Inhoudsopgave. Bijlagen

Jaarverslag 2012

1

Inhoudsopgave Leeswijzer Voorwoord 1. Algemene gegevens, missie en visie 2. Structuur van de organisatie 3. Kerngegevens 4. Samenwerkingsrelaties 5. Gevoerd beleid en resultaten 5.1 Huntington 5.2 Proeftuinen geriatrische revalidatie en revalidatiehotel 5.3 Vlietwijk, kleinschalig wonen met domotica 5.4 Fusie Munnekeweij een feit 5.5 Kwaliteit 5.6 Verpleegkundigen 5.7 Ieder team topzorg 5.8 Samen met de mantelzorg 5.9 Wijkfunctie 5.10 Vrijwilligers 5.11 Ambiance en activiteiten 6. Risicomanagement 7. Medewerkers 7.1 Bewust personeelsbeleid 7.2 Tevredenheid medewerkers 7.3 Intensiveringsmiddelen 7.4 Beschikbaarheid van het personeel 7.5 Kwaliteit van het personeel 7.6 Werkkostenregeling 7.7 Risico’s op het gebied van medewerkers 8. Opleiden 8.1 Beroepsopleidingen 8.2 Bij-en nascholing 8.3 Topaz Academie 9. Topcare en onderzoek 10. Financieel beleid 11. Maatschappelijke aspecten van ondernemen 12. Raad van toezicht 13. Medezeggenschap 13.1 Cliëntenraad 13.2 Ondernemingsraad 14. Vooruitblik komende jaren 14.1 Strategisch meerjarenbeleid 14.2 Vastgoedplan 14.3 Organisatie-ontwikkeling 14.4 ICT beleid en nieuwe technieken

3 4 5 5 6 6 7 7 8 8 8 9 9 9 10 10 10 10 11 12 12 12 13 14 14 15 15 15 15 15 15 17 17 18 18 22 22 22 25 25 25 25 26

Bijlagen 1. Organogram 2. Afkortingen 3. Samenstelling raad van toezicht 4. Samenstelling cliëntenraden 5. Samenstelling ondernemingsraad en zijn commissies

29 30 31 33 35 2

Leeswijzer Het jaarverslag 2012 wordt voorafgegaan door een voorwoord van de raad van bestuur, waarin zij beknopt ingaat op de gebeurtenissen en resultaten in het verslagjaar. Het jaarverslag is als volgt opgebouwd:  Hoofdstuk 1 t/m 4: weergave van de algemene gegevens van Topaz.  Hoofdstuk 5: beleidsinhoudelijke resultaten 2012.  Hoofdstuk 7 t/m 9: ontwikkelingen rondom de medewerkers, scholing en onderzoek.  Hoofdstuk 10 en 11: uitkomsten van het financieel beleid en maatschappelijk ondernemen.  Hoofdstuk 12 en 13: verslaglegging van de raad van toezicht, cliëntenraad en de ondernemingsraad.  Hoofdstuk 14: doorkijk naar de komende jaren. Via DigiMV zijn de kerngegevens aangeleverd. Dit bevat vragenlijsten waarin de kern- en productiegegevens van Topaz zijn vastgelegd. DigiMV wordt jaarlijks geregistreerd bij het CIBG. Topaz registreert en publiceert de uitkomsten van de metingen Normen Verantwoorde Zorg en cliënttevredenheid zoals landelijk voorgeschreven. Deze zijn te raadplegen via de website www.kiesbeter.nl. Wij houden ons aanbevolen voor uw vragen en opmerkingen bij dit verslag. Deze kunnen gericht worden aan mevrouw drs. A. de Graaf, secretaris raad van bestuur Topaz, e-mail: [email protected].

3

Voorwoord In 2012 vierde Topaz haar eerste lustrum en in dit zelfde jaar werd Munnekeweij volledig geïntegreerd. Wij zijn trots op de zorg die wij bieden aan onze cliënten en op de organisatie die we in de afgelopen vijf jaar hebben opgebouwd. Daarom hebben wij er een groot feest van gemaakt met onze cliënten, medewerkers, vrijwilligers en relaties. Het was een genot om tijdens de vele verschillende activiteiten zoveel blije en vrolijke gezichten te zien van mensen waarvoor en waarmee wij dagelijks werken. De sprekers op de bijeenkomst over het nieuwe samenwerken en het Topaz symposium voor professionals uit de regio inspireerden ons voor de toekomst. Het lustrum jaar hebben we ook gebruikt om ons meerjarenbeleid te herijken aan veranderingen in de maatschappij en het beleid van de overheid. In de afgelopen decennia opereerden wij in de context van de verzorgingsstaat, waarin langdurig veel professionele zorg geboden werd aan ouderen en chronisch zieken. In de komende jaren zal een majeure omslag plaatsvinden naar meer participatie van burgers in het bieden van zorg en welzijn aan elkaar. Topaz neemt de uitdagingen die deze paradigma met zich meebrengt graag aan. In het nieuw strategisch plan zijn onze zeilen bijgesteld op het nieuwe toekomstbeeld. Het aangaan van deze veranderingen zal niet altijd makkelijk zijn. Gelukkig kunnen wij hierin vertrouwen op onze onderlinge samenwerking en de spirit van onze medewerkers en vrijwilligers. Medewerkers die eind 2012 in het medewerkertevredenheidonderzoek hebben laten zien dat zij met veel plezier aan het werk zijn en graag een bijdrage willen leveren aan veranderingen en nieuwe ontwikkelingen. Ik sluit het jaar af met een groot compliment voor al deze medewerkers en vrijwilligers voor de collegialiteit en dagelijkse samenwerking met onze cliënten en met elkaar. Allen te samen, met steun en meedenken van de cliëntenraden en de raad van toezicht, staan we sterk en zien we de toekomst met vertrouwen tegemoet. Diny de Bresser Raad van bestuur

4

1. Algemene gegevens, missie en visie Stichting Topaz levert een breed pakket aan AWBZ-zorg en diensten in Zuid-Holland Noord. De stichting heeft ten doel het bieden van verzorging, verpleging, behandeling, reactivering, begeleiding, dienstverlening en huisvesting. Tot de stichting behoren de volgende locaties:  woonzorgcentrum Topaz Foreschate (Voorschoten)  woonzorgcentrum Topaz Groenhoven (Leiden)  woonzorgcentrum Topaz Haagwijk (Leiden)  woonzorgcentrum Topaz Munnekeweij (Noordwijkerhout)  woonzorgcentrum Topaz Vlietwijk (Voorschoten)  verpleeg- en behandelcentrum Topaz Overrhyn (Leiden)  verpleeg-, behandel- en huntingtoncentrum Topaz Overduin (Katwijk)  verpleeg- en behandelcentrum Topaz Zuydtwijck (Leiden) Onder de erkenning van Topaz valt eveneens de verpleegunit van de Robijnhof te Leiden Missie en visie De missie en visie van Topaz vormen het vertrekpunt voor al het beleid van Topaz. Het geeft aan waar de organisatie voor staat en van daaruit wordt het beleid voor de toekomst geformuleerd. De missie van Topaz luidt: Waarde-vol leven met Topzorg. Zorg en behandeling zijn op topniveau geregeld, maar op de achtergrond, zodat mensen zolang mogelijk hun eigen leven kunnen leiden, betekenisvol kunnen zijn voor hun omgeving en waardering vinden. Deze missie wordt vertaald in een visie waarin kernelementen van het zorgaanbod staan beschreven en waar nadrukkelijk ook de naasten van de cliënt zijn betrokken: een vertrouwde omgeving met kwalitatief hoogwaardige en liefdevolle zorg, persoonlijke ontmoetingen en betekenisvolle ervaringen, die kleur geven aan het leven met uw naasten. De kernwaarden van Topaz moeten de medewerkers in staat stellen de missie en visie te realiseren. De kernwaarden zijn welkom, vakmanschap en originaliteit. Belevingsgerichte zorg is het uitgangspunt van het handelen van de medewerkers van Topaz.

2. Structuur van de organisatie Topaz is een stichting en kent een besturingsmodel met een raad van toezicht en een raad van bestuur. Topaz heeft een structuur die uitgaat van integraal en resultaatverantwoordelijk locatiemanagement. In bijlage 1 is het organogram opgenomen. De locaties worden aangestuurd door locatiemanagers. Extramurale verpleging en verzorging en huishoudelijke zorg levert Topaz vanuit de locaties aan mensen die wonen in de directe nabijheid. Topaz heeft op centraal niveau een ondernemingsraad. Elke locatie heeft een eigen cliëntenraad en op centraal niveau is er een centrale cliëntenraad waarin alle lokale cliëntenraden vertegenwoordigd zijn.

5

3. Kerngegevens Topaz biedt alle vormen van intramurale en extramurale AWBZ-zorg. De stichting heeft een toelating voor de AWBZ-functies huishoudelijke verzorging, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf. Topaz biedt zorg aan de volgende doelgroepen:  cliënten met een somatische aandoening of beperking  cliënten met een psychogeriatrische aandoening of beperking  cliënten met een psychiatrische aandoening1  cliënten met psychosociale problemen  cliënten met de ziekte van Huntington  cliënten voor geriatrische revalidatie Verder zijn de volgende kerngegevens van belang. jaarbegroting (miljoen) aantal plaatsen verblijf aantal plaatsen dagbehandeling aantal cliënten aantal medewerkers aantal medewerkers fte aantal vrijwilligers

68,2 985 83 2334 1880 1010 985

4. Samenwerkingsrelaties Het werkgebied Zuid-Holland Noord valt volledig onder de regio van het Zorgkantoor van Zorg en Zekerheid. De samenwerking met het zorgkantoor is goed en binnen de context van het offerteen aanbestedingstraject hebben wij ook voor 2012 goed werkbare en realistische afspraken kunnen maken met elkaar. Topaz richt zich voornamelijk op zware zorg, zowel intramuraal als in de thuissituatie. Door haar omvang is Topaz in staat differentiatie in haar aanbod en een continuïteit aan haar cliënten te bieden. Topaz kiest ervoor een sterke ketenspeler te zijn, zowel met betrekking tot patiëntenlogistiek als met betrekking tot het leveren van aanvullende deskundigheid. In 2012 heeft Topaz geparticipeerd in de volgende samenwerkingsverbanden. Ketenzorg:  Project Proeftuinen Revalidatie in het kader van het landelijke project ter voorbereiding van de overdracht van de revalidatie uit de AWBZ naar de ziektekostenverzekering. Samenwerking met LUMC en Rijnlands Revalidatiecentrum.  Project Ketenzorg Huntington West Nederland met LUMC en Rivierduinen (GGZ Duin- en Bollenstreek).  Daarnaast participeert Topaz in de Landelijke ketenzorg Huntington. Dit is een landelijk samenwerkingsverband van de patiëntenvereniging Huntington en 7 VVT-instellingen die Huntingtonzorg leveren.  Rivierduinen in het kader van zorg aan cliënten van Topaz met psychiatrische problematiek. Dit betreft zowel mensen die in het woonzorgcentrum wonen als in een verpleeg- en behandelcentrum (pg-plus, sociale geriatrie).  Ketenzorg Dementie Zuid-Holland Noord. Het doel van dit samenwerkingsverband is om in de regio overeenkomstig de vraag van de cliënt een geïntegreerd zorgaanbod voor alle stadia van dementie te kunnen leveren dat voldoet aan de kwaliteitseisen. 1

Topaz richt zich niet primair op cliënten met psychiatrische aandoeningen, maar wel als bijkomend ziektebeeld bij diverse doelgroepen.

6

 

Herstelzorg na een hartklepoperatie in Topaz Groenhoven, in samenwerking met LUMC. Topaz participeert in het netwerk Palliatieve zorg Zuid-Holland Noord. Het netwerk heeft als doel de zorg voor mensen in de laatste levensfase zo goed mogelijk te organiseren. Door samen te werken, willen zorgaanbieders de kwaliteit van zorgverlening in de regio verbeteren.

Overige samenwerkingsovereenkomsten:  Stichting Groot Hoogwaak voor (para-)medische zorg in de PG-unit.  Aanvullende verpleeghuiszorg in twee woonzorgcentra van Libertas Leiden, drie woonzorgcentra van Activite in de Duin- en Bollenstreek, vier woonzorgcentra van DSV en in de woonzorgcentra Roomburg en Groot Hoogwaak.  Gemiva SVG groep voor realisatie van werkgelegenheid voor mensen met een verstandelijke beperking.  Samenwerking met apotheek Noord Hofland voor de levering van medicijnen voor alle cliënten in de verpleeg- en behandelcentra van Topaz.  Topaz is lid van AVANT (regionale vereniging van zorgaanbieders in de verzorging en verpleging) en van de Regionale Commissie Gezondheidszorg ZHN (breed samenwerkingsverband gezondheidszorg).  Topaz in het regionale project MOVIT dat in Zuid-Holland Noord onderdeel uitmaakt van het Nationaal programma Ouderenzorg. In dit project participeren V&V-instellingen, huisartsen en apothekers uit de regio. Per woonzorgcentrum wordt in een lokale multidisciplinaire werkgroep onderzocht hoe door het werken met preferente huisartsen de kwaliteit van zorg verbeterd kan worden.

Opleiden en onderzoek:  Universitair Netwerk Verpleeghuizen Zuid-Holland. Dit is een samenwerkingsverband van diverse instellingen voor verpleging en verzorging en het LUMC, die wetenschappelijk onderzoek in de verpleeghuizen uitvoert  Care2Care, het mobiliteitspunt voor de zorg- en welzijnsector in de regio Rijnstreek.  Samenwerking met de ZAL (zorgacademie Leiden), van LUMC, Hogeschool Leiden en ROC leiden m.b.t. o.a. bijscholing verpleegkundigen niveau 4.  Samenwerking Hogeschool Leiden in opleiding HBO-V m.b.t. stagiairs.  HBO P&A voor P&O stagiairs.  Samenwerking met contractactiviteiten van de Hogeschool Leiden m.b.t. modulen in MDprogramma van Topaz.  Samenwerking ROC ID college, ROC Mondriaan en ROC Leiden binnen convenant met Avant.  Contacten ROC Mondriaan m.b.t. niveau 1 opleiding.  Het RINO coördineert de opleidingen voor gezondheidszorgpsycholoog, waar in 2011 een psycholoog van Topaz Overrhyn mee gestart is. Deze is medio 2012 afgerond.  Samenwerking met het LUMC in het kader van de opleiding tot specialist ouderengeneeskunde. In 2011 zijn binnen Topaz twee nieuw AIO’s met deze opleiding gestart.

5. Gevoerd beleid en resultaten 5.1 Huntington Sinds vele jaren is Topaz Overduin tot ver buiten de regio bekend als expertisecentrum voor mensen met de ziekte van huntington. Onze brede ervaring met deze patiëntengroep en de samenwerking met professionals in de keten en de patiëntenvereniging wil Topaz in de toekomst versterken door:  het opzetten van een meer systematische evaluatie van onze werkwijze,  het ontsluiten van onze kennis voor andere professionals in de keten en ook rechtstreeks voor patiënten.

7

Sinds 1 januari 2010 maakt het Adviescentrum Huntington onderdeel uit van het aanbod van Topaz. In dit centrum kunnen zelfstandig wonende cliënten of cliënten van niet gespecialiseerde intramurale zorginstellingen terecht voor een multidisciplinaire screening en behandeladvies. In de samenwerking met Zorggroep Atlant zijn een aantal speerpunten opgepakt, te weten:  productontwikkeling behandelexpertisecentrum (hierin werken we ook samen met Zorgpartners in Friesland),  onderzoek naar samenvoegen van onze loketfuncties voor cliënten,  ontwikkelen gezamenlijke database voor onderzoek. 5.2 Proeftuinen geriatrische revalidatie en revalidatiehotel Per 1 januari 2013 zal de financiering van de geriatrische revalidatiezorg van de AWBZ naar de zorgverzekeringswet overgaan. De overgang naar DBC-bekostiging vraagt veranderingen in de manier van werken & registreren en in de samenwerking met ziekenhuizen en het revalidatiecentrum. Ter voorbereiding op deze transitie heeft Topaz samen met het LUMC en het Rijnlands Revalidatiecentrum geparticipeerd in één van de landelijke proeftuinen Geriatrische Revalidatie. Dit heeft onder andere geleid tot het verbeteren van de zorgpaden voor mensen die met een CVA in een ziekenhuis worden opgenomen en in een verpleeg- en behandelcentrum gerevalideerd kunnen worden. Niet alleen in de financiering en werkwijzen zullen er voor de geriatrische revalidatie van Topaz veranderingen optreden. Er komt ook een mooi nieuw pand in het centrum van Leiden voor deze doelgroep. In 2013 zal Topaz een revalidatiehotel met 76 plaatsen ontwikkelen die gehuisvest wordt in een nieuwbouwlocatie nabij het LUMC. Andere huurders in dit pand zijn het ROC en hotel Fitland. De samenwerking met deze organisaties biedt vele synergiemogelijkheden, zoals bijvoorbeeld het creëren van leerwerkplaatsen voor leerlingen zorg en horeca van het ROC.

Door dit zorgaanbod in een hotelaccommodatie te realiseren is er veel aandacht voor de kwaliteit van de omgeving, die een positieve invloed heeft op het herstel van de gasten. Multidisciplinaire teams van artsen, paramedici en verpleegkundigen begeleiden de revalidatie van ouderen. Er wordt ook dagrevalidatie aangeboden. 5.3 Vlietwijk, kleinschalig wonen met domotica Na vele jaren van planontwikkeling, voorbereiding en bouw, konden eind december 2011 de clienten van het voormalig Hofflants Huys verhuizen naar Vlietwijk. In Topaz Vlietwijk is kleinschalig wonen met domotica (huisautomatisering) gerealiseerd. Niet alleen intramuraal maar ook in de woningen naast de locatie, kunnen cliënten gebruik maken van domotica en in de loop van het jaar bleek dat hier veel behoefte aan was. Topaz participeerde in het landelijke project Kleinschalig Wonen met Domotica van het ministerie van VWS. Het was prettig en zinvol om binnen dit project kennis te delen met collega’s in het land die met vergelijkbare projecten bezig zijn. Het wonen en werken in een kleinschalige woonvoorziening voor dementerenden was nieuw voor zowel de cliënten en hun familieleden als voor de medewerkers en dit vroeg een gewenningsperiode. Werkwijzen zijn in de loop van de tijd nog wat aangepast. Vlietwijk heeft met behulp van een subsidie een wijkverpleegkundige kunnen aantrekken die de cliënten in de thuissituatie begeleidt in het zo lang mogelijk behouden van de eigen regie en het gebruik van domotica hierbij. Naast kleinschalig wonen heeft Topaz Vlietwijk een dienstencentrum met verschillende wijkgerichte functies en een achttal zorghotel-plaatsen voor mensen met een indicatie voor tijdelijk verblijf op basis van een somatische zorgvraag.

8

In mei 2012 is de locatie formeel geopend door staatssecretaris Veldhuijzen van Zanten en hebben cliënten, vrijwilligers en medewerkers de opening van harte gevierd. 5.4 Fusie Munnekeweij een feit Na een jaar van verkenning kan met trots gemeld worden dat per 1 januari 2012 woonzorgcentrum Munnekeweij is toegetreden tot Topaz. Munnekeweij en Topaz waren geen onbekenden voor elkaar: de verpleegunit van Munnekeweij viel al vele jaren onder de erkenning van Topaz. Het beleid op deze unit was reeds conform het Topaz beleid en de Topaz behandelaren leverden hier al van begin af aan behandeling. Maar dit betekende niet dat er nog op veel gebieden harmonisatie van beleid en procedures moest plaatsvinden. Er is veel werk verzet. Een groot deel van het inhoudelijke, personele en bedrijfsmatige beleid is geharmoniseerd. Munnekeweij is in 2012 gaan werken met de personele, financiële en ict-systemen van Topaz. Begin 2013 zal de afronding van de integratie plaatsvinden. 5.5 Kwaliteit Een van de belangrijkste doelstellingen van Topaz is het leveren van zeer goede kwaliteit van zorg en behandeling. In 2012 heeft Topaz een klanttevredenheidonderzoek (CQ-meting) laten uitvoeren en zijn de zorginhoudelijke metingen in het licht van de normen verantwoorde zorg uitgevoerd. Klanttevredenheid  De vertegenwoordigers van de cliënten met een psychogeriatrische zorgvraag zijn tevreden. Uit de benchmark komt naar voren dat Topaz op 70% van de gevraagde items gemiddeld scoorde, op 5% lager en op 25% van de items hoger. Met name de onderdelen ten aanzien van de gastvrijheid vielen bij de deelnemers van het onderzoek in de smaak.  De cliënten met een langdurige somatische zorgvraag waren iets minder tevreden, maar scoorden rond het gemiddelde. Op 70% van de items is gemiddeld gescoord, op 20% lager en op 10% hoger. Ook hier werd op gastvrijheid hoger dan gemiddeld gescoord.  Ten aanzien van de tevredenheid onder de cliënten die thuiszorg ontvangen waren er alleen bij Munnekeweij voldoende cliënten in zorg om het onderzoek uit te mogen voeren (met het oog op de herleidbaarheid naar de individuele cliënten). Op geen van de items werd lager dan gemiddeld gescoord en op 20% hoger dan gemiddeld. Zorginhoudelijke metingen Met name ten aanzien van de zorginhoudelijke metingen heeft Topaz mooie uitkomsten: op 20% van de items is lager, op 30% gemiddeld en op 50% hoger dan gemiddeld gescoord. De risicosignalering was een item waarop Topaz het heel goed heeft gedaan. Ten aanzien van het gebruik van antibiotica en depressieve symptomen zal Topaz nog een verbeterslag maken. Uit de jaarlijkse heraudit kwam naar voren dat Topaz het HKZ certificaat nog steeds waardig is. Klachten De klachtenregeling van Topaz houdt in dat een klacht in eerste instantie door de medewerker zelf wordt opgepakt. Mocht de klacht niet naar tevredenheid opgelost worden dan wordt steeds hoger in de hiërarchische lijn de klacht in behandeling genomen. Indien gewenst kan de cliëntvertrouwenspersoon ingeschakeld worden voor bemiddeling. Bij opname krijgen de cliënten een folder waarin bovenstaande procedure staat beschreven In 2012 zijn er vijf klachten bij de raad van bestuur ingediend die allen naar tevredenheid zijn opgelost. Indien een cliënt, om welke reden dan ook, de voorkeur geeft aan een externe behandeling van de klacht kunnen ze zich wenden tot de externe, onafhankelijke, regionale klachtencommissie van Avant en/of de geschillencommissie.

9

Bij de geschillencommissie is in 2012 één klacht ingediend aangaande een cliënte die ondanks haar wilsverklaring door een huisarts naar een ziekenhuis is doorgestuurd en daarna voor revalidatie tijdelijk naar een verpleeghuis is gegaan in plaats van terug naar haar appartement in het woonzorgcentrum. Deze klacht is gegrond verklaard. Er is geen schadevergoeding toegekend. In 2012 heeft één klager twee klachten bij de regionale klachtencommissie ingediend (val van cliënt t.g.v. ingeklapte rollator en over zorg voor en na verhuizing). Beide klachten zijn gegrond verklaard. Op basis van bovenstaande klachten zijn binnen Topaz hernieuwde afspraken gemaakt over het gebruik en beheer van de rollatoren en over communicatie met betrekking tot wat Topaz wel en niet aan zorg kan leveren op de verschillende locaties. 5.6 Verpleegkundigen Het leveren van topkwaliteit zorg is de ambitie van Topaz. De kwaliteit van de verzorging bepaalt voor een groot deel de kwaliteit van zorg. De uitvoering van de zorg is vooral in handen van helpenden, verzorgenden, EVV-ers en verpleegkundigen. Om de kwaliteit naar een nog hoger niveau te krijgen, heeft Topaz ervoor gekozen meer verpleegkundigen in te zetten, die met hun deskundigheid onder andere collega’s in het dagelijkse werk kunnen coachen. In 2012 is veel aandacht besteed aan de werving, positionering en bijscholing van deze functionarissen met uiteindelijk een groei van ca. 24 fte van deze functionarissen. Naast de uitbreiding van de verpleegkundigen, is de inzet van de verpleegkundig specialist geëvalueerd. Op basis van de positieve uitkomsten is besloten de inzet van deze functionarissen voort te zetten. 5.7 ieder team topzorg Een drietal zorgteams heeft in 2012 in de vorm van een pilot meegedaan aan een onderzoek waarbij de volgende vraag centraal stond: kan Topaz door het bieden van meer regelvrijheid aan de professional zowel de kwaliteit van zorg voor haar cliënten als het werkplezier van de medewerkers verbeteren? De uitkomsten van dit onderzoek waren zeer positief: Teams ervoeren dat 90% van de zaken waar ze tegen aanliepen door henzelf aangepakt kunnen worden. Op deze manier kunnen ze zelfstandiger functioneren en meer verantwoordelijkheden dragen, hetgeen een positief gevoel geeft en tot meer verbeteringen op de afdeling leidt. Besloten is om de methodiek die bij dit onderzoek gebruikt is, Topaz-breed in te voeren. 5.8 Samen met de mantelzorg Mantelzorgers spelen een zeer belangrijke rol in het leven van de cliënten. Topaz wil hen beter leren kennen en een duidelijke(re) positie in de zorg voor hun naaste geven. Middels het project met de doelstelling ‘Mantelzorgers voelen zich welkom en de samenwerking met mantelzorgers wordt verbeterd’, zijn op een aantal afdelingen pilots uitgevoerd. Hieruit kwam naar voren dat professionals en mantelzorgers dezelfde verbeteringen voor de cliënten willen en dat hierover regelmatig met elkaar in gesprek zijn de band onderling sterker maakt. Ook dit traject zal een vervolg binnen Topaz krijgen. 5.9 Wijkfunctie Topaz heeft zich ten doel gesteld om ook een onderscheidend, wijkgericht aanbod aan ouderen en chronisch zieken aan te bieden. De woonzorglocaties worden de spil in de wijk , waar mensen terecht kunnen voor diverse diensten en van waaruit allerlei diensten worden geboden. Dit aanbod richt zich op het versterken van de cliënt: fysiek, mentaal en sociaal. Centraal hierbij staat het begrip ‘zelfmanagement’: Topaz doet er alles aan om mensen in hun eigen kracht te versterken en zelf maximaal regie te voeren over hun leven en alles wat hierbij nodig is. Hierbij zal onder andere gebruik gemaakt worden van domotica.

Topaz Munnekeweij leverde al langere tijd zorg thuis en Topaz Vlietwijk heeft in 2012 ook al de nodige aanwas van cliënten uit deze doelgroep gerealiseerd, met name in de zorgwoningen naast de kleinschalige woonvoorziening. In 2012 is een start gemaakt met de uitbreiding 10

van dit aanbod vanuit de andere Topaz-locaties. Dit zal in 2013 nog verder vorm krijgen. De organisatie ‘In voor zorg’ zal Topaz helpen met het realiseren van haar ambitie ten aanzien van de zorg thuis. 5.10 Vrijwilligers Er werken circa 1000 vrijwilligers bij Topaz en zij zijn buitengewoon belangrijk voor de cliënten en de organisatie. Daarnaast zijn er ook veel mantelzorgers actief die niet alleen voor hun eigen naaste allerlei activiteiten ondernemen, maar ook voor andere cliënten op de afdeling. De vrijwilligers bieden onze cliënten aandacht, gezelligheid, ondersteuning en ontspanning. Dit doen zij onder andere door koffie te schenken in de recreatiezaal, te assisteren bij afdelingsactiviteiten, begeleiden van cliënten bij doktersbezoek, werken in de bibliotheek, assistentie bij kerkdiensten, besturen van personenbusjes voor vervoer van cliënten van de dagbehandeling etc. De vrijwilligers zijn in 2012 geschoold op het gebied van BHV. Jaarlijks worden er activiteiten georganiseerd om de vrijwilligers te bedanken voor hun inzet. Het is altijd fijn als er nog meer vrijwilligers voor Topaz willen werken en daarom heeft Topaz op verschillende vrijwilligersmarkten gestaan. 5.11 Ambiance en activiteiten Ook in 2012 is veel aandacht besteed aan het welzijn en welbevinden van de cliënten. Om de leefomgeving te verbeteren heeft Topaz de ‘Club van Delft’ gevraagd mee te denken. De Club van Delft bestaat uit een netwerk van masterstudenten, pas afgestudeerden en promovendi op velerlei gebied, die door buiten de bestaande kaders te denken, organisaties helpen tot innovatieve oplossingen te komen. De concepten voor de ambiance van Topaz zullen in 2013 in de praktijk worden vormgegeven. Ook op de locaties zelf waren er al veel ideeën en energie om ambiance en gezelligheid voor de cliënten te creëren. Zo worden er themamaaltijden geserveerd, is in Topaz Zuydtwijck een verjaardagkamer gerealiseerd en is gestart met de mobiele activiteitenbus. De activiteitenbus is gevuld met allerlei materialen en een begeleider rijdt tussen de locaties om cliënten op individueel niveau of in kleine groepjes een activiteit aan te bieden die (nog) niet in het reguliere aanbod van Topaz zit. Hierbij kan gedacht worden aan het werken met glas- en keramische mozaïek of klankschalen en gongs. Ook de jaarlijkse originaliteitprijs heeft weer mooie dingen voor de cliënten (en medewerkers) opgeleverd. Het winnende project van 2012 was de FLEX-RELAX. Deze is ontwikkeld vanuit het idee dat cliënten vaak de behoefte hebben om ‘er even uit te zijn’ maar hiertoe vaak niet meer in de gelegenheid zijn. Dit kan depressieve klachten of een gevoel van onrust geven. Dit bracht een aantal medewerkers op het idee voor de (verplaatsbare) relaxtherapie. Bewoners komen in een andere omgeving/sfeer, waardoor ze zich samen met een familielid, medewerker of vrijwilliger weer kunnen ontspannen. Gestart is met vier thema’s: strand, vakantie, oosters en bos. De FLEX-RELAX bestaat uit drie verschillende therapieën, namelijk lichttherapie, snoezeltherapie en aromatherapie. Door gebruik te maken van een ventilator, lampen, geuren (aroma’s), relaxstoelen, banners, muziek en accessoires kunnen diverse sferen gecreëerd worden. 5.12 Ontwikkeling beleid Topaz functioneert in een turbulente omgeving. Deze wordt gekenmerkt door een groeiende vraag tengevolge van de vergrijzing, terwijl het aantal beschikbare arbeidskrachten afneemt. De kosten van de langdurige zorg lopen op en de benodigde financiën lopen niet meer in de pas met de dekking van de uitgaven. Zorgproducten worden in de loop der jaren niet meer gefinancierd (ZZP 1-4). Ook zal op cliëntwensen steeds nadrukkelijker moeten worden ingegaan, al dan niet gedwongen door (gedetailleerde) kwaliteitswetgeving en een hogere eigen betaling voor minder AWBZ-aanspraken. Gemeenten krijgen een steeds grotere rol en het verlenen van zorg en de dienstverlening aan kwetsbare ouderen, wat zodoende steeds meer op gemeentelijk/wijk- niveau komt te liggen.

11

De risico’s voor Topaz worden groter door de invoering van de kapitaallasten in het tarief (Normatieve Huisvestings Component) en de overgang van de geriatrische revalidatie van de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet. Dit maakt dat Topaz zich in 2012 intensief heeft gebogen over de richting die zij de komende jaren op wil gaan, wat dit betekent voor de besturing van de organisatie, de gewenste cultuur, voor het financieel beleid, het vastgoed nu en in de toekomst en het informatiebeleid. Op al deze gebieden is in 2012 het meerjarenbeleid afgerond. In hoofdstuk 14 (vooruitblik) zal op de inhoud van dit beleid ingegaan worden. Het strategisch beleid heeft de kaders gevormd voor de actualisatie van het tactische en operationele beleid dat conform de beleidscyclus geactualiseerd of verder doorontwikkeld is (bijvoorbeeld het risicomanagement.)

6. Risicomanagement Om systematisch en cyclisch aandacht te hebben voor risico’s voor de cliënten, het personeel, de vrijwilligers en de bedrijfsvoering heeft Topaz risicomanagement ontwikkeld. Dit om onnodige problemen te voorkomen en afwegingen te maken ten aanzien van wel en niet aanvaardbare risico’s. Aandacht voor veiligheid en het voorkomen van onnodige en onaanvaardbare risico’s is ingebed in de reguliere dagelijkse werkzaamheden van alle medewerkers en leidinggevenden in relatie tot de eigen werkzaamheden. In het voorjaar van 2012 zijn totaal 15 risicogebieden onderscheiden, die in negatieve zin invloed kunnen hebben op de doelstellingen van Topaz, voor zowel de lange als de korte termijn. Van deze 15 risicogebieden is per risico een inschatting gegeven van de kansen en de effecten van de risico’s voor de organisatie, een prioritering gemaakt van de risicogebieden en een top 5 benoemd, te weten: 1. ICT 2. Vastgoed & Huisvesting 3. Treasury 4. Wijziging financiering 5. Organisatieontwikkeling en cultuur Deze top 5 is uitgewerkt op risicokaarten. Deze risicokaarten geven een beeld van de risico’s en de genomen beheersmaatregelen. Tevens zijn mogelijke aanvullende beheersmaatregelen benoemd, die in de jaarplannen van de betreffende risico-eigenaren beoordeeld moeten worden op noodzakelijkheid, effectiviteit en efficiency. Het risicomanagement is verankerd in de P&C cyclus.  De risico’s ten aanzien van vastgoed en huisvesting zijn verwerkt in het strategisch vastgoedplan voor de komende jaren dat in 2012 is vastgesteld na positief advies van de medezeggenschap.  In 2013 wordt een treasurystatuut opgesteld en een treasurycommissie in het leven geroepen.  Eind 2012 was een concept versie gereed van het Informatiestrategieplan voor de komende jaren, waarin aandacht is voor veiligheid op het gebied van ICT toepassingen.  Het onderwerp organisatieontwikkeling en cultuur wordt meegenomen in onze plannen voor de komende jaren in relatie tot het strategisch beleid 2013 – 2015. Bovenstaand risicomanagement is met name gericht op de strategische risico’s van Topaz. Op individueel niveau gebruikt Topaz per cliënt een risico-inventarisatieformulier dat twee keer per jaar wordt geëvalueerd. De voorbereidingen voor het systematisch inrichten van het risicomanagement op operationeel niveau zijn in 2012 gestart. Deze zullen in 2013 in de beleidscyclus worden opgenomen. Hieronder zijn de risico’s ten aanzien van gewijzigde financiering nader uitgewerkt.

12

Verdwijnen lage ZZP’s Vanaf 1 januari 2013 komen de mensen die de indicatie ZZP 1 of 2 krijgen, niet meer in aanmerking voor verblijf in een intramurale voorziening. In de komende jaren zal dit ook gaan gelden voor ZZP 3 en een deel van ZZP 4. Dit betekent dat voor deze groepen wonen en zorg worden gescheiden en er meer mensen zorg thuis zullen vragen. Voor Topaz betekent dit een afbouw van ongeveer 20% van de intramurale voorzieningen. Overheveling revalidatiezorg naar de Zorgverzekeringswet De geriatrische revalidatie gaat in 2013 over naar de DBC bekostiging in de ziektekostenverzekering. Deze verandering in de financiering brengt onzekerheden met zich mee ten aanzien van de omvang van de productieafspraken en de vraag of de nieuwe tarieven kostendekkend zullen zijn. Het in 2012 ingestelde inkoopteam Geriatrische Revalidatie heeft zich goed voorbereid op de nieuwe contractering en de inkoop van DBC’s voor 2013 is succesvol verlopen. Overheveling AWBZ naar de WMO De gemeenten worden vanaf 2015 verantwoordelijk voor de extramurale ondersteuning, verzorging en begeleiding. Deze overdracht van de AWBZ naar de gemeenten zal gepaard gaan met een forse budgetkorting voor de persoonlijke verzorging en dagbesteding. Het is nog onduidelijk op welke wijze de gemeenten de WMO zullen gaan uitvoeren en hoe wij als zorgaanbieder hierbij kunnen aansluiten. Voor de inkoop van WMO-activiteiten zal tijdig een inkoopteam worden samengesteld.

7. Medewerkers 7.1 Bewust personeelsbeleid In 2012 is binnen Topaz vanuit goed werkgeverschap bewust personeelsbeleid ontwikkeld met de onderdelen: mobiliteitsbeleid, loopbaanbeleid en talentmanagement. Bewust personeelsbeleid richt zich, vanuit de vraag van de cliënt, op een optimale inzet van medewerkers door rekening te houden met de persoonlijke situatie van de medewerker en daarbij behorende specifieke wensen en behoeften. Topaz speelt hierop in door het aanbieden van beleid, arbeidsvoorwaarden en instrumenten gericht op de individuele situatie van de medewerker. Dit beleid zal na instemming van de OR in 2013 geïmplementeerd worden. 7.2 Tevredenheid medewerkers Topaz vindt de mening van medewerkers heel belangrijk en heeft in het najaar van 2012 een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. 53% van de medewerkers heeft de vragenlijst ingevuld. (Landelijk was dit 48,7%). In vergelijking met twee jaar geleden zijn de medewerkers meer tevreden. Ze gaven Topaz een 7,5 en daarmee scoorde de organisatie bovengemiddeld (landelijk 7,3). 7.3 Intensiveringsmiddelen Voor het besteden van de beschikbaar gestelde intensiveringmiddelen heeft Topaz begin 2012 een plan opgesteld. Op basis van dit plan zijn de intensiveringgelden in 2012 besteed aan verschillende onderwerpen, waaronder de werving en selectie en inzet van nieuwe medewerkers met name verpleegkundigen en gastvrouwen/heren, begeleiding van teams bij de positionering van de verpleegkundigen, scholing van gastvrouwen/heren, opscholing van huidige medewerkers, extra leerling-plaatsen en een bijscholing voor verpleegkundigen niveau 4 die in samenwerking met een hogeschool en ROC ontwikkeld en verzorgd is. Eind 2012 konden we stellen dat de doelstellingen vanuit het plan behaald waren. Het aantal fte zorgpersoneel is met ongeveer 50fte gestegen. Tevens zijn 44 gastvrouwen/heren in dit jaar gestart met de opleiding tot zorghulp en hopen in 2013 te diplomeren, 23 verpleegkundigen niveau 4 zijn gestart met een bijscholing en hopen deze in voorjaar 2013 succesvol af te ronden en de extra leerling-plaatsen en opscholingsmogelijkheden voor huidige medewerkers zijn benut.

13

7.4 Beschikbaarheid van het personeel Vacatures In het kader van de investeringsmiddelen zijn er in 2012 extra arbeidsmarktcampagnes ingezet om vooral verpleegkundigen te werven. Hierbij is voor het eerst gebruikgemaakt van een aantal social media. Ondanks het gebruik van deze middelen blijft het moeilijk om verpleegkundigen, EVV-ers en verzorgden te werven. Dit is een regionaal probleem, waarbij de ROC's aangeven ook aan de instroomkant van leerlingen in de niveau 3 opleiding steeds minder leerlingen te hebben. Daarnaast duurt het ook steeds langer vacatures voor behandelaren zoals specialisten ouderengeneeskunde, verpleegkundig specialisten en GZ-psychologen in te kunnen vullen. Topaz heeft voor verschillende opleidingen opleidingsplaatsen, maar nieuwe aanwas van buiten de Topaz muren blijft nodig. Verzuim Beschikbaarheid van medewerkers wordt tevens beïnvloed door verzuim. In 2012 hebben we opnieuw veel aandacht besteed aan verzuim en met succes. Het verzuimpercentage over 2012 bedroeg inclusief vangnet en zwangerschap 6,04% en exclusief 4,47% bij een meldingsfrequentie van 1,25. Het verzuim is hiermee lager dan de branchegemiddelden van inclusief 6,99% en 5,80% exclusief. De meldingsfrequentie van Topaz ligt hoger dan het gemiddelde in de branche (1,12). Het verzuim is lager dan in 2011. Toen was het verzuim voor Topaz exclusief vangnet en zwangerschap 6,03. We verwachten de dalende lijn van het verzuim door te kunnen zetten in 2013 waarbij het streven een verzuimpercentage van 4% is. Vaccinatiegraad griepvaccinatie Het totaal aantal gevaccineerde medewerkers in 2012 incl. vaccinatie bij de huisarts is 267, dit betrof 14.83%. In 2011 was dit nog 17,51%, dit betrof 294 medewerkers. Er is binnen Topaz een dalende trend te zien m.b.t. het aantal medewerkers dat zich laat vaccineren tegen de griep. Landelijk wordt deze dalende trend van de vaccinatiegraad ook waargenomen. Verloop personeel Totale verloop in 2012 is 12,1%. Landelijk is dit in de VVT 15,4% (Actiz) 7.5 Kwaliteit van het personeel Ontwikkelen van medewerkers Topaz heeft in 2012 inspanningen geleverd om medewerkers te trainen en te scholen op diverse terreinen, om zo een bijdrage te leveren aan de professionele kwaliteit van het personeel. Vanuit de CAO VVT is hierbij de opdracht 2% van de loonsom aan scholing en ontwikkeling te besteden. Door de verschillende scholingsactiviteiten vanuit de intensiveringsmiddelen en de druk die dit oplevert op de werkvloer, zijn niet alle geplande scholingen in 2012 uitgevoerd. Dit neemt niet weg dat er in het afgelopen jaar weer veel mensen geschoold zijn. Aan wettelijke verplichte scholing als bedrijfshulpverlening, trainingen m.b.t. fysieke belasting waaronder training ergocoaches, en het toetsen van BIG-vaardigheden is voldaan. Daarnaast is in groepen veel scholing gevolgd op het gebied van agressietraining en scholing EVV-er. In 2012 is opnieuw veel aandacht besteed aan de scholing van zorgpersoneel in de methodiek van de belevingsgerichte zorg en heeft de organisatie geïnvesteerd in een scholingstraject rond het thema ‘non fixatie’. Topaz heeft hier zelf een modulaire opleiding voor ontwikkeld, die door een eigen trainer in combinatie met behandelaren verzorgd is. Tot slot zijn er door (groepen) individuen specifieke scholingen gevolgd, gericht op de functie. Ook in 2012 hebben de leidinggevenden weer verschillende modulen uit het jaarlijkse MDprogramma (Management Development) kunnen volgen. Zij konden o.a. kiezen tussen modulen situationeel leidinggeven, zorgmarketing, projectmanagement, resultaatgericht leidinggeven, timemanagement, personeelsmanagement, vergadertechnieken en teamcoaching. Daarnaast is onder leiding van een externe coach een groep talentvolle leidinggevenden bezig met talentontwikkeling.

14

Gedragscodes Topaz kent verschillende gedragscodes voor haar medewerkers: ‘Gedragscode Topaz; Leidraad voor integer handelen’, ‘Gedragscode voor het gebruik van (mobiele) telefoon’ en ‘het Reglement e-mail- en internetgebruik’. Bij indiensttreding tekent de medewerker voor het zich houden aan deze gedragscodes d.m.v. het tekenen van de arbeidsovereenkomst. Indien een medewerker zich niet houdt aan een van deze gedragscodes zal hij/zij hierop aangesproken worden door de leidinggevenden. Indien dit aan de orde is, wordt hiervoor de ‘Procedure ongewenst en ongeoorloofd gedrag’ gehanteerd en/of wordt een functioneringstraject ingezet op basis van de gesprekscyclus. Toekomst, strategische personeelsplanning In 2012 volgden de PO&O-adviseurs een training strategische personeelsplanning. Hierdoor zijn kennis en vaardigheden ontwikkeld om in 2013 tot beleid strategische personeelsplanning te komen en een werkwijze te ontwikkelen waarbij Topaz haar toekomstige personeelsbehoefte kan bepalen t.o.v. van de huidige formatie. VOG Een van de maatregelen die Topaz heeft genomen om de veiligheid van de cliënten te vergroten is, vooruitlopend op landelijke wetgeving, het aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag (VOG) bij het aannemen van nieuwe medewerkers. 7.6 Werkkostenregeling In 2011 heeft een werkgroep van de afdelingen financiën & control en PO&O de werkkostenregeling voorbereid. Per 1 januari 2012 werkt Topaz volgens deze regeling. Op basis van de ruimte die in 2012 over is gebleven in het forfait, zijn voor 2013 voorstellen gedaan voor extra mogelijkheden voor arbeidsvoorwaarden 7.7 Risico’s op het gebied van medewerkers Krappe arbeidsmarkt voor hoger gekwalificeerd zorgpersoneel Topaz zal, net als vele branchegenoten de komende jaren hoger gekwalificeerd personeel willen inzetten. Op dit moment is de arbeidsmarkt voor deze functionarissen krap. De verwachting is dat deze alleen maar krapper zal worden. Wil Topaz de juiste mensen werven, binden en boeien dan zal de organisatie zich moeten onderscheiden op de arbeidsmarkt en een aantrekkelijk werkgever moeten zijn en blijven Dit wil Topaz doen d.m.v. scholing en ontwikkelingsmogelijkheden, duurzame inzetbaarheid en vitaliteit en andere aantrekkelijke extra arbeidsvoorwaarden. Modernisering ziektewet De overheid wil de kosten van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid terugdringen. Het gaat met name om de kosten die het UWV heeft door de vangnetregeling. Dit zijn kosten voor mensen die geen loon meer ontvangen en ziek worden. Werkgevers moeten vanaf 1 januari 2012 premie betalen die afhankelijk is van het aantal medewerkers dat ziek uit dienst gaat of zich binnen 4 weken na ontslag ziek melden. Topaz zal daarom nog meer aandacht besteden aan verzuim bij selectie van medewerkers, tijdens tijdelijke contracten en bij uitdiensttreding.

8. Opleiden Topaz wil graag in scholing van haar medewerkers investeren. Hierdoor zal de kwaliteit van zorg toenemen en de tevredenheid van de medewerkers verhogen. Topaz is zowel op het gebied van de beroepsopleidingen als op het gebied van bij- en nascholing actief. 8.1 Beroepsopleidingen Samenwerking met opleidingen Ook in 2012 heeft Topaz met de drie ROC’s in de regio samengewerkt:  Binnen het samenwerkingverband Avant is het competentiegericht opleiden verder ontwikkeld. Dit heeft geleid tot een gezamenlijke competentiegerichte niveau 3 opleiding. 15

 

De EVV-opleiding, die door ROC Mondraan bij Topaz wordt verzorgd, is opnieuw positief geëvalueerd. Daarnaast wordt er samenwerkt met de Hogeschool Leiden, waardoor er o.a. op het gebied van HBO-V en HBO P&A stagiairs en afstudeerders binnen Topaz actief zijn.

Leerlingen Op 31 december 2012 volgden er 127 BBL-leerlingen een opleiding binnen Topaz. Dit is een stijging ten opzichte van 2011 ( 92 BBL) Gemiddeld hebben er afgelopen jaar (in schoolmaanden) 39,8 BOL-leerlingen Zorg en Welzijn stage gelopen bij Topaz. Dit betreft een daling ten opzichte van 2011 ( 52 BOL). Topaz biedt naast BBL- en BOL- trajecten voor zorgopleidingen opleidings- en stageplaatsen aan verschillende disciplines. Zo bieden we opleidingsplaatsen voor Specialist ouderengeneeskunde, GZ-Psycholoog en verpleegkundig specialist. Paramedische stageplaatsen worden geboden aan studenten van o.a. de opleidingen psychologie (WO en HBO), Fysiotherapie, Maarschappelijk werk, logopedie en Ergotherapie. Ook binnen de ondersteunende diensten zoals PO&O en Marketing en communicatie worden stageplaatsen aan HBO-studenten aangeboden. Er hebben gemiddeld 8 (per schoolmaand) stagiairs vanuit overige opleidingen stage gelopen bij de ondersteunende diensten van de organisatie. Dit is ongeveer gelijk aan 2011. 8.2 Bij- en nascholing Topaz als leerhuis en Management Development Om het talentontwikkeling binnen Topaz verder vorm te geven, ontwikkelt Topaz zich steeds meer als ‘leerhuis’. Hierbij wordt het intern uitwisselen van aanwezige kennis en kunde uitgewerkt. Het strategisch opleidings- en ontwikkelingsbeleid vormt de kapstok voor de inrichting van de scholingen en trainingen. Vanuit dit kader is o.a. het MD-beleid ontwikkeld

Het met MD richt Topaz zich op het sturen van het leerproces van leidinggevenden, gericht op de individuele ontwikkeling en het realiseren van organisatiedoelen, waarbij drie aspecten worden onderscheiden, te weten:  persoonlijk leiderschap,  managen op resultaten en processen en  leiding geven aan innovatie en mensen. Jaarlijks volgen de leidinggevenden minimaal twee trainingen die in het kader van het MD-traject worden aangeboden. Veel leidinggevenden waarderen dit aanbod zeer en volgen vaak meer dan twee modulen. 8.3 Topaz Academie Topaz wil haar scholingsaanbod verder uitbreiden en nog beter op elkaar en de ontwikkelingen afstemmen. Zij zal daartoe de Topaz Academie oprichten. De Topaz Academie moet kwaliteitsopleidingen bieden die gericht zijn op de gehele loopbaan van medewerkers. Binnen de Topaz Academie zullen in het kader van bij- en nascholing, scholingen en trainingen aangeboden worden aan medewerkers uit alle lagen van de organisatie. Ze heeft als doel een 'pull' te creëren voor alle medewerkers. De medewerkers zullen zich vooral vrijwillig in kunnen schrijven op het aanbod. Het moet in de eerste plaats een Academie worden die goed functionerende en talentvolle medewerkers kansen biedt om zichzelf door te ontwikkelen, zowel vakgericht als vanuit persoonlijk oogpunt, aan de hand van de visie en strategie van Topaz. Het hierboven beschreven MD-traject zal onderdeel uitmaken van de Topaz Academie. In 2012 heeft met betrekking tot de ontwikkeling van de Topaz Academie een eerste verkenning plaatsgevonden.

16

9. Topcare en Onderzoek Topaz acht het van groot belang dat er continu aandacht is voor verbetering van de zorgverlening en behandeling van haar cliënten. Ze is dan ook één van de initiatiefnemers van het landelijke samenwerkingsverband Topcare. Dit samenwerkingsverband van vooralsnog vijf stichtingen in de ouderenzorg heeft als doel om excellente zorg te leveren voor specifieke doelgroepen en een actieve bijdrage te leveren aan het ontwikkelen en dissimineren van evidence based kennis en best practises voor de zorg en behandeling van deze doelgroepen. Hiervoor is aansluiting gezocht bij kennisinstituten als academische centra en hogescholen. Er wordt gewerkt aan het ontwikkelen van een Topcare label en Topaz heeft de ambitie om dit label te verwerven voor onze expertisefunctie Huntington. Een belangrijke stimulans in de realisatie van dit initiatief binnen Topaz is een specialist ouderengeneeskunde die tevens als hoogleraar Institutionele zorg en ouderengeneeskunde bij het LUMC werkzaam is. Binnen eerstgenoemde functie is hij deels vrijgesteld voor het ontwikkelen van Topcare binnen Topaz. Een van de ontwikkelingen die hieruit naar voren is gekomen, is dat Topaz in de zomer van 2012 een samenwerkingsovereenkomst met het LUMC heeft gesloten waarin is opgenomen dat medewerkers van Topaz bij het LUMC scholing in onderzoek kunnen volgen. Naast bovenstaand initiatief is Topaz lid van het Universitair Verpleeghuis Netwerk Zuid-Holland en participeert in regionaal onderzoek naar ouderenzorg. Topaz heeft een Wetenschappelijke OnderzoeksCommissie die de voortgang van de lopende onderzoeken bespreekt en de raad van bestuur adviseert over deelname aan nieuwe onderzoeken. In 2012 hebben op het gebied van zorg en behandeling de volgende onderzoeken plaatsgevonden:  Het gebruik van sondevoeding bij Huntingtoncliënten.  De aanpak van probleemgedrag bij verpleeghuisbewoners met dementie. Dit onderzoek vindt plaats in samenwerking met het VU medisch centrum.  IMPACT, een onderzoek naar diagnose en behandeling van infectieziekten in het verzorgings- en verpleeghuis.  In samenwerking met Cardiff University participeert Topaz in het Physiotherapy Outcomes Measures Project. Het doel van dit onderzoek is de betrouwbaarheid en de minimale verschillen in metingen op gebied van participatie, functionele activiteiten en beperkingen te onderzoeken bij individuele patiënten in verschillende stadia van de ziekte van Huntington.  Samen met het LUMC participeert Topaz in een onderzoek naar slikstoornissen, ofwel Dysphagia in Huntington’s disease: the development of the huntington’s disease dysphagia scale.  Klinimetrie: heeft als doel het fysiotherapeutisch handelen te verbeteren middels structurele onderbouwing door klinische redenen op basis van klinimetrie.

10. Financieel beleid Topaz heeft in 2012 een resultaat gerealiseerd van ruim € 480.000. Dit is in lijn met de begroting. De omzet is fors toegenomen als gevolg van een hogere contractwaarde van de productieafspraken. Deze verhoging is het gevolgd van de toegekende intensiveringsmiddelen, de vergoeding van de normatieve huisvestingscomponent (NHC), de prijsindex en een hogere productievolume/ZZP-mix afspraak. Het plan van aanpak, zoals dat bij het zorgkantoor is ingediend, met betrekking tot de besteding van de intensiveringsmiddelen is volledig uitgevoerd door meer personeel te werven voor “de handen aan het bed” en een deel opleidingskosten om de kwaliteit van onze zorgverlening verder te verhogen (zie ook paragraaf 7.2). De toegenomen vergoeding voor de NHC (surplus ten opzichte van de nacalculatiebekostiging) is gebruikt om een deel van de impairment op het vastgoed te dekken.

17

Na de fusie is Munnekeweij volledig geconsolideerd in de jaarrekening en voor 2011 zijn vergelijkende cijfers opgesteld. De solvabiliteit (het eigen vermogen i.r.t. het balanstotaal) van Topaz is in 2012 toegenomen tot 26% (2011: 24%), de liquiditeitspositie is ongewijzigd ten opzichte van het jaar ervoor: 1,2. De positieve kasstromen komen volledig uit de operationele activiteiten. In het jaar 2012 is hiervan een aanzienlijk deel gebruikt voor een extra aflossing van een langlopende schuld. In de jaarrekening zijn 2 belangrijke voorzieningen toegevoegd: - Voorziening reorganisatie. In 2012 is het besluit genomen om op grond van herijking van de strategische plannen van Topaz de managementstructuur ingrijpend te wijzigen. Deze wijziging heeft consequenties voor benoeming van medewerkers in het management. - Voorziening verlieslatende contracten. Als gevolg van de latere oplevering van de zorgwoningen bij Vlietwijk in combinatie met het gehanteerde inkoopmodel van het zorgkantoor zijn er in 2012 contracten (VPT) met cliënten afgesloten, die in 2013 niet in de productieafspraken zijn gehonoreerd. Topaz is gehouden de afgesproken zorg te leveren. In de begroting van 2013 is rekening gehouden met een gedeeltelijke afbouw. Na goedkeuring van het herijkte Strategieplan is in 2012 ook het Strategisch vastgoedplan vastgesteld en goedgekeurd. In het Strategisch Vastgoedplan zijn alle ontwikkelingen, die nu bekend zijn c.q. verwacht worden, vertaald naar de gewenste huisvesting. De planperiode is tot en met 2018. In het plan zijn renovaties voorzien, naast vervangende nieuwbouw en het afstoten van gebouwen. Op basis van het Strategisch Vastgoedplan zijn alle locaties beoordeeld op basis van bedrijfswaarde in relatie tot de huidige boekwaarde. Dit heeft geleid tot een afwaardering van de binnen 5 jaar te sluiten c.q te vervangen locaties voor een totaalbedrag van bijna € 2,5 miljoen. Deze last is volledig verwerkt in de jaarrekening 2012. Daarnaast heeft een afwaardering plaatsgevonden van de productiekeuken in Munnekeweij (ca. € 300.000) omdat productiekeukens niet in de visie van Topaz passen en deze ook niet op een andere wijze rendabel kan worden gemaakt. Topaz is een financieel gezonde zorgonderneming en heeft de basis gelegd om haar ambitieuze plannen voor de (nabije) toekomst te realiseren en de continuïteit te waarborgen. Zoals gememoreerd zet Topaz de komende jaren in op modernisering van het gebouwenbestand, waarbij de intramurale capaciteit in het aantal plaatsen conform landelijk beleid wordt afgebouwd. Dit vraagt een investering van ca € 33 miljoen. De plannen zijn doorgerekend in een meerjaren financiële planning, waarbij de consequenties in beeld zijn gebracht ten aanzien van het operationele resultaat, de ontwikkeling van de solvabiliteit en liquiditeit, de operationele kasstromen en het verhoogde aflossingsniveau. Hierbij is uitgegaan van een reële omzetverwachting, waarbij rekening is gehouden met afnemende intramurale capaciteit met een verzwaring van de zorgzwaartemix. De parameters laten allen een positief beeld zien. Overigens zal per vastgoedproject een businesscase worden opgesteld, die afzonderlijk beoordeeld wordt. Gezien de terughoudendheid van de banken en het beleid van het Waarborgfonds voor de Zorgsector houdt Topaz er in haar plannen rekening mee dat een substantieel deel van de voorgenomen investeringen uit haar eigen middelen wordt gefinancierd. Voor de externe financiering wordt in 2013 een financieringsproces gestart om vreemd vermogen aan te trekken. Financiële instrumenten Voor de financiering van haar activiteiten en investeringen maakt Topaz uitsluitend gebruik van eigen vermogen en langlopende leningen. Van instrumenten zoals derivaten wordt geen gebruik gemaakt. In het treasurystatuut is aangegeven onder welke voorwaarden dit soort instrumenten kan worden ingezet. Topaz kent een Treasurycommissie, die uitvoering geeft aan het treasurystatuut.

18

11. Maatschappelijke aspecten van ondernemen Topaz wil de omwonenden in de buurt van haar locaties blijvend betrekken bij de activiteiten en diensten die geboden worden. Door deze open te stellen voor bewoners van de omliggende wijken, wordt integratie bevorderd. Niet alleen omdat de omwonenden de locaties kunnen leren kennen, maar ook omdat de cliënten van de locaties meer het gevoel krijgen dat ze onderdeel zijn van de wijk. Niet alleen op het gebied van activiteiten, maar ook door scholieren meer bij de organisatie te betrekken, wil Topaz de wisselwerking met de externe omgeving vergroten. Locaties bieden scholieren de mogelijkheid een maatschappelijke stage te lopen. Dit heeft als bijkomend voordeel dat leerlingen al kennis kunnen maken met het werken in de zorg en hier mogelijk enthousiast voor gemaakt kunnen worden. Topaz werkt samen met Gemiva-SGV Groep, om werkplekken te ontwikkelen voor mensen met een verstandelijke beperking. In Topaz Foreschate en Vlietwijk werken mensen met een verstandelijke beperking, die met begeleiding vanuit Topaz werk verrichten en zelf ook meer in maatschappij komen te staan. Het leuke aan deze samenwerking is dat medewerkers van Gemiva alle tijd hebben voor een gezellig praatje. Voor cliënten die met spoed in een verpleeghuis opgenomen moeten worden, is een regionale noodbeddenregeling van toepassing. Alle verpleeghuizen in Zuid-Holland Noord hebben roulerend de beurt om een cliënt in nood op te nemen. Voor de cliënten met een somatische zorgvraag vervult Topaz de coördinatiefunctie en stelt zij als achterwacht extra capaciteit beschikbaar voor het geval er in een andere verpleeghuis geen bed vrij is. Alle Topaz-locaties hebben een milieuvergunning. Deze wordt om de vier jaar gecontroleerd door de milieuafdeling van de gemeente. Daarnaast wordt op alle locaties actief beleid gevoerd ten aanzien van energiebesparende maatregelen voor water, elektra en warmte.

12. Raad van toezicht Samenstelling en onafhankelijkheid De raad van toezicht van Topaz bestaat statutair uit zeven leden. De leden van de raad van toezicht opereren onafhankelijk van Topaz (zie bijlage) en nieuwe (neven)functies worden ter toetsing aan de overige leden van de raad van toezicht voorgelegd. De raad streeft naar een spreiding van maatschappelijke achtergronden en specifieke deskundigheden, waaronder kennis van zorg. In verband met het bereiken van de maximale zittingstermijn heeft één van de leden (de heer R. Bavelaar) de raad van toezicht verlaten. De raad van toezicht heeft een profiel opgesteld en er is een nieuw lid geworven (de heer M. de Haan), die de raad van toezicht vanaf half mei heeft versterkt. De leden van de raad van toezicht ontvangen een honorarium conform het advies van de NVTZ. Voor de hoogte hiervan in 2012 wordt verwezen naar de jaarrekening. Werkwijze De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het toezicht op de raad van bestuur, op het besturen en op de doelrealisatie van Topaz. De raad is in dit kader in 2012 acht keer bijeen geweest in reguliere vergaderingen, in aanwezigheid van de raad van bestuur. Daarnaast heeft er een onderlinge zelfevaluatie plaatsgevonden. De raad heeft gesproken over haar betrokkenheid bij de meest kritische thema’s voor de organisatie en de wijze waarop binnen de raad gebruik wordt gemaakt van de aanwezige expertise. De raad is tevreden over het eigen functioneren en over de samenwerking met de raad van bestuur en maakte ook dit jaar weer enkele on-

19

derlinge afspraken om voortdurend voldoende kritisch en betrokken toezicht te blijven houden Tweemaal per jaar vergadert de raad op een locatie, niet zijnde de hoofdlocatie, en laat zich dan door de locatiemanager informeren over de actuele gang van zaken en de belangrijkste ontwikkeling op de locatie. Dit jaar bezocht de raad de locaties Topaz Vlietwijk en Munnekeweij. Een delegatie van de raad van toezicht is aanwezig geweest bij een overleg van de raad van bestuur met de ondernemingsraad en bij een overleg van de raad van bestuur met de centrale cliëntenraad, voor de bespreking van de algemene gang van zaken. De conclusie was dat er in beide gremia een open sfeer is en dat sprake is van een goede verstandhouding met de bestuurder waarbij het wederzijds vertrouwen als positief kritisch wordt herkend. De medezeggenschap is goed op de hoogte van relevante thema’s en heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan het ontwikkelen van het strategisch beleid. De raad van toezicht kent vier commissies: a. De remuneratiecommissie (voorzitter en vicevoorzitter). b. De financiële auditcommissie (twee leden van de raad van toezicht). De commissie is drie keer bijeen geweest en heeft met de raad van bestuur en de manager financiën & control de volgende onderwerpen besproken: jaarrekening 2011, management letter 2012 en plan van aanpak, halfjaarcijfers, risicomanagement, meerjaren financiële planning, treasurystatuut, begroting 2013 en de businesscase van het revalidatiehotel. c. De vastgoedcommissie (drie leden van de raad van toezicht) is eenmaal bijeengeweest en heeft zich met de bestuurder, de manager financiën en control en de manager facilitaire services, gebogen over de ontwikkeling van het strategisch vastgoedbeleid en het revalidatiehotel. d. De auditcommissie kwaliteit (twee leden van de raad van toezicht,) is driemaal bij elkaar geweest. Tijdens deze bijeenkomsten is met de bestuurder en bestuurssecretaris gesproken over de uitkomsten van de kwaliteitsmetingen (zie kwaliteit en medewerkertevredenheid), de managementreview en de voorbereiding van de jaarlijkse themabijeenkomst over toezicht op kwaliteit. Nadat in december 2012 het strategisch vastgoedplan is vastgesteld, is besloten om de vastgoedcommissie op te heffen. In de toekomst komen zaken met betrekking tot businesscases voor vastgoedprojecten aan de orde in de financiële auditcommissie. Beoordeling raad van bestuur De remuneratiecommissie heeft op basis van ijkpunten en de uitkomsten van de onderlinge evaluatie van de raad van toezicht het jaargesprek gevoerd met de bestuurder. De raad van toezicht is zeer tevreden over het functioneren van de raad van bestuur in de volledige breedte. De informatieverstrekking naar de raad van toezicht is uitstekend en de samenwerking is open en opbouwend. Themabijeenkomst In januari heeft de jaarlijkse themabijeenkomst rondom toezicht op kwaliteit plaatsgevonden. Met inbreng van een extern deskundige heeft de raad van toezicht gesproken over het vormgeven van de governance in het licht van alle ontwikkelingen in de zorg in Nederland. Belangrijke thema in deze discussie was de vraag hoe de raad van toezicht zich een beeld vormt over de vraag of de organisatie op alle fronten in control is. Agendapunten 2012 De volgende onderwerpen hebben in 2012 regelmatig op de agenda gestaan: a. de totstandkoming van het strategisch beleid en daaruit voortvloeiend de gewenste organisatieontwikkeling. 20

b. het meerjaren financieel- en het meerjaren vastgoedbeleid en als eerste uitwerking hiervan het revalidatiehotel. ad a. ontwikkeling strategisch beleid De raad van toezicht is, evenals de andere gremia van Topaz, sterk betrokken geweest bij de ontwikkeling van het strategisch meerjarenbeleid. Zo heeft de raad input geleverd op de voor hen belangrijke issues zoals wijkgericht werken, doelgroepen voor Topaz, behouden en verkrijgen van medewerkers en de verandermogelijkheden van de organisatie. Tijdens de jaarlijkse themabijeenkomst hebben de raad van toezicht, de ondernemingsraad, centrale cliëntenraad, managementteam en de raad van bestuur hierover met elkaar van gedachten gewisseld en in augustus heeft de raad van toezicht goedkeuring gegeven aan het strategisch beleid 2013-2015. De gewenste organisatieontwikkeling en besturingsfilosofie die voortvloeit uit het strategisch beleid wordt door de raad onderschreven en de raad heeft in lijn hiermee het besluit genomen om de raad van bestuur van Topaz uit te breiden naar een tweehoofdige raad. ad b. meerjaren financieel en strategisch vastgoedbeleid De raad van toezicht heeft goedkeuring gegeven aan het strategisch vastgoedbeleid voor de komende 6 jaar. Dit betreft de grote lijnen van het beleid en in de toekomst zal per vastgoedproject een businesscase aan de raad worden voorgelegd. Ook de meerjaren financiële planning is goedgekeurd. Hierin wordt zichtbaar dat het vastgoedbeleid financieel haalbaar is. De meerjaren financiële planning zal twee keer per jaar worden herijkt: bij de opstelling van de jaarrekening en de begroting. Het eerste businesscase is (conform het vastgoedbeleid) het revalidatiehotel. Onderzocht is of Topaz in een nieuwbouwtraject midden in het centrum van Leiden, vlak bij het LUMC waar ook het ROC een deel van zal huren, zou kunnen gebruiken voor de realisatie van een revalidatiehotel. Hierover is door de raad van bestuur regelmatig geklankbord met de raad van toezicht. Door de samenwerking met Hotel Fitland die eveneens een deel van het gebouw zal exploiteren, lijkt een revalidatiehotel voor Topaz in dit gebouw haalbaar. In 2013 heeft de raad goedkeuring gegeven voor de realisatie van het hotel. Overige agendapunten en goedkeuring Elk kwartaal rapporteert de raad van bestuur schriftelijk aan de raad van toezicht over actualiteiten en de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het jaarplan en de financiële situatie. Tijdens de raad van toezichtvergadering wordt deze rapportage besproken. Jaarverslag en jaarrekening 2011 Omdat Munnekewerij in 2011 nog een zelfstandige stichting was, zijn er twee aparte jaarrekeningen en -verslagen opgesteld. De raad van toezicht spreekt haar waardering uit voor de inhoudelijke en financiële resultaten die in dit jaar door Topaz en Munnekeweij zijn behaald. Voorafgaand aan de fusie had Munnekeweij exploitatieverlies en een negatief eigen vermogen en dit is in het eerste fusiejaar omgebogen naar exploitatiewinst. De raad van toezicht geeft zijn goedkeuring aan het document maatschappelijke verantwoording en de jaarrekening 2011 van zowel Topaz als Munnekeweij en verleent decharge aan de bestuurder. Accountant De accountant Ernst & Young heeft voor Topaz de controle op de jaarrekening 2011 uitgevoerd en haar bevindingen toegelicht in zowel de financiële auditcommissie als in de voltallige vergadering van de raad van toezicht. De jaarrekening van Munnekeweij is gecontroleerd door de accountant Verstegen. De accountant gaf aan dat 2011 financieel een goed jaar voor Topaz is geweest. Er is met de raad van toezicht onder andere gesproken over het vastgoed, voorzieningen (levensfasebudget en jubilea) en de afwikkeling met de Zorgcoöperatie. 21

Kaderbrief, jaarplan en begroting 2013 De raad onderschrijft de koers die Topaz heeft uitgezet in de kaderbrief. Deze sluit aan bij het strategisch beleid en is een voortzetting van het ingezette beleid van de afgelopen jaren. Onderwerpen die bij de bespreking extra aandacht hebben gekregen zijn de afbouw van lage ZZP’s, scheiden wonen/zorg, uitbouw extramurale zorg en ontwikkeling van de medewerkers. De begroting is conservatief opgesteld, mede met het oog op de veranderingen in de financiering. De raad heeft vertrouwen in de wijze waarop de begroting is opgesteld en heeft zowel jaarplan als de exploitatie- en investeringsbegroting 2013 goedgekeurd. Men vindt het jaarplan ambitieus en waardeert de uitdaging die de organisatie zichzelf stelt. Kwaliteit en medewerkertevredenheid De benchmarkuitkomsten van 2011 zijn begin 2012 besproken en daaruit kwam naar voren dat Topaz lager dan gemiddeld scoort ten aanzien van de medewerkertevredenheid, gemiddeld scoort op klanttevredenheid en hoog scoort ten aanzien van de bedrijfsvoering. In het strategisch beleid heeft Topaz de koers uitgezet waarmee ze de kwaliteit van zorg wil verbeteren en de tevredenheid van de medewerkers verhogen. Dit kan ondersteund worden door de inzet van de intensiveringsmiddelen ten behoeve van extra gastvrouwen en verpleegkundigen (50 fte totaal). De cliënttevredenheidmetingen in de loop van 2012 toonden aan dat op vrijwel alle locaties de tevredenheid van en cliënten was toegenomen. En tot tevredenheid van de raad blijkt uit de medewerkertervredenheid eind 2012 dat hier grote verbeteringen zichtbaar zijn en dat Topaz hiermee inmiddels in de A-klasse van de benchmark scoort. Risicomanagement Het risicomanagement 2011 is geëvalueerd en aangepast aan de risico’s van 2012. Het risicomanagement is in ontwikkeling. De raad van toezicht heeft gevraagd in dit ontwikkelingstraject de huidige risicokaarten op strategisch niveau aan te scherpen en te verbinden met de operationele risico’s op cliëntniveau. Brandveiligheid is als separaat onderwerp in de raad van toezicht besproken in aanwezigheid van de manager facilitaire services. De vraagstelling bij dit onderwerp is op welke wijze Topaz kan aantonen dat zij de risico’s ten aanzien van brandveiligheid voldoende beheerst. De raad heeft gevraagd om het opbouwen van een jaarlijkse rapportage waarin zichtbaar is welke keuzes de organisatie ten aanzien van dit onderwerp heeft gemaakt. Overige besluiten In 2012 heeft de raad ook positief besloten over - de benoeming van de nieuwe voorzitter van de stichting vrienden van Topaz; - de benoeming van de nieuwe voorzitter van de stichting Duinbus; - het compliancebeleid mededinging; - de verkoop van het woonappartement (voorheen dienstwoning) aan de Prins Alexanderlaan 11.

13. Medezeggenschap 13.1 Cliëntenraad Elk van de acht locaties van Topaz heeft een eigen cliëntenraad. Binnen de kaders van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (1996) levert de cliëntenraad een bijdrage aan de beleids- en kwaliteitsontwikkeling. Topaz stelt de cliëntenraden een secretaresse ter beschikking voor de administratieve en secretariële ondersteuning.

22

Daarnaast kent Topaz een centrale cliëntenraad (CCR) bestaande uit vertegenwoordigers van de lokale cliëntenraden en twee zetels voor externe leden. In 2010 zijn deze zetels ingevuld door een voorzitter en een secretaris. De CCR functioneerde goed; er was een open sfeer en goede samenwerking met de raad van bestuur. De CCR heeft als taak de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van Topaz te behartigen, terwijl de focus van de lokale cliëntenraden op de locaties gericht is.

In 2012 hebben 5 overlegvergaderingen (CCR met de raad van bestuur) en 4 interne overleggen plaatsgevonden. Daarnaast hebben de leden van de CCR tijdens een themabijeenkomst met MT, RvT en OR gesproken over het strategisch meerjarenbeleid. In 2012 is over de volgende onderwerpen advies gevraagd aan de CCR: - Besturingsfilosofie, managementstructuur. - Convenant Centrale Cliëntenraden ook voor Munnekeweij. - Jaarplan en de begroting 2013. - Jaarverslag en jaarrekening 2011. - Richtlijn pesten. - Strategienota 2013-2015. - Subsidie-aanvraag project ZOF. - Topstructuur. - Vastgoedstrategie. - Wijkgericht werken. Daarnaast is onder andere gesproken over - Aanstelling en opdracht programmadirecteur. - Benchmark. - Benoeming een van de CCR-leden als voorzitter stichting Duinbus. - BTW verhoging. - Ieder team topzorg. - Jaarverslag cliëntvertrouwenspersonen. - Kaderbrief 2013. - Nieuw lid raad van toezicht. - P&C-cyclus. - Plan van aanpak besteding intensiveringsmiddelen. - Vertrek en opvolging locatiemanager Topaz Overduin. - Werving nieuwe voorzitter CCR. - Zorginhoudelijke metingen.

Met de lokale cliëntenraden is door de locatiemanagers over diverse onderwerpen gesproken of advies aangevraagd. Naast de locatiejaarplannen en -begrotingen hebben de meeste cliëntenraden gesproken over het cliënttevredenheidonderzoek, het strategisch meerjarenbeleid, het vastgoedbeleid en de organisatieontwikkeling. Meer specifiek hebben de cliëntenraden met de locatiemanager over de volgende onderwerpen gesproken: Topaz Foreschate - Wijkgericht werken - Mantelzorg - Het STER programma - Bouwkundige aanpassingen Foreschate - Activiteiten voor de cliënten - Contact cliëntenraad met nieuwe cliënten

23

Topaz Groenhoven - Wijkgericht werken. - Samenwerking met mantelzorgers. - Presentatie en evaluatie cliënttevredenheidonderzoek. - Vormgeving activiteitenaanbod voor de verschillende doelgroepen. - Nieuwe besturingsfilosofie van Topaz en managementstructuur. - Besteding van donaties o.a. de plaatsing van een 'boekenboom' in begin 2013. - Vormgeving van de nieuwe functie van gastvrouw. - Besteding collectegeld. - Organisatie huiskamerbijeenkomsten. - Vrijwilligers. Topaz Haagwijk - Belevingsgerichte zorg. - Welzijn cliënten. - Mantelzorg. - Het project Ieder team Topzorg. - Prettig omgaan met elkaar en vroegtijdig signaleren pestgedrag. - Inzet van intensiveringsmiddelen gastvrouwen en verpleegkundigen niveau 4. - Deelname aan project ‘Roze Loper’. Met stichting Radius en COC wil Haagwijk een veilige woonomgeving bieden aan homofiele ouderen. - Project Bartimeus. Voorstel om alle bewoners te laten testen op slechtziendheid. Topaz Munnekeweij - Uitkomsten CQ index bewoners. - Jaardocument Maatschappelijke verantwoording 2011. - Instemming Convenant Centrale cliëntenraad. - Instemming Huishoudelijk Reglement. - Mededeling verwisselen van ruimte winkel/kapsalon. - Personele consequenties doormiddel van fusie. - Erkenning van het zorgkantoor voor 10 plaatsen met behandelfunctie. - Management structuur. - Vastgoed strategie. - Nieuwe Munnekeweij Wegwijzer. - Brief Brandveiligheid. - Enquête inrichting Tuinkamer. - Nieuwe zorgleveringsovereenkomst in 2013. Topaz Overduin - Mondzorg. - Non-fixatie. - Verbetering videosysteem (gerealiseerd). - Mogelijkheid om activiteiten aan te kondigen op TV-scherm in restaurant (gerealiseerd). - Aanpassing lichtkoepels die te veel warmte veroorzaken (gerealiseerd). - Deelname PneuMonitor Onderzoek (onderzoek behandeling longontsteking). - Het project ‘Ieder team topzorg’. - Het project ‘Houd de naaste vast’. - Rolstoelen cliënten voorzien van naamplaatje (gerealiseerd). - Jaarplan Overduin. Topaz Overrhyn - Aanstelling interimmanager Overrhyn. - Aanstelling nieuwe manager Overrhyn. - Het maken van een voorlichtingsfilm voor toekomstige cliënten van Overrhyn en hun familie. - Mantelzorgbeleid/naasten en de activiteiten van Publicarea.

24

Topaz Vlietwijk - Nieuwe huisvesting. - Rolstoelonvriendelijke omgeving Vlietwijk. - Raamdecoratie op de grote ramen in de hal. - Medewerkers en roosterplanning. - Familieraadbijeenkomsten. - Diensten en producten dienstencentrum. - Cliënttevredenheidonderzoek. - Kwaliteit van de afwasmachines en de koelkasten. - Het project Wijkgericht werken. Topaz Zuydtwijck - Jaarplan Zuydtwijck. - Menu’s. - Bewonerscommissies per afdeling. - Promotie Zuydtwijck Magazine. - (Huis)kamerverdunning. 13.2 Ondernemingsraad De ondernemingsraad heeft 15 zetels. In de bijlage is een overzicht van de leden van de ondernemingsraad opgenomen. De ondernemingsraad is 12 keer met de raad van bestuur in een overlegvergadering bijeengekomen. De OR ontwikkelt zich tot een steeds beter functionerend professioneel medezeggenschapsorgaan. De communicatie en samenwerking met de raad van bestuur en manager PO&O verlopen in een open sfeer, waarin een stevige discussie niet wordt vermeden. De ondernemingsraad heeft in 2012 tweemaal een scholing gevolgd, één over de RI&E en één waarbij een aantal thema’s uit de strategienota is uitgediept. In 2012 heeft de ondernemingsraad achterbanraadpleging gehouden dienstroosterpatronen in Foreschate, Groenhoven, Haagwijk,Overduin, Overrhyn en Zuydtwijck; over het algemene verloop van zaken in Vlietwijk en Munnekeweij en de voorgestelde nieuwe managementstructuur in Overduin en Zuydtwijck. In 2012 is aan de OR onder andere advies of instemming gevraagd over: -

Begeleider evaluatie besturingsfilosofie en managementstructuur. Beleid arbeid en gezondheid. Beleid EVV-schap. Beleid gesprekscyclus. Beleid gevaarlijke stoffen. Beloningsregeling werving. Besturing en organisatie. Bewust personeelsbeleid. Compliancebeleid. Dienstroosterpatronen. Ieder team topzorg. Integratieplan beleid Munnekeweij. Manager marketing en communicatie. Nieuw lid RvT. Opleidingsjaarplan 2013. Personele consequenties fusie Munnekeweij. Projectfuncties en rollen. Protocollen cytostatica en prik-, bijt-, snij- en spatincidenten. RI&E aanpak en werkwijze. RI&E plan van aanpak Foreschate, Zuydtwijck, Haagwijk Overrhyn en Groenhoven. 25

Rookbeleid. Strategisch beleid 2013-2015. Uitzondering pauzeregeling/diensten Topaz. Vakantie- en verlofregeling. Strategisch vastgoedplan. Verlofregeling. Tevens zijn de verschillend onderdelen van het personeelsbeleid ook voor Munnekeweij van toepassing verklaard.

14. Vooruitblik komende jaren 14.1 Strategisch meerjarenbeleid Zoals eerder aangegeven heeft Topaz zich in het afgelopen jaar gebogen over de richting die zij de komende jaren wil inslaan. Het strategiedocument “Stralen met Topzorg” beschrijft de strategische koers van Topaz in deze periode. Jaren die naar verwachting worden gekenmerkt door gevolgen van de huidige economische recessie. Gevolgen die ook zullen leiden tot bezuinigingen in de zorg voor kwetsbare mensen. De afgesproken koers is gevat in het zogenaamde STER-programma van Topaz; de organisatie zal zich in de komende jaren richten op Specialistische zorg, Zorg Thuis, Expertise en Revalidatie. Specialistische zorg: Topaz biedt zorg aan een aantal doelgroepen met een complexe zorgvraag waarin ze zich als specialist heeft ontwikkeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan zorg voor cliënten met de ziekte van Huntingon. Topaz zal de specialistische zorg ook voor andere doelgroepen verder doorontwikkelen. Zorg Thuis staat in de eerste plaats voor welkom en ‘thuis voelen’, ofwel: we vinden het belangrijk om er samen voor te zorgen dat onze cliënten zich thuis voelen in de Topaz-huizen en daar zo prettig mogelijk wonen. Hierbij kun je denken aan gastvrijheid en ambiance. De T van Thuis staat ook voor het maken van verbinding met de wijk en de zorg en ondersteuning die wij kwetsbare ouderen in de wijk bieden. Expertise staat voor deskundigheid en vakmanschap, maar ook voor innovatie en onderzoek. Dit sluit aan bij de kernwaarde ‘vakmanschap’. Het onderdeel Expertise is uit te splitsen in drie aandachtsgebieden:  Profilering: opbouwen van en bekend maken van een onderscheidende positie van Topaz.  Aantrekkelijk werkgeverschap, onderwijs en onderzoek.  Innovatie: nieuwe technologie zoals domotica, digitale communicatie en kennismanagement. Zoals eerder aangegeven heeft Topaz de gelegenheid gezien om een nieuw Revalidatiehotel te ontwikkelen in het centrum van Leiden, vlakbij het LUMC. Topaz zal hier haar aanbod voor geriatrische revalidatiezorg concentreren, waardoor verdergaande specialisatie en verbetering van de kwaliteit van dit zorgaanbod gerealiseerd kan worden. 14.2 Vastgoedplan In aansluiting bij het strategisch beleid en het overheidsbeleid rond de afbouw van de lage ZZP’s in de AWBZ is in 2012 een meerjaren strategisch vastgoedplan opgesteld. In dit plan gaan we uit van een afbouw van de intramurale capaciteit en het beschikbaar stellen van onze locaties voor de ondersteuning van ouderen en chronisch zieken in de wijk. Naast renovatie zullen we in de komende jaren een aantal panden vervangen door nieuwbouw voor intramurale voorzieningen. Voor enkele panden wordt overwogen om daarin scheiden van wonen en zorg te realiseren. 14.3 Organisatieontwikkeling Niet alleen het inhoudelijke aanbod vraagt om aanpassingen in reactie op de ontwikkelingen in de omgeving, ook de aansturing en werkwijze binnen de organisatie zijn daarbij van groot belang. 26

Om de slagkracht van de organisatie te versterken zal Topaz gaan werken met gebieds- en teammanagers. Deze managementfuncties zullen de bestaande functies van locatie-, zorg- en afdelingsmanager vervangen. Met andere woorden: in de besturingsfilosofie is gekozen voor maximaal drie managementlagen om de lijnen tussen primair proces, management en bestuur zo kort mogelijk te houden. Deze keuze heeft consequenties voor de inrichting van de raad van bestuur. De raad van toezicht heeft besloten om het bestuur uit te breiden naar een tweehoofdige raad van bestuur. Naast een wijziging van de organisatiestructuur zal er in de komende jaren veel aandacht zijn voor de ontwikkeling van de organisatiecultuur naar meer resultaatgerichtheid en ondernemerschap. 14.4 ICT Beleid en nieuwe technologie Op het gebied van ICT zullen veel ontwikkelingen plaatsvinden. De toepassing van nieuwe technologie zal steeds meer aandacht vragen en Topaz zal in de komende jaren investeren in het gebruikmaken van deze nieuwe toepassingen in de zorgverlening om mensen langer zelfstandig te laten functioneren. Het meerjaren informatiestrategieplan is in voorbereiding. Topaz wil gaan werken met een elektronisch cliëntendossier; de plannen hiervoor zijn volop in ontwikkeling. Daarnaast wil Topaz het werken met domotica en e-health verder ontwikkelen.

27

Bijlagen

28

Bijlage 1

Organogram Topaz

Raad van Toezicht

Ondernemingsraad

Raad van Bestuur

Facilitaire Services

PO&O

Centrale Cliëntenraad

Dienst Informatisering en automatisering

Financiën en Control

Bestuursbureau

Locatie Topaz Foreschate

Locatie Topaz Groenhoven

Locatie Topaz Haagwijk

Locatie Topaz Munnekeweij

Locatie Topaz Overduin

Locatie Topaz Overrhyn

Locatie Topaz Vlietwijk

Cliëntenraad

Cliëntenraad

Cliëntenraad

Cliëntenraad

Cliëntenraad

Cliëntenraad

Cliëntenraad

Locatie Topaz Zuydtwijck

Behandeldienst

Cliëntenraad

29

Bijlage 2 Afkortingenlijst AIO AWBZ BGZ BHV CAO CCR CQI CVA DBC ECD EVV HBO HKZ GGZ GZ ICT LUMC MD MT NVTZ PO&O OR PG RI&E OC RVT UWV VOG VPT VU VVT VWS WAN WMO WO ZZP

Arts in Opleiding Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten Belevingsgerichte zorg Bedrijfshulpverlening Collectieve Arbeidsovereenkomst Centrale Cliëntenraad Consumer Quality Index Cerebraal Vasculair Accident Diagnose Behandelcombinatie Elektronisch Cliëntendossier Eerst Verantwoordelijk Verzorgende Hogere Beroepsopleiding Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector Geestelijke Gezondheidszorg Gezondheidszorg Information and Communication Technology Leids Universitair Medisch Centrum Management Development Management team Nederlandse Vereniging Toezichthouders in de Zorg Personeel, Opleiding en Organisatie Ondernemingsraad Psychogeriatrie Risico Inventarisatie en Evaluatie Regionaal opleidingscentrum Raad van toezicht Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen Verklaring Omtrent het Gedrag Volledig Pakket Thuis Vrije Universiteit Verzorging, Verpleging en Thuiszorg Volksgezondheid, Welzijn en Sport Weekend, Avond, Nacht Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wetenschappelijk Onderwijs Zorgzwaartepakket

30

Bijlage 3 Raad van toezicht

naam de heer D. van Starkenburg

functie RvT - lid sinds 1-1-2005 - tweede termijn - voorzitter - lid remuneratiecommissie - aandachtsgebieden: beleid zorgsector; financieeleconomisch - aanwezig 8/8

(neven)functies  voorzitter raad van bestuur Ziekenhuis Gelderse Vallei  lid Raad van Advies ROC Mondriaan  voorzitter raad van commissarissen Medirisk

mevrouw mr. A.W. Ouwehand

-

lid sinds 1-1-2005 tweede termijn vice-voorzitter lid kwaliteitscommissie aandachtsgebieden: communicatie en cultuur; bedrijfsvoering in de zorg aanwezig 8/8

  

directeur Zorg bij Middin lid klachtencommissie LUMC forumlid bij centrum Ethiek en Gezondheid

lid sinds 20-3-2006 tweede termijn lid financiële en vastgoedcommissie aandachtsgebieden: vastgoed en financiering aanwezig 6/8

     

oud-vicepresident ABN-AMRO partner BMC Bestuur en Advies lid RvT Zorggroep Friesland lid RvT Viva! Zorggroep lid adviesraad Sanofi Aventis docent governance TiasNimbas

lid sinds 1-1-2007 tweede termijn lid kwaliteitscommissie aandachtsgebieden: bedrijfskundig-juridisch; HRM aanwezig 6/8



secretaris Raad van Bestuur Antoni van Leeuwenhoek lid Adviescommissie voor de Bezwaarschriften, Eramus Universiteit Rotterdam secretaris klachtencommissie Accolade Zorggroep

lid sinds 1-4-2010 eerste termijn aandachtsgebieden: cliëntenperspectief, medische zaken, bedrijfsvoering aanwezig 5/8



de heer P. Baks

-

mevrouw mr. G. Kooistra

-

de heer R. Dalmijn

-

-

 

      

partner Boar Consultants (Den Haag en Maastricht) adviseur zorg en Strategie Delta Lloyd Groep (Amsterdam) associé Berenschot lid van de Raad van Toezicht CIRAN (poliklinische revalidatie) bewindvoerder Familiefonds lid medisch wetenschappelijke adviesraad DBC Onderhoud lid ISC (internationaal wetenschappelijk comité) Policy Research Rotterdam en Antwerpen lid klachtencommissie CAPRI hartrevalidatie

31

naam De heer B.J. Roosjen

functie RvT - lid sinds 1-1-2012 - eerste termijn - lid kwaliteitscommissie - aandachtsgebieden: cultuur en ethiek, beleid zorgsector, HRM en communicatie, medezeggenschap, cliëntenperspectief - aanwezig 5/8

(neven)functies  cliëntgericht gesprekstherapeut in eigen praktijk.  predikant PKN (Protestantse Kerk in Nederland);  lid (ethicus) Regionale Toetsingscommissie Euthanasie;  gastdocent pastorale gespreksvoering Protestantse Theologische Universiteit;  supervisor Raad voor Klinische Pastorale Vorming;  lid Adviesraad KPV Centrum Utrecht;  docent Actief Pastoraat Dienst GVP van het VUmC;  deskundige SMPR (seksueel misbruik in pastorale relaties) bij het Generaal College van Opzicht PKN

De heer M. de Haan

-



-

lid sinds 1-8-2012 eerste termijn lid financiële en vastgoedcommissie aandachtsgebieden: vastgoed, financiering aanwezig 3/3

  

Procore Group BV, directeur eigenaar Groene stroom shop, directeur eigenaar Vicevoorzitter Raad van Toezicht SBWU en lid Audit Commissie Voorzitter Stichting Kind aan Huis

32

Bijlage 4 Samenstelling cliëntenraden 2012 In onderstaand schema zijn de deelnemers van de centrale en lokale cliëntenraden in 2012 weergegeven. naam de heer H. Hillebrand de heer D. Halfwerk de heer J. van der Bent de heer G.P.G. Hock mevrouw F. van der Klauw de heer P. Klop mevrouw C. Rotteveel de heer T. Schaafstra de heer J. van Leeuwen

functie externe voorzitter CCR externe secretaris vertegenwoordiger CR Overduin vertegenwoordiger CR Haagwijk vertegenwoordiger CR Overrhyn vertegenwoordiger CR Zuydtwijck vertegenwoordiger CR Groenhoven vertegenwoordiger CR Foreschate en Vlietwijk

Topaz Foreschate

dhr. H.M. van der Beek de heer W. van der Ham de heer W.F. van Leeuwen mevrouw C.A. Megchelse mevrouw G.J. van Oostveen mevrouw G.J. Spanjersberg mevrouw F.H. van der Steen de heer G.J. van der Wilk

voorzitter

Topaz Groenhoven

de heer W. Bleije mevrouw W. van Galen LastManni de heer H. Bekooij mevrouw I. Claus mevrouw A.G.T. de Feij mevrouw C. Rotteveel mevrouw W. de Visser

voorzitter

centrale cliëntenraad

Topaz Haagwijk

Topaz Munnekeweij

de heer A. Haas de heer P. Hock mevrouw R. Mark de heer P. Moerman mevrouw L. Öz de heer R. van Strien

secretaris

voorzitter lid sinds september 2012 lid sinds september 2012

mevrouw C.M. Bijlemeer mevrouw A.P. van Dijk de heer A. Duivenvoorden mevrouw C. van Ruiten mevrouw M.H. Warmenhoven mevrouw A.J.Willems

33

Topaz Overduin

Topaz Overrhyn

Topaz Vlietwijk

Topaz Zuydtwijck

de heer J. van der Bent mevrouw J. Berkheij de heer B. Dickenscheid mevrouw J. van Eeden mevrouw B. Hazenoot, mevrouw A. de Jong mevrouw J. de Jong-Groen de heer A. Messemaker mevrouw C. van der Plas de heer A. van Rhijn de heer H. Veerman de heer W. Zaaijer de heer D. Kerkmeer mevrouw F. van der Klauw mevrouw K. van Leeuwen de heer D.M. Leenen mevrouw E. Bos mevrouw W. Berk de heer J. Mussee de heer T. Schaafsma de heer A. Velthoven mevrouw A. Borleffs mevrouw G. Degenaars mevrouw C. den Hartog mevrouw J. van der Heiden de heer P.R. Klop dhr. D.J. Koldenhof mevrouw W.A.M. Mulder mevrouw B. van der Poel de heer B. van Vliet mevrouw L.C. van Vliet de heer F.A. Wibier

voorzitter vanaf mei 2012 tot november 2012 vanaf mei 2012 secretaris

vanaf mei 2012 vice-voorzitter

voorzitter

voorzitter

plaatsvervangend voorzitter voorzitter

secretaris

34

Bijlage 5: Samenstelling OR, (vaste) commissies en werkgroepen OR-leden (alfabetisch) Willem de Boer Carla van den Berg Ed Fakkel (tot 1 okt. 2012) Sandra de Goeij Anneke den Haas, voorzitter Marlies Haasnoot Galja Hendrikse Martine Heruer, vice-voorzitter Popko Kuiper Rob Losekoot Rieneke van Prooijen Gonnie van Rijn, penningmeester Esther van Velzen Petra van der Wereld Renée Wolbrink Jolanda van der Zeeuw

Huismeester Afdelingshoogd Teamleider Horeca Verzorgende Praktijkopleider Verzorgende PG Spec. Ouderengeneeskunde Zorgadviseur Applicatiebeheerder Administrateur F&C Fysiotherapeut Activiteitenbegeleidster Verpleegkundige Hoofd Welzijn en dagbeh. Activiteitenbegeleidster Aankomend EVV-er

Foreschate en Vlietwijk Groenhoven Overduin Munnekeweij Overduin Vlietwijk Haagwijk en Zuydtwijck Overrhyn Overduin Overduin Vlietwijk en Zuydtwijck Overduin Zuydtwijk Overrhyn Munnekeweij Overrhyn

Ambtelijk secretaris: Danielle Schneider

(Vaste) commissies en werkgroepen OR Topaz De OR heeft de volgende (vaste) commissies: Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) Deze commissie houdt zich o.a. bezig met het toetsen van het arbeidsomstandigheden (Arbo-)beleid en waar nodig het stimuleren van maatregelen op dit terrein. De commissie bestaat uit de volgende personen:  Willem de Boer, Anneke den Haas, Carla van den Berg, Bernardien van der Leden (voorzitter, geen OR-lid) en Alice Vervoort (geen OR-lid). Personeel, Organisatie & Opleidingen (PO&O) Deze commissie houdt zich o.a. bezig met al het beleid dat betrekking heeft op het personeel en de inrichting van de organisatie. Ook het toetsen en adviseren van de OR over regelingen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden behoren tot hun taken. De commissie bestaat uit de volgende personen:  Petra van der Wereld (voorzitter), Rob Losekoot, Esther van Velzen en José Dexel (geen OR-lid). Er is regelmatig overleg met afdeling PO&O. Verkiezingen (in een verkiezingsjaar) Deze commissie houdt zich in verkiezingsjaren bezig met het organiseren van de OR verkiezingen. De commissie bestaat uit de volgende personen:  Anneke den Haas (voorzitter), Willem de Boer en Danielle Schneider (secretariële ondersteuning). Er is een vacature voor deze commissie Financiën (op incidentele basis) Deze commissie houdt zich op incidentele basis bezig met het bestuderen en beoordelen van de verschillende financiële stukken van de organisatie waaronder de begroting. Zo nodig wordt aan de manager F&C een toelichting gevraagd of vragen aan gesteld.

35

De commissie bestaat uit de volgende personen: Popko Kuiper, Jolanda van der Zeeuw en Dirk Verdoes (geen OR-lid) IBC commissie FWG Deze commissie beoordeelt de bezwaren m.b.t. de functiebeschrijving en/of de functie-indeling. Lid van de commissie op voordracht van de OR:  Martie Bronsgeest en Ellen Heemskerk Daarnaast heeft de OR een drietal werkgroepen die zich met een specifiek onderwerp bezighouden: Werkgroep bouw Deze werkgroep houdt zich bezig met alle nieuw- en verbouwaangelegenheden van Topaz. Door de bestuurder worden ze op de hoogte gehouden van alle ontwikkelingen op dit gebied. De werkgroep bestaat uit de volgende personen:  Carla van den Berg, Willem de Boer en Rieneke van Prooijen Werkgroep Strategie Deze werkgroep houdt zich, sinds medio van dit jaar, bezig met de strategische ontwikkelingen zowel binnen als buiten Topaz. De werkgroep bestaat uit de volgende personen:  Galja Hendrikse, Popko Kuiper, Rieneke van Prooijen en Jolanda van de Zeeuw Werkgroep PR en moderne media Deze werkgroep houdt zich vooral bezig met de communicatie met de achterban en de wijze waarop informatie onder de aandacht kan worden gebracht. De werkgroep bestaat uit de volgende personen:  Popko Kuiper, Marlies Haasnoot, Jolanda van der Zeeuw, Gonnie van Rijn en Danielle Schneider

36