1 Implementasi SAP stream financial accounting terintegrasi sistem perbankan secara host to host. Evi Malia, SE.,M.Ak (UIM) Tendra Dwi Saputra, ST.,M.Ak (PT. Petrokimia Gresik) ABSTRAK Sistem Informasi Akuntansi berperan penting dalam mendukung bisnis untuk meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan perusahaan. Untuk memudahkan transaksi keuangan dari pelanggan, diperlukan sistem pembayaran yang terintegrasi antara sistem perusahaan dengan perbankan. Desain integrasi yang memungkingkan adalah penerapan sistem Host to Host bekerja sama dengan beberapa bank. Dengan sistem Host to Host tersebut, para pengguna jasa tidak perlu datang ke kantor untuk membayar transaksi, atau juga tidak perlu membayar dengan cara transfer, tapi cukup memanfaatkan fasilitas pembayaran di menu channel perbankan. Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah deskriptif kualitatif yaitu jenis penelitian yang menguraikan sifat-sifat dan keadaan yang sebenarnya dari objek penelitian. Sedangkan penelitian ini dilakukan di PT Pupuk Indonesia Holding Company (Persero). Data primer, yaitu data yang diperoleh dari objek penelitian yang dalam hal ini PT Pupuk Indonesia Holding Company (Persero) secara langsung melalui keterlibatan langsung penulis dalam projek ini. Penulis menjadi tim dedicated yang menjadi pendamping sekaligus mensupervisi kerja konsultan untuk enhancement integrasi dengan perbankan. Penulis terlibat dalam semua tahapan dalam implementasi SAP R/3 ini.Pupuk Indonesia Holding Company khususnya di stream Financial Accounting (FI) memiliki kebijakan dan prosedur dalam menjalankan sistem terkomputerisasi SAP R/3. Kebijakan dan prosedur tersebut disesuaikan pada tiap-tiap anak perusahaan di bawah pengawasan Direktur Keuangan. Di FI ditentukan kebijakan untuk akses login, mapping dan otorisasi pemakaian sistem SAP R/3 tersebut.
Pendahuluan Sistem Informasi Akuntansi berperan penting dalam mendukung bisnis untuk meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan perusahaan. Begitu pula dengan PT Pupuk Indonesia (Persero) perlu menyusun desain dan pedoman dalam mengembangkan dan mengelola Sistem Informasi Akuntansi di masa yang akan datang baik di PT Pupuk Indonesia (Persero) maupun Anggota Holding untuk mendukung pencapaian tujuan bisnis yang tercantum dalam RJP (Rencana jangka Panjang) PT Pupuk Indonesia (Persero) 2011 – 2015. Dalam rangka menunjang tujuan bisnis Pupuk Indonesia Holding Company Group (PIHC) yakni turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program Pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya di bidang industri, perdagangan, jasa, PIHC Group perlu meningkatkan sinergi, efisiensi, efektivitas, dan kontrol manajemen dalam bisnisnya.Saat ini, beberapa modul Financial Acccounting yang
penting bagi bisnis belum sepenuhnya dapat memenuhi kebutuhan bisnis, serta sudah tidak mendapatkan dukungan dari vendor. Sebagian besar proses bisnis belum terintegrasi secara sistem, dan juga terdapat penggunaan aplikasi yang berbeda-beda untuk proses bisnis yang sama sehingga meningkatkan risiko pada integritas data serta kompleksitas pengelolaan modul-modul tersebut. Selain itu, konsolidasi informasi antara Anggota Holding dengan PT Pupuk Indonesia (Persero)belum dilakukan secara efektif dan efisien.
2 Selain kebutuhan akuntansi standar, sebagai upaya untuk meningkatkan pelayanan dan memberikan kemudahaan bagi para pelanggan dalam pembayaran transaksi, PT Pupuk Indonesia Holding Company (Persero) berusaha mempermudah transaksi keuangan di seluruh anggota holding. Transaksi keuangan secara manual saat ini dinilai kurang efektif dan efisien. Untuk memudahkan transaksi keuangan dari pelanggan, diperlukan sistem pembayaran yang terintegrasi antara sistem perusahaan dengan perbankan. Desain integrasi yang memungkingkan adalah penerapan sistem Host to Host bekerja sama dengan beberapa bank. Dengan sistem Host to Host tersebut, para pengguna jasa tidak perlu datang ke kantor untuk membayar transaksi, atau juga tidak perlu membayar dengan cara transfer, tapi cukup memanfaatkan fasilitas pembayaran di menu channel perbankan. Dengan Sistem ini bisa lebih efisien, lebih hemat waktu, hemat tenaga, dan hemat biaya. Selain dengan ATM, sistem pembayaran bisa melalui internet banking, jadi bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun tanpa harus keluar biaya untuk pergi ke kantor cabang dari bank. Menurut Sumiyati (2007), sistem aplikasi ERP tidak dirancang secara khusus (spesifik) untuk memfasilitasi kebutuhan transaksi informasi untuk suatu jenis perusahaan tertentu sehingga lebih bersifat generik dan berorientasi pada best practice. Agar sistem ERP dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan maka tahapan-tahapan dalam mempersiapkan go live harus dipersiapkan dengan matang. Sistem ERP yang baik jika tidak dipersiapkan dengan tahapan-tahapan yang sesuai dapat mengalami kegagalan saat go live. Hal ini pernah terjadi pada implementasi ERP di PT Petrokimia Gresik. Kegiatan persiapan implementasi memiliki beberapa tahapan yang harus dilakukan untuk menjamin go live ERP nanti berjalan lancar. Jika tahapan persiapan implementasi tidak dipersiapkan dengan matang bisa terjadi kegagalan implementasi. Hal ini bisa terjadi jika kondisi implementator tidak ahli dan pengalaman di bidangnya, dukungan manajemen dan kompetensi key user dan end user lainnya tidak dipersiapkan dengan baik. Jika melihat implementasi di PT Petrokimia Gresik yang hanya satu perusahaan saja bisa mengalami kegagalan maka implementasi di PIHC group yang terdiri dari 8 company code harus dipersiapkan dengan lebih matang dan hati-hati. Apalagi dalam implementasi kali ini integrasi dengan sistem perbankan harus berjalan bersamaan saat go live. Berbeda dengan di PT Petrokimia Gresik di mana sistem integrasi dengan perbankan baru dikembangkan setelah beberapa tahun sistem ERP nya berjalan. Adapun ada beberapa enhancement pada sistem SAP saat ini yang harus diperhatikan dan dipersiapkan dengan matang terkait stream Financial Accounting (FI). Dengan demikian rumusan masalah yang ditetapkan sebagai berikut : a. Bagaimana tahapan-tahapan implementasi yang dilakukan untuk menunjang keberhasilan implementasi SAP stream Financial Accounting”? b. Bagaimana desain dan tahapan enhancement sistem yang terintegrasi dengan sistem perbankan secara host to host dibangun agar memenuhi kebutuhan perusahaan dan menjadikan SAP lebih powerful? c. Bagaimana agar sistem dapat terintegrasi dengan sistem distributor financing Penelitian dilaksanakan oleh penulis, dengan mengacu pada penelitian sebelumnya yang telah dilaksanakan oleh Ibu Sumiyati dari program Magister Akuntansi Universitas Pembangunan Nasional. Peneliti sebelumnya mengambil judul thesis “Implementasi Enterprise Resource Planning “IFS Application 2003TM” di PT Petrokimia Gresik (Studi Kasus
3 Implementasi Modul IFS Accounting)” pada awal tahun 2007. Penelitian tersebut menitikberatkan pada evaluasi penyebab keterlambatan penerapan sistem. Peneliti melanjutkan dan melengkapi penelitian sebelumnya dengan menganalisis kekurangan pada implementasi stream akuntansi pada PT Petrokimia Gresik, dan fokus penelitian ini pada persiapan implementasi sistem SAP yang terintegrasi dengan sistem perbankan agar dapat lancar saat go live sehingga dalam penelitian ini penulis melakukan penelitian sendiri dan tidak mengcopy/meniru penelitian sebelumnya. Dengan memiliki Tujuan yang ingin dicapai yaitu :
a. Menghasilkan tahapandan langkah-langkah implementasi sistem SAPstream Financial Accounting di PKG. b. Menjelaskan proses enhancement padaimplementasi sistem SAP stream Financial Accounting di PIHC agar dapat terintegrasi dengan perbankan. c. Menjelaskan proses enhancement padaimplementasi sistem SAP stream Financial Accounting di PIHC agar dapat terintegrasi dengan distributor financing. Kajian Teori Laudon and Laudon (1998), mendefinisikan sistem informasi strategik sebagai : “Computer system at any level of the organization that change the goals, operations, product, services or environmental relationships to help the organization gain a competitive advantages”. (Sistem-sistem komputer di level manapun di organisasi yang merubah tujuan, operasi-operasi, produk, jasa-jasa atau lingkungan untuk membantu organisasi mencapai keunggulan kompetitifna (disarikan dari Jogianto, 2005, Sistem Manajemen Strategik, Yogyakarta). Menurut El Sawi (2001), proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas pekerjaan beserta sumber daya pendukungnya yang secara logik tersusun berurutan dan terkoordinasi untuk menghasilkan value bagi proses selanjutnya (next user) atau customer. Sebagai contoh adalah proses bisnis purchase management, berisi sekumpulan aktivitas pekerjaan mulai dari purchase requisition, pembuatan purchase order, pengiriman order, pemilihan suplier, penerimaan barang, pembayaran kepada suplier serta perhitungan dan pencatatan biaya. Setiap aktivitas yang menyusun proses bisnis selanjutnya dapat dirinci menjadi beberapa sub aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Sistem (system) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen (Hartono, Jogiyanto, 2003:34), dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu, dengan pendekatan komponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan dengan kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar. Sedangkan contoh sistem komputer yang didefinisikan dengan pendekatan komponen misalnya adalah sistem komputer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak. Sistem dilihat sebagai suatu konsep yang menyeluruh, bukan pada subsistem atau satu subsistem, sistem konsep ini mendorong adanya integrasi, kombinasi dari beberapa subsistem, dengan berintegrasinya subsistem akan mengefisiensikan proses dengan mengurangi pengulangan (duplikasi) data yang tidak perlu, penyimpanan, pelaporan, dan proses-proses lainnya. Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Informasi (information) adalah data yang diolah mrnjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya (Hartono, Jogiyanti, 2003:35), ada kalanya dibedakan antara data dan informasi, data berarti fakta acak yang diterima sebagai masukan atau input pada suatu sistem informasi dan disimpan. Data biasanya menunjukkan suatu observasi atau pengukuran terhadap suatu kejadian yang penting bagi suatu sistem informasi, sebagai contoh data mengenai penjualan, mengidentifikasi tenaga penjual, jenis barang yang terjual dan jumlah penjualan, jika data seperti ini dikumpulkan, diorganisasi dan dianalisis, maka akan menjadi suatu informasi yang sangat
4 berguna bagi direktur pemasaran untuk mengevaluasi tingkat penjualan dan keberhasilan perusahaan. Data yang sudah diproses manjadi informasi digunakan oleh pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik, dan dapat berguna. Informasi harus didukung oleh tiga pilar yaitu : tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness) dan tepat nilainya atau akurat (accurate), keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (Hartono, Jogiyanto, 2003:37). Tahapan Implementasi Paket Software ERP Mengimplementasi paket ERP harus dilakukan melalui beberapa tahapan. Total waktu yang diperlukan untuk implementasi berkisar antara 18 sampai dengan 24 bulan. Menurut Sheikh (2002) langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan implementasi ERP adalah sebagai berikut: 1) Perencanaan proyek 2) Analisis bisnis dan operasional termasuk analisis keuangan 3) Business Process Re-engineering 4) Kustomisasi proses dan dokumentasi 5) Instalasi dan konfigurasi 6) Pelatihan Tim Proyek 7) Mapping kebutuhan bisnis perusahaan 8) Konfigurasi stream-stream paket software ERP 9) Sistem Interfacing 10) Konversi Data 11) Pelatihan bagi end user 12) AcceptanceTesting 13) GoLive 14) Post implementation / Audit Support Strategi Implementasi Paket Software ERP Pemilihan strategi implementasi merupakan keputusan yang sangat mendasar. Oleh karena itu, pemilihan strategi implementasi tersebut harus dilakukan secara bijaksana. Menurut Daniel E. O’Leary (2000), terdapat beberapa cara melakukan implementasi ERP, antara lain: a) Big Bang Approach b) Step by Step Approach c) Roll Out Approach a) Big Bang Approach Cara ini merupakan cara yang paling ambisius dan menggunakan pendekatan implementasi yang sulit karena perusahaan harus melakukan implementasi dalam sekali operasi, melalui cara ini, seluruh stream dalam paket ERP diimplementasikan secara simultan. Pendekatan ini sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki struktur organisasi yang ramping (straight forward), cara ini memerlukan tahapan pengujian yang intensif untuk menguji keseluruhan proses bisnis dengan detail. Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh pendekatan implementasi dengan cara Big Bang ini adalah sebagai berikut: 1) Hanya sedikit atau hampir tidak memerlukan interface yang diperlukan antara system yang lama (existing system) dengan aplikasi yang baru karena seluruh stream diimplementasikan pada saat yang bersamaan. 2) Throughput time yang relatif singkat 3) Fungsi sistem yang terintegrasi dapat langsung digunakan
5 4) Motivasi anggota tim proyek tinggi 5) Sangat efisien karena pengulangan kastemisasi dapat dihindari 6) Seluruh komponen terintegrasi optimal karena merupakan bagian dari integrated business process. Beberapa kekurangan dari pendekatan implementasi dengan cara Big Bang ini adalah sebagai berikut: 1) Implementasi sangat kompleks karena membutuhkan koordinasi yang ekstra dan integrasi sistem yang lebih pelik 2) Bersifat resource intensive (dalam hal keuangan dan sumber daya manusia) mengingat jangka waktu proyek yang sangat singkat. 3) Dukungan konsultan (high degree consultant support) sangat diperlukan selama implementasi 4) Keterlibatan top manajemen dalam kegiatan implementasi harus lebih dalam dan dapat merespon dengan cepat perkembangan dan perubahan proses bisnis organisasi. 5) Perubahan organisasi sebagai dampak implementasi perlu dibatasi sehingga tidak “memporakporandakan” sistem bisnis yang ada. 6) Kualita konversi data harus sesempurna mungkin jika ingin terhindar dari kekacauan sistem di kemudian hari. b) Step by Step Approach Cara ini memiliki karakteristik implementasi perangkat lunak pada awalnya dilakukan sedikit demi sedikit (in small step) kemudian konsentrasi ditujukan pada implementasi beberapa stream terkait secara normal. Resiko kegagalan implementasi dengan cara ini relatif kecil, namun demikian diperlukan interface sementara antara sistem yang lama dengan sistem yang baru. Pembuatan interface sementara ini akan sangat menyita waktu dan biaya walaupun tidak memberikan kontribusi pada kualitas hasil akhir sehingga total throughput time proyek akan menjadi lebih panjang, sebelum mengadopsi pendekatan ini, keseluruhan konsep mengenai proses bisnis harus sudah dimiliki karena hal ini akan sangat diperlukan untuk menghindari kesulitan pada saat implementasi. Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh pendekatan implementasi dengan cara Step by Step ini adalah sebagai berikut: 1) Kompleksitas dari koordinasi, pengendalian, dan pengorganisasian proyek dan sumber daya akan dapat dikurangi. 2) Jumlah sumber daya manusia untuk tim proyek dan user community yang diperlukan akan minimal. Hal ini akan memungkinkan perusahaan dengan skala sedang dapat mengimplementasikan proyek yang besar. 3) Kualitas proyek membaik secara konstan karena anggota tim proyek akan memperoleh tambahan pengetahuan dan keahlian dari setiap tahapan proyek yang berhasil diimplementasikan. 4) Memungkinkan dilakukan konsultasi internal bagi proyek-proyek selanjutnya berdasarkan pengalaman yang diperoleh dari tahapan-tahapan proyek yang telah dilakukan sebelumnya. 5) Personil yang terlibat dalam kegiatan impelementasi mendapat cukup waktu untuk melakukan adaptasi terhadap perubahan yang terjadi karena perubahan berlangsung secara bertahap dan lebih terstruktur. 6) Biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak terlalu membebani perusahaan karena dikeluarkan secara bertahap dalam jangka waktu yang lebih lama. 7) Perubahan dalam organisasi dapat dipertimbangkan selama tahapan implementasi perangkat lunak berlangsung. 8) Fungsionalitas perangkat lunak dapat diverifikasi sehingga model implementasi dapat ditentukan. Fungsi-fungsi yang belum ada kemungkinan dapat tersedia pada versi perubahan perangkat lunak tersebut.
6 Beberapa kekurangan yang dimiliki oleh pendekatan implementasi dengan cara Step by Step ini adalah sebagai berikut: 1) Throughput time dari proyek menjadi lebih panjang. 2) Interfaces perlu dikastemisasi dan diprogram ulang demi terpeliharanya data transfer bagi stream-stream yang sedang dijalankan perlu disesuaikan dengan stream yang akan diimplementasikan. 3) Dikhawatirkan terjadi penurunan motivasi anggota tim proyek karena waktu implementasi proyek yang relative lama. 4) Manfaat dari integrasi perangkat lunak hanya dapat digunakan secara bertahap sampai dengan keseluruhan implementasi berhasil dilakukan. 5) Proses yang telah diimplementasikan pada tahap sebelumnya kemungkinan besar perlu didesain ulang karena ada komponen-komponen sistem yang ditambahkan. 6) Kastemisasi mungkin belum dapat di-set secara optimal karena komponen integrasi belum seluruhnya diimplementasikan. c) Roll Out Approach Karakteristik dari pendekatan ini diawali dengan pembuatan model implementasi pada salah satu site implementasi. Keberhasilan implementasi pada site tersebut selanjutnya di-roll out pada site lainnya, aktivitas roll out tersebut mungkin dilakukan secara big bang maupun step by step. Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh pendekatan implementasi dengan cara roll out adalah sebagai berikut: 1) Anggota tim proyek memperoleh pengalaman dari pembuatan implementasi model. 2) Biaya yang dapat dipertahankan tetap rendah karena hanya sumber daya yang diperlukan saja yang akan digunakan. 3) Resiko kegagalan dapat diminimalkan karena sebagian besar masalah telah dapat dipecahkan pada saat pembuatan model implementasi. 4) Adanya keseragaman pada seluruh site implementasi. 5) Meningkatkan rasa saling pengertian antara sesama site implementasi. Beberapa kekurangan dari pendekatan implementasi dengan cara roll out ini adalah sebagai berikut: 1) Kustomisasi yang dibuat harus juga mempertimbangkan standar perusahaan pada implementasi berikutnya. 2) Proses spesifik pada beberapa site kemungkinan terabaikan. System Application Product (SAP) System Application Product (SAP) merupakan sistem software ERP yang di dalamnya terintegrasi proses-proses bisnis seperti bagian production, material, warehouse, human resources, sales and distribution, finance dan lain-lain. SAP diproduksi oleh perusahaan SAP AG yang merupakan perusahaan software terbesar di eropa dan secara keseluruhan pemasok software independen terbesar keempat di dunia dengan visi perusahaan “our vision for companies of all sizes to become best run business”. Diawali dari SAP R/2 yang merupakan kerangka dasar ERP, sedangkan R/3 adalah suatu sistem server dengan database terintegrasi dan aplikasi modul yang telah diganti. SAP R/3 membawahi TCP/IP dan systems network architecture (SNA) communication protocols. SAP mengembangkan R/3 dengan bahasa generasi keempat (4GL) bernama ABAP P/4 yang merupakan kunci dari perkembangan workbench SAP ABAP P/4. Sistem SAP merupakan konsep yang menaungi strategi SAP untuk memberi kesempatan kepada pengguna untuk bekerja dengan web jangkauan seluruh dunia sekaligus merupakan merk software versi R/3 mereka. Dasar dari implementasi SAP adalah SAP R/3. Pengaplikasian R/3 dapat diperluas sesuai kebutuhan misalnya dalam keuangan, supply chain management, e-procurement, dan travel management.
7 Tujuan dari diterapkan SAP pada perusahaan-perusahaan adalah mendapatkan proses bisnis yang terintegrasi yang menjadi dasar untuk peningkatan bisnis di masa depan untuk mendapatkan informasi secara akurat, sehingga management dapat segera mengambil tindakan secepat mungkin sesuai dengan isu bisnis yang berkembang. Berikutnya, siap melakukan koreksi secara langsung apabila terjadi tindakan yang salah sebelum terlambat. Penjelasan ringkas stream-stream aplikasi di dalam SAP R/3, yaitu: 1. Financial Accounting (FI) Software bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi internal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya. 2. Controlling (CO) Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional : 1. Pengendalian capital investment 2. Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran 3. Pengendalian pendanaan terhadap procurement, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area 4. Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan 3. Treasury (TR) Modul treasury berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forcasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan. IFS Sales & Support™ merupakan bagian terpenting dalam setiap solusi customer relationship management (CRM), komponen ini akan mengelola mata rantai interaksi dengan customer dari sejak terjadinya transaksi penjualan sampai dengan tahapan pemberian pelayanan dan dukungan kepada customer, dengan mengintegrasikan semua informasi penting tentang customer, akam menyebabkan informasi bisnis dapat diakses oleh seluruh pihak yang terlibat sehingga akan lebih mempercepat dan mempermudah penanganan. 4. Sales and Distribution (SD) Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada para pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang. 5. MM – Material Management Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis. 6. PP-Production Planning Produk PP ini didasarkan pada pendekatan klasik Materials Requirement Planning (MRP II), dan dengan demikian menjalankan fungsi yang serupa dengan MRP II dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses delivery produk. 7. PM-Plant Maintenance Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan. 8. QM – Quality Management Modul QM terintegrasi dengan modul Production Planning. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO9000 series. 9. HCM - Human Capital Management Modul HCM berfungsi memudahkan pelaksanaan management yang efektif dan tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan. Fungsi yang tak kalah penting adalah melindungi data human capital dari pihak luar
8
Metode Penelitian Pendekatan Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah deskriptif kualitatif yaitu jenis penelitian yang menguraikan sifat-sifat dan keadaan yang sebenarnya dari objek penelitian. Di dalam penelitian ini terdapat upaya mendeskripsikan, mencatat dan menginterpretasikan kondisikondisi yang sekarang terjadi. Dengan kata lain penelitian ini bertujuan memperoleh informasi mengenai keadaan saat ini. Objek Penelitian Yang menjadi objek penelitian ini adalah PT Pupuk Indonesia Holding Company (Persero) yang beralamat di Jl Tanjung Duren no 7, Kemanggisan Jakarta. Yang menjadi alasan dilakukan penelitian di tempat yang dimaksud adalah karena ada kesesuaian dengan permasalahan yang dihadapi. Jenis dan Sumber Data Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari data primer dan data sekunder. 1. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari objek penelitian yang dalam hal ini PT Pupuk Indonesia Holding Company (Persero) secara langsung melalui keterlibatan langsung penulis dalam projek ini. Penulis menjadi tim dedicated yang menjadi pendamping sekaligus mensupervisi kerja konsultan untuk enhancement integrasi dengan perbankan. Penulis terlibat dalam semua tahapan dalam implementasi SAP R/3 ini. 2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan terdokumentasikan di perusahaan, seperti struktur organisasi, flowchart proses SAP R/3 dan data-data lainnya yang berhubungan dengan masalah penelitian tersebut. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung terhadap dokumen dan aktivitas yang berhubungan langsung dengan objek penelitian. Observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikologis. Dua di antara yang penting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan. 2. Wawancara dengan metode snow ball, yaitu melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan pihak yang sangat mengerti dengan objek penelitian. Pihak yang akan diwawancara yaitu dari pihak PIHC, konsultan dan juga dari bank yang bekerja sama. 3. Studi literatur, yaitu mengumpulkan data-data dengan cara membaca dan mempelajari teoriteori dan literatur-literatur yang berkaitan dengan penerapan SAP R/3 dalam menghasilkan informasi akuntansi. Metode Analisis Data Dalam penelitian ini, metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu metode analisis data yang datanya dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan, dan dianalisis sehingga dperoleh informasi yang jelas mengenai masalah yang dihadapi untuk mendapatkan pemecahan yang tepat bagi perusahaan. Pembahasan
Menurut Shields (2001), untuk dapat mencapai tujuan implementasi dalam kerangka waktu yang telah ditetapkan dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan, maka penyusunan tahapan dan langkah-langkah implementasi harus lebih ditekankan pada kebutuhan bisnis perusahaan. Hal ini karena implementasi sistem aplikasi baru seperti SAP pada dasarnya bukan sekedar implementasi dari sistem aplikasi standard yang dimiliki oleh vendor penyedia aplikasi SAP tetapi juga membutuhkan beberapa perubahan proses bisnis maupun aktivitas di dalam pelaksanaannya untuk menjamin agar sistem aplikasi tersebut tetap dapat berjalan dengan baik. Dalam beberapa hal tertentu, perubahan yang terjadi bahkan sangat mendasar.
9 Selain itu, proyek implementasi tidak akan memberikan nilai tambah sesuai dengan yang dikehendaki apabila sistem aplikasi baru hanya diimplementasikan dengan cara pengulangan(replikasi) sistem dan proses bisnis yang telah ada saat ini. Oleh karena itu, penyusunan tahapan dan langkah-langkah implementasi perlu dilakukan dengan cermat dan teliti. Penyusunan tahapan dan langkah-langkah implementasi ini dilakukan dengan memperhatikan rumusan proses bisnis, kebutuhan sistem informasi, dan hasil pemetaan fungsionalitas komponen dalam modul Financial Accounting yang telah dilakukan sebelumnya. Pembahasan Sistem yang akan diimplementasikan Pupuk Indonesia Holding Company khususnya di stream Financial Accounting (FI) memiliki kebijakan dan prosedur dalam menjalankan sistem terkomputerisasi SAP R/3. Kebijakan dan prosedur tersebut disesuaikan pada tiap-tiap anak perusahaan di bawah pengawasan Direktur Keuangan. Di FI ditentukan kebijakan untuk akses login, mapping dan otorisasi pemakaian sistem SAP R/3 tersebut. Sudah terdapat pembagian fungsi khusus secara jelas dalam menjalankan sistem komputerisasi SAP R/3 pada modul FI. Terdapat tiga tahapan dalam memasukkan data ke dalam SAP R/3. Tahap pertama disebut parking atau save complete. Parking adalah tahapan data-data akuntansi diinputkan oleh pihak dengan otorisasi paling bawah di FI. Tahap kedua adalah posting yang dilakukan oleh posisi di atas otorisasi parking atau CRT. Tahap ketiga adalah review data akuntansi yang dipegang langsung oleh kepala bagian atau manager accounting. Entry data transaksi dilakukan dengan cara input data langsung melalui transaction code atau yang sering disebut T-Code. T-Code yang dipakai bisa standar SAP atau juga T-Code yang merupakan enhancement dari fitur standar SAP. Untuk mempermudah proses transfer knowledge dari konsultan ke tiap-tiap anak perusahaan dibuat tim pendamping yang disebut dedicated team. Informasi akuntansi yang dihasilkan melalui SAP dapat dihasilkan melalui modul General Ledgernya. Informasi akuntansi dari sub modul Material Management, Account Receivable, Account Payable akan dikumpulkan pada modul General Ledger yang kemudian akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan keuangan. Laporan keuangan dapat langsung dihasilkan dengan T-Code Laporan Keuangan. Sub modul General Ledger pada SAP R/3 mempunyai kemampuan untuk menghasilkan informasi akuntansi dalam mengambil keputusan untuk keperluan prediksi hasil di masa depan dan secara akurat menggambarkan aktivitas keuangan perusahaan. Informasi akuntansi yang dihasilkan oleh SAP R/3 juga dapat diverifikasi oleh pihak-pihak independen atau auditor dan juga dapat diandalkan dan akurat, ini terlihat dari pengawasan dan otorisasi dalam mengakses sistem SAP R/3. Pada direktorat keuangan PIHC group setiap tingkatan jabatan memiliki batasan atau matrix dalam mengakses sistem SAP R/3. Kriteria Implementasi ERP di PT Petrokimia Gresik 1. Latar Belakang Implementasi ERP Tahun 2011 merupakan awal pelaksanaan restrukturisasi Holding PT Pupuk Indonesia (Persero). Dengan menerapkan pola koordinasi strategis Holding yang baru maka peningkatan sinergi, efisiensi dan produktivitas seluruh perusahaan Anggota Holding mampu memberikan kontribusi yang signifikan. (Ir. Arifin Tasrif - Direktur Utama). Dari penelitian pendahuluan diperoleh informasi bahwa pada awalnya seluruh anggota holding memiliki sistem masing-masing dengan proses bisnis yang berbeda-beda. Dengan adanya PIHC dibuat rencana agar seluruh proses bisnis seluruh anak perusahaan menjadi standar dan sama. Hal ini dimaksudkan agar proses konsolidasi menjadi lebih mudah. Diketahui bahwa di masing-massing anak perusahaan sudah memakai ERP sistem akuntansi masing-masing yaitu : 1. PT. Petrokimia Gresik : IFS 2. PT. Pupuk Kujang Cikampek : IFS 3. PT. Pupuk Kalimantan Timur : Protean 4. PT. Pupuk Sriwidjaya Palembang : IFS
10 5. PT. Pupuk Iskandar Muda
: Sistem Lokal
Masing-masing anak perusahaan tersebut memiliki server di masing-masing site tidak menjadi satu atau terpusat. Sehingga proses konsolidasi menjadi manual dan rawan terjadi kesalahan. Biaya implementasi dan maintenance juga menjadi mahal karena masing-masing anak perusahaan memiliki infrastruktur sendiri-sendiri. Dari kelima anak perusahaan itu yang sudah memiliki sistem terintegrasi secara host to host dengan perbankan untuk incoming payment adalah : 1. PT. Petrokimia Gresik 2. PT. Pupuk Kalim 3. PT. Pupuk Sriwidjaya Palembang Sistem host to host yang dimiliki ketiga anak perusahaan itu berbeda-beda proses bisnisnya sehingga saat akan dilakukan implementasi SAP R/3 dengan server terpusat harus disamakan dulu proses bisnisnya. Untuk itu harus dilakukan business process reengineering untuk menyamakan semua proses bisnis yang ada. Selain sistem host to host standar dengan perbankan, khusus untuk PT Petrokimia Gresik memiliki sistem penyaluran kredit kepada customernya yang terintegrasi dengan sistem perbankan yaitu Distributor Financing. Distributor Financing ini mempermudah perusahaan dari yang mengelola kredit sendiri menjadi pengelolaan kredit oleh perbankan. Semua proses mulai dari penerbitan Sales Order, Down Payment, dan disbursement pada tanggal due date yang telah disepakati otomatis dari bank. Dengan sistem Distributor Financing saat customer membeli secara online kepada perusahaan maka customer akan diberi fasilitas kredit 0 (nol) persen sampai dengan tiga puluh hari. Dengan kata lain Distributor Financing ini mirip dengan kartu kredit khusus untuk pembelian pupuk. Setelah tanggal ke tiga puluh, dan distributor belum melunasi tagihan ke PT Petrokimia Gresik, maka bank akan otomatis melakukan disbursement atau pelunasan ke rekening PT Petrokimia Gresik secara otomatis. Dengan demikian urusan penagihan kredit sudah beralih menjadi pekerjaan perbankan dengan bunga yang lebih ringan dari pada bunga Kredit Modal Kerja. Dari sisi perusahaan proses menjadi efektif dan efisien. Selain pekerjaan penagihan sudah tidak ada, cash flow dari perusahaan juga menjadi lebih baik. 2. Persiapan Implementasi Untuk menyiapkan implementasi ERP dilakukan beberapa persiapan berikut: a. Membentuk tim proyek ERP. Saat awal menjalankan proyek implementasi ERP pertama yang harus dibentuk adalah struktur tim proyek itu. Proyek ini memiliki struktur sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.
Project Manager Wakil Project Manager Project Manager Officer Tim Dedicated
b. Melakukan Business Process Reengineering (BPR) Untuk menyamakan seluruh proses bisnis yang berbeda-beda di masing-masing anak perusahaan terutama modul financial accounting maka perlu dilakukan business Reengineering. Tahapan ini dilaksanakan selama satu bulan di kantor PIHC jakarta. Seluruh perwakilan anak perusahaan yang sudah benar-benar memahami proses bisnis masingmasing stream hadir untuk menyampaikan proses bisnis masing-masing dengan didampingi oleh Quality Assurance dari Ernst n Young. Untuk modul Financial Accounting seluruh staf dari Departemen Akuntansi dan Departemen Keuangan hadir dalam BPR ini.
11 Dalam BPR ini akan dicari best practice dari proses bisnis masing-masing. Ada beberapa teknologi yang memang harus dipertahankan seperti host to host dan distributor financing. Sistem ini dipertahankan karena memang terbukti menjadi business enabler dari masing-masing perusahaan yang sudah mengimplementasikan. Selain itu ada beberapa proses bisnis yang harus mengikuti best practice karena memang dianggap lebih sesuai untuk perusahaan manufaktur. Contoh yang harus mengikuti best practice adalah proses billing atau invoice dilakukan setelah DO terbit dari gudang. Maka tiap-tiap gudang harus dapat mengakses sistem web gudang yang terintegrasi dengan sistem ERP pusat dan web commmerce yang terintegrasi dengan perbankan. Untuk akun, jurnal dan cost center dibahas khusus agar bisa disamakan untuk seluruh anggota holding. c. Melakukan proses tender sistem ERP Proses tender dilakukan secara terbuka untuk mendapatkan sistem Enterprise Resource Planning terbaik. Tidak kalah penting juga dicari implementator yang mampu dan berpengalaman mengimplementasikan ERP dengan baik di perusahaan-perusahaan yang memiliki kapasitas dan tingkat kerumitan yang sama dengan PIHC group. Awalnya ada tiga empat sistem ERP yang dilakukan beauty contest yaitu : 1. SAP R/3 2. Oracle Business 3. JD Edward 4. IFS Setelah beauty contest memang disimpulkan bahwa SAP R/3 memang menjadi sistem ERP yang terbaik yang ada saat ini. Kemampuan dan kompleksitas dari solusi yang ditawarkan SAP R/3 mengungguli tiga sistem lainnya. Penulis tidak akan membahas proses tender secara detil. d. Melakukan fit n gap antara hasil BPR dengan sistem SAP R/3 Setelah pemenang sistem diumumkan langkah berikutnya adalah melakukan fit n gap. Hal ini perlu dilakukan karena saat pembuatan blue print dari BPR kita belum memutuskan akan menggunakan sistem ERP yang akan dipakai. Dengan fit n gap akan diketahui apa saja yang memang langsung bisa diakomodir oleh SAP R/3 dan mana saja yang harus dilakukan proses enhancement. Proses fit n gap ini dilakukan selama tiga minggu di PIHC learning center yang berlokasi di cikampek. Tepatnya di wilayah pabrik pupuk PT Pupuk Kujang Cikampek. Seluruh perwakilan yang terlibat dalam proses penyusunan blue print BPR hadir dalam tahapan fit n gap ini. Hal ini dimaksudkan agar peserta yang hadir langsung mengerti dengan blue print hasil dari BPR sehingga proses pembahasan fit n gap berjalan cepat. Dalam proses fit n gap ini diketahui bahwa sistem host to host dan juga Distributor Financing belum bisa diakomodir oleh standar SAP R/3 sehingga harus dilakukan proses enhancement. Jika ada enhancement dari SAP R/3 standar harus dibatasi sejumlah 350 enhancement. Jika lebih dari itu PIHC group harus membayar untuk kelebihan enhancement per main days nya. Dalam fit n gap ini dilakukan beberapa perubahan pada blue print hasil dari BPR agar fit dengan sistem SAP R/3. Proses perubahan blue print ini tidak mudah karena harus meminta persetujuan dari Direktur Keuangan PIHC yang bertanggung jawab terhadap stream Financial Accounting. Hasil dari fit n gap yang memerlukan enhancement akan diajukan kepada Dirkeu PIHC di jakarta. Hasil dari rapat dengan Dirkeu PIHC diputuskan bahwa sistem host to host dan Distributor Financing akan diimplementasikan dalam SAP R/3 sehingga sistem ini akan otomatis terintegrasi dengan perbankan. Kelebihan dari sistem ini terutama adalah otomatisasi rekonsiliasi dengan rekening bank sehingga setiap transaksi di rekening mampu ditelusur dengan mudah. Dengan Distributor Financing perusahaan tidak perlu lagi memantau aging piutang kepada distributor dan melakukan penagihan karena semuanya sudah dilakukan oleh perbankan.
12 e. Melakukan konfigurasi dan enhancement sistem SAP R/3 Setelah semua hasil fit n gap stream financial accounting disetujui oleh Dirkeu PIHC maka langkah selanjutnya adalah melakukan pekerjaan enhancement pada sistem dan melakukan konfigurasi agar sistem tidak menemui kendala saat dilakukan implementasi. Konfigurasi yang dilakukan memerlukan master data dari masing-masing anak perusahaan. Master data sangat penting dalam tahapan proses ini karena jika konfigurasi master data salah maka output dari sistem nanti juga akan salah atau kita biasa mengenal istilah garbage in garbage out, gold in gold out. Proses pengumpulan master data ini memerlukan waktu yang cukup lama karena perlu ada filtering agar cost center, account, data vendor dan data lainnya tidak terinput ganda pada sistem. Untuk integrasi sistem dengan sistem perbankan dilakukan enhancement dengan teknologi WSDL untuk host to host dan JSON untuk distributor financing. Awalnya teknologi yang diajukan adalah JSON untuk kedua enhancement tetapi karena sistem di perbankan sudah sangat stabil di WSDL maka PIHC harus mengikuti menggunakan WSDL untuk host to host dengan perbankan. Untuk distributor financing sistem di perbankan sudah stabil dengan JSON dan PIHC juga menyesuaikan dengan teknologi yang ada. Tahapan yang dibuat untuk pembayaran pupuk secara tunai melalui host to host : 1. Melakukan penebusan pupuk melalui web commerce dan memilih metode pembayaran tunai 2. Secara background sistem di SAP akan membuat no SO dan kode bayar. 3. Distributor akan melakukan pembayaran melalui channel perbankan (internet banking, ATM atau teller) 4. Sistem perbankan mengambil kode bayar dari server PIHC melalui teknologi host to host. 5. Setelah terbayar background system SAP akan merelease blokir untuk dapat release DO 6. DO direlease di gudang dengan sistem web gudang saat distributor mengambil pupuk di gudang penyangga di daerah 7. Billing didownload dari SAP dan diupload ke sistem e-faktur dari dirjen pajak. Tahapan pembayaran pupuk secara kerdit dengan menggunakan fasilitas distributor financing : 1. Melakukan penebusan pupuk melalui web commerce dan memilih metode pembayaran kredit 2. Secara background sistem di SAP akan membuat no SO dan kode bayar untuk uang muka. 3. Distributor akan melakukan pembayaran melalui channel perbankan (internet banking, ATM atau teller) 4. Sistem perbankan mengambil kode bayar uang muka dari server PIHC melalui teknologi host to host. 5. Setelah terbayar background system SAP akan merelease blokir untuk dapat release DO 6. DO direlease di gudang dengan sistem web gudang saat distributor mengambil pupuk di gudang penyangga di daerah 7. 30 (tiga puluh) setelah tanggal terbitnya SO apabila belum ada pelunasan dari distributor maka sistem menerima disbursement/pelunasan pembayaran dari bank 8. Distributor bisa melunasi sisa pembayaran dengan membuka cash management dari bank. Pembayaran akan otomatis mengurangi outstanding menaikkan plafon pinjaman dari bank. 9. Billing didownload dari SAP dan diupload ke sistem e-faktur dari dirjen pajak. Untuk tahapan penggunaan channel internel banking bisa dilihat di tahapan berikut ini :
13 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pilih Bayar Pilih Multipayment Pilih Penyedia Jasa Masukkan kode pembayaran Klik tagihan yang akan dibayar Lakukan pembayaran Print Bukti bayar dari internet banking
f. Melakukan konfigurasi role pada sistem SAP R/3 Setelah konfigurasi master data dilakukan, selanjutnya dilakukan konfigurasi role untuk masing-masing jabatan di SAP R/3. Role menurut Ernst n Young disesuaikan dengan tingkat jabatan untuk melakukan parking, posting atau view dokumen. Untuk detail masingmasing role sebagai berikut : 1. Create 2. Posting 3. Viewer 4. Edit 5. Report Viewer Role testing dilakukan seluruh submodul seperti AR, AP, dl dengan menampilkan role, T-code, dan hasil screenshot dari pengujian. Contoh untuk role testing dapat dilihat di gambar berikut :
Gambar 10. Role Testing g. Melakukan Key User Test sistem SAP R/3 Saat semua konfigurasi dirasa sudah pas dengan kebutuhan perusahaan dilakuan proses Key User Test yang dihadiri oleh perwakilan departemen akuntansi dan keuangan masing-masing anak perusahaan yang kemudian disebut sebagai Key user. Tugas dari key user ini adalah memahami SAP dan kemudian mentransfer kemampuan SAP R/3 di unit kerja asalnya.
14 Key user ini dilaksanakan selama dua minggu dengan menyewa tempat di Telkom Learning University, Geger Kalong Hilir Bandung. Tempat itu disewa karena infrastrukturnya lengkap untuk training SAP dengan jumlah peserta yang mencapai ratusan orang. Dalam KUT ini semua T-Code standar SAP diajarkan oleh konsultan kepada key user. Dalam training ini key user stream FI masih belajar menggunakan SAP standar tanpa banyak mengajukan pertanyaan yang berkaitan dengan proses sehari-hari di unit kerja akuntansi keuangan di masing-masing perusahaan. Di malam hari juga dilakukan presentasi untuk sistem integration test (SIT). Sistem integration test ini adalah transaksi yang terjadi berkaitan antar beberapa stream yang berbeda di SAP. Contoh adalah SIT untuk penjualan pupuk subsidi secara tunai yang melibatkan modul MM, SD dan FI. h. Melakukan User Acceptance Test sistem SAP R/3 Saat semua kebutuhan master data sudah mendekati seratus dilakuan proses User Acceptance Test yang dihadiri oleh Key user. Tugas dari key user pada UAT ini adalah memahami proses setiap hari di unit kerjanya jika harus diganti dengan SAP R/3. Saat UAT ini para key user sudah membawa berkas-berkas form dari kantornya masing-masing. UAT ini dilaksanakan selama tiga minggu dengan menyewa tempat di Telkom Learning University, Geger Kalong Hilir Bandung. Tempat itu disewa karena infrastrukturnya lengkap untuk training SAP dengan jumlah peserta yang mencapai ratusan orang. Dalam UAT ini semua T-Code standar SAP harus dicoba oleh peserta dengan datadata transaksi yang sama dengan transaksi di masing-masing perusahaan. Tiap-tiap key user mendapat script yang harus dicoba dan jika berhasil harus melakukan sign off dari UAT yang menyatakan bahwa sistem telah diterima. i. Melakukan pemasangan infrastruktur Selain persiapan proses bisnis sistem SAP R/3, juga dilakukan pemasangan server di lokasi colocation. Colocation dipilih karena bisa menjamin kehandalan sistem untuk harus menyala 24 jam tanpa terganggu. Colocation adalah menitipkan server ke tempat data center dengan jaringan VPN ke masing-masing perusahaan. Data center yang dipilih adalah Telkom Sigma Data Center. Syarat dari data center yang dipilih adalah sudah memiliki sertifikasi tier 4 untuk infrastruktur data center. Telkom Sigma Data Center berlokasi di Sentul Bogor. Lokasi dari data center harus jauh dari keramaian dan memiliki fasilitas keamanan yang berlapis agar tidak terjadi kehilangan data.
15
WC OM M
1 2
7
1
6
Server PIHC
Host To Host Server Sebagai jembatan pihak bank dengan PIHC
3 1 0
5
4
8 channel
PT PETROKIMIA GRESIK Suburkan negeri, sejahterakan petani ...
9 Kantor Pusat/Data Center Bank
Gambar 11. Arsitektur Infrastruktur j. Melakukan User Acceptance Test dengan perbankan Setelah infrastruktur colocation siap dilakukan UAT dengan sistem perbankan baik untuk host to host maupun Distributor Financing. Tiap-tiap fasilitas channel perbankan ditest apa sudah bisa terintegrasi dengan SAP R/3. Channel-channel itu adalah : 1. ATM 2. Teller 3. Internet Banking Channel-channel tersebut berfungsi sesuai dengan besaran nilai transaksi. Misal untuk transaksi kecil bisa menggunakan ATM dan Internet Banking. Sedangkan untuk transaksi besar bisa dilakukan dengan datang ke teller. k. Melakukan sosialisasi kepada seluruh distributor dan pegawai gudang Mengingat sistem ini nantinya online untuk penebusan dan penerbitan DO maka sosialisasi ke para distributor yang ada di seluruh kabupaten di Indonesia wajib dilakukan. Diharapkan saat go live SAP para distributor bisa beradaptasi menggunakan sistem yang baru terutama bagi distributor yang belum pernah menggunakan sistem penebusan online seperti distributor PKC dan PIM.
16 3. Melakukan go live Dalam go live ini telah disepakati menggunakan metode cut off tidak menggunakan metode parallel run. Go live akan dibagi menjadi tiga fase, yaitu a. Fase I Dalam fase satu ini diimplementasikan SAP R/3 di tiga perusahaan. Ketiga perusahaan itu adalah PIHC, PT Pupuk Kujang Cikampek, dan PT Pupuk Kalimantan Timur. b. Fase II Dalam fase dua ini diimplementasikan SAP R/3 di tiga perusahaan. Ketiga perusahaan itu adalah PT Petrokimia Gresik, PT Pupuk Sriwidjaya Palembang, dan PT Pupuk Iskandar Muda. c. Fase III Dalam fase satu ini diimplementasikan SAP R/3 di dua perusahaan. Kedua perusahaan itu adalah Mega Eltra dan Rekayasa Industri Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan analisi yang dilakukan dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1.
2. 3.
Agar SAP R/2 Modul Accounting dapat terimplementasi dengan baik harus dilakukan tahapantahapan yang sesuai dengan pedoman implementasi SAP dengan disesuaikan dengan kondisi dari internal di anggota holding PIHC. Integrasi sistem dengan sistem perbankan dilakukan enhancement dengan teknologi WSDL untuk host to host Integrasi sistem dengan sistem perbankan dilakukan enhancement dengan teknologi JSON untuk distributor financing.
Saran Berdasarkan hasil kajian dan analisa yang dilakukan, maka penulis merekomendasikan beberapa saran yang dapat dipertimbangkan untuk ditindaklanjuti sebagai berikut: 1.
2.
3.
Agar implementasi berjalan lancar agar, melihat banyaknya prosedur yang disederhanakan di SAP ini disarankan agar tim Manajemen perubahan (change management) segera membuat prosedur-prosedur baru yang sesuai dengan sistem SAP. Untuk membuat sistem host to host dan Distributor Financing lancar di level distributor agar dilakukan sosialisasi yang lebih lama dan dibuat helpdesk untuk menerima telepon pertanyaan dari customer. Tahapan-tahapan dalam implementasi agar benar-benar dilaksanakan dan varian-varian dalam User Acceptance Test agar benar-benar dapat diselesaikan sebelum go live agar tidak menimbulkan kesulitan dalam operassional perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA Abrian, Teddy M.Y., (1998), “Analisis dan Perancangan Penerapan Internet di PT Caltex Pasific Indonesia”, Thesis Magister, Program Studi MMBAT – ITB, Bandung. Andrianus Pohan, Hendra O. Wijayanto, 2005, “Genjot Pertumbuhan dengan ERP”, Marketing, 08/5/Agustus, 16-17. A. Hall, James, 2003, Accounting Information System, Edisi Kedua, Terjemahan. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Boynton, W. C., Johnson, R. N., dan Kell,. W. G. 2003. Modern Auditing. Edisi Ketujuh. Terjemahan. Jakarta: Penerbit Erlangga.
17 Budi, Chandra. 2003. Pelaksanaa Sistem MP3 di KPP. Berita Pajak. No. 1504/ Tahun XXXV (Desember) : 34-35. Curran, Thomas & Keller, Gerhard, (1998), “SAP® R/3® Business Blueprint, Understanding the Business Process Reference Model”, Prentice-Hall, Inc., New Jersey – USA. El Sawi, Omar A, (2001), “Redesingn Enterprise Processes for e-Bussiness – International Edition 2003™ e-Learning”, McGraw-Hill Book Co, Singapore. Hartono, Jogiyanto. 2003. “Sistem Teknologi Informasi, Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan”, Edisi Pertama. Jogjakarta: Andi. H. Sarmanu MS, 2006. “Metodologi Penelitian Kualitatif”. Surabaya, Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Universitas Airlangga. Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. 2002. “Sistem Informasi Manajemen”, Edisi Revisi. Jogjakarta: Unit Penerbit dan Percetakan YKPN. Jogianto, 2005, “Sistem Informasi Strategik”. Edisi 2 Yogyakarta: BPFE. Irma Indriaty, 2003, “Menghindari Kegagalan Penerapan ERP”, Jakarta, Edisi Juli 2003, http://www.ebizzasia.com/0109-2003/q&a,0109-2.htm, (diakses 23 Pebruari 2006) Kotwica, Kathleen, (2003), “Enterprise Resource Planning” CIO Magazine”, June 2003 edition, http://www.cio.com/summaries/enterprise/erp/index.html, (diakses 1 Agustus 2003) Made Sudarma, (2006), “Tinjauan Kritis Paradigma Positivisme Dalam Penelitian”, Malang, Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya. Mukhtar, Ali Masjono. 1999. “Audit Sistem Informasi”. Edisi Pertama. Jakarta: Rineka Cipta. Nah, Fiona Fui-Hoon and Lau, Janet Lee-Shang, (2001), “Critical factor for successful implementation of enterprise sistem”, Business Process Management Journal, Vol. 7 No. 3, pp. 285-295. Norris, Grant, [et.al]., (2000), “E-Bussiness and ERP: Transforming the enterprise”, John Wiley & Sons, Inc. New York – USA. O’brien, James. 1998. “Introduction to Information Sistem: An Internet Worked Enterprise Perspectif”. Second Alternate Edition. New York: Irwin/McGraw Hill. Oktoyadi, 2003, Web ERP, “Sebuah Peluang yang Perlu Diwujudkan”, Litbang Quantum ECommerce College. O’Leary, Daniel E, (2000), “Enterprise resource planning sistems: sistem, life cycle, electronic commerce, and risk”, Cambridge University Press, New York – USA. PT Petrokimia Gresik, (2003), Pedoman Kompetensi Inti, Gresik Scott, George M. 2002. “Principles of Management Information Sistem”. Edisi Pertama. Terjemahan. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Shields, Murrel G., (2001), “E-business and ERP: rapid implementation and project planning”, John Wiley & Sons, Inc., New York – USA. Sheikh, Khalid, (2002), “Accounting Resource Planning (MRP II) with introduction to ERP, SCM, and CRM”, International Edition. 2002, McGraw-Hill Higher Education, Singapore.
18 S. Nugroho Christijanto, (2004), “Implementation Enterprise Resource Planning IFS Application 2003™ di PT Petrokimia Gresik (Studi Kasus Implementasi Modul IFS Manufacuring”, Magister Manajemen Bisnis dan Administrasi Teknologi, Program Pasca Sarjana, Institut Teknologi Bandung. Sumiyati, (2007), “Implementation Enterprise Resource Planning IFS Application 2003™ di PT Petrokimia Gresik (Studi Kasus Implementasi Modul IFS Accounting”, Magister Akuntansi, Program Pasca Sarjana, Universitas Pembangunan Nasional. Yin, Robert K. 2003. “Studi Kasus dan Metode”, Edisi Revisi. Terjemahan. Jakarta. PT. Raja Grafindo Persada http://www.sap.com/customer-testimonials/a-z.html http://www.sap.com/customer-testimonials/telecommunications/axiata.html https://ardhian.wordpress.com/2011/05/11/list-perusahaan-pengguna-sap-di-indonesia-so-far/ https://sapbasic.wordpress.com/sap/ http://www.bankmandiri.co.id/article/corporate-corporate-collection.asp http://majalahdermaga.co.id/post/39/pengguna_jasa_antusias_sambut_sistem_pembayaran_host_to_h ost http://www.erpsoftware360.com/erp-software.htm http://www.forbes.com/sites/louiscolumbus/2013/05/12/2013-erp-market-share-update-sap-solidifiesmarket-leadership/
