Inhoud Over de auteur ............................................................................................................................................. xiii Dankwoord .................................................................................................................................................. xiv
Inleiding .............................................................................................. 1 Deel I: Aan de slag met Excel 2016 ....................................................... 9 Hoofdstuk 1: De Excel 2016-gebruikerservaring .................................................................................... 11 Het lint in Excel ................................................................................................................... 12 De Backstage-weergave ................................................................................................. 14 Het lint gebruiken .......................................................................................................... 15 De werkbalk Snelle toegang aanpassen ....................................................................... 20 Met de formulebalk spelen ........................................................................................... 24 Je weg vinden op het werkblad .................................................................................... 25 Kennismaken met de statusbalk .................................................................................. 31 Excel starten en verlaten ................................................................................................... 32 Excel starten vanuit het menu Start van Windows 10 ............................................... 33 Excel starten via het zoekvak van Windows 10 .......................................................... 33 Excel starten vanaf het startscherm van Windows 8 ................................................ 33 Excel starten vanuit het menu Start van Windows 7 ................................................. 34 Een snelkoppeling naar Excel op het bureaublad van Windows 7 zetten .............. 35 Excel een vaste plek in het Start-menu van Windows 7 geven ................................. 35 Excel aan de taakbalk van Windows 7 vastmaken ..................................................... 36 Excel verlaten ................................................................................................................. 36 Hulp in nood ........................................................................................................................ 37 Het Geef aan wat u wilt doen-vak gebruiken .............................................................. 37 Het klassieke Help-systeem gebruiken ........................................................................ 38 Hoofdstuk 2: Een spreadsheet vanaf het begin ...................................................................................... 39 En, wat ga je in die nieuwe werkmap van je zetten? ...................................................... 39 De geheimen van gegevensinvoer ................................................................................ 41 Niet vergeten… ............................................................................................................... 42 Gegevens invoeren ............................................................................................................. 42 Alle typen zijn welkom ....................................................................................................... 44 Een spoor leggen met tekst .......................................................................................... 45 Hoe Excel zijn waarden waardeert ............................................................................... 46 Fantastische formules fabriceren ................................................................................ 52 Als je iets wilt, wijs het dan aan ................................................................................... 54 De natuurlijke volgorde van bewerkingen veranderen ............................................. 54 Fouten in formules ......................................................................................................... 56 Foutjes in gegevensinvoer corrigeren .............................................................................. 57
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb vii
29-10-15 09:49
viii
Microsoft Excel 2016 voor Dummies _____________________________ AutoCorrigeer dat eens voor mij ................................................................................. De etiquette van celbewerking ..................................................................................... Gegevensinvoer spannend maken .................................................................................... We vullen elkaar aan ...................................................................................................... De functie Automatisch doorvoeren ........................................................................... Razendsnel aanvullen .................................................................................................... Speciale tekens invoegen .............................................................................................. Blokken vol gegevens invoeren .................................................................................... Supersnelle gegevensinvoer ......................................................................................... Hoe je formules nog beter laat werken ............................................................................ De knop Functie invoegen gebruiken .......................................................................... Een functie bewerken met de knop Functie invoegen ............................................... Ik ben verloren zonder AutoSom ................................................................................. Optellen met Snelle analyse .......................................................................................... Je gegevens in veiligheid brengen .................................................................................... De standaardbestandslocatie veranderen .................................................................. Het verschil tussen de bestandsformaten XLSX en XLS ........................................... De werkmap opslaan als pdf-bestand .............................................................................. Documenten herstellen ......................................................................................................
57 58 60 61 62 68 70 71 72 72 73 75 76 78 80 81 82 83 84
Deel II: Bewerken zonder tranen .......................................................... 87 Hoofdstuk 3: Alles er mooi laten uitzien .................................................................................................. 89 Een selecte groep cellen kiezen ........................................................................................ 89 Celselecties maken door te klikken ............................................................................. 90 Cellen selecteren met het toetsenbord ....................................................................... 94 Tabellen in een handomdraai opmaken .......................................................................... 97 Opties voor tabelstijlen ................................................................................................. 99 Aangepaste tabelstijlen maken .................................................................................. 100 Cellen opmaken met het tabblad Start .......................................................................... 102 Cellen dicht bij de bron opmaken met de miniwerkbalk ............................................. 104 Het dialoogvenster Celeigenschappen .......................................................................... 105 De getalnotaties leren kennen .................................................................................... 106 De waarden achter de opmaak ................................................................................... 111 Een datum prikken ....................................................................................................... 112 Lonken naar andere getalnotaties ............................................................................. 112 Kolommen kalibreren ....................................................................................................... 113 Ruime rijen .................................................................................................................... 114 Wat niet weg is, wordt gezien ..................................................................................... 115 Langs lettertypen laveren ................................................................................................ 116 De uitlijning aanpassen .................................................................................................... 118 Een gat in de lucht inspringen .................................................................................... 119 Van boven naar beneden ............................................................................................. 119 Zorgen voorkomen door de tekst terug te laten lopen ........................................... 119 Celinhoud een andere draai geven ............................................................................ 121 Tekst passend maken .................................................................................................. 122 Randen plaatsen ........................................................................................................... 123 Opvulkleuren, patronen en opvuleffecten toepassen op cellen ............................ 124 Doe het in stijl ................................................................................................................... 125
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb viii
29-10-15 09:49
______________________________________________________Inhoud Een nieuwe stijl voor de galerie maken ..................................................................... Aangepaste stijlen van werkmap naar werkmap kopiëren ..................................... Opmaak kopiëren en plakken .......................................................................................... Voorwaardelijke opmaak ................................................................................................ Automatische voorwaardelijke opmaak gebruiken ................................................. Cellen met een bepaalde waarde markeren .............................................................. Opmaken met Snelle analyse ......................................................................................
ix
125 126 127 128 129 130 130
Hoofdstuk 4: Niets is zo veranderlijk als een werkblad ..................................................................... 133 Werkmappen openen om te bewerken .......................................................................... 134 Een werkmap openen via de Backstage-weergave .................................................. 135 Het dialoogvenster Openen ........................................................................................ 136 Opties voor recente bestanden wijzigen .................................................................. 137 Meerdere werkmappen tegelijk openen .................................................................... 138 Werkmappen zoeken ................................................................................................... 138 Opties voor openen ..................................................................................................... 138 Wanneer je van gedachten verandert ............................................................................ 139 Ongedaan gemaakte kliekjes opnieuw serveren ...................................................... 140 Wat te doen als je iets niet ongedaan kunt maken? ................................................. 140 Het goede oude slepen-en-neerzetten ............................................................................ 141 Kopiëren met slepen-en-neerzetten ........................................................................... 142 Invoegen met slepen-en-neerzetten ........................................................................... 143 Formules kopiëren met Automatisch doorvoeren ....................................................... 144 Relatief gezien .............................................................................................................. 145 Absoluut zeker weten .................................................................................................. 146 Digitaal knippen en plakken ............................................................................................ 149 Nog even blijven plakken ............................................................................................ 150 Spelen met de plakopties ............................................................................................ 150 Plakken vanuit het taakvenster Klembord ................................................................ 152 Wat is er nu zo speciaal aan Plakken speciaal? ........................................................ 153 De waarheid over wissen ................................................................................................. 155 Wis en waarachtig ........................................................................................................ 155 Haal die cellen hier weg! ............................................................................................. 156 In de maat met invoegen .................................................................................................. 157 Spelfouten een kopje kleiner maken .............................................................................. 158 Minder kans op fouten met de tekst-naar-spraakfunctie .................................................................................................. 159 Hoofdstuk 5: Je meesterwerk afdrukken .............................................................................................. 163 De afdruk vooraf bekijken ............................................................................................... 164 Afdrukken vanuit de Backstage-weergave ..................................................................... 165 Het huidige werkblad afdrukken .................................................................................... 167 Mijn pagina moet naar een instelling! ............................................................................ 169 De knoppen in de groep Pagina-instelling gebruiken .............................................. 170 De groep Aanpassen aan pagina ................................................................................ 175 De groep Werkbladopties ............................................................................................ 176 Van koptekst tot voettekst ............................................................................................... 176 Kant-en-klare kop- en voetteksten toevoegen .......................................................... 178 Een aangepaste kop- of voettekst maken .................................................................. 179 Problemen met paginaovergangen oplossen ................................................................ 183 Formules controleren ....................................................................................................... 185
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb ix
29-10-15 09:49
x
Microsoft Excel 2016 voor Dummies _____________________________ Deel III: Een ordelijke manier van werken .......................................... 187 Hoofdstuk 6: Je weg vinden op het werkblad ...................................................................................... 189 In- en uitzoomen ............................................................................................................... 190 Een werkblad opsplitsen ................................................................................................. 192 Titels blokkeren ................................................................................................................ 194 Elektronische geheugensteuntjes ................................................................................... 196 Een opmerking aan een cel toevoegen ...................................................................... 197 Opmerkingen lezen ...................................................................................................... 198 De opmerkingen in een werkblad bewerken ............................................................ 198 Opmerkingen afdrukken .............................................................................................. 199 Cellen een naam geven .................................................................................................... 200 Het mag een naam hebben ......................................................................................... 200 Formules en namen ..................................................................................................... 201 Constanten een naam geven ....................................................................................... 203 Zoekt en gij zult vinden .................................................................................................... 204 Gegevens vervangen ........................................................................................................ 207 Inzichtelijke informatie .................................................................................................... 209 Berekeningsopties ............................................................................................................ 210 Voor beveiliging zorgen ................................................................................................... 211 Hoofdstuk 7: Meerdere werkbladen beheren ....................................................................................... 215 Goochelen met werkbladen ............................................................................................. 216 Van werkblad naar werkblad gaan ............................................................................. 217 Meerdere werkbladen tegelijkertijd bewerken ........................................................ 219 Werkbladen toevoegen .................................................................................................... 220 Een werkblad een andere naam geven ...................................................................... 221 Een bladtab een andere kleur geven ......................................................................... 222 De volgorde van werkbladen wijzigen ....................................................................... 222 Vensters op je werkbladen openen ................................................................................ 224 Werkbladen naast elkaar vergelijken ............................................................................. 228 Werkbladen naar andere werkmappen verplaatsen of kopiëren ................................ 230 De som van alle werkbladen ........................................................................................... 233
Deel IV: Geloofwaardige gegevensanalyse .......................................... 237 Hoofdstuk 8: Wat als… ............................................................................................................................. 239 ‘Wat-als’ spelen met gegevenstabellen .......................................................................... 240 Een gegevenstabel met één variabele maken ........................................................... 240 Een gegevenstabel met twee variabelen maken ...................................................... 243 ‘Wat-als’ spelen met Doelzoeken ................................................................................... 245 Verschillende mogelijkheden onderzoeken met Scenariobeheer .............................. 247 Verschillende scenario’s instellen ............................................................................. 247 Een samenvattingsrapport produceren .................................................................... 249 Hoofdstuk 9: Met draaitabellen spelen .................................................................................................. 251 Gegevens analyseren met draaitabellen ........................................................................ 251 Een draaitabel maken met Snelle analyse ................................................................. 252 Welke draaitabel beveelt u mij aan? .......................................................................... 254 Zelf een draaitabel maken ........................................................................................... 255
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb x
29-10-15 09:49
______________________________________________________Inhoud Een draaitabel opmaken .................................................................................................. De draaitabelstijl verfijnen .......................................................................................... De waarden in een draaitabel opmaken .................................................................... Draaitabelgegevens sorteren en filteren ........................................................................ Het rapport filteren ...................................................................................................... Kolom- of rijvelden filteren ......................................................................................... Filteren met slicers ...................................................................................................... Filteren met tijdlijnen .................................................................................................. De draaitabel sorteren ................................................................................................ Een draaitabel aanpassen ................................................................................................ De draaitabelvelden aanpassen ................................................................................. Tabelvelden draaien .................................................................................................... De samenvattingsfunctie van de tabel aanpassen ................................................... Draaigrafieken ................................................................................................................... Een draaigrafiek naar een apart werkblad verplaatsen .......................................... Een draaigrafiek filteren .............................................................................................. Een draaigrafiek opmaken ..........................................................................................
xi
258 259 259 260 260 261 262 263 264 264 265 266 266 268 268 270 270
Deel V: Meer dan alleen spreadsheets ................................................ 271 Hoofdstuk 10: Gave grafieken en prachtige plaatjes .......................................................................... 273 Professioneel uitziende grafieken maken ...................................................................... 273 Welke grafiek beveelt u mij aan? ................................................................................ 274 Een grafiek kiezen op het lint ..................................................................................... 274 Een grafiek maken met het gereedschap Snelle analyse ......................................... 276 Een grafiek op zijn eigen blad ..................................................................................... 278 De plaats of het formaat van een grafiek veranderen ............................................. 279 Een grafiek naar een apart grafiekblad verplaatsen ................................................ 280 Een grafiek aanpassen via het tabblad Ontwerpen ................................................. 281 Grafiekelementen aanpassen ...................................................................................... 282 De titels in een grafiek bewerken ............................................................................... 283 De aandacht trekken met afbeeldingen ......................................................................... 287 Gegevens sprankelend maken met sparklines ......................................................... 287 Zeg het met een tekstvak ............................................................................................ 289 Online afbeeldingen invoegen .................................................................................... 292 Lokale afbeeldingen toevoegen .................................................................................. 294 Afbeeldingen bewerken ............................................................................................... 294 Afbeeldingen opmaken ................................................................................................ 295 Grafische vormen toevoegen ...................................................................................... 297 Werken met WordArt ................................................................................................... 298 Slimme afbeeldingen met SmartArt ........................................................................... 299 Een schermafbeelding invoegen ................................................................................ 301 Thematisch opmaken .................................................................................................. 302 Het overlappen van grafische objecten instellen ......................................................... 302 De stapelvolgorde van grafische objecten instellen ................................................ 303 Grafische objecten groeperen .................................................................................... 304 Grafische objecten verbergen .................................................................................... 305 Alleen grafieken afdrukken .............................................................................................. 305
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb xi
29-10-15 09:49
xii
Microsoft Excel 2016 voor Dummies _____________________________ Hoofdstuk 11: Werken met tabellen ........................................................................................................ 307 Een Excel-tabel maken ..................................................................................................... 307 Gegevens aan een Excel-tabel toevoegen ................................................................. 308 Een tabel sorteren ............................................................................................................ 315 Sorteren op één veld ................................................................................................... 316 Sorteren op meerdere velden ..................................................................................... 317 Een Excel-tabel filteren .................................................................................................... 320 Kant-en-klare getalfilters ............................................................................................. 321 Kant-en-klare datumfilters .......................................................................................... 322 Creatief met aangepaste filters ................................................................................... 322 Externe gegevens importeren ......................................................................................... 325 Gegevens uit een Access-database halen ................................................................. 325 Een webquery uitvoeren ............................................................................................. 327 Hoofdstuk 12: Invoegtoepassingen, links en macro’s ......................................................................... 331 Werken met Office-invoegtoepassingen ......................................................................... 331 Invoegtoepassingen gebruiken ....................................................................................... 334 Hyperlinks aan een werkblad toevoegen ....................................................................... 335 Opdrachten automatiseren met macro’s ....................................................................... 338 Een nieuwe macro opnemen ...................................................................................... 338 Macro’s uitvoeren ........................................................................................................ 342 Macro’s toekennen aan het lint en de werkbalk Snelle toegang ............................ 343 Werkbladen delen ............................................................................................................. 345 Werkmappen delen via OneDrive ............................................................................... 346 Een werkmap per e-mail versturen ............................................................................ 348 Je werkmappen online bewerken ............................................................................... 349
Deel VI: Het deel van de tientallen .................................................... 353 Hoofdstuk 13: Top tien voor beginners ................................................................................................... 355 Hoofdstuk 14: De Tien Geboden van Excel 2016 ................................................................................... 357
Index ............................................................................................... 359
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb xii
29-10-15 09:49
Over de auteur Greg Harvey heeft stapels computerboeken geschreven, waarvan Excel 2013 voor Dummies een van zijn populairste is. Halverwege de jaren tachtig van de vorige eeuw, in de turbulente tijden van DOS, WordStar en Lotus 1-2-3, begon Greg trainingen te geven aan zakelijke gebruikers van IBM-computers en de bijbehorende software. Nadat hij bij verschillende softwaretrainingsinstituten had gewerkt, stapte Greg over op het geven van semesterlange cursussen over software voor spreadsheets en databasebeheer op de Golden Gate University in San Francisco. Zijn liefde voor lesgeven vloeide over in een even grote liefde voor schrijven. De Voor Dummies-boeken zijn uiteraard favoriet bij hem omdat hij daarin voor zijn favoriete publiek schrijft: de beginners. Hij kan ook nog eens humor gebruiken (een onontbeerlijk ingrediënt in het klaslokaal) en af en toe rustig zijn mening over het onderwerp spuien. Greg studeerde filosofie en religie en promoveerde in mei 2006 op zijn specialisme Aziatische studies en vergelijkend godsdienstonderzoek. Iedereen is opgetogen dat Greg, vlak voordat hij met pensioen gaat, eindelijk de schoolbanken heeft verlaten.
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb xiii
29-10-15 09:49
Dankwoord Ik wil van de gelegenheid gebruikmaken om iedereen bij John Wiley & Sons, Inc. en bij Mind over Media, Inc. te bedanken voor hun inzet en talent, zodat ik je nu dit boek in deze vorm kan overhandigen. Bij John Wiley & Sons wil ik Andy Cummings en Katie Feltman bedanken voor hun hulp bij het op gang brengen van dit project en hun ondersteuning onderweg. Deze mensen bewaakten de continuïteit van het project en zorgden ervoor dat alles op tijd bij het productieteam terechtkwam, zodat de getalenteerde medewerkers daar dit eindproduct konden maken. Bij Mind over Media wil ik Christopher Aiken bedanken voor de review van het aangepaste manuscript en voor zijn onmisbare inbreng en adviezen bij deze versie van het boek, zodat alle nieuwe functies en de nieuwe gebruikersinterface van Excel 2016 de aandacht krijgen die ze verdienen.
Opdracht Aan al mijn studenten
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb xiv
29-10-15 09:49
Inleiding M
et trots presenteer ik hier Microsoft Excel 2016 voor Dummies, de nieuwste versie van hét favoriete boek over Microsoft Office Excel voor lezers die niet van plan zijn spreadsheetkenner te worden. Microsoft Excel 2016 voor Dummies behandelt alle basistechnieken die je nodig hebt voor het maken, bewerken, opmaken en afdrukken van je eigen werkbladen. Je leert niet alleen de weg in je werkblad kennen, maar leert ook hoe je grafieken en gegevenslijsten maakt en hoe je gegevens analyseert. Besef wel dat ik in dit boek vooral inga op de elementaire aspecten van Excel. Ik behandel grafieken, gegevenslijsten en gegevensanalyse veel minder uitgebreid dan spreadsheets. Aangezien de meeste mensen Excel nu eenmaal gebruiken voor het maken van spreadsheets, ligt daarop de nadruk in dit boek.
Over dit boek Je hoeft dit boek niet van voor tot achter te lezen. De hoofdstukken zijn weliswaar enigszins in een logische volgorde gezet (je zou het zelfs als een soort Excel-cursus kunnen zien), maar elk hoofdstuk is probleemloos los van de andere te lezen. Elk onderwerp begint met een korte beschrijving van de werking van een specifieke functie, waarna het gebruik ervan wordt uitgelegd. Net zoals de meeste andere slimme programma’s biedt ook Excel vaak verschillende manieren om een taak uit te voeren. Ik laat je bewust alleen kennismaken met de efficiëntste manieren om dit te doen, want je kunt later altijd nog met andere methoden experimenteren. Voorlopig is het voldoende als je je concentreert op het uitvoeren van de taak zoals ik die beschrijf. Ik heb zo veel mogelijk geprobeerd te voorkomen dat je iets uit een ander deel van het boek moet onthouden, maar toch kom je af en toe een verwijzing naar een ander deel of hoofdstuk tegen. Meestal verwijs ik je zo naar meer informatie over een onderwerp, mocht je geïnteresseerd zijn en er tijd voor hebben. Heb je geen van beide, dan doe je gewoon net alsof de verwijzingen er niet staan.
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb 1
29-10-15 09:49
2
Microsoft Excel 2016 voor Dummies _____________________________
Hoe je dit boek gebruikt Vergelijk dit boek maar met een naslagwerk: eerst zoek je in de inhoudsopgave of index het onderwerp waarover je informatie wilt vinden en dan blader je direct door naar het desbetreffende deel. De meeste onderwerpen behandel ik op een losse manier (net alsof je achter in de klas zit en veilig kunt wegdutten). Maar pas op, want soms komt de schoolmeester in mij naar boven en som ik de stappen voor het uitvoeren van een taak stuk voor stuk op.
Wat je rustig mag overslaan In een stapsgewijze uitleg mag je met een gerust hart alle tekst overslaan die je soms onder de afzonderlijke stappen tegenkomt. Je hoeft dus niet al dat extra materiaal door te nemen als je geen zin of weinig tijd hebt. Ik heb achtergrondinformatie en zijstapjes zo goed en zo kwaad als het ging gescheiden van de onmisbare feiten en ze verbannen naar kaderteksten. Deze kaderteksten herken je als blokken tekst met een grijze achtergrond; vaak zijn ze gemarkeerd met een pictogram dat aangeeft om wat voor soort informatie het gaat. Zo zijn deze teksten snel te herkennen en eventueel over te slaan. (Verderop lees je meer over de pictogrammen die ik in dit boek gebruik.)
Domme aannamen Ik weet niet veel over jou, maar bij het schrijven van dit boek ben ik ervan uitgegaan dat je om de een of andere reden (werk, studie...) met Microsoft Excel 2016 wilt of moet kunnen omgaan. Daarnaast neem ik aan dat je Excel niet per se op hoog niveau wilt leren beheersen, maar wel heel graag wilt weten hoe je de dingen moet doen die je wilt doen. Klopt dat? Dan is dit het ideale boek voor jou. (En ben jij toevallig iemand die Excel wél op hoog niveau wil leren beheersen, dan ben je hier ook aan het goede adres.) Op het gebied van hard- en software ga ik ervan uit dat je Excel 2016 al hebt aangeschaft (waarschijnlijk als onderdeel van Microsoft Office 2016) en geïnstalleerd op een apparaat met Windows 10, 8 of 7. Ik neem daarentegen niet zomaar aan dat dat apparaat per definitie een klassieke pc of laptop met muis en toetsenbord is: het kan heel goed zijn dat jij op een tablet (zoals Microsoft Surface 3) werkt en dus gegevens invoert door met je vingers of een stylus op het schermtoetsenbord van Windows te tikken. Wat de bediening van Excel betreft, bestaan er flinke verschillen tussen pc’s en laptops enerzijds, waarbij je alleen een fysiek toetsenbord en een muis kunt gebruiken, en tablets en smartphones anderzijds, die in
00-650080-Excel2016vDum-boek.indb 2
29-10-15 09:49
