INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE GEREEDSCHAPSKIST

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7

Voorwoord Mgr. Hurkmans Bijlage: Geloofsfeestgebed “Groeien in eenheid” Bijlage: Gebed voor vernieuwing van parochies Bijlage: Een noveengebed tussen Hemelvaart en Pinksteren Introductie Blauwdruk pastoraal startdocument Profiel pastoraal team Teamvorming speerpunten Jeugd en Jongeren Huwelijk en Gezin Kerk en Samenleving Roeping en Vorming

Inleiding beheer B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B8 B8 B8 B8 B8 B8 B8 B8 B9 C. C1

Startdocument beheer Het besturen van een ‘nieuwe parochie’ Model functie- en taakomschrijving voor het bestuur Parochiesecretariaat Model functieomschrijving van een parochiesecretariaat Financiële richtlijnen Commissie Vastgoed Model functie- en taakomschrijving van de commissie vastgoedbeheer Naamgeving nieuwe parochie Communicatieplan De nieuwe parochie Bijlage De media Inventarisatie bij samenvoeging. Bijlage A Inventarisatie menscapaciteit Bijlage B Inventarisatie Bankrekening en Kassen Bijlage C Inventarisatie gebouwen en overig onroerend goed Bijlage D Inventarisatie Financiële beleggingen Bijlage E Inventarisatie Langlopende verplichtingen Bijlage F Inventarisatie inventarissen Bijlage G Inventarisatie Kerkelijke Kunst Bijlage H Inventarisatie schulden en bezittingen Actielijst bij samenvoeging tot nieuwe parochie Inleiding bij verzoek oprichting nieuwe parochie Model verzoek oprichting

INHOUDSOPGAVE

INHOUDSOPGAVE GEREEDSCHAPSKIST

Beste pastoor, Om te mogen groeien in geloof en te blijven geloven in groei, richten wij in ons bisdom nieuwe parochies op. Het bundelen en omvormen van parochies tot een nieuwe parochie is niet primair een organisatorische maatregel of een herschikken van gebouwen en pastores. Centraal staat het opbouwen van een geloofsgemeenschap in Christus Naam. De nieuwe parochie wil haar plaats innemen in de samenleving en tracht een plaats van Godsontmoeting te zijn. Dit gebeurt niet vanzelf, hiervoor moeten wij ons openstellen en hieraan moet gewerkt worden. Er is een valkuil dat we aan het proces van de organisatie teveel aandacht geven en dat de geestelijke kant ondergesneeuwd dreigt te raken. Hiervoor dienen we als gelovigen, en in het bijzonder zij die in de dienst staan van de leiding, alert te zijn, dit in het bewustzijn dat: “als de Heer het huis niet bouwt, de arbeiders voor niets zwoegen”. U heeft een gereedschapskist tot uw beschikking en als arbeider gaat u aan de slag, net als wij. Ik wil u graag drie geestelijke wegen wijzen, die het geestelijk peil van het intensieve proces kunnen waarborgen. 1. In de nieuwe parochie zal op verschillende niveaus steeds aandacht moeten zijn voor de roeping die eenieder heeft krachtens het doopsel. Die roeping kunnen we steeds vernieuwen door te lezen in de Heilige Schrift, door het vieren van de sacramenten, door het regelmatig gebed en door deel te nemen aan het dienstwerk van de diaconie. Zij die een bijzondere roeping ontvangen hebben, vernieuwen die door heel hun pastorale werk met liefde te vervullen. Zij dienen liefst met een geestelijk leidsman gericht te werken aan hun geestelijk leven. Onderwerpen als het onderscheiden van een roeping, het bevestigen van een roeping en in verantwoordelijkheid zorg dragen voor je roeping, door te zorgen voor bezinning, door geestelijke gesprekken, door het ontvangen van het sacrament van verzoening, zouden in de parochie permanent aan de orde moeten komen. Doordat gelovigen hun roeping actief en vurig beleven wekken zij roepingen. Bewust je roeping leven maakt je overtuigend en vreugdevol. Ja, je mag iets van God laten zien. 2. Iedere roeping drukt zich uit in een houding van liefdevolle dienstbaarheid naar de ander. Niet alleen op menselijk vlak. Gelovigen dienen in de ander Christus. Zij ontvangen het gemeenschap zijn vanuit hun een zijn met de Vader, de Zoon en de Heilige Geest. Het is de Eucharistie die het leven in God en het staan in de liefde en de waarheid voedt. Daarin ontvangen we het Lichaam van Christus en worden we wat we zijn: Kerkgemeenschap; Lichaam van Christus. Het concrete leven in huwelijk en gezin, in arbeid en samenleving is voor een christen gelaagd. Het is menselijk en goddelijk tegelijk. Zo is ook een parochiegemeenschap nooit alleen menselijk, alleen organisatie. In Christus vindt alles zijn brandpunt. De liefdevolle dienstbaarheid van de gelovigen is niet alleen gericht op mensen van binnen onze kring, neen, zij is wezenlijk gericht op allen. De sociale leer van de Kerk wijst ons in deze de weg.

VOORWOORD MGR. HURKMANS


Daarnaast reik ik u graag 3 concrete gebedsmogelijkheden (zie bijlagen) aan die u naar believen zelf en met anderen kunt bidden, te weten:  kaart “GROEIEN IN EENHEID”;  een gebed van paus Johannes Paulus II bewerkt door Ad Verest pr.;  een noveengebed voor tussen Hemelvaart en Pinksteren. Laten we samen bidden en werken aan dit intensieve proces en zo de Kerk van ons bisdom verlevendigen en vernieuwen, op voorspraak van Maria en onze patroonheilige Johannes. Drs. A.L.M. Hurkmans Bisschop van Den Bosch


3. Bij al onze inspanningen voor onze concrete Kerk voor de concrete mensen in onze omgeving mogen we niet vergeten dat al ons doen en laten stukwerk blijft. Mensen kunnen veel in onze wereld opbouwen, zij kunnen elkaar in liefde veel geven, maar nooit is de honger van ons hart te stillen door wat wij presteren. Gelovigen zijn en blijven afhankelijk van wat God bewerkt. In Jezus hebben we gezien dat Hij het Rijk van God opbouwt. In de verrijzenis van de Heer zien we de aanvang van de voltooiing. Met Maria mogen wij ons in geloof blijven richten op God opdat wij door de Heilige Geest verbonden met Hem in Christus onze voltooiing mogen bereiken. Dit is de hoop die ons sterk maakt. God zal alles tot vervulling zal brengen. Die hoop en dit geloof zullen we telkens uitspreken en ons voor ogen houden. Nieuwe parochies zullen ook moeten zijn als de stad op de berg. De plaats waarheen wij op weg zijn.

Goede God, onze Vader, wij danken U voor Uw schepping van leven. We zijn dankbaar dat U ons samenroept in Uw Kerk. We willen U danken voor alle goede vruchten binnen ons bisdom van de afgelopen 450 jaar. Help ons te blijven getuigen in woord en daad van het evangelie, dat ons vrij maakt. Barmhartige God, wij bekennen dat we tekort zijn geschoten, als mensen in de Kerk. We geven U lang niet altijd de plaats en de eer die U toekomt. We hebben elkaar gekwetst en verwond. Heer, wil onze zonden vergeven en ons genezing en verzoening schenken. Dat we mogen groeien in eenheid als geloofsgemeenschap. Sterke God, Vader, Zoon en Heilige Geest, U die onze Kerk inspireert en samenbindt. Schenk ons hoop en vertrouwen voor de toekomst. We hebben Uw leiding en wijsheid nodig. Blijf ons nabij, in ons leven, in onze Kerk. Laat uw liefdevolle wil geschiede en Uw Koninkrijk verder gestalte krijgen in ons bisdom. U gelooft in ons en wij geloven in U! AMEN

BIJLAGE VOORWOORD

Geloofsfeestgebed “Groeien in eenheid”

Heilige Geest, gast die ons hart verzacht, ontsluier voor ons de diepe zin van de parochievernieuwing en maak ons hart bereid om het in geloof te omarmen, met een hoop die niet tot ontgoocheling leidt, met een liefde die niets terug verwacht. Schepper Geest, onnaspeurbare bouwer van het Koninkrijk, sta de Kerk bij met de kracht van uw heilige gaven, zodat zij met moed de vorming van de nieuwe parochies ter hand neemt om aan de komende generaties het licht te brengen van het verlossende Woord. Geest van eenheid, ziel en steun van de Kerk, geef dat de rijkdom van de charisma’s en de diensten bijdraagt aan de eenheid van het Lichaam van Christus; laat de leken en de gewijde dienaren en allen die hun leven aan God hebben toegewijd, samenwerken bij de opbouw van het ene rijk van God. Geest van leven, door wie het Woord is vleesgeworden in de schoot van de maagd, de vrouw die luisterde en alles overwoog in de stilte van haar hart, maak ons ontvankelijk voor de ingevingen van uw liefde en altijd bereid de tekens des tijd te aanvaarden die Gij plaatst op de wegen van onze geschiedenis. Aan U, Geest van liefde, zij samen met de Vader almachtig en zijn enige Zoon, de lof, de eer en de heerlijkheid, in alle eeuwen, zonder einde.

BIJLAGE VOORWOORD

Gebed voor vernieuwing van parochies (gebed Paus Johannes Paulus II bewerkt door Ad Verest pr.)

Heer, ontferm u over ons, Christus ontferm u over ons. Heer, ontferm u over ons, Christus aanhoor ons. Christus, verhoor ons. God, hemelse Vader, ontferm u over ons. God, Zoon Jezus, Verlosser van de wereld, ontferm u over ons. Heilige Drievuldigheid, één God, ontferm u over ons. Heilige Geest, die van de Vader en de Zoon voorkomt, stort uw zegen uit over onze nieuwe parochie. Heilige Geest. Die de gehele aarde vervult, vervul alle parochianen met uw Geest. Heilige Geest, die alle krachten bezit, geef iedereen kracht voor de vorming van de nieuwe parochie. Geest van wijsheid en verstand, geef alle leiding wijsheid om verstandig te handelen. Geest van de vreze des Heren en van voorzichtigheid, help alle leiding om altijd naar U te luisteren. Heilige Geest, wiens zalving ons alle dingen leert, leer ons dicht bij U te blijven in alle beslissingen. Heilige Geest, door wiens ingeving de heilige mensen gesproken hebben, sta onze sprekers bij om goed te spreken. Heilige Geest, vertrooster, die de wereld overtuigt, vertroost onze parochianen die uw liefde nodig hebben. Heilige Geest, door wie de duivelen worden uitgedreven, verbreek de macht van het kwaad in onze parochie. Heilige Geest, uit wie wij herboren worden, laat ons in U herboren worden. Heilige Geest, door wie de liefde Gods in onze harten is uitgestort, help ons pastoraal team om Uw liefde uit te stralen en door te geven. Geest der aanneming tot kinderen Gods, zegen al onze kinderen. Geest van genade en barmhartigheid, help ons bij de opbouw van de 4 speerpunten.

BIJLAGE VOORWOORD

Een noveengebed tussen Hemelvaart en Pinksteren

Geest van zaligheid, oordeel en blijdschap, ontferm u over ons. Geest van geloof, ijver en vrede, ontferm u over ons. Geest va ootmoedigheid, liefde en eerbaarheid, ontferm u over ons. Geest van goedertierenheid, goedheid en lankmoedigheid, ontferm u over ons. Geest van zachtmoedigheid, waarheid, eenheid en vertroosting, ontferm u over ons. Geest van leven, van geduld, onthouding en zedigheid, ontferm u over ons. Geest van alle genade, ontferm u over ons. Lam Gods, dat wegneemt de zonden der wereld, stort uw heilige Geest over ons uit. Lam Gods, dat wegneemt de zonden der wereld, zend over ons de beloofde Geest van de Vader. Lam Gods, dat wegneemt de zonden der wereld, schenk ons de goede Geest. Heilige Geest, aanhoor ons. Geest, Trooster, verhoor ons. Heer, ontferm u over ons. Christus, ontferm u over ons. Heilige Johannes, bid voor ons. Heilige Maria, bid voor ons. Heilige Jozef,

BIJLAGE VOORWOORD

Geest, die ons in onze zwakheid te hulp komt en aan onze geest getuigt dat wij kinderen Gods zijn, vul onze zwakheid aan. Heilige Geest, onderpand van onze erfenis die ons op de rechte weg leidt, zegen alle mensen die komen en nog twijfelen of ze gaan komen naar onze kerken. Opperste Geest, die levend maakt en versterkt, zegen al onze vrijwilligers.

Onze Vader……………. Wees Gegroet…………. Eer aan de Vader……… De genade van de heilige Geest, verlichte onze zinnen en harten. Laat ons bidden; God, Gij hebt de harten van de gelovigen door de verlichting van de heilige geest onderwezen; geef, dat wij door de heilige Geest de ware wijsheid mogen bezitten en ons altijd over zijn vertroosting mogen verblijden. Door Jezus Christus, onze Heer. AMEN

BIJLAGE VOORWOORD

bid voor ons. Heilige Peerke Donders, bid voor ons. Heilige (parochieheilige), bid voor ons. Heilige (parochieheilige), bid voor ons. Heilige (parochieheilige), bid voor ons.

Na het lezen van het beleidsplan Groeien in geloof, geloven in groei begint het perspectief van de Nieuwe Parochie voor u waarschijnlijk gestalte te krijgen. Het beeld van een vitale gemeenschap, ruime aandacht voor de speerpunten, een levendig centrum van de parochie en samenwerking in een pastoraal team. U begint een beeld in uw hoofd te krijgen waar u naar op weg bent. U bent nu echter al een stap verder gegaan en u gaat het proces in van de vorming van de nieuwe parochie. Wanneer u aan dit proces denkt zullen u waarschijnlijk honderd en een dingen te binnen schieten waar u aan moet denken en wat er zou moeten gebeuren. Waar kunt u nu het beste beginnen, wat is de meest logische volgorde om alles af te werken en hoe weet u dat u geen belangrijke elementen vergeet? Er is de afgelopen jaren in ons bisdom en daarbuiten al veel ervaring opgedaan in soortgelijke trajecten en met deze ervaringen kunnen wij ons voordeel doen. Vanuit bovenstaande vragen en de ervaring en materialen die aanwezig waren op verschillende plaatsen, is het idee ontstaan om een gereedschapskist te maken met daarin allerlei hulpmiddelen en checklisten. Wij hopen dat dit een hulpmiddel is om in de veelheid van punten enige ordening aan te brengen en ook de kaders aan te geven van dat wat vast staat en dat wat vraagt om een eigen invulling. Deze gereedschapskist is ook bedoeld als dynamisch geheel waar we, vanuit uw ervaringen, aanvullingen op kunnen maken. Het is een losbladig systeem zodat u voor bepaalde werkgroepen makkelijk een aantal bladen kunt kopiëren om samen mee aan de slag te gaan. Deze gereedschapskist is dan ook niet bedoeld om als boek te publiceren, maar als werkinstrument in combinatie met ondersteuning door bisdommedewerkers. Proces Er zijn vele wegen naar Rome en zo zijn er ook tal van manieren waarop het proces om te komen tot de Nieuwe Parochie vormgegeven zou kunnen worden. Vanuit allerlei ervaringen en verschillende adviezen hebben wij een blauwdruk gemaakt als leidraad voor het proces om te komen tot een nieuwe parochie. Deze blauwdruk staat op de volgende pagina. Deze blauwdruk is de leidraad voor het hele proces. In de blauwdruk ziet u twee parallelprocessen. De pastorale lijn en de bestuurlijke lijn. Daartussen staat een aantal thema’s die nadrukkelijk met pastoraal en met bestuur te maken hebben. De pastoor van de beoogde nieuwe parochie is de verbindende persoon tussen deze twee parallelprocessen als voorzitter van het bestuur en als verantwoordelijke van het pastoraal team. Bij de verschillende stappen die u ziet in de blauwdruk zijn werkbladen gemaakt. Afhankelijk van het thema heeft ieder werkblad een eigen karakter van checklist tot manier van aanpak. Op de blauwdruk staan nummers vermeld die verwijzen naar de werkbladen. De letter A verwijst naar een werkblad dat met de pastorale lijn te maken heeft en de letter B naar de bestuurlijke lijn.

INTRODUCTIE

INTRODUCTIE

Tijdsfasering Voor de vorming van de Nieuwe Parochie hebben we een tijd van 3 jaar voor ogen. De bedoeling is om het proces naar een samenvoeging in een kleine half jaar te doorlopen. Na de fusie is een rustige opbouwfase gepland, waarin de samenvoeging in alle aspecten van het parochieleven concreet gestalte krijgt. De blauwdruk beschrijft het proces tot en met de samenvoeging (de eerste maanden). In dit proces worden de contouren van bestuur en pastoraal samen vastgelegd op hoofdlijnen. Na de samenvoeging moet dit worden omgezet en groeien zodat na drie jaar het niet alleen papier staat maar levend omgezet is in de nieuwe parochie. De keuze voor een relatief snel samenvoegingproces komt uit eerdere ervaringen. Een samenvoegingproces heeft ook altijd moeilijke kanten, het is ook een afscheid nemen van vertrouwde zaken en mensen en het kost ook pijn. Het verlengen van de samenvoeging betekent in de praktijk vaak een vooruitschuiven van pijnlijke beslissingen die daardoor niet makkelijker worden. Hier geldt veelal dat een zachte heelmeester stinkende wonden geeft. Liever met elkaar zorgvuldig de moeilijke en hoopvolle punten goed benoemen en dan besluiten nemen zodat de samenvoeging kan worden gerealiseerd. Daarna kan dan begonnen worden met de opbouw, het concreet samenwerken van werkgroepen en het bouwen aan een gemeenschap. Voor die opbouwfase willen we zoals gezegd rustig de tijd nemen, vanuit het bisdom 2,5 jaar ondersteuning. Hoe te starten Maar goed, hier staat u dan als beoogd pastoor van de nieuwe parochie. Wat is nu de eerste stap? Als eerste raad ik u aan om een afspraak te maken met de deken en een medewerker van het bisdom. Samen met hen kunt u dan een stappenplan op maat maken waar deze map de leidraad voor biedt. Direct bij de aankondiging van de vorming van de Nieuwe Parochie zijn er ook een of meerdere informatiebijeenkomsten gepland om parochianen mondeling te informeren over de plannen. Hiervoor is een powerpointpresentatie beschikbaar. Zoals u weet geven veranderingen veel vragen en onrust en het direct geïnformeerd worden is een belangrijke stap voor parochianen om mee te komen in het proces. Daarna blijft regelmatige communicatie belangrijk maar daarover meer onder het werkblad communicatie.

INTRODUCTIE

Begeleiding Papier is geduldig en u zult merken dat uw situatie regelmatig vraagt om nadere specificatie en dat het ook extra vragen oplevert. In dit proces staat u er als parochie ook niet alleen voor. De deken en verschillende bisdommedewerkers staan u terzijde in dit proces. Zij kunnen andere ervaringen met u delen en leveren maatwerk. Wij raden u aan dit traject samen met hen te doorlopen zodat u maximaal voordeel kunt hebben van hun ervaring. Tegelijkertijd leren zij weer van u en is dat van voordeel voor het geheel. Zij weten ook welke mensen er op specifieke thema’s beschikbaar zijn om u te helpen. Het motto is schouder aan schouder samen het proces doorlopen.

INTRODUCTIE

Mensen In het hele proces is het van belang te weten dat de mensen die het moeten doen de dragers zijn van het proces. Hen deelgenoot maken van het proces van de vorming van de nieuwe parochie. Met hen samen het beeld voor ogen krijgen hoe de nieuwe parochie er uit komt te zien. Met elkaar reflecteren over het beleidsplan Groeien in geloof, en geloven in groei zodat het van papier naar ons hart gaat. Samen in vertrouwen in God en in elkaar op weg gaan en samen met hoop bouwen aan dat beeld van die vitale gemeenschap. Ik wens u veel succes en inspiratie om met uw nieuwe parochie te ‘Groeien in geloof, en te geloven in groei’.

BLAUWDRUK

BLAUWDRUK

Op het einde van de blauwdruk staat het pastoraal startdocument en het startdocument beheer. De bedoeling van deze twee startdocumenten is om de afspraken, die u met elkaar maakt, op hoofdlijnen samen te vatten in deze documenten. Dit heeft een dubbel doel. Voor alle betrokkenen staat alles helder op papier, mondelinge afspraken geven naderhand vaak verwarring omdat er verschillende interpretaties van de afspraken zijn en het is goed dit samen zo helder mogelijk vast te leggen. Daarnaast geeft u daarmee ook aan dat u daar samen achter gaat staan. Als tweede doel gaan de startdocumenten naar de bisschop toe om te toetsen of de afspraken conform beleid zijn en om eventuele gaten aan te vullen. Op basis van de startdocumenten en het verzoek tot oprichting kan de bisschop het decreet uitvaardigen waarmee de nieuwe parochie wordt opgericht. In het pastoraal startdocument worden, zoals het woord aangeeft, de pastorale hoofdlijnen vastgelegd. In het pastoraal startdocument wordt verwezen naar werkbladen die verderop in de map zitten. Die werkbladen helpen u het genoemde thema door te werken. Het startdocument wordt daarmee ook een samenvatting van alle onderliggende werkbladen. Dan komt de vraag met wie u aan tafel gaat zitten om het pastorale proces in te gaan. Voor het pastorale proces gaat u met alle pastorale beroepskrachten aan tafel zitten die benoemd zullen worden in de Nieuwe Parochie. Misschien is dit pastoraal team nog niet compleet, waarbij het natuurlijk de voorkeur heeft zo compleet mogelijk te starten. Met deze groep doorloopt u het hele pastorale proces om uiteindelijk de basisafspraken vast te leggen in het pastorale startdocument. Voor verschillende thema’s in het proces kunt u bepaalde werkgroepen of personen betrekken die daarmee te maken hebben bijvoorbeeld pastoraal assistenten. Het pastoraal startdocument kunt u stukje bij beetje invullen naarmate u het onderliggende proces als pastoraal team heeft doorgewerkt. De inzet is om dit in een half jaar te doorlopen. Wanneer u zowel het pastoraal startdocument heeft ingevuld als ook het startdocument beheer dan bent u klaar om het verzoek tot oprichting van de nieuwe parochie te versturen.

A1 PAST0RAAL STARTDOCUMENT

A1 PASTORAAL STARTDOCUMENT

Pastoraal startdocument

MODEL PASTORAAL STARTDOCUMENT De parochies __________________________________________ te

_____________________________

__________________________________________ te

_____________________________

__________________________________________ te

_____________________________

__________________________________________ te

_____________________________

__________________________________________ te

_____________________________

zijn voornemens te fuseren per

________________________________________________

tot de nieuwe parochie

________________________________________________

te

________________________________________________

o.l.v. pastoor

________________________________________________

met ondersteuning van deken

________________________________________________

Het pastoraal team van deze nieuw parochie zal gevormd worden door:

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

A1


Taakverdeling pastoraal team Naam

Ambt/functie

Portefeuille Speerpunt(en) Taakveld(en)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Zie voorbeeld van ingevuld schema op het einde van dit pastoraal startdocument.

Doelgroepen

A1


Het pastoraal team wordt bijgestaan door pastoraal assistent(en) naam

taakveld/speerpunt

___________________________________

met zending voor _______________________

___________________________________

met zending voor _______________________

___________________________________

met zending voor _______________________

___________________________________

met zending voor _______________________

Er zijn de volgende afspraken gemaakt met emeriti: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Afspraken over permanente vorming (dit kan ook in de afzonderlijke functioneringsgesprekken worden vastgelegd): ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

werkinstrument Met betrekking tot het functioneren van het pastoraal team zijn de volgende afspraken gemaakt: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Teamvorming – A3

A1

A1

SPEERPUNT JEUGD EN JONGEREN

Speerpunt Jeugd & Jongeren – A4

Pastorale, beleidsmatige uitgangspunten en doelen voor de komende opbouwfase zijn de volgende: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ De volgende afspraken zijn gemaakt: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ M.b.t. dit speerpunt is er reeds contact geweest tussen

vanuit de parochie en de speerpunthouder past. T. Corstjens vanuit het bisdom.

A1

SPEERPUNT HUWELIJK EN GEZIN

Speerpunt Huwelijk & Gezin – A5

Pastorale, beleidsmatige uitgangspunten en doelen voor de komende opbouwfase zijn de volgende: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ De volgende afspraken zijn gemaakt: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ M.b.t. dit speerpunt is er reeds contact geweest tussen

vanuit de parochie en de speerpunthouder mevrouw B. Loenen-Sax vanuit het bisdom.

A1

SPEERPUNT KERK EN SAMENLEVING

Speerpunt Kerk & Samenleving A6


vanuit de parochie en de speerpunthouder drs. J. van Oppen vanuit het bisdom.

A1

SPEERPUNT ROEPING EN VORMING

Speerpunt Roeping & Vorming A7


vanuit de parochie en de speerpunthouder mw. drs. E. Kleinpenning vanuit het bisdom.

A1

Andere afspraken en aandachtspunten pastorale taakvelden Liturgie (o.a. liturgische planning vieringen per kerk) ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ Catechese ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ Diaconie ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ Kerkopbouw ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

A1 We zijn voornemens om in de nieuwe parochie pastoraal overleg als volgt te organiseren: Per

frequentie_____________________________________

naam en betrokkenen overleg: ___________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Per

frequentie_____________________________________

naam en betrokkenen overleg: ___________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Overige relevante pastorale opmerkingen: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

___________________________________

(pastoor)

d.d. _______________________________ Ondertekening door alle leden van het pastoraal team ook als overeenkomst teamsamenwerking. ___________________________________

______________________________________

d.d. _______________________________

d.d. __________________________________

___________________________________

______________________________________

d.d. _______________________________

d.d. __________________________________

Gezien en akkoord, __________________________________ d.d. ______________________________

(Mgr. A.L.M. Hurkmans)


Voorbeeld ingevuld schema pastoraal startdocument Naam

Ambt/functie

Portefeuille Speerpunt(en) Taakveld(en)

Doelgroepen

1. Jansen

Pastoor/teamleider

Roeping en vorming

Liturgie

Allen

2. Verhoeven

Pastoraal werkster

Jeugd en jongeren

Kerkopbouw en catechese

Jongeren, sacramentenontvangers, buitenkerkelijken

3. Appelsma

Diaken

Huwelijk en gezin Kerk en samenleving

Diaconie

Gehuwden, verslaafden, ouderen

4.

5.

6.

7.

A1

Het pastoraal team bestaat uit degenen die door de bisschop als priester, diaken of pastoraal werker voor de nieuwe parochie zijn aangesteld. Samen dragen zij zorg voor planning en uitvoering van het pastoraat in de nieuwe parochie. Een van de priesters is aangesteld als pastoor; hij is de teamleider. De pastoor-teamleider heeft de pastorale eindverantwoordelijkheid in de nieuwe parochie en is als zodanig voorzitter van het pastoraal team en het parochiebestuur. Hij zorgt voor de taakverdeling in het team en heeft zelf de liturgie in zijn portefeuille. De pastoor zal met name zichtbaar en werkzaam zijn rond de parochiekerk. De teamleider kan taken delegeren maar blijft te allen tijde eindverantwoordelijke. De bisschop streeft naar een team bestaande uit ten minste drie personen. Het team wordt geacht in een grote mate van collegialiteit te werken, de gedragscode in acht te nemen en te allen tijde de eenheid naar buiten te bewaken terwijl er naar binnen een grote ruimte en vrijheid moet zijn om elkaar aan te spreken. Taakverdeling en praktische uitvoering worden binnen het pastoraal team in goed overleg geregeld. De werkzaamheden van de leden van het pastoraal team worden schriftelijk vastgelegd. Mede op basis hiervan voert de pastoor jaarlijks functioneringsgesprekken met de leden van het team. De pastoor kan zich hierbij laten ondersteunen door een medewerker namens het bisdom. Wanneer emeriti worden uitgenodigd om mee te werken in het pastoraat dan moet dat gebeuren op basis van wederzijds gemaakte afspraken. De teamleden zullen ieder een taak moeten hebben die voor de hele parochie geldt. Het beleidsplan ‘groeien in geloof, geloven in groei’ zal uitgangspunt zijn van het beleid in de parochie waar de teamleden voor benoemd zijn. Ieder door de bisschop vastgesteld speerpunt moet daarbij binnen het team door een teamlid worden behartigd. Daarbij zal ieder teamlid de verantwoordelijkheid hebben om:  activiteiten op het terrein van het betreffende speerpunt te bevorderen en helpen ontwikkelen;  afstemming met de andere speerpunten te verzekeren;  de contacten met de vrijwilligers en het bisdom te onderhouden. Het team geeft leiding en inspiratie aan de gehele nieuwe parochie en in het bijzonder aan alle pastorale werkgroepen en groepen van gebed en bezinning. Het team zal zorg dragen voor een goede betrokkenheid van bestuursleden, vrijwilligers en andere parochianen bij het beleid. Dit alles met inachtneming van ieders verschillende bevoegdheden, functies en kwaliteiten. Het pastoraal team werkt als team en sterk aanbevolen is dit vanuit een gezamenlijke werkplek te doen.

A2 PASTORAAL TEAM

A2 PROFIEL PASTORAAL TEAM

Tenslotte zal het team er bewust naar streven goede, opbouwende en ondersteunende contacten te onderhouden met de andere parochies, deken en met het bisdom. Ieder team zal een teamsamenwerkingsovereenkomst opstellen waarin bovenstaande terug is te vinden. Daarnaast kan de overeenkomst afspraken bevatten die, gegeven de plaatselijke situatie, nodig geacht worden en niet strijdig zijn met bovenstaande. Alle teamleden worden geacht deze overeenkomst te ondertekenen. Als overeenkomst teamsamenwerking kan het pastoraal startdocument gebruikt worden.

A2 PASTORAAL TEAM

De teamleden hebben een verantwoordelijkheid hun kennis en vaardigheden te blijven verdiepen door deelname aan verschillende vormen van permanente vorming en studie. De teamleider heeft de taak en verantwoordelijkheid de teamleden hierop aan te spreken. Bovendien is ieder teamlid geroepen aandacht en zorg voor het geestelijk leven te hebben door gebed, verdieping en bezinning. De individuele ondersteuning daarbij van een spirituaal wordt sterk aanbevolen.

Het is echter niet vanzelfsprekend dat de ambtsdragers en pastorale beroepskrachten die werkzaam zullen zijn in de Nieuwe Parochie, automatisch ook als team samenwerken. In de huidige situatie werkt men veelal alleen en het kan een hele verandering zijn om dan als team te gaan werken. Het risico bestaat dat het team een papieren werkelijkheid wordt. Als team wordt er samengewerkt rond een nieuw centrum van parochieleven: parochiekerk, pastorie en pastoraal centrum. Dit is het kloppend hart van de nieuwe parochie. Dit vraagt echter ook veranderingen in werkplek en hoe het werk in het georganiseerd wordt. Hierin willen we met elkaar recht doen aan wat er al is en tegelijkertijd openstaan voor het nieuwe. Er zijn tal van manieren waarop mensen kunnen groeien om als pastoraal team samen te werken. Aan het begin van de samenwerking in de Nieuwe Parochie is het zinnig hier bewust bij stil te staan en dat zeker ook de eerste jaren regelmatig te blijven doen. Vanuit de pastorale dienst bieden we begeleiding aan bij de vorming van het nieuwe team. Er zijn op het bisdom verschillende middelen beschikbaar hoe hieraan te werken.  Middel: Zes stappen bij de opzet van een nieuw team Hierin gaat het over: 1. De missie: Waar staat het team samen voor? 2. Opdracht en taken: Wat is de opdracht voor het team en hoe interpreteert het team die? Welke taken vloeien daaruit voort? 3. Rollen: Wat is ieders rol in het team en hoe kan het team er samen voor zorgen dat ieder goed tot zijn/haar recht komt? 4. Taakverdeling: Hoe komen we tot een onderlinge taakverdeling, waarbij zowel alle te vervullen taken en speerpunten tot hun recht komen alsook dat ieder een inspirerend en haalbaar takenpakket heeft? 5. Werkwijze: Werkafspraken over werklocatie, bijeenkomsten, leiding. evaluatie etc. etc. 6. Groeien in geloof, geloven in groei: Komt het motto zo tot zijn recht inht werk van het team?  Middel: Disc teamontwikkeling. DISC is een veelgebuikte praktische methode om jezelf en anderen beter te leren begrijpen. Ieder stelt een eigen persoonlijkheidsprofiel vast (gebaseerd op gedrag) met een inschatting

A3 TEAMVORMING

A3 TEAMVORMING U staat voor de uitdaging om een pastoraal team te formeren. Bij een team horen bijvoorbeeld eenn open en constructieve communicatie met elkaar, elkaars sterktes en zwaktes kennen en elkaar daarin waarderen en opvangen, helderheid over ieders functie en rol, gezamenlijk dragen van de missie van de nieuwe parochie. En zo zijn er nog tal van mooie dingen te noemen die we associëren met een team.

Vanuit de pastorale dienst kunnen we u meer informatie geven over bovenstaande middelen en we overleggen graag met u hoe deze middelen ingepast kunnen worden in een traject voor uw team. Wij wensen u veel werkplezier toe als pastoraal team in wording.

A3 TEAMVORMING

van o.a. sterke kanten, verbeterpunten en motiverende omstandigheden. DISC beoogt samenwerking soepeler te laten verlopen door het verhogen van waardering voor elkaar. Zo voorkom je onnodige stress door onbegrip en misverstanden, waardoor onderlinge irritaties en frustraties gereduceerd kunnen worden en er met meer plezier en resultaat samengewerkt kan worden. De DISC-teamtraining kan in een of twee dagdelen gegeven worden.

Met de nieuwe parochies willen we de krachten bundelen om met name meer energie te kunnen steken in een aantal speerpunten waar we nu vaak onvoldoende aan toe komen of die te versnipperd zijn. De inzet van de nieuwe parochie is niet primair een organisatorische verandering maar juist dat we vitaler worden op het vlak van:    

Jeugd en jongeren Huwelijk en gezin Kerk en samenleving Roeping en vorming

In het hele proces van verandering is het de uitdaging dat we deze speerpunten, die veelal nieuw vormgegeven moeten worden, steeds voor ogen houden. We willen namelijk niet alleen reorganiseren maar juist revitaliseren. Om de speerpunten vorm te geven is veel creativiteit nodig en bewandelen we ook nieuwe paden. Op het bisdom zijn voor ieder van deze speerpunten medewerkers aanwezig die samen met u ‘op maat’ kijken hoe dat betreffende speerpunt in de nieuwe parochie vormgegeven kan worden, gebaseerd op de sterktes die al in uw nieuwe parochie aanwezig zijn. In de volgende werkbladen geeft ieder van de speerpunthouders van het bisdom heel summier inzicht in een aantal mogelijkheden waarmee zij u van dienst kunnen zijn. Als eerste stap raden wij u aan dat u binnen het pastoraal team bespreekt wie als de trekker voor ieder van bovenstaande speerpunten wil optreden. Daarna kan deze trekker (eventueel met anderen erbij) zo spoedig mogelijk een afspraak maken met de speerpunthouder op het bisdom. Rond de speerpunten willen we bisdombreed van elkaar leren en een netwerk vormen zodat niet iedereen opnieuw het wiel hoeft uit te vinden maar ook omdat vaak samenwerking nodig is over nieuwe parochiegrenzen heen. Om deze reden leggen we veel nadruk op stevige connecties bisdombreed. De bedoeling is dat u voor de nieuwe parochie de hoofdlijnen vaststelt van wat u wilt gaan doen voor ieder van de speerpunten. Dit is een van de onderdelen van het pastoraal startdocument dat de basis is voor de oprichting van de nieuwe parochie. De focus op deze speerpunten, te midden van alles wat gereorganiseerd moet worden, is heel belangrijk en dit willen we niet doorschuiven als gespreksonderwerp tot na de samenvoeging. Dit is vanaf het begin focus - niet alleen reorganisatie maar juist revitalisatie. Geloven in groei is het motto, wat hier helemaal van toepassing is.

SPEERPUNTEN

SPEERPUNTEN

Graag willen we u van dienst zijn bij het opzetten en versterken van goed tiener- en jongerenpastoraat in uw parochie. Wij zetten hieronder op een rij wat wij denken dat daarvoor nodig is en ook waar wij ondersteuning kunnen bieden. 1. Wij willen u vragen een portefeuillehouder te benoemen binnen het pastoraal team voor het speerpunt Jeugd en Jongeren (JJ). a. Portefeuillehouder voor het speerpunt JJ betekent:  binnen het team verantwoordelijk zijn voor het vormgeven van het speerpunt Jeugd en Jongeren door initiatieven te nemen, groepen te stimuleren en het proces op dit gebied te begeleiden;  zorgen voor integratie van het jongerenpastoraat binnen het geheel van de parochie;  het aanbod kennen van het bisdom op het vlak van Jeugd en Jongeren en op de hoogte blijven van actuele ontwikkelingen via website, e-mail en post;  contact houden en afstemmen met jongerengroep(en) in de parochie, met het pastorale team en met de dienst Jeugd en Jongeren van het bisdom; b. Minimale eis is aanspreekpunt en stimulator zijn. Het is aan te raden dat de portefeuillehouder Jeugd en Jongeren niet zelf alle werk in de uitvoering doet, maar beroep doet op een of meerdere vrijwilligers die zich voor langere tijd hiertoe willen engageren en die op hun beurt door de portefeuillehouder worden aangestuurd en ondersteund. 2. Wat wij van speerpunt Jeugd en Jongeren kunnen en willen betekenen op hoofdlijnen voor de nieuwe parochie in de opbouwfase: a. Jongerenpastoraat begint bij de voorbereiding op het H. Vormsel en heeft als doel de tieners en jongeren na het Vormsel op te nemen in een jongerengroep die minstens maandelijks samenkomt om op een aansprekende manier met het katholiek geloof bezig te zijn en uit te monden in een brede kerkelijke betrokkenheid van de jongeren op het moment dat ze op eigen benen staan. Het bisdom wil de parochies hierbij ondersteunen door afstemming en uitwisseling binnen het eigen netwerk van jongerengroepen, het toerusten van vrijwilligers, het bieden van begeleiding ter plaatse bij het opzetten van groepen en het organiseren van activiteiten waar tieners en jongeren elkaar op grotere schaal kunnen ontmoeten. b. Succesvolle voorbeelden van activiteiten uit de praktijk (voor zover dit heel kort kan)  Power of Fire vormelingendag: elk jaar meer dan 1000 deelnemers in Den Bosch;  tuinfeest: gezellige afsluiting van het werkjaar. Bijvoorbeeld in Drunen 2008;  misdienaarsdag: ontmoetings- en verdiepingsdag voor misdienaars in Den Bosch;  Katholieke Jongerendag: landelijke ontmoetingsdag voor tieners en jongeren met elk jaar meer dan 2000 deelnemers;  DiaconAction: geloof in actie in je eigen parochie met een diocesane aftrap. Bijvoorbeeld Den Dungen 2008;

A4 JEUGD EN JONGEREN


3. Wij adviseren u om de volgende punten over het speerpunt Jeugd en Jongeren op te nemen in het pastoraal startdocument: a. Zorgen dat jongeren zich welkom weten in de zondagse eucharistie in de parochiekerk. b. Persoonlijke begeleiding op het vlak van geloof kan voor jongeren heel vruchtbaar zijn, zowel voor hun persoonlijk leven als voor de parochie. Daarom is het goed in het pastoraal startdocument hiervoor iemand aan te wijzen, liefst iemand die daar specifiek tijd voor krijgt. Deze begeleiding biedt aan de jongere zelf geestelijke groei, maar na verloop van tijd kan hij/zij verantwoordelijkheid dragen in de plaatselijke geloofsgemeenschap. c. Het is voor jongeren cruciaal dat ze hun geloof met leeftijdsgenoten kunnen delen. Tiener- en jongerengroepen mogen in het startdocument niet ontbreken. d. Samenwerking met de deken, het bisdom en op landelijk vlak wordt aanbevolen. Door afstemming ontstaat wederzijdse versterking. e. Het opzetten van jongerenpastoraat is niet eenvoudig. Het bisdom heeft een breed aanbod dat hierbij behulpzaam kan zijn. Eventueel kan het startdocument naar dit aanbod verwijzen en naar het diocesane netwerk van regioverantwoordelijken voor tieners en jongeren. Zou u ons willen introduceren bij de portefeuillehouder? Wij komen graag langs voor kennismaking. U kunt ons op de volgende manier bereiken: Jeugd en Jongeren Contactpersoon Tom Corstjens, pr. Telefoon: 073 612 54 88 E-mail: [email protected].


 Cursus jongerenpastoraat: praktische toerusting en uitwisseling voor begeleiders van tienergroepen;  Are You Ready: weekend voor vormelingen. Bijvoorbeeld Uden;  Rock Solid: werkvorm voor tienergroepen. Bijvoorbeeld Wijchen, Helmond;  ondersteuning bij opstarten van groepen ter plaatse. Bijvoorbeeld Geldrop;  Palmzondag: diocesane Wereldjongerendag telkens in een andere parochie. Bijvoorbeeld Nijmegen, Eindhoven, Cuijk, Zeeland;  dag voor jongerenkoren: ontmoetings- en verdiepingsdag voor jongerenkoren. Bijvoorbeeld Tilburg 2005;  Wereldjongerendagen: ontmoeting met jongeren uit heel de wereld. Bijvoorbeeld Sydney 2008.

Eén van de speerpunten voor de nieuwe parochie is ‘huwelijk & gezin’. Graag wil het Bisdom van ’s-Hertogenbosch uw parochie van dienst zijn om een goed gezinspastoraat op te zetten. Hier onder zetten we op een rij wat ons daarvoor nodig lijkt en wat we te bieden hebben. Wij willen u vragen een portefeuillehouder te benoemen binnen het pastoraal team voor het speerpunt huwelijk en gezin. Portefeuillehouder voor het speerpunt Huwelijk en Gezin betekent:  binnen het team verantwoordelijk zijn voor het vormgeven van het speerpunt Huwelijk en Gezin door initiatieven te nemen, groepen te stimuleren en het proces op dit gebied te begeleiden;  zorgen voor integratie van huwelijk en gezin binnen het geheel van de parochie;  het aanbod kennen van het bisdom op het vlak van Huwelijk en gezinnen op de hoogte blijven van actuele ontwikkelingen via website, e-mail en post;  contact houden en afstemmen met groep(en) in de parochie, met het pastorale team en met de speerpunthouder Huwelijk en Gezin van het bisdom. Minimale eis is aanspreekpunt en stimulator zijn. Het is aan te raden dat de portefeuillehouder Huwelijk en Gezin niet zelf alle werk in de uitvoering doet, maar beroep doet op een of meerdere vrijwilligers die zich voor langere tijd hiertoe willen engageren en die op hun beurt door de portefeuillehouder worden aangestuurd en ondersteund. Wat wij van speerpunt Huwelijk en gezin kunnen en willen betekenen op hoofdlijnen voor de nieuwe parochie in de opbouwfase:

Gezinnen in de zondagsmis De viering van de eucharistie op zondag is een van de punten die centraal staat in het nieuwe beleid. Een echt hartelijke ontvangst van gezinnen, waarbij er ook wordt bijgedragen aan een stuk geloofsopvoeding, is daarbij wezenlijk. Een kinderwoorddienst leent zich daar prima voor. Daarnaast is het goed om kinderen actief te betrekken bij de liturgie (bijvoorbeeld door rondom het altaar samen het Onze Vader mee te bidden). Aanvullende initiatieven zijn: een crèche of een speelhoekje achter in de kerk voor de allerkleinsten. Ook op andere manieren kan duidelijk worden dat de parochie juist gezinnen wil bereiken, bijvoorbeeld door jaarlijks samen naar het Kinderfeest te gaan, de KISI-kids uit te nodigen of een familiemiddag te organiseren. Aanbod bisdom:  coachen bij de realisatie van parochiële initiatieven;  inzicht geven in beschikbare materialen kinderwoorddiensten, -catechese;  diocesane organisatie KISI-kids en kinderfeest.

A5 HUWELIJK & GEZIN

A5 HUWELIJK EN GEZIN

Geloofsopvoeding, voorbereiding en nazorg w.b. het sacrament van het Doopsel en de Eerste H. Communie In de nieuwe parochie worden kinderen en hun ouders goed voorbereid op het ontvangen van deze sacramenten. Daarbij gaat het niet alleen om het overbrengen van geloofskennis, maar staat vooral de ontmoeting met Christus -de geloofsbeleving- centraal. Speciale aandacht gaat uit naar de ouders. Behalve dat geloofsvorming ook voor hen relevant is, heeft de ervaring geleerd dat de geloofsopvoeding juist de bepalende factor kan zijn als het gaat om de kerkgang en de geloofsopvoeding van hun kinderen. De parochie kan overwegen om aan ouders geloofsverdieping aan te bieden volgens een concept dat al eerder succesvol is gebleken. Te denken valt aan een Alphacursus, een cursus geloofsopvoeding of de nieuwe gezinscursus ‘De Tijd van je Leven’. Ook wordt er specifieke aandacht gegeven aan de ‘tussencatechese’, vooral na de Eerste Heilige Communie. Aanbod bisdom:  inzicht geven in (tussen)catechesemateriaal;  aanbod Alphacursus, gezinscursus ‘De Tijd van je Leven’ enz. Huwelijksvoorbereiding Een goede huwelijksvoorbereiding vormt de basis van sterke huwelijken en gezinnen in de toekomst. In feite begint die voorbereiding lang vóór de huwelijksdag, als tieners en jongeren verkering krijgen. Indien gewenst kan het bisdom daar in projectvorm (No Apologies) of middels korte presentaties op ingaan. Huwelijksvoorbereiding voor verloofden is natuurlijk wezenlijk in de nieuwe parochie. Het programma de ‘Premarriage Course’ is hiervoor bijvoorbeeld geschikt. Via het bisdom kunnen echtparen en priesters gevormd worden. Aanbod bisdom:  vormen van tieners en jongeren op het gebied van liefde, seksualiteit en trouw;  Premarriage Course vorming van een team huwelijksvoorbereiders (bij voorkeur een echtpaar en een priester of diaken);  diocesane ontmoetingsdag voor hen die huwelijksvoorbereiding doen. Huwelijksbegeleiding De parochiepriester, diaken of pastoraal werk(st)er kan worden benaderd bij huwelijksproblemen. Hij (of zij) kan een luisterend oor bieden, ‘er zijn’ en zo nodig doorverwijzen naar een goede christelijke relatie- of psychotherapeut.


Gezinnen opgenomen in een kerkgemeenschap Wil een parochie echt groeien als gemeenschap, dan is er ook een sociale component nodig. Een goed moment om elkaar te ontmoeten is na de zondagsmis. Dat kan concreet gerealiseerd worden door na de mis wat te drinken te schenken (in een andere ruimte dan de kerk), zodat er ruimte is voor ontmoeting en (pastorale) gesprekken. Aanbod bisdom:  goede voorbeelden beschikbaar maken.

Naast deze genoemde activiteiten zijn er nog andere mogelijkheden en projecten om te werken aan het geloofs-, huwelijks- en gezinsleven van gezinnen. De speerpunthouder huwelijk & gezin van het bisdom werkt graag samen met u aan de realisatie daarvan. Wij adviseren u om bovenstaande punten op te nemen in het pastoraal startdocument. Wilt u ons introduceren bij de portefeuillehouder Wij komen graag bij u langs om kennis te maken. U kunt ons bereiken, via Contactpersoon: mevrouw. B. Loenen-Sax Telefoon: 073 612 54 88 of 0165 78 64 71 E-mail: [email protected].


Aanbod bisdom: • inzicht geven in beschikbare (christelijke) relatietherapeuten/psychologen.

Mgr. Hurkmans geeft als opdracht voor de nieuwe parochie mee: “Jezus Christus centraal stellen in het kerkelijk leven en Hem in de huidige multireligieuze en multiculturele samenleving verkondigen aan alle mensen die daar voor open staan.” (zie ‘Missie bisdom van ’s-Hertogenbosch’) Hoe dat te doen? Het beleidsplan formuleert daartoe vier speerpunten. Eén daarvan is ‘Kerk en samenleving’. Het gaat dan om de kerkelijke aanwezigheid in de samenleving: “Geloof en Kerk zijn van belang voor de samenleving. Katholieke onderwijsinstellingen, ziekenhuizen, pastoraat bij daklozen, gevangenen, voedselbanken, etc. Het zijn allemaal voorbeelden van kerkelijke aanwezigheid in de samenleving. De Kerk is zowel teken als instrument van eenheid in de samenleving. Ze stimuleert een beschaving van liefde en een cultuur van leven. Het is belangrijk de mens te zien als kind van God, Christus te verkondigen en hem concreet te helpen in zijn menselijke noden. Vele vrijwilligers, vruchten van een rijke missionaire en religieuze traditie, zorgen ook nu nog voor sociale hulpverlening aan kwetsbaren. Het bisdom van ’sHertogenbosch, onderdeel van de Wereldkerk, ziet het als haar taak om vanuit het Evangelie op te komen voor de menselijke waardigheid en het algemeen welzijn.” Om de aandacht voor Kerk en samenleving te garanderen willen wij u vragen om één persoon in het pastoraal team verantwoordelijk te maken voor dit speerpunt. Wijs een zogenaamde portefeuillehouder Kerk en samenleving aan, iemand die er voor wil zorgen dat het punt in het pastoraat de benodigde aandacht krijgt, iemand die dit speerpunt echt ter harte gaat. Rond deze persoon worden in een werkgroep Kerk en samenleving de verschillende initiatieven, die er in de nieuwe parochie op dit vlak zijn, samengebracht en worden er nieuwe initiatieven op het gebied van Kerk en samenleving ontwikkeld. Ondergetekenden zijn als diocesane medewerkers op dit vlak werkzaam. Wat kunnen wij voor u doen? Het beleidsplan geeft een aantal mogelijkheden om de nieuwe parochie op een herkenbare en geloofwaardige wijze present te laten zijn in de plaatselijke samenleving. Deze punten liggen op het vlak van diaconie, missie en evangelisatie. Ieder van ons heeft hierin zijn eigen expertise.

A6 KERK EN SAMENLEVING


U zou in de parochiekerk en of het parochiecentrum van de nieuwe parochie een inloopgelegenheid kunnen creëren. U zou als parochie samen met andere kerken of maatschappelijke groepen een diaconaal project op u kunnen nemen. We kunnen u helpen bestaande werkgroepen en projecten op dit terrein in de nieuwe parochie te integreren en nieuwe projecten op te zetten. Daarbij kunnen we putten uit ervaringen elders en de in het bisdomkantoor beschikbare knowhow. Vervolgens is het zaak om dit speerpunt ook uit te werken in het pastoraal startdocument. We adviseren u voor uw parochie een keuze te maken uit bovengenoemde mogelijkheden en de geselecteerde punten dan op te nemen in het pastorale startdocument van de nieuwe parochie. Graag bieden wij onze diensten aan bij het uitwerken van dit speerpunt. In de nieuwe parochie ontstaat zo een diaconaal aanspreekpunt van waaruit men tal van activiteiten gezamenlijk vormgeeft. Het speerpunt kerk en samenleving is ook op diocesaan niveau volop in ontwikkeling en het komende jaar willen we dit in samenspraak met de Nieuwe Parochies verder concreter uitbouwen. We stellen het op prijs als u de naam van uw nieuwe portefeuillehouder Kerk en samenleving aan ons doorgeeft, zodat wij contact met hem of haar kunnen opnemen.

Paul ten Hacken, missie, ontwikkelingssamenwerking en vrede([email protected]) Jac van Oppen, diaconie ([email protected])


In het beleidsplan worden onder andere de volgende punten genoemd:  caritatieve en diaconale activiteiten ontplooien, vaak in samenwerking met andere katholieke en christelijke verbanden, waaronder Parochiële Caritas Instellingen (PCI’s);  het voortzetten van het evangelisatieprogramma van het bisdom van ’s-Hertogenbosch, zoals dat in 2004 is gestart. Bijvoorbeeld parochiemissies zijn een goed instrument gebleken om invulling te geven aan ‘nabijheid van mensen’, vanwege het huisbezoek dat eraan is verbonden;  Missie- Ontwikkelings- en Vredeswerk stimuleren via onder meer concrete projecten;  present zijn in sociale en politieke netwerken, (sport)verenigingen en de scouting;  kerkgebouw openstellen zodat mensen er kunnen bidden en een kaarsje kunnen opsteken, bijvoorbeeld bij Maria;  relaties zoeken en onderhouden met christelijke en niet-christelijke geloofsgemeenschappen.  Concreet zou in de parochie bijvoorbeeld gewerkt kunnen worden aan een jumelage met een parochie of project in de Derde Wereld.

Aan u de uitdaging om als een van de eersten een nieuwe parochie gestalte te geven. Gelukkig hoeft u dit niet alleen te doen. U kunt rekenen op andere leden van het pastoraal team, diverse mensen van het bisdomkantoor, maar vooral op degenen die de gemeenschap vormen: de parochianen. In het pastorale startdocument en in het pastorale team mag aandacht voor de roeping van alle gedoopten, de vorming van werkenden in het pastoraat én de vorming van de parochiële vrijwilligers dan ook niet vergeten worden. De aanbeveling die wij doen is om binnen het team één portefeuillehouder aan te stellen voor de onderdelen roeping van alle gedoopten en de vorming van parochiële vrijwilligers. Waar het de vorming van de werkenden in het pastoraat betreft, raden wij u aan om als pastoor zelf de portefeuillehouder te zijn. U bent het beste in staat voor u en uw teamleden vast te stellen wat de noden en kansen zijn ook wat betreft roeping voor priesterschap en eventueel in overleg met de deken te komen tot bovenparochiële initiatieven. U mag zich bij al deze onderdelen gesteund weten door de medewerkers van het bisdomkantoor die zich voor het speerpunt ‘roeping en vorming’ inzetten. Wat we verwachten van de portefeuillehouder De portefeuillehouder zal het uitdagend moeten vinden om samen met gelovigen te zoeken hoe zij hun christen-zijn dienstbaar kunnen maken aan de parochiegemeenschap. Deze persoon zal ook de parochiële vrijwilligers serieus moeten nemen in hun bereidheid zich in te zetten, door hen op passende wijze te betrekken in pastorale zaken, hen te begeleiden in hun taak en hun passie voor God en zijn Kerk te stimuleren. Voor zowel de parochie als het bisdom zal de portefeuillehouder het aanspreekpunt zijn voor alles wat ‘roeping en vorming’ betreft en bij voorkeur ook degene die zelf actief betrokken is bij invulling van het speerpunt. Wat we voor u willen betekenen Binnen elk van de drie onderdelen van het speerpunt willen wij u op verschillende manieren ondersteunen: Roeping van alle gedoopten Het diocesaan roepingenpastoraat helpt de portefeuillehouder in de parochie om het roepingenpastoraat vorm en inhoud te geven. Er is hierbinnen aandacht voor iedere christen, d.m.v.: 1. Weekendsessies: de diocesaan verantwoordelijke bereidt deze sessies samen met u voor en assisteert vervolgens een maand lang bij zo veel mogelijk eucharistievieringen. 2. Zes oriëntatieavonden of –middagen: primair bedoeld voor mensen tussen 18-25 jaar. 3. Persoonlijke begeleiding: de verantwoordelijke voor de roepingenpastoraal vanuit het bisdom geeft hier samen met u gestalte aan.

A7 ROEPING EN VORMING


Vorming van werkenden in het pastoraat Het bisdom wil structureel aandacht besteden aan vorming, welzijn en benoemingen en wil u hierbij ondersteuning bieden op de volgende manieren: 1. Gesprekspartner/adviseur zijn om te komen tot zinvolle vormingstrajecten. 2. Vormen van een databank met een overzicht van de in het bisdom aanwezige expertise. 3. Aanbieden van ondersteuners/coaches waar teamleden gebruik van kunnen maken. 4. Aanbieden van vormende activiteiten. Vorming van parochianen en parochiële vrijwilligers Om parochianen uit te dagen, te steunen en te bevestigen in hun betrokkenheid en inzet voor de nieuwe parochie, zijn er vier punten waarop het diocesaan vormingscentrum (DVC), samen met de portefeuillehouder en indien gewenst de andere leden van het team, gericht actie wil ondernemen. 1. Het DVC zal uw nieuwe parochie ondersteunen om gelovigen hun zending als gedoopte te doen verstaan, door:  een breed catechetisch aanbod in uw nieuwe parochie te stimuleren;  materiaal te ontwikkelen om jaarlijks een bijeenkomst te organiseren voor alle parochianen over ‘Leven als christen in de huidige samenleving’;  een (vernieuwde) diocesane geloofscursus aan te bieden. 2. Het DVC zal een breed vormingsaanbod presenteren om uw parochianen, die zich (willen) inzetten voor het parochiële leven, gelovig en pastoraal te vormen. Daartoe:  is er jaarlijks overleg met de portefeuillehouder;  is er een aanbod van mogelijke korte cursussen (modules) en wordt indien gewenst in overleg met de parochie nieuw aanbod ontwikkeld. 3. Het DVC zal het huidige vierjarige diocesane vormingstraject voor parochiële vrijwilligers, bestaande uit geloofscursus en pastorale cursus, op een aantal punten vernieuwen opdat het traject nauwer aansluit op de vragen vanuit uw parochie en deelname voor parochianen eenvoudiger wordt of minstens gestimuleerd.


4. Aandacht schenken aan het aanbod rond het thema roeping op middelbare scholen, hoge scholen en universiteiten. 5. Aandacht schenken aan de door het diocesaan roepingenpastoraat aangeboden oriëntatiedagen, roepingenreizen en roepingenkringen. 6. Aandacht voor bijzondere roeping voor priesterschap en religieus leven door de pastoor of medepastor.

5. Het DVC zal zich er voor inzetten dat er in iedere parochie minimaal vier pastoraal assistenten aan het werk zijn, op een wijze die vruchtbaar is voor uw parochie en een steun voor uw pastoraal team. Hiertoe:  wordt door het DVC contact gelegd met de pastoor van een nieuwe parochie, om te bezien welke parochiële vrijwilligers in aanmerking kunnen komen voor deze missio cano-nica, opdat de parochie en het pastoraal team gesteund worden door minimaal vier pastoraal assistenten.  wordt er een zendingsverklaring opgemaakt waarin de taken en werkzaamheden die zijn overeengekomen, zijn opgenomen, wederzijds overleg wordt geregeld, diverse verwachtingen en officiële zaken worden vastgelegd. Deze verklaring wordt gevoegd bij de zendingsoorkonde die een pastoraal assistent van de bisschop ontvangt. Wat we adviseren voor het pastoraal startdocument Om het daadwerkelijk een startdocument te laten zijn, adviseren we u met drie dingen te beginnen en deze in het document zo concreet mogelijk te formuleren ():  Nodig de parochianen van de nieuwe parochie uit om zich te verdiepen in hun roeping en hun geloof in God die zich laat kennen in Jezus Christus. Hun geloof in God en willen leven in relatie met Hem brengt parochianen immers bij elkaar in de nieuwe parochie.  Het basisjaar van de diocesane geloofscursus leent zich hier uitstekend voor. Met de portefeuillehouder kan dan gekeken worden waar en wanneer er gestart wordt.  Bijeenkomsten voor de parochiële vrijwilligers, om kennis te maken met elkaar, te vernemen wat iedereen doet, wat hen motiveert, dus vanuit welke passie ze zich inzetten, maar ook te vertellen hoe waardevol en essentieel hun betrokkenheid is, waartoe de Kerk er is en zij zich daarvoor kunnen inzetten.  De basismodule ‘Vrijwilliger in de Kerk’, zoals het DVC deze heeft ontwikkeld als onderdeel van de pastorale cursus, sluit hierbij aan en is -doordat er een verklaring van deelname wordt afgegeven- wellicht een stimulans om ook aan ander vormingsaanbod deel te nemen.


4. Concreet:  het gedeelte van systematische geloofsvorming wordt aangepast (zie punt 1), door sterker aan te sluiten bij de ervaring van het christen- en vrijwilliger-zijn, maar ook een mogelijkheid van instroming te bieden. Het gedeelte van pastorale vorming krijgt een modulaire opzet, waarin bovendien het vormingsaanbod van het DVC in de nieuwe parochie (zie punt 2) is geïntegreerd.  de modules worden verdeeld in basismodules, beleidsmodules en inzetgerichte modules. Met de modules kunnen cursisten een persoonlijk vormingstraject samenstellen dat recht doet aan de eigen interesse en competenties, maar ook aan de pastorale situatie van de parochie.

Wat we tot slot willen Wilt u als pastoor ons introduceren bij de portefeuillehouder, opdat we -in zoverre dat nog nodig is- kennis kunnen maken met elkaar en samen tot een plan kunnen komen om het speerpunt ‘Roeping en vorming’ concreet handen en voeten te geven in uw parochie. U kunt ons op de volgende manier bereiken: Mevrouw drs. H.M. Kleinpenning (Ellen), [email protected] Diaken drs. Th.A.J. Bangert (Tim), [email protected] Pastoor R. Wilmink, [email protected] Telefoon 073 612 54 88


 Te melden dat de parochie en het pastorale team gesteund (zullen) worden door vele vrijwilligers, maar ook door enkele vrijwilligers die werken met een bisschoppelijke zending: de pastoraal assistenten en kort hun profiel opnemen.  Als u nu al enkele parochiële vrijwilligers benadert kan het DVC met hen in gesprek gaan om hen te informeren over de vereiste vorming, maar ook een persoonlijk traject voor hen uit te zetten.

In dit deel van de gereedschapskist treft u documenten aan, die bedoeld zijn als handreiking bij de vorming van de nieuwe parochie op bestuurlijk vlak. De vorming van de nieuwe parochie is een proces dat in een aantal fasen verloopt; bij de meeste hiervan zijn materialen beschikbaar, die u helpen om deze stappen zo goed mogelijk te zetten. Eerder opgedane ervaring wordt hier ten nutte gemaakt zodat u niet opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. De werkbladen kunt u beschouwen als al ingevulde schema’s, die u onder begeleiding van de diocesane begeleider op de maat kunt maken voor uw nieuwe parochie. De diocesane begeleider heeft weet van de mogelijkheden maar ook van de valkuilen die het gebruik van de instrumenten met zich mee kan brengen; als u gebruik maakt van zijn hulp weet u zeker dat de aangepaste documenten passen binnen het kader van het diocesane beleidsplan. Eenmaal vastgelegd en ondertekend bieden zij een solide basis voor de nieuwe parochie. De functie- en taakomschrijvingen bieden zo ook een instrument om na verloop van tijd werkzaamheden te kunnen evalueren. Met behulp van de op de werkbladen aangereikte instrumenten legt u de gemaakte afspraken vast. De hoofdlijnen van deze afspraken worden samengevat opgenomen in het startdocument beheer. Dit heeft een dubbel doel. Voor alle betrokkenen staat alles helder op papier, mondelinge afspraken geven naderhand vaak verwarring omdat er verschillende interpretaties van de afspraken zijn en het is goed dit samen zo helder mogelijk vast te leggen. Daarnaast geeft u daarmee ook aan dat u daar samen achter gaat staan. Als tweede doel gaan de startdocumenten naar de bisschop toe om te toetsen of de afspraken conform beleid zijn en om eventuele gaten aan te vullen. Op basis van de startdocumenten en het verzoek tot oprichting kan de bisschop het decreet uitvaardigen waarmee de nieuwe parochie wordt opgericht. In het startdocument beheer worden, zoals het woord aangeeft, de beheersmatige hoofdlijnen vastgelegd. In het startdocument beheer wordt verwezen naar werkbladen die verderop in de map zitten. Die werkbladen helpen u het genoemde thema door te werken. Het startdocument wordt daarmee ook een samenvatting van alle onderliggende werkbladen. Dan komt de vraag met wie u aan tafel gaat zitten om het bestuurlijke proces in te gaan. Voor het bestuurlijke proces zijn betrokken alle besturen van de parochies die gaan fuseren. Waarschijnlijk is het niet werkbaar om dit proces in zijn geheel met alle bestuurders te doorlopen vanwege het grote aantal bestuurders. Hierin adviseren wij om per parochie 1 of 2 bestuurders te vragen deel te nemen in een projectgroep voor het gehele proces. Op gezette tijden kunt u alle bestuurders uitnodigen om hen te betrekken bij de voortgang. Vanuit de projectgroep kunnen bij bepaalde werkbladen verschillende bestuurders en andere (vrijwillige) medewerkers van parochies betrokken worden.

INLEIDING BEHER

Inleiding beheer

INLEIDING BEHER

Het startdocument beheer kunt u stukje bij beetje invullen naarmate u het onderliggende proces als vertegenwoordigers van huidige besturen heeft doorgewerkt. De inzet is om dit in enkele maanden tot een half jaar te doorlopen. Wij raden u aan hier een bisdommedewerker bij te betrekken. Wanneer u het startdocument beheer heeft ingevuld en ook het pastoraal startdocument dan bent u klaar om het verzoek tot oprichting van de nieuwe parochie te versturen.

Startdocument beheer

B1 MODEL STARTDOCUMENT BEHEER __________________________________________ te

_____________________________

__________________________________________ te

_____________________________

__________________________________________ te

_____________________________

__________________________________________ te

_____________________________

__________________________________________ te

_____________________________

hebben overeenstemming bereikt om per

_________________________________________

te fuseren tot de nieuwe parochie

_________________________________________

te

_________________________________________ _________________________________________

onder leiding van pastoor

Ons voorstel voor de nieuwe parochiekerk is ______________________________________________________________________ (naam) te __________________________________________________________________________ met bijbehorende pastorie ______________________________________________________ _________________________________________________ (adres) en het bijbehorend parochiecentrum is ___________________________________________ _______________________________ (naam/adres). De overige kerken zijn in alfabetische volgorde: ______________________________________ te __________________________________ ______________________________________ te __________________________________

B1


B1

______________________________________ te __________________________________ ______________________________________ te __________________________________ ______________________________________ te __________________________________ ______________________________________ te __________________________________ ______________________________________ te __________________________________ ______________________________________ te __________________________________ ______________________________________ te __________________________________


De nieuwe parochie heeft de beschikking over de volgende ruimtes voor pastorale activiteiten: Gebouw (naam) ___________________________________________________________________ (adres) _____________________________________________________________ (plaats) _____________________________________________________________ Gebouw (naam) _____________________________________________________________ (adres) _____________________________________________________________ (plaats) _____________________________________________________________ Gebouw (naam) _____________________________________________________________ (adres) _____________________________________________________________ (plaats) _____________________________________________________________ Gebouw (naam) _____________________________________________________________ (adres) _____________________________________________________________ (plaats) _____________________________________________________________ Gebouw (naam) _____________________________________________________________ (adres) _____________________________________________________________ (plaats) _____________________________________________________________

B1


De kerkbesturen van de parochies hebben de inrichting en organisatie van de beoogde nieuwe parochie voorbereid en zijn daarbij het volgende overeengekomen: werkinstrument

1. Bestuur

Inventarisatielijst B8

a.Functie en taken van het nieuwe bestuur

Het besturen van een nieuwe parochie B2

_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ b. Ondersteunende structuur

Het besturen van een nieuwe parochie B2

_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

2. Administratie en automatisering

a. Parochiesecretariaat

Parochiesecretariaat B3

_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

B1


werkinstrument

b. Bereikbaarheid van de nieuwe parochie

Parochiesecretariaat B3

_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ c. Eén ledenadministratie


_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ d. Eén financiële administratie


_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ e. Eén archief _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

3. Financieel beheer


B1


werkinstrument

a. Financiële regelingen

Financiele richtlijnen B4

_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ b. Beheerders kleine kas


_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ 4. Beheer gebouwen, en andere kerkelijke goederen of landerijen

a. Commissie vastgoed

Functie- en taakomschrijving van de

_______________________________________________________

commissie vastgoedbeheer B5

_______________________________________________________ _______________________________________________________ b. Beheer van kerkhof/kerkhoven _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

B1


werkinstrument

5. Informatie en communicatie

a. Communicatieplan

Model Communicatieplan B7

_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ b. Eén parochieblad _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ c. Eén parochiële website _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

6. Ambtsdragers, beroepskrachten en vrijwilligers

a. Keuze en inrichting van werkplekken _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

B1


werkinstrument

b. Vrijwilligersbeleid _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ 7. Nieuwe parochie

a. Naam van de parochie

Naamgeving nieuwe parochie B6

____________________________________________ eerste voorkeur ___________________________________________ tweede voorkeur b. Gewenste ingangsdatum van samenvoeging _______________________________________________________ c. Administratief adres van de nieuwe parochie _______________________________________________________

De besturen hebben de navolgende schriftelijke informatie vastgesteld en bijgevoegd 8. Inventarisatie van schulden en bezittingen en verplichtingen


9. inventarisatie kerkelijke kunst


B1


(pastoors, ambstdragers en pastorale beroepskrachten van de huidige parochies) ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ alle vicevoorzitters van de huidie parochies

alle secretarissen van de huidige parochies

______________________________________

__________________________________________

______________________________________

__________________________________________

______________________________________

__________________________________________

______________________________________

__________________________________________

______________________________________

__________________________________________

d.d. _______________________________

d.d. ___________________________________

Gezien en akkoord,

__________________________________ d.d. ______________________________

(Mgr. A.L.M. Hurkmans)

B1

Bestuurlijke leiding geven De parochie wordt overeenkomstig het Algemeen Reglement (AR) bestuurd door het kerkbestuur, waar de pastoor als voorzitter deel van uitmaakt. Het bestuur is een college dat na benoeming door de bisschop namens hem de beheersmatige en vermogensrechtelijke taken in de parochie behartigt. Hoe als bestuur in de nieuwe parochie te functioneren Met een nieuwe parochie komt er een nieuw bestuur, dat de verantwoordelijkheden en taken van de ‘oude’ besturen overneemt. Doel en taak, samenstelling en werkwijze van het kerkbestuur worden beschreven in artikel 24 t/m 37 van het Algemeen Reglement. Onderstaand worden enkele aanbevelingen en kaders geformuleerd met het oog op het oprichten en functioneren van het bestuur in een ‘nieuwe parochie’. Samenstelling van het bestuur In het bestuur worden vier vaste bestuursfuncties onderscheiden, te weten: de voorzitter, de vicevoorzitter, de secretaris en de penningmeester. De pastoor is q.q. voorzitter (AR art. 26 lid 1). Op voordracht van het bestuur wordt een bestuurslid door de bisschop als vicevoorzitter benoemd (AR art. 26 lid 2); het bestuur benoemt uit zijn midden een secretaris en een penningmeester (AR art. 32). Het bestuur bestaat uit tenminste vijf personen (cfr. AR art.25). Hoe dient een bestuur samengesteld te zijn om optimaal rekening te houden met wat voor de parochieorganisatie het beste is? Omvang bepalen De vraag hoe groot een bestuur moet zijn hangt af van de rol die een bestuur wil spelen . Een bestuur dat kiest voor het besturen op hoofdlijnen hoeft niet groot te zijn; de ideale omvang van een bestuur ligt rond de zeven personen (inclusief voorzitter). Dit is groot genoeg om de taken van het bestuur te behartigen en klein genoeg om daadkrachtig en efficiënt te werken. Klein en slagvaardig heeft de voorkeur. De volgende factoren zijn hierbij van belang: a. het beleid: welke mensen zijn nodig om de gewenste ontwikkelingen mee te dragen? Is er een goede ondersteunende structuur, waar het bestuur een beroep op kan doen? b. de werklast: de vraag is niet alleen hoeveel en wat voor bestuurlijke taken er gedaan moeten worden? Maar ook: hoeveel tijd vraag dit? Het bestuur vergadert in een bepaalde frequentie, bij welke vergaderingen bestuursleden in principe aanwezig moeten zijn. Naast deze vergaderingen en de voorbereidingstijd daarvoor werken bestuursleden waar nodig en incidenteel -afhankelijk van de taak die men in het bestuur vervult- mee in commissie- en werkgroep-

B2 BESTUREN NIEUWE PAROCHIE

B2 HET BESTUREN VAN EEN ‘NIEUWE PAROCHIE’

Profiel opstellen Aan bestuursleden kunnen of moeten eisen gesteld worden. Enkele worden opgesomd in de artikelen 27 en 28 van het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie. Andere kunnen vastgelegd worden in enerzijds het profiel van het gehele bestuur, anderzijds het profiel van de afzonderlijke leden. Een combinatie van beiden, de zogenaamde profielenmix van het bestuur, geeft in feite een plaatje met gewenste kennis en vaardigheden binnen het totaal van het bestuur. Dit zal de volgende ‘categorieën’ eigenschappen omvatten, die men voor het eigen bestuur vervolgens specifiek invult: a. bestuurlijke ervaring: de leden van het bestuur hebben op enigerlei terrein bestuurlijke of leidinggevende ervaring opgedaan als manager of toezichthouder; b. kennis: de bestuursleden beschikken over deskundigheid op functionele beleidsterreinen en kunnen hun eigen deskundigheid inzetten om medebestuursleden te informeren, te laten leren; c. Op minimaal middelbaar/hooggeschoold niveau dient kennis aanwezig te zijn op het gebied van:  procesbegeleiding en het sturen van organisaties  financiën, zowel beleidsmatig als administratief  gebouwen- en vastgoedbeheer  automatisering  personeelsbeleid, zowel t.a.v. professionals als van vrijwilligers  interne en externe communicatie  het aansturen van een secretariaat en het beheren van een ledenadministratie; d. kunde en vaardigheden: de bestuursleden zijn positief en constructief betrokken bij de pastorale opdracht waarvoor de parochie staat. Zij beschikken daarnaast over de volgende vaardigheden:  kunnen communiceren over de eigen betrokkenheid met het pastoraal team  kunnen werken in teamverband, met gebruikmaking van elkaars kennis en vaardigheden en met respect voor onderscheiden verantwoordelijkheden  in staat zijn veelvuldig en op een motiverende wijze te communiceren met degenen die op parochieel dan wel lokaal niveau werkzaam zijn  het opbouwen van netwerken die voor de parochie van belang zijn  kunnen functioneren op beleidsmatig niveau en denken en handelen in termen van het algehele belang van de parochie: zij kunnen in grote lijnen en op langere termijn denken, niet alleen korte-termijn-problemen aanpakken; e. samenwerken: de bestuursleden kunnen werken in een team en bijdragen aan de samenwerking in het bestuur: zij moeten samen een goed team kunnen zijn en hieraan verantwoord


vergaderingen. De werklast voor de vicevoorzitter, de secretaris en de penningmeesterbeslaat gemiddeld twee dagdelen per week. c. de slagvaardigheid, de snelheid van beslissen en handelen die nodig is. Uitgangspunt hierbij is, dat een klein bestuur als regel sneller en efficiënter kan opereren dan een groot bestuur.

Functies vaststellen Het gaat hier om de vraag welk soort deskundigheden binnen een bestuur nodig of vereist zijn en welke eisen aan de bestuurlijke kwaliteiten van (kandidaat-)bestuurders gesteld worden. Afhankelijk van de wijze van functioneren kunnen naast de genoemde functies van (vice)voorzitter, secretaris en penningmeester ook andere functies onderscheiden worden: a. functie personele zaken; b. functie (bouw)technische zaken; c. de P.R.-, juridische of algemene functie (tweede secretaris). Het ligt het voor de hand te kiezen voor functiedifferentiatie: onderscheiden van taken en verantwoordelijkheden en bepalen tot de portefeuille van welk bestuurslid deze worden gerekend. Bestuursleden werven Bij de start van de nieuwe parochie zal het bestuur in overleg met de ‘oude besturen’ worden samengesteld. Daarbij is een goede mix wenselijk tussen ervaring, continuïteit en nieuw elan. Voor het werven van bestuursleden zijn verschillende modellen denkbaar. Meestal zal de voorkeur gegeven worden aan een gesloten procedure, omdat deze de beste garanties biedt om te komen tot een werkbaar en kwalitatief goed bestuur. Een werkwijze hierin is bijvoorbeeld: a. de pastoor en (beoogd) vicevoorzitter vormen een ‘vertrouwenscommissie’; b. leden van (oude) besturen noemen namen van mogelijk geschikte kandidaten; c. op basis van dit namenlijstje maakt de vertrouwenscommissie een selectie en gaat met behulp van de opgestelde profielen in gesprek met kandidaten; d. de vertrouwenscommissie doet een voordracht aan de ‘oude besturen’; e. na akkoordverklaring vullen de kandidaten een eigen verklaring in en dragen de ‘oude besturen’ de kandidaten ter benoeming voor aan de bisschop; f. bestuurstermijnen uit het oude bestuur worden meegeteld bij aantreden in het bestuur van de Nieuwe Parochie. Het voordeel van deze aanpak is, dat de leidinggevenden op zorgvuldige wijze hun eigen ‘team’ vormen, waarin de gewenste capaciteiten aanwezig zijn en goede samenwerking mogelijk is. Samenstelling en kwaliteit van een bestuur dienen de parochieorganisatie, maar ook het functioneren van individuele bestuursleden.


kunnen deelnemen (inzet, voorbereidingen treffen, huiswerk doen). Als zodanig kunnen zij steeds consensus bereiken, ook over onderwerpen, waarover intern de meningen uiteenlopen. Ook naar buiten toe treedt het bestuur op met één stem.  als bestuursleden zijn benoembaar katholieken, die uitmunten door een vast geloof, een rechtschapen levenswandel en een wijs oordeel (cf. can. 512 par 3); f. praktische punten: tijd (met name in avonduren) en bereidheid deze ter beschikking te stellen.

Taak voorzitter (pastoor) 1. De pastoor draagt de pastorale zorg voor een parochie en is bevoegd en gehouden deze uit te oefenen (art 19 AR). De pastoor vertegenwoordigt de parochie in alle juridische aangelegenheden (art 20 AR). Hij is daarmee eindverantwoordelijke voor alle pastoraat en beheer. Onder beheersmatige taken vallen o.a.: 2. Het (bege)leiden van overleg in de parochie: a. naar inhoud en tijd goed voorbereiden van de agenda van (bestuurs)vergaderingen (in overleg met de secretaris); b. het effectief leiden van bestuursvergaderingen; c. (toezien op) uitvoering van besluiten; 3. Mogelijkheden scheppen dat beleid geformuleerd resp. gevoerd kan worden. 4. Het vertegenwoordigen van de parochie bij gelegenheden; met name deelname aan diocesane en andere bijeenkomsten. 5. ‘Knooppunt’ zijn van contacten informatie en communicatie - hierover is een apart onderdeel in deze gereedschapskist opgenomen. taak vicevoorzitter 6. De vicevoorzitter kan op verzoek van de pastoor of diens kerkrechtelijk aangewezen plaatsvervanger, indien deze dat nodig en gewenst vindt, de voorzitter vervangen en als zodanig kan hij de parochie vertegenwoordigen voor zover dat betrekking heeft op vermogensrechtelijke handelingen de parochie betreffende (art 27 AR). Daarmee kan de pastoor alle bovengenoemde taken onder 2 t/m 5 delegeren aan de vicevoorzitter. nooppunt’ zijn van contacten taak secretaris 1. Het opstellen en (doen) uitvoeren van beleidsafspraken binnen het bestuur. 2. Het verzorgen van vergaderverslagen en eventueel doen publiceren van de belangrijkste besproken aandachtspunten. 3. In overleg met het bestuur verzorgen van correspondentie: a. afhandelen van inkomende en uitgaande post; b. verzenden van agenda en verslagen. 4. Eventueel leiding geven aan het parochiesecretariaat. 5. Het (doen) zorg dragen voor een accurate ledenadministratie. 6. Het (bewaren en) bijhouden van het parochiearchief. 7. Diverse bijkomende zaken: ▪ aandacht voor jubilea en afscheid; ▪ actie ondernemen bij te verwachten tekorten of geconstateerde gebreken; ▪ deelname aan diocesane of andere bijeenkomsten.


Globale taakomschrijvingen voor kernfuncties van het bestuur Sommige taken zijn inwisselbaar tussen verschillende functionarissen.

functie personele zaken  financieel/rechtspositioneel contact/correspondentie met werknemer(s);  correspondentie vanuit werkgeverschap met instanties (Belastingen, UWV, Arbodienst);  verzekeringen;  het aangaan en beëindigen van arbeidsovereenkomsten (zie AR art. 54)  zorg voor adequate functie- en taakomschrijvingen  gezonde en veilige arbeidsomstandigheden  vrijwilligersbeleid functie (bouw)technische zaken P.R.-, juridische of algemene functie (tweede secretaris). Het bestuur kan zich in deze taken laten bijstaan door commissies en werkgroepen. Hierbij is de aanbeveling het aantal adviserende commissies alleen te hebben waar deze echt noodzakelijke zijn om te voorkomen dat de parochie een bureaucratisch apparaat wordt. Daarentegen zijn


taak penningmeester 1. Jaarverslag en begroting ▪ opstellen van begroting resp. rekening en verantwoording van het boekjaar; ▪ controle op financiën en jaarrekening; ▪ zorg voor controle door kascommissie; ▪ regelen van periodieke betalingen. 2. Financiële administratie ▪ (doen) bijhouden van grootboekadministratie; ▪ (doen) bijhouden van salarisadministratie; ▪ (doen) bijhouden van debiteurenadministratie. 3. Bijdragen parochianen ▪ leiding geven aan werkgroep geldwerving; ▪ (doen) voorbereiden resp. uitvoeren van Actie Kerkbalans. 4. Beheer parochie ▪ contacten met werkgroepen voor wat betreft besteding van gelden; ▪ contacten met dirigenten, organisten, kosters voor wat betreft vaste of variabele vergoedingen; ▪ verzekeringen voor kerk en pastorie; ▪ contact/correspondentie vanuit eigendomssituatie met instanties. 5. Bisdom ▪ zorgt voor toepassing en uitvoering van richtlijnen van het bisdom ; ▪ houdt contact met bisdom(bureau) over financiële aangelegenheden; ▪ deelname aan diocesane en andere bijeenkomsten.


werkgroepen die een concreet werkpakket voor hun rekening nemen van grote hulp. Zo kunnen bijvoorbeeld genoemd worden:  een werkgroep Kerkbalans, die de jaarlijkse Actie Kerkbalans organiseert;  een commissie vastgoedbeheer, met als voornaamste taak voorstellen voor te bereiden tot verbetering of vernieuwing van parochiële gebouwen (zie het model functie- en taakomschrijving in de gereedschapskist);  een kerkhof werkgroep, die de zorg heeft voor het onderhoud van de begraafplaats(en) en de indeling ervan (zie de bijlage bij het model functie- en taakomschrijving commissie vastgoedbeheer in de gereedschapskist).

Hieronder enkele belangrijke punten uit het algemeen reglement voor het bestuur van de Roomkatholieke kerk in Nederland met enige aanvullingen bij elkaar gezet. In de gereedschapskist is het volledige reglement bijgevoegd. Doel van het bestuur Op voorwaardenscheppend en beheersmatig gebied onder verantwoordelijkheid van de pastoor leiding geven aan de parochie ____________________________________________________ Functioneren Het bestuur van de parochie ____________________________________________________ fungeert overeenkomstig het ‘Algemeen reglement voor het bestuur van een parochie van de Rooms-katholieke kerk in Nederland’ (AR). Als huishoudelijk reglement dienen de navolgende bepalingen ter verduidelijking van of aanvulling op dit AR, waarmee zij niet in strijd mogen zijn. Taken 1. Het voorbereiden, vaststellen en (doen) uitvoeren van het algemeen beleid inzake het beheer van het parochiaal vermogen en de doelmatige aanwending daarvan ten bate van de parochie. 2. Het adviseren over pastoraal beleid aan leden pastoraal team. 3. Het zorg dragen voor en vorm geven aan organisatorisch beleid (communicatie en coördinatie). 4. Het zorg dragen voor en vorm geven aan personeels- en vrijwilligersbeleid in relatie tot personeelszorg en arbeidsorganisatie. Ad 1. Met name behoren tot de beheerstaken: 1. Het bestuur over de roerende en onroerende zaken die behoren tot het parochiale vermogen van de parochie. 2. Het (doen) verwerven en ontvangen van geldelijke bijdragen van de parochianen en van andere bijdragen en inkomsten ten behoeve van de parochie. 3. Het vaststellen en doen van uitgaven ten behoeve van de parochie aan de hand van de goedgekeurde begroting en controle hierop. 4. Het verlenen van financiële medewerking aan taken die behoren tot het terrein van de pastorale zorg. 5. Het nakomen van verplichtingen aan bisdom en wereldkerk. 6. Het verrichten van rechtshandelingen en het aangaan van overeenkomsten ten name van de parochie na schriftelijke en voorafgaande goedkeuring van de bisschop.


MODEL FUNCTIE- EN TAAKOMSCHRIJVING VOOR HET BESTUUR VAN DE NIEUWE PAROCHIE…

Ad 3. Het organisatorisch beleid. Het bestuur draagt zorg voor een goed verloop van de communicatie tussen parochie en parochianen en eventueel andere belangstellenden en van de communicatie tussen bestuur en derden naar aanleiding van zakelijke onderwerpen en voor de daarvoor geëigende communicatiemiddelen. Het bestuur zorgt voor een zodanige organisatie van de parochie dat pastoraal team en vrijwillig(st) ers hun werk goed kunnen doen en waarbij zorg gedragen wordt voor een goede onderlinge afstemming van ideeën en activiteiten, van wensen en behoeften. Ad 4. Personeels- en vrijwilligersbeleid. In voorwaardenscheppende en beheersmatige zin draagt het bestuur zorg voor adequate en gelijke werkomstandigheden ten behoeve van al degenen die betaald of onbetaald werkzaamheden verrichten in de parochie. Hiertoe behoren onder meer:  het leiding geven aan het personeel en de vrijwilligers (met een adequate, persoonlijke begeleiding, voldoende medezeggenschap, vorming en toerusting) voor zover dit het beheer betreft;  het uitvoeren van de praktische regelingen (salaris en beloningen, onkostenvergoedingen, ongevalverzekeringen, regelingen inzake conflicten);  functie- en taakomschrijvingen; voor zover het niet-pastorale medewerkenden betreft;  gezonde en veilige arbeidsomstandigheden (inclusief het opstellen van een ‘risico-inventarisatie en -evaluatie’ met plan van aanpak);  een goede evaluatie met betrekking tot voorgaande punten. Samenstelling  Het bestuur bestaat uit de pastoor (of kerkrechtelijk aangewezen plaatsvervanger) en tenminste vier andere bestuursleden.  De pastoor is van rechtswege voorzitter van het bestuur.  Bestuursleden zijn kerklid van de parochie en worden aangezocht zodanig dat in het bestuur als geheel voldoende ervaring en deskundigheid aanwezig is op de gebieden van met name financiën, beheer en organisatie.  Het bestuur draagt uit zijn midden personen voor ter benoeming in de functies die nodig zijn om goed te kunnen functioneren, m.n. penningmeester en secretaris. Op verzoek van de pastoor wordt delegatie verleend aan de vicevoorzitter (AR art. 26).


Ad 2. Advisering pastoraal beleid. Het adviseren over pastoraal beleid houdt met name in dat het bestuur kan adviseren op alle terreinen van de pastorale zorg. Om deze taak naar behoren te kunnen uitoefenen, ontvangt het bestuur van de pastoor tijdig de benodigde stukken en informatie (AR art. 24 lid 2).

Termijn  Het bestuur van de parochie. _________________________ treedt aan per . . . . _________________________  Alle leden worden voor vier jaar benoemd en zijn eenmaal herbenoembaar.  Het bestuur hanteert een rooster van aftreden. Bij aantreden stelt het nieuwe bestuur in onderling overleg het eerste rooster van aftreden vast, conform AR art.27. Dit rooster behoeft goedkeuring van de bisschop. Slotbepaling Het bestuur doet al hetgeen in zijn vermogen ligt om de parochie optimaal te laten functioneren.


Werkwijze  Het bestuur vergadert tenminste zesmaal per jaar en verder zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee bestuursleden nodig vinden.  Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar met het pastoraal team, ter afstemming van beleid, actuele zaken e.d.  De voorzitter kan ten behoeve van het intern functioneren bepaalde taken overdragen aan de vicevoorzitter (AR art. 31).  De bijeenkomsten vinden plaats op basis van een agenda en de secretaris draagt zorg voor een verslag dat in de volgende vergadering wordt vastgesteld.  De taken worden in onderling overleg verdeeld.  Besluiten worden genomen bij consensus op basis van zorgvuldig verzamelde informatie die tijdig is verstrekt en door ieder bestuurslid is gelezen. Wanneer geen consensus wordt bereikt, kunnen in een volgende vergadering besluiten worden genomen door de meerderheid van de aanwezige leden; meer dan de helft van de bestuursleden dient voor een geldig besluit aanwezig te zijn.  Als een van de leden dit verlangt, dient er schriftelijk gestemd te worden.

Het parochiesecretariaat is het centrale adres in de parochie, waar op bepaalde tijden iedereen met allerlei vragen terecht kan. Als gastvrouw/-heer vormt zij een schakel tussen parochie en parochiegemeenschap en staat zij ten dienste van pastoor, pastoraal team, bestuur, vrijwillig(st)ers en parochianen. In haar ondersteuning werkt het secretariaat mee aan het opbouwen van een levende gemeenschap van gelovigen. Ook een nieuwe parochie vraagt een vast punt waar (communicatie)lijnen samenkomen. Het is eigenlijk niet goed voorstelbaar dat een nieuwe parochie goed kan functioneren zonder ondersteuning vanuit één centraal parochiesecretariaat. De vorming van een nieuwe parochie is bedoeld om krachten te bundelen, niet alleen ambtsdragers, pastorale beroepskrachten en bestuursleden, maar ook krachten ten behoeve van het secretariële werk. Het parochiecentrum zou een centrale plaats - een open huis - moeten zijn, met hoge bereikbaarheid en grote herkenbaarheid.  centraal in de parochie gelegen;  bereikbaar door vaste openingsuren;  herkenbaar door een vaste bezetting;  open huis met ontmoetings- en opvangfuncties. Een plaats waar ieder welkom is, waar mensen terecht kunnen met hun vraag, boodschap of nood, voor ontmoeting en om te vergaderen.

De mogelijke taken van zo'n parochiesecretariaat zijn in de volgende paragrafen verder uitgewerkt. taken: Bereikbaarheid Van

kennis/vaardigheden: dag tot en met

dag

is de pastorie van tot uur bereikbaar voor alle mogelijke vragen en/of informatie, zoals:  voeren van inkomende en uitgaande telefoongesprekken  ontvangen van mensen  postbus en doorgeefluikfunctie  informatie parochieactiviteiten  registreren van misintenties,  huwelijken, jubilea en andere bijzondere vieringen  afspraken regelen voor de pastoraal team Administratie  de inkomende post sorteren, zo nodig doorlezen en distribueren naar pastoor, pastoraal team, bestuur, werkgroepen  uitgaande post

→ sociale houding → discretie → weten wat naar wie moet → beschikken over alle info → waar te vinden, wat te doen → agenda pastor weten waarheen en hoe

→ weten wat naar wie moet

B3 PAROCHIESECRETARIAAT


kennis/vaardigheden:

 bijhouden van registers en administratieve afwikkeling van → waar te vinden, wat te doen dopen (afgifte doopbewijzen), huwelijken, uitvaarten, misintenties.  Het bijhouden van de kerkledenadministratie, rapportages ma- → omgaan met computer, ken, info verstrekken kennis van boekhouden  het bijhouden van de financiële administratie  -bijhouden voorraden → waar te vinden, wat te doen Eventueel afstemming / agendering  organisatie van uitvaarten (priester zoeken; avondwakegroep en koor waarschuwen etc.)  bijhouden van de parochiële jaaragenda (overzicht van alle activiteiten)  verzorgen van rooster voor misdienaars, lectoren, schoonmaakploegen  beheer van kerk-/vergaderruimte voor bijeenkomsten, repetities etc. Ondersteunende diensten  type, kopieer, stencilwerk  documentatie bijhouden t.b.v. werkgroepen (materialen archiveren, bestellen etc.)  het op verzoek van anderen (pastoraal team, koster, bestuur) doen van bestellingen, servicebeurten, kleine reparaties of bellen om een vakman  in voorkomende gevallen het doen van kleine boodschappen of (laten) rondbrengen van post etc.  -(laten) bewaren van sleutels van de kerk

→ weten wie waar en hoe → beschikken over alle info → beschikken over alle info → waar te vinden, wat te doen

→ bediening apparaten

→ weten waarheen en hoe

→ weten wat naar wie moet → waar te vinden, wat te doen

Voorwaarden  eenvormigheid in aanpak van zaken en duidelijke afspraken;  bijhouden van afspraken (dagboek en logboek);  duidelijke relatie en afspraken met pastoor, pastoraal team en parochiebestuur. Voordelen van een centraal parochiesecretariaat De belangrijkste argumenten om tot een centraal parochiesecretariaat te komen zijn:  ondersteuning op parochieniveau van het pastoraal team, het bestuur en wellicht een aantal werkgroepen;  ontlasting van de werkzaamheden van het pastoraal team;  verhoging van efficiëntie;  vergroting van de dienstverlening;  vergroting van de dagelijkse bereikbaarheid.


taken:

      

doop van een kind 1e communie doen (aannemen) vormsel inschrijven in de parochie uitschrijven uit de kerk melden verhuizing katholiek worden

 aanvraag doopbewijs  huwelijk  scheiden/nietig verklaring huwelijk  misintentie opgeven (jaargedachtenis)  een gift aan de parochie Daarnaast is een lijst van contactpersonen en informatieadressen onmisbaar. Denk hierbij naast alle ‘interne’ nummers van mensen uit de parochie en/of het parochieverband, ook aan de deken, bisdom, andere kerkgenootschappen, plaatselijke raad van kerken, ziekenhuis, politie en brandweer e.d. Vaak ligt er naast de draaiboekenmap ook een schrift waarin het logboek te vinden is. Degene die 'dienst' heeft gehad laat aan degene die de volgende beurt heeft, weten wat er gedaan is en wat van belang is om verder te kunnen. Door het standaardiseren van werkzaamheden is het heel goed mogelijk met meerdere personen een klus te klaren en als parochie te voorzien in een goede bereikbaarheid en continuïteit in de begeleiding.


Draaiboeken en procedures De gang van zaken in de parochie, maar ook op het secretariaat, is gebaat bij een efficiënte en vlotte afwerking van vragen. Op de meeste secretariaten zie je mappen liggen met daarin uitgewerkte draaiboeken voor veelvoorkomende werkzaamheden. Een map met procedures en draaiboeken met daarin informatie over ‘hoe te antwoorden’ en ‘wat te doen’ is een belangrijk hulpmiddel voor het werk van het secretariaat. Hiermee wordt gezorgd voor constante kwaliteit in de ‘dienstverlening’, maakt het werk goed overdraagbaar en het voorkomt vergissingen en omissies. Hieronder volgt een lijst van onderwerpen die onder meer in aanmerking komen voor opname in een proceduremap. De concrete invulling van de stappen dient ter plekke uitgewerkt te worden. Hoe te handelen bij……  uitvaart en begrafenis/crematie  ziekenzalving  gesprek met een zielzorger  biecht  wijwater/voorwerpen wijden of zegenen

 adequaat en goedgekeurd meubilair: + bureau(‘s) + bureaustoel(en) + kasten  telefoon(centrale) en toegang tot communicatienetwerken + internet + telefoon  pc(’s) met netwerkvoorziening + software (o.a. navision) + printer + eventueel andere randapparatuur (scanner)  abonnement + telefoon + e-mail en internet  kopieerapparaat eventueel andere reproapparatuur en voorzieningen voor vergaren en binden  kantoorartikelen + papier, formulieren, enveloppen + archiefbenodigdheden


Inrichting en voorzieningen Medewerk(st)ers in een parochiesecretariaat (of zij nu op vrijwillige basis hun inspanningen leveren of als professional) verdienen een voor hun taak geschikte ruimte en passende hulpmiddelen. Bij de keuze van een ruimte moet bedacht worden hoeveel mensen er tegelijk moeten kunnen werken. Het is verstandig de regels die de ARBO stelt voor de inrichting van een werkplek, als leidraad te nemen. Indien mogelijk zal een ruimte in de nabijheid van de entree de voorkeur verdienen. Dat maakt dat het secretariaat goed vindbaar is. Over het algemeen geldt dat werken gebruiksruimten in de omgeving van de ingang de veiligheid in een gebouw verhogen. Er is dan ‘toezicht’.

IN DE NIEUWE PAROCHIE

Algemene omschrijving. Het parochiesecretariaat is het centrale adres in de parochie, waar op bepaalde tijden iedereen met allerlei vragen terecht kan. Als gastvrouw/-heer vormt zij een schakel tussen parochie en parochiegemeenschap en staat zij ten dienste van pastoraal team, bestuur, vrijwillig-st-ers en parochianen. In haar ondersteuning werkt het secretariaat mee aan het opbouwen van een levende gemeenschap van gelovigen. Doel en positie. Het parochiesecretariaat heeft als doel ondersteuning te geven aan het werk van de pastoor, pastoraal team, bestuur en werkgroepen. In de organisatie van de nieuwe parochie maakt het secretariaat deel uit van de groepen die actief zijn op het vlak van voorwaardenscheppende activiteiten (gemeenschapsopbouw). Functioneren Het parochiesecretariaat ontvangt haar opdracht van en functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de nieuwe parochie. Functies en taken. Het secretariaat is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een drietal functies met bijbehorende taken.  het verschaffen van informatie en het bevorderen van interne en externe communicatie;  het coördineren van activiteiten die in de parochie worden uitgevoerd. Het gaat hier om o.a. het bijhouden van de parochieagenda, het beheer van vergaderruimten en het coördineren bij uitvaarten.  het verzorgen van allerhande administratieve werkzaamheden: post, correspondentie, ledenadministratie, enz. Over de hieraan verbonden taken zoals omschreven in de bijlage beslist de pastoor of het bestuur. Samenstelling. DE WERKGROEP SECRETARIAAT BESTAAT UIT EEN AANTAL PERSONEN DIE OP BEPAALDE TIJDEN (HIERVOOR WORDT EEN DIENSTROOSTER OPGESTELD) HET SECRETARIAAT BEMENST. EEN VAN HEN IS CONTACTPERSOON EN VERANTWOORDELIJK VOOR HET GOED FUNCTIONEREN VAN DE WERKGROEP. DE LEDEN VAN DEZE WERKGROEP ZIJN VRIJWILLIG ACTIEF EN WORDEN GEVRAAGD VOOR EEN BEPAALDE PERIODE, DIE DAARNA OPNIEUW VERLENGD KAN WORDEN. WANNEER HET NIET HAALBAAR IS OM HET PAROCHIESECRETARIAAT MET VRIJWILLIGERS TE BEMENSEN


MODEL FUNCTIEOMSCHRIJVING VAN EEN PAROCHIESECRETARIAAT

DAN KUNNEN DOOR HET BESTUUR, INDIEN FINANCIEEL VERANTWOORD, OOK BETAALDE KRACHTEN WORDEN INGEZET.

Het bestuur van de nieuwe parochie is verantwoordelijk voor de financiën van de nieuwe parochie. a. Het vermogen van de parochie ontstaat door samenvoeging van alle vermogensbestanddelen van de voormalige parochies. b. Het bestuur werkt met een begroting, die minimaal twee maanden voorafgaand aan het boekjaar is vastgesteld en uiterlijk een maand voorafgaand aan het boekjaar ter goedkeuring is voorgelegd aan de bisschop. De goedgekeurde begroting strekt tot grondslag voor het geldelijk beheer over het komende jaar. c. Het bestuur stelt voor 1 mei de jaarrekening van het afgelopen jaar vast, ter verantwoording van het financieel beheer en legt deze ter goedkeuring voor aan de bisschop. Deze goedkeuring strekt tot decharge. d. Het verlenen van opdrachten aan, het afsluiten van contracten met en het aangaan van (financiële) verplichtingen ten opzichte van derden is voorbehouden aan het bestuur (overeenkomstig AR art.51). e. Fondsen en voorzieningen kunnen uitsluitend worden ingesteld en beheerd door het bestuur. f. Machtigingen t.b.v. uitvoeringswerkzaamheden voor groot onderhoud, restauratie en overige zaken worden door het bestuur aangevraagd bij het bisdom (overeenkomstig AR art. 53 en 54). Namens het bestuur is de penningmeester de eerstverantwoordelijke voor het beheer van en het voeren van de administratie over de financiële middelen (zie AR art. 57). 1. Voor de functie van penningmeester dient gezocht te worden naar kandidaten die alle financiële taken van een grote parochie goed kan overzien en goed kan managen. De persoon in kwestie hoeft niet per se zelf de administratie te doen, evenwel hij dient de zaak zodanig te kunnen organiseren dat een en ander op een adequate wijze wordt uitgevoerd hetzij met vrijwilligers (bij voorkeur) hetzij met betaalde krachten. De taken en bevoegdheden van de penningmeester zijn aangegeven in het Algemeen Reglement, art. 57 en kunnen als volgt worden samengevat: a. het (doen) voeren van de totale administratie: de financiële- kerkleden- en eventueel begraafplaatsadministratie middels een geautomatiseerd systeem (Navision); b. het opzetten van financiële resultatenoverzichten per kwartaal in vergelijking met de begrote cijfers en de werkelijke cijfer van vorig jaar c. het opstellen van de financiële begroting van het nieuwe boekjaar; d. het opstellen van de jaarrekening (resultatenrekening en balans); e. zorg dragen voor een verantwoord beheer van de beleggingen; f. contact met het personeel van de parochie inzake arbeidsvoorwaarden; g. contact met de externe instanties als o.m. UVW en belastingdienst;

B4 FINANCIËLE RICHTLIJNEN


3. De administratieve organisatie moet van meet af aan gedegen worden opgezet. Dit houdt onder meer in dat: a. Het bestuur opent vanaf het begin één betaalrekening op naam van de nieuwe parochie, welke door de penningmeester wordt beheerd. Het bestuur regelt volgens het Algemeen Reglement de tekenbevoegdheid bij de bank met toepassing van de volgende regels: de penningmeester is  Alleen bevoegd tot het doen van betalingen tot een bedrag van € 10.000, Bevoegd samen met de (vice)voorzitter óf secretaris tot het doen van betalingen vanaf € 10.000,- maar kleiner dan € 100.000, Bevoegd samen met (vice)voorzitter én secretaris tot het doen van betalingen van € 100.000,- of hoger. b. De bestaande collecterende bankrekeningen van de ‘oude’ parochies kunnen worden gehandhaafd doch zullen door het bestuur op naam van de nieuwe parochie moeten worden gezet. Deze collecterende bankrekeningen zullen onder meer gebruikt worden voor het storten van de kerkbijdragen in het kader van de Actie Kerkbalans. De Actie Kerkbalans zal kunnen worden georganiseerd door de bestaande werkgroepen onder leiding van de fungerend penningmeester van de nieuwe parochie. Voorts zullen betreffende rekeningen ook gebruikt worden voor het overmaken van gelden ten behoeve van misintenties en andere verleende diensten. Ten slotte zullen op deze rekeningen de collectegelden gestort worden.


2. Vanaf het begin van de nieuwe parochie moet het streven erop gericht zijn om de administraties van de ‘oude’ parochies samen te smelten tot één administratie. Hiervoor zou maximaal zes maanden de tijd kunnen worden genomen om dit voor te bereiden en te effectueren (overgangsperiode). De overgang naar één administratie vindt altijd plaats, al dan niet met terugwerkende kracht, vanaf het begin van een kalenderjaar. Hierbij kan slechts gebruik gemaakt worden van één geautomatiseerd systeem te weten de financiële module van Navision. Er is in de afgelopen jaren door de bisdommen zeer veel geld in dit systeem geïnvesteerd zodat optimaal van dit systeem gebruik moet worden gemaakt. Het systeem biedt de mogelijkheid om de ledenadministratie te voeren en ook de financiële administratie. Binnenkort zal ook de module voor begraafplaatsadministratie beschikbaar komen. De verschillende administraties worden binnen hetzelfde systeem uitgevoerd en daarbij kan meerdere keren van dezelfde basisgegevens gebruik worden gemaakt. In de financiële module kan men zowel aan de inkomstenkant als aan de uitgavenkant via de kostenplaatsmethodiek (dimensies) zicht blijven houden op het financiële reilen en zeilen van de voormalige parochies. Het grote voordeel van Navision is dat het een uniform systeem is waarbij op verschillende plaatsen kan worden ingelogd. Men hoeft op lokaal niveau geen tijd meer te besteden aan beheerszaken en de financiële gegevens kunnen digitaal aan het bisdom worden aangeleverd.

4. In de administratie zullen de inkomsten van de verschillende ‘oude’ parochies onderscheiden worden geregistreerd. Dit zal met name gebeuren met betrekking tot de kerkbijdragen (de gezins- of parochiebijdragen), de bijdragen voor speciale diensten als huwelijken en uitvaarten en de stipendia en de collecten. Het is gewenst dat de stipendia voor de kerkelijke diensten van begin af aan door het bestuur worden geharmoniseerd naar de adviestarieven voor het bisdom. Het bisdom kent geen adviestarieven voor dopen en vormen. Het is bekend dat er in veel parochies wel vergoedingen in rekening worden gebracht voor de onkosten die er mee samenhangen. Ook deze zaken zullen door het bestuur moeten worden geüniformeerd? De opbrengsten zullen worden onderscheiden voor de verschillende kerken Ook de opbrengsten van kaarsen voor de verschillende kerken zullen we blijven onderscheiden Voor zover er begraafplaatsen zijn in de parochies zullen ook de inkomsten van grafrechten van de verschillende kerkenhoven van de ‘oude’ parochies onderscheiden worden evenals de voorziening grafrechten. Bij nieuwe begravingen worden de opbrengsten uit grafrechten en vergoedingen voor onderhoudskosten toegevoegd aan de bestaande voorziening grafrechten. Elk jaar valt een evenredig gedeelte vrij ten gunste van de exploitatie (opbrengst begraaf-


c. Alle overige bankrekeningen van de ‘oude’ parochies dienen door het bestuur te worden opgeheven. d. Het bestuur informeert vanaf het begin alle leveranciers dat men de facturen moet sturen naar de administratie op het adres van de nieuwe parochie (één centraal punt). Op deze plaats zullen alle facturen dienen te worden geregistreerd en ingeboekt. De autorisatie (goedkeuring voor betaling) van de facturen moet volgens de geëigende procedures worden opgezet en afgewikkeld. Dit betekent dat het mogelijk noodzakelijk is dat facturen, bijvoorbeeld betrekking hebbend op het onderhoud van een bepaalde kerk, aangeboden moeten worden ter fiattering aan een bepaalde persoon op de locatie van betreffende kerk. De facturen die door de penningmeester worden betaald dienen bij bedragen boven de € 500,- overeenkomstig AR art. 57, lid 3 steeds door minstens een ander bestuurslid voorafgaand aan de betaling te worden gefiatteerd. Dit zou bijvoorbeeld kunnen gebeuren door scanning en mailing. e. Alle betalingen dienen door de nieuwe penningmeester te worden uitgevoerd. Hij kan zich in de voorbereiding van een en ander laten bijstaan door ondersteunende krachten op het administratiekantoor. Deze zullen vanuit de crediteurenadministratie in Navision kunnen aangeven welke facturen betaald moeten worden. De betaling kan dan geschieden per internet. Bij voorkeur zal men bij de administratie gebruik maken van vrijwilligers en, zo dit niet lukt, zal men wellicht gebruik moeten maken van betaalde krachten.

5. De kosten worden gevormd door drie hoofdblokken: persoonskosten, onroerendgoedkosten en overige kosten. a. Persoonskosten Om te beginnen moet worden vastgesteld welke functies in de nieuwe parochie absoluut moeten worden ingevuld. In beginsel gaan de mensen met een vast dienstverband met een parochie van rechtswege mee over naar de nieuwe parochie. Het bestuur dient nieuwe arbeidscontracten op te maken op naam van de nieuwe parochie. Het is van belang dat de vergoedingen en salariëring van de in de nieuwe parochie werkzame personen zo veel mogelijk gelijk worden getrokken conform de bisschoppelijke richtlijnen, waarbij verworven rechten in acht genomen zullen moeten worden. N.B. Het advies is om de salarisadministratie vanaf het begin uit te besteden bij SDB. Dit is het bureau waar thans reeds voor meer dan 100 parochies van ons bisdom de salarisadministratie wordt uitgevoerd. Het lijkt niet zinnig om de persoonskosten te trachten toe te rekenen aan de verschillende kerken. b. Onroerendgoedkosten Het beheer van de gebouwen zal worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het bestuurslid dat belast is met de gebouwensituatie. Op lokaal niveau kunnen een of meerdere personen met het onderhoud van de kerk worden belast. Het is gewenst om te werken met een meerjarenonderhoudsplan. De parochie kan hierbij ondersteund worden door de bouwadviseur van het bisdom. Het is zondermeer gewenst om de onroerendgoedkosten (onderhoud, energie en zakelijke lasten etc.) wel per kerk te blijven volgen. Dit is zeer goed mogelijk via het kostenplaatsensysteem zoals dat in Navision is opgenomen. Jaarlijks zal bij het opmaken van de begroting een overzicht worden gemaakt van de mogelijke uitgaven voor projectmatig geplande onderhouds- c.q. restauratiewerkzaamheden en overige investeringsaanschaffingen ten laste van de voorziening grootonderhoud. De voorziening groot onderhoud die bij de verschillende parochies is opgebouwd wordt in de administratie zichtbaar gemaakt en blijft voor vijf jaar beschikbaar voor eerder genoemde geplande uitgaven. Deze voorzieningen zullen niet meer specifiek worden aangevuld. Vanaf de oprichting van de nieuwe parochie zal een gemeenschappelijke voorziening groot onderhoud worden opgezet. De hoogte van het bedrag dat jaarlijks wordt toege-


plaats). De werkelijke kosten worden op de daarvoor bestemde kosten soorten geboekt. Het bestuur zal bij de oprichting van de nieuwe parochie eveneens de tarieven voor grafrechten uniformeren. Voor zover het beheer en de administratie van de begraafplaats thans is gedelegeerd aan een werkgroep begraafplaats dan kan deze werkgroep in beginsel in de nieuwe situatie haar werk op dezelfde wijze voortzetten. De groep zal rapporteren aan de fungerend penningmeester van de nieuwe parochie.

6. Voor wat betreft de balans zullen van meet af aan alle bezittingen worden samengevoegd. Het gaat dan vooral aan de debetzijde om de beleggingen, de vorderingen en de geldmiddelen. De verschillende kerken en pastorieën worden eveneens samengevoegd, doch door het aangeven van dimensies worden deze onderscheiden als aparte kostenplaatsen, dit ook in verband met het registreren van de onroerend goed kosten zoals eerder aangegeven. Voor wat betreft de beleggingen lijkt het zinvol om het vermogen dat voor langere tijd beschikbaar is, collectief te beleggen in het R.K. Beleggingsfonds van het bisdom. Dit vermogen wordt professioneel belegd waarbij de nadruk ligt op behoud van het vermogen en het realiseren van optimaal rendement. Het door de ‘oude’ parochies ingebrachte eigen vermogen kan in de administratie inzichtelijk worden gemaakt. Er is reeds aangegeven dat de bestaande voorziening groot onderhoud per kerk onderscheiden blijft worden. Ook blijven de opgebouwde voorzieningen grafrechten per begraafplaats onderscheiden en verwerkt worden. De schulden op lange termijn zoals onder meer de fundaties en de schulden op korte termijn worden samengevoegd. 7. Organisatie op locatie Om een en ander goed te laten functioneren op de diverse locaties dienen per ‘oude’ parochie de volgende zaken goed te worden geregeld: a. helder moet zijn welke groep zich bezighoudt met de Actie Kerkbalans; b. helder moet zijn welke groep zich bezighoudt met het onderhoud en de administratie van de begraafplaats, uiteraard voor zover van toepassing; c. Helder moet zijn wie het aanspreekpunt is voor het onderhoud, voor de verwarming en voor het schoonmaken van de kerk. d. helder moet zijn welke groep zich bezighoudt met de volgende ‘kosters’taken:  het openen en sluiten van de kerk;


voegd aan de voorziening voor groot onderhoud bedraagt 0,5 tot 1,0 % van de verzekerde waarde, tenzij de werkelijk te verwachten kosten een andere toevoeging, in overleg met het bisdom te bepalen, noodzakelijk maken. Door deze werkwijze krijgt het bestuur meer ruimte om toekomstig beleid te maken met betrekking tot de gebouwensituatie. c. Overige kosten Deze bestaan uit de beheerskosten, de bisdombijdragen, de kosten eredienst (koren etc.) en de kostenpastoraal (parochiemededelingen, werkgroepen etc.). Het is niet gewenst om de eerste twee kostenposten toe te delen naar ‘oude’ parochies. Voor kosten eredienst en de kosten pastoraal kan een dergelijke toedeling vooralsnog zinvol zijn.

N.B. DE KERKLEDENADMINISTRATIE GESCHIEDT IN HET PAROCHIECENTRUM CENTRAAL. DAAR WORDEN OOK DE MISINTENTIES GEREGISTREERD.


 het zorgen dat de zaken gereedgemaakt worden voor de vieringen (o.m. wijn en hosties);  het aanvullen van de kaarsen en eventueel het doorgeven van nieuwe bestellingen in deze;  het verzamelen, tellen en afstorten van de collectegelden en contant ontvangen opbrengsten van diensten;  het beheren van een ‘kleine’ kas voor acute kasuitgaven.

Algemene omschrijving Het bestuur van de parochie _____________________________________________________ richt op basis van AR art. 49 in de parochie een commissie vastgoedbeheer op en legt de taken en bevoegdheden van de commissie vast. Doel van de commissie vastgoedbeheer is het zorg dragen voor het onderhoud en beheer van vastgoed zoals kerken, pastorieën en terreinen van de parochie om daarmee een zo groot mogelijke beschikbaarheid, betrouwbaarheid en veiligheid te waarborgen. De commissie vastgoedbeheer vervult een adviserende en coördinerende rol, maar heeft geen bevoegdheden om met derden bindende afspraken te maken. De commissie vastgoedbeheer zal als contactadres fungeren voor de onderhoudswerkgroepen(en), indien het bestuur besloten heeft om deze in te stellen voor uitvoerende taken (zie bijlage). De commissie vastgoedbeheer zal dan tenminste eenmaal per jaar met deze werkgroep(-en) vergaderen. De commissie vastgoedbeheer staat onder leiding van het voor onderhoud verantwoordelijke bestuurslid, die een goede communicatielijn met het bestuur garandeert. Het bestuur kan op elk gewenst moment aan de commissie vastgoedbeheer specifieke taken toewijzen dan wel nadere voorschriften geven of de commissie opheffen. Functioneren De commissie vastgoedbeheer ontvangt haar opdracht van en functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de parochie. Taken De commissie vastgoedbeheer is verantwoordelijk voor het in optimale staat brengen en houden van het parochiële vastgoed. Tot haar voornaamste taken behoren: 1. bijdrage leveren aan het uitvoeren van een (meerjaren)onderhoudsplan(nen), welke bij voorkeur door het bouwbureau van het bisdom is (zijn) opgesteld; 2. aanspreekpunt zijn voor bedrijven die onderhoudswerkzaamheden verrichten, voor zover deze niet aangestuurd worden door een adviseur van het bouwbureau; 3. voorstellen voorbereiden tot verbetering of vernieuwing van parochiële gebouwen en het adviseren aan het bestuur inzake het onderhoudsbeleid; 4. het aansturen van - voor zover door het bestuur ingestelde - onderhoudswerkgroepen/kosters die kleine interne en externe onderhoudswerkzaamheden uitvoeren. In een bijlage meer specifieke taken, een en ander voor zover niet door het bestuur anders geregeld. Samenstelling  De commissie vastgoedbeheer bestaat uit het voor het onderhoud verantwoordelijke bestuurslid en minimaal 2 leden.

B5 COMMISSIE VASTGOED

B5 MODEL FUNCTIE- EN TAAKOMSCHRIJVING VAN DE COMMISSIE VASTGOEDBEHEER

Werkwijze  De commissie vastgoedbeheer vergadert tenminste tweemaal per jaar en verder zo vaak als de voorzitter voor een goede taakuitoefening nodig oordeelt.  De commissie vastgoedbeheer houdt notulen bij van haar vergaderingen, waarvan het bestuur een afschrift ontvangt.  De taken worden in onderling overleg verdeeld.  De commissie kan ten behoeve van de behandeling van een bepaald onderwerp één of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van zijn vergadering.  Besluiten binnen de eigen competentie zijn geldig wanneer minimaal drie leden van de commissie vastgoedbeheer instemmen met een voorstel.  Geschillen worden ter beoordeling aan het bestuur voorgelegd, die vervolgens een bindende uitspraak doet.  Jaarlijks rapporteert de commissie schriftelijk aan het bestuur over het verloop van de onderhoudshandelingen op basis van het meerjaren onderhoudsplan voor het kerkbeheer.  De commissie beheert een kleine kas, waaruit de kosten voor klein onderhoud kunnen worden bestreden. Begroting  De commissie vastgoedbeheer stelt jaarlijks in de maand oktober de begroting op met betrekking tot projectmatig geplande onderhouds- c.q. restauratiewerkzaamheden en overige investeringsaanschaffingen ten laste van de voorziening groot onderhoud voor het nieuwe kalenderjaar.  Bij het opstellen van de begroting houdt de commissie rekening met een budget, dat gewenst is voor een goed functioneren van de onderhoudswerkgroep(en).  Na goedkeuring van de begrote projecten door het bestuur en de bisschop draagt de commissie zorg voor de bewaking van de voortgang en de uitvoering van de diverse projecten. Het aangaan van verplichtingen kan alleen door het bestuur gedaan worden. Termijn  De commissie vastgoedbeheer treedt bij voorkeur aan op het moment dat de parochie wordt opgericht.  De leden van de commissie worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen steeds worden herbenoemd; zij kunnen echter niet langer dan twaalf jaar aansluitend zitting hebben in de commissie. De commissie stelt een rooster van aftreden vast.


 De leden zijn kerklid van de parochie en hebben op persoonlijke titel en op grond van hun deskundigheid en/of hun kennis van het parochieel onroerend goed zitting in de commissie.  Het bestuurslid is qualitate qua voorzitter van de commissie.  De commissie kiest uit haar midden een secretaris.  Benoeming en ontslag van de commissieleden geschieden bij besluit van het bestuur.

Slotbepalingen  Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze functie -en taakomschrijving en in gevallen waarin niet in deze omschrijving is voorzien, beslist het bestuur.  Deze functie- en taakbeschrijving voor de commissie vastgoedbeheer mag niet in strijd zijn met het AR.  Het Het bestuur is bevoegd om aanvullingen danwel wijzigingen op deze functie- en taakbeschrijving te maken Nadere uitwerking taken commissie vastgoed, werkgroep onderhoud, kerkhofbeheer. Commissie vastgoedbeheer 1. Regulier onderhoud aan de gebouwen (schilderwerk enz.). 2. Op verzoek van het bestuur erop toezien dat onderhoudswerkzaamheden door derden volgens afspraak verlopen en bij ernstige verstoringen hiervan dat rapporteren aan het parochiebestuur. 3. Laten uitvoeren van keuringen en inspecties met betrekking tot brandveiligheid (bliksemafleidingsinstallatie, c.v.-installatie, brandblusapparatuur etc.). 4. Overleg met bouwbureau van het bisdom. 5. Overleg met monumentenwacht en monumentenzorg in samenspraak met het bouwbureau. 6. Bewaken en onderhouden cultureel erfgoed in de gebouwen. 7. Opstellen van begrotingen voor onderhoud van gebouwen/terreinen en eventuele verbouw. 8. Het afleggen van de financiële verantwoording aan het bestuur. Werkgroep onderhoud/koster Het bestuur kan bij elke kerk een onderhoudscommissie instellen, die uitsluitend uitvoerende taken heeft. De leden hebben technisch inzicht op hun vakgebied en zijn in staat werkzaamheden zelfstandig uit te voeren. De taken m.b.t. gebouwen kunnen onder meer omvatten: 1. Het zorg dragen voor dagelijks onderhoud zoals controle van verwarming en verlichting, goten en afvoer. 2. Het uitvoeren van interne en externe onderhoudswerkzaamheden. 3. Oplossen of laten oplossen van kleine storingen aan installaties (geluid, verwarming enz.). 4. Het signaleren van mankementen en gebreken aan de gebouwen en hierover rapporteren en adviseren aan de commissie vastgoedbeheer. 5. Inwendige deel van het gebouw schoon (laten) houden. 6. Overleg met werkgroepen over plaatsing attributen in het gebouw (kerststal enz.). 7. Bijhouden en bewaken van sleutelbeheer.


 Een commissielid kan te allen tijde haar/zijn werkzaamheden als lid beëindigen dan wel om tijdelijk ontslag verzoeken. Het lid geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.  Een commissielid kan door het bestuur tussentijds met redenen omkleed worden ontslagen, gehoord de betrokkene en (de voorzitter van) de commissie.

Kerkhofbeheer Met betrekking tot het beheer van de begraafplaats(en) stelt het bestuur een beheersverordening (kerkhofreglement) vast en kan zij een beheerder belasten met de dagelijkse leiding en de zorg voor het onderhoud van de begraafplaats(en). De beheerder van de begraafplaats stuurt tevens de onderhoudsploeg en de grafdelvers aan. Taken m.b.t. het beheer van (een) begraafplaats(en) zijn onder meer: 1. Het bijhouden van de administratie. 2. Op aangeven van het bestuur het delven of het laten delven van graven. 3. Op aangeven van het bestuur het ruimen of het laten ruimen van graven. 4. Actie ondernemen bij nalatig of onvoldoende onderhoud van grafmonumenten. 5. Regulier onderhoud overeenkomstig het kerkhofreglement aan begraafplaatsen uitvoeren of laten uitvoeren.


Taken m.b.t. onderhoud terreinen: 8. Regulier onderhoud aan terreinen uitvoeren of laten uitvoeren (groenvoorziening, bestrating, meubilair) 9. Het controleren en herstellen van diverse afrasteringen rondom de terreinen 10. Het planten en rooien van struiken planten en bomen (groot onderhoud) 11. Het onderhouden van gereedschappen en materialen

Uitgangspunten  Ten aanzien van kerkgebouwen bepaalt canon 1218 van de Codex dat iedere kerk haar titel dient te hebben, die na het voltrekken van de inwijding van de kerk niet gewijzigd kan worden. De naamgeving van de kerk dient te voldoen aan de gestelde criteria.  Ten aanzien van de parochienaam is noch in de Codex noch elders een regeling getroffen. Ons bisdom stelt dat de uitstraling van de parochienaam dient aan te sluiten bij de katholieke identiteit en dat derhalve de voor de kerkgebouwen geldende criteria ook van toepassing zijn op de parochienaam.  De (nieuwe) parochies in ons bisdom dienen zo veel mogelijk verschillende namen te krijgen. Om al te veel verdubbelingen en teleurstellingen te voorkomen is het wenselijk dat een parochie tenminste twee verschillende namen (met een toelichting van de keuzes) voordraagt.  De bisschop besluit over het toekennen van een parochienaam.  In de procedure tot samenvoeging van parochies is het belangrijk dat het aanvragen van de nieuwe naam van de parochie tijdig geschiedt. Criteria bij naamgeving De parochienaam wil uitdrukken dat wij deel zijn van de Kerk, geroepen om heilig te zijn, in navolging van Jezus Christus. De naam zal daarom verwijzen naar:  ofwel God of het Christusmysterie (bijv. de H. Drie-eenheid, Jezus Christus onder de naam van een mysterie of onder een andere in de liturgie ingevoerde naam);  ofwel naar een bijbelse figuur (bijv. momenten uit het leven van de H. Maagd Maria onder een in de liturgie ingevoerde naam);  of andere personen uit het Nieuwe Testament zoals St. Jozef, St. Jan de Doper of een of twee apostelen);  ofwel naar een engel, een heilige of zalige (er kan bijv. gedacht worden aan een heilige of zalige die reeds eeuwen in de regio, in stad of dorp aanwezig is of aan een combinatie van twee heiligen). Als parochienaam komt onder meer niet in aanmerking:  de naam van iemand die (nog) niet zalig is verklaard;  een Bijbelse plaatsnaam of een geografische naam die verwijst naar de eigen regio of landstreek. Werkwijze De voordracht van twee parochienamen kan op verschillende wijze voorbereid worden, bijv.:  door een parochiebrede consultatie (bijv. door middel van het uitschrijven van een wedstrijd). Dit kan onvermoede ideeën opleveren, maar vraagt wel een tijdige start en goede organisatie.

B6 NAAMGEVING

B6 NAAMGEVING NIEUWE PAROCHIE

B6 NAAMGEVING

Van meet af aan moet duidelijk zijn dat de winnende naam niet per se de parochienaam wordt, maar een voordracht is aan de bisschop die beslist.  ofwel door de gezamenlijke besturen in samenspraak met het pastoraal team. Om tot een breder draagvlak te komen kunnen de besturen tijdens parochiële informatieavonden aan de aanwezigen meerdere alternatieven voorleggen met een verzoek om reactie: hetzij voorkeur voor een van de namen hetzij een aanvulling. In een volgende besturenvergadering wordt besloten.

Nieuwe parochies zijn nodig om in de toekomst vitale en uitnodigende geloofsgemeenschappen te vormen rond Jezus Christus. Daarvoor is één centrum nodig dat een gezonde geestelijke en materiële basis vormt waar kinderen, gezinnen, jongeren en ouderen elkaar kunnen ontmoeten in de zondagse Eucharistie en daarbuiten. Door deze mensen bij elkaar te brengen in een nieuwe parochie kunnen ze elkaar inspireren en zien dat ze er niet alleen voorstaan. Wat u zojuist gelezen heeft, is de kernboodschap van de nieuwe parochie, zoals die geformuleerd is in het beleidsplan: Groeien in geloof, geloven in groei. Het is een boodschap die voortkomt uit de realiteit dat de katholieke Kerk in het bisdom Den Bosch de komende 10 jaar sterk verandert. Wil ze vitaal blijven, dan is krachtenbundeling nodig. Veranderen is niet iets wat mensen vanzelfsprekend doen. Communicatie is één van de factoren die mensen helpt bij veranderingen. Mensen willen geïnformeerd worden over veranderingen (ik wil weten waar ze mee bezig zijn), zodat ze hun houding kunnen bepalen (ik vind de nieuwe parochie wel of niet zinvol) en de laatste en moeilijkste stap: hun gedrag in positieve zin aanpassen aan de verandering (ik geef die nieuwe parochie het voordeel van de twijfel, op de lange termijn zie ik dat het die kant op moet gaan, ik ga maar eens naar de nieuwe parochiekerk toe, als het zover is). Een communicatieplan helpt om de verandering naar een nieuwe parochie doordacht en gestructureerd vorm te geven en ten uitvoer te brengen. Graag geven we u een aantal praktische handreikingen voor het opstellen van een communicatieplan. Welke grondhouding is belangrijk alvorens te communiceren? Welke mijlpalen zijn er in het proces? Aan wie brengt u uw kernboodschap over en welke middelen zijn daartoe geschikt? Waarom zijn één gezamenlijk parochieblad en eventueel website belangrijk. Wat gaat het u kosten en hoe organiseert u het? Grondhouding Degene die de boodschap overdraagt, bepaalt in grote mate hoe die boodschap overkomt. Gelooft u er zelf niet in, dan geloven de ontvangers van uw boodschap er ook niet in. Dat wil niet zeggen dat u geen aandacht mag hebben voor de plussen en minnen die de nieuwe parochie met zich meebrengt. Het gaat erom dat uw grondhouding als persoon, pastoraal team of bestuur positief is. Wanneer u gaat communiceren in het proces van de nieuwe parochie is het zinvol de volgende vragen en antwoorden de revue te laten passeren:  Wat het doel is van de nieuwe parochie: vitalisering door krachtenbundeling;  Wat de voordelen van de nieuwe parochie zijn: welke dingen gaan in de toekomst samen? Bijvoorbeeld de doopvoorbereiding. Wat blijft zoals het is? De uitvaart van een parochiaan vanuit de ‘eigen’ kerk. Wat is het voordeel van dit alles? Niet alles op alle plaatsen willen doen, maar samenwerken. Een parochiecentrum als hart van de nieuwe parochie waar men samen werkt en elkaar ontmoet en waar de speerpunten vorm krijgen;  Wat nadelen kunnen zijn, verlies van zelfstandigheid, op termijn minder vieringen in de ‘eigen’ kerk, maar wel een volledig liturgisch aanbod in de parochiekerk;

B7 COMMUNICATIEPLAN

B7 COMMUNICATIEPLAN DE NIEUWE PAROCHIE

Mijlpalen vaststellen Het vormen van een nieuwe parochie verloopt gefaseerd en kent een aantal mijlpalen, die van belang zijn in de communicatie. Het moment waarop het pastorale team van start gaat is belangrijk, evenals het nieuwe bestuur dat aantreedt. De vaststelling van de parochiekerk en het parochiecentrum. Andere belangrijke momenten zijn veranderingen in het liturgisch rooster, het opstarten van de vier speerpunten (jeugd en jongeren, huwelijk en gezin, roeping en vorming en Kerk en samenleving). Kortom deze momenten bepalen voor een belangrijk deel de communicatiekalender. Het is zinvol deze in een tijdschema te zetten. Op wie is uw communicatie gericht? Bij de vorming van de nieuwe parochie zijn de volgende betrokkenen van belang:  de projectgroep (het nieuwe pastoraal team: i.v.m. interne communicatie);  de huidige parochiebesturen (i.v.m. interne communicatie);  potentiële nieuwe parochiebestuurders;  personen waarmee een arbeidscontract bestaat: koster, organist, administratieve en secretariële medewerkers, etc.  de parochianen (denk aan jongeren, gezinnen, ouderen); - vrijwilligers (o.a. koren, werkgroepen, pastoraatgroep, etc.); - kerkbezoekers; - zij die bijdragen aan Kerkbalans; - parochianen die in de parochie wonen;  deken;  Bisdom;  media (i.v.m. algemeen publiek);  gemeente;  (inter)kerkelijke instellingen (oecumenisch of andere religies);  Door u zelf aan te geven betrokkenen:………..

B7 COMMUNICATIEPLAN

 Waarom het proces noodzakelijk is, als we de komende 10 jaar doorgaan op de huidige manier, bouwen we geen vitale geloofsgemeenschap op, ook al gaat het nu nog redelijk goed;  Hoe lang het proces tot de vorming van een nieuwe parochie gaat duren; 3 jaar, gefaseerd met pieken en dalen;  Hoe de parochianen op de hoogte zullen worden gehouden; dat bepaalt u aan de hand van een communicatieplan.  U kunt zelf uiteraard meer vragen en antwoorden bedenken toegesneden op uw situatie. Na de start van het proces is het van belang om regelmatig over de voortgang ervan te berichten en een realistische boodschap met een positieve toon uit te stralen. Dus wat goed gaat benoemen, de resultaten die zijn geboekt vermelden, uitleggen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, hoe ze uitgevoerd gaan worden, maar ook de moeilijke punten niet uit de weg gaan. Van belang is dat u te allen tijde het uiteindelijke perspectief voor ogen houdt, denkend vanuit de kernboodschap.

Kernboodschap De communicatie tijdens het proces naar de nieuwe parochie heeft als doel mensen te informeren, te betrekken, te bewegen en te verbinden. De kernboodschap van de communicatie is aan het begin weergegeven. Het is van belang die steeds voor ogen te hebben. Maar iedere situatie is uniek en vraagt om nadere uitleg, afhankelijk van uw situatie en de fase in het proces. Enkele voorbeelden: Noodzaak uitleggen ”Het gaat nu toch goed in onze parochie, we hebben een fijne pastoor en het kerkbezoek is redelijk, het koor is niet overbezet, maar zingt prima. Waarom moeten we naar een nieuwe parochie toe?” De nieuwe parochie wordt gevormd met het oog op de toekomst. Over 10 jaar is het aantal pastorale beroepskrachten gehalveerd en ook de Kaski-cijfers wijzen niet op een toename van het aantal gelovigen en vrijwilligers, zoals bijvoorbeeld koorleden. Dat is de realiteit. Het gevaar is dat de laatste het licht uit doet. Wanneer de noodzaak voor de nieuwe parochie onvoldoende duidelijk is, besteed hier dan expliciet aandacht aan. Maak met de projectgroep bijvoorbeeld een sterkte–zwakte-analyse van de verschillende parochies. Sterk kan zijn het aantal vrijwilligers, zwak punt kan het matige bezoek aan de diverse vieringen zijn. Een dergelijke analyse geeft inzicht in de specifieke noodzaak: “We hebben weliswaar voldoende vrijwilligers, maar het bezoek aan de vieringen is matig.” Wat er vervolgens weer voor zorgt dat u de noodzaak overtuigend kunt uitdragen: “Wanneer we samenwerken zitten er door de bank genomen meer mensen in de kerk, is de kwaliteit van de liturgie beter, omdat de koren samenwerken, etc.” Voor- en nadelen duidelijk maken De angst voor verlies bij parochianen bij het vormen van een nieuwe parochie is reëel. Ze weten tenslotte wat ze hebben en niet wat ze krijgen. Benoem de voordelen, maar wees eerlijk en benoem ook de nadelen. Wees concreet over wat er gaat veranderen en geef ook aan wat niet verandert. Zorg dat mogelijke tegenstrijdigheden, onduidelijkheden of angsten weggenomen worden, door ze bijvoorbeeld te vertalen naar concrete situaties. Bijvoorbeeld: “De eucharistieviering op zondag blijft in onze kerk voorlopig gewoon doorgaan.” Maar ook: “De doopvoorbereiding is niet meer bij ons maar in het parochiecentrum van de parochiekerk, waar alle doopouders samenkomen.” Dit laatste voorbeeld zal aanvankelijk wellicht als nadeel worden gezien, maar uiteindelijk als voordeel, omdat ouders elkaar ontmoeten.

B7 COMMUNICATIEPLAN

Het is zinvol om alle verschillende betrokkenen in kaart te brengen, zodat u een compleet beeld krijgt met wie u wilt communiceren en hoe u dat wilt doen. Niet iedere doelgroep is in gelijke mate betrokken bij het proces van de nieuwe parochie. Parochianen, zeker de regelmatige kerkbezoekers, zijn intensiever betrokken bij het proces dan bijvoorbeeld de gemeente. Naarmate mensen meer betrokken c.q. belanghebbend zijn, is er meer interactieve communicatie nodig. Ga er wel vanuit dat iedereen op z’n minst geïnformeerd wil zijn (mondeling of schriftelijk).

B7 COMMUNICATIEPLAN

Middelen Communicatiemiddelen kunnen op verschillende manieren ingezet worden. Van belang is dat het middel bij de doelgroep en de situatie past. Iemand die heel veel weerstand heeft tegen de nieuwe parochie kan vaak beter persoonlijk benaderd worden dan via een (nieuws)brief. Werkgroepen die een vergelijkbare taak hebben zijn via een groepsbijeenkomst te benaderen. Wie bijdraagt aan Kerkbalans kan via het parochieblad c.q. een mailing bereikt worden. Zoek het niet te snel in grootschalige massamediale middelen, maar denk vooral aan het beoogde effect. Feitelijke informatie (liturgisch rooster, taakverdeling pastoraal team, e.d.) kan het best op papier, e-mail of internet. Het is van belang dat er regelmaat zit in het informatieproces rond de nieuwe parochie. Maandelijks iets publiceren in het parochieblad kan veel speculatie wegnemen. Wacht niet te lang met informatie naar buiten brengen, omdat mensen dan hun eigen verhaal gaan samenstellen en erin gaan geloven. Voor een nieuwe parochie is het hebben van één parochieblad en één huisstijl (zie ook ‘naamgeving nieuwe parochie’) een belangrijk instrument om de eenheid naar buiten zichtbaar te maken. Ook draagt het bij aan het bundelen van informatie die voorheen in aparte parochiebladen verscheen. Het advies is om zo snel mogelijk één redactie van het nieuwe parochieblad te vormen, met een hoofdredacteur en redacteuren uit de diverse parochies (het liefst van iedere voormalige parochie één lid, in verband met een evenredige vertegenwoordiging). Voor (werk)groepen die specifieke informatie moeten krijgen, is een e-mailnieuwsbrief handig. Die hoeft niet lang te zijn, maar wel speciaal gericht op die groep. Een gezamenlijke internetsite is zeker na te streven, maar zeker in het begin niet absoluut noodzakelijk. Het is beter om eerst één goed parochieblad te maken, waarna deze informatie op internet kan worden gezet. Internetsites worden alleen dan regelmatig bezocht wanneer er nieuws te vinden is. Een bericht dat een dag oud is vinden mensen al snel achterhaald. Beter een keer per week, twee weken of per maand een goed parochieblad, dan een site die niet actueel is. De afdeling communicatie van het bisdom organiseert voor nieuwe parochies een informatieavond voor (hoofd)redacteuren van nieuwe parochiebladen: Een nieuw parochieblad, hoe doe je dat? In deze bijeenkomst komt ook de huisstijl aan bod. Communicatiemiddelen die u in kunt zetten  eén parochieblad (noodzakelijk);  een periodieke (digitale) nieuwsbrief (eens per twee weken, maand of twee maanden);  (achtergrond)artikelen in de huidige parochiebladen c.q. in een (vaste rubriek) in een huis-aanhuisblad;  gezamenlijke website (advies: pas in later stadium);  informatiebijeenkomsten, startbijeenkomst, slotbijeenkomst;  bijzondere gezamenlijke viering zoals bij het afsluiten of openen van het werkjaar, een gezamenlijke kerstviering of gezamenlijke vieringen rondom andere liturgische hoogtepunten;  samen dingen doen;  workshop: voor bloemenwerkgroep, kinderwoorddienst groep, etc.;  kennismakingsbijeenkomst met het nieuwe bestuur en/of pastoraal team;  gezamenlijk uitje voor bijvoorbeeld alle misdienaars uit de nieuwe parochie;

persoonlijk gesprek; ([ersoonlijke) brief, e-mail, (kerst)kaart; presentatie van de nieuwe naam (inclusief huisstijl) voor bijv. vrijwilligers; ingestuurd artikel/interview voor regionaal huis-aan-huisblad; persberichten voor media (alleen bij belangrijk nieuws, mijlpaal in het proces); interview bij de lokale omroep.

Enkele tips bij het gebruik van (digitale) communicatiemiddelen:  Wanneer u e-mail gebruikt en geadresseerden kennen elkaar niet persoonlijk, gebruik dan in verband met de privacy de BCC-regel (Blind Carbon Copy): de geadresseerden kunnen zo elkaars adressen niet zien en ook niet naar de hele groep geadresseerden een antwoord sturen. Het voorkomt ook een ongewenst alternatief e-mail-circuit waarbij uw bestand wordt gebruikt (vgl. de ongewilde kettingbrieven die via de e-mail binnenkomen).  Houd er rekening mee dat niet iedereen is aangesloten op internet. Een digitale nieuwsbrief zal dus ook altijd op papier moeten verschijnen. Het beste is deze te integreren in het (nieuwe) parochieblad, dat regelmatig verschijnt. Veel nieuwsbrieven hebben de neiging optimistisch te beginnen, maar ook snel weer op te drogen.  Niet alle communicatie kan schriftelijk verlopen. Regelmatig is mondelinge communicatie, persoonlijk contact en dialoog in een veranderingsproces nodig.  Navision gebruiken voor specifieke selecties en rapportages.  Zoek niet te snel heil in audiovisuele middelen. Mensen verwachten TV- c.q. radiokwaliteit en krijgen veelal een eigengemaakt product te zien. Alleen wanneer er iemand is die dit goed kan, is het aan te bevelen.  Bij het opzetten van een internetsite komt niet alleen veel (computer)techniek kijken, waarvoor u iemand moet hebben die dit kan. Ook is de redactie een serieuze aangelegenheid, omdat het medium vraagt om regelmatig nieuws. Budget en organisatie Communicatie via massamedia kost geld. Neem in uw begroting in ieder geval een nieuw gezamenlijk parochieblad op, inclusief een huisstijl voor de nieuwe parochie. Eén parochieblad maken zou normaal gesproken goedkoper moeten zijn dan alle aparte bestaande bladen, vanwege het schaalgrootte-voordeel bij het drukken/kopiëren. Maak in ieder geval een professioneel ogend blad. Veel drukkerijen hebben tegenwoordig ook een ‘vormgever’ in dienst. Het plan voor de nieuwe naam van de parochie moet voldoende aspecten bevatten om een ‘briefing’ te doen aan de vormgever voor een huisstijl en afgeleid daarvan een nieuw blad. Wanneer er in uw omgeving is die het zelf goed kan, is dit ook een optie. Gebruik de huisstijl ook voor e-mail nieuwsbrieven en internetsite. Het schept eenheid en herkenbaarheid. Leg de verantwoordelijkheid voor de communicatie bij één persoon. Het meest voor de hand liggend is de pastoorteamleider. Hij kan zich door een kleine werkgroep laten ondersteunen. Een goede communicatieverantwoordelijke heeft de volgende eigenschappen/taken:  is consistent in het uitdragen van de kernboodschap;

B7 COMMUNICATIEPLAN

     

Het communicatieplan Bovenstaande paragrafen geven u handvatten om een communicatieplan te maken. In deze paragraaf nemen we de stappen door om tot een plan te komen. Stap 1 Stel vast wat uw grondhouding is ten aanzien van communicatie over de nieuwe parochie. Doe dat individueel maar ook met de projectgroepleden die zich met het thema gaan bezighouden. Bereik hierover consensus, om te voorkomen dat fundamentele verschillen in visie het verdere proces frustreren. Bespreek daarbij de vragen en antwoorden die onder het kopje grondhouding zijn geformuleerd. Stap 2 Stel de mijlpalen vast. Wellicht heeft u al een projectplan waar ze in staan. Zo niet dan kunt u enkele voorbeelden vinden onder ‘mijlpalen vaststellen’. Zet ze in een tijdsbalk. september oktober Start Team

november

december Nieuwe bestuur

januari Formele oprichting

februari maart

april etc. Mutaties vieringen

Stap 3 Bepaal met wie u wilt gaan communiceren en geef daarin prioriteiten aan. Niet iedereen is in iedere fase even belangrijk. Vergeet echter niemand. Zie het lijstje in paragraaf 3 en vul dit zo nodig aan. Stap 4 Ga uit van de kernboodschap en bepaal wat er verder nodig is, gezien uw situatie, om tot een goede communicatieboodschap te komen. Zie paragraaf 4 (noodzaak uitleggen en/of voor- en nadelen duidelijk maken). Het is belangrijk dat u dit goed verwoord, toegesneden op uw eigen situatie. De kernboodschap samengevat in enkele zin is: Om onze parochies vitaal te houden in de toekomst is krachtenbundeling nodig rond het centrum van de parochie. Hieronder een verder uitgewerkt voorbeeld dat als brief of bericht gebruikt kan worden:

B7 COMMUNICATIEPLAN

 geeft grenzen aan en benadrukt de gezamenlijkheid indien nodig;  draagt zorg voor consistentie en eenduidigheid van alle communicatie-uitingen en coördineert ze.  is eindredacteur van alle uitingen (teksten, foto’s e.d.);  draagt zorg voor gelijktijdigheid, volledigheid en correctheid van informatie;  houdt de communicatiestromen in de gaten en stuurt deze zo nodig bij;  is woordvoerder naar de media en overige externe instellingen/personen.

Stap 5 Kies zorgvuldig de communicatiemiddelen per doelgroep. Breng niet direct te veel nieuwe instrumenten in de lucht, maar ga uit van de bestaande middelen. Het is wel essentieel dat er één nieuw parochieblad komt in een nieuwe huisstijl. Maak een doelgroepenmiddelen matrix, zoals hieronder. Maak gebruik van de gegevens uit uw geautomatiseerde ledenadministratie. U kunt uiteraard ook meerdere methodes gebruiken, bijvoorbeeld eerst persoonlijk dan schriftelijk om zaken te bevestigen.

B7 COMMUNICATIEPLAN

De parochies (namen noemen) gaan per 1 januari 2010 een nieuwe parochie vormen. De naam van de nieuwe parochie is . Een en ander ligt in de lijn van het beleid van het bisdom Den Bosch dat in 2020 in totaal 57 nieuwe parochies gevormd wil hebben in het bisdom. De komende 10 jaar zal de katholieke Kerk in het bisdom sterk veranderen. Wil ze vitaal blijven dan is krachtenbundeling nodig. Onze nieuwe parochie is nodig om in de toekomst een vitale en uitnodigende geloofsgemeenschap te vormen rond Jezus Christus. Daarvoor is het nodig één centrum te vormen waar gezinnen, jongeren en ouderen elkaar kunnen ontmoeten in de zondagse Eucharistie en daarbuiten. Door deze mensen bij elkaar te brengen in een nieuwe parochie kunnen ze elkaar inspireren en zien dat ze er niet alleen voorstaan. Om te komen tot een parochie zullen de volgende zaken (op termijn) gaan veranderen (benoemen). Er blijven voorlopig ook dingen zoals ze nu zijn (bijv. Eucharistieviering op zondag in parochie …..) Om tot één nieuwe parochie te komen gebeurt in onze parochies in de tijd gezien het volgende: hierna de informatie uit de mijlpalen opnemen, zodat helder wordt wat er staat te gebeuren. Het vormen van de nieuwe parochie staat onder leiding van pastoorteamleider (naam pastoor) die met zijn team (namen noemen) aan de slag gaat. Graag willen we u op de hoogte houden van alle ontwikkelingen. We zullen dat vooral via het parochieblad doen. Per ontvangt u een nieuw parochieblad dat voor alle betrokken parochies geldt. Hierin leest u de belangrijkste ontwikkelingen. Heeft u vragen over de nieuwe parochie dan kunt u contact opnemen met (naam) per telefoon/e-mail/bezoek, e.d.

Stap 6 Stel een budget vast. Voor het nieuwe parochieblad zijn twee of meer vergelijkende offertes handig. Bepaal ook wie eindverantwoordelijk is voor de communicatie. Zie het taakoverzicht in paragraaf 6. Stap 7. Zet alles kort en bondig op papier en stel het plan vast. Neem ook periodiek de tijd om het communicatieproces te evalueren en bij te sturen wanneer de omstandigheden daarom vragen. Nog enkele tips Herhaling Vaak zijn degenen die direct betrokken zijn bij de verandering (de projectgroep en de parochiebesturen) veel verder dan de parochianen. Wees u bewust van deze achterstand en stem uw communicatie hierop af. Wees niet bang voor herhaling en denk niet dat één publicatie door iedereen gelezen en begrepen wordt. Passend Een veranderingproces is ook een afscheidsproces met de volgende fasen: 1) ontkenning van de noodzaak, 2) realisatie van de verandering en het ontstaan van weerstand, 3) aanvaarding van het onontkoombare en 4) meegaan in de verandering. Het gaat dus stapsgewijs en in golfbewegingen met pieken en dalen.

B7 COMMUNICATIEPLAN

Middelen → Persoonlijk Groepsgewijs Schriftelijk Nieuwe parochieblad E-mail Etc. doelgroepen ↓ huidige besturen X X X nieuw bestuur X X X arbeidscontractant X X X vrijwilligers X X X kerkbezoekers X X kerkbalans X X parochianen X X deken X X X Bisdom X X media (publiek) X gemeente X X (inter)kerkelijk X X overige………… X

Tweerichtingsverkeer Communicatie is tweerichtingsverkeer. Zorg dat betrokkenen de mogelijkheid hebben om te reageren en reageer daar vervolgens weer op. Neem serieus wat de verschillende parochies wensen en aangeven. Besteed er aandacht aan in de projectgroep.

B7 COMMUNICATIEPLAN

Tijdig en gelijktijdig Als een kerk uiteindelijk minder vieringen zal krijgen, heeft dit directe gevolgen voor de kerkbezoekers. Zorg ervoor dat de betrokkenen tijdig te horen krijgen wat er gaat gebeuren (dit voorkomt onvrede en speculaties). Een belangrijke reden voor het centraal laten verlopen van de communicatie is gelijktijdigheid van informatie. Het is van groot belang dat elke parochie op hetzelfde moment, dezelfde informatie ontvangt. Ongelijktijdigheid brengt onrust en wantrouwen. Houdt er rekening mee dat interne communicatie vóór externe communicatie gaat. Vooral als mensen iets uit de krant moeten lezen, zonder dat ze vooraf geïnformeerd zijn, leidt tot veel frustratie. Houdt hier ook rekening mee met persoonlijke gesprekken. Nieuws gaat vaak eerder via de mondelinge ‘tamtam’ dan op papier. Wanneer u iemand iets belangrijks toevertrouwt, lekt het helaas toch vaak uit.

B7 COMMUNICATIEPLAN

BIJLAGE DE MEDIA U kunt gebruik maken van de pers, juist om die personen te bereiken die niet in het adressenbestand van de betrokken parochies zitten. Ook volgt de pers meestal actief het proces, bijvoorbeeld via een locale correspondent. Lokale huis-aan-huisbladen bereiken alle inwoners van de gemeente. Buiten de uren die het kost om de tekst te maken en uit te sturen zijn er geen extra financiële middelen voor vereist, het is zogenoemde ‘free publicity’. Enkele tips voor het maken van een persbericht zijn:  zorg dat het nieuws meldt;  zorg dat het foutloos is geschreven;  zorg dat het neutraal is van toon (gebruik geen ‘wij’ of ‘ons’);  zorg dat het korte en eenvoudige zinnen bevat;  zorg dat het in de tegenwoordige tijd staat. Nieuws gebeurt nu!;  zorg dat het kort is en geen overbodige informatie bevat;  leg onbekende begrippen kort uit;  zorg dat het is opgebouwd van belangrijke informatie naar onbelangrijk. De reden hiervoor is dat een te lang bericht van onderaf kan worden ingekort.  schrijf er een pakkende kop bij; Alle persberichten gaan uit via één persoon, die de tekst mag verbeteren. Dit garandeert kwaliteit en geeft één gezicht naar de pers. Onder het persbericht kunt u een contactpersoon vermelden voor dit specifieke bericht. Zet onderaan het persbericht een streep, met ‘Noot van de redactie’ en daaronder een telefoonnummer en de naam van de communicatieverantwoordelijke, die nadere informatie kan geven. Die persoon moet vanzelfsprekend wel bereikbaar zijn. Verzend persberichten via e-mail, dan hoeft de krant de tekst niet over te typen. Dat geldt ook voor digitale foto’s. Probeer in het persbericht de aandacht van de journalist te trekken. Journalisten leggen onbewust of bewust een aantal criteria aan voor nieuws, deze zijn: het afwijkende, conflicten, emoties, uitlatingen van autoriteiten, gebeurtenissen die veel mensen raken. Maak hiervan gebruik, maar wees ook alert opdat ze niet met uw woorden aan de haal kunnen gaan. Bedenk daarom bij het contact met de pers het volgende:  journalisten hebben niet altijd dezelfde belangen als u;  corrigeer foutieve beeldvorming en onjuiste informatie;  alleen wat je NIET zegt is ‘off the record’. Iemand die té graag praat moet geen woordvoerder zijn. Wanneer een journalist het parochiesecretariaat belt, geef dan altijd als eerste reactie dat de journalist wordt teruggebeld door degene die verantwoordelijk is voor communicatie (ook als diegene toevallig in huis is). Bepaal voorafgaand aan het gesprek of het een zaak betreft die de parochie aangaat, of dat er grotere belangen mee gemoeid zijn (bijvoorbeeld het bisdom). Als de zaken bovenparochieel zijn, raadpleeg dan de woordvoerder van het bisdom. Bij zaken die de nieuwe parochie aangaan, laat dan de communicatieverantwoordelijke het woord doen. Tot slot, de pers wordt altijd geïnformeerd nadat alle direct betrokkenen zijn geïnformeerd. Zij hebben namelijk recht op de eerste informatie.

A. Organisatie. 1. geef een overzicht van de bestuursleden plus taken; 2. welke personen zijn in dienst van de parochie? Inclusief priesters en pastorale werkers. opgave conform bijlage A. (Inventarisatie Menscapaciteit); 3. zijn er vrijwilligers (niet gehonoreerd) die cruciale functies ten behoeve van de parochie vervullen? Bijv. in het kader van: schoonhouden kerk, onderhoud kerk, onderhoud begraafplaats. Zo ja, namen en taken vermelden; 4. zijn er vergoedingsregelingen voor personen die niet op de loonlijst staan? M.a.w. kent men vergoedingen voor vrijwilligers en zo ja, hoe is e.e.a. geregeld m.b.t. de financiële afwikkeling?; 5. hoe zien de financiële regelingen met m.n. de koren of werkgroepen als MOV eruit? Wat zijn de afspraken?; 6. geef een overzicht van de ondersteuning door vrijwilligers uit de parochie m.b.t.:  (werkgroep) kerkbalans;  (werkgroep) kerkledenadministratie;  ( werkgroep) begraafplaatsadministratie; 7. zijn er aan de parochie gelieerde fondsen en/of stichtingen? Zo ja welke? Zijn er afspraken met deze stichting(en) en liggen die vast? Een afschrift van de statuten bijvoegen. B. Financiële administratie en administratieve procedures. 1. met welk softwarepakket wordt de administratie thans gevoerd? In eigen beheer of uitbesteed?; 2. is het grootboek digitaal beschikbaar te stellen? Zo neen, dan een uitdraai bijvoegen; 3. wordt de boekhouding gevoerd op kasbasis of op verplichtingenbasis?; 4. welke bankrekeningen zijn er en waar worden ze voor gebruikt? Hierbij ook vermelden bankrekeningen op naam van aanverwante groepen als koren etc. Wie zijn tekeningbevoegd bij de banken en voor welke bedragen? Opgave conform bijlage B (Inventarisatie Bankrekening en Kassen); 5. welke kassen zijn er? waarvoor dienen ze en wie beheert de kas? Opgave conform bijlage B; 6. wie verzorgt kasstortingen en eventuele kasopnamen?; 7. hoe is de procedure rond collectegelden en kaarsengelden? Met welke frequentie worden de bedragen gestort?; 8. hoe en door wie worden bestellingen goedgekeurd en geplaatst?; 9. hoe is de controle van de facturen geregeld?; 10. hoe en door wie vinden de betalingen plaats?;

B8 INVENTARISATIE BIJ SAMENVOEGING

B8 INVENTARISATIE BIJ SAMENVOEGING. (Bij voorkeur aan de start van het proces)

C. Bezittingen, reserveringen en andere verplichtingen. 1. een overzicht van de eigendommen van de parochie:  kerkgebouwen en pastorieën.  huizen  landerijen  begraafplaats Opgave conform bijlage C (Inventarisatie Gebouwen en overig onroerend goed); 2. hoe zijn de beleggingen geregeld? Doet men het zelf of zijn er beheerafspraken met banken? Geef een specificatie van de beleggingen conform bijlage D (Inventarisatie Financiële beleggingen); 3. zijn er in het vermogen legaten opgenomen met een specifiek doel? Zo ja, nader specificeren; 4. als de parochie een begraafplaats heeft, is er dan een voorziening grafrechten? Zo ja, is de omvang hiervan voldoende om de verplichtingen te dekken?; 5. is er binnen de parochie een reservering voor vakantie- en snipperdagen van het personeel? Zo ja, hoe groot is deze voorziening?; 6. Zijn er door de parochie nog andere specifieke reserveringen gemaakt? Zo ja, welke en wat is de omvang van deze reserveringen?; 7. welke lopende contracten en lang lopende verplichtingen zijn er, looptijden, opzegtermijnen. Opgave conform bijlage E (Inventarisatie Langlopende verplichtingen); 8. welke verzekeringen (polissen) lopen er? en wat is de looptijd? Wat zijn de premies en de opzegtermijn?; 9. lopen er kwesties met bijv. de belastingdienst inzake onlangs uitgevoerde controles? Zo ja, kunt u aangeven waarover het gaat?; 10. zijn er lopende geschillen met mogelijk financiële consequenties en zo ja, welke? (bijv. met personeel). D. Overige administratieve zaken. 1. hoe is de kerkledenadministratie georganiseerd? Maakt U al gebruik van Navision? Welke kenmerken worden geregistreerd? Is de administratie up-to-date?;


11. hoe is de organisatie rond de actie kerkbalans geregeld? Wie bewaakt dat toezeggingen worden betaald? Is er een koppeling tussen de kerkledenadministratie en de financiële administratie?; 12. wie verstuurt de facturen o.m. met betrekking tot bijzondere vieringen zoals huwelijken en uitvaarten en wie volgt dit op?; 13. is de administratie van de begraafplaats geautomatiseerd of handmatig? Indien geautomatiseerd met welk pakket? Welke gegevens worden vastgelegd? Is deze administratie upto-date?; 14. Kent de parochie een eigen PCI? Zo ja, een afschrift van de laatste jaarrekening bijvoegen.

E. Archivering administratieve bescheiden 1. hoe worden administratieve bescheiden bewaard?  Dagafschriften;  facturen / rekeningen;  declaraties;  poststukken;  contracten; 2. welke (historische) archieven kent men, waar en hoe zijn die geordend (bijv. kerkbestuur, basisschool, herenkoor, Mariacongregatie)?  eigen systeem;  archief basiscode;  alfabetisch;  anders;  voorschrift bisdom; F. Tarieven van verleende diensten en eventueel van de begraafplaats 1. geef een overzicht van de thans in de betreffende parochie geldende tarieven. G. Bijzondere aandachtspunten. 1. zijn er naast de Actie Kerkbalans andere belangrijke geldwervingsacties?; 2. gelieve aan te geven wat Uw belangrijkste leveranciers zijn? Zijn er specifieke leveringsen of betalingsafspraken met leveranciers? Zo ja gaarne nader aangeven; 3. is er een inventarisatie van alle roerende zaken zoals huisraad, kantoorinventaris etc.? Zo neen, dan gelieve men deze te maken conform bijlage E; 4. is er een inventarisatie van de kerkelijke bezittingen als kunstschatten en dergelijke? Zo neen, dan gelieve men deze te maken conform bijlage F. Toelichting: Van alle parochies in het bisdom zijn vanaf de jaren ’70 inventarislijsten van het kerkelijk kunstbezit gemaakt. Door de tijd heen hebben er mutaties plaatsgevonden die veelal niet zijn bijgehouden. Er zijn objecten verdwenen of juist bijgekomen. De samenvoeging van parochies vormt een goed moment om opnieuw te inventariseren. Als uitgangspunt kan de ‘oude’ inventaris dienen die bovendien goede en uitgewerkte voorbeelden bevat van in de bijlage genoemde richtlijnen bij het inventariseren. Neemt u, voordat u met de inventarisatie begint, eerst contact op met de Diocesane Commissie voor Kerkelijk Kunstbezit. Deze geeft graag adviezen, toelichting bij de richtlijnen en kan u ook helpen aan kopieën van de ‘oude’ inventarissen.


2. hoe is de salarisadministratie geregeld? Doet u deze zelf (zo ja, in welk pakket?) of wordt ze uitbesteed? Bij wie is deze uitbesteed?; 3. wie verzorgt de doop-, trouw- en begraafregisters? Zijn deze up-to-date?; 4. beschikt de parochie over een eigen bibliotheek?;

Inventarisatie Menscapaciteit

Parochie ____________________ Peildatum ____________________

Dit blad heeft betrekking op personen aan wie betalingen worden verricht, zoals personeel in loondienst en emeriti Vermelde bedragen zijn op jaarbasis Naam Functie Arbeidsovereenkomst aanwezig ja/nee

Datum arbeidsovereenkomst Duur arbeidsovereenkomst Personeelsdossier aanwezigja/nee Hierin kopie identiteitsbewijsja/nee

Fte Loonkosten in het jaar 2008 Deelname aan spaarloonreg.ja/nee Deelname aan levensloopreg.ja/nee

Naam pensioenfonds Naam ziektekostenverzekering Ziekengeldverzekering afgesloten bij Nationale Nederlandenja/nee Bijzondere secundaire arbeidsvoorwaardenja/nee

Bedrag vervoerskostenvergoeding Declaratiebedrag van emeritus Uitbetalingen aan personen hierboven niet vermeld

B8 BIJLAGE A

B8 BIJLAGE A

Inventarisatie Bankrekening en Kassen Peildatum

bankrekeningen Nummer rekening Naam bank Doel v/d rekening Betaal/spaarrekening Tekeningsbevoegden Kassen Omschrijving kas Doel van de kas Beheerder kas -

Parochie

____________________

B8 BIJLAGE B

B8 BIJLAGE B

Inventarisatie gebouwen en overig onroerend goed Parochie

____________________

Peildatum

Dit blad heeft betrekking op kerkgebouw, pastorie, parochiehuis, begraafplaats, landerijen of anderszins Kerkgebouw

Omschrijving: Adres Kadastergegevens

Oppervlakte in m2 (indien van toepassing) kerkel. dienstverlening

Huidig gebruik

Hebben deze gebouwen de status van monument: rijk / gemeente / geen Bouwjaar / jaar van aanschaf Publicatie in jaarstukken per 31-122008 Boekwaarde Taxatiewaarde per WOZ-waarde per 01-01-2008

Verzekerde waarde per …… Verzekeringsmaatschappij Verzekeringspolis aanwezig ja/nee

indien bekend

B8 BIJLAGE C

B8 BIJLAGE C

- onderhoud - verzekering - energie

- gemeente - dotatie voorziening Wat is de algemene onderhoudstoestand van deze gebouwen? - zeer goed (bijv. pas gerestaureerd) - goed (degelijk) - redelijk (binnenkort klein onderhoud nodig) - matig (groot onderhoud nodig) - slecht (ingrijpende maatregelen nodig) Achterstallig onderhoudja/nee

Lopende restauratieprojecten Voorziening / fonds onderhoudja/nee Onderhoudsplanning aanwezigja/nee

Tot hoe lang en door wie opgesteld? Heeft de parochie nu concrete plannen m.b.t. aanpassing van gebouwen dan wel verkoop van vastgoed? ja/nee

Baten 2008 verhuur of pacht Overeenk. verhuur/ pacht aanwezig ja/nee Aanspreekpunt voor bouw/techniek

B8 BIJLAGE C

Jaarlijkse lasten in het jaar 2008

Inventarisatie Financiële beleggingen Parochie

____________________

Peildatum

effecten

Omschrijving

Balanswaarde per

Datum Datum verwerving expiratie

Jaaroverzicht bank Rendement 2008 (s.v.p. kopie aanleveren)

Obligaties perpetual Obligaties niet perpetual Aandelen Overig Behandeling koersverschillen op balansdatum, m.a.w. het systeem van waardering: - obligaties - aandelen

B8 BIJLAGE D

B8 BIJLAGE D

Inventarisatie Langlopende verplichtingen Parochie

____________________

Peildatum

Document Aansluiting OpzegObject Bedrag Aflossing Rente-% Looptijd aanwezig jaarstukken termijn ja / nee ja / nee Toekomstige en lopende Fundaties -

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Geldleningen u/g -

n.v.t.

-

n.v.t.

-

n.v.t.

Geldleningen o/g -

n.v.t.

-

n.v.t.

-

n.v.t.

Hypotheken -

n.v.t.

-

n.v.t.

-

n.v.t.

B8 BIJLAGE E

B8 BIJLAGE E

Bruikleenovereenkomsten -

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Pachtovereenkomsten

Afdrachten aan bisdom en derden

Lasten e.d. voortkomend uit erfstellingen

Contracten inzake onderhoud, (m.n. verwarming), schoonhouden e.d.

Contracten inzake software, kopieerapparatuur e.d.

B8 BIJLAGE E

Document Aansluiting OpzegObject Bedrag Aflossing Rente-% Looptijd aanwezig jaarstukken termijn ja / nee ja / nee

Contracten inzake telecom (telefoon, internet, GSM etc.) -

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Opstalverzekeringen

Inventarisverzekeringen

Begraafplaatsverzekering

Overige verzekeringen

B8 BIJLAGE E


Abonnementen op tijdschriften en anderszins -

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Overige -

B8 BIJLAGE E


B8 BIJLAGE F Inventarisatie inventarissen Parochie

____________________

Peildatum

Omschrijving Kerkinventaris - orgel - piano - geluidsinstallatie - kerkelijk kunstbezit - (lijst aanwezig?) -

Locatie

Fabrikant Typenummer Jaar van Serienummer aanschaf

Aanschafwaarde

Kosten Kosten onder- huur/lease houd per jaar per jaar

Verzekerd bedrag

Verzekeringsmaatschappij Opmerkingen

Kantoorinventaris - meubilair - keukenapparatuur - desktop - laptop - printer - geïnstalleerde software - kopieerapparatuur

B8 BIJLAGE F

Omschrijving

Locatie

Fabrikant Typenummer Jaar van Serienummer aanschaf

Aanschafwaarde

Kosten Kosten onder- huur/lease houd per jaar per jaar

Verzekerd bedrag

Verzekeringsmaatschappij Opmerkingen

App. drukkerij Telefoonapparatuur - vaste verbinding: 0…… - GSM 06…….. Overzicht roerende goederen -

B8 BIJLAGE F

Inventarisatie Kerkelijke Kunst Parochie

____________________

Peildatum

Inventarisnummer

Het eerste object dat u beschrijft aan de hand van de richtlijnen krijgt nummer 1. Het volgende object krijgt nummer 2 enz.

Fotonummers

Welke foto’s horen bij dit object? Voorbeeld: 18, 19, 20. (met name met betrekking tot het goed fotograferen kunt u contact opnemen met de Diocesane Commissie voor Kerkelijk Kunstbezit)

Objectnaam

Wat is het? Voorbeeld: Een beeld, een kelk, een schilderij, een kazuifel, een altaarschel.

Voorstelling

Soms is verduidelijking nodig. Bij een ‘beeld’: “St. Barabara”; bij een schilderij: “aanbidding door de drie wijzen”; bij een wandkleed: “tocht door de rode zee”.

Aantal onderdelen

Indien u een set van 6 identieke kandelaars of processieflambouwen heeft, beschrijft u 1 exemplaar, en geeft onder het kopje ‘aantal onderdelen’ 6 aan.

Hoogte, Breedte, Diepte, Diameter

Wat zijn de afmetingen van het object? Voorbeeld: 91 cm, 12,5 cm. Ca. 250 cm.

Materialen

Waarvan is het object gemaakt? Voorbeeld: Eikenhout, koper, speksteen, gietijzer, gips. Meest gebruikt materiaal voorop. Bij twijfel algemenere term gebruiken. Dus: bij twijfel tussen brons en koper --> metaal

Techniek

Welke techniek werd toegepast? Voorbeeld: (koper), gedreven, geëmailleerd. Maak eventueel gebruik van het veld ‘aanvullingen’.

Stijl

Welke stijl kenmerkt het object? Voorbeeld: Neogothiek, Jugendstil, Romaans, Rococo.

Datering

Wanneer is het object gemaakt? 1960, XIXb (2e kwart 19e eeuw) XXB (2e helft 20ste eeuw) ca. 1924, 1778-1882. (zie bijlage 2 Hoe te beschrijven) Dus: XX zijn eeuwen. A en B 1e en 2e helft. a.b.c.d. 1e t/m 4e kwart

Conditie

Hoe is het gesteld met de conditie? Voorbeeld Excellent, Matig, Beeld is onbeschadigd, verf laat los, Van de linkerhand ontbreekt de duim, Deuk aan onderzijde.

B8 BIJLAGE G

B8 BIJLAGE G

Vervaardiger

Wie heeft/hebben (persoon of instelling) het object gemaakt? Voorbeeld: Niel Steenbergen, Gebr. Brom, Atelier van Bokhoven, firma Stadelmayer.

Plaats van vervaardiging

Waar is het object gemaakt: Amsterdam of RK Jongensweeshuis te Tilburg of Italië

Herkomst

Waar komt het voorwerp vandaan? Voorbeeld: (indien het bijv. een paneel betreft) afkomstig van preekstoel van de St. Pieter te Den Bosch, (indien het bijv. een raam betreft) uit de kapel van de zrs. van Liefde van de Choorstraat,

Verwerving

Hoe is de parochie aan dit object gekomen. Voorbeeld: Schenking door familie Van Diepen of: Aangekocht door pastoor Van Westen bij zijn 50-jarig priesterjubileum.

Bruikleen

Betreft het een bruikleen? Voorbeeld: langdurig in bruikleen van Museum Catharijneconvent sinds 1998. Tijdelijke bruikleen tot 2009 van parochie St. Nicolaas, Helvoirt

Merken/inscriptie

Voorbeeld (bij kelk) Onder ze voet: Lopende leeuw + 2, Merkteken Gouda, Jaarletter t (1923), Twee gekruiste hamers boven aanbeeld (meesterteken J. de Witt). Gegraveerde tekst: “bij mijn heilige priesterwijding van mijn ouders. J. de Groot”

Signatuur

Voorbeeld (bij schilderij) Rechtsonder: M. van der Plas

B8 BIJLAGE G

Omschrijving

Geef een korte omschrijving van het object. Voorbeeld: (kruisbeeld) Gipse corpus met hangt met gestrekte armen omhoog aan een zwart geverfd houten kruis. Boven het hoofd een banderol in rood geverfd de letters INRI. Geeft omschrijving ALLEEN INDIEN NODIG!!

Inventarisatie schulden en bezittingen Bij de aanvraag tot oprichting van de nieuwe parochie moeten onderstaande gegevens mee opgestuurd naar de bisschop: nr.

omschrijving / toelichting

streefdatum gereed

door

gereed

Inventarisatie schulden en bezittingen 1.

Balans per 31 december 20….

2.

Onroerende zaken (waarvan de waarde zo mogelijk wordt aangetoond met een taxatierapport)

3.

Actuele inventarisatie kerkelijk kunstbezit1.

4.

Inventarisatie roerende zaken (huisraad, kantoorinventaris).

5.

Overzicht van lopende verplichtingen: a. Arbeidsovereenkomsten of daarmee vergelijkbare overeenkomsten b. Huur- en pachtovereenkomsten c. Fundaties d. Hypotheken e. Zakelijke rechten f. Geldleningen g. Bruikleenovereenkomsten h. Lasten en dergelijke voortkomend uit erfstellingen i. Verzekeringsovereenkomsten

1

De meeste inventarisaties zijn in de jaren 80 gemaakt. Een kopie berust in uw parochiearchief. Voor info en een actuele inventarisatie kunt u contact opnemen met het bisdom (E.v. Deutekom of Zr. R. Mattens o.p.)

B8 BIJLAGE H

B8 BIJLAGE H

nr.


1

Opheffen van bankrekeningen en openen van nieuwe rekening op naam van de nieuwe parochie

2

(Laten) overzetten van personeelsleden naar gezamenlijke salarisadministratie: mutatiegegevens tijdig doorgeven

3

Procedures opstellen en communiceren voor het verwerken van personeelsmutaties (en indien van toepassing de communicatie met het salarisbureau)

6.

Evt. aanpassing arbeidscontracten (in overleg met bisdom)

7.

Evt. opzeggen van abonnementen en contracten, waar nodig (denk hierbij aan de opzegtermijnen)

8.

Gezamenlijke begroting opstellen

9.

Vaststelling van de tarieven voor het nieuwe parochiejaar (cfr. de adviestarieven van het bisdom)

10.

Procedures opstellen en communiceren voor het verzamelen, tellen en afstorten van de collectegelden en contant ontvangen opbrengsten van diensten

11.

Bereikbaarheid (normaal en in noodgevallen)

12.

Beslissing centraal correspondentieadres

13.

Takenpakket centraal secretariaat

14.

Organisatie centraal secretariaat

15.

Procedures opstellen en communiceren voor de postverwerking

16.

Procedures opstellen en communiceren voor het sleutelbeheer

streefdatum gereed

door

gereed

B9 ACTIELIJST BIJ SAMENVOEGING

B9 ACTIELIJST BIJ SAMENVOEGING TOT NIEUWE PAROCHIE


17.

Inrichting van kerkledenadministratie in Navision

18.

Procedures opstellen en communiceren voor het verwerken van ledenmutaties

19.

Inrichting van financiële administratie in Navision en afspreken procedures

20.

Procedures opstellen en communiceren voor het plaatsen van bestellingen en afhandelen van inkoopfacturen

21.

Procedures opstellen en communiceren voor de facturering en incasso

22.

Opstellen van centraal adressenbestand leveranciers en andere relaties

23.

Harmoniseren terminologie (benaming verschillende functies en commissies)

24.

Benamingen (uniform)

25.

Naam(adreswijzigingen + toelichting doorgeven: a. Bisdom b. Dekenaat en parochies in omgeving c. Overige kerkgemeenschappen d. Donatus (verzekeringen) e. Uitvaartondernemingen f. Notariaten g. Leveranciers (inventariseren) h. Gemeente(n) i. Kadaster j. Belastingdienst k. Instanties i.v.m. personeelsbeheer l. Monumentenzorg m. Vaste onderhoudsbedrijven (inventariseren)

streefdatum gereed

door

gereed


nr.


streefdatum gereed

door

gereed

n. Banken o. Telefoongidsen p. Landelijk Bureau Ledenadministratie + SILA q. Overige relaties (inventariseren) 26.

Aanpassing briefpapier, enveloppen, bescheiden (zoals doopbewijzen)

27.

Aanpassing omschrijving telefoonnummers (zowel van oude parochies als van nieuwe)

28.

E-mail adres nieuwe parochie aanpassen (oude e-mail adressen opheffen)

29.

Faxadres veranderen (oude faxadressen opheffen)

30.

Aanpassen website

31.

Netwerkbeheer

32.

Stempels inventariseren

33. 34.

Archieven parochies samenbrengen in één centrum?

35.

Oude archieven overbrengen naar archiefbewaarplaats

Archieven Het is een bekend gegeven, dat archieven van organisaties die worden samengevoegd soms verspreid raken en/of op een andere manier verloren gaan, of vermengd raken met de archieven van de samenwerkingspartners en de nieuwe parochie. Het principe van hoe om te gaan met de archieven bij een samenvoeging is echter heel simpel. De archieven (waaronder bijv. ook een archief van de RK basisschool, de parochiële missienaaikring of de Mariacongregatie kunnen vallen) van de samengevoegde parochies worden afgesloten en als afzonderlijke eenheden bewaard. De nieuwe parochie start met de opzet van een nieuw archief. Een bruikbaar schema voor de logische ordening van de het nieuwe archief en enkele tips voor een goed archiefbeheer zijn verkrijgbaar bij het bisdom. De nieuwe parochie kan zo nodig wel archiefstukken van de voormalige parochies gebruiken, maar deze moeten daarna weer worden toegevoegd aan het archief van die parochie en niet in het archief van de nieuwe parochie worden opgeborgen.


nr.


Uit de afgesloten archieven van de opgeheven parochies zouden de stukken zonder historische waarde moeten worden verwijderd. Zij kunnen na afloop van hun wettelijke bewaartermijn, of als deze al verlopen is direct worden vernietigd. Ook vernietigingslijsten zijn verkrijgbaar bij het bisdom. De stukken met historische waarde dienen te worden beschreven en in goede (zuurvrije) omslagen en dozen verpakt. Zij kunnen, na toestemming van het bisdom, in bewaring worden gegeven aan de gemeentelijke of streekarchiefdienst die werkzaam is in de gemeente waar uw parochie gevestigd is. Ook voor verdere informatie over het beschrijven en verpakken kunt u bij deze archiefdienst terecht.

C INLEIDING VERZOEK OPRICHTING

C. INLEIDING BIJ VERZOEK OPRICHTING NIEUWE PAROCHIE U heeft het pastorale startdocument en het startdocument beheer met de onderliggende vragen uitgewerkt en daarmee een grote klus geklaard. De volgende stap in het proces is dat u het verzoek tot oprichting van de nieuwe parochie invult en deze samen met het pastorale startdocument en startdocument beheer opstuurt naar de bisschop. Het is de bedoeling dat het verzoek tot oprichting door alle leden van het pastoraal team, de vice-voorzitters en alle secretarissen van de huidige parochies ondertekend wordt om te onderstrepen dat u samen uw schouders onder de uitgewerkte opzet van de Nieuwe Parochie gaat zetten. Mocht het niet mogelijk zijn hier met iedereen consensus over te bereiken dan betekent dit niet dat het proces niet door zal gaan, maar het is natuurlijk veel beter als u met een gezamenlijke basis kunt starten. De bisschop (en zijn medewerkers) zullen deze documenten bekijken en eventueel met aanvullende vragen bij u terug komen. Wanneer dit helemaal helder is dan is alles klaar voor de fusie van de nieuwe parochie. U ontvangt dan een akte van oprichting van de nieuwe parochie en de bijbehorende benoemingen van het pastoraal team en het bestuur. Daarmee is de nieuwe parochie een feit en gaat u samen een nieuwe fase in van de opbouw van de nieuwe parochie. Proficiat met deze belangrijke stap en veel zegen in de opbouwfase van de nieuwe parochie om samen te groeien in geloof en te geloven in groei

Verzoek oprichting

MODEL plaatsnaam, dd-mm-jj

Aan: de bisschop van ’s-Hertogenbosch Monseigneur drs. A.L.M. Hurkmans Parade 11 5211 KL ’s-Hertogenbosch Verzoek tot het oprichten van de parochie ___________________________ Monseigneur, De kerkbesturen van de parochies ________________________________________

te _______________________________

________________________________________

te _______________________________

________________________________________

te _______________________________

________________________________________

te _______________________________

________________________________________

te _______________________________

________________________________________

te _______________________________

hebben - op basis van bijgaand startdocument beheer dat genoemde besturen hebben vastgesteld - overeenstemming bereikt over een volledige samenvoeging van bovengenoemde parochies. Zij verzoeken u derhalve de bovengenoemde parochies op te heffen en per ____________________________________ te laten opgaan in één nieuwe parochie met de naam ________________________________________________________________ (eerste voorkeur) of ___________________________________________________________ (tweede voorkeur) administratief gevestigd op het adres: _____________________________________________ ____________________________________________________________________________

C1

Verzoek oprichting

De besturen van de parochies te _________________________________________________ , _________________________________________________ _________________________________________________ , _________________________________________________ , ________________________________________________ .,

verzoeken U ook aan de - hierna genoemde - zittende bestuursleden ontslag te verlenen als bestuurder van hun parochie, te weten: a. van het parochiebestuur ______________________________________________________ _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens)

C1

Verzoek oprichting

b. van het parochiebestuur ______________________________________________________ _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens)

c. van het parochiebestuur ______________________________________________________ _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens)

C1

Verzoek oprichting

Genoemde besturen verzoeken U te benoemen tot bestuurslid van de nieuwe parochie _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens)

De parochiebesturen verzoeken U (indien van toepassing) ook aan de - hierna genoemde - zittende leden van de parochievergadering ontslag te verlenen, te weten: a. van de parochievergadering ___________________________________________________ _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ _____________________________________________ (volledige initialen, naam, adresgegevens)

C1

Verzoek oprichting

b. van de parochievergadering __________________________________________________ _________________________________________________________________________ ____________________________________________ .(volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ ____________________________________________ .(volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ ____________________________________________ .(volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ ____________________________________________ .(volledige initialen, naam, adresgegevens) _________________________________________________________________________ ____________________________________________ .(volledige initialen, naam, adresgegevens)

De priester(s), diaken(s) en pastorale werk(st)er(s) van bovengenoemde parochies hebben - op basis van bijgaand pastoraal startdocument - overeenstemming bereikt over het te voeren pastorale beleid in de nieuwe parochie en hoe zij daar als pastoraal team uitvoering aan gaan geven. Zij bieden hun ontslag aan uit hun huidige functie, te weten als pastoor: de zeereerwaarde heer

________________________________________

als pastoor: de zeereerwaarde heer

________________________________________

als kapelaan: de zeereerwaarde heer

________________________________________

als pastorale werk(st)er, heer/mevrouw

________________________________________

C1

Verzoek oprichting

Onderstaande ambstdragers en pastorale beroepskrachten verklaren zich bereid zitting te nemen in het pastorale team van de parochie: als pastoor, de zeereerwaarde heer ________________________________________ als mede-pastoor/kapelaan, de zeereerwaarde heer ___________________________________ als diaken, de eerwaarde heer

________________________________________

als pastoraal werkster, mevrouw/de heer

________________________________________

Hoogachtend, namens de besturen voornoemd, (handtekeningen van alle Ambstdragers en pastorale beroepskrachten, de vicevoorzitters en secretarissen) ________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

________________________________________

________________________________

d.d. ____________________________________

C1

Verzoek oprichting

Bij de aanvraag tot oprichting van de nieuwe parochie moeten onderstaande documenten mee opgestuurd naar de bisschop: 1. Pastoraal startdocument 2. Bestuurlijk startdocument 3. Onderstaande inventarisatie nr.

omschrijving / toelichting Inventarisatie schulden en bezittingen

1

Balans per 31 december 20….

2

Onroerende zaken (waarvan de waarde zo mogelijk wordt aangetoond met een taxatierapport)

3

Actuele inventarisatie kerkelijk kunstbezit.

4

Inventarisatie roerende zaken (huisraad, kantoorinventaris).

5

Overzicht van lopende verplichtingen: a. Arbeidsovereenkomsten of daarmee vergelijkbare overeenkomsten b. Huur- en pachtovereenkomsten c. Fundaties d. Hypotheken e. Zakelijke rechten f. Geldleningen g. Bruikleenovereenkomsten h. Lasten en dergelijke voortkomend uit erfstellingen i. Verzekeringsovereenkomsten

Bijlage nummer:

C1

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE GEREEDSCHAPSKIST

Recommend Documents