Impact en Invloed vergroten door Discipline.
Nieuwsflits 12 juli 2011 Gert Anbeek, Huub Corssmit, Esmiralda Borgt, Ron van Eijk, Patrick Lybaert, Hans Pot, Harry de Weerd, Peter Wensveen. Kopiëren en vrijelijk gebruiken vinden wij prima, netjes met bronvermelding graag.
www.elftraining.nl
1
Discipline in mensen, denken en doen1 Vaak krijgen wij vragen over het begrip discipline in relatie tot samenwerking en uitvoering van plannen. “Hoe krijgen wij de discipline in de organisatie omhoog zodat dingen die we afspreken ook echt gebeuren?”, vragen mensen ons dan. Waar komt die vraag dan vandaan, zou je zeggen? We maken heden ten dage in organisaties allemaal strategieplannen, visiedocumenten, projectdocumenten en business cases. We hebben review boards, strategy committees, project control offices etc. om de uitvoering te volgen. Dat stuurt dan toch ons handelen in organisaties? Kennelijk niet voldoende. Strategievormingsprocessen en andere plannenmakerij zijn leuke activiteiten voor diegene die er aan mogen deelnemen. De relevantie ervan is echter tot onze grote schrik erg betrekkelijk2: § van alle bedachte strategie bij grote organisaties wordt 40% van het oorspronkelijke plan slechts ook echt uitgevoerd. § voortijdig ontslag van directieleden is in 70% van de situatie niet te wijten aan het strategieplan, maar aan gebrek aan implementatiekracht. Peter Drucker zei al waarschuwend: “Bij de uitvoering van plannen gaat het om: VANDAAG!”. Wat gaan we vanaf vandaag doen? Hoe gaan we het anders doen? Waarom sluit dit beter aan op de vraag van de klant? Wat is het verschil met gisteren? En hij voegde er aan toe: “Visie helpt alleen wanneer je in staat bent de vaardigheden en middelen te organiseren om te kunnen realiseren”. Het gaat dus kennelijk om met enige volharding dingen (anders) te DOEN. “Ja”, zeggen mensen dan in teambijeenkomsten, “we moeten ons meer houden aan afspraak = afspraak”. Niet dat dit slecht is maar het Hygiene
Gezondheid is ook niet het antwoord op de • Attitude en bereidheid – “disciplined people” centrale vraag om dingen • Afspraak = afspraak • Vaardigheden in procesdenken en hoe gedaan te krijgen. Zoals we • Er is een duidelijke taakafbakening relaties op te bouwen hiernaast zien is “hygiëne” iets • We hebben ons voorbereid • Geen onder-delegatie van taken – coaching van juniors / mediors anders dan werken aan je • We komen op tijd gezondheid. Zoals je ziet zit in • We gebruiken de afgesproken templates voor • Ontwikkeling en feedback staan centraal rapporten de categorie “Gezondheid” • Leercurves opbouwen op basis van ervaring vooral veel slimheid in de • We rapporteren onze tijdsbesteding • Consequent sturen op productiviteitsverbetering van het werk wijze waarop je dingen doet. • We letten op de kosten • Job rotation gericht op leren Waardering ook voor kwaliteit • Er zijn goed doordachte functie- en salarisschalen • Waardering voor kwaliteit en professionaliteit in de professie en het borgen ervan. Lerend vermogen ontwikkelen staat in “gezonde” organisaties voorop. 1 2
Mede gebaseerd op Good to Great, Jim Collins, 2001 en True Professionalism, David Maister, 1997 Henry Mintzberg, Strategie slaat terug!, 2002
www.elftraining.nl
2
Professionals ontwikkelen zichzelf of ze doen het niet. Zo zwart/wit is het ongeveer met hoog ontwikkelde kenniswerkers. Ze willen graag verder komen in hun vakgebied, maar verlost worden van bureaucratie, bazen met regeltjes en politiek gedoe. Discipline in de betekenis zoals Jim Collins het gebruikt in zijn boek Good to Great, is echter iets anders dan “afspraak is afspraak” of militaire discipline en repressie op gedrag dat managers niet welkom is. We zullen deze drie begrippen over mensen, denkwijzes en actiegerichtheid eens wat nader duiden en daarmee hanteerbaar proberen te maken.
Disciplined People
Gedisciplineerde mensen zijn zelfsturend, ze organiseren hun leven op basis van belangrijke persoonlijke doelen en weten deze in context te plaatsen van hun dagelijks handelen in zowel hun werk-‐ als hun privé-‐activiteiten. Ze hebben een “levensplan” want ze weten dat wanneer je zelf geen “plan” hebt, je in het plan van een ander terecht komt. Ze verdoen hun tijd niet, behalve wanneer ze ervoor kiezen bewust te ontspannen, te lummelen, of tijd te verdrijven om het hoofd leeg te maken. Anders gezegd zijn deze mensen zelfstartend en hebben daarvoor geen externe stimulering nodig. Ze benutten de externe prikkels wel, want dat is de omgeving waarbinnen ze de doelen willen realiseren. Een ander belangrijk kenmerk van gedisciplineerde mensen is dat zij over een hoge mate van optimisme en veerkracht beschikken. Dat betekent dat zij tegenslagen kunnen absorberen en vaak zelfs weten te overwinnen. Door tegenslag raken ze niet geblokkeerd of uit het veld geslagen. Ze herpakken zichzelf en nemen de nieuwe realiteit als vertrekpunt. Hun flexibiliteit benutten ze dan om langs andere manieren toch hun doelen te realiseren. Gedisciplineerde mensen hebben een hoog ontwikkeld zelfsturend-‐EQ in termen van Daniel Goleman3 als volgt gedefinieerd: § § § § § §
Zelfbeheersing o Beheersing van destructieve emoties en impulsen o Omzetting in positief denken Transparantie o Leven naar eigen waarden o Authentieke openheid Souplesse o Aan meer dan één doel tegelijk kunnen werken zonder focusverlies Presteren o Hoge eisen stellen aan zelf en anderen o Voortdurend gedreven zijn door verbeteren Initiatief o Kansen benutten, ondernemerschap Optimisme o Onvoorziene klappen opvangen o Positieve kijk op anderen
3
Primal Leadership, Daniel Goleman, 2002
www.elftraining.nl
3
Disciplined Thought
Gedisciplineerde denkwijze in de organisatorische context, betekent dat een team van mensen zich zodanig organiseert dat iedereen de visie waar ze naar op weg zijn begrijpen en omarmen. Tegelijk organiseren ze kortere termijn doelstellingen die leiden tot het verwerkelijken van de visie. Dit zijn zeg maar hun mijlpalen waaraan ze afmeten of ze op koers liggen. Ook dit is een gedragen proces in het team. Iedereen weet wie aan welke (sub)doelen werkt en hoe dat bijdraagt aan het bereiken van de visie. Gedisciplineerd denken heeft ook iets methodisch in zich. Mensen met een gedisciplineerde denkwijze gaan altijd uit van feiten. Ze baseren zich op beschikbare informatie of verzamelen deze, voordat ze tot oordelende uitspraken komen of tot beslissingen. Op basis van deze data komen ze tot een diagnose, zeg maar een te volgen redenering om tot een oordeel of conclusie te komen. Waarna ze alternatieve oplossingen overwegen en tot handelen overgaan. Gedisciplineerd denken bestaat op hoofdlijnen uit 4 D’s4: § § § §
DATA: Altijd uitgaan van feiten naast symptomen van het probleem; DIAGNOSE: Opbouwen van je redenering op grond van onderliggende oorzaken die leiden tot conclusies; DIRECTION: Alternatieve mogelijkheden en opties en hoofdlijnen voor besluitvorming; DO NEXT: Neem actie en doe, waarna je evalueert en de cirkel opnieuw doorloopt.
Gedisciplineerde denkers verzamelen hun eigen 50 modellenboekje om zo snel tot inzicht en complexiteitsreductie te komen.
Gedisciplineerde denkers hanteren effectieve gedachten, wetende dat ze hun gedachten over mensen en dingen kunnen kiezen. Enkele voorbeelden van effectieve gedachtes die kunnen helpen zijn bijvoorbeeld: Maak van problemen, projecten Streef excellent presteren na en geen perfectionisme Onderken mislukkingen als leermomenten Wees realistisch en niet alleen redenerend Geniet van het drama in het leven en beschouw het niet als een onbeïnvloedbaar feit Rijk naar de horizon i.p.v. naar de grenzen Beïnvloed anderen maar beheers anderen niet Iemand kan lui lijken, maar is meestal niet gemotiveerd genoeg Ik heb een voorkeur voor iets, maar het moet niet per sé Ik kies ervoor om grote angsten om te zetten in serieuze zorg Niet proberen, maar willen Als ik bang ben, vraag ik me zelf af waarom Ik herinner me zelf eraan: “het beste komt nog …” “Life is much too serious to not have a sense of humour about it”
Disciplined Action
Gedisciplineerde actie tenslotte is de vasthoudendheid en betrouwbaarheid waarmee een organisatie de activiteiten die ze zeggen te gaan doen, ook daadwerkelijk doen. Discipline is voor mensen in dergelijke organisaties niet iets dat ze mogelijk gaan proberen te doen, ….nee het is DOEN en ze gaan er mee door tot het resultaat bereikt is. 4
Getting it done, Roger Fisher&Alan Sharp, 1998
www.elftraining.nl
4
Daar wordt door het management op gefocussed en iedere professional accepteert dat hierop gecoached en gestuurd wordt. Discipline hierbij is ook dat anderen hen in het handelen betrouwbaar vinden. Dat betekent dat deze mensen actief werken aan verwachtingen bij de ander ten aanzien van het door hen te bewerkstelligen resultaat. Wat wordt er wanneer gerealiseerd, door wie en met wiens hulp en hoe ziet het resultaat er dan uit? Als iets niet binnen de verwachtingen dreigt waar gemaakt te worden dan informeren deze mensen tijdig hun omgeving zodat anderen niet verrast worden en hun eigen acties en handelen op de wijzigende omstandigheden kunnen afstemmen en zo nodig bijsturen. Gedisciplineerde actie op individueel niveau is gebaseerd op het in gang kunnen zetten van eigen handelend optreden: DOEN! David Allen5 van de populaire methodiek GTD (Getting Things Done) geeft hiervoor volgende tips: 1. Waar ben ik en wat heb ik bij mij? Kortom: wat kán ik sowieso doen. 2. Hoeveel tijd heb ik? 3. Hoeveel energie heb ik? 4. Wat levert mij de meeste waarde op om te gaan doen? Verder adviseert hij alle activiteiten die in je hoofd zitten, te organiseren om zo gefocussed te kunnen blijven. Daartoe adviseert hij volgende werkwijze: Verzamel en Categoriseer alles wat je moet onthouden, volgen of doen in wat Allen een 'bucket' (emmer) noemt. Haal alles uit je hoofd en stop het in dit systeem (agenda en actielijst), gereed om verwerkt te worden. Alle buckets moeten minimaal eens per week geleegd worden. Hij onderkent de volgende categorieën: 1. Activiteiten – zelf uit te voeren zaken 2. Projecten – verzameling activiteiten met samenhang op het zelfde doel 3. Wacht op reactie – uitstaande vragen of acties bij anderen 4. Misschien – zaken met minder relevantie die je later besluit al of niet te zullen doen Verwerk de gegevens in de bucket en volg hierbij de volgende, strikte, werkwijze: ▪ Begin bovenaan en verwerk één item per keer. ▪ Stop nooit iets terug in de bucket. ▪ Als voor een item een actie uitgevoerd moet worden: o voer deze uit (als het korter duurt dan twee minuten), o delegeer de actie aan iemand anders, of o neem het item op in de actielijst. ▪ Als voor een item geen actie nodig is: o archiveer het item voor latere referentie, o gooi het item weg, of o neem het item op voor mogelijk latere actie. 5
Getting things done, David Allan, 2001
www.elftraining.nl
5
De tweeminutenregel: als het minder dan twee minuten kost om iets te doen, doe het dan direct. Het is een richtlijn, twee minuten zijn ongeveer de tijd die het zou kosten om de actie formeel op te nemen in de actielijst. In deze stappen komt een professional tot discipline in zijn handelen: verzamel, categoriseer en verwerk in logische eenheden.
Disciplined People, Thought, Action
U heeft nu inzicht in het begrip discipline en begrijpt waarom de mensen in organisaties al of niet succesvol zijn6. Dit geldt voor professionals, maar ook voor organisaties waar ze werken. Collins cs. zeggen in hun beroemde boek Build to Last dat er geen bijzondere geheimen zijn voor succes:
Successful companies attain their extraordinary position not so much because of superior insight or special “secrets”, but largely because of the simple fact that they are so terribly demanding of themselves.
6
Build to Last, Collins & Porras, 1994
www.elftraining.nl
6
