Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta
Implementace vnitřních směrnic Bakalářská práce
Vedoucí práce:
Vypracovala:
Ing. Blanka Sítařová
Dagmar Sluková
Brno 2012
Ráda bych na této straně poděkovala vedoucí mé bakalářské práce za cenné připomínky a pracovníkům společnosti Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. za poskytnuté podklady.
Prohlašuji, že jsem tuto práci vypracovala samostatně s použitím literatury, kterou uvádím v seznamu. V Ořechově dne 20. prosince 2012
__________________
Abstract Sluková, D. Implementation of internal guidelines. Bachelor thesis. Brno: MZLU in Brno, 2012. This thesis is focused on internal guidelines, which lays down the rules in company. For a specific company are reviewed existing directives and created new directives. Keywords Internal guidelines, accounting, accrual basis, accrued items, tax expense, general ledger, fixed asset, depreciation, exchange difference, account classification, travelling instructions, treasury.
Abstrakt Sluková, D. Implementace vnitropodnikových směrnic. Bakalářská práce. Brno: MZLU v Brně, 2012. Tato práce je zaměřena na vnitřní směrnice, která stanoví pravidla ve firmě. Pro konkrétní společnost jsou přepracovány stávající směrnice a vytvořeny směrnice nové. Klíčová slova Vnitropodnikové směrnice, účetnictví, akruální princip, dohadné položky, daňový náklad, hlavní kniha, hmotný majetek, odpisování, kurzový rozdíl, účtový rozvrh, cestovní příkaz, pokladna.
Obsah
5
Obsah 1
Úvod a cíl práce
10
1.1
Úvod ............................................................................................................. 10
1.2
Cíl práce .......................................................................................................10
2
Metodika
11
3
Teoretická část
12
3.1
Legislativa .................................................................................................... 12
3.1.1
Zákon o účetnictví............................................................................... 12
3.1.2
České účetní standardy pro podnikatele ........................................... 14
3.2
Druhy vnitřních směrnic ............................................................................ 14
3.2.1
Povinné vnitřní směrnice ................................................................... 15
3.2.2
Výčet dalších samostatných směrnic................................................. 15
3.3
Obecná část o vnitropodnikových účetních směrnicích........................... 16
3.3.1
Oběh účetních dokladů....................................................................... 16
3.3.2
Účtový rozvrh ...................................................................................... 17
3.3.3
Podpisové záznamy............................................................................. 17
3.3.4
Hmotný a nehmotný majetek ............................................................ 18
3.3.5
Poskytování cestovních náhrad ........................................................ 20
3.3.6
Stravování zaměstnanců a příspěvek na stravování ....................... 22
3.3.7
Používání cizích měn a kurzové rozdíly ........................................... 23
3.3.8
Časové rozlišení nákladů a výnosů ....................................................25
3.3.9
Zásady pro používání dohadných položek ........................................27
3.3.10
Pokladní regulativ ...............................................................................27
3.3.11
Inventarizace majetku a závazků ...................................................... 28
3.3.12
Úschova účetních záznamů a archivace dokladů ............................ 30
3.3.13 Poskytování osobních ochranných pracovních prostředků a mycích, čistících a desinfekčních prostředků (OOPP) ................................................. 31 4
Praktická část 4.1
32
Základní informace o účetní jednotce ...................................................... 32
6
Obsah
4.2
Jednotný vzhled vnitropodnikových účetních směrnic .......................... 32
4.3
Směrnice číslo 1: Oběh účetních dokladů................................................. 32
4.3.1
Všeobecná ustanovení ....................................................................... 33
4.3.2
Seznam dokumentů ........................................................................... 33
4.3.3
Vnitropodniková úprava.................................................................... 35
4.4
Směrnice číslo 2: Účtový rozvrh................................................................ 36
4.5
Směrnice číslo 3: Podpisové záznamy ...................................................... 37
4.6 Směrnice číslo 4: Hmotný a nehmotný majetek - zařazení, evidence, oceňování, vyřazení, účtování, odpisový plán ................................................... 40 4.6.1
Zařazení majetku a jeho evidence..................................................... 40
4.6.2
Vyřazení majetku ............................................................................... 42
4.6.3
Nejčastější případy účtování majetku .............................................. 42
4.6.4
Oceňování majetku ............................................................................ 43
4.6.5
Dotace na pořízení dlouhodobého hmotného majetku .................. 43
4.6.6
Odpisový plán..................................................................................... 43
4.7
Směrnice číslo 5: Poskytování cestovních náhrad ................................... 44
4.7.1
Tuzemská pracovní cesta................................................................... 44
4.7.2
Zahraniční pracovní cesta ................................................................. 46
4.7.3
Vyúčtování pracovní cesty ................................................................. 47
4.8
Směrnice číslo 6: Poskytování stravného ................................................. 48
4.9
Směrnice číslo 7: Používání cizích měn a kurzové rozdíly ...................... 50
4.10 Směrnice číslo 8: Časové rozlišení nákladů a výnosů .............................. 51 4.11 Směrnice číslo 9: Zásady pro používání dohadných položek ................. 53 4.12 Směrnice číslo 10: Pokladní regulativ ...................................................... 55 4.13 Směrnice číslo 11: Inventarizace majetku a závazků ................................57 4.13.1
Inventarizační komise ........................................................................57
4.13.2
Druhy inventarizace............................................................................57
4.13.3
Inventurní soupisy ............................................................................. 58
4.13.4
Inventarizační rozdíly ........................................................................ 59
4.13.5
Přebytky a manka............................................................................... 59
4.14 Směrnice číslo 12: Úschova účetních záznamů a archivace dokladů ..... 60
Obsah
7
5
Diskuse a závěr
62
6
Seznam použité literatury
64
7
Seznam použitých zkratek a symbolů
67
A
Účtový rozvrh pro rok 2012
70
B
Organizační schéma
74
C
České účetní standardy pro podnikatele
75
D
Formulář výčetky platidel
76
E
Příkaz k inventarizaci
77
F
Příloha podpisových vzorů
78
G
Šablona pro vnitřní směrnice
79
H
Vytvořené nové směrnice
80
I
Záznam o vydaných a předložených vnitřních směrnicích
108
8
Seznam obrázků
Seznam obrázků Obr. 1
Organizační schéma ve firmě
74
Obr. 2
Šablona pro vnitropodnikové směrnice
79
Seznam tabulek
9
Seznam tabulek Tab. 1
Za drobný dlouhodobý majetek je považován majetek
41
Tab. 2
Tuzemské stravné 2012
45
Tab. 3
Zahraniční stravné 2012
46
Tab. 4
Účtování pracovních cest
47
Tab. 5
Účtování stravenek ve společnosti
49
Tab. 6
Používání kurzů v účetní jednotce
50
Tab. 7
Příklad zachycení časového rozlišení nákladů a výnosů
52
Tab. 8
Příklady účtování dohadných položek
53
Tab. 9
Účtování dohadných položek interním dokladem
54
Tab. 10
Účetní jednotka bude provádět inventarizaci
58
Tab. 11
Časový harmonogram inventarizací majetku a závazků
59
Tab. 12
Účtový rozvrh Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o.
70
Tab. 13
České účetní standardy pro podnikatele
75
Tab. 14
Formulář výčetky platidel
76
Tab. 15
Podpisové vzory
78
Tab. 16
Záznam o předložení směrnice
108
10
Úvod a cíl práce
1 Úvod a cíl práce 1.1
Úvod
Každá účetní jednotka má povinnost vytvořit pro vedení svého účetnictví vnitřní směrnice. V praxi však ve firmách směrnice často chybí nebo jsou vytvořeny jen v malém počtu. Po seznámení se s již existujícími směrnicemi ve firmě Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. jsem dospěla k závěru, že je nezbytné stávající vnitropodnikové směrnice aktualizovat dle platné legislativy a chybějící směrnice pro společnost s ručením omezeným vytvořit. Stávající směrnice považuji za velice stručné, neodpovídající současně platné legislativě a nekompletní. Na tvorbě vnitropodnikových směrnic by se však měla podílet nejen účetní, která vytvoří základ, ale i další odborníci jako daňový poradce, auditor, hlavní ekonom, ředitel či majitelé firmy. Hlavní význam vnitropodnikových směrnic spočívá ve vytvoření účinného nástroje pro vnitřní řízení účetní jednotky. Vytvořením vnitropodnikových směrnic a jejich dodržováním tak účetní jednotka minimalizuje riziko porušování právních, účetních a daňových předpisů.
1.2
Cíl práce
Cílem bakalářské práce je na základě podrobné analýzy stávajícího systému vnitropodnikových směrnic ve společnosti Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o., vytvořit dosud chybějící vnitropodnikové směrnice, které zajistí eliminaci chyb ve vedení účetnictví i oběhu účetních dokladů. Po prověření stávajících vnitropodnikových směrnic v porovnání se současně platnou legislativou provést jejich aktualizaci. Vytvořením nových vnitropodnikových směrnic a aktualizací stávajících směrnic vytvořit systém, který povede ke zkvalitnění vnitřního řízení účetní jednotky, zabezpečí průkaznost a správnost účetnictví a dodržování daňových i právních předpisů.
Metodika
11
2 Metodika Bakalářská práce je metodicky rozdělena do dvou částí, a to části teoretické a praktické. V práci je použita metoda interpretace a deskripce. Interpretace a deskripce je využita především při zpracování teoretické části o vnitropodnikových směrnicích. Podklady pro napsání teoretické části byly čerpány z odborných publikací, aktuálně platné legislativy a internetových zdrojů, které jsou uvedeny v seznamu literatury. Jednotlivé kapitoly v teoretické části jsou analogicky uspořádány tak, aby korespondovaly s částí praktickou. V teoretické části je podrobně popsána problematika jednotlivých oblastí, kterých se směrnice v praktické části následně týkají. V závěru každé oblasti teoretické části je uvedeno, zda jde o přepracování stávající směrnice či o směrnici zcela novou. V praktické části byly využity údaje a informace poskytnuté společností Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o., aby bylo možné vnitropodnikové směrnice kvalitně a pro podmínky dané firmy zpracovat. V úvodu této části jsou uvedeny základní údaje o dané společnosti a následně jsou zpracovány konkrétní směrnice. Nově vytvořené směrnice byly potom vloženy do jednotné šablony zpracované pro výše uvedenou firmu. Diskuse a závěr je zaměřena na zhodnocení celé práce a uvedení doporučení pro společnost s ručením omezeným Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o..
12
Teoretická část
3 Teoretická část V teoretické části bych ráda zmínila význam vnitropodnikových směrnic, a to nejen pro firmy, ale i pro fyzické osoby podnikatele, za předpokladu, že jsou účetní jednotkou. Hlavním smyslem vnitřních směrnic je zajistit jednotný metodologický postup při sledování skutečností a zachycování hospodářských operací v různých vnitřních útvarech firmy. Vnitřní směrnice upravují ekonomické operace s daňovými dopady, které příslušný daňový zákon jednoznačně neupravuje. Pravidla a postupy stanovené vnitřními směrnicemi jsou závazné pro všechny zaměstnance dané účetní jednotky a dávají tím určité pravomoci odpovědným pracovníkům. Nedodržení pravidel a postupů může být považováno za závažné porušení pracovní kázně. Je tedy nezbytně nutné zajistit seznámení příslušných zaměstnanců s vydanými směrnicemi. V praxi se tak nejčastěji děje prostřednictvím intranetu (na rozdíl od internetu je intranet privátní, tj. jeho užívání je omezeno na malou skupinu uživatelů např. pracovníci firmy), u menších firem formou e-mailů anebo i v tištěné podobě. Vytvořit všechny směrnice může být v řadě firem velmi obsáhlá práce. Jde tedy o jakousi kuchařku, kde jsou stanovena pravidla v účetní jednotce, které si může účetní jednotka stanovit sama a je ponechána volnost v zákoně. Je rovněž dobré citovat odstavce zákona, které jsou důležité a nebudou je tak muset zaměstnanci při své práci hledat přímo v zákonech.
3.1
Legislativa
V České republice se účetnictví řídí mnoha zákony a vyhláškami, které je nutno dodržovat a současně respektovat při vytváření vnitropodnikových směrnic ve firmách. Kromě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví podléhají vnitropodnikové směrnice zákonu č.586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákonu č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákonu č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen zákon o DPH), zákonu č. 16/1993 Sb. o dani silniční, zákonu č. 280/2009 Sb., daňový řád, zákonu č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník a dalším právním předpisům a vyhláškám. Tato legislativa a mnohé další informace jsou aktuálně zveřejňovány na stránkách Ministerstva financí. 3.1.1
Zákon o účetnictví
Zákon o účetnictví stanovuje v souladu s právem Evropské unie rozsah a způsob vedení účetnictví a požadavky na jeho průkaznost a dále: vymezuje účetní jednotky, předmět účetnictví,
Teoretická část
13
způsob vedení účetnictví včetně akruálního principu (účtování do období, se kterým časově a věcně souvisí), Účetní jednotky mohou pověřit k vedení účetnictví i jinou PO nebo FO, nezbavují se však odpovědnosti za vedení účetnictví. Proto musí být povinnosti a odpovědnost zpracovatelů účetnictví vymezeny smlouvou. Obvykle smlouvou příkazní dle § 724 až 732 OZ, případně smlouvou o obstarání věci dle § 733 až 736 OZ. Prozřetelný podnikatel bude zajisté věnovat pozornost i tomu, zda je jeho dodavatel pojištěn na odpovědnost za škody způsobené jeho podnikatelskou činností, včetně případné povinnosti uhradit i dodatečně doměřenou daň, pokud by k doměrku došlo jeho vinou. Je nutné řešit i situace, kdy vinou dodavatele došlo k tomu, že firma zaplatí vyšší daně, než by při řádném a správném vedení účetnictví měla zaplatit (Účetnictví podnikatelů 2011). vymezení účetního období, Účetním obdobím může být kalendářní nebo hospodářský rok (může začínat pouze prvním dnem jiného měsíce než je leden), dobu vedení účetnictví, vymezení účetních dokladů, zápisů a knih (deník, hlavní kniha, kniha analytické evidence a kniha podrozvahových účtů), požadavky na obsah a formu účetní závěrky eventuelně konsolidované účetní závěrky včetně způsobů zveřejňování, Účetní závěrku tvoří: rozvaha, výkaz zisku a ztrát, součástí „Přílohy k účetní závěrce“ je „Přehled o peněžních tocích Cash Flow“ a „Přehled o změnách kapitálu“, pokud má ÚJ povinnost je sestavit. Účetní závěrka může být sestavena v plném nebo zjednodušeném rozsahu. Ve zjednodušeném rozsahu mohou účetní závěrku sestavit firmy, které nemají povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem s výjimkou akciových společností, které sestavují závěrku v plném rozsahu. možnost a povinnost použití mezinárodních účetních standardů pro účtování a sestavení účetní závěrky, což provádí ÚJ, které jsou obchodní společností a emitují cenné papíry použité k obchodování na regulovaném trhu se sídlem v členském státě Evropské unie (mezinárodní účetní standardy jsou používány od počátku ÚO v němž k přijetí cenného papíru k obchodování došlo), povinnost ověřování účetní závěrky auditorem, Povinnost ověření účetní závěrky auditorem mají: 1.
akciové společnosti, pokud překročily nebo již dosáhly alespoň jedno z 3 uvedených kritérií: aktiva celkem činní více než 40 000 000 Kč, roční úhrn čistého obratu činní více než 80 000 000 Kč,
14
Teoretická část
2. 3. 4.
průměrný přepočtený stav zaměstnanců v průběhu účetního období dosáhl více než 50. ostatní obchodní společnosti a družstva, pokud překročily nebo již dosáhly alespoň dvou ze tří výše uvedených kritérií, zahraniční osoby podnikající na území České republiky a to za podmínek podle bodu 2, organizační složky státu a to za podmínek podle bodu 2.
sestavení výroční zprávy včetně způsobu zveřejňování, Povinnost zveřejnění účetní závěrky a výroční zprávy mají společnosti, které se zapisují do obchodního rejstříku a to uložením do sbírky listin OR. Výše uvedené platí obdobně pro konsolidovanou účetní závěrku. Jde o závěrku sestavenou a upravenou metodami konsolidace. Povinnost sestavit konsolidovanou účetní závěrku má účetní jednotka, která je obchodní společností a je ovládající osobou. povinnost a způsoby oceňování majetku a závazků, inventarizaci majetku a závazků, Inventarizaci rozlišujeme: řádnou (k datu sestavení účetní závěrky), mimořádnou. Inventarizaci jsou povinny účetní jednotky prokázat po dobu 5 let po jejím provedení. úschova a následná skartace účetních dokladů. 3.1.2
České účetní standardy pro podnikatele
Pro dosažení souladu při používání účetních metod účetními jednotkami a pro zajištění vyšší míry srovnatelnosti účetních závěrek ministerstvo vydává České účetní standardy. Vydání standardů oznamuje Ministerstvo ve finančním zpravodaji a vede registr vydaných standardů. Standardy obsahují celkem 23 účetních standardů, jejichž seznam je součástí přílohy. Standardy nejsou právním předpisem, jde o pouhá doporučení, ale přesto je vhodné a bezpečné se jimi řídit.
3.2
Druhy vnitřních směrnic
Vnitřní směrnice můžeme rozdělit do tří skupin. První skupinou jsou vnitřní směrnice povinné, které jsou dány zákonem o účetnictví, prováděcí vyhláškou nebo účetními standardy. Dále směrnice vyplývající z jiných právních předpisů (např. zákoník práce, zákon o daních z příjmů, zákon o rezervách atp.). A nakonec směrnice doporučené, jejichž obsah i rozsah je dán velikostí, strukturou i předmětem činnosti dané firmy (Kovalíková, 2011, s. 14).
Teoretická část
3.2.1
15
Povinné vnitřní směrnice
Směrnice o oběhu dokladů, Účtový rozvrh, Odpisový plán, Podpisové záznamy, Stanovení druhů zásob materiálu účtovaného přímo do spotřeby, Rozpuštění nákladů, popř. oceňovacích odchylek, Časové rozlišení nákladů a výnosů, Používání cizích měn, kurzové rozdíly, Deriváty, Konsolidační pravidla, Poskytování cestovních náhrad (Kovalíková, 2011, s. 14-15), Úschova účetních záznamů a archivace dokladů. Přestože jsou výše uvedené směrnice povinné, bude účetní jednotka vytvářet jen ty, pro které má náplň. Je rovněž ponechána volnost, zda budou jednotlivé oblasti zpracovány samostatně anebo budou součástí jiné směrnice, ke které lze tuto problematiku přiřadit. 3.2.2
Výčet dalších samostatných směrnic
Níže je uveden seznam dalších nejčastěji používaných směrnic. Je třeba si však uvědomit, že při jejich tvorbě je nutné se pečlivě zaměřit na činnost a postupy v dané účetní jednotce a směrnice přizpůsobit na konkrétní firmu. Organizační řád, Pracovní řád, Zpracování kalkulací, Přehled o peněžních tocích, způsob zpracování, Pracovněprávní nároky zaměstnanců, Reklamace – reklamační řízení a vyřizování reklamací, Kontrola bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, Požární předpisy, Náhrady škod, Výpočet odložené daňové povinnosti, Popis používaného softwaru, Stanovení norem přirozených úbytků zásob, Poskytování půjček zaměstnancům, Školení zaměstnanců,
16
Teoretická část
Způsob zabezpečení podpisových záznamů na účetních dokladech prostřednictvím souhrnného seznamu, Tvorba fondů ze zisku, Postup při poskytování darů (Kovalíková, 2011, s. 15-16).
3.3
Obecná část o vnitropodnikových účetních směrnicích
Nejprve je nutné si uvědomit, že v rámci povinných směrnic bude každá účetní jednotka vytvářet pouze ty, pro které má obsahovou náplň a důvodné opodstatnění. V teoretické části nejprve stručně uvádím teorii o dané problematice, protože bez ní podle mého názoru není možné směrnici náležitě zpracovat a následně zmiňuji, zda jde o směrnici novou anebo o aktualizaci směrnice stávající. V případě aktualizace stávající směrnice uvádím, co jsem do směrnice doplnila či zpracovala detailněji. Jednotlivé kapitoly teoretické části bakalářské práce jsou seřazeny analogicky tak, aby korespondovaly s částí praktickou. Do každé vnitropodnikové směrnice je doporučováno uvést příslušný právní předpis, kterým vznikla povinnost danou směrnici vytvořit. Ve všech aktualizovaných směrnicích jsem tedy doplnila čísla a názvy zákonů, z kterých jsem vycházela při zpracování směrnic, což stávající směrnice neobsahovaly. 3.3.1
Oběh účetních dokladů
Skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, musí být doloženy účetními doklady. Účetní doklady musejí podle §11 zákona o účetnictví obsahovat: označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, částku nebo informaci o ceně za MJ a vyjádření množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s datem vyhotovení, podpisový záznam podle § 33a odst. 4 zákona o účetnictví, osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Účetní doklad slouží současně jako doklad daňový, pokud obsahuje další náležitosti podle § 26 zákona o DPH. Plátce je povinen vystavit daňový doklad do 15 dnů od DUZP anebo přijetí úplaty. Údaje o dani a základu daně se na daňovém dokladu uvádějí v české měně. Tuto směrnici jsem vytvořila zcela novou, vypracovala jsem seznam dokladů, které se ve firmě vyskytují, stanovila osoby, které s danými doklady přicházejí do styku, aby bylo všem jasné, kdo za co zodpovídá a doklady byly předává-
Teoretická část
17
ny včas k proplacení. Bylo vymezeno schvalování dokladů jak z hlediska věcného tak formálního a bylo stanoveno, že doklady které přijdou do 15. dne v měsíci následujícím mohou být zaúčtovány do předchozího měsíce. Zde však pozor u uplatňování DPH na vstupu, kde je rozhodný okamžik přijetí faktury. Problémy proto nebudou u neplátců a osvobozených plnění. U ostatních dokladů zaúčtujeme až do následujícího měsíce. 3.3.2
Účtový rozvrh
Na základě směrné účtové osnovy (Příloha 4 Vyhlášky 500/2002 Sb. v platném znění) musí každá účetní jednotka sestavit svůj účtový rozvrh. Směrná účtová osnova je členěna do 10 účtových tříd (0-9), které se dělí na maximálně 9 účtových skupin (x1 až x9). Tato směrná účtová osnova stanovuje závazné členění na úrovni účtových skupin. Základním hlediskem pro vytváření SÚ by mělo být hledisko vazby na položky účetních výkazů, tj. rozvahy nebo výkazu zisku a ztrát. Dále je nutno brát zřetel na vazbu na daň z příjmů a na vnitropodnikové požadavky. Při vedení účetnictví ve zjednodušeném rozsahu může účetní jednotka uvést pouze účtové skupiny. Při vedení v plném rozsahu však musí uvést uspořádání a obsah syntetických účtů v rámci účtových skupin dané směrnou účtovou osnovou. Analytické účty se vedou podle druhů majetku, hmotně odpovědných osob, umístění majetku, zatížení zástavním právem nebo věcným břemenem. Dalšími hledisky jsou vazba na daně z příjmů (daňově uznatelné a neuznatelné), členění podle věřitelů, z hlediska časového na krátkodobé a dlouhodobé, na českou a cizí měnu atd. Na podrozvahových účtech (sk.75 až 79) se sledují například přijaté hypotéky, najatý majetek, poskytnuté záruky, zástavní práva, závazky a pohledávky z leasingu, majetek a technické zhodnocení při dotaci ve výši 100%, odepsané pohledávky, drobný dlouhodobý majetek účtovaný rovnou do nákladů atd. Účtové třídy 8 a 9 jsou určeny pro vnitropodnikové účetnictví (Ryneš, 2011, s. 68-70). Tuto směrnici jsem rovněž vytvořila zcela novou. Účtový rozvrh firmy byl sestaven na podkladě směrné účtové osnovy pro podnikatele a je součástí přílohy. Stanovila jsem, že v případě potřeby bude účtový rozvrh rozšířen o další účty. Vymezila, že v průběhu ÚO se nebudou v žádném případě rušit účty, na kterých bylo v daném roce již účtováno. Navrhla jsem založení v tištěné podobě u účetních sestav. 3.3.3
Podpisové záznamy
Podpisovým záznamem podle § 33a odst. 4 zákona o účetnictví se rozumí takový účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zákona o elektronickém podpisu. Pro účely zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu se rozumí:
18
Teoretická část
elektronickým podpisem údaje v elektronické podobě připojené k datové zprávě, které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby, zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis, který je jednoznačně spojen s podepisující osobou, umožňuje její identifikaci, byl vytvořen a připojen k datové zprávě a je k ní připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat (Kovalíková, 2011, s. 47). Tuto směrnici jsem rovněž vytvořila zcela novou. Byly vymezeny osoby, které mohou jednat jménem firmy, které jsou oprávněny disponovat s bankovními účty, které jsou odpovědny za účetní případy a náležitosti dokladů, které jsou odpovědny za vydání vnitřních směrnic a které jsou odpovědny za zaúčtování. Ujasnění si odpovědných osob je velmi důležité, protože teď by zaměstnanci měly vědět, co má být kým podepsáno a kdo je za co zodpovědný. 3.3.4
Hmotný a nehmotný majetek
Dlouhodobý majetek je důležitou součástí aktiv společnosti a rozumí se jím majetek, buď bez ohledu na ocenění a dobu použitelnosti (např. nemovitosti, byty), dále samostatné movité věci a soubory movitých věcí s dobou použitelnosti delší než 1 rok a od výše ocenění stanovené účetní jednotkou (je nutné respektovat zejména princip významnosti a věrného zobrazení majetku a vykázaného hospodářského výsledku), pěstitelské celky trvalých porostů, dospělá zvířata a jejich skupiny s dobou použitelnosti delší než 1 rok od výše ocenění určené účetní jednotkou, technické zhodnocení, nedokončený dlouhodobý hmotný majetek, poskytnuté zálohy na pořízení dlouhodobého hmotného majetku (Ryneš, 2011, s. 84-86). Drobný hmotný majetek si účetní jednotka formou vnitropodnikové směrnice vymezí sama. Stanoví výši pořizovací ceny, od které bude považovat pořízení majetku s dobou použitelnosti delší než 1 rok za dlouhodobý hmotný majetek účtovaný v účtové skupině 02 - Dlouhodobý hmotný majetek odpisovaný. Pořizovací náklady ostatních věcí, s dobou použitelnosti delší než 1 rok, avšak v ocenění nižším než stanovená hranice, budou účtovány na vrub nákladů a tento majetek je označován jako „drobný hmotný majetek“ a je o něm účtováno jako o zásobách. Tento majetek se sice účtuje do nákladů, je však vlastnictvím firmy a musí se tedy inventarizovat a vést v operativní evidenci. Drobný dlouhodobý majetek účtovaný ve třídě 0, avšak v ocenění do 40.000 Kč, bude uznán pro účely daně z příjmů ve výši účetního odpisu (ZDP § 24 odst. v) podle stanoveného odpisového plánu (Ryneš, 2011, s. 87). Dlouhodobý majetek se opotřebovává během doby životnosti. Je nutné mít sestaveny vnitřní účetní směrnice, které vymezují dlouhodobý majetek, stanovují odpisové plány pro účetní a daňové odpisy, tvorbu a čerpání rezerv, tvorbu a rušení opravných položek, provádění inventarizace. Je vhodné i stanovit způsoby oceňování, postupy účtování, dobu odepisování, metodu odepisování (rovnoměrné, zrychlené, výkonové atd.), od kdy do kdy se majetek odepisuje.
Teoretická část
19
Účetní jednotky mají povinnost podle § 28 odst. 6 ZU sestavovat odpisový plán, který vyčísluje odpisy tak, aby věrně vyjadřovaly jeho ekonomické opotřebení. Měl by obsahovat vstupní cenu, vyčíslení odpisů (měsíčně, ročně), příp. vývoj oprávek a zůstatkové ceny během doby odepisování. Informace o položkách majetku poskytují inventární karty, ať již v papírové či technické formě. Dlouhodobý nehmotný majetek se rozumí majetek s dobou použitelnosti delší než 1 rok a v ocenění stanoveném účetní jednotkou, jde o zřizovací výdaje (v souladu s § 65a obchodního zákoníku musí být odepsány do 5 let od vzniku společnosti), nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software, ocenitelná práva, povolenky na emise, preferenční limity a goodwill - bez ohledu na výši ocenění (Ryneš, 2011, s. 87-88). Pořízení ISO norem externí firmou nebo vytvoření internetových stránek, pokud náklady překročí 60 tis. Kč, je rovněž vhodné považovat za dlouhodobý nehmotný majetek. Dlouhodobý hmotný i nehmotný majetek se oceňuje nejčastěji pořizovací cenou, vlastními náklady v případě vytvoření vlastní činností, v příp. bezúplatného nabytí se používá cena reprodukční. Odpisy účetní by měly vyjadřovat opotřebení majetku, vést k reálnému vykázání jeho hodnoty a rozložit pořizovací cenu do nákladů během doby jeho životnosti. Stanovení výše je na rozhodnutí účetní jednotky, nutno ale respektovat § 28 ZU, § 56 vyhlášky 500/2002 Sb. a ČÚS 013. Daňové odpisy se zjišťují pro stanovení daňového základu a nezohledňují věrně opotřebení, jde o maximální částky odpisů přípustné pro stanovení daňového základu (Marková, 2011, § 31 odst. 1 ZDP). Poplatník může na základě svého rozhodnutí použít i sazby nižší než maximální. Odpisování lze i přerušit. Stanovená doba odpisování se nevztahuje na hmotný majetek, u něhož došlo v průběhu odepisování k prodloužení doby odpisování. Hmotný majetek se odpisuje do vstupní ceny nebo zvýšené vstupní ceny a odpisy se zaokrouhlují na celé koruny nahoru (Marková, 2011, § 30 ZDP). Náklady související s pořízením majetku mohou zůstávat na účtu 042 i po několik účetních období až do doby zařazení do užívání. Zůstatky účtů skupiny 04 podléhají inventarizaci. O zálohách na majetek se účtuje v účtové skupině 05 a podléhají dokladové inventarizaci. Dlouhodobý hmotný majetek se člení na odpisovaný a neodepisovaný. Hranice ocenění vymezuje tři skupiny: ocenění není relevantní (např. stavby), hranici ocenění pro zařazení do odpisovaného DHM určuje účetní jednotka sama, hranice ocenění je daná právním předpisem (např. technické zhodnocení – v ZDP § 32a, § 33). Limit 40.000 Kč u TZ se hodnotí za celé daňové období nikoli za jednotlivé výdaje. Pokud je cena nižší než stanovený limit může se účetní jednotka rozhodnout, zda je bude účtovat do provozních nákladů nebo zvýší pořizovací cenu DHM. U nehmotného majetku se každé jednotlivé TZ posuzuje odděleně, tj. nesčítá se za celé účetní období.
20
Teoretická část
Dále bych ráda uvedla důležité pojmy související s majetkem, které je potřeba při účtování pečlivě rozlišovat, neboť se jedná o různé účty na které je účtováno: Oprava = odstranění částečného fyzického opotřebení nebo poškození za účelem uvedení do původního nebo provozuschopného stavu. Údržba = zpomalování fyzického opotřebení, odstraňování drobných závad. Technickým zhodnocením se rozumí rekonstrukce, modernizace, nástavby, přístavby a stavební úpravy majetku, což je vymezeno v § 33 ZDP. Rekonstrukce = změna účelu použití nebo technických parametrů. Modernizace = rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku. Tuto směrnici jsem kompletně přepracovala, protože je ve firmě vytvořena pro rok 2009. Doporučila jsem rozlišovat daňové a účetní odpisy a účtovat o nich měsíčně, aby majitelé měli aktuální přehled o hospodaření účetní jednotky. Hranice pro drobný dlouhodobý hmotný majetek byly ponechány ve stejné výši, bylo nově stanoveno, že tento majetek bude odepisován 2 roky a účetní odpis bude daňově uznatelným nákladem. U nehmotného drobného dlouhodobého majetku byly obdobně nově stanoveny účetní odpisy na 2 roky. Byly doplněny nejčastější případy účtování, detailněji rozpracováno oceňování majetku, doplněn odstavec o dotacích a podrobněji rozpracován odpisový plán. 3.3.5
Poskytování cestovních náhrad
Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem na cestu k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce (§ 42 odst. 1 ZP). Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Doba rozhodná pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu české státní hranice, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli nebo doba odletu a příletu. Pravidelné pracoviště je místo dohodnuté se zaměstnancem pro účely cestovních náhrad v pracovní smlouvě, není-li dohodnuto, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Zaměstnavatel poskytuje náhrady nejen zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu, ale také při cestě mimo pravidelné pracoviště, při přeložení, při výkonu práce v zahraničí. Zaměstnanec, který je vysílán na pracovní cestu, by měl mít souhlas svého zaměstnavatele. Ideálním je cestovní příkaz, podepsaný nadřízeným pracovníkem. U vrcholových pracovníků (kteří nemají nadřízeného) by měly být hlavní zásady smluveny ve smlouvě anebo zakotveny v interním předpise zaměstnavatele. Obdobně u pracovníků, kde se předpokládá velký počet pracovních cest. Měl by být určen způsob dopravy, předpokládaná doba pracovní cesty a schválená výše zálohy, sazby stravného, příp. krácení a poskytnutí kapesného.
Teoretická část
21
I když neexistuje limit pro tuzemské stravné u ostatních zaměstnavatelů, je třeba zdůraznit, že pokud by zaměstnanec obdržel vyšší náhradu, než činí horní limit u stravného poskytovaného státní organizací, bude nadlimitní část stravného u zaměstnance předmětem DPZČ podle § 6 odst. 1 a bude nutné z toho odvést sociální i zdravotní pojištění. Zvýšení odvodu pojistného se bude týkat i zaměstnavatele. Pro zaměstnavatele však bude celá částka daňově účinný náklad. Stravné u zahraničních pracovních cest u ostatních zaměstnavatelů je odvozeno od základních sazeb určených vyhláškou MF, ale opět je stanovena pouze dolní mez, a to minimálně 75 % vyhláškové základní sazby. I v případě zahraničního stravného nesmíme zapomenout, že při poskytnutí vyššího stravného zaměstnanci ostatních zaměstnavatelů, než na jaké by měl nárok zaměstnanec státní organizace, je třeba nadlimitní stravné zdanit a odvést z něho pojistné. Rovněž je stanoveno, že zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Zaměstnavatel je povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení těchto dokladů provést vyúčtování a uspokojit jeho nároky. Stávající směrnice je zpracována pro rok 2009 a obsahovala pouze výše náhrad a proto je nutné směrnici aktualizovat, jelikož sazby stravného se každoročně mění. Považovala jsem za nutné, směrnici rozpracovat podrobněji, aby zaměstnanec nemusel vše hledat v zákoníku práce anebo ve vyhláškách. Směrnice bude doplněna o zahraniční pracovní cesty, které se ve firmě ve stále větší míře vyskytují. Je zde umožněno i poskytování kapesného. Bylo stanoveno, že pracovní cesty zaměstnanců se budou uskutečňovat na základě „Příkazu k pracovní cestě“, který bude vyhotoven již před zahájením pracovní cesty, což stávající směrnice neobsahovala. Tohle je velmi důležité v případě, že by se zaměstnanci stal na pracovní cestě úraz a ve firmách je to často opomíjeno a „Příkazy k pracovní cestě“ jsou vystavovány až po ukončení pracovní cesty, což je chybné. Bylo vymezeno, že v pracovních smlouvách zaměstnanců je sjednáno místo výkonu práce na konkrétní adrese. Dále byla směrnice rozčleněna na dvě části, pracovní cesty tuzemské a zahraniční a stanoveny konkrétní částky stravného pro rok 2012, případně jejich krácení v případě poskytnutí jídla, které má charakter snídaně, obědu nebo večeře. Bylo stanoveno, že může být v nutných případech použito vozidlo zaměstnance. Pak náleží zaměstnanci za každý km jízdy základní náhrada a náhrada za spotřebovanou PHM, buď dle předložených dokladů anebo se použije průměrná cena a spotřeba se vypočítá z údajů uvedených v TP vozidla. Bylo vymezeno, za jakých podmínek může být vozidlo zaměstnance použito a stanoveno, že rozhodnutí o použití soukromého vozidla schvaluje vždy ředitel. Rovněž byly stanoveny podmínky pro použití MHD v obci i mimo ni. Výsledek pracovní cesty bude zpracován ve „Zprávě z pracovní cesty“, která bude předána následně asistentce, která vypočítá cestovní náhrady. Skutečnost, že zaměstnanec v daný den byl na služební cestě, bude zaznamenána v evidenci docházky.
22
Teoretická část
3.3.6
Stravování zaměstnanců a příspěvek na stravování
Zaměstnavatel je povinen umožnit zaměstnancům ve všech směnách stravování. Zajištění stravování není povinností zaměstnavatele, nýbrž jeho možností. Stravování může být zajištěno ve vlastním zařízení anebo prostřednictvím jiných subjektů. Pokud tuto možnost využije, stanoví v kolektivní smlouvě nebo ve vnitřním předpisu podmínky této spoluúčasti. Mohou být dohodnuty další podmínky pro vznik práva na stravování, výše finančního příspěvku zaměstnavatele, vymezení okruhu zaměstnanců, organizace stravování atd. Zajištění stravování je pro zaměstnavatele výhodnou formou stabilizace a motivace zaměstnanců. Dále může být cenově zvýhodněné stravování poskytováno bývalým zaměstnancům, kteří u něj pracovali do odchodu do starobního důchodu, zaměstnancům po dobu čerpání dovolené a po dobu jejich dočasné pracovní neschopnosti. Je třeba si uvědomit, že příspěvek zaměstnavatele na stravování je benefit, na který však nevzniká žádný právní nárok, ale jeho poskytování nesmí být diskriminační, to znamená, že nesmí být poskytnut jen vybraným zaměstnancům. Naproti tomu na stravné vzniká právní nárok jako na cestovní náhradu. Nejdéle po 6 hodinách nepřetržité práce je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut. U mladistvého zaměstnance musí být tato přestávka poskytnuta po 4,5 hodinách nepřetržité práce. Poskytnuté přestávky na jídlo a oddech se nezapočítávají do pracovní doby. Z hlediska ZDP podle § 24 odst. j) bod 4. jsou daňově uznatelnými výdaji příspěvky na stravování až do výše 55 % z ceny jednoho jídla za jednu směnu, maximálně však do výše 70 % stravného při trvání pracovní cesty 5 až 12 hodin. Přičemž musí být splněny dvě podmínky pro daňovou uznatelnost stravenek: zaměstnanec musí odpracovat alespoň 3 hodiny ze směny, nesmí zaměstnanci vzniknout v průběhu směny nárok na stravné při pracovní cestě. Mohou nastat i situace kdy zaměstnanec má nárok na dvě stravenky, tu musí být splněny dvě podmínky: délka každé z obou směn činí nejméně 3 hodiny, součet délek obou směn činí nejméně 11 hodin. Mohou tedy nastat tři situace: 1. Zaměstnanci náleží pouze stravné Pokud zaměstnanec odpracuje na pracovišti v rámci pracovní směny alespoň 3 hodiny – tímto vzniká nárok na stravenku a následně stráví v rámci pracovní směny na pracovní cestě více než 5 hodin – vzniká nárok na stravné. Není splněna druhá podmínka daňové uznatelnosti a tak stravenka nebude poskytnuta. 2. Zaměstnanci náleží pouze stravenka
Teoretická část
23
Pokud zaměstnanec odpracuje na pracovišti v rámci pracovní směny alespoň 3 hodiny – tímto vzniká nárok na stravenku a následně stráví v rámci pracovní směny na pracovní cestě méně než 5 hodin – nárok na stravné nevzniká. Je tedy splněna druhá podmínka daňové uznatelnosti a zaměstnavatel stravenku poskytne. 3. Zaměstnanci náleží stravné i stravenka Pokud zaměstnanec odpracuje na pracovišti v rámci pracovní směny alespoň 3 hodiny – tímto vzniká nárok na stravenku a pracovní cesta trvale déle než 5 hodin, ale nárok na stravné vznikl až po skončení pracovní směny, je tedy splněna i druhá podmínka daňové uznatelnosti stravenky a proto bude poskytnuta i stravenka. Není-li zaměstnanec přítomen na pracovišti (např. čerpá náhradní volno) podmínka pro poskytnutí příspěvku na stravování není splněna. Jelikož je současná směrnice zpracována k roku 2009 bylo nutné ji předělat. Rovněž bylo vedením firmy rozhodnuto o zvýšení hodnoty stravenek z 65 Kč na 80 Kč, jelikož ceny menu v lokalitě, kde má firma sídlo se zvýšily. Stravenky budou nadále poskytovány EXIT. Dochází tu tedy ke změnám v úhradách zaměstnanců i zaměstnavatele, kdy zaměstnavatel hradí 55 % z ceny stravenky, což činní 44 Kč namísto předešlých 35 Kč a zaměstnanec hradí zbylých 45 %, což činní 36 Kč oproti předešlým 30 Kč. Docházka ve firmě bude evidována v tabulce v programu Excel, která bude kromě jména, střediska a odpracovaných hodin obsahovat i údaje o služebních cestách, dovolených, nemoci, náhradním volnu atd. Bylo vymezeno, že zaměstnanec může dostat v případě odpracování dvou pracovních směn v délce nejméně 11 hodin, přičemž délka jedné směny musí být nejméně 3 hodiny anebo v případě prodloužené pracovní směny v délce nejméně 11 hodin stravenky dvě. Je také řešeno poskytnutí souběhu stravenky a stravného najednou. 3.3.7
Používání cizích měn a kurzové rozdíly
Účetní jednotky mají povinnost vést účetnictví v české měně. ZU stanoví některé druhy majetku a závazků, které je účetní jednotka povinna evidovat současně i v cizí měně. Týká se to zejména pohledávek a závazků, které jsou vyjádřeny v cizí měně a dále devizových hodnot. Pokud jsou k tomuto majetku vytvářeny opravné položky nebo rezervy, musí být i tyto zachyceny kromě české měny v měně cizí. Zásoby a dlouhodobý majetek pořízený ze zahraničí a nemovitosti v zahraničí za cizí měnu se vedou pouze v českých korunách a nepřepočítávají se na konci ÚO. Při převodu cizí měny na českou je možno použít: denní kurs devizového trhu vyhlášený ČNB ke dni uskutečnění účetního případu, nebo pevný kurs (pololetní, čtvrtletní, měsíční), pokud je ve vnitřním předpisu účetní jednotky jeho používání stanoveno.
24
Teoretická část
ČNB vyhlašuje kurzy po 14. hodině příslušného dne, proto při účtování denním kurzem je nutné si ve vnitřní směrnici stanovit, zda denním kurzem bude: aktuální kurz příslušného dne vyhlášený ČNB (to znamená, že účetní jednotka bude moci účtovat nejdříve až v odpoledních hodinách) anebo kurz ČNB předcházejícího dne (Ryneš, 2011, s. 187). Vnitřní předpis musí v tomto případě obsahovat: způsob stanovení pevného kursu na základě kursu devizového trhu, datum, ke kterému kurs vstupuje v platnost, době, po kterou bude pevný kurs platný. Tato doba nesmí přesáhnout účetní období. I v tomto případě může dojít ke změně pevného kursu a to v případě: že se takto rozhodne ve svém vnitřním předpisu sama účetní jednotka, že dojde k vyhlášení devalvace nebo revalvace české koruny. V tomto případě musí být kurs změněn vždy. Zvláštní případ může nastat, jestliže měna není uvedena mezi kursy devizového trhu, který ČNB vyhlašuje. Pak se používá střední kurs vyhlášený oficiálně centrální bankou příslušné země. Pokud ani tento kurs není k dispozici, použije se aktuální kurs mezibankovního trhu k americkému dolaru nebo k euru. Problémy mohou také nastat v případě, že kurs devizového trhu není vyhlašován denně. Pak máme dvě alternativy řešení: použití mezibankovního kursu k americkému dolaru nebo k euru ve vztahu ke kursu devizového trhu vyhlášeného ČNB k témuž dni, použití posledního známého kursu vyhlášeného ČNB (zde platí určitá omezení stanovená ZU). Peněžní prostředky v cizí měně – valuty i devizy – se evidují v příslušné cizí měně a v okamžiku uskutečnění účetního případu se přepočítají na měnu českou. Přepočet z cizí měny na českou se provádí vždy podle platného kursu devizového trhu vyhlášeného ČNB. Pouze v případě nákupu nebo prodeje valut za českou měnu lze použít obchodní kurs, za který byly valuty nakoupeny nebo prodány. Zúčtování kurzových rozdílů ve valutové pokladně a na devizových bankovních účtech dle kursu devizového trhu vyhlášeného ČNB se uskuteční až na konci ÚO a použije se kurz vyhlášený ČNB k rozvahovému dni. Ostatní složky majetku a závazků v cizí měně se přepočítávají na českou měnu stejným způsobem rovněž v okamžiku uskutečnění účetního případu. Kursové rozdíly jsou však propočítávány i v průběhu účetního období.
Teoretická část
25
Kursové rozdíly při oceňování složek majetku a závazků, které jsou vyjádřeny v cizí měně, vznikají v důsledku změn kursů cizích měn. Zjišťují se k: okamžiku uskutečnění účetního případu, ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka. Kurzové rozdíly, které vznikají v průběhu účetního období, se zúčtují k okamžiku uskutečnění účetního případu - úhrada závazku, inkaso pohledávky, převzetí závazku, postoupení pohledávky, započtení pohledávek, převod záloh na úhradu pohledávky nebo závazku (Ryneš, 2011, s. 190). Kursové rozdíly nevznikají při změně osoby věřitele, osoby dlužníka (pokud dluh za původního dlužníka uhradí dlužník nový), při změně cizí měny, v níž bude provedena úhrada (inkaso), na jinou cizí měnu, pokud nedojde k pohybu peněz, při splácení peněžitých vkladů do obchodních společností. O kursových rozdílech se účtuje: pouze ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje účetní závěrka (u účtových tříd 21, 22 a 26, u pohledávek a závazků splácených postupně), k okamžiku uskutečnění účetního případu i ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje závěrka (u ostatních složek majetku a závazků v cizí měně a jejichž hodnota se přepočítává na měnu českou). Kurzové rozdíly se zúčtují výsledkově do nákladů (sk.56) nebo do výnosů (sk.66), ovlivňují tedy hospodářský výsledek. Jelikož je tato směrnice z roku 2009 velmi stručná, rozhodla jsem se ji rozšířit a doplnit, přestože firma má v zahraniční měně jen málo účetních případů a převážně jde jen o cestovní náhrady. Bylo ponecháno účtování denním kursem, nicméně bylo specifikováno, že bude používán kurs daného dne a účtování těchto případů bude probíhat nejdříve až v odpoledních hodinách. Směrnice byla rozpracována do podrobnějších detailů. Bylo stanoveno, že v případě, kdy se kurs nevyhlašuje denně, použije se poslední známý kurs zveřejněný ČNB. 3.3.8
Časové rozlišení nákladů a výnosů
Účetnictví je ovládáno zásadou věcného a časového rozlišování, která se odborně nazývá akruální princip. Jde o to, aby náklady byly uplatněny ve stejném účetním období, jako s nimi související výnosy. K časovému rozlišování se používají účty skupiny 38, v jejímž rámci se časově rozlišují náklady a výnosy v souvislosti s konkrétním titulem, který je v určité známé výši, jakož i dohadné výši stanovené např. podle smluv. Časově nelze rozlišovat pokuty, penále, manka a škody. Důsledné časové rozlišování bez výjimky je poněkud náročné a proto je umožněno časově nerozlišovat:
26
Teoretická část
pokud jde o nevýznamné položky, nesmí tím však být prokazatelně sledováno záměrné ovlivňování hospodářského výsledku, jde-li o pravidelně se opakující výdaje/příjmy, pokud se výrazněji neovlivní věcná a časová souvislost nákladů a výnosů. Zvolený postup by měl být upraven vnitřní směrnicí. S ohledem na stálost metod nesmí být zvolený postup každoročně měněn. Ke změně je možno přistoupit jen výjimečně a s odůvodněním v „Příloze k účetní závěrce“. Účty časového rozlišení podléhají inventuře, kdy se posuzuje jejich výše a odůvodněnost, přihlížíme zejména ke změnám a dodatkům smluv. Náklady příštích období = výdaje běžného účetního období, které se týkají nákladů období příštích (např. náklady na zařazení většího rozsahu DNM nebo DHM do užívání, nájemné placené předem, předplatné). Optimální by bylo časové rozlišování na dny. Komplexní náklady příštích období se účtují za pomocí účtu 382 (Komplexní náklady příštích období) a účtu 555 (Změna stavu komplexních nákladů příštích období). Jde např. o náklady na výzkum a vývoj, na dlouhodobou propagaci, na předzásobení. Zúčtování komplexních NPO se provede v účetním období, s nímž náklady věcně souvisejí, nejpozději však do 4 let od zaúčtování na účet 382. Takto se rozlišují nejen externí náklady, ale i náklady vznikající uvnitř účetní jednotky. Účetní jednotka je průběžně zachycuje jako prvotní náklady a teprve celý soubor, který se týká stejného účelu, bude jakoby vyjmut z nákladů běžného ÚO a časově rozpuštěn do nákladů příštích období. Výdaje příštích období = náklady běžného účetního období, avšak výdaj finančních prostředků bude uskutečněn v následujícím období. Zařazujeme zde pouze položky, u nichž je známo, že budou v budoucnu v určité výši a na příslušný účel vynaloženy. Jde např. o nájemné placené pozadu, prémie a odměny po uplynutí roku. Výnosy příštích období = příjmy v běžném období, které z časového hlediska patří do výnosů příštích období. Jde např. o nájemné přijaté předem, částky přijatých paušálů předem na zajištění servisních služeb, přijaté předplatné. Doba rozpuštění výnosů není limitována, s výjimkou vlastníků rozvodných zařízení. Základem časového rozlišení výnosů jsou vždy sjednané smlouvy, v kterých lze režim placení a dobu, za kterou bude placeno sjednat prakticky jakoukoliv. Příjmy příštích období = výnos daného ÚO, který bude přijat v období příštím. Jde např. o nájemné inkasované pozadu, výnosové provize za výkony uskutečněné v běžném roce, které mají být uhrazeny až v roce následujícím, provedené a odebrané dosud nevyúčtované práce a služby (Účetnictví podnikatelů 2011).
Teoretická část
27
Tato směrnice ve firmě není dosud vytvořena, a protože patří mezi povinné směrnice, domnívám se, že je nezbytné ji vytvořit. Přechodné účty aktiv a pasiv účtové skupiny 38, které se používají pro časové rozlišení nákladů a výnosů mají společný titul, částku, konkrétní období, kterého se týkají. Budou uvedeny všechny účty časového rozlišení, přestože doposud nejsou zařazeny v účtovém rozvrhu, jelikož pro ně účetní jednotka ještě neměla obsahovou náplň. Bylo vymezeno, co jsou v konkrétní účetní jednotce položky nevýznamného charakteru a dále zpracována tabulka účtování na těchto účtech. 3.3.9
Zásady pro používání dohadných položek
Na dohadném účtu aktivním se zachycují aktiva, která nelze vykázat jako pohledávky, přičemž výnos patří do daného ÚO. Jedná se o obdobu příjmů příštích období, ale neznáme přesnou výši tohoto příjmu. Jde např. o pohledávku za pojišťovnou v důsledku pojistných událostí, kdy pojišťovna nepotvrdila ke konci rozvahového dne výši náhrady, výnosové úroky nezahrnuté do vyúčtování běžného období atd. Na dohadném účtu pasivním se zachycují pasiva, která nelze vykázat jako závazek, přičemž náklad patří do daného ÚO. Jedná se o obdobu výdajů příštích období, kdy neznáme přesnou výši výdaje, který v budoucnu budeme muset zaplatit. Jde např. o nevyfakturované dodávky, nákladové úroky nezahrnuté do bankovního vyúčtování za dané účetní období, závazek k úhradě odpovědnosti za způsobenou škodu, kdy neznáme ke konci rozvahového dne konečnou výši závazku. (Účetnictví podnikatelů 2011). Tato směrnice úzce souvisí s výše uvedenou směrnicí o časovém rozlišení nákladů a výnosů a proto by mohla být včleněna do ní, ale rozhodla jsem se ji ponechat jako samostatnou směrnici. Jde o směrnici nově vytvořenou. U dohadných položek obvykle známe účel, neznáme však přesně částku anebo období. Při stanovování hodnotové výše dohadné položky vycházíme z dostupných skutečností a informací, například ze smluv, ceny obvyklé, z předchozích dodávek apod. Budou rovněž uvedeny oba účty, jak aktivní tak pasivní, přestože účet aktivní není doposud zařazen v účtovém rozvrhu firmy. Ve směrnici je zpracováno na jaké účty se bude účtovat, což je dle mého názoru velmi užitečné při změně účetní, kdy by mohlo docházet ke změnám v používání příslušných účtů. 3.3.10 Pokladní regulativ Pod pojmem pokladna zahrnujeme peníze v hotovosti, ceniny a peníze na cestě. Účetní jednotka má tolik pokladních knih, kolik má pokladen. Pokladny se rozlišují dle místa, odpovědné osoby a měny uložené v pokladně. Soubor pokladních knih tvoří knihu analytických účtů k SÚ Pokladna. O pohybu hotovosti se účtuje zásadně na základě příjmových a výdajových pokladních dokladů. Nedoložený příjem je pokladním přebytkem, nedoložený výdaj je schodkem. Pokladní schodek a přebytek může být zjištěn i při inventarizaci. Porovnáním skutečného stavu se stavem účetním se zjišťují inventarizační rozdíly.
28
Teoretická část
Schodek je pohledávkou za osobou odpovědnou za stav pokladny. Přebytek je evidován jako finanční výnos. Součástí pokladní hotovosti mohou být i šeky přijaté místo hotových peněz a poukázky k zúčtování (na odběr zboží nebo služeb). Je zakázáno nahrazovat stav peněz stvrzenkami nebo úpisy. Ceniny jsou platební prostředky, které při platebním styku zastupují hotové peníze. Jde např. o poštovní známky, kolky, telefonní karty, stravenky atd. Musí mít určitou nominální hodnotu, která se použitím snižuje. Nepatří k nim např. karty CCS, platební karty atd. Od cenin je nutné odlišovat tzv. přísně zúčtovatelné tiskopisy, což jsou písemnosti, které se evidují v podrozvahové evidenci účetní jednotky, která je pořídila (nechala vytisknout) a prodává je jiné účetní jednotce jako poukázky na služby, které jí bude poskytovat. Evidence cenin je podle jednotlivých druhů a odpovědných osob. Spotřeba může mít dvojí charakter. Jednorázová spotřeba, která se účtuje přímo do nákladů anebo je cenina pouze vydána do používání, tak vzniká pohledávka vůči osobě, které byla cenina vydána. O nákladu se účtuje až tehdy, když je hodnota ceniny nulová a její uživatel provede její vyúčtování. Tuto směrnici má firma zpracovánu k roku 2009, směrnice bude aktualizována a rozšířena pro aktuální potřebu účetní jednotky. Směrnice řeší výši denních limitů u jednotlivých pokladen, byly ponechány stejné limity jako u původní směrnice, aktualizovala jsem číselné řady, směrnici doplnila o stanovení pokladních hodin, určila osobu, která bude zastupovat pokladní v době její nepřítomnosti – obchodní specialista. Dále bylo stanoveno, že pokladní i zástupce pokladní budou mít podepsánu „Dohodu o hmotné odpovědnosti“ a o předání pokladny bude sepsán protokol. Bylo vymezeno, že pokladna se bude inventarizovat minimálně jedenkrát za čtvrtletí a konkrétní termíny inventarizace pokladny byly nově stanoveny směrnicí o inventarizaci, dále pak při změně pokladní v době její nepřítomnosti. Kontrola zůstatků však bude probíhat nejméně jednou měsíčně. 3.3.11
Inventarizace majetku a závazků
Po zaúčtování všech účetních případů souvisejících s uzavíraným rokem se provádí inventarizace, kdy zjišťujeme skutečný stav majetku a závazků. Inventarizací se ověřují zůstatky účtů, které mají hmotnou povahu (zásoby, dlouhodobý majetek), ale také zůstatky rozvahových účtů, které mají nehmotnou povahu (pohledávek, časové rozlišení, rezervy, dohadné účty). Podle těchto dvou skupin, které jsou ověřovány, rozdělujeme inventury na fyzické a dokladové. U fyzické inventury zjišťujeme stav přepočítáním, převážením, přeměřením, popř. odborným odhadem. Problémy mohou nastat u dlouhodobého nehmotného majetku, kde je nutné prokázat existenci, právní vlastnictví a správnost ocenění. Prověřuje se, zda stav odpovídá stavu vykázaným v účetnictví a zda není nutné účtovat o opravných položkách, rezervách a vyjad-
Teoretická část
29
řovat další možná rizika. Každý druh zásob a majetku musí být inventarizován alespoň jednou ročně, termín si stanoví účetní jednotka sama. Veškeré stavy je nutné zaznamenat v inventurních soupisech. Musí být uloženy po dobu 5 let po provedení inventarizace a podepsány osobou odpovědnou za svěřený majetek, dále osobou, která zodpovídá za provedení inventarizace. Musí být poznamenán způsob zjišťování skutečného stavu majetku, ocenění majetku, pohledávek a závazků k okamžiku ukončení inventury. Ocenění je nutné proto, aby mohlo být případně rozhodnuto o opravných položkách nebo odpisu majetku. Dále musí být uveden okamžik zahájení a ukončení inventury. Fyzická inventura hmotného majetku, která se nedá provést ke konci rozvahového dne, může být provedena v průběhu posledních 4 měsíců ÚO anebo ještě v prvním měsíci období následujícího. Měly by se správně používat čisté papíry pouze očíslované a označené. Pro zjednodušení práce se však používají soupisy majetku, které mohou být pouze s názvem majetku, nemohou na nich být uvedeny počty kusů. Většinou bývá přítomen i auditor. Zjišťuje se znehodnocený nebo zastaralý majetek a zásoby, které se přímo označují. Pokud se jedná o dočasné snížení hodnoty tak se účtuje o opravných položkách anebo v případě úplného poškození se toto řeší odpisem majetku. Inventarizační rozdíly vznikají, pokud skutečný stav neodpovídá stavu vykázaným v účetnictví. Pokud je skutečný stav nižší než v účetnictví, jde o manko. V případě peněžní hotovosti a cenin jde o schodek, za který je zodpovědná konkrétní osoba, vůči které se vyúčtuje pohledávka. Je nutné odlišovat manka zaviněná a nezaviněná, např. ztratné v obchodních podnicích a přirozené úbytky majetku jako sesychání materiálů, vypařování tekutin. Nezaviněná manka a ztráty účtujeme na zvláštní účet 549 – Manka a škody. Přirozené úbytky se účtují na účet 501 – Spotřeba materiálu, ztratné v obchodních podnicích na účet 504 – Prodané zboží. Pro určení hranice, zda je o manko do normy nebo nad normu, rozhoduje zejména druh majetku a vlastní vnitropodniková norma. Kvalitní vnitropodnikové normy usnadní tedy nejen účtování, ale i jednání se správcem daně. V opačném případě jde o přebytek. Škody mimořádného charakteru, např. škody z povodní, požárů, zemětřesení se účtují na účet 582 – Škody. Náhrady škod a mank od pojišťoven se účtují zrcadlově do provozních výnosů 648 – Ostatní provozní výnosy. Dokladová inventura se týká především nehmotných rozvahových položek, tedy pohledávek, závazků, včetně rezerv a časového rozlišení. Soustřeďujeme se především na ověření existence pohledávky nebo oprávnění k existenci (rezervy a časového rozlišení). Inventarizační rozdíly se účtují do období, za které se inventarizace provádí. Vzhledem ke stručnosti ZU týkající se inventarizací, je třeba postup při inventarizacích pečlivě upravit vnitropodnikovou směrnicí. Tato směrnice byla nově vytvořena, bylo stanoveno, že ředitel jmenuje inventarizační komisi, která bude tříčlenná a že členové budou jmenováni zpravidla 14 dní před provedením inventarizace a to formou „Příkazu i inventarizaci“. Návrh příkazu k inventarizaci je součástí přílohy této bakalářské práce. Tabul-
30
Teoretická část
kou je vymezeno, co bude v účetní jednotce inventarizováno a kterých účtů se to týká. Jelikož se jedná o účetní jednotku poskytující služby, půjde především o inventury majetku, pokladen, pohledávek a závazků. Nákup materiálu a zboží je v účetní jednotce účtován způsobem B, tedy přímo do spotřeby. Dále bylo upraveno, jaké náležitosti budou obsahovat inventurní soupisy. Byly stanoveny termíny inventarizací pro jednotlivé oblasti aktiv a pasiv, uvedeno co se považuje za inventarizační rozdíl a rozhodnuto, že o případných rozdílech rozhoduje zásadně ředitel a to písemnou formou. 3.3.12
Úschova účetních záznamů a archivace dokladů
Účetní záznamy podléhají povinné úschově a je třeba se řídit zákonem o archivnictví, pokud ZU nestanoví jinak. Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají i podnikatelé zapsaní v OR. V příloze 1 zákona o archivnictví je stanoveno, které dokumenty jsou podnikatelé povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií (např. zakladatelské smlouvy, účetní knihy a účetní závěrky). Archiválie jsou dokumenty, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byly vzaty do evidence archiválií (§ 2 zákona o archivnictví). Před skartací účetních písemností vyjmenovaných v příloze k ZU je proto třeba kontaktovat příslušný archiv. ZU stanoví skartační lhůty, po jejichž uplynutí, před provedením skartace, je třeba zjistit, zda nejde o archiválie (Účetnictví podnikatelů 2011). Uschovací lhůty: účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem ÚO, kterého se týkají, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem ÚO, kterého se týkají, účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem ÚO, kterého se týkají, daňové doklady pro potřeby DPH po dobu 10 let počínajících koncem ÚO, kterého se týkají. Pokud se týká záručních lhůt a reklamačních řízení, musejí být uchovány po dobu, po kterou trvají (i když je delší než výše uvedená). Účetní záznamy týkající se nezaplacených pohledávek nebo závazků uchovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění. Povinnosti spojené s úschovou přecházejí u PO na právního zástupce, nebo na likvidátora anebo na správce konkurzní podstaty. U FO tato povinnost přechází při úmrtí na dědice nebo na stát, pokud dědictví přechází na organizační složku státu. V ostatních případech, jako třeba u fyzické zahraniční osoby nebo
Teoretická část
31
v situacích, kdy dochází k zániku povinnosti účtovat (při ukončení podnikání) či k zániku účetní jednotky, aniž by byl ustaven likvidátor nebo správce konkurzní podstaty, musí účetní jednotka zajistit povinnosti spojené s úschovou a informovat o způsobu tohoto zajištění státní archiv (Účetnictví podnikatelů 2011). Tato směrnice byla vytvořena jako nová, byly v ní stanoveny doby pro úschovu jednotlivých dokladů, které se ve firmě vyskytují. Stanoveno, že základní firemní dokumentace bude uložena v kanceláři ředitele. Firemní archiv se bude nacházet v pronajatých prostorách firmy, dokumenty budou v archivačních boxech a budou řádně označeny a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození. Odpovědnou osobou je ředitel, který po dohodě s externí účetní firmou vydává po uplynutí stanovených lhůt podnět ke skartaci. 3.3.13
Poskytování osobních ochranných pracovních prostředků a mycích, čistících a desinfekčních prostředků (OOPP)
Tuto směrnici má firma zpracovánu pro rok 2009. Jsou v ní vyhodnocena rizika. Jelikož předmětem činnosti účetní jednotky je projektování a pasportizace v oblasti zahrad, parků a veřejné zeleně, jedná se o činnost, která se týká pobytu ve venkovním prostředí, častá je i dlouhodobá chůze. Jde tedy o rizika únavy nohou, prochladnutí, riziko úpalu a úžehu v horkých dnech. Směrnice tedy stanovuje ochranu nohou, těla i hlavy. Z tohoto důvodu byly nařízeny turistické boty s membránou a univerzální bunda do proměnlivého počasí, voděodolná a prodyšná. Tyto OOPP byly navrženy k výměně po 24 měsících. Dále jsou pak nařízeny zimní čepice a letní pokrývka hlavy a prodyšné termoprádlo (např. trička, ponožky). Tyto OOPP byly navrženy k výměně po 12 měsících. Lhůty stanovené směrnicí jsou pouze orientační a slouží pro možnost optimalizace zásob. Bylo stanoveno, že OOPP může poskytnout vedoucí zaměstnanec i jiným osobám, zejména brigádníkům. Ve směrnici je uvedeno, že zaměstnanec potvrdí svým podpisem, že OOPP převzal a byl poučen o jejich používání. Mycí, čistící a dezinfekční prostředky budou k dispozici v dostatečném množství na sociálních a hygienických zařízeních. Tuto směrnici považuji svým obsahem za dostatečně zpracovanou, a proto ji ponechávám v platnosti ve stávajícím stavu. Domnívám se, že jde pro účetní jednotku o velmi důležitou směrnici, jelikož OOPP jsou u této firmy dosti významnou výdajovou položkou.
32
Praktická část
4 Praktická část 4.1
Základní informace o účetní jednotce
Společnost Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. je společností zapsanou v obchodním rejstříku pod spisovou značkou C26927 od roku 1997. Společnost se zabývá projekční činností v oblasti zahradní a krajinné tvorby. Má sídlo v Brně a základní kapitál je ve výši 100.000 Kč. Firma je od července 2010 členem skupiny GEODIS GROUP. K mapování je používán software GIS. Statutárním orgánem společnosti je jednatel Ing. Ivo Hanzl. Prokuristou firmy je Ing. Aleš Finstrle. 100% vlastníkem firmy je firma GEODIS BRNO, spol. s r. o. Firma zaměstnává na hlavní pracovní poměr průměrně 15 zaměstnanců a využívá též brigádně studenty na dohody o provedení práce nebo pracovní činnosti. Účetním obdobím firmy je kalendářní rok. Účetnictví je vedeno částečně asistentkou ve firmě, složitější případy a kontrolu provádí externí účetní firma na základě smlouvy o vedení účetnictví.
4.2
Jednotný vzhled vnitropodnikových účetních směrnic
Jelikož má firma zpracováno jen šest směrnic a neodpovídají současně platné legislativě, bude cílem této bakalářské práce stávající směrnice aktualizovat a vytvořit směrnice nové, pro které má účetní jednotka obsahovou náplň. Nejprve jsem tedy navrhla šablonu vnitropodnikových účetních směrnic, která je součástí přílohy. Ke každé směrnici bude přiloženo tzv. kolovadlo, kde zaměstnanci potvrdí svým podpisem, že směrnici přečetli a jsou seznámeni s jejím obsahem. Návrh záznamu o předložení směrnice je rovněž součástí přílohy. Jelikož předmětem činnosti firmy je projektování a pasportizace v oblasti zahrad využívám zelené barvy, která je pro tuto činnost charakteristická. Níže vytvořených sedm nových vnitropodnikových směrnic bylo vloženo do této nové šablony a jejich konečná podoba je součástí přílohy. Tato šablona však bude v rámci úspor nákladů rozesílána buď elektronicky anebo bude tištěna černobíle.
4.3
Směrnice číslo 1: Oběh účetních dokladů
Účel Tato směrnice popisuje mechanismus práce s účetními doklady ve firmě. Pro každý doklad zvlášť stanoví, k čemu slouží, kdo ho vystavuje, vyřizuje a kde se zakládá.
Praktická část
33
Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví – stanoví rozsah, způsob a průkaznost vedení účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ČÚS 001 – účty a zásady účtování na účtech. Vnitropodniková úprava 4.3.1
Všeobecná ustanovení
Firma používá pro svou činnost pouze zde vyjmenované účetní doklady. Každý dokument je vždy označen datem a podpisem. Pořadače jsou označeny dohodnutým způsobem. Pracovníci jsou povinni vytvářet, zpracovávat a předávat doklady řádně dle této směrnice, bez zbytečného prodlení, s vědomím plné odpovědnosti za případné škody, které by mohly vzniknout. 4.3.2
Seznam dokumentů
Objednávka vystavená slouží pro nákup režijního materiálu, majetku a služeb a ke kontrole přijímaných dodávek, vystavuje asistentka ředitele nebo obchodní specialista na podkladě požadavků vedoucích oddělení nebo ředitele společnosti, zakládá a současně eviduje plnění. Dodací list přijatý slouží pro příjem materiálu a zboží přímo do spotřeby a také jako podklad k likvidaci přijaté faktury. Vystavuje dodavatel, lze nahradit kopií faktury. K likvidované faktuře vždy přiložit. Vyřizuje a zakládá obchodní specialista nebo asistentka. Faktura přijatá slouží jako doklad k úhradě závazků za režijní dodávky, tj. služby, materiál a majetek. Vystavuje dodavatel, každá musí být zapsána v knize došlé pošty a opatřena likvidačním listem – zodpovídá asistentka ředitele. Schválení předchází kontrola, doplnění potřebných údajů a parafování odpovědným pracovníkem na košilce faktury. Eviduje asistentka v knize přijatých faktur, současně zaúčtuje a zakládá v příručním archivu. Po skončení kalendářního roku se dokumenty ukládají v hlavním archivu, který je rovněž přímo ve firmě. Opravný daňový doklad přijatý slouží k odúčtování závazku, jehož plnění bylo reklamováno, případně nevznikl. Eviduje asistentka v knize přijatých opravných daňových dokladů. Současně zaúčtuje a zakládá. Daňový doklad přijatý slouží jako doklad oprávněnosti odpočtu DPH na vstupu, vystavuje plátce uskutečňující zdanitelné plnění (dodavatel). Nahrazuje: faktura přijatá, respektive opravný daňový doklad přijatý, vždy pouze za předpokladu, že má všechny náležitosti, při uskutečnění zdanitelného plnění hrazeného hotově do 10.000 Kč doklad o zaplacení obsahující potřebné údaje. Zakládá asistentka jako faktury přijaté a jako pokladní doklady.
34
Praktická část
Zálohová faktura vystavená slouží jako předpis pohledávky v případě sjednání zálohové platby za služby. Vystavuje obchodní specialista, při neplacení do 15 dnů po splatnosti urguje, při neplacení do 30 dnů stornuje. Eviduje se v knize vydaných zálohových faktur. Předává se asistentce k zaúčtování a založení. Faktura (daňový doklad) vystavená slouží jako předpis pohledávky a současně vždy jako daňový doklad o DPH na výstupu a pro příjemce na vstupu. Vystavuje obchodní specialista, eviduje v knize vydaných faktur a předá asistentce k zaúčtování a založení. Opravný daňový doklad vystavený slouží jako storno předepsané pohledávky při neuskutečnění plnění v celém nebo částečném rozsahu a současně jako daňový doklad k DPH. Vystavuje obchodní specialista na základě požadavku vedoucího oddělení nebo ředitele a obsahuje zdůvodnění vystavení. Eviduje se v knize vydaných opravných daňových dokladů, vždy uvést i číslo dobropisované faktury. Předání asistentce k zaúčtování a založení. Opravné daňové doklady na storno neodeslaných faktur (chybně vystavených) se neodesílají. Pokladní doklad příjmový slouží jako doklad o příjmu hotovosti, vystavuje pokladní (asistentka), vždy na tiskopise a s průpisem (originál podpis a razítko), který předá plátci jako stvrzenku, eviduje se v pokladní knize a doklady se číslují. Asistentka zaúčtuje a založí. Pokladní doklad výdajový slouží jako doklad pro výplatu v hotovosti za režijní materiál, majetek, služby a zálohy. Vystavuje a eviduje pokladní (asistentka), vždy pouze po schválení, zaúčtuje a zakládá. Převodka slouží jako doklad o převodu majetku mezi jednotlivými nákladovými středisky a jednotlivými zaměstnanci. Vystavuje a zakládá zaměstnanec zodpovědný za předaný majetek. Potvrzuje zaměstnanec přejímající majetek do své zodpovědnosti. Vyřizuje asistentka. Cestovní příkaz slouží jako doklad o nařízení služební cesty, doklad pro vyúčtování a proplacení služební cesty. Vystavuje cestující, eviduje vystavitel před zahájením cesty v knize CP a pokladní v pokladní knize v řadě pokladních dokladů. Kontroluje pokladní (asistentka) před vyplacením náhrady. Zaúčtuje a zakládá. Evidence docházky slouží jako podklad pro výpočet mezd a náhrad. Vyhotovuje asistentka, neodpracované dny doloží (neschopenka, dovolenka atp.). Externí účetní promítne do výpočtu mezd a náhrad a současně založí. Návrh prémií slouží jako podklad pro výpočet mezd a je považován za důvěrný doklad, vystavuje ředitel, vyřizuje a zakládá externí účetní. Rekapitulace mezd slouží jako podklad k zaúčtování mzdových nákladů na nákladová střediska. Vystavuje externí účetní, proúčtuje a zakládá. Mzdový list slouží jako doklad o příjmech a odvodech každého zaměstnance, vystavuje externí účetní a zakládá. Zápis o uvedení DHM a DDHM do provozu slouží jako doklad o započetí užívání a tudíž i odepisování, zatřídění a stanovení odpisů, doklad o převzetí do evidence, součást odpisového plánu. Vystavuje budoucí uživatel IM, externí účetní zanese do účetnictví a zakládá.
Praktická část
35
Vyřazovací protokol DHM a DDHM slouží jako doklad o vyřazení a způsobu vyřazení. Vystavuje a vlastní likvidaci provede navrhující, externí účetní zaúčtuje a zakládá. Příkaz k úhradě slouží jako doklad k provedení plateb, vystavuje asistentka ředitele elektronickou formou a následně schvaluje ředitel. Výpis z bankovního účtu slouží jako informace o provedených platbách, vystavuje banka, zasílá elektronickou i papírovou formou. Asistentka zaúčtuje a zakládá. Výkaz jízd (měsíční) slouží jako předepsaná dokumentace pro provoz služebního vozidla, který je veden na tiskopise. Vystavuje řidič vozidla, zakládá asistentka. Interní účetní doklady slouží k zaúčtování například mezd, odpisů, rezerv, uzávěrkových operací atd. Vystavuje externí účetní. 4.3.3
Vnitropodniková úprava
Účetní doklady musejí být čitelné a vyhotovené trvanlivým způsobem. V případě dokladů na termopapírech, budou tyto doklady okopírovány. Opravy v účetních dokladech nesmí vést k neprůkaznosti, neúplnosti a nesprávnosti. Oběh účetních dokladů je nutné organizovat tak, aby ke schvalování docházelo ve lhůtách co nejkratších, aby se doklad dostal k asistentce ředitele k proplacení ještě před splatností. Oběh účetních dokladů zahrnuje: třídění, zaevidování, číslování, přezkoušení správnosti, určení účtovacího předpisu, zaúčtování, úschovu účetních písemností a skartaci. Třídění a zaevidování provádí asistentka ředitele. Číslování dokladů stanoví externí účetní na počátku každého kalendářního roku. Schvalování účetních dokladů z hlediska: věcného – odpovědné osoby uvedené v podpisových vzorech dle seznamu, formálního – tj. oprávněnost odpovědných osob, které účetní případy schválily a úplnost náležitostí. Přezkušuje asistentka.
36
Praktická část
Osobami odpovědnými za účetní případy jsou zaměstnanci, které jsou za společnost oprávněny jednat. Tyto osoby odsouhlasí operaci na dodavatelské faktuře na základě dodacích listů, popř. objednávek, smluv o dílo a předají asistentce ředitele, která příslušné doklady zaúčtuje. Složitější případy předává externí účetní z firmy Meridea, s.r.o. v termínech dle dohody, nejméně však jedenkrát za měsíc. S firmou Meridea, s.r.o. má firma uzavřenu smlouvu o vedení účetnictví. Účetní případy jsou zaúčtovány jen na základě účetního dokladu, který je přezkoušen po věcné a formální stránce ještě před zaúčtováním. Dále asistentka opatří účetní doklad účtovacím předpisem, okamžikem účetního případu a podpisovým záznamem. Vše se zapíše na likvidační list. Zaúčtování se provede v programu Pohoda podle účtovacího předpisu (pro zachycení účetních případů do daného měsíce, může účetní jednotka postupovat tak, že doklady, které přijdou do 15. dne v měsíci následujícím, může zaúčtovat do předchozího měsíce). Účetní doklady se uloží do příručního archivu v kanceláři asistentky po dobu běžného účetního období a následně se předají do hlavního archivu přímo ve firmě, kde zůstávají po dobu určenou zákonem o účetnictví a ostatními právními předpisy. Po uplynutí této archivační doby budou doklady skartovány. Skartaci podle platných právních předpisů zajistí pracovník odpovědný za archivaci a skartaci dokladů (asistentka ředitele na příkaz ředitele firmy). Datum Jméno odpovědné Podpisový záznam Účinnost od vydání osoby odpovědné osoby 01. 09. 2012 01. 09. 2012 Ing. Aleš Finstrle Vydává Ing. Aleš Finstrle Zpracoval Dagmar Sluková Kontroloval Dagmar Sluková Určeno pro Celá firma Externí účetní firma Nahrazuje Počet stran 4 Přílohy -
4.4
Směrnice číslo 2: Účtový rozvrh
Účel Účtový rozvrh prokazuje obsah účetních knih a slouží ke kontrole (interní i externí) účetnictví. Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška č.500/2002 Sb., zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ČÚS 001 – účty a zásady účtování na účtech. Vnitropodniková úprava
Praktická část
37
Účtový rozvrh se řídí směrnou účtovou osnovou a byl vytvořen v účetním softwaru Pohoda. Skládá se z třímístných syntetických účtů a třímístných analytických účtů. Operace daňově neúčinné budou zachyceny na samostatných analytických účtech. Analytické členění účtu 343 – Daň z přidané hodnoty je provedeno podle § 100 – Evidence pro daňové účely zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. V případě potřeby bude účtový rozvrh rozšířen o další účty. V žádném případě nesmí účetní jednotka v průběhu účetního období rušit účty, na kterých již bylo v daném účetním období účtováno. Jestliže v následujícím účetním období nedojde k legislativním změnám, případně ke změně činnosti v účetní jednotce, není potřeba vytvářet nový účtový rozvrh. Konečný účtový rozvrh bude založen v tištěné podobě u účetních sestav. Datum Jméno odpovědné Podpisový záznam Účinnost od vydání osoby odpovědné osoby 15. 09. 2012 15. 09. 2012 Ing. Aleš Finstrle Vydává Ing. Aleš Finstrle Zpracoval Dagmar Sluková Kontroloval Dagmar Sluková Určeno pro Asistentka Externí účetní firma Nahrazuje Počet stran 1 Přílohy 1
4.5
Směrnice číslo 3: Podpisové záznamy
Účel Účelem této směrnice je určit podpisové záznamy osob. Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob, které jednají jménem firmy: Stř.
Funkce/oprávnění k
110 110
Jednatel / neomezené Prokurista a ředitel / neomezené Obchodní specialista / obchodní smlouvy
130
Podpisový záznam
Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob oprávněných k disponování s bankovními účty:
38
Praktická část
Funkce
Oddělení
Podpisový záznam
Vedení společnosti Vedení Prokurista a ředitel společnosti Každá oprávněná osoba podepisuje příkazy k úhradě a bankovní šeky samostatně. Jednatel
Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob odpovědných za účetní případy a současně osob odpovědných za náležitosti účetních a daňových dokladů Níže uvedené osoby schvalují účetní případy po věcné stránce, tj. potvrzují existenci operace a její oprávněnost a jsou rovněž osobami odpovědnými za náležitosti účetních a daňových dokladů. O náležitostech účetních a daňových dokladů a případných změnách budou pravidelně proškolování externí účetní. Podpisový Funkce Stř. Oddělení záznam Vedení Jednatel 110 společnosti Vedení Prokurista 110 společnosti Obchodní 130 Obchod specialistka Asistentka 120 Administrativa ředitele Vedoucí projekční 210 Projekce složky Vedoucí 220 GIS GIS Externí Externí účetní 230 účetní firma Bez podpisového záznamu osob odpovědných za účetní případ není možné provést zaúčtování příslušného dokladu. Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob odpovědných za vydání vnitřních směrnic Firma projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. vydává níže uvedené vnitřní směrnice. Změny směrnic budou řešeny číselnými dodatky, případně vydáním směrnice nové a zrušením stávající směrnice.
Praktická část
Č.
Název směrnice
Oběh účetních dokladů Účtový 2. rozvrh Podpisové 3. záznamy Hmotný a 4. nehmotný majetek Poskytování 5. cestovních náhrad Poskytování 6. stravného Používání cizích měn a 7. kurzové rozdíly Časové rozlišení 8. nákladů a výnosů Zásady pro používání 9. dohadných položek Pokladní 10. regulativ Inventarizac 11. e majetku a závazků Úschova a 12. archivace dokladů Poskytování 13. OOPP 1.
39
PodpiOdpovědsový ná osoba záznam
Termín vydání
Oddělení
01. 09. 2012
Celá firma, externí Daňový účetní firma poradce
15. 09. 2012 16. 10. 2012
Externí účetní firma, asistentka Celá firma, externí účetní firma
Daňový poradce Daňový poradce
30. 09. 2012
Celá firma, externí Daňový účetní firma poradce
02. 09. 2012
Celá firma, externí Daňový účetní firma poradce
04. 09. 2012
Celá firma, externí Daňový účetní firma poradce
29. 09. 2012
Externí účetní Daňový firma, asistentka poradce
27. 09. 2012
Externí účetní Daňový firma, asistentka poradce
21. 09. 2012
Externí účetní Daňový firma, asistentka poradce
01. 10. 2012
Externí účetní Daňový firma, asistentka poradce
05. 10. 2012
Celá firma, externí Daňový účetní firma poradce
25. 10. 2012 Rok 2009
Externí firma, společnosti Externí firma, společnosti
účetní Daňový vedení poradce účetní Daňový vedení poradce
40
Praktická část
Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob odpovědných za zaúčtování účetních případů Odpovědnost níže uvedených osob se vztahuje pouze na správnost zaúčtování účetních případů, tj. uvedení správné předkontace a částky z dokladu. Podpisový Účetní případ Oddělení Funkce záznam Faktury, Asistentka ředitele Asistentka pokladna, banka Všechny ostatní Externí účetní firma Externí účetní případy Datum vydání 16. 10. 2012 Vydává Zpracoval Kontroloval Určeno pro Nahrazuje Počet stran Přílohy
4.6
Účinnost od 16. 10. 2012
Jméno odpovědné osoby Ing. Aleš Finstrle Ing. Aleš Finstrle Dagmar Sluková Dagmar Sluková Externí účetní firma Celá firma 3 1
Podpisový záznam odpovědné osoby
Směrnice číslo 4: Hmotný a nehmotný majetek zařazení, evidence, oceňování, vyřazení, účtování, odpisový plán
Účel Tato směrnice určuje závazné postupy při pořizování majetku včetně účtování, účtování odpisů, evidenci a likvidaci dlouhodobého majetku. Je závazná pro celou firmu. Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška 500/2002 Sb., zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ČÚS. Vnitropodniková úprava 4.6.1
Zařazení majetku a jeho evidence
Účetní jednotka rozhodla, že DNM je majetek, jehož vstupní cena je vyšší než 60.000 Kč a doba využitelnosti je delší než 1 rok. DHM bude takový majetek, jehož pořizovací cena je vyšší než 40.000 Kč a doba použitelnosti je delší než 1 rok.
Praktická část Tab. 1
41
Za drobný dlouhodobý majetek je považován majetek
Druh
Pořizovací cena
Doba použití
DDHM
10.000 – 40.000 Kč
delší než 1 rok
DDNM
40.000 – 60.000 Kč
delší než 1 rok
Majetek v pořizovací ceně 10.000 – 40.000 Kč včetně a dobou použitelnosti delší než 1 rok se účtuje při zařazení na účet 022.01x, 022.02x odpisový plán se stanoví na 2 roky, resp. 24 měsíců a na inventární kartě bude poznamenáno, že účetní odpis podle účetního odpisového plánu, je daňově uznatelným nákladem podle § 24 odst. 2 písm. v) bod 1 ZDP. V případě nehmotného majetku 40.000 – 60.000 Kč včetně se účtuje stejně s použitím účtu 013. Odpisový plán se stanoví na 24 měsíců. Majetek se zachytí v operativní evidenci. Drobný dlouhodobý majetek s cenou nižší než uvedené hranice a s dobou použití delší než 1 rok bude účtován na analytický účet 501.010, respektive 518.010 a bude evidován v operativní evidenci. Předměty s dobou použitelnosti delší než 1 rok a v pořizovací ceně do 2.000 Kč budou považovány za spotřební materiál a o tomto majetku se již nevede operativní evidence. Při pořízení DNM a DHM se budou používat účty 04x (041 – Pořízení DNM a 042 – Pořízení DHM), na které se účtuje pořizovaný majetek do doby uvedení do užívání včetně nákladů spojených s jeho pořízením. Pokud je majetek přímo uveden do používání a není u něj účtováno o dalších nákladech spojených s jeho pořízením, lze jej přímo zaúčtovat na účet účtové skupiny 01x,02x,03x. Zařazení majetku bude provedeno na základě „Protokolu o zařazení do užívání“ a zařazený dlouhodobý majetek bude uveden v datových souborech počítače, a to ihned při zařazení předmětu do používání, resp. po uvedení předmětu do stavu způsobilého k obvyklému užívání. Evidence majetku bude obsahovat: pořadové číslo karty, inventární číslo majetku, syntetický a analytický účet, název majetku, dodavatele, vstupní cenu, zvýšenou vstupní nebo zůstatkovou cenu o TZ, modernizaci, rekonstrukci, způsob pořízení, datum pořízení, kopii dokladu k datu pořízení, datum uvedení předmětu do užívání, kopii dokladu k datu uvedení do užívání, odpisovou skupinu, způsob odpisování, dobu odpisování, datum a způsob vyřazení, kopii dokladu o vyřazení, rok odpisování, účetní odpis, rozdíl účetních a daňových odpisů, zůstatkovou cenu, rozdíl účetní a daňové zůstatkové ceny, umístění, středisko, osobu odpovědnou za majetek. O TZ se vstupní cenou vyšší než 40.000 Kč již evidovaného majetku je zvýšena vstupní nebo zůstatková cena. Daňové odpisy jsou vypočítány z této zvýšené ceny. V případě, že bude provedeno TZ na jednom předmětu, v jednom zdaňovacím období do 40.000 Kč, může se účetní jednotka rozhodnout, že půjde o jednorázový náklad.
42
Praktická část
Při stanovení výše účetních odpisů se vychází z životnosti dle odpisových skupin pro daňové odepisování. Účetní odpisy se provádí měsíčně, daňové ročně. 4.6.2
Vyřazení majetku
Vyřazení majetku bude vždy provedeno na základě „Protokolu o vyřazení“. Odpovědnou osobou rozhodující o vyřazení majetku z používání je statutární orgán. Tato osoba určí nejméně dvoučlennou komisi, která určí způsob vyřazení a zajistí likvidaci předmětu. Majetek, který je již plně odepsaný, ale firma jej používá, nebude z účetnictví vyřazován. Způsoby vyřazení: prodejem – vystaví se faktura a následně na základě protokolu je proúčtováno vyřazení z evidence, darováním – je sepsána darovací smlouva a následně na základě protokolu je proúčtováno vyřazení z evidence, likvidací – jde-li o majetek neopravitelný, nepoužitelný nebo opravitelný s vysokými náklady, vystaví se „Protokol o likvidaci“, který je podkladem o vyřazení majetku z evidence, zcizením – na základě „Protokolu od Policie ČR“ je vystaven „Protokol o vyřazení“ a majetek je následně vyřazen z evidence. 4.6.3
Nejčastější případy účtování majetku Účetní operace
MD
DAL
Pořízení DNM, DHM (faktura, hotově)
041,042
321,211
Zařazení DNM a DHM do užívání
013,022
041,042
Odpisování DNM a DHM
551
07x,08x
Vyřazení DNM a DHM z používání v PC
07x,08x
013,022
ZC při prodeji
541
07x,08x
Odepsání ZC darovaného majetku
543
08x
Odepsání ZC poškozeného majetku
549
08x
Bezplatné nabytí samostatných movitých věcí v RC
022
413
Poskytnutí zálohy na DNM a DHM
051,052
211,221,231,461
Vyúčtování poskytnuté zálohy na DNM a DHM
321
051,052
Rozhodnutí o zrušení investice
548
042
Praktická část
4.6.4
43
Oceňování majetku
Firma oceňuje majetek v souladu se zákonem o účetnictví, a to buď pořizovacími cenami, nebo reprodukčními pořizovacími cenami anebo vlastními náklady. Pořizovací cenou se rozumí cena, za kterou byl majetek pořízen včetně nákladů souvisejících s pořízením. Reprodukční pořizovací cenou se rozumí cena, za kterou byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. Jde zejména o znalecký posudek u majetku nabytého darováním, nově zjištěného majetku, vklad majetku atd. Mezi náklady související s pořízením patří zejména clo, dopravné, skladné, manipulace, poštovné a balné, montáž, zabudování, uvedení do provozu, provize za zprostředkování, úroky z úvěru do doby zařazení předmětu do používání v případě, že se tak účetní jednotka rozhodne. Nepatří sem náklady na zaučení pracovníků pro obsluhu příslušného předmětu. Cenou pořízení se rozumí cena bez nákladů s jeho pořízením souvisejících. Oceňují se jí cenné papíry a majetkové účasti. Vlastními náklady se rozumí přímé a nepřímé náklady na výrobu. 4.6.5
Dotace na pořízení dlouhodobého hmotného majetku
Pořizovací cena dlouhodobého hmotného majetku pořízeného formou dotace se snižuje o dotaci, v případě, že je dotace účtována až v následujícím ÚO po zařazení majetku do užívání, sníží se pořizovací cena až v roce přijetí dotace a následně se upraví i plán odpisů. Pokud by hodnota DDHM byla po snížení o poskytnutou dotaci nižší než stanovených 10.000 Kč, bude tento majetek zaúčtován na účet, na který by se majetek zaúčtoval v případě, kdyby dotace poskytnuta nebyla. V případě dotace poskytnuté v plné výši (100 % dotace) bude majetek veden pouze v podrozvahové evidenci a v inventární knize se poznamená výše dotace. 4.6.6
Odpisový plán
Firma zvolila v souladu s ustanovením § 7 zákona o účetnictví účetní odpisy rozdílné od daňových odpisů. Účetní odpisy budou stanoveny pro každý předmět samostatně, a to vždy při zařazení předmětu do užívání. Evidence účetních i daňových odpisů bude vedena v programu Pohoda. Účetní odpisy jsou zachycovány v účetnictví interním dokladem každý měsíc, a to počínaje měsícem uvedení předmětu do užívání. Obdobně to platí pro TZ. Pořízený majetek bude zachycen na příslušných majetkových účtech a v prvním roce odpisování se zatřídí do příslušných odpisových skupin podle ZDP a zvolí způsob odpisování. Jednou ročně k 31.12.20xx, jsou vypočítány daňové odpisy a vyčíslena daňová zůstatková cena majetku. Odpisy se účtují 551/07x nebo 08x. Způsob odpi-
44
Praktická část
sování podle ZDP zvolí účetní jednotka vždy při zařazení předmětu do stavu způsobilého k užívání. Dojde-li v průběhu ZO k vyřazení DNM a DHM evidovaného v majetku na počátku ZO, uplatní se daňový odpis v poloviční výši z vypočteného ročního odpisu. Rozdíly mezi daňovými a účetními odpisy budou promítnuty v daňovém přiznání právnických osob. Rovněž bude zohledněn rozdíl mezi účetní a daňovou zůstatkovou cenou při vyřazení majetku. Datum Jméno odpovědné Podpisový záznam Účinnost od vydání osoby odpovědné osoby 30. 09. 2012 30. 09. 2012 Ing. Aleš Finstrle Vydává Ing. Aleš Finstrle Zpracoval Dagmar Sluková Kontroloval Dagmar Sluková Určeno pro Externí účetní firma Celá firma Nahrazuje Směrnici z roku 2009 Počet stran 5 Přílohy -
4.7
Směrnice číslo 5: Poskytování cestovních náhrad
Účel Tato směrnice určuje zásady pro plánování, požadování, schvalování, vykonávání a vyúčtování tuzemských i zahraničních pracovních cest. Legislativa Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, vyhláška MF č. 429/2011 Sb., lze použít i Pokyn D-6. Vnitropodniková úprava Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance firmy. Veškeré podmínky pracovní cesty budou vždy dohodnuty před uskutečněním pracovní cesty, a to písemnou formou na formuláři „Příkaz k pracovní cestě“. Podle § 42 odst. 1 se pracovní cestou rozumí časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. V pracovních smlouvách všech zaměstnanců je sjednáno místo výkonu práce na ulici Mathonova 60, 613 00 Brno. 4.7.1
Tuzemská pracovní cesta
Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v roce 2012 stravné ve výši podle následující tabulky.
Praktická část Tab. 2
45
Tuzemské stravné 2012
TUZEMSKÉ STRAVNÉ 2012 Doba pracovní cesty
Stravné v Kč
Krácení o
Za každé bezplatné jídlo snížení o hodnotu v Kč
5:00 – 12:00
64
70%
-44,80
12:01 – 18:00
96
35%
-33,60
18:01 – 24:00
151
25%
-37,75
Jestliže bylo zaměstnanci poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře na které zaměstnanec finančně nepřispěl, bude stravné kráceno až o výše uvedenou hodnotu. Zaměstnavatel určí zaměstnanci dopravní prostředek, který má být použit. Může také dohodnout se zaměstnancem použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem. V tomto případě náleží zaměstnanci za každý 1 km jízdy základní náhrada, která u osobních silničních vozidel podle § 157 odst. 4 ZP činí 3,70 Kč. A současně náhrada výdajů za spotřebovanou PHM. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, pokud zaměstnanec prokazuje cenu PHM více doklady, použije se aritmetický průměr. Doklady musí vždy souviset se služební cestou. Pokud zaměstnanec cenu neprokáže, použije zaměstnavatel průměrnou cenu podle § 158 zákoníku práce, která pro rok 2012 činní: Motorová nafta 34,70 Kč Benzin 95 oktanů (Natural) 34,90 Kč Spotřeba bude vypočítána dle údajů uvedených v TP vozidla, zaměstnavatel použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz. Pokud není tento údaj uveden tak použije aritmetický průměr. Použít jiné než služební vozidlo firmy lze za následujících podmínek: vozidlo má uzavřeno zákonné pojištění, vozidlo je havarijně pojištěno, vozidlo má platnou technickou prohlídku. Použití schvaluje vždy ředitel firmy. V případě použití vlastního osobního vozidla musí zaměstnavatel počítat s případnou povinností hradit z vozidla silniční daň a pro tento případ bude vyžadovat od zaměstnance kopii velkého technického průkazu anebo čestné prohlášení, že za dané období byla z vozidla silniční daň uhrazena jinou osobou. Pokud zaměstnanec použije MHD, náleží zaměstnanci náhrada v prokázané výši.
46
Praktická část
Pokud použije zaměstnanec MHD v obci, kde je sjednáno místo výkonu práce anebo vlastní předplatnou jízdenku, nemusí zaměstnanec výdaje prokazovat, ale napíše čestné prohlášení, kde uvede cenu ve výši ceny jízdného v době konání pracovní cesty. Dále zaměstnavatel uhradí zaměstnanci výdaje za ubytování, které zaměstnanec prokáže doklady. Doklad bude vystaven na obchodní jméno zaměstnavatele a bude na něm uvedeno jméno zaměstnance. Nutné vedlejší výdaje související s pracovní cestou, např. parkovné, PHM, přeprava zavazadel atd. budou řádně doloženy doklady. Zaměstnanec může požádat o zálohu před tuzemskou pracovní cestou a zaměstnavatel je povinen mu zálohu poskytnout v hotovosti, a to před nastoupením dané pracovní cesty. Zaměstnanec je povinen informovat svého nadřízeného o průběhu a výsledku pracovní cesty, což bude zpracováno písemně ve „Zprávě z pracovní cesty“. Pobyt na pracovní cestě musí být vyznačen v evidenci docházky. 4.7.2
Zahraniční pracovní cesta
Pro časovou hranici pobytu v daném státě se používá okamžik překročení hranice nebo pravidelný odlet/přílet leteckého spoje uvedeného v letovém řádu, při použití trajektu nalodění. V případě zpoždění nutno doložit dokladem o zpoždění. Základní sazba stravného je určena pro rok 2012 vyhláškou MFČR č. 379/2011 Sb. a je odlišná podle navštíveného státu. V případě, že zaměstnanec v jeden den navštíví více států, použije se sazba stanovená pro stát, kde strávil nejvíce času. Zaměstnanci náleží zahraniční stravné podle doby strávené v zahraničí podle níže uvedené tabulky. Tab. 3
Zahraniční stravné 2012
ZAHRANIČNÍ STRAVNÉ 2012 Doba mimo území ČR
Výše stravného
Krácení o
01:01 – 12:00
1/3
70 %
12:01 – 18.00
2/3
35 %, dvě jídla 70 %
25 %, dvě jídla 50 %, tři jídla 75 % Pokud doba v zahraničí je méně než 5 hodin a vznikne nárok na tuzemské stravné, doby se sčítají. Pokud doba v zahraničí je více než 5 hodin a vznikne nárok na tuzemské stravné, zaměstnanec má nárok na obě sazby. 18:01 – 24:00
plný nárok
Praktická část
47
Doby strávené mimo ČR, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni se sčítají. Doby, za které nevznikl nárok na zahraniční stravné, se připočítají k době pro poskytnutí stravného podle § 163 zákoníku práce. V případě poskytnutí jídla je zaměstnanci stravné kráceno dle výše uvedené tabulky. Zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu při zahraniční pracovní cestě v délce 5 – 12 hodin byla poskytnuta 2 jídla a v délce 12 – 18 hodin 3 jídla. Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné až do výše 40 % zahraničního stravného poskytnutého podle § 170 odst. 3 a § 179 zákoníku práce. Výše kapesného bude určena v „Příkazu k pracovní cestě“ a není nutné předkládat doklady. Při zahraniční pracovní cestě poskytne zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem zálohu v cizí měně anebo mu zapůjčí platební kartu zaměstnavatele. Zaměstnanec si nesmí hradit z firemních prostředků své soukromé výdaje. 4.7.3
Vyúčtování pracovní cesty
Zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli doklady k vyúčtování, pravdivě uvézt všechny skutečnosti a eventuelně vrátit nespotřebovanou zálohu. Zaměstnavatel je naopak povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení dokladů uspokojit nároky zaměstnance. Pokud je částka, na kterou má zaměstnanec ve vyúčtování nárok nižší než poskytnutá záloha, vrací zaměstnanec tuto částku, buď v měně ve které mu ji zaměstnavatel poskytl, nebo v měně, na kterou ji směnil anebo v české měně. V případě, že tomu je naopak doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. Částka se zaokrouhluje na koruny nahoru. Při přepočtu se použije kurz ČNB v den vyplacení zálohy anebo zahájení pracovní cesty. Tab. 4
Účtování pracovních cest
Pracovní cesty
MD
DAL
Poskytnutá záloha zaměstnanci
335.003
211.00x dle měny
Vyúčtování pracovní cesty
512.001 tuzemské 512.003 zahraniční
335.003
Vrácení nespotřebované zálohy
211.00x dle měny
335.003
Doplatek služební cesty – způsob 335.003 účtování o závazku
333.001
48
Praktická část
Doplatek služební cesty – ihned 335.003 při vyúčtování Pracovní cesty placené přímo 512.002 (ubytování + cestovné)
Datum vydání
Účinnost od
02. 09. 2012 Vydává Zpracoval Kontroloval Určeno pro
02. 09. 2012
Nahrazuje Počet stran Přílohy
4.8
Jméno odpovědné osoby
211.00x dle měny 211.00x dle měny
Podpisový záznam odpovědné osoby
Ing. Aleš Finstrle Ing. Aleš Finstrle Dagmar Sluková Dagmar Sluková Externí účetní firma Celá firma Směrnici z roku 2009 4 -
Směrnice číslo 6: Poskytování stravného
Účel Účelem této směrnice je zabezpečení stravování a poskytnutí příspěvku pro zaměstnance firmy. Legislativa Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů. Vnitropodniková úprava Účetní jednotka zabezpečuje stravování pro zaměstnance formou nákupu stravenek EXIT. Pro rok 2012 je stanovena výše stravenky na 80 Kč. Příspěvek na stravování je poskytnut ve výši 55 %, tj. 44 Kč se poskytuje zaměstnancům vždy za jednu odpracovanou směnu. Poměr úhrad je stanoven tak, aby byl splněn zákonný limit daňově uznatelných nákladů podle ZDP. Firma nakupuje stravenky měsíčně, oproti podpisu jsou pokladní předávány zaměstnancům. Cenu stravenek sníženou o příspěvek hradí zaměstnanci hotově do pokladny. Zaměstnanci obdrží vždy takový počet stravenek podle skutečně odpracovaných dní v předcházejícím měsíci. V případě, že vznikne nárok na stravné v souvislosti se služební cestou, tak se stravenka neposkytuje. Na stravenky mají nárok i zaměstnanci zaměstnaní na dohodu o provedení práce nebo pracovní činnosti a to ve stejné výši jako zaměstnanci zaměstnaní na hlavní pracovní poměr.
Praktická část
49
Asistentka ředitele vede evidenci stravenek dle zaměstnanců v souladu s docházkou. Konečné vyúčtování bude provedeno vždy k 31. 12. příslušného roku. Příspěvek lze poskytnout jen za podmínky, že zaměstnanec odpracoval z pracovní směny alespoň 3 hodiny. V případě prodloužené pracovní směny v délce nejméně 11 hod. budou poskytnuty stravenky dvě. To stejné platí v případě odpracování dvou různých směn, přičemž délka každé ze směn musí činit nejméně 3 hodiny a součet délek obou směn je nejméně 11 hodin. V ojedinělých případech mohou nastat situace, kdy bude poskytnuta jak stravenka tak i stravné. Tab. 5
Účtování stravenek ve společnosti
P. č. 1.
2.
3.
Účetní případ Nákup stravenek EXIT včetně provize za zprostředkování Jmenovitá hodnota stravenky Provize 3 %, z toho 55 % daňový náklad Provize 3 %, z toho 45 % nedaňový náklad Prodej stravenek zaměstnancům Příspěvek zaměstnavatele 55 % - daňový náklad Příspěvek zaměstnance - 45 % Úhrada zaměstnancem
Datum vydání 04. 09. 2012 Vydává Zpracoval Kontroloval Určeno pro Nahrazuje Počet stran Přílohy
Účinnost od 04. 09. 2012
Částk a v Kč
MD
82,40
211.000
80,00 1,32
213.001 518.098
1,08
518.099
80,00
213.001
44,00
527.002
36,00 36,00
335.001 211.000
Jméno odpovědné osoby Ing. Aleš Finstrle Ing. Aleš Finstrle Dagmar Sluková Dagmar Sluková Externí účetní firma Celá firma Směrnici z roku 2009 2 -
DAL
335.001
Podpisový záznam odpovědné osoby
50
Praktická část
Směrnice číslo 7: Používání cizích měn a kurzové rozdíly
4.9
Účel Účelem této směrnice je zabezpečit jednotné stanovení kurzů pro přepočet cizích měn ve firmě. Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška č. 500/2002 Sb., ČÚS 006, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Vnitropodniková úprava Tab. 6
P. č.
Používání kurzů v účetní jednotce
Účetní operace
Druh kursu
1.
Přepočet operací v hotovosti
Denní kurs ČNB
2.
Pohledávky a závazky v cizí měně
Denní kurs ČNB
3.
Přijaté tuzemské faktury v cizí měně
Denní kurs ČNB
Poskytnutí zálohy na zahraniční pracovní cestu Pro vypořádání a zaúčtování zahraničních pracovních cest Přepočet neuhrazených pohledávek a závazků k 31. 12. xxxx Přepočet konečného zůstatku valutových pokladen Přepočet konečného zůstatku devizových účtů
Kurs ČNB ke dni poskytnutí zálohy Denní kurs ČNB ke dni zahájení pracovní cesty
4. 5. 6. 7. 8.
Kurs ČNB k 31. 12. xxxx Kurs ČNB k 31. 12. xxxx Kurs ČNB k 31. 12. xxxx
Denní kurs ČNB, a to ke dni nabytí účinnosti smlouvy Při přepočtu měny, u které se nevyhlašuje kurs devizového trhu denně, použije účetní jednotka poslední známý kurs zveřejněný ČNB. Kurzové rozdíly při postupném splácení pohledávek a závazků a při pohybech na účtech v účtových skupinách 21,22 a 26 budou vyúčtovány do finančních nákladů nebo výnosů až ke konci rozvahového dne. Přepočet neuhrazených pohledávek a závazků k 31. 12. příslušného účetního období bude proveden až po dokladové inventarizaci a zaúčtování případných inventarizačních rozdílů. Po odsouhlasení konečného zůstatku na příslušných účtech se zůstatky pohledávek a závazků přepočítají a zaúčtují se kurzové rozdíly. To stejné platí u valutových pokladen. 9.
Půjčky v cizí měně
Praktická část
51
Přepočet konečných zůstatků na devizových účtech bude proveden až po odsouhlasení výpisu z banky se zůstatky na účtech v účetnictví. Následně budou zaúčtovány kurzové rozdíly. Softwarové vybavení umožňuje načítání denního kursu ČNB a tato funkce je nastavena automaticky. ČNB vyhlašuje kurzy každý den v 14:30 hod. a bude použit kurz z daného dne a účtování bude provedeno nejdříve až v odpoledních hodinách. Datum vydání 29. 09. 2012 Vydává Zpracoval Kontroloval Určeno pro Nahrazuje Počet stran Přílohy
Účinnost od 29. 09. 2012
Jméno odpovědné osoby Ing. Aleš Finstrle Ing. Aleš Finstrle Dagmar Sluková Dagmar Sluková Externí účetní firma Asistentka Směrnici z roku 2009 2 -
Podpisový záznam odpovědné osoby
4.10 Směrnice číslo 8: Časové rozlišení nákladů a výnosů Účel Účelem této směrnice je stanovit pravidla pro časové rozlišení nákladů a výnosů, která budou ve firmě používána. Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška 500/2002 Sb., ČÚS. Vnitropodniková úprava Firma bude pro zjištění hospodářského výsledku zachycovat náklady a výnosy do období, se kterým časově a věcně souvisí, a to bez ohledu na datum zaplacení. Dále se účetní jednotka rozhodla, že doklady, které přijdou do 15. dne následujícího měsíce a vztahují se k předchozímu měsíci, mohou být účtovány do tohoto předchozího měsíce. Doklady, které přijdou po tomto termínu, budou zaúčtovány do období, ve kterém přišly a použijí se dohadné účty. Náklady na daňové poradenství a audit budou účtovány do příslušného účetního období, a to v závislosti na smlouvě s daňovým poradcem a auditorem. Účetní jednotka se dále rozhodla, že platby nevýznamného charakteru nebude časově rozlišovat. Za položky nevýznamného charakteru jsou považovány částky nepřesahující 2.000 Kč. Částka je limitována 0,05 % z ročních výnosů v daném období. Jde především o předplatné časopisů, nákup kalendářů, novoročenek, inzerce do částky 10.000 Kč za jeden inzerát, reklama do částky 20.000 Kč za jednu reklamu a propagace do 30.000 Kč za jednu propagaci.
52
Praktická část
Tento způsob se nebude používat v případech, kdy se používají dohadné účty (například u vyúčtování vody, plynu, elektrické energie apod.). Účty časového rozlišení podléhají dokladové inventarizaci. Je nezbytné připomenout, že časově rozlišovat nelze pokuty, penále, manka a škody. Tab. 7
Účet 381
382
383 384 385
Příklad zachycení časového rozlišení nákladů a výnosů
Název účtu Náklady příštích období Komplexní náklady příštích období Výdaje příštích období Výnosy příštích období Příjmy příštích období
Datum vydání 27. 09. 2012 Vydává Zpracoval Kontroloval Určeno pro Nahrazuje Počet stran Přílohy
Účtování v daném roce
Popis
Nájemné zaplacené 381/321,211,221 dopředu, předplatné Náklady dlouhodobou propagaci
na
Účtování v následující m roce 5xx/381
382/321,211, do 5xx/382 nákladů do 4 let
Nájemné placené pozadu, odměny po 5xx/383 uplynutí roku
383/321,211,221
Přijaté předplatné
384/6xx
311,211,221/384
Provedené a odebrané dosud nevyúčtované 385/602 služby
Účinnost od 27. 09. 2012
Jméno odpovědné osoby Ing. Aleš Finstrle Ing. Aleš Finstrle Dagmar Sluková Dagmar Sluková Externí účetní firma Asistentka 2 -
311,211,221/385
Podpisový záznam odpovědné osoby
Praktická část
53
4.11 Směrnice číslo 9: Zásady pro používání dohadných položek Účel Účelem této směrnice je stanovení zásad pro používání dohadných položek ve firmě. Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška 500/2002 Sb., ČÚS. Vnitropodniková úprava Účetní jednotka si stanovila níže uvedený způsob výpočtu nákladů a výnosů, které bude účtovat pomocí dohadných účtů v uzávěrkových operacích. Rozdíl mezi zaúčtovaným odhadem a skutečnou výší výnosů (388 – Dohadné účty aktivní)/nákladů (389 – Dohadné účty pasivní), se zaúčtuje na příslušný výnosový/nákladový účet běžného ÚO. Účetní jednotka nebude úmyslně podhodnocovat/nadhodnocovat účetní případy zachycené prostřednictvím dohadného účtu aktivního/pasivního. Bude vždy vycházet z předpokládaných nákladů/výnosů. Tab. 8
Příklady účtování dohadných položek
Účet
Název účtu
388
389
Popis
Účtování v daném roce
Účtování v následujícím roce
Dohadné účty aktivní
Pohledávka za pojišťovnou, kdy pojišťovna nepotvrdila ke konci rozvahového dne 388/64x,66x 315,378/388 výši náhrady, výnosové úroky nezahrnuté do bankovního vyúčtování
Dohadné účty pasivní
Nevyfakturované dodávky, nákladové úroky nezahrnuté do bankovního vyúčtování, 56x,54x/389 závazek k úhradě z odpovědnosti za způsobenou škodu, kdy není ještě určena výše
389/321
54 Tab. 9
P.č.
1.
2. 3. 4. 5. 6.
7.
8.
Praktická část Účtování dohadných položek interním dokladem
Předmět
Způsob výpočtu
Telefonní Dle poplatky za předchozího prosinec – mobil měsíce i pevná linka Dle faktury Elektřina z předchozího období Dle faktury Plyn z předchozího období Náhrada od Dle smlouvy pojišťovny s pojišťovnou Dle Nevyúčtované předchozího bankovní úroky roku Nevyúčtované Dle bankovní předchozího poplatky roku Dle výše Nevyfakturovaná z potvrzené dodávka objednávky, materiálu kupní smlouvy Dle výše ze Nevyfakturovaná smlouvy o dodávka služeb dílo
Datum vydání 21. 09. 2012 Vydává Zpracoval Kontroloval Určeno pro Nahrazuje Počet stran Přílohy
Účinnost od 21. 09. 2012
Zaúčtování v běžném roce
Zaúčtování v následujícím roce
518.002,518.003/ 389
389/321
502.001/389
389/321
502.002/389
389/321
388/648.002
315.000/388
388/662.001
221/388
568.001/389
389/221
501.xxx/389
389/321
518.xxx/389
389/321
Jméno odpovědné osoby Ing. Aleš Finstrle Ing. Aleš Finstrle Dagmar Sluková Dagmar Sluková Externí účetní firma Asistentka 2 -
Podpisový záznam odpovědné osoby
Praktická část
55
4.12 Směrnice číslo 10: Pokladní regulativ Účel Účelem této směrnice je stanovení zásad pro vedení pokladen ve firmě. Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška č.500/2002 Sb., ČÚS, zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Vnitropodniková úprava V účetní jednotce jsou zavedeny tyto pokladny: Pokladna: Pokladna hlavní Umístění: sekretariát Odpovědná osoba: Marie Vyvozilová Analytický účet: 211.000 Měna: Kč Číselné řady v r. 2012: výdajové pokladní doklady: VPD212xxx příjmové pokladní doklady: PPD 212xxx Limit pokladny: 70.000 Kč (slovy: sedmdesáttisíckorunčeských) Pokladna: Pokladna EUR Umístění: sekretariát Odpovědná osoba: Marie Vyvozilová Analytický účet: 211.003 Měna: EUR Číselné řady v r. 2012: výdajové pokladní doklady:VPDEUR212xxx příjmové pokladní doklady:PPDEUR212xxx Limit pokladny: 1.000 EUR (slovy: tisíceur) Pokladna: Pokladna RON Umístění: sekretariát Odpovědná osoba: Marie Vyvozilová Analytický účet: 211.004 Měna: RON Číselné řady v r. 2012: výdajové pokladní doklady: VPDRON212xxx příjmové pokladní doklady: PPDRON212xxx Limit pokladny: 1000 RON (slovy: jedentisícnovýchleu) Pokladní vydává a přijímá peněžní prostředky pro potřeby zaměstnanců účetní jednotky v pokladních hodinách v pracovní dny od 8 - 16 hod.. Prostředky nad stanovené limity jednotlivých pokladen je nutné ihned předat řediteli firmy k odvodu do banky na příslušný bankovní účet. Každá výplata musí být doložena paragonem, stvrzenkou apod. Současně k těmto dokladům pokladní vystaví výdajový pokladní doklad nebo vyúčtování
56
Praktická část
tuzemské (zahraniční) pracovní cesty. Výdajový pokladní doklad musí být vždy schválen odpovědným pracovníkem, jinak nesmí být proplacen. Zaměstnancům může být poskytnuta záloha, kterou jsou povinni vyúčtovat. O tom, komu bude poskytnuta záloha, rozhoduje vždy ředitel firmy. Zaměstnanci budou poučeni o tom, že v případě vyúčtování poskytnutých valut, zvláště mincí se je budou snažit směnit na vyšší hodnotu, kterou banka smění. V případě vrácení drobných mincí zaměstnancem do pokladny budou mince ponechány v pokladně do doby, než do daného státu pojede jiný zaměstnanec. Zaměstnanci budou dbát za to, že nákupy budou provádět u plátců DPH a odpovídají za to, že daňové doklady budou obsahovat náležitosti podle § 26 a následující zákona o DPH. Pro evidenci všech pokladen jsou vedeny v informačním systému Pohoda pokladní knihy. Kontrola zůstatků bude prováděna nejméně 1x měsíčně. Každý výdajový i příjmový doklad bude očíslován stanoveným způsobem a bude obsahovat datum skutečné výplaty peněžních prostředků. Doklady, které požadují zaměstnanci proplatit, budou proplaceny jen v případě, že jsou schváleny osobami, které nákup či příslušné úhrady nařídily. Vedoucí jednotlivých středisek mají oprávnění schvalovat doklady do částky 2.000 Kč, částky vyšší musí být vždy schváleny ředitelem firmy. Stav pokladny se nikdy nesmí dostat do mínusu. Inventarizace pokladní hotovosti bude prováděna minimálně 1x za čtvrtletí, a to na základě termínu určeného směrnicí o inventarizaci majetku a závazků. Nejméně k poslednímu dni v měsíci je nutné odsouhlasit zůstatek pokladní hotovosti se zůstatkem vykázaným v účetnictví. O tomto odsouhlasení není nutné provést inventarizační zápis, postačí pouze poznámka s podpisem pokladníka. K odsouhlasení pokladního zůstatku je možné použít formulář pro výčetku platidel, který je součástí této směrnice. Pokladní bude mít vždy podepsánu „Dohodu o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnance povinen vyúčtovat podle § 252 a následujících ZP“. Při předávání pokladní hotovosti zástupci pokladní z důvodu nepřítomnosti pokladní bude vždy provedena mimořádná inventarizace pokladny, a to za přítomnosti dvou dalších zaměstnanců účetní jednotky. Zástupcem pokladní bude obchodní specialista. O stavu hotovosti v pokladnách bude sepsán protokol a bude podepsán zaměstnanci, kteří se předávání zúčastnili. Stejně bude postupováno při předávání pokladní hotovosti zpět pokladní při návratu do zaměstnání. Zákonem č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, je stanoveno omezení plateb v hotovosti, kde je stanoven limit hotovostních operací ve výši 15 000 EUR v přepočtu denním kurzem ČNB.
Praktická část
Datum vydání 01. 10. 2012 Vydává Zpracoval Kontroloval Určeno pro
57
Účinnost od 01. 10. 2012
Nahrazuje Počet stran Přílohy
Jméno odpovědné osoby Ing. Aleš Finstrle Ing. Aleš Finstrle Dagmar Sluková Dagmar Sluková Externí účetní firma Asistentka Směrnici z roku 2009 3 1
Podpisový záznam odpovědné osoby
4.13 Směrnice číslo 11: Inventarizace majetku a závazků Účel Účelem směrnice je stanovit řád pro periodickou inventarizaci. Tato směrnice bude doplňována „Příkazem k inventarizaci“, který stanoví inventarizační komise pro příslušná inventarizační období. Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška 500/2002 Sb., ČÚS 007, zákon č. 563/1991 Sb., daňový řád. Vnitropodniková úprava 4.13.1
Inventarizační komise
Ředitel jmenuje inventarizační komisi, která bude minimálně tříčlenná. Současně jmenuje i předsedu komise. Jednotlivý členové komise budou jmenováni zpravidla 14 dní před provedením inventarizace formou „Příkazu k inventarizaci”. Současně bude určena osoba odpovědná za provedení inventarizace. 4.13.2 Druhy inventarizace Fyzická – u majetku hmotné povahy, popř. nehmotné povahy, Dokladová – u závazků a pohledávek a ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru, Řádná – periodická a průběžná, Mimořádná – při namátkové kontrole nebo mimořádných událostech.
58
Praktická část
Tab. 10
Poř. číslo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Účetní jednotka bude provádět inventarizaci
Předmět inventarizace
Účtová skupina, SÚ příp. AÚ
Krátkodobý hmotný majetek Krátkodobý nehmotný majetek Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý nehmotný majetek Nedokončená výroba Peněžní prostředky v hotovosti Ceniny Bankovní účty Peníze na cestě Pohledávky Zaplacené provozní zálohy Závazky
501.010 518.010 022.001, 022.010, 022.020 013.000 121.000 211.000, 211.003, 211.004 213.001 221.001 261.000, 261.003 311.000, 315.000 314.000 321.000, 325.000, 325.999 účtová skupina 33, 34, 36, 38, 39, 41, 13. Další rozvahové účty 42, 43 14. Podrozvahové účty 750.000, 799.000 V jednotlivých ÚO bude stanoven jmenný seznam členů inventarizační komise. 4.13.3 Inventurní soupisy O inventuře se sestaví soupis, který je zařazen mezi průkazné účetní záznamy a musí obsahovat: označení účetní jednotky, skutečný stav veškerého majetku a závazků s jednoznačným určením, číslo a název účtu, který je inventarizován, podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností, podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace, způsob zjištění skutečných stavů, ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury i pro účely podle § 26 odst. 3 zákona o účetnictví, okamžik zahájení a ukončení inventury, vyčíslení případných inventarizačních rozdílů, jejich důvod vzniku a návrh na vypořádání, způsob likvidace a proúčtování inventarizačních rozdílů. Inventurní soupisy budou vyhotoveny ve dvou výtiscích, jeden obdrží pracovník odpovědný za provedení inventarizace a jeden bude předán externí účetní firmě. V souladu s § 151 daňového řádu si účetní jednotka u svého správce daně příslušného finančního úřadu zažádá o “Potvrzení o stavu osobního daňového účtu“.
Praktická část
59
Stejně bude postupovat u příslušné Správy sociálního zabezpečení a příslušných Zdravotních pojišťoven. Všechna tato potvrzení budou podkladem pro dokladové inventarizace příslušných účtů. K sestavě neuhrazených pohledávek budou přiloženy kopie dopisů potvrzených odběrateli s uznáním jejich závazků vůči firmě. Tab. 11
Časový harmonogram inventarizací majetku a závazků
Předmět inventarizace
Termíny provedení
Způsob provedení
Osoba odpovědná za inventarizaci
Majetek
31. 12. 2xxx
Fyzická
Ředitel firmy
Pokladny a ceniny
31. 03. 2xxx, 30. 06. 2xxx, Fyzická 30. 09. 2xxx, 31. 12. 2xxx
Ředitel firmy
Závazky, pohledávky, 31. 12. 2xxx dohadné účty
Dokladová
Ředitel firmy ve spolupráci s externí účetní firmou
4.13.4 Inventarizační rozdíly Za inventarizační rozdíly se považují: skutečný stav je nižší (manko, popř. schodek u peněžní hotovosti a cenin) než stav v účetnictví a rozdíl nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným zákonným způsobem a není podepsána dohoda o hmotné odpovědnosti zaměstnance, skutečný stav je vyšší (přebytek), než je stav v účetnictví a rozdíl nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat zákonným způsobem. O vypořádání všech rozdílů rozhoduje zásadně ředitel firmy. Rozhodnutí musí být vždy písemné. 4.13.5
Přebytky a manka
Inventarizační rozdíly musí být proúčtovány do ÚO, za které se inventarizace provádí.
60
Praktická část
Datum vydání 05. 10. 2012 Vydává Zpracoval Kontroloval Určeno pro Nahrazuje Počet stran Přílohy
Účinnost od 05. 10. 2012
Jméno odpovědné osoby Ing. Aleš Finstrle Ing. Aleš Finstrle Dagmar Sluková Dagmar Sluková Externí účetní firma Celá firma 3 1
Podpisový záznam odpovědné osoby
4.14 Směrnice číslo 12: Úschova účetních záznamů a archivace dokladů Účel Účelem této směrnice je určit pravidla pro úschovu a archivaci dokladů. Legislativa Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád. Vnitropodniková úprava Základní firemní dokumentace je archivována nepřetržitě u ředitele firmy. Účetní záznamy se ukládají odděleně od ostatních písemností do firemního archivu a budou se uchovávat po níže stanovenou dobu. Záznamy budou uspořádány v archivačních boxech a označeny názvy, dále budou zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození. V souladu s § 31 zákona o účetnictví a § 27 zákona o DPH, se účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích dat uchovávají následovně: účetní závěrka a výroční zpráva – po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví – po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, daňové doklady podle zákona o DPH – po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají, mzdové listy a záznamy pro účely důchodového pojištění – 30 let,
Praktická část
61
účetní doklady a jiné záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamací se uchovávají po dobu, po kterou tato řízení trvají. Účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek nebo závazků se uchovávají do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění. Účetní záznamy jsou po uzavření ÚO uloženy ve firemním archivu, v pronajatých prostorách firmy. Osobou odpovědnou za úschovu účetních záznamů a archivování dokladů je ředitel firmy, případně jeho asistentka. Elektronické dokumenty a záznamy určené k archivaci budou přeneseny z informačního systému Pohoda na optický nosič. Po ověření čitelnosti média je nosič archivován ve firemním archivu. Podnět ke skartaci vydává ředitel firmy po dohodě s externí účetní firmou, skartaci pak provádí pověřený pracovník. Za správné určení skartační doby a sestavení skartačního řádu odpovídá externí účetní firma. Je nutno neopomíjet, že vnitropodnikové směrnice jsou archiválií a nepodléhají skartaci. Datum Jméno odpovědné Podpisový záznam Účinnost od vydání osoby odpovědné osoby 25. 10. 2012 25. 10. 2012 Ing. Aleš Finstrle Vydává Ing. Aleš Finstrle Zpracoval Dagmar Sluková Kontroloval Dagmar Sluková Určeno pro Externí účetní firma Celá firma Nahrazuje Počet stran 2 Přílohy -
62
Diskuse a závěr
5 Diskuse a závěr Hlavním smyslem vnitropodnikových směrnic je aplikace zákonných norem do konkrétních podmínek firmy a zajištění tak zachycení věrného a poctivého obrazu účetnictví. Vnitropodnikové směrnice musí být stručné, jasné a důležitý je jejich obsah, nikoliv forma, jakou jsou vydány. Neměly by se v nich často používat zkratky slov, aby směrnicím rozuměli všichni zaměstnanci. Snažila jsem se o jejich eliminaci a v případě použití jsou vysvětleny v příloze. Při sestavování nových vnitropodnikových směrnic jsem vycházela z firemní kultury a nepsaných pravidel firmy, aby aplikace směrnic v praxi byla nenásilná. Věnovala jsem pozornost tomu, aby směrnice nebyly pouze konstatováním zákonů a předpisů, ale aby byly přizpůsobeny pro konkrétní účetní jednotku, aby byly pro ni tzv. šity na míru. Veškeré účelně vydané směrnice musí vést taktéž k dosahování lepších hospodářských výsledků, na kterých má firma zájem, aby si zachovala postavení na trhu v oblasti projektování a pasportizace zeleně. Všechny postupy a pravidla, které si podnik vnitropodnikovými směrnicemi stanovil, usnadní rovněž zaučování nových zaměstnanců anebo brigádníků a poslouží i kontrolním orgánům. Je zřejmé, že pokud jsou při případných kontrolách ze strany kontrolních orgánů, např. finančního úřadu směrnice předloženy, probíhají kontroly snadněji a pracovníci se při kontrole nemusejí tak často dotazovat na potřebné informace. Mohou se s pravidly ve firmě seznámit právě prostřednictvím těchto vydaných vnitropodnikových směrnic. Je tedy zřejmé, že směrnice by neměly být „naším nepřítelem“, ba naopak našim spojencem a pokud do nich zapracujeme všechna specifika účetní jednotky, není nutné mít ani obavy z případných postihů. Pomocí směrnic se zabezpečí i kontinuita účtování bez ohledu na to, kdo společnost s ručením omezeným právě účtuje. Eliminují se tak chyby, ke kterým může dojít změnou účetní a změnou účetních postupů. Vnitropodnikové směrnice řeší nestandardní situace a pravidla, která nejsou v zákonech jednoznačně formulována. Vzhledem k neustálým změnám v legislativě je nutné vnitropodnikové směrnice udržovat v aktuálním stavu a neustále s nimi pracovat. Potřeba aktualizace směrnic vyplývá i ze změn, ke kterým dochází v průběhu účetního období v samotné organizaci, jelikož firma je živým organismem, kde probíhají neustálé změny. Společnosti s ručením omezeným Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. bych doporučila, aby s vydanými směrnicemi seznámila všechny své zaměstnance a jejich dodržování průběžně a důsledně kontrolovala. Nedodržování vnitropodnikových směrnic by mělo být kvalifikováno jako porušování pracovní kázně. Rovněž bych doporučovala věnovat pozornost i vytvoření dalších vnitropodnikových směrnic, které jsem pro rozsah práce netvořila a které ve společnosti chybí, aby byly vnitropodnikovými směrnicemi ošetřeny veškeré oblasti činnosti firmy. Ve své práci jsem pro společnost Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. navrhla jednotnou podobu vnitropodnikových směrnic tak, aby byly pro firmu
Diskuse a závěr
63
v praxi použitelné, čímž dojde ke zkvalitnění práce stávajících zaměstnanců a eliminaci chyb v účetnictví i řízení firmy. Na základě analýzy existujících vnitropodnikových směrnic jsem vytvořila sedm směrnic zcela nových, pět směrnic z roku 2009 bylo aktualizováno a přepracováno a pouze jedna směrnice byla po prověření ponechána ve stávajícím znění.
64
Seznam použité literatury
6 Seznam použité literatury KOVALÍKOVÁ, H. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2011. 2. aktualizované vydání. Olomouc: Anag, 2011. 352 s. ISBN 978-80-7263-655-6. Účetnictví podnikatelů 2011: výklad je zpracován k právnímu stavu ke dni 1. 1. 2011. 8. vydání. Praha: Wolters Kluwer, 2011. 688 s. ISBN 978-80-7357618-9. STROUHAL, J. A KOL. Účetnictví 2010: velká kniha příkladů. 1. vydání. Brno: Computer Press, 2010. 709 s. ISBN 978-80-251-2907-4. RYNEŠ, P. Podvojné účetnictví a účetní závěrka: průvodce podvojným účetnictvím k 1. 1. 2011. 1. Vydání. Olomouc: Anag, 2011. 1031 s. ISBN 978-807263-633-4. MARKOVÁ, H. Daňové zákony 2011. Úplná znění platná k 1. 1. 2011 včetně novely zákona o DPH k 1. 4. 2011 a novely daňového řádu. Praha: Grada, 2011. 264 s. ISBN 978-80-247-3800-0.
Seznam použité literatury
65
Internetové zdroje: Firemní stránky firmy Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. [online]. 2012 [cit. 2012-09-20]. Dostupné z WWW:
. Obchodní rejstřík [online]. 2012 [cit. 2012-09-27]. Dostupné z WWW:
. Zákon č. 563/1991 Sb. [online]. 2012 [cit. 2012-09-29]. Dostupné z WWW:
. Vyhláška Ministerstva financí ČR č. 379/2011 Sb. [online]. 2012 [cit. 2012-0930]. Dostupné z WWW: . Mzdový list, vyplňování a archivace [online]. 2012 [cit. 2012-09-30]. Dostupné z WWW: . České účetní standardy pro podnikatele [online]. 2012 [cit. 2012-09-30]. Dostupné z WWW: . Příloha č. 4 vyhlášky č. 500/2002 Sb. [online]. 2012 [cit. 2012-10-05]. Dostupné z WWW: . Zákon č. 227/2000 Sb.,o elektronickém podpisu [online]. 2012 [ cit. 2012-1013]. Dostupné z WWW: . Zákoník práce č. 262/2006 Sb. [online]. 2012 [cit. 2012-10-17]. Dostupné z WWW: . Vyhláška 429/2011 Sb. o změně sazeb základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad [online]. 2012 [cit. 2012-1017]. Dostupné z WWW: . Stránky ČNB [online]. 2012 [cit. 2012-10-19]. Dostupné z WWW: . Článek o vnitropodnikových směrnicích [online]. 2012 [cit. 2012-11-04]. Dostupné z WWW: .
66
Seznam použité literatury
Článek o vnitropodnikových směrnicích fa. Accontes [online]. 2012 [cit. 201211-02]. Dostupné z WWW: . Článek o nároku na stravenku i stravné najednou [online]. 2012 [cit. 2012-1125]. Dostupné z WWW: . Článek o nároku na stravenku s ohledem na délku směny [online]. 2012 [cit. 2012-11-24]. Dostupné z WWW: . Článek o vnitropodnikových směrnicích fa. Accontes [online]. 2012 [cit. 2012-11-22]. Dostupné z WWW: . Článek o cestovních náhradách [online]. 2012 [cit. 2012-11-23]. Dostupné z WWW: . Příkaz k inventarizaci obce Laškov [online]. 2012 [cit. 2012-11-25]. Dostupné z WWW: .
Seznam použitých zkratek a symbolů
7 Seznam použitých zkratek a symbolů AÚ BÚ CP ČNB ČÚS DAL DHM DNM DDHM DDNM DPH DPPO DPZČ DUZP FO MD MF MHD NPO OOPP OR OZ PC PHM PO RC Sb. SÚ TP TZ ÚJ ÚO ZC ZDP ZO ZP ZU
Analytický účet Bankovní účet Cestovní příkaz Česká národní banka České účetní standardy Strana dal účtu Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý nehmotný majetek Drobný dlouhodobý hmotný majetek Drobný dlouhodobý nehmotný majetek Daň z přidané hodnoty Daňové přiznání právnických osob Daň z příjmů ze závislé činnosti Datum uskutečnění zdanitelného plnění Fyzická osoba Strana má dáti účtu Ministerstvo financí Městská hromadná doprava Náklady příštích období Osobní ochranné pracovní prostředky Obchodní rejstřík Občanský zákoník Pořizovací cena Pohonná hmota Právnická osoba Reprodukční cena Sbírka Syntetický účet Technický průkaz Technické zhodnocení Účetní jednotka Účetní období Zůstatková cena Zákon o daních z příjmů Zdaňovací období Zákoník práce Zákon o účetnictví
67
68
Seznam použitých zkratek a symbolů
Přílohy
69
Přílohy
70
Účtový rozvrh pro rok 2012
A Účtový rozvrh pro rok 2012 Tab. 12
SÚ
Účtový rozvrh Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o.
AÚ
ÚČTOVÝ ROZVRH PRO ROK 2012
Druh účtu
Typ účtu
Název účtu 013 022 022 022 041 042 073
000 001 010 020 000 000 000
082
000
082 121 211 211 211 213 221 261 261 311
010 000 000 003 004 001 001 000 003 000
314
000
315 321 325 325 331
000 000 000 999 000
333
001
333
002
Software DHM DDHM DDHM-GRANT Pořízení NHM Pořízení HM Oprávky k software Oprávky k samostatným movitým věcem a souborům movitých věcí Oprávky k DDHM Nedokončená výroba Pokladna CZK Pokladna EUR Pokladna RON Stravenky – EXIT Banka ČS Peníze na cestě Chybná platba Pohledávky z obchodních vztahů Poskytnuté zálohy – dlouhodobé i krátkodobé Ostatní pohledávky Závazky z obchodních vztahů Ostatní závazky Ostatní závazky – přeplatky Zaměstnanci Ostatní závazky vůči zaměstnancům – cesťáky Ostatní závazky vůči zaměstnancům – stravenky 30 Kč z nároku
Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový
Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní
Rozvahový
Aktivní
Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový
Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní Aktivní
Rozvahový
Aktivní
Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový
Aktivní Pasivní Pasivní Pasivní Pasivní
Rozvahový
Pasivní
Rozvahový
Pasivní
Účtový rozvrh pro rok 2012
333
003
335
001
335
003
336 336 341 342 342 343 343 343 345 349
001 002 000 001 002 000 005 022 001 000
365
000
366
000
381 389 391 395 411 421 427 428 429
000 000 000 000 000 000 000 000 000
431
000
501 501 501 501 501 501 502 502 511
001 002 003 004 005 010 001 002 002
Ostatní závazky vůči zaměstnancům – ostatní Pohledávky za zaměstnanci stravenky Pohledávky za zaměstnanci zálohy cestovné OSSZ Zdravotní pojišťovny Daň z příjmů DPFO zaměstnanci - zálohová DPFO zaměstnanci - srážková Daň z přidané hodnoty DPH snížená sazba DPH základní sazba Silniční daň Vyrovnávací účet pro DPH Ostatní závazky ke společníkům a členům družstva Závazky ke společníkům a členům družstva ze závislé činnosti Náklady příštích období Dohadné účty pasivní Opravná položka k pohledávkám Vnitřní zúčtování Základní kapitál Zákonný rezervní fond Ostatní fondy Nerozdělený zisk minulých let Neuhrazená ztráta minulých let Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení Kancelářský materiál - SMERO Kancelářský materiál - ostatní Ostatní spotřební materiál Odborná literatura, časopisy Benzín Drobný majetek do 10.000 Kč Elektrická energie - JME Plyn – JMP Oprava a údržba aut
71
Rozvahový
Pasivní
Rozvahový
Aktivní
Rozvahový
Aktivní
Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový
Pasivní Pasivní Pasivní Pasivní Pasivní Pasivní Pasivní Pasivní Pasivní Aktivní
Rozvahový
Pasivní
Rozvahový
Pasivní
Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový Rozvahový
Aktivní Pasivní Aktivní Aktivní Pasivní Pasivní Pasivní Pasivní Pasivní
Rozvahový
Pasivní
Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový
Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový
72
Účtový rozvrh pro rok 2012
511
003
512
001
512
002
512
003
513 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 518 521 521
000 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 020 021 024 029 050 051 052 098 099 001 002
522
000
524 524 527
001 002 000
527
001
527
002
Oprava a údržba provozovny Cestovné - cestovní příkazy tuzemské Ubytování + cestovné u pracovních cest placené přímo Cestovné - cestovní příkazy zahraniční Náklady na reprezentaci Mobily - T-Mobil Připojení na internet + telefon Servis kopírky Vedení účetnictví Reklama, inzerce Překlady, tlumočení Poštovné, kopírování, ověřování Doména Software do 40.000Kč Software roční poplatky Rozhlas Právní služby Subdodávky - průzkumové práce Subdodávky - projektové práce Subdodávky - software, data Subdodávky - vyjádření, ostatní Školení BOZP, revize elektro ISO certifikace Ostatní služby Ostatní služby - nedaňové Zaměstnanci - HPP Zaměstnanci – dohody Příjmy společníků a členů družstva ze závislé činnosti OSSZ Zdravotní pojišťovny Zákonné sociální náklady Zákonné sociální náklady pojistné životní Zákonné sociální náklady – stravenky
Výsledovkový
Daňový
Výsledovkový
Daňový
Výsledovkový
Daňový
Výsledkový
Daňový
Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový
Nedaňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový Nedaňový Daňový Daňový
Výsledovkový
Daňový
Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový
Daňový Daňový Daňový
Výsledovkový
Daňový
Výsledovkový
Daňový
Účtový rozvrh pro rok 2012
527
004
527
010
528 531 538 545 548 548 548 548
000 000 001 000 001 002 003 010
548
999
551
000
551
001
551
002
563 568
000 001
591
000
602 602 602 602 602
001 002 003 004 005
611
000
648 662 663 701 702 710 750 799
002 001 000 000 000 000 000 000
Zákonné sociální náklady platby na pomůcky Zákonné sociální náklady – nemocenské Ostatní sociální náklady Daň silniční Poplatky, spotřebované kolky Ostatní pokuty a penále Zaokrouhlení Kooperativa Pojistné auta Technické zhodnocení počítačů Ostatní provozní náklady – přeplatky Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku Kurzové ztráty Ostatní finanční náklady - ČS Daň z příjmů z běžné činnosti – splatná Projekční práce Dodávky software Pasportizace a dendrologie Spolupráce GIS Ostatní Změna stavu nedokončené výroby Ostatní výnosy Úroky – ČS Kurzové zisky Počáteční účet rozvažný Konečný účet rozvažný Účet zisků a ztrát Odepsané pohledávky Evidenční účet
73
Výsledovkový
Daňový
Výsledovkový
Daňový
Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový
Nedaňový Daňový Daňový Nedaňový Daňový Daňový Daňový Daňový
Výsledovkový
Nedaňový
Výsledovkový
Daňový
Výsledovkový
Daňový
Výsledovkový
Nedaňový
Výsledovkový Výsledovkový
Daňový Daňový
Výsledovkový
Nedaňový
Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový
Daňový Daňový Daňový Daňový Daňový
Výsledovkový
Daňový
Výsledovkový Výsledovkový Výsledovkový Závěrkový Závěrkový Závěrkový Podrozvahový Podrozvahový
Daňový Daňový Daňový
Aktivní Pasivní
74
Organizační schéma
B Organizační schéma Obr. 1
Organizační schéma ve firmě
Vedení společnosti Prokurista společnosti Ing. Aleš Finstrle
Jednatel společnosti Ing. Ivo Hanzl
Ředitel společnosti Ing. Aleš Finstrle 110 stř. Obchodní specialista Ing. Hana Šustrová 130 stř.
Asistentka ředitele Marie Vyvozilová 120 stř.
Vedoucí projekční složky Ing. Barbora Májková 210 stř.
Vedoucí GIS Mgr. Martin Dvořák 220 stř.
Ing. Helena Finstrlová Ing. Yvona Lacinová Ing. Anna Schwarzová Ing. Eva Fridrichová Bc. Pavlína Hlaváčková
Ing. Eva Matějková Zdeněk Drápal
Externisté Profesní projektant Geodet Účetní a daňový poradce Právník Technik BOZP Interní auditor 230 stř.
České účetní standardy pro podnikatele
75
C České účetní standardy pro podnikatele Tab. 13
České účetní standardy pro podnikatele
Číslo Název 001
Účty a zásady účtování na účtech
002
Otevírání a uzavírání účetních knih
003
Odložená daň
004
Rezervy
005
Opravné položky
006
Kursové rozdíly
007
Inventarizační rozdíly a ztráty v rámci norem přirozených úbytků zásob
008
Operace s cennými papíry a podíly
009
Deriváty
010
Zvláštní operace s pohledávkami
011
Operace s podnikem
012
Změny vlastního kapitálu
013
Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek
014
Dlouhodobý finanční majetek
015
Zásoby
016
Krátkodobý finanční majetek a krátkodobé bankovní úvěry
017
Zúčtovací vztahy
018
Kapitálové účty a dlouhodobé závazky
019
Náklady a výnosy
020
Konsolidace
021
Vyrovnání, nucené vyrovnání, konkurs a likvidace Inventarizace majetku a závazků při převodech majetku státu na jiné osoby Přehled o peněžních tocích
022 023
76
Formulář výčetky platidel
D Formulář výčetky platidel Tab. 14
Formulář výčetky platidel
V ý č etka platidel
Měna: Kč
Projekc e zah radní, krajinná a GI S, s. r. o. DIČ: CZ 25 337 91 2
Období:
Bankov ky Poř.č . Hodnota 1.
5 000
2.
2 000
3.
1 000
4.
5 00
5.
200
6.
1 00
7.
50
Poč et
Celkem
Mezisouč et: Minc e Poř.č . Hodnota 1.
50
2.
20
3.
10
4.
5
5.
2
6.
1
Poč et
Celkem
Mezisouč et: Celkem bankov ky a minc e: Dne ….. by la prov edena inv entarizac e pokladní hotov osti. Stav hotov osti souhlasí se stav em v úč etnic tv í ke dni prov edení inv entarizac e. Dne:
Podpisov ý záznam pokladníka:
Příkaz k inventarizaci
77
E Příkaz k inventarizaci Příkaz k inventarizaci majetku, peněžních prostředků a cenin, pohledávek a závazků a ostatních bilančních účtů k 31. 12. 2012 Na základě § 29 a 30 zákona 563/1991 Sb., o účetnictví
ukládám provedení řádné periodické inventarizace. Inventarizaci metodicky řídí, návrhy dílčích inventarizačních komisí (DIK) posuzuje a celkové výsledky inventarizace odsouhlasí hlavní inventarizační komise (HIK) v tomto složení: Předseda: Ing. Aleš Finstrle Členové: Ing. Hana Šustrová Marie Vyvozilová K provedení inventarizace jmenuji dílčí inventarizační komise ve složení: DIK č. 1: komise pro inventarizaci dlouhodobého majetku a drobného dlouhodobého majetku Předseda: Mgr. Martin Dvořák Členové: Ing. Eva Matějková Zdeněk Drápal DIK č. 2: komise pro inventarizaci peněžních prostředků a cenin Předseda: Ing. Helena Finstrlová Členové: Ing. Yvona Lacinová Bc. Pavlína Hlaváčková DIK č. 3: komise pro inventarizaci pohledávek, závazků a ostatních bilančních účtů Předseda: Ing. Hana Šustrová Členové: Marie Vyvozilová Ing. Barbora Májková Každá DIK vyhotoví zápis o provedených inventurách a opatří podpisy odpovědných osob a členů DIK. Inventury se provádějí pečlivě, inventarizuje se veškerý majetek. Termíny provedení inventur pro kalendářní rok 2012: Řádná inventura: majetku 52. týden (24. – 30. 12. 2012) peněžních prostředků k 31. 12. 2012 bilančních účtů k 31. 12. 2012 Inventurní soupisy obdrží předsedové DIK před provedením fyzické inventury. V Brně dne: 10. 12. 2012
78
Příloha podpisových vzorů
F Příloha podpisových vzorů Tab. 15
Podpisové vzory
Jméno
Podpisový záznam
Funkce
Ing. Ivo Hanzel
Jednatel
Ing. Aleš Finstrle
Prokurista
Ing. Hana Šustrová
Obchodní specialistka
Marie Vyvozilová
Asistentka ředitele
Ing. Barbora Májková
Vedoucí projekční složky
Mgr. Martin Dvořák
Vedoucí GIS
Ing. Martina Truhlářová
Daňový poradce externí účetní
a
Šablona pro vnitřní směrnice
79
G Šablona pro vnitřní směrnice Obr. 2
Šablona pro vnitropodnikové směrnice
Směrnice č. …/2012 „ Název směrnice“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Počet stran: Přílohy:
Účel: Právní normy:
Vnitropodniková úprava:
Datum vydání:
Účinnost od:
Vydává:
Zpracoval:
Kontroloval: Určeno pro oddělení: Nahrazuje:
Jméno odpovědné osoby:
Podpisový záznam:
80
Vytvořené nové směrnice
H Vytvořené nové směrnice Směrnice č. 1/2012 „Oběh účetních dokladů “ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Počet stran: 7 Přílohy: 0
Účel: Tato směrnice popisuje mechanismus práce s účetními doklady ve firmě. Pro každý doklad zvlášť stanoví, k čemu slouží, kdo ho vystavuje, vyřizuje a kde se zakládá.
Právní normy: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví – stanoví rozsah, způsob a průkaznost vedení účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ČÚS 001 – účty a zásady účtování na účtech.
Datum vydání: 01. 09. 2012
Účinnost od: 01. 09. 2012
Jméno odpovědné osoby:
Vydává:
Ing. Aleš Finstrle
Zpracoval:
Dagmar Sluková
Kontroloval:
Dagmar Sluková
Určeno pro oddělení: Celá firma a externí účetní firma. Nahrazuje:
-
Podpisový záznam:
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 1/2012 „Oběh účetních dokladů “ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Vnitropodniková úprava: Všeobecná ustanovení Firma používá pro svou činnost pouze zde vyjmenované účetní doklady. Každý dokument je vždy označen datem a podpisem. Pořadače jsou označeny dohodnutým způsobem. Pracovníci jsou povinni vytvářet, zpracovávat a předávat doklady řádně dle této směrnice, bez zbytečného prodlení, s vědomím plné odpovědnosti za případné škody, které by mohly vzniknout. Seznam dokumentů Objednávka vystavená slouží pro nákup režijního materiálu, majetku a služeb a ke kontrole přijímaných dodávek, vystavuje asistentka ředitele nebo obchodní specialista na podkladě požadavků vedoucích oddělení nebo ředitele společnosti, zakládá a současně eviduje plnění. Dodací list přijatý slouží pro příjem materiálu a zboží přímo do spotřeby a také jako podklad k likvidaci přijaté faktury. Vystavuje dodavatel, lze nahradit kopií faktury. K likvidované faktuře vždy přiložit. Vyřizuje a zakládá obchodní specialista nebo asistentka. Faktura přijatá slouží jako doklad k úhradě závazků za režijní dodávky, tj. služby, materiál a majetek. Vystavuje dodavatel, každá musí být zapsána v knize došlé pošty a opatřena likvidačním listem – zodpovídá asistentka ředitele. Schválení předchází kontrola, doplnění potřebných údajů a parafování odpovědným pracovníkem na košilce faktury. Eviduje asistentka v knize přijatých faktur, současně zaúčtuje a zakládá v příručním archivu.
81
82
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 1/2012 „Oběh účetních dokladů “ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Po skončení kalendářního roku se dokumenty ukládají v hlavním archivu, který je rovněž přímo ve firmě. Opravný daňový doklad přijatý slouží k odúčtování závazku, jehož plnění bylo reklamováno, případně nevznikl. Eviduje asistentka v knize přijatých opravných daňových dokladů. Současně zaúčtuje a zakládá. Daňový doklad přijatý slouží jako doklad oprávněnosti odpočtu DPH na vstupu, vystavuje plátce uskutečňující zdanitelné plnění (dodavatel). Nahrazuje: faktura přijatá, respektive opravný daňový doklad přijatý, vždy pouze za předpokladu, že má všechny náležitosti, při uskutečnění zdanitelného plnění hrazeného hotově do 10.000 Kč doklad o zaplacení obsahující potřebné údaje. Zakládá asistentka jako faktury přijaté a jako pokladní doklady. Zálohová faktura vystavená slouží jako předpis pohledávky v případě sjednání zálohové platby za služby. Vystavuje obchodní specialista, při neplacení do 15 dnů po splatnosti urguje, při neplacení do 30 dnů stornuje. Eviduje se v knize vydaných zálohových faktur. Předává se asistentce k zaúčtování a založení. Faktura (daňový doklad) vystavená slouží jako předpis pohledávky a současně vždy jako daňový doklad o DPH na výstupu a pro příjemce na vstupu. Vystavuje obchodní specialista, eviduje v knize vydaných faktur a předá asistentce k zaúčtování a založení. Opravný daňový doklad vystavený slouží jako storno předepsané pohledávky při neuskutečnění plnění v celém nebo částečném rozsahu a současně jako daňový doklad k DPH. Vystavuje obchodní specialista na základě požadavku vedoucího oddělení
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 1/2012 „Oběh účetních dokladů “ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
nebo ředitele a obsahuje zdůvodnění vystavení. Eviduje se v knize vydaných opravných daňových dokladů, vždy uvést i číslo dobropisované faktury. Předání asistentce k zaúčtování a založení. Opravné daňové doklady na storno neodeslaných faktur (chybně vystavených) se neodesílají. Pokladní doklad příjmový slouží jako doklad o příjmu hotovosti, vystavuje pokladní (asistentka), vždy na tiskopise a s průpisem (originál podpis a razítko), který předá plátci jako stvrzenku, eviduje se v pokladní knize a doklady se číslují. Asistentka zaúčtuje a založí. Pokladní doklad výdajový slouží jako doklad pro výplatu v hotovosti za režijní materiál, majetek, služby a zálohy. Vystavuje a eviduje pokladní (asistentka), vždy pouze po schválení, zaúčtuje a zakládá. Převodka slouží jako doklad o převodu majetku mezi jednotlivými nákladovými středisky a jednotlivými zaměstnanci. Vystavuje a zakládá zaměstnanec zodpovědný za předaný majetek. Potvrzuje zaměstnanec přejímající majetek do své zodpovědnosti. Vyřizuje asistentka. Cestovní příkaz slouží jako doklad o nařízení služební cesty, doklad pro vyúčtování a proplacení služební cesty. Vystavuje cestující, eviduje vystavitel před zahájením cesty v knize CP a pokladní v pokladní knize v řadě pokladních dokladů. Kontroluje pokladní (asistentka) před vyplacením náhrady. Zaúčtuje a zakládá. Evidence docházky slouží jako podklad pro výpočet mezd a náhrad. Vyhotovuje asistentka, neodpracované dny doloží (neschopenka, dovolenka atp.). Externí účetní promítne do výpočtu mezd a náhrad a současně založí.
83
84
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 1/2012 „Oběh účetních dokladů “ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Návrh prémií slouží jako podklad pro výpočet mezd a je považován za důvěrný doklad, vystavuje ředitel, vyřizuje a zakládá externí účetní. Rekapitulace mezd slouží jako podklad k zaúčtování mzdových nákladů na nákladová střediska. Vystavuje externí účetní, proúčtuje a zakládá. Mzdový list slouží jako doklad o příjmech a odvodech každého zaměstnance, vystavuje externí účetní a zakládá. Zápis o uvedení DHM a DDHM do provozu slouží jako doklad o započetí užívání a tudíž i odepisování, zatřídění a stanovení odpisů, doklad o převzetí do evidence, součást odpisového plánu. Vystavuje budoucí uživatel IM, externí účetní zanese do účetnictví a zakládá. Vyřazovací protokol DHM a DDHM slouží jako doklad o vyřazení a způsobu vyřazení. Vystavuje a vlastní likvidaci provede navrhující, externí účetní zaúčtuje a zakládá. Příkaz k úhradě slouží jako doklad k provedení plateb, vystavuje asistentka ředitele elektronickou formou a následně schvaluje ředitel. Výpis z bankovního účtu slouží jako informace o provedených platbách, vystavuje banka, zasílá elektronickou i papírovou formou. Asistentka zaúčtuje a zakládá. Výkaz jízd (měsíční) slouží jako předepsaná dokumentace pro provoz služebního vozidla, který je veden na tiskopise. Vystavuje řidič vozidla, zakládá asistentka. Interní účetní doklady slouží k zaúčtování například mezd, odpisů, rezerv, uzávěrkových operací atd. Vystavuje externí účetní.
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 1/2012 „Oběh účetních dokladů “ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Vnitropodniková úprava Účetní doklady musejí být čitelné a vyhotovené trvanlivým způsobem. V případě dokladů na termopapírech, budou tyto doklady okopírovány. Opravy v účetních dokladech nesmí vést k neprůkaznosti, neúplnosti a nesprávnosti. Oběh účetních dokladů je nutné organizovat tak, aby ke schvalování docházelo ve lhůtách co nejkratších, aby se doklad dostal k asistentce ředitele k proplacení ještě před splatností. Oběh účetních dokladů zahrnuje: třídění, zaevidování, číslování, přezkoušení správnosti, určení účtovacího předpisu, zaúčtování, úschovu účetních písemností a skartaci. Třídění a zaevidování provádí asistentka ředitele. Číslování dokladů stanoví externí účetní na počátku každého kalendářního roku. Schvalování účetních dokladů z hlediska: věcného – odpovědné osoby uvedené v podpisových vzorech dle seznamu, formálního – tj. oprávněnost odpovědných osob, které účetní případy schválily a úplnost náležitostí. Přezkušuje asistentka.
85
86
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 1/2012 „Oběh účetních dokladů “ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Osobami odpovědnými za účetní případy jsou zaměstnanci, které jsou za společnost oprávněny jednat. Tyto osoby odsouhlasí operaci na dodavatelské faktuře na základě dodacích listů, popř. objednávek, smluv o dílo a předají asistentce ředitele, která příslušné doklady zaúčtuje. Složitější případy předává externí účetní z firmy Meridea, s.r.o. v termínech dle dohody, nejméně však jedenkrát za měsíc. S firmou Meridea, s.r.o. má firma uzavřenu smlouvu o vedení účetnictví. Účetní případy jsou zaúčtovány jen na základě účetního dokladu, který je přezkoušen po věcné a formální stránce ještě před zaúčtováním. Dále asistentka opatří účetní doklad účtovacím předpisem, okamžikem účetního případu a podpisovým záznamem. Vše se zapíše na likvidační list. Zaúčtování se provede v programu Pohoda podle účtovacího předpisu (pro zachycení účetních případů do daného měsíce, může účetní jednotka postupovat tak, že doklady, které přijdou do 15. dne v měsíci následujícím, může zaúčtovat do předchozího měsíce). Účetní doklady se uloží do příručního archivu v kanceláři asistentky po dobu běžného účetního období a následně se předají do hlavního archivu přímo ve firmě, kde zůstávají po dobu určenou zákonem o účetnictví a ostatními právními předpisy. Po uplynutí této archivační doby budou doklady skartovány. Skartaci podle platných právních předpisů zajistí pracovník odpovědný za archivaci a skartaci dokladů (asistentka ředitele na příkaz ředitele firmy).
Vytvořené nové směrnice
87
Směrnice č. 2/2012 „Účtový rozvrh“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Počet stran: 2 Přílohy: 1
Účel: Účtový rozvrh prokazuje obsah účetních knih a slouží ke kontrole (interní i externí) účetnictví.
Právní normy: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška č.500/2002 Sb., zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ČÚS 001 – účty a zásady účtování na účtech.
Datum vydání: 15. 09. 2012
Účinnost od:
Jméno odpovědné osoby:
15. 09. 2012
Vydává:
Ing. Aleš Finstrle
Zpracoval:
Dagmar Sluková
Kontroloval:
Dagmar Sluková
Určeno pro oddělení: Asistentka, externí účetní firma. Nahrazuje:
-
Podpisový záznam:
88
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 2/2012 „Účtový rozvrh“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912 Vnitropodniková úprava: Účtový rozvrh se řídí směrnou účtovou osnovou a byl vytvořen v účetním softwaru Pohoda. Skládá se z třímístných syntetických účtů a třímístných analytických účtů. Operace daňově neúčinné budou zachyceny na samostatných analytických účtech. Analytické členění účtu 343 – Daň z přidané hodnoty je provedeno podle § 100 – Evidence pro daňové účely zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. V případě potřeby bude účtový rozvrh rozšířen o další účty. V žádném případě nesmí účetní jednotka v průběhu účetního období rušit účty, na kterých již bylo v daném účetním období účtováno. Jestliže v následujícím účetním období nedojde k legislativním změnám, případně ke změně činnosti v účetní jednotce, není potřeba vytvářet nový účtový rozvrh. Konečný účtový rozvrh bude založen v tištěné podobě u účetních sestav.
Vytvořené nové směrnice
89
Směrnice č. 3/2012 „Podpisové záznamy“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Počet stran: 5 Přílohy: 1
Účel: Účelem této směrnice je určit podpisové záznamy osob.
Právní normy: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu.
Datum vydání: 16. 10. 2012
Účinnost od: 16. 10. 2012
Jméno odpovědné osoby:
Vydává:
Ing. Aleš Finstrle
Zpracoval:
Dagmar Sluková
Kontroloval:
Dagmar Sluková
Určeno pro oddělení: Externí účetní firma, celá firma. Nahrazuje:
-
Podpisový záznam:
90
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 3/2012 „Podpisové záznamy“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob, které jednají jménem firmy: Stř.
Funkce/oprávnění k
110 110
Jednatel / neomezené Prokurista a ředitel / neomezené Obchodní specialista / obchodní smlouvy
130
Podpisový záznam
Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob oprávněných k disponování s bankovními účty: Funkce
Oddělení
Podpisový záznam
Vedení společnosti Vedení Prokurista a ředitel společnosti Každá oprávněná osoba podepisuje příkazy k úhradě a bankovní šeky samostatně. Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob odpovědných za účetní případy a současně osob odpovědných za náležitosti účetních a daňových dokladů Níže uvedené osoby schvalují účetní případy po věcné stránce, tj. potvrzují existenci operace a její oprávněnost a jsou rovněž osobami odpovědnými za náležitosti účetních a daňových dokladů. O náležitostech účetních a daňových dokladů a případných změnách budou pravidelně proškolování externí účetní. Jednatel
Vytvořené nové směrnice
91
Směrnice č. 3/2012 „Podpisové záznamy“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Funkce
Stř. Oddělení
Jednatel
110
Prokurista
110
Podpisový záznam
Vedení společnosti Vedení společnosti
Obchodní 130 Obchod specialistka Asistentka 120 Administrativa ředitele Vedoucí projekční 210 Projekce složky Vedoucí 220 GIS GIS Externí Externí účetní 230 účetní firma Bez podpisového záznamu osob odpovědných za účetní případ není možné provést zaúčtování příslušného dokladu. Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob odpovědných za vydání vnitřních směrnic Firma projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. vydává níže uvedené vnitřní směrnice. Změny směrnic budou řešeny číselnými dodatky, případně vydáním směrnice nové a zrušením stávající směrnice.
92
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 3/2012 „Podpisové záznamy“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
P. č.
Název směrnice
Termín vydání
Oběh účetních dokladů
01. 09. 2012
2.
Účtový rozvrh
15. 09. 2012
3.
Podpisové záznamy
16. 10. 2012
4.
Hmotný a nehmotný majetek
30. 09. 2012
5.
Poskytování cestovních náhrad
02. 09. 2012
6.
Poskytování stravného
04. 09. 2012
1.
Oddělení Celá firma, externí účetní firma Externí účetní firma, asistentka Celá firma, externí účetní firma Celá firma, externí účetní firma Celá firma, externí účetní firma Celá firma, externí účetní firma
Odpovědná osoba Daňový poradce
Daňový poradce
Daňový poradce
Daňový poradce
Daňový poradce
Daňový poradce
Podpisový záznam
Vytvořené nové směrnice
93
Směrnice č. 3/2012 „Podpisové záznamy“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Používání cizích měn a kurzové rozdíly
7. 8. 9.
Časové rozlišení nákladů a výnosů Zásady pro používání dohadných položek
29. 09. 2012 27. 09. 2012 21. 09. 2012
10.
Pokladní regulativ
01. 10. 2012
11.
Inventarizace majetku a závazků
05. 10. 2012
12.
Úschova a archivace dokladů
25. 10. 2012
13.
Poskytování OOPP
Rok 2009
Externí účetní firma, asistentka
Daňový poradce
Externí účetní firma, asistentka Externí účetní firma, asistentka Externí účetní firma, asistentka Celá firma, externí účetní firma Externí účetní firma, vedení společnosti Externí účetní firma, vedení společnosti
Daňový poradce Daňový poradce Daňový poradce Daňový poradce Daňový poradce Daňový poradce
Vnitropodniková úprava podpisových záznamů osob odpovědných za zaúčtování účetních případů Odpovědnost níže uvedených osob se vztahuje pouze na správnost zaúčtování účetních případů, tj. uvedení správné předkontace a částky z dokladu. Účetní případ Faktury, pokladna, banka Všechny ostatní případy
Oddělení
Funkce
Asistentka ředitele
Asistentka
Externí účetní firma
Externí účetní
Podpisový záznam
94
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 8/2012 „Časové rozlišení nákladů a výnosů“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Počet stran: 3 Přílohy: 0
Účel: Účelem této směrnice je stanovit pravidla pro časové rozlišení nákladů a výnosů, která budou ve firmě používána.
Právní normy: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška 500/2002 Sb., ČÚS.
Datum vydání: 27. 09. 2012
Účinnost od:
Jméno odpovědné osoby:
27. 09. 2012
Vydává:
Ing. Aleš Finstrle
Zpracoval:
Dagmar Sluková
Kontroloval:
Dagmar Sluková
Určeno pro oddělení: Externí účetní firma, asistentka. Nahrazuje:
-
Podpisový záznam:
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 8/2012 „Časové rozlišení nákladů a výnosů“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Vnitropodniková úprava: Firma bude pro zjištění hospodářského výsledku zachycovat náklady a výnosy do období, se kterým časově a věcně souvisí, a to bez ohledu na datum zaplacení. Dále se účetní jednotka rozhodla, že doklady, které přijdou do 15. dne následujícího měsíce a vztahující se k předchozímu měsíci, mohou být účtovány do tohoto předchozího měsíce. Doklady, které přijdou po tomto termínu, budou zaúčtovány do období, ve kterém přišly a použijí se dohadné účty. Náklady na daňové poradenství a audit budou účtovány do příslušného účetního období, a to v závislosti na smlouvě s daňovým poradcem a auditorem. Účetní jednotka se dále rozhodla, že platby nevýznamného charakteru nebude časově rozlišovat. Za položky nevýznamného charakteru jsou považovány částky nepřesahující 2.000 Kč. Částka je limitována 0,05 % z ročních výnosů v daném období. Jde především o předplatné časopisů, nákup kalendářů, novoročenek, inzerce do částky 10.000 Kč za jeden inzerát, reklama do částky 20.000 Kč za jednu reklamu a propagace do 30.000 Kč za jednu propagaci. Tento způsob se nebude používat v případech, kdy se používají dohadné účty (například u vyúčtování vody, plynu, elektrické energie apod.). Účty časového rozlišení podléhají dokladové inventarizaci. Je nezbytné připomenout, že časově rozlišovat nelze pokuty, penále, manka a škody.
95
96
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 8/2012 „Časové rozlišení nákladů a výnosů“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Příklad zachycení časového rozlišení nákladů a výnosů: Účet
Název účtu
Popis
Účtování v daném roce
Účtování v následujícím roce
381
Náklady příštích období
Nájemné zaplacené dopředu, předplatné
381/321,211,221
5xx/381
382
Komplexní náklady příštích období
Náklady na dlouhodobou propagaci
382/321,211, do nákladů do 4 let
5xx/382
383
Výdaje příštích období
Nájemné placené pozadu, odměny po uplynutí roku
5xx/383
383/321,211,221
384
Výnosy příštích období
Přijaté předplatné
311,211,221/384
384/6xx
385
Příjmy příštích období
Provedené a odebrané dosud nevyúčtované služby
385/602
311,211,221/385
Vytvořené nové směrnice
97
Směrnice č. 9/2012 „ Zásady pro používání dohadných položek“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Počet stran: 3 Přílohy: 0
Účel: Účelem této směrnice je stanovení zásad pro používání dohadných položek ve firmě.
Právní normy: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška 500/2002 Sb., ČÚS.
Datum vydání: 21. 09. 2012
Účinnost od:
Jméno odpovědné osoby:
21. 09. 2012
Vydává:
Ing. Aleš Finstrle
Zpracoval:
Dagmar Sluková
Kontroloval:
Dagmar Sluková
Určeno pro oddělení: Externí účetní firma, asistentka. Nahrazuje:
-
Podpisový záznam:
98
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 9/2012 „Zásady pro používání dohadných položek“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Vnitropodniková úprava: Účetní jednotka si stanovila níže uvedený způsob výpočtu nákladů a výnosů, které bude účtovat pomocí dohadných účtů v uzávěrkových operacích. Rozdíl mezi zaúčtovaným odhadem a skutečnou výší výnosů (388 – Dohadné účty aktivní)/nákladů (389 – Dohadné účty pasivní), se zaúčtuje na příslušný výnosový/nákladový účet běžného ÚO. Účetní jednotka nebude úmyslně podhodnocovat/nadhodnocovat účetní případy zachycené prostřednictvím dohadného účtu aktivního/pasivního. Bude vždy vycházet z předpokládaných nákladů/výnosů. Příklady účtování dohadných položek: Účet
Název účtu
388
Dohadné účty aktivní
389
Dohadné účty pasivní
Popis Pohledávka za pojišťovnou, kdy pojišťovna nepotvrdila ke konci rozvahového dne výši náhrady, výnosové úroky nezahrnuté do bankovního vyúčtování Nevyfakturované dodávky, nákladové úroky nezahrnuté do bankovního vyúčtování, závazek k úhradě z odpovědnosti za způsobenou škodu, kdy není ještě určena výše
Účtování v daném roce
Účtování v následujícím roce
388/64x,66x
315,378/388
56x,54x/389
389/321
Vytvořené nové směrnice
99
Směrnice č. 9/2012 „ Zásady pro používání dohadných položek“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Účtování dohadných položek interním dokladem: Č.
1.
Předmět Telefonní poplatky za prosinec – mobil i pevná linka
2.
Elektřina
3.
Plyn
4.
Náhrada pojišťovny
5.
Nevyúčtované bankovní úroky
6.
Nevyúčtované bankovní poplatky
7.
Nevyfakturovaná dodávka materiálu
8.
Nevyfakturovaná dodávka služeb
od
Způsob výpočtu
Zaúčtování v běžném roce
Zaúčtování v následujícím roce
Dle předchozího měsíce
518.002,518. 003/389
389/321
502.001/389
389/321
502.002/389
389/321
388/648.002
315.000/388
388/662.001
221/388
568.001/389
389/221
501.xxx/389
389/321
518.xxx/389
389/321
Dle faktury z předchozího období Dle faktury z předchozího období Dle smlouvy s pojišťovnou Dle předchozího roku Dle předchozího roku Dle výše z potvrzené objednávky, kupní smlouvy Dle výše ze smlouvy o dílo
100
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 11/2012 „Inventarizace majetku a závazků“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Počet stran: 5 Přílohy: 1
Účel: Účelem směrnice je stanovit řád pro periodickou inventarizaci. Tato směrnice bude doplňována „Příkazem k inventarizaci“, který stanoví inventarizační komise pro příslušná inventarizační období.
Právní normy: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhláška 500/2002 Sb., ČÚS 007, zákon č. 563/1991 Sb., daňový řád.
Datum vydání: 05. 10. 2012
Účinnost od:
Jméno odpovědné osoby:
05. 10. 2012
Vydává:
Ing. Aleš Finstrle
Zpracoval:
Dagmar Sluková
Kontroloval:
Dagmar Sluková
Určeno pro oddělení: Externí účetní firma, celá firma. Nahrazuje:
-
Podpisový záznam:
Vytvořené nové směrnice
101
Směrnice č. 11/2012 „Inventarizace majetku a závazků“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Vnitropodniková úprava: Inventarizační komise Ředitel jmenuje inventarizační komisi, která bude minimálně tříčlenná. Současně jmenuje i předsedu komise. Jednotlivý členové komise budou jmenováni zpravidla 14 dní před provedením inventarizace formou „Příkazu k inventarizaci”. Současně bude určena osoba odpovědná za provedení inventarizace. Druhy inventarizace Fyzická – u majetku hmotné povahy, popř. nehmotné povahy, Dokladová – u závazků a pohledávek a ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru, Řádná – periodická a průběžná, Mimořádná – při namátkové kontrole nebo mimořádných událostech. Účetní jednotka bude provádět inventarizaci: Poř. číslo
Předmět inventarizace
Účtová skupina, SÚ příp. AÚ
1.
Krátkodobý hmotný majetek
501.010
2.
Krátkodobý majetek
518.010
3.
Dlouhodobý hmotný majetek
022.001, 022.020
4.
Dlouhodobý majetek
013.000
nehmotný
nehmotný
022.010,
102
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 11/2012 „Inventarizace majetku a závazků“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Nedokončená výroba Peněžní prostředky v hotovosti Ceniny Bankovní účty Peníze na cestě Pohledávky Zaplacené provozní zálohy Závazky
121.000 211.000, 211.003, 211.004
213.001 221.001 261.000, 261.003 311.000, 315.000 314.000 321.000, 325.000, 325.999 účtová skupina 33, 34, 36, 38, 13. Další rozvahové účty 39, 41, 42, 43 14. Podrozvahové účty 750.000, 799.000 V jednotlivých ÚO bude stanoven jmenný seznam členů inventarizační komise. Inventurní soupisy O inventuře se sestaví soupis, který je zařazen mezi průkazné účetní záznamy a musí obsahovat: označení účetní jednotky, skutečný stav veškerého majetku a závazků s jednoznačným určením, číslo a název účtu, který je inventarizován, podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností, podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace, způsob zjištění skutečných stavů,
Vytvořené nové směrnice
103
Směrnice č. 11/2012 „Inventarizace majetku a závazků“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury i pro účely podle § 26 odst. 3 zákona o účetnictví, okamžik zahájení a ukončení inventury, vyčíslení případných inventarizačních rozdílů, jejich důvod vzniku a návrh na vypořádání, způsob likvidace a proúčtování inventarizačních rozdílů. Inventurní soupisy budou vyhotoveny ve dvou výtiscích, jeden obdrží pracovník odpovědný za provedení inventarizace a jeden bude předán externí účetní firmě. V souladu s § 151 daňového řádu si účetní jednotka u svého správce daně příslušného finančního úřadu zažádá o “Potvrzení o stavu osobního daňového účtu“. Stejně bude postupovat u příslušné Správy sociálního zabezpečení a příslušných Zdravotních pojišťoven. Všechna tato potvrzení budou podkladem pro dokladové inventarizace příslušných účtů. K sestavě neuhrazených pohledávek budou přiloženy kopie dopisů potvrzených odběrateli s uznáním jejich závazků vůči firmě. Časový harmonogram inventarizací majetku a závazků: Předmět inventarizace
Majetek
Termíny provedení
31. 12. 2xxx
Způsob provedení
Fyzická
Osoba odpovědná za inventarizaci
Ředitel firmy
104
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 11/2012 „Inventarizace majetku a závazků“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Pokladny a ceniny
31. 03. 2xxx, 30. 06. 2xxx, 30. 09. 2xxx, 31. 12. 2xxx
Fyzická
Ředitel firmy
Závazky, pohledávky, dohadné účty
31. 12. 2xxx
Dokladová
Ředitel firmy ve spolupráci s externí účetní firmou
Inventarizační rozdíly Za inventarizační rozdíly se považují: skutečný stav je nižší (manko, popř. schodek u peněžní hotovosti a cenin) než stav v účetnictví a rozdíl nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným zákonným způsobem a není podepsána dohoda o hmotné odpovědnosti zaměstnance, skutečný stav je vyšší (přebytek), než je stav v účetnictví a rozdíl nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat zákonným způsobem. O vypořádání všech rozdílů rozhoduje zásadně ředitel firmy. Rozhodnutí musí být vždy písemné. Přebytky a manka Inventarizační rozdíly musí být proúčtovány do ÚO, za které se inventarizace provádí.
Vytvořené nové směrnice
105
Směrnice č. 12/2012 „Úschova účetních záznamů a archivace dokladů“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Počet stran: 3 Přílohy: 0
Účel: Účelem této směrnice je určit pravidla pro úschovu a archivaci dokladů.
Právní normy: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád.
Datum vydání: 25. 10. 2012
Účinnost od:
Jméno odpovědné osoby:
25. 10. 2012
Vydává:
Ing. Aleš Finstrle
Zpracoval:
Dagmar Sluková
Kontroloval:
Dagmar Sluková
Určeno pro oddělení: Externí účetní firma, celá firma. Nahrazuje:
-
Podpisový záznam:
106
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 12/2012 „Úschova účetních záznamů a archivace dokladů“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
Vnitropodniková úprava: Základní firemní dokumentace je archivována nepřetržitě u ředitele firmy. Účetní záznamy se ukládají odděleně od ostatních písemností do firemního archivu a budou se uchovávat po níže stanovenou dobu. Záznamy budou uspořádány v archivačních boxech a označeny názvy, dále budou zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození. V souladu s § 31 zákona o účetnictví a § 27 zákona o DPH, se účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích dat uchovávají následovně: účetní závěrka a výroční zpráva – po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví – po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, daňové doklady podle zákona o DPH – po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají, mzdové listy a záznamy pro účely důchodového pojištění – 30 let, účetní doklady a jiné záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamací se uchovávají po dobu, po kterou tato řízení trvají. Účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek nebo
Vytvořené nové směrnice
Směrnice č. 12/2012 „Úschova účetních záznamů a archivace dokladů“ Název účetní jednotky: Projekce zahradní, krajinná a GIS, s.r.o. Sídlo: Mathonova 60, 613 00 Brno IČO: 253 37 912
závazků se uchovávají do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění. Účetní záznamy jsou po uzavření ÚO uloženy ve firemním archivu, v pronajatých prostorách firmy. Osobou odpovědnou za úschovu účetních záznamů a archivování dokladů je ředitel firmy, případně jeho asistentka. Elektronické dokumenty a záznamy určené k archivaci budou přeneseny z informačního systému Pohoda na optický nosič. Po ověření čitelnosti média je nosič archivován ve firemním archivu. Podnět ke skartaci vydává ředitel firmy po dohodě s externí účetní firmou, skartaci pak provádí pověřený pracovník. Za správné určení skartační doby a sestavení skartačního řádu odpovídá externí účetní firma. Je nutno neopomíjet, že vnitropodnikové směrnice jsou archiválií a nepodléhají skartaci.
107
108
Záznam o vydaných a předložených vnitřních směrnicích
I Záznam o vydaných a předložených vnitřních směrnicích Tab. 16
Záznam o předložení směrnice
Záznam o předložení směrnice (seznámení s obsahem) Směrnice č.: Jméno zaměstnance
List č.
Název: Středisko
Datum předložení směrnice
Datum vrácení směrnice
Podpis zaměstnance
Poznámka: každý zaměstnanec si může pro své potřeby příslušnou směrnici okopírovat.
