P a g i n a | 1
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave............................................................................................................................... 1 1
Inleiding ................................................................................................................................. 2 1.1
Initiatiefnemers.......................................................................................................................3
1.2
Groeiondernemers..................................................................................................................4
1.3
Experts op de gebieden Mens, techniek en werkomgeving ..................................................6
Samenvatting ................................................................................................................................. 8 2
3
4
Wat betekent Het Nieuwe Werken voor het MKB?.................................................................. 9 2.1
De visie op het Nieuwe Werken..............................................................................................9
2.2
Wat levert het op? ................................................................................................................10
2.3
Integrale Aanpak ...................................................................................................................11
Hulpmiddelen ........................................................................................................................12 3.1
Introductie ............................................................................................................................12
3.2
Mens .....................................................................................................................................12
3.3
Techniek................................................................................................................................13
3.4
Werkplek...............................................................................................................................17
Bronnen & Naslagwerk ..........................................................................................................24 4.1
Films ......................................................................................................................................24
4.2
Boeken ..................................................................................................................................26
P a g i n a | 2
1
INLEIDING
Veel groeiondernemers worden enthousiast over Het Nieuwe Werken, maar hebben weinig inzicht in de concrete stappen die zij moeten nemen om Het Nieuwe Werken tot een succes te maken. Wat betekent Het Nieuwe Werken voor het MKB? Kan ik mijn medewerkers nog controleren als ze thuis werken? Wat moet ik aanschaffen en hoeveel kost dat? Moet ik mijn werkomgeving opnieuw inrichten? Wat levert Het Nieuwe Werken concreet aan ROI op? Om antwoord te krijgen op deze vragen volgde Port4Growth, een onafhankelijk platform voor groeiondernemers, in samenwerking met Microsoft drie groeiondernemers. In een periode van een half jaar kregen zij praktische voorlichting van experts op de drie gebieden die Het Nieuwe Werken behelst: de mens, de techniek en de werkomgeving. Het doel van dit traject is om de ondernemers concrete handvatten te bieden om Het Nieuwe Werken tot een succes te maken. Port4Growth neemt je samen met haar experts mee op ontdekkingsreis. In dit advies vind je een concreet stappenplan om uit te vinden wat het Nieuwe Werken voor jouw bedrijf betekent en hoe je Het Nieuwe Werken tot een succes kan maken. Dit advies is gebaseerd op de kennis, mening en ervaringen van de drie groeiondernemers en de experts die deze ondernemers hebben begeleid.
P a g i n a | 3
1.1
INITIATIEFNEMERS
1.1.1 PORT4GROWTH
Waarom groeit het ene bedrijf sneller dan het andere? Ambitieuze groeiondernemers stelden zich deze vraag in het kader van een landelijk onderzoek naar groei. Hun belangrijkste bevindingen? Klankborden met gelijkgestemde ondernemers is ontzettend waardevol. Het inspireert, levert nieuwe Ideeën op en geeft praktische handvatten. De kernactiviteit van Port4Growth is daarom het bij elkaar brengen van groeiondernemers. Port4Growth is het in groei gespecialiseerde netwerk op landelijk en regionaal niveau, voor en door ondernemers. Zij filtert sterk op groeibedrijven en zorgt ervoor dat gelijkgestemde ondernemers en groei‐experts met elkaar in contact komen.
1.1.2 MICROSOFT
De afgelopen drie decennia heeft technologie een verregaande impact gehad op onze manier van werken, communiceren en spelen. Overal ter wereld kunnen we vandaag zowel mensen als informatie in een mum van tijd bereiken. Microsoft heeft vanaf haar oprichting een voortrekkersrol gespeeld in die evolutie. En de passie om te innoveren blijft onverminderd groot. Want de mogelijkheden die de informatica biedt, zijn haast onbegrensd. Ze helpt je nieuwe kansen te grijpen, uitdagingen aan te gaan en ze opent vele deuren. Software biedt heel wat perspectieven. Perspectieven die mensen hun ambities helpen verwezenlijken. Met het oog op de kansen die technologie te bieden heeft, staat Microsoft voor haar missie: mensen en bedrijven overal ter wereld in staat stellen om hun volledige potentieel te realiseren. Hoe wil zij deze missie waar maken? Door via betrouwbare software mensen en organisaties toegang te geven tot de informatie die zij nodig hebben, ongeacht het tijdstip, de plaats waar ze zich bevinden of de communicatiemiddelen die ze ter beschikking hebben.
P a g i n a | 4
1.2
GROEIONDERNEMERS
In samenwerking met Microsoft heeft Port4Growth drie groeiondernemers uitgekozen die meer willen weten over Het Nieuwe Werken voor hun eigen bedrijf. Hierbij is rekening gehouden met een grote variatie met betrekking tot de soort bedrijven, het aantal werknemers en hun stand van zaken omtrent Het Nieuwe Werken. De uiteindelijke deelnemers betreffen een accountantskantoor, een specialist in telefonie en een bedrijf dat zich bezig houdt met geautomatiseerde bedrijfsprocessen. Hieronder meer informatie over de desbetreffende groeiondernemers:
1.2.1 BLOMER
Blömer accountants en adviseurs is een zelfstandig, toonaangevend, middelgroot accountantskantoor in de regio Utrecht. Met ruim 90 jaar historie, 100 medewerkers en meer dan 1.000 klanten, ze zijn een van de grotere mkb‐advieskantoren in Nederland. Het bedrijf heeft op het moment van schrijven rond de 100 medewerkers. http://www.blomer.com/
1.2.2 CREAFORTI
Creaforti Telecommunicatie is specialist in telefonie voor de zakelijke markt. Ze leveren innovatieve diensten en producten op het gebied van (mobiele) spraak‐ en datacommunicatie en beheer ervan. Regionaal en nationaal. Het bedrijf heeft op het moment van schrijven rond de 40 medewerkers. http://www.creaforti.nl/
P a g i n a | 5
1.2.3 PST BUSINESS SOLUTIONS
PST Business Solutions wordt door topbedrijven ingeschakeld met maar één doel: dat zij met een gerust hart zaken kunnen doen. Niet ondanks, maar dankzij de geautomatiseerde bedrijfsprocessen. Het bedrijf heeft op het moment van schrijven rond de 20 medewerkers. http://www.pst.eu
P a g i n a | 6
1.3
EXPERTS OP DE GEBIEDEN MENS, TECHNIEK EN WERKOMGEVING
Om de deelnemers zo goed mogelijk te kunnen faciliteren in hun informatiebehoefte over Het Nieuwe Werken, hebben Port4Growth en Microsoft voor elke pijler een expert ingeschakeld.
1.3.1 DIK BIJL ‐ MENS Dik Bijl (1957) noemt zichzelf ambassadeur van Het Nieuwe Werken. Als arbeids‐ en organisatiepsycholoog heeft hij ruim 20 jaar gebivakkeerd in het domein van de ICT, waarvan de laatste 7 jaar bij Microsoft. Sinds 1 september 2009 werkt hij als onafhankelijk spreker, schrijver, onderzoeker, docent, begeleider en adviseur op het multidisciplinaire vakgebied Het Nieuwe Werken. In 2007 publiceerde hij zijn eerste boek over Het Nieuwe Werken en van dat moment af is hij gepassioneerd geraakt over het snijvlak van mens, werk en organisatie. De mens is een actief wezen dat er naar verlangt om waarde toe te voegen, gewaardeerd te worden en zichzelf te ontplooien. In het werk kan de mens zijn bestemming vinden, zijn potentieel bereiken en daarmee maximaal waarde toevoegen. Als mensen dat gaan vinden en toepassen in hun werk, wordt de organisatie daar ook beter van. Maar dat vereist wel dat die organisatie zijn medewerkers daarvoor de ruimte, de ondersteuning en de middelen ten dienste stelt. Dik beschouwt het als zijn eigen bestemming en potentieel om mensen en organisaties daarvan te overtuigen en ze daarin te coachen. http://www.nieuw‐werken.nl/home.aspx
1.3.2 NOBEL ‐ TECHNIEK
Nobel is er van overtuigd dat organisaties die willen blijven groeien en excelleren, moeten inspelen op de snel veranderende markt. Daarbij ziet Nobel ICT als bepalende factor om deze veranderingen te volgen en noodzakelijke aanpassingen mogelijk te maken. Nobel’s belangrijkste aanbod aan hun klanten is daarom ‘het vermogen te veranderen door samenwerking in ICT’. De historie van Nobel begint in 1989; inmiddels zijn ze uitgegroeid tot een van Nederlands grootste ICT dienstverleners met ruim 20 jaar ervaring en meer dan 200 medewerkers op twee vestigingen. Door hun uitgebreide kennis en jarenlange ervaring begrijpen zij jullie manier van denken, weten ze hoe samenwerking in het bedrijfsleven en bij de overheid werkt en wat nodig is om resultaat te bereiken. Met deze kennis biedt Nobel hardware en softwareoplossingen die iedere bedrijfsactiviteit ondersteunen en die u inzicht geven in de gehele onderneming. Dit geeft je de vrijheid om in deze veranderende wereld met succes uitdagingen aan te gaan en kansen te grijpen. Nobel levert sterke ICT‐oplossingen, in samenwerking met gerenommeerde business partners als Microsoft, Exact, HP en Cisco. Samen met hen ondersteunt Nobel je organisatie met slagvaardige, betrouwbare en stabiele informatievoorziening, op iedere plek en op ieder moment. Zij zijn een volwaardig business partner en ondersteunen, als je dat wenst, van A tot Z bij al je ICT‐gerelateerde vraagstukken en komen steeds weer met innovatieve en praktische antwoorden. De klanten ondersteunen en succesvol laten opereren, daar gaat het Nobel om! http://www.nobel.nl
P a g i n a | 7
1.3.3 GISPEN ‐ WERKOMGEVING
Gispen is een Nederlandse naam die staat voor de rollen van ontwerper, meubelproducent en kantoorinrichter. Gispen wenst voor haar opdrachtgevers functionele en aangename werkomge‐ vingen te realiseren. Haar ideeën zijn innovatief en zinnenprikkelend. Haar inrichtingsfilosofie heet ‘A better Life at Work’. Samen met jullie richten ze zich op de creatie van een ideale kantooromgeving, waar werk en leven in balans zijn. Gispen onderzoekt locaties waar mensen in de toekomst werken. Op kantoor, thuis en onderweg. Ze ontwikkelt producten en diensten die inspelen op maatschappelijke en technologische trends. Gispen werkt al jaren met een toekomstgerichte dynamische visie op kantoorinrichting: Life at Work. Deze visie is gebaseerd op het uitgangspunt dat het kantoor van iedere klant uniek is en dat het ontwikkelen van een goed inrichtingsconcept moet beginnen bij de analyse van het werkproces, daaruit volgt een bijpassende werkomgeving die wordt ingevuld met diverse werkplekcomponenten. Economische, sociaal maatschappelijke, technologische en organisatorische ontwikkelingen hebben invloed op het bedrijfsleven, op de mens, en dus op het werk. Deze externe factoren variëren per organisatie net zoals interne factoren als bedrijfsstrategie, structuur en cultuur. Huidige en toekomstige trends in de samenleving vertaalt Gispen naar innovatieve kantoorvormen, werkplekken en producten. Creating a better life at work tomorrow starts today. http://www.gispen.nl
P a g i n a | 8
SAMENVATTING Veel groeiondernemers worden enthousiast over Het Nieuwe Werken, maar hebben weinig inzicht in de concrete stappen die zij moeten nemen om Het Nieuwe Werken tot een succes te maken. In dit advies vind je een concreet stappenplan om uit te vinden wat Het Nieuwe Werken voor jouw bedrijf betekent en hoe je Het Nieuwe Werken tot een succes kan maken. Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Voordat je als organisatie kunt bepalen of Het Nieuwe Werken voor jou succesvol kan zijn, moet je eerst goed vaststellen wat succesvol zijn voor jou inhoudt. Het Nieuwe Werken betreft een integrale, organisatiebrede aanpak. Dit advies maakt een verdiepingsslag op het inrichten van de pijlers: mens, techniek en werkomgeving. Belangrijk is dat alle pijlers worden meegenomen in de vorming van je visie en ambitie. Betrek je IT partner en je adviseur met betrekking tot de kantoorinrichting niet alleen op operationeel niveau, maar laat ze ook op strategisch niveau meedenken. Wanneer je deze adviseurs niet hebt, raden we je aan om deze erbij te betrekken. De Factor 4 Index is een digitale enquête binnen je bedrijf die je inzicht geeft op de gebieden: inspiratie, cultuur, organisatie en techniek. Dit is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen waar je staat met betrekking tot de verschillende pijlers. Om de volwassenheid van de techniek binnen je bedrijf te bepalen is er echter een verdiepingsslag nodig. Hiervoor is het Infrastructuur Optimalisatie model een goed hulpmiddel. Gebruik dit hulpmiddel in samenwerking met je IT partner. Haal voor je inrichtingsconcept inspiratie uit de bestaande inrichtingsconcepten en hulpmiddelen in dit rapport. Denk vanuit je medewerkers en maak gebruik van de kennis en ervaring van een externe adviseur. Speel ook in op de emotionele aspecten bij de verandering van een inrichtingsconcept. Door je strategie te communiceren via persona’s en scenario’s wordt dit voor je medewerkers snel inzichtelijk en wordt de acceptatiegraad verhoogd. Om je verder te verdiepen in Het Nieuwe Werken kun je gebruik maken van hoofdstuk 4: ‘Bronnen & Naslagwerk’.
P a g i n a | 9
2
WAT BETEKENT HET NIEUWE WERKEN VOOR HET MKB?
In dit hoofdstuk bevindt zich voornamelijk informatie uit de presentaties/interactieve sessies van Dik Bijl (ambassadeur van Het Nieuwe Werken), die hij heeft gehouden met de drie groeiondernemers. Daarnaast is veel informatie afkomstig uit het boek van Dik Bijl: Aan de slag met Het Nieuwe Werken. Het E‐book is gratis via het volgende adres te downloaden: http://www.aandeslagmethnw.nl Het boek geeft een goed inzicht in het hoe, wat en waarom van Het Nieuwe Werken.
2.1
DE VISIE OP HET NIEUWE WERKEN
Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Die visie wordt gerealiseerd door de medewerker centraal te stellen en hem – binnen bepaalde grenzen – de ruimte en vrijheid te geven in het bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt. Een verdiepingsslag op bovenstaande uitleg is te vinden in hoofdstuk 2 ‘Wat is Het Nieuwe Werken?’ van het E‐book van Dik Bijl. Het Nieuwe Werken is:
Effectiever, efficiënter en plezieriger werken Een win‐win voor organisatie en medewerker 4V: Vertrouwen, Vrijheid, Verantwoordelijkheid, Verbinding Medewerker zelf laten bepalen waar, wanneer en hoe hij werkt (binnen kaders en afspraken) Passie & beleving in het werk naar voren halen Definitief afrekenen met het industrieel denken Mogelijk dankzij nieuwe technologie; wenselijk door maatschappelijke ontwikkelingen (vergrijzing, technologie, globalisering, duurzaamheid)
Het Nieuwe Werken is NIET hetzelfde als:
Thuiswerken Vrijheid, blijheid Kostenbesparing op huisvesting De medewerkers harder en langer laten werken
P a g i n a | 10
2.2
WAT LEVERT HET OP?
Voordat je als organisatie kunt bepalen of Het Nieuwe Werken voor jou succesvol kan zijn, moet je eerst goed vaststellen wat succesvol zijn voor jou inhoudt. Mik je vooral op zachte‐ of harde resultaten? Wat zijn die resultaten? Meer informatie over de resultaten van Het Nieuwe Werken is te vinden in hoofdstuk 5 ‘Wat levert het op?’ van het boek van Dik Bijl: Aan de slag met Het Nieuwe Werken.
P a g i n a | 11
2.3
INTEGRALE AANPAK
Fasering: meerjarig Dik Bijl onderscheidt vijf fasen bij het invoeren van Het Nieuwe Werken. Het hiernavolgende figuur geeft weer hoeveel inspanning en hoeveel doorlooptijd iedere fase kost. Elke fase word uitgebreid behandeld in het boek van Dik Bijl: hoofdstuk 12 ‘zelf aan de slag!’.
Fase 3 gaat om het ontwerpen en ontwikkelen van de vier hoofdgebieden die onlosmakelijk met elkaar samenhangen. Je moet ze dus ook allemaal aanpakken. Een of twee gebieden uitsluiten zal niet het gewenste resultaat geven:
Mens/Mentaliteit (kritische succesfactor)
ICT (enabler)
Werkomgeving (enabler)
Organisatie (vergeten factor)
Zoals je ziet betreft Het Nieuwe Werken een integrale, organisatiebrede aanpak. Hiervoor hanteren we drie pijlers: de mens, de techniek en de werkomgeving. Om Het Nieuwe Werken tot een succes te maken moet hier een integraal werkconcept geschreven en intern gecommuniceerd worden. In de volgende hoofdstukken vind je een verdiepingsslag per pijler om hier concreet mee aan de slag te gaan.
Meer informatie is te vinden in het gratis E‐book van Dik Bijl: Aan de slag met Het Nieuwe Werken. Het E‐book is via het volgende adres te downloaden: http://www.aandeslagmethnw.nl
P a g i n a | 12
3
HULPMIDDELEN
3.1
INTRODUCTIE
3.2
MENS
Mensen krijgen de ruimte zichzelf te ontwikkelen. En een gezonde balans te vinden tussen werk en privé. Van command & control naar zelfsturing en eigen initiatief, dat is de pijler mens binnen Het Nieuwe Werken. Factor 4 Index De visie van Het Nieuwe werken is door Calanza B.V. in samenwerking met diverse partners vertaald naar een concreet instrument: de Factor 4 Index. Dit instrument is ontwikkeld om zichtbaar te maken waar binnen je organisatie dingen goed gaan, en waar het verbeterpotentieel zit. Dit inzicht brengt de dialoog op gang, veroorzaakt beweging en geeft richting aan verbeterprojecten. Het succes van jouw organisatie wordt voornamelijk bepaald door factoren op vier gebieden. Middels een anonieme enquête van 64 vragen wordt binnen je bedrijf inzicht gegeven in deze gebieden:
Inspiratie: de mate waarin mensen worden geïnspireerd het beste uit zichzelf te halen. Organisatie: de wijze waarop jouw organisatie is ingericht. Cultuur: de manier waarop mensen binnen jouw organisatie met elkaar omgaan. Technologie: de mate waarin technologie ondersteunt.
P a g i n a | 13
3.3
TECHNIEK
De pijler techniek zorgt ervoor dat met behulp van de laatste technologie collega's altijd en overal over de juiste informatie en middelen beschikken om te kunnen werken, samenwerken en communiceren.
Infrastructuur Optimalisatie model Het Infrastructuur Optimalisatie model is een model waarmee de volwassenheid van de ICT bepaald kan worden. Door de volwassenheid van de ICT te analyseren kan beoordeeld worden op welke onderdelen de ICT verder ontwikkeld kan worden voor een betere ondersteuning aan Het Nieuwe Werken. Het model onderkent 3 deelmodellen: Basis infrastructuur, Bedrijfsproductiviteit, Applicatieplatform. Deze Infrastructuur analyse is net als de Factor4Index een onderdeel uit de Impact methode, een methode voor het doorvoeren van Het Nieuwe Werken binnen organisaties.
Door de analyse wordt per deelgebied, binnen 1 van de 3 modellen, inzicht verkregen in welke volwassenheid stadium de ICT zich bevindt. In dit model zijn een viertal volwassenheidstadia te onderkennen: Basic, Standardized, Rationalized, Dynamic. Met name het Bedrijfsproductiviteit model geeft goed aan hoe de mens binnen de organisatie met ICT wordt gefaciliteerd ter ondersteuning aan Het Nieuwe Werken. Nadat de onderneming (de ondernemer) zijn visie over Het Nieuwe Werken heeft bepaald en de analyse van de mens en de huidige ICT heeft plaatsgevonden zal binnen de Impact‐methode bepaald worden waar de hoogste prioriteit ligt om Het Nieuwe Werken door te voeren. Aan de hand van het beschrijven van scenario’s en persona’s kun je een ontwerp maken van verschillende bedrijfsprocessen en hoe hierbij ICT ingezet kan worden, teneinde deze processen optimaal te laten aansluiten op Het Nieuwe Werken.
P a g i n a | 14
Aan de hand van het beschrijven van scenario’s en persona’s kun je een ontwerp maken van verschillende bedrijfsprocessen en bepalen hoe hierbij ICT ingezet kan worden om optimaal aan te sluiten op Het Nieuwe Werken. Door de verschillende type medewerkers in kaart te brengen en door de indeling van hun week en activiteiten inzichtelijk te maken, krijg je inzicht in welke techniek welke type gebruiker het beste ondersteunt in de verandering naar Het Nieuwe Werken.
P a g i n a | 15
Deze beschrijving is vooral gericht op de ondersteunende techniek voor de individu. Uiteraard is het ook van belang om de ondersteunende techniek voor samenwerken tussen individuen in kaart te brengen. Door dit te beschrijven in scenario’s krijgt men goed inzicht in hoe een bepaalde activiteit verloopt, welke techniek er bij ingezet kan worden en welke afspraken men met elkaar hierover maakt.
Met name het uitschrijven van een scenario in de vorm van ‘storyboard telling’ maakt het voor de gebruikers levendig en eenvoudig te begrijpen. Hierdoor wordt de acceptatie verhoogt en is snel inzichtelijk welke techniek je waarvoor gebruikt. Hieronder zie je een voorbeeld.
P a g i n a | 16
P a g i n a | 17
3.4
WERKPLEK
Tijd‐ en plaatsonafhankelijk werken vraagt om een flexibele werkomgeving. Het kantoor wordt een ontmoetingsplek voor innovatie en samenwerking. De juiste inrichting van werkomgevingen zorgt voor ondersteuning van de werkprocessen. Als het inrichtingsconcept op maat wordt gemaakt voor een bedrijf, kan de inrichting die processen zelfs verbeteren. En andersom, als bepaalde zaken niet goed worden uitgewerkt kunnen ze zeer ten nadele van sommige activiteiten werken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan geluidsoverlast, die kan 7‐13% effectiviteit verlies tot gevolg hebben. Omdat Het Nieuwe Werken een voortschrijdend proces is, is het belangrijk dat het inrichtingsconcept flexibiliteit in zich heeft, waardoor er later nog zaken aangepast kunnen worden. Om een goede inventarisatie te krijgen van het huidige en/of gewenste werkproces zijn er diverse hulpmiddelen beschikbaar. Het is belangrijk dat het inventariseren gelijktijdig voor alle pijlers gebeurt en dat er een integrale visie op tafel komt, omdat een beslissing op het ene gebied heel veel invloed heeft op de andere gebieden. Denk alleen al aan de invloed van digitalisering op het aantal kasten dat nodig is. Workshops U kunt bij Gispen inrichters kiezen uit diverse workshops met betrekking tot Het Nieuwe Werken. In de workshops zit grote variatie omdat voor iedere organisatie HNW een andere invulling krijgt en er ook vaak veel verschil zit in hoe ver men is met de cultuurverandering. De workshop die de minste tijd vergt gaat over het bepalen van sferen voor afdelingen of voor verschillende activiteitenruimtes. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de wens om de mens centraal te zetten, door diversiteit in sferen en ruimtes te bieden. ROI tool Gispen Inrichters heeft in nauwe samenwerking met het onafhankelijke onderzoeksinstituut TNO het rekenmodel ROI/TCO ontwikkeld. Dit rekenmodel toont de rendementsverbeteringen aan welke behaald worden door de aanschaf van de juiste werkomgeving/meubilair en betreft derhalve totaalinrichting. Behalve de rendementsverbetering krijg je inzage in de terugverdientijd van investeringen op het gebied van inrichtingen. De genoemde rendementsverbeteringen zullen aantoonbaar worden gemaakt indien je getallen over je specifieke situatie invult in het rekenmodel. Afhankelijk van je organisatievorm zal de rendementsverbetering bestaan uit meer output/omzet, meer medewerkertevredenheid, minder fouten, minder kosten etc. Elke organisatie zal een rendementsverbetering behalen na optimalisatie van de werkomgeving, echter de getallen in het rekenmodel zijn gebaseerd op organisaties met meer dan 50 werkplekken. Werkplekspel Een andere plaats, inrichting of gebruik van de werkomgeving vraagt om een gedragsverandering van kantoormedewerkers. In de praktijk blijkt dit niet vanzelfsprekend. Hierdoor blijven de opbrengsten van een nieuwe kantoorinrichting vaak achter bij de verwachtingen. Het Werkplekspel kan helpen bij het inventariseren van verwachtingen en mogelijke probleemgebieden. Het Werkplekspel is een bordspel. Het spel is met vier tot zes spelers te spelen. Met meerdere spellen kunnen verschillende groepjes op hetzelfde moment spelen. Het spel duurt inclusief introductie en nabespreking ongeveer twee uur. In het spel lopen de spelers door een denkbeeldig kantoor. De speelkaarten adresseren vragen over veel voorkomende situaties in de nieuwe kantooromgeving. Na het oplezen van de situatie kiest elke speler eerst individueel een oplossing. Vervolgens bespreekt de groep de individueel gekozen oplossingen en probeert men tot een groepsoplossing te komen. Het
P a g i n a | 18 kan ook zijn dat men het niet eens wordt over een kaart. Alle antwoorden en groepsoplossingen worden genoteerd. Dat is belangrijk om goed te kunnen napraten over het spel en de meningen. Pilot project Een pilot project geeft mogelijkheden op de gebieden van alle pijlers om dingen uit te proberen. Om van te leren en die kennis daarna in het groot nog beter toe te passen. Het is erg belangrijk dat deelnemers zich realiseren dat ze ambassadeurs zijn en wat de functie van de pilot is. Verandermanagement Verandermanagement helpt mensen begeleiden naar ander gedrag. Niemand wil veranderd worden, maar als men voordelen (voor zichzelf) ziet om dingen anders te doen is daar wel animo voor. Gispen inrichters werkt samen met geselecteerde partners die het veranderproces zo vormgeven dat het gedragen wordt door de medewerkers. En dat de werkprocessen als basis worden gebruikt om tot een inrichtingsconcept te komen.
P a g i n a | 19 Bestaande inrichtingsconcepten Onderstaande afbeeldingen kun je gebruiken ter inspiratie van je inrichtingsconcept. Er kunnen ook combinaties van verschillende concepten worden gebruikt.
Voordelen: ‐ concentratie hoog Nadelen: ‐ communicatie tussen afdelingen gebeurt niet automatisch ‐ kamers en gangen nemen veel ruimte in beslag ‐ bij vaste werkplekken kan veel leegstand voorkomen door vakanties, ziektes, vergaderingen, thuiswerken etc.
Voordelen: ‐ communicatie tussen afdelingen is goed ‐ gangruimte wordt ook gebruikt
P a g i n a | 20 Nadelen: ‐ concentratie is moeilijk ‐ er is snel geluidsoverlast
Voordelen: ‐ communicatie binnen afdeling is goed Nadelen: ‐ concentratie is moeilijk. ‐ Communicatie tussen afdelingen gaat niet vanzelf
Voordelen: ‐ concentratie gebeurt in kamers ‐ communicatie gebeurt in middenzones Nadelen: ‐ bij vaste werkplekken kan veel leegstand voorkomen door vakantie, ziekte, vergaderen of thuis werken
P a g i n a | 21
Voordelen: ‐ communicatie tussen afdelingen gaat vrijwel vanzelf ‐ concentratie kan in middengebied ‐ er kan goed wisselend gebruik gemaakt worden van werkplekken > efficiënt Nadelen: ‐ door grote zichtlijnen wat minder mogelijkheden voor verschillende sferen
Voordelen: ‐ zeer efficiënt qua m2 gebruik (65% ruimte benodigd tov vaste werkplekken in kamerkantoor) ‐ er kunnen verschillende sferen gebruikt worden ter ondersteuning van verschillende activiteiten Nadelen: ‐ als je langer (dan 2 uur) weg bent van een werkplek moet je je spullen weghalen
P a g i n a | 22 Betrek bij het ontwikkelen van je visie (fase 2) een adviseur van je inrichtingsleverancier Neem de tijd voor het samen ontwikkelen van een visie en betrek daarbij ook adviseurs van je leveranciers. Die zijn meestal bij heel veel andere bedrijven geweest en vaak ook in andere branches, waardoor je kunt putten uit hun ervaring en voordeel kunt halen uit die kruisbestuiving. Het geeft de adviseurs de mogelijkheid om in het ontwerpproces van het inrichtingsconcept echt nieuwe oplossingen te bedenken die vanuit je visie voortvloeien. Creativiteit, innovatie en een inrichting gevormd vanuit je eigen visie zijn belangrijke aspecten om Het Nieuwe Werken succesvol te kunnen ondersteunen. Inrichting kan op veel aspecten invloed hebben. Denk met adviseurs na over wat uw inrichting kan betekenen voor de volgende onderwerpen: Communicatie Innovatie, creativiteit Samenwerking Identiteit Kennis delen Coaching Medewerker 2.0 Flexibiliteit Duurzaamheid Belangrijk hierbij is dat je denkt vanuit je medewerkers: Geef ze invloed op het inrichtingsconcept Geef ze vrijheid en keuzes Creëer mogelijkheden voor je medewerkers Creëer plekken die ontmoeting stimuleren Zorg voor afwisseling in sferen Inspelen op de emotionele aspecten van flexwerken Territoria reduceren de complexiteit van de wereld; ze verschaffen individuen de mogelijkheid controle te krijgen over hun omgeving. De onzekerheid die een “activiteit‐gerelateerd‐werken” concept met zich meebrengt, veroorzaakt voor velen een stressvolle situatie. Men heeft meer behoefte aan een (tijdelijk) controleerbare privéruimte dan aan een plaats om persoonlijke spullen uit te stallen. De territoriumdrift heeft naast de individuele echter ook een gemeenschappelijke kant. Het flexibele concept maakt dat verpersoonlijken in de groep moet gebeuren: mensen moeten de collectieve ruimte als “hun” ruimte gaan beschouwen. Mensen willen zich ook onderscheiden met kenmerken die hun succes en persoonlijkheid tonen. Hiertoe gebruikt men posters, kleding, muziek, inrichting etc. Communiceer de implicaties Bij de overgang van een persoonlijke naar een collectieve werkplek dien je rekening te houden dat de onderlinge verhoudingen die je medewerkers (onbewust) in stand zal willen houden, niet meer direct af te lezen zijn van de persoonlijke omgeving. Identificeer subculturen en laat dit terugkomen in je werkomgeving dmv zones Status is niet alleen een individuele, maar ook een groepsbehoefte. Bij het flexibele concept kunnen statusverschillen (cultuurverschillen) door middel van sferen in verschillende zones voelbaar gemaakt worden. Daarom is het zinnig kennis te nemen van de verschillende subculturen binnen een organisatie. Er wordt beweerd dat subculturen een sterkere invloed op de sfeer hebben dan de overall cultuur van je bedrijf.
P a g i n a | 23 Zorg dat de symboolwaarde terugkomt binnen de verschillende zones De symboolwaarde van de vaste werkplek raakt verloren. Deze zou teruggevonden moeten worden in verschillende zones. Een leefstijl kent een symbolische kant waarmee mensen laten zien wie ze zijn en/of wie ze zouden willen zijn. Bij de verbeelding van deze subjectieve categorieën blijken clichébeelden uit films, magazines en reclame een grotere relevantie te bezitten dan de precieze definitie gebaseerd op factoren als leeftijd, inkomen etc. De keuze voor een zone waar men werkt wordt dan ook bepaald doordat: De zone past bij de gewenste/aangemeten leefstijl. Daar groepen bivakkeren waarmee men zich identificeert. Men daar gezien kan worden. Men zich daar gewaardeerd voelt. Voor meer informatie over deze hulpmiddelen kun je contact opnemen met Gispen.
P a g i n a | 24
4
BRONNEN & NASLAGWERK
Middels onderstaande bronnen kun je jezelf verder verdiepen in Het Nieuwe Werken.
4.1
FILMS
Broken Escalator becel.ca http://www.youtube.com/watch?v=47rQkTPWW2I Dit filmpje laat in 2 minuten op een ludieke manier zien wat er gebeurd wanneer je het ondernemerschap en empowerment niet binnen binnen je organisatie stimuleert. VW Bluemotion Stairs DDB, Stockholm Volkswagen http://www.youtube.com/watch?v=hISRlatcmX0 De Fun Theory: binnen twee minuten zie je hoe interactieve/creatieve spelelementen het gedrag van mensen kan beïnvloeden. Het principe kan helpen bij het veranderen van het gedrag binnen je organisatie. Reinventing the Technology of Human Accomplishment Gary Hamel http://www.youtube.com/watch?v=aodjgkv65MM Hamel tekent in 15 minuten een duidelijk beeld van wat het betekent om een organisatie op te bouwen die klaar is voor de toekomst en de mens centraal stelt. Het is tijd om radicaal na te denken hoe we mensen mobiliseren en middelen organiseren naar productieve doeleinden. School kills creativity Ken Robinson http://www.youtube.com/watch?v=zDZFcDGpL4U Ken pleit in 12 minuten voor een onderwijssysteem dat creativiteit bevorderd, in plaats van het huidige onderwijssysteem dat creativiteit ondermijnt.
P a g i n a | 25 The surprising science of motivation Dan Pink http://www.youtube.com/watch?v=u6XAPnuFjJc&playnext=1&list=PL4D3ED19EF5E59B7E In 11 minuten neemt Dan de puzzle van motivatie onder de loep. Hij begint met het feit dat sociale wetenschappers veel dingen weten die managers niet weten: traditionele beloningen zijn niet altijd zo effectief als we denken. How great leaders inspire action Simon Sinek http://www.youtube.com/watch?v=qp0HIF3SfI4 Simon presenter in 20 minuten een simpel, maar krachtig model voor inspirerend leiderschap, wat allemaal start met de gouden cirkel en de vraag ‘waarom?’. In zijn voorbeelden neemt hij Apple, Martin Luther King en de Wright brothers mee. Van piramide naar pannenkoek Josephine Green http://vimeo.com/10056864 Voormalig directeur Trends & Strategie bij Philips Josephine Green vertelt in 30 min over een wereld die onderweg is van piramide – waarin hiërarchie, macht, competitie en concurrentie, ego, kennis, schaarste, gesloten systemen, grote 19e eeuws ingerichte organisaties en massaproductie de regel zijn – naar pannenkoek – die gekenmerkt wordt door platte, sociale en open ecosystemen die niet draaien om bezit, maar om toegang en waarin het delen van kennis, onderwijs, zorg en bronnen voorop staat. Microsoft Lync: communicatie en samenwerken Microsoft http://lync.microsoft.com/nl‐nl/Paginas/default.aspx?vid=10&vlist=Launch_Event_Videos&vweb=/nl‐ nl Dit filmpje laat in korte tijd zien hoe medewerkers effectief en efficiënt kunnen samenwerken door gebruik van het product Lync. Bij het Nieuwe Werken is het belangrijk dat je de juiste data altijd en overal kan benaderen, maar ook het snel en effectief de juiste persoon contacten voor samenwerking is een belangrijk onderdeel. Het product Lync ondersteunt hiermee goed Het Nieuwe Werken. Microsoft Lync: www.microsoftlync.eu
P a g i n a | 26
4.2
BOEKEN
Aan de slag met Het Nieuwe Werken Dik Bijl http://www.aandeslagmethnw.nl/het‐boek.aspx Waarom gaan steeds meer organisaties over op Het Nieuwe Werken? Wat is Het Nieuwe Werken eigenlijk en wat levert het op? Hoe kan ik binnen mijn organisatie zelf aan de slag met Het Nieuwe Werken? Op deze en andere vragen geeft dit overzichtelijke en prettig leesbare boek een duidelijk antwoord. Het nieuwe werken belooft dat organisaties effectiever en efficiënter worden en ook veel leuker om voor te werken. Het boek beschrijft de principes van het nieuwe werken en laat ook de praktijk zien van organisaties die er al mee aan de gang zijn. Tot slot wordt beschreven wat ervoor nodig is om zelf aan de slag te gaan met Het Nieuwe Werken. Resultaatgericht werken, managen en organiseren Wim Kweekel http://www.managementboek.nl/boek/9789088500046/resultaatgericht_werken_managen_en_orga niseren_wim_kweekel In Resultaatgericht werken, managen en organiseren gaat Wim Kweekel op een zeer praktijkgerichte manier in op het vraagstuk van de juiste dingen doen – want de juiste dingen doen, is heel wat anders dan de dingen juist doen! Resultaatgericht werken, managen en organiseren is niet alleen een weergave van opgedane ervaringen, zelf uitgevoerde onderzoeken en interviews, maar ook een bron van informatie over de meest recente wetenschappelijke denkbeelden en onderzoeken. Drive Daniel H. Pink http://www.bol.com/nl/p/nederlandse‐boeken/drive/1001004007514397/index.html Vergeet alles wat je weet over hoe je mensen moet motiveren, het zit anders in elkaar dan je dacht. In dit nieuwe boek van Daniel Pink is sprake van een paradigmawisseling. Het geheim van goed presteren en van plezier en zin in je leven en werk is de diep gevoelde behoefte bij ieder van ons om ons eigen leven te bepalen, nieuwe dingen te leren, te creëren en bij te dragen aan zinvolle zaken: de intrinsieke motivatie. Pink beschrijft heel duidelijk wat er scheef zit tussen de wetenschappelijke inzichten en dat wat wij in onze organisaties en thuis nog elke dag doen als het gaat om mensen motiveren. De oude manier van belonen en straffen werkt helemaal niet meer voor de meeste taken die we uitvoeren. Mensen raken minder betrokken bij wat ze doen, erger nog, ze leveren slechtere kwaliteit af. Kijk maar naar de bonuscultuur bij bedrijven. Pink neemt ons mee op een reis langs bedrijven, ondernemers en wetenschappers.
P a g i n a | 27 Kus die visie wakker Hans R. vam der Loo http://www.bol.com/nl/p/nederlandse‐boeken/kus‐de‐visie‐wakker/1001004004800447/index.html Visie is hot. Na vele jaren van efficiencyverbetering, kostenreductie en sanering, richten organisaties zich nu op dieperliggende vragen als: waarom bestaan wij eigenlijk? Waar staan we voor? Waar willen we heen? Wat zijn onze unieke kwaliteiten? Om deze vragen te kunnen beantwoorden is een visie nodig. Een visie bindt mensen en geeft richting. Het is een bron van energie en draagt bij aan een verhoogde effectiviteit. Het is het kloppend hart van een organisatie. Maar wat houdt visie nu precies in? Hoe ontwikkel je een visie? En vooral: hoe breng je een visie binnen een organisatie tot leven? Op deze vragen geeft Kus de visie wakker antwoord. Aan de hand van een inspirerende methodiek laten de auteurs zien hoe u met succes een visie ontwikkelt en realiseert en hoe u betrokkenheid en draagvlak creëert binnen uw organisatie. Naast de vele praktijkvoorbeelden geeft Kus de visie wakker een overzicht van alle relevante literatuur en van recente onderzoeksgegevens. Daarmee is het een rijke inspiratiebron voor al diegenen die hun organisatie energieker en effectiever willen maken. De auteurs delen hun fascinatie voor het realiseren van doorbraken door het inspireren en verbinden van mensen. Voor meer informatie over het boek en praktische tips: www.kusdevisiewakker.nl. Allemaal andersdenkenden: omgaan met cultuurverschillen Geert Hofstede http://www.managementboek.nl/boek/9789025426811/allemaal_andersdenkenden_geert_hofstede Mensen uit andere landen denken, voelen en handelen anders dan wij hier gewend zijn. Ook landgenoten uit een andere streek of een andere sociale klasse gedragen zich vaak anders dan wij. In de open samenleving van vandaag komt iedereen veel vaker met deze andersdenkenden in aanraking dan vroeger. Voor die anderen zijn wij de andersdenkenden. Dit boek gaat in de eerste plaats over nationale cultuurverschillen, die de achtergrond vormen van veel internationale misverstanden en conflicten. Volgens Hofstede worden deze verschillen in essentie bepaald door vijf dimensies: 1. de manier van omgaan met ongelijkheid. 2. de mate waarin mensen geïntegreerd zijn in groepen, 3. het verschil in sociale rollen tussen mannen en vrouwen, 4. de mate van tolerantie voor het onbekende, 5. de bereidheid tot opofferingen op de korte termijn, ter wille van een beloning op de lange termijn. 'Allemaal andersdenkenden' levert op grond van deze inventarisatie een belangrijke bijdrage aan een beter verstandhouding tussen culturen, waar het gaat om samenwerking tussen politieke, non‐profit‐ en commerciële organisaties
P a g i n a | 28 Onderzoeksdossier: De nieuwe lichting, 2011 Studenttalent http://press.lindenbarbosa.nl/press/studentalent/de‐nieuwe‐lichting Uit grootschalig onderzoek onder 1800 HBO‐ en WO‐ studenten en starters, uitgevoerd door Studentalent is gebleken dat deze nieuwe lichting traditioneel ingesteld is op werkgebied. Daar waar bedrijven sturen op Het Nieuwe Werken, blijken studenten en starters een traditionele werkomgeving te verkiezen. Zij hechten weinig waarde aan thuiswerken, een flexibele werkplek of flexibele kantoortijden. Jong hoogopgeleid talent vindt vooral sfeer, leuke collega's, opleiding en ontwikkeling belangrijke voorwaarden bij de keuze van een baan.
