IMPLEMENTASI STANDAR PENGELOLAAN SUMBER DAYA TEKNOLOGI INFORMASI GUNA MENDUKUNG TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DI LEMBAGA PEMERINTAHAN Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom., M.Cs. Ariya Dwika Cahyono, S.Kom., MT. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
Disajikan pada: Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-7 Februari 2016
Latar Belakang Penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance) dilakukan untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan (clean government). Melalui pengembangan dan pemanfaatan e-Government maka dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintahan. Pemerintah Indonesia melalui Direktorat e-Government, Direktorat Jenderal Aplikasi Telematika, Kementerian Komunikasi dan Informatika secara rutin sejak tahun 2007 melakukan pemeringkatan implementasi eGovernment di Indonesia (PeGI).
Kota Surabaya di Provinsi Jawa Timur merupakan yang terbaik di Provinsi Jawa Timur pada tahun 2013 dan Kota Pekalongan di Provinsi Jawa Tengah merupakan yang terbaik di Provinsi Jawa Tengah pada tahun 2014.
Latar Belakang Terlihat bahwa 2 lembaga pemerintahan ini mampu mengoptimalkan sumber daya TI yang tersedia dalam rangka pelaksanaan berbagai fungsi pemerintahan. Kondisi ideal ini terjadi karena lembaga pemerintahan ini menjalankan secara konsisten beberapa prinsip utama dalam tata kelola TI. Keselarasan antara tujuan organisasi dengan pemanfaatan secara optimal sumber daya TI yang meliputi aspek informasi, aplikasi, infrastruktur dan sumber daya manusia terbukti dari pencapaian pengukuran kinerja e-Government berdasarkan dimensi penilaian PeGI.
Latar Belakang Masih banyak Kabupaten/Kota di Indonesia yang belum mampu mengoptimalkan sumber daya TI yang ada untuk mencapai tujuan dan sasaran penerapan e-Government. Berdasarkan E-Government Readiness Index (EGDI) yang dipublikasikan oleh United Nations Public Administration Programme (UNPAP) pada tahun 2010, Indonesia berada pada posisi 109. EGDI merupakan ukuran gabungan dari kapasitas dan kemauan negara untuk menggunakan e-Government untuk pengembangan ICT yang dipimpin. Nilai indeks pembangunan e-Government Indonesia adalah 0,4026, atau lebih rendah dari nilai tahun sebelumnya yang 0,4107. Nilai ini masih di bawah rata-rata Asia Tenggara yaitu 0,4290 dan di bawah rata-rata dunia 0,4514
Latar Belakang Berbagai model tata kelola TI sudah banyak diperkenalkan dan digunakan oleh berbagai organisasi dalam menjamin termanfaatkannya sumber daya TI secara optimal. Pemerintah Indonesia telah mengeluarkan panduan tata kelola TI nasional bagi seluruh instansi pemerintah di Kementerian atau LPNK di tingkat pusat, Provinsi, dan Kabupaten/Kota melalui Permen Kominfo No. 41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007 tentang Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional Framework COBIT dapat menjadi acuan kontrol standar sebuah tata kelola TI yang digunakan di sebuah organisasi. Framework COBIT adalah sebuah model atau kerangka kerja untuk mengendalikan sebuah lingkungan tata kelola TI, dalam hal ini framework COBIT dapat membantu manajemen organisasi pemerintah daerah untuk mengetahui dan mengendalikan resiko bisnis akibat penerapan TI
Latar Belakang Framework COBIT menjadi pedoman yang dapat diandalkan untuk mengelola TI dalam rangka menunjang kinerja dan proses bisnis organisasi khususnya lembaga pemerintahan, selain itu juga membantu auditor, pengguna dan manajemen untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan pengendalian dan permasalahan teknis TI yang muncul. Berdasarkan hal diatas maka penelitian ini dilakukan dalam rangka menghasilkan suatu panduan tata kelola TI yang merupakan gabungan antara kerangka yang berlaku secara universal yaitu COBIT dengan pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI) serta beberapa praktek terbaik di lembaga pemerintahan di Indonesia yang berhasil menjalankan e-Government. Contoh praktek terbaik pada lembaga pemerintahan untuk melihat aspek kelembagaan dalam kerangka tata kelola TI
Tujuan Penelitian Tujuan umum penelitian adalah sebagai berikut: Meningkatkan kinerja sumber daya TI berdasarkan data ketersediaan sumber daya TI di lembaga pemerintahan. Mengoptimalkan tata kelola TI sesuai dengan renstra TI organisasi di lembaga pemerintahan. Tujuan khusus penelitian adalah sebagai berikut: Membuat dokumen panduan standar pengelolaan sumber daya TI berdasarkan standar framework COBIT dan PeGI yang mengatur informasi, infrastruktur, manusia, dan aplikasi. Membuat dokumen panduan tata kelola TI yang spesifik dan identik bagi setiap SKPD di masing-masing pemerintah daerah.
Tahapan Penelitian
Hasil Penelitian Pada tahap ini dilakukan persiapan penelitian berupa identifikasi hasil Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI) pada tahun 2013 dan 2014, serta melakukan analisa dokumen rencana strategis TI yang dimiliki oleh Pemerintah Kota Surabaya dan Pemerintah Kota Pekalongan. Kegiatan ini terbagi menjadi 2 (dua) aktifitas yaitu identifikasi hasil PeGI untuk Kota Surabaya dan Kota Pekalongan. Meskipun tidak mendapat data lengkap hasil pemeringkatan dikarenakan data bersifat rahasia dan yang dikeluarkan Direktorat eGovernment hanya indeks saja, akan tetapi tim berhasil mendapat informasi komponen detail dari PeGI tersebut. Indikator detail yang dinilai sebagai komponen yang akan menjadi nilai untuk setiap dimensi. Semua dimensi dinilai sama dan berdasarkan kriteria penilaian PeGI.
Hasil Penelitian Pada tahap ini dilakukan kunjungan langsung ke lokasi penelitian yaitu di pemerintah Kota Surabaya pada tanggal 15 April 2015 dan ke pemerintah Kota Pekalongan pada tanggal 22 April 2015. Tim peneliti mengadakan wawancara terstruktur dan kelompok diskusi terfokus dengan narasumber dari Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Surabaya dan Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Pekalongan. Selain itu tim peneliti mengunjungi beberapa fasilitas yang dimiliki oleh masing-masing pengelola TI seperti ruang data center dan infrastruktur lainnya. Wawancara dilakukan berdasarkan daftar pertanyaan yang terkait dengan tata kelola TI dari perspektif teori kelembagaan sebagaimana hasil penelitian yang dilakukan oleh Jacobson (2009). Penggunaan teori kelembagaan dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan penting yang ingin digali dari 2 lokasi penelitian ini yaitu
a). Bagaimana tata kelola TI seharusnya berjalan? b). Apakah ada hubungan antara tata kelola TI dengan kinerja TI? Dan c). Bagaimana perubahan tata kelola TI disepanjang waktu? 3 (tiga) pertanyaan utama ini yang digali oleh para peneliti dalam kerangka optimalisasi sumber daya TI sebagaimana yang ada pada kerangka COBIT.
Hasil pengumpulan data sementara dianalisis bersama dengan hasil analisa dokumen yang telah dilakukan pada kegiatan 1. Hasil analisis sementara disusun untuk kemudian dipublikasikan pada publikasi hasil penelitian ini. Hasil publikasi berupa artikel rencananya akan dimasukkan pada konferensi internasional yang akan dilaksanakan pada bulan Oktober 2015 ini.
Hasil Penelitian Saat ini tim sementara berada pada kegiatan 3 dan 4 yaitu pemilihan standar tata kelola TI berdasarkan best practice internasional menurut framework COBIT dan PeGI yang akan dipersiapkan sebagai panduan dan standar pengelolaan sumber daya TI untuk pengelolaan informasi, infrastruktur, manusia, dan aplikasi di lembaga pemerintahan di Indonesia. Selain kerangka COBIT dan PeGI yang telah baku dan sudah ditentukan oleh masing-masing lembaga yang mengeluarkannya, panduan yang sementara disusun ini mengadopsi beberapa praktek terbaik yang ditemukan pada saat pengumpulan data di Kota Surabaya dan Kota Pekalongan. Misalnya pemanfaatan aspek norma keagamaan di Kota Pekalongan dalam menerapkan Free Open Source System (FOSS), dimana Walikota mengambil filosofi Islam yang mengatakan bahwa “Menggunakan Produk Hallal akan Mendapatkan Barokah/Berkat”.
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dan diimplementasikan maka dapat ditarik beberapa kesimpulan, antara lain: penerapan tata kelola TI di lembaga pemerintahan khususnya di Pemerintah Kota Surabaya dan Pemerintah Kabupaten Timor Tengah Selatan dipengaruhi oleh aspek kepemimpinan seperti penerapan kebijakan dan aturan terhadap standar pengelolaan TI di pemerintahan. Indikator keberhasilan penerapan tata kelola TI ini adalah apabila pemerintah terkait (Bappeda dan Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika) menggunakan panduan tata kelola TI dalam setiap aktivitas perencanaan strategis, evaluasi kinerja, dan kajian kelayakan investasi TI. Beberapa temuan yang diperoleh dalam penelitian ini, antara lain: (1) kurangnya SDM teknis TI di setiap organisasi, (2) keterbatasan infrastruktur TI dalam mendukung implementasi aplikasi SI, dan (3) belum adanya panduan atau standar terhadap tata kelola TI.
