In de inhoudsopgave vindt u exact terug hoe een factuur kan worden aangemaakt, maar ook waar u de overzichten kunt vinden binnen het pakket

I

Voorwoord In deze handleiding wordt het factureringspakket van VWA nader uitgediept. Per tabblad wordt informatie gegeven over de mogelijkheden binnen dat tabblad. In de inhoudsopgave vindt u exact terug hoe een factuur kan worden aangemaakt, maar ook waar u de overzichten kunt vinden binnen het pakket. U leert hoe u VWA Facturering moet installeren en wat er moet gebeuren bij de eerste keer opstarten van het programma. Het programma zelf bestaat uit tabbladen welke zijn onderverdeeld onder 5 knoppen:

Relatievenster

onderhoudsvenster

overzichtsvenster

Instellingenvenster

Registratie sleutel (alleen zichtbaar bij demo versie of einde abonnement) Deze knoppen staan in de inhoudsopgave, maar ook vindt u deze knoppen terug voor elke pagina waar informatie over een tabblad begint. Meer informatie over het factureringspakket vindt u terug op de supportsite: www.makkelijkfactureren.nl VWA Software Development

II

Inhoudsopgave Voorwoord ...................................................................................................................................... I Inhoudsopgave .............................................................................................................................. II Installeren VWA facturering........................................................................................................... 1 Installatie VWA Facturering onder Windows 95/98/NT 4.0/2000 en XP .................................... 1 De eerste keer VWA Facturering opstarten ............................................................................... 2 Tabblad zoeken ..................................................................................................................... 3 Een relatie zoeken ..................................................................................................................... 3 Zoekmogelijkheden ................................................................................................................ 3 Begin van veld................................................................................................................. 4 Gedeelte van veld ........................................................................................................... 4 Einde van veld................................................................................................................. 4 Gehele veld ..................................................................................................................... 4 Zoeken in archief ....................................................................................................................... 4 Een nieuwe relatie invoeren....................................................................................................... 5 De gegevens van een relatie wijzigen ....................................................................................... 6 Een relatie verwijderen .............................................................................................................. 6 Snel een factuur maken ............................................................................................................. 7 Tabblad gegevens ................................................................................................................. 8 Een nieuwe relatie invoeren....................................................................................................... 8 De gegevens van een relatie wijzigen ....................................................................................... 8 Een relatie verwijderen .............................................................................................................. 9 De knop Afdrukken .................................................................................................................... 9 De knop adres kopiëren........................................................................................................... 10 De knop Nieuwe factuur aanmaken......................................................................................... 10 Opmerkingen toevoegen.......................................................................................................... 10 In archief plaatsen.................................................................................................................... 12 Tabblad Contacten............................................................................................................... 13 Een contactpersoon invoeren .................................................................................................. 13 De gegevens van een contactpersoon wijzigen....................................................................... 13 Een contactpersoon verwijderen.............................................................................................. 13 De knop Afdrukken overzicht ................................................................................................... 14 De knop adres kopiëren........................................................................................................... 14 Telefoon / faxnummers toevoegen .......................................................................................... 15 E-mail adressen toevoegen ..................................................................................................... 15 Tabblad Autokaart................................................................................................................ 17 Een auto invoeren.................................................................................................................... 18 Een reparatie invoeren............................................................................................................. 18 Monteur(s) en de gemaakte uren aan reparatie toevoegen..................................................... 20 Materialen aan de reparatie toevoegen ................................................................................... 21 Materialen aan een reparatie toevoegen door geen gebruik te maken van een eigen lijst of de H-Base cd-rom. ............................................................................................................... 21 Materialen aan een reparatie toevoegen door gebruik te maken van de artikellijst. Er zijn vooraf producten toegevoegd aan deze lijst......................................................................... 22 Materialen aan een reparatie toevoegen door gebruik te maken van de H-Base cd-rom.... 23 Reparatie in een factuur omzetten........................................................................................... 24 Tabblad Project.................................................................................................................... 26 Project aanmaken .................................................................................................................... 26 Project aanmaken type termijn facturatie ............................................................................. 27 Project aanmaken type uren facturatie................................................................................. 27 Termijnen toekennen aan een project ..................................................................................... 29 Termijnen toekennen aan een project middels een wizard .................................................. 29 Handmatig termijnen toekennen aan een project................................................................. 31

III

Gemaakte uren van een medewerker invoeren ................................................................... 32 De door het pakket aangegeven termijnen / uren factureren................................................... 34 Termijnen factureren vanuit het tabblad project ................................................................... 34 Termijnen factureren vanuit het scherm dat verschijnt tijdens het opstarten (of wanneer u op de F10 toets drukt) ............................................................................................................... 35 Tabblad Verkoop.................................................................................................................. 36 Een nieuwe factuur maken zonder gebruik te maken van een artikellijst ................................ 37 Een nieuwe factuur maken door gebruik te maken van een artikellijst .................................... 39 Een nieuwe factuur maken door gebruik te maken van de H-Base cd-rom............................. 42 De knop details (in het scherm factuuritems) ....................................................................... 46 Lege regel voorvoegen op factuur .................................................................................... 46 Kopje boven factuuritem ................................................................................................... 48 Korting .............................................................................................................................. 49 Opmerking ........................................................................................................................ 49 Een factuur bewerken .............................................................................................................. 50 Algemene gegevens van een factuur bewerken .................................................................. 50 Het factuurtype bewerken .................................................................................................... 51 De factuuritems bewerken.................................................................................................... 53 Een factuur verwijderen ........................................................................................................... 54 De knop Afdrukken overzicht... ................................................................................................ 55 De knop Afdrukken factuur ...................................................................................................... 55 Factuurtype .............................................................................................................................. 56 Een herinnering maken............................................................................................................ 57 Een creditfactuur maken .......................................................................................................... 57 Een factuur geheel crediteren .............................................................................................. 57 Een factuur gedeeltelijk crediteren ....................................................................................... 59 Overzicht openstaande facturen .............................................................................................. 61 Een betaling van een factuur invoeren .................................................................................... 62 Tabblad Inkoop .................................................................................................................... 64 Een inkoopfactuur invoeren ..................................................................................................... 64 Een inkoopfactuur bewerken ................................................................................................... 65 Een inkoopfactuur verwijderen................................................................................................. 65 De knop Afdrukken overzicht... ................................................................................................ 66 Een betaling van een inkoopfactuur invoeren.......................................................................... 67 Tabblad Algemeen............................................................................................................... 69 Betaalwijze............................................................................................................................... 69 Betaalwijze invoeren ............................................................................................................ 69 Betaalwijze bewerken........................................................................................................... 69 Betaalwijze verwijderen........................................................................................................ 69 BTW ......................................................................................................................................... 71 BTW tarief invoeren.............................................................................................................. 71 BTW tarief bewerken............................................................................................................ 71 BTW tarief verwijderen ......................................................................................................... 71 Burgerlijke staat ....................................................................................................................... 72 Burgerlijke staat invoeren..................................................................................................... 72 Burgerlijke staat bewerken ................................................................................................... 72 Burgerlijke staat verwijderen ................................................................................................ 72 Eenheid.................................................................................................................................... 72 Eenheid invoeren ................................................................................................................. 72 Eenheid bewerken................................................................................................................ 73 Eenheid verwijderen............................................................................................................. 74 Land ......................................................................................................................................... 74 Land invoeren....................................................................................................................... 74 Land bewerken..................................................................................................................... 74

IV Land verwijderen .................................................................................................................. 74 Titel .......................................................................................................................................... 76 Titel invoeren........................................................................................................................ 76 Titel bewerken ...................................................................................................................... 76 Titel verwijderen ................................................................................................................... 76 Tabblad Medewerkers ......................................................................................................... 77 Nieuwe medewerker invoeren ................................................................................................. 77 Medewerker verwijderen (uit dienst) ........................................................................................ 79 Autorisatieniveau wijzigen........................................................................................................ 80 Per autorisatieniveau uitgewerkt: ......................................................................................... 81 Gebruiker .......................................................................................................................... 81 Databeheerder.................................................................................................................. 81 Applicatiebeheerder.......................................................................................................... 81 Tabblad Producten............................................................................................................... 83 Categorie ................................................................................................................................. 83 Categorie toevoegen ............................................................................................................ 83 Categorie verwijderen .......................................................................................................... 85 Categorie verwijderen uit de database ............................................................................. 85 Categorie verwijderen door een einddatum te plaatsen ................................................... 86 Artikel ....................................................................................................................................... 87 Artikel toevoegen.................................................................................................................. 87 Artikel verwijderen ................................................................................................................ 88 Artikel verwijderen uit de database................................................................................... 88 Artikel verwijderen door een einddatum te plaatsen......................................................... 90 Vooraf meerdere prijzen toekennen aan een artikel ................................................................ 91 Tabblad Factuurtype ............................................................................................................ 93 Een factuurtype toevoegen ...................................................................................................... 94 Een factuurtype bewerken ....................................................................................................... 95 Een factuurtype verwijderen .................................................................................................... 95 Tabblad Rentedagen ........................................................................................................... 96 Rentepercentage toevoegen.................................................................................................... 96 Rentepercentage bewerken..................................................................................................... 97 Tabblad Auto........................................................................................................................ 98 Nieuwe automerk invoeren ...................................................................................................... 99 De naam van een automerk bewerken .................................................................................... 99 Een automerk verwijderen uit de lijst ..................................................................................... 100 Een autotype toevoegen ........................................................................................................ 100 Gegevens van een autotype wijzigen .................................................................................... 101 Een Autotype verwijderen ...................................................................................................... 101 Omrekenfactor voor HBase valuta......................................................................................... 102 Locatie H-Base cd-rom wijzigen ............................................................................................ 103 Tabblad Verkoop................................................................................................................ 105 De knop verzamelen .............................................................................................................. 106 De knop Afdrukken overzicht... .............................................................................................. 106 De knop Afdrukken alle facturen............................................................................................ 107 De knoppen Alles selecteren / Alles de-selecteren................................................................ 107 Een betaling invoeren ............................................................................................................ 108 Tabblad Inkoop .................................................................................................................. 110 De knop Afdrukken overzicht... .............................................................................................. 111 Een betaling invoeren ............................................................................................................ 112 Tabblad Omzet .................................................................................................................. 114 De knop afdrukken overzicht ................................................................................................. 115

V

Tabblad Urenregistratie ..................................................................................................... 116 Tabblad Algemeen............................................................................................................. 117 Factuur................................................................................................................................... 117 Bedrijfsgegevens................................................................................................................ 117 Leveringsvoorwaarden ....................................................................................................... 118 Aantal exemplaren afdrukken............................................................................................. 118 Type debiteurnummer van relatie .......................................................................................... 118 Type debiteurnummer wijzigen .............................................................................................. 118 Autorisatie .............................................................................................................................. 119 Lokatie database.................................................................................................................... 119 Back-up maken ...................................................................................................................... 121 Back-up terugzetten............................................................................................................... 122 Valuta..................................................................................................................................... 123 Hoofd en nevenvaluta omwisselen..................................................................................... 123 Hoofdvaluta wijzigen .......................................................................................................... 124 Nevenvaluta/omrekenfactor wijzigen.................................................................................. 125 Nevenvaluta verwijderen .................................................................................................... 126 Tabblad afdruk instellingen ................................................................................................ 128 Marges normaal (blanco) A4 papier....................................................................................... 128 De aangepaste marges voor factuur (Boven: startpositie 'Dronten, 19 februari 2002') ......... 128 De positie van adres etiket op factuur (t.o.v. factuur) ............................................................ 129 Toon nevenvaluta bij factuurregels ........................................................................................ 129 Toon BTW percentage bij factuurregels ................................................................................ 129 U gebruikt geen voorbedrukt briefpapier................................................................................ 129 Positie van logo op factuur (t.o.v. papier)........................................................................... 131 Positie van bedrijfsnaam op factuur (t.o.v. papier) ............................................................. 132 Positie van bedrijfsadres op factuur (t.o.v. papier) ............................................................. 132 Extra tekstregel onder adres .............................................................................................. 132 Registratiesleutel ophalen ................................................................................................. 133 Via internet VWA Facturering registreren .............................................................................. 133 VWA Facturering telefonisch registreren ............................................................................... 134 Aantekeningen........................................................................................................................... 136

VI

1

Installeren VWA facturering Voordat u VWA Facturering installeert dient u te controleren of uw computer aan de volgende systeemvereisten voldoet: • • • • • • •

Pentium 100 MHz of vergelijkbare processor 32 mb intern geheugen Windows 95/98/ME/ NT 4.0/2000 of XP 50 mb vrije ruimte op de harde schijf Beeldscherm resolutie 800x600 CD-rom drive Geïnstalleerde printer

Installatie VWA Facturering onder Windows 95/98/NT 4.0/2000 en XP 1. 2. 3. 4.

Plaats de cd-rom in de cd-rom speler. Het setup programma wordt automatisch gestart. Voer de instructies op het scherm uit. Start de computer opnieuw op zoals wordt gevraagd in de setup procedure. Na het opstarten van uw computer vindt u VWA Facturering terug in met menu start onder programma’s:

Tijdens de installatie kan het voorkomen dat er gevraagd wordt bepaalde bestanden te overschrijven. Kies hier voor OK.. Bij her- installatie dient u het bestand vwafact.mdb niet te overschrijven!

2

De eerste keer VWA Facturering opstarten Start het programma op en voer in scherm 1 van 2 de gegevens in van degene die het programma installeert:

Let op, gebruik alleen een Windows gebruikersnaam indien u een gebruikersnaam en wachtwoord moet invoeren wanneer u de computer opstart. Indien u geen gebruik van de Windows gebruikersnaam en wachtwoord combinatie maakt (u heeft het lege vierkante vakje niet aangekruist) en een nieuwe inlognaam + wachtwoord invoert, schrijf deze dan tijdelijk op. Zodoende kunt u altijd het programma starten. In scherm 2 van 2 voert u de bedrijfsgegevens in:

Uw bankrekeningnummer wordt eventueel op de facturen afgedrukt. Wanneer u briefpapier gebruikt plaatst u een vinkje voor de optie "Er wordt briefpapier gebruikt voor de facturen". Het programma zal dan de adresgegevens van uw bedrijf niet op de factuur af drukken.

3

Tabblad zoeken In het tabblad zoeken staan alle relaties in een lijst weergegeven. Vanuit dit tabblad kunnen meerdere bewerkingen worden voltooid.

Een relatie zoeken 1. 2. 3.

Klik op het veld naast een zoekmogelijkheid. Voer de zoekopdracht (of een deel daarvan) in. Klik op zoeken.

Zoekmogelijkheden Binnen het tabblad zoeken kan er op 7 manieren worden gezocht:: • • • • • • •

Zoeken op Debiteur nr. Relatie met dat debiteur nummer wordt getoond. Zoeken op Naam. Relatie(s) met die naam wordt getoond. Zoeken op Telefoon. Relatie met dat telefoonnummer wordt getoond. Zoeken op Factuur nr. Relatie die een factuur heeft met dat factuurnummer wordt getoond. Zoeken op Adres. Relatie(s) met dat adres wordt getoond. Zoeken op Postcode. Relatie(s) met die postcode wordt getoond. Zoeken op Plaats. Relatie(s) met die woonplaats wordt getoond.

4 Binnen de 7 zoek criteria kan op 4 manieren worden gezocht. Deze keuze maakt u door rechts in het scherm uit een van de volgende mogelijkheden te kiezen: Begin van veld Door te zoeken op de letter a in het begin van het veld naam, worden alle namen getoond die beginnen met de letter a. Gedeelte van veld Door te zoeken op de letter a in een gedeelte van het veld naam, worden alle namen getoond die de letter a bevatten. Einde van veld Door te zoeken op de letter a aan het einde van het veld naam, worden alle namen getoond die eindigen met de letter a. Gehele veld Door te zoeken op de letter a in het gehele veld naam, worden alle namen getoond die exact gelijk zijn aan de letter a.

Zoeken in archief Op relaties die in het archief zijn geplaatst kan wel worden gezocht. Plaats hiervoor een vinkje voor “Zoek ook in archief”. Uitleg over relaties in het archief plaatsen vindt u terug op pagina 12.

5

Een nieuwe relatie invoeren 1.

Klik met de rechter muisknop in het witte vlak zodat een snelmenu verschijnt:

2.

Kies voor nieuw in dit snelmenu. Het tabblad gegevens wordt geopend. Voer in dit tabblad de klantgegevens als bezoekadres en postadres in:

3.

Kies voor OK om de gegevens van de relatie op te slaan.

6 •

Een debiteurnummer wordt automatisch aangemaakt. U kunt in het instellingenvenster kiezen of het debiteurnummer uit alleen oplopende nummers moet bestaan of een deel van de naam met een oplopend nummer moet bevatten. Zie type debiteurnummer pagina 114.

•

Niet alle gegevens hoeven worden ingevoerd. Velden met blauwe labels zijn optioneel.

•

Indien u geen adresgegevens invoert, wordt deze niet op de factuur afgedrukt.

•

Indien een postadres niet bekend is, maar het bezoekadres wel, dan wordt het bezoekadres op de factuur afgedrukt.

•

Iedere nieuwe relatie wordt automatisch aangevinkt als een klant. Indien u van deze relatie tevens inkoopfacturen wilt invoeren, dan dient u deze relatie ook als leverancier aan te vinken.

De gegevens van een relatie wijzigen 1.

Klik in het tabblad zoeken met de rechter muisknop op een relatie en kies voor bewerken in het snelmenu dat verschijnt:

2. 3.

Het tabblad gegevens wordt geopend. Wijzig in dit tabblad de gegevens waar nodig. Kies voor OK om de wijzigingen door te voeren in het systeem.

•

Een debiteurnummer kan altijd worden gewijzigd.

•


•


•


Een relatie verwijderen 1.

Klik in het tabblad zoeken met de rechter muisknop op een relatie.

2.

Kies voor verwijderen in het snelmenu dat wordt getoond:

7

3.

U krijgt een waarschuwing waarin wordt gevraagd of u zeker weet of de relatie moet worden verwijderd.

4.

Kies voor OK om de relatie uit het systeem te verwijderen.

Een relatie kan alleen worden verwijderd indien geen verkoopfacturen, inkoopnota's of contactpersonen aan deze relatie zijn gekoppeld.

Snel een factuur maken Het is mogelijk in 1 stap een nieuwe factuur te maken voor een klant. U wordt direct doorgelinkt naar het tabblad Verkoop. Een nieuwe factuur en een nieuwe factuuritem wordt geopend.

1.

Selecteer een klant met de rechter muisknop. Een snelmenu wordt getoond:

2. 3.

Kies voor Nieuwe factuur aanmaken. U wordt direct doorgelinkt naar het tabblad verkoop. De nieuwe factuur wordt geopend. Tevens wordt een factuuritem geopend:

4.

Ga nu te werk zoals wordt uitgelegd op pagina 37. Een nieuwe factuur aanmaken.

8

Tabblad gegevens

Het tabblad gegevens toont gedetailleerd de gegevens van een relatie. In dit tabblad kunt u zien of de relatie een klant en / of een leverancier is. Tevens is het mogelijk meerdere opmerkingen bij een relatie te plaatsen. Deze worden op datum gesorteerd.

Een nieuwe relatie invoeren 1. 2. 3. 4.

Kies voor de knop Nieuw rechtsboven in het scherm. Alle velden worden leeggemaakt en de cursor staat te knipperen in het veld Naam. Voer de benodigde gegevens in. Kies voor OK om de gegevens van de relatie op te slaan.

•

Een debiteurnummer wordt automatisch aangemaakt. U kunt in het instellingenvenster kiezen of het debiteurnummer uit alleen oplopende nummers moet bestaan of een deel van de naam met een oplopend nummer moet bevatten. Zie type debiteurnummer pagina 114. Niet alle gegevens hoeven worden ingevoerd. Velden met blauwe labels zijn optioneel.

•


•


•

Iedere nieuwe relatie wordt automatisch aangevinkt als een klant. Indien u van deze relatie tevens inkoopfacturen wilt invoeren, dan dient u deze relatie ook als leverancier aan te vinken:

De gegevens van een relatie wijzigen 1. 2. 3. 4.

Kies voor de knop Bewerken. De gegevens van de relatie worden geopend in de bewerkingsmodus. Wijzig de gegevens waar nodig. Kies voor Ok om de wijzigingen door te voeren in het systeem.

•

Een debiteurnummer kan altijd worden gewijzigd

9

•


•


•


Een relatie verwijderen 1.

Kies voor de knop Verwijderen.

2.

U krijgt een waarschuwing waarin wordt gevraagd of u zeker weet of de relatie moet worden verwijderd.

3.

Kies voor OK om de relatie uit het systeem te verwijderen.

Een relatie kan alleen worden verwijderd indien geen verkoopfacturen, inkoopnota's of contactpersonen aan deze relatie zijn gekoppeld.

De knop Afdrukken De knop Afdrukken maakt het mogelijk de adresgegevens (zowel het bezoekadres als het postadres) af te drukken op papier. 1. 2.

Kies voor de knop Afdrukken. Een printvoorbeeld wordt getoond:

3. 4.

Klik op de printer afbeelding linksboven in het scherm. Kies voor afdrukken in het nieuwe scherm dat wordt getoond. De gegevens worden op papier afgedrukt.

10

De knop adres kopiëren De knop Adres kopiëren maakt het mogelijk de adresgegevens te kopiëren naar het klembord van Windows. Vanuit dit klembord kunt u de adresgegevens in een tekstverwerkingsprogramma plakken. 1. 2. 3. 4.

Kies voor de knop Adres kopiëren. Open een tekstverwerkingsprogramma (bijvoorbeeld MS Word). Kies voor plakken. De gegevens zijn zichtbaar in het tekstverwerkingsprogramma.

Het klembord is een tijdelijk geheugen waar de gegevens in worden opgeslagen.

De knop Nieuwe factuur aanmaken Het is mogelijk in 1 stap een nieuwe factuur te maken voor een klant. U wordt direct doorgelinkt naar het tabblad Verkoop. Een nieuwe factuur en een nieuwe factuuritem wordt geopend. 1. 2. 3.

Kies voor de knop Nieuwe factuur aanmaken. U wordt direct doorgelinkt naar het tabblad verkoop. De nieuwe factuur wordt geopend. Tevens wordt een factuuritem geopend:

Ga nu te werk zoals wordt uitgelegd op pagina 37. Een nieuwe factuur aanmaken.

Opmerkingen toevoegen Per relatie kunnen meerdere opmerkingen worden toegevoegd. 1.

Klik met de rechter muisknop in het witte vlak onder opmerking en kies voor Nieuw in het snelmenu dat verschijnt:

11

2.

Plaats in het veld achter opmerking de titel van het bericht en in het witte vlak de rest van de tekst:

3.

Dubbelklik op het datumveld om de datum te wijzigen. Een kalender verschijnt:

12

4. 5.

Selecteer de juiste datum en kies voor OK. Kies wederom voor OK om de opmerking op te slaan in het systeem.

In archief plaatsen Door relaties in het archief te plaatsen, worden deze niet meer getoond in het tabblad zoeken. De optie is vooral bedoelt voor relaties waarmee u al een lange tijd geen zaken meer mee heeft gedaan, maar waar wel facturen of inkoopfacturen aan vast zitten. 1. 2. 3.

Selecteer een relatie in het tabblad zoeken en ga naar het tabblad gegevens. Kies voor de knop bewerken rechtsboven in het scherm. Plaats een vinkje voor “In archief plaatsen”:

4.

Kies voor de knop OK om de relatie in het archief te plaatsen.

Er kan wel worden gezocht naar deze relatie. Door in het tabblad zoeken “Zoek ook in archief” aan te vinken.

13

Tabblad Contacten Wanneer u contactpersonen bij een relatie wilt opslaan, meestal van toepassing wanneer u met bedrijven werkt, kan dat in het tabblad contacten. Per contactpersoon kunnen meerdere telefoon- faxnummers en e-mail adressen worden opgeslagen.

Een contactpersoon invoeren 1. 2. 3. 4.

Kies voor de knop Nieuw rechtsboven in het scherm. Alle velden worden leeggemaakt en de cursor staat te knipperen in het veld Achternaam. Voer de benodigde gegevens in. Kies voor OK om de gegevens van de contactpersoon op te slaan.

De gegevens van een contactpersoon wijzigen 1. 2. 3. 4.

Selecteer een contactpersoon door er eenmaal op te klikken en kies voor de knop Bewerken. De gegevens van de contactpersoon worden geopend in de bewerkingsmodus. Wijzig de gegevens waar nodig. Kies voor OK om de gewijzigde gegevens op te slaan.

Een contactpersoon verwijderen 1. 2. 3.

Selecteer een contactpersoon door er eenmaal op te klikken en kies voor de knop Verwijderen. U krijgt een waarschuwing waarin wordt gevraagd of u zeker weet of de contactpersoon moet worden verwijderd. Kies voor OK om de contactpersoon te verwijderen uit het systeem.

Een contactpersoon kan alleen worden verwijderd indien er geen verkoopfacturen aan zijn gekoppeld.

14

De knop Afdrukken overzicht De knop Afdrukken overzicht maakt het mogelijk de adresgegevens van de contactpersonen en het telefoonnummer + e-mail adres af te drukken op papier. 1. 2.

Kies voor de knop Afdrukken overzicht. Een printvoorbeeld wordt getoond:

3. 4.


De knop adres kopiëren De knop Adres kopiëren maakt het mogelijk de adresgegevens te kopiëren naar het klembord van Windows. Vanuit dit klembord kunt u de adresgegevens in een tekstverwerkingsprogramma plakken. 1. 2. 3. 4.

Kies voor de knop Adres kopiëren. Open een tekstverwerkingsprogramma (bijvoorbeeld MS Word). Kies voor plakken. De gegevens zijn zichtbaar in het tekstverwerkingsprogramma.

Het klembord is een tijdelijk geheugen waar de gegevens in worden opgeslagen.

15

Telefoon / faxnummers toevoegen Het is mogelijk meerdere telefoon- faxnummers toe te voegen aan een contactpersoon. Door een omschrijving aan een telefoonnummer te geven kan het nummer eenvoudig worden onderscheiden. 1.

Klik met de rechter muisknop in het linker witte vlak. Een snelmenu verschijnt:

2.

Kies voor nieuw in dit snelmenu. Het volgende scherm wordt getoond:

3.

Voer een telefoonnummer in en een omschrijving. Deze omschrijving is bij een volgende invoer in de keuzelijst beschikbaar. Kies voor OK om het telefoonnummer op te slaan in de lijst.

4.

Een telefoonnummer dat als standaard is gekenmerkt (aangegeven met een *) wordt afgedrukt op het overzicht.

E-mail adressen toevoegen Het is mogelijk meerdere e-mail adressen toe te voegen aan een contactpersoon. Door een omschrijving aan een e-mail adres te geven kunnen de adressen eenvoudig worden onderscheiden. 1.

Klik met de rechter muisknop in het rechter witte vlak. Een snelmenu verschijnt:

16

2.

Kies voor nieuw in dit snelmenu. Het volgende scherm wordt getoond:

3.

Voer voor het @ teken de naam en na het @ teken het domein in. Het domein is in de keuzelijst bij een volgende invoer beschikbaar. Kies voor OK om het e-mail adres op te slaan in de lijst.

4.

Een e-mail adres dat als standaard is gekenmerkt (aangegeven met een *) wordt afgedrukt op het overzicht.

17

Tabblad Autokaart

Indien u in het bezit bent van de extra module “koppeling H-Base” is het mogelijk per klant meerdere auto’s in te voeren. Per auto wordt de totale historie aan reparaties bewaard in de database. Indien een auto niet meer in het bezit is van de klant, kan een datum verkoop worden ingevoerd. Op dat moment wordt de auto alleen nog maar getoond wanneer het vinkje "Alleen auto's in bezit" wordt uit gevinkt. Door gebruik te maken van de H-Base cd-rom kunt u voor 7.000 verschillende autotypen meer dan 58.000 artikelen selecteren. De prijzen worden direct vermeld. Het is mogelijk alvorens een factuur te genereren het tabblad Autokaart te gebruiken als een werkbon. Door meerdere pc's in een netwerk te plaatsen (bijvoorbeeld een pc op het kantoor en een pc in de werkplaats) kunt u werken met dezelfde database. In het kantoor maakt u de reparatie aan en tijdens de werkzaamheden voert u de gebruikte onderdelen in. Na de reparatie kan in het kantoor de reparatie worden gecontroleerd en uiteindelijk worden omgezet naar een factuur.

18

Een auto invoeren 1.

Kies voor de knop nieuw rechtsboven in het scherm. Het volgende scherm wordt getoond:

2.

Voer de benodigde gegevens in. Alleen de velden met een zwart label zijn velden die verplicht moet worden ingevoerd. Door gebruik te maken van zoeken met RDW nummer hoeft u zelf niet het autotype op te zoeken. Uit de H-BAse cd-rom worden de benodigde gegevens gezocht en in de keuzelijsten geplaatst. Kies na het invoeren van de gegevens voor OK om de auto op te slaan in de database.

3.

4.

Zoeken op RDW nummer kan alleen wanneer u het exacte RDW nummer invoert.

Een reparatie invoeren Door eerst een reparatie in te voeren zonder arbeidsloon en materialen, fungeert dit scherm als een werkbon. Tijdens de reparatie kan, indien de pc’s met elkaar zijn verbonden via een netwerk, het aantal gemaakte uren en de benodigde materialen worden ingevoerd.

19

1.

Kies voor de tweede knop Nieuw:

2.

Het scherm wordt in de bewerkingsmodus geopend:

3.

Voer een reparatiedatum in, de tijd wanneer de reparatie gaat plaatsvinden en een omschrijving wat de reparatie gaat inhouden. Kies voor OK om de reparatie toe te voegen aan de auto.

4.

Het is tevens mogelijk direct arbeidsloon en materialen toe te voegen aan de reparatie!

20

Monteur(s) en de gemaakte uren aan reparatie toevoegen 1. 2.

Selecteer een reparatie door en eenmaal op te klikken. Kies vervolgens een werknemer uit de keuzelijst:

3.

Kies voor de knop toevoegen. Het volgende scherm verschijnt:

4.

Geef het aantal gewerkte minuten op en kies voor OK.

Standaard is 1 werknemer ingevoerd, degene die het pakket heeft geïnstalleerd. Door meerdere werknemers in te voeren, zijn deze in de keuzelijst beschikbaar om te selecteren. Zie ook Tabblad medewerkers pagina 74.

21

Materialen aan de reparatie toevoegen Er zijn drie manieren om materialen toe te voegen aan een reparatie: ! ! !

Door geen gebruik te maken van een eigen lijst of de H-Base cd-rom. Snelle invoer van losse artikelen. Door gebruik te maken van de artikellijst. Er zijn vooraf producten toegevoegd aan deze lijst. Door gebruik te maken van de H-Base cd-rom.

Materialen aan een reparatie toevoegen door geen gebruik te maken van een eigen lijst of de H-Base cd-rom. 1.

Kies voor Nieuw rechtsonder in het scherm:

2.

Het volgende scherm wordt getoond:

3.

Geef het artikel een omschrijving, geeft het aantal en de prijs op. Kies een eenheid en een BTW tarief. Kies voor OK om het artikel aan de reparatie toe te voegen.

4.

22

Materialen aan een reparatie toevoegen door gebruik te maken van de artikellijst. Er zijn vooraf producten toegevoegd aan deze lijst. 1.


2.


3.

Doordat de keuze wordt gemaakt voor een eigen lijst wordt het scherm gewijzigd in het volgende scherm:

23

4. 5.

Selecteer een categorie en dubbelklik op een artikel uit die categorie. Geef het aantal op en kies voor OK om het artikel aan de reparatie toe te voegen.

Doordat er vooraf artikelen zijn ingevoerd in de artikellijst hoeft u bij het toevoegen van een artikel uit deze artikellijst geen prijs, eenheid en BTW tarief op te geven. Deze zijn vooraf gedefinieerd.

Materialen aan een reparatie toevoegen door gebruik te maken van de H-Base cd-rom. 1.


2.


24

3.

Doordat de keuze wordt gemaakt voor H-Base wordt het scherm gewijzigd in het volgende scherm:

4.

Selecteer een artikelgroep en klik vervolgens op het 3e tabblad Artikelen. Selecteer daar een artikel en kies voor OK om het artikel toe te voegen aan de reparatie.

•

U kunt de producten uit de H-Base cd-rom selecteren zoals u dat gewend bent in H-Base zelf. Het programma "ziet" zelf wanneer er een nieuwe versie van H-Base wordt gebruikt.

•

Reparatie in een factuur omzetten Wanneer de reparatie van de auto is voltooid kan de reparatie worden gefactureerd. Door op de knop "Reparatie naar factuur" te klikken wordt van de volledige reparatie, dus de gemaakte uren en de gebruikte materialen, een factuur gemaakt. 1. 2.

Klik op de knop reparatie naar factuur. De volgende melding wordt gegeven:

25

3. 4. 5.

Het getal 3 stelt het factuurnummer voor. Het programma wijst zelf een factuurnummer aan de factuur toe. De factuur kan nu worden bekeken in het tabblad verkoop. Om de factuur af te drukken klikt u in het tabblad verkoop op de knop "Afdrukken factuur". Een afdrukvoorbeeld wordt getoond.

Wanneer een reparatie wordt gewijzigd kunt u wederom de reparatie naar een factuur omzetten. De factuur wordt dan gewijzigd met de nieuwe gegevens van de reparatie.

26

Tabblad Project

Indien u in het bezit bent van de extra module “Project” is het mogelijk per klant een project in te voeren. De module projectfacturering wordt voornamelijk gebruikt door mensen die hun werkzaamheden in de bouw uitvoeren. Een woning wordt veelal in termijnen opgeleverd en dus ook in termijnen gefactureerd. Middels deze extra module kan voor het bouwen van een huis (of ieder ander project) eerst het project worden aangemaakt in het systeem. Van te voren weet men vaak wanneer een termijn moet worden opgeleverd en dus ook gefactureerd moet worden. De termijnen worden dus van te voren, met de prijzen aan het project gekoppeld. Projectfacturering maakt het mogelijk na een eenmalige invoer de termijnen binnen een project automatisch te laten factureren naar de klant. Tevens is het mogelijk uren geheel automatisch te factureren naar de klant. U hoeft enkel een project aan te maken met de eigenschap urenfacturatie. Na het invoeren van de medewerkers die aan dit project meewerken, kunt u per dag de gemaakte uren per medewerker invoeren. Het systeem zal dan geheel automatisch, per de door u ingestelde periode, de uren verzamelen en klaar zetten om gefactureerd te worden.

Project aanmaken Er kunnen twee typen projecten worden aangemaakt: • •

Termijn facturering. Uren facturatie maandelijks, tweewekelijks of wekelijks.

•

De termijn facturering gebruikt u voor het factureren van verschillende termijnen binnen een project, bijvoorbeeld bij de bouw van een huis. Uren facturatie maakt het mogelijk een project in te voeren waarvoor mensen worden gedetacheerd. Per dag en per medewerker kunnen de uren worden ingevoerd. Het programma zal zelf de uren wekelijks, tweewekelijks of maandelijks (aan de hand van uw keuze) klaarzetten om gefactureerd te worden.

•

27

Project aanmaken type termijn facturatie 1.

Kies voor de knop Nieuw rechtsboven in het scherm. De velden worden in de bewerkingsmodus getoond:

2. 3. 4. 5.

Voer de naam van het project in. Voer een begindatum en eventueel een einddatum in. Kies een projecttype (in dit geval een termijn facturering). Geef een totaalprijs van een project op (dit bedrag wordt verdeeld over het aantal termijnen). Voer het aantal termijnen in. Dit aantal zal terugkomen wanneer u de termijnen gaat toekennen aan een project. Ga verder met het invoeren van de termijnen (zie termijnen toekennen pagina 29).

6. 7. • • • • •

De naam van het project wordt geplaatst op de factuur. Door te dubbelklikken op het datumveld wordt een kalender getoond waaruit eenvoudig een datum kan worden geselecteerd. Begindatum is de datum wanneer het project wordt gestart en wanneer de eerste termijn moet worden gefactureerd. Einddatum is een niet verplicht in te voeren veld. De einddatum is de verwachte datum van oplevering van het totale project. Indien geen einddatum wordt ingevoerd, wordt voor de verdeling van de termijnen 365 dagen genomen. In dit scherm kunnen meerdere opmerkingen worden geplaatst welke van toepassing zijn op dit project.

Project aanmaken type uren facturatie Indien u gebruik maakt van de uren facturatie (maandelijks, tweewekelijks of wekelijks) dient u eerst de medewerkers waarvoor u de uren wilt (laten) factureren in te voeren. Per medewerker kunt u een uurtarief vaststellen. Zie tabblad medewerkers pagina 74. 1.

Kies voor de knop Nieuw rechtsboven in het scherm. De velden worden in de bewerkingsmodus getoond:

28

2.

Kies als type project uren facturatie (maandelijks, tweewekelijks of wekelijks). Het scherm wordt gewijzigd in het volgende scherm:

3. 4. 5.

Voer de naam van het project in. Voer een begindatum en eventueel een einddatum in. Voer de medewerker(s) in die aan dit project werken door op de knop Nieuw te klikken. Het volgende scherm wordt getoond:

29

6.

Klik op Afwijkende uurtarieven gebruiken wanneer u niet het standaard uurtarief van deze medewerker wilt berekenen. Het scherm wordt dan uitgeklapt:

7.

Het standaard tarief staat ingevuld. Wijzig deze en kies voor OK om de medewerker aan dit project toe te voegen.

• •

Standaard uurtarieven kunnen worden gewijzigd in tabblad medewerkers. Zie pagina 74. Medewerkers kunnen worden toegevoegd in het tabblad medewerkers. Zie pagina 74.

Termijnen toekennen aan een project Termijnen kunnen op twee manieren worden toegekend aan een project. 1. 2.

Middels een wizard (u wordt geholpen door het programma) Handmatig.

Termijnen toekennen aan een project middels een wizard 1.

klik op de knop Termijnen instellen:

2.


30

3. 4. 5. 6.

Wijzig zo nodig de naamgeving van een termijn (vb: Termijn 1 wordt Aankoop grond). Wijzig zo nodig de data in de data waarop een termijnfactuur mag worden verstuurd. Wijzig zo nodig de prijzen van de termijnen (dit kan ook door de percentages te wijzigen). Kies voor OK om de termijnen aan het project toe te voegen.

•

De data zijn automatisch gegenereerd. Dit houdt in dat het aantal termijnen exact is verdeeld tussen de begindatum en de einddatum. Indien geen einddatum voor een project is opgegeven worden de termijnen standaard verdeeld over 365 dagen. De prijzen van de termijnen zijn gelijk. De totaalprijs van een project wordt namelijk door het aantal termijnen gedeeld. Indien de prijs voor een termijn niet juist is, kan deze worden gewijzigd door het percentage te wijzigen of door direct een andere prijs in te voeren. De OK knop wordt alleen geactiveerd indien de opgetelde prijzen van alle termijnen onder in dit scherm de totale projectprijs is (100%). Een termijn wordt pas gefactureerd indien u op de knop Factureer klikt. Wel wordt door het pakket aangegeven wanneer een termijn gefactureerd moet worden. Een termijn komt in de lijst "te factureren" te staan (dit scherm wordt getoond wanneer u op de F10 toets drukt) wanneer de opgegeven datum van dat termijn de datum van vandaag zal zijn. Wanneer het programma wordt opgestart zal een scherm worden getoond waarin de te factureren termijnen worden getoond. Dit zelfde scherm kan worden opgeroepen door op de F10 toets te drukken.

•

•

•

31

Handmatig termijnen toekennen aan een project 1.

Kies voor de knop nieuw rechtsonder in het scherm:

2.


3. 4. 5.

Voer een omschrijving in (bijvoorbeeld Aankoop grond). Voer de prijs van dit termijn in. Kies voor OK om het termijn toe te kennen aan het project.

In het rood staat aangegeven: Let op: Aantal termijnen is onjuist! Dit zal in beeld blijven staan totdat het totaalbedrag van het project is verdeeld over het totaal aantal termijnen.

32

Gemaakte uren van een medewerker invoeren 1.

Selecteer een werknemer en kies voor de knop Uren:

2.


3.

Kies voor de knop Nieuw. Het scherm wordt als volgt gewijzigd:

33

4. 5.

Standaard wordt de datum van vandaag ingevuld. Voer het aantal uren in en kies voor OK om de uren op te slaan. Kies vervolgens voor de knop Sluiten om terug te keren in het hoofdscherm.

Tijdens het project kan altijd een medewerker worden toegevoegd.

34

De door het pakket aangegeven termijnen / uren factureren De termijnen (en / of de te factureren uren) worden verzameld en uiteindelijk klaargezet om gefactureerd te worden. Deze klaargezette verzamelstaten zijn dan nog geen facturen. U dient ze handmatig om te zetten naar een factuur. Dat kan door eenmaal op de knop factureer te klikken. De reden waarom u handmatig een verzamelde termijn of urenstaat om moet zetten naar een factuur is eenvoudig uit te leggen. Het kan zijn dat u het niet eens bent met de datum waarom deze gefactureerd moet worden. U kunt dan altijd de termijn bewerken en de datum waarop gefactureerd moet worden wijzigen. De te factureren termijn en / of uren kunt u oproepen door op de F10 toets op uw toetsenbord te drukken. Een scherm met daarin de termijnen wordt aan u getoond. Ditzelfde scherm wordt tijdens het opstarten van het programma, indien er termijnen / uren zijn te factureren, tevens aan u getoond.

Termijnen factureren vanuit het tabblad project 1. 2.

Selecteer een project door er eenmaal op te klikken. Selecteer vervolgens een termijn die u wilt omzetten naar een factuur en kies voor de knop Factureer:

3.


4.

Kies voor OK om de termijn om te zetten naar een factuur.

35

Nieuwe facturen kunnen worden terug gevonden in het tabblad verkoop zowel in het relatievenster als in het overzichtsvenster.

Termijnen factureren vanuit het scherm dat verschijnt tijdens het opstarten (of wanneer u op de F10 toets drukt) 1.

Druk op de F10 toets op uw toetsenbord. Het volgende scherm wordt aan u getoond:

2. 3.

Plaats een vinkje voor de aangegeven termijn en kies voor de knop Genereer factuur. De termijn is omgezet in een factuur. Deze factuur is nu geplaatst in het tabblad verkoop.

36

Tabblad Verkoop

Een factuur wordt samengesteld uit factuuritems. Deze factuuritems kunnen worden toegevoegd aan een factuur door wel of niet gebruik te maken van een artikellijst. Deze artikellijst kunt u vooraf invoeren of direct wanneer u een factuur aanmaakt en het product (nog) niet in de lijst aanwezig is. Een factuurnummer wordt toegewezen. Wel is dit nummer later te wijzigen wanneer een factuur wordt bewerkt. Ieder factuurnummer is uniek. Er kan een contactpersoon worden gekozen waarnaar de factuur uiteindelijk moet worden verstuurd. Het is mogelijk een opmerking boven de factuur te plaatsen. Op deze wijze kunt u de factuur verduidelijken. De factuurdatum is altijd de datum waarop u de factuur aanmaakt. Deze datum is te wijzigen wanneer een factuur wordt bewerkt.

37

Een nieuwe factuur maken zonder gebruik te maken van een artikellijst 1.

Kies voor Nieuw rechtsboven in het scherm:

2.

Het scherm wordt als volgt gewijzigd:

3.

De cursor staat te knipperen bij de factuurdatum. Indien u de factuurdatum wilt wijzigen dan kunt u dat doen door te dubbelklikken op de huidige factuurdatum. Een kalender wordt dan getoond. Kies een contactpersoon uit (alleen mogelijk wanneer deze is ingevoerd in het tabblad contacten). Standaard is geen contactpersoon geselecteerd. Indien u een opmerking wilt plaatsen bovenaan de factuur dan kan dat in het veld onder opmerking. Kies vervolgens voor de knop Nieuw naast de factuuritems:

4. 5.

38

6.

7.


In dit scherm kan de keuze worden gemaakt voor Geen lijst, Eigen lijst of HBase (HBase is alleen van toepassing bij de extra module koppeling H-Base). Dit voorbeeld gaat niet uit van een eigen lijst. Met een eigen lijst wordt een artikellijst bedoeld waarin vooraf artikelen worden geplaatst met een prijs zodat een vaak voorkomend artikel snel in een factuur kan worden geplaatst. 8. Plaats bij omschrijving de naam van het artikel. Bijvoorbeeld: spijkers. 9. Kies een aantal verkochte goederen, een prijs, een eenheid (wordt op de factuur vermeld) en een BTW tarief (standaard is 19%). 10. Kies voor OK om het factuuritem toe te voegen aan de factuur. 11. Kies voor Afdrukken factuur om de factuur naar de printer af te drukken. 12. Er verschijnt een afdrukvoorbeeld waarin u de factuur nog eenmaal kunt controleren:

39

13. Klik op de printer afbeelding linksboven in het scherm. 14. Kies voor afdrukken in het nieuwe scherm dat wordt getoond. De gegevens worden op papier afgedrukt.

Een nieuwe factuur maken door gebruik te maken van een artikellijst 1.


2.


40

3.

4. 5.

6.



41

7.

8.

In dit scherm kan de keuze worden gemaakt voor Geen lijst, Eigen lijst of HBase (HBase is alleen van toepassing bij de extra module koppeling H-Base). Dit voorbeeld gaat uit van een eigen lijst. Met een eigen lijst wordt een artikellijst bedoeld waarin vooraf artikelen worden geplaatst met een prijs zodat een vaak voorkomend artikel snel in een factuur kan worden geplaatst. Door te kiezen voor eigen lijst wordt het scherm als volgt gewijzigd:

9. Selecteer een categorie en dubbelklik op een artikel uit die categorie. 10. Kies voor OK om het artikel toe te voegen aan de factuur. • • • • • • •

Doordat er vooraf artikelen zijn ingevoerd in de artikellijst hoeft u bij het toevoegen van een artikel uit deze artikellijst geen prijs, eenheid en BTW tarief op te geven. Deze zijn vooraf gedefinieerd. Door met de rechter muisknop onder categorie te klikken kunt u een nieuwe categorie invoeren. Door met de rechter muisknop in het rechter witte vlak te klikken kunt u artikelen toevoegen. Een contactpersoon kan worden geselecteerd bij het aanmaken van een nieuwe verkoopfactuur. De factuur wordt dan t.a.v. deze persoon verstuurd. Een lege regel voorvoegen op factuur geeft de mogelijkheid groepen factuuritems te maken. Zie ook de knop details pagina 46. Een kortingspercentage wordt gegeven op het factuuritem en niet op de totale factuur. Een opmerking wordt onder een factuuritem geplaatst. Met deze optie kan een factuuritem worden verduidelijkt.

42

Een nieuwe factuur maken door gebruik te maken van de H-Base cdrom 1.


2.


3.


4. 5.

43

6.


7.

In dit scherm kan de keuze worden gemaakt voor Geen lijst, Eigen lijst of HBase (HBase is alleen van toepassing bij de extra module koppeling H-Base). Door te kiezen voor Hbase wordt het scherm als volgt gewijzigd:

8.

44

9.

Selecteer een autotype en klik op het tabblad Artikelgroepen. Het scherm wordt als volgt gewijzigd:

10. Selecteer een artikelgroep en kies voor het tabblad Artikelen. Het scherm wordt als volgt gewijzigd:

45

11. Dubbelklik op een artikel. Prijs, eenheid en BTW tarief worden standaard ingevoerd. Wijzig zo nodig het aantal en kies voor OK om het artikel toe te voegen aan de factuur.

46

De knop details (in het scherm factuuritems) Onder de knop details zitten 4 opties verwerkt.

• • • •

Lege regel voorvoegen op factuur Kopje boven factuuritem Korting Opmerking

Door op de knop details te klikken wordt het scherm "opengeklapt". Het scherm ziet er dan als volgt uit:

De genoemde opties zijn na openklappen van het scherm beschikbaar.

Lege regel voorvoegen op factuur Door een lege regel voor te voegen op de factuur, wordt een lege regel in de factuur opgenomen boven het factuuritem dat wordt ingevoerd. Op deze wijze kunnen meerdere groepen factuuritems op de factuur worden samengesteld. Als voorbeeld noemen we een verbouwing van een garage, het afhangen van de keukenkastjes en het plaatsen van nieuwe kranen in de keuken. Gefactureerd moet worden: klein materiaal, garagedeur, arbeidsloon, kozijnen, glaswerk, dakpannen, windveren, het afhangen van de keukenkastjes en nieuwe kranen.

47

Op deze factuur moeten er verschillende factuuritems voor de duidelijkheid bij elkaar worden geplaatst. Als eerste worden de factuuritems betreffende het verbouwen van de garage op de factuur worden geplaatst. Vervolgens wordt het afhangen van de keukenkastjes en de nieuwe kranen gefactureerd. Door boven het factuuritem afhangen keukenkastjes een lege regel voor te voegen, wordt dit factuuritem een regel lager geplaatst op de factuur. Het is op deze manier duidelijker wat er aan de garage en wat er aan de keuken is verbouwd. Het resultaat op de factuur:

48

Kopje boven factuuritem Door een kopje boven een factuuritem te plaatsen kunnen verschillende groepen factuuritems worden verduidelijkt. Als voorbeeld noemen we wederom een verbouwing van een garage, het afhangen van de keukenkastjes en het plaatsen van nieuwe kranen in de keuken. Gefactureerd moet worden: klein materiaal, garagedeur, arbeidsloon, kozijnen, glaswerk, dakpannen, windveren, het afhangen van de keukenkastjes en nieuwe kranen. Op deze factuur moeten er verschillende factuuritems voor de duidelijkheid bij elkaar worden geplaatst. Als eerste worden de factuuritems betreffende het verbouwen van de garage op de factuur worden geplaatst. Vervolgens wordt het afhangen van de keukenkastjes en de nieuwe kranen gefactureerd. Door boven het factuuritem afhangen keukenkastjes een lege regel voor te voegen, wordt dit factuuritem een regel lager geplaatst op de factuur. Echter worden er nu ook kopjes boven deze factuuritems geplaatst, namelijk Werkzaamheden aan de garage en Werkzaamheden aan de keuken. Het is op deze manier duidelijker wat er aan de garage en wat er aan de keuken is verbouwd. Het resultaat op de factuur:

49

Korting Per factuuritem kan een korting worden gegeven. Dit kortingpercentage wordt berekend over het bedrag dat bij dat factuuritem wordt ingevoerd. In dit voorbeeld wordt er een korting van 15% gegeven op de garagedeur. De prijs wordt weergegeven zoals die is ingevoerd. Het bedrag zal de prijs minus het kortingspercentage zijn. Onder het factuuritem wordt nu cursief het kortingsbedrag weergegeven. Het resultaat op de factuur:

Opmerking Onder ieder factuuritem kan een opmerking worden geplaatst. Wanneer een kortingspercentage wordt gegeven wordt een tekst met de kortingbedrag onder het factuuritem geplaatst. Op dezelfde plaats kan iedere willekeurige opmerking worden opgenomen. In dit voorbeeld wordt het aantal dakpannen verduidelijkt. Als opmerking wordt de tekst "Dakpannen alleen daar vervangen waar nodig" geplaatst.

50 Het resultaat op de factuur:

Een factuur bewerken Een factuur bestaat uit meerdere componenten. Deze zijn afzonderlijk te bewerken c.q. te wijzigen.

Algemene gegevens van een factuur bewerken Onder algemene gegevens worden factuurnummer, factuurdatum, de contactpersoon of een opmerking verstaan. 1.

Selecteer een factuur en kies voor de knop Bewerken:

51

2.


3.

Wijzig nu waar nodig de gegevens. Een contactpersoon kan alleen wordt geselecteerd wanneer deze in het tabblad contacten is toegevoegd. Kies voor OK om de wijzigingen op te slaan.

4.

Het factuurtype bewerken Een factuurtype geeft de status van een factuur aan. In dit pakket zijn 3 typen facturen door VWA gedefinieerd: FACTUUR, HERINNERING EN HERINNERING. Het pakket "geeft" een factuur na een bepaalde periode een andere status. Bijvoorbeeld wanneer de betalingstermijn is verstreken, wordt de status van een factuur gewijzigd van FACTUUR in HERINNERING.

52

Wanneer u niet wilt dat een bepaalde factuur in een herinnering wordt gewijzigd, kunt u deze actie ongedaan maken. 1.

Selecteer een factuur, klik met de rechter muisknop op een factuurtype en kies voor Bewerken:

2.

het volgende scherm wordt getoond:

3.

Indien u deze herinnering wilt terugzetten naar een factuur, klik dan op de keuzelijst en kies FACTUUR. Het factuurtype is nu gewijzigd en de klant zal geen herinnering ontvangen, maar een normale factuur.

4.

Een verzenddatum maakt het mogelijk de factuur in het herinneringen systeem te plaatsen. Wanneer een factuur naar de printer wordt afgedrukt, wordt automatisch een verzenddatum geplaatst.

53

De factuuritems bewerken Een factuuritem wordt gewijzigd wanneer het aantal of de prijs van een factuuritem niet juist is. 1.

Selecteer een factuur, vervolgens een factuuritem en kies voor de knop bewerken rechtsonder in het scherm:

2.

Het volgende scherm wordt getoond (afhankelijk van de manier hoe het factuuritem is toegevoegd aan de factuur, zonder eigen lijst, met eigen lijst of uit de H-Base cd-rom):

3.

Wijzig de gegevens waar nodig en kies voor OK om de wijzigen op te slaan.

54

Een factuur verwijderen Een factuur kan alleen worden verwijderd indien voor deze factuur geen betaling is ingevoerd. 1.

Selecteer een factuur en kies voor de knop Verwijderen:

2.


3.

Kies voor OK om de factuur te verwijderen uit het systeem.

55

De knop Afdrukken overzicht... De knop Afdrukken overzicht maakt het mogelijk alle facturen van 1 klant in een beknopt overzicht af te drukken op papier. 1. 2.


3. 4.


•

De gegevens kunnen alleen worden afgedrukt op papier wanneer een printer is aangesloten! Onderaan de laatste pagina kunt u zien wat er totaal aan deze klant is gefactureerd en wat er totaal nog open staat van deze klant.

•

De knop Afdrukken factuur De knop Afdrukken factuur drukt uiteindelijk de factuur af op papier. De factuur is altijd in het afdrukvoorbeeld nog te controleren. Is de factuur onverhoopt niet naar wens, dan kunt u het afdrukvoorbeeld sluiten, de factuur bewerken en alsnog afdrukken. 1. 2. 3.

Selecteer een factuur door er eenmaal op te klikken. Kies voor Afdrukken factuur. Een printvoorbeeld wordt getoond:

56

4. 5.


Factuurtype De omschrijving factuurtype geeft de status van een factuur aan. In dit pakket zijn 3 typen facturen door VWA gedefinieerd: FACTUUR, HERINNERING EN HERINNERING. Het pakket "geeft" een factuur na een bepaalde periode een andere status. Bijvoorbeeld wanneer de betalingstermijn is verstreken, wordt de status van een factuur gewijzigd van FACTUUR in HERINNERING. Links in het scherm vindt u een overzicht van factuurtypen terug:

57

Factuur met factuurnummer 1 is aangemaakt op 21 december 2001 en verzonden op 27 december 2001. 19 dagen later, op 9 januari 2002 is automatisch de status van de factuur gewijzigd in HERINNERING. Deze herinnering is nog niet verzonden, er is immers geen verzenddatum aanwezig.

Een herinnering maken Een herinnering wordt automatisch gegenereerd. U hoeft hier niets aan te doen. Dit houdt in dat zolang u geen betaling van de klant heeft ingevoerd de factuur na een door u ingestelde periode van status verandert. 1.

2.

U dient eenmalig de instellingen te controleren van een factuurtype. De omschrijving factuurtype staat voor de status van een factuur. Per factuurtype kan worden ingesteld na hoeveel dagen de status factuur moet worden gewijzigd in de status herinnering. Tevens kan per status/factuurtype worden bepaald of rentedagen in rekening moeten worden gebracht. Betalingen door uw klanten moeten per factuur worden ingevoerd Zie ook pagina 62.

Een creditfactuur maken Een creditfactuur kan de gehele factuur, maar ook een deel daarvan inhouden. Op deze wijze bestaan er twee mogelijkheden om een creditfactuur aan te maken: • •

Een factuur geheel crediteren Een factuur gedeeltelijk crediteren

Een factuur geheel crediteren 1.

Klik met de rechter muisknop op een factuur welke u wilt crediteren. Een snelmenu verschijnt:

2.

Kies voor Creditfactuur aanmaken. Het scherm wordt als volgt gewijzigd:

58

3. 4.

In het veld opmerkingen is de tekst “Creditfactuur voor factuurnummer 1.” geplaatst. Alle factuuritems zijn met negatieve aantallen aangegeven. Kies nu voor OK om de creditfactuur te voltooien. Deze wordt in de totaallijst van facturen opgenomen:

59

Een factuur gedeeltelijk crediteren 1.

Klik met de rechter muisknop op een factuur welke u wilt crediteren. Een snelmenu verschijnt:

2.

Kies voor Creditfactuur aanmaken. Het scherm wordt als volgt gewijzigd:

3.

In het veld opmerkingen is de tekst “Creditfactuur voor factuurnummer 1.” geplaatst. Alle factuuritems zijn met negatieve aantallen aangegeven. In dit geval wordt alleen de APK keuring gecrediteerd. Dit houdt in dat alle andere factuuritems moeten worden verwijderd, deze worden immers niet gecrediteerd:

4.

60

5.

Kies nu voor OK om de creditfactuur te voltooien. Deze wordt in de totaallijst van facturen opgenomen:

•

Alleen factuuritems welke u wilt crediteren mogen in de creditfactuur aanwezig zijn. Verwijder elk ander factuuritem. Wanneer u deze niet verwijdert, zullen ook deze worden gecrediteerd. Indien een klant totaal 20 stuks materiaal heeft aangeschaft, maar hiervan 6 terug brengt, maakt u van het aantal 6. Op deze wijze worden 6 stuks gecrediteerd.

•

61

Overzicht openstaande facturen Het is mogelijk een totaal overzicht van alle facturen zowel openstaand als voldaan en alle herinneringen te tonen. Dit overzicht kan per klant worden bekeken in het tabblad verkoop en in het totaal overzicht van alle klanten in het overzichtsvenster. 1.

Boven in het scherm ziet u de naam van de klant met plaatsnaam en debiteurnummer staan. U bekijkt nu alleen de facturen die van toepassing zijn op deze klant:

2.

Door Alleen openstaand aan of uit te vinken worden of alle facturen getoond, of alleen de openstaande facturen:

62 • •

Creditfacturen zijn alleen op de dag van aanmaken zichtbaar. Wilt u deze later nogmaals tonen, dan dient de optie Alleen openstaand zijn uitgevinkt. Standaard staan alleen de openstaande facturen in de lijst.

Een betaling van een factuur invoeren Indien een klant een factuur heeft betaald, dient deze betaling te worden ingevoerd. Tevens is het mogelijk deelbetalingen in te voeren. Voor het automatisch laten genereren van herinneringen is het noodzakelijk dat betalingen worden ingevoerd! 1.

klik met de rechter muisknop op een factuur en kies voor Betaling in het snelmenu:

2.


3.


63

4. 5. 6.

Het volledig openstaand bedrag wordt standaard ingevoerd. Voer het bedrag in dat daadwerkelijk is betaald. Wijzig zo nodig de datum (standaard is de datum van vandaag). Het venster sluit zich automatisch (alleen wanneer een volledige betaling wordt ingevoerd, bij deelbetalingen: kies voor OK en sluit het venster).

Na het invoeren van een volledige betaling zal de factuur uit het scherm verdwijnen. Pas wanneer u de optie “Alleen openstaand” uit vinkt zal de factuur worden getoond. U zult dan zien dat het openstaand bedrag 0 is.

64

Tabblad Inkoop

In het tabblad inkoop is het mogelijk uw inkoopfacturen in te voeren. Op deze wijze kan het pakket voor u de te betalen omzet belasting berekenen (volgens kasstelsel). Voordat het tabblad Inkoop beschikbaar is, moet u in het tabblad gegevens een relatie aanvinken als klant en als leverancier!

Een inkoopfactuur invoeren 1.

Kies voor de knop Nieuw rechtsboven in het scherm:

2.


65

3. 4. 5. 6.

Voer een omschrijving van de binnengekomen factuur in (bijvoorbeeld: huur kwartaal 3). Voer het bedrag inclusief BTW in. Voer het BTW bedrag in. Kies voor OK om de inkoopfactuur op te nemen in het systeem.

•

Indien geen inkoopfacturen worden ingevoerd kan de BTW afdracht voor de omzetbelasting niet worden berekend. Velden met blauwe labels zijn niet vereist om in te vullen. Deze bieden aanvullende informatie. De datum wordt automatisch op de datum van vandaag gezet.

• •

Een inkoopfactuur bewerken 1.

Klik met de rechter muisknop op een inkoopfactuur en kies voor Bewerken in het snelmenu dat verschijnt.

2.

Wijzig de gegevens waar nodig.

3.

Kies voor OK om de gewijzigde gegevens op te nemen in het systeem.

Een inkoopfactuur verwijderen 1.

Klik met de rechter muisknop op een inkoopfactuur en kies voor Verwijderen in het snelmenu dat verschijnt.

2.

Een waarschuwing wordt getoond met de vraag of u zeker bent dat de inkoopfactuur moet worden verwijderd.

3.

Kies voor OK om de inkoopfactuur te verwijderen uit het systeem.

66

De knop Afdrukken overzicht... De knop Afdrukken overzicht maakt het mogelijk alle inkoopfacturen van 1 leverancier in een beknopt overzicht af te drukken op papier. 1. 2.


3. 4.


•

De gegevens kunnen alleen worden afgedrukt op papier wanneer een printer is aangesloten! Onderaan de laatste pagina kunt u zien wat er totaal aan u door deze leverancier is gefactureerd en wat er totaal nog open staat.

•

67

Een betaling van een inkoopfactuur invoeren Indien u een inkoopfactuur heeft betaald, dient deze betaling te worden ingevoerd. Tevens is het mogelijk deelbetalingen in te voeren. 1.

klik met de rechter muisknop op een inkoopfactuur en kies voor Betaling in het snelmenu:

2.


3.


68

4. 5. 6.


Na het invoeren van een volledige betaling zal de inkoopfactuur uit het scherm verdwijnen. Pas wanneer u de optie “Alleen openstaand” uit vinkt zal de inkoopfactuur worden getoond. U zult dan zien dat het openstaand bedrag 0 is.

69

Tabblad Algemeen

Betaalwijze Betaalwijze komt terug wanneer u een betaling invoert. Een betaling kan per bank of per kas plaatsvinden. Standaard is per bank. Vandaar dat deze als standaard is gekenmerkt.

Betaalwijze invoeren 1.

Kies voor Nieuw.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond. Voer hier de omschrijving van de betaalwijze in. Bijvoorbeeld Chipknip.

3.

Kies voor OK om de betaalwijze toe te voegen aan het systeem.

Betaalwijze bewerken 1.

Selecteer een betaalwijze en kies voor Bewerken.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond met de omschrijving van de betaalwijze. Wijzig de omschrijving van de betaalwijze in bijvoorbeeld Chipknip.

3.

Kies voor OK om de wijziging toe te voegen aan het systeem.

Betaalwijze verwijderen 1.

Selecteer een betaalwijze en kies voor Verwijderen.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond met de vraag of u het zeker weet dat de betaalwijze moet worden verwijderd.

70 3.

Kies voor OK om de betaalwijze te verwijderen uit het systeem.

71

•

Een betaalwijze dat als standaard is gekenmerkt zal als eerste worden getoond in een keuzelijst waar u moet beslissen hoe de betaling heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld bij het invoeren van een betaling.

•

Een betaalwijze kan als standaard worden gekenmerkt door deze te selecteren en eenmaal op de knop "Instellen als standaard" te klikken.

BTW Het is mogelijk verschillende BTW tarieven in te voeren. Standaard zijn 0%, 6%, 17,5% en 19% BTW ingevoerd.

BTW tarief invoeren 1.

Kies voor Nieuw.

2.

Onder in het scherm is het nu mogelijk een naam en een BTW tarief in te voeren.

3.

Voer een naam (bijvoorbeeld BTW hoog) en het tarief (bijvoorbeeld 19%) in.

4.

Kies voor OK om het BTW tarief toe te voegen aan het systeem.

BTW tarief bewerken 1.

Selecteer een BTW tarief en kies voor Bewerken.

2.

Onder in het scherm is het nu mogelijk de naam en het BTW tarief te wijzigen.

3.


BTW tarief verwijderen 1.

Selecteer een BTW tarief en kies voor Verwijderen.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond met de vraag of u het zeker weet dat het BTW tarief moet worden verwijderd.

3.

Kies voor OK om het BTW tarief te verwijderen uit het systeem.

•

Een BTW tarief dat als standaard is gekenmerkt zal als eerste worden getoond in een keuzelijst waar u moet beslissen welk tarief moet worden gehanteerd. Bijvoorbeeld bij het invoeren van een betaling.

•

Een BTW tarief kan als standaard worden gekenmerkt door deze te selecteren en eenmaal op de knop "Instellen als standaard" te klikken.

72

Burgerlijke staat Burgerlijke staat komt alleen terug wanneer u een medewerker invoert.

Burgerlijke staat invoeren 1.

Kies voor Nieuw.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond. Voer hier de omschrijving van de burgerlijke staat in. Bijvoorbeeld samenwonend.

3.

Kies voor OK om deze vorm van burgerlijke staat toe te voegen aan het systeem.

Burgerlijke staat bewerken 1.

Selecteer een burgerlijke staat en kies voor Bewerken.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond met de omschrijving van de burgerlijke staat. Wijzig de omschrijving van de burgerlijke staat in bijvoorbeeld samenwonend.

3.


Burgerlijke staat verwijderen 1.

Selecteer een vorm van burgerlijke staat en kies voor Verwijderen.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond met de vraag of u het zeker weet dat deze vorm van burgerlijke staat moet worden verwijderd.

3.

Kies voor OK om deze vorm van burgerlijke staat te verwijderen uit het systeem.

•

Een burgerlijke staat dat als standaard is gekenmerkt zal als eerste worden getoond in een keuzelijst. Bijvoorbeeld bij het invoeren van een medewerker.

•

Een burgerlijke staat kan als standaard worden gekenmerkt door deze te selecteren en eenmaal op de knop "Instellen als standaard" te klikken.

Eenheid In het systeem komen verschillende eenheden voor. Op deze wijze kunt u aangeven op welke wijze u uw product / dienst verkoopt. Of per stuk, per uur of misschien een totaalbedrag. Vandaar dat u verschillende eenheden kunt toevoegen aan het systeem.

Eenheid invoeren 1.

Kies voor Nieuw.

2.

Onder in het scherm is het nu mogelijk een naam en een waarde in te voeren.

3.

Voer een naam (bijvoorbeeld vierkante meter) en de waarde (M2) in.

4.

Kies voor OK om de eenheid toe te voegen aan het systeem.

73

Eenheid bewerken 1.

Selecteer een eenheid en kies voor Bewerken.

2.

Onder in het scherm is het nu mogelijk de naam en de waarde te wijzigen.

3.


74

Eenheid verwijderen 1.

Selecteer een eenheid en kies voor Verwijderen.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond met de vraag of u het zeker weet dat de eenheid moet worden verwijderd.

3.

Kies voor OK om het de eenheid te verwijderen uit het systeem.

•

Een eenheid dat als standaard is gekenmerkt zal als eerste worden getoond in een keuzelijst waar u moet beslissen per welke waarde u een product wilt verkopen. Bijvoorbeeld bij het invoeren van factuuritems.

•

Een eenheid kan als standaard worden gekenmerkt door deze te selecteren en eenmaal op de knop "Instellen als standaard" te klikken.

Land Voor het invoeren van de postcode is het nodig een land te specificeren met haar postcode format. Deze eigenschap zult u terugvinden bij het invoeren van een nieuwe relatie.

Land invoeren 1.

Kies voor Nieuw.

2.

Onder in het scherm is het nu mogelijk een naam en een postcode format in te voeren.

3.

Voer een naam (Nederland) en de waarde (9999 AA) in.

4.

Kies voor OK om het land toe te voegen aan het systeem.

Land bewerken 1.

Selecteer een land en kies voor Bewerken.

2.

Onder in het scherm is het nu mogelijk de naam en de postcode format te wijzigen.

3.


Land verwijderen 1.

Selecteer een land en kies voor Verwijderen.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond met de vraag of u het zeker weet dat het land moet worden verwijderd.

3.

Kies voor OK om het land te verwijderen uit het systeem.

•

Een land dat als standaard is gekenmerkt zal als eerste worden getoond in een keuzelijst. Bijvoorbeeld bij het invoeren van een nieuwe relatie.

75

•

Een land kan als standaard worden gekenmerkt door deze te selecteren en eenmaal op de knop "Instellen als standaard" te klikken.

76

Titel Het is mogelijk een medewerker of een contactpersoon een titel te geven (Ing. Dr. Ir. enz).

Titel invoeren 1.

Kies voor Nieuw.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond. Voer hier de afkorting van de titel in. Bijvoorbeeld Ing.

3.

Kies voor OK om de titel toe te voegen aan het systeem.

Titel bewerken 1.

Selecteer een titel en kies voor Bewerken.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond met de afkorting van de titel. Wijzig de afkorting van de titel in bijvoorbeeld Ing.

3.


Titel verwijderen 1.

Selecteer een titel en kies voor Verwijderen.

2.

Een nieuw scherm wordt getoond met de vraag of u het zeker weet dat de titel moet worden verwijderd.

3.

Kies voor OK om de titel te verwijderen uit het systeem.

•

Een titel dat als standaard is gekenmerkt zal als eerste worden getoond in een keuzelijst. Bijvoorbeeld bij het invoeren van een medewerker of een contactpersoon.

•

Een titel kan als standaard worden gekenmerkt door deze te selecteren en eenmaal op de knop "Instellen als standaard" te klikken.

77

Tabblad Medewerkers

Voordat een nieuwe medewerker met het pakket kan werken zal deze moeten worden ingevoerd in het systeem. Standaard staat u zelf in het systeem. In de eerste installatie van het pakket heeft u tijdens de setup uw eigen gegevens moeten invoeren. Vandaar dat het pakket u als medewerker heeft ingevoerd met het hoogste autorisatieniveau. Indien u gebruik maakt van de extra module project, zult u tevens medewerkers eerst moeten invoeren alvorens deze te kunnen toevoegen aan een project. Per medewerker kan een apart uurtarief worden ingesteld.

Nieuwe medewerker invoeren 1.


78

2.


3. 4.

Voer de benodigde gegevens in. Selecteer een uurtarief. Indien het uurtarief dat u wenst in te voeren niet in de lijst aanwezig is, voert u een extra uurtarief in. Zie ook artikel toevoegen pagina 83. Voer een Inlognaam en een wachtwoord in. Stel het autorisatieniveau in. Kies voor OK om de medewerker toe te voegen aan het systeem.

5. 6. 7.

79

Medewerker verwijderen (uit dienst) Een medewerker kan niet worden verwijderd uit het systeem. Reden hiervan is dat een medewerker gegevens heeft ingevoerd en deze altijd zijn gekoppeld aan deze medewerker. De toegangsrechten van een medewerker kunnen worden gewijzigd door een datum uit dienst in te voeren. Hierdoor kan de medewerker het pakket niet meer opstarten en kan de medewerker niet meer worden geselecteerd bij het invoeren van een nieuw project. 1.

Selecteer een medewerker en kies voor de knop Bewerken:

2.


80 3.

Voer een datum uit dienst in en kies voor OK om de gegevens op te slaan. De werknemer kan nu het pakket niet meer opstarten en zal niet meer beschikbaar zijn voor selectie bij nieuwe projecten.

Autorisatieniveau wijzigen Een medewerker kan verschillende autorisatie niveaus hebben. Dit houdt in dat een voor een medewerker kan worden bepaald wat hij / zij wel of niet mag in het pakket. Er zijn 3 niveaus: Gebruiker, Databeheer en Applicatiebeheer. 1.

Selecteer een medewerker en kies voor Bewerken.

2.


3.

Wijzig het autorisatieniveau door in de keuzelijst te kiezen voor Gebruiker, Databeheer of Applicatiebeheer:

81

4.

Kies voor OK om de wijzigingen op te slaan.

Per autorisatieniveau uitgewerkt: Gebruiker •

Facturen toevoegen en verwijderen.

•

Relatie gegevens toevoegen en verwijderen

Databeheerder •


•


•

Onderhoudsaspecten toevoegen en verwijderen (bijvoorbeeld BTW tarieven, eenheden e.d.).

Applicatiebeheerder •


•


•

Onderhoudsaspecten toevoegen en verwijderen (bijvoorbeeld BTW tarieven, eenheden e.d.).

•

Autorisatie niveau van medewerkers wijzigen.

•

Backup bestanden aanmaken en terugzetten.

82 Het wijzigen van het autorisatieniveau kan alleen door een applicatiebeheerder worden uitgevoerd.

83

Tabblad Producten

Dit tabblad maakt het mogelijk verschillende producten in verschillende categorieën onder te brengen. U gebruikt deze artikelen wanneer u een factuur gaat aanmaken. De artikelen zijn snel uit de artikellijst te selecteren. Vooraf ingestelde prijzen en BTW tarieven maken het mogelijk nog sneller een factuur zonder fouten te maken. Per categorie kan worden aangegeven of dit een hoofdcategorie of een onderdeel van een andere categorie is. Tevens kan per categorie worden bepaald vanaf en tot wanneer de categorie (en dus de producten die daar onder vallen) mag worden gebruikt. Wanneer u vaak een zelfde product verkoopt is het makkelijk deze van te voren in te voeren in het systeem. Bij het aanmaken van een factuur hoeft u enkel een product uit de eigen lijst te dubbelklikken. Het is namelijk mogelijk een prijs, eenheid en zelfs een periode per product en of prijs aan te geven. Een (verkoop)periode aangeven aan een product maakt het mogelijk tijdelijke producten van te voren in te voeren. Wanneer de einddatum is gepasseerd zal dit product niet meer in de lijst worden getoond en kan deze niet meer worden gefactureerd. Geen vergissingen meer mogelijk dus.

Categorie Artikelen / producten kunnen in verschillende groepen / categorieën vallen. Vandaar dat u eerst de categorieën zult moeten invoeren in het systeem.

Categorie toevoegen 1.

Klik met de rechter muisknop onder de map categorieën. Kies in het snelmenu dat verschijnt voor Nieuw. U kunt ook voor de knop Nieuw kiezen linksonder in het scherm:

84

2.

Door voor nieuw te kiezen verschijnt het volgende scherm:

3.

Voer de naam van de categorie in en maak de keuze of de nieuwe categorie onder een andere categorie valt of dat de nieuwe categorie een hoofdcategorie is. Geef eventueel een begin en / of einddatum op. Alleen in deze periode zal de categorie beschikbaar zijn. Plaats een omschrijving om bijvoorbeeld de periode van geldig te beargumenteren. Kies voor OK om de categorie op te slaan.

4. 5. 6.

Begindatum en einddatum zijn optionele velden. Indien u wel een begindatum en einddatum invoert, zal de categorie (en de producten die er in voor komen) alleen in die periode zichtbaar zijn.

85

Categorie verwijderen Indien een categorie wordt verwijderd zullen tevens alle artikelen die in die categorie zijn geplaatst worden verwijderd. Let dus goed op of er in plaats van een categorie geen artikelen moet worden verwijderd. Een categorie kan overigens niet worden verwijderd indien artikelen welke in die categorie zijn geplaatst nog voorkomen in facturen. Een categorie kan ook worden verwijderd door er een einddatum aan te koppelen. Indien de categorie later weer gebruikt gaat worden hoeft u enkel de einddatum te verwijderen.

Categorie verwijderen uit de database 1.

Selecteer een categorie door er eenmaal op te klikken en kies voor de knop Verwijderen linksonder in het scherm:

2.

De volgende melding wordt gegeven:

3.

Kies voor OK om de categorie uit de database te verwijderen. U kunt deze actie niet ongedaan maken.

86

Categorie verwijderen door een einddatum te plaatsen 1.

Selecteer een categorie door er eenmaal op te klikken en kies voor de knop Bewerken:

2.

Het volgende scherm verschijnt:

3.

Plaats een einddatum. De categorie wordt vanaf die datum niet meer als selectiemogelijkheid aangeboden bij het maken van een nieuwe factuur. Kies voor OK om de einddatum te activeren.

4.

87

Artikel Artikelen worden in een categorie geplaatst. Per artikel kunnen meerdere prijzen worden toegekend. Op deze wijze kan een artikel vooraf scherper worden geprijsd in bijvoorbeeld actieweken. Per artikel kan tevens een begin en of een einddatum worden geplaatst. Net als bij de categorieën zullen deze artikelen dan alleen selecteerbaar zijn bij het maken van een factuur in de opgegeven periode.

Artikel toevoegen 1.

Selecteer een categorie waarin het artikel wordt geplaatst. Kies vervolgens voor de knop Nieuw rechtsboven in het scherm:

88 2.


3. 4.

Geef een naam aan het artikel, een prijs, kies de eenheid en het BTW tarief. Geef eventueel een begin en / of einddatum op. Alleen in deze periode zal het artikel beschikbaar zijn. Kies voor OK om het artikel op te slaan.

5.

Doordat het artikel vooraf in de artikellijst is opgenomen hoeft u bij het maken van een factuur alleen het aantal te wijzigen. Prijs, BTW tarief en eenheid worden dan voor u ingevuld.

Artikel verwijderen Een artikel kan niet worden verwijderd indien het artikel nog voorkomt in een factuur. Een artikel kan ook worden verwijderd door er een einddatum aan te koppelen. Indien het artikel later weer gebruikt gaat worden hoeft u enkel de einddatum te verwijderen.

Artikel verwijderen uit de database 1.

Selecteer een artikel door er eenmaal op te klikken en kies voor de knop Verwijderen rechts in het scherm:

89

2.


4.

Kies voor OK om het artikel uit de database te verwijderen. U kunt deze actie niet ongedaan maken.

90

Artikel verwijderen door een einddatum te plaatsen 1.

Selecteer een artikel door er eenmaal op te klikken en kies voor de knop Bewerken:

2.


3.

Plaats een einddatum. De categorie wordt vanaf die datum niet meer als selectiemogelijkheid aangeboden bij het maken van een nieuwe factuur. Kies voor OK om de einddatum te activeren.

4.

91

Vooraf meerdere prijzen toekennen aan een artikel Het is mogelijk aan een artikel vooraf meerdere prijzen toe te kennen. Bijvoorbeeld met de feestdagen kunt u bepaalde artikelen duurder prijzen, of met actieweken kunt u de artikelen lagere prijzen geven. Voorbeeld: Een artikel heeft slechts 1 prijs, namelijk € 112,- per stuk. Vanwege een actieweek wilt u de nieuwe prijs van € 100,- invoeren. Deze prijs zal moeten ingaan vanaf 1 december 2001. Vanaf 1 januari 2002 zal de oude prijs van € 112,- weer ingaan. Er zullen dus twee tarieven moeten worden ingevoerd. 1.

Selecteer een artikel en kies voor de knop Nieuw rechtsonder in het scherm:

2.


3. 4.

Voer het nieuwe tarief en de ingangsdatum in. Kies voor OK om het tarief op te slaan.

92 Om nu per 1 januari 2002 het oude tarief weer automatisch terug te zetten plaatst u nogmaals een tarief. 1. 2.

Kies wederom voor de knop Nieuw rechtsonder in het scherm. Het volgende scherm wordt getoond:

3. 4.

Voer het oude tarief in en de datum vanaf wanneer dit tarief in werking treedt. Kies voor OK om het tarief op te slaan.

93

Tabblad Factuurtype

In het systeem zijn standaard drie factuurtypen opgenomen: FACTUUR, HERINNERING EN HERINNERING. Per factuurtype kan worden aangegeven wanneer deze moet worden gegenereerd na de laatste verzenddatum van de vorige factuurtype. Voorbeeld: Factuur met factuurnummer 3 welke op 1 januari is aangemaakt en is verstuurd (dus verzenddatum = 1 januari) wordt niet betaald door de klant. U voert dus geen betaling in. Het systeem weet dat na 7 dagen een herinnering moet worden gestuurd. Indien 14 dagen na het versturen van de herinnering nog steeds geen betaling is ingevoerd, zal het pakket een tweede herinnering aanmaken. Bij een tweede herinnering zullen tevens rentedagen in rekening worden gebracht. Rentedagen worden berekend vanaf de factuurdatum. Per factuurtype kunnen het aantal dagen en de optie rentedagen worden ingesteld.

94

Een factuurtype toevoegen 1.

Klik op de knop Nieuw rechtsboven in het scherm:

2.


3. 4.

Geef een naam aan het factuurtype, bijvoorbeeld: 2 herinnering. Voer het aantal dagen in. Stel, u voert 14 dagen in, dan zal een herinnering (dat is het voorgaande factuurtype) met datum 1 jan 2002 op 15 jan 2002 worden omgezet worden in e een 2 herinnering. e Indien u wilt dat er rentedagen worden berekend zodra een 2 herinnering wordt gegenereerd, dan dient u dat aan te vinken. Plaats bij betalingstermijn een tekst. Voorbeeld: U dient deze factuur per direct te voldoen. Plaats bij betalingsconditie een tekst. Voorbeeld: Indien de factuur niet per direct wordt voldaan, wordt een deurwaarder ingeschakeld.

5. 6. 7.

e

95

8.

Kies voor OK om het factuurtype op te slaan.

Zodra een betaling wordt ingevoerd, wordt een factuur niet meer omgezet in een ander factuurtype.

Een factuurtype bewerken Indien u een factuurtype wilt wijzigen, bijvoorbeeld de optie rentedagen bereken aan of uit vinken, gaat u als volgt te werk: 1. 2.

Selecteer het factuurtype dat u wilt bewerken door er eenmaal op te klikken en kies voor de knop Bewerken. Wijzig de gegevens waar nodig en kies voor OK om de wijzigingen op te slaan.

Een factuurtype verwijderen 1. 2.

3.

Selecteer het factuurtype dat u wilt verwijderen door er eenmaal op te klikken en kies voor de knop Verwijderen. De volgende melding wordt gegeven:

Kies voor OK om het factuurtype te verwijderen uit het systeem. U kunt deze actie niet ongedaan maken.

96

Tabblad Rentedagen

Het is mogelijk periodiek rentepercentages in te voeren. Op deze wijze kunt u verwachte rentestijgingen invoeren en zal het programma direct rekening houden met het rentepercentage welke voor die factuurdatum geldt. Rentedagen worden pas berekend wanneer u deze optie aanvinkt in het tabblad factuurtypen.

Rentepercentage toevoegen 1.


2.


97

3.

Voer een naam in, het rentepercentage, kies een ingangsdatum, bepaal het BTW tarief dat geheven wordt over de rente en geef de eenheid op (standaard eenheid is totaal).

4.

Kies voor OK om het nieuwe rentepercentage op te nemen in het systeem.

Rentepercentage bewerken 1.

Selecteer een Rentedag en kies voor de knop Bewerken.

2.

Wijzig de nodige gegevens en kies voor OK om de wijzigingen door te voeren in het systeem.

Indien een nieuw rentepercentage wordt ingevoerd, komt het voorgaande rentepercentage te vervallen. Vervaldatum van het oude rentepercentage zal op de ingangsdatum van het nieuwe rentepercentage zijn.

98

Tabblad Auto

Het tabblad Auto geeft de mogelijkheid de opmaak van H-Base te wijzigen in uw eigen opmaak. Het is dus mogelijk de hoofdletters of autonamen te wijzigen in autonamen die u zelf wenst. Ook kan het voorkomen dat een autotype niet in het systeem voorkomt. U kunt dan zelf het merk en het type toevoegen aan het systeem. Deze bewerkingen worden ook wanneer een nieuwe versie van H-Base aan u wordt uitgeleverd bewaard in de database. Tevens is het in dit scherm mogelijk de prijzen van H-Base te converteren naar de Euro. Wanneer u met de nieuwste versie van H-Base werkt, is dit niet nodig.

99

Nieuwe automerk invoeren 1.

Klik met de rechter muisknop links in het scherm. Kies in het snelmenu dat verschijnt voor Nieuw:

2.


3.

Voer de naam van het merk in en kies voor OK om het merk toe te voegen aan de lijst.

De naam van een automerk bewerken 1. 2.

Selecteer met de rechter muisknop het automerk waarvan u de naam wilt wijzigen en klik op Bewerken in het snelmenu dat verschijnt. Wijzig de naam.

100 3.

Kies voor OK om de wijziging op te slaan.

Een automerk verwijderen uit de lijst 1. 2.

3.

Selecteer met de rechter muisknop een automerk die u wilt verwijderen uit de lijst en klik op Verwijderen in het snelmenu dat verschijnt. Het volgende scherm wordt getoond:

Kies voor OK om het automerk uit de lijst te verwijderen. Deze actie kunt u niet ongedaan maken.

Nadat u op OK heeft geklikt kan het opbouwen van de lijst enige tijd in beslag nemen.

Een autotype toevoegen 1.

Selecteer het merk waarvoor u een nieuw autotype wilt invoeren. Kies vervolgens voor de knop Soort toevoegen aan merk rechts in het scherm:

2.


101

3.

Voer de gegevens in en kies voor OK om het autotype op te slaan.

• • • •

Begin maand staat voor de eerste maand binnen het bouwjaar van dit type. Eind maand staat voor de laatste maand in het laatste bouwjaar van dit type. Begin jaar staat voor het eerste bouwjaar van dit type. Eind jaar staat voor het laatste bouwjaar van dit type.

Gegevens van een autotype wijzigen 1. 2. 3.

Selecteer het merk en vervolgens het autotype. Kies voor de knop Bewerken rechts in het scherm. Wijzig waar nodig de gegevens. Kies voor OK om de wijzigingen op te slaan.

Een Autotype verwijderen 1. 2.

Selecteer het merk en vervolgens het autotype. Kies voor de knop Verwijderen rechts in het scherm. Het volgende scherm wordt getoond.

3.

Kies voor OK om het autotype te verwijderen uit het systeem.

102

Omrekenfactor voor HBase valuta 1.

Kies voor de knop Bewerken rechtsonder in het scherm:

2.


3.

Wanneer in HBase een artikel 100 gulden is, kiest u voor de omrekenfactor 0,45378. Waarde in het programma wordt dan € 45,38:

Omrekenfactor voor HBase valuta alleen voor gebruikers met HBase versie voor december 2001.

103

Locatie H-Base cd-rom wijzigen Om het mogelijk te maken handmatig de database van H-Base bij te werken kunt u de locatie van de H-Base database wijzigen. Door daarna te kiezen voor de knop Database bijwerken, worden de prijzen, autotypes en meerdere zaken betreffende H-Base bijgewerkt. Deze optie gebruikt u alleen wanneer u een nieuwe versie van H-Base heeft ontvangen en het programma de nieuwe versie niet automatisch herkent. 1.

Kies voor de knop locatie wijzigen:

2.


3. 4. 5.

Zoek het bestand md.hwv op en kies voor openen. De locatie van de H-Base database is nu gewijzigd. Kies nu voor de knop Database wijzigen.

104 6.


7.

Kies voor Ja om de database bij te werken.

105

Tabblad Verkoop

Dit scherm geeft een totaaloverzicht van alle mogelijke facturen die nog openstaan. Zowel net nieuw aangemaakte facturen als herinneringen worden in dit totaaloverzicht getoond. Wanneer een klant een betaling heeft gedaan kan ook in dit scherm een betaling worden ingevoerd. De factuur zal dan automatisch uit de lijst worden verwijderd. Door een keuze te maken uit de verschillende opties onder in het scherm kunnen de facturen op verschillende manieren worden getoond:

•

Nog niet verzonden toont alle nog niet uitgeprinte facturen. Dit zijn zowel net aangemaakte facturen als nog niet verzonden herinneringen.

106 •

Alles van jaar geeft een totaal overzicht van alle facturen die nog betaald dienen te worden.

•

Verzenddatum laat de facturen zien die zijn verzonden op de beschikbare verzenddatum die u kunt kiezen uit de keuzelijst. Alleen data waarop werkelijk een factuur is verzonden kunnen worden gekozen.

•

Factuurdatum laat de facturen zien die zijn aangemaakt op de beschikbare factuurdatum die u kunt kiezen uit de keuzelijst. Alleen data waarop werkelijk een factuur is aangemaakt kunnen worden gekozen.

Door op een factuur te dubbelklikken wordt een afdrukvoorbeeld getoond.

De knop verzamelen De knop verzamelen heeft als functie alle facturen in het systeem na te kijken en te bepalen of een factuur is betaald of niet, zo niet dan wordt, indien nodig, voor deze factuur een herinnering aangemaakt. Wanneer u gebruik maakt van de Knop verzamelen, zal het pakket met de volgende waarschuwing komen:

De knop Afdrukken overzicht... De knop Afdrukken overzicht maakt het mogelijk alle facturen in een beknopt overzicht af te drukken op papier. Per factuurtype worden de facturen gerangschikt. 1. 2.

Kies voor de knop Afdrukken overzicht. Een afdrukvoorbeeld wordt getoond:

107

3. 4.


De knop Afdrukken alle facturen De knop Afdrukken alle facturen maakt het mogelijk alle facturen in eenmaal af te drukken. De facturen worden 3 maal afgedrukt. Dit aantal is in te stellen in de setup. Zie ook instellingenvenster tabblad algemeen pagina 114. U dient eerst de facturen die moeten worden afgedrukt te selecteren. 1.

Selecteer de facturen die u wilt af drukken door er een vinkje voor te plaatsen:

2. 3.

Kies voor de knop Afdrukken alle facturen. De volgende melding wordt getoond:

4.

Klik op Ja om de facturen in 3-voud af te drukken.

De knoppen Alles selecteren / Alles de-selecteren De knop Alles selecteren maakt het mogelijk alle facturen in eenmaal te selecteren. Voor iedere factuur worden nu vinkjes geplaatst. Het is vooral handig deze knop te gebruiken wanneer alle facturen in de lijst moeten worden afgedrukt. Met de knop Alles de-selecteren kunt u alle selecties ongedaan maken.

108

Een betaling invoeren 1.

Klik met de rechter muisknop op een factuur en kies voor betalingen in het snelmenu dat verschijnt:

2.


3.


109

4. 5. 6.


Na het invoeren van een volledige betaling zal de factuur uit het scherm verdwijnen. Pas wanneer u de optie “Alleen openstaand” uit vinkt zal de factuur worden getoond. U zult dan zien dat het openstaand bedrag 0 is.

110

Tabblad Inkoop

Alleen wanneer inkoopfacturen worden ingevoerd geeft dit scherm een totaaloverzicht van alle mogelijke inkoopfacturen die nog openstaan. Zowel net nieuw ingevoerde facturen als herinneringen worden in dit totaaloverzicht getoond. U dient wel zelf een inkoopfactuur als herinnering te kenmerken. Wanneer u een betaling heeft gedaan kan ook in dit scherm een betaling worden ingevoerd. De inkoopfactuur zal dan automatisch uit de lijst worden verwijderd. Door een keuze te maken uit de verschillende opties onder in het scherm kunnen de inkoopfacturen op verschillende manieren worden getoond:

•

Alles van jaar geeft een totaal overzicht van alle inkoopfacturen die nog betaald dienen te worden.

111

•

Nota datum laat de facturen zien die zijn ingevoerd op de beschikbare datum die u kunt kiezen uit de keuzelijst. Alleen data waarop werkelijk een inkoopfactuur is ingevoerd kunnen worden gekozen.

•

Uiterste betaal datum laat de inkoopfacturen zien die zijn aangemaakt op de beschikbare datum die u kunt kiezen uit de keuzelijst.

Door op een inkoopfactuur te dubbelklikken wordt een afdrukvoorbeeld getoond.

De knop Afdrukken overzicht... De knop Afdrukken overzicht maakt het mogelijk alle inkoopfacturen in een beknopt overzicht af te drukken op papier. 1. 2.

Kies voor de knop Afdrukken overzicht. Een afdrukvoorbeeld wordt getoond:

3. 4.


112

Een betaling invoeren 1.

Klik met de rechter muisknop op een inkoopfactuur en kies voor betalingen in het snelmenu dat verschijnt:

2.


3.


113

4. 5. 6.


Na het invoeren van een volledige betaling zal de inkoopfactuur uit het scherm verdwijnen. Pas wanneer u de optie “Alleen openstaand” uit vinkt zal de onkoopfactuur worden getoond. U zult dan zien dat het openstaand bedrag 0 is.

114

Tabblad Omzet

Het tabblad Omzet geeft per maand een overzicht van de totaal ontvangen BTW en (indien de inkoopfacturen worden ingevoerd) de totaal betaalde BTW. Het pakket zal alle betaalde BTW van alle ontvangen BTW aftrekken. Op deze wijze blijft een bedrag aan omzetbelasting over dat u moet betalen aan de belastingdienst:

Maand Verk. excl Verk. BTW Verk. incl Ink. excl Ink. BTW Ink. incl Saldo excl Saldo incl BTW

: : : : : : : : : :

Van januari tot december. Per maand de totaaloverzichten. Het totaal aan verkochte diensten/artikelen exclusief BTW. Het totaal aan BTW van de verkochte goederen. Het totaalbedrag van alle verkopen inclusief BTW. Het totaal aan inkoop exclusief BTW. Het totaal aan BTW van alle inkoopfacturen. Het totaalbedrag van alle inkopen inclusief BTW. Het totaal aan verkopen minus totaal aan inkopen exclusief BTW. Het totaal aan verkopen minus het totaal aan inkopen inclusief BTW. Het totaal aan BTW wat afgedragen dient te worden aan de belastingdienst.

•

Er kan per jaar worden gekeken door een jaar te selecteren onder in het scherm.

•

Een totaal overzicht wordt afgedrukt door gebruik te maken van de knop Afdrukken overzicht. Per kwartaal zal een totaaloverzicht worden getoond.

115

De knop afdrukken overzicht De knop afdrukken overzicht geeft een totaal overzicht onderverdeeld in 12 maanden welke zijn onderverdeeld in 4 kwartalen. Zo kan er per kwartaal worden bekeken, indien alle inkoopfacturen zijn ingevoerd, hoeveel omzetbelasting moet worden afgedragen. 1.

Kies voor de knop afdrukken overzicht:

2.

Een afdrukvoorbeeld wordt getoond:

3. 4.


116

Tabblad Urenregistratie

Het tabblad urenregistratie geeft een overzicht van de gemaakte uren per medewerker. Dit overzicht kan per week of per maand worden getoond. Deze uren worden alleen getoond wanneer in het tabblad project (in het relatievenster) een nieuw urenproject wordt aangemaakt waar per medewerker de uren wordt ingevoerd. Het tabblad project is als extra module leverbaar. Zonder deze extra module zal ook het tabblad urenregistratie niet beschikbaar zijn binnen het pakket. •

Er kan per week of per maand worden gekeken door een selectie te maken onder in het scherm.

•

Een totaal overzicht wordt afgedrukt door gebruik te maken van de knop Afdrukken overzicht. Per maand zal een totaaloverzicht worden getoond.

•

Dit tabblad is alleen beschikbaar in uw programma wanneer u heeft gekozen voor de extra module projectenbeheer.

117

Tabblad Algemeen

Factuur Voordat uiteindelijk een factuur kan worden geprint dient u eerst een x aantal instellingen te controleren. Tijdens de setup van dit programma zijn standaard de meeste instellingen ingevoerd.

De volgende instellingen dienen te worden gecontroleerd:

Bedrijfsgegevens De bedrijfsgegevens spreken voor zich. Deze worden bij het uitvoeren van de setup (installatie van het programma) aan u gevraagd en staan dan op deze plek.

118

Leveringsvoorwaarden Het kan voorkomen dat u uw diensten / producten levert onder bepaalde leveringsvoorwaarden. Het is mogelijk de klant hierop te attenderen op de factuur. Door een regel te plaatsen als: "Leveringsvoorwaarden verkrijgbaar onder nr. 123 te Plaats" in het invulvak onder leveringsvoorwaarden, zal deze op de factuur worden geprint.

Aantal exemplaren afdrukken Er kan worden opgegeven hoeveel exemplaren moeten worden afgedrukt van een factuur wanneer deze vanuit het overzichtsvenster (tabblad Verkoop) worden afgedrukt. Een voorbeeld: U wilt een factuur voor de klant, uw eigen administratie en de boekhouder. Er moeten dus drie exemplaren worden afgedrukt.

Type debiteurnummer van relatie Er kan worden gekozen voor 2 verschillende typen debiteurnummer. Het is mogelijk een oplopend nummer te plaatsen (0000123) of er kan gebruik worden gemaakt van een debiteurnummer dat bestaan uit de eerste 6 letter van de naam van een relatie en een oplopen nummer bestaande uit 2 cijfers (VISSER01). Voor de herkenbaarheid van uw klanten kunt u dus kiezen voor een debiteurnummer bestaande uit de combinatie van letter en cijfers.

Type debiteurnummer wijzigen 1.

Kies voor de knop Bewerken rechtsboven in het scherm:

2.


119

3. 4.

Linksboven in het scherm is nu gekozen voor Oplopend nummer. Kies voor Eerste 6 letters van naam + oplopend nummer wanneer u het type debiteurnummer wilt wijzigen. Kies voor OK om de wijzigingen op te slaan.

Autorisatie

Maak geen gebruik van deze optie wanneer u met meerdere personen op deze PC werkt. Het is mogelijk het programma te starten zonder dat er wordt gevraagd naar een wachtwoord. Het is dan voor iedereen mogelijk uw administratie te bekijken. Uiteraard is dat niet de bedoeling. Vandaar dat standaard in de setup er van uit wordt gegaan dat meerdere mensen op deze pc werken. Het programma is dan beveiligd met een wachtwoord. Schrijf uw wachtwoord niet op, maar onthoud deze. Dit om misbruik te voorkomen.

Lokatie database

Het pakket kan draaien in een netwerk. Op deze wijze kunnen meerdere mensen werken met het pakket. Voorbeeld: U wilt met 2 computers werken in het VWA factureringspakket. De computers draaien in een netwerk. Op de eerste pc wordt het pakket geïnstalleerd. U installeert tevens het pakket op de tweede pc. Echter op deze pc gaat u na installatie de database zoeken op de eerste pc. Op deze wijze werkt u met 2 computers op 1 database, dus met dezelfde gegevens.

120

De locatie van de database kan worden gewijzigd op de volgende manier: 1.

Kies voor de knop Wijzigen.

2.

het volgende scherm wordt getoond:

3.

Zoek de locatie van de database op.

4.

Kies voor Openen om de database als werkdatabase te nemen.

•

Deze optie is alleen nodig indien de applicatie in een netwerk wordt gebruikt.

•

De gekozen database dient ten alle tijde de extensie .mdb te hebben.

•

De naam van de database is standaard VWAFact.mdb

•

De harde schijf van de eerste pc dient gedeeld te worden.

121

Back-up maken

Een back-up kan worden gemaakt door de database geheel op te slaan op een diskette of een apart gedeelte van de harde schijf: 1. 2.

Kies voor de knop Backup maken. Het volgende scherm wordt getoond:

3. 4. 5. 6.

Kies voor een locatie en geef de database de naam: VWAFact(datum).mdb. Kies voor Opslaan. Een back-up van de database is gemaakt. Er verschijnt na 14 dagen automatisch een melding dat een nieuwe back-up gemaakt moet worden.

•

Eenmaal in de 14 dagen zal het programma een waarschuwing geven dat een back-up moet worden gemaakt Deze waarschuwing zal iedere keer wanneer het pakket wordt gestart terugkomen totdat de back-up is gemaakt.

•

De database is beveiligd. Zelfs wanneer een diskette met de database "verdwijnt" kan de illegale gebruiker deze niet inlezen!

122

Back-up terugzetten

Een back-up kan vanuit iedere locatie op ieder moment worden teruggezet. 1.

Kies voor de knop Backup terugzetten.

2.


3.

Kies de locatie waar de VWAFact(datum).mdb staat.

4.

Kies voor Openen.

5.

De database is geïmporteerd

De database dient altijd de naam VWAFAct.mdb te hebben. de naam wordt echter gewijzigd in VWAFact(datum).mdb om verwarring te voorkomen. Bij het terugzetten van de database dient eerst de naam worden te gewijzigd van VWAFact(datum).mdb naar VWAFact.mdb

123

Valuta

Hoofd en nevenvaluta omwisselen Voorbeeld: alle bedragen in het pakket worden van Nederlandse gulden (hoofdvaluta) naar Euro's (nevenvaluta) omgezet. 1. 2.

Klik op de knop Wijzigen met wizard. Het volgende scherm wordt getoond:

3. 4.

Kies voor Volgende. Het volgende scherm wordt getoond:

124

5.

Klik op Voltooien om de valuta definitief om te wisselen.

Hoofdvaluta wijzigen Het is mogelijk de hoofdvaluta (nu Nederlandse gulden) te wijzigen in een andere valuta (bijvoorbeeld Duitse mark). Dit betreft dus een wijziging en geen omwisseling!! 1. 2.

Klik op de knop Wijzigen met wizard. Het volgende scherm wordt getoond:

3. 4.

Kies voor de tweede optie en klik op Volgende. Het volgende scherm wordt getoond:

125

5.

Klik op Voltooien om de valuta definitief om te wijzigen.

Nevenvaluta/omrekenfactor wijzigen Het is mogelijk de nevenvaluta (nu Euro) met haar omrekenfactor te wijzigen in een andere valuta (Amerikaanse dollar). 1. 2.

Klik op Wijzigen met wizard. Het volgende scherm wordt getoond:

3. 4.

Kies voor de derde optie en klik op Volgende. Het volgende scherm wordt getoond:

126

5. 6. 7.

Controleer onder in het scherm hoeveel dollar 100 gulden zal zijn. Klik op Voltooien om de valuta definitief om te wijzigen. De nevenvaluta Euro is gewijzigd in de nevenvaluta Dollar.

Nevenvaluta verwijderen Door de nevenvaluta te verwijderen wordt deze ook niet meer op uw facturen getoond. In de loop van het jaar 2002 zal het niet meer nodig zijn de Nederlandse gulden te plaatsen op uw facturen. U kunt dan met deze wizard de nevenvaluta verwijderen en alleen met Euro's doorgaan. 1. 2.

Klik op Wijzigen met wizard. Het volgende scherm wordt getoond:

3. 4.

Kies voor de vierde optie en klik op Volgende. Het volgende scherm wordt getoond:

127

5.

Klik op Voltooien om de nevenvaluta definitief om te verwijderen.

128

Tabblad afdruk instellingen

Het tabblad afdruk instellingen maakt het mogelijk verschillende marges in te stellen. Op de voorbeeld factuur ziet u direct het resultaat (uitgezonderd marges normaal (blanco) A4 papier).

Marges normaal (blanco) A4 papier De marges voor het normale blanco A4 papier gelden voor de rapporten die u kunt afdrukken in het programma. Dus niet voor de factuur! 1.

Kies voor Bewerken

2.

Wijzig de marges onder de groene tekst "Marges voor normaal (blanco) briefpapier"

3.

Kies voor OK om de wijziging door te voeren

Standaard is een marge van 1,0 (links) 1,0 (rechts), 1,0 (boven) en 1,0 (onder) ingevuld.

De aangepaste marges voor factuur (Boven: startpositie 'Dronten, 19 februari 2002') De aangepaste marges voor factuur (Boven: startpositie 'Dronten, 19 februari 2002') gelden voor datgene op de factuur dat vanaf de plaatsnaam + datum wordt vermeld. Wanneer deze marges worden gewijzigd, ziet u dat direct op de voorbeeldfactuur. Standaard is een marge van 7,0 (boven) 0,5 (onder) ingevuld.

129

De positie van adres etiket op factuur (t.o.v. factuur) De positie van adres etiket op factuur (t.o.v. factuur) slaat op het adres van de relatie die op de factuur wordt geprint. Door deze marges te wijzigen, kunt u het adres van de klant voor elke gewenste venster envelop op de juiste plaats zetten. Ook hier geldt, wijzigingen kunnen direct worden bekeken in de voorbeeldfactuur op het scherm.

Standaard is een marge van 11,0 (links) 4,0 (boven) en 7,0 (breedte) ingevuld.

Toon nevenvaluta bij factuurregels Door deze optie aan te vinken worden de bedragen niet alleen in euro's maar ook in guldens getoond bij de factuuritems.

Toon BTW percentage bij factuurregels Door deze optie aan te vinken worden de BTW percentages (0%, 6% of 19%, dus niet de bedragen) gespecificeerd op de factuur bij de factuuritems.

U gebruikt geen voorbedrukt briefpapier

Indien u gebruik maakt van voorbedrukt briefpapier, plaatst u hier een vinkje. Maakt u geen gebruik van briefpapier en u wilt met een kleurenprinter uw logo op de factuur afdrukken, dan plaatst u op deze plaats geen vinkje. Het wordt dan mogelijk het logo en de adresgegevens van het bedrijf op iedere gewenste plaats op de factuur te positioneren. Door de marges te wijzigen kunt u direct op de voorbeeld factuur de resultaten bekijken:

130

131

Positie van logo op factuur (t.o.v. papier) Wanneer u geen briefpapier gebruikt, maar wel uw logo op de factuur wilt afdrukken, is het mogelijk het logo te selecteren en deze op de factuur op iedere gewenste plaatst de positioneren. 1.

Klik op het vierkante blokje:

2.


3.

Selecteer het bestand en kies voor de knop openen. De locatie van het bestand wordt weergegeven:

132

4.

Door nu de marges (links, boven, breedte en hoogte) te wijzigen, kan het logo op ieder gewenst formaat en op iedere gewenste plaats worden gepositioneerd.

Positie van bedrijfsnaam op factuur (t.o.v. papier) Indien u uw bedrijfsnaam, welke in het tabblad algemeen van het instellingenvenster staat, op de factuur wilt plaatsen, vinkt u deze mogelijkheid aan. Ook hiervoor geldt dat de marges kunnen worden gewijzigd en de bedrijfsnaam op iedere gewenste plek op de factuur kan worden gepositioneerd.

Positie van bedrijfsadres op factuur (t.o.v. papier) het betreft hier het adres van uw eifen bedrijf. Het is mogelijk dit adres op de factuur af te drukken, samen met het logo en eventueel de bedrijfsnaam.

Extra tekstregel onder adres Onder het adres van uw bedrijf kunt u een extra regel plaatsen, bijvoorbeeld: KvK nummer 123456

133

Registratiesleutel ophalen Middels deze knop kunt u het pakket registreren of uw abonnement verlengen. Registreren kan op twee manieren, via internet of telefonisch.

Via internet VWA Facturering registreren De sleutel knop wordt automatisch getoond wanneer uw abonnement bijna afloopt of wanneer u in het bezit bent van een demo versie. 1.

Wanneer u besluit een abonnement te nemen of te verlengen klikt u eenmaal op de sleutel knop. Het volgende scherm getoond:

2.

Voer uw gebruikersnaam en productnummer in (deze heeft u ontvangen in de bevestigingsbrief) en kies voor de knop sleutel halen via internet. U wordt automatisch verwezen naar een beveiligde omgeving op de supportsite www.makkelijkfactureren.nl :

3.

Voer uw wachtwoord in. U wordt doorverwezen naar de volgende pagina:

134

4.

Voer de instructies uit op het scherm. Uw product is na het verkrijgen van de digitale sleutel bruikbaar voor de periode van 1 jaar.

VWA Facturering telefonisch registreren 1.

Klik eenmaal op de sleutel knop boven in het scherm. Het volgende scherm wordt getoond:

2.

Voer uw gebruikersnaam en productnummer in (deze heeft u ontvangen in de bevestigingsbrief) en kies voor de knop sleutel halen via telefoon.

3.

Het volgende scherm wordt aan u getoond:

4.

Neem contact op met VWA en geef aan de helpdesk medewerker de gegevens door die u in dit scherm ziet staan.

135

5.

Voer de code in en kies voor OK om VWA Facturering te registreren. Uw product is na het verkrijgen van de digitale sleutel bruikbaar voor de periode van 1 jaar.

136

Aantekeningen

In de inhoudsopgave vindt u exact terug hoe een factuur kan worden aangemaakt, maar ook waar u de overzichten kunt vinden binnen het pakket

Recommend Documents