SPECIAL
?
Illusie of realiteit?
Volgens Forrester Research groeit de ongestructureerde content in menig organisatie met meer dan 200% per jaar. De roep om beheeroplossingen wordt dan ook steeds groter. En bij voorkeur één oplossing voor alle content. Maar, is de totale content van een organisatie niet te complex om via één systeem te kunnen managen? Kortom, is Enterprise Content Management geen illusie? We vroegen het een aantal marktpartijen...
MMBASE
Waarom een goed systeem voor order-
Er moeten dus eisen worden gesteld aan
verwerking, of personeelsinformatie met
alle (nieuwe) systemen in een organisatie.
“Een enterprise
alle specifieke selectie- en combinatiemo-
Worden (open) standaarden gebruikt voor
CMS is zo gedefi-
gelijkheden vervangen? De essentie is dat
de opslag en uitwisseling van informatie;
nieerd een ware
informatie uit deze systemen kan worden
hoe staat het met de interoperabiliteit en
nachtmerrie. Wie
ontsloten, dat de verschillende systemen
zijn de systemen toe te snijden op uw
toewerkt naar dat
‘live’ met elkaar kunnen communiceren
specifieke situatie? Het is dan ook niet
ene grote overkoe-
en dat informatie op afstand kan worden
om prijstechnische redenen dat het open
pelende systeem
Jo Lahaye, CEO MMBase Foundation:
gemanaged. ECM gaat dan niet over dat
source product MMBase in toenemende
voor het managen en ontsluiten van
ene grote systeem, maar over de interac-
mate in de belangstelling staat.
informatie, komt bedrogen uit. Want net
tie tussen systemen. Waarbij het CMS
als je een eindje op weg bent, volgt een
zorgt voor een coherente (dynamische)
De onafhankelijkheid van leverancier,
fusie, of moet worden samengewerkt
uitvoer naar bijvoorbeeld websites, print,
besturingssysteem en database (door het
met een buitenlands zusje. Nog erger,
cd, sms. En natuurlijk biedt het CMS
gebruik van open software) maken een
de organisatie komt gaandeweg zelf tot
ook de mogelijkheid om informatie tijd-
toekomstvaste enterprise ontwikkeling
het inzicht dat zij onderdeel uitmaakt
en plaatsonafhankelijk te managen.
goed mogelijk. Verandert die nachtmerrie
van een groter geheel, een mondiale net-
Met alleen een webbrowser en een inter-
langzaam maar zeker in een mooie
werk- en kenniseconomie.
netverbinding als randvoorwaarden.
droom.”
DOCUMENTUM er niet in zit. ECM is een benadering om
bereiken is er en juist daarom zijn vele
Peter J.M. Dalhuisen, Regional
alle ongestructureerde content in een
organisaties bezig om dat doel te berei-
Manager Benelux Documentum:
organisatie onder controle te krijgen. Het
ken. Het is geen verrassing dat het hoog
“Enterprise Content
is structuur geven aan ongestructureerde
op de agenda van de CIO staat. De busi-
Management als
informatie. Het is tevens een onderken-
ness drivers waar de meeste IT-executives
softwarecategorie
ning dat de meeste content in een organi-
mee worden geconfronteerd bestaan uit
staat momenteel
satie niet goed wordt gemanaged, niet
o.a. consolidatie van architecturen, het ver-
binnen de meeste
gemakkelijk is te vinden, niet veilig is en
lagen van de totale kosten en behulpzaam
organisaties in de
niet wordt hergebruikt. ECM is meer dan
om te voldoen aan compliance richtlijnen.
volle belangstelling.
alleen webcontent en is als zodanig een
Dit zijn factoren die ECM enorm belangrijk
Net als bij collaboratie, ERP of CRM, is de
enterprise issue omdat al deze overload
maken. ECM zit nog steeds in de beginfa-
definitie van het begrip ECM echter niet
aan content en informatie verspreid is over
se, maar groeit uit tot een volwaardige
eenduidig. Desalniettemin begint dit wel
alle uithoeken van de organisatie. Is het
software applicatiecategorie en zal net zo
steeds meer te komen en zijn leveranciers
een ‘illusie’ om een enkel ECM-platform al
onmisbaar worden als een relationele
als Documentum, Filenet en IBM het er in
deze ongestructureerde content te laten
database. De illusie blijkt werkelijkheid
het algemeen over eens wat er wel en wat
managen? Nee, de technologie om dat te
geworden.”
Nummer 9
■
september 2003
43
VIGNETTE aliseren. Nokia wil daarentegen weer
de discussie rondom ECM zien verande-
David Thorpe, business development
lagere kosten voor het creëren, beheren
ren. Analistenhuizen zoals Gartner en
director EMEA Vignette:
en opnieuw gebruiken van productinfor-
META Group zien de markt ontwikkelen
“ECM is altijd een
matie en Vodafone Spanje wil nieuwe
naar zogenaamde Smart Enterprise Suites
illusie geweest.
mobiele diensten bieden om nieuwe
(SES), die eenvoudigere integratie en
Het is een marke-
omzetstromen te creëren. Weer andere
‘one-stop-shopping’ bieden voor portal,
tingterm bedacht
klanten willen consolidatie van hun web-
contentbeheer en collaboratie, maar die
door leveranciers
infrastructuur, kennisbeheer en de tevre-
ook dienen als leveringsplatform voor
in een poging zich
denheid en productiviteit van werkne-
webapplicaties. Hiermee kunnen be-
te onderscheiden
mers verhogen. Deze problemen vereisen
drijven maximale waarde uit hun legacy-
in een overvolle markt. Bedrijven willen
een modulaire oplossing voor informatie-
applicaties halen en zo voldoen aan de
problemen rondom hun informatie-
beheer en -levering, die op open stan-
eisen van de realtime onderneming.
beheer oplossen, geen ECM-oplossing.
daarden en webservices is gebaseerd.
Geen enkele leverancier is in staat ge-
Vignetteklanten zoals Postbank willen
Alle mogelijke gegevens, gestructureerd
bleken om een ‘totale’ oplossing voor
gepersonaliseerde online diensten kun-
en ongestructureerd, van bronnen binnen
ECM te bieden. Dit zal waarschijnlijk niet
nen leveren die klanttevredenheid bevor-
en buiten de organisatie, moeten gevat
anders zijn met SES: gebruikersbehoeften
deren, terwijl Wegener eMedia en Le
kunnen worden, beheerd en op het juiste
bepalen de markt, en complexe organisa-
Monde Interactif bijzonder snel hun
moment geleverd aan de juiste persoon.
ties zullen meer dan één SES-leverancier
online nieuwssites moeten kunnen actu-
De afgelopen zes maanden hebben wij
willen voor hun informatiebeheer.”
HARTMAN aan het vruchteloos zoeken naar informa-
ECM gaat namelijk bijna iedereen in de
drs. Erik M. Hartman, adviseur
tie. Maar wie ECM alleen vanuit de IT-
organisatie aan. Al die mensen moeten
Hartman Communicatie BV:
gedachte benaderd, is gedoemd te falen.
hoe dan ook op een andere manier met
Kijk maar naar al die CRM- en ERP-projec-
hun informatie (lees: manier van werken)
speeltje van leve-
ten waarbij men dacht dat het IT-systeem
omgaan. Een organisatie die serieus wil
ranciers en analis-
wel eventjes de klus zou klaren en dat de
beginnen met ECM moet zich richten op
ten. Geen lessen
mensen zich dan vanzelf zouden aanpas-
drie gebieden: business, IT en taal. Op
trekkend uit het
sen. Let wel: ERP en CRM richten zich op
businessniveau moeten de werkprocessen
debacle van CRM
‘maar’ een deel van de organisatie, dus
(onder andere de informatiestromen) dui-
en ERP richten zij
met een beperkte doelgroep van mede-
delijk zijn gedefinieerd, op IT-niveau moe-
zich nu vol goede moed op de droom van
werkers die zich primair bezighoudt met
ten de systemen op elkaar zijn afgestemd
een centraal beheerde ‘content’-stroom
financiën en logistiek (ERP) of marketing
(interoperabiliteit/open standaarden in
binnen organisaties. Interessant idee, dat
en sales (CRM). Wie van ECM een succes
hard- en software) en op taalniveau moet
zeker. Het is zelfs het proberen waard,
wil maken, moet zich in de eerste plaats
het kennisdomein uitwisselbaar zijn
want er gaat veel tijd en energie verloren
richten op de mensen en niet op de tools.
(metadata, taxonomieën etc.). Wie durft?”
volledige samenleving, in één ‘systeem’
menselijk geheugen. Denk hierbij aan
Hans Kaashoek, directeur
beheerd. Dit systeem was simpel maar
kloosterarchieven, stadsbibliotheken en
EIDOMA Business services:
effectief: papier en mensen. Alle informa-
wetenschapsverzamelingen in onder-
“Nog maar relatief
tie en gebeurtenissen werden door men-
zoekscentra. Vele hiervan zijn nog steeds
kort geleden –
sen opgeschreven en daarna beheerd,
beroemd. Met de huidige versnippering
sinds het ontstaan
geanalyseerd, bewerkt en hergebruikt
van informatie in gestructureerde en
van enige vorm
door vaak dezelfde mensen. Deze men-
ongestructureerde informatie-elementen
van een geregu-
sen deden dit werk soms vele jaren of
en informatiebeheersystemen, de vele
leerde beschaving
zelfs hun hele leven. Daarvoor maakten zij
honderden verschillende (file)types en de
– werd alle ‘con-
gebruik van de onmetelijke verwerkings-,
enorme toevloed van het informatievolu-
opslag- en referentiecapaciteit van het
me is opslag in één systeem vrijwel
“ECM is het nieuwe
EIDOMA
tent’ van een organisatie, of zelfs van een
44
VIP Vakblad voor documentmanagement
onmogelijk. Hier speelt ook een rol dat de
kennis) vereist een constante aanpassing
Deelsystemen met een duidelijk afgeba-
mensen die de informatie beheren – en
omdat rekening moet worden gehouden
kende functionaliteit voldoen uitstekend.
dus behoren te kennen – dit werk niet
met terminologieveranderingen, meer-
En via een goede ‘client’-integratie (het
meer als hun ‘levenswerk’ zien. Veel refe-
taligheid, veranderend inzicht en dergelijke.
nieuwe monnikenwerk?) kan de gebruiker
rentie-informatie gaat verloren als mensen
Het beheer van alle content van een
misschien een adequate toegang tot alle
de beheeromgeving verlaten. Het behou-
organisatie in één systeem zal daardoor
gewenste informatie krijgen en deze her-
den van deze toegangsinformatie (ofwel
eerder lastiger dan eenvoudiger worden.
gebruiken.”
beschikt de gebruiker over de voordelen
zijn desktop krijgt. De eindgebruiker kan
Marc van Someren, technical sales
van één interface. Tegelijkertijd wordt aan
via één toegang bij de diverse informatie-
content management solutions IBM:
de achterkant de flexibiliteit van meerdere
bronnen van de organisatie. Deze aanpak
“ECM is beslist
systemen behouden. Tevens versnelt dit
verschaft bedrijven enorme voordelen.
geen illusie. In
de ontwikkeling van nieuwe applicaties,
Gebruikers kunnen content uit diverse
sommige gevallen
omdat deze op uniforme wijze aan dezelf-
bronnen razendsnel raadplegen en zake-
is het beheer van
de integratielaag gekoppeld worden.
lijke kansen on demand invullen. Een
alle bedrijfscontent
Met deze informatie- integratielaag, die
organisatie haalt dan alle ‘kennis’ uit de
via één systeem
gebruik maakt van zogenaamde connec-
beschikbare informatie. Met ECM neem
niet eenvoudig
IBM
toren, kunnen nieuwe informatiebronnen
je een voorsprong op de concurrentie.
omdat bedrijven hun content vaak
snel worden ingezet, zonder dat de eind-
Dit onderstreept dat ECM geen illusie is,
opslaan in verschillende systemen. Dit
gebruiker weer een nieuwe applicatie op
maar eerder noodzaak.”
geweest. Oplossingen beginnen vaak
net, e-mail en mobiele communicatie.
wordt meestal veroorzaakt door acquisities en decentraal IT-beleid. Het streven naar één centraal systeem is vaak wél een illusie. Conversies en migraties zijn dan onvermijdelijk. Deze aanpak is niet alleen complex en kostbaar maar ook zeer tijdrovend. Het doel is echter dat een gebruiker via één uniforme interface toegang krijgt tot die informatie die nodig is om efficiënt en productief te functioneren. Wij bieden met onze software deze oplossing. Door de implementatie van een (informatieintegratie)laag tussen de eindgebruiker en de achterliggende informatiesystemen
TRIDION Wim Rietdijk, managing director
als een idee en ontwikkelen zich gaan-
We gebruiken onze computers het
van Tridion Benelux:
deweg tot een volwassen oplossing.
meest om met elkaar te kunnen com-
“De geponeerde
Niemand kan op dit moment voorspel-
municeren. Hebben we de afgelopen
stelling is kenmer-
len hoe ECM er uiteindelijk uit zal gaan
veertig jaar veel tijd en energie gestopt
kend voor de fase
zien, alhoewel de contouren steeds
in het automatiseren en bruikbaar
waarin enterprise
zichtbaarder worden. De marktwerking,
maken van gestructureerde informatie,
content manage-
van vraag en aanbod, zal uiteindelijk
nu is de ongestructureerde informatie
ment zich bevindt.
de winnende functionaliteit moeten
aan de beurt. ECM maakt het eindelijk
bepalen. ECM is inmiddels al niet
mogelijk om te profiteren van investerin-
gaan in de tijd en ECM vervangen
We kunnen terug-
meer weg te denken uit onze wereld.
gen die gemaakt zijn in het verzamelen
door bijvoorbeeld ERP, SCM of CRM.
Communicatie is essentieel voor ons
en opslaan van informatie. Met behulp
De stelling is ook hierop van toepassing
bestaan. Getuige het gebruik van inter-
van ECM kunnen we deze informatie
Nummer 9
■
september 2003
45
niet alleen ontsluiten naar alle afde-
websites. Een ECM-systeem is onont-
kanalen te doen. Daarnaast maakt ECM
lingen binnen een organisatie,
beerlijk om dit op een eenduidige
het ook beheersbaar, wat resulteert in
maar met name ook naar de buiten-
manier, met consistente branding,
kostenbesparingen, tijdwinst, gemak en
wereld door middel van bijvoorbeeld
in meerdere talen en naar meerdere
een hogere kwaliteit.”
BACKSTREAM en complexe informatie. Wij zeggen dan
meertaligheid zullen overleven. Met een
Wim van Setten, directeur marketing
ook vaak tegen klanten dat bij content
modern ECMS kan niet alleen het content
& strategische allianties BackStream:
managementsystemen ROI staat voor
managementwerk geautomatiseerd wor-
“Enterprise
Return On Information. Meer krijgen uit
den, maar ook een koppeling worden
Content Manage-
de informatie in en rondom je organisa-
gelegd met interne en externe systemen
ment heeft de toe-
tie. ECM gaat verder dan publiceren naar
zoals databases, het ERP-systeem of de
komst! Volgens
websites alleen. De meeste gebruikers
CRM-applicatie. Reeds bestaande content
onderzoeksbureau
beginnen met een website content
in bestaande applicatieomgevingen kan
IDC zal de ECM-
managementsysteem maar men wil in
zo op een efficiënte en consistente
markt in 2005
toenemende mate ook publiceren naar
manier worden gepubliceerd. Niet het
meer dan 9,5 miljard dollar waard zijn.
een intranet, extranet, mobiele telefoons,
vastleggen van de content voor de web-
Traditionele webcontent management is
e-mail, print of digitale schermen op loca-
site is het uitgangspunt, maar de manier
puur gericht op het publiceren via web-
tie (narrowcasting). Dan is een gedegen
waarop al aanwezige interne informatie
sites. ECM is juist bedoeld om alle infor-
ECM-systeem een vereiste. Leveranciers
toegankelijk gemaakt kan worden. Het
matiestromen toegankelijk te maken,
die geen ECMS kunnen aanbieden zullen
BackStream Enterprise CMS is een effec-
waarbij internet slechts één van de
van het toneel verdwijnen. Met name sys-
tieve en efficiënte tool voor marketing,
kanalen is. Door ECM-systemen (ECMS)
temen die gebruiksvriendelijk zijn, met
kennismanagement, e-publishing, multi-
krijgen bedrijven weer grip op de explo-
voldoende flexibiliteit en met het vermo-
channel publishing, e-reporting en vele
derende hoeveelheid ongestructureerde
gen van eenvoudige internationalisatie en
andere toepassingen.”
M&I
neuten was, is voorbij. CMS is er voor
Recent is n.a.v. het laatste Argitek
Wouter J. Keller, directeur en
de gewone medewerker. Content-,
onderzoek bij TenHage & Stam
oprichter van M&I/Argitek:
document-, workflow management sys-
het boek verschenen ‘Content
“Ik ben het om
temen overlappen elkaar steeds meer.
Management en Portals’, waarin
drie redenen niet
Denk aan content creatie, goedkeuring
o.a. de CMS applicaties van Broad-
met de stelling
en versies in een workflow, zowel voor
vision, Interwoven, Microsoft,
eens. Ten eerste
webcontent, beleidsdocumenten, als
Tridion, Seneca (Smartsite) en
hebben content
voor subsidieaanvragen. Uiteindelijk res-
Stellent zijn geëvalueerd.
en kennis een
teert een Enterprise CMS (ECMS) dat
bedrijfsbrede
alle bedrijfsprocessen rond content (in
betekenis en zijn niet beperkt tot de
brede zin) kan ondersteunen. Tenslotte:
in hand. SAP geeft hier het voorbeeld
afdeling communicatie. Ten tweede
we gaan steeds meer naar geïntegreer-
met de aankoop van het document por-
wordt de applicatiearchitectuur steeds
de systemen toe. Kijk maar naar SAP
tal Toptier. Dat de invoering van een
meer gestandaardiseerd, waardoor
ERP (inclusief alle e-business modules)
geïntegreerd ECMS geen sinecure is, zal
bedrijfsbrede applicaties van groter
en Microsoft Office (bye Lotus en Word
blijken. Net als bij de invoering van
belang worden. Ten derde worden
Perfect). Hetzelfde zal gebeuren met
ERP-systemen gaat het meer om de
bedrijfstoepassingen steeds verder func-
een ECMS. Sterker nog, het ECMS zal op
administratieve organisatie en de
tioneel geïntegreerd. Content manage-
den duur onderdeel worden van een
bedrijfsprocessen, dan om de techniek.
mentsystemen (CMS) dienen bedrijfs-
geïntegreerd bedrijfssysteem dat zowel
En voordat bedrijven en instellingen de
processen rond content te faciliteren.
transacties (zie ERP) als documenten en
processen rond content, documenten
Hierbij spelen standaardisatie van con-
content kan ondersteunen. Daar is nu al
en kennis enigszins in kaart hebben
tent en contentprocessen een grote rol.
behoefte aan, zie bijvoorbeeld gemeen-
gebracht, zijn we jaren verder. Maar
De tijd dat een CMS alleen voor tech-
tes. Financiën en kennis gaan dan hand
eens zal het gebeuren.”
46
VIP Vakblad voor documentmanagement
OPEN TEXT catie)processen tussen de gebruikers bin-
worden op dit vlak maken ECM mogelijk.
Willem Jan Roes, Livelink business
nen en buiten de organisatie en niet de
Aan ons (IT-afdelingen en technologie-
consultant Open Text Corporation:
content op zich. Overigens geldt dit niet
ontwikkelaars) de taak om de gereed-
“Integendeel! ECM
alleen voor bedrijven. Ook de overheid is
schappen zo eenvoudig en natuurlijk
is strategische
zich hiervan bewust en is begonnen dit –
mogelijk te maken. Wat rest is een kwes-
noodzaak voor
weliswaar mondjesmaat – te effectueren.
tie van discipline en in zekere mate
veel organisaties.
De ontwikkelingen op het gebied van het
gewenning en (her)opvoeding van de
Dat IT-afdelingen
internet, webbrowsers en de verschillen-
gebruikers.”
opzien tegen de
de standaarden die ontwikkeld zijn of
complexiteit en diversiteit van de content mag nooit tot de conclusie leiden dat het een onbereikbaar ideaal is. Grip hebben op alle zachte informatie die door, in en uit een organisatie stroomt is voor veel organisaties een streven dat het beheren van de magazijnvoorraad of het op een rijtje hebben van alle logistieke gegevens gemakkelijk naar de kroon steekt. Open Text is een van de eerste leveranciers die zich dat ten volle gerealiseerd heeft. We zijn ons er terdege van bewust dat het daarbij niet enkel handelt om documenten, maar in toenemende mate ook om e-mails, voicemails, faxen, online meetings, grafisch materiaal, et cetera. Uitgangspunt is daarbij dat een gebruiker op eenvoudige en eenduidige wijze toegang heeft tot deze informatie. Overal en altijd. Leidend daarin zijn de (communi-
INTERWOVEN Content beheer bestaat uit een proces
systemen zijn gedistribueerde, service-
Steve Kimball, senior marketing
en een systeem. Zoals een centrale
georiënteerde architecturen voor zowel
director Interwoven:
bank geen eigenaar is van al het geld,
Java als .NET. Ze stellen het content
“Content is zeer bedrijfskritisch. Door
heeft een content managementsysteem
systeem in staat om processen te verde-
content op de juiste manier te structu-
niet alle content in eigen bezit.
len over een groot aantal repositories.
reren en eenvoudig toegang te bieden,
Daarnaast bieden ze eenvoudige
vergroten bedrijven hun concurrentie-
Systemen waarin storage is geïnte-
gebruiksinterfaces zodat meer mensen
voorsprong. Ieder bedrijf heeft te maken
greerd, worden nu beschouwd als
content kunnen ontwikkelen, goed-
met een explosieve toename in de
‘ouderwets’. De nieuwe generatie
keuren en publiceren. Uiteraard volgens
hoeveelheid content. Iedere dag neemt
content managementsystemen leiden
de bedrijfsregels en wetgeving. Dit is
deze hoeveelheid toe in de vorm van
de creatie, goedkeuring, publicatie en
mogelijk door contentdiensten geschikt
e-mails, documenten et cetera.
verantwoordelijkheid van processen
te maken voor interfaces waarmee
Deze content is niet opgeslagen in
in goede banen, ongeacht waar de
zakelijke gebruikers ervaring hebben,
één systeem en dat zal nooit gebeuren.
content is opgeslagen. Architectuur
zoals Outlook en Word. Content
Content management gaat over het
is één van de belangrijkste basisele-
management is geen illusie. Het is een
structureren en faciliteren van de
menten van een systeem om orde te
zakelijke voorwaarde!”
contentstroom in een organisatie.
brengen in chaotische content. Nieuwe
Nummer 9
■
september 2003
47
