INHOUDSOPGAVE. Statengriffie...4

INHOUDSOPGAVE Statengriffie............................................................................................................4 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Provinciale Staten..........................................................................................5 Toelating Statenlid...........................................................................................5 Ontslag Statenlid.............................................................................................5 Nevenfuncties / onverenigbare werkzaamheden .......................................................6 Integriteit / aanvaarding geschenken .....................................................................6 Vertegenwoordiging leden Provinciale Staten in besturen ............................................7

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.6.1 2.6.2 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.7.4 2.7.5 2.8

Informatievoorziening .....................................................................................9 Actieve/passieve informatieplicht..........................................................................9 Openbaarmaking besluitenlijst/passieve informatieplicht .............................................9 Ter inzage legging van stukken/Statenkast..............................................................9 Stukkenstroom ............................................................................................. 10 Ambtelijke bijstand aan Statenleden.................................................................... 10 Provinciale website www.provinciegroningen.nl en intranet ........................................ 10 E-mailadres/token ......................................................................................... 11 Bruikleenregeling PC's .................................................................................... 11 Wet- en regelgeving, knipselkrant, archief en kwantitatieve beleidsinformatie .................. 13 Wet- en regelgeving ....................................................................................... 13 Electronische knipselkrant................................................................................ 13 Provinciaal archief ......................................................................................... 13 Kwantitatieve beleidsinformatie.......................................................................... 13 Geografische informatie .................................................................................. 13 Personeelsblad............................................................................................. 13

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

Vergaderingen Provinciale Staten (commissies) ................................................. 14 Statenvergaderingen ...................................................................................... 14 Presentielijst / Reglement van orde..................................................................... 14 Agenda (opzet) ............................................................................................. 14 Stemming ................................................................................................... 15 Verslaglegging ............................................................................................. 15 Statencommissies ......................................................................................... 16 Totstandkoming van de agenda ......................................................................... 16 Ingekomen stukken........................................................................................ 16 Bespreekstukken........................................................................................... 16 Streaming commissievergaderingen.................................................................... 16

4. 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16

Vergoedingen / fiscale aspecten...................................................................... 17 Berekening en betaling van vaste vergoedingen ..................................................... 17 Fiscale aspecten ........................................................................................... 17 Vergoeding voor werkzaamheden ...................................................................... 18 Toelage voor fractievoorzitters ........................................................................... 18 Toelage voor statenleden ................................................................................. 18 Vergoeding voor vaste onkosten ........................................................................ 18 Vergoeding voor computer en internetverbinding .................................................... 19 Vergoeding voor ziektekosten ........................................................................... 19 Verlaging vergoeding werkzaamheden bij arbeidsongeschiktheid................................. 19 Compensatie korting werkloosheid ..................................................................... 19 Reis- en verblijfskosten ................................................................................... 19 Cursus, congres, seminar of symposium .............................................................. 20 Spaarloonregeling ......................................................................................... 20 Uitkering bij aftreden ...................................................................................... 20 De uitkering bij overlijden................................................................................. 21 Collectieve zakenreisverzekering ....................................................................... 21 Statenfracties............................................................................................... 21 Burgercommissieleden.................................................................................... 22

5. 5.1

Facilitaire zaken .......................................................................................... 23 Persoonlijke toegangskaart (PTK-pas) ................................................................. 23

versie 30-3-2012

2

5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Fietsenstalling .............................................................................................. 23 Parkeren..................................................................................................... 23 Fractiehuis .................................................................................................. 23 Luchtbrug.................................................................................................... 24 Catering ..................................................................................................... 24 Roken ........................................................................................................ 24 Telefoon ..................................................................................................... 24 Reservering vergaderkamers ............................................................................ 25

Bijlagen: - Declaratieformulier reis- en verblijfkosten ……………………………...………………………………….25 - Formulier aan vraag congres / cursus……………………………………………………………………...26

versie 30-3-2012

3

Statengriffie [email protected] Tel. 050-316 4458 Provinciehuis, Martinikerkhof 12, kamers 15, 16 en 18. De Statengriffie is een werkeenheid die rechtstreeks wordt aangestuurd door het Presidium (dagelijks bestuur van Provinciale Staten) en die los staat van de GS-organisatie. De griffie zorgt dat het Statenwerk zo goed mogelijk verloopt; dat de vergaderingen van de Staten(commissies) en het Presidium ambtelijk goed worden voorbereid en dat Statenleden goed en tijdig worden geïnformeerd De griffie stelt zich ten doel om d.m.v. adequate en effectieve ondersteuning en advisering, Provinciale Staten (verder PS) in staat te stellen te functioneren als een duaal opererende volksvertegenwoordiger. De belangrijkste taak van de griffier is het terzijde staan van PS en de door PS ingestelde commissies (Statencommissies). De griffier is aanwezig bij Statenvergaderingen en meeondertekent de stukken die van PS uitgaan. De griffier functioneert als secretaris van PS. De griffier heeft een procesmatige rol bij het opstellen van de agenda voor PS. Daarnaast gaat het om het honoreren van en bemiddelen bij verzoeken om ambtelijke bijstand van PS of individuele Statenleden. De Statengriffie bestaat uit de volgende personen: naam

functie

e-mailadres …provinciegroningen.nl

telefoon

John Berkhout

griffier

j.m.c.a.berkhout@

050 - 316 4320

commissiesecretaris Bestuur en Anne Lies Meeske Financiën en Welzijn, Cultuur en a.l.meeske@ Sociaal beleid

050 - 316 4018

Julia Bordewijk

commissiesecretaris Omgeving en Milieu en Economie en Mobiliteit

j.bordewijk@

050 - 316 4488

Krista v.d. Lugt

communicatieadviseur

k.j.vander.lugt@

050 - 316 4655

Emma Veldman

Statenmedewerker

e.veldman@

050 - 316 4226

Alice Landman

secretariaat

a.landman@

050 - 316 4458

Het algemene emailadres van de griffie is: [email protected]

versie 30-3-2012

4

1.

Provinciale Staten

1.1 Toelating Statenlid De voorzitter van het centraal stembureau ( = de burgemeester van de gemeente Groningen) benoemt op basis van de verkiezingsuitslag de leden van Provinciale Staten (PS). Zij delen schriftelijk aan PS mee of zij de benoeming aanvaarden. Verder vermelden ze op een daarvoor bestemd formulier de eventuele openbare betrekkingen. Voorts overleggen ze een uittreksel uit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), waaruit het Nederlanderschap blijkt. (deze documenten samen heten: de "geloofsbrieven") Vervolgens beslissen de Staten over toelating van de benoemde leden. Dit is immers het orgaan waarin de benoemden gaan participeren. Het onderzoek tot toelating van de, na de PS-verkiezing, benoemde Statenleden vindt plaats in de laatste vergadering van de Staten in oude samenstelling. Bij tussentijdse vacatures in de Staten vindt het onderzoek tot toelating plaats zo spoedig mogelijk na inzending van de geloofsbrieven. Meestal gebeurt dat in de eerstvolgende vergadering van de Staten. Het lid dat ontslag neemt blijft aan, totdat in de vacature is voorzien. Het onderzoek van de geloofsbrieven geschiedt door een commissie van drie Statenleden, die door de voorzitter worden aangewezen en die vervolgens aan PS adviseert over de onderzochte stukken en de toelating. De procedure ziet er schematisch als volgt uit: · benoeming leden in de commissie voor onderzoek van de geloofsbrieven; · de voorzitter van deze onderzoekscommissie brengt mondeling verslag uit en adviseert PS over de toelating; · PS beslissen tot toelating; · installatie: afleggen van de eed of de verklaring en belofte Eed en belofte De toegelaten leden van PS leggen in de eerste vergadering in nieuwe samenstelling naar eigen keuze de eed, respectievelijk de verklaring en belofte af, overeenkomstig artikel 14 van de Provinciewet. De tekst hiervan luidt: "Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van PS benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van Provinciale Staten naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!" (Dat verklaar en beloof ik!") Deze tekst wordt voorgelezen door de voorzitter. Vervolgens verzoekt hij de leden om na het afroepen van hun naam en staande vanaf hun plaats de eed, respectievelijk de verklaring en belofte af te leggen. Wie de eed aflegt doet dit, onder het opsteken van de beide voorste vingers van de rechterhand, door het uitspreken van de woorden: "Zo waarlijk helpe mij God Almachtig". Wie de verklaring en belofte aflegt doet dit door het uitspreken van de woorden: "Dat verklaar en beloof ik". Het afleggen van de eed of de verklaring en belofte gebeurt bij tussentijdse benoeming voor in de Statenzaal tegenover de voorzitter. 1.2 Ontslag Statenlid Een Statenlid kan tussentijds ontslag nemen. Neemt een lid ontslag (ook al is dat met ingang van een bepaalde datum) dan blijft hij/zij volgens de Kieswet nog lid tot in de opvolging is voorzien. Zo zijn de Staten altijd compleet. Op het moment van beëdiging van de opvolger is de ontslagnemer Statenlid af. De ontslagmelding moet schriftelijk gebeuren en gericht worden aan de voorzitter van PS. Als men de procedure van voorziening in de vacature zo snel mogelijk wil laten verlopen, kan men het beste de formulering "met ingang van heden" gebruiken. Het centraal stembureau neemt in dat geval de ontslagbrief onmiddellijk in behandeling en op die manier kan er snel in de vacature worden voorzien. Als een lid ontslag vraagt met ingang van een bepaalde datum, wordt op grond van de bepalingen in de Kieswet eerst op die datum de procedure ter vervulling van de vacature in werking gezet en duurt voorziening in de opvolging langer. Bij twijfel over een passende formulering kunt u contact opnemen met de Statenmedewerker.

versie 30-3-2012

5

Tijdelijk ontslag In 2006 is in werking getreden het besluit tot wijziging van het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden. Dit besluit regelt de mogelijkheid dat de voorzitter op verzoek, een Statenlid tijdelijk ontslag kan verlenen wegens zwangerschap/ bevalling en ziekte. Bij zwangerschap ligt de ingangsdatum van het ontslag tussen ten hoogste zes en ten minste vier weken voor de vermoedelijke datum van bevalling. Een verklaring van een arts of verloskundige is daarvoor nodig. Bij ziekte kan tijdelijk ontslag worden verleend indien het Statenlid niet in staat is het lidmaatschap uit te oefenen en dat het blijkens een verklaring van een arts aannemelijk is dat hij/zij dit werk niet binnen 8 weken kan hervatten. Degene die vervangt is volwaardig lid en daarom zijn alle rechtspositionele voorzieningen op hem van toepassing. Het lidmaatschap van iemand die tijdelijk ontslag is verleend, herleeft van rechtswege m.i.v. de dag waarop 16 weken nadien zijn verstreken. Een tijdelijk ontslag kan maximaal 3 keer in een zittingsperiode en geldt niet voor de periode van 16 weken voor het einde van de zittingsduur. De voorzitter van het centraal stembureau benoemt in de door bovengenoemde situaties ontstane vacatures een vervanger. 1.3 Nevenfuncties / onverenigbare werkzaamheden Op grond van artikel 11, lid 1 van de Provinciewet maken de leden van PS openbaar (via een door de griffie verstrekt formulier) welke andere functies dan het lidmaatschap van PS zij vervullen. Het gaat om zowel betaalde, als onbetaalde functies en het maakt niet uit of deze functies beroepsmatig worden vervuld of als vrijetijdsbesteding. Verder bepaalt de Provinciewet dat deze openbaarmaking gebeurt door ter inzage legging van een opgave van de functies op het provinciehuis (Statengriffie). De provincie doet dit actief door plaatsing op de website. De nevenfuncties worden aan het begin van het Statenlidmaatschap geïnventariseerd. De Statenleden zijn zelf verantwoordelijk voor het actualiseren van hun nevenfuncties. Eens per jaar stuurt de griffie een herinnering hierover. De onverenigbare functies (incompatibiliteiten) genoemd in art. 13 Provinciewet zijn: minister, staatssecretaris, lid van de Raad van State, lid van de Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, substituut-ombudsman, CdK, gedeputeerde, lid van de Rekenkamer, ombudsman of lid van de ombudscommissie, ambtenaar door of vanwege het Provinciebestuur aangesteld of daaraan ondergeschikt. Tot de categorie ambtenaren behoren niet vrijwilligers en zij die namens een wettelijke verplichting (niet beroepshalve) hulpdiensten verrichten. Onverenigbare werkzaamheden Uit een oogpunt van zuiverheid en onafhankelijkheid zijn zeker zo belangrijk de - in artikel 15 van de Provinciewet beschreven - onverenigbare werkzaamheden. Hierin staat wat een Statenlid absoluut niet mag. Een voorbeeld hiervan: een Statenlid mag niet als advocaat of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de provincie of ten behoeve van de wederpartij. Ook is het verboden om rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aan te gaan, waarbij werk ten behoeve van de provincie wordt aangenomen of het leveren/verhuren van roerende zaken aan de provincie, behalve als dit gratis gebeurt. Het gaat in alle, in artikel 15 genoemde, gevallen om een te nauwe relatie met de provincie, waardoor er sprake kan zijn van belangenverstrengeling. De onafhankelijkheid moet gewaarborgd zijn. 1.4 Integriteit / aanvaarding geschenken Aan integriteit wordt in onze provinciale organisatie groot belang gehecht. Thema's zoals belangenverstrengeling, loyaliteit en bijvoorbeeld het omgaan met informatie, vragen voortdurend aandacht. In 2002 is de Gedragscode Integriteit vastgesteld. De gedragscode bevat normen over hoe bestuurders en ambtenaren in een bepaalde situatie moeten handelen en regels over procedures die moeten worden gevolgd. Deze code is ook van toepassing op Statenleden. De gedachte achter de gedragscode is dat de burger moet kunnen vertrouwen op de (integriteit van de) overheid en dus:zijn bestuurders, volksvertegenwoordigers en medewerkers. Daarnaast is de gedragscode bedoeld om genoemde personen een houvast te bieden bij het bepalen van normen zoals die bij onze provincie worden gehanteerd. De gedragscode is niet vrijblijvend, ieder is op de naleving van de code aanspreekbaar en als men zich er niet aan houdt kan dat gevolgen hebben voor het functioneren en de positie. Integriteit is meer dan gedragsregels. Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording.

versie 30-3-2012

6

Aanvaarding geschenken Het Statenlid heeft een eigen verantwoordelijkheid bij de beoordeling van het wel/niet aanvaarden van geschenken. Als richtlijn voor het aanvaarden wordt een bedrag van maximaal € 50,00 gehanteerd. In alle gevallen geldt als uitgangspunt: openheid, geen verplichtingen en wederkerigheid. In verband met die openheid bestaat er een meldingsplicht t.a.v. alle (ook die beneden € 50,00) door u ontvangen geschenken. De Statenleden worden verzocht om geschenken, de geschatte waarde ervan, en wat u met het geschenk deed, te melden bij de Statengriffie. De griffie stuurt u driemaandelijks een herinneringsmail. Directe vermelding per mail ([email protected]) verdient de voorkeur. Deze meldingen worden ook op de provinciale website vermeld. 1.5 Vertegenwoordiging leden Provinciale Staten in besturen Statenleden kunnen uit hoofde van hun functie als Statenlid in een aantal organisaties worden afgevaardigd. De Staten beslissen hierover, na overleg tussen en met fractievoorzitters, die fractiegenoten voor deze functies polsen. Algemene vergadering Interprovinciaal Overleg (IPO) Het IPO is een vereniging (de vereniging Interprovinciaal Overleg), waarvan alle Nederlandse provincies lid zijn. Deze zijn vertegenwoordigd in het verenigingsbestuur en de algemene vergadering. De algemene vergadering bestaat uit 24 Statenleden. Uit de Groninger Staten neemt een delegatie van twee Statenleden deel aan de algemene vergadering. Tevens wijzen Provinciale Staten een plaatsvervangend lid aan. De algemene vergadering vergadert gemiddeld 2 keer per jaar. De jaarstukken die betrekking hebben op de kaderstelling vooraf (jaarplan en begroting in december) en verantwoording achteraf (jaarverslag en jaarrekening in juni) worden tien weken voor de algemene vergadering aangeboden. Dit, teneinde consultatie van Provinciale Staten mogelijk te maken. Deze stukken worden geagendeerd voor de vergadering van de Statencommissie Bestuur en Financiën. Statenleden die geen lid zijn van deze commissie worden vroegtijdig verzocht hun opmerkingen kenbaar te maken aan de leden van de commissie Bestuur en Financiën. Voorafgaand aan de bespreking in de commissie, vindt een overleg plaats met de IPO-delegatie, de gedeputeerde die in het IPO bestuur zit en de griffier. De opmerkingen uit de commissie Bestuur en Financiën vormen voor de delegatieleden de input voor de algemene vergadering van het IPO. Algemeen Bestuur Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) Het Samenwerkingsverband Noord-Nederland is een samenwerkingsverband van de drie noordelijke provincies Groningen, Fryslân en Drenthe met als doel de economische positie van Noord-Nederland te versterken. Sinds 1992 is de samenwerking in het Noorden vastgelegd in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. Het SNN kent een Algemeen Bestuur, een Dagelijks Bestuur, een Programmacommissie / Comité van Toezicht, drie bestuurscommissies en twee portefeuillehoudersoverleggen. In het Algemeen Bestuur (AB) van het SNN zitten negen leden namens Provinciale Staten (drie per provincie), zes gedeputeerden (twee per provincie) en drie CdK's. Een van de CdK's is voorzitter van het AB. Het voorzitterschap wisselt om de twee jaar. Het bestuurssecretariaat van het SNN is gehuisvest in de provincie die het voorzitterschap heeft. Er wordt gemiddeld zo'n drie keer per jaar vergaderd. Het AB kent een rekeningcommissie. Deze commissie heeft tot taak ten behoeve van beoordeling van het Algemeen Bestuur van het door of namens het Dagelijks Bestuur gevoerde en te voeren financieel beheer en beleid, de jaarrekening en het verslag gevoerd beleid te onderzoeken. Lid van de Rekeningcommissie zijn AB-leden die tevens Statenlid zijn Groningen Seaports Groningen Seaports is een gemeenschappelijke regeling waarin de provincie Groningen participeert. Er is een Dagelijks en een Algemeen Bestuur (DB en AB). Twee Statenleden worden telkens voor één zittingsperiode, aangewezen om zitting te nemen in het AB, naast twee leden aangewezen door gedeputeerde staten. Tevens worden twee Statenleden aangewezen als plaatsvervangende leden van het AB. Deze provinciale vertegenwoordigers koppelen hun werkzaamheden terug via de Statencommissie Economie en Mobiliteit. Mochten er vertrouwelijke stukken (b.v. investeringsprogramma's) besproken worden, dan kan een besloten commissievergadering worden uitgeschreven. In navolging van afspraken die in de Staten zijn gemaakt wordt door de provinciale vertegenwoordigers in het Algemeen Bestuur - vooraf aan de vergaderingen van het Algemeen Bestuur - onderling overleg gevoerd. versie 30-3-2012

7

Programmaraad van De Noordelijke Rekenkamer Om de controlerende rol van Provinciale Staten te ondersteunen, is een rekenkamer(functie) bij de provincies in de Provinciewet verplicht gesteld. In Groningen is gekozen voor het instellen van een onafhankelijke rekenkamer op basis van een gemeenschappelijke regeling tussen de provincies Groningen, Fryslân en Drenthe. De Noordelijke Rekenkamer houdt zich bezig met het onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Als onafhankelijk functionerende organisatie is de Rekenkamer vrij in haar onderwerpkeuze. In de Gemeenschappelijke Regeling 'De Noordelijke Rekenkamer' is bepaald dat er een Programmaraad is, die als taak heeft suggesties te doen ten behoeve van het onderzoeksprogramma. Provinciale Staten van elke deelnemende provincie hebben drie leden aangewezen als lid van de Programmaraad. De Rekenkamer hoeft de suggesties van de Programmaraad, door haar onafhankelijke positie, niet over te nemen. De leden van de Programmaraad zijn ieder voor de besluiten en het handelen van de Programmaraad aan Provinciale Staten verantwoording schuldig en geven hen alle verlangde inlichtingen ter zake. De Programmaraad vergadert minimaal 2 maal per jaar. Het secretariaat van de programmaraad berust bij de griffie van de provincie Drenthe. Commissie Rechtsbescherming De Commissie rechtsbescherming heeft tot taak de provinciale bestuursorganen te adviseren over te nemen besluiten op bezwaren, administratieve beroepen en klachten. De commissie bestaat uit 5 externe leden en 4 Statenleden. Verder zijn er 5 plaatsvervangende leden benoemd, waarvan 2 Statenleden. De commissie heeft een ambtelijk secretariaat dat de bij de provincie ingediende bezwaarschriften, administratieve beroepen en klachten ontvangt, registreert en zorgt voor eventuele behandeling door de commissie. Gemiddeld genomen zijn er 15 hoorzittingen per jaar.

versie 30-3-2012

8

2.

Informatievoorziening

2.1 Actieve/passieve informatieplicht In verband met de controlerende taak van de Staten is een goede informatievoorziening noodzakelijk. Er wordt onderscheid gemaakt tussen actieve en passieve informatieplicht. Het eerste gebeurt op eigen initiatief/inzicht door GS en het tweede vindt plaats op aanvraag, bijvoorbeeld antwoord op schriftelijke of mondelinge vragen. Actieve informatieplicht Het algemeen uitgangspunt is dat GS de Staten op tijd en voldoende (en volledig) informeert over van belang zijnde onderwerpen Het volgende kader wordt daarbij aangehouden: 1. GS legt nieuwe beleidszaken en/of feiten aan de Staten voor die naar hun oordeel politiek gevoelig liggen, bijvoorbeeld vanwege de financiële impact dan wel geconstateerde juridische haken en ogen; 2. GS meldt relevante wijzigingen, afwijkingen of gevolgen van door de Staten geaccordeerd beleid aan PS; 3. GS meldt tijdig wanneer gedane toezeggingen niet kunnen worden gehaald of gehonoreerd kunnen worden. GS maakt de afweging of de Staten uitgebreid per brief of mondeling worden geïnformeerd (soms ook vertrouwelijk), of dat kan worden volstaan met ter inzage legging in de Statenkast. Verder tracht GS zoveel mogelijk relevante informatie te verstrekken tijdens de normale plannings- en controlcycli (begroting, voorjaarsnota, integrale bijstelling, jaarverslag). GS zal adequaat antwoorden op mondeling of schriftelijk gestelde vragen. De informatieplicht is ook van toepassing als een lid van GS functioneert als voorzitter of lid van een AB of DB van een orgaan ingevolge een Gemeenschappelijke Regeling. Ook zal het College de Staten op de hoogte stellen van alle openbare bijeenkomsten en vergaderingen, zodat PS kunnen bepalen of zij daarbij aanwezig willen zijn. 2.2 Openbaarmaking besluitenlijst/passieve informatieplicht Om inzicht in de beslissingen van het college van GS te krijgen is transparantie van groot belang. In de Provinciewet staat dat de besluitenlijst van de vergadering van GS openbaar gemaakt wordt. Dit geldt echter niet wanneer de openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang, of als er sprake is van aangelegenheden waaromtrent geheimhouding is opgelegd. Alle brieven gericht aan PS worden direct na verschijning op de website geplaatst. Wilt u kennisnemen van de tekst van een brief/besluit van GS, niet gericht aan PS, dan kunt u deze opvragen bij de Statengriffie. in dat geval is er sprake van passieve informatieplicht. 2.3 Ter inzage legging van stukken/Statenkast Bij de Statengriffie, op kamer 16, staat de Statenkast waarin stukken voor Statenleden ter inzage worden gelegd. Het gaat om de volgende stukken: · onderliggende stukken, waar naar verwezen wordt in Statenvoordrachten of brieven aan de leden van de Staten; · overige stukken - waarvan bijvoorbeeld melding is gemaakt tijdens een Staten- of commissievergadering; · vergaderstukken van Algemene Besturen van gemeenschappelijke regelingen, waarin de provincie is vertegenwoordigd; · openbare kennisgevingen van milieuvergunningen · IPO- en SNN-vergaderstukken (dagelijks bestuur) voorzien van ambtelijke adviezen. Soms worden er stukken vertrouwelijk ter inzage gelegd. Deze liggen in een afgesloten gedeelte van de Statenkast. Voor lopende dossiers blijven deze stukken in de kast liggen. Onlangs is in het Presidium afgesproken dat vertrouwelijke stukken behorend bij een brief, per post worden verstrekt aan de fractievoorzitters en de woordvoerders. Voor andere Statenleden liggen de stukken ter inzage. De griffie houdt een registratie bij van alle stukken waarvan de geheimhouding is bekrachtigd en eventueel opgeheven.

versie 30-3-2012

9

2.4 Stukkenstroom Digitaal Zodra een brief door het college is vastgesteld en getekend, wordt het op de PS-deelwebsite geplaatst onder 'Nieuwe Documenten'. Statenleden kunnen op die manier vroegtijdig kennisnemen van de inhoud van alle nieuw verschenen stukken. Elke week ontvangen de statenleden een nieuwsbrief. Ook wordt hierin melding gemaakt van aan de griffie® gerichte uitnodigingen, folders etc. (geen formele post dus). Fysiek De Staten ontvangen geregeld post van het Provinciehuis. Dat loopt via de centrale postkamer, waar voor alle Statenleden een postvak is. Hierin wordt de post verzameld en op óf woensdag óf vrijdag verzonden. De vergaderstukken voor de diverse Statencommissies worden als vergadersetjes, samen met de agenda's, verzonden. Soms vinden nazendingen plaats. Als het om omvangrijke stukken gaat, wordt door de commissiesecretaris, eventueel in overleg met de voorzitter, beslist deze alvast toe te sturen aan de commissieleden. De volgende stukken worden los toegestuurd; deze moeten door de Statenleden zelf worden toegevoegd aan de vergaderstukken: Statenvoordrachten; commissieverslagen, brieven gericht aan de leden van een Statencommissie. Een afschrift van alle GS-post aan Provinciale Staten (inclusief de vergadersetjes), gaat ook naar alle fracties in het fractiehuis. Voor de fractievoorzitters geldt de regel dat zij - op aanvraag - kunnen beschikken over vergadersetjes van alle commissies. 2.5 Ambtelijke bijstand aan Statenleden In het Reglement van orde (RvO) is beschreven hoe de procedure is met betrekking tot verzoeken van Statenleden om informatie en/of bijstand. Het gaat hierbij om het verstrekken van informatie (d.w.z. gegevens neergelegd in schriftelijke stukken) en bijstand (het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties). Voor informatie kan een Statenlid zich wenden tot de griffier, de provinciesecretaris of een ambtenaar. Als een Statenlid ambtelijke bijstand wenst, dan wendt hij/zij zich, bij voorkeur schriftelijk, rechtstreeks tot de griffier. Deze toetst op relevantie en haalbaarheid. De griffier, één van de griffiemedewerkers, of een - door de secretaris aan te wijzen - ambtenaar verleent de ambtelijke bijstand. 2.6 Provinciale website www.provinciegroningen.nl en intranet Internet: www.provinciegroningen.nl De provincie Groningen beschikt over een eigen website: www.provinciegroningen.nl Deze website wordt dagelijks geactualiseerd en heeft naast een informatieve functie voor Statenleden en de pers, ook een algemeen, publieke functie. De provinciale website is opgebouwd uit drie deelsites: provincie Groningen, Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten. Op de deelsite 'Provinciale Staten' staat informatie die voor u als Statenlid belangrijk is. Alle vergaderstukken kunt u vinden onder de link 'vergaderschema' door te klikken op de datum van de vergadering. Handelingen en besluitenlijsten van Provinciale Statenvergaderingen worden achteraf in de agenda van de desbetreffende vergadering gehangen. Een andere belangrijke button is 'Statenstukken'. Onder deze link staat o.a. de link 'nieuwe documenten' waar als eerste de nieuwe stukken geplaatst worden. Ook vindt u onder de link 'Statenstukken' alle voordachten, verordeningen en aangenomen moties & amendementen. U kunt op dag, maand en jaar zoeken in de stukken. Alle Statenvergaderingen zijn live te volgen via de link 'meekijken met Statenvergaderingen' op de homepagina van PS. De vergaderingen zijn ook achteraf te bekijken en doorzoekbaar via 'meekijken met Statenvergaderingen'. Verder vindt u op de deelsite Provinciale Staten links naar de verschillende politieke partijen, informatie over uzelf met foto en een filmpje en heeft de pagina rechtsboven een button 'contact' door middel waarvan externen mails kunnen versturen naar uw fractie, commissies en alle Statenleden. Intranet De intranetpagina (besloten interne website) van de provincie Groningen biedt diverse informatie voor Statenleden. U kunt hier o.a. de interne telefoongids van de provincie vinden, bezoekers melden, vergaderruimtes reserveren, GIS raadplegen en Howardshome (nieuwsarchief) raadplegen, met daarin

versie 30-3-2012

10

de belangrijkste artikelen die zijn verschenen over Provinciale en Gedeputeerde Staten, de provincie, politieke partijen, e.d. U heeft toegang tot het intranet door middel van een zogenoemde token. 2.6.1 E-mailadres/token Voor u wordt een provinciaal userid en wachtwoord, e-mailadres en mailbox aangemaakt. Informatie, die vanuit de provincie digitaal naar Statenleden wordt gestuurd, wordt alleen op dit "…@provinciegroningen.nl e-mailadres" afgeleverd. Het e-mailadres wordt daarnaast gehanteerd in alle Statengerelateerde publicaties (denk aan vermelding in persberichten, de website, e.d.) Het is mogelijk om uw provincie e-mail automatisch door te laten sturen naar uw privé-e-mailadres. U kunt uw verzoek om uw e-mail door te sturen richten aan de IVT-Helpdesk. Alle originele berichten blijven echter in uw provinciale e-mailbox staan zodat u zich echter nog regelmatig moet aanmelden op uw userid om uw postbus op te schonen. Als deze emailbox volloopt kunt u geen mail meer ontvangen en wordt er ook geen e-mail meer doorgestuurd! Het token verschaft toegang tot zowel het intranet als de provinciale mailbox. Ieder Statenlid ontvangt dit token. Deze voorziening ter grootte van een sleutelhanger genereert een willekeurige toegangscode waarmee een beveiligde verbinding, via iedere pc met internetverbinding, kan worden opgezet. Met dit token heeft u dus ook vanuit huis, het buitenland, of kantoor, toegang tot het intranet en uw @provinciegroningen.nl e-mailadres. De toegang wordt verschaft middels een combinatie van gebruikersnaam, wachtwoord en de code. Het reglement "Telewerken" wordt u verstrekt bij het uitreiken van het token door de IVT-Helpdesk. Tijdens het uitreiken zal tevens een door u gekozen wachtwoord ingesteld worden. 2.6.2 Bruikleenregeling PC's (N.B. In het Presidium van 16 februari 2011 is afgesproken om - i.v.m. een te starten pilot over digitale informatiestroom - geen nieuwe laptops te verstrekken. Voor iemand die toch graag over een laptop beschikt wordt, zolang de voorraad strekt, een gebruikte pc van vertrekkende statenleden aangeboden. De 'oude' tekst blijft hier voorlopig staan) De provincie biedt Statenleden de mogelijkheid te beschikken over een computerfaciliteit. U kunt een laptop, inclusief een back-up voorziening en een laserprinter in bruikleen nemen. Hierbij krijgt u verder actuele Microsoft-producten (Office) conform de uitgangspunten zoals die binnen de provinciale organisatie gelden. Bovendien krijgt u ondersteuning in het geval van storingen van de IVT-Helpdesk. De laptop wordt voorzien van een bij de Provincie Groningen als standaard gekozen besturingssysteem, McAfee antivirus en brandsoftware voor het maken van een back-up op cd. Mochten de standaarden binnen de Provincie veranderen, dan zullen ook de standaarden op de laptop worden aangepast. Het Statenlid is verantwoordelijk voor de eigen data, de provincie aanvaardt geen aansprakelijkheid ter zake van verlies van gegevens als gevolg van reparatie of herstelwerkzaamheden. Bij problemen zal de laptop weer worden voorzien van de originele software en moet het statenlid zelf zijn data weer terugzetten. De looptijd van de overeenkomst is vier jaar, tenzij het Statenlidmaatschap eerder beëindigd wordt; in dat geval dient u de laptop plus toebehoren binnen veertien dagen aan de provincie te retourneren en wordt dit 'standaard' pakket overgedragen aan het nieuwe Statenlid. De provincie vervangt uiterlijk na vier jaar de laptop. De provincie is bevoegd om eerder tot vervanging over te gaan. De PC c.a. kan niet worden overgenomen /gekocht van de provincie. Bij schade aan de apparatuur, bij het optreden van storingen in het gebruik ervan alsmede bij het constateren van computervirussen dient het Statenlid zo snel mogelijk contact op te nemen met de IVTHelpdesk, telefoonnummer 050 - 316 4196. U levert defecte apparatuur in bij de IVT-Helpdesk van de provincie. Reparatie, onderhoud en vervanging van de apparatuur geschiedt uitsluitend door of in opdracht van de provincie. De daaraan verbonden kosten zijn voor rekening van de provincie, tenzij wordt geconstateerd dat sprake is van onzorgvuldig gebruik van de ter beschikking gestelde apparatuur en programmatuur. De provincie biedt geen ondersteuning bij storingen met uw privé ADSL- of kabelverbinding. De provincie is bevoegd om eenzijdig maatregelen te treffen of aanpassingen door te voeren op de voorzieningen. Het Statenlid is niet aansprakelijk voor schade en/of verlies c.q. diefstal van de door de provincie ter beschikking gestelde apparatuur en programmatuur, behalve in geval van schade als gevolg van grove schuld en/of opzet van de zijde van het Statenlid. Bij verlies/diefstal dient het statenlid aangifte te doen bij de politie voor tot vervanging overgegaan kan worden. versie 30-3-2012

11

Indien het Statenlid een uitkering uit verzekering ontvangt met betrekking tot schade aan of verlies van de apparatuur en programmatuur, zal hij deze uitkering binnen 14 dagen na ontvangst afdragen aan de provincie. Elke verdere aansprakelijkheid van de provincie uit hoofde van deze overeenkomst is uitgesloten, tenzij sprake is van grove schuld en/of opzet van de zijde van de provincie.

versie 30-3-2012

12

2.7 Wet- en regelgeving, knipselkrant, archief en kwantitatieve beleidsinformatie [email protected] Tel. 050 - 316 4196 2.7.1 Wet- en regelgeving Informatie omtrent wet- en regelgeving is beschikbaar via internet op http://www.kluwer.nl/png/ProvincieGroningen/index.jsp. 2.7.2 Electronische knipselkrant Ook bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van Attentmail. Attentmail is een attenderingsservice, waarmee u dagelijks op actuele tijdstippen via de eigen e-mail, berichten uit verschillende informatiebronnen ontvangt. Attentmail kan worden ingezet om op specifieke onderwerpen uit verschillende dagbladen geattendeerd te worden. Op http://prvgroningen.howardshome.com/ kunt u op verschillende manieren een selectie maken van het totale aanbod aan nieuws. Zo kunt u bijvoorbeeld op personen, organisaties of datum selecteren. Ook zijn er een aantal profielen beschikbaar waarmee voorgedefinieerde selecties van nieuws getoond kunnen worden, zoals bijvoorbeeld met het profiel 'Landbouw'. Als je wilt weten welke zoektermen worden gehanteerd voor een profiel dan kunt u contact opnemen met de IVT Helpdesk. 2.7.3 Provinciaal archief Het provinciaal archief is eveneens onderdeel van de afdeling InformatieVoorziening (IVT-DIV). Het archief biedt toegang tot de zgn. formele neerslag van alle provinciale beleids- en besluitvorming door de jaren heen. Het archief vormt daarbij het 'geheugen' van de provinciale organisatie. Ook wordt vanuit het archief gezorgd voor de verzending van stukken vanuit GS naar Statenleden. Mocht u naar aanleiding daarvan vragen hebben over het betreffende stuk, dan kunt u zich rechtstreeks wenden tot de behandelend ambtenaar zoals genoemd in het stuk. Wenst u toegang tot dossiers uit het archief, dan kunt u zich wenden tot de IVT-Helpdesk. Die bevindt zich op kamer E233 van de F2-verdieping in het nieuwbouwdeel van het provinciehuis. De openingstijden zijn op werkdagen van 08.00 tot 17.00 uur. Als u een informatieverzoek over vertrouwelijke stukken hebt, kunt u deze bij de Statengriffie indienen. 2.7.4 Kwantitatieve beleidsinformatie Er worden door de afdeling Informatievoorziening kerngegevens over de provincie beschikbaar gesteld via de website en via Gron@t. Hierbij gaat het onder andere om gegevens over bevolkingsaantallen, werkgelegenheid e.d. in de vorm van tabellen of rapporten per gemeente. Het aantal onderwerpen neemt in de loop der tijd toe. Voor die informatie die niet beschikbaar is gesteld, kan geholpen worden bij het verwerven van die informatie. Dit kan via de Statengriffie aangevraagd worden (zie het onderdeel 'ambtelijke bijstand') 2.7.5 Geografische informatie Een Geografisch Informatiesysteem (GIS) is een computersysteem dat hulpmiddelen biedt om aan elkaar gekoppelde ruimtelijke en niet ruimtelijke gegevens te structureren, op te slaan, te bewerken, te beheren, op te vragen, te analyseren en weer te geven, zodanig dat die gegevens nuttige informatie opleveren voor het beantwoorden van een gegeven beleids- of onderzoeksvraag. De E-Atlas die de afdeling IVT ter beschikking stelt is hét gereedschap waarmee u vanaf uw werkplek via het Intranet (Gron@t) en internet geografische informatie kunt raadplegen. Met de Kaartviewer van de E-Atlas kunt u relatief eenvoudig GIS-kaarten bekijken en achterliggende informatie opvragen. GIS producten · Metadata en geografische basisdata. · Geografische informatie op Intranet (E-Atlas) en Internet. · Visualisatie van geografische informatie (o.a. kaarten, grafieken). 2.8 Personeelsblad Alle statenleden ontvangen het personeelsblad 'Gronoloog'. Dit blad verschijnt tweemaandelijks onder redactie van de afdeling Communicatie en Kabinet. In elk nummer worden 2 bladzijden aan Provinciale Staten gewijd. versie 30-3-2012

13

3.

Vergaderingen Provinciale Staten (commissies)

3.1 Statenvergaderingen Voor de vergaderingen van PS (en de commissies) geldt het Reglement van orde (RvO). Het Reglement bevat o.a. bepalingen over de wijze van beraadslaging, de stemming, spreektijden, de instrumenten van de leden van Provinciale Staten enzovoort. PS vergaderen in de Statenzaal van het provinciehuis aan het Martinikerkhof 12 in Groningen. De vergaderingen worden één keer in de vijf à zes weken overdag gehouden, op woensdag. Voor het begin van elk kalenderjaar wordt een vergaderschema van de Staten(commissie)vergaderingen vastgesteld. Dit schema wordt aan de leden toegestuurd en is ook op de website (www.provinciegroningen.nl) te vinden via blokje 'direct naar' PS-deelsite, en dan via blokje 'direct naar' klikken op vergaderoverzicht. Besloten vergadering De vergaderingen van PS zijn openbaar. De deuren worden gesloten wanneer ten minste een tiende van de aanwezigen daarom vraagt of de voorzitter het nodig oordeelt. PS beslissen vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. Geheimhouding PS kunnen in bepaalde gevallen - als daar reden voor is - een geheimhoudingsplicht opleggen voor dat wat in een besloten vergadering is behandeld en omtrent de inhoud van de stukken die daarbij aan PS zijn overlegd. GS, de CdK en een Statencommissie kunnen een voorlopige geheimhoudingsplicht opleggen aan PS voor stukken die zij aan de (leden van) PS hebben gestuurd. Deze plicht moet in de eerstvolgende vergadering van Provinciale Staten worden bekrachtigd. De praktijk is vaak dat het college van GS een voorlopige geheimhouding oplegt. Als aan een enkel PS-lid een geheimhoudingsplicht is opgelegd, dan blijft deze verplichting bestaan tot het moment dat ze wordt opgeheven door het orgaan dat de verplichting oplegde. 3.2 Presentielijst / Reglement van orde Om een PS-vergadering te kunnen beginnen moet het quorum (de helft + 1)aanwezig zijn. Dit is gemakkelijk van de presentielijst af te lezen. Daarom zal de presentielijst door elk lid, voordat men de Statenzaal ingaat, in het atrium, worden getekend. Leden die later binnenkomen, krijgen de lijst ter tekening aangeboden door de bode. Tegelijk met het tekenen van de presentielijst worden de aantallen kilometers en soort vervoer op daarvoor bestemde lijsten genoteerd. De vergoedingen van reis- en verblijfkosten worden o.m. op basis van deze lijst uitgekeerd. (zie paragraaf reis- en verblijfkosten). Nog niet beëdigde leden tekenen de presentielijst na de beëdiging. Als u de vergadering vroegtijdig verlaat dient u dit aan de griffier of de statenmedewerker te melden. 3.3 Agenda (opzet) De voorzitter roept bij brief de Statenleden op voor een te houden Statenvergadering. Naast de meer 'huishoudelijke' zaken, bevat de agenda behandelstukken (hamer- en bespreekstukken). Deze zijn in de regel al door de betrokken Statencommissies behandeld. De betreffende commissieverslagen worden i.v.m. de behandeling van de voordrachten in de Statenvergaderingen tijdig aan alle leden toegezonden. De agenda voor de Statenvergadering wordt ongeveer twaalf dagen van tevoren aan elk lid toegezonden. De vaste agendaopzet ziet er als volgt uit: · Notulen van de vorige Statenvergadering (*) · Ingekomen stukken van derden · Regeling van werkzaamheden (behandelvoorstellen presidium; vaststelling A/B-lijst) (*) · C-lijst (voor kennisgeving aannemen) · B-stukken (bij hamerslag vast te stellen stukken) · A-stukken (bespreekstukken) Mondelinge vragen (eventueel)

versie 30-3-2012

14

Ingekomen stukken van derden Deze zijn ingedeeld in categorieën: 'voor kennisgeving aannemen'; 'in handen stellen van GS ter afdoening' of 'in handen stellen van een Statencommissie c.q. presidium' of 'betrekken bij een geagendeerd onderwerp' A-stukken (bespreekstukken) Over deze stukken (voordrachten en soms GS-brieven) wordt op advies van de commissie(s) in de plenaire Statenvergadering gesproken. B-stukken (bij hamerslag vast te stellen besluiten) Over deze stukken (meestal voordrachten) wordt op advies van de betreffende commissie niet meer in de Staten gesproken. Deze stukken worden bij hamerslag vastgesteld. Stukken waarvan de geheimhouding moet worden bekrachtigd, worden ook onder deze rubriek geagendeerd. C-stukken (voor kennisgeving aannemen). Het gaat hier om voor de commissie geagendeerde bespreekstukken. Op (positief)advies van de commissie worden deze op de C-lijst geplaatst en in de Staten voor kennisgeving aangenomen. 3.4 Stemming Voor het tot stand komen van een besluit is de volstrekte meerderheid van de aanwezigen nodig. Tijdens het debat wordt het standpunt van de verschillende fracties duidelijk. Doorgaans wordt zonder stemming - bij handopsteken - een besluit genomen. Hierbij kan een stemverklaring worden afgelegd. Soms wordt door één van de Statenleden om hoofdelijke stemming gevraagd. Vóór de stemming haalt de voorzitter een nummer uit een bus waarin zich evenveel nummers bevinden als het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend. De stemming begint bij het Statenlid dat het getrokken nummer op de presentielijst heeft. Vervolgens wordt de alfabetische volgorde van de presentielijst gehanteerd. Als er over personen wordt gestemd, dan gebeurt dat schriftelijk bij stembrief. De voorzitter benoemt drie leden tot stemopnemers. Deze onderzoeken of het aantal stembriefjes overeenkomt met het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. Ze tekenen aan op wie de stemmen zijn uitgebracht. De voorzitter van de commissie van stemopneming rapporteert mondeling de uitslag van de stemming aan Provinciale Staten. 3.5 Verslaglegging Notulen De notulen geven beknopt de procesgang en besluitvorming over de voorstellen weer. De notulen liggen ongeveer 10 dagen voor de Statenvergadering voor de leden ter inzage en worden daarna in de Statenvergadering vastgesteld. De besluitvorming wordt ook vastgelegd op de website in de betreffende Statenagenda. Deze agenda is te vinden bij blokje 'direct naar' PS(deelsite) door te ‘klikken’ op het Vergaderoverzicht en vervolgens op de datum van de vergadering. Handelingen Van het verhandelde tijdens de Statenvergadering wordt een verslag gemaakt; de ‘handelingen’. De handelingen vormen het vrijwel woordelijke verslag. Aan elk Statenlid wordt het door hem/haar gesprokene ter beoordeling toegestuurd. Binnen twee weken kunnen eventuele wijzigingen worden doorgegeven. Deze wijzigingen mogen er uiteraard niet toe leiden dat de strekking van wat gezegd is wezenlijk wordt veranderd. De handelingen worden ook op de website geplaatst en worden aan de digitale agenda’s van de vergaderingen toegevoegd. Via blokje 'direct naar' klikken op de PS-deelsite, ‘klikt’ u op Vergaderingen en vervolgens op Vergaderschema. In het vergaderschema staan alle vergaderdata vermeld. Door op deze data te ‘klikken’ komt u bij de agenda van de desbetreffende vergadering. Bovenaan de agenda staat een link naar het verslag (de handelingen) vermeld. Publicabele besluitenlijst Na elke Statenvergadering wordt een besluitenlijst gemaakt. Het publiceren van deze lijst is wettelijk vereist en wordt breed verspreid, Statenleden, de pers, diverse (overheids-)instellingen. Deze besluitenlijst wordt tevens vermeld op de website (www.provinciegroningen.nl), via blokje 'direct naar' klikken op de PS-deelsite en vervolgens via blokje 'nieuws' naar besluitenlijst.

versie 30-3-2012

15

3.6 Statencommissies De leden van Provinciale Staten hebben zitting in Statencommissies. Statencommissies zijn commissies die de besluitvorming door de Staten voorbereiden en overleg kunnen hebben met Gedeputeerde Staten en de commissaris van de koningin. Statencommissies worden door Provinciale Staten ingesteld. Niet-Statenleden kunnen als burgercommissielid lid zijn van een statencommissie. De commissieleden kiezen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De Statencommissies vergaderen net als Provinciale Staten elke vijf a zes weken volgens een vast vergaderschema. Deze vergaderingen vinden over het algemeen plaats in het provinciehuis. De commissievergaderingen zijn openbaar. In bijzondere gevallen kan 'in beslotenheid' worden vergaderd. In de periode 2007- 2011 waren er 4 Statencommissies. Met ingang van de nieuwe bestuursperiode is er een nieuwe commissie, een commissie grote projecten. 3.7 Totstandkoming van de agenda De agenda's van de Statencommissies komen tot stand via behandelvoorstellen van het presidium. Met deze behandelvoorstellen doet het presidium voorstellen aan Provinciale Staten over de agendering van brieven/voordrachten in de commissies. De behandelvoorstellen bevatten voorstellen in welke commissie een onderwerp wordt geagendeerd en of een brief/voordracht wordt geagendeerd als ingekomen stuk of bespreekstuk in die commissie. De behandelvoorstellen worden geagendeerd voor de Statenvergadering voorafgaand aan de commissievergaderingen. Ze worden bij de regeling van de werkzaamheden in de Statenvergadering aan de orde gesteld. Indien de Provinciale Staten instemmen met de behandelvoorstellen, worden de agenda's van de commissies conform de voorstellen opgemaakt. Indien Statenleden een andere wijze van agendering wensen, dan moet dit in de Statenvergadering bij de bespreking van de behandelvoorstellen worden aangegeven. Dit kan dan leiden tot een andere agendering dan voorgesteld. De agenda's voor de commissievergaderingen worden in de regel verzonden in de week waarin de Statenvergadering is gehouden. 3.8 Ingekomen stukken Brieven die in de commissie als ingekomen stuk zijn geagendeerd, zijn ter kennisname. Als ze voor kennisgeving worden aangenomen, worden de brieven niet geagendeerd voor de Statenvergadering. 3.9 Bespreekstukken Voordrachten worden altijd als bespreekstuk geagendeerd. Na de bespreking brengt de commissie een advies uit over de agendering van de voordracht in de Staten. Het advies bestaat eruit dat de voordracht of een B-stuk, of een A-stuk wordt. Het advies van de commissie over brieven die zijn besproken zal zijn dat het een C-stuk of een A-stuk wordt 3.10 Streaming commissievergaderingen De vergaderingen van PS worden met ingang van mei 2010 uitgezonden via internet. In het voorjaar van 2011 zullen ook de vergaderingen van commissies live worden uitgezonden via internet. De vergadering zal vanaf de dag na de vergadering opnieuw bekeken kunnen worden via internet. Vanaf dan wordt er geen schriftelijk verslag meer gemaakt van openbare commissievergaderingen

versie 30-3-2012

16

4. Vergoedingen / fiscale aspecten De basis voor vergoedingen is de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden provincie Groningen. De betaling van de vergoeding voor werkzaamheden en de vergoeding voor onkosten voor de leden van Provinciale Staten wordt gedaan door de personeels- en salarisadministratie van de afdeling Personeel & Organisatie. Contactpersoon is de heer Reinder Kooi, telefonisch bereikbaar op nummer 050 - 3164167 of per email: [email protected]. 4.1 Berekening en betaling van vaste vergoedingen Op het formulier "OPGAVE PERSOONSGEGEVENS" vermeldt u uw bank-/girorekeningnummer waarop de provincie de vergoedingen dient over te maken. Op grond van wettelijk voorschrift dient dit uw eigen rekening te zijn. Het Statenlid dat gedurende een gedeelte van het kalenderjaar lid is geweest van Provinciale Staten ontvangt de vergoeding voor werkzaamheden en voor onkosten naar evenredigheid van het aantal dagen dat hij/zij in dat jaar Statenlid is geweest. Maandelijks wordt de vergoeding rond de 20ste overgemaakt. U ontvangt een specificatie van de vergoedingen van de eerste betaling van de vergoedingen en verder in de maand januari en bij wijziging van de nettobetaling. Reiskostenvergoedingen worden éénmaal per kwartaal overgemaakt; hiervan krijgt u geen specificatie. Aan het eind van het kalenderjaar wordt een jaaropgave verstrekt als hulpmiddel bij de aangifte IB. 4.2 Fiscale aspecten Inkomsten die worden genoten als lid van Provinciale Staten kunnen in fiscale zin op twee manieren worden belast: via het winstsysteem of via het loonbelastingsysteem (opting-in). In principe moet u het winstsysteem toepassen. Het winstsysteem De inkomsten uit uw werkzaamheden worden in BOX I belast als “resultaat uit overige werkzaamheden”. U bent in dit geval verplicht om een administratie bij te houden. U rekent dus achteraf met de fiscus af via de aangifte IB. Nog van belang is hierbij dat u de meeste kosten die u maakt voor de uitvoering van uw werkzaamheden kunt aftrekken. Het loonbelastingsysteem U kunt met de provincie overeenkomen dat voor u loonheffing wordt ingehouden (de ingehouden loonbelasting moet u zien als voorheffing op de Inkomstenbelasting) op de vergoedingen voor werkzaamheden en voor onkosten. U wordt in dit geval als fictieve werknemer beschouwd. Als fictieve werknemer zullen voor u geen premies werknemersverzekeringen worden afgedragen. U bent dus als lid van Provinciale Staten niet verzekerd ingevolge de Werkloosheidswet en de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering, omdat u geen werknemer in de zin van deze wetten bent. De inkomsten worden als loon in BOX I belast. U hoeft geen administratie bij te houden. De kosten die u maakt voor de uitvoering van uw werkzaamheden als lid van Provinciale Staten kunt u dan niet meer aftrekken. Wanneer u een eigen bedrijf heeft, is het wellicht aan te bevelen met uw belastingadviseur of accountant te overleggen of u moet gaan kiezen voor het winstsysteem. Wanneer u naast uw statenlidmaatschap geen andere inkomsten heeft, kunt u bij toepassing van het loonbelastingsysteem ook gebruik maken van de (algemene) heffingskorting. Wanneer u andere inkomsten heeft uit dienstbetrekking zult u bij die dienstbetrekking bijna zeker gebruik maken van de heffingskorting (u kunt dat nagaan op de betalingsspecificatie die u in die dienstbetrekking ontvangt). Op het formulier "OPGAVE PERSOONSGEGEVENS" geeft u aan of u loonbelasting wilt laten inhouden en of de heffingskorting moet worden toegepast. Wilt u later terugkomen op de keuze wel/geen loonbelasting, neem dan contact op met de afdeling P&O, de heer Reinder Kooi op telefoonnummer 050 - 316 4167.

versie 30-3-2012

17

Keuze maken Winstsysteem/niet werknemerschap:

Loonbelastingsyteem/ fictief werknemerschap:

Aanslag inkomstenbelasting

Inhouding loonbelasting als voorheffing op de inkomstenbelasting

Inkomsten, kostenvergoedingen en verstrekkingen Onbelaste kostenvergoedingen en verstrekkingen * zijn bruto zijn mogelijk Geen brutering onkostenvergoeding, wel belast in De vaste onkostenvergoeding is gebruteerd en de IB-sfeer belast Zakelijke kosten zijn (beperkt) aftrekbaar

Geen onkostenaftrek in de inkomstenbelasting

Wel administratieverplichting: Balans plus winst- en verliesrekening

Geen administratieverplichting

* onder verstrekking wordt o.a. verstaan: de PC/laptop/cursus en congres. Met nadruk wordt opgemerkt dat de uiteindelijke keuze wel of geen fictief werknemerschap bij uzelf ligt. U zult een afweging moeten maken welke situatie het best bij u past. De keuze voor het fictief werknemerschap levert u in de meeste gevallen de meeste voordelen. 4.3 Vergoeding voor werkzaamheden De vergoeding voor werkzaamheden van leden Provinciale Staten wordt jaarlijks herzien aan de hand van het indexcijfer cao-lonen overheid. De vergoeding is per 1 januari 2011 € 12.948,63 per jaar (dat is € 1.079,05 per maand). 4.3.1 Toelage voor fractievoorzitters Fractievoorzitters ontvangen naast de vergoeding voor werkzaamheden een toelage voor de duur van hun fractievoorzitterschap. De toelage bedraagt: - 1,2 % van de vergoeding voor werkzaamheden, en daar bovenop - 0,4% van de vergoeding voor elk statenlid dat de fractie telt buiten de fractievoorzitter. De totale toelage bedraagt nooit meer dan 6,4% van de vergoeding voor werkzaamheden. 4.3.2 Toelage voor statenleden Het statenlid dat lid is van een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 151a van de Provinciewet ontvangt voor de duur van het lidmaatschap van de commissie dan wel de duur van de activiteiten per jaar een toelage van 5% van de vergoeding voor werkzaamheden. 4.4 Vergoeding voor vaste onkosten De bedragen van de onkostenvergoeding voor leden Provinciale Staten worden door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) steeds per 1 januari herzien. De onkostenvergoedingsbedragen per 1 januari 2011 voor leden Provinciale Staten: a. die hebben gekozen voor inhouding van loonheffing op de vergoedingen € 180,35 per maand, en b. die niet hebben gekozen voor inhouding van loonheffing € 86,56 per maand. Onder vaste onkostenvergoedingen vallen de volgende uitgaven: · Representatie: koffie, hapjes, drankjes, diners met zakelijke relaties, attenties e.d.. · Vakliteratuur: uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslagwerken. · Contributies/lidmaatschappen: lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging e.d. · Telefoonkosten: kosten van zakelijke gesprekken waaronder ook van de mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste onkostenvergoeding. · Bureaukosten en porti: pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. evenals de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken. · Zakelijke giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als privé-persoon niet zou hebben gedaan, aan inzamelingsacties, collectes e.d. (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden). Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne maken hier geen deel van uit. versie 30-3-2012

18

· ·

Fractiekosten: bijdragen in de kosten van fractieassistenten en secretariaat, fractieweekend. Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reisen verblijfkosten).

4.5 Vergoeding voor computer en internetverbinding (N.B. zie de opmerking bij 2.6.2. In het Presidium van 16 februari 2011. Voorts is afgesproken om ook de vergoeding voor computers tot nader tijdstip (uitkomst van de pilot) wordt 'bevroren'. Statenleden kunnen op aanvraag een computer (een laptop met printer) in bruikleen krijgen. Ook kunt u ervoor kiezen om uw eigen apparatuur te gebruiken voor statenwerk, daarvoor kunt u een vergoeding ontvangen van 30% van de aanschafwaarde daarvan voor een periode van maximaal drie jaar. Voor aanleg en abonnementskosten internet kunt u in aanmerking komen voor een vergoeding van € 25,00 per maand. Op het formulier "OPGAVE PERSOONSGEGEVENS" geeft u aan of u een laptop van de provincie in bruikleen wilt of vergoeding voor eigen apparatuur en of u een internetaansluiting heeft, en of u hiervoor een vergoeding wilt ontvangen. 4.6 Vergoeding voor ziektekosten Statenleden ontvangen ter compensatie van de premie Zorgverzekeringswet een bedrag van € 203,21 per jaar. Dit bedrag wordt in maandelijkse termijnen uitbetaald. De compensatie is geïndexeerd door koppeling aan de ontwikkeling van de nominale eindejaarsuitkering van rijksambtenaren. 4.7 Verlaging vergoeding werkzaamheden bij arbeidsongeschiktheid Wanneer u een uitkering voor gehele of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid ontvangt kan de vergoeding voor werkzaamheden geheel of gedeeltelijk worden gekort op de arbeidsongeschiktheidsuitkering. Om deze korting te voorkomen is het mogelijk de vergoeding voor werkzaamheden te verlagen. Hiervoor moet u een verzoek bij Gedeputeerde Staten indienen. 4.8 Compensatie korting werkloosheid Wanneer u een werkloosheidsuitkering ontvangt dan kan de vergoeding voor werkzaamheden van invloed zijn op de kortingsbepalingen WW. Wordt het kortingsbedrag door de uitkeringsinstantie hoger vastgesteld dan de vergoeding voor werkzaamheden, dan kunnen Gedeputeerde Staten de vergoeding voor werkzaamheden verhogen. Hiervoor moet u een verzoek bij Gedeputeerde Staten indienen. 4.9 Reis- en verblijfskosten Statenleden krijgen de reiskosten vergoed voor het bijwonen van vergaderingen van Provinciale Staten, van commissies en de reiskosten van andere - ten behoeve van provincie - gemaakte reiskosten. Dit provinciale belang komt tot uitdrukking in de toestemming en/of uitvoering van een besluit van Provinciale Staten of van een Statencommissie. Onderstaand worden voorbeelden gegeven die in de huidige situatie voor vergoeding van reiskosten in aanmerking komen. · NHI-parlementariërforum · Algemene Ledenvergadering Interprovinciaal Overleg (ALV IPO) · Algemeen Bestuur Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN);de agendacommissie en rekeningcommissie SNN · Algemeen Bestuur Havenschap Delfzijl/Eemshaven · Werkgroepen ad hoc, bijvoorbeeld werkgroep Jeugdzorg · Introductie- en informatiebijeenkomsten (georganiseerd door de provincie) · IPO-Jaarconferentie · Statenexcursie · Werkbezoeken van Statencommissies. Wanneer van derden een vergoeding voor reiskosten wordt ontvangen voor een van de bijeenkomsten zoals hiervoor genoemd, dan dient die vergoeding te worden gestort in de provinciale kas. Hierover dient u met de griffier te overleggen. Voor vergoeding komen niet in aanmerking reiskosten voor reizen die gemaakt zijn op eigen initiatief of op initiatief van de fractie. Voor de reiskosten in verband met vergaderingen van Provinciale Staten en commissies wordt uitgegaan van het aantal kilometers dat is opgegeven op de presentielijst. De vergoeding van € 0,37 per kilometer voor het gebruik van een eigen motorvoertuig is bruto. Daarvan is € 0,19 netto en € 0,18 wordt als belastbare vergoeding uitbetaald. Voor het Statenlid dat heeft gekozen voor het winstsysteem is de volledige reiskostenvergoeding belast. versie 30-3-2012

19

Het bedrag van de gemaakte kosten bij gebruikmaking van het openbaar vervoer, moet ook worden vermeld op de presentielijst. Voor overige reizen moet u het declaratieformulier invullen. Declaratieformulieren zijn verkrijgbaar bij het secretariaat van de Statengriffie en digitaal op Gron@t. Deze reiskosten worden eenmaal per kwartaal afgerekend bij de specificatie van de andere vergoedingen. Tijdens het (zakelijke) verblijf op het provinciehuis worden maaltijden en consumpties vanwege de provincie verstrekt. Statenleden ontvangen een vergoeding voor verblijfkosten ter zake van andere, ten behoeve van de provincie gemaakte reizen, dan die voor het bijwonen van vergaderingen op het provinciehuis. Voor verblijfkosten ten aanzien van overige reizen dient een declaratieformulier te worden ingevuld. Het aanvraagformulier is verkrijgbaar bij het secretariaat van de Statengriffie of te vinden aan het einde van dit document (blz.25). Als u vragen heeft over uitbetaling van de reis- en verblijfskosten, dan kunt u contact opnemen met de afdeling met de afdeling Personeel en Organisatie. (tel. 050 - 316 4500). 4.10 Cursus, congres, seminar of symposium De kosten van deelname door een Statenlid aan cursussen, congressen, seminars en symposia die in het provinciaal belang door of namens de provincie aangeboden of verzorgd worden, komen voor rekening van de provincie. Wanneer u individueel deel wilt nemen aan een cursus, congres, seminar of symposium, dan kunt u hiervoor een aanvraag indienen. Het aanvraagformulier is verkrijgbaar bij het secretariaat van de Statengriffie of te vinden aan het einde van dit document (blz.26). De fractievoorzitter moet voor akkoord tekenen. De kosten, tot een maximum van € 500,00 per jaar, worden rechtstreeks door de provincie betaald. U mag derhalve niet de nota voorschieten en achteraf declareren. De reis- en verblijfkosten kunt u wel achteraf declareren op het daarvoor bestemde declaratieformulier. 4.11 Spaarloonregeling Wanneer op uw vergoeding voor werkzaamheden loonbelasting wordt ingehouden en bij de provincie wordt tevens de heffingskorting toegepast, dan kunt u deelnemen aan de Spaarloonregeling. Treedt u in de loop van het kalenderjaar aan, dan kunt u eerst m.i.v. januari van het volgende kalenderjaar deelnemen. U kunt dus slechts éénmaal deelnemen: als u elders in loondienst bent en daar de heffingskorting voor u wordt toegepast kunt u niet deelnemen bij de provincie. De provincie Groningen heeft de spaarloonregeling ondergebracht bij de Friesland bank. 4.12 Uitkering bij aftreden Degene die ten minste 6 maanden, zonder onderbreking langer dan 16 weken, Statenlid is geweest kan - met ingang van datum van aftreden - onder voorwaarden aanspraak maken op een uitkering. Belanghebbende moet het verzoek om de aanspraak indienen bij Gedeputeerde Staten. Geen recht op een uitkering bestaat indien het Statenlid: · na aftreden zonder onderbreking weer als Statenlid optreedt; · op de datum van zijn aftreden 65 jaar of ouder is; · van zijn Statenlidmaatschap vervallen is verklaard; · is benoemd in de plaats die is opengevallen als gevolg van het tijdelijke ontslag van een Statenlid wegens zwangerschap en bevalling of ziekte. De duur van de uitkering wordt bepaald op de helft van het aantal volledige maanden, gedurende welke het gewezen Statenlid het Statenlidmaatschap heeft vervuld direct voor aftreden zonder onderbreking van langer dan 16 weken; de maximale duur is echter niet meer dan twee jaar. De hoogte van de uitkering is het eerste jaar 80% en daarna 70% van het bedrag van de vergoeding voor werkzaamheden. Inkomsten die het gewezen Statenlid geniet wegens het verrichten van activiteiten worden met de uitkering bij aftreden verrekend over de maand waarop de inkomsten betrekking hebben: § voor zoveel bestaande inkomsten uitgaan boven het bedrag van het minimumloon (incl. vakantieuitkering). § inkomsten die het gewezen Statenlid geniet wegens het verrichten van activiteiten, ter hand genomen met ingang van of na het aftreden als statenlid en hogere inkomsten, anders dan ten gevolge van algemene loonsverhogingen, die hij geniet uit activiteiten, ter hand genomen voor het versie 30-3-2012

20

aftreden als Statenlid, worden volledig met de uitkering bij aftreden verrekend over de maand waarop deze inkomsten betrekking hebben of geacht kunnen worden betrekking te hebben. Onder inkomsten worden verstaan: a. winst uit onderneming; b. inkomsten uit of in verband met arbeid of het verrichten van andere diensten of aanneming van werk; c. een periodieke uitkering krachtens de WAO/Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen. Degene aan wie een uitkering is toegekend is verplicht van het verkrijgen van nieuwe inkomsten of hogere inkomsten direct mededeling te doen aan Gedeputeerde Staten onder opgave van de hoogte van deze inkomsten. Degene aan wie een uitkering is toegekend geeft aan Gedeputeerde Staten - desgevraagd - schriftelijk alle informatie betreffende zijn/haar inkomen die voor de uitvoering van deze regeling nodig is. De uitkering wordt in maandelijkse termijnen uitbetaald. De uitkering eindigt: · met ingang van de maand, volgende op de maand waarin het gewezen Statenlid is overleden; · met ingang van de dag waarop belanghebbende de leeftijd van 65 jaar bereikt; · met ingang van de dag waarop het gewezen Statenlid weer als Statenlid of als gedeputeerde in deze provincie is beëdigd; · zodra de maximale duur van de uitkering is bereikt. De uitkering kan worden opgeschort wanneer het gewezen Statenlid de verplichtingen met betrekking tot de uitkering niet nakomt. 4.13 De uitkering bij overlijden Bij overlijden van het Statenlid wordt aan de weduwe of weduwnaar van wie het overleden Statenlid niet duurzaam gescheiden leefde een bedrag uitgekeerd, gelijk aan driemaal de maandelijkse vergoeding voor werkzaamheden. Onder weduwe/weduwnaar wordt tevens geregistreerde partner verstaan en degene met wie het Statenlid ongehuwd samenleefde en een gezamenlijke huishouding heeft gevoerd. De uitkering wordt wanneer er geen weduwe of weduwnaar is aan de minderjarige wettige of natuurlijke kinderen, of minderjarige kinderen waarover de overledene de pleegouderlijke zorg had, gedaan. De uitkering wordt niet uitgekeerd voor het Statenlid dat is benoemd in de plaats die is opengevallen als gevolg van het tijdelijke ontslag van een Statenlid wegens zwangerschap en bevalling of ziekte 4.14 Collectieve zakenreisverzekering De provincie Groningen heeft een collectieve zakenreisverzekering afgesloten. Deze zakenreisverzekering geldt voor buitenlandse dienstreizen. Verzekerden voor deze zakenreisverzekering zijn alle werknemers die zijn opgenomen in de loonadministratie van de provincie Groningen inclusief hun meereizende partner, de Commissaris van de Koningin, leden van Gedeputeerde Staten en leden van Provinciale Staten en hun meereizende partners die zakenreizen in opdracht en/of voor rekening van de provincie naar het buitenland maken. Deze verzekering wordt beheerd door de afdeling P&O (daar kunt u ook informatie krijgen over de polisvoorwaarden). Bij eventuele schade kunt u contact opnemen met de heer Kooi (afd. PO). 4.15 Statenfracties De fracties ontvangen een vergoeding tot een bedrag van € 12.500 vermeerderd met een bedrag per fractielid van € 2.750. Over het gedeelte van het kalenderjaar worden de bedragen naar rato berekend. Het budget voor fractievergoedingen wordt jaarlijks geïndexeerd met het in de provinciale begroting te hanteren accres in verband met prijsstijgingen materiële uitgaven. In artikel 2 van de verordening is aangegeven waarvoor deze bijdrage niet mag worden gebruikt. Contactpersoon bij afdeling Financïen is dhr. J.P. Riekert telnr. 3164631 of [email protected]

versie 30-3-2012

21

4.16 Burgercommissieleden Burgercommissieleden ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van een commissievergadering en ook voor deelname aan een werkbezoek. Deze vergoeding bedraagt per 1 januari 2011 € 104,08. Ook worden de reiskosten vergoed voor deze bovengenoemde activiteiten. De burgercommissieleden krijgen alle post/e-mails, die de verkozen commissieleden ook krijgen. Ze hebben ook het recht om vertrouwelijke stukken in te zien. Hun gegevens worden niet op de website opgenomen; wel in een interne lijst. Zij moeten voldoen aan dezelfde vereisten als een verkozen Statenlid. (zie artikel 59 RvO): zij moeten opgave doen van nevenfuncties en mogen bepaalde handelingen niet verrichten, zoals bijvoorbeeld het optreden als advocaat of adviseur in geschillen t.b.v. de provincie.

versie 30-3-2012

22

5. Facilitaire zaken Voor de provinciale organisatie is er op de eerste verdieping van het nieuwe provinciehuis (A-vleugel) een Servicedesk, het aanspreekpunt voor de totale facilitaire dienstverlening. Het interne telefoonnummer van de desk is 4900 en de openingstijden zijn van 08.00 - 17.00 uur. De servicedesk geeft informatie en ondersteuning op het gebied van de huisvesting, de technische installaties, sleutel- en pasjesbeheer, catering en schoonmaak. [email protected] Tel. 050-316 4900 5.1 Persoonlijke toegangskaart (PTK-pas) De persoonlijke toegangskaart, oftewel PTK-pas, wordt bij aantreden aan alle Statenleden persoonlijk uitgereikt. De PTK-pas dient voor het verkrijgen van toegang of doorgang in het provinciehuis (werkdagen 07.30 tot 18.00 uur) en het fractiehuis (permanent). De PTK-pas is uitsluitend voor persoonlijk gebruik. De provinciale gebouwen inclusief de fietsenstalling zijn op werkdagen geopend van 07.30 tot 18.00 uur. Bij tussentijds aantreden loopt de aanvraag van PTK-pas en sleutel via de Statengrffie. 5.2 Fietsenstalling De fietsenstalling bevindt zich in het gebouw aan de Sint Jansstraat. Deze is vanaf het voorplein bereikbaar door een elektrische schuifdeur in de grote glazen pui met afbeeldingen van fietsen. De deur kan aan de buitenzijde alleen worden bediend met de toegangspas. De fietsenstalling bestaat uit twee gedeelten. Buiten kantooruren wordt de toegangsdeur van het deel in de kelder geblokkeerd. Het bovenste gedeelte blijft wel beschikbaar. 5.3 Parkeren De parkeergarage bevindt zich onder de nieuwbouw van het provinciehuis. De inrit is aan de Singelstraat en de uitrit is aan de Turfsingel. Het gebruik van de garage is voor eigen risico. Statenleden kunnen gedurende werkdagen met de PTK-pas toegang krijgen tot de garage, mits zij werkzaamheden verrichten die zijn gerelateerd aan het Statenlidmaatschap. Zowel de inrit als de uitrit wordt geopend door de PTK-pas tegen de kaartlezer te houden. De garage is geopend vanaf maandag 07.30 uur tot zaterdagochtend 04.00 uur. De garage mag niet gebruikt worden voor privé-doeleinden. Indien de parkeergarage van het provinciehuis vol is, kunt u (na doorverwijzing van de receptioniste) uw auto parkeren in de parkeergarage van de Naberpassage. Een uitrijkaart voor deze garage kunt u verkrijgen bij de Servicedesk van het provinciehuis op vertoon van uw parkeerkaart. De Statengriffie heeft géén uitrijkaarten. De Staten- en commissievergaderingen zijn bekend bij de Servicedesk en op deze dagen worden er voldoende parkeerplaatsen in de provinciegarage gereserveerd. Er is echter wel een probleempje: het reserveringssysteem bezet alvast de parkeerplaatsen waardoor het stoplicht op rood gaat. U kunt dan denken dat de garage vol is, terwijl dat niet het geval is. Ergo: nooit doorrijden naar de Naberpassage zonder dat u eerst de provinciegarage hebt geprobeerd. Wilt u na kantooruren naar uw auto in de garage gaan, dan dient u gebruik te maken van de nachtingang aan de Singelstraat. Deze ingang bevindt zich tegenover het steegje "Kleine Snor" naast het provinciehuis. Deze ingang kan buiten kantooruren op de openingstijden van de garage met de PTK-pas worden geopend. Als u de auto 's avonds parkeert dan kunt u de garage ook door deze nachtingang verlaten. 5.4 Fractiehuis De ingang van het fractiehuis is even voor de hoek van de kruising Turfsingel/Sint Jansstraat. In het fractiehuis hebben alle fracties, de beschikking over een eigen kamer voor fractiewerkzaamheden en kleine vergaderingen. Ook is hier een vergaderkamer beschikbaar. Het gebruik daarvan dient in onderling overleg te geschieden. Voor reserveringen is bij deze kamer een agenda aanwezig. Het adres van het fractiehuis is: Turfsingel 83, 9712 KL Groningen. Omdat het fractiehuis één geheel vormt met de provinciale kantoren is afgesproken dat er geen posters voor de ramen worden gehangen. Het fractiehuis is niet voorzien van een inbraaksysteem. De toegang is geregeld middels sleutels en PTK-passen. Met uw PTK-pas kunt u de voordeur van het fractiehuis openen. De kaartlezer bevindt zich naast de deurbellen, achter de betimmering. Alle fractiekamers zijn voorzien van een cilinderslot. Voor dit slot krijgt u - op verzoek - een sleutel. versie 30-3-2012

23

De "binnendoor-toegang" is buiten werktijden geblokkeerd en is als zodanig wel beveiligd. Het fractiehuis is voorzien van brandmelders en sirenes. In het fractiehuis zijn ontruimingsplattegronden opgehangen. Post bestemd voor de fracties die binnengekomen is op het provinciehuis, wordt in de postbakjes van de fracties gedeponeerd. Deze bevinden zich in het halletje op de eerste verdieping. Gedurende de bedrijfstijden van het kantoor kunt u op de eerste verdieping vanuit het fractiehuis met behulp van uw PTK-pas een deur openen om in het kantoorgebouw te komen. De gebruikers van het fractiehuis moeten zelf zorg dragen voor het inschakelen van de verlichting, de zonwering en het afsluiten van kantoordeuren. 5.5 Luchtbrug Gedurende kantooruren zijn de deuren van de luchtbrug tussen het oude en nieuwe provinciehuis geopend. Buiten kantooruren zijn deze deuren gesloten. 5.6 Catering Tijdens pauzes van de Statenvergaderingen staat koffie en thee in kannen klaar in het Atrium. In de Statenzaal wordt alleen water geserveerd, andere consumpties dienen elders te worden genuttigd. Eventueel wordt 's middags een lunch verzorgd in kamer 20 en zo nodig 's avonds een warme maaltijd. In het fractiehuis is op de eerste verdieping in het keukentje een koffieautomaat waar men zelf de koffie kan halen. De catering verzorgt het vullen van de automaat. De schoonmaakdienst van de provincie maakt de kopjes schoon die in de keuken worden teruggezet. De koffie is voor rekening van de provincie. Als er vergaderingen zijn in het oude deel van het provinciehuis (intern ook wel MK 12 genoemd) dan krijgt men bij de fractievergadering standaard koffie, thee en frisdrank. Deze kosten worden doorbelast aan Provinciale Staten. Ook voor vergaderingen in het fractiehuis wordt koffie, thee en frisdrank verzorgd. Frisdranken staan in de gemeenschappelijke koelkast (vrij voor iedereen toegankelijk, dus op basis van vertrouwen). De gebruikers van het fractiehuis dienen zelf te regelen dat de koelkast wordt bijgevuld. Dit kan middels een melding aan de Servicedesk. Als fracties extra frisdrank of andere faciliteiten wensen t.a.v. catering, dan dient dit door de fractie (wederom via de Servicedesk) te worden aangevraagd en een boekingsnummer van de fractie te worden opgegeven. Langs de Turfsingel vindt u in de nieuwbouw het bedrijfsrestaurant "de Glinne Riepe". In dit restaurant, dat van 12.00 tot 13.30 uur geopend is, zijn tegen betaling eenvoudige maaltijden verkrijgbaar. Het restaurant is bereikbaar via de eerste verdieping van de B-vleugel. 5.7 Roken Het is niet toegestaan om in het provinciehuis of het fractiehuis te roken. Daarnaast is het niet toegestaan om in de nabijheid van de toegangsdeuren van de gebouwen te roken. Roken is wel toegestaan in de zogenaamde rookcabines/rookruimtes. 5.8 Telefoon De provincie heeft een digitale telefooninstallatie. In het fractiehuis en in de nabijheid van de Statenzaal staan telefoontoestellen waarmee met verkorte nummers binnen het provinciehuis en met de normale nummers naar buiten het provinciehuis kan worden gebeld. Bellen naar buiten moet worden voorafgegaan door het intoetsen van een 0. Bellen naar het buitenland gaat via de Servicedesk (tst 4900). Mochten er vragen en/of onduidelijkheden zijn bij het gebruik van de telefoon dan kunt u contact opnemen met de ICT-helpdesk op 050 - 316 4196 of tst. 4196.

versie 30-3-2012

24

5.9 Reservering vergaderkamers Bij de servicedesk (tel. 4900) kunnen vergaderkamers op dinsdag- en donderdagmiddag/avond worden gereserveerd voor (fractie) overleg in het gebouw MK 12. Men wordt verzocht kleine vergaderingen van de fracties en vergaderingen niet gepland op dinsdag of donderdag te houden in de fractiekamer of in de vergaderkamer van het fractiehuis. De facilitaircoördinator heeft het beheer over de vergaderruimten in het oude provinciehuis (tel. 050 316 4508). Bij deze functionaris kunnen aanvragen worden gedaan voor de Statenzaal, GS-kamer en/of het Atrium. Fracties mogen maximaal 1 x per jaar gebruik maken van de Statenzaal, GS-kamer en/of Atrium voor een themabijeenkomst over een provinciaal onderwerp. Ook voor landelijke staten- en ontmoetingsdagen kunnen genoemde zalen worden gebruikt. In de periode 3 maanden voorafgaande aan verkiezingen mogen geen individuele fractie-activiteiten, maar wel gezamenlijke plaatsvinden in genoemde zalen. Voor verdere informatie over zaalgebruik en eventuele catering kunt u contact opnemen met de genoemde coördinator. In de hal van het provinciehuis en het gebouw aan de Sint Jansstraat hangen monitoren waarop de vergaderingen van de dag (plaats, tijdstip) staan vermeld. Ook de hal aan het Martinikerkhof heeft een dergelijke monitor.

versie 30-3-2012

25

DECLARATIEFORMULIER Reis- en verblijfkosten Van dhr./mw.: ……………………………………………………………………………………………………………

Declaratie reis- en verblijfkosten betreffende: datum

* ** ***

van

naar

kosten openbaar vervoer*

kosten gebruik eigen auto**

verblijfs kosten***

doel van de reis

Hier vermelden kosten trein/bus/treintaxi of taxi Hier vermelden het aantal kilometers x € 0,37 Hier vermelden de kosten van verblijf

Voor declaratie van reis- en verblijfkosten betreffende lunch/diner/overnachting en ontbijt dienen nota's te worden bijgevoegd.

Ondertekening Indiener (Naam lid van Provinciale Staten): ………………..………………………………………….…………………… Datum: ……………………………………………………………………..… Handtekening: ……………………………………………………………….

Griffier: …………………………………………………..………….………… Datum: ………………………………………..……………………………..… Handtekening voor akkoord: …………………………...…………………….

Dit formulier kan geretourneerd worden naar het secretariaat van de Statengriffie Postbus 610 - 9700 AP GRONINGEN Telefoon 050 - 316 4458

versie 30-3-2012

26

C O N G R E S/C U R S U S/S E M I N A R

Van dhr./mw.: ………………………………………………………………………………………………………………………………… Betreft: …………………………………………………………………………………………………………………………………………… Periode of datum: …………………………………………………………………………………………………………………………… Kosten cursus / congres etc.: …………………………………………………………………………………………………………

Opmerkingen: • Informatiemateriaal cursus/congres/seminar of symposium bijvoegen. • De kosten van cursussen/congressen/seminars of symposia worden rechtstreeks door de provincie betaald, tot een maximum van € 500,- per jaar (exclusief reis- en verblijfkosten). • De kosten voor reis- en verblijfkosten dienen gedeclareerd te worden op het daarvoor bestemde declaratieformulier. • Nota's indienen bij het secretariaat van de Statengriffie.

De fractievoorzitter: dhr./mw. ………………………………………… gaat akkoord met de aanvraag. Ondertekening Naam lid Provinciale Staten

Naam fractievoorzitter:

…………………………………………… ……………………………………………………………. Datum ………………………………………….

Datum ………………………………………………….

Dit formulier graag retourneren aan het secretariaat van de Statengriffie, Martinikerkhof 12 - 9712 JG GRONINGEN Postbus 610 - 9700 AP GRONINGEN Telefoon 050 - 316 4458

versie 30-3-2012

27

Uitgave Statengriffie provincie Groningen [email protected] uitgavedatum: februari 2011

versie 30-3-2012

28