Inleiding 1. Overdracht 2. Ordening en beschrijving papieren bescheiden

Hybride archieven verwerken met LIAS

Verwerking hybride archief van ACVACV-CSC Textura in KADOCKADOC-KU Leuven Inleiding 1. Overdracht 2. Ordening en beschrijving papieren bescheiden - Odis - scopeArchiv

3. Ordening en beschrijving digitale stukken - SharePoint - scopeArchiv

4. Langs lezerszijde

Inleiding • KADOC-KU Leuven kreeg in 2009 het papieren archief van de Christelijke Textielcentrale - ACV Textura in bewaring • Het papieren archief werd onmiddellijk geordend en beschreven in scopeArchiv • Eind 2010 werd dit aangevuld met het digital born archief • De bestaande inventaris werd aangevuld met – digitale objecten die omschreven en gelinkt werden werden in nieuwe beschrijvingsfiches – digitale objecten die aan bestaande beschrijvingen werden toegevoegd

• De digitale objecten worden bewaard en gepreserveerd in het digitale depot

• Textura was het eerste hybride archief, bestaande uit zowel analoge als digital born stukken, dat integraal verwerkt werd binnen KADOC-KU Leuven • Het digitale onderdeel bevatte voornamelijk tekstdocumenten (.pdf, .doc, .wpd) en was goed geordend. Bepaalde formaten, zoals e-mails, werden niet teruggevonden in het archief.

1. Overdracht • Overdracht archief – Papieren bescheiden in dozen – Digitale documenten op een externe harde schijf van KADOC (gecontroleerde overzetting)

• Registratie van aanwinsten gebeurt in KADMIN, zelf ontwikkelde databank van KADOC

1. Overdracht • Bepalen verwerkingstrategie – Gelijktijdige verwerking papieren en digitale stukken? – Eerst papier? Eerst digitaal? – Diepe beschrijving? Plaatsingslijst?

• Case Textura – Papieren documenten eerder overgedragen – Papier eerst verwerkt, daarna digitale documenten verwerkt – Er werd gekozen voor een meer globale aanpak, waardoor beschrijving sneller verloopt. Hiervan werd afgeweken bij enkele meer nauwkeurige beschrijvingen, die als test werden opgenomen.

2. Ordening en beschrijving papieren bescheiden • Opmaak inventaris in scopeArchiv • Verwerking volgens internationale normen ISAD(G), ISAAR, OAIS, EAD • Voordeel automatisering van beschrijving: – Toevoegen links naar bijkomende informatie elders – Automatische publicatie op meerdere plaatsen: als pdf in Limo, als archieffiche in ODIS en Archiefbank Vlaanderen en als data in databank van LIAS

• Stap 1 : ODIS-fiche ODIS

scopeArchiv

scopeArchiv

Opstellen fiche betreffende archiefvormer

Aanmaak archiefbestandsfiche

Aanmaak ordeningsschema

Publicatie gegevens

Beschrijving en ordening stukken

Aanvulling en controle

• Aanmaak ODIS-organisatiefiche betreffende ACV-CSC Textura

Aanmaak basisfiche die tijdens de verwerking van het archief aangevuld wordt, waarna ze vrijgeven/gepubliceerd wordt.

Vanuit de organisatiefiche worden links met andere authority gegevens gelegd, zoals persoonsfiches die meer persoonsinformatie bevatten

Organisatiefiche in de ODIS OPAC

• Stap 2: archiefbestandsfiche in scopeArchiv ODIS

scopeArchiv

scopeArchiv




Publicatie gegevens



Klik op knop ‘new’ om een nieuwe fiche aan te maken

Zicht op de fondsen van KADOC in scopeArchiv in de ‘tree view’ die verder opengeklapt kan worden en als archievenoverzicht dient

• Na aanklikken van ‘new’-knop verschijnt volgende box, kies level archief

Plaatsing nieuwe fiche t.o.v. het geselecteerde item in de boom bij het aanklikken van new

Gekende ISAD(G)-gegevens al invullen, zoals referentie code en titel. Later wordt dit aangevuld.

Magazijnplaats Toevoegen trefwoorden, beperkingen inzage of links naar andere beschreven archieven op het niveau van het archiefbestand

Via de ODIS-plugin in de archieffiche worden ODIS gegevens automatisch gekoppeld en bijgewerkt. De organisatiefiche van ACV-CSC Textura kan onmiddellijk toegevoegd worden.

• Stap 3 : ordeningsschema ODIS

scopeArchiv

scopeArchiv




Publicatie gegevens



• Ordeningsschema opmaken d.m.v. toevoegen tussenniveaus. – Keuze uit: afdeling, onderafdeling, rubriek, subrubriek Toevoegen tussenniveaus: plaatsing via infoscherm en drag-and-drop

Velden beschikbaar voor een tussenniveau

• Stap 4 : beschrijving (papieren) stukken ODIS

scopeArchiv

scopeArchiv




Publicatie gegevens



• Aanmaak eerste bestanddeel – Plaatsing selectie op archiefniveau ‘Archief Christelijke Textielcentrale – Textura’ – Knop ‘new’ > level: ‘bestanddeel’ > form: ‘bestanddeel’ (automatisch) > Ref.code: ‘copy ref.code from selected unit of description’ > Insertion position: ‘subordinate to selected UD’ > klik ok

- De ref.code werd automatisch overgenomen uit de archieffiche, doordat in het vorige scherm ‘copy ref.code from selected unit of description’ werd gekozen. Ze wordt als volgt opgebouwd: landcode/instellingcode/archiefcode/inventarisnu mmer Het laatste cijfer (inventarisnummer) dient nog toegevoegd te worden in deze eerste bestanddeelfiche. Voeg in Ref.code ‘/1’ toe. Voeg in Ref.code AP ‘1‘ toe. Dit veld wordt getoond als inventarisnummer in de toegangen.

Een eerste lege beschrijvingseenheid is zichtbaar in de tree view

• Vanuit dit eerste bestanddeel kunnen automatisch meerdere (lege) bestanddelen klaargezet worden voor beschrijving • De ref.code kan al automatisch aangevuld en doorgenummerd worden • Voordeel: – Minder manueel (typ)werk – Minder kans op fouten – Voor reeksen met gelijkaardige info kunnen ook gegevens uit bepaalde velden van een geselecteerde fiche automatisch overgenomen worden (zie onderdeel ‘copy data from’ in infoscherm)

• Aanmaak meerdere bestanddelen met automatische invulling ref.code en ref.code AP – Selectie eerste bestanddeel – Knop ‘new’ > Level: ‘bestanddeel’ > quantity: ‘20’ > Ref.code: ‘increment ref.code from selected unit of description’ > Insertion position: ‘after selected UD’ > ok

Meerdere lege bestanddelen met unieke nummer, minder kans om fouten te maken. Na beschrijving bv. verplaatsen naar juiste afdeling.

• De gegevensvelden in scopeArchiv zijn gebaseerd op de ISAD(G)-norm, waardoor de informatie eenvoudig uit te wisselen is • Naast de 26 ISAD-beschrijvingselementen werden bijkomende velden opgenomen • LIAS beschikt over een handleiding voor de invulling en interpretatie van alle velden • KADOC maakte een interne handleiding archiefverwerking voor nieuwe medewerkers, hierin werd een selectie van in te vullen velden opgenomen.

• Minimale beschrijving bestanddeel in KADOC – Reference code : volledige referentiecode opgebouwd als volgt: BE/nummer instelling/code archiefbestand/inventarisnummer – Ref.code AP : inventarisnummer – Title : redactionele vorm en inhoud – Creation date(s), details : getoond in inventaris en OPAC – Creation date(s) : om geïndexeerd te zoeken – Extent : omvang – Appraisal and destruction : motivatie vernietiging – Destruction date : vernietigingsdatum – Related audiovisual material – Related publications – Use: om termijnen voor beperkingen van inzage vast te leggen. Mag een stuk 30 jaar niet ingekeken worden, dan zal dit stuk gedurende die periode niet opvraagbaar zijn via het winkelmandje in de publiekscatalogus. – References: om door te verwijzen naar andere beschreven stukken in scopeArchiv – Lias Respository: om een link te leggen met een bestand, bijvoorbeeld de ingescande versie van het bestanddeel, in het digitaal depot

Beschrijvingsvelden bestanddeel deel 1




Beschrijvingsvelden bestanddeel deel 5, tabbladen onderaan

• In het tabblad ‘Use’ kan men inzagebeperkingen opnemen. • Het vinkje ‘released for queries’ (links onderaan) is aangevinkt, zodat de beschrijving wel zichtbaar en opzoekbaar is • Het inventarisnummer kan echter gedurende de looptijd niet opgevraagd worden via de OPAC • In de invoermodule zijn beperkt raadpleegbare beschrijvingen aangeduid met een uitroepteken

Invoermodule: beperkingen raadpleegbaarheid aangeduid met ‘!’

OPAC: inventarisnummer kan niet besteld worden

OPAC: bijkomende info

• Resultaat van de globale beschrijving in de scopeArchiv tree view

• Er staat een apart formulier voor film/audio document en object ter beschikking

• Stap 5 : aanvulling en controle ODIS

scopeArchiv

scopeArchiv




Publicatie gegevens



• Aanvullen bijkomende gegevens op bestandsniveau in de archieffiche: datering (kan automatisch), omvang, geschiedenis, verwerving, inhoud, gerelateerde publicaties en beeldmateriaal, titel inventaris, toegankelijkheid, auteur, trefwoorden (descriptoren), relaties met andere archieven in scopeArchiv, …

• Stap 6 : publicatie gegevens ODIS

scopeArchiv

scopeArchiv




Publicatie gegevens



• Automatische publicatie van de inventaris via het veld ‘state of finding aid’ in de archieffiche – De archivaris wijzigt dit veld na afwerking van de inventaris in ‘afgewerkt door archivaris’

– De hoofdarchivaris trekt regelmatig een lijst van alle afgewerkte inventarissen en kijkt deze na – De hoofdarchivaris zet de status van het archief op ‘completed’ en en wijzigt het veld state of finding aid in ‘vrijgegeven voor publicatie’: er wordt automatisch een XML, EAD en PDF aangemaakt en beschikbaar gezet op verschillende plaatsen (zie punt 4.). Zodra dit gebeurd is, wordt state finding aid automatisch op ‘gepubliceerd’ gezet.

De status dient gewijzigd te worden naar ‘completed’ zodat de gegevens beschikbaar zijn in de OPAC.

• Archieven ‘in progress’ zijn in de boom in blauw aangeduid en worden niet getoond voor het publiek, ‘completed’ = zwart

• Gepubliceerde gegevens beschikbaar via: – – – –

Limo als pdf (inventaris) LIAS als data in databank (inventaris) ODIS als archieffiche (enkel archiefbestandniveau) Archiefbank Vlaanderen als archieffiche (enkel archiefbestandniveau)

3. Ordening en beschrijving digitale stukken • Case Textura: na afronden inventaris papier • Bijkomende acties t.o.v. beschrijving papier: – Pre-ingest: metadata en structuur vastleggen van digitale objecten – Preservatie-acties voor langetermijnbewaring op stukken en metadata – Koppelen digitale stukken aan beschrijvingen

• Invoegen van digitale stukken en/of beschrijvingen in bestaande inventaris • Inzage en opvragen digitale stukken via LIAS OPAC na goedkeuring bewaargever

• Stap 1 : ordening en selectie Windows Verkenner

Ordening en selectie

SharePoint

Vastleggen beschrijvingsniveau

scopeArchiv

Vastleggen metadata

Publicatie gegevens

Ingest en probleemoplossing


• Er wordt kopie aangemaakt van originele mappenstructuur, die bij het archief bewaard wordt. • Opschoning gebeurt in Windows Verkenner: – Dubbels en te vernietigen stukken verwijderen – Ordening in nieuw ordeningsplan: aanmaak mappen in Verkenner waar dit nodig is

• Controle en beheersing van vreemde tekens, lege mappen en pad- en bestandslengte m.b.v. tool – Bv. verwijdering of vervanging ‘# ? !’ Bv. vervangen spatie door _ – Dit is noodzakelijk om verdere bewerking (bv. in SharePoint) mogelijk te maken

• Studie onbekende formaten – Zoeken naar conversiemethoden om stukken te kunnen lezen – Ingest van geconverteerde formaten een optie? – Ondersteuning en kennisdeling hierbij vanuit LIAS netwerk

• In deze voorbereidende fase, waarbij documenten geëvalueerd worden, worden best al gegevens genoteerd betreffende bv. inzagebeperking en selectie

• Stap 2 : Vastleggen beschrijvingsniveau Windows Verkenner


SharePoint


scopeArchiv

Vastleggen metadata

Publicatie gegevens



• Import van mappen in SharePoint door de archivaris

• Niveau van beschrijving dient vastgelegd te worden in SharePoint via vinkje ‘Unit of description’ of ‘UD onderliggende niveaus’ – Keuze heeft invloed op raadplegingwijze gebruiker – Keuze heeft invloed op tijdsinvestering archivaris

Beschrijving van bestanddeel Aanmaak van een beschrijvingseenheid

• Scenario 1: alle vinkjes ‘unit of description’ aangevinkt – Gevolg: alle bestanden in hun context zichtbaar in OPAC = stuksgewijze beschrijving – Indien geen titel opgegeven werd in SharePoint, wordt bij ingest de bestandsnaam ingevuld in het veld title in scopeArchiv – Indien een archief goed geordend is en naamgeving volgens de regels van de kust gebeurde, kan dit als dusdanig opgenomen worden. Verwerking/beschrijving door de archivaris wordt in dit geval tot een minimum beperkt, wat tijd bespaard. – Nuttig voor stuksgewijze beschrijving van bv. foto’s

Resultaat keuze scenario 1 in scopeArchiv

1 Unit of Description = 1 digitaal object

Alle context en structuren expliciet zichtbaar en bewaard in scopeArchiv

• Scenario 2: niet alle vinkjes ‘unit of description’ aangevinkt – Gevolg: meerdere digitale objecten (stukken) zullen gelinkt worden aan één beschrijving – Er wordt een inventarisnummer aangemaakt op het niveau waarop het vinkje staat. – De mappenstructuur die onder het beschrijvingniveau zit, wordt niet expliciet getoond in de OPAC. Ze is wel zichtbaar (en dus bewaard) in het digitale depot. Lezers en archivarissen kunnen vanuit één link in de beschrijvingsfiche doorklikken naar onderliggende mappen (zie onder punt 4)

Scenario 2: Bestanden (en eventueel onderliggende structuur) ondergebracht in één beschrijving bv. bestanddeel. Enkel de beschrijving is expliciet zichtbaar in de boomstructuur, een link naar de stukken is zichtbaar in de bestanddeelfiche. 1 UD = meerdere digitale objecten

1 UD = meerdere bestanden, onderliggende structuur bewaard in digitaal depot

• Stap 3 : vastleggen metadata Windows Verkenner


SharePoint


scopeArchiv

Vastleggen metadata

Publicatie gegevens



• 2 SharePointviews om metadata toe te voegen: standaard (boven) en gegevensblad (onder)

• In de fiches moeten inhoudstype (beschrijvingsniveau), ingestmodel (preservatie) en acces right model (raadpleging) vastgelegd worden

• Bepaalde metadata worden vastgelegd bij de individuele stukken in digitale depot – opgenomen per bestand: title, ref.code, content, date, creator, description, editorial form, extent, geographical information, source – vernietigingsdatum: automatische vernietiging mogelijk

• Toevoegen beschrijvende metadata – Deze worden na ingest opgenomen in scopeArchiv, daarom komen ze overeen met bestaande velden in scopeArchiv – Indien een bestaande ref.code uit scopeArchiv in SharePoint wordt ingevuld, worden de documenten automatisch gekoppeld aan de bestaande beschrijving in scopeArchiv. Zo worden hybride bestanddelen samengesteld.

• Stap 4 : ingest en probleemoplossing Windows Verkenner


SharePoint


scopeArchiv

Vastleggen metadata

Publicatie gegevens



• Ingest = opname van metadata en digitale objecten in digitaal depot en scopeArchiv • In overleg met LIAS ICT • Indien formaten niet herkend worden of er zich andere onregelmatigheden voordoen, neemt ICT contact op om verdere mogelijkheden te bekijken. Bv. discrepantie formaat en ingestmodel

• Controlelijsten worden ter beschikking gesteld van de archivaris om verdere controle en beschrijving mogelijk te maken. Bv. lijst met reeds bestaande referentie codes

• Vooraf aan ingest: – Controle beschikbaarheid minimale data (ingestmodel en acces rights model) – Bitvalidatie – Virusscan – Formaatherkenning

• Bij ingest: – – – – –

Bewaring origineel Aanmaak preservatiekopie Aanmaak consultatiekopie Bewaring en preservatie contextinformatie Overheveling metadata vanuit digitaal depot en SharePoint naar werkruimte scopeArchiv

• Communicatie afronding ingestproces naar archivaris

• Stap 5 : aanvulling en controle Windows Verkenner


SharePoint


scopeArchiv

Vastleggen metadata

Publicatie gegevens



• De beschrijvingen met links naar de stukken worden ingeladen in een aparte werkruimte In pre-ingest (SharePoint) dienen stukken steeds ondergebracht te worden onder voorlopige archiefbestandfiches om ze terug te vinden in werkruimte

• Digitale objecten werden bij ingest aan beschrijvingen gekoppeld en zijn in de invoermodule zichtbaar via de LIASrepositorylink

1 link voor meerdere stukken

• Controle van beschrijvingen • Plaatsing van nieuwe beschrijvingen in bestaande inventaris • Aanpassen van bestaande beschrijvingen waaraan digitale stukken werden gekoppeld m.b.v. controlelijst Aanvullen omvang bijvoorbeeld

• Stap 6 : publicatie gegevens Windows Verkenner


SharePoint


scopeArchiv

Vastleggen metadata

Publicatie gegevens



• Wijzigen en toevoegen gegevens archieffiche • De archivaris wijzigt het veld state finding aid in de archieffiche van ‘gepubliceerd’ naar ‘afgewerkt door archivaris’, waarna de hoofdarchivaris ‘wijzig inventaris’ kiest. Hierdoor worden de oude EAD en pdf overschreven door de nieuwe versie.

4. Langs lezerszijde • Gepubliceerde gegevens beschikbaar via: – limo.libis.be als pdf (inventaris)

aanklikken van het inventarisnummer opent de gedetailleerde beschrijvingsfiche in scopeArchiv

– www.lias.be als data in databank (inventaris) en als pdf

– www.odis.be als archieffiche (enkel archiefbestandniveau)

– www.archiefbank.be als archieffiche (enkel archiefbestandniveau)

• Gebruikers zien enkel beschrijvingen, geen (digitale) stukken. – Uitzondering: vrijgegeven digitale objecten, zoals affiches

• Na toestemming van de bewaargever (KADOC procedure) kan men met een eigen login de digitale stukken online raadplegen via een link in de bestanddeelfiche van de OPAC

Link vanuit de bestanddeelfiche naar de digitale stukken in het digitaal depot

• Stukken worden in hun (originele) context getoond indien deze aanwezig is startview

Dieper in de originele structuur

Meer informatie • Bezoek onze website: www.lias.be

• Stuur ons een berichtje: [email protected]

• Bel ons: 016 32 22 66

• Bezoek ons: de Croylaan 54, 3001 Heverlee Save the data - 21.09.12 77

Inleiding 1. Overdracht 2. Ordening en beschrijving papieren bescheiden

Recommend Documents