cel een gele achtergrond met een donkergele letter. Oefening 6 We hebben gezien dat Excel de formules zelf kopieert naar de onderliggende cellen als je een record toevoegt in een lijst. Dit wordt bepaald door een optie Opmaak en formules van gegevensbereiken doorvoeren. Zoek de optie en test uit.


8

Grafieken

8.1

Inleiding In rapporten, cursussen, boeken, enz... wordt vaak gebruik gemaakt van grafieken. Dikwijls zegt een grafiek meer dan een hele bladzijde vol cijfers. Een grafiek is een grafische weergave van gegevens in een werkblad. De grafische mogelijkheden van Excel zijn uitgebreid. Je kunt gegevens op een werkblad onmiddellijk omzetten in één of meer grafieken. Als je een gegeven op het werkblad verandert, wordt de grafiek onmiddellijk opnieuw getekend, rekening houdend met de nieuwe gegevens. En ook omgekeerd, we kunnen een grafiek aanpassen... de gegevens worden dan automatisch aangepast. Excel kent verschillende types van grafieken. Je maakt er kennis mee in dit hoofdstuk.

8.2

Een grafiek invoegen Excel biedt je de mogelijkheid om een grafiek aan te maken. We illustreren de werking. ¾ Open de werkmap H08VB01s.xlsx in de map Ex2007-Basis-Vbn.

De werkmap bevat de gegevens met betrekking tot het aantal deelnemers en het aantal attesten dat uitgereikt is in de vorming van de speelpleinwerking in de Vlaamse Gemeenschap. ¾ Bewaar de werkmap als H08VB01.xlsx in de map Ex2007-Basis-Oef. Indien we een grafiek maken, kunnen we best het gebied waarin de gegevens voorkomen, eerst selecteren. In ons geval bevinden de gegevens zich in het cellenbereik B3:C7. We noemen de gegevens in de kolommen B en C de gegevensreeksen. Bij de selectie kan je ook de waarden die op de x-as moeten komen, opnemen. Deze bevinden zich in het cellenbereik A3:A7. Ook de legenda kunnen we mee selecteren. De legenda geeft weer welke lijn met welke gegevensreeks overeenkomt. In het voorbeeld wordt deze gevormd door de kopjes ‘Deelnemers’ en ‘Attesten’. ¾ Selecteer het cellenbereik A2:C7. ¾ Selecteer het tabblad Invoegen (Insert). Je kiest eerst het grafiektype. Excel biedt je een ruime keuze: Kolom (Column), Lijn (Line), Cirkel (Pie), Staaf (Bar), enz. Deze grafiektypen hebben nog een aantal subtypen. We willen een vergelijking maken van het aantal deelnemers en de attesten die afgeleverd zijn en dit over de verschillende jaren heen. We kunnen hiervoor een lijngrafiek of kolomgrafiek maken. We kiezen voor een lijngrafiek. ¾ Open de keuzelijst Lijn (Line).

Grafieken - 153

Je ziet de verschillende subtypes. ¾ Selecteer het eerste subtype met de naam Lijn (Line).

Je krijgt onmiddellijk een grafiek in het werkblad. De grafiek is nog geselecteerd. Dat merk je aan de selectiegrepen in het kader rond de figuur. Je merkt ook bijkomende tabbladen Ontwerpen (Design), Indeling (Layout) en Opmaak (Format). Je kan dus uit de grafiek gemakkelijk afleiden dat het aantal deelnemers daalt, op een kleine heropleving in 1998 na, maar dat het aantal afgeleverde attesten stijgt.

8.3

Bewerken van een grafiek Als we een grafiek willen verplaatsen, vergroten of verkleinen, moeten we de grafiek selecteren. Dat doen we door te klikken op de grafiek. ¾ Selecteer de grafiek door te klikken op de grafiek. Je merkt de selectiegrepen op de rand van de grafiek.

8.3.1

De grafiek verplaatsen Je plaatst de muiswijzer op een willekeurige plaats in de grafiek, maar niet op een specifiek item. De muiswijzer verandert in een vierpuntige pijl. Om de grafiek te verplaatsen, sleep je de grafiek naar een andere positie. Grafieken - 154

¾ Sleep de grafiek naar een positie rechts van de tabel. 8.3.2

De grafiek vergroten of verkleinen Indien je de grafiek wenst te vergroten, kan je dit m.b.v. de selectiegrepen die je vindt op het kader van de geselecteerde grafiek. Indien je een selectiegreep in een hoek versleept, verandert de grafiek in de breedte en in de hoogte. Indien je een selectiegreep in een zijde versleept, wijzigt enkel de breedte of de hoogte. ¾ Vergroot de grafiek door een selectiegreep in de hoek te verslepen. ¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access).

8.3.3

De grafiek verwijderen Indien de grafiek geselecteerd is, kan je deze verwijderen m.b.v. de Delete-toets. ¾ Druk op de Delete-toets. We maken deze laatste bewerking ongedaan. ¾ Druk op Ctrl+Z om de wijziging ongedaan te maken.

8.3.4

Wijzigen van grafiektype We kunnen de grafiek ook van type wijzigen. ¾ Selecteer de grafiek. ¾ Selecteer het tabblad Ontwerpen (Design). ¾ Klik op de knop Ander grafiektype (Change chart type).

Je ziet links de verschillende hoofdcategorieën en rechts de subtypes. ¾ Klik op de categorie Kolom (Column). ¾ Klik op het eerste subtype. ¾ Klik OK.

Grafieken - 155

8.4

De grafiek opmaken

8.4.1

Titel We voegen een titel toe aan de grafiek. ¾ Selecteer de grafiek. ¾ Selecteer het tabblad Indeling (Layout). In de groep Labels (Labels) kan je titels en labels toevoegen.

¾ Open de keuzelijst Grafiektitel (Chart title) en selecteer Boven grafiek (Above chart). Er wordt onmiddellijk een titel met als label Grafiektitel toegevoegd. Je kan de titel gewoon intypen. ¾ Typ Vorming speelpleinwerking en druk op de Enter-toets. 8.4.2

Astitels Je kan ook titels toevoegen op de assen. We hebben een horizontale en verticale as. We spreken ook van de categorieas en de waardeas. We zullen bij de horizontale as het titeltje Jaar toevoegen. ¾ Open de keuzelijst Astitels (Axes titles) in de groep Labels (Labels), tabblad Indeling (Layout). ¾ Kies Titel van primaire horizontale as / Titel onder as (Primary horizontal axis title/ Title below axis). ¾ Typ Jaar en druk op de Enter-toets. We voegen ook een titeltje toe bij de verticale as. ¾ Open de keuzelijst Astitels (Axes titles) in de groep Labels (Labels), tabblad Indeling (Layout). ¾ Kies Titel van primaire verticale as / Gedraaide titel (Primary vertical axis title/ Rotated title). ¾ Typ Aantal deelnemers en druk op de Enter-toets.

Grafieken - 156

8.4.3

Legenda De legenda verduidelijkt hoe de verschillende gegevensreeksen worden onderscheiden. Je kunt de legenda weergeven of verbergen. Je kunt de positie van de legenda bepalen. ¾ Open de keuzelijst Legenda (Legend). De legenda is door Excel standaard rechts weergegeven. We laten dit zo. ¾ Druk op de Escape-toets om het menu te sluiten.

8.4.4

Gegevenslabels Je kan de waarden waarop de kolommen in de grafiek gebaseerd zijn, ook weergeven bij de kolommen. ¾ Open de keuzelijst Gegevenslabels (Data Labels) en kies Einde, binnenkant (Inside End).

Dat vinden we hier toch niet zo netjes. We verwijderen ze opnieuw. ¾ Open de keuzelijst Gegevenslabels (Data Labels) en kies Geen (None). 8.4.5

Gegevenstabel Je kunt een tabel met gegevens toevoegen aan de grafiek. ¾ Open de keuzelijst Gegevenstabel (Data table) en kies Gegevenstabel weergeven (Show data table).

Grafieken - 157

Ook dit levert hier geen duidelijker informatie op. De tabel met gegevens staat bij de grafiek. ¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access). 8.4.6

Rasterlijnen Rasterlijnen zijn horizontale of verticale lijnen die de positie van de gegevens beter aangeven. Excel maakt een onderscheid tussen primaire rasterlijnen en secundaire rasterlijnen. Excel heeft horizontale rasterlijnen toegevoegd bij het maken van de grafiek. We kunnen deze verwijderen. ¾ Open de keuzelijst Rasterlijnen (Gridlines) in de groep Assen (Axes). ¾ Kies Primaire horizontale rasterlijnen / Geen (Primary horizontal gridlines/ None).

8.5

Onderdelen van een grafiek bewerken

8.5.1

Een grafiek activeren We kunnen de verschillende onderdelen van een grafiek bewerken. De eenvoudigste manier van werken is als volgt: ¾ Je klikt op de grafiek. De grafiek wordt dan geselecteerd om te kunnen bewerken. De selectiegrepen zijn zichtbaar. I.p.v. ‘selecteren om te bewerken’ zeggen we ook dat we de grafiek activeren. ¾ Je klikt daarna op het onderdeel dat je wenst te bewerken. Je kan ook een keuze maken uit de keuzelijst Grafiekelementen (Chart elements) in de groep Huidige selectie (Current selection), tabblad Indeling (Layout).

Grafieken - 158

8.5.2

De verschillende onderdelen leren kennen De verschillende onderdelen van een grafiek hebben natuurlijk een naam. Je kan de onderdelen leren kennen door er de muiswijzer even boven te houden. Excel geeft je m.b.v. scherminfo de naam van het onderdeel. ¾ Plaats de muiswijzer boven een gegevensreeks. Excel geeft de naam van de reeks, de waarde, … ¾ Overloop op dezelfde manier enkele andere onderdelen van de grafiek.

8.5.3

Aanpassen van de titel van een grafiek We passen de titel van de grafiek aan. ¾ Klik op de grafiek en klik op de titel Vorming speelpleinwerking. De titel wordt geselecteerd. We kunnen de titel nu aanpassen. We klikken in het kader waarin de titel zich bevindt en doen de nodige wijzigingen. ¾ Wijzig de titel in Vorming speelpleinwerking 1995-1999. We kunnen de titel in een ander lettertype plaatsen. Daartoe selecteren we de tekst die we in een ander lettertype wensen te plaatsen. We kunnen ook dubbelklikken op de titel. ¾ Selecteer de tekst Vorming speelpleinwerking 1995-1999. ¾ Selecteer het tabblad Start (Home). ¾ Selecteer een kleiner lettertype, bv. 16. Merk op dat je ook hier een live voorbeeld krijgt.

8.5.4

Verplaatsen van een onderdeel Je kunt op deze manier ook onderdelen verplaatsen. Zo kan je bv. de legenda verplaatsen naar de rechter onderhoek. Je klikt één keer op de legenda om deze te selecteren. Daarna kan je het kadertje verslepen naar een andere positie. ¾ Sleep de legenda naar rechtsonderaan.

Grafieken - 159

8.5.5

Bewerken van een onderdeel Indien je dubbelklikt op een onderdeel, krijg je de mogelijkheid om dat onderdeel op te maken. Je kan ook gebruik maken van de keuzelijst Grafiekelementen. Je selecteert het juiste grafiekonderdeel in de keuzelijst Grafiekelementen en daarna klik je op de knop Selectie opmaken. De mogelijkheden die je verkrijgt in het dialoogvenster variëren per object. We illustreren dit voor de primaire horizontale as. ¾ Selecteer As:, horizontaal, (categorie) (Axis: horizontal (category)) in de keuzelijst Grafiekelementen (Chart elements) in de groep Huidige selectie (Current selection), tabblad Indeling (Layout). ¾ Klik op de knop Selectie opmaken (Format selection). Je krijgt het dialoogvenster As opmaken (Format axis).

Je krijgt bovenstaand dialoogvenster. Links zie je meerdere categorieën. ¾ Overloop de verschillende categorieën en kijk even naar de mogelijkheden. We zullen de jaartallen verticaal plaatsen. ¾ Klik op de categorie Uitlijning (Alignment). ¾ Open de keuzelijst Tekstrichting (Text direction) en kies Alle tekst 270 graden draaien (Rotate all text 270°). Je ziet op de achtergrond dat de aanpassing onmiddellijk gebeurt. ¾ Klik op de knop Sluiten (Close). 8.5.6

Een selectie annuleren Indien je een selectie wenst op te heffen, kan je steeds op de Escape-toets drukken of je kan elders in het werkblad klikken. ¾ Bewaar het resultaat in H08VB01.xlsx. ¾ Sluit de werkmap. Grafieken - 160

8.6

Een cirkeldiagram We geven in deze paragraaf een voorbeeld van een schijfgrafiek of cirkeldiagram. In een erg wetenschappelijk onderzoek heeft een onderwijsinstelling een onderzoek verricht bij een aantal bedrijven m.b.t. het besturingssysteem dat werd gebruikt op hun computers. Het resultaat ziet er als volgt uit:

¾ Open de werkmap H08VB02s.xlsx. We voegen een grafiek in. ¾ Selecteer het cellenbereik A3:B8. ¾ Selecteer het tabblad Invoegen (Insert). ¾ Open de keuzelijst Cirkel (Pie) en kies Cirkel (Pie). Dit is het eerste subtype. Je krijgt onmiddellijk een grafiek.

We voegen weer een aantal grafiekelementen toe. Je kan hiervoor ook gebruik maken van een grafiekindeling. Een grafiekindeling is een combinatie van grafiektitel, legenda, assen, … De mogelijke indelingen zijn afhankelijk van het grafiektype. Je hebt een aantal snelle stijlen om een grafiekindeling te kiezen. ¾ Selecteer het tabblad Ontwerpen (Design). ¾ Open de keuzelijst Snelle indeling.

Grafieken - 161

¾ Kies Indeling 1.

We passen de titel aan. ¾ Klik op de titel. ¾ Typ Besturingssystemen en druk op de Enter-toets. De tekstjes staan allemaal bovenaan. Dat is niet zo netjes. We draaien de reeks 90°. ¾ Selecteer Reeks 1 in de keuzelijst Grafiekelementen (Chart elements). ¾ Klik op de kop Selectie opmaken (Format selection). ¾ Klik op de categorie Opties voor reeks (Series options). ¾ Bij Hoek van eerste segment (Angle of first slice) selecteer je een hoek van 90°. ¾ Klik op de kop Sluiten (Close).

Je kan de grafiek ook op een apart grafiekblad plaatsen. ¾ Selecteer de grafiek. ¾ Selecteer het tabblad Ontwerpen (Design). ¾ Klik op de kop Grafiek verplaatsen (Move chart).

Grafieken - 162

¾ Selecteer Nieuw blad (New sheet) en geef als naam Grafiek. ¾ Klik OK. Het grafiekblad ziet er als volgt uit:

8.6.1

Een segment uitlichten Het is in Excel mogelijk om één of meer segmenten van een cirkeldiagram er uit te lichten om een bepaalde waarde te benadrukken. Je moet daartoe het segment selecteren en daarna naar de gewenste positie slepen. Om het segment te selecteren, moet je klikken op het segment en even daarna nogmaals klikken. Je moet er echter wel voor zorgen dat je niet te snel na elkaar klikt zodat je niet het effect van dubbelklikken krijgt. Een segment is geselecteerd als de selectiegrepen enkel bij het segment aanwezig zijn. We selecteren het segment met het marktaandeel van Windows Vista. ¾ Klik op het segment Windows Vista. ¾ Klik even later nogmaals op het segment Windows Vista. ¾ Sleep het segment Windows Vista naar de gewenste positie

Grafieken - 163

Je merkt in de figuur dat het cirkelsegment nog geselecteerd is. Indien je één keer een cirkelsegment geselecteerd hebt, kan je een ander cirkelsegment selecteren door er gewoon op te klikken. ¾ Klik op het segment Andere. Je merkt dat enkel dit segment nu geselecteerd is. 8.6.2

Alle segmenten uitlichten Indien je alle segmenten wenst uit te lichten, moet je het cirkeldiagram selecteren. Je sleept dan één van de segmenten naar buiten toe. De andere segmenten gaan dan automatisch mee. ¾ Probeer dit even uit. ¾ Klik daarna op de knop Ongedaan maken (Undo) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access). ¾ Bewaar de werkmap als H08VB02.xlsx.

8.7

3D-weergave Je kunt de cirkelgrafiek ook driedimensionaal weergeven. We gebruiken hiervoor de opdracht Ander grafiektype (Change chart type). Je selecteert een driedimensionale weergave uit de keuzelijst. ¾ Klik rechts in het geselecteerde diagram. ¾ Selecteer Ander grafiektype (Change chart type). ¾ Selecteer het tweede subtype, Cirkel in 3D (Pie in 3-D) en klik OK.

Je kunt ook het aantal graden instellen dat het cirkeldiagram moet gekanteld worden. Grafieken - 164

¾ Klik met de rechtermuisknop op de grafiek en kies 3D-draaiing (3-D Rotation).

¾ Typ 60° bij Perspectief (Perspective). ¾ Klik op Sluiten (Close). ¾ Bewaar het resultaat als H08VB03.xlsx.

8.8

Grafiekstijl Excel heeft een bepaalde kleurencombinatie gekozen bij het maken van de grafiek. Je kan deze kleurencombinatie wijzigen door een andere grafiekstijl te kiezen. ¾ Selecteer de grafiek. ¾ Selecteer het tabblad Ontwerpen (Design). In de groep Grafiekstijlen (Chart styles) zie je enkele stijlen. Je hebt echter veel meer stijlen. ¾ Open de lijst Grafiekstijlen (Chart styles). Je krijgt nu 48 mogelijke stijlen. ¾ Selecteer bv. Stijl 36. Je krijgt nu allemaal tinten rood. ¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access).

Grafieken - 165

8.9

Grafiek afdrukken We drukken de grafiek nu af. We doen dit door het tabblad Grafiek af te drukken. ¾ Klik op de Office-knop (Office button) en kies Afdrukken / Afdrukvoorbeeld (Print/ Print preview).

Je merkt dat Excel de grafiek liggend zal afdrukken. Indien je dit niet wenst, kan je m.b.v. de knop Pagina-instelling (Page setup) in het tabblad Pagina (Page) een andere instelling opgeven. ¾ Om het werkblad af te drukken, klikken we op de knop Afdrukken (Print). Indien je de grafiek niet wenst af te drukken, klik je op Afdrukvoorbeeld sluiten (Close print preview).

8.10

Een tweede grafiek We kunnen in één werkmap meerdere grafieken aanmaken. We geven in het tabblad Blad1 (Sheet1) de cijfers weer van de besturingssystemen die men in de nabije toekomst plant te gebruiken. ¾ Selecteer Blad1 (Sheet1) en wijzig het werkblad als volgt.

We maken nu een kolomgrafiek. ¾ Selecteer het cellenbereik A2:C8. ¾ Selecteer het tabblad Invoegen (Insert). Grafieken - 166

¾ Open de keuzelijst Kolom (Column) en kies het eerste subtype, Gegroepeerde kolom (Clustered column).

¾ Selecteer het tabblad Indeling (Layout). ¾ Open de keuzelijst Grafiektitel (Chart title) en kies Boven grafiek (Above chart). ¾ Typ Evolutie besturingssystemen en druk op de Enter-toets. We voegen een astitel bij de primaire verticale as. ¾ Open de keuzelijst Astitels (Axis titles) en kies Titel van primaire verticale as / Gedraaide titel (Primary vertical axis title/ rotated title). ¾ Typ Aantal en druk op de Enter-toets.

Je krijgt op deze manier een duidelijk beeld van de evolutie van elk besturingssysteem.

8.11

Wijzigen van de waarden We hebben een grafiek getekend op basis van de getallen in het werkblad. Indien we een getal in de tabel wijzigen, wordt automatisch de grafiek aangepast. We wijzigen de toekomstcijfers voor Windows NT van 6 in 8. ¾ Positioneer de celwijzer in de cel C4 en typ 8. Druk op Ctrl+Enter. Je merkt dat de grafiek onmiddellijk aangepast wordt. ¾ Klik op de knop Ongedaan maken (Undo) in de werkbalk Snelle toegang (Quick Access). ¾ Bewaar het resultaat als H08VB04.xlsx. ¾ Sluit de werkmap.

Grafieken - 167

8.12

Rijen en kolommen omdraaien Het lijkt alsof Excel steeds kan raden welke gegevens we als gegevensrijen wensen. Dit is echter niet altijd het geval. ¾ Open de werkmap H08VB05s.xlxs.

Indien Excel een grafiek maakt, wordt standaard de eerste kolom van het gegevensbereik aanzien als de waarden op de categorie-as. In dit geval zijn dit dus de waarden Antwerpen, Brugge, Gent en Hasselt. Indien we en vergelijking willen maken van de omzet van de verschillende filialen, is dit de juiste werkwijze. Indien we echter een vergelijking willen maken van de totale omzet in de twee jaren, dan moeten 2005 en 2006 de waarden op de categorie-as zijn. We illustreren dit. ¾ Selecteer het cellenbereik A2:C6. ¾ Selecteer het tabblad Invoegen (Insert). ¾ Open de keuzelijst Kolom (Column) en kies Gestapelde kolom (Stacked column).

We krijgen dus een vergelijking van de totale omzet in 2005 en 2006 tussen de verschillende filialen. Dat is waardevolle informatie. We kunnen bv. afleiden dat Brugge over de twee jaren heen het best gescoord heeft. We willen de totale omzet van 2005 vergelijken met de totale omzet van2006. We draaien de functie van de rijen en kolommen om. ¾ Klik op de knop Rijen/kolommen omdraaien (Switch row/ column).

Grafieken - 168

Het resultaat geeft nu een andere vergelijking. We zien een lichte vooruitgang in de omzet in 2006 t.o.v. 2005. ¾ Bewaar de werkmap als H08VB05.xlsx. ¾ Sluit de werkmap.

8.13

Terugblik Je hebt in dit hoofdstuk grafieken gemaakt op basis van gegevens in een werkblad. Excel biedt je in het tabblad Invoegen (Insert) de mogelijkheid om een grafiek in te voegen. Je kiest een hoofdtype en een subtype. Je hebt een lijngrafiek, kolomgrafiek, cirkelgrafiek en spreidingsgrafiek gemaakt. Indien je een grafiek gemaakt hebt, kan je een titel en astitels toevoegen. Je kan ook de gegevenslabels en de legenda tonen. Alle grafiekelementen kan je opmaken. Voor een tekst kan je een ander lettertype kiezen, voor een reeks een andere kleur, ... Bij een cirkeldiagram kunnen we een stuk uitlichten. We kunnen het cirkeldiagram ook in een driedimensionale weergave tonen. Excel biedt een aantal grafiekindelingen om de grafiekelementen snel op de grafiek te plaatsen. Een grafiekstijl gebruik je om andere kleuren of een andere opmaak voor je grafiek te kiezen.

8.14

Oefeningen Oefening 1 Je vertrekt van de werkmap H08OEF01s.xlsx. Je wil de totalen van de studenten van de klas vergelijken, maar toch ook een indruk hebben omtrent de punten behaald op de verschillende individuele vakken. Je maakt een stapelgrafiek (op een apart blad) met horizontaal de namen van de studenten en verticaal het totaal van de punten. In de legenda komen de namen van de vakken te staan. Je voegt ook nog enkele titels toe: Grafiektitel Chart title

Arial Bold 18 punten

Astitels Axis titles

Arial Bold 10 punten

Grafieken - 169

Het resultaat moet er als volgt uitzien. Bewaar het als H08OEF01.

Oefening 2 Open de map H08OEF02s.xlsx. Maak een lijngrafiek aan die de temperatuurgegevens van de maand januari weergeeft. De grafiektitel is gespreid over twee regels. Er zijn ook astitels aanwezig. Een legenda is er niet. Bij de grootste waarde merk je dat deze waarde is opgegeven. Je moet hiertoe het punt selecteren en de nodige selecties maken. Let ook op de vorm van de punten op de lijn. De labels op de primaire as staan standaard verder van de primaire as. Je plaatst ze wat dichter bij de as.

Bewaar het werkblad als H08OEF02.xlsx. Druk het werkblad af.

Grafieken - 170

Oefening 3 Een bedrijf heeft 5 filialen in het land en heeft de omzetcijfers (in duizendtallen) van elk filiaal per kwartaal in een werkblad geplaatst. Maak een staafdiagram dat de omzetcijfers van het eerste kwartaal en de totale omzet weergeeft. Om dit te verwezenlijken, moet je twee niet aaneengrenzende gebieden selecteren. Dat doe je door de Ctrl-toets in te drukken bij het selecteren van de gebieden.

Zorg ervoor dat je dezelfde volgorde hebt op de verticale as (onderaan Mons, bovenaan Antwerpen). Bewaar het werkblad als H08OEF03.xlsx. Oefening 4 Je vertrekt van hetzelfde werkblad. Maak nu op een grafiekblad een cirkeldiagram (3D) aan dat je een vergelijkend overzicht geeft van de totale omzet van de verschillende bedrijven. Het filiaal met de kleinste omzet wordt eruit gelicht.

De labeltjes met de namen van de steden en de percentages hebben een lettertype Calibri, 14 pt en zijn vet weergegeven. Bewaar het werkblad als H08OEF04.xlsx. Druk de grafiek af. Grafieken - 171

Trefwoordenregister #######, 53

Automatische filter, 135

#DEEL/0!, 54

AutoSom, 44

#GETAL!, 54

knop, 44, 47

#NAAM, 54

B

#WAARDE, 54

* *, 137

Beginscherm, 12 Bereik, 37 Bestand

? ?, 137

bewaren, 20, 25 laatst bewerkt, 23 meerdere openen, 55 openen, 23, 55

3

sluiten, 21 Bestandslocatie

3D‐weergave, 157

standaard, 29

A AANTAL(), 58 Absoluut adres, 59, 60 Actieve cel, 12, 15 Activeren, 12 Afdrukbereik, 52, 107, 111 Afdrukken, 103 Aanpassen aan, 103

Bestandsnaam, 21 Beveiligen werkblad, 94 BMI voorbeeld, 78 Body Mass Index voorbeeld, 78 Broodkruimelspoor, 20

grafiek, 158

C

knop in Help, 34 tabblad Blad, 106

Categorieas, 149

tabblad Koptekst/voettekst, 105

Categorieën

tabblad Marges, 104 tabblad Pagina, 103

getalnotaties, 62 Cel, 12

Afdrukstand, 103

bewerken, 38

Afdrukvoorbeeld, 52

naam, 72

knop, 53 AFRONDEN, 58, 82

verplaatsen, 47 Celadres, 12

Aftrekking, 43

absoluut, 59

ALS

gemengd, 59, 69

functie, 82 ALS(), 131

relatief, 59 Cellenbereik, 37, 44

Ander venster, 55

kopiëren, 46

Annuleren

naam, 72

knop, 19

opmaak, 61

Apostrof, 39

Celwijzer, 12

Argument, 45

Centreren, 88

Astitels, 149 AutoDoorvoeren‐opties knop, 70

knop, 49 Centreren over selectie, 88 Cirkeldiagram, 153

AutoHerstel‐bestand, 29

Constanten, 37

Automatisch doorvoeren, 61

Coördinaten, 12

Trefwoordenregister - 172

Functies, 45

Criteria samengestelde voorwaarden, 138

G

Ctrl+Home, 19 Cursief

Ga naar, 26

knop, 87

Gebruikersnaam, 29

D

Gegevensbank, 9, 130 Gegevensbestand, 130

Database, 9, 130

Gegevenslabels, 150

Datum, 66, 71

Gegevensrecords invullen, 130

Deling, 43

Gegevensreeks, 146

Dialoogvenster samenvouwen

Gegevenstabel, 150 Gemengd adres, 59, 60, 69

knop, 45, 81, 107

Gemiddelde

Documentvenster, 13

funtie, 46

wisselen tussen, 55 Doorhalen, 86

GEMIDDELDE(), 58, 122

Doorvoeren

Getallen, 37, 38, 39, 117 opmaak, 48

uitvullen, 119

Getalnotaties, 48, 64

Duizendtalnotatie

lint, 68

knop, 68

Grafiek, 9, 146

E

activeren, 151

Effecten, 86

afdrukken, 158

Eindmodus, 50

bewerken, 147

End, Enter, 50

Cirkel, 153

End, Home, 50

een tweede grafiek, 159

End, pijltoets, 50

Grafiekstijl, 158

Ex2007_1_Oef, 21

grafiektype, 148

Ex2007_1_Vbn, 1

invoegen, 146

Excel

Lijn, 146

activeren, 12

onderdeel bewerken, 152

afsluiten, 35

onderdeel verplaatsen, 152

starten, 10, 11

onderdelen, 152 opmaken, 149

Exporteren, 112

selecteren, 147

F Faculteitsberekening, 99 Filtercriterium, 136 Filtervoorwaarde, 136 Financiële getalnotatie knop, 68 Font, 84 Formule invoeren, 43 Formulebalk, 15, 16 Formulepalet, 16, 45 Formules, 37, 38, 43, 117 fouten, 54 Fouten, 53

Snelle indeling, 154 titel aanpassen, 152 vergroten, 148 verkleinen, 148 verplaatsen, 147 verwijderen, 148 wijzigen van waarden, 160 Grafiekindeling, 154 Grafiektype, 146 wijzigen, 148 Groep, 14 startpictogram, 15 Grotere tekengrootte knop, 87

Functie

H

help vragen, 80 Functie invoegen, 79

Help, 30


Lijst, 9, 130

knop, 30 HOOFDLETTERS, 82

filteren, 135

Huidige cel, 15

sorteren, 132 sorteren op meerdere velden, 133

I

Links (Inspringing), 88 Links uitlijnen

Ideale gewicht, 96

knop, 49

Importeren

Lint, 14

uit dBase, 162

Lorenz Vandervael

In‐ en uitzoomen knop bij Afdrukken, 53 Inhoudsopgave weergeven

voorbeeld, 96 Lotus 1‐2‐3, 9

knop in Help, 32

M

Invoegmodus, 24 Invoeren

Machtsverheffing, 43

knop, 19

Marges, 104 MAX(), 58

J

Maximaliseren, 13

JAAR(), 131

MEDIAAN(), 58

Joker, 137

Meer decimalen knop, 68

K

Microsoft Office Online, 33 MIN(), 58

Kleinere tekengrootte

Minder decimalen

knop, 87

knop, 68

Klembord

Minimaliseren, 13

Office, 121

Miniwerkbalk, 18

taakvenster, 121

Muiswieltje, 26

Kleur, 86 Kolom, 12

N

automatisch verbreden, 41 invoegen, 42

Naamvak, 15, 26

standaardbreedte, 41

Namen beheren, 73

verbreden, 39

Niet‐proportioneel lettertype, 85

verbreden via lint, 40

Nieuw venster, 122

verbreden via snelmenu, 40

Nieuwe werkmap, 21

verwijderen, 42

Normaal weergave, 27

Kolomkop, 40 Kolomletter, 12

O

Kop‐ en voettekst, 111 Kopiëren, 46, 60, 92

Office, 11

meerdere gebieden, 121

Office Klembord, 121

slepen, 46

Office‐knop, 13

Koptekst, 105, 106

Office‐menu, 13 Onderstrepen, 86

L Labels, 130 twee in één cel, 98

knop, 87 Ongedaan maken knop, 50

Legenda, 146, 150

Op scherm laten staan

Lettertype, 84, 85

knop in Help, 34

lint, 86

Operand, 43

standaard, 29

Opmaak, 61

tekenstijl, 85

sectie, 67


Rechts uitlijnen

wissen, 93 Opmaak kopiëren/plakken

knop, 49 Record, 130

knop, 92

Rekenblad, 8

Opnieuw

Relatief adres, 59, 60

knop, 50

Rij, 12

Opslaan knop, 21

invoegen, 42

Opslaan als

rijhoogte, 41 Rijkop, 42

andere versie, 112

verwijderen, 42

Optelling, 43

Rijhoogte, 41

Opties Bestandslocatie, 29

Rijkop, 42

Standaardlettertype, 29

Rijnummer, 12 Romeinse getallen, 99

Opties voor Excel, 28 Opvulkleur

S

knop, 87, 91 Overschrijfmodus, 24

Samengestelde voorwaarden, 138

P

Samenvoegen en centreren, 84 knop, 84 Schaal, 103

Pagina‐einde invoegen, 108

Schaalbaar, 84

verwijderen, 111

Scherminfo, 14 Schermlettertype, 84

Pagina‐eindevoorbeeld

Schijfgrafiek, 153

weergave, 27

Schuifbalk, 17

Pagina‐indeling

Schuifblok, 17, 26

weergave, 27 Pagina‐instellingen, 103

Sectie, 67

Paginanummer

Segment, 156 uitlichten, 156

knop, 106 Percentage berekenen, 43

Selectie annuleren, 153

Pitch, 85 Plakken, 92

Selectiegrepen, 147

Plakken speciaal, 117

Sjabloon, 21

Plakopties, 47, 120

Sluiten, 13

Printerlettertype, 84

Snelle indeling, 154

Procentnotatie

Snelle toegang, 25

knop, 68

werkbalk, 18

Proportioneel lettertype, 85

Snelmenu, 17, 40 toetsencombinatie, 41

Punten, 85

Sneltoets, 15

Q

Som knop, 44

Quote, 39

SOM(), 45

R Rand knop, 87 Randen, 90 Rasterlijn, 151 Rasterlijnen verbergen, 92 Rechts, 88

Spreadsheet, 8 Stand, 89 Standaardbestandslocatie, 29 Standaardknop, 21 Standaardlettertype, 29 Stapelgrafiek, 161 Start knop, 11


minimaliseren, 13

knop in Help, 32

Vorig formaat, 13

Startpictogram, 15 Startscherm, 10

Verkleinen, 13

Statusbalk, 16

Vermenigvuldiging, 43

Stoppen

Vernieuwen knop in Help, 34

knop in Help, 34 Subscript, 86

Verplaatsen, 47

Superscript, 86

Verticale uitlijning, 88 Vet

T

knop, 87

Taakbalk, 11

Voettekst, 105, 106

Taakvenster

Volgende knop in Help, 31

Klembord, 121 Tab, 13

Voorwaardelijke opmaak, 138

Tabblad

Vorig, 13 Vorige

afdrukken, 125

knop in Help, 31

naam wijzigen, 125

Vulgreep, 61, 69

selecteren, 125 Tabel, 130

Vullen, 88

Tekengrootte wijzigen

Vulling, 91

knop in Help, 34

W

Tekenstijl, 85 Tekst, 37, 38

Waardeas, 149

uitvullen, 118

Weergaven, 27

Tekst passend maken, 89

Weergeven/verbergen

TEKST.SAMENVOEGEN, 79

Formulebalk, 16

Tekstkleur

Rasterlijnen, 16

knop, 87

Werkbalk

Terugloop, 89

Formulebalk, 16

Tijd, 71

Randopmaak, 90

optellen, 71

Werkblad, 12

Titel

afdrukken, 50

vastzetten, 102

beveiligen, 94

Titel blokkeren, 102

invoegen, 121

Titelbalk, 13

kopiëren, 126, 129

Toepassingsvenster, 13

verplaatsen, 126

Toetsencombinaties, 50

verwijderen, 127

Transponeren, 116

Werkmap, 12, 13, 116

TrueType font, 84

afdrukken, 50 bewerken, 23

U

meerdere werkbladen, 119 navigatietoetsen, 25

Uitlijning, 49, 87, 88

nieuw, 21

verticaal, 88

openen, 23

Uitvullen, 88

opslaan, 20, 25, 121

V VANDAAG(), 131 Vastzetten titel, 102 Veld, 130 Veldnaam, 130 Venster

sluiten, 21 werkblad invoegen, 121 werkblad kopiëren, 126 werkblad verplaatsen, 126 werkblad verwijderen, 126 Windows


starten, 10 Wisselkoersen, 116 Wissen, 93 opmaak, 93 Wizard, 12

Z Zoeken en selecteren, 26 Zoekvak, 33



Inleiding en afspraken

Recommend Documents