INFOGIDS UITLEENDIENST

Langemarkstraat 8 - 8980 Zonnebeke -  051 48 00 67 -  [email protected]

INFOGIDS UITLEENDIENST

Brochure ten behoeve van verenigingen / organisatoren van evenementen

Een uitgave van de dienst Vrije Tijd en Welzijn Zonnebeke

Verantwoordelijk uitgever : College van burgemeester en schepenen Langemarkstraat 8 Zonnebeke

September 2015

WOORD VOORAF

Een bloeiend verenigingsleven brengt dynamiek in de gemeente. Het gemeentebestuur van Zonnebeke heeft dit al jaren door en doet dan ook ernstige inspanningen om de verenigingen zo goed mogelijk te ondersteunen. In deze brochure zetten wij de ruime dienstverlening die wij onze verenigingen aanbieden op een rijtje. Waarvoor kun je bij ons terecht, hoe, waar en wanneer? De brochure is bedoeld als werkinstrument bij de organisatie van jouw activiteiten. Op die manier willen wij jou en je vereniging extra motiveren om creatief bezig te blijven. De schepen van cultuur, Ingrid Vandepitte

De Burgemeester, Dirk Sioen

INHOUDSOPGAVE

WOORD VOORAF ................................................................................................... 3

ALGEMEEN............................................................................................................ 1 

Aanbod ....................................................................................................... 1



Belangrijk .................................................................................................... 1



Waar aanvragen ........................................................................................... 1



Hoe aanvragen............................................................................................. 1



Badge ......................................................................................................... 2



Vergoeding bij niet opkuisen van de zaal ......................................................... 2



Vergoeding bij breuk of beschadiging van materiaal.......................................... 2

ZALEN .................................................................................................................. 3 

Algemene richtlijnen bij gebruik lokalen .......................................................... 3



Overzicht van de zalen per deelgemeente ........................................................ 4 ZONNEBEKE - OC ‘t ZONNERAD ................................................................... 4 BESELARE - OC DE LEEGE PLATSE ............................................................... 7 GELUVELD - OC ‘t GELEVELT ....................................................................... 9 GELUVELD - DE KORTEKEER ......................................................................10 PASSENDALE - PAROCHIAAL CENTRUM – DE CRAEYE ....................................11 ZANDVOORDE - OC SANTFORDE ................................................................12



Overzicht zaalverantwoordelijken ..................................................................13

SPORTINFRASTRUCTUUR.......................................................................................14 

Sporthal .....................................................................................................14

MATERIAAL ..........................................................................................................15 

Vervoer van het aangevraagde materiaal .......................................................16



Algemene richtlijnen bij gebruik van materiaal ................................................16

FUIVEN – OPTREDENS – FESTIVALS .......................................................................17 

Fuiven in gemeentegebouwen .......................................................................17



Fuiven in occasionele gebouwen - openluchtactiviteiten – activiteiten in tenten – rommelmarkten – e.a..................................................................................18

GOED OM WETEN…….............................................................................................19 

Persmappen ...............................................................................................19



Overtredingen : maatregelen ........................................................................19



Beschadiging ..............................................................................................19

FORMALITEITEN BIJ HET ORGANISEREN .................................................................20 

Sabam .......................................................................................................20



Billijke vergoeding .......................................................................................20

SUBSIDIES ..........................................................................................................21 

Projectsubsidie ............................................................................................21



Subsidie voor het organiseren van culturele manifestaties voor de jeugd ............22

VERZEKERINGEN ..................................................................................................23 

Brandverzekering ........................................................................................23



Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid .......................................................23



Verzekering contractuele aansprakelijkheid ....................................................24



Verzekering alle risico’s ................................................................................24



Ongevallenverzekering .................................................................................24



Verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing ..........................25

CONTROLELIJST ...................................................................................................26

NUTTIGE ADRESSEN EN TELEFOONNUMMERS ..........................................................28

GRONDPLANNEN

ALGEMEEN

AANBOD Verenigingen uit Zonnebeke kunnen gebruik maken van volgende diensten : -

Zalen Materiaal Persmappen – Info Zonnebeke – Website – Lokale persmedewerkers Projectsubsidie (dienst cultuur) en subsidie voor het organiseren van culturele manifestaties voor de jeugd (jeugddienst).

BELANGRIJK



Onze dienstverlening richt zich tot verenigingen. Wij lenen niets uit voor privéfeesten



Wij beperken ons tot verenigingen van de gemeente zelf. Verenigingen uit een andere gemeente kunnen wel een schriftelijke aanvraag richten aan het college van burgemeester en schepenen. Geval per geval wordt bekeken of op de aanvraag kan ingegaan worden



Om een vlotte samenwerking te kunnen garanderen, moet de gemeente kunnen beschikken over een volledige en correcte adressenlijst van elke vereniging. Start je met een vereniging ? Zijn er wijzigingen binnen je bestuur ? Geef de gegevens zo snel mogelijk door aan de uitleendienst of de dienst vrije tijd en welzijn.

WAAR AANVRAGEN Voor al je aanvragen van zalen, van de sporthal, van materiaal, voor het ophalen van de badge kun je terecht op de uitleendienst : Uitleendienst :

Langemarkstraat 8 – Zonnebeke Telefoon : 051 48 00 67 e-mail : [email protected]

Open : elke werkdag – van 09.00 uur tot 12.00 uur namiddag op afspraak

HOE AANVRAGEN



Je kunt je aanvraag persoonlijk, schriftelijk, telefonisch of per e-mail doen. Je krijgt van de uitleendienst telkens antwoord en/of bevestiging



Vraag alles tijdig aan - minstens 14 dagen op voorhand. Houd er rekening mee dat alles ook nog praktisch moet geregeld kunnen worden

Datum: laatste aanpassing: september 2015

Pagina 1



Ga er nooit van uit dat jouw vereniging “verworven rechten” heeft op een bepaalde datum. Vraag telkens zowel de zaal als het materiaal opnieuw en tijdig aan



Van elke aanvraag krijgt je een bevestiging. Respecteer het reglement en de afspraken. Alleen als iedereen zich aan de afspraken houdt; kunnen wij een vlotte service garanderen.

BADGE Sinds november 2011 werden de sleutels vervangen door badges. Iedere vereniging kan een badge krijgen tegen kostprijs (€ 10) aan de uitleendienst. Deze badge geeft je toegang tot de gereserveerde zaal tijdens de door jouw vereniging gereserveerde uren. De badge kun je opladen aan de wandlezer bij de zaal. Bij technische storingen kun je steeds terecht aan de wandlezer gemeentehuis (bij de inkom).

VERGOEDING BIJ NIET OPKUISEN VAN DE ZAAL Als de zaal niet netjes opgekuist is, rekent de gemeente een forfaitair bedrag aan voor het poetsen als volgt : -

OC ’t Gelevelt ----------- € OC De Leege Platse ----- € OC ’t Zonnerad---------- € Sporthal Beselare ------- € OC Santforde ----------- €

150 150 150 150 50.

VERGOEDING BIJ BREUK OF BESCHADIGING VAN MATERIAAL Indien er glazen of bestek gebroken wordt, dient de gebruiker een vergoeding te betalen als volgt : -

Wijnglas ---------------------- € Longdrinkglas ---------------- € Aperitiefglas ------------------ € Water-, cola-, limoglas ------€ Bierglas----------------------- € Speciaal bierglas -------------€ Tas --------------------------- € Bord -------------------------- € Lepel ------------------------- € Mes --------------------------- € Vork -------------------------- € Kleine lepel ------------------- €

2,00 2,00 2,00 2,00 1,50 2,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,00


Pagina 2

ZALEN

ALGEMENE RICHTLIJNEN BIJ GEBRUIK LOKALEN

 

In alle zalen heerst er een rookverbod (KB van 13 december 2005)



Zet het materiaal netjes terug op zijn plaats. In elke zaal hangt een plannetje



In elk OC is er een voorraad glazen, koffietassen en ander barmateriaal aanwezig. De voorraad wordt door de zaalverantwoordelijke nageteld. Breek je iets, geef dit dan door aan de uitleendienst. De gemeente rekent je de kostprijs aan

        

Poets de zaal na gebruik met het aanwezige poetsmateriaal

Controleer de zaal vóór het gebruik en meld eventuele onregelmatigheden onmiddellijk aan de zaalverantwoordelijke

Zet het poetsmateriaal na gebruik netjes terug Deponeer afval in eigen vuilzakken en neem die mee Voer glas naar het containerpark Zet de verwarming op de minimumstand Sluit deuren en vensters Doof de lichten Controleer de zaal vooraleer je weggaat Na elk gebruik controleert de zaalverantwoordelijke de zaal. Als hij/zij onregelmatigheden vaststelt, dan neemt hij/zij (of de uitleendienst) contact met je op


Pagina 3

OVERZICHT VAN DE ZALEN PER DEELGEMEENTE

ZONNEBEKE - OC ‘t ZONNERAD Adres Draadloos internet Verwarming

Tresorierstraat 5 – 8980 Zonnebeke JA Centrale verwarming

WERNER LAGAE-ZAAL “grote vergaderzaal”

20 tafels 70 stoelen 1 schrijfbord 1 projectiescherm

BERTEN PIL-ZAAL “kleine vergaderzaal”

6 tafels 16 stoelen

LESKEUKEN 11 tafels 25 stoelen Ingerichte keuken met gasfornuis

1 microgolfoven 1 frigo 30 longdrinkglazen 30 bierglazen 30 wijnglazen 50 tassen 50 ondertassen 30 diepe – platte – dessertborden 30 messen – vorken 30 eetlepels – dessertlepels 3 plateaus 2 biersleutels/1 kurketrekker 1 klopper 1 melkkan/1 koffiekan 1 kar in inox

Poetsmateriaal

1 1 1 1 1 1

emmer vuilblik / 1 kleine borstel veegborstel trekker dweil vuilbak


Pagina 4

HUUB HOSTE-ZAAL “polyvalente zaal” 100 tafels 380 stoelen 7 partytafels 2 microgolf 2 karren 2 kapstokken Geluidsinstallatie 150 wijnglazen 100 aperitiefglazen 200 bierglazen 30 Hoegaardenglazen 30 Leffeglazen 40 Palmglazen 20 Kriekglazen 20 Rodenbachglazen 20 Duvelglazen 60 waterglazen 50 Colaglazen 300 tassen 300 ondertassen 2 koffiekannen 5 biersleutels 18 plateaus 2 potjes met 2 schuimmessen 2 afwasborstels Poetsmateriaal

1 1 1 1 1 1


Een deel van het materiaal bevindt zich in het lokaal naast het podium.

IWEINS-ZAAL “kleine zaal” 42 tafels 206 stoelen 1 microgolf 2 karren 3 kapstokken 120 wijnglazen 50 aperitiefglazen 150 bierglazen 12 Hoegaardenglazen 20 Leffeglazen


Pagina 5

20 Palmglazen 20 Kriekglazen 6 Rodenbachglazen 20 Duvelglazen 60 waterglazen 50 Colaglazen 150 tassen 150 ondertassen 2 koffiekannen 1 kurketrekker 3 biersleutels 10 plateaus 1 potje met 1 schuimmes Poetsmateriaal

1 1 1 1 1 1


BADGE OC ‘t ZONNERAD

Via de uitleendienst Telefoon : 051 48 00 67 Elke werkdag : van 09.00 uur tot 12.00 uur namiddag op afspraak

ZAALVERANTWOORDELIJKE OC ’t ZONNERAD

Jessica QUARTIER Telefoon : 0478 54 71 85

SPECIALE BEMERKINGEN

De activiteiten moeten uiterlijk om 02.00 uur ’s morgens beëindigd zijn om geluidsoverlast en hinder voor de buren te beperken


Pagina 6

BESELARE - OC DE LEEGE PLATSE Adres

Geluwestraat 12 – 8980 Beselare

Verwarming

Gas

VERGADERLOKAAL

6 tafels 20 stoelen

FOYER 1 microgolfoven 120 stoelen 30 rechthoekige tafels (op te bergen vestiaire)

120 wijnglazen 50 aperitiefglazen 90 bierglazen 12 Hoegaardenglazen 12 Leffeglazen 12 Palmglazen 12 Kriekglazen 12 Duvelglazen 12 Rodenbachglazen 12 Omerglazen 40 waterglazen 50 Colaglazen 150 tassen 150 ondertassen 2 koffiekannen 3 biersleutels 10 plateaus 1 potje met 1 schuimmes Poetsmateriaal

1 1 1 1 1 1



Pagina 7

THEATERZAAL 1 tribune met 266 zitplaatsen (18 stoelen bijplaatsen is mogelijk) 55 rechthoekige tafels 216 Stoelen 3 kapstokken 15 receptietafels 10 ronde tafels 150 wijnglazen 75 aperitiefglazen 150 bierglazen 12 Hoegaardenglazen 20 Leffeglazen 12 Palmglazen 20 Kriekglazen 12 Duvelglazen 12 Rodenbachglazen 20 Omerglazen 60 waterglazen 50 Colaglazen 200 tassen 200 ondertassen 2 koffiekannen 5 biersleutels 15 plateaus 1 potje met 2 schuimmessen 2 afwasborstels Poetsmateriaal

1 1 1 1 1 1


BADGE OC DE LEEGE PLATSE


ZAALVERANTWOORDELIJKEN OC DE LEEGE PLATSE

Albert VANDENBULCKE Schottenlaan 10 – 8980 Beselare Telefoon : 0478 54 71 85 Jacques D’HELLEM Sportlaan 21 – 8980 Beselare Telefoon : 0475 62 92 56


Pagina 8

GELUVELD - OC ‘t GELEVELT Adres Draadloos internet Verwarming

Geluveldplaats 15 – 8980 Geluveld JA Centrale verwarming

POLYVALENTE ZAAL 55 tafels 2 grote tafels in de bar 30 tussenstukken voor de tafels (groot) 7 partytafels 290 stoelen 10 verstelbare podiumtafels Projectiescherm Geluidsinstallatie 150 wijnglazen 72 aperitiefglazen 96 bierglazen 16 Hoegaardenglazen 20 Leffeglazen 20 Palmglazen 12 Kriekglazen 12 Duvelglazen 12 Rodenbachglazen 50 waterglazen 24 Colaglazen 20 fruitsapglazen 100 tassen 100 ondertassen 3 koffiekannen 7 melkkannen 5 biersleutels 2 afwasborstels Poetsmateriaal

1 1 1 1 1 1



Pagina 9

KLEINE VERGADERZAAL 4 tafels 10 stoelen

BOVENZAAL 10 tafels 30 stoelen 1 projectiescherm

BADGE OC ‘t GELEVELT


ZAALVERANTWOORDELIJKEN OC ‘t GELEVELT

Roger BOSCART Telefoon : 0472 45 03 64

GELUVELD - DE KORTEKEER Adres Draadloos internet Verwarming

Wervikstraat 220 NEEN Elektrische verwarming 10 tafels 25 stoelen

BADGE DE KORTEKEER



Pagina 10

PASSENDALE - PAROCHIAAL CENTRUM – DE CRAEYE Adres

Kraaiveldstraat 7 – 8980 Passendale

INFO

Bernard SEYNHAEVE Brouckhof-Zuid 16 8980 Passendale Telefoon :

051 77 83 83 0472 24 59 36 [email protected] www.everyoneweb.com/decraeye


Pagina 11

ZANDVOORDE - OC SANTFORDE Adres Draadloos internet Verwarming

Zandvoordeplaats 36 – 8980 Zandvoorde NEEN Gasradiatoren

15 tafels 60 stoelen Keuken met fornuis Microgolfoven Frigo 40 wijnglazen 40 bierglazen 6 Hoegaardenglazen 12 Leffeglazen 6 Palmglazen 6 Duvelglazen 50 waterglazen 40 tassen 40 ondertassen 2 koffiekannen 5 biersleutels 2 afwasborstels Poetsmateriaal

1 1 1 1 1 1


RESERVEREN OC SANTFORDE


BADGE ZAALVERANTWOORDELIJKE OC SANTFORDE

Laura VERBEKE Zandvoordeplaats 43 – 8980 Zandvoorde Telefoon : 057 46 62 74


Pagina 12

OVERZICHT ZAALVERANTWOORDELIJKEN

ZAAL

ZAALVERANTWOORDELIJKE

TELEFOON

OC ’t Zonnerad

Jessica QUARTIER

0478 74 43 34

OC De Leege Platse

Albert VANDENBULCKE Jacques D’HELLEM

0478 54 71 85 0475 62 92 56

OC ’t Gelevelt

Roger BOSCART

0472 45 03 64

Sporthal

Jacques D’HELLEM

0475 62 92 56

OC ’t Santforde

Laura VERBEKE

057 46 62 74


Pagina 13

SPORTINFRASTRUCTUUR

SPORTHAL Geluwestraat 36 – 8980 Beselare



Reservatie voor de sporthal kan enkel op de uitleendienst - Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke Telefoon : 051 48 00 67 e-mail : [email protected] Open : elke werkdag van 09.00 uur tot 12.00 uur en op afspraak namiddag



Badge : af te halen in de uitleendienst



Verwarming :

Radiatoren in de kleedkamers Warmeluchtblazers in de sportzaal



Sportvelden :

1 3 1 1 1 1 6



Tarieven voor het sporten – per uur :

basketbalveld volleybalvelden handbalveld minivoetbalveld zaalvoetbalveld tennisveld badmintonvelden

Inwoners van de gemeente

gratis

Niet-inwoners

10 €

Jongeren uit eigen gemeente

gratis

Jongeren uit andere gemeenten

5€


Pagina 14

MATERIAAL

De gemeentelijke uitleendienst beschikt over een aanbod materiaal dat je als vereniging kunt gebruiken. Hierbij een overzicht : SOORT MATERIAAL

AANTAL

VERVOER

Grote plooitafels (220 x 67 cm)

100

Gemeente

Kleine plooitafels (90 x 60 cm)

80

Gemeente

1050

Gemeente

45

Gemeente

50

Gemeente

1

Gemeente

Vergoeding van € 200

20

Gemeente

Geplaatst door gemeentediensten

Trap met leuning

2

Gemeente

Vlaggenmasten

9

Gemeente

€ 75

300

Gemeente

€ 50

14

Gemeente

Per 7 in kar

2

Gemeente

aansluitingsmogelijkheden : 220 V

1

Gemeente

aansluitingsmogelijkheden : 220 V/380 V Toelating nodig van het schepencollege. Vóór gebruik : laten aansluiten door erkend elektrieker (bewijs !)

Koffietassen/ondertassen

200

Eigen vervoer

Af te spreken met de uitleendienst

Wijnglazen

288

Longdrinkglazen

180

Champagneglazen

160

Bierglazen

180

Plooistoelen Zitbanken (220 x 26,5 cm) Podiumtafels

Mobiel podium Tentoonstellingspanelen

Nadars (200 cm) Receptietafels Kleine verdeelkast Verdeelkast

OPMERKING

VERGOEDING BIJ VERLIES OF BESCHADIGING

Per 20 in kar

€ 80

Per 10 in kar

€ 80

Per 50 in kar

€ 22 € 60 € 375 (oud model) € 985 (nieuw model)

€ 90

€ 1,50/tas of ondertas € 2/glas

Eigen vervoer

Af te spreken met de uitleendienst


€ 2/glas € 2/glas € 1,50/glas

Pagina 15

VERVOER VAN HET AANGEVRAAGDE MATERIAAL



Het materiaal wordt ter plaatse gebracht en terug opgehaald door de technische dienst van de gemeente



Spreek duidelijk af waar en wanneer het materiaal gebracht en opgehaald moet worden

  

Hou je aan de afspraken

 

Tel het materiaal na, zodat er niets ontbreekt



Wie te laat reserveert (binnen de 14 dagen) kan geen beroep meer doen op het materiaal

De technische dienst staat enkel in voor het vervoer van het materiaal Bij het terug ophalen, zorg je ervoor dat het materiaal netjes en terug opgestapeld op de afgesproken plaats staat Eventuele beschadiging meld je zo snel mogelijk aan de zaalverantwoordelijke of aan de uitleendienst.

ALGEMENE RICHTLIJNEN BIJ GEBRUIK VAN MATERIAAL

 

Controleer het materiaal bij de aanvang



Gebruik het materiaal waarvoor het bestemd is en respecteer de gebruiksaanwijzing



Controleer na gebruik of je alle stukken hebt en breng die in propere en ordelijke toestand terug



Tafels, stoelen, podiumelementen en dergelijke reinig je, indien nodig. Eventuele stickers aangebracht op de tafels en stoelen verwijder je.

Eventuele problemen of defecten meld je onmiddellijk aan de zaalverantwoordelijke

Goed om weten…… Ook de provincie heeft een uitleendienst waar verenigingen terecht kunnen. De dichtstbijzijnde is de Provinciale Uitleendienst Ieper ( Zonnebeekseweg 361 – 8900 Ieper – Tel. 057 21 56 06 – Fax. 057 24 84 28 – e-mail : [email protected] ). Op de provinciale website (www.west-vlaanderen.be/uitleendienst) krijg je een overzicht van alle ontleenbare materiaal en de manier waarop je te werk moet gaan om materiaal aan te vragen


Pagina 16

FUIVEN – OPTREDENS – FESTIVALS

FUIVEN IN GEMEENTEGEBOUWEN Het enige gemeentelijke gebouw waar er gefuifd mag worden is OC De Leege Platse te Beselare. Hierover bestaat er een fuifreglement dat in nauwe samenspraak met de jeugdraad, de politie en de brandweer werd opgemaakt. Hoe ga je tewerk ? 1e. Je vraagt de zaal en het nodige materiaal aan bij de gemeentelijke uitleendienst 2e. Je meldt je evenement als volgt :

-

Download het meldingsformulier (maxi of mini) + de onderrichtingen voor organisatoren via de gemeentelijke website (http://www.zonnebeke.be/nl/eDiverse/digitaalLoket.php) kies de rubriek ‘evenement organiseren’

-

Vul dit formulier zo volledig mogelijk in. Vergeet niet alle vereiste bijlagen (plannetjes) toe te voegen. Een bijlage met bijkomende uitleg mag eveneens toegevoegd worden. Duid vooral aan of je een tijdelijk verkeersreglement wenst en omschrijf duidelijk de gewenste maatregelen, met aanvangs- en einduur.

-

Afwijking geluidsnorm : download het formulier indien je elektronisch versterkte muziek wenst af te spelen – luider dan 85 dB(A)LAeq,15min (toelating kan bekomen worden tot max. 95 dB(A)LAeq,15min) Voeg dit formulier toe aan je meldingsdossier.

-

Dien alle stukken in bij de verantwoordelijke evenementenbeheersing dienst vrije tijd en welzijn – gemeentehuis Zonnebeke of via [email protected] - minstens 2 of 3 maand op voorhand

-

Enkel ondertekende formulieren worden aanvaard

-

Het tijdelijk verkeersreglement + toestaan afwijking geluidsnorm + plaatsing borden zijn een beslissing van het schepencollege

-

Heb je geen toegang tot internet ? Alle formulieren kunnen bekomen worden in het gemeentehuis van Zonnebeke – dienst vrije tijd en welzijn – evenementen

-

Vergeet niet de billijke vergoeding en Sabam te regelen !

Na advies van verscheidene instanties (politie, brandweer, dienst wegenwerken, e.a.) en op voorwaarde dat je dossier volledig in orde is, krijg je een vergunning van de burgemeester

Gemeentelijke uitleendienst :

Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke Tel. 051 48 00 67 – e-mail : [email protected] Open : elke werkdag van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag tot 17.00 uur)

Dienst evenementen :

Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke Tel. 051 680 380 – e-mail : [email protected] Open : elke werkdag van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.00 uur (uitgezonderd op vrijdagnamiddag)


Pagina 17

FUIVEN IN OCCASIONELE GEBOUWEN - OPENLUCHTACTIVITEITEN – ACTIVITEITEN IN TENTEN – ROMMELMARKTEN – E.A. Jouw vereniging wil een fuif organiseren in een niet-gemeentelijke zaal of in een tent, of wil een rommelmarkt, een openluchtactiviteit,…… organiseren. Je moet de toelating krijgen van de gemeente. Hoe ga je tewerk ? Je meldt je evenement als volgt :

-

Download het meldingsformulier (maxi of mini) + onderrichtingen voor organisatoren via de gemeentelijke website (http://www.zonnebeke.be/nl/eDiverse/digitaalLoket.php) kies de rubriek ‘evenementen’

-

Vul dit formulier zo volledig mogelijk in. Vergeet niet alle vereiste bijlagen (plannetjes) toe te voegen. Een bijlage met bijkomende uitleg mag eveneens toegevoegd worden. Duid vooral aan of je een tijdelijk verkeersreglement wenst en omschrijf duidelijk de gewenste maatregelen, met aanvangs- en einduur.

-

Afwijking geluidsnorm : download het formulier indien je elektronisch versterkte muziek wenst af te spelen – luider dan 85 dB(A)LAeq,15min (toelating kan bekomen worden tot max. 100 dB(A)LAeq,60min) . Voeg dit formulier toe aan je meldingsdossier.

-

Dien alle stukken in bij de verantwoordelijke evenementenbeheersing dienst vrije tijd en welzijn – gemeentehuis Zonnebeke of via [email protected] - minstens 2 maand op voorhand

-

Enkel ondertekende formulieren worden aanvaard

-

Het tijdelijk verkeersreglement + toestaan afwijking geluidsnorm + plaatsing borden zijn een beslissing van het schepencollege

-

Heb je geen toegang tot internet ? Alle formulieren kunnen bekomen worden in het gemeentehuis van Zonnebeke – dienst vrije tijd en welzijn – evenementen

Na advies van verscheidene instanties (politie, brandweer, dienst wegenwerken, e.a.) en op voorwaarde dat je dossier volledig in orde is, krijg je een vergunning van de burgemeester

Dienst evenementen :

Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke Tel. 051 680 380 – e-mail : [email protected] Open : elke werkdag van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.00 uur (uitgezonderd op vrijdagnamiddag)


Pagina 18

GOED OM WETEN…….

PERSMAPPEN Als je vereniging iets organiseert, komt het er op aan om zeer doelgericht publiciteit te voeren. Je kunt je activiteit laten opnemen in de kalender die in Info Zonnebeke verschijnt, op teletekst en de website komt en naar de pers verstuurd wordt. Breng je gegevens tijdig binnen bij de communicatiedienst. In elke Info Zonnebeke staat onder de rubriek ‘activiteitenkalender’ de verschijningsdatum van de volgende Info en de datum waarop de teksten uiterlijk bij de communicatiedienst moeten ingediend worden. Als het kan, mail dan je teksten door naar : [email protected]. Beschik je niet over internet, dan mag je de teksten ook binnenbrengen of per post opsturen.

OVERTREDINGEN : MAATREGELEN Een goede en vlotte dienstverlening kan alleen als iedereen de afspraken naleeft. Bij overtredingen of grove nalatigheden van een vereniging, kan het college van burgemeester en schepenen een boete opleggen. Bij herhaalde nalatigheid kan het schepencollege beslissen om de vereniging (tijdelijk of permanent) uit te sluiten van alle verdere dienstverlening. Vooraleer er maatregelen genomen worden, zal de vereniging gecontacteerd worden en zal de verantwoordelijke gehoord worden.

BESCHADIGING Bij beschadiging van materiaal of van de infrastructuur moet de vereniging de schade betalen. De schade zal door de zaalverantwoordelijke vastgesteld worden en het bedrag van de schadevergoeding zal nagegaan worden. De vereniging zal hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht worden en verzocht worden het schadebedrag over te schrijven op rekening van de gemeente.


Pagina 19

FORMALITEITEN BIJ HET ORGANISEREN

SABAM Sabam is de vergoeding voor de auteur van de muziek. De gemeente betaalt een forfait voor Sabam voor volgende zalen : - OC ’t Zonnerad - OC De Leege Platse - OC ’t Gelevelt - PC De Craeye - OC Santforde. Als je daar een activiteit organiseert, hoef je geen sabam meer aan te vragen en/of te betalen. Let wel : dit forfait telt niet voor fuiven, toneel en optredens waarvoor toegangsgeld gevraagd wordt. In dit geval moet je wel vooraf – 3 weken op voorhand – sabam aanvragen. Je krijgt achteraf de factuur. Vraag tijdig aan – want wie te laat aanvraagt, betaalt meer ! Coördinaten Sabam Sabam – Aarlenstraat 75-77 – 1040 Brussel Telefoon : 02 286 15 81 e-mail : [email protected] website : www.sabam.be

BILLIJKE VERGOEDING De billijke vergoeding is de vergoeding die je als organisator van een evenement moet betalen als er publiek muziek wordt gespeeld. Goed nieuws voor organisatoren van lokale, kleinschalige evenementen : de Vlaamse Overheid neemt de billijke vergoeding van hen over. Dit geldt niet voor fuiven ! Via de site : www.debillijkevergoeding.be kom je te weten of jouw initiatief in aanmerking komt. Je kunt er ook een aangifte indienen en het tarief berekenen. Voor fuiven moet je zelf contact nemen met het inningskantoor van de billijke vergoeding ( zie website : www.debillijkevergoeding.be ).


Pagina 20

SUBSIDIES

In bepaalde gevallen kun je voor de organisatie van evenementen een subsidie ontvangen.

PROJECTSUBSIDIE Als Zonnebeekse vereniging kun je een beroep doen op een projectsubsidie. Verenigingen die projecten met een vernieuwende of gemeenschap bevorderende aard lanceren komen hiervoor in aanmerking. Er wordt jaarlijks een bedrag voorzien. Voorwaarden -

-

De organisatoren – een vereniging of een samenwerking van verenigingen – zijn aangesloten bij de jeugd- of cultuurraad De activiteit moet plaats vinden in Zonnebeke De activiteit moet open staan voor iedereen Het project is eenmalig Het project heeft enige uitstraling (door het thema, de vorm,……..) Het project overstijgt de normale werking van de vereniging of het samenwerkingsverband Het project heeft betrekking op een van de volgende materies : o Beeldende kunst o Erfgoed o Letteren en taal o Muziek o Podiumkunsten o Volksontwikkeling Het project mag geen winstoogmerk nastreven De subsidie is enkel te gebruiken voor het aangevraagde project

Aanvraag Voor activiteiten die plaats vinden in de eerste jaarhelft dien je het aanvraagformulier in tegen uiterlijk 15 september. Voor activiteiten in de tweede jaarhelft moet dit tegen uiterlijk 15 maart gebeuren. Maximale subsidie De subsidie bedraagt maximaal € 1.000. Info Het aanvraagformulier en het reglement vind je op de website : www.zonnebeke.be onder de dienst vrije tijd - cultuur. Je kunt het ook bij de dienst vrije tijd en welzijn opvragen.


Pagina 21

SUBSIDIE VOOR HET ORGANISEREN VAN CULTURELE MANIFESTATIES VOOR DE JEUGD De gemeente stelt een budget ter beschikking voor het ondersteunen van culturele jeugdmanifestaties binnen de volgende disciplines : o o o o o o

Muziek Toneel Dans Poppenspel Kinderanimatie Film

Manifestaties, georganiseerd tijdens de schooluren komen niet in aanmerking. De activiteit moet plaats vinden in de gemeente en open staan voor alle geïnteresseerden. Aanvraag Je dient je aanvraag in bij de jeugddienst vier weken vóór de aanvang van de manifestatie via een speciaal daartoe bestemd aanvraagformulier. Ten laatste 20 dagen na de manifestatie bezorg je het verslagformulier en de bewijsstukken aan de jeugddienst. Belangrijk Op al je affiches, flyers of aankondigingen moet vermeld worden : “met medewerking van het gemeentebestuur van Zonnebeke”. Subsidiebedrag De financiële steun beperkt zich enkel tot terugbetaling van honoraria en reiskosten – met een maximum van € 1.250 per vereniging per jaar. Info Aanvraagformulieren en het reglement kun je krijgen via de jeugddienst.


Pagina 22

VERZEKERINGEN

Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgsmaatregelen, toch kan er altijd iets verkeerd lopen. Om je tegen bepaalde risico’s in te dekken, sluit je vooraf een aantal verzekeringen af.

BRANDVERZEKERING Wie een zaal huurt, informeert best bij de zaaluitbater of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. In het contract moet vermeld worden dat de zaaluitbater “afstand van verhaal” doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Voor gemeentelijke infrastructuur is dit het geval. Indien er geen “afstand van verhaal” voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je de zaal gebruikt en voor de inboedel. Let op De voorwerpen die je zelf in het gebouw opstelt (bijv. een geluidsinstallatie,…….) vallen niet onder de vaste inboedel en bijgevolg ook niet onder de “afstand van verhaal”. Deze voorwerpen je – indien je dit nodig vindt – afzonderlijk verzekeren (verzekering alle risico’s). De brandverzekering dekt enkel schade veroorzaakt door een aantal welomschreven zaken (brand, ontploffing, waterschade…….). Schade te wijten aan andere redenen wordt niet door een dergelijke polis gedekt en moet eventueel afzonderlijk verzekerd worden via een polis “contractuele aansprakelijkheid”.

VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID De gewone verzekering BA privéleven dekt een aantal dingen niet die je in verenigingsverband doet. Je doet er goed aan om een verzekeringspolis BA af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van de vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke “familiale polis” van de betrokkene, als die er al is. Zonder bijkomende verzekering BA kan de organisator opdraaien voor de schade die voortvloeit uit de organisatie. Bij een feitelijke vereniging zal dit altijd op de verantwoordelijke persoon worden verhaald. Heeft de organisatie een VZWstructuur, dan zal de schade normaal op de vereniging worden verhaald. Wat de bijkomende verzekering BA betreft heb je twee mogelijkheden. Je sluit een dagzekering af, bovenop een bestaande verenigingspolis. Maar als je regelmatig evenementen organiseert, is het wellicht zinvol om een BA exploitatie op jaarbasis af te sluiten. Pas op : een verzekering BA is echter geen ontlasting van mogelijke schuld ! Je moet er steeds voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet.


Pagina 23

Meestal zijn enkel de organisator en zijn medewerkers (personen betrokken bij de organisatie) die de schade berokkenen, gedekt door dergelijke verzekering. De verzekering BA dekt twee soorten schade : o o

Materiële schade aan derden Lichamelijke schade (terugbetaling van medische kosten of een invaliditeitsverzekering desgevallend)

Belangrijk Niet alles wat je ter beschikking hebt – bijv. een gehuurde zaal, materialen,….. – wordt dus gedekt door de verzekering BA. Hiervoor kun je een brandverzekering en een verzekering contractuele aansprakelijkheid nemen.

VERZEKERING CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID Als je een zaal huurt wordt er verwacht dat je de zaal na afloop in dezelfde staat achterlaat als waarin de zaal zich bevond vóór de activiteit. Als er schade is dan wordt de huurder vermoed aansprakelijk te zijn, tenzij het tegendeel kan bewezen worden, en het bijvoorbeeld gaat om : - een geval van overmacht (bijv. blikseminslag) - een constructiefout in het gebouw. Als de zaaleigenaar een brandverzekering heeft met afstand van verhaal ten aanzien van de huurders dan zijn een aantal schadegevallen ten gevolge van brand, ontploffing, wateroverlast,…… verzekerd via deze brandverzekering. Schade door een oorzaak die niet in de brandpolis omschreven staat, is niet door deze polis verzekerd. Ook de polis BA dekt enkel de buiten-contractuele aansprakelijkheid. Een toevertrouwde zaak is meestal uitdrukkelijk uitgesloten binnen de gewone BA. Met de verzekering contractuele aansprakelijkheid kan de schade die door toedoen van de organisator tijdens een activiteit is ontstaan, worden vergoed.

VERZEKERING ALLE RISICO’S Met deze verzekering kun je voorwerpen – naast de risico’s van een brandpolis – ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet : diefstal zonder sporen van braak worden nooit verzekerd. Zowel eigen materiaal als gehuurd materiaal kun je op deze manier verzekeren. Een verzekering “alle risico’s” is echter geen ontlasting van mogelijke schuld ! Je moet er steeds voor zorgen dat de risico’s tot een strikt minimum beperkt zijn. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld of nalatigheid.

ONGEVALLENVERZEKERING Bij de organisatie van een groot evenement geldt een risico van ongevallen. Je kunt overwegen om een ongevallenverzekering af te sluiten.


Pagina 24

Twijfel je of heb je vragen omtrent deze materie ? Neem contact op met je verzekeringsagent.

VERZEKERING OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID BRAND EN ONTPLOFFING Door de wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing moeten een aantal voor publiek toegankelijke inrichtingen verplicht verzekerd zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. De categorieën van inrichtingen waarop voornoemde wet van toepassing is werden opgesomd in artikel 1 van het koninklijk besluit van 28 februari 1991. Belangrijk is dat deze inrichtingen a) moeten toegankelijk zijn voor het publiek b) gewoonlijk toegankelijk moeten zijn voor het publiek. Ter verduidelijking Moeten de verzekering NIET afsluiten :



In openlucht of in tenten georganiseerde dansactiviteiten of andere evenementen met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen – maximaal twee maal per jaar – op hetzelfde perceel of dezelfde percelen



Zalen waar eenmalig een dansactiviteit of een ander evenement wordt georganiseerd of waar maximaal 12 dansgelegenheden/evenementen per jaar – 2 dansgelegenheden/evenementen per maand – 24 dagen per jaar een dansgelegenheid of evenement plaatsvindt

Alle gemeentegebouwen zijn via een gemeentelijke polis verzekerd.


Pagina 25

CONTROLELIJST

Datum

Een goede datum kiezen houdt o.a. in dat je nakijkt of er op dezelfde dag niet meerdere soortgelijke activiteiten gepland zijn in de gemeente of in de regio

Draaiboek

Het uitschrijven van een scenario voor de activiteit (planning, aandachtspunten, werkafspraken,…….) Een goed uitgeschreven draaiboek is een handige leidraad voor jouw activiteit en bespaart je op termijn heel wat kopzorgen en werk

Locatie

Vragen die je jezelf moet stellen : -

Is de zaal geschikt voor het soort activiteit dat je wil organiseren ? Is de zaal groot genoeg ? Welk materiaal is er in de zaal aanwezig – wat moet er bijgehaald worden ? Bierverkoop : is er een vaste drankleverancier ? Mag de drank vrij aangekocht worden ? Is de billijke vergoeding geregeld ? Is sabam geregeld ? Is de bar volledig uitgerust (glazen, tassen,…..) ? Is er een uitgeruste keuken : welk kookmateriaal is er aanwezig ? Welke potten zijn voorradig ? ……. Open lucht : ga na of het terrein geschikt is voor jouw activiteit. Vergeet niet om toelating te vragen aan de gemeente.

OPGELET ! Het contract voor het huren van de zaal moet altijd ondertekend worden door een meerderjarige (verantwoordelijkheid van de inrichter) ! Melding

Controleer of jouw meldingsformulier volledig is ingevuld en voorzien van de nodige bijlagen

Sponsoring

Wat wil je van de sponsor krijgen ? Wat heb je de sponsor te bieden ?

Begroting

Maak vooraf een begroting op met verwachte uitgaven en inkomsten

Drankleverancier

Welk soort dranken zal je aanbieden ? Hoe regel je de betaling ?


Pagina 26

Promotie

Vergeet op je affiches en flyers volgende zaken niet : -

Datum Plaats Prijs Aanvangsuur Verantwoordelijke uitgever Organisatie

Zet op je flyer bovendien de vermelding : “niet op de openbare weg gooien” Bedenk waar je het best affiches en flyers kunt bedelen. Doe dit tijdig De perstekst of aankondiging van je activiteit kun je via de communicatiedienst aan de lokale pers laten bezorgen Vermijd wildplakken Kijk na op welke activiteiten je promotie kunt maken Veiligheid

Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnummers Zorg dat de nooduitgangen vrij zijn Lees aandachtig de onderrichtingen voor organisatoren (zie www.zonnebeke.be onder ‘evenementen’)

Verzekering

Zie hierboven

Inrichten zaal

Werk met brandveilige materialen Laat steeds alle doorgangen vrij Verwijder gevaarlijke voorwerpen

Afspraken medewerkers

Maak vooraf een taakschema voor je medewerkers (bar / inkom / bonnen / opbouw / zaal / opkuis / …..) Voorzie voldoende medewerkers Brief vooraf en duidelijk alle medewerkers Duld geen dronken medewerkers

Afrekening

Doe je betalingen tijdig en liefst zo snel mogelijk na je activiteit

Evaluatie

Evalueer je activiteit (positief en negatief) Een evaluatie is onontbeerlijk bij het opzetten van een soortgelijk evenement in de toekomst Na de evaluatie is het goed om de geformuleerde opmerkingen te integreren in je draaiboek


Pagina 27

NUTTIGE ADRESSEN EN TELEFOONNUMMERS

Uitleendienst

Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke

051 48 00 67

Dienst Cultuur


051 48 00 61

Jeugddienst

[email protected]

Geluwestraat 36 – 8980 Beselare Langemarktstraat 8 – 8980 Zonnebeke

057 46 82 42

Evenementen

[email protected]


051 48 00 61

Sportdienst

[email protected]


051 48 00 64

Dienst Senioren

[email protected]

[email protected]


051 680 380

[email protected]


Pagina 28

GRONDPLANNEN

OC ’T ZONNERAD

LESKEUKEN - WERNER LAGAEZAAL - BERTEN PILZAAL

OC ’T ZONNERAD

HUUB HOSTEZAAL - IWEINSZAAL

OC ’T GELEVELT

GELIJKVLOERS

OC ’T GELEVELT

VERDIEPING

OC SANTFORDE

PC DE CRAEYE

OC DE LEEGE PLATSE

GELIJKVLOERS

OC DE LEEGE PLATSE

NIVEAU -1

GEBRUIKSAANWIJZING TRIBUNE OC BESELARE -

OPBOUW

GEBRUIKSAANWIJZING TRIBUNE OC BESELARE -

OPBERGEN

INFOGIDS UITLEENDIENST

Recommend Documents