Inhoud
1. Wat is “xDoss” ? 2. Systeemvereisten 3. Installeren van xDoss 4. Gebruik van het programma xDoss
1. Wat is “xDoss”
“xDoss” is een softwareapplicatie dat u toelaat om op een gestructureerde wijze de kostprijs van een expeditiedossier te berekenen. Dit programma werd door vzw BITO ontwikkeld met de hulp van verschillende expeditiebedrijven en –organisaties in België.
2. Systeemvereisten ‐ Windows 2000 of hoger ‐ .Net Framework 2.0 ‐ 50 MB Diskspace
3. Installatie Het computerprogramma xDoss kan van de site van BITO gedownload worden. Het is gecomprimeerd in een zip‐file. Nadat u de file gedecomprimeerd hebt, zal u volgende bestanden vinden: ‐ setup.exe ‐ ExpeditiedossierSetup.msi
De installatieprocedure bestaat uit 3 fases. Stap 1 Start “Setup.exe” op. De Windows‐installer zal de installatieprocedure begeleiden. ! Het is belangrijk dat uw versie van Windows up‐to‐date is. Indien dit niet het geval is, zal voorgesteld worden om het .Net Framework van Windows aan te passen. U kan de update van de site van Windows downloaden en installeren.
Stap 2 Nadat u de installatie van xDoss uitgevoerd hebt, zal xDoss slechts werken indien u het bestand ‘Licence.bin’ van Bito ontvangen en gekopieerd hebt naar het bestand ‘xDoss’ op uw harde schijf. (Dit bestand is terug te vinden onder C:/program files/Bito‐Ibot)
Stap 3 Nadat u dit gedaan hebt, kan u de toepassing xDoss opstarten door dubbel te klikken op het icoontje ‘xDoss’ op uw werkblad.
4. Gebruik programma xDoss
Het programma is opgebouwd uit 3 delen: ‐ het bepalen van de kostenelementen ‐ het bepalen van de dossierelementen ‐ het genereren van het dossierrapport
In dit hoofdstuk wordt op elk van deze zaken dieper ingegaan.
VOORAF: na het invullen of wijzigen van een getal moet er een herberekening plaatsvinden. Dit doet u via: ‐ de toets F12 ‐ het menu ‘Kosten’: kies ‘Herberekenen’
‐ het icoontje voor herberekeningen
A. Het bepalen van de kostenelementen
Het programma is zo opgebouwd dat in het algemeen kosten as such in een dossier kunnen ingevoerd worden. Daarnaast werd voor de belangrijkste kosten voorzien dat deze apart berekend kunnen worden. Deze specifieke kosten hebben betrekking op: ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐
lonen infrastructuur (huur) werkpost (PC) gedrukte documenten rijdend materieel financieringskost van het dossier
1. LONEN
Hier kan u verschillende werknemers invullen met hun respectievelijke lonen en/of loonkosten. In dit werkblad wordt de loonkost per minuut berekend. Om een personeelslid toe te voegen (ook het allereerste) klikt u op het gele kruisje onderaan het werkblad.
Vak ‘Naam’ In dit vak vult u een identificatie in voor de persoon die u wil invoeren. Deze identificatie zal in de keuzelijst verschijnen bij het toewijzen van de operationele taken in het blad ‘Dossier’.
Vak ‘Categorie’
Hier kan u een omschrijving geven die als geheugensteun kan dienen. Voorbeeld: functie of classificatie van de persoon in kwestie. Deze omschrijving verschijnt enkel in dit werkblad.
Vakken ‘Bruto maandloon’, ‘Bruto uurloon’, ‘Sociale bijdrage (%) en ‘Extra‐legaal (%)’
Op het maandloon zal het percentage voor de sociale (patronale) bijdragen én een percentage voor de extra‐legale lasten kunnen berekend worden.
A. Bedienden Het maandloon wordt op jaarbasis uitgerekend volgens de volgende formule: 12 x [Bruto maandloon] x [1 + [Sociale bijdrage (%) + Extra‐legaal (%)]] Deze berekening is slechts een hulpmiddel. Indien u de maandkost van de werknemer kent, kan u dit bedrag invoeren. Als er niets ingevoerd wordt in de vakken ‘Sociale bijdrage (%)’ én ‘Extra‐legaal (%)’ wordt alleen het bedrag in het vak ‘Bruto maandloon’ als basis voor de verdere berekening genomen. Op deze wijze kan u bijvoorbeeld ook de maandkost van een interim‐personeelslid invoeren.
B. Arbeiders Het bruto uurloon is hier het vertrekpunt. Op het ingevoerde bruto uurloon zal het percentage voor de sociale bijdragen en de extra‐legale kosten berekend worden.
Vakken ‘Bijkomende kosten/maand’ & ‘Bijkomende kosten/uur’
Kosten die buiten de normale bruto‐vergoeding vallen, maar toch een wezenlijk deel uitmaken van de kost van de werknemer in kwestie, kunnen hier ingevuld worden. Voorbeelden hiervan zijn : auto of verplaatsingsvergoedingen, forfaitaire kostenvergoeding en andere kosten op maandbasis.
In het programma worden deze kosten met 12 vermenigvuldigd om een jaarkost te berekenen. Voor een arbeider kunnen op dezelfde wijze bijkomende kosten per uur toegerekend worden.
Vakken ‘Weken per jaar’ en ‘Uren per week’
Om de loonkost om te rekenen naar kost per minuut, moet het totaal aantal gepresteerde uren op jaarbasis berekend worden. In deze vakken wordt de effectieve arbeidstijd ingevuld.
2. HUUR
In het werkblad ‘Huur’ worden de kosten voor infrastructuur of huisvesting ingegeven. Om een locatie toe te voegen (ook de allereerste) klikt u op het gele kruisje onderaan het werkblad. Per locatie kan u de jaarprijs per m² invullen voor burelen en/of magazijnen.
Vak ‘Locatie’ Hier voert u de benaming van de locatie in. Dit kan eender welke omschrijving zijn: gemeente, naam van een gebouw, enz.
Deze omschrijving zal in de keuzelijst verschijnen bij het toewijzen van de kosten voor bureel en magazijn in het blad ‘Dossier’. Vak ‘Kost per m²/jaar’ Als de volledige huurkost per m² per jaar gekend is (vb. tarieven van TBAC op Brucargo) kan hier deze kost ingegeven worden. In deze kost zal ook de prijs voor verwarming, elektriciteit, afval en verzekering inbegrepen zijn. In alle andere gevallen zal u de kosten voor huisvesting moeten omrekenen naar een kost per m² per jaar. Aan te raden is om de volledige huisvestingskosten om te rekenen naar m². Naderhand kunnen het aantal m² toegewezen worden per dossier.
Vak ‘Aantal dagen per jaar’ Om de kost naar effectieve gebruiksduur om te rekenen, wordt rekening gehouden met het aantal dagen per jaar waarop dossiers behandeld worden. (De kost voor infrastructuur wordt uiteindelijk omgerekend naar de kost per dossier.) Voorbeeld: Een gebouw met burelen wordt gehuurd tegen 3000 Euro op jaarbasis. De bijkomende kosten bedragen 1000 Euro. De totale oppervlakte bedraagt 50m². De kost per m² per jaar bedraagt 200 Euro voor 365 (of 366) dagen. Indien er effectief 250 dagen dossiers gemaakt worden, kan de kost per jaar omgerekend worden naar de 250 effectieve dagen.
3. WERKPOST
Op het werkblad ‘Werkpost’ wordt een berekening gemaakt van het gebruik van een PC naar de kostprijs per minuut.
A. Hardware Deze mogelijkheid voorziet dat u de investering berekent met een ‘workstation’, scherm, een kleine printer. Indien u dit niet volgt, kan u het ‘subtotaal’ invullen. Dit ‘subtotaal’ krijgt voorrang op de vakken ‘Investering …’. Daarnaast kan u een percentage invullen voor het gebruik van een netwerkserver. Het vak ‘Kost server (%)’ vermeerdert de investering met het opgegeven percentage.
B. Annuïteiten In het programma werd de mogelijkheid ingebouwd om de maandelijkse kost te berekenen volgens een (postnumerando) annuïteitenlening. Deze berekening rekent de totale investering uit naar een vast afbetalingsbedrag per maand (annuïteit). Indien u de investering in een PC niet financiert met een lening, kan u dit toch waarderen met een zelf te kiezen ‘interne’ rentevoet. Op die wijze wordt de investering tegen een zelf bepaalde ROI* omgerekend naar een kost per maand. In het vak ‘Aantal maanden’ vult u het aantal maanden van de financiering in of bij een ROI het aantal maanden dat de PC operationeel blijft.
Vak ‘Aantal effectieve dagen per jaar’ Ook hier wordt rekening gehouden met het aantal dagen per jaar waarop dossiers behandeld worden. (De kost voor de PC wordt omgerekend naar de dagen waarop er effectief gebruik van gemaakt wordt.) In de berekening wordt voor elke effectieve dag 7,5 uur geteld.
Vak ‘Contractueel bedrag per maand’ Indien u niet met de annuïteitenberekening wenst te werken omdat u bijvoorbeeld de PC’s huurt of met vaste afbetalingen financiert, kan u in dit vak de maandelijkse kost invullen. (Dit vak heeft voorrang op de annuïteitenberekening). Let wel: indien een netwerk geïnstalleerd is, zal het bedrag best de kost voor een PC met de bijhorende netwerk‐kost weerspiegelen.
*
ROI = Return On Investment
4. DOCUMENTEN
Ook de kost van documenten zoals e‐mails, faxen, facturen, e.d. zijn in het programma voorzien. De berekening van een gedrukt document, een gedrukte pagina bestaat uit 2 delen: enerzijds wordt de kost voor het drukken berekend, vervolgens wordt de prijs per vel papier in rekening gebracht.
Het ‘multifunctioneel toestel’ kan beschouwd worden als de centrale printer waarmee de meeste documenten afgedrukt worden.
A. Multifunctioneel toestel Ook hier vertrekken wij van een investering die met een annuïteitenberekening omgerekend wordt naar een kost per maand.
Bij de investering in een multifunctioneel toestel is de mogelijkheid voorzien om deze te vermeerderen met een percentage voor onderhoud en verbruik. Het gebruik van een annuïteitenomrekening werd onder vorig punt ‘Werkpost’ uitgelegd (zie hiervoor). Hier is het eveneens mogelijk om te rekenen met een gekend, vast bedrag per maand. Het vak ‘Contractuele maandelijkse kost’ heeft voorrang op de annuïteitenberekening. De maandelijkse kost wordt omgerekend naar kost per gedrukte pagina door het vak ‘Aantal afdrukken per maand’ in te vullen.
Indien u een vaste prijs betaalt per gedrukte pagina, kan u het vak ‘Contractuele kost per gedrukte pagina’ invullen. Dit vak heeft voorrang op alle andere vakken onder de hoofding ‘Multifunctioneel toestel’.
B. Papier Naast de prijs voor het drukken wordt de prijs voor een vel papier berekend. U kan vertrekken van een bulkprijs en vult ook in het vak ‘Aantal pagina’s’ voor deze bulkprijs in. Anderzijds kan u ook direct het vak ‘Prijs per pagina’ invullen. Dit vak heeft voorrang op de berekening volgens de bulkprijs.
5. RIJDEND MATERIAAL
Voor de berekening van de kost van ‘Rijdend materiaal’ zijn wij uitgegaan van het gebruik van een heftruck. De kost van andere voertuigen kunnen hier natuurlijk ook berekend worden.
De berekening is opgesplitst in 2 delen: bepaling van de investeringskost per minuut en van de verbruikskost.
De kost per maand voor een heftruck wordt op dezelfde wijze berekend als bij de Pc en het multifunctioneel toestel (zie hiervoor). Bij het investeringsbedrag kan ook een percentage bijgevoegd worden voor het onderhoud en het verbruik van olie, banden, verzekering,enz.
Indien u deze kosten apart per maand wil vermelden, dan kan u het vak ‘Andere kosten per maand’ gebruiken. Als u een vast bedrag per maand kent en niet van de annuïteitenberekening gebruik wenst te maken, kan u het vak ‘Contractuele maandelijkse kost’ gebruiken. Dit vak heeft voorrang op de berekening van de annuïteiten. De maandelijkse kost wordt naar een kost per minuut omgerekend als u het werkelijk gepresteerde uren per maand invoert in het vak ‘Aantal uren per maand’.
In het onderdeel ‘Verbruik’ kan u de kost voor het verbruik van bv. diesel berekenen.
De som van de twee delen ‘investeringskost’ en ‘verbruik’ resulteert in de totale kost per minuut van een heftruck.
6. FINANCIERINGSKOST
In het programma is de mogelijkheid ingebouwd om de financieringskost van het dossier te verrekenen.
Dit onderdeel berekent de financieringsfactor van het dossier aan de hand van een jaarlijkse rentevoet en het aantal dagen (klanten)krediet er gegeven wordt. Indien deze gegevens niet ingevuld worden, zal er bij de berekening van de dossierkost geen rekening gehouden worden met een (interne) financieringskost van het dossier.
B. Het bepalen van de dossierelementen Nadat u op de eerste 6 werkbladen de kosten hebt gedefinieerd, kan het dossier opgesteld worden. In de vakken ‘Naam’ en ‘Referenties’ kan u de nodige informatie voor de identificatie van het dossier invullen .
Vak ‘Operationele deeltaken’
Een belangrijk onderdeel van de kostprijsberekening is de bepaling van de operationele deeltaken.
Hierin wordt beschreven welke taken in de behandeling van het dossier uitgevoerd worden. Voorbeelden zijn: ‐ ‐ ‐ ‐ ‐
Quotatie, offertes maken Aanmaken van het dossier Boeking + bevestiging van de boeking Instructies doorgeven i.v.m. voortransport, losplaats Verzekeringsdossier opmaken
‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐
In‐ of uitklaring voor de Douane opstellen Instructies Bill of Loading opvragen en doorgeven Opvragen status en kosten Doorgeven details van vertrek en aankomst Ophalen van documenten Doorgeven, verzenden van documenten aan agent en/of klant Facturatie Opvolgen van de zending, tracking & tracing Opvolgen van de betalingen Controle op de inkomende facturen …
Op elke lijn in het vak ‘Operationele deeltaken’ kan u een taak invullen. Voor elke taak dient het aantal minuten gespecificeerd te worden én de werknemer die de deeltaak uitvoert. In de kolom voor de werknemer kan u een keuze maken in de lijst met personen die u in het werkblad ‘Lonen’ ingevuld hebt. Onder de tabel voor de operationele deeltaken vindt u een totaal van het aantal minuten mét de bijbehorende operationele personeelskost van het dossier.
Vak ‘Andere kosten’
In dit vak kan u eender welke andere kost inzake het dossier invullen. (Let wel: andere kosten = kosten die niet in de werkbladen gespecificeerd werden)
Voorbeelden zijn : ‐ ‐ ‐ ‐ ‐
Laat ‐ volgen Veterinair attest Attest van oorsprong Specifieke aan het dossier verbonden kosten …
Voor elk van deze kosten dient u het bedrag in te vullen.
Andere vakken voor andere kosten
Vak ‘Documenten’ In dit vak vult u het aantal pagina’s in dat u voor dit dossier afgedrukt hebt. Het programma zal automatisch de kostprijs hiervan berekenen volgens de gegevens die u in het werkblad ‘Documenten’ ingevuld hebt.
Vak ‘Gebruik rijdend materiaal’ In dit vak vult u in hoelang er voor dit dossier gebruik werd gemaakt van de heftruck. Het programma zal automatisch de kostprijs hiervan berekenen volgens de gegevens die u in het werkblad ‘Rijdend materiaal’ ingevuld hebt.
Vak ‘Overhead personeelskosten’ Naast de operationele personeelsleden, zijn er in de onderneming ook werknemers in ondersteunende of staffuncties actief. Voorbeelden hiervan kunnen zijn : management, afdeling boekhouding, personeelsdienst,… Voor de kost hiervan zijn 2 mogelijkheden voorzien: ofwel kiest u voor een percentage op de operationele personeelskosten (kosten van de operationele deeltaken) ofwel kiest u voor een vast bedrag per dossier. Deze laatste keuze heeft voorrang op het percentage, als u beiden invult.
Vak ‘Werkpost PC’ In deze versie van het programma werd gekozen om het aantal minuten te koppelen aan het totaal aantal minuten van de operationele deeltaken. De kost wordt berekend volgens de gegevens die u in het werkblad ‘Werkpost’ hebt ingevuld.
Vak ‘Kosten aan derden’ Dit vak is bestemd voor eventuele kosten aan derden. Hierbij denken wij aan accountant, bedrijfsrevisor, e.d. Ook hier is er de keuze tussen een percentage op de operationele personeelskosten en een vast bedrag voor het dossier. Dit laatste heeft ook voorrang op het percentage.
Vak ‘Bureel’ en ‘Magazijn’ In deze vakken gaan wij ervan uit dat er kan berekend worden hoeveel m² er nodig is per dossier.
Een geijkte manier om dit te berekenen voor de burelen is de volgende: ‐ gemiddeld aantal m² per operationele werknemer/bediende ‐ gemiddeld aantal dossiers per operationeel personeelslid per dag ‐ m² per dossier = gemiddeld aantal m² per operationele werknemer / gemiddeld aantal dossier per dag een rekenvoorbeeld: ‐ gemiddeld aantal m² per operationele werknemer = 15m² (dit is hall, eetruimte, archief, e.d. inclusief) ‐ gemiddeld aantal dossiers per operationele werknemer = 5 per dag ‐ aantal m² per dossier per dag = 15 / 5 = 3m² Op dezelfde wijze kan u het aantal m² voor het magazijn berekenen.
Berekening van de dossierkosten Onderaan het werkblad wordt automatisch het subtotaal, de prefinanciering en de totale dossierkost berekend.
De prefinanciering berekent de financieringskost (die u gedefinieerd hebt in het werkblad “Financiering’) op het subtotaal van het dossier. Indien u geen financieringskost ingevoerd hebt, zal er in het vak ‘Prefinanciering interne kost’ 0,00 verschijnen. De totale dossierkost is de som van het subtotaal en de prefinancieringskost.
C. Afdrukken van het dossier
Indien u Bovenaan het scherm op het woord ‘Kosten’ klikt, krijgt u een keuzemenu. Wanneer u op ‘Rapport’ of de functietoets ‘F11’ klikt, zal er een rapport gegenereerd worden.
Dit rapport bevat op de eerste pagina de gegevens van het dossier met een overzicht van de dossierkosten. Op de tweede pagina wordt een overzicht van de kostenelementen gepresenteerd. Dit rapport kan afgedrukt worden. Een voorbeeld vindt u hierna.
