IN DE STARTBLOKKEN Vandaag inspelen op het personeelstekort van morgen Een road map voor bedrijven
Woord vooraf Door de huidige economische situatie is de discussie over te verwachten personeelstekorten vaak sterk naar de achtergrond verschoven. Wel worden er nu afspraken over (vervroegde) pensionering van grote aantallen vaktechnisch geschoolde arbeidskrachten gemaakt. Resultaat is een groeiende onevenwichtige personeelsopbouw die de continuïteit van bedrijven in gevaar kan brengen. Tegelijk blijft de animo van jongeren om voor techniek te kiezen dalen. In 2014 wordt een terugloop van tienduizenden leerlingen in het technisch (v)mbo onderwijs verwacht, terwijl het lijnmanagement een steeds hoger ingangsniveau (mbo-4) formuleert. Locus werd de afgelopen tijd door een van zijn bedrijfsrelaties gevraagd om een ‘road map’ die de mogelijkheden voor tijdige instroom van gekwalificeerd personeel in beeld brengt. De HR-afdeling van het betreffende bedrijf vreest dat er bij een opleving van de economie een grote concurrentieslag ontstaat om gekwalificeerd personeel. Alle bedrijven gaan dan uit dezelfde vijver vissen. Het resultaat van dit verzoek aan Locus is deze handreiking ‘In de startblokken’. Dat bevat een stappenplan die de mogelijkheden van bedrijven schetst op het gebied van: (a) zij-instroom, (b) ‘opscholing’, (c) functiedifferentiatie en (d) vitaliteitsbeleid. De handreiking is voorgelegd aan een aantal HR-managers van verschillende bedrijven. Deze waren enthousiast over het stappenplan en vonden het bruikbaar voor de eigen organisatie. Voor Locus reden om deze handreiking te publiceren. Locus doet dit samen met De Normaalste Zaak, een belangrijk netwerk van bedrijven dat invulling geeft aan een ‘inclusieve arbeidsorganisatie’. Aan de hand van een – fictief – bedrijfsvoorbeeld van De Vooruitblik BV wordt ingegaan op de mogelijkheden die het betreffende bedrijf heeft. We hopen dat deze handreiking een bijdrage levert aan de discussie, en dat deze bruikbaar is als voorbeeldmodel bij een personeelsanalyse of personeelsplanning. Zo, dat bedrijven niet overvallen worden door een personeelstekort, en tijdig investeren in hun mensen en nieuwe doelgroepen.
Hanne Overbeek, Locus Bert van Boggelen, De Normaalste Zaak
Inleiding Door de huidige economische situatie schuift de discussie over te verwachten personeelstekorten in een aantal sectoren van het bedrijfsleven sterk naar de achtergrond. Ondertussen zorgen afspraken over (vervroegde) pensionering van een groot aantal geschoolde vakkrachten én weinig instroom van jonge medewerkers vaak voor een groeiende onevenwichtige personeelsopbouw. Zo voelen veel bedrijven nu geen of onvoldoende behoefte om te komen tot een personeelsplanning, gericht op een opleving van de economie. Gevolg? Het dan optredende personeelstekort leidt tot een concurrentieslag tussen sectoren, waardoor de continuïteit van organisaties bedreigd kan worden. Kortom, het is goed wanneer bedrijven nadenken over de (werk)dag van morgen. Uitgangspunt? Een tijdige en gedegen personeelsplanning waarbij met scenario’s en varianten betere beleidslijnen kunnen worden ontwikkeld. Daarom schetst deze handreiking een fictieve situatie bij ‘De Vooruitblik BV regio Noord’. Om bedrijven alvast op weg te helpen.
Situatieschets De Vooruitblik BV Bij een oplevende economie staat De Vooruitblik BV regio noord aan de vooravond van een structureel tekort aan technisch opgeleide werknemers op mbo 2-, 3- en 4-niveau. Tussen de twee- en driehonderd werknemers gaan vervroegd met pensioen. Tegelijkertijd stromen er te weinig jongeren in met een technische opleiding. Oorzaak van het tekort aan technisch opgeleide jongeren:
• • • • •
ontgroening;
daling animo voor keuze technische studie (trend in Europa);
slecht imago van technische beroepen bij zowel ouders als jongeren;
gebrek aan kennis over gunstige loopbaanperspectieven en verdiensten als monteur, technicus of engineer;
beperkt referentiekader van veel jongeren, met name van allochtone afkomst.
Algemeen tekort technisch geschoold personeel De Vooruitblik BV is niet de enige werkgever die een tekort aan technisch opgeleide jongeren vreest. Zo spraken ASML en Vanderlande Industries recent hun zorg uit over het dreigende tekort aan technici op mbo-, hbo- en wo-niveau. In 2014 wordt een terugloop van 38.000 technische vmbo- en 23.000 mbo-leerlingen verwacht. Gevolg? Complete technische afdelingen binnen het vmbo verdwijnen. Ook de instroom van geschoolde arbeidsmigranten neemt af en biedt onvoldoende uitkomst. Bij een opleving van de economie gaan alle bedrijven in dezelfde vijver vissen. Er is nu dus actie nodig om de toekomstige personeelskrapte aan technisch en logistiek personeel op mbo 2-, 3-, en 4-niveau het hoofd te kunnen bieden.
Voorbereidingsfase (twee maanden) 1 Voorbereidingsfase twee maanden
2 Ontwikkelfase
vier tot zes maanden
3 Uitvoeringsfase
twaalf tot achttien maanden
Een goed begin is het halve werk. Het stappenplan van De Vooruitblik BV begint dan ook met een gedegen voorbereiding.
Stap 1
Aan de hand van cijfers spreekt de HR-manager/corporate HR-directeur zijn bezorgdheid uit over de dreigende personeelskrapte. Hij spreekt de noodzaak uit om de huidige en toekomstige personeelsbehoefte in kaart te brengen door een bedrijfsgerichte analyse. Tevens brengt hij informatie in over de regionale arbeidsmarkt en onderwijsuitstroom.
Stap 2
Na consultering van het managementteam, formeert de HR-manager een multi-levelwerkgroep (lijn/staf).
Stap 3
De HR-manager informeert de ondernemingsraad over de formatie van de werkgroep.
Stap 4
De werkgroep stelt een plan van aanpak op, inclusief:
•• • • ••
een op het bedrijf toegespitste probleem analyse en een (concept) beleidsvisie;
de gewenste personeelsopbouw en visie op het intern opleidings beleid;
het vitaliteitsbeleid voor werknemers;
de wervingsstrategie;
het doelgroepenbeleid;
de verwachte (indirecte) opbrengst van gericht mvo-beleid (zoals verbetering van het bedrijfsimago en wisselgeld in cao-onderhandelingen).
Stap 5
De werkgroep inventariseert de groeiende eisen vanuit de klant (overheden en bedrijfsleven) op het vlak van maatschappelijk verantwoord aanbesteden.
Stap 6
Het managementteam accordeert het stappenplan en presenteert de beleidsvisie en het stappenplan ter goedkeuring aan de corporate HR-directeur.
Stap 7
De corporate HR-directeur accordeert het stappenplan en draagt het voor aan het corporate managementteam.
Stap 8
De bestuurder informeert de ondernemingsraad van De Vooruitblik BV.
Maatregelen Tijdens de voorbereidingsfase is het van cruciaal belang dat De Vooruitblik BV de haalbaarheid van onderstaande maatregelen tegen de verwachte personeelskrapte in kaart brengt. Daarvoor wijst het bij voorkeur een algemeen projecteigenaar (de HR-manager of een ander lid van het managementteam) en een uitvoerend projecteigenaar (een lid van de werkgroep) aan. De werkgroep rapporteert gedurende de onderzoeksfase periodiek aan het managementteam.
Stap 1
Zij-instroom, zowel voor voortijdig schoolverlaters als uitvallers uit andere sectoren. Voorbeelden hiervan zijn defensie en PostNL. Zij-instroom is een aspect dat steeds meer belangstelling krijgt in meerdere sectoren van het bedrijfsleven.
Stap 2
Een werkgelegenheidsproject voor werkloze jongeren met een (tijdelijke) arbeidsbeperking. Dit project kan De Vooruitblik BV eventueel in de cao vastleggen. Bedrijven als Philips, Nuon en Alliander zetten dergelijke succesvolle werkgelegenheidsprojecten al eerder op. Dit zijn bbl (beroepsbegeleidende leerweg)opleidingen. Het voortraject hiervan gebeurt in samenwerking met roc’s of particuliere opleidingsinstanties.
Stap 3
Vitaliteitsbeleid, gericht op de oudere werknemer (50-plus) die in de nieuwe situatie nog vijftien jaar productief inzetbaar kan/moet blijven. Zo kan De Vooruitblik BV het succesvolle scholingsprogramma ‘Certificering Vakmanschap’ van Philips (deels) kopiëren.
Stap 4
Opscholing van eigen technisch personeel met potentie door leer-werktrajecten. De zogenaamde combi-methode (ontwikkeld vanuit het Philips Werkgelegenheidsplan in de jaren negentig) biedt hierbij kans om gedurende de opleiding productieverlies van (vast) personeel te voorkomen.
Stap 5
Competenties of vakmanschap? De Vooruitblik BV kan onderzoeken of bij de werving van de (v)mbo’ers de nadruk moet liggen op competenties of vakmanschap. De methodiek van EVC (Eerder Verworven Competenties) verdient hierbij extra aandacht. EVC kan opleidingsinspanningen van De Vooruitblik BV ondersteunen (zie punten 2, 3, 4 en 6).
Stap 6
Opleidingsactiviteiten voor huidig personeel. Hierbij is kenniswerving bij bedrijven met een ruime ervaring op dit vlak essentieel.
Stap 7
Opzetten van een eigen bedrijfsschool. Bedrijven zien steeds meer de noodzaak om een eigen bedrijfsopleiding op te zetten of vaste afspraken te maken met vakscholen. Bedrijven als Heerema Fabrication, Hollandia Krimpen a/d IJssel, Apollo Vredestein en Croon Electrotechniek met het Croon E college dragen op deze manier zelf zorg voor aanwas van technici.
Stap 8
Functiedifferentiatie/jobcarving in technische mbo-2/3-functies in samenwerking met door sw-bedrijven gedetacheerde medewerkers op basis van loonwaarde. De Vooruitblik BV kan nieuwe functies ontwikkelen door werkzaamheden ‘aan de onderkant’ van het functiegebouw van goed opgeleide medewerkers te halen. Hierdoor kan De Vooruitblik BV de hoger opgeleide technisch medewerker efficiënter inzetten.
Stap 9
Voorlichting en beeldvorming. De Vooruitblik BV kan zorgen voor betere voorlichting en beeldvorming over technische beroepen aan potentieel belangstellende jongeren (toekomstige medewerkers en stagiaires). Hoe? Door beeldvormingscampagnes, kennismakingsdagen (in samenwerking met opleiders) en inzet van social media.
Wat is de rol van Locus? Als publiek-private samenwerkingsorganisatie voor bedrijven, gemeenten en sw-bedrijven, vervult Locus een ondersteunende rol bij het maken van afspraken tussen betrokken landelijke en regionale partijen. Locus kan De Vooruitblik BV met name ondersteunen bij het opzetten van zij-instroom- en werkgelegenheidsprojecten (punten 1 en 2). Daarnaast kan Locus aan de hand van profiffiielbeschrijvingen en informatie over bedrijfsprocessen direct een voorlopige analyse maken van taakpakketten die in aanmerking komen voor functiedifferentiatie (punt 8). Voorbeelden van (lopende) pilots in de procesindustrie, logistiek en zorg laten zien welke mogelijkheden er zijn om functiedifferentiatie op een bedrijfseconomisch verantwoorde wijze uit te voeren. Zowel op het gebied van kostenreductie, verbetering van de flexibiliteit als bestrijding van personeelstekorten. Ook kan Locus brainstormsessies organiseren met gemeenten en sw-bedrijven uit de regio.
Ontwikkelfase (vier tot zes maanden) Na de voorbereidingsfase is het tijd voor de ontwikkelfase. Welke stappen doorloopt De Vooruitblik BV daarvoor? De werkgroep rapporteert gedurende de gehele ontwikkelfase periodiek aan het managementteam. Het resultaat van de ontwikkelfase? Een door staf en kader gedragen personeelsplan dat antwoord geeft op de groei en continuïteit van De Vooruitblik BV in de komende jaren.
Stap 1
De uitkomst van de probleemanalyse/beleidsvisie en het stappenplan wordt voorgelegd aan het managementteam van De Vooruitblik Nederland. Deze accordeert het stappenplan en geeft opdracht tot verdere regionale uitvoering. De Vooruitblik BV legt contact met de eerder genoemde bedrijven om zich te oriënteren op de maatregelen.
Stap 2
De werkgroep presenteert de uitkomst van de probleemanalyse, de beleidsvisie en het oplossingsgerichte stappenplan aan het lijnmanagement. Het regionale managementteam bevestigt het stappenplan en benoemt de probleem eigenaar(s).
Stap 3
De werkgroep legt de probleemanalyse en het stappenplan voor aan het middenkader om de geschetste bedrijfseconomische noodzaak en het sociaalmaatschappelijk draagvlak te toetsen.
Stap 4
De bestuurder legt de probleemanalyse en het stappenplan (inclusief voorlopige taakanalyse) voor aan de ondernemingsraad en eventuele preferente klanten.
Stap 5
De werkgroep onderzoekt of het opzetten van een pilot functiedifferentiatie/jobcarving in samenwerking met het regionale sw-bedrijf zinvol en uitvoerbaar is.
Stap 6
De HR-manager organiseert een brainstormsessie met betrokken gemeenten en sw-bedrijven in samenwerking met Locus.
Stap 7
Het managementteam en de werkgroep geven binnen het uitvoeringsplan prioriteit aan zij-instroom en leer - werktrajecten, evenals aan verhoging van vitaliteit en ‘opscholing’.
Stap 8
De bestuurder van De Vooruitblik BV informeert de ondernemingsraad.
Stap 9
Go of no go. Bij een ‘go’ start de uitvoeringsfase.
Stap 10
De HR-manager stelt het personeelsplan 2012-2015 op.
Uitvoeringsfase (twaalf tot achttien maanden) Na het doorlopen van alle stappen uit de ontwikkelfase, is het tijd voor de uitvoering van het personeelsplan. De Vooruitblik BV leert hierin als bedrijf leerpotentieel te ontwikkelen van haar eigen personeel en zij-instromers. Tijdens deze fase rapporteert de werkgroep periodiek aan het managementteam. Gezien de samenstelling van de werkgroep (lijn/staf), is het van belang dat de werkgroep tijdens het gehele uitvoeringsproces direct betrokken blijft.
Locus is een publiek-private samenwerking tussen bedrijven, gemeenten en sw-bedrijven. Doel: meer kans op werk voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt door beter aan te sluiten op de vragen van de bedrijven. Daarvoor stimuleert en ondersteunt Locus de totstandkoming van partnerschappen. Daarin leggen betrokken landelijke en regionale partijen samenwerkingsafspraken vast op basis van succesvolle praktijken.
De Normaalste Zaak is een netwerk van MKB-ondernemers en grote werkgevers die het ‘de normaalste zaak’ vinden dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen deel te nemen aan de arbeidsmarkt. ‘Inclusief ondernemen’ noemen we dat.
Colofon © Locus i.s.m. De Normaalste Zaak Utrecht, december 2012 Auteur: Ton van der Bruggen Eindredactie: Lesley Kleef Vormgeving: Friedli van der Hoeven
