Inhoudsopgave. Informatie organisatiejaar Batavierenrace

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 2 Organisatie .............................................................................................................................................. 2 Werkvelden...................................................................................................................................... 3 Bestuursmaanden............................................................................................................................ 3 Overzicht .......................................................................................................................................... 4 Wedstrijd ................................................................................................................................................. 5 Tijdwaarneming............................................................................................................................... 5 Medewerkersgroepen ..................................................................................................................... 5 Wedstrijdregelement....................................................................................................................... 6 Inschrijvingen................................................................................................................................... 6 Universiteitscompetitie ................................................................................................................... 6 Medewerkers ................................................................................................................................... 6 Route & veiligheid ................................................................................................................................... 7 Deelnemersboekje ........................................................................................................................... 7 Motorrijders .................................................................................................................................... 7 Bussenplan....................................................................................................................................... 7 Routeverkenningen ......................................................................................................................... 7 Vergunningen .................................................................................................................................. 7 Motorrijders .................................................................................................................................... 7 Wagenpark ...................................................................................................................................... 9 Radioverbindingsdienst ................................................................................................................... 9 Materialen ....................................................................................................................................... 9 Externe betrekkingen ............................................................................................................................ 10 Drukwerk ....................................................................................................................................... 10 Sponsoring ..................................................................................................................................... 10 VIP-programma ............................................................................................................................. 10 Sponsoring ..................................................................................................................................... 11 Kleding ........................................................................................................................................... 11 Media............................................................................................................................................. 11 Internationale betrekkingen .......................................................................................................... 11 Faciliteiten ............................................................................................................................................. 12 Praktische zaken ............................................................................................................................ 12 Finish.............................................................................................................................................. 12 Batavierenfeest ............................................................................................................................. 12 Prijsuitreiking................................................................................................................................. 12 Start ............................................................................................................................................... 14 Genodigdenprogramma ................................................................................................................ 14 Herstarts ........................................................................................................................................ 14 Eten................................................................................................................................................ 14 Fulltimerfuncties ................................................................................................................................... 15 Adressen ................................................................................................................................................ 15 Commissie Enschede ..................................................................................................................... 15 Commissie Nijmegen ..................................................................................................................... 15

Informatie organisatiejaar Batavierenrace ’09-‘10

1

Inleiding Leuk dat je belangstelling hebt voor de organisatie van de Batavierenrace! Om je een goed beeld te geven welke taken er binnen de Organisatiecommissie van de Batavierenrace verricht kunnen worden, en wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van dit gigantische studentenevenement, staan in dit boekje de verschillende aspecten van de organisatie weergegeven. Allereerst worden de algemene structuur en de geschiedenis van de organisatie uitgelegd. Vervolgens komt de onderverdeling in werkvelden aan bod. Tenslotte worden de algemene fulltimersfuncties beschreven.

Organisatie Algemene organisatie In de afgelopen decennia is de Batavierenrace uitgegroeid tot de grootste estafetteloop ter wereld en daarmee een van de grootste studentenevenementen van Nederland. Tot de 24e race viel de race onder de landelijke studentensportkoepel, de SSN. Hier komt ook de naam ‘organisatiecommissie’ vandaan. Onder de SSN was het echter niet mogelijk om een eigen vermogen op te bouwen om eventuele toekomstige verliezen op te kunnen vangen, of om een grote hoeveelheid eigen materiaal te hebben. Daarom is de Batavierenrace op 1 januari 1996 een zelfstandige stichting geworden. Dit betekende dat er naast de organisatiecommissie (OC), een stichtingsbestuur en een adviescommissie in het leven moesten worden geroepen. Een stichting brengt nu eenmaal meer verantwoordelijkheden met zich mee. Een tweede ingrijpende verandering was de herstructurering van de OC (1998). Het bleek dat in de loop van de jaren de taken onevenredig verdeeld waren geraakt over de toenmalige functies. Ook werd het steeds moeilijker om genoeg studenten te interesseren in de Organisatiecommissie. Besloten werd dat in ieder geval de taken opnieuw verdeeld moesten worden, maar dat er ook gekeken moest worden of er niet meer geïnteresseerde studenten gevonden konden worden als we de structuur van de Organisatiecommissie zouden veranderen. Dit heeft uiteindelijk geleid tot nieuwe draaiboeken en een nieuwe organisatiestructuur, waar gebruik wordt gemaakt van afstudeermaanden en bestuursbeurzen 1. De Stichting Batavierenrace bestaat uit drie organen: het stichtingsbestuur, Raad van Advies en de Organisatiecommissie. Het Bestuur heeft als taak om de continuïteit door de jaren heen te waarborgen. De Raad van Advies is een groep oud OC leden die gevraagd en ongevraagd advies geven over o.a. nieuwe plannen van de Organisatiecommissie. De taak van de Organisatiecommissie is om de race daadwerkelijk te organiseren.

Stichtingsbestuur

Organisatiecommissie

Raad van Advies

Vaste commissies

1

Zie volgende pagina


2

Onderdeel van het organiseren van de race is het aansturen van de verschillende vaste commissies. Deze commissies, zoals de Icie (Internet commissie), RVD (Radio Verbindings Dienst), WS (Wedstrijdsecretariaat), WL (Wedstrijdleiding) en KasCo (kascontrole commissie) zijn erg belangrijk in de race, en/of zorgen voor de ontwikkeling en onderhoud van veel systemen. Organisatiecommissie De Organisatiecommissie bestaat uit 10 personen: 5 in Enschede en 5 in Nijmegen zitten. Per stad zijn er 2 fulltimers die het jaar ervoor parttimer waren en 2 parttimers die het volgend jaar fulltimer worden. Het vijfde commissielid is slechts parttimer voor 1 jaar. De parttimers doen dit naast hun studie en worden in dat jaar als het ware ingewerkt in de wondere wereld van de Batavierenrace. Als parttimer heb je gewoon je eigen verantwoordelijkheden, en mogelijkheden, om van je werkveld je eigen ding te maken. Echter, wil je écht ervaren hoe het is om het grootste studentenevenement van Nederland te organiseren, en deze gedurende een jaar in al zijn facetten te besturen, dan is een fulltime jaar een echte aanrader. Uit het verleden is ook vaak gebleken dat zij die kozen voor een enkel parttime jaar, toch graag nog een jaar door zouden gaan als fulltimer. Werkvelden

De organisatie van de Batavierenrace is verdeeld over twee gecombineerde werkvelden die in zowel Enschede als Nijmegen aanwezig zijn: - Wedstrijd, Route & Veiligheid - Externe betrekkingen & Faciliteiten In iedere stad zijn een parttimer en een fulltimer samen verantwoordelijk voor een van deze twee werkvelden. Zij moeten onderling de taken verdelen en zullen veel samen moeten werken. Hierdoor kom je als parttimer veel over je werkveld te weten, zodat je het jaar erna als fulltimer aan de slag kan. In Nijmegen zijn er binnen het ‘hoofdwerkveld’ Externe betrekkingen & Faciliteiten nog twee ‘subwerkvelden’. Dit zijn: - Internationale betrekkingen - Media & Start Deze twee werkvelden worden verdeeld over de parttimer ‘Externe betrekkingen & Faciliteiten’ en het algemene commissielid. Als algemeen commissielid spring je verder bij op het werkveld ‘Externe betrekkingen & Faciliteiten’. Wie welk werkveld voor zijn/haar rekening neemt is afhankelijk van de voorkeuren en talenten van jezelf. Dit wordt dus ook in goed overleg met elkaar besproken. Bestuursmaanden

In Enschede ontvang je als parttimer 6 afstudeermaanden en als fulltimer 10 afstudeermaanden van de UT, zonder de verplichting om studiepunten (ECTS) te halen gedurende dat jaar. Op de RU krijg je als fulltimer 12 afstudeermaanden en als parttimer 3,4 of 5 maanden (afhankelijk van functie). Voor HAN-studenten hangt het van de individuele situatie af hoeveel maanden verstrekt worden. De bestuursmaanden zorgen ervoor dat je voldoende tijd kunt besteden aan de Batavierenrace zonder dat je ‘financiële schade’ leidt.


3

Overzicht Voor de volledigheid een totaaloverzicht van alle functies binnen de Organisatiecommissie: Enschede/Nijmegen: • 1 fulltimer Wedstrijd, Route & Veiligheid • 1 parttimer Wedstrijd, Route & Veiligheid • 1 fulltimer Externe betrekkingen & Faciliteiten • 1 parttimer Externe betrekkingen & Faciliteiten • 1 algemeen commissielid De OC-verdeling over meerdere jaren: OC ’09 – ‘10 Fulltimer WRV

OC ’10 – ‘11

Fulltimer EB&F

Algemeen Parttimer commissielid WRV

Parttimer EB&F


Fulltimer WRV

Fulltimer EB&F

Algemeen Commissie lid Parttimer WRV

Parttimer EB&F

4

Werkvelden

Wedstrijd Het werkveld ‘Wedstrijd’ omvat alles van de Batavierenrace dat direct met het competitiekarakter te maken heeft. Hierbij kun je denken aan het werven van ploegen en het registreren van de tijden en het organiseren van een mooie UniversiteitsCompetitie. Medewerkers zijn hierbij onmisbaar, dus veel medewerkersgroepen vallen ook onder dit werkveld. Het leuke van deze functie is dat je erg nauw betrokken bent bij de elementaire zaken die nodig zijn om de Batavierenrace te organiseren. Wedstrijd: Enschede Tijdwaarneming

In Enschede ligt bij dit werkveld de nadruk op de tijdwaarneming. In de jaren ‘90 is in Enschede een nieuw tijdwaarnemingsysteem ontwikkeld, namelijk het BART (Batavierenrace Automatisch Registrerend Tijdwaarnemingsysteem). Eerder werden alle tijden van lopers opgeschreven op lijsten die daarna overgetikt moesten worden in de computer. Nu worden lopers echter automatisch geregistreerd als ze door het wisselpuntpoortje lopen, omdat er een transponder (een duur woord voor ‘chip’) in hun lopershes zit. Nadat alle lopers gepasseerd zijn en het wisselpunt gesloten wordt, worden alle tijden met een PDA (handcomputer) uitgelezen. Sinds de 33e race kunnen deelnemers hun etappetijd direct op displays aflezen. Dit is het gevolg van duizenden uren werk door de vrijwilligers van het project: ‘Uur der Waarheid’. De looptijden worden vervolgens met radiomodems naar de herstart of verder in de race naar Enschede gestuurd. Het Wedstrijdsecretariaat (WS) verwerkt daar de gemeten tijden en maakt hiervan uiteindelijk met de toegekende straftijden de einduitslag. Uiteindelijk wordt de einduitslag op zaterdagavond gedrukt, waarna deze op het feest uitgedeeld wordt. Medewerkersgroepen

Bij het uitvoeren van de functie Wedstrijd heb je veel contact met de medewerkersgroepen die nodig zijn voor de tijdwaarneming. Uiteraard zul je met hen overleggen over jaarlijks terugkerende zaken, maar je zult het ook over mogelijke verbeteringen van BART hebben. Daarnaast ben je ervoor verantwoordelijk dat jouw medewerkersgroepen over genoeg vrijwilligers beschikken. Dit betekent dat je medewerkers moet gaan zoeken voor de BART-service. Om het drukken van de uitslagenkrant goed te laten verlopen heb je contact met het UTNieuws en de drukkerij. Wat betreft de materialen, ben je verantwoordelijk voor het onderhoud aan het tijdwaarnemingsysteem. Daarnaast zorg je voor de PDA’s om de wisselpuntpoortjes uit te lezen en voor alle andere materialen die nodig zijn voor de automatische verwerking van de tijden. Je hebt in deze functie dus veel informeel contact met verschillende soorten medewerkersgroepen. Soms hebben die groepen meer kennis in huis dan jij in een jaar kan opsteken, maar een andere keer moet een groep juist erg gestuurd worden.


5

Wedstrijd: Nijmegen In Nijmegen houdt het werkveld Wedstrijd zich vooral bezig met de deelnemende ploegen, de inschrijvingen en met het ervoor zorgen dat er een eerlijke competitie plaatsvindt. Het contact met de ploegen verloopt grotendeels via de sportraden van alle universiteiten in Nederland. Ploegen schrijven zich dan bij hun sportraad in en de sportraad geeft jou een totaaloverzicht van alle ploegen uit die stad. Vervolgens zorg jij met behulp van een drietal ploegleidersbrieven ervoor dat de ploegleider genoeg over de race te weten komt. Ploegen die uit een stad zonder Nederlandse universiteit komen schrijven zich direct in, in Nijmegen. Wedstrijdregelement

Om ervoor te zorgen dat de race een eerlijke competitie is, is het nodig om de regels die in het wedstrijdreglement staan, op te stellen. In het weekend van de race kan het Wedstrijdsecretariaat straftijden toekennen aan lopers die zich niet aan het reglement houden. Omdat voor de universiteitsteams strengere regels gelden, wordt deze groep extra gecontroleerd. Inschrijvingen

Je taken beginnen met het coördineren van de inschrijvingen. Je stuurt dan een brief naar de sportraden, waarin je aangeeft of er in het komende jaar nog grote veranderingen zullen zijn en wat de algemene werkwijze wordt. Als er in totaal meer dan 330 ploegen inschrijven, word je verantwoordelijk voor de loting. Ook is het jouw taak om een reservelijst bij te houden, zodat je ploegen die afvallen, kunt vervangen. Vervolgens geef je ploegleiders de meest actuele informatie door middel van ploegleidersbrieven en verdeel je de ploegen over de zes startgroepen. Universiteitscompetitie

Een andere taak in Nijmegen is het organiseren van de Universiteits Competitie (UC). Dit is een zeer belangrijk element van de Batavierenrace, omdat in deze competitie prestatie hoog in het vaandel staat. Dit komt in mindere mate terug in het algemeen klassement, de beste lopers zouden voor de eer van hun universiteit/HBO-instelling moeten lopen. Jij moet ervoor te zorgen dat dit ook daawerkelijk gebeurt. De UC moet zich voldoende profileren, het moet voor iedereen duidelijk zijn dat het een klassement van topniveau is. Je bekijkt hoe bijvoorbeeld de ploegen uit het Universiteitsklassement gecontroleerd moeten gaan worden en zorgt ervoor dat alle deelnemers echt studenten zijn. Medewerkers

Ook moet je er voor zorgen dat er genoeg wisselpuntmedewerkers zijn en ook met andere medewerkersgroepen heb je contact. Daarnaast heb je nog een aantal hele praktische bezigheden, zoals het maken van papieren startnummers en het laten repareren van de hessen. Je hebt in deze functie dus veel contact met verschillende soorten medewerkersgroepen en de verschillende sportraden. Wat betreft de Universiteitscompetitie is het een uitdaging om een zo professioneel mogelijke competitie te houden binnen een groot gezelligheidsevenement.


6

Route & veiligheid Naast deelnemende ploegen en een tijdwaarnemingsysteem heb je voor een estafetteloop ook een route nodig. Ook willen we graag dat ploegen het jaar erna weer terug kunnen komen, daarom geeft dit werkveld ook de nodige aandacht aan de veiligheid van lopers en medewerkers. Route & Veiligheid: Enschede Wat betreft de route is dit werkveld in Enschede ervoor verantwoordelijk dat de goede routes in het deelnemersboekje komen te staan. Naast de lopersroute zijn er ook nog een tweetal autoroutes. De eerste autoroute gaat langs alle wisselpunten, de andere is gemaakt voor snelle ploegen en doet alleen oneven of juist even wisselpunten aan (overslagroute). In principe blijft de route ieder jaar gelijk, tenzij bijvoorbeeld door klachten of het veranderen van het wegennet een routewijziging noodzakelijk is. Deelnemersboekje

Ook wordt het deelnemersboekje in Enschede samengesteld. Hiervoor schrijf en verzamel je teksten (bijvoorbeeld voorwoordjes), advertenties, plattegrondjes et cetera. Vervolgens moet alle tekst aangepast, vertaald en gecontroleerd worden. Het deelnemersboekje vergt veel tijd, maar als het af is en er goed uitziet, en ze zijn allemaal gedrukt, geeft dit een zeer voldaan gevoel! Motorrijders

Een belangrijke schakel in het waarborgen van de veiligheid zijn de motorrijders. In het weekend van de race zijn er zo'n 150 motorrijders bezig om verkeer of lopers tegen te houden, busjes bij wisselpunten enigszins geordend te laten parkeren, gevaarlijke punten aan te geven of om problemen in de route op te lossen. Ook helpen de politiekorpsen langs de route mee als er gevaarlijke situaties dreigen te ontstaan. Bussenplan

Om de drukte op de autoroute te verkleinen, is het Bussenplan bedacht. Dit houdt in dat touringcars de lopers van en naar herstartplaatsen brengen. Hierdoor hoeft iemand die bijvoorbeeld 's middags loopt pas vanaf Barchem mee te rijden in het busje van zijn of haar ploeg, zodat er in totaal minder personenbusjes hoeven te rijden. Voor het Bussenplan regel je de touringcars en de verkoop van de busbonnen, dit verloopt via de sportraden. Routeverkenningen

Om de goede routes in het programmaboekje te krijgen, vinden er ieder jaar een aantal routeverkenningen plaats. Met de gehele Organisatiecommissie worden dan eerst op de fiets en later met de auto de routes gereden. Daarbij wordt gekeken of de omschrijvingen nog kloppen en of er problemen te verwachten zijn. Het is jouw taak om deze verkenningen te organiseren, de gevonden problemen op te lossen en daarna alle wijzigingen door te voeren in het programmaboekje. Vergunningen

Bij alle gemeenten op de route moet je vergunningen aanvragen. Ook zorg je op een groot aantal wisselpunten voor toiletwagens. Als er te weinig parkeerplaatsen zijn moet je bijvoorbeeld een geschikt weiland regelen. Verder vraag je politiebegeleiding aan voor de voorste lopers en voor gevaarlijke punten. Motorrijders

Wat betreft de motorrijders ben je verantwoordelijk voor het werven van alle motorrijders. Dit doe je door motorsportverenigingen aan te schrijven en advertenties te plaatsen in motortijdschriften. De motorrijders die je hiermee bij elkaar krijgt, verdeel je over een viertal motorploegleiders, Informatie organisatiejaar Batavierenrace ’09-‘10

7

waarna ook alle communicatie via deze ploegleiders zal verlopen. Zo bespreek je met de ploegleiders de routewijzigingen en stel je met hen een lijst van gevaarlijke punten op. De ploegleiders zorgen vervolgens voor een taakverdeling voor de motorrijders. Behalve met de ploegleiders, heb je ook nog contact met drie reserverijders. De reserverijders krijgen het erg druk als er calamiteiten plaatsvinden.

In deze functie heb je zowel veel formele als informele contacten. Omdat jij de brieven naar de gemeenten en de politie stuurt, word jij vanzelf voor hen het aanspreekpunt binnen de organisatie. De informele contacten heb je met de motorrijders. Hierbij ontmoet je een groot aantal mensen dat al jaren met de race meedraait. Als er geen grote wijzigingen in de route nodig zijn, kan dit werkveld in Enschede erg rustig zijn. Een laatste pluspunt is dat je in de loop van het jaar de route als geen ander leert kennen.


8

Route & Veiligheid: Nijmegen Wagenpark

Behalve motorrijders zijn er ook een groot aantal busjes in de race om te zorgen dat de lopers de goede route volgen en om de veiligheid te garanderen. Zo zijn er o.a een tweetal bewegwijzeringsbussen, die de hele lopersroute van bewegwijzeringsborden voorzien. Ook zijn er zijn er de back-up bus, de knelpuntenbus en de drie bezembussen. Tijdens de race zijn er een aantal artsen in artsenauto’s op de route en staat er op herstarts een massageploeg gereed. Daarnaast zijn er nog andere voertuigen op de route zoals de Wedstrijdleiding die aangestuurd wordt door jou. Ook rijden er zes auto’s rond met daarin een arts en een EHBO’er. Medische hulpverlening

Bij de start en tijdens de race ben je ook verantwoordelijk voor de gezondheid van de deelnemers alsmede de vrijwilligers. Hiervoor is het belangrijk om bij alle deelnemers en vrijwilligers een arts in de buurt te hebben. Op de start zorg je dat er een arts aanwezig is voor ongevallen. Vervolgens rijden er 6 auto’s met daarin een arts en EHBO’er rond in de race. Ook de materialen van de artsen moeten geregeld worden. Dit gebeurd in samenwerking met Rode Kruis Nijmegen. Radioverbindingsdienst

Om al deze verschillende medewerkers goed te laten samenwerken, is er de Radioverbindingsdienst (RVD). Jij hebt contact met de RVD, die zorgt voor de communicatie in het weekend van de race. Ook moet je alle medewerkers op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen, bijvoorbeeld een verplaatst wisselpunt. Ook is er altijd contact met de Wedstrijd Leiding die in Enschede een meldkamer hebben. Deze hebben door middel van portofoons contact met alle medewerkers groepen. Mocht er een ongeval zijn bij een medewerkersgroep, zorgt de meldkamer ervoor dat deze de juiste mensen de goede richting opstuurt om het probleem op te lossen. Materialen

Route & veiligheid heeft in Nijmegen als belangrijkste taak het zorgen voor alle materialen die nodig zijn voor een duidelijke route en een goede veiligheid. Je zult versteld staan van de hoeveelheid materialen die hierbij komt kijken. Een greep uit het assortiment: het gehele wagenpark, plakkaten om de functies van de busjes aan te geven, rood/witte kettingen en bijbehorende palen voor de wisselpuntfuik, bewegwijzeringsbordjes, portofoons, generatoren, zwaailichten, zaklampen, batterijen, pennen en megafoons. Bovendien moeten voor de artsen artsenkoffers met EHBOmateriaal samengesteld worden. De Batavierenrace heeft veel materialen in eigen beheer, die gedurende het jaar verhuurd kunnen worden. Als er materialen aan andere organisaties of individuen verhuurd worden, ben jij daar de contactpersoon voor. Aan het begin van het jaar maak je hier dan ook reclame voor. Naast al die materialen ben je ook verantwoordelijk voor het regelen van een zestal artsen en de masseurs.

Het leuke van deze functie is dat je met bijna alle materialen in aanraking komt die in de race gebruikt worden. Naarmate de race dichterbij komt, wordt je ook steeds drukker, met als hoogtepunt de week voor de race wanneer alle materialen bij de verhuurders opgehaald en in de busjes gestopt moeten worden.


9

Externe betrekkingen Wanneer je in het werkveld ‘Externe Betrekkingen’ werkzaam bent, ben je in eerste instantie verantwoordelijk voor de presentatie van de Batavierenrace naar buiten. Het is belangrijk dat de Batavierenrace op een juiste manier gepresenteerd wordt aan de deelnemers, sponsoren, subsidiegevers, vergunningverlenende instanties, de media etc. Daarnaast heeft dit werkveld de belangrijke taak om subsidies en sponsoring binnen te halen. Zonder geld kan de Batavierenrace immers niet georganiseerd worden. Externe betrekkingen: Enschede Drukwerk

Een belangrijke methode waarmee de Batavierenrace zichzelf goed kan presenteren is het drukwerk. Externe Betrekkingen in Enschede is hiervoor verantwoordelijk. Elk jaar moeten er folders, posters, deelnemerskaarten, briefpapier, uitnodigingen, kerstkaarten en een feestposter gemaakt worden. Ieder jaar heeft de race een andere tekening, waarvoor je contact moet leggen met een tekenaar. Sponsoring

Vervolgens ben je verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met de ‘Enschedese’ sponsoren. Er is namelijk een branchelijst voor sponsoren met daarin een verdeling tussen Nijmegen en Enschede, zodat bedrijven niet dubbel worden benaderd. Het belangrijkste contact is dat met de hoofdsponsor(en). Regelmatig vinden er vergaderingen plaats om de wensen van beide kanten op elkaar af te stemmen en de voortgang te bespreken. Ook bespreek je hier de uit te reiken prijzen voor de winnende teams en het deelnemerspresentje. VIP-programma

Een weer heel andere taak is het VIP-programma. Op de zaterdag van de race wordt er altijd een VIP-programma georganiseerd voor sponsoren, ouders, burgemeesters en andere contactpersonen. Jouw taak is om alle personen uit te nodigen, om het hele VIP-programma te organiseren en om een VIP-presentje te regelen. Vanuit het College van Bestuur van de Universiteit Twente wordt hiervoor ook het één en ander gedaan.

In deze functie heb je veel formele contacten met bedrijven en instanties. Het leuke is dat je snel leert hoe je contacten met bedrijven moet leggen en onderhouden en dat je voor een groot aantal instanties een belangrijk contactpersoon bent. Vooral de contacten met de hoofdsponsor(en) en de twee drukkers zijn erg intensief.


10

Externe betrekkingen: Nijmegen In Nijmegen ligt de nadruk van het werkveld Externe Betrekkingen op het contact met de media en sponsoren. Sponsoring

Zo benader je potentiële nieuwe sponsoren en met huidige sponsorende bedrijven hou je goed contact door ze o.a. een aantal keer per jaar een nieuwsbrief voor sponsoren te versturen en een paar keer langs te gaan om lopende zaken te bespreken en te kijken waar mogelijkheden voor verbetering voor beide partijen liggen. Ook heb je contact met het Guinness Book of Records, om ervoor te zorgen dat een eventueel nieuw eigen record ook vermeld wordt. Verder heb je ook contact met de verzekeringsmaatschappij, je zorgt er voor dat alle noodzakelijke verzekeringen afgesloten of verlengd worden. Kleding

Een andere uitingsvorm waarmee de Batavierenrace zich presenteert is kleding. Zo worden er ieder jaar jassen, truien en T-shirts voor de commissie uitgezocht en gedrukt. Ook worden er truien voor de medewerkers en T-shirts voor de verkoop gedrukt. Het kan jouw verantwoordelijkheid zijn om hier voor te zorgen, zodat alles er uiteindelijk netjes uitziet. Media

Natuurlijk speelt het contact met de media een grote rol bij het onder de aandacht brengen van de race. Dit betekent dat je bezig zult zijn met het versturen van persberichten en het anderszins benaderen van TV, radio, websites, magazines en kranten. Om die snel een grote hoeveelheid informatie te kunnen geven, hou je een speciale perspagina op de website bij. Hierop geef je algemene informatie over de race, refereer je aan eerdere publicaties en geef je aan waarom de race voor de media interessant kan zijn. Ook hou je een persmap bij, waarin alle bekende publicaties verzameld worden. Daarnaast is het je taak om de Batavierenrace aan te melden bij allerlei instanties, zoals de VVV. Het is erg uitdagend en belonend om de Batavierenrace zoveel mogelijk bekendheid te geven in de media en om goede contacten met sponsoren op te bouwen en te onderhouden. Internationale betrekkingen

De Batavierenrace kent naast vele Nederlandse deelnemers, ook een (groeiend) aantal internationale deelnemers. Wanneer je kiest voor het takenpakket van de internationale betrekkingen organiseer je een soort ‘mini-Bata’. Je draagt zorg voor het hele traject van de internationale ploegen, van acquisitie tot bonnenverkoop en van het internationale feest op donderdagavond tot aan de evaluaties. Dit begint door o.a. buitenlandse universiteiten en ploegen van voorgaande jaren aan te schrijven. Het gaat erom dat het netwerk behouden en ook uitgebreid wordt. Denk hierbij aan bestaande samenwerkingsverbanden, maar ook aan het creëren van nieuwe samenwerking met internationale stichtingen/verenigingen. Voor de internationale teams regel je meer dan alleen de inschrijvingen. Je zorgt namelijk ook voor slaapplaatsen/programma als ploegen een dag eerder komen, voor hostesses die deze ploegen begeleiden, voor huurfietsen en voor ontbijtpakketten. Het intense contact met internationale studenten kost echter veel tijd en inzet, maar uit ervaring kan worden gezegd dat je hier veel voldoening en lering voor terugkrijgt.


11

Faciliteiten Dit werkveld zorgt voor de nodige randactiviteiten rondom de race. Dit is echter niet zo vrijblijvend als het regelen van een fanfare, maar omvat ook onmisbare zaken zoals het regelen van eten en slaapplaatsen voor deelnemers en medewerkers. Faciliteiten: Enschede Het takenpakket van Faciliteiten in Enschede is erg gevarieerd. Zo zijn er zaken die simpelweg geregeld moeten worden, maar zijn er ook een groot aantal taken waar je je eigen creativiteit de loop kunt laten gaan. Praktische zaken

Een voorbeeld van zaken die je simpelweg moet regelen, is de verzorging van de deelnemers en de medewerkers. Denk hierbij aan de deelnemers die zaterdagavond moeten eten en in het Sportcentrum of op de camping moeten kunnen slapen. Ook de medewerkers krijgen een diner, kunnen elkaar ontmoeten in het medewerkercafé en slapen in Logica, de blokhutten of de slaaphal. Zowel de deelnemers als de medewerkers moeten zondagochtend kunnen ontbijten. In het weekend van de race komen er veel mensen op de Campus die daar de weg niet kennen. Daarom moet jij ervoor zorgen dat er een infobalie komt en dat er voldoende bewegwijzering op de Campus aanwezig is. Tenslotte ben je ook nog verantwoordelijk voor de medische voorzieningen voor de deelnemers die zich op de Campus bevinden en voor het opruimen van het terrein als de laatste lopers weer vertrokken zijn. Finish

Eén van de meest in het oog springende taken is het organiseren van de finish. De indeling van het terrein is in grote lijnen ieder jaar hetzelfde, maar zeker wat betreft de aankleding kan veel gevarieerd worden. Hierbij kun je denken aan fanfares, bands, cabaret, vuurwerk of een recordpoging. De finish is niet de enige vorm van opluistering. Een groot aantal deelnemers is namelijk al vroeg in Enschede en moet bezig gehouden worden. Hier kun je zelf een invulling aan geven. Batavierenfeest

Op zaterdagavond is er het Batavierenfeest. Dit feest wordt georganiseerd door de Coöperatieve Organisatie Finishfeest Batavierenrace (afgekort tot COOB UA), met Tonnie Buitink als feestorganisator. Tonnie Buitink organiseert dit feest in overleg met de leden van de COOB UA, namelijk de Stichting Batavierenrace, Organisatiecommissie Batavierenrace Enschede, Tonnie Buitink, UT-Catering, Student Union, De Gevreesde Koe (Vestingbar) en de Sportraad UT. Prijsuitreiking

Tijdens het feest vindt de prijsuitreiking plaats, waarmee de race afgesloten wordt en het feest ingeluid. Van tevoren moet je de prijzen voor de verschillende klassementen geregeld en eventueel bedrukt of gegraveerd hebben (het Dalarna-paardje, de bronzen Batavier, de glazen ruit en sinds de 35e race de wisselsbeker voor de universiteitsteams). Je regelt daarnaast praktische zaken als een Powerpoint-presentatie, een beamer en een goede presentator. Je kunt tevens je creativiteit kwijt in het verbeteren van de prijsuitreiking.

Alle bovengenoemde taken kun je natuurlijk niet in je eentje uitvoeren. Daarom is het noodzakelijk om een groot aantal medewerkers en werkactivisten te werven. Om ervoor te zorgen dat alles goed gebeurt, zoals jij het wil hebben, organiseer je een medewerkersavond en controleer je of de


12

functieomschrijvingen kloppen. Ook roep je de hulp in van veel instanties op de Campus, waarmee je formele en informele afspraken moet maken. Het leuke van dit werkveld is dat je in korte tijd met een erg groot aantal instanties te maken krijgt, zowel op als buiten de Campus. Daarnaast is het erg leuk dat dit werkveld veel ruimte laat voor eigen creativiteit. Een nadeel is wel dat je al erg vroeg in het organisatiejaar de meeste plannen af moet hebben, omdat het regelen van de diverse activiteiten de nodige tijd kost. Dit betekent niet dat je het daarna rustiger krijgt. De weken voor de race ben je drukker dan ooit tevoren en vooral bezig om alle activiteiten op elkaar af te stemmen. Ook op de dag van de race is er geen seconde rust, maar het geeft na afloop wel een heerlijk gevoel.


13

Faciliteiten: Nijmegen Het Faciliteiten gedeelte in Nijmegen heeft vele verschillende kanten. Enerzijds kun je veel creativiteit kwijt in het organiseren van een startprogramma, terwijl je veel formeler te werk zal moeten gaan met het genodigdenprogramma. Ook komen er heel wat praktische zaken bij kijken. Start

In Nijmegen heeft dit werkveld de taak om alle deelnemers te vermaken voordat ze mogen starten. Omdat de overige ploegen op vrijdag al vroeg in de avond aanwezig zijn, organiseer je het avondvullende startprogramma. Hierin kun je veel creativiteit kwijt. Je kunt hierbij denken aan een band, een dans-act, een DJ of iets totaal anders zoals ‘StartSchotten’. Ook zul je medewerkers moet werven die je helpen bij het opbouwen en uitvoeren van de startwerkzaamheden. Genodigdenprogramma

Ook draag je zorg voor het genodigdenprogramma. De sponsoren en andere belangrijke contacten worden op vrijdagavond uitgenodigd op het genodigdenprogramma in Nijmegen. Je zorgt voor een goede ontvangst en begeleiding van deze personen. Herstarts

Daarnaast zijn de herstarts Dinxperlo en Barchem zijn jouw verantwoordelijkheid. In Barchem mag je wat meer aan opluistering doen (omdat dit in de middag is) dus hier mag je weer je creativiteit de vrije loop laten. Eten

Verder moet je zorgen voor het eten voor medewerkers in de race. Zij willen op vrijdagavond allemaal een lekker ontbijt/lunchpakket meenemen voor de lange route die ze die dag gaan afleggen.

Het faciliteiten gedeelte vergt meer tijd naarmate de Batavierenrace dichterbij komt. Aan het begin van het jaar zul je merken dat je vooral bezig bent met het ‘Externe betrekkingen’ gedeelte van je functie, later zal dit steeds meer naar Faciliteiten verschuiven.


14

Fulltimerfuncties Naast de genoemde werkvelden, zijn er ook enkele bestuursfuncties bij de Batavierenrace. Het betreft hier de voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze functies worden vervuld door de 4 fulltimers. Wie welke functie vervuld is een eigen keus en wordt na een overleg voor het nieuwe bestuursjaar vastgesteld. Er zijn wel enkele voorwaarden en gebruiken. De voorzitter en vice-voorzitter zijn commissielid in verschillende steden, zodat elke stad een voorzitter heeft. De voorzitterstaken kunnen verdeeld worden onder de twee voorzitters, maar de voorzitter wordt wel geacht zoveel mogelijk het overzicht te hebben over alle activiteiten. De penningmeester vervult een grote en belangrijke functie. Het is wenselijk om de taak langere tijd in dezelfde plaats te houden, zodat goede overdracht mogelijk is. De functie wordt nu in Enschede vervuld. Als nieuwe penningmeester maak je samen met de vorige penningmeester een afrekening van het voorgaande jaar en een begroting voor het komende jaar. Het is jouw verantwoordelijkheid om door het jaar heen de boekhouding bij te houden en op ieder gewenst moment een overzicht te kunnen geven hoe de financiële zaken ervoor staan. Je zorgt ervoor dat alle rekeningen betaald worden. De secretaris is verantwoordelijk voor alle belangrijke documentatie. Zo verzorgt de secretaris de notulen van de Mega-GV’s (Grote Vergadering mèt alle belangrijke medewerkersgroepen). Daarnaast houd je het archief van de Batavierenrace bij. Hierin komen alle zaken die wat met de Batavierenrace te maken hebben en die nuttig of leuk zijn. Daarnaast ben je vaak betrokken bij het vernieuwen of opstellen van officiële stukken/akten. Wat betreft de medewerkers zorg je voor een medewerkerskrantje. Deze wordt gedurende het jaar een aantal keer verspreid onder de medewerkers en vertelt de nieuwste ontwikkelingen in de organisatie en de gevolgen daarvan voor de race. Ook valt het beheer van de website onder de verantwoordelijkheid van de secretaris.

Adressen Commissie Enschede

Commissie Nijmegen

Postbus 217 7500 AE Enschede tel: 053 – 489 37 87 fax: 053 – 489 26 71 [email protected]

Heyendaalseweg 141 6525 AJ Nijmegen tel: 024 – 361 58 76 fax: 024 – 361 23 97 [email protected]


15

Inhoudsopgave. Informatie organisatiejaar Batavierenrace

Recommend Documents