Informatie over update van OrthoPLAN versie 2920 Datum: 30 december 2015

Informatie over update van OrthoPLAN versie 2920

Datum: 30 december 2015.

Installatie De update wordt tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen. LET OP 1: Lees de wijzigingen zorgvuldig door. Sommige zaken zijn facultatief en kunnen in overleg geactiveerd worden. Deze handleiding bevat ook informatie over de aangepaste beleidsregels van de NZa per 01-01-2016! De prestatietarieven van de orthodontie (F-)codes per 01-01-2016 zijn in deze versie geïmplementeerd. Als u gebruik maakt van andere verrichtingcodes, zoals V-, C-, M-, X- of andere codes, dient u deze zelf te wijzigen in de tarieftabel die geldig is vanaf 01-01-2016. Dit doet u door in het hoofdmenu te kiezen voor ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens’. Vervolgens selecteert u de FTMST-tarieftabel die geldig is vanaf 01-01-2016. In de daar onderstaande tabel selecteert u de gewenste verrichting en klikt u op ‘Verrichting wijzigen’. Na het invoeren van het correcte tarief klikt u op ‘Verrichting opslaan’ om de wijziging vast te leggen. Het nieuwe tarief wordt actief na opnieuw opstarten van OrthoPLAN.

LET OP 2: In het declaratiebestand (MZ301) zoals dat wordt aangeleverd aan factoringmaatschappijen is standaard in de declaratieregel geen ruimte gereserveerd voor de omschrijving van het gebruikte materiaal (brackets en bogen)! Uit contacten met één van de grootste factoringmaatschappijen is gebleken, dat deze problematiek daar niet bekend is. Over een suggestie van onze kant voor het realiseren van een oplossing wordt nader overlegd. Het verdient aanbeveling uw contactpersoon van de factoringmaatschappij hiernaar te vragen en desgewenst met ons in contact te brengen. Omdat er geen standaardoplossing is kunnen kosten die deze aanpassing in het MZ301-formaat met zich meebrengt bij u in rekening worden gebracht, afhankelijk van de tijdsinvestering en diversiteit om aan de wensen van factoringmaatschappijen te voldoen.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2920 Naast het realiseren van aanpassingen voor specifieke praktijken en bugfixes zijn de navolgende algemene wijzigingen geïmplementeerd.

1. De nieuwe beleidsregels van de NZa (BR/CU-7156 en CI/15/46c dd. 08-10-2015) hebben gevolgen voor de wijze van declareren. Alle brackets en bogen bij plaatsen van vaste apparatuur moeten apart worden gedeclareerd in het kader van transparantie naar de zorgconsument. De prijs van standaardmateriaal zoals deze voorheen in het tarief was

verdisconteerd (Eur 87,50 per kaak) is uit het tarief gehaald. De nieuwe werkwijze is als volgt. Ga naar het scherm ‘Configuratie | Systeeminstellingen | tabblad Nota’s overige’. Vul eenmalig in de vakken ‘Standaardgegevens brackets’ en ‘Standaardgegevens bogen’ de namen en tarieven van de meest gebruikte in. Ga vervolgens ten behoeve van het declareren van brackets en/of bogen zoals gebruikelijk naar het tabblad van de behandelkaart waar de declaraties worden ingevuld. Onder in dit scherm kunt u de brackets en/of bogen apart declareren. De uitklapvelden worden initieel gevuld met de gedefinieerde standaardgegevens, maar kunnen ook handmatig worden aangepast. Het totaalbedrag wordt getoond, maar kan uiteraard niet worden gewijzigd omdat dat automatisch bij invullen van de gegevens wordt gedaan. LET OP: het is verplicht om het veld ‘Hoort bij prestatiecode’ in te vullen. Aangezien dit veld gerelateerd kan zijn aan de vorige declaratie van brackets en/of bogen is voor het gebruiksgemak de code van de vorige behandelmaand (BM) getoond. Door het dubbelklikken op het veld ‘Hoort bij prestatiecode’ wordt die getoonde code in het veld ingevuld. Bij plaatsen van vaste apparatuur staat in de tabel onder de knop ‘Overige verrichtingen’ de hiervoor ingevoerde prestatiecode vermeld. Door dubbelklikken op die code wordt die in het veld ‘Hoort bij prestatiecode’ ingevuld. Uiteraard kunt u ook indien nodig dit veld handmatig invullen. Na klikken op de knop ‘Opslaan’ worden de gegevens vastgelegd, hetgeen u kunt controleren op het tabblad overzichten. In het begin is deze controle wellicht verstandig. Een belangrijk gevolg van deze nieuwe werkwijze kan zijn dat het invoeren van te declareren materiaal aan het eind van de behandeling bij de stoel moet worden gedaan! 2. In verband met de nieuwe beleidsregels van de NZa per 01-01-2016 zijn de codes F153A en F154A vervallen. De codes zijn niet uit het verrichtingen basisbestand verwijderd, maar het tarief is op Eur 0,00 gezet. 3. De weeknummers voor 2016 zijn gecorrigeerd. 4. In het scherm ‘Document scannen’ dat toegankelijk is vanuit het scherm met patiëntgegevens onder de knop ‘Documenten’ gevolgd door ‘Ga naar scanscherm’ zijn twee knoppen beschikbaar. Daarbij is er de mogelijkheid van het scannen van een document naar een JPG-bestand d.m.v. de bij de scanner behorende scansoftware. In dit geval moet wel de naam van de scansoftware eenmalig in menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | Systeemgegevens‘ worden ingesteld. Na het scannen wordt het JPG-bestand getoond en kan vervolgens al dan niet worden vastgelegd. Anderzijds kan een document worden gescand door op de daarvoor bestemde knop van de scanner te drukken (zonder eerst software te hoeven starten) waarmee het document naar een PDF-bestand wordt gescand. Deze PDF wordt zonder accorderen direct bij de documenten van de patiënt vastgelegd. Zie verder ook de aanwijzingen op het desbetreffende scherm. 5. Facultatief te installeren: de UZI-pas hoeft niet meer uit de paslezer te worden verwijderd en kan in de paslezer blijven zitten. Dit kan alleen als bij het werkstation telkens dezelfde pas wordt gebruikt. Uitwisseling van passen tussen werkstations is dan niet mogelijk. In het scherm ‘Configuratie | Systeeminstellingen | tabblad Certificaten URL’s’ dient per te configureren UZI-pas eerst eenmalig het pasnummer gekoppeld te worden aan de naam van het werkstation. Op het genoemde tabblad dient hiertoe rechts naast het pasnummer-

/vingerafdrukcodeveld de naam van het desbetreffende werkstation te worden ingevuld. Voor het gebruiken van deze optie is een individuele (gratis) update vereist. 6. Op de papieren nota’s wordt voortaan het IBAN vermeld. 7. Er is in toenemende mate een wens te factureren per e-mail. Vanuit OrthoPLAN is dit niet mogelijk, maar factoringmaatschappijen zijn hiertoe over het algemeen wel in staat. Het emailadres van de debiteur wordt in principe altijd vermeld in het declaratiebestand (MZ301) dat naar de factoringmaatschappij wordt verzonden. Of facturen per e-mail moeten worden verzonden is een afspraak tussen zorgverlener en factoringmaatschappij. Het kan zijn, dat een debiteur zijn factuur niet via e-mail wil ontvangen. Daartoe kan in het scherm met debiteurgegevens op het tabblad ‘Gegevens’ een vinkje worden aangezet onder het veld met het e-mailadres. Het e-mailadres als zodanig hoeft niet te worden gewist. 8. Van sommige schermen is de grootte en plaats op het beeldscherm individueel instelbaar. Initieel zijn de afmetingen van bepaalde schermen bijna schermvullend gemaakt. U kunt deze afmetingen en de plaats op het beeldscherm naar eigen wensen wijzigen door de hoek rechtsonder met de muis te verslepen tot de gewenste maat en vervolgens het scherm als geheel te verslepen m.b.v. de blauwe balk aan de bovenzijde. Deze werkwijze is binnen Windows gebruikelijk. OrthoPLAN legt grootte en plaats vast en na opnieuw starten worden deze vastgelegde gegevens weer gebruikt. Deze handeling dient per werkstation te worden uitgevoerd.


Datum: 29 mei 2015.

Installatie De update wordt tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen. LET OP: De tarieven van de orthodontie (F-)codes per 01-07-2015 zijn in deze versie geïmplementeerd. Als u gebruik maakt van andere verrichtingcodes, zoals V-, C-, M-, X- of andere codes, dient u deze zelf te wijzigen in de tarieftabel die geldig is vanaf 01-07-2015. Dit doet u door in het hoofdmenu te kiezen voor ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens’. Vervolgens selecteert u de FTMST-tarieftabel die geldig is vanaf 01-07-2015. In de daar onderstaande tabel selecteert u de gewenste verrichting en klikt u op ‘Verrichting wijzigen’. Na het invoeren van het correcte tarief klikt u op ‘Verrichting opslaan’ om de wijziging vast te leggen. Het nieuwe tarief wordt actief na opnieuw opstarten van OrthoPLAN.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2910 Naast het realiseren van aanpassingen voor specifieke praktijken en bugfixes zijn de navolgende algemene wijzigingen geïmplementeerd.

1. Op het tabblad ‘Overzicht’ van het scherm met patiëntgegevens is in het tekstvak met tandartsgegevens het e-mailadres van de tandarts toegevoegd. Desgewenst kan dit adres via kopiëren en plakken op andere plaatsen worden overgenomen. 2. Na het reorganiseren van de bestanden (menuoptie Opties | Bestanden | Alles reorganiseren) wordt het programma afgesloten en dient het opnieuw te worden opgestart. Hiermee worden een aantal niet meer benodigde gegevens uit systeembestanden opgeschoond. Nogmaals wordt er hier op gewezen dat het reorganiseren tenminste één maal per week dient te worden uitgevoerd en het verslag ter controle kan worden verzonden! 3. Bij het zoeken van een debiteur met behulp van het banknummer in het scherm ‘Debiteur zoeken’ hoeven alleen de laatste negen cijfers van het te zoeken banknummer worden ingevuld. Mocht dit ingevulde banknummer niet bekend zijn, zal OrthoPLAN het ingevulde nummer interpreteren als voormalig gironummer en vervolgens de bijbehorende debiteur proberen te vinden. Deze zoekactie kan enige tijd duren. Omdat zoeken op bank- of gironummer niet vaak voorkomt, zal dit naar verwachting geen problemen opleveren. Als één en ander toch ongewenste vertraging in het functioneren oplevert, dan graag per e-mail contact opnemen. 4. Bij het uitvoeren van een COV-check is het belangrijk te kunnen zien of de patiënt een Aanvullende Verzekering met betrekking tot dekking van kosten voor tandheelkundige hulp heeft. Een patiënt kan verscheidende Aanvullende Verzekeringen hebben. Daarom is de

presentatie van de met een COV-check verkregen informatie op het scherm aangepast. Het tabblad ‘Verzekering’ op het scherm met patiëntgegevens bevat twee extra regels in het rechter vak. Bij het uitvoeren van een COV-check wordt gezocht in de gevonden verzekeringen naar het letterlijke woord ‘tand’, want meestal bevat de naam van een dergelijk pakket het woord ‘tand’. Wordt dit inderdaad gevonden, zullen de desbetreffende verzekeringgegevens ingevuld worden achter de velden ‘Pakket: code’ en ‘naam’. Eventuele andere gevonden Aanvullende Verzekeringen worden daaronder weergegeven in de nieuw toegevoegde velden ‘Overige AV1’ en ‘Overige AV2’. Let op: als het letterlijke woord ‘tand’ niet in de gevonden Aanvullende Verzekeringen voorkomt, wil dat niet altijd zeggen dat er geen dekking is! De patiënt dient dan nadere informatie bij de verzekering in te winnen. 5. Het opschonen van het postcodebestand met menu ‘Bestanden | Postcodes’ is ingrijpend veranderd en vereenvoudigd. Let op: alvorens deze menuoptie te gebruiken is het verstandig de bestanden te reorganiseren om de meest actuele stand van zaken te hebben. Alle overzichten kunnen worden gemaakt terwijl andere sessies actief zijn. Alleen bij de knoppen om wijzigingen (onomkeerbaar) door te voeren (zie later) is het verstandig geen andere sessies actief te hebben om mogelijke vervuiling van bestanden te voorkomen. LET OP: OrthoPLAN neemt aan dat in ieder geval de postcodes bij de in alle bestanden opgeslagen personen, instanties en bedrijven enz. correct zijn ingevuld. Bijbehorende straaten woonplaatsnamen (bv. spelling) kunnen met deze menuoptie worden gecorrigeerd. Pas na het reorganiseren van de bestanden zullen de correcties in de tabel met postcodes zichtbaar zijn. Een foutief ingevulde postcode in enig adres heeft tot gevolg, dat de desbetreffende persoon, instantie of het betrokken bedrijf enz. aan een foutieve straatnaam en/of woonplaats wordt gekoppeld! Dit proces is onomkeerbaar hetgeen betekent dat deze menuoptie met grote nauwkeurigheid moet worden uitgevoerd. Fouten in het gebruik kunnen alleen per adres handmatig worden gecorrigeerd, waarbij het achterhalen bij wie een wijziging geautomatiseerd is doorgevoerd bijzonder lastig is.. In het menu staat aan de linkerzijde een tabel met de in de bestanden actuele postcodes, straatnaam en woonplaats. Met het uitklapmenu ‘Sorteren op’ kunt u de sortering van deze tabel aanpassen. Aan de rechterzijde zijn drie functievakken geplaatst. Met het bovenste functievak (‘Afwijkende straatnamen bij dezelfde postcode’) kunt u een overzicht maken van een zelf in te vullen postcode reeks. U krijgt dan een overzicht van alle postcodes met gevonden straatnamen die onderling verschillen. LET OP: als u alle postcodes in één keer selecteert (1000 AA t/m 9999 ZZ), is het programma bijzonder lang bezig! U kunt het beter per groep postcodes doen. Houd rekening met het feit dat er veel adressen met dezelfde groep postcodes in uw eigen regio zijn, dus daar kunt u het beste de groepen wat kleiner maken. Op dit overzicht kunt u twee soorten verschillen aantreffen.

Verschil 1: Postcode soort

gevonden straat

huisnr

woonplaats

nummer

naam

2253 BE beh.prakt. BEETHOVENLAAN

69

VOORSCHOTEN

AA0103 P. Puk, tandarts

2253 BE beh.prakt. VAN BEETHOVENLAAN

69

VOORSCHOTEN

AA0331 A. Gerritsen, tandarts

De kolom ‘soort’ geeft aan in welk bestand het adres is gevonden. Het is duidelijk, dat in dit voorbeeld het gevonden verschil zit in het al of niet ingevoerd zijn van het woordje ‘VAN’ in de gevonden straat. De grootste kans is, dat bij postcode ’2253 BE’ de ‘Van Beethovenlaan’ hoort. Overigens is dat niet per definitie waar, omdat in beide adressen bij invoer dezelfde fout kan zijn gemaakt, maar die kans is bijzonder klein! Het corrigeren van dit verschil kan automatisch: vul in ditzelfde functievak achter ‘Bij alle adressen met postcode’ de desbetreffende postcode in (in het voorbeeld: ‘2253 BE’) en vul bij ‘vul straatnaam’ de bijbehorende straatnaam in. Let hierbij op de correcte spelling, inclusief hoofdletters en kleine letters. Door op de knop ‘Voer straatnaam bij aangegeven postcode door (onomkeerbaar!!)’ te klikken, wordt bij de geselecteerde postcode de aangegeven straat ingevuld in alle bestanden. Dit proces is onomkeerbaar!!

Verschil 2: Postcode soort

gevonden straat

huisnr

woonplaats

nummer

naam

2651 SB debiteur

AGAAT

18

BERKEL EN RODENRIJS

ZOO002 D.E. Biteur

2651 SB patient

AGAAT

18

BERKEL EN RODENRIJS

930831 P. Biteur

2651 SB debiteur

IRISPARK

198

BERKEL EN RODENRIJS

GRO052 D. Atient

2651 SB patient

IRISPARK

198

BERKEL EN RODENRIJS

010435 P. Atient

In dit geval is er echt iets mis. Het kan nooit zijn (behalve in een paar hele kleine dorpen in Groningen) dat bij eenzelfde postcode twee verschillende straatnamen horen. Welk van beide straatnamen correct is, is niet te zien. Het kan zelfs zijn, dat beide foutief zijn, of zelfs de postcode. Aan de hand van de in de kolommen ‘nummer’ en ‘naam’ genoemde gegevens moet dit handmatig in de bestanden zelf gecontroleerd en gecorrigeerd worden. Met het tweede functievak (‘Afwijkende woonplaatsnamen bij dezelfde postcodecijfers’) kunt een dergelijk overzicht maken als in het bovenste functievak, zij het, dat het hier de woonplaatsnamen betreft. Bij een postcodecijfercombinatie van vier cijfers hoort altijd maar één woonplaatsnaam. De postcodeletters zijn hierbij niet van belang. Vul de te controleren postcodecijfer reeks in. U kunt hier desgewenst alle postcodes in één keer nemen. Het programma zal hier niet zo lang mee bezig zijn als bij de straatnamen. In het geproduceerde overzicht kan het volgende verschijnen:

Overzicht afwijkende woonplaatsnamen op postcodecijfers - 26-05-2015 Postcodecijfers

woonplaats

2851 2851

HAASTRECHT NIEUWERKERK AAN DEN IJSSEL

2911 2911 2911

NIEUWERKERK A/D IJSSEL NIEUWERKERK AAN DEN IJSSEL NIEUWERKERK AD IJSSEL

2912 2912

NIEUWERKERK AAN DEN IJSSEL NIEUWERKERK AD IJSSEL

2961 2961

KINDERDIJK KRIMPEN AAN DEN IJSSEL

3063 3063

NIEUWERKERK AAN DEN IJSSEL ROTTERDAM

3142 3142

MAASSLUIS ROTTERDAM

5200 5200 5200

'S- HERTOGENBOSCH 'S-HERTOGENBOSCH DEN BOSCH

9900 9900

APPINGEDAM FARSUM

De gevonden verschillen bij postcodes 2911, 2912 en 5200 zijn evident. Deze kunt u corrigeren door in dit functievak de desbetreffende postcodecijfers en de gewenste woonplaatsnaam met de correcte spelling in te voeren en met de knop ‘Voer woonplaatsnaam bij aangegeven postcodecijfers door (onomkeerbaar!!)’. Ook hier geldt (net als bij de bovenbeschreven automatische correctie van straatnamen) : de op deze wijze automatisch doorgevoerde wijzigingen in de bestanden zijn onomkeerbaar en alleen handmatig per adres te corrigeren. Van de overige verschillen (in dit voorbeeld postcodes 2851, 2961, 3063, 3142 en 9900) is het noodzakelijk ter correctie een overzicht van de betrokken adressen te maken. Dit kunt u met het derde functievak: ‘Overzicht adressen van combinatie van zoekvelden’. Hier kunt u in zijn algemeenheid op elk moment een willekeurige combinatie van zoekvelden (met wildcards, zie functievak) invullen. Met de daaronder aangegeven knop om het overzicht te maken, krijgt u de gewenste informatie. Aan de hand van dit overzicht kunt u de adressen handmatig wijzigen. Als u op deze wijze een aantal correcties hebt doorgevoerd, verdient het aanbeveling alle bestanden te reorganiseren en desgewenst de correcties te vervolgen, net zolang tot er geen discrepanties meer bestaan.



Installatie De update wordt tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen.

LET OP: De tarieven van de orthodontie (F-)codes per 01-01-2015 zijn in deze versie geïmplementeerd. Als u gebruik maakt van andere codes, zoals V-, C-, M-, X- of andere codes, dient u deze zelf te wijzigen in de tarieftabel die geldig is vanaf 01-01-2015. Dit doet u door in het hoofdmenu te kiezen voor ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens’. Vervolgens selecteert u de FTMST-tarieftabel die geldig is vanaf 01-01-2015. In de daar onderstaande tabel selecteert u de gewenste verrichting en klikt u op ‘Verrichting wijzigen’. Na het invoeren van het correcte tarief klikt u op ‘Verrichting opslaan’ om de wijziging vast te leggen. Het nieuwe tarief wordt actief na opnieuw opstarten van OrthoPLAN.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2890 Naast wijzigingen voor specifieke praktijken zijn de navolgende algemene wijzigingen geïmplementeerd. 1. Bij het declareren van een extractie in het scherm ‘Overige verrichtingen’ kan het elementnummer worden ingevoerd. Het invoeren van meerdere extracties dient per stuk te geschieden in het geval dat u de elementnummers erbij wilt of moet registreren. Bij het invoeren wordt gecontroleerd of het elementnummer bestaat, maar niet of het element al eens eerder is geëxtraheerd, dan wel of hetzelfde elementnummer in dezelfde zitting meermalen wordt ingevoerd. In het overzicht van de behandelingen van de patiënt staat het elementnummer in de kolom van het behandelmaandnummer. 2. Eventuele fouten bij het verzenden van afspraak- of nggb-e-mails worden in een logbestand opgeslagen. Dit is vooralsnog alleen van belang om eventuele problemen te onderzoeken en beïnvloedt de normale werking niet. 3. Bij het invoeren/wijzigen van de planning van het afsprakenboek is Koninginnedag van 3004 gewijzigd in Koningsdag op 27-04. 4. Het is mogelijk om rechtstreeks vanuit het patiëntgegevensscherm een e-mail naar bijvoorbeeld een tandarts te sturen. Bij deze e-mail kan als bijlage een foto of brief worden toegevoegd. Ga als volgt te werk. Open het patiëntgegevensscherm van de desbetreffende patiënt. Rechts op dit scherm is een knop ‘E-mail’ toegevoegd. Klik op deze knop en kies de geadresseerde(n). Het scherm voor het verzenden van e-mails wordt getoond waarin de emailadressen en andere gegevens reeds zijn ingevuld. Desgewenst kan een (extra) emailadres worden toegevoegd door dat adres in het vakje ‘Geselecteerd e-mailadres’ te typen en op de knop ‘Voeg geselecteerd adres toe aan lijst: Aan’ te klikken. Eén en ander

spreekt voor zich. Voor het bijvoegen van afbeeldingen en documenten van de patiënt klikt u op ‘Selecteer bijlage(n) uit de map met documenten van de patiënt’ en selecteert u de gewenste bestanden. Het is wellicht handig van te voren de namen van de bestanden te inventariseren door middel van de knoppen ‘Afbeeldingen’ en ‘Documenten’ op het patiëntgegevensscherm. Ook kan de ‘Datum wijziging’ in het getoonde bestandsoverzicht een hulpmiddel zijn bij het kiezen van de als bijlage toe te voegen bestanden. Het gebruik zal uitwijzen of het implementeren van een andere manier van selecteren gewenst wordt geacht. De standaardtekst van het getoonde e-mailbericht kunt u voor die e-mail eventueel aanpassen. Met een klik op de knop ‘Verzend’ wordt de e-mail met bijlage(n) verzonden. Tevens wordt in de OrthoPLAN-database vastgelegd dat de e-mail is verzonden. Mocht u de standaardtekst permanent willen veranderen, dient u contact op te nemen. 5. Veel zorgverzekeraars willen ten behoeve van het crediteren van een (foutieve) nota die via Vecozo is ingediend een credit-MZ301-bestand ontvangen. Deze functionaliteit is toegevoegd. Ga daartoe als volgt te werk. Zoek de desbetreffende nota op door middel van het scherm ‘Nota’s zoeken’ (bijvoorbeeld door het intypen van het notanummer in het desbetreffende tekstvak). Vergeet niet de knop ‘Selectie uitvoeren’ te klikken. In de getoonde tabel dubbelklikt u in de kolom ‘notanummer’ op de gewenste nota. In het daarna getoonde scherm kunt u rechts op het scherm klikken op de knop ‘Maak MZ301 creditbestand’. Vervolgt u de procedure door in de daarop volgende reeks schermen de van toepassing zijnde keuzes te selecteren. Eén en ander spreekt voor zich. Het aangemaakte MZ301-credit-bestand bevindt zich in de jongste ‘__Zvm_Upload’-map, zoals u gewend bent bij het aanmaken van MZ301-bestanden. Dit bestand kunt u via Vecozo verzenden. Er is altijd één nota per creditbestand. Let op: als u van een nota tweemaal een creditbestand maakt én verstuurt, krijgt u van Vecozo een foutbericht, omdat de creditnota al eens is ingediend! 6. Het reorganiseren van de bestanden kan iets langer duren dan u gewend bent. Aan het einde van het reorganiseren wordt een scherm getoond, waarbij (in het oranje) melding wordt gemaakt van het feit, dat er belangrijke informatie in het verslag staat. U wordt aangeraden het verslag te controleren en tevens naar ons te e-mailen door op de knop ‘Verzend’ te klikken, zodat het verslag ook door ons kan worden gecontroleerd. Bij het reorganiseren wordt tevens de spelling van e-mailadressen van de patiënt, de ouders/verzorgers, de debiteur en de tandartsen op syntax gecontroleerd. Er wordt niet getest of het e-mailadres bestaat. 7. Op het patiëntgegevensscherm is een tweede tekstvak voor een e-mailadres van een ouder/verzorger toegevoegd op het tabblad ‘Relaties’. Indien ingevuld, wordt ook aan dit adres een e-mail verzonden als afspraakherinnering. 8. In het scherm van de behandelkaart van de patiënt kunt u op het vak met bestaande notities dubbelklikken. Een overzicht van alle notities wordt dan getoond, zodat er een beter inzicht in de opgeslagen notities is. 9. Vanwege het gebruik van nieuwe drivers voor met name de Dymo etikettenprinter is het printen van etiketten gewijzigd. Omdat vele variëteiten bestaan, wordt u aangeraden het printen van etiketten te testen. Als u problemen ervaart, dient u contact op te nemen.

10. Per 01-01-2015 is het declareren van de techniekkosten bij het maken van gebitsmodellen losgekoppeld van het honorariumgedeelte. U dient deze techniekkosten dus apart te declareren. U kunt desgewenst het door u gebruikt standaardbedrag als volgt invoeren. Ga naar menu ‘Bestand | Verrichting basisgegevens’. Selecteer de FTMST-tabel die geldig is vanaf 01-01-2015 en klik vervolgens op code F125A. Klik rechts in het scherm op ‘Verrichting wijzigen’. Voer in het tekstvak ‘Standaard techniekkosten’ het gewenste bedrag in en sla de verrichting op. Herhaal dit voor codes F125B en F125C. Bij het declareren van code F125 zal dit ingevoerd standaardbedrag worden getoond en opgeslagen. Overigens is het mogelijk het bedrag op het scherm voor die desbetreffende declaratie eenmalig te wijzigen.


Datum: 7 mei 2014.


LET OP: Indien u gebruik maakt van de rechtstreekse koppeling van OrthoPLAN met Sidexis is het volgende van belang! Het verdient sterke aanbeveling in overleg met ons een update van Sidexis te laten uitvoeren om een correcte werking van Sidexis te kunnen garanderen. Achterwege blijven hiervan kan in sommige gevallen nadelige consequenties hebben, zoals het toevoegen van patiënten in Sidexis die reeds in Sidexis beschikbaar zijn. De koppeling van OrthoPLAN met de oude versie van Sidexis zal worden uitgefaseerd.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2880. De navolgende wijzigingen zijn geïmplementeerd. 1. Op het patiëntgegevensscherm is een knop ‘Import. ext.’ toegevoegd waarmee u foto’s (jpgbestanden) van een externe bron, zoals digitale foto’s die u zijn toegezonden, aan een patiënt kan koppelen. Plaats de bestanden in de map ‘o:\opwin\Externe_Fotos’. Klik daarna in het patiëntgegevensscherm op de knop ‘Import. ext.’. De foto’s worden nu getoond in een nieuw venster. Standaard zijn alle foto’s geselecteerd. Typ desgewenst per foto een omschrijving en selecteer het type van de foto uit het keuzemenu. Let er op, dat u de foto’s de-selecteert, die niet aan deze patiënt moeten worden gekoppeld! Klik op ‘Importeer’ om de foto’s te importeren. Na het succesvol importeren worden de foto’s automatisch uit de map ‘o:\opwin\Externe_Fotos’ gewist. Deze procedure maakt gebruik van dezelfde werkwijze als het importeren van beelden uit een camera of van een camera-geheugenstick met behulp van de knop ‘Import. beeld’. Alleen bij deze laatstgenoemde functie kunt u de bron selecteren en met de knop ‘Import. ext.’ daarentegen is de bronmap vast ingesteld op ‘o:\opwin\Externe_Fotos’. 2. Bij het maken van kopienota’s is de mogelijkheid tot het selecteren van het patiëntnummer toegevoegd. Daarmee kunt u een serie kopienota’s maken van één bepaalde patiënt. De werkwijze wijst voor zich. 3. Als in de behandelkaart een declaratiecode ‘V’, ‘H’, ‘C’ of ‘B’ wordt ingevoerd, verschijnt een melding als op dezelfde datum reeds één van deze codes is ingevoerd. De ingevoerde code wordt voor de zekerheid wel vastgelegd, dus u dient zelf de correctie uit te voeren door de onjuiste code(s) af te voeren.



Belangrijk In versie 2870 zijn de tarieven zoals vastgesteld door de NZa in de Tariefbeschikking Orthodontische zorg per 01 januari 2014, nummer TB/CU-7081-01, geïmplementeerd. Dit betreft alleen de F-codes. Maakt u ook gebruik van andere codes, dan zijn deze overgenomen in de nieuwe tarieflijst, maar met het oude tarief! U kunt deze zelf aanpassen via het menu ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens’ door te kiezen voor de juiste (nieuwe) tarieftabel en de gewenste verrichting te selecteren. Door te klikken op ‘Verrichting wijzigen’ kunt u het tarief wijzigen.



Datum: 09 september 2013.


Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2860. De navolgende wijzigingen zijn geïmplementeerd.

1. De verzending van e-mails t.b.v. afspraakherinnering en e-mails van niet nagekomen afspraken wordt voortaan in het tabblad ‘Overzichten’, knop ‘Behandelingen’ van de behandelkaart getoond, in plaats van in het vak met notities. 2. In Windows moet het gewenste programma als standaardviewer voor .jpg-bestanden worden ingesteld. Met dat ingestelde programma toont OrthoPLAN de te tonen (.jpg) beelden. 3. Op verzoek van een aantal gebruikers is het op het tabblad voor het invoeren van declaraties technisch mogelijk gemaakt een behandelmaand te declareren gelijktijdig met een code voor Plaatsen apparatuur. Dit kan worden gebruikt om bijvoorbeeld een Behandelmaand categorie 3 te declareren samen met een Plaatsen categorie 5. Let wel: het feit dat dit technisch mogelijk gemaakt is, is geen garantie voor het al dan niet toegestaan zijn van het toepassen hiervan! 4. Op het scherm van de behandelkaart is een knop ‘Attentie CK’ toegevoegd. Hiermee kan de stoelassistente een pop-up signaal op het scherm van de consultkamer genereren, bijvoorbeeld als zij hulp bij de behandeling nodig heeft. In de map OPWIN\GLD kan een bestand ‘StoelSignaal.wav’ worden gezet. Dit signaal klinkt als het pop-up schermpje wordt geactiveerd. Het systeem is sessiegestuurd. Daarom dient u bij het opstarten van OrthoPLAN in het menu ‘Configuratie | Sleutelwoorden’ het vinkje ‘Check stoelsignaal’ aan te vinken op die sessies, die de pop-ups moeten tonen. Als dit een vaste configuratie is, eventueel per weekdag verschillend, kan dit standaard worden ingesteld. 5. Alle tweede en eventueel volgende behandelmaanden in eenzelfde kalendermaand worden te allen tijde uitgesloten van declaratie.


Datum: 24 juni 2013.

Belangrijk Vecozo heeft ingrijpende wijzigingen aangebracht in de afhandeling van de COV-check, die per 1 juli 2013 definitief de oude COV-check vervangt. Zo worden in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens geen adresgegevens meer verstrekt. Omdat dit een niet voorzienbare wijziging betreft, worden de ontwikkelkosten voor de benodigde aanpassingen in OrthoPLAN doorberekend. U wordt hierover per e-mail geïnformeerd. Echter, implementatie en installatie zullen onder het onderhoudscontract en dus kosteloos worden uitgevoerd. Voorts is als gevolg van wettelijk vastgestelde eisen in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens de bestandsstructuur vernieuwd. IBAN en BIC hebben hun intrede gedaan in het betalingsverkeer. Over fasering en invoering is door de banken voldoende gecommuniceerd. Bij de debiteurgegevens zijn nu velden voor het IBAN en de BIC code toegevoegd. Indien gewenst kunnen de bij de debiteuren reeds vastgelegde banknummers worden geconverteerd en in de genoemde velden worden ingevuld. Tevens moet een nieuwe acceptgiro systeemtest worden gedaan, als u nota’s met acceptgiro’s wilt blijven verspreiden. Indien u dat wenst, kunt u over deze zaken contact opnemen. Voor banknummer conversie en systeemtest worden kosten in rekening gebracht.

LET OP: Het kopje met praktijkgegevens zoals dat wordt geprint op het afspraakbriefje uit de afspraakprinter, wordt nu ook op het fluoride recept geprint. Daarom dient u (mogelijk) in de systeeminstellingen de van toepassing zijnde tekstregels te wijzigen.

Installatie De update wordt tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen. Naast bovengenoemde wijzigingen is een aantal andere wijzigingen doorgevoerd, één en ander conform onderstaande beschrijving.


1. Bij het afvoeren van een gedeclareerde verrichting (zonder notanummer) op het tabblad ‘Overzichten’, knop ‘Behandelingen’ van de behandelkaart, wordt ook in het afsprakenboek de corresponderende verrichtingcode letter (V, H, C, B) gewist. Op het overzicht ‘Niet ingevulde verrichtingcodes’ wordt gemeld dat geen declaratiecode is ingevuld, waardoor u erop attent wordt gemaakt de verrichtinginvoer te controleren en zo nodig een nieuwe verrichting in te voeren. 2. Van het verzenden van een afspraakherinnering e-mail wordt een melding in de kaart vastgelegd.

3. In de systeeminstellingen op het tabblad ‘Notateksten’ is het mogelijk gemaakt in plaats van vermelding van het aantal betalingstermijn de uiterste betaaldatum te vermelden. Breng daartoe in de tekst van de betalingstermijn de aanduiding ‘’ aan. Deze aanduiding wordt tijdens het printen van een nota vervangen door de uiterste betaaldatum van de nota. Wel is het van belang de rest van de tekstregel overeenkomstig aan te passen. Voorbeeld: als u de tekst ‘U wordt verzocht deze nota voor te voldoen m.b.v. onderstaande acceptgirokaart’ in de systeeminstellingen vastlegt, wordt deze tekst geprint als ‘U wordt verzocht deze nota voor 24-06-2013 te voldoen m.b.v. onderstaande acceptgirokaart’, (uiteraard als de uiterste betaaldatum 24 juni 2013 is). Tevens wordt op het notadeel een regel geprint links van het te betalen bedrag, met daarin de uiterste betaaldatum. Maak een kopie nota om het resultaat van eventuele wijzigingen te testen. 4. Steeds meer gebruikers gaan over op het printen van nota’s op briefpapier, zonder acceptgiro. Het onderste één derde deel van de nota blijft dan leeg. U kunt dit zelf instellen op het tabblad ‘Nota’s overige’ van de systeeminstellingen. In het functievak ‘Basisgegevens’ kunt u aanvinken of bovenaan op de nota het betalingskenmerk moet worden geprint. In het functievak daaronder (‘OLA afhandeling’) kunt u aangeven op welke momenten de acceptgiro (OLA) al dan niet moet worden geprint. Let op: als u wijzigingen in deze systeeminstellingen aanbrengt, maak dan een kopie nota om het resultaat te testen! Afhankelijk van de geprogrammeerde lay-out kunnen teksten overlappend worden geprint, hetgeen aanpassing behoeft! 5. Op het patiëntgegevensscherm staan op het tabblad ‘Overzicht’ de tandartsgegevens vermeld. Toegevoegd is, dat als bij de tandarts ingesteld is, dat correspondentie per e-mail moet worden verzonden, het vakje met tandartsgegevens wit gekleurd is. Als de tandarts de correspondentie op papier per post wil ontvangen, is het vakje groen gekleurd. Let wel, deze kleuren zijn pas actueel na reorganiseren. 6. Bij debiteurgegevens is op het tabblad ‘Gegevens’ het invulveld ‘Postcode buitenland’ toegevoegd. 7. Op het tabblad ‘Gegevens’ en ‘Machtiging’ van het scherm met debiteurgegevens zijn velden voor IBAN en BIC code toegevoegd. Desgewenst kan een conversie worden gedaan deze velden aan de hand van de reeds bekende banknummers in te vullen. Zie ook de opmerkingen onder het hoofdstuk ‘Belangrijk’ aan het begin van de beschrijving van versie 2850. 8. Op het patiëntgegevensscherm is een peildatum voor de COV-check toegevoegd. Deze peildatum mag maximaal twee jaar in het verleden liggen. Standaard wordt als peildatum de datum van gisteren genomen. Als u echter wilt controleren bij welke zorgverzekering een patiënt op een bepaalde datum in het verleden verzekerd was, kunt u die datum als peildatum intypen en vervolgens de COV-check uitvoeren. 9. Vecozo heeft de COV-check aangepast. Zie hiervoor ook de opmerkingen onder het hoofdstuk ‘Belangrijk’ aan het begin van de beschrijving van versie 2850. Daarom is ook het scherm met COV-check uitvoer aangepast en zijn de velden die geen functie meer hebben, weggelaten. Toegevoegd zijn de pakketcode en pakketnaam. Het BSN is altijd nodig om een COV-check te doen. Dus als het BSN (nog) niet bekend is, moet eerst een SBVZ-check worden gedaan! Belangrijk: in de retourinformatie van de COV-check stuurt Vecozo soms ook (of soms zelfs alleen!) de partnernaam en voorvoegsels, zonder aan te geven of het de geslachtsnaam of partnernaam betreft! Dit kan leiden tot verwarring, met

name als alleen de partnernaam wordt teruggemeld. Immers, dan lijkt het alsof het de COVcheck van een andere patiënt betreft. Om die reden controleert OrthoPLAN of de geslachtsnaam van de patiënt als onderdeel van de tekst van de naam zoals Vecozo die terugmeldt, voorkomt. Als die tekst niet voorkomt, kleurt het veld oranje. Dit hoeft geen fout te zijn (zie hierboven), maar is bedoeld om aan te geven de gegevens extra te controleren. Omgekeerd is het ook zo, dat als het veld groen kleurt, dit niet per definitie altijd correct is. Deze fenomenen kunnen voorkomen bij (hertrouwde) vrouwen, van wie alleen de (nieuwe) partnernaam door Vecozo wordt geretourneerd. Of indien de geslachtsnaam toevallig tekstueel ook voorkomt in de partnernaam. In het gebruik moet gaan blijken of extra controles door OrthoPLAN moeten worden toegepast. Op het scherm van de Vecozo gegevens wordt de bovenstaande uitleg beknopt getoond. 10. Op het scherm ‘Uitgebreid patiënt zoeken’ kunt u in het veld ‘Postcode NL/buitenl.’ ook een buitenlandse postcode invullen. Bij het zoeken van patiënten met de aangegeven zoekvelden zal OrthoPLAN die postcode vergelijken met zowel de Nederlandse als de buitenlandse postcode, zoals vastgelegd bij de patiëntgegevens. 11. Met het menu ‘Correspondentie | E-mail maken’ kunt u in het vakje ‘Geselecteerd emailadres’ ook een e-mailadres rechtstreeks typen en vervolgens in het gewenste lijstje toevoegen met de daartoe beschikbare knoppen. Het is dus niet strikt noodzakelijk altijd een te selecteren e-mailadres eerst in de systeeminstellingen op het tabblad ‘E-mail’ op te slaan. Als u een e-mailadres vaker wilt gebruiken, is het opslaan daarvan natuurlijk wel efficiënter.


Datum: 28 januari 2013.

Belangrijk De volgende UZOVI-wijzigingen zijn doorgevoerd: 1. 0403 (ASR) splitst zich op in 9018 (Amersfoortse) en 3336 (Ditzo). Omdat niet bekend is welke patiënten naar 9018 dan wel 3336 geconverteerd moeten worden, zijn alle patiënten met 0403 teruggezet op UZOVI 0000. Door middel van een COV-check dienen de correcte UZOVI-nummers te worden gekoppeld. 0403 is geïnactiveerd en 9018 en 3336 zijn ingevoerd. 2. 7007 (AGIS) wijzigt in 3337. Alle patiënten met 7007 zijn gekoppeld aan 3337. UZOVI 7007 is geïnactiveerd en 3337 is ingevoerd. 3. 0736 (UMC) is geactiveerd.

LET OP: Het invoeren van declaratiecode ‘C’ in de behandelkaart resulteerde tot en met versie 2830 in het declareren van een ‘Controlebezoek’ code F123, conform de door de NZa heringevoerde declaratiesystematiek van 2011. Op veler verzoek is het invoeren van een ‘C’ vanaf de huidige versie 2840 gewijzigd in het declareren van een ‘Nacontrole’, codes F531, F532 of F533, afhankelijk van de beugelcategorie! Een ‘Controlebezoek’ (code F123) is via ‘Overige verrichtingen invoeren’ te declareren.

Installatie De update en conversie wordt door ons tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen. Naast bovengenoemde wijzigingen is een aantal andere wijzigingen doorgevoerd, één en ander conform onderstaande beschrijving.


1. Er is een mogelijkheid gecreëerd per patiënt een PAR-score in de vorm van een Excelbestand vast te leggen. Op het tabblad ‘Diagnostiek | Eind evaluatie’ van de behandelkaart is een knop ‘Open PAR-score Excel-bestand’ beschikbaar. Om hiervan gebruik te kunnen maken, plaatst u eerst eenmalig in de OPWIN\SYS-map een door uzelf ontwikkeld Excelbestand waarin de gegevens gescoord worden, genaamd ‘PARscore_standaard.xls’ (of .xlsx). Dit bestand fungeert als matrijs. Bij de eerste maal klikken op de genoemde knop in de behandelkaart wordt eenmalig een kopie van deze matrijs gemaakt in de DOC-map van

de patiënt. Elke volgende keer dat op de knop wordt geklikt opent OrthoPLAN dit bestand in Excel en kunt u de scoringsgegevens van de desbetreffende patiënt invoeren en vastleggen. Zorg er wel voor, dat in de systeeminstellingen op tabblad ‘Systeemgegevens’ de naam van het Excelprogramma correct is ingesteld. Raadpleeg eventueel hiervoor uw systeembeheerder. Deze ingestelde naam geldt overigens voor alle pc’s in het netwerk. In de tekstvelden ‘PAR-score voor’ en ‘PAR-score na’ die zich naast de knop bevinden, kunt u handmatig deze scores vastleggen. Gebruik bij invullen alleen cijfers en een komma als decimaal scheidingsteken, zodat hier desgewenst in een later stadium statistiek op kan worden toegepast. 2. De postcode en landcode van patiënten wonende in het buitenland, bijvoorbeeld Duitsland of België, is op het tabblad ‘Adres’ van de patiëntgegevens toegevoegd. Dit is noodzakelijk om in de MZ301-declaratiebestanden een correcte aanlevering van het adres te bewerkstelligen. Vul daartoe onder het kopje ‘Indien woonachtig in het buitenland’ bij ‘Landcode’ en ‘Postcode’ de correcte gegevens in. Het tekstvak met de Nederlandse postcode dient u dan niet in te vullen. Let op dat u de officiële landcodes gebruikt, zoals die door de Vektis zijn vastgesteld in tabel COD032. 3. Bij het maken van een MZ301-notaverzamelbestand is een selectievakje ‘Vreemde tekens vervangen’ toegevoegd. Met ‘vreemde tekens’ worden in dit geval onder meer bedoeld de klinkers met accenten. Indien het selectievakje wordt aangevinkt, zal OrthoPLAN tijdens het maken van het MZ301-bestand alle voor vervanging in aanmerking komende tekens wijzigen, zoals een ö vervangen door een o, é door een e, etc. Let wel, de tekens worden niet in de patiëntgegevens zelf aangepast. 4. De knop ‘Documentatie’ bij het declareren van ‘Overige verrichtingen’ is weer functioneel gemaakt. In de systeeminstellingen op tabblad ‘Nota’s overige’ kunt u de codes definiëren welke u met de knop ‘Documentatie’ wilt declareren. Daarbij dient u de lettertoevoegingen A, B en C weg te laten. Voor uw gemak zijn de codes F125, F126 en F155 t/m F158 reeds ingevuld. 5. In de systeeminstellingen op tabblad ‘Nota’s overige’ kunt u 15 bedragen en omschrijvingen van materiaal- en techniekkosten definiëren. Hetgeen u hier heeft ingevoerd, verschijnt in een uitklapmenu op het scherm ‘Overige verrichtingen invoeren’ naast het gele tekstvak met het bedrag voor de materiaal- en techniekkosten. Deze kosten kunnen enerzijds worden ingevoerd door direct een bedrag in het gele tekstvak te typen, anderzijds door in het uitklapmenu de correcte regel te selecteren. Doordat nu een door uzelf gekozen tekst bij de bedragen staat, is gemakkelijker te herkennen welke kosten moeten worden gedeclareerd.

Informatie over update van OrthoPLAN versie 2820-2830


Belangrijk Vanaf 01-01-2013 is het experiment Vrije Tarieven in de Mondzorg vervallen en dienen wederom vaste tarieven en een nieuwe codelijst te worden gehanteerd. Wel is de systematiek van beugelcategorieën en daarmee samenhangende soorten declaratiecodes intact gebleven. In versie 2830 van OrthoPLAN is dit voor orthodontisten geïmplementeerd door een nieuwe tarieftabel ‘FTMST’ te introduceren. LET OP 1: Omdat vanaf 01-01-2013 weer moet worden gedeclareerd met behandelmaandtellers en in 2012 geen behandelmaandtellers behoefden te worden gebruikt, dient in het menu ‘Configuratie | Systeemonderhoud | Tabblad Tarieven’ een controlelijst te worden gemaakt met de knop ‘Maak controlelijst van de behandelmaandtellers’!! Deze functie kost enige tijd en kunt u op elk moment en zo vaak gebruiken als u wilt. LET OP 2: Het gebruik van een zorgzwaarte is met het vervallen van de vrije tarieven niet meer mogelijk. De patiënten moeten weer worden gecategoriseerd met een A, B of C code, zoals voorheen. Deze dient u zelf bij de van toepassing zijnde patiënten in te vullen alvorens verrichtingen in te voeren!! LET OP 3: Zolang versie 2830 nog niet is geïnstalleerd, dient u geen verrichtingen in te voeren vanaf 01-01-2013. Een conversie naar de nieuwe codetabellen is niet mogelijk.

Installatie De update en conversie wordt door ons tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Uiteraard dienen daartoe de technische middelen beschikbaar te zijn. Ontwikkelkosten met betrekking tot aanpassing van de wederom gewijzigde declaratiesystematiek per 01-01-2013 zullen deels worden doorberekend, omdat het onvoorzienbare wijzigingen van overheidswege betreft. In dit kader wordt echter geen verhoging van de softwareonderhoudskosten toegepast. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen. Naast bovengenoemde wijzigingen is een aantal andere wijzigingen doorgevoerd, één en ander conform onderstaande beschrijving.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2820-2830. De navolgende wijzigingen zijn geïmplementeerd. 1. Via de knop ‘Documenten’ op het patiëntgegevensscherm kunnen inkomende brieven rechtstreeks worden ingescand. Klik daartoe op de knop ‘Ga naar scanscherm’ en volg de aanwijzingen. Het kan zijn dat voorafgaande aan het gebruik van deze functie bepaalde software of stuurprogramma’s behorende bij de gebruikte scanner moet worden geïnstalleerd. Neem eventueel contact op.

2. In het afsprakenboek verschijnt door te klikken op de knop ‘Email’ een dialoogscherm waarmee naast herinnering e-mails ook e-mails met betrekking tot het niet zijn verschenen op een afspraak kunnen worden gestuurd. Daartoe moet in de patiëntenkaart op het tabblad ‘Klinische gegevens’ in de kolom ‘Verrichting’ de aanduiding hiervoor zijn ingevoerd. Die aanduiding (afkorting, bv. NGGB, PAZB, AZB) moet eenmalig worden gedefinieerd in de systeeminstellingen op het tabblad ‘Patiëntgegevens’. 3. De OrthoPLAN-sessies voor het wachtkameroproepsysteem starten zonder password op zodat het mogelijk is bij het aanzetten van de desbetreffende pc’s direct door te starten naar OrthoPLAN. Vergeet niet OrthoPLAN wel op de correcte manier af te sluiten! 4. In het kader van wisselende eisen bij zorgverzekeraars kan in het patiëntgegevensscherm aangevinkt worden of de code ‘S’ bij osteotomie patiënten al dan niet bij de prestatiecode moet worden toegevoegd. Dit is vanaf 01-01-2013 niet meer van belang. 5. In de systeeminstellingen op het tabblad ‘Systeemgegevens’ kunnen in het functievak ‘Gebruikersinstellingen’ een aantal gebruikersspecifieke (meest technische) zaken worden ingesteld. Wijzigingen hierin dienen alleen in overleg met de softwaresysteembeheerder te worden ingevoerd. In het bijzonder moet worden gedacht aan de instelling met betrekking tot het al dan niet declareren van een behandelmaand in het geval van een beugelcategorie, die later in dezelfde kalendermaand wijzigt door het plaatsen van een nieuwe beugelcategorie. 6. De omschrijving van een aan de patiënt gekoppeld document kan achteraf worden gewijzigd. Gebruik daartoe de knop ‘Document omschrijving wijzigen’ op het documentenscherm van de patiënt. 7. In het scherm voor het maken van een back-up (menu ‘Opties | Bestanden | Back-up maken’) is een selectievakje ‘OrthoPLAN afsluiten na voltooien van de back-up’ toegevoegd. Dit kunt u gebruiken om aan het einde van de werkdag na starten van de backup niet te hoeven wachten tot deze is afgerond. Het is van belang, omdat bij het open blijven staan van de OrthoPLAN-sessie waarmee de back-up gemaakt is, geen softwareonderhoud kan worden gepleegd. Dit is niet in uw belang, noch in dat van de softwaresysteembeheerder. 8. In afsprakenboek is de aanduiding U, T en V in het veld met de omschrijving van de afspraak vervangen door de beugelcategorie. 9. Wijzigingen conform de nieuwe prestatiecodes per 01-07-2012 (zie Vektis Standaarden) zijn doorgevoerd. 10. Per 01-07-2012 zijn nieuwe wettelijke regels van kracht met betrekking tot het declareren van herinnerings- en aanmaningskosten. Het percentage opcenten alsmede een vast bedrag voor herinneringskosten is niet meer toegestaan. Alleen voor aanmaningen mogen kosten in rekening worden gebracht. De betalingstermijn voor een aanmaning is vastgesteld op 14 dagen. Teksten op de eerste herinnering moeten informatie bevatten aangaande de kosten van aanmaning volgens wettelijk vastgestelde normen. Deze teksten kunt u zelf definiëren op het tabblad ‘Notateksten’ van de systeeminstellingen, die u op het hoofdmenu via menu ‘Configuratie’ opent. Wij raden u ten sterkste aan hieromtrent contact op te nemen met uw incassobureau. Ook kunt u de betrokken websites van De Rijksoverheid raadplegen.

11. In de loop van 2013 wijzigt het type acceptgiro (OLA) in een versie waarop het IBANnummer moet worden afgedrukt. Om die acceptgiro’s te mogen gebruiken moet een nieuwe systeemtest worden gedaan. Mede om die reden schaffen steeds meer gebruikers het gebruik van acceptgiro’s af. Via het menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | Tabblad Nota’s overige | Functievak OLA afhandeling’ kunt u het huidige gebruik van acceptgiro’s regelen. Als u het printen van OLA’s wilt onderdrukken, kunt u de desbetreffende selectievakjes aanvinken. Let wel, dat de nota indeling hierdoor niet wordt gewijzigd! 12. Voor een overzicht van mogelijk afwijkende behandelmaandtellers wordt verwezen naar bovenstaande opmerking bij ‘LET OP’.


Datum: 27 maart 2012.

Belangrijk Door Vektis is bepaald dat aan een groot aantal bestaande prestatiecodes bepaalde letters moeten worden toegevoegd, zie VEKTIS_010_PC_MONDZORG_COD981_20120210.xls in de map opwin\sys. Als MS Excel is geïnstalleerd is dit bestand in te zien met OrthoPLAN via menu ‘Betreft’ met de knop ‘Toon prestatiecodelijst 10-02-2012’. Deze toevoegingen zijn ondermeer ten behoeve van computersystemen van zorgverzekeraars, teneinde onderscheid te kunnen maken tussen verschillende groepen patiënten, dan wel te kunnen differentiëren tussen vergoeding uit basis- of aanvullende verzekering. Onderstaand wordt één en ander uiteengezet. Deze van overheidswege noodzakelijke aanpassing is in OrthoPLAN versie 2810 ter beschikking gekomen. Tevens is een conversieprogramma gemaakt om de reeds ingevoerde prestaties conform de nieuwe prestatiecodes aan te passen, waardoor deze niet opnieuw behoeven te worden ingevoerd.

Installatie De update en conversie wordt door ons tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Uiteraard dienen daartoe de technische middelen beschikbaar te zijn. Kosten van update en installatie worden doorberekend. In de begeleidende e-mail wordt u hierover nader geïnformeerd. Over het tijdstip van installeren worden separaat afspraken gemaakt. De update dient bij alle gebruikers te worden geïnstalleerd. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen. Naast bovengenoemde wijzigingen is een aantal andere wijzigingen doorgevoerd, één en ander conform onderstaande beschrijving.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2810. De navolgende wijzigingen zijn geïmplementeerd. 1. Menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties | tabblad Behandelpatiënten | functievak Controlelijst beugelcategorie’ is ter beschikking gekomen. Met dit menu is een overzicht te genereren van patiënten bij wie de beugelcategorie mogelijk foutief is ingesteld. Omdat inmiddels, wegens het handmatig instellen van de beugelcategorie, de noodzaak voor het gebruik van deze optie is vervallen, wordt uitleg van de functie hier achterwege gelaten. 2. Bij menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | tabblad 'Patiëntgegevens' moet u de gewenste declaratiecode selecteren in het selectiemenu ‘Te declareren code bij retentie en historie patiënt’. De aldus ingestelde declaratiecode wordt vervolgens standaard gedeclareerd bij een retentie- en historiepatiënt. In het geval u een ‘B’ instelt, zal bij een retentie- of historiepatiënt een behandelmaand worden gedeclareerd. Als u een ‘C’ instelt, wordt een prestatiecode V713 (‘Nacontrole bij iedere beugelcategorie’) gedeclareerd. Het is van groot belang deze instelling zo snel mogelijk te controleren en eventueel te corrigeren. 3. Bij het importeren van beelden via de knop ‘Importeer beeld’ op het patiëntgegevensscherm kunt u door op de knop ‘Bladeren’ te klikken een standaardmap openen. Deze map kunt u zelf definiëren in ‘Configuratie | Systeeminstellingen’ op het tabblad ‘Systeemgegevens’ in

het functievak ‘Externe systeemprogramma’s, bestanden en mappen’. Alle beelden die u van te voren reeds in deze aangegeven map hebt geplaatst, worden getoond. U selecteert vervolgens de gewenste beelden en importeert die op dezelfde manier als voorheen. Als u vanuit het patiëntgegevensscherm na het klikken op de knop ‘Importeer beeld’ op de knop ‘Camera’ klikt, kunnen foto’s rechtstreeks worden geïmporteerd vanuit een met een Twaindriver gekoppelde camera. Deze optie is nagenoeg afgerond en zal in een volgende versie ter beschikking komen. 4. In vervolg op het systeem van het door een patiënt zichzelf aanmelden op een aanmeldscherm in de wachtkamer is een systeem ontwikkeld, dat patiënten met behulp van een (groot) wachtkamerscherm oproept naar een bepaalde stoel te gaan, al of niet begeleid door een zelf te kiezen hoorbaar attentiesignaal. Daartoe is het nodig OrthoPLAN op een (eenvoudig) werkstation dat aangesloten is op het grote wachtkamerscherm in een bepaalde modus te starten. Wanneer een patiënt bezwaar aantekent dat zijn of haar gehele naam op het scherm getoond wordt, is het in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens mogelijk voor die patiënt individueel alleen de initialen te tonen, door in het patiëntgegevensscherm op het tabblad ‘Overige functies | functievak Overige instellingen’ de optie ‘Onderdruk geslachtsnaam in wachtkamer’ aan te vinken. Dit systeem is uitstekend te combineren met de ‘stoel-vrij’-signalering zoals in een eerdere versie reeds is ontwikkeld (groen gekleurde rondjes in het afsprakenboek). Door middel van het gebruik van een viertal toetsen op het werkstation aan de stoel is de gewenste informatie op het wachtkamerscherm en de ‘stoel-vrij’-signalering heel eenvoudig aan te sturen: F12 geeft stoel vrij, F11 geeft stoel bezet, ‘W’ of ‘Ctrl-S’ geeft melding op het wachtkamerscherm dat de patiënt naar de aangegeven stoel mag. U kunt dit systeem gebruiken om de patiënten te attenderen naar de behandelzaal te gaan, zonder hem of haar uit de wachtkamer te moeten ophalen. Vanuit het scherm met het dagplanningsverloop (de ‘D’-toets in het afsprakenboek) is deze functionaliteit ook aanwezig met behulp van de knop ‘Roep patiënt op uit de wachtkamer’. Indien u in deze optie geïnteresseerd bent, kunt u contact opnemen om een nadere uitleg te verkrijgen en overleg te plegen hoe één en ander in uw praktijk is te integreren. Zoals gebruikelijk is er altijd ruimte voor persoonlijke wensen. 5. Als gevolg van de declaratierichtlijnen van de NZa moet iedere behandelaar de uitgevoerde prestaties onder de eigen AGB-code declareren. Daarom is bij het maken van notaverzamelbestanden de selectie op behandelaar vervallen en vervangen door selectie op AGB-code. Door middel van de ingestelde AGB-codes op het tabblad ‘Gebruikergegevens’ van de systeeminstellingen kunt u de genoemde selectie van patiënten naar uw wensen aanpassen. Als daarbij een wijziging nodig blijkt, dient u contact op te nemen omdat wijzigingen van deze gegevens niet door de gebruiker zelf kunnen worden gedaan. LET OP: HET IS DUS VAN HET GROOTSTE BELANG DEZE INSTELLING TE CONTROLEREN EN ZO NODIG IN OVERLEG TE CORRIGEREN! Een onjuiste instelling kan tot gevolg hebben, dat een foutieve selectie van patiëntnota’s wordt gemaakt. Neem desgewenst zekerheidshalve contact op om één en ander te controleren. 6. Per 10 februari 2012 is een nieuwe prestatiecodelijst door Vektis vastgesteld, die met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2012 geldig is. De lijst is u separaat toegezonden. Conform deze lijst moeten aan de prestatiecodes in bepaalde gevallen letters worden toegevoegd. Kort gezegd zijn dit de letters ‘O’ bij bepaalde prestaties op het gebied van onder andere documentatie (A211, A231, A261, A311, A321, A324 en A327), ‘S’ bij patiënten met voormalige ABC-groep ‘B’ en ‘C’ (osteotomie en schisis). Daarnaast moeten de letters ‘A’ en ‘Z’ worden toegevoegd in het geval van zorgzwaarte. In het kader van administratieve lastenverlichting (red.) kan dit dus betekenen, dat een bepaalde prestatiecode zes varianten heeft. Bijvoorbeeld: plaatsen beugel categorie 6 heeft de varianten V461,

V461A, V461Z, V461S, V461SA en V461SZ. Voor u als gebruiker is door deze variatie de kans op fouten groot. Daarom bepaalt OrthoPLAN de toe te voegen letters zelf. In de lijst ‘Invoeren overige verrichtingen’ staan dus ook alleen de codes zonder lettertoevoegingen vermeld. Door middel van eenmalige instellingen bij de patiëntgegevens worden de toe te voegen letters gegenereerd: de letters ‘A’ en ‘Z’ (zorgzwaarte) worden toegevoegd aan de hand van de instelling met betrekking tot de zorgzwaarte op het tabblad ‘Vrije tarieven’ in het patiëntgegevensscherm. De toevoeging van de letter ‘O’ is reeds in OrthoPLAN vast gedefinieerd. De letter ‘S’ wordt toegevoegd als de ABC-groep van de patiënt (tabblad ‘Verzekering’) op ‘B’ of ‘C’ staat. Zorg voor een correcte invulling van genoemde velden teneinde de juiste prestatiecodes te verkrijgen. De aldus toegevoegde letters zijn terug te vinden in de patiëntkaart op het tabblad ‘Overzichten – Financieel’ onder de kolom ‘CT’ (Code Toevoegingen). Additioneel zijn codes in het kader van Vergoedingen Bijzondere Tandheelkunde toegevoegd. Deze verschillen per zorgverzekeraar en zijn in OrthoPLAN vast geprogrammeerd.



Installatie Vrije Tarieven in de Mondzorg (VTM): in deze update zijn de onderstaande wijzigingen doorgevoerd. Alle door de gebruikers aangeleverde individuele standaardtarieven worden in de tabel VTMST (Vrije Tarieven Mondzorg Standaard Tarieven) toegevoegd. Bij wijze van service wordt de update door ons tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Uiteraard dienen daartoe de middelen beschikbaar te zijn. Over het tijdstip van installeren worden separaat afspraken gemaakt. De update dient bij alle gebruikers te worden geïnstalleerd. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen.


1.

Bij het invoeren van 'Overige verrichtingen' bij een patiënt wordt het aantal te declareren verrichtingen in de eerste kolom op '1' gezet door in het desbetreffende vak te dubbelklikken. M.b.v. rechtsklikken kunnen twee of meer verrichtingen met dezelfde NZacode worden gedeclareerd. Het gebruik van de spatiebalk of het intypen van het aantal, gevolgd door de Enter-toets is niet meer mogelijk.

2.

Het invoeren van een declaratiecode 'V' resulteert in het declareren van code A231.

3.

Het invoeren van een declaratiecode 'H' resulteert in het declareren van code A211.

4.

Het invoeren van een declaratiecode 'C' resulteert in het declareren van code V713.

5.

Bij het declareren van een prestatiecode kan het tarief van zowel de desbetreffende prestatie als van de bijbehorende techniekkosten op dat moment voor die prestatie individueel worden aangepast. Daartoe zijn twee invulvakken onderaan de lijst met prestaties beschikbaar. Let wel: de van toepassing zijnde prestatie moet zijn geselecteerd door het paarse balkje in het meest linkse vakje te plaatsen. Dat is het vakje waarin het aantal te declareren prestaties met die desbetreffende code vermeld is.

6.

Bij de systeeminstellingen op het tabblad 'Nota's overige' kunnen de gewenste standaardbedragen voor materiaal- en techniekkosten worden ingevoerd. Vooralsnog wordt geen onderscheid gemaakt tussen materiaalkosten en techniekkosten, maar worden deze als één totaalbedrag samengenomen. In de prestatiebeschrijving van de NZa is niet eenduidig aangegeven dat onderscheid inzichtelijk moet zijn. Wel is in OrthoPLAN een voorziening getroffen, die het mogelijk maakt in de toekomst een onderscheid aan te geven.

7.

Bij de systeeminstellingen op het tabblad 'Nota's overige' kan worden aangegeven welke prestatiecodes onder de knop 'Documentatie' bij het invoeren van 'Overige verrichtingen' moeten worden geselecteerd. Wanneer eenzelfde prestatiecode tweemaal in de lijst wordt vermeld, zal die prestatiecode dan ook tweemaal worden gedeclareerd. Met de huidige prestaties is de noodzaak hiervoor echter niet waarschijnlijk.

8.

De plaatsing van bepaalde knoppen (zoals 'Directe brief' en ‘Concept brief’) op het patiëntgegevensscherm is iets gewijzigd. Eén en ander spreekt voor zich.

9.

Bij het declareren van een prestatie 'Plaatsen beugel' (V411 t/m V471) dient u verplicht zelf de nieuwe beugelcategorie te kiezen in de daar getoonde keuzelijst. Automatische aanpassing van beugelcategorie is uitgeschakeld.

10.

Bij het afvoeren van een verrichting 'Plaatsen beugel' (V411 t/m V471) dient u zelf de beugelcategorie bij de patiëntgegevens te wijzigen via de knop ‘Wijzigen’ op het patiëntgegevensscherm. Dit is zeer van belang voor het bepalen van eventuele beugelconsulten in de daarop volgende maanden. De prestatiecode ‘Beugelconsult’ wordt bij het invoeren rechtstreeks afgeleid van de actuele beugelcategorie. De behandelcode (U, T of V) is niet meer van belang en wordt gehandhaafd voor eventueel toekomstig (her-)gebruik.

11.

Declareren van een ‘Niet nagekomen afspraak (code C90)’ is verplaatst van het scherm met ‘Overige verrichtingen’ naar het tabblad 'Invoeren declaraties' van de behandelkaart. Door middel van een vinkje en het eventueel bepalen van een bedrag is deze code vast te leggen.

12.

In de behandelkaart, tabblad 'Klinische gegevens' kunt u tekst in een tekstvak wijzigen door op het tekstvak te dubbelklikken en de nieuwe tekst in het ondergelegen groene balkje in te voeren, gevolgd door het klikken op de knop 'Sla nieuwe tekst op'. Deze mogelijkheid vervult een lang gekoesterde wens wijzigingen in de klinische gegevens te kunnen aanbrengen. Let wel, dat de oorspronkelijke gegevens overschreven zijn en niet kunnen worden hersteld.

13.

In het menu 'Opties | Statistiek | tabblad Omzet per patiënt' is een mogelijkheid gemaakt de omzet per soort patiënt te berekenen. Eén en ander spreekt voor zich.

14.

Als een patiënt de status 'in retentie' of 'in historie' heeft en u maakt gebruik van de groene balk 'Direct declareren' op het tabblad 'Klinische gegevens', wordt een 'B' of een 'C' gedeclareerd. Op het tabblad ‘Patiëntgegevens’ van de systeeminstellingen kunt u selecteren welke van beide codes standaard in de groene balk moet worden aangegeven.

Informatie over update van OrthoPLAN versie 2710 / 2720


Installatie In deze updates zijn de onderstaande wijzigingen doorgevoerd. Bij wijze van service wordt de update door ons tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Uiteraard dienen daartoe de middelen beschikbaar te zijn. Over het tijdstip van installeren worden separaat afspraken gemaakt. De update dient bij alle gebruikers te worden geïnstalleerd. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen

Aanvulling op beschrijving van wijzigingen in OrthoPLAN versie 2700 d.d. 21 juni 2011. In eerdere versies bestond de mogelijkheid door middel van een COV-check de naw-gegevens van een patiënt over te nemen. Deze mogelijkheid is vervallen. Alleen verzekeringsgegevens worden met de COV-check ontsloten en zijn over te nemen. Naw-gegevens van een patiënt dienen via de SBV-Z te worden opgehaald. De reden is, dat naw-gegevens uit Vecozo niet altijd correct zijn, waardoor afwijzingen bij declaraties kunnen ontstaan.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2710 / 2720. De navolgende wijzigingen zijn geïmplementeerd. 1. Bij het declareren van techniekkosten (tabblad ‘Techniekkosten’ op de behandelkaart) is het selectievakje ‘Decl.’ standaard aangevinkt. 2. Als u bij het vastleggen van een klinische verrichting direct een behandelmaand wilt declareren, kunt u in het menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | tabblad Patiëntgegevens | Gegevensvak ‘Behandelkaartgegevens’ de sessienummers aangegeven, bij welke deze functionaliteit actief moet zijn. Deze instellingen waren in eerdere versies al aanwezig, maar in deze beschrijving wordt dit nogmaals vermeld, zodat u die kunt controleren. 3. Bij het maken van een brief over een patiënt is een bladwijzer ‘handtekeningbehandelaar’ toegevoegd. Als u in een brief een tekstvak met daarin de genoemde bladwijzer definieert, zal bij het samenstelling van de brief aan de hand van de ingevoerde gegevens het bestand ‘handtekening_beh1.jpg’ ingevoegd als de patiënt van behandelaar 1 is, ‘handtekening_beh1.jpg’ als de patiënt bij behandelaar 2 hoort, etc. Als de genoemde .jpg niet bestaat, zal het bestand ‘handtekening.jpg’ worden ingevoegd, indien aanwezig. Hiermee kunt u automatisch uw handtekening laten toevoegen in een tekstvak op een patiëntenbrief. U dient er zalf voor te zorgen, dat de desbetreffende genoemde .jpgbestanden met uw handtekening in de SYS-map binnen de OPWIN-map geplaatst worden. 4. Bij het maken van overige brieven kan de bladwijzer ‘handtekening’ gebruikt worden om het bestand ‘handtekening.jpg’ automatisch te laten importeren in de brief. 5. In het menu ‘Nota’s | Notaverzamelbestanden | tabblad Factoring | Gegevensvak Diverse functies’ is een knop ‘Uitlezen MZ302 retourbestand van verzekeraar’ toegevoegd. Deze functie gebruikt u om de gecodeerde retourinformatie van verzekeraars (type MZ302), die u ontvangt als reactie op ingediende ‘Natura-‘notaverzamelbestanden, te decoderen naar een leesbaar tekstbestand. Allereerst dient u de MZ302-retourinformatiebestanden te

downloaden van de site van de verzekeraar en in een aparte map te plaatsen. Aangeraden wordt daar een map voor aan te maken binnen de map met verzamelbestanden van de desbetreffende verzekeraar, bv. In het geval van zorgverzekeraar CZ (UZOVI 9664): ‘O:\opwin\dec\d_fact\verzamelbestanden\Zorgverzekeraar_9664\RetourInfo’. Met de knop ‘Selecteer bestand’ selecteert u het opgeslagen bestand. Vervolgens krijgt u een tekstbestand met de gedecodeerde retourinformatie. Hierin kunt u lezen welke declaraties zijn afgekeurd en om welke reden. De informatie in dit tekstbestand is gelijkluidend aan de informatie in het PDF-bestand, dat sommige verzekeraars nog verstrekken. De vermelde gegevens dienen boekhoudkundig te worden gecorrigeerd, al naar gelang de reden van de afkeuring. In een volgende versie wordt op dit systeem nader teruggekomen. Met nadruk wordt hier vermeld, dat het hernoemen van mappen binnen de opwin-map ten strengste verboden is! Hernoemen leidt onherroepelijk tot bestandscorruptie! 6. Op het scherm met patiëntgegevens is de knop voor de SBVZ BSN-check direct onder de knop COV-check geplaatst. Een en ander wijst voor zich. 7. De functionaliteit van het verzenden van SMS’jes ten behoeve van het herinneren aan een afspraak is toegevoegd. Daartoe dienen sms-berichten bij een SMS-hostingbedrijf te worden ingekocht. Wij zijn u daarbij behulpzaam en kunnen u van advies dienen. Het is mogelijk per patiënt het verzenden van afspraakherinnering-sms’jes te onderdrukken via het tabblad ‘Overige functies’ op het patiëntgegevensscherm. Indien u geïnteresseerd bent in deze optie, kunt u contact opnemen. 8. De mogelijkheid van het berekenen van de ICON-index is toegevoegd. Bepaalde criteria voorafgaande aan de behandeling worden gescoord waarmee een behandelnoodzaak wordt berekend. Na de behandeling worden dezelfde criteria gescoord en wordt een waarde voor de verbetering na de behandeling berekend. Uitgebreide inhoudelijke informatie over de ICON-index kunt u in de wetenschappelijke literatuur vinden. De gescoorde waarden voor de criteria kunt u invoeren via het scherm ‘Patiëntgegevens | kaart | Diagnostiek | ICON’. Het invoeren van de gegevens wijst voor zich. In een later stadium wordt het uitvoeren van statistische bewerkingen op de gescoorde ICON-indexen toegevoegd. 9. Als u gebruikt maakt van een aanmeldsysteem in de wachtkamer is het volgende van belang. Het kan zijn, dat u wilt dat een bepaalde patiënt zich na aanmelding sowieso moet melden bij de balie. Daartoe kunt u in het patiëntgegevensscherm op het tabblad ‘Overige functies’ in het gegevensvak ‘Overige instellingen’ de optie ‘Moet zich melden bij balie’ aanvinken. Het gevolg hiervan is, dat bij het aanmelden van de patiënt in de wachtkamer op het scherm een aangepaste melding verschijnt, die aangeeft dat de patiënt zich bij de balie moet vervoegen. 10. In bepaalde gevallen kan het gewenst zijn een nota geheel zelf af te handelen. Dat wil zeggen, dat printen van deze nota en herinnering, alsmede voldaan boeken door uzelf moet worden gedaan. Deze nota valt dus buiten elke vorm van verzamelbestanden. Via ‘Nota zoeken | dubbelklik notanummer | klik op ‘Wijzigen’ kunt u het vinkje ‘Deze nota zelf printen en afhandelen’ aanzetten, waarmee de functie is geactiveerd. 11. Let op: als bij een patiënt het vinkje ‘Uitsluiten van factoring’ op het tabblad ‘Decl.instellingen’ van het patiëntgegevensscherm aan is, betekent dit, dat nota’s van deze patiënt ook niet in een natura-verzamelbestand worden opgenomen!!


Datum: 21 juni 2011.

Installatie. In deze update zijn de onderstaande wijzigingen doorgevoerd. Bij wijze van service wordt de update door ons tijdens een remote inlogsessie geïnstalleerd. Uiteraard dienen daartoe de middelen beschikbaar te zijn. Over het tijdstip van installeren worden separaat afspraken gemaakt. De update dient zowel bij uitgeschreven als niet-uitgeschreven orthodontisten te worden geïnstalleerd. Als u twijfelt aan de correcte installatie, dient u per omgaand contact met ons op te nemen.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2700. De navolgende wijzigingen zijn geïmplementeerd. 1. Voor diverse gebruikers zijn individuele wijzigingen aangebracht. U wordt verzocht voor zover van toepassing deze te controleren. 2. Het blauw gekleurde opstartscherm met de rustige steiger is verdwenen. Standaard wordt geen afbeelding meer getoond. Wel kunt u indien gewenst bij het starten van OrthoPLAN afhankelijk van het sessienummer een eigen gekozen afbeelding laten tonen. Dit bewerkstelligt u door in de SYS-map van de OrthoPLAN map een JPG-bestand te plaatsen met het gewenste plaatje. U moet dit bestand ‘SplashScreen_nnn.jpg’ noemen, waarbij nnn het van toepassing zijnde sessienummer is, bijvoorbeeld 007 als het sessie 7 betreft. Als zich in de genoemde map een JPG-bestand genaamd ‘SplashScreen_ALG.jpg’ bevindt, zal die afbeelding standaard bij het starten van elke sessie worden getoond, tenzij voor de gestarte sessie een specifieke afbeelding als bovenbeschreven is gedefinieerd. Bij afwezigheid van dergelijke JPG-bestanden wordt een grijs opstartscherm getoond. 3. In vervolg op hetgeen in versie 2660 is vermeld aangaande het opschonen van het postcodebestand, is een aantal extra opties ingebouwd. Deze functionaliteit is van belang bij het corrigeren van het postcodebestand in het kader van het gebruik van de SBVZ-diensten met behulp van de UZI-pas. Alle zoekacties en opschoonacties met betrekking tot de postcodes zijn van toepassing op een combinatie van een viertal postcodebasisbestanden, te weten, het patiëntenbestand, relatiebestand, debiteurenbestand en zorgverzekeraarsbestand. Postcode ‘0000 AA’ heeft in alle overzichten de betekenis, dat in het betrokken adres de postcode ontbreekt. Als in de navolgende uitleg gesproken wordt van ‘postcode’, wordt alleen de combinatie van de vier postcodecijfers bedoeld, omdat alleen die betrekking hebben op de koppeling van woonplaats aan postcode. De volgende aanvullingen en wijzigingen zijn aangebracht in het functiegroepvak ‘Inconsistentie cijfers/woonplaats-combinatie’ in menu ‘Bestanden | Postcodes’. -

De knop ‘Maak totaal overzicht’: de lay-out van het overzicht is vereenvoudigd. Per postcode wordt een overzicht samengesteld van de in de postcodebasisbestanden voorkomende woonplaatsen. De postcode ‘0000’ heeft zoals vermeld betrekking op adressen waarbij de postcode ontbreekt. Idealiter hoort bij elke postcode slechts één woonplaats. Het kan echter voorkomen, dat OrthoPLAN bij het doorzoeken van de postcodebasisbestanden twee of meer verschillende woonplaatsen bij eenzelfde postcode heeft aangetroffen (zie het gegenereerde overzicht). Daarbij kunnen er evidente verschillen zijn: een postcode/woonplaats-combinatie ‘Den Haag’ en ‘ ’s-Gravenhage’

duidt niet op een feitelijk verschillende woonplaats. Een ander voorbeeld is het bestaan van typefouten in de spelling van de woonplaats, bijvoorbeeld‘Capelle aan de IJssel’, ‘Cappele a/d IJssel’, ‘Capelle a/d Ysel’, etc. Het is in het algemeen uiteraard correct om een eenduidige woonplaatsbenaming te hanteren. Deze benaming kunt u integraal automatisch doorvoeren op de hieronder beschreven wijze (zie knop ‘Voer getoonde cijfer/woonplaats-combinatie door’), maar heeft geen hoge prioriteit. Belangrijk is echter, dat er daadwerkelijk foutieve combinaties in het overzicht kunnen voorkomen, bijvoorbeeld ‘8307 Ens’ en ‘8307 Emmeloord’. Als in een dergelijk geval bij een postcode twee feitelijk verschillende woonplaatsen worden genoemd, zijn er één of meer adressen fout, hoogstwaarschijnlijk veroorzaakt door een typfout. Deze gevonden inconsistentie moet worden gecorrigeerd met behulp van de overige knoppen (zie hieronder). -

De knop ‘Maak overzicht van gekozen combinatie’: met deze knop kunt u een overzicht maken van een combinatie van een specifieke postcode met bijbehorende woonplaats. Vul daartoe in het tekstvak ‘Cijfers’ de gewenste postcode en in het tekstvak ‘Woonplaats’ de gewenste woonplaats en klik op de genoemde knop. Er wordt nu een lijst gemaakt van alle adressen met de aangegeven cijfers/woonplaats-combinatie zoals die in de postcodebasisbestanden voorkomen. Deze optie kunt u gebruiken om de in het vorige deel beschreven inconsistente combinaties op te zoeken. Op het overzicht wordt aangegeven in welk postcodebasisbestand en welk record is gevonden. Deze records dient u zelf in het desbetreffende postcodebasisbestand te corrigeren. Het verdient grote aanbeveling na een aantal van deze correctie te hebben uitgevoerd, de bestanden te reorganiseren en vervolgens weer met de knop ‘Maak totaal overzicht’ een nieuw overzicht te maken. De gecorrigeerde inconsistentie mag nu na correctie niet meer op dit overzicht voorkomen, want na reorganiseren wordt een geheel nieuw postcodebestand uitgaande van de inmiddels gecorrigeerde postcodebasisbestanden opgebouwd. Reorganiseren is van groot belang bij het opschonen van de inconsistente postcodes. Na alle correcties resteert een overzicht waarin alleen eerder genoemde typefouten en ‘Den Haag / ‘s-Gravenhage’ gevallen voorkomen. Deze kunnen worden gecorrigeerd met de hieronder beschreven knop.

-

De knop ‘Voer getoonde cijfer/woonplaats-combinatie door’: als u er zeker van bent, dat er geen daadwerkelijke inconsistente combinaties meer in het postcodebestand voorkomen (de ‘Ens / Emmeloord’ gevallen, zie boven), kunt u de typefouten corrigeren. Vul daartoe in het tekstvak ‘Cijfers’ de gewenste cijfers in (bijvoorbeeld ‘2904’) en in het tekstvak ‘Woonplaats’ de gewenste woonplaats (‘Capelle aan den IJssel’). Na het klikken op genoemde knop wordt in alle postcodebasisbestanden bij alle adressen waar de postcode ‘2904’ voorkomt, de woonplaats gewijzigd in ‘Capelle aan den IJssel’. Daarmee is overal eenzelfde schrijfwijze gerealiseerd. Op deze manier kunnen dus ook de ‘Den Haag / ’s-Gravenhage’ gevallen worden gecorrigeerd. LET OP: ALS U VOORAFGAANDE AAN DEZE OPTIE NIET EERST ALLE INCONSISTENTE COMBINATIES HEEFT GECORRIGEERD, INTRODUCEERT U ONHERKENBARE FOUTEN! Immers, adressen (en dus patiënten, debiteuren enz.) met ‘8307 Emmeloord’ worden dan ongewild aan een feitelijk andere woonplaats gekoppeld, bijvoorbeeld ‘8307 Ens’. Dit is UW EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID, dus maak van te voren een back-up die u bewaart!

-

Reorganiseren postcodes: er wordt een geheel nieuw postcodebestand aangemaakt op basis van de actuele postcodes in alle postcodebasisbestanden. In het verslag worden tevens de niet bestaande postcode cijfer/letter combinaties van 4 cijfers en 2 letters

vermeld. Met bovenbeschreven knoppen kunt u daarvan ter correctie een overzicht maken. 4. In menu ‘Correspondentie | Mailing maken’ is de optie toegevoegd de mailing per e-mail te verzenden. Selecteer bij de keuze voor de uitvoervorm de optie ‘Mail’ en vul daaronder het onderwerp, het afzenderadres en de tekst van de mailing in. Aan de rechterzijde van het scherm kunt u de selectie maken van de te e-mailen adressen, zoals ook bij andere uitvoervormen reeds mogelijk was. 5. In menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties | tabblad Correcties’ kunt u in het functiegroepvak ‘COV-check op reeks van patiënten’ een COV-check laten uitvoeren op alle patiënten die een verrichting hebben gehad in een bepaalde periode. Deze periode kunt u aangeven. Afhankelijk van het aantal geselecteerde patiënten en de beschikbaarheid van de Vecozo website kan deze optie langere tijd in beslag nemen. Daarom is de te selecteren periode beperkt tot maximaal twee weken. U kunt er natuurlijk voor kiezen deze optie dagelijks even uit te voeren. Het kan voorkomen, dat u bij een bepaalde patiënt gaandeweg een bepaalde keuze moet maken of een melding moet wegklikken, waardoor het proces tijdelijk onderbroken wordt. Daarom dient u de voortgang van dit menu tijdens het uitvoeren enigszins te blijven volgen. 6. In menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties | tabblad Alle patiënten’ kunt u in functiegroepvak ‘Diversen’ een overzicht maken van alle restitutiepatiënten van zorgverzekeraars aan wie u op naturabasis rechtstreeks declareert. Het kan van belang zijn te weten welke patiënten een nota krijgen, terwijl die ook op naturabasis zouden moeten worden gedeclareerd. Selecteer bij de keuze ‘Type overzicht’ de desbetreffende optie en vul de overige genoemde selectiecriteria in. Eén en ander wijst voor zich. 7. In menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties | tabblad Alle patiënten’ kunt u in functiegroepvak ‘Aantal patiënten per UZOVI-nummer’ een overzicht maken van het aantal patiënten dat per zorgverzekeraar in het bestand voorkomt, al of niet inclusief archiefpatiënten. Steeds vaker worden verrichtingen rechtstreeks gedeclareerd aan zorgverzekeraars (op naturabasis) door het indienen van een MZ301-verzamelbestand via Vecozo. Het kan nuttig zijn voor het selecteren van welke zorgverzekeraars u op naturabasis wilt (gaan) declareren om te weten, hoeveel patiënten u van de desbetreffende zorgverzekeraars heeft. 8. Het komt regelmatig voor, dat de eerste letter van de voornaam van een patiënt niet gelijk is aan de eerste letter van de roepnaam. Bij het zoeken van een patiënt met het patiëntselectie scherm werden in een dergelijk geval bepaalde patiënten niet gevonden. In deze update is het zoekcriterium ‘Voorletter’ uitgebreid. Voortaan wordt de ingetypte voorletter bij het zoeken van patiënten vergeleken met de eerste letter van zowel de voornaam als de roepnaam, waardoor de kans op het vinden van de gewenste patiënt veel groter is. 9. Bij het definitief aanmaken van notaverzamelbestanden voor zorgverzekeraars worden de gegenereerde bestanden als aanvulling op plaatsing in de oorspronkelijke mappen, per keer dat notaverzamelbestanden worden gemaakt, ook gekopieerd in een extra verzamelmap binnen de opwin-map ‘DEC\D_Fact\Verzamelbestanden’. Deze extra map krijgt de naam ‘__ZvmUpload_jjjjmmdd_hhmmss’ waarbij jjjjmmdd_hhmmss het tijdstip (jaar-maanddag-uur-minuut-seconde) van aanmaken van deze map is. Dit geeft u de gelegenheid alle via Vecozo in te dienen declaraties vanuit die map in één keer te selecteren (eventueel gezipt), zonder de noodzaak alle desbetreffende bestanden per zorgverzekeraar apart te moeten selecteren en indienen. Dit is het meest efficiënt als u bij het maken van deze

notaverzamelbestanden kiest voor alle zorgverzekeraars tegelijkertijd. Immers, als u maar één notaverzamelbestand maakt, wordt slechts dat ene bestand in genoemde verzamelmap gekopieerd en kunnen we niet meer spreken van een ‘verzamelmap’. Let op: het is uw eigen verantwoordelijkheid te controleren dat u alle van toepassing zijnde bestanden selecteert en indient!! 10. In het ‘Correspondentie | E-mails tonen’ wordt de laatst aangemaakte e-mail als eerste getoond. Eén en ander wijst voor zich. 11. Na het aanmaken van een exportbestand van afspraken (met name voor het beschikbaar stellen van het opzoeken van afspraken op uw website) met de knop ‘Export’ in het afsprakenboek, is het soms nodig een extern programma automatisch op te starten, bijvoorbeeld voor de nabewerking van de geëxporteerde gegevens of het direct plaatsen van het exportbestand op de website. Omdat dit per gebruiker kan verschillen, kunt u in menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | tabblad Externe Progs’ een programma en eventuele noodzakelijke parameters definiëren. Deze instellingen kunt u het beste in overleg met uw (website-) systeembeheerder configureren. 12. Het volgende geldt alleen voor gebruikers van Orthview: bij het door OrthoPLAN doorgeven van de achternaam van de patiënt aan Orthview wordt in deze nieuwe update de correspondentienaam doorgegeven in plaats van de geslachtsnaam. Wel worden de tussenvoegsels toegevoegd aan de achternaam en niet meer op de apart daarvoor bestemde ruimte in het koppelbestand. Dit is voor de functionaliteit overigens niet van belang en mag u negeren. 13. Als u gebruik gaat maken van de service ‘E-declareren’ bij Fa-med, dient u ons de ingangsdatum door te geven, aangezien dit consequenties heeft voor de controles die door Fa-med worden toegepast op dit type declaraties in combinatie met de verrichtingendatum. 14. Nog steeds treden bij zorgverzekeraars inconsequenties op in het gebruik van de voorloopcodes (003, 013, 014) in het geval van declaraties van verrichtingen in het kader van de bijzondere tandheelkunde. Voor zover die bekend zijn, zijn deze in OrthoPLAN geïmplementeerd. 15. Het is aan te raden de nieuwste versie van Wordviewer te installeren, omdat steeds vaker gebruik wordt gemaakt van docx-bestanden. Het is wel noodzakelijk in OrthoPLAN te definiëren waar de te gebruiken Wordviewer op de werkstations is geïnstalleerd. Dit moet op elk werkstation in dezelfde map zijn, maar dat gaat automatisch als u op elk werkstation dezelfde WordViewer installeert. Het genoemde programmabestand dient u te definiëren in menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | Tabblad Systeemgegevens’. In het functiegroepvak ‘Externe systeemprogramma’s’ vult u in het daartoe bestemde tekstvak de naam van het WordViewer programmabestand in, analoog aan die voor andere programma’s als bijvoorbeeld Acrobat Reader en Outlook Express. De standaardnaam voor deze WordViewer is ‘C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\WORDVIEW.EXE’.

Informatie over update van OrthoPLAN versie 2660-2

-

Januari 2011.

In deze vervolgupdate zijn de nieuwe tarieven en de UZOVI-wijzigingen geïmplementeerd die per 01 januari 2011 van kracht zijn geworden. Deze update is door ons geïnstalleerd. De installatieprocedure wordt daarom hier niet besproken. Eventuele wijzigingen ten opzichte van versie 2660 zullen worden besproken in de beschrijving van versie 2700 die in juni 2011 beschikbaar wordt gesteld. Opmerking: de groep patiënten met UZOVI code 9665 wordt opgesplitst in drie UZOVI codes, namelijk 9665, 3334 en 3335. Omdat niet van te voren bekend is, welke patiënten naar welke UZOVI code gaan, dient u dit handmatig met behulp van een Vecozo COV-check te controleren. Om die reden is het niet mogelijk een integrale conversie van 9665 uit te voeren.


-

datum 16 september 2010.

Installatie. OrthoPLAN heeft het ‘BSN Zorg keurmerk RB+’ gekregen. Daarmee voldoet OrthoPLAN aan alle eisen, wensen en aanbevelingen die aan administratieve applicaties worden gesteld in het kader van de invoering van de Wet gebruik BSN in de Zorg (Wbsn-z). Gelet op de uitgebreide bestandsconversie die noodzakelijk is om de wettelijk verplichte wijzigingen in de administratieve afhandeling van gegevens tot stand te brengen, wordt versie 2660 door ons geïnstalleerd. Daarmee worden fouten in installatie en conversie tot een minimum beperkt, als gevolg van een nauwkeurige controle op het installatieproces. Deze installatie kan per inloggen plaatsvinden. Daarnaast dient een aantal handelingen op locatie in de praktijk te worden uitgevoerd. Deze kunnen door u of een medewerker of systeembeheerder worden gedaan, onder telefonische begeleiding. Ook is het mogelijk de gehele installatie, inclusief de benodigde paslezer en UZI-pas, tegen het geldende voorrijd- en uurtarief door ons op locatie te laten uitvoeren. Wij nemen contact met u op om afspraken te maken. Na het installeren kan bij het opstarten van het programma een update conflict gemeld worden. De huidige versie wordt dan aangegeven als 2660 en de update versie als 2650. In dat geval kunt u de melding negeren en op de knop ‘Start OrthoPLAN’ klikken. Als bij alle gebruikers versie 2660 is geïnstalleerd, verdwijnt de melding betreffende het update conflict.

Kosten. Wegens het onvoorzienbare wettelijk opgelegde karakter van de wijzigingen valt deze update niet onder het onderhoudscontract en zijn hieraan dus kosten verbonden. De kosten van de update zelf bedragen € 2.350,00 waarop een korting van 30% wordt toegepast. Dit betekent, dat netto eenmalig een bedrag van € 1.645,00 exclusief BTW wordt doorberekend. Daarnaast zullen installatiekosten op basis van nacalculatie van gewerkte uren (onder andere inloggen, telefonische begeleiding) en indien van toepassing (bij installatie op locatie) voorrijdkosten worden berekend. Ervaring leert, dat de installatie afhankelijk van de snelheid van uw systeem 2 à 3 uur bedraagt. Gezien het verplichtend karakter en het met deze update gepaard gaande extra onderhoud worden de jaarlijkse onderhoudskosten aangepast. Alhoewel het gebruikelijk is 15% van de updatekosten als jaarlijks onderhoud te berekenen, zal de verhoging van het onderhoud voor deze update slechts 10% van de nettoprijs, zijnde € 165,00 exclusief BTW per jaar bedragen.

Wijzigingen met betrekking tot het BSN. De inhoudelijke wijzigingen met betrekking tot de Wet gebruik BSN in de Zorg worden onderstaand in hoofdstuk 1 tot en met 10 beschreven.

1. Inleiding Met de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) introduceert de overheid één persoonsgebonden nummer dat gebruikt zal worden als hulpmiddel voor het ontsluiten van persoonsgegevens (zoals naam, adres, geboortedatum, geslacht) in praktisch alle registraties met persoonsgegevens van de overheid. Met dit nummer, het BSN, kunnen persoonsgebonden gegevens doelmatig en betrouwbaar uitgewisseld worden binnen de overheid en tussen de overheid en burgers. Bij de inwerkingtreding van de Wabb op 26 november 2007 zijn de sofinummers van in de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) ingeschreven personen omgezet naar BSN’s. Nieuwe burgers ontvangen bij inschrijving bij een gemeente (in de GBA) een BSN. De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft besloten om het BSN ook in de zorgsector in te voeren. Kern van de wet die hierop betrekking heeft, de Wet gebruik BSN in de zorg (Wbsn-z), is dat zorgaanbieders, zorgverzekeraars en indicatieorganen het BSN moeten opnemen in de eigen administratie én gebruiken bij onderlinge uitwisseling van gegevens over hun patiënten (persoonsgegevens, medisch-inhoudelijke en financieel en/of administratieve gegevens). Het doel van de wet is de kwaliteit van de zorgverlening te verbeteren door betrouwbare gegevensuitwisseling in de zorg. Onderdeel van de regelgeving is dat voor het gebruik van het BSN door de zorgsector een eigen sectorportaal is waar de BSN’s kunnen worden opgevraagd: de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z). Daarnaast zijn er registers (het UZI-register en ZOVAR) voor de registratie van gebruikers van het BSN in de zorg (zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars). Ook worden eisen gesteld aan de beveiliging van de elektronische communicatie. De Wbsn-z is op 1 juni 2008 in werking getreden. Vanaf die datum mag het BSN worden gebruikt mits aan alle randvoorwaarden uit de wet is voldaan. Na een invoeringsperiode van een jaar, dus vanaf 1 juni 2009, is het gebruik van het BSN in de zorg verplicht.

2. BSN en identificatie van de patiënt Zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars moeten het BSN gebruiken in hun administratie en in hun onderlinge communicatie over patiënten. Het BSN wordt ook gebruikt voor het versturen en betalen van rekeningen tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars. Duidelijk moet zijn dat het juiste BSN bij de juiste persoon gebruikt wordt. Daarom moeten gebruikers van het BSN in de zorg, voordat ze het BSN van een patiënt in gebruik nemen, aan twee verplichtingen voldoen:

1. zij moeten de identiteit van de patiënt vaststellen (identificatie); 2. zij moeten het BSN van de patiënt opvragen of verifiëren. Pas na deze handelingen staat vast dat het BSN, de persoonsgegevens en de persoon bij elkaar horen en mag het BSN gebruikt worden.

Ad 1. Het identificeren van de patiënt De identiteit van de patiënt wordt vastgesteld aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht. De zorgaanbieder neemt aard en nummer van het document op in zijn zorgadministratie. Dit is het vaststellen van de identiteit. Als de zorgaanbieder al een behandelrelatie heeft met de patiënt, heeft de zorgaanbieder ten aanzien van deze persoon geen identificatieplicht maar een vergewisplicht. Onder vergewissen wordt verstaan dat de zorgaanbieder zich ervan moet verzekeren wie de patiënt is. Dat kan door herkenning (als de zorgaanbieder de patiënt goed kent), door het stellen van controlevragen of met behulp van een wettelijk identiteitsdocument. De zorgaanbieder bepaalt hoe hij aan de vergewisplicht voldoet. Er rust dan ook een verantwoordelijkheid bij de zorgaanbieder aangezien de betrouwbaarheid waarmee hij de identiteit van de patiënt bepaalt, van doorslaggevende betekenis is voor de betrouwbaarheid van verwerkte (medische) persoonsgegevens.

Ad 2. Het opvragen of verifiëren van het BSN Een zorgaanbieder vraagt het BSN op bij een betrouwbare bron. Een betrouwbare bron om BSN’s te verkrijgen is de SBV-Z maar ook Vecozo. De SBV-Z is speciaal opgericht voor de zorgsector om BSN’s te leveren en ontleent haar gegevens aan de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA). De zorgaanbieder hoeft het BSN niet zelf op te vragen of te verifiëren als hij het BSN heeft verkregen van een andere gebruiker van het BSN die de juistheid daarvan al eerder heeft vastgesteld. Dit geldt voor een automatisch overgenomen BSN, maar niet voor een zelf ingetypt BSN. Dit laatste is altijd onbetrouwbaar en resulteert in het vermelden van de kwalificatie ´BSN verkregen uit onbetrouwbare bron´, waarmee communicatie van dit BSN naar extern niet is toegestaan. Wanneer het BSN wordt doorgeleverd, blijft altijd de plicht bestaan om de identiteit van de patiënt vast te stellen. Wanneer er wordt getwijfeld aan de juistheid van het BSN dat is doorgegeven, moet het BSN alsnog worden opgevraagd of geverifieerd. De zorgaanbieder neemt het BSN van de patiënt op in zijn administratie bij het vastleggen van persoonsgegevens over de zorgverlening. Daaronder valt ook de financieel en/of administratieve afhandeling van de verleende zorg.

Bij uitwisseling van persoonsgegevens met gebruikmaking van het BSN zal zonder twijfel vast moeten staan op welke persoon het BSN en die gegevens betrekking hebben. Alleen dan kunnen persoonsgegevens en BSN vertrouwd en verantwoord worden uitgewisseld tussen zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars. Een zorgaanbieder zal daarom altijd het volgende doen: - Formeel de identiteit vaststellen aan de hand van een wettelijk identiteitsdocument (als het gaat om een nieuwe patiënt) of zich vergewissen van de identiteit van de patiënt (als het gaat om een patiënt waar al een behandelrelatie mee is aangegaan). - Het correcte BSN bepalen en vastleggen. Dit geldt zowel voor nieuwe patiënten als voor patiënten van wie de behandeling reeds een aanvang heeft genomen.

Pas als na deze handelingen vaststaat dat het BSN, de persoonsgegevens en de persoon bij elkaar horen, mag het BSN worden gebruikt. OrthoPLAN versie 2660 is zodanig aangepast dat aan al deze wettelijk verplichte doelstellingen voldaan kan worden. Dit is herkenbaar aan het BSN Zorgkeurmerk en het RB+ predicaat.

3. UZI-middelen UZI staat voor Unieke Zorgverlener Identificatie. Een UZI-authenticatiemiddel is een voorwaarde voor veilige elektronische communicatie met de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBVZ) en het landelijk schakelpunt (LSP). Voor het softwarematig bevragen van de SBV-Z om bijvoorbeeld BSN en persoonsgegevens op te halen, hebben zorgaanbieders een UZI-pas nodig. Om deze pas aan te vragen registreert u zich bij het UZI-register als abonnee en vraagt u UZI-pas(sen) en Paslezer(s) aan. Zie hiervoor ook www.SBV-Z.nl en www.infoBSNzorg.nl met alle informatie. Paslezer en UZI-pas hebt u dientengevolge nodig om met OrthoPLAN toegang te verkrijgen tot de diensten van de SBV-Z. Kijk op www.uziregister.nl of neem contact op met uw systeembeheerder voor installatie van de UZI-pas en paslezer. Vergeet niet te testen of de installatie goed is uitgevoerd! Via genoemde website kunt u deze test uitvoeren. Zie voor verdere informatie over de installatie van de UZI paslezer de volgende URL: http://www.uziregister.nl/technischesupport/installerenuzipasenkaartlezer/windows/default.asp Let op: naast de installatie van de pas en paslezer moeten ook in OrthoPLAN bepaalde instellingen worden gemaakt. Deze kunnen over het algemeen niet telefonisch zonder hulp van iemand ter plaatse, omdat het fysiek nu eenmaal onmogelijk is telefonisch een pas in en uit een paslezer te schuiven. Tevens is het noodzakelijk instellingen te doen op het werkstation waaraan de paslezer

via een USB poort gekoppeld is. Over het algemeen is geen inlogmogelijkheid daarvoor ter beschikking.

4. Layout OrthoPLAN De indeling van het patiëntgegevensscherm is gewijzigd om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen van de Wet gebruik BSN in de Zorg. Op het tabblad ‘Persoonsgegevens’ staan de BSN gegevens en is er een rubriek ‘Partnergegevens’ toegevoegd. Het tabblad ‘Identiteit’ geeft de mogelijkheid gegevens over het identiteitsdocument vast te leggen alsmede de vaststelling van de identiteit op basis van vergewissen en de mogelijkheid tot het uitvoeren van een WID controle (WID = Wet op de Identificatie). De WID controle geeft uitsluitsel of het identiteitsdocument van de patiënt ‘in omloop is’. Is dat niet het geval, dan hebt u naar alle waarschijnlijkheid te maken met een vals of vermist identiteitsdocument. Het tabblad ‘Overige SBV-Z’ gegevens biedt de mogelijkheid voor het vastleggen van minder courante gegevens die na bevraging van de SBV-Z uit de retourinformatie van de Gemeentelijke Basisadministratie komen. De werking van genoemde functionaliteiten wordt onderstaand verder besproken.

5. Aandachtspunten met betrekking tot het patiëntgegevensscherm

5.1. Betrouwbaarheid van het BSN. De bron van het BSN dient ‘betrouwbaar’ te zijn, anders mag het BSN niet worden doorgegeven naar enige externe ontvanger van informatie. Dit heeft o.a. gevolgen voor de declaratie. Is de bron niet betrouwbaar, dan mag het BSN niet op declaratie staan en wordt de nota afgewezen door de zorgverzekeraar. Door middel van een COV-check bij Vecozo ofwel een bevraging bij de SBV-Z kunt u het BSN opvragen en als ‘betrouwbaar’ opslaan. Het eigenhandig intypen van het BSN is wel mogelijk, maar daarmee wordt de bron van het BSN (weer) onbetrouwbaar!

5.2. Identiteit wel of niet vastgesteld. Is de identiteit niet op basis van een wettelijk identiteitsdocument of op basis van vergewissen vastgesteld, dan mag het BSN niet worden doorgegeven.

6. Werken met de UZI-pas

Als de paslezer is geïnstalleerd en u over een geldige pas beschikt kan voor het uitvoeren van de WID controle of het opvragen van een BSN verbinding worden gemaakt met de SBV-Z. Als OrthoPLAN u daarom vraagt, steekt u de pas in de paslezer en wacht u tot het lampje niet meer knippert. Na enige seconden verschijnt een schermpje met het verzoek de pincode in te typen. Als deze wordt geaccepteerd kan OrthoPLAN gebruik maken van de diensten van de SBV-Z. Als deze verbinding een tijd niet gebruikt wordt, moet de pas gereset worden. Verwijder daartoe de pas uit de paslezer, wacht tot het lampje op de paslezer niet meer knippert, plaats de pas terug en wacht weer tot het lampje niet meer knippert. Het schermpje voor het invoeren van de pincode verschijnt weer. U kunt overigens de tijd waarna de SBV-Z sessie sluit, instellen via menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | Tabblad Certificaten en URL’s’. Het verdient aanbeveling de maximale tijdsduur van 9999 seconden in te stellen. Na elke bevraging van de SBV-Z wordt de time out teller weer op 0 seconden gestart. LET OP: Het is heel belangrijk om aan het einde van de dag de pas uit de paslezer te halen. Indien dit vergeten wordt en de computer wordt opgestart gaat Windows om een pincode vragen voor het aanmelden. Indien u hier 3 maal een foutieve code invoert wordt de pas ongeldig! Als u toch de computer hebt opgestart met de pas in de paslezer kunt u gewoon de pas uit de paslezer halen en zich hierna normaal bij Windows aanmelden.

7. Wijzigingen in OrthoPLAN met betrekking tot het gebruik van het BSN

7.1. Algemeen Om te kunnen voldoen aan de eisen van het BSN-keurmerk zal OrthoPLAN soms om een bevestiging van bepaalde invoer vragen via een dialoogvenster. Deze vragen worden hier niet apart in detail behandeld, omdat ze in het programma voor zich spreken.

7.2. BSN controle en identiteit vaststellen Voor met name de facturering is het belangrijk dat elke patiënt waarbij gedeclareerd wordt een BSN uit betrouwbare heeft en dat zijn of haar identiteit minstens Vergewist is. Om het BSN te controleren kunt u gebruik maken van menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties | Tabblad Correcties’. Hier is de mogelijkheid gemaakt om via Vecozo (dit is ook een betrouwbare bron) bij vooraf in te stellen reeksen patiënten het BSN te controleren en vast te leggen. Uiteraard dient het werkstation waarop dit gebeurt via een geïnstalleerd Vecozo certificaat contact te kunnen maken met de database van Vecozo. Het verdient aanbeveling de hoeveelheid op

te vragen patiënten per run door middel van de beschikbare instellingen te beperken tot bijvoorbeeld 100. Met menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties | tabblad ‘BSN en identiteit’ kunnen via de keuzelijst ‘Type overzicht’ controlelijsten worden aangemaakt (zie aldaar). De identiteit van de gevonden groep patiënten kan vervolgens in één keer vergewist worden. Markeer hiervoor de desbetreffende patiënten die in het overzicht getoond worden en klik op de knop ‘Geselecteerde patiënten vergewissen’. Dit ontslaat u niet van de plicht bij elk bezoek van een patiënt aan de praktijk de identiteit te vergewissen. Door middel van de knop ‘Identiteit vaststellen bij groep patiënten’ kan in één keer de identiteit worden vastgesteld bij alle patiënten bij wie het afgelopen half jaar een verrichting is gedeclareerd.

7.3. Correspondentie De vermelding van het BSN in een brief is afhankelijk van de betrouwbaarheid van de bron (is de bron Vecozo of SBV-Z). Is de bron niet betrouwbaar, dan mag het BSN niet in een brief vermeld worden. OrthoPLAN regelt het vermelden van het BSN automatisch.

7.4. Het patiëntgegevensscherm Dit is op veel plaatsen gewijzigd om alle nieuwe functionaliteiten een plaats te geven. De wijzigingen worden per tabblad besproken. 7.4.1. Tabblad ‘Persoonsgegevens’ Elke persoon is in de GBA uitsluitend geregistreerd onder de geslachtsnaam (bij gehuwde vrouwen de meisjesnaam). Over het algemeen levert dit bij jonge patiënten en mannen geen problemen op in de bestanden. In OrthoPLAN werd voorheen de achternaam van gehuwde vrouwen echter meestal (naar de wens van de patiënt) in één veld als combinatie partnernaam-geslachtsnaam opgeslagen. Vanaf versie 2660 worden geslachtsnaam en partnernaam gescheiden opgeslagen. Bij het installeren van versie 2660 worden de namen al zoveel mogelijk automatisch opgesplitst. Om de juistheid hiervan te controleren is het verstandig bij een volgend bezoek van een gehuwde vrouw aan de praktijk gebruik te maken van de knop ‘Controleer geslachtsnaam’. In de rubriek ‘Partnergegevens’ kunt u aangeven hoe de aanroep van de patiënt plaats moet vinden via de keuzelijst ‘Te hanteren correspondentienaam’. Deze instelling wordt bij correspondentie en in het afsprakenboek gehanteerd. Het lettertype van de knop ‘Controleer geslachtsnaam’ is vet als controle nog niet heeft plaatsgevonden en de patiënt 18 jaar of ouder is. Uiteraard hoeft deze knop alleen bij vrouwen te worden gebruikt.

In het gedeelte ‘BSN gegevens’ kunt u (uiteraard na klikken op de knop ‘Wijzigen’) door op de knop ‘SBV-Z BSN diensten’ te klikken verbinding maken met de SBV-Z, met behulp van de UZIpas, zoals eerder beschreven. Het formulier dat verschijnt, bestaat uit 2 gedeelten, links de gegevens uit de database van OrthoPLAN, rechts de gegevens uit de GBA via SBV-Z. Initieel is het rechtergedeelte leeg. Door het klikken op de knop ‘Opvragen en/of verifiëren BSN’ worden de persoonsgegevens, inclusief het BSN, opgehaald aan de hand van de gegevens in het OrthoPLAN gedeelte van dit scherm. Daarbij zijn de links getoonde witte velden de mogelijke zoetitems. Minimaal zijn de geboortedatum en geslacht verplichte zoekitems. Daarnaast is als verplicht zoekitem nodig ofwel de geslachtsnaam, ofwel de combinatie postcode-huisnummer. Het resultaat van de zoekactie verschijnt in het tekstveld onderaan het scherm. De daar getoonde meldingen spreken voor zich. Als het veld groen gekleurd is, is de zoekactie met een goed resultaat afgerond. Het kan voorkomen dat het resultaat afwijkende gegevens oplevert. Dit wordt in het tekstveld vermeld. Over het algemeen is dat geen probleem. De gegevens uit de OrthoPLAN database verschillen dan kennelijk van die uit de GBA, maar er is klaarblijkelijk wel een unieke match van de gevraagde persoonsgegevens gevonden. Een duidelijk overzicht van de verschillen ziet u aan de kleur van de velden aan de SBV-Z zijde. Een oranje gekleurd veld geeft een verschil aan. U kunt er voor kiezen een of meerdere van deze gegevens niet over te nemen in OrthoPLAN. Dit doet u door in het desbetreffende oranje veld te klikken waarmee de oranje kleur verdwijnt. Let op: deze functionaliteit kunt u gebruiken in een situatie, dat u bepaalde gegevens van de patiënt handmatig hebt ingetypt en via de SBV-Z geen gegevens van de patiënt worden ontsloten! Een leeg veld aan de SBV-Z zijde zou dan een ingevuld veld aan de OrthoPLAN zijde wissen bij het overnemen van de gegevens van SBV-Z naar OrthoPLAN! Dit kan voorkomen als er een beperking op de verstrekking van gegevens van een persoon van toepassing is, zoals bij leden van het Koninklijk Huis. Als op de gebruikte zoekitems geen unieke match wordt gevonden, moet door een verfijning van de zoekopdracht een nieuwe poging worden gedaan. U kunt hierbij denken aan het toevoegen van de voorletter, niet te verwarren met de eerste letter van de roepnaam. Als het BSN al vermeld is in de OrthoPLAN zijde van het scherm, kunt u via de knop ‘Opvragen persoonsgegevens’ alle desbetreffende gegevens van de patiënt ophalen. Bij het inschrijven van een nieuwe patiënt is dit bijzonder handig. U typt dan namelijk in het patiëntgegevensscherm alleen het BSN in, dat u meestal op het verzekeringpasje kunt vinden. Als u vervolgens naar de SBV-Z diensten gaat en u klikt op ‘Opvragen persoonsgegevens’ krijgt u alle gegevens, inclusief geslachtsnaam, voorletters, etc. aan de SBV-Z zijde van het scherm. Deze hoeft u dan dus niet meer

in te typen en zijn per definitie correct, omdat ze uit de GBA zijn verkregen. Hiermee worden bijvoorbeeld fouten in aanlevering van declaraties aan factoringbedrijven voorkomen. Na het opvragen van het BSN of het opvragen van de persoonsgegevens, desgewenst in combinatie met het deselecteren van de niet over te nemen velden als boven beschreven, klikt u op ‘Neem persoonsgegevens over’. Daarmee verplaatsen de gegevens uit de oranje gekleurde rechts getoonde (SBV-Z-)velden naar de OrthoPLAN zijde en worden eventueel resterende verschillen uiteraard wederom oranje aangegeven. Nu controleert u de links getoonde gegevens. Door op ‘Actualiseer patiëntgegevens’ te klikken, brengt u de gegevens daadwerkelijk naar het patiëntgegevensscherm over. Daarbij wordt door OrthoPLAN het veld ‘Voorletters’ automatisch gevuld met de eerste letters van de voornamen. Vervolgens kunt u overige gegevens toevoegen of wijzigen, gevolgd door het vastleggen van de patiëntgegevens. Omdat het BSN op deze wijze uit de GBA is verkregen, krijgt het de kwalificatie ‘betrouwbaar’, hetgeen ook in het scherm wordt weergegeven. 7.4.2. Tabblad ‘Identiteit’ Hier kunnen identiteitgegevens worden ingevoerd. Bij het vaststellen van de identiteit van een nieuwe patiënt moet u in de rubriek ‘Vaststelling identiteit op basis van een wettelijk identiteitsdocument’ uit de keuzelijst het betrokken documenttype selecteren en het documentnummer invullen. Een buitenlands paspoort geldt niet als wettelijk identiteitsdocument. Als u twijfelt aan de geldigheid van het document voert u een Wid controle uit. Daartoe klikt u op de knop ‘Voer uit’ in de rubriek ‘Wid controle’. In het daarna getoonde scherm klikt u op ‘Controleer’. Vervolgens wordt het al dan niet in omloop zijn van het document weergegeven, dat vervolgens moet worden vastgelegd. Bij een bestaande patiënt kan worden volstaan met het vergewissen van de identiteit door op dit tabblad in de desbetreffende keuzelijst in de rubriek ‘Vaststelling identiteit op basis van vergewissen’ de keuze ‘Ja’ te selecteren. 7.4.3. Tabblad ‘Adres’ De adresgegevens zijn aangepast aan de eisen van de SBV-Z. In de rubriek ‘Laatst bekende adresgegevens van de GBA’ staan de adresgegevens zoals die zijn geleverd uit de GBA bij de laatste bevraging via de SBV-Z. Deze gegevens zijn daarom niet handmatig te wijzigen. De adresgegevens in de rubriek ‘Adres’ zijn de door OrthoPLAN gehanteerde adresgegevens. Deze velden worden gevuld met de feitelijk correcte adresgegevens uit het scherm van de SBV-Z diensten, zodra de knop ‘Actualiseer patiëntgegevens’ wordt geklikt. Deze zijn wel handmatig te wijzigen.

Let op: voor wat betreft de adresgegevens is het volgende onderscheid met betrekking tot de plaatsnamen van groot belang. Er worden drie benamingen van plaatsen gehanteerd: de gemeente van inschrijving, de woonplaats en het gemeentedeel. De SBV-Z levert alleen de gemeente van inschrijving en het gemeentedeel. De woonplaats als zodanig wordt niet aangeleverd. Deze moet worden gedestilleerd uit de 4 cijfers van de postcode. Door middel van de 4 cijfers van de postcode van de gemeente van inschrijving wordt de woonplaats bepaald. Een voorbeeld: stel de gemeente van inschrijving is ‘Noordoostpolder’ en de postcode is ‘8307 PN’. Omdat de 4 cijfers 8307 uniek zijn voor het dorpje ‘Ens’ kan de woonplaats ‘Ens’ uit de 4 cijfers van de postcode van de gemeente van inschrijving worden bepaald. Het gemeentedeel is een onderdeel, dat door de gemeenten zelf kan worden ingevuld. Een landelijke standaard daarvoor ontbreekt, dus heeft het weinig tot geen waarde voor de adressering. Uiteraard is het in dit kader van groot belang, dat OrthoPLAN een tabel van de 4 postcodecijfers met bijbehorende woonplaatsen tot zijn beschikking heeft om zelf de woonplaats te kunnen bepalen. Bij de installatie van versie 2660 wordt deze tabel automatisch aangemaakt op basis van de reeds in de bestanden aanwezige postcodes. Uiteraard kunnen hier van oudsher fouten en onvolkomenheden in voorkomen. Elders in de beschrijving van de wijzigingen in versie 2660 kunt u meer hieromtrent lezen. Let ook op het juiste gebruik van de adresgegevens in het geval van patiënten, die nog ingeschreven staan in hun oorspronkelijke gemeente, maar inmiddels (tijdelijk) zijn verhuisd naar een andere gemeente. Dit kan bijvoorbeeld bij studenten het geval zijn. De adresgegevens in de rubriek ‘Adres’ zijn bepalend voor de adressering door OrthoPLAN. 7.4.4. Tabblad ‘Overige SBV-Z gegevens’ Hier zijn minder relevante gegevens uit de GBA ondergebracht, waar verder niet op behoeft te worden ingegaan.

8. Patiënt zoeken Het scherm ‘Patiënt selectie’ via de knop ‘Patiënt zoeken’ is enigszins gewijzigd. Een gehuwde vrouw wordt nu voortaan met de geslachtsnaam gezocht. Wilt u toch zoeken op partnernaam dan kunt u dit onderaan het scherm aanvinken. Het zoeken verloopt dan iets trager. Uiteraard kan de patiënt nu ook gezocht worden met behulp van het BSN. Indien naast het BSN meer zoekitems zijn ingevuld, zal alleen op het BSN worden gezocht.

9. Nota’s Als het BSN niet via een betrouwbare bron is verkregen, wordt het BSN niet opgenomen in het MZ301 declaratiebestand voor verzekeraar of factoringmaatschappij. Bij welke patiënten de ‘Bron BSN’ op ‘Eigen Administratie’ staat en dus niet betrouwbaar is, kunt u controleren met het menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties | Tabblad BSN en identiteit | Keuzelijst: Type overzicht’. De verzekeraar zal een declaratie afwijzen als het BSN ontbreekt. Let hier goed op bij de uitdraai van de voorlopige nota’s. Bij de desbetreffende declaratie staat als Bron BSN: Eigen administratie vermeld. Alvorens de definitieve declaraties aan te maken, dient u voor de desbetreffende patiënten een SBV-Z bevraging van het BSN of een COV check bij Vecozo uit te voeren. Bij het maken van de nota’s wordt gekeken of de identiteit van de betrokken patiënten is vastgesteld (anders mag immers het BSN niet worden doorgegeven). Indien dit niet het geval is, wordt dit vermeld in een nieuw tekstveld op het declaratiescherm. Vaststellen van de identiteit kan dan alsnog plaatsvinden door middel van het klikken op de desbetreffende daar getoonde knop. Bij vervolg wordt dan om een bevestiging gevraagd. Deze procedure wijst voor zich.

10. Reorganisatieverslag Indien alle bestanden worden gereorganiseerd wordt ook een overzicht gegeven van patiënten met hetzelfde BSN. Het kan voorkomen dat 2 verschillende patiënten in uw bestand hetzelfde BSN hebben. Naar alle waarschijnlijkheid is de oorzaak een in het verleden handmatig ingevoerd BSN. Dit moet gecorrigeerd worden. Het kan ook voorkomen dat dezelfde patiënt dubbel is ingevoerd. Dit kan niet gecorrigeerd worden, want patiënten kunnen niet worden afgevoerd. Wel kan het handig zijn om de geslachtsnaam van de patiënt met de minst belangrijke gegevens te wijzigen in een dummy naam en tevens in het veld ‘Belangrijk’ te verwijzen naar het correcte patiëntnummer. Deze niet meer gebruikte patiënt kan worden voorzien van het dummy BSN ‘9999.99.999’.

Overige wijzigingen van OrthoPLAN versie 2660

-

-

datum 16 september 2010.

Voor diverse gebruikers zijn individuele wijzigingen aangebracht. U wordt verzocht voor zover van toepassing deze te controleren.

-

Diverse zorgverzekeraars hebben geëist bepaalde ‘voorloopcodes’ bij sommige prestaties te vermelden in het MZ301-declaratiebestand alvorens tot vergoeding over te gaan. Helaas verschillen de gewenste voorloopcodes tussen de zorgverzekeraars. Op dit moment zijn de ons bekende voorloopcodes geprogrammeerd. Bij wijzigingen of toevoegingen kunt u contact opnemen. Het verdient aanbeveling wegens deze wijzigingen de naturadeclaraties goed te controleren.

-

Als in de boekhouding een bedrag wordt geboekt op een nota, die ter incasso of oninbaar is, kleurt het vakje van het notanummer in de ingevoerde boekingentabel geel, analoog aan de voor autorisatie gebruikte rode of groene kleur. Daarmee wordt u geattendeerd op het feit, dat eventueel een actie naar een incassobureau moet worden ondernomen.

-

Op het tabblad ‘Klinische gegevens’ van de behandelkaart wordt rechtsboven de laatst gedeclareerde behandelmaand en de datum van de jongste aanvangstoeslag getoond. Daarmee wordt snel inzicht in de behandelvoortgang vergemakkelijkt.

-

Naast wijzigingen in de lay-out van het gele patiëntgegevens scherm in het kader van het gebruik van het BSN, die elders zijn beschreven, is een aantal andere tabbladen gewijzigd. Op het tabblad ‘Relaties’ worden de gegevens van tandarts, huisarts en debiteur compleet weergegeven. Ook is de plaatsing van bepaalde velden gewijzigd. Daarnaast is het tabblad ‘Termijnbedragen’ gewijzigd in ‘Decl. instellingen’. Een aantal niet meer van toepassing zijnde gegevens zijn hiervan verwijderd. De behandelmaanden zijn op dit tabblad in volgorde van recent naar oud weergegeven. Eén en ander spreekt voor zich. De indeling van de tabbladen ‘Persoonsgegevens’, ‘Identiteit’, ‘Adres’ en ‘Overige SBVZ-gegevens’ houden verband met de vernieuwde BSN wijzigingen.

-

Bij het maken van nieuwe nota’s is de mogelijkheid van het kiezen van patiënten op basis van de selectie ‘Particulier type ZF nieuwe stijl’ en ‘ZF oude stijl’ verdwenen. Mocht u daar totnogtoe wel gebruik van maken of twijfels hierover hebben, dient u alvorens versie 2660

wordt geïnstalleerd per direct contact op te nemen. Alle patiënten worden vanaf nu op de bestaande ‘Particuliere Oude Stijl’ manier gedeclareerd. Via instellingen bij patiëntgegevens en zorgverzekeraars kan desgewenst onderscheid worden gemaakt in de manier van declareren. Het onderscheid tussen particulier en ziekenfonds wordt hiermee verlaten. Bij alle archiefpatiënten (HSP) worden tijdens de bestandsreorganisatie de soort polis van zowel basis als aanvullende verzekering op Restitutie gezet. Op het reorganisatieverslag staat ook het aantal resterende als ZFNS en ZFOS geregistreerde patiënten vermeld. Als bij alle gebruikers is gebleken, dat geen gebruik meer wordt gemaakt van de indeling in particulier en ziekenfonds, worden deze patiënten in een volgende update dienaangaande gewijzigd.

-

Wellicht ten overvloede wordt hier gewezen op de mogelijkheid van het openen van diverse mappen via het binnen OrthoPLAN te kiezen menu ‘Opties | Mappen’. Hiermee is direct toegang te verkrijgen tot bepaalde bestanden, zonder de noodzaak via de verkenner de OrthoPLAN-map te benaderen.

-

Aan het menu ‘Plugins’ is een extra optie ‘Omnikey Token Manager’ toegevoegd. Dit programma wordt gebruikt voor het configureren van de paslezer met UZI-pas ten behoeve van benadering van de SBVZ. In principe worden de instellingen door de systeembeheerder gedaan.

-

Voor de duidelijkheid wordt het opschonen van het relatiebestand (bijvoorbeeld het afvoeren van een tandarts) hier nogmaals uitgelegd. Als u een relatie uit het bestand wilt afvoeren, opent u menu ‘Bestanden | Relaties | Gegevens’. U selecteert de af te voeren relatie en klikt op ‘Afvoeren’. Als de relatie een tandarts of huisarts is, wordt gecontroleerd of aan deze tandarts één of meer patiënten zijn gekoppeld. Is dat niet het geval, kan de tandarts worden afgevoerd. Zijn er wel patiënten aan deze tandarts gekoppeld, krijgt u daarvan een melding. Door het klikken op de knop ‘Toon’ verschijnt de lijst met gekoppelde patiënten. De tandarts kan dan niet op deze wijze worden afgevoerd. Het is dan noodzakelijk het afvoeren van de tandarts te combineren met het koppelen van de patiënten aan een andere tandarts. Ga daartoe als volgt te werk. Kies het menu ‘Bestanden | Relaties | Tandartsen samenvoegen’. Klik op de knop ‘Zoek af te voeren tandarts’ en selecteer deze. Zoek nieuwe tandarts voor de gekoppelde patiënten door te klikken op de desbetreffende knop en de nieuwe tandarts te selecteren. Klik op ‘Doorgaan’. Er verschijnt nu een ernstige waarschuwing, dat een back-up moet zijn gemaakt. Als het proces van omkoppelen fout gaat, is het patiënten bestand onbruikbaar geworden. Als een back-up van direct

voorafgaande aan het afvoeren van de tandarts beschikbaar is, kan op de knop ‘Ja’ worden geklikt om het afvoeren en omkoppelen te vervolgen. Gezien het bovenstaande is het aanbevelenswaardig voor een dergelijke opschoonactie een aparte sessie te reserveren, tijdens welke geen ander gebruik van OrthoPLAN wordt gemaakt. Voor een efficiënt gebruik van de tijd, kan het beste van te voren een lijst van af te voeren tandartsen worden gemaakt, die in één of meerdere sessies wordt afgewerkt.

-

Op sommige momenten lijkt het, alsof OrthoPLAN vast zit, ofwel wordt een wit scherm getoond. Het wordt aanbevolen in een dergelijk geval de toetscombinatie Alt-tab te gebruiken. In het algemeen wordt bij het verschijnen van een wit scherm de werking van het programma gewoon gecontinueerd. In alle gevallen geeft niet reguliere beëindiging van het programma kans op gegevensverlies of bestandscorruptie. Neem alvorens te resetten contact op met de helpdesk. Te allen tijde is de gebruiker verantwoordelijk voor gegevensverlies of bestandscorruptie na onoordeelkundig resetten van de computer.

-

Er is een mogelijkheid gemaakt een dagboek boekingenbestand te sorteren op datum gevolgd door documentnummer. Let op: het dagboek mag nergens anders zijn geopend! Eén en ander spreekt voor zich.

-

Op veel plaatsen wordt voor de COV-check gebruik gemaakt van hetzelfde certificaat, dat op verscheidene pc’s is geïnstalleerd. Dit heeft tot gevolg, dat in de systeeminstellingen de vingerafdruk telkens bij elke sessie apart moeten worden gekopieerd. Gemakshalve is nu geprogrammeerd, dat als de vingerafdruk van het VECOZO certificaat van een bepaalde sessie door OrthoPLAN niet gebruikt kan worden, niet bestaat of niet correct is, de vingerafdruk van sessienummer 1 uit de systeeminstellingen gebruikt wordt. Dat betekent wel, dat een foutief ingestelde vingerafdruk bij een sessie op een pc wordt ‘omgeleid’ naar die van sessie één, die niet hoeft te corresponderen met het desbetreffende certificaat. Dit kan verwarring geven. Ook is het mogelijk, dat hierdoor een foutmelding bij het uitvoeren van de COV-check ontstaat.

-

Het is mogelijk gemaakt de datum herinnering, datum aanmaning en herinneringskosten handmatig te wijzigen. Via menu ‘Nota’s | Nota zoeken’ en na het invullen en uitvoeren van de selecties, dubbelklikt u het gewenste notanummer in de linker kolom van de tabel. Op het dan getoonde scherm klikt u op ‘Wijzigen’. Na het maken van de gewenste wijzigingen klikt u op ‘Opslaan’ om de gegevens definitief op te slaan. U kunt het scherm vervolgens sluiten.

-

In het patiëntgegevensscherm kunt u met de knop ‘Uitvoer’ een scherm openen waarin u met de knop ‘Fluoride recept’ een fluoride recept op de afspraakprinter kunt printen. In het scherm met systeeminstellingen in het configuratiemenu op het tabblad ‘Afspr,brf. en Fl.rec.’ kunt u de tekst van het recept in maximaal 20 regels invoeren. Let op: de maximale lengte van de regels moet u zelf uittesten. Als in de tekst de letterlijke kreet ‘’ wordt gedefinieerd, komt op die plaats op het recept de huidige datum. Evenzo geldt, dat als in een tekstregel als enige tekst de letterlijke kreet ‘’ (zonder trema) wordt gezet, daar de naam, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats van de patiënt worden geprint. Het kopje met praktijkgegevens wordt automatisch geprint en is identiek aan het kopje op het afsprakenbriefje. Eventuele lege eindregels worden automatisch weggelaten. Als eindregels toch moeten worden geprint, kan het printen daarvan geforceerd worden, door het invoeren van bijvoorbeeld een punt (.) als eerste teken van die regel.

-

Het is mogelijk in het postcodebestand handmatig een postcode/straatnaam/woonplaats combinatie in te voeren. De postcodes zoals die nu in het bestand staan, zijn bepaald aan de hand van alle postcodes, die in de verschillende bestanden voorkomen. Ten behoeve van het bepalen van een woonplaats van een patiënt op basis van de postcode is het noodzakelijk een tabel te hebben, waarbij de vier cijfers van de postcode aan een woonplaats is gekoppeld. Immers, de vier cijfers bepalen de woonplaats. Daarbij is van belang, dat een woonplaats en een gemeente van inschrijving (zoals die via de SBVZ met de UZI-pas uit de GBA wordt gelezen) verschillend kunnen zijn. Bijvoorbeeld: een gemeente van inschrijving kan zijn ‘Noordoostpolder’ terwijl de woonplaats is ‘Ens’. De vier cijfers van de postcode van de gemeente van inschrijving (bijvoorbeeld 8307) geven dan aan dat de woonplaats ‘Ens’ is. OrthoPLAN genereert automatisch uit het bestaande postcodebestand een postcodecijfers/woonplaats - tabel. Bij het uitlezen van de patiëntgegevens uit de GBA wordt de woonplaats bepaald aan de hand van de eerst voorkomende postcodecijfers/woonplaats – combinatie in genoemde tabel. Om die reden kunt u dus voor het up to date houden van het postcodebestand indien nodig handmatig een nieuwe combinatie invoeren, zoals bovenvermeld. Eén en ander geeft aan, dat het postcodebestand (in ieder geval met betrekking tot de cijfers) correct moet zijn. In menu ‘Configuratie | Systeem onderhoud | tabblad Specifieke correcties’ kunt u een lijst maken van inconsistente postcodecijfer/woonplaats – combinaties. Het gebruik hiervan wordt onderstaand beschreven. Overigens is het ook mogelijk gebruik te maken van een commercieel

verkrijgbaar bestand met postcodecijfers/woonplaats – combinaties, bijvoorbeeld via postcode.nl. Hier zijn kosten aan verbonden.

-

Om een correct bestand met postcodecijfers/woonplaats – combinaties te maken, dient u eerst een overzicht te hebben, van de bestaande verschillen. Open daartoe menu ‘Bestanden | Postcodes’ en klik op ‘Doorgaan’ in het vak genaamd ‘Inconsistente cijfers/woonplaats combinaties’. U krijgt na enige tijd een overzicht met allereerst alle in het bestand voorkomende postcodes. Aan het einde van het bestand staan de inconsistente combinaties. Stel, in het overzicht staat genoemd: ‘8307 Ems

8307 Ens’. Dit wordt een

inconsistente combinatie genoemd, omdat bij dezelfde cijfercombinatie verschillende woonplaatsen zijn gevonden. Om dit te corrigeren bladert u in het links op het scherm getoonde postcode overzicht naar de foutieve combinatie en selecteert u deze door op de woonplaats te klikken. Klik dan op ‘Wijzigen’ en vul de juiste woonplaats in op de onderstaande regel en sla de gegevens op. Als u dan wederom een overzicht van inconsistente cijfers/woonplaats – combinaties maakt, is deze foutieve combinatie verdwenen.

-

In verband met een andere wijze van verwerken van MZ301-declaratiebestanden door NMT-FenCS is de codering voor het al of niet clearen van nota’s aangepast conform de eisen van NMT-FenCS. Tot voorkort had u geen invloed, omdat alle nota’s altijd door NMT-FenCS werden gecleared, indien mogelijk. Vanaf versie 2660 kunt u in de patiëntgegevens op het tabblad ‘Decl. instellingen’ het keuzevak ‘Uitsluiten van clearing’ aanvinken. Hierdoor worden de nota’s van de desbetreffende patiënt door NMT-FenCS niet meer gecleared naar de zorgverzekeraar maar rechtstreeks aan de debiteur gezonden.

-

Opgeslagen documenten van de patiënt kunt u e-mailen naar patiënt en/of tandarts. Klik op de knop ‘Documenten’ in het patiëntgegevensscherm en selecteer het gewenste document. In het geopende scherm is een knop ‘E-mail geselecteerd document’ toegevoegd. Als u op deze knop klikt, kunt u kiezen naar welke geadresseerden de brief moet worden ge-e-maild. Klik vervolgens op de knop van uw keuze. In het daarna geopende scherm ‘E-mail verzenden’ zijn alle van toepassing zijnde gegevens reeds ingevuld. Desgewenst kunt u de tekst van de e-mail (niet van de brief!) of ook andere gegevens aanpassen. Na het klikken op de knop ‘Verzend’ wordt de e-mail verzonden. Let op: de algemene e-mail instellingen moeten in menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | tabblad Systeemgegevens’ correct zijn ingevuld. Dit betreft onder andere de SMTP-server, type e-mailverzending (OrthoPLAN) en

eigen e-mailadressen. Standaard wordt het eerstgenoemde eigen e-mailadres als afzender gebruikt. Uw systeembeheerder is verantwoordelijk voor het kunnen mailen vanuit OrthoPLAN. Vraag eventueel hulp bij onze helpdesk.

-

Als u een e-mail uit Microsoft Outlook wilt koppelen aan een patiënt, dient u de desbetreffende e-mail uit Microsoft Outlook te exporteren als htm-bestand in de map ‘o:\opwin\brf\inkomend’. Met menu ‘Correspondentie | Inkomende post afhandelen’ kunt u vervolgens de e-mail bij de documenten van de patiënt vastleggen op dezelfde wijze als het opslaan van een inkomende brief.

-

Het Microsoft Outlook Adresboek is uit het menu ‘Bestanden’ verwijderd en ondergebracht in het menu ‘Plugins’. Omdat bij het klikken op deze menuoptie een extern programma wordt opgestart (wab.exe), is plaatsing aldaar correcter.

Einde beschrijving wijzigingen OrthoPLAN versie 2660 inzake BSN en algemene wijzigingen. Datum: 16-09-2010.

Informatie betreffende installeren en wijzigingen van OrthoPLAN versie 2650

2 februari 2010

Installeren. Na het downloaden van de update dienen de volgende werkzaamheden te worden uitgevoerd. 1. Alle bestanden reorganiseren via menu ‘Opties | Bestanden | Reorganiseren | Alles’. 2. Zorgverleners die gebruik maken van D-codes moeten van een tweetal verrichtingen de omschrijving controleren. Kies in het hoofdmenu optie ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens’. Kies voor de tabel ‘ALGPR … 01-01-2010 t/m 31-12-2037’. Controleer de verrichting omschrijvingen van codes D20 en D49. De correcte omschrijvingen dienen te zijn: D20: Beh.maand 25e ev. vacuum gevormde appar. D49: Beh.maand 25e ev. part.en voll.ling.app. Mocht een omschrijving hier niet mee overeenstemmen, moet u die wijzigen. Dit kan worden uitgevoerd door in de tabel te klikken op de code met de foutieve omschrijving, waarna de verrichtinggegevens in de velden daarboven worden getoond. Klik op ‘Verrichting wijzigen’ en vul de correcte omschrijving in. Klik vervolgens op ‘Verrichting opslaan’. De beschreven controle en wijzigingen dienen ook in kloontabellen te worden gedaan. Uiteraard geldt dat alleen als u daarvan gebruik maakt. 3. Uit contacten met gebruikers is gebleken, dat er verwarring heerst over het gebruik van de codes 221193 / 221293 / 221493 / D59 (een nieuwe code voor toeslag zelfligerendekeramische brackets) in relatie tot codes 221187 / 221287 / 221487 / D55. De laatstgenoemde codes bestonden al vóór 01-01-2010. De NZa heeft echter de omschrijving hiervan gewijzigd. Omdat sommige gebruikers in het verleden zelf omschrijvingen hebben aangepast, wordt u aangeraden met behulp van de tariefsbeschikkingen van 01-01-2010 de omschrijvingen van de genoemde codes te controleren en eventueel te wijzigen. Voor de wijze waarop u dit kunt doen, wordt u verwezen naar de werkwijze beschreven onder punt 2 hierboven.

Wijzigingen. -


-

In het kader van de toevoeging van gegevens met betrekking tot de invoering van de nieuwe behandelsystemen en implementatie van de wet BSN in de Zorg is de indeling van het patiëntgegevens scherm enigszins gewijzigd.

-

Bij het aanmaken van een document, bijvoorbeeld een brief aan een tandarts, wordt het sessienummer geregistreerd, met welke het desbetreffende document is aangemaakt. In sommige gevallen kan het van nut zijn deze informatie te raadplegen. In het scherm met de documenten van de patiënt, dat geopend wordt door het klikken op de knop ‘Documenten’, is een kolom met de genoemde informatie toegevoegd. Tevens wordt daarin vermeld of het een inkomend of uitgaand document betreft.

-

Bij de reeks kleine foto’s aan de onderzijde op het scherm ‘Afbeeldingen’ van een patiënt wordt vanaf nu de datum daarvan getoond. Eén en ander wijst voor zich.

-

De coderingen voor de nieuwe behandelsystemen zijn geïmplementeerd. Voor de betekenis van de coderingen wordt verwezen naar de van toepassing zijnde tariefsbeschikkingen. Deze nieuwe behandelmethoden zijn onder te verdelen in ‘Vacuüm gevormde apparatuur (bv Invisalign)’ en ‘Vaste linguale apparatuur’. Samen met het conventionele behandelsysteem dient bij een patiënt voortaan uit drie behandelsystemen te worden gekozen: 1. Conventioneel (de bestaande methode, type uitneembaar, partieel vast, volledig vast) 2. Vacuüm gevormde apparatuur (Invisalign, alleen uitneembaar) 3. Linguale apparatuur (alleen partieel vast, volledig vast). Bij de patiëntgegevens moet het van toepassing zijnde behandelsysteem worden aangegeven. Op het scherm is daartoe een veld toegevoegd, gepositioneerd onder de behandelcode. De volgende combinaties zijn mogelijk: 1. Conventioneel Uitneembaar (C U) 2. Conventioneel Partieel vast (C T) 3. Conventioneel Volledig vast (C V) 4. Invisalign (vacuüm gevormd, altijd uitneembaar) (I U) 5. Linguale apparatuur Partieel vast (L T) 6. Linguale apparatuur Volledig vast (L V). Standaard wordt bij de patiënt het conventionele behandelsysteem ingevuld. Na het vaststellen van het definitieve behandelsysteem moet bij de patiënt in het betrokken veld eerst de juiste keuze worden ingevuld en vastgelegd. Het declareren van de aanvangs- of overgangstoeslagen gaat vervolgens op identieke wijze als voorheen, waarbij OrthoPLAN bij het invoeren van de declaratie in de kolom ‘Overige verrichtingen’ alleen de van toepassing zijnde codes toont. Voor ingevoerde B(ehandelmaanden) wordt automatisch de bij het gekozen behandelsysteem behorende verrichtingencode geselecteerd.

-

In het afsprakenboek is een systeem gemaakt een signalering voor ‘Stoel vrij’ te genereren. Daarmee is het mogelijk vanaf de behandelstoel aan te geven, dat de betrokken stoel beschikbaar is gekomen voor de behandeling van een volgende patiënt. Dit signaal is zichtbaar op het scherm van het afsprakenboek. Let wel: de signalering is niet gekoppeld de afsprakenkolom waar de patiënt in staat. Het betreft alleen een signalering welke stoel vrij is. Er is dus geen relatie met de afsprakenboek kolom, tenzij die relatie door u zelf wordt gelegd via een vaste kolom-stoel koppeling. Voor het gebruik van de genoemde signalering is dat niet nodig. De werkwijze is als volgt. Initieel moet in de systeeminstellingen worden ingesteld, welke sessienummers bij de verscheidene stoelen gedefinieerd zijn. Immers, de relatie tussen stoel en signalering moet worden vastgelegd. Ga daartoe naar menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | tabblad Afsprakenboek’. Onderaan het scherm kunnen de sessienummers achter de stoelen worden ingevuld. Stel: op stoel 1 draait sessie 3 en op stoel 2 sessie 4 (enz.). Achter ‘Stoel 1’ moet dan 3 worden ingevuld, achter ‘Stoel 2’ een 4. Dit moet worden opgeslagen met een klik op de knop ‘Opslaan’. Uiteraard kunnen de systeeminstellingen alleen worden gewijzigd als geen andere sessies actief zijn. De signalering als zodanig gaat daarna als volgt in zijn werk. Het invullen van de sessienummers in de systeeminstellingen als bovenbeschreven, heeft tot gevolg, dat rechtsonder op het afsprakenboek een paneeltje met cijfers zichtbaar wordt. Achter deze

cijfers worden rondjes getoond. De cijfers stemmen overeen met de stoelnummers. Activering en de-activering van ‘Stoel vrij’ wordt gedaan met behulp van de F12-toets. Als bijvoorbeeld bij behandelstoel 2 in het afsprakenboek op de F12-toets wordt gedrukt, wordt binnen twee seconden het bij de stoel behorende rondje (2) groen. Bij de balie wordt op deze wijze gesignaleerd, dat de stoel vrij is en kan een volgende patiënt naar de stoel worden doorgestuurd. Als de patiënt in de stoel heeft plaatsgenomen wordt de ‘Stoel vrij’ signalering weer opgeheven door bij de stoel weer op de F12-toets te drukken. De groene kleur in het rondje verdwijnt. Ook als patiëntgegevens geopend zijn, zal de signalering getoond worden. Activering en de-activering met behulp van de F12-toets werkt alleen vanuit het afsprakenboek zelf, niet als het scherm met de patiëntgegevens is geopend. Overigens is er in dat geval uiteraard geen noodzaak de ‘Stoel vrij’ signalering te activeren, omdat zich een patiënt in de stoel bevindt. Als gevolg van de toevoeging van deze functionaliteit is de indeling van het afsprakenboek marginaal gewijzigd.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2640

11 januari 2010

-


-

Bij het gebruik van de COV-check wordt, indien bekend, de pakketcode en de pakketnaam van de verzekering van de patiënt in het tabblad ‘Verzekering’ bij de patiëntgegevens ingevuld.

-

In de behandelkaart op het tabblad ‘Overzichten’ bij de knop ‘Financieel’ wordt voortaan in de kolom ‘bedrag’ het totaalbedrag vermeld, bestaande uit het verrichtingentarief, vermenigvuldigd met het aantal verrichtingen.

-

Op het (gele) patiëntgegevens scherm alsmede op de behandelkaart zijn knoppen beschikbaar gemaakt, waarmee de afbeeldingen en documenten van de patiënt getoond kunnen worden. Deze knoppen dienen als vervanging van de vroegere tabbladen ‘Documenten’ en ‘Afbeeldingen’ op het scherm, dat via de knop ‘Documenten’ geopend werd. Als u op de (nieuwe) knop ‘Documenten’ klikt, wordt een scherm met een tabel met de vastgelegde inkomende en uitgaande documenten van de geselecteerde patiënt getoond. Een document kan worden ingezien door er in de tabel op te dubbelklikken, of door het document te selecteren en op de knop ‘Geselecteerd document inzien’ te klikken. Als u in het patiëntgegevens scherm op de knop ‘Afbeeldingen’ klikt, opent een scherm met onder in het beeld de beschikbare foto’s in het klein afgebeeld. De foto met de blauwe rand is op dat moment geselecteerd en midden in het scherm in het groot getoond. De functie van de navigatieknoppen onder in beeld wijst voor zich. U kunt ook een foto selecteren door te klikken op de foto in de fotobalk. Rechts op het scherm kunt u de geselecteerde foto als pasfoto markeren door het selectievakje aan te vinken. Bij het sluiten van het scherm zal de gekozen foto voortaan in het patiëntenscherm als pasfoto worden weergegeven. Met de knop ‘Verwijderen’ kunt u een foto uit de map van afbeeldingen van de patiënt afvoeren. Een afgevoerde foto wordt verplaatst naar de map ‘DOC\Onbekende_fotos’ in de opwin-map. Desgewenst kunt u de afgevoerde foto’s vanuit deze map aan een andere patiënt koppelen met de knop ’importeer beeld’ op het scherm met patiëntgegevens van die andere patiënt. Deze procedure is niet gewijzigd ten opzichte van eerdere versies.

-

Het menu ‘Bestanden | Relaties | Tandartsen samenvoegen’ is geïmplementeerd. Hiermee kunt u tandartsen afvoeren. Tegelijkertijd worden de aan de af te voeren tandarts gekoppelde patiënten overgezet naar een andere in ditzelfde scherm geselecteerde tandarts. Het is van belang alvorens dit menu te gebruiken een back-up te maken en te bewaren! De functies van de knoppen op het scherm spreken voor zich.

-

Een menu om relaties te kunnen afvoeren is geïmplementeerd. Ga daartoe naar ‘Bestanden | Relaties | Gegevens’ en zoek de af te voeren relatie op of selecteer de gewenste relatie in de getoonde tabel. Met de knop ‘Afvoeren’ kunt u eenvoudigweg de geselecteerde relatie definitief uit het bestand verwijderen. U kunt ook een tandarts op deze manier afvoeren, tenzij er aan die tandarts nog patiënten zijn gekoppeld. Het aantal patiënten dat nog aan de gekozen tandarts is gekoppeld, wordt aangegeven en hoeft u niet zelf te bepalen. Gebruik in dat geval het menu ‘Tandartsen samenvoegen’, zoals hierboven beschreven. Deze functie geeft u de mogelijkheid uw bestand op te schonen.

-

Op het scherm met de gegevens van de relaties is een extra type etiket beschikbaar gemaakt. De lay-out hiervan kunt u afleiden door eenvoudig een voorbeeld te printen. Hierdoor is ook de opbouw van het scherm enigszins gewijzigd.

-

Op het modeletiket wordt voortaan de roepnaam van de patiënt vermeld.

-

Een nota kan worden gemarkeerd als ‘oninbaar’. Via het menu ‘Nota’s | Nota’s zoeken’ selecteert u de nota, waarna u het notanummer in de linker kolom dubbelklikt. Vervolgens klikt u op ‘Wijzigen’. Links in het getoonde invulscherm krijgt u de mogelijkheid de nota status te wijzigen door de keuze ‘oninbaar’ te maken in het dropdown menu. Vervolgens dient u de notagegevens op te slaan met de knop ‘Opslaan’ en het scherm te sluiten met de knop ‘Sluiten’. In de kaart van de patiënt wordt de status van de nota weergegeven in de kolom ‘hr’ op het tabblad ‘Overzichten’ met de knop ‘Nota’s’. Het cijfer verwijst naar de verschillende chronologische mogelijke stadia van een nota: 1 = herinnering 2 = aanmaning 3 = naar incasso 4 = oninbaar. Let wel: de boekhoudkundige afhandeling dient u apart hiervan nog handmatig uit te voeren! Ook zal het gebruik van een grootboeknummer ‘Oninbaar’ niet automatisch een wijziging van de status van de betrokken nota tot gevolg hebben.

UZOVI en TARIEF WIJZIGINGEN PER 01-01-2010 Als u versie 2640 van OrthoPLAN op de gebruikelijke wijze hebt gedownload en geïnstalleerd, moet u de volgende handelingen verrichten. Bij twijfel over de juiste afhandeling van de stappen is het raadzaam direct contact op te nemen. 1. Maak een volledige back-up op bijvoorbeeld een locale harde schijf, externe USBschijf of server en bewaar deze. Reorganiseer vervolgens alle bestanden met menu ‘Opties | Bestanden | Reorganiseren | Alles reorganiseren’. 2. Wijzigen van UZOVI-codes. Zorgverzekeraar PNO (UZOVI 0218) gaat vanaf 01-01-2010 onder UZOVI-code 3331 verder. Deze wijziging kunt u integraal doorvoeren met menu ‘Configuratie | Systeemonderhoud, tabblad Algemene correcties’. Klik op de knop ‘Converteer UZOVI 0218 naar 3331’ om de wijziging te effectueren. Een integrale wijziging van Achmea PWZ patiënten (UZOVI 3312) in 3311, waarover u door Achmea bent geïnformeerd, is niet aan te bevelen. Achmea heeft dit in haar brief van 14 december 2009 aangegeven. Op de website www.achmeazorg.nl kunt u nadere informatie vinden. 3. Tarieven. Per 01-01-2010 veranderen de tarieven orthodontie, zowel voor tandartsen als voor orthodontisten. Tevens is aan de prestatiecode lijst een aantal codes toegevoegd, alsmede een aantal nieuwe behandelmethodes. Zoals in een eerder stadium reeds is gemeld, zal deze wijziging in twee fasen worden doorgevoerd. In versie 2640 worden de tariefwijzigingen en het toevoegen van alle nieuwe codes aan de lijst ‘overige verrichtingen’ geëffectueerd, uitgezonderd de codes voor de aanvangs- en overgangstoeslagen en behandelmaanden van de nieuwe behandelmethodieken, zoals Invisalign en behandeling met linguale brackets. Deze laatste zullen in een volgende update ter beschikking komen.

Om de nieuwe tarieven door te voeren gaat u als volgt te werk. Klik in menu ‘Configuratie | Systeemonderhoud, tabblad Tarieven’ op de knop ‘Installeer tarieven per 01-01-2010…’. Zowel niet-uitgeschreven als uitgeschreven orthodontisten dienen deze functie te gebruiken. Als het installeren van de nieuwe tarieven is gelukt, krijgt u een melding, dat de tarieftabellen zijn aangemaakt. Als gaandeweg het proces een foutmelding optreedt, dient u direct contact op te nemen. Ter controle kunt u in het menu ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens’ in het dropdown menu ‘Tarief tabel’ controleren, dat u van alle gedefinieerde tabellen (‘ORTHO’ voor zowel niet als wel uitgeschreven orthodontisten, ‘ALGPR’ en indien van toepassing eventuele kloontabellen voor alle uitgeschreven orthodontisten) een nieuwe versie met een geldigheidsperiode vanaf 01-01-2010 beschikbaar hebt. Als u uitgeschreven bent en gebruik maakt van kloontabellen, dient u nu de tarieven van de prestaties in die tabellen met geldigheidsperiode vanaf 01-01-2010 desgewenst aan te passen. Open daartoe het menu ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens’, kies de van toepassing zijn kloontabel, selecteer de verrichting en klik ‘Verrichting wijzigen’. Na wijziging klikt u op ‘Verrichting opslaan’ . Tot slot moeten de tarieven van de reeds ingevoerde verrichtingen in 2010 worden gecorrigeerd. Klik daartoe op de knop ‘Corrigeer de tarieven van de niet gedeclareerde ...... per 01-01-2010’ in het menu ‘Configuratie | Systeemonderhoud, tabblad Tarieven’. Onderbreek dit menu niet! Gebruik eventueel ALT-Tab om het dialoogscherm weer te geven. De nieuwe verrichtingen, zoals bovengenoemd, worden in de lijst ‘overige verrichtingen’ bij het invoeren van declaraties getoond. Op analoge wijze aan het declareren van bijvoorbeeld gebitsmodellen, kunt u de nieuwe codes declareren. Van een tweetal codes wordt geen standaard tarief gehanteerd. Dit betreft de codes 221x88 en 221x89 voor orthodontisten, dan wel D16 en D17 voor uitgeschreven orthodontisten. In de NZa tarievenlijst wordt hiervoor een tarief ‘Kostprijs’ genoemd. Voor deze codes kunt u zelf in het scherm ‘Configuratie | Systeeminstellingen, tabblad nota’s overige’ het door u gehanteerde standaardbedrag invullen in het vak ‘Standaardbedragen’. Bij een declaratie voor een patiënt heeft u overigens altijd de mogelijkheid dit bedrag individueel aan te passen. Op het invoerscherm van het declareren van de overige verrichtingen zijn daartoe twee invulvakjes toegevoegd.


19 oktober 2009

-


-

In het menu ‘Nota’s | nota’s zoeken’ is een mogelijkheid toegevoegd om van de geselecteerde nota’s weer te geven in welke factoringbestanden de nota voorkomt. Dit is te bewerkstelligen door op het desbetreffende scherm het selectievakje ‘Met factoringbestanden’ aan te vinken.

-

Zoals bekend, kunnen in de behandelkaart op het tabblad ‘Overzichten’ door het klikken op de knop ‘nota’s’ alle nota’s van de patiënt getoond worden. Aan deze functie is toegevoegd, dat door middel van het dubbelklikken op een in dit scherm getoond notanummer, het menu ‘nota’s zoeken’ wordt geopend. De van toepassing zijnde selectievelden zijn daarin reeds ingevuld. Uiteraard kunt u desgewenst eerst de selectievelden nog wijzigen alvorens door te gaan. Met deze optie is snelle toegang tot de gegevens van de geselecteerde nota beschikbaar.

-

In het menu ‘Nota’s | Notaverzamelbestanden | tabblad factoring’ kunt u in het paneel ‘Diverse functies’ een overzicht van alle nota’s in een bepaald notaverzamelbestand maken. U klikt daartoe in genoemd paneel op de knop ‘Doorgaan’ waarna in een dialoogscherm een bestand moet worden geselecteerd. Let op, dat alleen MZ301 databestanden mogen worden geselecteerd. Deze herkent u aan het feit dat in het midden van de bestandsnaam het woord ‘data’ staat.

-

Voor gebruikers die gebruik maken van Digimodel is een module geïmplementeerd, waarmee via het web een techniekbon kan worden aangemaakt. Deze module is tegen een geringe vergoeding apart verkrijgbaar.

-

Als de URL van de website van een relatie in het bestand is ingevuld, kan door middel van het klikken op de knop ‘Naar website’ de website van de desbetreffende relatie worden geopend. Hiermee heeft u snel toegang tot websites van bijvoorbeeld tandartsen of leveranciers. Een en ander spreekt voor zich.

-

Bij het reorganiseren van de bestanden wordt bij de patiëntgegevens en bij de debiteurgegevens het woord ‘NL’ uit het veld ‘land’ verwijderd. Door het gebruik van de COV-check kan namelijk bij een aantal patiënten deze toevoeging automatisch zijn vastgelegd, omdat sommige zorgverzekeraars dit (vooralsnog overbodige) gegeven toevoegen aan de terugontvangen informatie.

-

In sommige gevallen worden gegevens zoals namen en woonplaatsen door zorgverzekeraars bij het gebruik van de COV-check in hoofdletters ter beschikking gesteld. Dit is niet mooi. Bij het overnemen van deze gegevens in de database van OrthoPLAN worden daarom de achternaam en woonplaats gecorrigeerd. Daarbij wordt de complete achternaam eerst in kleine letters gezet en vervolgens het eerste teken van elk woord van de achternaam in een grote letter. Tevens wordt de woonplaats gecorrigeerd conform de instelling, zoals die in de systeeminstellingen op het tabblad ‘Correspondentie’ is vastgelegd.

-

Bij aanmaken van een notaverzamelbestand is er een mogelijkheid door middel van het aanvinken van het desbetreffende selectievakje de aan de geselecteerde nota’s gekoppelde patiënten in het verslag te vermelden. Een en ander spreekt voor zich. Let er wel op, dat bij een verzamelbestand van veel nota’s het verslag zeer lang wordt, als u voor deze optie kiest!

-

Het probleem van het soms ten onrechte declareren van een code 221263 resp. 221463 in plaats van een 221253 resp. 221453 is opgelost (patiënten met ABC groep B resp. C). Ook is het doortellen van de corresponderende behandelmaandteller geïmplementeerd. Dat betekent dat het forceren op behandelmaand 23 niet meer van toepassing is. Dit heeft wel tot gevolg, dat u bij de betrokken machtigingspatiënten eenmalig de eerstvolgende te declareren behandelmaand in de patiëntgegevens op de correcte waarde moet zetten. Uiteraard gelden deze codes alleen voor de gebruikers die met de genoemde NZa codes werken.

-

In de statistiek is een optie gemaakt voor het genereren van een overzicht van aantallen patiënten op geleide van de postcode. De archief patiënten worden hierbij uitgesloten. Van het overzicht wordt tevens een CSV-bestand gemaakt. Dit laatste biedt de mogelijkheid de gegevens in Excel verder na te bewerken. In het getoonde tekstbestand wordt de structuur van het CSV-bestand uitgelegd. Het is van belang de daarin genoemde opmerkingen nauwkeurig te lezen. Fouten en omissies in het overzicht zijn tot een minimum beperkt, maar kunnen niet worden uitgesloten, mede omdat de gegevens zijn gebaseerd op de op dat moment in de bestanden vastgelegde gegevens.

-

Bij het openen van een patiënt in een sessie, wordt deze patiënt geblokkeerd voor het kunnen wijzigen in andere sessies. De knop ‘Wijzigen’ blijft daar dan grijs. Op het gele patiëntformulier kunt u zien welke sessie de patiënt heeft geopend. Wel kunt u de patiëntgegevens inzien. Zodra de sessie die de patiënt als eerste had geopend de patiënt weer vrijgeeft, kan een andere sessie de gegevens gaan wijzigen. U hoeft daarbij de patiënt niet eerst af te sluiten. Mocht om een of andere reden de patiënt niet vrijgegeven worden, bijvoorbeeld door stroomuitval of niet regulier afbreken van het programma, worden door middel van het reorganiseren van de bestanden alle patiënten weer vrijgegeven. Een en ander betekent dus, dat de patiëntgegevens zo kort mogelijk open moeten blijven staan. Overigens kunnen de kaartgegevens wel bewerkt blijven worden.


3 juli 2009

-


-

De zoekcriteria om een COV check uit te voeren zijn uitgebreid met het BSN. Dit betekent, dat het invullen van de geboortedatum en het BSN volstaat om een COV check te doen. Let wel, het invullen van de geboortedatum blijft verplicht!

-

Bij het aanmaken van nieuwe nota’s wordt in het geval dat het selectievakje ‘uitgebreid’ is aangevinkt, in een nieuwe regel op het verslag het BSN vermeld. Tevens wordt in die regel aangegeven of de patiënt uitgesloten is van factoring.

-

Er is een menu toegevoegd, waarmee een overzicht van mogelijk niet gedeclareerde overgangstoeslagen kan worden gemaakt. Ga vanuit het hoofdmenu naar menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en Correcties | Tabblad Behandel patiënten | Menuvak Overzicht mogelijk niet gedeclareerde overgangstoeslagen’. Stel, u wilt een overzicht van alle patiënten bij wie tussen 01-07-2008 en 31-12-2008 een aanvangstoeslag uitneembaar (AT U), een aanvangstoeslag partieel vast (AT T) of een overgangstoeslag uitneembaar naar partieel vast (OT U>T) is gedeclareerd en bij wie tussen 31-12-2008 (nog) geen overgangstoeslag naar partieel (OT U>T) of volledig vaste apparatuur (OT U>V) of overgangstoeslag partieel naar volledig vaste apparatuur (OT T>V) is gedeclareerd. Dit betreft dan dus de patiënten die op 31-12-2008 nog niet op V staan en bij wie vanaf 31-122008 nog geen overgangstoeslag naar partieel (OT U>T) of volledig vaste (OT U>V of OT T>V) apparatuur is gedeclareerd. Het zou immers kunnen zijn, dat deze patiënten inmiddels van uitneembaar naar partieel vast of van uitneembaar of vast partieel vast naar volledig vast zijn gegaan. Schematisch ziet dat er als volgt uit: In periode 01-07-2008 t/m 31-12-2008 Gedeclareerd AT U AT T AT V OT U>T OT T>V OT U>V

In periode 01-01-2009 t/m heden Gedeclareerd OT U>T of OT U>V OT T>V geen OT OT T>V geen OT geen OT

Vereist aandacht nee nee nee nee nee nee

Eenvoudig gezegd: In periode 01-07-2008 t/m 31-12-2008 Gedeclareerd AT U AT T OT U>T

In periode 01-01-2009 t/m heden Gedeclareerd geen OT U>T of OT U>V geen OT T>V geen OT T>V

Vereist aandacht ja ja ja

Voor het aanmaken van het gewenste overzicht vult u de begindatum en einddatum van de gewenste periode in en klikt u de knop ‘Doorgaan’. Het resultaat verschijnt als tekstbestand.

Aanpassing tarieven per 01-07-2009. De tarieven voor orthodontisten, niet uitgeschreven uit het specialistenregister, gaan per 01-07-2009 omhoog. Deze vernieuwde tarieven kunt u op de volgende wijze installeren. LET OP 1: OOK DE UITGESCHREVEN ORTHODONTISTEN MOETEN DE ONDERSTAANDE INSTALLATIE PROCEDURE UITVOEREN! LET OP 2: ALVORENS DEZE PROCEDURE UIT TE VOEREN DIENT U EEN BACKUP TE MAKEN EN DIE TE BEWAREN! Om de nieuwe tarieven te kunnen downloaden, moet eerst de onderhavige update 2620 zijn geïnstalleerd. Dan moet u OrthoPLAN starten op het update station met het desbetreffende updatesessienummer. Let wel, andere sessies mogen niet actief zijn. Ga dan naar menu ‘Configuratie | Systeemonderhoud’. Klik op de knop ‘Installeer tarieven per 01-07-2009’. Het tariefbestand wordt nu gedownload en geïnstalleerd. Het programma wordt daarna regulier beëindigd, waarna u het opnieuw opstart. Vervolgens klikt u in hetzelfde menu op de knop‘Corrigeer de tarieven van……’. Met dit laatste worden de met het oude tarief reeds ingevoerde, maar nog niet gedeclareerde verrichtingen ge-update naar het nieuwe tarief per 01-07-2009. Het installeren van het nieuwe tarief is nu gereed. Controleer dit aan de hand van het menu ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens’. Als u in dat scherm de lijst met tarieftabellen opent bij ‘<Maak uw keuze>’, moet u de nieuwe tabel ‘ORTHO’ met een geldigheidsdatum van 01-07-2009 t/m 31-12-2037 met de nieuwe tarieven zien staan. Voor de uitgeschreven orthodontisten geldt, dat na het uitvoeren van bovenbeschreven procedure van eventuele kloontabellen uit het verleden ook een nieuwe versie is aangemaakt met een geldigheidsperiode van 01-07-2009 t/m 31-12-2037. Dit kunt u op dezelfde wijze als geldt voor de ORTHO-tabellen controleren. De tarieven in deze kloontabellen zijn eerst gelijk aan die in de vorige kloontabellen. Zoals reeds in het verleden gemeld, dient u de tarieven in die nieuwe kloontabellen zelf naar wens te wijzigen. Denk eraan, dat u na het wijzigen van de tarieven in de kloontabellen opnieuw de knop ‘Corrigeer de tarieven van……’ in het eerder genoemde menu moet gebruiken.


12 juni 2009

-


-

In het tabblad ‘Overzichten’ van de behandelkaart van de patiënt is in het financiële overzicht het totaalbedrag van de gedeclareerde verrichtingen toegevoegd. Een en ander wijst voor zich.

-

Bij het maken van voorlopige nota’s is op het overzicht vermeld of het BSN van de desbetreffende patiënten mist. Hiermee kunt u voorafgaand aan de definitieve declaraties eventuele missende BSN gegevens completeren.

-

Op het scherm met patiëntgegevens is op het tabblad ‘termijnbedragen’ een selectievakje toegevoegd, waarmee u bij het maken van een notaverzamelbestand de controle op het al dan niet ingevuld zijn van het BSN voor die patiënt kunt uitschakelen. Dit is van belang als u patiënten behandelt, die geen BSN hebben, zoals patiënten uit het buitenland. Activeer deze functie in één keer bij alle patiënten door eerst eenmalig in het menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties | tabblad Correcties opties Stel initiële waarden in’ op de desbetreffende knop te klikken. Let op, dat bij elk gebruik van deze knop de controle bij alle patiënten weer wordt geactiveerd! Van de patiënten bij wie deze controle is uitgeschakeld, kunt u een overzicht maken in hetzelfde menu, maar dan op het tabblad ‘Alle patiënten opties Diversen’.

-

In de systeeminstellingen is een mogelijkheid gemaakt de naam van het OCR-B font waarmee de leesstrook van acceptgiro’s wordt geprint, in te stellen. Dit is slechts in beperkte gevallen noodzakelijk en behoeft daarom op dit moment geen uitgebreid betoog.

-

De layout en de mogelijkheden van het scherm voor het opzoeken van patiënten is aangepast. Voortaan worden de negen laatst gezochte patiënten getoond. Door te klikken op een patiënt uit de lijst, wordt het scherm met gegevens van de geselecteerde patiënt direct geopend.

Vecozo. Het probleem van de eerder genoemde Vecozo foutmelding is opgelost door op elk werkstation dat de Vecozo functies uitvoert, de jongste versie van de ‘capicom.dll’ te installeren. Voorwaarde is, dat het X509-certificaat is geïnstalleerd en het werkstation een internetverbinding heeft. Alle benodigde instellingen van de internet browser en OrthoPLAN moeten zijn ingevoerd. Dit is beschreven bij update 2591. De onderstaande oplossing is van toepassing op werkstations met Windows XP-professional en vooralsnog niet gegarandeerd voor bijvoorbeeld Windows Vista. Op het moment dat Windows Vista door Vecozo wordt ondersteund, kan de Vecozo functionaliteit getest worden. Het ligt in de lijn der verwachtingen, dat geen problemen ondervonden zullen worden, gezien het feit, dat Microsoft de nieuwste programmatuur met Windows Vista meelevert.

Het installeren van de ‘capicom.dll’ gaat als volgt. 1. Open de map ‘c:\windows\system32’ en hernoem het bestand ‘capicom.dll’ naar ‘capicom.oud’. 2. Sla de bijlage ‘capicom.dlx’ die bij onze mail met de aankondiging van release 2610 is gevoegd in genoemde map ‘c:\windows\system32’ op. 3. Hernoem deze ‘capicom.dlx’ naar ‘capicom.dll’, 4. Sluit alle programma’s en bestanden en herstart de computer. 5. Controleer of de COV-check werkt door in OrthoPLAN van een willekeurige patiënt de gegevens te wijzigen en op de knop ‘COV’ te klikken. Als de COV-functie nu werkt, kunt u naar stap 9. Zo niet, dan moet u de installatie continueren bij stap 6. 6. Registreer de ‘capicom.dll’ door in het Windows Startmenu de optie Uitvoeren te klikken. In het dan geopende scherm typt u: regsvr32.exe capicom.dll achter de opdrachtprompt in. Klik op Ok en volg de aanwijzingen. 7. Sluit alle programma’s en bestanden en herstart de computer. 8. Controleer of de COV-check werkt door in OrthoPLAN van een willekeurige patiënt de gegevens te wijzigen en op de knop ‘COV’ te klikken. Als de COV-functie geen foutmelding geeft, kunt u naar stap 9. Als de functie nog niet werkt, moet u contact opnemen met onze servicedesk. 9. U bent gereed met de installatie. Het is mogelijk, dat uw email programma de bijlage ‘capicom.dlx’ blokkeert. Ga dan als volgt te werk. 1. Download van de site van Microsoft het bestand ‘capicom_dc_sdk.msi’ (freeware) in een tijdelijke map, bv. ‘c:\capicom’. Open deze map en klik rechts op het .msi-bestand en kies ‘Installeren’. Volg de installatie instructies. 2. Open de map ‘c:\windows\system32’ en hernoem het bestand ‘capicom.dll’ naar ‘capicom.oud’. 3. Kopieer vanuit de map ‘c:\program files\microsoft capicom 2.1.0.2 SDK\Lib\x86’ het bestand ‘capicom.dll’ naar de map ‘c:\windows\system32’. Denk hierbij aan het exacte gebruik van de spaties in de mapnaam. 4. Vervolg nu de installatie vanaf punt 4, zoals hierboven beschreven. Als u het nieuwe ‘capicom.dll’ bestand eenmalig opslaat op uw server, kunt u het gemakkelijk kopiëren ten behoeve van installatie op alle werkstations.


3 juni 2009

-


-

In het menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | tabblad Boekhouding’ moet u een viertal dagboeken en grootboekrekeningnummers invullen. Het is van het grootste belang dit te doen alvorens te werken met boekhouding of nota’s.

-

In het scherm van de patiëntgegevens is op het tabblad ‘Termijnbedragen’ een selectievakje toegevoegd: ‘Uitsluiten van clearing’. Als u dit vakje aanvinkt, geeft u aan, dat de nota’s van deze patiënt niet via clearing moeten worden afgehandeld, maar rechtstreeks naar de debiteur moeten worden gezonden, (hetzij door uzelf, hetzij via een factoringmaatschappij). In technische termen heeft het aanvinken van dit selectievakje tot gevolg, dat in het MZ301bestand voor de verrichtingen van deze patiënt bij veld 0407 (= ‘code doorsturen’) de waarde ‘2’ wordt ingevuld. Alhoewel u hiermee de factoringmaatschappij aangeeft, dat de nota direct naar de debiteur gezonden dient te worden, heeft u geen garantie, dat dit (electronische) verzoek daadwerkelijk uitgevoerd wordt, omdat de factoringmaatschappij op eigen initiatief de nota kan ombuigen naar clearing.

-

Gezien de toevoeging van het kunnen uitsluiten van clearing, zoals hierboven beschreven, is in het menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties | tabblad ‘Alle patiënten’ | Diversen‘ een overzicht te maken van alle patiënten die uitgesloten zijn van clearing.

-

Bij het aanmaken van een notaverzamelbestand worden de patiënten zonder BSN uitgesloten, aangezien vanaf 1 juni 2009 het vermelden van het BSN op declaraties en in MZ301-bestanden verplicht is. Op het verslag van het aanmaken van een MZ301-bestand wordt gespecificeerd welke patiënten en verrichtingen zijn uitgesloten. Het is ten zeerste aan te bevelen eerst een voorlopig verzamelbestand te maken en het desbetreffende verslag te bestuderen. Hierna kunnen correcties worden gemaakt, gevolgd door een definitief verzamelbestand. Let wel, dat eventueel resterende niet meegenomen nota’s en verrichtingen zelf moeten worden afgehandeld, of een volgende keer opnieuw moeten worden ingediend, door de nota in een nieuwe geselecteerde notareeks op te nemen!

-

Als in het patiëntscherm in het keuzemenu ‘Zie gegevens belangrijk’ ‘Ja’ wordt ingevuld, zal zowel bij het openen van het patiëntscherm als bij het openen van de kaart het tekstvak ‘Belangrijk’ een aantal malen oranje oplichten. Dit is bedoeld om extra nadruk te kunnen leggen op het lezen van de desbetreffende tekst. De functie van de keuze ‘Ja’ in dit keuzemenu voor wat betreft het bruin kleuren van de afspraak in het afsprakenboek is niet gewijzigd.

-

In het menu ‘Nota’s | Nota’s zoeken | Wijzigen’ is een mogelijkheid toegevoegd een nota te corrigeren om opnieuw in te dienen bij een zorgverzekeraar of factoringmaatschappij, waarbij automatisch tevens de benodigde correctieboekingen in de boekhouding worden vastgelegd. Aan de hand van het volgende voorbeeld wordt één en ander uitgelegd. Stel: De factoringmaatschappij waar u mee werkt, heet X. Het dagboek bank is 9100 (hierop ontvangt u de totaalbetaling van X). Het correctiedagboek (memoriaal) is 9190. Het dagboek waarop de ingediende MZ301-bestanden later worden geïmporteerd, is 9180. Het grootboekrekeningnummer inkomende betalingen van nota’s is 1000.

Het grootboekrekeningnummer kruisposten met notabetalingen is 9910 (hierop boekt u onder andere de ingekomen bedragen van X). U heeft een nota gemaakt met nummer 20901234 van € 100,00 die moet worden gefactored via X. U dient deze nota in bij X via een MZ301-bestand, bijvoorbeeld volgnummer 317. X deelt vervolgens mee, dat de nota niet in overname genomen zal worden, omdat de voorletters van de patiënt niet correct zijn. U handelt nu als volgt. Corrigeer de foutieve gegevens bij de patiënt. Ga vervolgens naar menu ‘Nota’s | Nota’s zoeken’ en vul het boekjaar en het notanummer in de overeenkomstige vakjes in. Klik op ‘Selectie uitvoeren’. In de tabel verschijnt de geselecteerde nota. Dubbelklik op het notanummer in de linkerkolom. U komt in het scherm ‘Notaboeking verwerken’. Controleer of u de juiste notagegevens hebt geselecteerd en klik dan op ‘Wijzigen’. Linksonder in het scherm is het selectievakje ‘Nota moet opnieuw ingediend worden’ zichtbaar. Als een ‘losse nota’ is geselecteerd, is dit selectievakje grijs en kunt u dit niet selecteren. Klik het selectievakje aan en klik op ‘Opslaan’. U krijgt een mededeling dat bij het opslaan van de notagegevens tevens twee correctieboekingen in de boekhouding worden gedaan. Klik op ‘Ja’ en sluit het scherm ‘Notaboeking verwerken’ af. Als gevolg van de zojuist beschreven werkwijze is de nota weer ‘opengezet’ om in een volgend factoringbestand (bijvoorbeeld volgnummer 318 of later) naar X te kunnen worden opgenomen, mits het notanummer (20901234) in de dan gekozen notanummer reeks valt. Tevens zijn bij het opslaan twee correctieboekingen gemaakt op het correctiedagboek (9190): een boeking van € 100,00 debet op grootboekrekeningnummer inkomende betalingen (1000) en een boeking van € 100,00 credit op grootboekrekeningnummer kruisposten met notabetalingen (9910). Dit zijn de twee benodigde boekingen om het opnieuw indienen boekhoudkundig correct af te handelen. Vanwege de vele vragen omtrent boekhoudkundige afhandeling van deze zaken, hetgeen weliswaar buiten de instructie omtrent het gebruik van OrthoPLAN ligt, wordt hier schematisch het verloop van de betalingen en boekingen met betrekking tot de nota weergegeven (de genoemde bedragen geven de stand van zaken na het effectueren van de aangegeven acties weer): originele voldaan via notabedrag ink.bet.(1000) -------------- ----------------€ 100,00 € 0,00 € 100,00

€

0,00

tegenboeking op kruispost(9910) -------------------€ 0,00 €

0,00

actie ------------------------------------------------nota gemaakt en ingediend (aan X, 317) (dit wijzigt de bedragen op zich niet) nota afgewezen door X (dit wijzigt de bedragen op zich niet)

€ 100,00

-/- € 100,00

€ 100,00

corr. via ‘optie nota opnieuw indienen’ (automatische boekingen: € 100,00 debet op 1000 en credit op 9910, beide op het correctiedagboek 9190)

€ 100,00

-/- € 100,00

€ 100,00

foutieve gegevens bij patiënt wijzigen en nota opnieuw ingediend (aan X, 318) (dit wijzigt de bedragen op zich niet)

€

verwerken betaling van batch 317 (automatische boekingen: € 100,00 credit op 1000 en debet op 9910, beide op het dagboek voor importeren batches 9180)

€ 100,00

€

0,00

0,00

€ 100,00

€

0,00

€ 100,00

€ 100,00

€ 100,00

inboeken van de betaling door X aan u (€ 100,00 als onderdeel van het totaal aan u overgemaakte creditbedrag op dagboek bank 9100, grootboekrek. 9910)

€

verwerken betaling van batch 318 (automatische boekingen: € 100,00 credit op 1000 en debet op 9910, beide op het dagboek voor importeren batches 9180)

0,00

Uit dit voorbeeld blijkt, dat uiteindelijk op de nota van € 100,00 daadwerkelijk € 100,00 voldaan geboekt is. Voor de overzichtelijkheid is in het voorbeeld geen rekening gehouden met factoringkosten, omdat deze over het algemeen als totaal worden verrekend met de totaalbetaling van de bijbehorende batch op de bank door X.


12 mei 2009

-


-

In het scherm ‘Bestanden | Zorgverzekeraars tabblad Verzekeringsgegevens’ kunt u zowel bij de Basisverzekering als bij de Aanvullende verzekering instellen of de te declareren verrichtingen van alle patiënten van de zorgverzekeraar zondermeer als ‘te clearen’ moeten worden aangemerkt of dat de te declareren verrichtingen conform de patiëntinstellingen moeten worden afgehandeld. In het eerste geval is de instelling van de ‘Soort polis’ bij de patiëntgegevens niet van belang. In het tweede geval worden de declaraties bij de soort polis ‘Natura’ gecleared en bij de soort polis ‘Restitutie’ als patiëntnota afgehandeld , hetzij via een factoringmaatschappij, hetzij via een eigen geprinte nota. Voor de liefhebber: het kiezen voor ‘Altijd alles clearen’ resulteert in ‘Code doorsturen’ veld 0407 positie 58 van het MZ301-bestand in een waarde ‘1’.

-

In het geval van declaraties van verrichtingen van B- en C-patiënten worden op verzoek van een aantal zorgverzekeraars in het MZ301-verzamelbestand extra coderingen ingevuld: veld 0410 wordt gevuld met de waarde voor het aangeven dat het bijzondere tandheelkunde betreft en in veld 0411 wordt een vaste waarde ‘003’ ingevuld. Helaas is onlangs bekend geworden, dat andere zorgverzekeraars een hiervan afwijkende codering wensen. Daarmee wordt duidelijk, dat de samenstelling van een MZ301-bestand door de zorgverzekeraars niet uniform wordt gehanteerd. In OrthoPLAN zal hiermee in het kader van het verlenen van een optimale gebruikersondersteuning zoveel mogelijk rekening worden gehouden. Het is daarom van groot belang ons tijdig zoveel mogelijk informatie hieromtrent te verstrekken.

-

Evenals het in een MZ301-verzamelbestand vullen van de velden 0410 en 0411, zoals hierboven gemeld, is ook het vullen van de velden 424, 425, 426 en 430 aangepast. Deze velden hebben te maken met het tegelijkertijd declareren van meer verrichtingen met dezelfde code, bijvoorbeeld keramische brackets. Omdat de interpretatie door zorgverzekeraars van de omschrijvingen aangaande deze velden verschilt, wordt u ten sterkste aangeraden uw declaraties uit het verleden, die in het MZ301-formaat zijn aangeleverd te controleren op een correcte verwerkingswijze door factoringmaatschappij of zorgverzekeraar. Het aan u uitbetaalde bedrag dient uiteraard het aantal verrichtingen maal het tarief te zijn. U kunt deze controle uitvoeren aan de hand van de overzichten van aangemaakte definitieve declaraties in relatie tot de overzichten van uitbetaalde verrichtingdeclaraties. Controleer ook op deze wijze de vanaf nu ingediende declaraties. Het is belangrijk eventuele verschillen direct aan onze helpdesk per mail te melden.

-

Bij het verwerken van boekingen in de boekhouding is in het scherm ‘Notaboeking verwerken’ een knop ‘Auto’ toegevoegd. Als de eerste keer, dat een resterend openstaand bedrag wordt geconstateerd, op deze knop wordt geklikt, zullen de overige boekingen aangaande notabetalingen automatisch zonder tussenkomst van de gebruiker als volgt worden afgehandeld: de nota wordt op voldaan ‘nee’ geboekt bij een betalingsverschil van tenminste Eur 0,01 en op voldaan ‘ja’ als geen betalingsverschil resteert. Dit betekent dus, dat u in dat geval geen mogelijkheid meer hebt nota’s als voldaan te boeken bij een voor u acceptabel resterend betalingsverschil.

-

In het menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties tabblad Alle patiënten, opties diversen’ is een overzicht van patiënten die uitgesloten zijn van factoring toegevoegd. Het gebruik van dit menu spreekt voor zich.

-

Bij het gebruik van tarieftabellen met tarieven van vóór de wijziging van 1 juli 2007 (zoals bijvoorbeeld ‘OUD07’) is mogelijk een aangepast tarief bij de ‘Overige verrichtingen’ gebruikt. Dit tarief is gecorrigeerd. In de meeste gevallen is echter geen sprake van het gebruik van oude tarieven voor ‘Overige verrichtingen’ na 1 juli 2007 omdat alleen de behandelmaandtarieven uit de genoemde voormalige tarieftabellen werden gebruikt, zodat dit geen consequenties voor de toenmalige declaraties van overige verrichtingen heeft.

-

De functies van het reorganiseren van de bestanden is aangepast en uitgebreid. Een aantal extra controles en correcties worden uitgevoerd. Tevens is de informatie op het verslag uitgebreid.

-

Als gevolg van een door de systeembeheerder mogelijk foutieve instelling voor het gebruik van bestanden op de server, kan het initialiseren van nieuwe bestanden ten behoeve van het afsprakenboek een probleem opleveren. In OrthoPLAN is om die reden een extra controle toegevoegd. Deze controle bestaat hieruit, dat een melding wordt getoond als naar een datum wordt gebladerd, die binnen een half jaar na heden ligt en nog niet geïnitialiseerd blijkt te zijn. U kunt dan kiezen voor ‘Doorgaan’. Dit kan dataverlies tot gevolg hebben! Het is in dat geval aan te raden op ‘Annuleren’ te klikken, waardoor het programma wordt beëindigd. Als u vervolgens regulier opnieuw opstart, kunt u in de meeste gevallen het afsprakenboek weer gewoon gebruiken. Het gevolg van één en ander is wel, dat als u normaliter niet verder dan een half jaar vooruit uw afspraken plant, deze melding relatief vaak zal voorkomen. Omdat in het normale gebruik de bestanden voor verder dan een half jaar na heden al automatisch zijn aangemaakt, zal geen wijziging in het gebruik optreden.

-

In sommige gevallen bleek het programma niet meer te reageren bij het vastleggen van een debiteur vanuit de patiëntgegevens. Alhoewel het gebruik van Alt-tab op dat moment in een aantal gevallen een oplossing bood, is OrthoPLAN aangepast, waardoor de freqentie van optreden van het probleem tot een minimum is beperkt.

-

De grens voor de controle bij het opstarten van het programma op een minimale vrije schijfruimte is van 2Gb naar 5Gb verhoogd.

-

In het menu ‘Bestanden | Zorgverzekeraars tabblad Algemene gegevens’ is de mogelijkheid toegevoegd een zorgverzekeraar de status ‘non-actief’ te geven. Als een verzekeraar op nonactief is ingesteld, kan deze nergens meer worden geselecteerd en dus ook bijvoorbeeld niet abusievelijk aan een patiënt worden gekoppeld. Dit is met name van belang in het geval van fusies van verzekeraars. De instelling van dit veld dient u zelf te regelen, vanwege het feit, dat bepaalde zaken vanuit de periode van het wel actief zijn van de verzekeraar nog moeten worden afgewerkt. Hierbij valt te denken aan het boekhoudkundig verwerken van een MZ301-bestand. In een dergelijk geval moet de verzekeraar weer te selecteren zijn en dus tijdelijk geactiveerd worden. Na het invoeren van de desbetreffende boekingen moet de verzekeraar weer inactief gemaakt worden.

-

Op het verslag van het aanmaken van een MZ301-verzamelbestand wordt meer informatie getoond. Een en ander spreekt voor zich.

-

In de taakbalk wordt voortaan het sessienummer vermeld.

-

Bij het maken van een concept brief is in het tekstvak ‘betreft’ het BSN toegevoegd.

-

In het menu ‘Betreft’ is de mogelijkheid toegevoegd het door alle andere sessies opstarten van het programma, te blokkeren. Dit is van belang bij bijvoorbeeld het reorganiseren van

de bestanden. Als u het reorganiseren wilt starten, kunt u daaraan voorafgaand het opstarten van andere sessies blokkeren door in het menu ‘Betreft’ de knop ‘Activeer’ achter de regel ‘Algemene opstartblokkade is op dit moment niet actief’ te klikken. Dit heeft tot gevolg, dat geen van de andere sessies kan worden gestart. Ook kan het zijn, dat OrthoPLAN zelf het opstarten van andere sessies blokkeert. Gebruik van deze knop heeft geen effect op reeds actieve sessies. Wel kunt u onder de genoemde knop zien staan, welke sessies op dat moment reeds actief zijn. Na het op deze wijze activeren van de blokkade, wijzigt de functie van de knop in ‘Deactiveer’. Uiteraard betekent dit, dat na het klikken van die knop de andere sessies weer de mogelijkheid krijgen OrthoPLAN op te starten. BELANGRIJK: mocht om welke reden dan ook tijdens een actieve startblokkade het programma onderbroken worden, kan met de sessie waarmee de blokkade is geactiveerd gewoon regulier opnieuw worden gestart. In het menu ‘Betreft’ kan vervolgens de opstartblokkade worden gedeactiveerd, waardoor de overige sessies weer gestart kunnen worden. Let op, dat een sessie die een blokkade heeft geactiveerd niet tegelijkertijd regulier een tweede keer mag worden gestart! De controle voor het meermalen opstarten van het programma is in dat geval namelijk uitgeschakeld.

Informatie betreffende VECOZO Met versie 2590 van OrthoPLAN is het mogelijk programmatisch een COV-check (Controle Op Verzekeringsrecht) bij VECOZO uit te voeren. U heeft hier een X509 (G2) certificaat voor nodig, voor elk station waarop u deze COV-check wilt doen. Dit certificaat kunt u beschouwen als een digitale handtekening, waarmee VECOZO kan controleren, dat u gerechtigd bent informatie van VECOZO op te vragen. Dit certificaat is aan te vragen via de website van VECOZO www.vecozo.nl . Op deze site klikt u op ‘Ik ben zorgverlener’ vervolgens op ‘Aanvraagformulier’ en ‘Aanvraagformulier Systeem Certificaat’. Het PDF-bestand dat u nu krijgt, print u uit en vult u in. In het tekstvak ‘Aanvragen nieuw systeemcertificaat’ vult als softwareprogramma OrthoPLAN in en bij digitaal declareren ‘Ja’. De eronder staande twee tekstvakken kunt u overslaan. Als reden/toelichting geeft u ‘Uitvoeren van COV-check’. Vermeld ook uw email-adres. Fax dit formulier naar het vermelde faxnummer. U krijgt vervolgens per email een certificaatnummer en per post een pincode. Hiermee dient u het certificaat ‘op te halen’ van de site van VECOZO. Deze procedure staat duidelijk beschreven in de handleidingen die u van de VECOZO-site kunt downloaden. Stel ook uw browser in volgens de in de handleiding aangegeven aanwijzingen. Vergeet niet een backup te maken van de geïnstalleerde certificaten en die zorgvuldig op te bergen met bijbehorende codes, bijvoorbeeld op een USB-stick. Overigens kunt u de backup van het certificaat ook importeren op andere stations, zodat met één X509-certificaat zou kunnen worden volstaan. Ook deze procedure is beschreven in de handleidingen van VECOZO. Desgewenst kunt u bij onze helpdesk ondersteuning vragen. Na het installeren van dit stationsgebonden certificaat moet per sessie de vingerafdruk van het systeemcertificaat in de systeeminstellingen van OrthoPLAN worden ingevoerd. Open daartoe op het station Explorer en ga naar ‘Extra | Internet opties | tabblad Inhoud | knop Certificaten’. Selecteer het juiste certificaatnummer en klik op ‘weergeven’. Open het tabblad ‘Details’ en verschuif de verticale schuifbalk naar onder tot de vingerafdrukgegevens worden getoond. Klik op het woord ‘Vingerafdruk’. In het vak eronder wordt nu de vingerafdruk zichtbaar. Deze kan niet worden ‘gekopieerd en geplakt’ dus moet u die EXACT noteren. Controleer dat u 40 tekens heeft. Dit is nu de vingerafdruk die bij dit station hoort. Sluit hierna alle geopende schermen van Explorer af. Ga in OrthoPLAN naar ‘Configuratie | Systeeminstellingen tabblad VECOZO certificaten’. Vul in de linker kolom de sessienummers in die op dit station draaien. Vul in het corresponderende vak in de rechterkolom de zojuist genoteerde vingerafdruk van het desbetreffende station. Een

voorbeeld: stel, op computer Balie1 zijn twee sessies te starten: sessie 1 en sessie 11. Stel: de vingerafdruk van het VECOZO X509-certificaat op computer Balie1 bestaat uit 40 keer de letter ‘a’. In OrthoPLAN vult u dan in het genoemde tabblad in kolom 1 onder het woordje ‘Sessienummer’ in het eerste lege vakje een 1 in en daarnaast onder het woordje ‘vingerafdruk’ 40 a-tjes. In de linkerkolom in het vakje eronder vult u 11 in en in het vakje daarnaast ook 40 a-tjes. Immers, sessienummers 1 en 11 draaien op hetzelfde station en hebben dus dezelfde vingerafdruk. De systeeminstellingen slaat u vervolgens op. Dit voert u uit op alle stations met een X509certificaat. Als u op deze wijze het certificaat hebt geïnstalleerd, is in OrthoPLAN een aantal functionaliteiten beschikbaar: 1. Het ophalen van een aantal gegevens uit de VECOZO-bestanden van een reeks patiënten achter elkaar, namelijk alle patiënten per jaar van inschrijving, eventueel geselecteerd per reeks patiëntnummers. 2. Het uitvoeren van een COV-check en overnemen van gegevens bij het invoeren van nieuwe patiënten. 3. Het uitvoeren van een COV-check en overnemen van gegevens bij het wijzigen van bestaande patiënten. Ad 1. Tijdens het uitvoeren van dit menu is een startblokkade voor de andere sessies actief. Om de gegevens uit het patiëntenbestand te vergelijken met de gegevens van VECOZO gaat u naar menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten en correcties tabblad correcties’. U kiest hier het gewenste jaar van inschrijving, bijvoorbeeld 2009. Desgewenst kunt u binnen de reeks van alle patiënten uit 2009 nog een subrange van patiëntnummers aangeven. Het is aan te raden de eerste keer een kleine reeks te nemen, bijvoorbeeld patiëntnummers 090001 tot en met 090050. Vink de keuze voor definitief nog niet aan. Klik op ‘Doorgaan’. U dient nu een bevestiging te geven. Let op: als u dit menu definitief uitvoert, moet u eerst een backup maken en die bewaren! Het programma controleert nu alle patiënten met de gekozen selecties op bepaalde verschillen met VECOZO-gegevens. De gecontroleerde items zijn: BSN, UZOVI en registratienummer van de basisverzekering en de aanvullende verzekering, voorletters en huisnummertoevoeging. Tijdens de loop van deze controle ziet u een voortgangsindicator en wordt het patiëntnummer van de gecontroleerde patiënt getoond. Als alle patiënten zijn gecontroleerd, verschijnt een verslag. Hierop kunt u zien, wat de gevonden verschillen zijn. Tevens leest u een verklaring van de door VECOZO opgegeven retourmeldingen. Als u deze VECOZO-gegevens accepteert, voert u het menu nogmaals uit met de gekozen selecties en met het keuzevakje ‘Definitief’ aangevinkt. Deze handelingen kunt u met alle inschrijfjaren uitvoeren. De tijdsduur van het opvragen van VECOZO-gegevens is onder andere afhankelijk van de snelheid van uw internetverbinding en de beschikbaarheid van de databases van de zorgverzekeraars. Aan de hand van het uitvoeren van de bovengenoemde kleine testreeks, kunt u een indruk krijgen van de benodigde tijdsduur. Ad 2. Als u een nieuwe patiënt invoert, kunt u in eerste instantie volstaan met het invullen van de geboortedatum, de postcode en het huisnummer. De huisnummertoevoeging is niet noodzakelijk. Klik daarna op de knop ‘COV’. OrthoPLAN maakt verbinding met VECOZO, die een verzekerde probeert te vinden, die aan de selectiecriteria voldoet. Dit kan een paar seconden duren. Klik niet tweemaal achterelkaar op de knop ‘COV’. Het programma kan dan vastlopen. U krijgt een scherm in beeld, waarbij de OrthoPLAN gegevens aan de linkerzijde worden gepresenteerd en de VECOZO-gegevens aan de rechterzijde. Bovenaan het scherm wordt de retourmelding van VECOZO getoond. De velden aan de rechterzijde die oranje gekleurd zijn, bevatten de gegevens zoals die op dat moment bij VECOZO gevonden zijn. Het kan voorkomen, dat deze gegevens niet compleet zijn. Klikken op de knop ‘Neem VECOZO gegevens over’ resulteert in het vullen van het

patiëntscherm met alle gevonden gegevens. Eventueel ontbrekende gegevens moeten handmatig worden aangevuld, evenals de overige velden, zoals debiteur, tandarts etc. Ad 3. Evenals bij het invoeren van een nieuwe patiënt kunt u bij een bestaande patiënt een COVcheck uitvoeren. Klik eerst op de knop ‘Wijzigen’ nadat u een patiënt hebt geselecteerd. Klik dan op de knop ‘COV’. U krijgt dan net als onder ad 2. hierboven een scherm met gegevens, waarbij de oranje velden de verschillen tussen de eigen gegevens en de VECOZO-gegevens aanduiden. Ook hier kan de knop ‘Neem VECOZO gegevens over’ worden gebruikt. Kosten. Het beschikbaar maken van de beschreven VECOZO-functionaliteit is een modulaire toevoeging, die, onder andere gezien de omvang van de ontwikkeling, niet onder het onderhoudscontract OrthoPLAN valt. Uit coulance is in eerste instantie de beschreven functionaliteit voor iedereen direct beschikbaar gemaakt. Als u van de module gebruik wilt blijven maken, wordt een met een factoringmodule vergelijkbaar bedrag van Eur 800,00 excl. BTW in rekening gebracht. Als u de functionaliteit niet wenst te continueren, dient u ons daar zo spoedig mogelijk van in kennis te stellen.


29 januari 2009

-

Voor diverse gebruikers zijn individuele wijzigingen aangebracht.

-

In het menu ‘Configuratie | systeemonderhoud’ zijn knoppen toegevoegd om de conversies van de UZOVI-nummers per 01-01-2009 opnieuw toe te passen. Dit kan nodig zijn, als abusievelijk toch bij het invoeren van patiënten een UZOVI-nummer is gekozen, dat niet meer actief in gebruik is. Om vergissingen te voorkomen, kan deze utility vooralsnog eerst door de systeembeheerder worden uitgevoerd. In een voorkomend geval kunt u contact opnemen.

-

Bij het archiveren van geaccordeerde documenten is de aanduiding ‘Uitvoer naar’ aangepast. Nadat een document is gearchiveerd, wordt de lijst vernieuwd en het bovenste document geselecteerd. De gewenste uitvoerwijze daarvan wordt dan direct getoond.

-

Bij het opstarten controleert OrthoPLAN een dreigend tekort aan gegevensopslagcapaciteit. Als er minder dan 2 Gb schijfruimte voor OrthoPLAN beschikbaar is, verschijnt een melding. U kunt dan op zich gewoon verder werken. Uiteraard dient u zo snel mogelijk uw hardware systeembeheerder te waarschuwen om de schijfruimte uit te breiden of op te schonen.

-

De lay-out van de afspraak e-mails is op bepaalde plaatsen gewijzigd.

-

De conversie van UZOVI-nummer 0420 van zorgverzekeraar MvZ Gouda naar UZOVInummer 3330 is doorgevoerd. Tevens is UZOVI-nummer 8973 (IAK Fortis ASR) toegevoegd.

-

Bij het reorganiseren van de bestanden worden meer controles uitgevoerd en op het verslag vermeld dan voorheen. Dit betekent, dat de reorganisatie meer tijd in beslag kan nemen. Het is aan te raden de e-mail faciliteit te benutten, waarmee het verslag direct naar onze supportdesk kan worden verzonden. Controle van het verslag en daarmee het opsporen van eventuele problemen is dan beter mogelijk.

-

Het maken van back-ups is essentieel. Als extra zekerheid kunt u heel eenvoudig een extra back-up maken op bijvoorbeeld een externe USB harde schijf met de in de vorige versie van OrthoPLAN daartoe geïmplementeerde functionaliteit. Deze schijven zijn zeer goedkoop, snel en klein (meeneembaar) en hebben voldoende capaciteit om veel dagelijkse OrthoPLAN back-ups te bewaren. Neem contact op voor een advies op maat.

-

Op het overzicht van alle patiëntgegevens, dat u op het patiëntscherm respectievelijk via de knoppen ‘Uitvoer’ gevolgd door ‘Afdruk van alle patiëntgegevens’ kunt maken, is een aantal gegevens toegevoegd en beter gerangschikt, met name waar het de klinische gegevens betreft. Eén en ander spreekt voor zich.


2 januari 2009

-

Voor diverse gebruikers zijn individuele wijzigingen aangebracht.

-

De tariefwijziging per 1-1-2009 is geïmplementeerd.

-

De wijzigingen en fusies van zorgverzekeraars per 1-1-2009 zijn geïmplementeerd: 1. AVERO 0454 wordt AVERO 3329 2. Confior 3319 wordt Achmea 3317 3. CZ, Delta Lloyd en Ohra (UZOVI’s 0104, 0201, 7053, 7119 en 9991) fuseren tot CZ CVE 9664 4. Univé, IZA en Trias (0101, 0212, 0699, 0736, 7050 en 3324) fuseren tot Univé-IZATrias CVE 9665. Van deze conversies wordt een verslag aangemaakt in de SYS-map van de OPWIN-map.

-

Met behulp van het menu ‘Opties | Bestanden | Back-up maken’ kunt u een back-up maken van (een deel van) de OrthoPLAN-bestanden. Als u dit menu kiest, kunt u het doelstation selecteren. Standaard is dit het station, zoals aangegeven bij de systeeminstellingen (‘Configuratie | Systeemgegevens’) op tabblad ‘Systeemgegevens’. Let wel: deze back-up vervangt NOOIT de reguliere back-up en dient als extra mogelijkheid voor bijvoorbeeld het maken van een back-up voorafgaande aan het definitief declareren. De op deze manier gemaakte back-ups worden op het doelstation bijgeschreven. Eventueel reeds aanwezige back-ups worden niet automatisch verwijderd, zodat regelmatig handmatig een controle en opschoning van het doelstation noodzakelijk is. Bij het maken van deze back-up kunnen delen van de OrthoPLAN-bestanden worden uitgesloten. Dit kunt u bewerkstelligen door in maximaal vijf verschillende regels het tekstgedeelte in te voeren, waarop moet worden gecontroleerd tijdens het maken van de back-up. Alle bestanden waarvan tenminste één van de vijf ingevoerde tekstgedeelten onderdeel uitmaakt van hun bestandsnaam, zullen niet worden meegenomen in de back-up. U dient het desbetreffende tekstgedeelte exact in te typen, inclusief backslashes etc. Wildcards zijn niet toegestaan. Op deze wijze kunt u dus maximaal vijf (groepen van) bestanden uitsluiten. Omdat deze makkelijke toegankelijke back-up mogelijkheid bedoeld is voor het snel kunnen maken van een (deel-)back-up, wordt de map ‘\DOC\’ standaard al uitgesloten. In deze map staan de over het algemeen weinig aan verandering onderhevige documenten (brieven, foto’s) van de patiënten. Deze map is vaak wel omvangrijk in grootte, dus het uitsluiten hiervan, reduceert de voor de back-up benodigde tijd aanzienlijk. Als u een complete back-up wilt, dient u alle vijf regels leeg te maken. Het spreekt voor zich, dat tijdens het maken van deze back-up geen andere sessies actief mogen zijn. Na het maken van de back-up wordt een verslag met informatie over de back-up getoond.

-

Bij het opstarten van OrthoPLAN wordt gecontroleerd op de hoeveelheid beschikbare schijfruimte. Als deze onder een bepaalde drempel is gezakt (2 Gb), wordt een waarschuwing getoond. Weliswaar kunt u OthoPLAN dan nog blijven gebruiken, maar het is wel zaak uw server op te schonen en uw netwerkbeheerder op de hoogte te stellen van het dreigend tekort aan schijfruimte.

-

De layout van diverse overzichten is aangepast en verbeterd.

Wijzigingen in OrthoPLAN versie 2567 -

-

-

-

-

1 december 2008

Voor diverse gebruikers zijn individuele wijzigingen aangebracht. De foutmelding 32, die ontstond na het vaker geopend zijn van hetzelfde Word –document, is opgelost. U krijgt in een voorkomend geval nu de melding, dat het document al is geopend, zelfs al is dat in een andere gelijktijdig draaiende sessie. De meeste overzichten in het .TXT bestandtype werden voorheen met Word geopend. Deze overzichten worden vanaf nu met Kladblok geopend. Dit gaat vele malen sneller en is minder gevoelig voor fouten. Kladblok heeft de eigenschap, dat een volgend document in hetzelfde lettertype wordt geopend als het vorige. Dit is voor de diverse overzichten over het algemeen bijzonder gebruikersvriendelijk. Mocht een bepaald overzicht in een ander lettertype moeten worden getoond of afgedrukt, dan kunt u in Kladblok via het menu ‘Opmaak | Lettertype’ het lettertype aanpassen. Ook is het mogelijk via het menu ‘Bestand | Pagina-instelling | Printer | Eigenschappen | Afwerking’ de ‘Afdrukrichting’ op ‘liggend’ te zetten, waarna het overzicht dwars zal worden afgedrukt. Na het verzenden van een e-mail met OrthoPLAN krijgt u de melding dat de e-mail is verzonden. In het menu ‘Correspondentie | E-mails tonen’ kunt u door het bestand van verzonden e-mails bladeren. U kunt via de ‘Systeeminstellingen | Correspondentie’ de standaardtekst zoals die op de email bij geaccordeerde brieven moet worden getoond, instellen. Op verzoek van Famed zijn aanpassingen in het Famed-MZ301-bestand gemaakt, met name voor wat betreft het UZOVI-nummer en polisnummer van de betrokken patiënten. Op het ‘Verslag aanmaken MZ301-bestand’, dat wordt gegenereerd bij het maken van een notaverzamelbestand in het MZ301-formaat, wordt aan het einde een opsomming gegeven van het aantal te clearen en te factoren prestaties, resp. nota’s. Dit kunt u gebruiken om achteraf de kosten die voor factoring dan wel clearing in rekening worden gebracht te controleren. In het overzicht ‘Tandarts controle’ in het afsprakenboek is een kolom voor onbekende polisnummers toegevoegd. De functionaliteit van deze knop houdt inmiddels meer in dan alleen het controleren op het al of niet bestaan van een koppeling van een tandarts aan de patiënt. Om die reden is de naam van de knop gewijzigd in ‘Patiënt controle’. Het belang van het nauwgezet invoeren van BSN, UZOVI-nummer en polisnummer van de patiënten wordt hierbij nogmaals bijzonder benadrukt.

Om redenen van het kunnen controleren op de juistheid en het tijdstip van installeren alsmede eventuele bestandsconversies van OrthoPLAN-updates, is het aan te raden de mogelijkheid van het zenden van e-mails vanuit OrthoPLAN te activeren. Een e-mail met het updateverslag kan dan eenvoudig worden verzonden, op dezelfde wijze zoals een reorganisatieverslag naar onze support kan worden verstuurd. In het menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | Tabblad Systeemgegevens’ kunt u mailen via OrthoPLAN activeren door het type e-mailverzending op ‘OrthoPLAN’ te zetten. Vergeet niet in dit scherm ook de naam van uw SMTP-server in te vullen. Neem eventueel contact op met uw netwerksysteembeheerder voor de juiste gegevens. Het kan zijn, dat deze wijze van verzending niet direct werkt. Dit kan afhangen van de instellingen van de e-mail functies van bijvoorbeeld uw server. U kunt - desgewenst in overleg - een test e-mail zenden, waarna eventuele aanpassingen nodig kunnen blijken. Op deze wijze kan op termijn de controle op het correct installeren van updates worden geautomatiseerd.


11 november 2008

-

Voor diverse gebruikers zijn individuele aanpassingen gemaakt.

-

Aanpassingen in het importeren en boekhoudkundig verwerken van MZ301 bestanden voor zorgverzekeraars en factoring maatschappijen zijn toegevoegd.

-

De betalingstermijn op de kopie nota is teruggezet op de betalingstermijn van de originele nota.

-

In de statistiek is het overzicht van de tandartsverwijzingen geïmplementeerd.

-

Bij ‘Patiënt wijzigen’ wordt na het klikken op de knop ‘Zoek’ bij tandarts de actuele tandarts in het zoekscherm getoond.

-

Bij het reorganiseren wordt een controle op de koppeling van een patiënt aan een tandarts gedaan. Er wordt een melding gemaakt indien hier een foute of koppeling aan een niet bestaande tandarts is gevonden.

-

Bij het starten van het programma wordt, indien nog niet aanwezig, een tandarts ‘Onbekend’ aangemaakt ten behoeve van conversiedoeleinden.

-

Bij het maken van een overzicht van patiënten via menu ‘Bestanden | Patiënten | Overzichten | tabblad Alle patiënten’ is bij de optie ‘Diversen – type overzicht Alle patiënten zonder behandelaarcode’ een selectie op het vóórkomen van een verrichting in de afgelopen (zelf in te stellen aantal) maanden toegevoegd. Dit is alleen van belang voor praktijken waar meer dan één behandelaar is.

-

Voor de MZ301-declaratie naar Famed, DSW en FenCS zijn individuele aanpassingen gedaan.

-

In het menu ‘Correspondentie | Documenten accorderen’ is een knop toegevoegd onder het kopje ‘Documenten geaccordeerd’ waarmee u een geselecteerd bestand kunt e-mailen. Als u op de desbetreffende knop klikt, opent het mailscherm zich. Voor zover mogelijk zijn de benodigde velden reeds ingevuld en hoeft u alleen nog maar op de knop ‘Verzend’ te klikken. Uiteraard kunt u ook alvorens te verzenden eerst de diverse velden en gegevens op het e-mail scherm, zoals tekst, CC, extra bijlagen, etc., handmatig toevoegen of wijzigen. Deze functie werkt alleen als u gebruik maakt van e-mailen met OrthoPLAN en niet met een extern e-mail programma zoals Outlook. Het is mogelijk het e-mailen door OrthoPLAN te (laten) testen en bij goed resultaat als standaard in te stellen bij de systeeminstellingen. De verzonden e-mails worden door OrthoPLAN in een bestand opgeslagen. Dit bestand is te benaderen via menu ‘Correspondentie | E-mails tonen’. Na het mailen moeten de brieven worden gearchiveerd, net zoals dat na het printen van brieven gedaan wordt. De e-mail functie werkt alleen met de nieuw aangemaakte brieven. Geaccordeerde brieven die reeds aanwezig zijn voor installatie van de update moeten nog op de oude manier verwerkt worden. Tevens is in dit menu een mogelijkheid gemaakt de niet op een patiënt betrekking hebbende brieven te archiveren in een vaste map: O:\OPWIN\DOC\OVERIGE. Deze map is te openen vanuit het menu ‘Correspondentie.’

-

In de correspondentie zijn de bladwijzers ‘roepnaampatient’ en ‘naamtandarts’ toegevoegd. Deze zijn alleen actief als er patiëntgegevens in de brief moeten worden toegevoegd, dus als het desbetreffende selectievakje bij het aanmaken van een concept is aangevinkt. Als van

een patiënt geen roepnaam bekend is, wordt een combinatie van voorletters, voorvoegsels en achternaam weergegeven.

Informatie betreffende OrthoPLAN update versie 2557 en hoger

29 september 2008

Installeren Bij het installeren van OrthoPLAN programmaversie 2557 of hoger wordt een bestandconversie van adressen uitgevoerd, als voorbereiding op nieuw te ontwikkelen functionaliteiten. Deze conversie duurt niet meer dan een minuut. Wel dient u van te voren een back-up te hebben gemaakt en die te bewaren. Tijdens de conversie mogen geen andere sessies van OrthoPLAN worden gestart.

Algemeen Op diverse plaatsen in OrthoPLAN zijn de opbouw en indeling van bestaande schermen alsmede de functionaliteit van diverse menuopties aangepast en verbeterd. Voorzover mogelijk zijn eventuele fouten opgelost. Een en ander wijst voor zich.

Patiëntenstikkers Ten behoeve van het maken van de diverse soorten stikkers voor patiënten is een apart keuzescherm met gemakkelijk te kiezen knoppen geïmplementeerd. Dit keuzescherm wordt geopend indien u in de patiëntgegevens op de knop ‘Uitvoer’ klikt.

Sessies In OrthoPLAN is een controle opgenomen, dat niet twee of meer sessies met hetzelfde sessienummer (dat staat in de blauwe balk van het hoofdscherm) tegelijkertijd geopend kunnen worden. Bij het regulier afsluiten van het programma (OrthoPLAN verlaten) wordt de sessie gesloten. Een herstart of zelfs het uitschakelen van werkstation of server sluit een sessie niet af. Om deze reden is het belangrijk ervoor zorg te dragen, dat de snelkoppelingen op de bureaubladen nergens verwijzen naar hetzelfde sessienummer. In technische termen: de eerste parameter achter het doel opw.exe op het tabblad ‘algemeen’ van de snelkoppeling moet uniek zijn en een waarde tussen 1 en 70 hebben. Een aantal situaties kan leiden tot het actief lijken van een sessie, zonder dat die sessie op een werkstation nog actief is. OrthoPLAN geeft in die situatie bij het opstarten aan, dat de sessie al actief is. Dit kan gebeuren bijvoorbeeld bij stroomuitval, abrupte programma beëindiging door fouten of het gebruik van CTRL-ALT-DEL om het programma te beëindigen. Een ‘hangende’ sessie kunt u vrijgeven door op een nog wel actief zijnde sessie van OrthoPLAN naar het menu 'betreft' te gaan en daar links onder de te resetten sessie te selecteren, gevolgd door het klikken op de erboven gelegen knop 'Reset sessie'. Deze functie moet niet te pas en te onpas worden gebruikt, maar alleen in 'noodsituaties' om sessies vrij te geven.

Rechtstreekse declaraties aan zorgverzekeraars De volgende toelichting is hierbij van belang. Zoals reeds eerder vermeld, kunt u declaratiebestanden voor patiënten in overleg rechtstreeks aanbieden aan hun zorgverzekeraars (naturadeclaratie), eventueel via het Vecozo-portaal. Hiertoe wijzigt u eenmalig via menu ‘Bestand | Zorgverzekeraargegevens’ bij de desbetreffende verzekeraar op het tabblad ‘Verzekeringsgegevens’ de ‘Soort declaratie’ bij Basis en AV in ‘Natura’. U maakt vervolgens een declaratiebestand door

eerst zoals gebruikelijk uw nota’s aan te maken. Daarna selecteert u in het menu ‘Nota’s | Notaverzamelbestand maken’ bij factoringbedrijf de optie ‘Zorgverzekeraar’. Vervolgens kiest u de gewenste zorgverzekeraar of ‘Alle’. Maak de overige aangegeven selecties en klik op ‘Doorgaan’. Na het aanmaken van het declaratiebestand is in de OPWIN-map onder de submap ‘DEC\D_Fact\Verzamelbestanden’ een map van de desbetreffende zorgverzekeraar(s) aangemaakt, waarin de bij de verzekeraar in te dienen data-bestanden staan (bijvoorbeeld ZD8_Data_302.txt), genummerd met oplopende volgnummers. Dit betekent, dat de optie ‘Nota’s | Notaverzamelbestand maken’, tabblad ‘Natura ZFNS’ in principe is vervallen.

Importeren MZ301 bestanden van zorgverzekeraars MZ301 declaratiebestanden voor zorgverzekeraars kunnen in de boekhouding worden geïmporteerd en verwerkt op dezelfde wijze als bijvoorbeeld Kesteren en Equens bestanden. Selecteer in het desbetreffende menu de optie ‘Zorgverzekeraar’ en selecteer vervolgens de gewenste zorgverzekeraar.

Instructie betreffende OrthoPLAN update versie 2540 en hoger

15 september 2008

Het installeren van nieuwe updates van OrthoPLAN Het actuele versienummer van OrthoPLAN vindt u in de blauwe balk bovenaan het hoofdscherm van OrthoPLAN, bijvoorbeeld 1.809.16.2556. Alleen het laatste getal (4 cijfers, hier 2556) is van belang. Updates worden door ons voortaan via het internet ter beschikking gesteld en kunnen vanaf nu door uzelf worden geïnstalleerd. De procedure is als volgt. Eenmalig dient u de volgende instelling te maken: 1. Zorg dat OrthoPLAN nergens actief is, uitgezonderd de sessie waar u in werkt. 2. Bepaal welk sessienummer het recht krijgt updates te mogen downloaden. Slechts 1 sessie kan hiervoor worden gedefinieerd, bijvoorbeeld de sessie aan de balie of de sessie op kantoor. U loopt dan niet het risico, dat updates op verschillende sessies tegelijkertijd worden gedownload. In deze verdere uitleg nemen we als voorbeeld sessienummer 5. Uiteraard moet de PC met sessie 5 wel over internet beschikken. 3. Ga in OrthoPLAN naar menu ‘Configuratie | Systeeminstellingen | Tabblad Systeemgegevens’. Vul in het tweede vakje achter ‘Update stations’ het cijfer 5 in (= bovenbepaald update sessienummer). In de meeste gevallen zal in het linker vakje al het getal 77 zijn ingevuld. Dat sessienummer wordt door ons gebruikt. 4. Sla de instellingen op. 5. Sluit OrthoPLAN af.

Hierna zal elke keer dat OrthoPLAN sessie 5 wordt gestart, gecontroleerd worden of een update beschikbaar is. Zo ja, dan krijgt u een scherm met de melding, dat een update beschikbaar is. Rechts bovenaan het scherm ziet u de van toepassing zijnde versie nummers (getallen van 4 cijfers). Daaronder ziet u het type update: ‘essentieel’ of ‘optioneel’. De essentiële updates dient u op korte termijn te installeren. Het installeren van optionele updates heeft een minder grote urgentie. Het verdient wel aanbeveling ook optionele updates binnen niet al te lange tijd te installeren. Een update kan alleen worden geïnstalleerd als geen andere OrthoPLAN sessies dan sessie 5 (in ons voorbeeld) actief zijn. Als u bovengenoemde melding van het beschikbaar zijn van een update ziet, maar geen gelegenheid heeft deze direct te installeren, kunt u er voor kiezen de bestaande versie van OrthoPLAN te starten. Klik daartoe op de knop ‘Start OrthoPLAN’, die zich aan de rechterzijde op het scherm bevindt. Als u op enig moment wel gelegenheid heeft de update te downloaden en te installeren, zorgt u dat alleen sessie 5 actief is en klikt u op ‘Installeer update’. Via duidelijke meldingen wordt u door het proces van downloaden en installeren geleid.

Informatie betreffende OrthoPLAN update versie 2530 en hoger

11 juli 2008

UZOVI nummers Bij alle patiënten dienen in de velden ‘UZOVI’ op het tabblad ’verzekering’ van de patiëntgegevens het met hun zorgverzekeraar corresponderende UZOVI nummer te worden ingevuld. In het menu ‘Bestanden | Zorgverzekeraars’ zijn voor zover bekend alle zorgverzekeraars vermeld. Omdat bij een groot aantal patiënten in het verleden de 6-letterige verzekeringsinstellingcode (= voormalige code, bijvoorbeeld CZG-TIL) is ingevuld, kunnen we de combinatie gebruiken om daar waar mogelijk het UZOVI nummer bij de patiënt in te vullen. Dit kan worden bewerkstelligd via een conversie van het patiëntenbestand. Ga als volgt te werk. Reorganiseer eerst alle bestanden met het menu ‘Opties | Bestanden | Reorganiseren | Alles reorganiseren’. Voer daarna de volgende stappen uit: 1. Print de lijst met oude verzekeringsinstellinggegevens via menu ‘Bestanden | Verzekeringsinstelling’. 2. Ga naar menu ‘Bestanden | Zorgverzekeraargegevens’. 3. Zoek bij de eerste verzekeringsinstelling van de zojuist geprinte lijst de corresponderende zorgverzekeraar in het scherm op. Vul hier in het veld ‘Voormalige code’ de 6-letterige verzekeringsinstellingcode (bijvoorbeeld CZG-TIL) uit de geprinte lijst in, met de knoppen ‘Wijzigen’ en ‘Opslaan’. Herhaal stap 3 voor alle verzekeringsinstellingen van de geprinte lijst. 4. Als alle van toepassing zijnde voormalige codes zijn ingevuld, klikt u op de knop ‘Converteer UZOVI nummers naar de patiënten’. Het programma vult nu bij alle patiënten het corresponderende UZOVI nummer in. Let op: 1. Als u niet zeker bent van een valide combinatie dient u de voormalige code bij de zorgverzekeraar niet in te vullen. Het is beter bij de patiënt het UZOVI nummer op ‘0000’ te houden dan te voorzien van een foutief UZOVI nummer. 2. Als een verzekeringsinstelling in het oude bestand meerdere keren voorkomt met verschillende verzekeringsinstellingcodes, kunt u de procedure van invullen van 6-letterige code en het klikken op de knop ‘Converteer UZOVI nummers naar de patiënten’ herhalen (zie de stappen 2, 3 en 4 uit de vorige sectie). U kunt bij de patiënt niet meer de 6-letterige code invullen, maar moet bij de patiëntgegevens op het tabblad ‘Verzekering’ het UZOVI nummer van de juiste zorgverzekeraar intypen. Als dit nummer niet bekend is, kunt u met de knop ‘Zoek’ de juiste zorgverzekeraar selecteren. Vergeet niet ook bij de AV gegevens de juiste zorgverzekeraar in te vullen. In de meeste gevallen kunt u met de knop ‘Kopieer’ de complete verzekeringsgegevens van de basisverzekering kopiëren naar die van de AV. Het is aan te raden bij elk eerstvolgende bezoek van de patiënt het verzekeringspasje te raadplegen en hiervan zowel het UZOVI nummer als het BSN te controleren en zonodig in het scherm in te vullen.

MZ301 bestanden Het MZ301 formaat is een min of meer uniform bestandsformaat waarmee zorgverleners, zorgverzekeraars en servicebureaus zoals factoringmaatschappijen gegevens uitwisselen. In OrthoPLAN is het MZ301 formaat geïmplementeerd. In de praktijk komt het erop neer, dat vanuit de administratie een MZ301 bestand wordt gemaakt, dat naar factoringmaatschappij of zorgverzekeraar wordt verstuurd, al dan niet via het Vecozo portaal. Het genereren van een MZ301 factoringbestand wordt op dezelfde manier gedaan als u gewend bent van eerdere bestandsformaten. Indien u aan een zorgverzekeraar declareert (bijvoorbeeld CZ), dient u in het menu ‘Nota’s | Notaverzamelbestand maken | tabblad Factoring’ in de keuzelijst ‘Factoringbedrijf’ te kiezen voor ‘Zorgverzekeraar’. Vervolgens kunt u in de keuzelijst ‘Selecteer verzekeraar’ kiezen voor de gewenste zorgverzekeraar of voor ‘Alle’. Binnen het MZ301 formaat is een aantal zaken, zoals we die in bepaalde gevallen gewend waren, niet meer mogelijk, namelijk: 1. ‘losse nota’s’ met eigen tekst en bedragen kunnen niet meer worden aangeleverd. Dit moet u ondervangen door losse nota’s handmatig af te handelen, door deze direct op notapapier uit te printen en aan de patiënt te doen toekomen. 2. niet-standaard verrichtingencodes, zoals die in het verleden zijn gebruikt (bijvoorbeeld 299950) worden niet opgenomen in het MZ301 bestand. Hieronder vallen ook het tweede en volgende controlebezoek in dezelfde kalendermaand, met als gevolg, dat deze niet op de nota naar de patiënt worden vermeld. Niet-standaard verrichtingencodes moet u corrigeren via een losse nota, als genoemde onder punt 1. Van het aanmaken van een MZ301 bestand wordt een verslag gemaakt, dat u desgewenst kunt printen. Hierop worden de van belang zijnde punten vermeld. In een MZ301 bestand worden de bedragen op basis van standaard verrichtingen weergegeven en niet op basis van complete nota’s. Dat betekent, dat als op een nota enerzijds niet-standaard verrichtingen staan (zoals bijvoorbeeld de 299950), en anderzijds wel standaard verrichtingen, het totaalbedrag van de gemaakte notareeks verschilt van het totaalbedrag van het MZ301 bestand. Het is dus zaak, alleen standaard verrichtingencodes te gebruiken. Overigens kunnen de 2999xx codes inmiddels niet meer worden ingevoerd. Voor wat betreft de techniekkosten geldt het volgende. Indien u techniekkosten bij een verrichtingencode wilt declareren (bijvoorbeeld bij een code 221171 of D53), opent u in de behandelkaart het tabblad ‘Techniekkosten’. Vervolgens vult u in het invoervak de gevraagde gegevens in en klikt u op ‘Voeg toe’. Bij ‘Hoort bij’ vult u de code in, waar de techniekkosten bij horen. In ons voorbeeld is dat code 221171 (of D53). Dit dient u direct aansluitend aan het invoeren van de 221171 (of D53) te doen. Vergeet niet het vakje ‘Decl’ aan te vinken. Dit geeft aan, dat de techniekkosten daadwerkelijk moeten worden gedeclareerd.

Informatie betreffende OrthoPLAN update

31 maart 2008

Orthodontisten, niet uitgeschreven. Nieuwe tarieven per 01-04-2008. In de komende dagen zullen de nieuwe tarieven door middel van een inlogsessie bij u worden ingevoerd. De tarieven zijn doorgevoerd, als in het menu ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens | Maak uw keuze’ een nieuwe ORTHO-tabel, die geldig is vanaf 01-04-2008, aanwezig is. U kunt dit zelf controleren. Zolang de tarieven nog niet zijn geïmplementeerd, kunt u wel gewoon verrichtingencodes (B,H,V etc.) blijven invoeren, maar u dient geen nota’s van verrichtingen met een datum vanaf 01-04-2008 te maken. De bedragen van alle verrichtingen die na 01-04-2008 zijn ingevoerd, worden aangepast bij het installeren van de update. U hoeft niet alles tot en met 31-032008 apart uit te declareren. Gebruikers die geen inlogmogelijkheid hebben, verzoek ik contact met mij op te nemen.

Orthodontisten, uitgeschreven. Nieuwe tarieven per 01-04-2008. In de komende dagen zullen de nieuwe tarieven door middel van een inlogsessie bij u worden ingevoerd. De tarieven zijn doorgevoerd, als in het menu ‘Bestanden | Verrichting basisgegevens | Maak uw keuze’ een nieuwe ALGPR-tabel, die geldig is vanaf 01-04-2008, aanwezig is. Dit kunt u zelf controleren. Zolang de tarieven nog niet zijn geïmplementeerd, kunt u wel gewoon verrichtingencodes (B,H,V etc.) blijven invoeren, maar u dient geen nota’s van verrichtingen met een datum vanaf 01-04-2008 te maken. De bedragen van deze verrichtingen van na 01-04-2008 worden aangepast bij het installeren van de update. U hoeft niet alles tot en met 31-03-2008 apart uit te declareren. Gebruikers die geen inlogmogelijkheid hebben, verzoek ik contact met mij op te nemen. Het volgende is van groot belang: 1. Alleen de D-codes zullen worden voorzien van de nieuwe geldende tarieven. Eventuele andere door u gehanteerde tandartscodes in de ALGPR-tabel dient u zelf aan te passen via het menu‘Bestanden | verrichtingbasisgegevens | verrichting wijzigen’. Kies voor de ALGPR-tabel die vanaf 01-04-2008 geldt en wijzig de van toepassing zijnde verrichtingen. 2. Als u gebruik maakt van een eigen aangepaste (kloon-)tarieftabel (zoals OUD07), bijvoorbeeld voor patiënten die al in behandeling waren bij uitschrijven, is ook een nieuwe versie van die tabel gemaakt, die geldig is vanaf 01-04-2008. De tarieven die in die nieuwe tabel vermeld zijn, zijn identiek aan de tarieven in deze tabel van vóór 01-04-2008. Controleer dat op bovengenoemde wijze in het menu ‘Bestanden | verrichtingbasisgegevens’. De tarieven die u wilt hanteren in deze nieuwe tabel, dient u (uiteraard) zelf te wijzigen op bovengenoemde manier. Dit kan niet worden geautomatiseerd, omdat deze (kloon-) tabellen bij iedere gebruiker kunnen verschillen en niet eenduidig is, hoe u de tariefswijziging wilt laten doorwerken in de door u gebruikte (kloon-)tabellen. Let er wel op, dat u de nieuw geldende maximumtarieven niet overschrijdt. OrthoPLAN controleert hier niet op.

Orthodontisten, binnenkort uit te schrijven. Alvorens de procedure aangaande het uitschrijven te volgen, zullen eerst de werkzaamheden betreffende de tarieven zoals beschreven onder ‘Orthodontisten, niet uitgeschreven’ worden uitgevoerd (zie aldaar). Zo kort mogelijk daarop, maar in elk geval pas als de nieuwe AGB-code bekend is en de conversiemodule als hieronder beschreven gereed is, vindt de overgang plaats. Werkzaamheden en licenties zullen worden doorberekend volgens de geldende tarieven. In het algemeen komen deze kosten neer op een bedrag rond € 3.000,00. Desgewenst kan een kostenopgave worden gedaan, toegesneden op uw eigen situatie. Bij de procedure van uitschrijven is van belang: 1. Er moeten selectiecriteria worden opgesteld, volgens welke de patiënten in tarieftabellen met een conversieprogramma in de nieuwe situatie moeten worden ingedeeld. Deze selectiecriteria dienen zo snel mogelijk aan mij te worden gemaild ([email protected]) , zodat de conversiemodule kan worden ontwikkeld. De groep patiënten die niet zijn in te delen volgens de opgestelde criteria, moeten door de gebruiker zelf handmatig worden voorzien van de gewenste (kloon-)tarieftabel. Als eenmaal een tabel aan een patiënt is gekoppeld, mag deze niet meer aangepast worden, nadat één of meer verrichtingen zijn gedeclareerd! Als deze groep patiënten is ingedeeld, verzoek ik u contact met mij op te nemen om uit veiligheidsoverwegingen het veld met de tarieftabel gegevens te blokkeren. Deze verantwoordelijkheid ligt bij uzelf! 2. De standaard D-code tarieftabellen, met alleen de D-codes, worden ter beschikking gesteld. U kunt zelf naar wens en onder eigen verantwoordelijkheid codes toevoegen. Over het al dan niet aanmaken van een (kloon-)tabel voor bestaande behandelpatiënten worden in het voortraject afspraken gemaakt. 3. Een nieuwe AGB-code en praktijknummer moeten beschikbaar zijn (aan te vragen bij Vektis). 4. Alles tot aan de datum uitschrijving moet worden uitgedeclareerd. Denk aan het aanvinken van ‘eerstvolgende keer alles declareren’ in het tabblad ‘Nota’s overige’ in het menu ‘Systeeminstellingen’, dat via het menu ‘Configuratie’ is te openen. 5. Verrichtingen na datum uitschrijven en voor conversie mogen wel worden ingevoerd, maar absoluut niet worden gefactureerd. Bij de conversie worden de ingevoerde ‘2211xx’-codes omgerekend naar bijbehorende D-codes. 6. Het maken van afspraken omtrent de datum van conversie.

Overige algemene opmerkingen 1. Omdat gebleken is, dat niet iedereen dagelijks consequent door middel van de S-toets het al dan niet ingevuld zijn van de verrichtingencodes in het afsprakenboek controleert, is een knop in het afsprakenboek gemaakt (Check codes), waarmee een controle kan worden uitgevoerd en een overzicht kan worden gemaakt van alle niet-ingevulde verrichtingencodes van een tijdsperiode tot 2 jaar terug. Het overzicht kan tweede behandelmaanden in dezelfde kalendermaand, vergeten afspraken, losse brackets, etc. bevatten. Ik raad u aan alvorens te declareren genoemde knop te gebruiken. 2. Het gestandaardiseerde gegevens uitwisselingsformaat MZ301 is geïmplementeerd. Factoringmaatschappij Fa-med heeft het gebruik van dit formaat per 1 april verplicht gesteld, met een uitloop naar 15 april. Neem contact op, indien dit op u van toepassing is.

Informatie over update van OrthoPLAN versie 2920 Datum: 30 december 2015

Recommend Documents