Etappe 4
Etappe 5
Etappe 6
Etappe 7
Inhoud
Voorwoord 11
Etappe 1
Zin in avontuur? 15
De projectleider haalt er een architect bij 29
Van idee naar projectdefinitie
De basis: de baas en het bedrijfsdoel 30 Het architectuurvoorstel 32
1.1 Op de juiste manier aan een avontuur beginnen 17 Hoe een idee een project wordt De projectleider als verkenner 19 Een eerste landkaart: het projectvoorstel 19 Stap 1: het doel duidelijk krijgen 19
Bouwsteen 1: de bedrijfsmatige kant 33 Bouwsteen 2: de functionele kant 34 Bouwsteen 3: de technische kant 35 Bouwsteen 4: de organisatorische kant 36 Uit Toms dagboek 37
Stap 2: doelstellingen vastleggen 20 Stap 3: prioriteiten bepalen 22 Stap 4: projectdoelverklaring formuleren 24 Stap 5: projectvoorstel maken 24
1.3 Schipbreuk vermijden 40 Vroegtijdig waarschuwingssignalen oppikken Waarschuwingssignaal 1: euforie en optimisme 40
Uit Toms dagboek 25
Waarschuwingssignaal 2: ontbrekende managementsteun 43
1.2 Goed voorbereid aan het avontuur beginnen 27 Duidelijkheid verschaffen over de projecteisen De valkuilen van de eisenanalyse 28
De omgeving voor je winnen
De vier bouwstenen van de oplossingsarchitectuur 33
Waarschuwingssignaal 3: oppervlakkige kennis in plaats
van expertise 45
Waarschuwingssignaal 4: onduidelijke en uiteenlopende doelen 47 Uit Toms dagboek 51
Alles gaat zoals ik het zeg
Op koers blijven in gevaarlijk water
De eindsprint inzetten
inhoud
Etappe 1
Etappe 2
Etappe 3
Etappe 2
Technische risico’s 84
Het avonturenplan 55
Risicomanagement in vier stappen 84
Het geheim van een succesvolle projectplanning 2.1 De etappe wordt gepland 57 Projectplanning met eenvoudige gereedschappen
Stap 1: risico’s zien 84 Stap 2: risico’s beoordelen 86 Stap 3: voorzorgsmaatregelen nemen 88 Stap 4: risico’s bewaken 91 Uit Toms dagboek 92
Regelen wat er geregeld moet worden 58 Gereedschap 1: de mijlpalen – alle etappen in één overzicht 59 Gereedschap 2: het structuurplan – het plan der plannen 60 Gereedschap 3: het tijdsplan – de hogere kunst van het schatten 65 Gereedschap 4: het netwerkschema – alle werkzaamheden op volgorde 69 Gereedschap 5: de balkenplanning – de grafische weergave 70 ‘Het plan is niets, de planning is alles’ 70 Uit Toms dagboek 72
2.4 De rugzak wordt gepakt 94 Eenvoudig gereedschap verlicht het projectwerk Met eenvoudig gereedschap het project op koers houden 96 Gereedschap 1: de mijlpaaltrendanalyse 96 Gereedschap 2: het takenlijstje 98 Gereedschap 3: het wijzigingsvoorstel 100 Gereedschap 4: het risicologboek 102 Gereedschap 5: het projectdagboek 102
2.2 De reisplannen worden geoptimaliseerd 74 Planning inkorten en kosten besparen Marges inbouwen 76
Consequent zijn en discipline horen erbij 103 Uit Toms dagboek 104
Etappe 3
Het projectplan optimaliseren 76
Het avontuur begint
Uit Toms dagboek 78
107
Een valse start voorkomen
2.3 De risico’s worden gemanaged 80 Onaangename verrassingen vermijden Top vijf van over het hoofd geziene risico’s 82
3.1 Wie heeft het in zich om het avontuur aan te gaan? 109 De juiste projectmedewerkers kiezen
Risico’s in het projectteam 82
De mythe van het perfecte team 111
Risico’s in de projectomgeving 83
De teamrollen van Belbin 111
Risico’s bij de projectplanning 83
Niet zomaar alles accepteren 115
Risico’s bij de doorvoering 83
Uit Toms dagboek 116
Inhoud
Zin in avontuur?
Het avonturenplan
Het avontuur begint
Etappe 4
Etappe 5
3.2 Van nul tot honderd 119 Het team trainen voor een topprestatie
Etappe 6
Etappe 7
Inzetplanning op takenbord 143 Regels voor projectbesprekingen vastleggen 144
In vier stappen naar een high-performanceteam 120
Vaste vergadering: een discussieronde over de stand van zaken 144
Vormfase: de teamleden leren elkaar kennen 121
Het teamoverleg: samenkomen voor resultaten en besluiten 145
Stormfase: het team komt in opstand 122
Een projectbureau inrichten 145
Normfase: de spelregels worden bepaald 123
Uit Toms dagboek 146
Prestatiefase: het team zet een topprestatie neer 124 Alle vier de fasen zijn even belangrijk 125 Uit Toms dagboek 125
Etappe 4
De omgeving voor je winnen 149
3.3 Succesvol beginnen 127 De geslaagde kick-offvergadering Het project krijgt vaart 129 Kick-off… meteen twee keer? 129
Weerstand managen 4.1 Macht – de onzichtbare hulp 151 Hoe een projectleider zorgt voor invloed
Hogerop steun zoeken 130
Macht laat zich organiseren 152
De kick-offvergadering voorbereiden 130
Variant 1: beloningsmacht 152
Ontwikkelingsfase 1: elkaar leren kennen en vertrouwen
Variant 2: dwingende macht 153
winnen 131
Variant 3: legitieme macht 154
Ontwikkelingsfase 2: conflicten en machtsspelletjes 131
Variant 4: identificatiemacht 155
Ontwikkelingsfase 3: de spelregels vaststellen 132
Variant 5: expertisemacht 155
Start van een projectkick-off 133
Variant 6: informatievoorsprong 156
Uit Toms dagboek 135
Invloedrijk zonder formele macht 156 Uit Toms dagboek 157
3.4 Slagvaardig samengesteld 138 Een effectieve projectorganisatie tot stand brengen De projectadministratie verminderen 139
4.2 Vriend of vijand? 159 Stakeholders herkennen en managen
Het projectverloop simpel houden 140
De mens staat centraal: de stakeholdersanalyse 160
Bindende spelregels opstellen 141
Stap 1: de spelers identificeren 161
Dagelijkse inzetbesprekingen houden 143
Stap 2: de spelers inschatten 161
Vaste deadlines, vaste tijdframes 143
Stap 3: de situatie schetsen 163
De omgeving voor je winnen
Alles gaat zoals ik het zeg
Op koers blijven in gevaarlijk water
De eindsprint inzetten
inhoud
Etappe 1
Etappe 2
Stap 4: maatregelen nemen 165
Leiderschapsstijl bepalen 190
Uit Toms dagboek 166
De juiste stijl van leidinggeven kiezen 191
Etappe 3
Mate van volwassenheid 1: een directieve stijl van leidinggeven spoort aan 191
4.3 Succesfactor communicatie 169 De omgeving aan het project verbinden
Mate van volwassenheid 2: een coachende stijl van leidinggeven
coacht
Communicatieconcept uit vier bouwstenen 170 Bouwsteen 1: het communicatieplan 170
leidinggeven ondersteunt 192
Bouwsteen 2: de stuurgroep 171 Bouwsteen 3: het voortgangsverslag 173 Bouwsteen 4: de escalatieregels 178
192
Mate van volwassenheid 3: een participerende stijl van Mate van volwassenheid 4: een delegerende stijl van
leidinggeven delegeert 192 Situationeel leiden van het project 193
Uit Toms dagboek 180
Uit Toms dagboek 194
Etappe 5
Alles gaat zoals ik het zeg 183 Leiden zonder baas te zijn
5.2 Motiveer me maar! 196 Het team voor het avontuur winnen De ware motieven opsporen 197 Zestien levensmotieven bepalen ons gedrag 198
5.1 Leidinggeven aan het team avonturiers 185 Op zoek naar de perfecte manier van leidinggeven Er bestaat geen perfecte stijl van leidinggeven 187 Situationeel leidinggeven als uitdaging 188 Bepalen van de mate van volwassenheid 188 Mate van volwassenheid 1: geringe bekwaamheid, maar zeer gemotiveerd 188 Mate van volwassenheid 2: geringe bekwaamheid, weinig gemotiveerd 189 Mate van volwassenheid 3: grote bekwaamheid, maar weinig gemotiveerd 189 Mate van volwassenheid 4: grote bekwaamheid, zeer gemotiveerd 190
Inhoud
De levensmotieven achterhalen 199 Vragen aan de medewerker 202 Bestuderen van de medewerker 203 Van motief tot motivatie: een blik op Toms team 203 Motivatiegeoriënteerd leidinggeven 204 Franz, Bettina en ‘macht’ 205 Andreas, Karin en ‘nieuwsgierigheid’ 205 Wat houdt jouw team bezig? 206 Uit Toms dagboek 208
5.3 Delegeren, maar dan op de juiste manier! 211 Weg met de monkey business Delegeren in het project: de basis 212
Zin in avontuur?
Het avonturenplan
Het avontuur begint
Etappe 4
Etappe 5
Etappe 6
Monkey business: wie doet voor wie het werk? 214
De escalatieniveaus 4 tot en met 6 240
Strategieën tegen de apenval 215
Op tijd hulp halen: conflictcoach of bemiddelaar 241
Uit Toms dagboek 217
Escalatiefase 3: complete oorlog 242
Etappe 7
Uit Toms dagboek 243
5.4 Tijdens een storm staat de kapitein ook aan dek 219 Het avontuur vraagt om een sterke projectleider De leiderschapsrollen van de projectleider 220 De leiderschapsformule 222
6.2 De vijand van mijn project 245 Gevaarlijke projecttegenstanders op tijd van hun macht beroven
Onderdeel 1: leiderschap heeft visie nodig 222
Vertragen, blokkeren, saboteren: hoe komt het zover? 247
Onderdeel 2: leiderschap heeft passie nodig 223
Elk project stuit op weerstand 247
Onderdeel 3: leiderschap heeft discipline nodig 224
Motieven: waarom projecttegenstanders saboteurs worden 247
Onderdeel 4: leiderschap heeft vertrouwen nodig 225
Symptomen en waarschuwingssignalen: dreigende sabotage
Uit Toms dagboek 227
herkennen
248
Strategieën tegen de meest voorkomende saboteurs 249 De saboterende lijnmanager 250
Etappe 6
Op koers blijven in gevaarlijk water 229 Conflicten en crises bezweren
De saboterende gebruiker 252 De saboterende opdrachtgever 253
6.1 Rozenoorlogen en loopgravengevechten 232 Ingrijpen bij conflicten voordat het te laat is Hoe conflicten escaleren: stap voor stap komt het tot een rozenoorlog 234
De saboterende ondernemingsraad 255
6.3 Houston, we have a problem! 257 Als het projectplan plotseling tekortschiet Plannen mislukken… niet altijd, maar altijd weer 258
Van meningsverschil tot conflict 234 Het model van de escalatieniveaus 234 Escalatiefase 1: het begint onschuldig 235 De escalatieniveaus 1 tot en met 3 235 Het conflictgesprek organiseren 237
Het project loopt uit de hand 259 De ontmoeting met de zwarte zwaan 259 De kans op mislukking 260 Koers houden zonder plan 261 Houd het hoofd koel 261
Het conflictgesprek voeren 238 Escalatiefase 2: het komt tot een woordenwisseling 239
De omgeving voor je winnen
De saboterende specialist 251
Alles gaat zoals ik het zeg
Leer improviseren 262 Uit Toms dagboek 263
Op koers blijven in gevaarlijk water
De eindsprint inzetten
inhoud
Etappe 1
6.4 Als het avontuur uit de hand loopt 265 Projectcrises meesterlijk beheersen
Etappe 2
Etappe 3
7.3 Door ervaring wijs 290 Zodat het volgende project beter wordt
Een uitweg vinden: kijk vooruit! 268
De project review: van medewerkers kennisdragers maken 292
Weg 1: de projectleider leidt het project uit de crisis 269
Stap 1: prestaties in het project 292
Weg 2: er wordt een reorganisatiecrisisteam samengesteld 271
Stap 2: structurering van het project 293
Weg 3: een crisismanager neemt de scepter over 273
Stap 3: samenwerking binnen het project 293
Uit Toms dagboek 275
De reviewworkshop: op maat gemaakt reisplan 294 Het projectoverzicht: het overzicht krijgen 294
Etappe 7
Vooruitgang en achteruitgang: de inzichten formuleren 295
De eindsprint inzetten 277
Onder de loep: sterke en zwakke punten analyseren 295 De vijfmijlslaarzen: maatregelen vastleggen 296
Het project succesvol afsluiten
Voor het volgende avontuur: zo scherp je je zwaard 297 Uit Toms dagboek 297
7.1 Er een eind aan breien 279 De afloop succesvol managen
Toms dagboek: de personages 300
De acceptatie zeker stellen 280 Juridische klippen omzeilen 281
Literatuur 305
Uit Toms dagboek 282
7.2 Eind goed, al goed? 284 Elk project heeft een duidelijke afsluiting nodig Het projecteinde voorbereiden: wat hoort daarbij? 285 De nacalculatie 285 Het projectafsluitingsrapport 286 Archiveren van projectdocumenten 287 Vrijgeven van projectmedewerkers 287 Het sluitstuk: het afsluitingsfeest 288 Uit Toms dagboek 288
Inhoud
Zin in avontuur?
Het avonturenplan
Het avontuur begint
Etappe 4
Etappe 5
Etappe 6
Etappe 7
Voorwoord
11
De helikopter landt op een open plek midden in het oerwoud. Een groep mensen wordt eruit gegooid. Verblind door het felle zonlicht kijken ze wat onzeker om zich heen, ze hebben geen flauw idee van wat hun te wachten staat. Slechts enkele minuten geleden hebben ze gehoord wat het doel van de expeditie is. De helikopter stijgt al weer op en laat hen in de jungle achter. Het avontuur begint. Veel projecten beginnen ook precies zo: een korte briefing, een grove selectie van teamleden en dan barst het avontuur los. Veel is duidelijk, maar het meeste niet. De projectverantwoordelijken staan grote verrassingen te wachten, soms zelfs rampen. Ik heb dit boek geschreven als een survivalgids voor de projectleider. Aan de hand van situaties uit de ondernemingspraktijk leer je hoe je de projectjungle overleeft. Als je aan avontuur denkt, schieten je grote helden te binnen. Bijvoorbeeld Indiana Jones die in levensgevaarlijke situaties terechtkomt en altijd weer een uitweg vindt. Er is geen gevaar dat hij niet weet te overwinnen! Toch hoef je als projectleider geen grote held te zijn die zich blindelings in het avontuur stort. Een
De omgeving voor je winnen
Alles gaat zoals ik het zeg
zorgvuldige voorbereiding en een geschikte uitrusting voor in de wildernis zijn het belangrijkst. Dat weet ook de leider van de groep die zich plotseling in het oerwoud bevindt. In plaats van gelijk de jungle binnen te dringen, laat hij zijn mensen op de landingsplaats hun tenten opzetten. Zo kunnen de teamleden elkaar eerst leren kennen. Dan probeert de expeditieleider radioverbinding te krijgen met de opdrachtgever om nog enkele belangrijke punten te verduidelijken. Wie zit er eigenlijk achter de opdracht? Wat is precies het doel? Waar komt het op aan? Deze en enkele andere vragen zijn vanwege de haastige terugvlucht duidelijk niet aan bod gekomen. Nu vertelt de expeditieleider zijn mensen over het gesprek. Gezamenlijk werkt de leider met hen een plan uit. Hij bepaalt de grootste risico’s, bespreekt de noodplannen en spreekt de regels af die gedurende de expeditie gelden. Pas dan laat hij de groep gaan. Ondanks al deze voorbereidingen blijft het een reis vol onzekerheid. Overal liggen gevaren op de loer waar het projectteam niet altijd omheen kan. Elke keer is er een pragmatische oplossing nodig en vaak moet er ook behendig worden geïm-
Op koers blijven in gevaarlijk water
De eindsprint inzetten
inhoud
12
Etappe 1
proviseerd. Als je een beetje zoals Indiana Jones bent, kan dat helpen… Dit boek nodigt je uit om aan een projectsafari deel te nemen die bestaat uit zeven etappen. Het geeft je het gereedschap om de talloze avonturen waar een projectleider in verzeild raakt succesvol te doorstaan. Het boek biedt talrijke tips, vertelt over de belevenissen van een andere projectleider en geeft je eenvoudige modellen en handige instrumenten om mee te werken waardoor je je eigen projectavontuur succesvol managet. De eerste etappe leidt je van het idee naar de concrete projectdefinitie. Het gaat erom dat het door de opdrachtgever vaak vaag omschreven project wordt geconcretiseerd en de eerste afzienbare klippen worden omzeild. Ondanks de tijdsdruk neem je in de tweede etappe de tijd om het plan goed voor te bereiden. Je begint met de projectplanning, optimaliseert deze, denkt na over de risico’s en bepaalt welk gereedschap je mee op reis neemt. Bij de derde etappe ben je klaar voor vertrek. Als projectleider houd je je intensief bezig met je team. Je bereidt de kick-offvergadering voor en zorgt voor een goed functionerende projectorganisatie. In de vierde etappe wijd je je aan de projectomgeving. Wie staat waar in dit project? Je stelt vast wie de scepticus en dwarsligger is om de weerstand tegen het project op tijd te herkennen. Tijdens deze etappe gaat het om acceptatie, maar ook dat je je als projectleider verzekert van voldoende macht en invloed om de projectbelangen te kunnen doorzetten.
Inhoud
Zin in avontuur?
Etappe 2
Etappe 3
De vijfde etappe is het begin van de invoeringsfase. Het team is bijeengebracht en moet topprestaties leveren. Om te zorgen dat dat lukt, komt het vooral aan op de leidinggevende capaciteiten van de projectleider. Onverwachte gebeurtenissen zorgen ervoor dat het project in een crisis belandt. In de zesde etappe krijg je te maken met escalerende conflicten, saboteurs en insolvente leveranciers. Nu komt het erop aan om het project uit deze crisissituatie te manoeuvreren en weer op koers te brengen. Bij de zevende etappe ben je op weg naar het einddoel. Nu draait het erom dat je de acceptatie van het projectresultaat zeker stelt en dat het project netjes wordt afgesloten. Het projectteam komt nog één keer bij elkaar om de gemeenschappelijke successen en fouten de revue te laten passeren en om het project op waardige wijze af te sluiten. Voor toekomstige projecten moet je van deze ervaringen profiteren, leren van de fouten en de successen herhalen. Tijdens alle zeven etappen van de projectsafari word je door Tom begeleid. Je maakt al bij de eerste etappe kennis met hem. De 35-jarige afgestudeerde ingenieur deed al tijdens zijn informaticastudie op de hogeschool praktijkervaring op de itafdeling van een bekende fabrikant van elektrische apparaten op. Als jonge medewerker was hij verantwoordelijk voor een belangrijke invoering van een innovatief productiebesturingssysteem. Daardoor kreeg hij groot aanzien binnen het bedrijf. Sindsdien neemt hij regelmatig de dagelijkse leiding over van itprojecten.
Het avonturenplan
Het avontuur begint
Etappe 4
Etappe 5
Etappe 6
Etappe 7
Nu wordt er aan Tom een zeer veeleisend project overgedragen: de invoering van bedrijfssoftware. De opdracht komt van de directie zelf. Voor het familiebedrijf dat wereldwijd rond de 6000 medewerkers heeft, is dit project van groot strategisch belang. In een dagboek dat over alle etappen gaat, noteert Tom een deel van zijn belevenissen en maakt hij je deelgenoot van zijn conclusies.
De omgeving voor je winnen
Alles gaat zoals ik het zeg
13
Op koers blijven in gevaarlijk water
De eindsprint inzetten
