Als horecaondernemer heeft u te maken met veel verschillende regelgeving. Deze map is bedoeld als hulpmiddel om zo veel mogelijk alle vergunningen en andere belangrijke papieren overzichtelijk op te bergen. Zo heeft u altijd de belangrijkste gegevens bij de hand, bijvoorbeeld als u een controle krijgt. Ook kan dit belangrijk zijn bij vragen van uw medewerkers of bij eventuele overname van het bedrijf. Deze vergunningenmap is slechts een handreiking, waarvan u zelf te kennen heeft gegeven hier behoefte aan te hebben. Ieder bedrijf is weer anders. Deze map geeft een goede ordening van de verschillende documenten en vergroot de inzichtelijkheid van de materie waarmee u te maken heeft. Het blijft uw eigen verantwoordelijkheid dat u aan alle eisen voldoet en de noodzakelijke vergunningen bezit. Sommige vergunningen hebben een bepaalde looptijd, u moet er zelf op letten dat uw gegevens en vergunningen actueel en geldig zijn. De regelgeving is altijd aan veranderingen onderhevig. Wij zullen aanvullingen en veranderingen periodiek voor u beschikbaar stellen op www.leeuwarden.nl. U moet er zelf voor zorgen dat de updates in de map terecht komen. Wij proberen onze diensten en producten continu te verbeteren. Om u van dienst te zijn hebben wij een speciaal bedrijvenloket opgericht. Bedrijven kunnen in het vervolg terecht bij de balie aan de zijkant van de centrale receptiebalie in de hal van het Stadskantoor. Met de inzet van dit nieuwe loket proberen wij ondernemers sneller en nog beter van dienst te zijn. Ook kunt u gebruik maken van ons digitaal loket, dit is bereikbaar via www.leeuwarden.nl. Bij dit loket kunt u vragen om informatie, producten en diensten van de gemeente Leeuwarden. U kunt het vergelijken met de balies in het stadskantoor, alleen bent u hier niet gebonden aan vaste openingstijden. Bij het digitaal loket kunt u 24 uur per dag terecht. U kunt hier steeds meer producten en diensten geheel online regelen of aanvragen. Leeuwarden, oktober 2009
Inhoudsopgave
De systematiek van deze map is als volgt: elk hoofdstuk begint met een tabel waarin de datum kan worden ingevuld dat de vergunning is verleend of een document is ontvangen. Daarna volgt een korte toelichting op de vergunningen en documenten. Achter de toelichting worden de vergunningen en documenten bewaard. Deze map is primair bedoeld als hulpmiddel voor het archiveren van vergunningen en voor u relevante documenten; de toelichtingen zijn beknopt weergegeven en niet altijd volledig. Voor verdere informatie over vergunningen en de documenten kunt u contact opnemen met de betreffende instantie. In hoofdstuk 6 is een overzicht weergegeven van instanties met wie u contact op kunt nemen voor nadere informatie over een bepaalde vergunning of een document. Deze map heeft de volgende inhoudsopgave:
1. Inschrijvingen -
Uittreksel van inschrijving Kamer van Koophandel; Inschrijvingsbewijs Bedrijfschap Horeca & Catering;
2. Vergunningen -
Vergunning Drank- en Horecawet (alleen als er alcohol verkocht wordt); Kopieën van diploma’s of SVH-verklaring Sociale Hygiëne; Exploitatievergunning (alleen als geen alcohol geschonken wordt); Terrastekening (met bijbehorende terrastekening); Gebruiksvergunning/Gebruiksmelding; Aanwezigheidsvergunning (speelautomaten); Raamkaart
3. Milieu -
Wet milieubeheer (melding Activiteitenbesluit); Akoestisch rapport; Overzicht gevaarlijke stoffen; Onderhoud en keuring van koelapparatuur Contract(en) voor afvalverwijdering; Contract voor ledigen en reinigen van vet- en slibvangput.
4. Veiligheid -
Ontruimingsplan; Overzicht van uw medewerkers die Bedrijfshulpverleningstaken verrichten; Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E); Keuringsbewijzen van speeltoestellen (bv. schommels e.d.). Controle brandblusmiddelen
5. Personeel -
Adressen en telefoonnummers van werknemers; Arbeidscontracten van werknemers; Kopieën van legitimatiebewijzen van werknemers en vergunninghouders; Kopieën van arbeidsvergunningen (bij buitenlandse werknemers); Mededeling van aansluiting bij UWV; Melding bij Belasting (loonbelasting, omzetbelasting, accijnzen postmix).
6. Overzicht Overzicht van instanties met wie u contact op kunt nemen voor nadere informatie over een bepaalde vergunning of een document.
1. Inschrijvingen
Vergunning/document
datum
datum
datum
Uittreksel inschrijving Kamer van Koophandel Inschrijving Bedrijfschap Horeca & Catering
Inschrijving Kamer van Koophandel Ieder bedrijf moet zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK) van zijn woonplaats. Bij wijzigingen van rechtsvorm, vennoten of bevoegdheden van de vennoten moet u zich opnieuw inschrijven. Bij opheffing moet u zich uitschrijven. Meer informatie krijgt u bij uw Kamer van Koophandel (www.kvk.nl). De volgende wijzigingen in uw onderneming moet u doorgeven aan de KvK: - wijziging vestigingsgegevens; - wijziging vennootschaps- of rechtspersoonsgegevens; - wijziging functionarisgegevens; - ontbinding vennootschap/rechtspersoon; - einde rechtspersoon.
Inschrijving Bedrijfschap Horeca & Catering Het Bedrijfschap Horeca & Catering is een semi-overheidsorgaan dat de belangen van de horeca in het algemeen vertegenwoordigt. Ieder horecabedrijf dient te zijn ingeschreven bij het Bedrijfsschap Horeca & Catering in Zoetermeer. Het Bedrijfschap voert voor de gehele branche een aantal taken uit. Ieder horecabedrijf betaalt daar via een heffing aan mee. De registratie staat op naam van de horecaonderneming en niet op naam van de eigenaar. Let op: bij verkoop van de zaak moet de ‘oude’ eigenaar zich afmelden en de nieuwe eigenaar zich aanmelden.
2. Vergunningen
vergunning/document
datum
datum
datum
Vergunning Drank- en Horecawet (alleen voor bedrijven die alcohol verkopen) Kopieën van diploma’s of bewijzen Sociale Hygiëne Exploitatievergunning (alleen voor bedrijven die geen alcohol schenken) Terrasvergunning Gebruiksvergunning/ Melding Gebruiksbesluit Aanwezigheidsvergunning (speelautomaten)
Drank en horecavergunning In de Drank- en Horecawet staat dat het verboden is om zonder geldige vergunning van Burgemeester en Wethouders het horecabedrijf of slijtersbedrijf uit te oefenen. Het gaat om slijtersbedrijven waar alcoholhoudende drank wordt verkocht voor gebuik elders, dan wel horecabedrijven waar ter plekke alcohol wordt genuttigd. Voordat aan u een vergunning verleend wordt, controleert de gemeente of uw inrichting en de op de aanvraag vermelde personen aan alle in de Drank- en Horecawet gestelde eisen voldoen. De aanvraag voor vergunning geldt met name voor horecabedrijven, kantines, of bedrijfsrestaurants en slijterijen. Bij overtreding van de wet kan de vergunning worden ingetrokken of kan een boete worden opgelegd. U dient in het kader van de Drank- en Horecawet een drank- en horecavergunning aan te vragen als: - u een horecagelegenheid wilt starten. - de in bestaande vergunning vermelde leidinggevende(n) of ondernemer wijzigt. - de inrichting (bouwtechnisch) wijzigt.
-
de ondernemingsvorm of de persoon van de ondernemer wijzigt (als u bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een BV gaat).
Certificaten of diploma’s Sociale Hygiëne De Drank- en Horecavergunning eist dat er gedurende de openingsuren altijd een leidinggevende aanwezig is. Deze leidinggevende(n) moeten beschikken over een diploma (op basis van bv. Diploma Vakbekwaamheid Cafébedrijf) of SVH verklaring Sociale Hygiëne, zoals bedoeld in artikel 8, lid 5 Drank en Horecawet. De leidinggevenden moeten op de vergunning vermeld zijn. Die mogen slechts alleen, zonder personeel in het horecabedrijf staan.
Exploitatievergunning Ondernemers die een horeca-inrichting, waarin geen alcohol wordt geschonken, overnemen of vestigen en/of een bestaande inrichting willen veranderen of uitbreiden moeten een exploitatievergunning hebben. Ter voorkoming van overlast wordt, aan de hand van de vergunningaanvraag, getoetst of het in werking hebben van dat horecabedrijf zich wel verdraagt met de openbare orde en het bestemmingsplan. De vergunning is persoon- en locatiegebonden en is voor onbepaalde tijd geldig, tenzij er wijzigingen plaatsvinden!
Terrasvergunning Ondernemers die bij een horeca-inrichting een terras exploiteren op de weg/stoep, moeten een terrasvergunning hebben. De vergunning is persoon- en locatiegebonden en is voor onbepaalde tijd geldig, tenzij er wijzigingen plaatsvinden!
Gebruiksvergunning/gebruiksmelding Op 1 november 2008 is het Besluit brandveilig gebruik bouwwerken in werking getreden (hierna Gebruiksbesluit). Hierin staat landelijke regelgeving over het brandveilig gebruik van bouwwerken. Door de inwerkingtreding van het Gebruiksbesluit kan in veel gevallen volstaan worden met het indienen van een Gebruiksmelding en hoeft geen Gebruiksvergunning meer te worden aangevraagd. Voor informatie kunt u bij de gemeente terecht.
Aanwezigheidsvergunning (speelautomaten) Als u speelautomaten wilt plaatsen dan dient u daarvoor een aanwezigheidsvergunning bij de gemeente aan te vragen. Er zijn twee soorten speelautomaten; kansspelautomaten waarbij gespeeld wordt om geld en behendigheidsautomaten waarbij het doel is het spel te verlengen. Kansspelautomaten zijn in het algemeen uitgevoerd als ‘fruitautomaten’. Voor een vergunning voor kansspelautomaten verdeelt de overheid horecabedrijven in zogenaamde hoog- en laagdrempelige inrichtingen. Om te voorkomen dat met name jongeren te eenvoudig met gokken in aanraking komen, krijgt u alleen een vergunning voor een kansspelautomaat als uw bedrijf ‘hoogdrempelig’ is. De wet is heel strikt en terughoudend met de kwalificatie ‘hoogdrempelig’. Uw bedrijf is hoogdrempelig als het in gebruik is als café of als restaurant, u beschikt over een geldige Drank- en horecavergunning, de ruimte uitsluitend in gebruik is voor café- of restaurantbezoek, er in de ruimte geen andere (zelfstandige) activiteiten plaatsvinden en de activiteiten in de ruimte gericht zijn op personen van 18 jaar en ouder. Bijvoorbeeld: in een disco komt het publiek in eerste instantie om te dansen en niet om te eten of te drinken. Een disco is daarom een laagdrempelige inrichting. Houdt u in uw café regelmatig dansavonden dan is ook dit bedrijf laagdrempelig. Dit geldt ook voor een snookercentrum, een kartbaan en dergelijke. Onder zeer strenge voorwaarden is het mogelijk dat een bedrijf zowel als hoog- én laagdrempelig kan worden aangemerkt. Behendigheidsautomaten zijn bijvoorbeeld flipperspellen en pictionary-achtige spelletjes. Behendigheidsautomaten mag u plaatsen in zowel een hoog- als laagdrempelige inrichting. In laagdrempelige inrichtingen mogen géén kansspelautomaten en dus alléén behendigheidsautomaten staan. Onder de laagdrempelige inrichtingen vallen bijvoorbeeld cafetaria’s, snackbars, sportkantines, ijssalons, lunchrooms, pannenkoekhuizen, bowlingcentra, biljartcentra enz.
In een hoogdrempelige inrichting mogen maximaal twee speelautomaten staan. Dit mogen dus zowel kansspelautomaten en/of behendigheidsautomaten zijn. In een laagdrempelige inrichting mogen alléén maximaal twee behendigheidsautomaten staan.
Raamkaart Dit document hoeft niet aanwezig te zijn in deze map maar moet bij de toegang tot het bedrijf, op een voor een ieder zichtbare plaats, worden gehouden. De raamkaart wordt door de gemeente verstrekt. Op de kaart zijn de openings-, sluitings- en toelatingstijden vermeld. Indien de raamkaart niet zichtbaar is, dan geldt voor dat horecabedrijf een sluitingstijd van 23.00 uur.
3. Milieu
vergunning/document
datum
datum
datum
Melding Activiteitenbesluit Akoestisch rapport Overzicht gevaarlijke stoffen Onderhoud en keuring van koelapparatuur Contract(en) voor afvalverwijdering Contract voor ledigen en reinigen van vet- en slibvangput
Melding Activiteitenbesluit/ Akoestisch rapport Op 1 januari 2008 is het Activiteitenbesluit van kracht geworden. Een flink aantal van de bestaande algemene milieuregels zijn in dit besluit samengevoegd, geharmoniseerd, opgeschoond en geactualiseerd. Door de inwerkingtreding van dit besluit hoeven veel minder bedrijven een vergunning aan te vragen. De meeste horecabedrijven vielen voorheen onder het Besluit horeca, sport en recreatie-inrichtingen, deze bedrijven vallen nu onder het Activiteitenbesluit.
Melding Veranderingen binnen uw bedrijf (bijvoorbeeld wijzigen eigenaar, type bedrijf) moeten door middel van het invullen van een meldingsformulier en een plattegrondtekening aan de gemeente kenbaar te worden gemaakt. Bij aanwezigheid van een terras op openbare grond moet deze op de tekening zijn aangegeven.
Akoestisch onderzoek Om geluidsoverlast voor omwonenden van (horeca)bedrijven zoveel mogelijk te voorkomen is het belangrijk te weten hoeveel (muziek)geluid uw bedrijf kan produceren zonder de norm te overschrijden. In een akoestisch onderzoek wordt de geluidsbelasting van een bedrijf op de omgeving bepaald. Een akoestisch onderzoek is verplicht als het geluidsniveau (LAr, LT) in de representatieve situatie meer bedraagt dan 70 dB(A) als er in- of aanpandig geluidsgevoelige gebouwen (zoals woningen) aanwezig zijn; 80 dB (A) als dit niet geval is of als er in de buitenlucht of op een open terrein binnen het bedrijf muziek ten gehore wordt gebracht. Ter illustratie, het geluidsniveau van een elektrische mixer of een koffiemolen bedraagt tussen de 70 en 80 dB(A). In de gemeente Leeuwarden is een akoestisch onderzoek verplicht als er binnen uw bedrijf livemuziek ten gehore wordt gebracht!
Overzicht gevaarlijke stoffen In het algemeen zijn in een horecabedrijf weinig gevaarlijke stoffen aanwezig. Bij gevaarlijke stoffen in de horeca kunt u bijvoorbeeld denken aan koolzuurflessen of –installaties en chloor.
onderhoud en keuring van koelapparatuur U moet koelapparatuur, die CFK’s en HCFK’s bevat regelmatig laten keuren. Hiervoor dient u een STEKgecertificeerd bedrijf in te schakelen.
contract(en) voor afvalverwijdering Anders dan particulieren dienen bedrijven en andere instellingen zelf voor de afvoer van hun afval te zorgen. Hiervoor kan een bedrijf een contract afsluiten met een commerciële afvalinzamelaar. Wanneer een bedrijf weinig afval heeft (niet meer dan 240 liter per 2 weken) dan kan het gebruik maken van het reinigingsrecht. Voor meer informatie over reinigingsrecht kunt u contact opnemen met de gemeente via het algemene telefoonnummer. U dient altijd aan te kunnen tonen op welke wijze het bedrijfsafval wordt afgevoerd.
Contract voor ledigen en reinigen van vet- en slibvangput Bij het bereiden van voedingsmiddelen moet worden voorkomen dat vetresten in de riolering terecht komen. Deze kunnen namelijk de werking van de riolering belemmeren. Er moeten, als er voedingsmiddelen worden bereid, een goed werkende vetafscheider en slibvangput aanwezig zijn. U dient aan te kunnen tonen dat de afscheider voldoet aan NEN-EN 1825-1 en 2. Dit is ook van belang bij de aanschaf van een nieuwe vetafscheider en slibvangput. Om de goede werking van de vetafscheider en slibvangput te garanderen moeten deze regelmatig worden geleegd en gereinigd. De vereiste ledigingsfrequentie is afhankelijk van de grootte van de putten en de hoeveelheid afvalwater die binnen het bedrijf vrijkomt. Uw installateur kan u hierover voorlichten. De ledigingsbewijzen moeten worden bewaard.
4. Veiligheid
vergunning/document
datum
datum
datum
Ontruimingsplan Overzicht van medewerkers die Bedrijfshulpverleningstaken verrichten Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) Keuringsbewijzen van speeltoestellen (schommels e.d.) Controle brandblusmiddelen
Ontruimingsplan In een ontruimingsplan staat wie welke actie moet ondernemen in geval van een calamiteit. Het bevat taken, instructies en tekeningen van de vluchtwegen. Op grond van het Gebruiksbesluit is een ontruimingsplan verplicht wanneer u in uw bedrijf een brandmeldinstallatie aanwezig is. Overzicht van medewerkers die Bedrijfshulpverleningstaken (BHV) verrichten Op grond van de Arbowet is het verplicht om steeds minimaal één persoon (bij grotere bedrijven meer dan één) aanwezig te hebben die BHV-taken kan verrichten in geval van calamiteiten. Denkt u hierbij aan eerste hulp, brand blussen, ontruiming en alarmering. In de meeste gevallen zullen deze medewerkers een korte training moeten volgen. De bedrijfshulpverlening maakt onderdeel uit van de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E).
Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E ) Elk bedrijf met personeel moet (laten) onderzoeken of het werk gevaar kan opleveren of schade kan veroorzaken aan de gezondheid van de werknemers. Dit onderzoek heet een RI&E en moet schriftelijk worden vastgelegd. De Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) is al sinds 1 januari 1994 verplicht voor alle werkgevers (uitgezonderd ZZP’ers).
Vanaf 1 januari 2007 geldt de nieuwe Arbeidsomstandighedenwet. De verplichting om een RI&E uit te voeren, inclusief plan van aanpak, is hierin nog eens duidelijk beschreven. Voor meer informatie kunt u kijken op www.rie.nl.
Keuringsbewijzen van speeltoestellen (schommels e.d.) Als u voor de kinderen van uw gasten speeltoestellen heeft (schommels, wippen, glijbanen e.d.) dan moeten deze aan veiligheidseisen voldoen; hiervoor krijgt u een certificaat van uw leverancier. Bovendien moeten deze toestellen regelmatig op veiligheid en goede werking gecontroleerd worden. Meer informatie kunt u krijgen bij de Voedsel en Warenautoriteit.
Controle brandblusmiddelen Tenminste eenmaal per jaar (brandslanghaspel) c.q. eenmaal per twee jaar (handbrandblussers) wordt op adequate wijze het nodige onderhoud aan een aanwezig draagbaar blustoestel verricht, en de goede werking van dat blustoestel gecontroleerd. Het bovenstaande is verplicht op basis van het Gebruiksbesluit.
5. Personeel
vergunning/document
datum
datum
datum
Adressen en telefoonnummers van werknemers Arbeidscontracten van werknemers Kopieën van paspoorten van werknemers en vergunninghouders Kopieën van arbeidsvergunningen (bij buitenlandse werknemers) Mededeling van aansluiting bij UWV Melding bij Belasting (loonbelasting, omzetbelasting, accijnzen postmix)
Adressen en telefoonnummers van werknemers Voor een goed overzicht is het handig een lijst met adressen en telefoonnummers van uw personeel bij te houden.
Arbeidscontracten van werknemers Voor iedere werknemer stelt u een arbeidscontract op. U kunt daarvoor het model gebruiken van de Landelijke Bedrijfscommissie. Dit model is o.a. te verkrijgen via Koninklijk Horeca Nederland. Uiteraard mag u de tekst ook zelf overnemen. Als lid van Koninklijk Horeca Nederland kunt u het ook gratis van de internetsite (www.horeca.org) downloaden.
Kopieën van geldige identiteitsbewijzen van werknemers en vergunninghouders U bent verplicht in uw administratie van iedere werknemer een kopie van een identiteitsbewijs, dat op de datum van indiensttreding geldig is, te bewaren. Dit is voor controle door de Belastingdienst.
De kopieën moeten duidelijk zijn. Van bv. vreemdelingendocumenten moet u ook een kopie van de achterkant maken. Na uitdiensttreding moet u deze bewijzen 7 jaar bewaren. In de loonadministratie moet ook een overzicht van documenten en nummers zitten (zie bijgaand model). Het is raadzaam een kopie van deze documenten in het bedrijf bewaren, zodat de belastingdienst bij een inspectie werknemers niet naar identiteitsbewijzen hoeft te vragen. Voor Nederlandse werknemers mag dit zijn: - een Nederlands paspoort; - een Europees identiteitsbewijs; - een Vereniging Nederlandse Gemeentenkaart. - rijbewijs Voor buitenlandse werknemers mag dit zijn: - paspoort van een land van de Europese Unie; - verblijfsdocumenten A tot en met E; - paspoort van een niet-EU-land met een verblijfsvergunning; - vluchtelingenpaspoort; - vreemdelingenpaspoort; - W-document (bestemd voor vreemdelingen die asiel hebben aangevraagd en nog geen (definitieve) beslissing op hun aanvraag hebben ontvangen.
Mededeling van aansluiting bij UWV Zodra u personeel in dienst neemt moet u zich bij het UWV melden. Het UWV heft namens de bedrijfsvereniging voor de horeca de sociale premies en verzorgt uitkeringen. Bij het UWV kunt u ook terecht voor meer informatie.
Melding bij Belasting (loonbelasting, omzetbelasting, accijnzen postmix, Onroerendezaakbelastingen (OZB) Voor verschillende belastingen moet u zich bij de belastingdienst en de gemeentelijke afdeling hiervoor melden.
6. Overzicht Overzicht van instanties met wie u contact op kunt nemen voor nadere informatie over een bepaalde vergunning of een document.
