Langemarkstraat 8 - 8980 Zonnebeke - 051 48 00 67 -
[email protected]
INFOGIDS UITLEENDIENST
Brochure ten behoeve van verenigingen / organisatoren van evenementen
Een uitgave van de dienst Vrije Tijd en Welzijn Zonnebeke
Verantwoordelijk uitgever : College van burgemeester en schepenen Langemarkstraat 8 Zonnebeke
september 2013
WOORD VOORAF
Een bloeiend verenigingsleven brengt dynamiek in de gemeente. Het gemeentebestuur van Zonnebeke heeft dit al jaren door en doet dan ook ernstige inspanningen om de verenigingen zo goed mogelijk te ondersteunen. In deze brochure zetten wij de ruime dienstverlening die wij onze verenigingen aanbieden op een rijtje. Waarvoor kunt u bij ons terecht, hoe, waar en wanneer? De brochure is bedoeld als werkinstrument bij de organisatie van uw activiteiten. Op die manier willen wij u en uw vereniging extra motiveren om creatief bezig te blijven. De schepen van cultuur, Ingrid Vandepitte
De Burgemeester, Dirk Cardoen
INHOUDSOPGAVE
WOORD VOORAF
ALGEMEEN............................................................................................................ 1
Aanbod ....................................................................................................... 1
Belangrijk .................................................................................................... 1
Waar aanvragen ........................................................................................... 1
Hoe aanvragen............................................................................................. 1
Badge ......................................................................................................... 2
Vergoeding bij niet opkuisen van de zaal ......................................................... 2
Vergoeding bij breuk of beschadiging van materiaal.......................................... 2
ZALEN .................................................................................................................. 3
Algemene richtlijnen bij gebruik lokalen .......................................................... 3
Overzicht van de zalen per deelgemeente ........................................................ 4 ZONNEBEKE - OC ‘t ZONNERAD ................................................................... 4 BESELARE - OC DE LEEGE PLATSE ............................................................... 8 GELUVELD - OC ‘t GELEVELT ......................................................................10 GELUVELD - DE KORTEKEER ......................................................................11 PASSENDALE - OC PASSCHENDAELE ...........................................................12 PASSENDALE - PAROCHIAAL CENTRUM .......................................................13 ZANDVOORDE - OC SANTFORDE ................................................................14
Overzicht zaalverantwoordelijken ..................................................................15
SPORTINFRASTRUCTUUR.......................................................................................16
Sporthal .....................................................................................................16
Sportterreinen de kortekeer ..........................................................................16
MATERIAAL ..........................................................................................................17
Vervoer van het aangevraagde materiaal .......................................................18
Algemene richtlijnen bij gebruik van materiaal ................................................18
FUIVEN – OPTREDENS – FESTIVALS .......................................................................19
Fuiven in gemeentegebouwen .......................................................................19
Fuiven in occasionele gebouwen - openluchtactiviteiten – activiteiten in tenten – rommelmarkten – e.a. ....................................................................20
GOED OM WETEN…….............................................................................................21
Persmappen ...............................................................................................21
Overtredingen : maatregelen ........................................................................21
Beschadiging ..............................................................................................21
FORMALITEITEN BIJ HET ORGANISEREN .................................................................22
Sabam .......................................................................................................22
Billijke vergoeding .......................................................................................22
SUBSIDIES ..........................................................................................................23
Projectsubsidie ............................................................................................23
Subsidie voor het organiseren van culturele manifestaties voor de jeugd ............24
VERZEKERINGEN ..................................................................................................25
Brandverzekering ........................................................................................25
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid .......................................................25
Verzekering contractuele aansprakelijkheid ....................................................26
Verzekering alle risico’s ................................................................................26
Ongevallenverzekering .................................................................................26
Verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing ..........................27
CONTROLELIJST ...................................................................................................28
NUTTIGE ADRESSEN EN TELEFOONNUMMERS ..........................................................31
GRONDPLANNEN
ALGEMEEN
AANBOD Verenigingen uit Zonnebeke kunnen gebruik maken van volgende diensten : -
Zalen Materiaal Persmappen – Info Zonnebeke – Website – Lokale persmedewerkers Projectsubsidie (dienst cultuur) en subsidie voor het organiseren van culturele manifestaties voor de jeugd (jeugddienst).
BELANGRIJK
Onze dienstverlening richt zich tot verenigingen. Wij lenen niets uit voor privéfeesten
Wij beperken ons tot verenigingen van de gemeente zelf. Verenigingen uit een andere gemeente kunnen wel een schriftelijke aanvraag richten aan het college van burgemeester en schepenen. Geval per geval wordt bekeken of op de aanvraag kan ingegaan worden
Om een vlotte samenwerking te kunnen garanderen, moet de gemeente kunnen beschikken over een volledige en correcte adressenlijst van elke vereniging. Start u met en vereniging ? Zijn er wijzigingen binnen uw bestuur ? Geef de gegevens zo snel mogelijk door aan de uitleendienst of de dienst vrije tijd en welzijn.
WAAR AANVRAGEN Voor al uw aanvragen van zalen, van de sporthal, van materiaal, voor het ophalen van de badge kunt u terecht op de uitleendienst : Uitleendienst :
Langemarkstraat 8 – Zonnebeke Telefoon : 051 48 00 67 e-mail :
[email protected]
Open : elke werkdag – van 09.00 uur tot 12.00 uur van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag tot 17.00 uur)
HOE AANVRAGEN
U kunt uw aanvraag persoonlijk, schriftelijk, telefonisch of per e-mail doen. U krijgt van de uitleendienst telkens antwoord en/of bevestiging
Vraag alles tijdig aan - minstens 14 dagen op voorhand. Houd er rekening mee dat alles ook nog praktisch moet geregeld kunnen worden
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 1
Ga er nooit van uit dat uw vereniging “verworven rechten” heeft op een bepaalde datum. Vraag telkens zowel de zaal als het materiaal opnieuw en tijdig aan
Van elke aanvraag krijgt u een bevestiging. Respecteer het reglement en de afspraken. Alleen als iedereen zich aan de afspraken houdt; kunnen wij u een vlotte service garanderen.
BADGE Sinds november 2011 werden de sleutels vervangen door badges. Iedere vereniging kan een badge krijgen tegen kostprijs (€ 10) aan de uitleendienst. Deze badge geeft u toegang tot de gereserveerde zaal tijdens de door uw vereniging gereserveerde uren. De badge kunt u opladen aan de wandlezer bij de zaal.
VERGOEDING BIJ NIET OPKUISEN VAN DE ZAAL Als de zaal niet netjes opgekuist is, rekent de gemeente een forfaitair bedrag aan voor het poetsen als volgt : -
OC ’t Gelevelt ----------- € OC Passchendaele ------ € OC De Leege Platse ----- € OC ’t Zonnerad---------- € Sporthal Beselare ------- € OC Santforde ----------- €
150 150 150 150 150 50.
VERGOEDING BIJ BREUK OF BESCHADIGING VAN MATERIAAL Indien er glazen of bestek gebroken wordt, dient de gebruiker een vergoeding te betalen als volgt : -
Wijnglas ---------------------- € Longdrinkglas ----------------€ Aperitiefglas ------------------€ Water-, cola-, limoglas ------€ Bierglas----------------------- € Speciaal bierglas -------------€ Tas --------------------------- € Bord -------------------------- € Lepel ------------------------- € Mes --------------------------- € Vork -------------------------- € Kleine lepel ------------------- €
2,00 2,00 2,00 2,00 1,50 2,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,00
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 2
ZALEN
ALGEMENE RICHTLIJNEN BIJ GEBRUIK LOKALEN
In alle zalen heerst er een rookverbod (KB van 13 december 2005)
Zet het materiaal netjes terug op zijn plaats. In elke zaal hangt een plannetje
In elk OC is er een voorraad glazen, koffietassen en ander barmateriaal aanwezig. De voorraad wordt door de zaalverantwoordelijke nageteld. Breekt u iets, geef dit dan door aan de uitleendienst. De gemeente rekent u de kostprijs aan
Poets de zaal na gebruik met het aanwezige poetsmateriaal
Controleer vóór uw gebruik de zaal en meld eventuele onregelmatigheden onmiddellijk aan de zaalverantwoordelijke
Zet het poetsmateriaal na gebruik netjes terug Deponeer afval in eigen vuilzakken en neem die mee Voer glas naar het containerpark Zet de verwarming op de minimumstand Sluit deuren en vensters Doof de lichten Controleer de zaal vooraleer u weggaat Na elk gebruik controleert de zaalverantwoordelijke de zaal. Als hij/zij onregelmatigheden vaststelt, dan neemt hij/zij (of de uitleendienst) contact met u op
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 3
OVERZICHT VAN DE ZALEN PER DEELGEMEENTE
ZONNEBEKE - OC ‘t ZONNERAD Adres Draadloos internet Verwarming
Tresorierstraat 5 – 8980 Zonnebeke JA Centrale verwarming
WERNER LAGAE-ZAAL “grote vergaderzaal”
20 tafels 70 stoelen 1 schrijfbord 1 projectiescherm
BERTEN PIL-ZAAL “kleine vergaderzaal”
6 tafels 16 stoelen
LESKEUKEN 11 tafels 25 stoelen Ingerichte keuken met gasfornuis
1 microgolfoven 1 frigo 30 longdrinkglazen 30 bierglazen 30 wijnglazen 50 tassen 50 ondertassen 30 diepe – platte – dessertborden 30 messen – vorken 30 eetlepels – dessertlepels 3 plateaus 2 biersleutels 1 kar in inox
Poetsmateriaal
1 1 1 1 1 1
emmer vuilblik / 1 kleine borstel veegborstel trekker dweil vuilbak
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 4
HUUB HOSTE-ZAAL “polyvalente zaal” 100 tafels 380 stoelen 7 partytafels 2 microgolf 2 karren 2 kapstokken Geluidsinstallatie 150 wijnglazen 100 aperitiefglazen 200 bierglazen 30 Hoegaardenglazen 30 Leffeglazen 40 Palmglazen 20 Kriekglazen 20 Rodenbachglazen 20 Duvelglazen 60 waterglazen 50 Colaglazen 300 tassen 300 ondertassen 2 koffiekannen 5 biersleutels 15 plateaus 1 potje met 2 schuimmessen 2 afwasborstels Poetsmateriaal
1 1 1 1 1 1
emmer vuilblik / 1 kleine borstel veegborstel trekker dweil vuilbak
Een deel van het materiaal bevindt zich in het lokaal naast het podium.
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 5
IWEINS-ZAAL “kleine zaal” 40 tafels 150 stoelen 1 microgolf 2 karren 120 wijnglazen 50 aperitiefglazen 150 bierglazen 12 Hoegaardenglazen 20 Leffeglazen 20 Palmglazen 20 Kriekglazen 6 Rodenbachglazen 20 Duvelglazen 60 waterglazen 50 Colaglazen 150 tassen 150 ondertassen 2 koffiekannen 1 kurketrekker 3 biersleutels 10 plateaus 1 potje met 1 schuimmes Poetsmateriaal
1 1 1 1 1 1
emmer vuilblik / 1 kleine borstel veegborstel trekker dweil vuilbak
BADGE OC ‘t ZONNERAD
Via de uitleendienst Telefoon : 051 48 00 67 Elke werkdag : van 09.00 uur tot 12.00 uur van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag : tot 17.00 uur)
ZAALVERANTWOORDELIJKE OC ’t ZONNERAD
Jessica QUARTIER Telefoon : 0478 54 71 85
SPECIALE BEMERKINGEN
De activiteiten moeten uiterlijk om 02.00 uur ’s morgens beëindigd zijn om geluidsoverlast en hinder voor de buren te beperken
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 6
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 7
BESELARE - OC DE LEEGE PLATSE Adres
Geluwestraat 12 – 8980 Beselare
Verwarming
Gas
VERGADERLOKAAL
6 tafels 20 stoelen
FOYER 1 microgolfoven 30 rechthoekige tafels 10 ronde tafels 15 receptietafels 120 stoelen Vestiaire : vaste en mobiele kleerhangers 120 wijnglazen 50 aperitiefglazen 90 bierglazen 12 Hoegaardenglazen 12 Leffeglazen 12 Palmglazen 12 Kriekglazen 12 Duvelglazen 12 Rodenbachglazen 12 Omerglazen 40 waterglazen 50 Colaglazen 150 tassen 150 ondertassen 2 koffiekannen 3 biersleutels 10 plateaus 1 potje met 1 schuimmes Poetsmateriaal
1 1 1 1 1 1
emmer vuilblik / 1 kleine borstel veegborstel trekker dweil vuilbak
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 8
THEATERZAAL 1 tribune met 292 zitplaatsen 55 rechthoekige tafels 216 Stoelen 3 kapstokken 150 wijnglazen 75 aperitiefglazen 150 bierglazen 12 Hoegaardenglazen 20 Leffeglazen 12 Palmglazen 20 Kriekglazen 12 Duvelglazen 12 Rodenbachglazen 20 Omerglazen 60 waterglazen 50 Colaglazen 200 tassen 200 ondertassen 2 koffiekannen 5 biersleutels 15 plateaus 1 potje met 2 schuimmessen 2 afwasborstels Poetsmateriaal
1 1 1 1 1 1
emmer vuilblik / 1 kleine borstel veegborstel trekker dweil vuilbak
BADGE OC DE LEEGE PLATSE
Via de uitleendienst Telefoon : 051 48 00 67 Elke werkdag : van 09.00 uur tot 12.00 uur van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag : tot 17.00 uur)
ZAALVERANTWOORDELIJKEN OC DE LEEGE PLATSE
Albert VANDENBULCKE Schottenlaan 10 – 8980 Beselare Telefoon : 0478 54 71 85 Jacques D’HELLEM Sportlaan 21 – 8980 Beselare Telefoon : 0475 62 92 56
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 9
GELUVELD - OC ‘t GELEVELT Adres Draadloos internet Verwarming
Geluveldplaats 15 – 8980 Geluveld JA Centrale verwarming
POLYVALENTE ZAAL 55 tafels 2 grote tafels in de bar 30 tussenstukken voor de tafels (groot) 7 partytafels 290 stoelen 10 verstelbare podiumtafels Projectiescherm Geluidsinstallatie 150 wijnglazen 96 bierglazen 16 Hoegaardenglazen 20 Leffeglazen 20 Palmglazen 12 Kriekglazen 12 Duvelglazen 12 Rodenbachglazen 50 waterglazen 24 Colaglazen 20 fruitsapglazen 100 tassen 100 ondertassen 3 koffiekannen 7 melkkannen 5 biersleutels 2 afwasborstels Poetsmateriaal
1 1 1 1 1 1
emmer vuilblik / 1 kleine borstel veegborstel trekker dweil vuilbak
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 10
KLEINE VERGADERZAAL 4 tafels 10 stoelen
BOVENZAAL 10 tafels 30 stoelen 1 projectiescherm
BADGE OC ‘t GELEVELT
Via de uitleendienst Telefoon : 051 48 00 67 Elke werkdag : van 09.00 uur tot 12.00 uur van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag : tot 17.00 uur)
ZAALVERANTWOORDELIJKEN OC ‘t GELEVELT
Kristof PECTOR Telefoon : 0473 54 00 25
GELUVELD - DE KORTEKEER Adres Draadloos internet Verwarming
Wervikstraat 220 NEEN Elektrische verwarming 10 tafels 25 stoelen
SLEUTEL DE KORTEKEER
Via de uitleendienst Telefoon : 051 48 00 67 Elke werkdag : van 09.00 uur tot 12.00 uur van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag : tot 17.00 uur)
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 11
PASSENDALE - OC PASSCHENDAELE Adres Draadloos internet Verwarming
Canadalaan 6 – 8980 Passendale JA Centrale verwarming op gas
50 tafels 7 partytafels 200 stoelen Geluidsinstallatie Keuken met gasfornuis Elektrische oven 150 wijnglazen 100 longdrinkglazen 150 bierglazen 20 Hoegaardenglazen 20 Leffeglazen 12 Palmglazen 20 Kriekglazen 12 Duvelglazen 50 Limoglazen 200 tassen 200 ondertassen 90 lepels 90 vorken 90 messen 8 plateaus 5 biersleutels 2 afwasborstels Poetsmateriaal
1 1 1 1 1 1
emmer vuilblik / 1 kleine borstel veegborstel trekker dweil vuilbak
BADGE OC PASSCHENDAELE
Via de uitleendienst Telefoon : 051 48 00 67 Elke werkdag : van 09.00 uur tot 12.00 uur van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag : tot 17.00 uur)
ZAALVERANTWOORDELIJKEN OC PASSCHENDAELE
Christiane DELEYE Telefoon : 0472 80 13 94
BELANGRIJK
Sluit na gebruik het sanitair blok af !
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 12
PASSENDALE - PAROCHIAAL CENTRUM Adres
Kraaiveldstraat 7 – 8980 Passendale
INFO
Bernard SEYNHAEVE Brouckhof-Zuid 16 8980 Passendale Telefoon :
051 77 83 83 0472 24 59 36
Dit is geen gemeentelijke zaal.
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 13
ZANDVOORDE - OC SANTFORDE Adres Draadloos internet Verwarming
Zandvoordeplaats 36 – 8980 Zandvoorde NEEN Gasradiatoren
15 tafels 60 stoelen Keuken met fornuis Microgolfoven Frigo 75 wijnglazen 60 bierglazen 15 Hoegaardenglazen 12 Leffeglazen 18 Palmglazen 6 Duvelglazen 50 waterglazen 50 tassen 50 ondertassen 4 koffiekannen 5 biersleutels 2 afwasborstels Poetsmateriaal
1 1 1 1 1 1
emmer vuilblik / 1 kleine borstel veegborstel trekker dweil vuilbak
RESERVEREN OC SANTFORDE
Via de uitleendienst Telefoon : 051 48 00 67 Elke werkdag : van 09.00 uur tot 12.00 uur van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag : tot 17.00 uur)
BADGE ZAALVERANTWOORDELIJKE OC SANTFORDE
Laura VERBEKE Zandvoordeplaats 43 – 8980 Zandvoorde Telefoon : 057 46 62 74
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 14
OVERZICHT ZAALVERANTWOORDELIJKEN
ZAAL
ZAALVERANTWOORDELIJKE
TELEFOON
OC ’t Zonnerad
Jessica QUARTIER
0478 74 43 34
OC De Leege Platse
Albert VANDENBULCKE Jacques D’HELLEM
0478 54 71 85 0475 62 92 56
OC ’t Gelevelt
Kristof PECTOR
0473 54 00 25
Sporthal
Luc FORREZ
057 46 82 42
OC ’t Santforde
Laura VERBEKE
057 46 62 74
OC Passchendaele
Christiane DELEYE
0472 80 13 94
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 15
SPORTINFRASTRUCTUUR
SPORTHAL Geluwestraat 36 – 8980 Beselare
Reservatie voor de sporthal kan enkel op de uitleendienst - Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke Telefoon : 051 48 00 67 e-mail :
[email protected] Open : elke werkdag
van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag tot 17.00 uur)
Sleutel : af te halen in de uitleendienst
Verwarming :
Radiatoren in de kleedkamers Warmeluchtblazers in de sportzaal en in de fitnesszaal
Sportvelden :
1 3 1 1 1 1 1 6
Tarieven voor het sporten – per uur :
basketbalveld volleybalvelden handbalveld minivoetbalveld zaalvoetbalveld tennisveld korfbalveld badmintonvelden
Inwoners van de gemeente Niet-inwoners
gratis 10 €
Jongeren uit eigen gemeente Jongeren uit andere gemeenten
Gratis 5€
SPORTTERREINEN DE KORTEKEER
Sportvelden :
Voorzieningen voor schutters
1 tennisveld 4 petanquevelden
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 16
MATERIAAL
De gemeentelijke uitleendienst beschikt over een aanbod materiaal dat u als vereniging kunt gebruiken. Hierbij een overzicht : SOORT MATERIAAL
AANTAL
VERVOER
Grote plooitafels (220 x 67 cm)
100
Gemeente
Kleine plooitafels (90 x 60 cm)
80
Gemeente
1100
Gemeente
45
Gemeente
50
Gemeente
1
Gemeente
Vergoeding van € 200
65
Gemeente
Geplaatst door gemeentediensten
Trap met leuning
2
Gemeente
Vlaggenmasten
9
Gemeente
€ 75
250
Gemeente
€ 50
14
Gemeente
Per 7 in kar
2
Gemeente
aansluitingsmogelijkheden : 220 V
1
Gemeente
aansluitingsmogelijkheden : 220 V/380 V Toelating nodig van het schepencollege. Vóór gebruik : laten aansluiten door erkend elektrieker (bewijs !)
Koffietassen/ondertassen
200
Eigen vervoer
Af te spreken met de uitleendienst
Wijnglazen
252
Longdrinkglazen
180
Plooistoelen Zitbanken (220 x 26,5 cm) Podiumtafels
Mobiel podium Tentoonstellingspanelen
Nadars (200 cm) Receptietafels Kleine verdeelkast Verdeelkast
Champagneglazen Bierglazen
70
OPMERKING
VERGOEDING BIJ VERLIES OF BESCHADIGING
Per 20 in kar
€ 80
Per 10 in kar
€ 80
Per 50 in kar
€ 22 € 60 € 375 (oud model) € 985 (nieuw model)
€ 90
€ 1,50/tas of ondertas € 2/glas
Eigen vervoer
Af te spreken met de uitleendienst
216
Datum laatste bijwerking : september 2013
€ 2/glas € 2/glas € 1,50/glas
Pagina 17
VERVOER VAN HET AANGEVRAAGDE MATERIAAL
Het materiaal wordt ter plaatse gebracht en terug opgehaald door de technische dienst van de gemeente
Spreek duidelijk af waar en wanneer het materiaal gebracht en opgehaald moet worden
Houdt u aan de afspraken
Tel het materiaal na, zodat er niets ontbreekt
De technische dienst staat enkel in voor het vervoer van het materiaal Bij het terug ophalen, zorgt u ervoor dat het materiaal netjes en terug opgestapeld op de afgesproken plaats staat Eventuele beschadiging meldt u zo snel mogelijk aan de zaalverantwoordelijke of aan de uitleendienst.
ALGEMENE RICHTLIJNEN BIJ GEBRUIK VAN MATERIAAL
Controleer het materiaal bij de aanvang
Gebruik het materiaal waarvoor het bestemd is en respecteer de gebruiksaanwijzing
Controleer na gebruik of u alle stukken hebt en breng die in propere en ordelijke toestand terug
Tafels, stoelen, podiumelementen en dergelijke reinigt u, indien nodig. Eventuele stickers aangebracht op de tafels en stoelen verwijdert u.
Eventuele problemen of defecten meldt u onmiddellijk aan de zaalverantwoordelijke
Goed om weten…… Ook de provincie heeft een uitleendienst waar verenigingen terecht kunnen. De dichtstbijzijnde is de Provinciale Uitleendienst Ieper ( Zonnebeekseweg 361 – 8900 Ieper – Tel. 057 21 56 06 – Fax. 057 24 84 28 – e-mail :
[email protected] ). Op de provinciale website (www.west-vlaanderen.be/uitleendienst) krijgt u een overzicht van alle ontleenbare materiaal en de manier waarop u te werk moet gaan om materiaal aan te vragen
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 18
FUIVEN – OPTREDENS – FESTIVALS
FUIVEN IN GEMEENTEGEBOUWEN Het enige gemeentelijke gebouw waar er gefuifd mag worden is OC De Leege Platse te Beselare. Hierover bestaat er een fuifreglement dat in nauwe samenspraak met de jeugdraad, de politie en de brandweer werd opgemaakt. Hoe gaat u tewerk ? 1e. U vraagt de zaal en het nodige materiaal aan bij de gemeentelijke uitleendienst 2e. U meldt uw evenement als volgt :
-
Downloadt het meldingsformulier (maxi of mini) + onderrichtingen voor organisatoren via de gemeentelijke website (http://www.zonnebeke.be/nl/eDiverse/digitaalLoket.php) kies de rubriek ‘evenementen’
-
Vul dit formulier zo volledig mogelijk in. Vergeet niet alle vereiste bijlagen (plannetjes) toe te voegen. Een bijlage met bijkomende uitleg mag eveneens toegevoegd worden. Duidt vooral aan of u een tijdelijk verkeersreglement wenst en omschrijf duidelijk de gewenste maatregelen, met aanvangs- en einduur.
-
Afwijking geluidsnorm : downloadt het formulier indien u elektronisch versterkt muziek wenst af te spelen – luider dan 85 dB(A)LAeq,15min (toelating kan bekomen worden tot max. 95 dB(A)LAeq,15min) Voeg dit formulier toe aan uw meldingsdossier.
-
Dien alle stukken in bij de verantwoordelijke evenementenbeheersing dienst vrije tijd en welzijn – gemeentehuis Zonnebeke of via
[email protected] - minstens 2 maand op voorhand
-
Enkel ondertekende formulieren worden aanvaard
-
Het tijdelijk verkeersreglement + toestaan afwijking geluidsnorm wordt beslist door het schepencollege
-
Hebt u geen toegang tot internet ? Alle formulieren kunnen bekomen worden in het gemeentehuis van Zonnebeke – dienst vrije tijd en welzijn – evenementen
-
Vergeet niet de billijke vergoeding en Sabam te regelen !
Na advies van verscheidene instanties (politie, brandweer, dienst wegenwerken, e.a.) en op voorwaarde dat uw dossier volledig in orde is, krijgt u een vergunning van de burgemeester
Gemeentelijke uitleendienst :
Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke Tel. 051 48 00 67 – e-mail :
[email protected] Open : elke werkdag van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.00 uur (woensdag tot 17.00 uur)
Dienst evenementen :
Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke Tel. 051 680 380 – e-mail :
[email protected] Open : elke werkdag van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.00 uur (uitgezonderd op vrijdagnamiddag)
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 19
FUIVEN IN OCCASIONELE GEBOUWEN - OPENLUCHTACTIVITEITEN – ACTIVITEITEN IN TENTEN – ROMMELMARKTEN – E.A. Uw vereniging wil een fuif organiseren in een niet-gemeentelijke zaal of in een tent, of wil een rommelmarkt, een openluchtactiviteit,…… organiseren. U moet de toelating krijgen van de gemeente. Hoe gaat u tewerk ? U meldt uw evenement als volgt :
-
Downloadt het meldingsformulier (maxi of mini) + onderrichtingen voor organisatoren via de gemeentelijke website (http://www.zonnebeke.be/nl/eDiverse/digitaalLoket.php) kies de rubriek ‘evenementen’
-
Vul dit formulier zo volledig mogelijk in. Vergeet niet alle vereiste bijlagen (plannetjes) toe te voegen. Een bijlage met bijkomende uitleg mag eveneens toegevoegd worden. Duidt vooral aan of u een tijdelijk verkeersreglement wenst en omschrijf duidelijk de gewenste maatregelen, met aanvangs- en einduur.
-
Afwijking geluidsnorm : downloadt het formulier indien u elektronisch versterkt muziek wenst af te spelen – luider dan 85 dB(A)LAeq,15min (toelating kan bekomen worden tot max. 100 dB(A)LAeq,60min) . Voeg dit formulier toe aan uw meldingsdossier.
-
Dien alle stukken in bij de verantwoordelijke evenementenbeheersing dienst vrije tijd en welzijn – gemeentehuis Zonnebeke of via
[email protected] - minstens 2 maand op voorhand
-
Enkel ondertekende formulieren worden aanvaard
-
Het tijdelijk verkeersreglement + toestaan afwijking geluidsnorm wordt beslist door het schepencollege
-
Hebt u geen toegang tot internet ? Alle formulieren kunnen bekomen worden in het gemeentehuis van Zonnebeke – dienst vrije tijd en welzijn – evenementen
Na advies van verscheidene instanties (politie, brandweer, dienst wegenwerken, e.a.) en op voorwaarde dat uw dossier volledig in orde is, krijgt u een vergunning van de burgemeester
Dienst evenementen :
Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke Tel. 051 680 380 – e-mail :
[email protected] Open : elke werkdag van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.00 uur (uitgezonderd op vrijdagnamiddag)
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 20
GOED OM WETEN…….
PERSMAPPEN Als uw vereniging iets organiseert, komt het er op aan om zeer doelgericht publiciteit te voeren. U kunt uw activiteit laten opnemen in de kalender die in Info Zonnebeke verschijnt, op teletekst en de website komt en naar de pers verstuurd wordt. Breng uw gegevens tijdig binnen bij de communicatiedienst. In elke Info Zonnebeke staat onder de rubriek ‘activiteitenkalender’ de verschijningsdatum van de volgende Info en de datum waarop de teksten uiterlijk bij de communicatiedienst moeten ingediend worden. Als het kan, mail dan uw teksten door naar :
[email protected]. Beschikt u niet over internet, dan mag u de teksten ook binnenbrengen of per post opsturen.
OVERTREDINGEN : MAATREGELEN Een goede en vlotte dienstverlening kan alleen als iedereen de afspraken naleeft. Bij overtredingen of grove nalatigheden van de vereniging, kan het college van burgemeester en schepenen een boete opleggen. Bij herhaalde nalatigheid kan het schepencollege beslissen om de vereniging (tijdelijk of permanent) uit te sluiten van alle verdere dienstverlening. Vooraleer er maatregelen genomen worden, zal de vereniging gecontacteerd worden en zal de verantwoordelijke gehoord worden.
BESCHADIGING Bij beschadiging van materiaal of van de infrastructuur moet de vereniging de schade betalen. De schade zal door de zaalverantwoordelijke vastgesteld worden en het bedrag van de schadevergoeding zal nagegaan worden. De vereniging zal hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht worden en verzocht worden het schadebedrag over te schrijven op rekening van de gemeente.
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 21
FORMALITEITEN BIJ HET ORGANISEREN
SABAM Sabam is de vergoeding voor de auteur van de muziek. De gemeente betaalt een forfait voor Sabam voor volgende zalen : - OC ’t Zonnerad - OC De Leege Platse - OC ’t Gelevelt - OC Passchendaele - OC Santforde. Als u daar een activiteit organiseert, hoeft u geen sabam meer aan te vragen en/of te betalen. Let wel : dit forfait telt niet voor fuiven, toneel en optredens waarvoor toegangsgeld gevraagd wordt. In dit geval moet u wel vooraf – 3 weken op voorhand – sabam aanvragen. U krijgt achteraf de factuur. Vraag tijdig aan – want wie te laat aanvraagt, betaalt meer ! Coördinaten Sabam Sabam – Aarlenstraat 75-77 – 1040 Brussel Telefoon : 02 286 15 81 e-mail :
[email protected] website : www.sabam.be
BILLIJKE VERGOEDING De billijke vergoeding is de vergoeding die u als organisator van een evenement moet betalen als er publiek muziek wordt gespeeld. Goed nieuws voor organisatoren van lokale, kleinschalige evenementen : de Vlaamse Overheid neemt de billijke vergoeding van hen over. Dit geldt niet voor fuiven ! Via de site : www.debillijkevergoeding.be komt u te weten of uw initiatief in aanmerking komt. U kunt er ook een aangifte indienen en het tarief berekenen. Voor fuiven moet u zelf contact nemen met het inningskantoor van de billijke vergoeding ( zie website : www.debillijkevergoeding.be ).
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 22
SUBSIDIES
In bepaalde gevallen kunt u voor de organisatie van evenementen een subsidie ontvangen.
PROJECTSUBSIDIE Als Zonnebeekse vereniging kunt u een beroep doen op een projectsubsidie. Verenigingen die projecten met een vernieuwende of gemeenschapsbevorderende aard lanceren komen hiervoor in aanmerking. Er wordt jaarlijks een bedrag voorzien. Voorwaarden -
-
De organisatoren – een vereniging of een samenwerking van verenigingen – zijn aangesloten bij de jeugd- of cultuurraad De activiteit moet plaats vinden in Zonnebeke De activiteit moet open staan voor iedereen Het project is eenmalig Het project heeft enige uitstraling (door het thema, de vorm,……..) Het project overstijgt de normale werking van de vereniging of het samenwerkingsverband Het project heeft betrekking op een van de volgende materies : o Beeldende kunst o Erfgoed o Letteren en taal o Muziek o Podiumkunsten o Volksontwikkeling Het project mag geen winstoogmerk nastreven De subsidie is enkel te gebruiken voor het aangevraagde project
Aanvraag Voor de activiteit die plaats vinden in de eerste jaarhelft dient u het aanvraagformulier in tegen uiterlijk 15 september. Voor activiteiten in de tweede jaarhelft moet dit tegen uiterlijk 15 maart gebeuren. Maximale subsidie De subsidie bedraagt maximaal € 1.000. Info Het aanvraagformulier en het reglement vindt u op de website : www.zonnebeke.be onder de dienst cultuur. U kunt het ook bij de dienst cultuur opvragen.
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 23
SUBSIDIE VOOR HET ORGANISEREN VAN CULTURELE MANIFESTATIES VOOR DE JEUGD De gemeente stelt een budget ter beschikking voor het ondersteunen van culturele jeugdmanifestaties binnen de volgende disciplines : o o o o o o
Muziek Toneel Dans Poppenspel Kinderanimatie Film
Manifestaties, georganiseerd tijdens de schooluren komen niet in aanmerking. De activiteit moet plaats vinden in de gemeente en open staan voor alle geïnteresseerden. Aanvraag U dient uw aanvraag in bij de jeugddienst vier weken vóór de aanvang van de manifestatie via een speciaal daartoe bestemd aanvraagformulier. Ten laatste 20 dagen na de manifestatie bezorgt u het verslagformulier en de bewijsstukken aan de jeugddienst. Belangrijk Op al uw affiches, flyers of aankondigingen moet vermeld worden : “met medewerking van het gemeentebestuur van Zonnebeke”. Subsidiebedrag De financiële steun beperkt zich enkel tot terugbetaling van honoraria en reiskosten – met een maximum van € 1.250 per vereniging per jaar. Info Aanvraagformulieren en het reglement kunt u krijgen via de jeugddienst.
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 24
VERZEKERINGEN
Ook al neemt u als organisator de nodige voorzorgsmaatregelen, toch kan er altijd iets verkeerd lopen. Om u tegen bepaalde risico’s in te dekken, sluit u vooraf een aantal verzekeringen af.
BRANDVERZEKERING Wie een zaal huurt, informeert best bij de zaaluitbater of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. In het contract moet vermeld worden dat de zaaluitbater “afstand van verhaal” doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Voor gemeentelijke infrastructuur is dit het geval. Indien er geen “afstand van verhaal” voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit u best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat u de zaal gebruikt en voor de inboedel. Let op De voorwerpen die u zelf in het gebouw opstelt (bijv. een geluidsinstallatie,…….) vallen niet onder de vaste inboedel en bijgevolg ook niet onder de “afstand van verhaal”. Deze voorwerpen moet u – indien u dit nodig vindt – afzonderlijk verzekeren (verzekering alle risico’s). De brandverzekering dekt enkel schade veroorzaakt door een aantal welomschreven zaken (brand, ontploffing, waterschade…….). Schade te wijten aan andere redenen wordt niet door een dergelijke polis gedekt en moet eventueel afzonderlijk verzekerd worden via een polis “contractuele aansprakelijkheid”.
VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID De gewone verzekering BA privéleven dekt een aantal dingen niet die u in verenigingsverband doet. U doet er goed aan om een verzekeringspolis BA af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van de vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke “familiale polis” van de betrokkene, als die er al is. Zonder bijkomende verzekering BA kan de organisator opdraaien voor de schade die voortvloeit uit de organisatie. Bij een feitelijke vereniging zal dit altijd op de verantwoordelijke persoon worden verhaald. Heeft de organisatie een VZWstructuur, dan zal de schade normaal op de vereniging worden verhaald. Wat de bijkomende verzekering BA betreft hebt u twee mogelijkheden. U sluit een dagzekering af, bovenop een bestaande verenigingspolis. Maar als u regelmatig evenementen organiseert, is het wellicht zinvol om een BA exploitatie op jaarbasis af te sluiten. Pas op : een verzekering BA is echter geen ontlasting van mogelijke schuld ! U moet er steeds voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet.
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 25
Meestal zijn enkel de organisator en zijn medewerkers (personen betrokken bij de organisatie) die de schade berokkenen, gedekt door dergelijke verzekering. De verzekering BA dekt twee soorten schade : o o
Materiële schade aan derden Lichamelijke schade (terugbetaling van medische kosten of een invaliditeitsverzekering desgevallend)
Belangrijk Niet alles wat u ter beschikking hebt – bijv. een gehuurde zaal, materialen,….. – wordt dus gedekt door de verzekering BA. Hiervoor kunt u een brandverzekering en een verzekering contractuele aansprakelijkheid nemen.
VERZEKERING CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID Als u een zaal huurt wordt er verwacht dat u de zaal na afloop in dezelfde staat achterlaat als waarin de zaal zich bevond vóór de activiteit. Als er schade is dan wordt de huurder vermoed aansprakelijk te zijn, tenzij het tegendeel kan bewezen worden, en het bijvoorbeeld gaat om : - een geval van overmacht (bijv. blikseminslag) - een constructiefout in het gebouw. Als de zaaleigenaar een brandverzekering heeft met afstand van verhaal ten aanzien van de huurders dan zijn een aantal schadegevallen ten gevolge van brand, ontploffing, wateroverlast,…… verzekerd via deze brandverzekering. Schade door een oorzaak die niet in de brandpolis omschreven staat, is niet door deze polis verzekerd. Ook de polis BA dekt enkel de buiten-contractuele aansprakelijkheid. Een toevertrouwde zaak is meestal uitdrukkelijk uitgesloten binnen de gewone BA. Met de verzekering contractuele aansprakelijkheid kan de schade die door toedoen van de organisator tijdens een activiteit is ontstaan, worden vergoed.
VERZEKERING ALLE RISICO’S Met deze verzekering kunt u voorwerpen – naast de risico’s van een brandpolis – ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet : diefstal zonder sporen van braak worden nooit verzekerd. Zowel eigen materiaal als gehuurd materiaal kunt u op deze manier verzekeren. Een verzekering “alle risico’s” is echter geen ontlasting van mogelijke schuld ! U moet er steeds voor zorgen dat de risico’s tot een strikt minimum beperkt zijn. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld of nalatigheid.
ONGEVALLENVERZEKERING Bij de organisatie van een groot evenement hebt een risico van ongevallen. U kunt overwegen om een ongevallenverzekering af te sluiten.
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 26
Twijfelt u of hebt u vragen omtrent deze materie ? Neem contact op met uw verzekeringsagent.
VERZEKERING OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID BRAND EN ONTPLOFFING Door de wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing moeten een aantal voor publiek toegankelijke inrichtingen verplicht verzekerd zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. De categorieën van inrichtingen waarop voornoemde wet van toepassing is werden opgesomd in artikel 1 van het koninklijk besluit van 28 februari 1991. Belangrijk is dat deze inrichtingen a) moeten toegankelijk zijn voor het publiek b) gewoonlijk toegankelijk moeten zijn voor het publiek. Ter verduidelijking Moeten de verzekering NIET afsluiten :
In openlucht of in tenten georganiseerde dansactiviteiten of andere evenementen met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen – maximaal twee maal per jaar – op hetzelfde perceel of dezelfde percelen
Zalen waar eenmalig een dansactiviteit of een ander evenement wordt georganiseerd of waar maximaal 12 dansgelegenheden/evenementen per jaar – 2 dansgelegenheden/evenementen per maand – 24 dagen per jaar een dansgelegenheid of evenement plaatsvindt
Alle gemeentegebouwen zijn via een gemeentelijke polis verzekerd.
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 27
CONTROLELIJST
Datum
Een goede datum kiezen houdt o.a. in dat u nakijkt of er op dezelfde dag niet meerdere soortgelijke activiteiten gepland zijn in de gemeente of in de regio
Draaiboek
Het uitschrijven van een scenario voor de activiteit (planning, aandachtspunten, werkafspraken,…….) Een goed uitgeschreven draaiboek is een handige leidraad voor uw activiteit en bespaart u op termijn heel wat kopzorgen en werk
Locatie
Vragen die u zich moet stellen : -
Is de zaal geschikt voor het soort activiteit dat u wil organiseren ? Is de zaal groot genoeg ? Welk materiaal is er in de zaal aanwezig – wat moet er bijgehaald worden ? Bierverkoop : is er een vaste drankleverancier ? Mag de drank vrij aangekocht worden ? Is de billijke vergoeding geregeld ? Is sabam geregeld ? Is de bar volledig uitgerust (glazen, tassen,…..) ? Is er een uitgeruste keuken : welk kookmateriaal is er aanwezig ? Welke potten zijn voorradig ? ……. Open lucht : ga na of het terrein geschikt is voor uw activiteit. Vergeet niet om toelating te vragen aan de gemeente.
OPGELET ! Het contract voor het huren van de zaal moet altijd ondertekend worden door een meerderjarige (verantwoordelijkheid van de inrichter) ! Melding
Controleer of uw meldingsformulier volledig is ingevuld en voorzien van de nodige bijlagen
Sponsoring
Wat wilt u van de sponsor krijgen ? Wat hebt u de sponsor te bieden ?
Begroting
Maak vooraf een begroting op met verwachte uitgaven en inkomsten
Drankleverancier
Welk soort dranken zult u aanbieden ? Hoe regelt u de betaling ?
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 28
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 29
Promotie
Vergeet op uw affiches en flyers volgende zaken niet : -
Datum Plaats Prijs Aanvangsuur Verantwoordelijke uitgever Organisatie
Zet op uw flyer bovendien de vermelding : “niet op de openbare weg gooien” Bedenk waar u het best affiches en flyers kunt bedelen. Doe dit tijdig Uw perstekst of aankondiging van uw activiteit kunt u via de communicatiedienst aan de lokale pers laten bezorgen Vermijd wildplakken Kijk na op welke activiteiten u promotie kunt maken Veiligheid
Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnummers Zorg dat de nooduitgangen vrij zijn Lees aandachtig de onderrichtingen voor organisatoren (zie www.zonnebeke.be onder ‘evenementen’ in e-diverse)
Verzekering
Zie hierboven
Inrichten zaal
Werk met brandveilige materialen Laat steeds alle doorgangen vrij Verwijder gevaarlijke voorwerpen
Afspraken medewerkers
Maak vooraf een taakschema voor uw medewerkers (bar / inkom / bonnen / opbouw / zaal / opkuis / …..) Voorzie voldoende medewerkers Brief vooraf en duidelijk alle medewerkers Duld geen dronken medewerkers
Afrekening
Doe uw betalingen tijdig en liefst zo snel mogelijk na uw activiteit
Evaluatie
Evalueer uw activiteit (positief en negatief) Een evaluatie is onontbeerlijk bij het opzetten van een soortgelijk evenement in de toekomst Na de evaluatie is het goed om de geformuleerde opmerkingen te integreren in uw draaiboek
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 30
NUTTIGE ADRESSEN EN TELEFOONNUMMERS
Uitleendienst
Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke
051 48 00 67
Dienst Cultuur
Kristof Pector
Jeugddienst
Stijn Dujardin
Dienst Senioren
Cynthia Hoflack
Sportdienst
Luc Forrez
Evenementen
Christine Beun
[email protected]
Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke
051 48 00 61
[email protected]
Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke
051 48 00 64
[email protected]
Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke
051 48 00 61
[email protected]
Geluwestraat 36 – 8980 Beselare
057 46 82 42
[email protected]
Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke
051 680 380
[email protected]
Datum laatste bijwerking : september 2013
Pagina 31
GRONDPLANNEN
OC ’T ZONNERAD
LESKEUKEN - WERNER LAGAEZAAL - BERTEN PILZAAL
OC ’T ZONNERAD
HUUB HOSTEZAAL - IWEINSZAAL
OC ’T GELEVELT
GELIJKVLOERS
OC ’T GELEVELT
VERDIEPING
OC SANTFORDE
OC PASSCHENDAELE
GELIJKVLOERS
OC PASSCHENDAELE
VERDIEPING
OC DE LEEGE PLATSE
GELIJKVLOERS
OC DE LEEGE PLATSE
NIVEAU -1