INKA Inkoop Associatie i.o.
Groningen, 26 april 1996
OMSCHRIJVING INKA is de voorlo pige naam van een vrijwillig samenwerkingsverband van regionale leveranciers van 'low value products' aan business units/regionale vestigingen van grote en middelgrote bedrijven. De partners in de associatie hanteren één en dezelfde 'formule'. Dat betekent onder meer standaardisering van de orderadministratie en -procedures, de wijze van factureren, leveringsvoorwaarden, bewaking van het leveringsproc es, omschrijving van condities, kwaliteitszorg, verschaffen van productinformatie en dergelijke. Er worden afspraken gemaakt tussen leveranciers en afnemers over prijzen, functionele specificaties en leveringscondities. Deze worden neergelegd in raamcontracten. De overeenkomst omvat ook onderwerpen als de levering va n pro ductinformatie, communicatie m et afnem er/gebruikers over afstemming tussen product en productieproces, kwaliteitszorg, het verschaffen van inzicht in (kost)prijsopbouw, nazorg en serviceverlening. Periodiek vindt bijstelling plaats na evaluaties van ervaringen, productontwikkelingen en ontwikkelingen in het productieproces. De kwaliteitsbewaking/-zorg wordt door leveranciers ingebouwd, zowel voor wat betreft de geleverde producten, als ten aanzien van het inkoop- en leveringsproces, als ten aanzien van het waarborgen van "fitness for use", onder meer via communicatie en informatie. Een deel van die kwaliteitsbewaking/-zorg en controle is onderg ebra cht bij INKA . Deze organisatie kan onafhankelijk van de leveranciers opereren, maar wordt wel door hen gefinancierd. In de overeenkomst zijn prijsprikkels ingebouwd; het behalen van prijs- en kostenvoordelen, komt zowel leverancier als afnemer ten goede. Leveranciers worden gestimuleerd te blijven zoeken naar betere producten, tegen een be tere prijs en m eer afgestemd op gebruiker/productieproces bij de afnemer. De afnemer blijft de vrijheid behouden van leverancier te wisselen . Ook behoudt deze de keuzem ogelijkheid wel of geen gebruik te maken van de respectievelijk leveranciers die in INKA participeren. De deelnemers in INKA bouwen en beheren een centrale da ta-base waarin inkop ers/eindgebruikers actuele informatie kunnen vinden over de afzonderlijke p roducten. D e data base is vrij toegankelijk voor inkopers/gebruikers van contractpartners. Deze voorziening wordt geleidelijk uitgebouwd tot (een vorm van) "Electronic Data Interchange" voor bestel- en orderadministratie, afleverings- en transportgegevens en de rgelijke. Centraal staat "fitness for use" van de te leveren producten. Evenzeer belangrijk zijn: een zo kort mogelijk leveringstraject met weinig distributieschakels, directe communicatie tussen leverancier en gebruiker, en zo weinig mogelijk administratieve handelingen. HOOFDTAKEN WERKORGANISATIE INKA 1. centrale orderverwerking en -administratie, facturering; 2. opbouw, beheer en actualisering van centrale data-base met productinformatie, plus beheer van het syste em voor 'Electronic D ata Interchange'; 3. bewaken van de kwaliteit van leve ringsprocessen en klachtenregistratie; organisatie en uitvoering van periodieke evaluaties; 4. organisatie en co ördinatie van d e communicatie tussen afnemers en leveranciers.
VOORDELEN VOOR AFNEMERS - decentralisatie/regionalisering van leveranties/inkoop van 'low-value' goederen; inkoop van dit type goederen per business unit of regionale vestiging; - korte lijnen tussen leve rancier en de geb ruikers van de goed eren, zowel fysiek of geografisch, als procedureel; - directe communicatie tussen leveranciers en gebruikers van de producten; - zekere en snelle levering, op mo ment dat product nodig/gewenst is; - levering op de juiste plaats; direct aan of bij de gebruiker; - leveren van het juiste product, waarbij 'juist' staat voor 'volgens de eisen van de gebruikers' en/of 'volgens de eise n die het pro ductiepro ces stelt aa n het product'; - verlaging kosten, verhogen lever-snelheid en -zekerheid door automa tisering van informatieverschaffing over producten, van orders/bestellingen, leverings-/transportgegevens etcetera; - kostenbesparingen d oor verm inderen van routinematige hand elingen bij afneme rs; - orderbedragen en 'handlingsfee' zijn ontkoppeld; - afnemer heeft inzicht in kosten en opb ouw ko st-/verkoopprijs bij leveranciers; - afnemer heeft inzicht in kwaliteitszorg/-bewaking (terugkoppeling); - keus voor leveranciers mede gebaseerd o p kennis a) van de te leveren producten zelf en b) van het productieproces bij afnemer. TAKEN LEVERANCIERS Kenmerkend voor de in INKA participerende bedrijven is dat zij naast de (af)levering van de verlangde p roducten expertise leveren aan d e afnemer e n wel: - expertise met betrekking tot: het product dat wordt gevraagd in relatie tot productieproces bij de afnemer; - deskundigheid met betrekking tot: het productieproces van het bedrijf waaraan wordt geleverd om steeds het juiste product te (kunnen) leveren; - inzicht verschaffen aan de afnemer over de markt, d istributiekanalen en leveringscondities van d e te leveren producten; - ter beschikking stellen van verzamelde kennis over ontwikkeling & vernieuwing van producten in relatie tot productieproces bij afnemer. Communicatie met directe gebruikers of hun representanten over productspecificaties, leveringsproces en kwaliteitszorg is een essentieel ond erdeel van d e relaties met de klant. TAKEN AFD ELINGEN INKOOP van AFNEM ER - rol afdeling inkoop verandert van "ordermanagement" in "relatiemanagement"; - kwalificeren van leveran ciers; - opstellen van functionele specificaties, kwaliteitsnormen voor toegeleverde producten; - coö rdinatie van communicatie onderling tussen gebruikers in het eigen bedrijf, productvereisten: eisen die productieproces als zodanig stelt en eisen gesteld aan geleverd product op zichzelf; evaluatie van bestel-, order- en leveringsproces; coördinatie eventueel in samenwerking met INKA; - med e-coö rdinatie (in samenwerk ing met INK A) van co mmunicatie tussen gebruikers en leve ranciers; vertalen van vereisten die productieproces stelt aan geleverde producten; evaluatie van gebruik van geleverde producten; - vastleggen van autorisaties: wie mag wat waar bestellen, in welke hoeveelheden; - monitoring va n ontwikkeling en vernieuwing van toegeleverde p roducten in relatie tot productiep roces; - van 'beheer' en uitvoering van het inkoopproces naar bijdrage aan 'beleid' (bewaking/verbetering kwaliteit van geleverde producten en van leveringsproces voor kernactiviteiten van de onderneming). VOORBIJ DE HORIZON In de beginfase van INKA verzorgen de leveranciers een aanbod bestaande uit de productgroepen: gereedschappen, machines, beschermingsmaterialen, computer-hard- & software, computer-toebehoren, elektrotechnische en laboratoriumartikelen. Nadat INKA zijn goede werking heeft bewezen wordt de assoc iatie uitgeb ouwd me t andere leveranciers en afnemers.
INKA Fasering in Hoofdlijnen _________________________________________________________________________________
*
INITIATIEF-FASE
4e kwartaal 1995
*
DEFINITIE-FASE: - formulering uitgangspunten en einddoelen INKA - omschrijving INKA in onderdelen/aspecten - fasering INK A: de route o p weg naar operatione le organisatie - werving deelnemend e leveranciers vo or ontwerp - & ontwikkelfase - intentie-verklaring participanten in INKA - brief met beschrijving initiatief naar potentiële afnemers/aankondiging - onderzoek subsidie-mogelijkheden ontwerpfase INKA - presentatie IN KA d.m.v. proje ctplan voo r ontwerp- en o ntwikkelfase - verwerving middelen voor ontwerpfase/indienen subsidieaanvraag
1e kwartaal 1996
*
ON TW ERP-F ASE: opbo uw tijdelijke p roject-organisa tie - aanstellen projectleider - vastleggen projectopdracht/-structuur - opz etten projectkanto or en -organisatie - aantrekken projectleden
3e kwartaal 1996
*
ONTW ERP-FASE: uitvoering 4e kwartaal 1996 deeltrajecten/aspecten ontwerptraject: + 1. juridische/contractuele aspecten 1e kwartaal 1997 2. financieel-administratief 3. leverings'formule': opera tionele vorm en be stelprocedure, orderverwe rking en -administratie 4. electronic data interchange 5. commercieel 6. kwaliteitszorg en klachtenafhandeling 7. organisatie/coördinatie van communicatie tussen afnemer/gebruiker en leveranciers 8. Inka-o rganisatie en omvang; persone el, midd elen, plaats, interne organisatie
*
ONT WE RPFAS E: afsluiting/ondertekenen contracten - deelnemersovereenkomsten leveranciers in Inka - raamcontracten tussen leveranciers en afnemers
*
ONTW IKKELFASE: opbouw werkorganisatie Inka en "inlopen" - inrichten kantoor/aanschaffen kantoor- e.a. middelen/aantrekken personeel - opbouw van database product-informatie/van administratieve systemen etc.
2e kwartaal 1996
2e kwartaal 1997
* ONT WIKKE LFASE : Inka operationeel/uitvoerend: - start operationele organisatie - concept in de dagelijkse praktijk uittesten, aanvullen en verbeteren
*
UITBREIDINGS-FASE -uitbreiding Inka met leveranciers -uitbreiding van aantal afnemers dat van Inka gebruik maakt
*
CONSO LIDATIE-FASE
3e kwartaal 1997 1997-2000 2001-2004
2005 e.v.
INKA Ben odigd e middelen in de ontw erpfase _________________________________________________________________________________
Soorten middelen: 1.
menskracht: - in kwantiteit - in kwaliteit/deskundigheid: - organisatorisch - projectleiding/adviseur/onderzoeker - secretariële en administratieve diensten - inhoudelijk - juridisch/contractueel - commercieel - hardw are- en so ftware-m atig - inkoop- & bestelprocessen en leveranties - financieel-administratief - orderadministratie & verwerking - documentatiesystemen
2.
financiën:
3.
gebouwen/acco mmo daties: - kantoo rruimte - vergaderruimte
4.
duurzame gebruiksgoederen
- computer/kopieermachine etc.
5.
verbruiksgoederen
- papier, kantoorbenodigdheden etc.
6.
tijd.
- explo itatie - investeringen
Raming fina nciële midd elen vo or de o ntw erpfase: - projectleider, extern adviseur & onderzoeker
100 .000 ,-
- projectleden
30.0 00,-
- reis-/verblijf-/bureaukosten
10.0 00,-
- vakspecialisten/externe deskundigen voor deelonderwerpen
30.0 00,_________ f. 170 .000 ,-
INKA Aspe cten va n de ontw erpfase _________________________________________________________________________________ 1. juridische/contractuele aspecten: - raamcontracten: vorm/inhoud - functionele specificaties - autorisaties voor bestellingen - toetredingsvoorwaarden/uittredingsgronden - deelnemers-overeenkomsten: vorm/inhoud - rechtsvorm Inka - zeggenschapsverhoudingen Inka - garanderen onafhankelijkheid Inka - intern: salarisregeling, rechtspositie etc. 2. financieel-administratief: - opbouw kostprijs & verkoopp rijs - prijs van dienstverlening/kwaliteitszorg/informatie/'handling' - inzichtelijkheid kostenpatroon leveranciers voor afnemers - hoogte en verdeling exploitatielasten Inka - afhandeling facturen van geleverde goederen 3. lever ings'fo rmu le': - operatione le vorm en be stelpro cedure, orderverwerking en -administratie 4. electronic data interchange: - hardware - software - human-ware: gebruikers & beheerders - info-ware: - opb ouw datab ase productinformatie - opbouw systeem automatisch bestellen 5. com mercieel: -
inbouwen prijsprikkel 'verkoop' van het Inka-concept aan leveranciers 'verkoop' van deelnemende leveranciers aan potentiële afnemers voorwaa rden te stellen aan leveranciers: - t.a.v. soorten producten - t.a.v. leverings-procedures - t.a.v. kennis productieproces afnemer 6. kwaliteitszorg en klachtenafhandeling: - te stellen kwaliteitseisen aan deelnemende leveranciers - bewaking/controle van die eisen - sancties 7. organisatie/coördinatie van communicatie tussen afnemer en leverancier: - kennis van/informatie o ver geleverd e pro ducten zelf: - gebruiksmogelijkheden - specificaties/kwaliteitsnormen - informatie/instructie/training voor gebruik van geleverde producten - kennis van/informatie over markt van te leveren/geleverde producten: - alternatieve producten - vergelijking prijzen - vergelijking kwaliteit van gelijksoortige producten - vergelijking 'fitness for use' - informatie over technologische vernieuwing van producten - afstemming product op gebruik = 'fitness for use' - kennis van productieproces van afnemer m.h.o.o. 'fitness for use' - periodieke herziening - van prijsafspraken - van functionele specificaties - van leveringscondities - verschaffen inzicht in opbouw ko stprijs/verkoopprijs/kosten Inka 8. Inka: organisatie en omvang; personeel, middelen, plaats, interne organisatie.
