Inhoudsopgave 1. Structuur .................................................................................... 4 ü
Inloggen en uitloggen .............................................................. 4
ü
Extra: Formulieren ................................................................. 4
2. Hoofdmenu ................................................................................. 5 a.
Home .................................................................................... 5
b.
Beheerders ............................................................................. 5
ü
Nieuwe beheerder aanmaken ..................................................... 5
ü
Bestaande beheerder wijzigen ................................................... 6
c.
Besturen ................................................................................ 7
ü
Nieuw ................................................................................. 7
ü
Gegevens wijzigen .................................................................. 7
ü
Inlogcodes............................................................................ 7
ü
Medewerkers ........................................................................ 8
ü
Planning van alle scholen van een bestuur bekijken .......................... 8
ü
Invalverzoeken van alle scholen van een bestuur bekijken .................. 9
ü
Vakanties........................................................................... 10
ü
Vakantieoverzicht ................................................................ 10
d.
Scholen ............................................................................... 11
ü
Nieuwe school aanmaken ........................................................ 11
ü
Gegevens wijzigen ................................................................ 12
ü
Inlogcodes.......................................................................... 12
ü
Medewerkers ...................................................................... 13
ü
Vakanties........................................................................... 13
ü
Planning (mogelijkheden) ....................................................... 13
ü
Invalverzoeken .................................................................... 18
ü
Dependances ...................................................................... 18
e.
Invallers .............................................................................. 19
ü
Overzicht invallers................................................................ 19
ü
Nieuwe invaller aanmaken ...................................................... 20
ü
Gegevens wijzigen ................................................................ 21
ü
Inlogcodes.......................................................................... 21
ü
Prioriteiten van een invaller beheren ......................................... 22
ü
Blokkeringen van een invaller beheren ....................................... 23
ü
Planning (mogelijkheden) ....................................................... 23
f.
Invalverzoeken ...................................................................... 27
g.
Verlofcodes .......................................................................... 29
h.
Exporteren ........................................................................... 30
i.
Mededelingen ........................................................................ 30
j.
Uitloggen. ............................................................................ 31
k.
Helpfunctie .......................................................................... 31
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 3
1.
Structuur
De invalpool wordt gebruikt door een bestuur of door een groep van besturen. Elk bestuur heeft één of meerdere scholen die onder dat bestuur vallen. De groep met invallers is beschikbaar voor elke school, ongeacht het bestuur. De invalpool wordt beheerd door één of meerdere beheerders. Zij hebben toegang tot alle gegevens in de invalpool en kunnen nieuwe besturen, scholen en invallers toevoegen. Bij vragen over de invalpool kunt u bij de beheerders terecht.
Invalpool
Beheerder 1
Bestuur A
Beheerder 2
Bestuur B
Invaller X
Invaller Y School 1
School 4
School 2
School 5
Invaller Z
School 3
Een bestuur kan, naast de beheerders, ook de eigen scholen beheren. Een bestuur heeft alleen toegang tot de gegevens van de scholen die onder dat bestuur vallen, en niet tot de gegevens van andere besturen en scholen. Gegevens van invallers kunnen alleen ingezien worden. Een bestuur kan deze gegevens niet wijzigen. Besturen krijgen een e-mail met een overzicht van invallers die gedurende negen maanden zonder onderbreking van een periode van drie maanden werkzaam zijn geweest bij het bestuur. Het bestuur moeten zelf bepalen hoe ze op deze melding reageren. Wil het bestuur van deze melding geen gebruik maken, dan kan het bestuur deze optie uitzetten. Een school heeft uitsluitend toegang tot de eigen gegevens en kan die gegevens aanpassen. Een school kan de gegevens van het eigen bestuur en de gegevens van invallers inzien. Een school kan een verzoek indienen voor invallers of invallers inplannen. Invallers hebben alleen toegang tot hun eigen gegevens. Invallers kunnen de contactgegevens van scholen en besturen inzien. Een invaller kan niets zien over andere invallers. Ze kunnen zien waar en wanneer ze zelf ingepland zijn, en ze kunnen aangeven wanneer ze wel of niet beschikbaar zijn. ü Inloggen en uitloggen Met uw internet browser gaat u naar de inlogpagina van uw invalpool. De naam van deze inlogpagina staat vermeld in de handleiding. Op deze inlogpagina kunt u uw inlognaam en wachtwoord invullen. Zodra u uw inlognaam en wachtwoord heeft ingevuld, klikt u op de knop “Log in”. Het systeem controleert nu de door u ingevulde gegevens, en als deze kloppen, bent u ingelogd in de invalpool. Als de gegevens niet overeenkomen met de gegevens zoals deze in het systeem bekend zijn, krijgt u de melding “Er is een fout opgetreden: Deze combinatie van inlognaam en wachtwoord is niet geldig”. U kunt vervolgens nogmaals proberen in te loggen. Indien u niet kunt inloggen, dient u contact met de beheerder op te nemen. De beheerder zal u verder kunnen helpen. ü Extra: Formulieren Aan de berichten die aan scholen en invallers worden gestuurd, kunnen formulieren worden gekoppeld met informatie uit de database. Deze formulieren zijn ook bij de knop “Planning” op te vragen. Formulieren worden in overleg in de invalpool opgenomen. Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 4
2.
Hoofdmenu
a. Home Aan de hand van de inlognaam en het wachtwoord herkent het programma of de persoon die inlogt beheerder, bestuurder, school of invaller is. Afhankelijk van de persoon komt een mededeling op scherm die door de beheerder kan worden aangemaakt. Hoe de beheerder de mededelingen moet aanmaken, wordt omschreven bij de knop “Mededelingen”.
b. Beheerders Klik in het hoofdmenu op “Beheerders”.
Een beheerder heeft toegang tot alle onderdelen van de invalpool en kan nieuwe gebruikers aanmaken, de gegevens van de gebruikers wijzigen, planningen van de scholen overnemen, beschikbaarheidsgegevens van invallers invullen en aanpassen. ü Nieuwe beheerder aanmaken De invalpool kan door meerdere beheerders worden beheerd. De beheerder kan een nieuwe beheerder aanmaken en de inlogcodes instellen. Een nieuwe beheerder kan “lees- schrijf- en inplanrechten”, “lees- en schrijfrechten” of uitsluitend “leesrechten” krijgen.
Beheerders met “lees- schrijf- en inplanrechten” kunnen het programma volledig beheren. Beheerders met “lees- en schrijfrechten” kunnen geen invallers inplannen en beheerders met “leesrechten” hebben toegang tot alle onderdelen van het programma, maar kunnen de gegevens uitsluitend bekijken. Na het versturen van de inloggegevens opent een beeldscherm waarin de voorkeuren kunnen worden aangegeven voor de “Kalenderweergave”, de “Invalverzoeken” en de “Koppelingen” voor internettelefonie. Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 5
Hetzelfde scherm opent als later gekozen wordt voor “Wijzig”.
ü Bestaande beheerder wijzigen Een beheerder die “lees- schrijf- en inplanrechten” en “lees- en schrijfrechten” heeft, kan de instellingen van elke beheerder wijzigen. Een beheerder met “leesrechten” kan uitsluitend de eigen gegevens wijzigen.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 6
c. Besturen Klik in het hoofdmenu op “Besturen”. Meestal wordt de invalpool gebruikt door één bestuur. Het is echter mogelijkheid dat meerdere besturen, die van dezelfde invallers gebruik maken, gezamenlijk de invalpool gebruiken.
Als één bestuur van de invalpool gebruikt maakt, worden alle scholen automatisch aan het bestuur gekoppeld. Als meerdere besturen van de invalpool gebruik maken, wordt elke school aan één bestuur gekoppeld. ü Nieuw Het uitbreiden van de invalpool met een nieuw bestuur wordt verder niet beschreven. Deze uitbreiding wordt uitgevoerd door Sintact. ü Gegevens wijzigen Een bestuur met “lees- schrijf- en inplan-rechten” heeft voor de eigen scholen dezelfde rechten als de beheerder. Een bestuur met “lees- en schrijf-rechten” heeft voor de scholen, met uitzondering van het inplannen van invallers, dezelfde rechten als de beheerder. Een bestuur met “leesrechten” kan de eigen gegevens en wachtwoord wijzigen. Van een bestuur kunnen gegevens worden aangepast door op “Wijzig” te klikken. Op de monitor verschijnt het scherm als in de volgende afbeelding is weergegeven. ü Inlogcodes Inlogcodes aanpassen. Klik na de keuze “Inlogcodes” op de knop “Wijzig” Op het scherm worden nu de instellingen van het bestuur getoond. De inlognaam en het wachtwoord kunnen worden veranderd, maar ook de instellingen van de kalender, de invalverzoeken en de voorkeur voor de telefoonkoppeling. Tevens kan worden aangegeven of bij het versturen van e-mail berichten gebruik wordt gemaakt van het eigen mailprogramma of dat gebruik wordt gemaakt van het mailprogramma van de Invalpool.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 7
ü Medewerkers Door besturen kunnen medewerkers die verbonden zijn aan de scholen worden ingevoerd. Alle gegevens van de medewerkers worden opgenomen in de database, zodat er een koppeling gemaakt wordt tussen het invalverzoek en de werknemer. Medewerkers die op de eigen school willen invallen, kunnen door middel van een vinkje bij de gegevens van de medewerker als invaller worden aangemerkt. Als een school voor een bepaalde dag of periode een invaller zoekt, verschijnt de naam van de medewerker in het overzicht van de beschikbare invallers en bij keuze van de ze medewerker wordt de medewerker ook als invaller opgenomen in de overzichten die uit de Invalpool worden gegenereerd. De selectie vindt plaats volgens de door het bestuur aangegeven groep of groepen. De naam van de medewerker verschijnt niet in beeld als de voorwaarden van het verzoek niet overeen komen met de gegevens van de medewerker. ü Planning van alle scholen van een bestuur bekijken Elk bestuur kan de planning van de eigen scholen op te vragen. Door op de knop “Planning” te klikken, verschijnt de kalender in beeld. De dagdelen dat invallers op de scholen zijn ingepland, hebben een blauwe kleur. De dagdelen dat door een school een verzoek voor een invaller is ingediend hebben een rode kleur. Bij een combinatie van die kleuren is er een invaller ingepland en een verzoek voor een invaller ingediend. Door met de cursor over de dagen te schuiven, verschijnen in het overzicht onder de kalender de gegevens die bij de dag horen.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 8
Het is ook mogelijk om een overzicht voor een bepaalde periode op te vragen door met de linkermuisknop op de begindatum te klikken en bij de einddatum op de rechter muisknop te klikken.
Klik op “Bekijk details” en er verschijnt een overzicht van de geselecteerde periode met de gegevens van de scholen, en de gegevens en toelichting van de invallers.
Elk bestuur krijgt uitsluitend de eigen scholen in beeld. Deze gegevens kunnen worden uitgeprint. ü Invalverzoeken van alle scholen van een bestuur bekijken Besturen kunnen de invalverzoeken van de scholen bekijken en naargelang de rechten kan het bestuur invalverzoeken verwerken. Als er maar één invalverzoek open staat, wordt dit invalverzoek meteen getoond. Staan meerdere invalverzoeken open, dan kunnen de gegevens van elk invalverzoek opgeroepen worden door op het oogje of op het verzoek te klikken.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 9
ü Vakanties Een bestuur kan de vakanties die voor alle scholen gelden, opnemen in de Invalpool.
ü Vakantieoverzicht Elke school kan de vakanties en de vrije dagen uitbreiden. Het bestuur kan een overzicht opvragen van de vakanties van alle scholen.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 10
d. Scholen Klik in het hoofdmenu op “Scholen”. Bij het opleveren van een Invalpool zijn alle bekende gegevens van de scholen ingevoerd. Tevens zijn de rechten van de scholen zo ingesteld dat scholen zelf een invaller benaderen en inplannen, of dat scholen een verzoek voor een invaller indienen bij de administratie die vervolgens een invaller voor de school zoekt. Bij het inplannen van een invaller ontvangen de scholen een bericht omtrent de inplanning. Tevens wordt met dit bericht een pdf-bestand gezonden met bekende gegevens over de invaller en de school. Klik op het oogje of op de naam van de school om de gegevens van een school te bekijken. In de kolom “Logins” wordt aangegeven hoeveel inlogcodes de school gebruikt. Staat in deze kolom achter een school het getal “0” dan heeft deze school geen inlogcode. Als aan een school één of meerdere dependances gekoppeld zijn wordt dat aangegeven. In de kolom “Bestuur” wordt aangegeven bij welk bestuur de school hoort. Dat is van belang als de invalpool door meerdere besturen wordt gebruikt. Als aan de computer van de beheerder een Dymo-printer is gekoppeld, kunnen labels van scholen en invallers worden geprint door op het icoontje van de printer te klikken. Als deze mogelijkheid voor het eerst wordt gebruikt, moeten twee drivers worden geïnstalleerd. De browser vraagt toestemming om die drivers te installeren.
ü Nieuwe school aanmaken Een beheerder en een bestuur met “lees- en schrijfrechten” kunnen een nieuwe school aanmaken door te kiezen voor de knop “Nieuw”.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 11
De naam van de nieuwe school wordt ingevuld en aan een bestuur gekoppeld. Door op “Verstuur” te klikken, wordt de school aangemaakt. De gegevens van de school moeten in het geopende scherm worden ingevuld.
In elke invalpool worden schooltijden opgenomen die bij het merendeel van de scholen van toepassing zijn. Scholen die van deze tijden afwijken kunnen een vinkje plaatsen bij “Afwijkende tijden”. In het bericht dat een invaller ontvangt als de invaller wordt ingepland, staat aangegeven dat de schooltijden afwijken. Het komt vaker voor dat invallers in het buitenland wonen. Om die reden kunnen bij het invullen van het telefoon en/of faxnummer de volgende noteringen gebruikt worden: 045-1234567 of +31-45-1234567. Door op de knop “Verstuur” te klikken zijn de gegevens van de school toegevoegd. ü Gegevens wijzigen De gegevens van een school kunnen later worden aangepast. Er wordt gebruik gemaakt van het voorgaande scherm “Beheer scholen - Wijzig”. ü Inlogcodes Een school moet de mogelijkheid krijgen om zelf in de invalpool in te loggen. Hiervoor moet een inlogcode worden aangemaakt. Klik daarom op de knop “Inlogcodes” en vervolgens “Nieuw”. Geef de school een inlognaam en een wachtwoord. De rechten van de school moeten vervolgens worden ingesteld. Een school kan de volgende rechten hebben: “Alleen lezen”, “Lezen en schrijven” of “Lezen schrijven en inplannen”. • Een school met de rechten “Alleen lezen” kan de eigen gegevens aanpassen en alle gegevens met betrekking tot de eigen school bekijken. • Een school met de rechten “Lezen en schrijven” kan de eigen gegevens aanpassen en bij de administratie een verzoek indienen voor een invaller. • Een school met de rechten “Lezen, schrijven en inplannen” kan de eigen gegevens aanpassen, een invaller benaderen en meteen inplannen.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 12
ü Medewerkers Heeft het berstuur besloten om de medewerkers van de scholen op te nemen in de invalpool, dan is deze knop actief en kunnen de scholen de invallers aan de groepen koppelen waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
ü Vakanties Een bestuur kan de vakanties die voor alle scholen gelden, opnemen in de Invalpool. Daarnaast kan elke school de vakanties en vrije dagen, die niet gemeenschappelijk zijn, opnemen. ü Planning (mogelijkheden) Een beheerder kan de planning van elke school opvragen. Door met de cursor op een datum te gaan staan, verschijnen onder de kalender de gegevens die bij de betreffende datum horen. Beweeg de cursor rustig over de data. De gegevens die bij de datum horen waarboven de cursor staat, worden meteen weergegeven.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 13
* Bekijk details Door met de linker muisknop op een datum te gaan staan en met de rechter muisknop te klikken, of door met de linker muisknop op de begindatum en met de rechter muisknop op de einddatum van de periode te klikken, verschijnt een keuzemenu. Door met de linker muisknop op “Bekijk details” te klikken, wordt een overzicht getoond van de invallers die gedurende de gekozen dag of periode op school hebben ingevallen of nog moeten invallen.
Deze gegevens kunnen worden uitgeprint. * Invaller voor een school aanvragen Het hoofddoel van de invalpool is het snel zoeken naar beschikbare invallers. De beheerder en de scholen kunnen een invaller inplannen.
Klik op “Planning” en op het beeldscherm verschijnt een kalender. Als een invaller voor één dag wordt gezocht, moet de cursor op die dag worden geplaatst.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 14
Na een klik op de rechtermuisknop kan gekozen worden voor “Invaller aanvragen”. In het overzicht dat nu verschijnt, kunnen criteria worden aangegeven waarop geselecteerd moet worden. Tevens kan een “Verlofcode” en een “Toelichting” aan het invalverzoek worden toegevoegd. Als de medewerkers in de Invalpool zijn opgenomen, kan de medewerker gekozen worden die vervangen moet worden.
De “Verlofcodes” kunnen door de beheerder per invalpool worden aangegeven. Dit onderdeel wordt later in de handleiding bij hoofdmenu “Verlofcodes” beschreven. Voor woensdagmiddag worden geen invallers gezocht. In elke invalpool kan de woensdagmiddag niet-actief worden gemaakt. Dit geldt voor zowel de invallers bij het vermelden van de beschikbaarheid als voor de scholen bij het zoeken naar een invaller. Door de keuze “Invalverzoek aanmaken zoals hierboven aangegeven” wordt het invalverzoek vastgelegd. Is geen invaller beschikbaar dan wordt aangegeven dat er geen invaller beschikbaar is. Door te kiezen voor “Terug naar de planning” is te zien dat de datum rood van kleur is. Dat betekent dat er voor die dag nog een invaller gezocht moet worden. Bij scholen die geen “Inplanrechten” hebben, komt meteen de kalender in beeld waarop het verzoek zichtbaar is.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 15
Het verzoek wordt weergegeven door een rode kleur. Door met de cursor over de datum te gaan, verschijnt in de gegevens de mededeling dat het een “Openstaand verzoek” betreft. Bij scholen die wel “Inplanrechten” hebben, komt het overzicht van beschikbare invallers in beeld.
Een invaller die het meest aan de gestelde criteria voldoet, komt in het overzicht het eerst in beeld. Als meerdere invallers aan dezelfde criteria voldoen, worden de invallers getoond in volgorde van de prioriteit die door de beheerder, het bestuur of de school is ingesteld. Op de eerste regel van het overzicht staat de naam van de invaller, één of twee telefoonnummers, het beschikbaarheidpercentage en instructies. In de kolom “Instructies” kunnen icoontjes staan. Invallers waaraan het bestuur verplichtingen heeft moeten als eerste worden ingezet. Deze invallers zijn herkenbaar aan het sterretje . Vertrouwelijke informatie of algemene informatie wordt weergegeven door een rood of blauw uitroepteken. Door op het oogje naast de naam van de invaller te klikken, schuiven de gegevens van de invaller aan de rechterkant het scherm in. De vertrouwelijke informatie is uitsluitend beschikbaar voor de beheerder, het bestuur en de scholen.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 16
Als de school gebruik maakt van de mogelijkheid om via internet te bellen door bijvoorbeeld gebruik te maken van VoipBuster, Skype of een programma dat die mogelijkheden biedt, is een klik op het telefoonnummer voldoende om de gekozen invaller te bellen. Door op het e-mail adres te klikken, opent het mailprogramma en kan aan de invaller een bericht worden gestuurd. Het scherm met gegevens verdwijnt uit beeld door op het rode kruisje in de rechter bovenhoek of nogmaals op het oogje te klikken. Na het maken van een afspraak met de invaller wordt de invaller ingepland door op “Plan in” te klikken.
Op het moment dat een invaller is ingepland, wordt een bericht verzonden aan de invaller, de school, het bestuur en de beheerder. Iedereen krijgt een bericht dat de inhoud bevat die voor de betreffende ontvanger relevant is. * Invaller toekennen Als een datum rood van kleur is, is nog een invalverzoek open. Er moet nog een invaller worden ingepland. Klik met de rechter muisknop op de betreffende datum of kies met de linker en rechter muisknop de betreffende periode en klik “Invaller toekennen” Zijn nu wel invallers beschikbaar die aan de gestelde criteria voldoen, komen ze nu in beeld en kan contact worden opgenomen met de invaller en vervolgens worden ingepland. Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 17
•
Invaller uitplannen
Heeft een school aangegeven geen behoefte meer te hebben aan een invaller, of is de invaller zelf, om welke reden dan ook, verhinderd, kan deze invaller worden uitgepland. Klik op de datum met de rechter muisknop en kies met de linker muisknop “Invaller uitplannen”. Is op die dag een invalverzoek van kracht dan komt de betreffende invaller meteen in beeld en kan aangegeven worden of het gehele verzoek verwijderd kan worden, of alleen de invaller en niet het verzoek. In het laatste geval moet een nieuwe invaller aan het verzoek gekoppeld worden. * Invalverzoeken bewerken Van een invalverzoek dat is ingediend en ingevuld, kan alleen de “Verlofcode”, de “Medewerker” en de “Toelichting” worden veranderd. Van een invalverzoek waaraan geen invaller is gekoppeld, kunnen alle criteria door de beheerder worden aangepast. * Weekstaat maken Door op me de rechter muisknop op een willekeurige dag in de week te klikken, kan in het keuzemenu gekozen worden voor “Weekstaat aanmaken”. Van de gekozen week wordt nu een pdf-bestand gemaakt met de alle beschikbare en wenselijke informatie. * Formulieren Van een bepaalde periode kan een formulier worden aangemaakt. Klik met de linker muisknop op de eerste dag en met de rechter muisknop op de laatste dag van een periode. Door in het keuzemenu te kiezen voor “Formulier …” wordt een pdfbestand aangemaakt met de alle beschikbare en wenselijke informatie. ü Invalverzoeken Hier kunnen alleen de invalverzoeken van de geselecteerde school worden bekeken. Voor het bekijken van alle invalverzoeken kunt u in het hoofdmenu op “Invalverzoeken” klikken. ü Dependances Bij een school die één of meerdere dependances heeft, kun deze dependance of kunnen deze dependances worden gekoppeld. In het bericht en in de overzichten worden de gegevens van de dependances weergegeven. Klik op “Dependances” en maak een nieuwe dependance aan. De scholen kunnen zelf ook de dependances koppelen.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 18
e. Invallers Klik in het hoofdmenu op “Invallers”. ü Overzicht invallers
Naast de naam en de woonplaats van de invallers staan de kolommen “Logins” en “Actief?”. In de kolom “Logins” wordt aangegeven hoeveel inlogcodes aan de invaller zijn gekoppeld. Meestal heeft een invaller één inlogcode. Staat in deze kolom het getal “0” dan heeft de invaller geen inlogcode. In de kolom “Actief?” wordt weergegeven of deze invaller de beschikbaarheid heeft ingevuld. Vooral voor de beheerders staat achter de naam van de invallers waaraan het bestuur verplichtingen heeft en die prioriteit “10” hebben, een geel sterretje. Invallers waaraan het bestuur de prioriteit “9” hebben toegekend, hebben een “grijs” sterretje achter de naam staan. Invallers die niet beschikbaar zijn, staan aan onderkant van het overzicht met de vermelding van de data dat ze beschikbaar waren. Hebben ze nog nooit hun beschikbaarheid aangegeven dan wordt dat vermeld met “Nooit”. Bij de gegevens van de invaller staat ook aangegeven wanneer de invaller is ingeschreven en wat de eerste en laatste dag van de beschikbaarheid is. Als een Dymo-printer op de computer is aangesloten, kunnen de adresgegevens van de invallers worden geprint door op het printer-icoontje te klikken.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 19
ü Nieuwe invaller aanmaken Een beheerder kan een nieuwe invaller aanmaken en de inlogcodes instellen. Een invaller die “lees- en schrijfrechten” krijgt, kan de eigen gegevens en het wachtwoord wijzigen, tevens kan deze invaller de beschikbaarheid aanpassen. Een invaller met “leesrechten” kan de instellingen aanpassen en de kalender bekijken.
Na het invullen van de “Persoonlijke gegevens” wordt de “Prioriteit” aangegeven. Een invaller waaraan het bestuur verplichtingen heeft, krijgt prioriteit “10”. Scholen kunnen hier geen wijziging in aanbrengen. Deze invallers komen steeds als eersten in het overzicht. Klik op “Verstuur” om deze nieuwe invaller aan te maken. De gegevens van de invaller worden opgeslagen. Nu opent een scherm en moeten alle gegevens, die betrekking hebben op de invaller, worden ingevuld.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 20
ü Gegevens wijzigen De beheerder kan alle gegevens van een invaller wijzigen. ü Inlogcodes Na het versturen van alle gegevens moet voor nieuwe invallers een inlogcode worden aangemaakt. In het overzicht wordt aangegeven dat de invaller geen inlogcode heeft (en dat ook de beschikbaarheid niet is ingevuld). Na de keuze “Inlogcodes” kan een nieuwe inlogcode worden aangemaakt.
Standaard wordt de achternaam gebruikt als inlognaam en 1234 als wachtwoord. Het wachtwoord kan, nadat de invaller de eerste keer inlogt, door de invaller worden gewijzigd. De invallers krijgen meestal de rechten “Lezen, schrijven en beschikbaarheid wijzigen”, zodat de invaller de eigen beschikbaarheid kan aanpassen. Invallers waaraan het bestuur verplichtingen heeft, krijgen de rechten “Lezen en schrijven”, omdat zij vaste werkdagen hebben. Zij kunnen alleen hun eigen gegevens wijzigen.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 21
Na het versturen van deze gegevens kunnen nog de instellingen voor de kalender en telefoonkoppelingen worden aangepast. Dit kan echter later ook door de invaller zelf worden ingesteld.
Klik op “Verstuur” om de instellingen van de invaller in de database op te slaan. Ook kan de beheerder hier bestaande inlogcodes wijzigen. ü Prioriteiten van een invaller beheren De beheerder geeft elke invaller een standaard prioriteit. Deze prioriteit wordt door de besturen en de scholen automatisch overgenomen. Een bestuur kan aan de invaller een eigen prioriteit geven. Deze prioriteit wordt automatisch, door de scholen die onder dit bestuur vallen, overgenomen. Met uitzondering van de invallers met prioriteit “10” waaraan het bestuur verplichtingen heeft, kunnen de scholen aan elke invaller een eigen prioriteit geven. Met de prioriteit in de kolom “Eindscore” wordt rekening gehouden bij het inplannen van een invaller.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 22
ü Blokkeringen van een invaller beheren De beheerder kan per bestuur de blokkering van een invaller instellen. Een blokkering die door een bestuur is ingesteld, kan niet door een school gewijzigd worden.
Een tijdsduur dat een blokkering geldt die door het bestuur is ingesteld, kan door de scholen niet bekort worden. Wel kan een school een blokkering uitbreiden door de data te wijzigen of de invaller “Voor onbepaalde tijd” te blokkeren. Als een bestuur een invaller wil blokkeren die al door een school is ingepland, wordt dit aangegeven bij de betreffende school. Het bestuur zal dan contact moeten opnemen, zodat de school maatregelen kan nemen, mocht dat noodzakelijk zijn. Het is mogelijk om alle scholen in één keer te blokkeren en vervolgens de blokkering bij één of meerdere scholen op te heffen. ü Planning (mogelijkheden) * Planning van een invaller bekijken Door een invaller te kiezen, kan de planning van de betreffende invaller worden opgeroepen. Door de cursor over de data te bewegen, worden de gegevens van de datum waarop de cursor staat onder de kalender weergegeven. Om van een invaller een overzicht van een periode te bekijken, moet de cursor op de begindatum van de periode met de linker muisknop worden geselecteerd en de laatste datum met een klik op de rechter muisknop. Klik in het keuzemenu op “Bekijk details” en de gegevens verschijnen in beeld.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 23
In het overzicht staan de gegevens van de school en de criteria waarop bij het invalverzoek is gezocht.
* Beschikbaarheid van een invaller invullen Meestal wordt een invaller voor een langere periode ingepland. Selecteer deze periode door met de linker muisknop op de begindatum en met de rechter muisknop op de einddatum te klikken. De geselecteerde periode wordt wit gekleurd. Kies vervolgens voor “Wijzig beschikbaarheid”.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 24
Als de invaller de hele periode elke dag beschikbaar is, kan de hele week gekozen worden door overal een vinkje te plaatsen. Door een klik op de dagdelen “Ochtend” en “Middag” worden de vinkjes geplaatst.
Bij een invaller die gedurende de hele periode één dag of meerdere dagen beschikbaar is, worden alleen vinkjes geplaatst bij de beschikbare dagen.
Bij een invaller die op vrijdag niet beschikbaar is, moeten de vinkjes op vrijdag verwijderd worden. Dat is mogelijk door op “Vr” te klikken. De inhoud van de vakjes die bij vrijdag horen, veranderen van waarde. Door op “Verstuur” te klikken wordt de planning verstuurd en komt een bericht op scherm met een opmerking of met de mededeling “Alle wijzigingen zijn aangebracht zoals opgegeven “. Door terug te gaan naar de planning, wordt de kalender weergegeven waarop de dagen dat een invaller beschikbaar is lichtblauw zijn gestreept.
De dagen dat de invaller niet beschikbaar is, blijven wit. Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 25
Door de invoering van de “negen maanden” telling kan het noodzakelijk zijn dat wordt aangegeven wanneer een invaller in het verleden heeft vervangen. Beheerders hebben de mogelijkheid om deze dagen in het verleden aan te geven. * Beschikbaarheid van een invaller wijzigen De beschikbaarheid van een invaller wijzigen, gaat op dezelfde wijze als een invaller inplannen. Kies een dag of een periode en kies “Wijzig beschikbaarheid”.
De beschikbaarheid van de hele periode kan verwijderd worden, maar ook de beschikbaarheid voor één of meerdere dagen.
Door de vinkjes op de maandag weg te halen, wordt de beschikbaarheid verwijderd. De vakjes die donker grijs van kleur zijn, blijven dezelfde waarde houden.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 26
Invalverzoeken Klik in het hoofdmenu op “Invalverzoeken”. Alle invalverzoeken van scholen kunnen bij de “Invalverzoeken” bekeken worden. Beheerders van invalpools waarvan de scholen niet zelf invallers inplannen, maar waarvan de scholen een verzoek bij de administratie indienen, krijgen door de keuze “Invalverzoeken” een overzicht van de invalverzoeken van de scholen.
Bij de keuze “Invalverzoeken” worden alle invalverzoeken getoond die “Open” staan. De beheerder kiest een invalverzoek en kiest vervolgens voor “Inplannen”. Op het scherm opent een scherm met een overzicht van invallers die beschikbaar zijn en aan de voorwaarden voldoen die door de school zijn ingevoerd.
De beheerder neemt contact op met één van de beschikbare invallers en kiest “Plan in!” als de invaller aangeeft daadwerkelijk beschikbaar te zijn. Als de invaller is ingepland, verschijnt het overzicht met invalverzoeken op scherm met een overzicht van de overgebleven verzoeken. Na de keuze “Actuele verzoeken” verschijnen op scherm niet alleen de verzoeken die “Open” staan, maar ook de verzoeken die reeds zijn ingevuld gedurende een bepaalde periode.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 27
Na de keuze “Alle verzoeken” verschijnen op het scherm alle oude en nieuwe invalverzoeken.
Beschrijving van het menu bij “Invalverzoeken” Door op “Nieuw” te klikken, kan een invalverzoek worden aangemaakt. Door op “Wijzig” te klikken, kan een invalverzoek dat nog niet is ingevuld, gewijzigd worden. Door op “Verwijder” te klikken, kan een invalverzoek en ook een ingevulde planning verwijderd worden. Door op “Planning” te klikken, wordt het invalverzoek in de kalender getoond. Door op “Inplannen” te klikken, kan een invaller gekoppeld worden. Door op “Logboek” te klikken kan de status van het bericht bekeken worden. Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 28
f. Verlofcodes Klik in het hoofdmenu op “Verlofcodes”. Per bestuur kunnen verlofcodes worden gebruikt. Op verzoek van het bestuur wordt een invalpool al dan niet met verlofcodes aangeleverd. Als een bestuur verlofcodes in de invalpool wil opnemen, worden die door het bestuur digitaal aangeleverd. Verlofcodes kunnen naar eigen behoefte worden aangepast. Verlofcodes die niet meer van toepassing zijn, kunnen gekoppeld zijn aan oude invalverzoeken. Zij kunnen niet zonder meer verwijderd worden, maar wel worden gekenmerkt als “historisch” en komen dan niet meer in het overzicht voor. Als er behoefte is aan uitbreiding van de verlofcodes kunnen die door middel van “Nieuw” worden aangemaakt Door de knop “Wijzig” te kiezen kan de beschrijving en de overeenkomst worden aangepast Een verlofcode die nog niet aan een invalverzoek gekoppeld is, kan worden verwijderd door gebruik te maken van de knop “Verwijder” Alle invalverzoeken met de gekozen code kunnen worden opgeroepen met de knop “Invalverzoeken met deze code”
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 29
g. Exporteren Klik in het hoofdmenu op “Exporteren”. Gegevens van besturen, scholen en invallers kunnen worden geëxporteerd. De bestanden kunnen meteen worden geopend of op schijf worden opgeslagen. Door deze mogelijkheid beschikt men over een overzicht van alle gegevens van bestuur, scholen en invallers. Het bestand kan ook gebruikt worden om een koppeling te maken tussen een Excel-bestand en een Word-bestand.
h. Mededelingen Klik in het hoofdmenu op “Mededelingen”. De beheerder kan een bericht plaatsen bij het openen van een invalpool. De berichten kunnen bestemd zijn voor de scholen en/of de invallers. Kies “Nieuw” voor het aanmaken van een nieuwe mededeling.
Geef de mededeling een “Titel” en vul in “Bericht” de tekst in die gewenst is. Geef eventueel een periode aan waarin dit bericht getoond moet worden en geef vervolgens aan voor welke doelgroep het bericht is bestemd. Bij de “Beperkingen” kan eventueel één bestuur of één school of één invaller worden gekozen.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 30
Klik op “Verstuur” om de mededeling op te slaan in de database. Het openingsscherm ziet er voor de gebruikers van de invalpool als volgt uit:
i. Uitloggen. Door op “Uitloggen” te klikken wordt de beschermde internetverbinding van de Invalpool verlaten.
j. Helpfunctie In de laatste versie van de Invalpool is een “help-functie” opgenomen. Zodra een pagina wordt geopend waarbij uitleg aanwezig is, verschijnt in de rechter bovenhoek van het beeldscherm een blauw rondje met vraagteken. Door op het rondje te klikken wordt een animatie geopend waarin de mogelijkheden worden weer gegeven. Door op het Sintact logo te klikken wordt contact gemaakt met de website van Sintact.
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 31
Voorbeelden. Weekstaat school
Weekstaat invaller
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 32
Evaluatieformulier
Beheerder
Invalpool 2.5
Pagina 33
