IMPLEMENTASI METODE GAP ANALISIS PADA SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN UNTUK PENILAIAN KINERJA STAFF BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK STMIK PALCOMTECH PALEMBANG Nirwanda Rahmad Maulana Untung Saputra Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak STMIK PalComTech Palembang melakuakan penilaian kinerja staf BAAK untuk meningkatkan kualitas kinerja para pegawai serta untuk menberikan layanan yang memuaskan, Penilaian kinerja pegawai pada staff divisi Biro Administrasi Akademik (BAAK) STMIK PalComTech palembang dilakukan oleh kepala BAAK . Media penilaian yang di gunakan adalah Sasaran Kinerja Individu (SKI). SKI memiliki komponen penilaian berupa layanan mahasiswa, Administrasi dan dokumentasi surat, proses administrasi akademik, data akademik dan kemahasiswaan, serta kinerja individu setiap komponen memiliki bobot yang sudah ditentukan, saat ini pengolahan nilai kinerja untuk pengambilan keputusan yang di lakukan oleh kepala BAAK membutuhkan waktu yang relatif lama, laporan penilaian kinerja tidak di lakukan secara otomatis serta munculnya kesejangan nilai antara ekspektasi kepala BAAK dengan staf BAAK, Sistem pendukung keputusan dapat membantu dalam menentukan penilaian atas hasil kerja pegawai untuk tujuan peningkatan kualitas kerja dan pelayanan pegawai, Metode yang digunakan dalam sistem pendukung keputusan ini yaitu Groups Algorithm Programming ( GAP ) Analisis. Metode GAP Analisis merupakan sebuah metode untuk membandingkan kriteria-kriteria terhadap kriteria yang menjadi acuan agar ditemukan nilai dari masing-masing profil yang telah ada. Sistem pendukung keputusan yang di buat dapat menghasilkan laporan penilaian secara otomatis serta proses perangkingan karyawan yang di lakukan dapat lebih cepat. Kata Kunci : Groups Algorithm Programming, Penilaian Kinerja.
PENDAHULUAN Pegawai adalah orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga kerja lepas berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis. Para pegawai bertugas untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh imbalan yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan, atau ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja (Prastowo, 2011;132). Penilaian kinerja merupakan suatu faktor yang sangat penting bagi perencanaan karir pegawai dan juga untuk meremajakan suatu posisi jabatan agar diduduki oleh seseorang yang mempunyai kriteria-kriteria yang cocok untuk menempati suatu jabatan yang diusulkan, seringkali proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir pada perusahaan hanya didasarkan pada faktor tertentu saja, yaitu tingkat pendidikan, lamanya waktu bekerja dan golongan. Penilaian kinerja pegawai pada staff divisi Biro Administrasi Akademik (BAAK) STMIK PalComTech dilakukan oleh kepala BAAK dan atas persetujuan Pembantu Ketua 2 pada STMIK PalComTech palembang. Tahapan Penilaian kinerja yang pertama dilakukan oleh Kepala BAAK, setelah itu hasil dari penilaian diserahkan kepada Pembantu Ketua 2 untuk di sahkan. Penilaian dilakukan setiap bulan dan akan di akumulasikan total penilaian per tiga bulan.
1
Media penilaian yang digunakan adalah Sasaran Kinerja Individu (SKI). SKI memiliki komponen penilaian berupa layanan mahasiswa, Administrasi dan dokomentasi surat, proses administrasi akademik, data akademik dan kemahasiswaan, serta kinerja individu setiap komponen memiliki bobot yang sudah ditentukan. Proses Penilaian yang berlaku saat ini laporan penilaian kinerja tidak terjadi secara otomatis. Kepala BAAK memiliki ekspektasi terhadap para staff BAAK pada setiap indikator yang tertuang didalam SKI, namun pada kenyataannya tidak semua staff mampu mencapai ekspektasi yang diharapkan. gap (kesenjangan) terjadi apabila terdapat nilai beda antara ekspektasi Kepala BAAK terhadap staff BAAK dengan Nilai yang diperoleh staff pada saat pengisian SKI. GAP analisis dapat didefinisikan sebagai suatu metode atau alat yang digunakan untuk mengetahui tingkat kinerja suatu lembaga atau institusi. Dengan kata lain, GAP analisis merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengetahui kinerja dari suatu sistem yang sedang berjalan dengan sistem standar. Dalam kondisi umum, kinerja suatu institusi dapat tercermin dalam sistem operational maupun strategi yang digunakan oleh institusi tersebut (Muchsam, 2011;96). Sistem pendukung keputusan yang terkomputerisasi akan sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan untuk menentukan penilaian kinerja staff BAAK yang tertuang di dalam SKI. LANDASAN TEORI Sistem Pendukung Keputusan Menurut Kusrini (2007:15), Sistem Pendukung Keputusan merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi pemodelan, dan permanipulasian data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya di buat. Penilaian Kinerja Menurut Sulistiyani (2009), Pada Prinsipnya penilaian kinerja merupakan cara pengukuran kontribusi-kontribusi dari individu dalam instansi yang dulakukan terhadap organisasi Nilai penting dari penilaian kinerja adalah menyangkut penentuan tingkat kontribusi individu atau kinerja yang di ekspresikan dalam menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Pegawai Menurut Prastowo (2011:132), Pegawai adalah orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga kerja lepas berdasarkan perjanjjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis. Para pegawai bertugas untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh imbalan yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan, atau ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja. GAP Analisis Menurut Muchsam (2011:96), GAP analisis dapat didefinisikan sebagai suatu metode atau alat yang digunakan untuk mengetahui tingkat kinerja suatu lembaga atau institusi. Dengan kata lain, GAP analisis merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengetahui kinerja dari suatu sistem yang sedang berjalan dengan sistem standar. Dalam kondisi umum, kinerja suatu institusi dapat tercermin dalam sistem operational maupun strategi yang digunakan oleh institusi tersebut
2
Data Primer Menurut Hasan (2008:33), Data Primer adalah data yang di peroleh atau di kumpulkan oleh orang yang melakukan penelitian atau yang bersangkutan yang memerlukannya, Data primer tersebut juga data asli atau data baru. Data Sekunder Menurut Hasan (2008:33), Data sekunder adalah data yang di peroleh atau di kumpulkan dari sumber-sumber yang telah ada. Wawancara Menurut Sugiyono (2014:201) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila ingin melakukan studi pendahuluan untuk menentukan permasalahan yang harus diteliti. Observasi Menurut Sugiyono (2014:203) Observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikihologi. Dokumentasi Menurut Martono (2014:87), Dokumentasi merupakan sebuah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mengumpulkan berbagai dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian. Dokumen ini dapat berupa dokumen pemerintah, hasil penelitian, fotofoto atau gambar, buku harian, laporan keuangan, undang-undang, hasil karya seseorang, dan sebagainya. Studi Kepustakaan Menurut Sarwono (2010:34), studi pustaka ialah suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti dengan menelaah teori-teori, pendapat-pendapat, serta pokok-pokok pikiran yang terdapat dalam media cetak, khususnya buku-buku yang menunjang dan relevan dengan masalah yang dibahas dalam penelitian. Pengujian Black-Box Menurut Simarmata (2010:316) pengujian Black Box testing di lakukan untuk menemukan berbagai kesalahan (eror). HASIL DAN PEMBAHASAN Identifikasi Masalah Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka penulis mengidentifikasi masalah yang ada di Divisi BAAK STMIK PalComTech Palembang, dapat dilihat pada tabel 1 dibawah ini : Tabel 1. Identifikasi Masalah Masalah Penyebab Masalah Laporan Penilaian Kinerja tidak Tools yang digunakan belum terkoneksi dengan Database dilakukan secara otomatis Munculnya kesenjangan (GAP) Terdapat nilai beda antara nilai expektasi Kepala BAAK dengan nilai yang diperoleh karyawan
3
Identifikasi dan Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah yang telah ada pada Divisi BAAK STMIK PalComTech Palembang, maka penulis memberikan usulan pemecahan masalah yang dapat dilihat pada tabel 2 sebagai berikut : Tabel 2. Identifikasi dan Usulan Pemecahan Masalah Titik Keputusan Lokasi Untuk menghasilkan laporan Kepala BAAK penilaian secara otomatis dibutuhkan database Untuk mengatasi kesenjangan Kepala BAAK nilai, dapat digunakan Metode GAP. Permodelan Proses a. Diagram Konteks Alur proses sistem merupakan tahap awal untuk merancang semua proses dan aliran data yang terjadi pada sistem. Alur prosesnya dapat dilihat pada gambar 1 sebagai berikut :
Gambar 1. Diagram Konteks
b. Diagram Level 0 Diagram level nol adalah diagram yang menunjukan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar 2 di bawah ini :
4
Gambar 2. Diagram Level 0
Permodelan Data Model data adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam satu sistem yang dikembangkan. Berikut class diagram SPK Penilaian Kinerja Karyawan Divisi staf BAAK STMIK PalComTech Palembang pada gambar 3 dibawah ini :
5
Gambar 3. ERD (Entity Relationship Diagram)
HASIL PERANCANGAN Tampilan Form Login Form Input Login berfungsi untuk masuk menu utama. Terlebih dahulu user harus mengisi username dan password untuk dapat masuk kemenu utama. Adapun tampilan form input login dapat dilihat pada gambar 4 dibawah ini :
1.
Gambar 4. Tampilan Form Login
6
2.
Form Input Data Versi Form Input Data Versi berfungsi untuk mengolah data versi form ski yang akan di gunakan. Adapun tampilan Form Input Data versi dapat dilihat pada gambar 5 dibawah ini:
Gambar 5. Tampilan Form Login Tampilan Form Input Aspek Operasional dan Individu Form Input Data Aspek Operasional dan Individu berfungsi untuk mengolah data Aspek Operasional dan Individu. Adapun tampilan Form Input Data Aspek Operasional dan Individu dapat dilihat pada gambar 6 di bawah ini :
3.
Gambar 6. Tampilan Form Input Aspek Operasional dan Individu
7
Tampilan Form Input Penentuan CF Dan SF Form Input Data Penentuan CF Dan SF berfungsi untuk mengolah data Penentuan CF Dan SF Adapun tampilan Form Input Penentuan CF Dan SF dapat dilihat pada gambar 7 di bawah ini : 4.
Gambar 7. Tampilan Form Input Penentuan CF dan SF Tampilan Form Input Data Penentuan Nilai Minimum Profil Jabatan Data Penentuan Nilai Minimum Profil Jabatan berfungsi untuk mengolah data Penentuan Nilai Minimum Profil Jabatan. Adapun tampilan Form Input Data Penentuan Nilai Minimum Profil Jabatan dapat dilihat Pada gambar 8 dibawah ini : 5.
Gambar 8. Tampilan Form Input Data Penentuan Nilai Minimum Profil Jabatan
8
Tampilan Form Input Data Bobot Nilai GAP Form Input Data Bobot Nilai GAP berfungsi untuk mengolah data Bobot Nilai GAP. Adapun tampilan Form Input Data Bobot Nilai GAP dapat dilihat pada gambar 9 di bawah ini : 6.
Gambar 9. Tampilan Form Input Data Bobot Nilai GAP
Tampilan Form Input Data Seting Periode Penilaian Form Input Data Seting periode penilaian berfungsi untuk mengolah data Seting periode penilaian. Adapun tampilan Form Input Data Seting periode penilaian dapat dilihat pada gambar 10 di bawah ini : 7.
Gambar 10. Tampilan Form Input Data Setting Periode Penilaian
9
Tampilan Form Input Data Penilaian Karyawan Form Input Penilaian Karyawan berfungsi untuk mengolah data Penilaian Karyawan. Adapun tampilan Form Input Penilaian Karyawan dapat dilihat pada gambar 11 di bawah ini :
8.
Gambar 11. Tampilan Form Input Penilaian Karyawan 9.
Tampilan Ouput Hasil Akhir Penilaian Per Karyawan Ouput Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan berfungsi untuk menampilkan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan. Adapun tampilan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan dapat dilihat pada gambar 12 di bawah ini :
Gambar 12. Tampilan Output Hasil Akhir Penilaian Per Karywa
10
10. Tampilan Ouput Hasil Perankingan Seluruh Karyawan Ouput Laporan Hasil perankingan seluruh karyawan berfungsi untuk menampilkan Laporan Hasil perankingan seluruh karyawan. Adapun tampilan Laporan Hasil Perankingan seluruh karyawan dapat dilihat pada gambar 13 di bawah ini :
Gambar 13. Tampilan Output Hasil Perankingan Seluruh Karyawan PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian yang berjudul “Implementasi Metode Gap Analisis Pada Sistem Pendukung Keputusan Untuk Penilaian Kinerja Staff Biro Administrasi Akademik STMIK PalComTech Palembang” dapat disimpulkan bahwa telah dihasilkan sebuah aplikasi sistem pendukung keputusan penilaian kinerja karyawan pada divisi BAAK STMIK PalComTech Palembang menggunakan metode GAP Analisis. Aplikasi ini akan lebih mempermudah proses penilaian kinerja yang dilakukan oleh kepala BAAK STMIK Palcomteh Palembang. Dengan adanya aplikasi ini akan mempermudah penyimpanan penilaian kinerja staff BAAK, sehingga mempermudah Kepala BAAK dalam mendapatkan informasi penilaian kinerja staff maupun dalam Pencetakan SKI Masing-masing karyawan. DAFTAR PUSTAKA Artika,Rini.2013.Penerapan Analitycal Hierarchy Procces(AHP) Dalam Pendukung Keputusan Penilaian Kinerja Guru Pada SD Negeri09522.Vol.IV No.3Agustus.ISSN:2301-9425,Jurnal Pelita Informatika Budi Darma. Bens, I. 2005. Facilitating With Ease! : core skills for facilitators, team leaders, and members, managers, consultans, and trainers, John Wiley & Sons,San Fransisco. Hasan, Iqbal. 2008. Pokok-pokok Materi Statistik 1. Edisi 2. Jakarta : Bumi Aksara. Hoffman, K D.,& Bateson, J. E. 2006. Service Marketing : Concepts, Strategy & Cases. New York :Thomson-South Western. Kusrini. 2007. Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Andi.
11
Martono, Nanang. 2014. Metode Penelitian Kuantitatif Analisis Isi dan Data Sekunder. Depok : Raja Grafindo Persada. Muchsam, Yuki Falaha, Dan Saputro, Galih Irianto. 2011. Penerapan GAP Analisis Pada Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan Penilaian kinerja Karyawan (Studi Kasus PT.XYZ),Yogyakarta. Mustika. 2013. Implementasi GAP Analisis Pada Pengembangan Sistem Pendukung keputusan Penilaian Untuk Evaluasi Kinerja Dosen, Vol. 3 No. 1 Januari, Jurnal Teknomatika Ndruru, Toroziduhu. 2013. Sistem Pendukung Keputusan Evaluasi Jabatan Terhadap Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Groups Algorithm Programming Analysis, Vol. IV No. 2 Agustus.ISSN:2301-9425, Jurnal Pelita Informatika Budi Darma. Prastowo,Priyatna,Nugraha, Buku Pintar Menghitung Pajak, From https://books.google.co.id/books?id=l_O1BgAAQBAJ&pg=PA132&dq=pengertian+pe gawai&hl=en&sa=X&ei=XQBCVb_uJYO3uQTR6IC4Aw&redir_esc=y#v=onepage& q=pengertian%20pegawai&f=false, 2 April 2015, 2011 Sarwono. 2010. Pintar Menulis Karangan Ilmiah. Jakarta:Andi. Simarmata, Janner. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi Offset. Sugiyono. 2014.Metode Penelitian Pendidikan. Bandung :CV Alfabeta. Sulistiyani,Ambar Teguh,Rosidah.2009. Manusia.Yogyakarta:Graha.
Manajemen
Sumber
Daya Ilmu
Turban, Efraim, et al. 2005. Decision Suport System and Intelligent System 7th ed. New Jersey: Pearson Education.
12
