H1 Installatie De installatie van ReceptAssistent bestaat uit een tweetal onderdelen; namelijk de installatie van ReceptAssistent en de installatie van de stuurprogramma (driver) van de beveiligingssoftware waarmee ReceptAssistent is beveiligd tegen ongewenst kopiëren. Alle stappen genoemd in dit hoofdstuk dienen eenmalig uitgevoerd te worden. Zonder de installatie van de beveiligingssoftware en het plaatsen van de bijgeleverde USB hardware sleutel zal ReceptAssistent niet opstarten. Let op: plaats de bijgeleverde USB beveiligingssleutel niet eerder in een vrije USB poort dan de handleiding daarom vraagt.
1.1
Benodigdheden voor installatie
Om ReceptAssistent succesvol installeren heeft u een PC nodig met de volgende minimale systeemvereisten: Intel Pentium/Celeron 3 256 Mb intern geheugen 50 Mb aan vrije ruimte op de harddisk Een vrije USB poort Handscanner voor het scannen van de recept barcodes Daarnaast adviseren wij u een backup medium. Dit kan bijvoorbeeld een CD/DVD (re)-writer zijn, een USB geheugen stick of een netwerk locatie. Belangrijk is dat deze backup locatie los staat van uw PC zodat in geval van calamiteiten u altijd de beschikking heeft een backup.
1.2
Installatie ReceptAssistent
Nadat de installatie cd in de computer is geplaatst wordt automatisch het installatie programma opgestart. Middels onderstaand scherm wordt u welkom geheten. Klik op de OK knop om verder te gaan.
Handleiding ReceptAssistent
3 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
Vervolgens kunt u met de knop Change Directory het installatie doel van ReceptAssistent veranderen. Wij adviseren deze standaard locatie niet aan te passen. Om de installatie te starten klikt u op de knop met het computer icoon.
In het laatste scherm kunt u eventueel de naam in het start menu aanpassen. Klik op Continue om verder te gaan.
Tot slot krijgt u de melding dat de installatie succesvol is afgerond. Klik op OK om het installatie programma af te sluiten. Hiermee is de installatie van ReceptAssistent afgerond.
Handleiding ReceptAssistent
4 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
1.3
Installatie USB sleutel driver
Plaats de USB beveiligingssleutel in een vrije USB poort van de computer. Windows herkent dat er nieuwe hardware aan het systeem is toegevoegd en komt met onderstaande scherm.
Vervolgens wordt de wizard nieuwe hardware opgestart.
Klik op Volgende bij het welkomstscherm.
Kies voor Zoeken naar een geschikt stuurprogramma voor dit apparaat en klik op Volgende.
Handleiding ReceptAssistent
5 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
Vink Cd-rom stations aan en zorg ervoor dat de ReceptAssistent cd zich in het station bevindt. Klik dan op Volgende.
Windows geeft aan dat deze een geschikte driver heeft gevonden. Klik op Volgende.
Korte tijd daarna meldt Windows dat de installatie succesvol afgerond is. Klik op Voltooien om de wizard af te sluiten.
Handleiding ReceptAssistent
6 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
Opmerkingen ten aanzien van de USB beveiligingssleutel: Deze sleutel dient ten alle tijden aanwezig te zijn, anders zal ReceptAssistent niet opstarten. Als tijdens het gebruik van ReceptAssistent de USB sleutel wordt verwijderd zal dit worden gedetecteerd en zal het programma kort hierna automatisch afsluiten. De sleutel hoeft, indien er geen gebruik van ReceptAssistent wordt gemaakt, niet uit de computer verwijderd te worden en heeft geen invloed op de werking van andere programma’s. Bij normaal gebruik zal de sleutel levenslang meegaan. Mocht er problemen optreden met het gebruik van de USB beveiligingssleutel dan is het raadzaam om eerst hoofdstuk 7; Veel gestelde vragen te lezen.
Handleiding ReceptAssistent
7 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
H2 Aanmaken van locaties in ReceptAssistent Op het moment dat ReceptAssistent voor de eerste keer wordt opgestart verschijnt meteen het onderstaande scherm. Hiermee kan men locaties aanmaken in ReceptAssistent, die geselecteerd kunnen worden om recepten op te bergen. Tevens kan middels dit scherm worden aangegeven of een bepaalde locatie geblokkeerd is of wat de huidige status is.
2.1
Voorbeeld aanmaken locaties
In dit voorbeeld gaan we een tweetal locaties aanmaken. Onze voorbeeld afhaalkast ziet er als volgt uit: A–B–C
D–E–F
G–H–I
J – K- L
M–N
1-6 7 - 10 11 - 13
14 – 15 De locatie ABC_1-6 doet dienst als pennenbakje en kan niet voor de opslag van recepten gebruikt gaan worden.
Handleiding ReceptAssistent
8 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
In het voorbeeld hieronder gaan we de eerste zuil (A t/m C) in zijn geheel aanmaken. Allereerst gaan we de bovenste twee kleine laden aanmaken. In het scherm Aanmaken locaties kunnen ranges aangegeven worden zodat niet elke locatie afzonderlijk aangemaakt dient te worden. In het scherm hieronder worden alle locaties tussen A1 en C10 in één keer aangemaakt. Nadat het scherm gevuld is kan door een klik op Aanmaken de locaties aangemaakt worden.
Vervolgens gaan we de middelste en we de onderste grote lade aanmaken.
Handleiding ReceptAssistent
9 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
Nadat we alle locaties hebben aangemaakt zien we in ReceptAssistent dat alle eerste vrije locaties worden weergegeven.
2.2
Blokkeren en deblokkeren van locaties
Ook is het mogelijk om locaties (tijdelijk) te blokkeren voor gebruik. Hiertoe maken we de geblokkeerde locatie opnieuw aan en vinken we Locatie geblokkeerd aan.
En als we ReceptAssistent opstarten zien we inderdaad dat de locatie niet meer beschikbaar is voor recepten.
Handleiding ReceptAssistent
10 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
Deblokkeren kan plaats vinden door de locatie opnieuw aan te maken, echter zonder het vinkje bij Locatie geblokkeerd aan te zetten. Hiermee wordt het blokkeren ongedaan gemaakt.
2.3
Status opvragen van een locatie
Ook is het mogelijk om locaties (tijdelijk) te blokkeren voor gebruik.
Handleiding ReceptAssistent
11 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
H3 Scherm layout ReceptAssistent Indien ReceptAssistent wordt opgestart is onderstaand scherm zichtbaar. 5
6
1
2
4
3
7
1. Receptnummer; in dit veld kan het receptnummer worden ingevoerd. Om de kans op fouten te minimaliseren wordt sterk aanbevolen hier gebruik te maken van een handscanner. 2. Locatie keuze; na invoer van het receptnummer kan er een locatie gekozen worden. Via de pijltjes toetsen kan men omhoog en omhoog door de lijst scrollen. Ook wordt meteen de eerst volgende vrije locatie per locatie type aangegeven. 3. Zelf lade kiezen; het is ook mogelijk om een locatie code in te voeren (bijvoorbeeld A11) indien er een voorkeur voor een zekere locatie. Let op; er dient altijd twee numerieke cijfers ingevoerd te worden, dus A06 en geen A6. 4. Laatst gebruikt; hier worden alle laatste transacties weergeven. Zo kan men in een oogopslag zien wat de laatste 5 transacties zijn geweest van ReceptAssistent. 5. Menu’s; links bovenin zijn de pull-down menu’s gesitueerd. Deze worden in hoofdstuk x nader beschreven. 6. Windows functionaliteit; rechtsboven zijn de standaard iconen van Windows aanwezig, namelijk minimaliseren, maximaliseren en afsluiten. 7. Status; deze regel geeft de status van ReceptAssistent aan op dit moment.
Handleiding ReceptAssistent
12 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
H4 Instellingen van ReceptAssistent ReceptAssistent kent een tweetal schermen waar instellingen kunnen worden aangepast.
4.1
Programma instellingen
In het menu Programma instellingen, te bereiken via menu Extra, kunnen diverse instellingen veranderd worden. Hieronder een opsomming van de mogelijkheden. Lengte invoer scanner Dit is het aantal numerieke posities dat de barcode (of receptnummer) telt. Standaard staat deze op 12 (Euroned). Afhankelijk van uw apotheek informatie systeem (AIS) dient u de volgende instellingen te maken: Euroned kent de volgende voorbeeld indeling: 007090212345 Deze indeling is als volgt opgebouwd: 007; jaar (2007) 09; maand (september) 02; dag 12345; receptnummer Voor Mira dient de instelling Lengte invoer scanner op 10 gezet te worden, voor Aposys is dit 8. Pharmacom kent een barcode met 8 posities, bijvoorbeeld APC01234. Hierbij is AP de naam van de apotheek, C maand van receptnummer. Daarnaast dient bij het gebruik van Pharmacom de opties Barcode alfanumeriek aangevinkt te worden. Lengte invoer handmatig Dit is het aantal posities van het receptnummer. Standaard staat deze op 5. Hieronder een overzicht voor de verschillende AIS’en. Euroned Mira Pharmacom Aposys
5 4 4 4
Lengte invoer locatie letter Hiermee kan het aantal letters van een locatie bepaald worden. Standaard staat deze op 1 (bv A06).
Lengte invoer locatie nummer Dit geeft het aantal nummers van de locatie weer. Standaard staat deze op 2 (bv A06).
Controle recept na ‘x’ dagen niet opgehaald Dit is het default aantal dagen waarmee een overzicht wordt opgevraagd.
Handleiding ReceptAssistent
13 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
Recept na afhalen direct vrijgeven Indien dit is aangevinkt dan wordt er nadat een recept is afgehaald deze meteen naar de historie geschreven. Dit houdt in dat een uniek receptnummer meteen na afhalen weer gebruikt kan worden.
Afgehaalde recepten automatisch naar historie Indien dit veld is aangevinkt wordt de historie van opgehaalde recepten vastgelegd, zodat deze later geraadpleegd kan worden. Een receptnummer kan maar éénmalig kan worden gebruikt binnen ReceptAssistent. Deze kan alleen worden aangevinkt als Recept na afhalen direct vrijgeven niet aangevinkt is.
Elke ‘x’ minuten Dit is het aantal minuten tussen een wegschrijfactie van afgehaalde recepten naar de historie. Nadat dat deze recepten naar de historie is weggeschreven kan het receptnummer opnieuw weer gebruikt worden.
Handleiding ReceptAssistent
14 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
4.2
Apotheek instellingen
Hier kunt u bij Naam de naam van apotheek ingeven. Deze zal de volgende keer dat u opstart worden weergegeven onderin het scherm. Bij Logo kunt u de naam ingeven van een jpg bestand met uw logo. Bijvoorbeeld: logo.jpg. Dit grafische bestand dient geplaatst te worden in de map Resource. Het volledige pad is: C:\Program Files\Recept Assistent 1.0\Resource
4.3
Backup instellingen
In dit scherm kunnen de diverse instellingen met betrekking tot backup worden ingesteld. In ReceptAssistent is er veel aandacht aan databeveiliging besteed zodat deze kostbare informatie nooit verloren gaat. Om de integriteit van ReceptAssistent te kunnen garanderen is het mogelijk om handmatig en automatisch op de achtergrond backup’s van uw database te maken. Op deze wijze heeft u, zonder dat u het merkt, altijd een zeer recente copie ter beschikking op het moment dat er een calamiteit voor doet. Backup’s kunnen zowel lokaal (op dezelfde computer) als op een netwerk schijf of server gemaakt worden. In het veld Frequentie opslaan is het aantal minuten weergegeven waarna automatisch een backup van de interne database wordt gemaakt. Het veld Aantal backup’s geeft het aantal backup’s aan dat er maximaal opgeslagen worden. Dit houdt als de 11e backup wordt gemaakt, de oudste backup wordt verwijderd. Op deze wijze kan uw backup schijf nooit vol raken met backup’s. Boven aan het scherm wordt de huidige backup locatie weergegeven. Standaard is dit de map Backup in de map van ReceptAssistant (zoals hieronder weergegeven). Een andere backup locatie kan eenvoudig via het linkergedeelte van het scherm worden aangepast. De bestemming van de backup bestanden kunnen zowel een locale schijf als een netwerk schijf betreffen. Met de knop Maak dag backup kan er handmatig direct een backup worden gemaakt.
Handleiding ReceptAssistent
15 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
H5 Dagelijks gebruik van ReceptAssistent Het dagelijkse gebruik van ReceptAssistent bestaat uit het invoeren en ophalen van recepten.
5.1
Invoeren van recepten
Het invoeren van een recept in ReceptAssistent bestaat uit een tweetal stappen: 1. Scannen (of intypen van de receptbarcode 1 ) Indien de invoer van het receptnummer geaccepteerd wordt door ReceptAssistent, en dus voldoet aan gestelde eisen, dan wordt in de status balk de tekst “kies locatie” weergegeven. 2. Toewijzen van een locatie Vervolgens kan er voor een locatie worden gekozen met de pijltjes toetsen (↑ en ↓). De te kiezen locatie is afhankelijk van de productafmetingen en of er eventueel vervolg recepten zijn die later nog toegevoegd zullen worden.
5.2
Ophalen van recepten
Het ophalen van een recept in ReceptAssistent bestaat eveneens uit een tweetal stappen: 1. De vijf cijferige receptnummer wordt ingevoerd ReceptAssistent geeft de locatie aan van het ingevoerde receptnummer en tevens de datum en tijd dat het ingevoerd is. 2. Afhalen bevestigen Indien in dit scherm op JA geklikt wordt, dan wordt de locatie vrijgegeven. Dit houdt in dat locatie A01 vrij is voor een nieuwe recept invoer. Indien hier NEE wordt ingegeven dan blijft in het systeem het recept op deze locatie geregistreerd.
Om invoer fouten uit te sluiten is het sterk aanbevolen hiervoor een barcode handscanner te gebruiken en niet handmatig deze code in te gaan voeren.
1
Handleiding ReceptAssistent
16 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
H6 Rapportages ReceptAssistent heeft de mogelijkheid om rapportages te generen. Zo kan er een rapportage worden opgevraagd waarop alle niet opgehaalde recepten worden getoond.
6.1
Overzicht niet opgehaalde recepten
Kies hiervoor in het menu Overzicht Æ Overzicht. Vervolgens wordt onderstaande scherm weergegeven. Hierin worden de criteria voor het rapport opgegeven. Ook kan dit scherm middels F9 rechtstreeks opgevraagd worden. Door te klikken op het pijltje omhoog wordt de gevraagde ouderdom groter. Met het pijltje naar beneden wordt de ouderdom kleiner. De datum er boven verandert mee, tegelijk als de ouderdom verandert. Vervolgens kan de sortering van de rapportage worden gekozen. Als laatste kan er worden gekozen om het meteen te printen of eerst op het scherm te tonen. Indien de rapportage op het scherm wordt getoond, dan kan vervolgens dit overzicht alsnog worden geprint of geëxporteerd als HTML of TXT (Ascii file). Indien er geen resultaten worden gevonden voor de aangegeven ouderdom blijft de Print knop licht grijs en kan deze niet geselecteerd worden.
Handleiding ReceptAssistent
17 van 18
Versie 1.6
www.receptassistent.nl
H7 Veel gestelde vragen Vraag: ReceptAssistent wil niet opstarten. De volgende foutmelding wordt getoond.
Antwoord: De USB beveiligingsleutel is niet gevonden. Klik op OK. Steek de sleutel in een vrije USB poort en start ReceptAssistent opnieuw op. Indien de sleutel zich reeds in de USB poort bevind is het raadzaam deze eruit te halen en opnieuw te plaatsen. Vraag: Tijdens het werken met ReceptAssistent wordt de volgende foutmelding getoond:
Antwoord: Deze foutmelding geeft aan de verbinding met de bijgeleverde USB sleutel is verbroken. Dit kan zijn doordat de USB sleutel is verwijderd uit het USB slot of dat deze niet juist is geplaatst in de computer. Klik op OK. Op dat moment kunt u nog enkele minuten doorwerken voordat het programma automatisch wordt afgesloten. Maak uw werkzaamheden binnen die tijd af en sluit ReceptAssistent af. Plaats vervolgens de USB sleutel en start ReceptAssistent opnieuw op. Vraag: Als ik de installatie cd-rom van ReceptAssistent in de computer plaatst wordt niet automatisch de installatie opgestart.
Antwoord: Waarschijnlijk heeft dit te maken met de instellingen van Windows. U kunt ook de installatie opstarten door op Start te klikken en vervolgens Uitvoeren… Vul hier dan in d:\setup.exe waarbij d de stationsletter van uw cd-rom station is. Tevens kunt u onze website (www.receptassistent) raadplegen. Deze bevat de meest recente vragen en antwoorden.
